MANUAL BOOK NIS SERVICE DEALER

MANUAL BOOK NIS – SERVICE DEALER A.

MENU LOGIN Merupakan menu untuk login kedalam sistem, berdasarkan user dan password tertentu. Dimana setiap user akan ditentukan otoritas menu yang bisa diaksesnya. Dimana menu untuk mengatur otoritas masing – masing user dijelaskan pada submenu L.3. Setting Petugas.

Gambar A. Menu Login

Berikut ini adalah cara untuk Login NIS Service : A.1

: Inputkan Kode Petugas.

A.2

: Tekan Enter maka Nama Petugas akan muncul secara otomatis.

A.3

: Inputkan Password.

A.4

: Klik Login atau tekan Enter dan secara otomatis akan Login ke dalam aplikasi NIS Service.

Pengelompokan otoritas menu diatur sebagai berikut : SA

: Estimasi, Order, Validasi, Follow Up, Info, Laporan Unit Masuk, Master, Backup, Ganti Password, Ganti No Polisi, Absensi Mekanik.

F/O & tech

: Progress (JPCB), Laporan Harian Mekanik, Laporan Unit Masuk.

Billing

: Invoice, Retur, Cetak Ulang, Laporan Revenue.

MRS

: Info, MRS, Laporan Unit masuk, Validasi, Booking.

Kasir

: Registrasi.

Instructur

: Master Rate, Aproval Supervisi, Konfirmasi Sublet.

Kabeng

: All System.

Admin

: Profil AAS, Kode Jurnal AAS.

Manual Book NIS Service – IT Department

1

B.

MENU BOOKING B.1.

Submenu Pembuatan Booking. Merupakan menu untuk memproses transaksi Booking, dimana customer bisa memesan alokasi tempat dan mekanik. Proses booking bisa dilakukan minimal 1 hari sebelum kedatangan service, dimana order pekerjaannya diutamakan yang Servis Berkala, atau pekerjaan yang jelas. Menu ini akan digunakan terutama oleh MRS atau person yang ditunjuk sebagai PIC Booking.

B.1.1. Dengan No Rekom. Dilakukan untuk kendaraan yang STNK nya belum jadi. Pilih tombol no Polisi di kiri atas, menjadi no Rekom. Lalu dilanjutkan submenu B.1.3 Proses Pengisian.

Gambar B.1.1 Pengubahan Tombol

B.1.2. Dengan No Polisi. Dilakukan untuk kendaraan pada umumnya, dengan menuliskan langsung no Polisi kendaraan.

B.1.3. Proses Pengisian.

Gambar B.1.3. Proses Pengisian Booking


2

B13.1 : Tombol untuk merubah ke No Polisi atau No Rekom berdasarkan data nomor polisi yang ingin diinputkan. Klik satu kali di tombol untuk merubah. B13.2 : Inputkan nomor Polisi sesuai data yang ada. B13.3 : No Urut Booking otomatis muncul ketika booking disimpan. B13.4 : Tombol untuk cek data di HO, jika seadainya customer pernah servis di dealer lain. ( Intern Nasmoco) B13.5 : Tombol untuk melihat stall yang sudah terpakai. B13.6 : Merupakan rincian data customer. Untuk customer baru, maka wajib mem buat kode langganan baru atas customer tersebut dengan mengisikan : 1. Nama dengan format = nama diikuti dengan tanda spasi ( ) lalu gelar, kemudian diikuti (,) lalu sebutan (Bp / Ibu). 2. Alamat, untuk jalan “JL.”, untuk desa didepan ditulis “DS.”, untuk dusun ditulis “DSN.”, untuk dukuh ditulis “DK.” 3. Kota , ditulis hanya kota besarnya saja, tanpa kabupaten atau daerah khusus. 4. Pstn diperuntukkan untuk no telepon rumah, dalam arti local, tidak bisa sms. GSM diperuntukkan untuk no Hp GSM. CDMA diperuntukkan untuk no HP CDMA. 5. No. MOU akan ditampilkan jika unit tersebut terlibat MOU. Jika customer tersebut adalah customer lama yang kode langgannya sudah ada dalam database dealer maka tinggal memilih kode langganan untuk customer tersebut. B13.7 : Rincian data kendaraan, untuk customer baru, user wajib mengisi thn kendaraan, model kendaraan, dan warna. B13.8 : Merupakan data history kendaraan. B13.9 : Tombol untuk melihat History service untuk perbaikannya, part item dan sublet. B13.10 : Tanggal dan jam booking yang diinginkan customer. Tipe pemesanan dipilih melalui telepon, sms atau datang langsung ke dealer. Tipe service dipilih sesuai dengan kondisi yang ada dilapangan yaitu : 1. RTJ yaitu tipe service dikarenakan return job yaitu pengulangan pengerjaan dikarenakan perkerjaan service yang sebelumnya belum menyelesaikan keluhan customer. 2. THS yaitu tipe service dimana mekanik dealer yang menangani langsung pengerjaan service dilapangan (dikerjakan diluar dealer). 3. EM yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang dari 1 jam dan dikerjakan lebih dari 1 orang mekanik. Dimana waktu penerimaan service hingga penyerahan kendaraan adalah 1 jam.


3

4. SB NP yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang lebih 1 jam dan dikerjakan oleh 1 orang mekanik. 5. Ambil yaitu tipe service dimana kendaraan yang akan diservice diambil langsung oleh PIC dealer ke customer. Pelayanan service ini diberikan kepada customer yang tidak dapat datang sendiri ke dealer. 6. Kirim yaitu tipe service yang diberikan kepada customer yang tidak dapat mengambil langsung kendaraan yang sudah selesai dilakukan service didealer, sehingga PIC dealer yang akan mengantarkan kendaraan tersebut kepada customer. B13.11 : Bantuan user untuk menanyakan rincian keluhan customer. B13.12 : List permintaan customer. Wajib diisi. B13.13 : List keluhan customer. B13.14 : Pesan Khusus, saran, dan karakter customer. B13.15 : Catatan jika diperlukan. Co. keterangan untuk sublet, tanpa ganti oli. B13.16 : Isikan optional apakah service akan Ditunggu atau Ditinggal. B13.17 : Tanggal dan waktu estimasi selesai akan terisi otomatis by sistem sesuai dengan Job Order yang diinputkan. B13.18 : Estimasi perkiraan harga dari hasil input pekerjaan dan part yang dipilih. B13.19 : Tombol untuk menentukan posisi stall. Penjelasan di submenu B.1.4. Penempatan Stall.

B.1.3.1. Tab Job Order & Sublet B13.20 : Untuk input job order yang akan dikerjakan. Pertama dipilih group pekerjaan,

apakah GRP, SBE, SBI. Kemudian pilih pekerjaan yang akan

dikerjakan.Tentukan mekanik yang akan mengerjakan. Tekan enter, maka item pekerjaan akan disimpan dalam list. B13.21 : Untuk mengisikan Sublet atas perkerjaan service yang akan dikerjakan. Per tama dipilih atau isikan tipe sublet. Kemudian isikan quantity dan satuan sublet. Isikan estimasi harga jual sublet. Berikan tanda check list (V) pada check box Part jika sublet tersebut merupakan Part. B13.22 : Jika unit yang diinput terlibat warranty SSC, maka tombol warranty akan berkedip merah.

B13.23 : Tombol untuk cetak ulang booking. Panggil unit yang bersangkutan, lalu tekan cetak. B13.24 : Tombol untuk simpan data booking, dan langsung akan mencetak booking. B13.25 : Tombol untuk kembali ke menu Utama.


4

B.1.3.2. Tab Part Order

Gambar B.1.3.2. Tab Part Order

B13.26 : Untuk input sparepart, pilih kode item part yang akan digunakan, lalu input jumlahnya. Tekan enter, maka item part akan disimpan dalam list.

B.1.4. Penempatan Stall. Menu Stall ini digunakan sebagai pengganti JPB (Job Progress Board) yang dilakukan dengan manual oleh user yang bersangkutan. User hanya menekan tombol yang bertuliskan Stall , jika tombol tersebut masih berwarna Kuning berarti stall belum dipasang, namun jika sudah tidak berwarna maka tidak perlu mengisikan stall lagi.

Gambar B.1.4. Stall


5

B14.1

: Merupakan informasi data Customer, dari No Polisi, Kode Pelanggan dan nama Customer.

B14.2

: Merupakan informasi Tanggal yang dibooking customer dan jumlah total actual rate yang diperlukan.

B14.3

: Merupakan pilihan Stall yang ada di bengkel.

B14.4

: Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda titik (.) mewakili 10 menit. Dimana User tinggal memilih jam dan stall mana unit tersebut akan dikerjakan, lalu klik OK.

B14.5

: Merupakan tanda posisi unit akan dikerjakan. Gambar blok berwarna biru muda dengan karakter (>).

B14.6

: Merupakan tanda posisi unit lain. Gambar blok berwarna hijau

dengan

karakter (#). B14.7

: Merupakan tombol untuk kembali ke menu Booking.

B.1.5. Melihat & Reschedule. Tuliskan No Polisi yang akan dilihat datanya, lalu enter. Maka data booking akan ditampilkan. Klik tombol cetak, jika ingin mencetak ulang. Untuk proses Rechedule, ketik no polisi kendaraan yang akan di reschedule. Lalu ubah Tanggal dan jam booking. Kemudian atur kembali posisi stall untuk hari dan jam bersangkutan. Untuk proses Reschedule dibatasi sampai 3x, jika sampai ada yang melebihi, maka harus dibatalkan (penjelasan di submenu B.2. Pembatalan Booking) dan membuat booking ulang.

B.2.

Submenu Pembatalan Booking. Merupakan menu yang digunakan untuk memproses pembatalan transaksi Booking.

Gambar B.2. Pembatalan Booking


6

B2.1

: Pilih no Booking yang akan dibatalkan. Maka data booking akan ditampilkan.

B2.2

: Tombol untuk batal Booking, diwajibkan untuk mengisi alasan pembatalan booking, baru pembatalan booking bisa diproses.

B2.3

B.3.

: Tombol untuk kembali ke Menu Utama.

Submenu Estimasi. Menu ini digunakan untuk membuat suatu simulasi penghitungan beban biaya service yang sekiranya akan ditanggung customer jika melakukan service berdasarkan permintaan yang diajukan. Dimana menu ini juga bisa digunakan untuk membuat penawaran harga ke customer. Data ini juga bisa dilanjutkan untuk dijadikan Booking atau Order jika customer setuju dengan perkiraan harga yang dibuat.

B.3.1. Pembuatan Estimasi.

Gambar B.3.1. Pembuatan Estimasi

B31.1

: Tombol untuk merubah ke No Polisi atau No Rangka berdasarkan data nomor yang ingin diinputkan. Klik satu kali di tombol untuk merubah.

B31.2

: Inputkan nomor ( Rangka atau Polisi ) sesuai data yang ada.

B31.3

: Kolom ini tidak perlu diisi saat membuat estimasi.

B31.4

: Kolom Nama s/d CDMA No diisi manual, isikan sesuai data customer.

B31.5

: Isikan kolom ini sesuai tahun pembuatan mobil.


7

B31.6

: Input Model mobil yang akan dibuat estimasi, atau tekan F12 untuk memilih jenis model. Untuk kolom Warna bisa tekan F12, atau diinput manual.

B31.7

: Tanggal diisi dengan tangal pembuatan estimasi, setelah kolom ini

terisi

maka kolom estimasi selesai akan muncul otomatis. B31.8

: Jam mulai diisi dengan jam saat pembuatan estimasi, kolom jam selesai akan terisi setelah jam mulai diisikan.

B31.9

: Isikan tipe job dengan menekan F12.

B31.10 : Isikan job order dengan menekan F12. B31.11 : Untuk sublet order diisi dengan menekan F12, selanjutnya mengisi quantity, satuan, dan harga. Dimana harga yang tertulis sudah ditambah dengan 20% saat tampil. B31.12 : Isikan part order dengan menekan F12, selanjutnya mengisi quantity part. Dimana untuk harga part akan terisi secara otomatis by sistem. B31.13 : Isikan Note yang berkaitan dengan estimasi tersebut (sesuai dengan kebutuhan User). B31.14 : Kolom jasa s/d total akan terhitung secara otomatis setelah kursor diarahkan ke kolom atau dr kolom harga di tekan Enter. B31.15 : Tekan tombol Simpan Estimasi untuk menyimpan data estimasi yang telah dibuat, dan otomatis akan tercetak di layar yang dapat langsung dicetak print. B31.16 : No urut akan muncul dengan sendirinya setelah tombol Simpan Estimasi ditekan. B31.17 : Tekan tombol Buat Booking jika dari estimasi ingin langsung dibawa ke transaksi buat booking. B31.18 : Tekan tombol Buat Order jika dari estimasi ingin langsung dibawa ke transaksi buat order. B31.19 : Tombol Cetak Estimasi digunakan hanya untuk mencetak estimasi yang sebelumnya

sudah

dibikin

tapi

belum

di

print.

Masukkan

data

berdasarkan No Polisi atau No Rangka atau tekan F12, untuk memilih transaksi mana yang akan di cetak. B31.20 : Untuk kembali ke menu utama, tekan tombol ini.

B.3.2. Dilanjutkan menjadi Booking. Panggil estimasi yang telah dibuat, lalu tekan tombol Booking. Maka semua data yang telah ada akan dibuat sebagai inputan booking. Yang kemudian dilanjutkan dengan proses penginputan booking, penjelasan di submenu B.1. Pembuatan Booking.

B.3.3. Dilanjutkan menjadi Order. Panggil estimasi yang telah dibuat, lalu tekan tombol Order. Maka semua data yang telah ada akan dibuat sebagai inputan Order. Yang kemudian dilanjutkan dengan proses penginputan order, penjelasan di submenu C.1. Pembuatan Order.


8

B.4.

Submenu Display Stall Menu ini digunakan untuk menampilkan posisi stall yang ada didealer. Dimana dari Display Stall ini dapat diketahui posisi kendaraan sedang dalam proses apa dan ada di stall berapa untuk 1 hari yang dipilih untuk ditampilkan.

Gambar B.4. Display Stall

B4.1

: Merupakan tombol untuk Ganti Hari, yaitu ketika akan melihat Display Stall sesuai dengan hari yang akan dipilih. Yaitu sebagai berikut : 1. Klik tombol Ganti Hari dan muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isikan tanggal display. 3. Klik Display untuk menampilkan Display Stall. 4. Klik tutup jika akan mebatalkan proses dan kembali ke menu Display Stall. B4.2

: Merupakan tanggal Display Stall.

B4.3

: Merupakan posisi Stall yang ada didealer.

B4.4

: Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda titik (.) mewakili 10 menit.

B4.5

: Merupakan keterangan proses yang ada didealer pakah dalam posisi Waiting, Proses, Stopped, Finish, Invoicing, dll.

B4.6

: Merupakan panduan untuk membaca Display Stall.

B4.7

: Merupakan tombol untuk keluar dan kembali ke Menu Utama.


9

B.5.

Submenu Jam Terpakai Menu ini digunakan untuk menampilkan posisi stall yang ada didealer. Dimana Jam terpakai hanya menampilkan posisi stall yang ada didealer untuk Range Jam sekian s/d sekian sudah terpakai atau belum dan tidak dapat diketahui untuk Range Jam tersebut sedang dalam proses apa untuk hari yang dipilih hingga H+3 kedepan.

Gambar B.5. Jam Terpakai

B5.1

: Merupakan posisi Stall yang ada didealer.

B5.2

: Merupakan Keterangan Hari posisi stall mulai dari hari yang ditampilkan (hari H) hingga H+3 kedepan.

B5.3

: Merupakan jam yang sudah terpakai didealer.

B5.4

: Merupakan tombol untuk Ganti Hari, yaitu ketika akan melihat Jam Terpakail sesuai dengan hari yang akan dipilih. Yaitu sebagai berikut : 1. Klik tombol Ganti Hari dan muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isikan tanggal display. 3. Klik Display untuk menampilkan Display Stall. 4. Klik tutup jika akan mebatalkan proses dan kembali ke menu Display Stall. B5.5

: Merupakan tombol untuk keluar dan kembali ke Menu Utama.


10

C.

MENU ORDER C.1.

Submenu Pembuatan Order. Merupakan menu untuk membuat Work Order (WO) berdasarkan permintaan dari customer yang datang ke Bengkel. WO ini bisa dibuat dari beberapa inputan sebagai berikut :

C.1.1. Dengan No. Booking. Tombol ini dipilih jika customer yang datang telah melakukan transaksi booking minimal 1 hari sebelumnya. User dalam hal ini SA, hanya memanggil No Booking yang telah dibuat. Kemudian melanjutkan dengan proses melengkapi pengisian order, penjelasan di submenu C.1.3. Pengisian Order.

C.1.2. Dengan No. Rangka. Tombol ini dipilih jika customer yang datang belum melakukan booking sebelumnya. Dengan menuliskan no rangka lengkap sebagai kata kunci. Jika customer baru maka akan diarahkan untuk mengisi master customer terlebih dahulu. Penjelasan pengisian master customer di submenu K.3. Submenu Master Customer. Kemudian melanjutkan dengan proses melengkapi pengisian order, penjelasan di submenu C.1.3. Pengisian Order.

C.1.3. Pengisian Order.

Gambar C.1.3. Pengisian Order


11

C13.1 : Tombol untuk pilihan menu input Order. Dengan No Booking, No Rangka atau No Wo untuk melihat order yang telah disimpan. C13.2 : Input No Booking, No Rangka atau No WO berdasarkan pilihan tombol yang telah dipilih pada keterangan C13.1. C13.3 : Tombol untuk melihat / mengisi data customer. Dimana untuk customer baru maka akan langsung dimunculkan form untuk mengisi master customer, penjelasan di submenu K.3 Master Customer. C13.4 : Pilihan jika order akan dikerjakan di tempat customer (THS). C13.5 : Pilihan jika order merupakan return job. Dimana pilihan ini hanya bisa dipilih jika waktu customer dari +- 15 hari dari service sebelumnya. C13.6 : Detail data customer, Pilih kode pelanggan customer. Jika customer baru, wajib melengkapi master customer. Penjelasan master customer di submenu K.5. Master Pelanggan. C13.7 : Detail data kendaraan berdasarkan inputan pada master customer. C13.8 : Detail history servis terakhir.

C.1.3.1.

Tab Keluhan.

C13.9 : Merupakan pilihan tipe servis. 1. Regular, untuk pekerjaan biasa, SBE maupun GRP. Yang termasuk pekerjaan regular, adalah semua pekerjaan General, PDS, SBI, SBE tanpa program khusus. 2. Program, merupakan pekerjaan yang perlakuan harganya berdasarkan program tertentu. Co. Program Free Jasa servis untuk SBE 10.000 – 50.000. Untuk pilihan program merupakan program yang didaftarkan ke HO baik oleh dealer maupun program HO sendiri. 3. Warranty, merupakan pekerjaan warranty, baik SSC maupun biasa. Dimana untuk SSC maka tinggal mengisikan daftar pekerjaan dari Form warranty, Untuk pekerjaan yang dipilih. Penjelasan di submenu C.1.5 Terlibat Warranty SSC. C13.10: Field untuk isian permintaan customer. C13.11: Field untuk mengisi keluhan customer berdasarkan panduan dari C13.12. C13.12: Field untuk panduan menanyakan keluhan customer. C13.13: Informasi Jumlah semua order yang masuk per hari ini. C13.14: Informasi nama SA sehubungan dengan Order tersebut. C13.15: Tombol untuk input warranty SSC. C13.16: Tombol untuk cetak ulang WO. C13.17: Tombol untuk simpan data WO. C13.18: Tombol untuk kembali ke menu.


12

C.1.3.2.

Tab Walk Around Check (WAC).

Gambar C.1.3.2. Tab Walk Around Check

C13.19 : Gambar untuk penanda kondisi kendaraan saat Walk around check. Klik kiri untuk memberi tanda silang, klik kanan pada tanda silang untuk menghapus tanda. C13.20 : Field untuk isian kondisi kendaraan yang tidak bisa dijelaskan dengan gambar. C13.21 : Field untuk isian barang berharga yang tertinggal di kendaraan. D13.22 : Pilihan meter bahan bakar kendaraan.

C.1.3.3.

Tab Job Order & Part.

Gambar C.1.3.3 Tab Job Order & Part


13

C13.23 : Isi Group pekerjaan SBE, SBI, GRP, dll.

Kemudian pilih job order

pekerjaan. Untuk booking, daftar pekerjaan ketika booking sudahotomatis terdaftar. Jika ingin mengubah tinggal menghapus, dan menambah job order yang baru. Memilih mech yang akan digunakan, Jika mekanik yang diset saat booking tidak masuk maka daftar pekerjaan diulang input dengan mekanik yang baru. C13.24 : Check Box PDS, diaktifkan hanya untuk transaksi PDS. Dimana untuk PDS tidak memerlukan pengaturan stall. Dan tipe pembayarannya berupa tagihan. Check Box EM, diaktifkan hanya untuk tipe service SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang dari 1 jam dan dikerjakan lebih dari 1 orang mekanik. Dimana waktu penerimaan service hingga penyerahan kendaraan adalah 1 jam. Check Box SB NP yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang lebih 1 jam dan dikerjakan oleh 1 orang mekanik. C13.25 : Daftar Pekerjaan yang diinput. C13.26 : Field untuk mengisi part yang dibutuhkan. Memilih / mengisi kode part dan jumlah yang dipakai. Tekan enter untuk menambah daftar part. C13.27 : Daftar part yang diinput. C13.28 : Field untuk menuliskan part yang mau diganti, yang dibawa oleh customer sendiri. C13.29 : Field untuk menuliskan KM kendaraan saat datang servis. C13.30 : Tombol untuk mengatur posisi penempatan stall. Penjelasan di submenu C.1.3.3.1 Penempatan Stall. C13.31 : Tombol untuk menginput pekerjaan sublet. Penjelasan di submenu C.1.3.3.2 Sublet. C13.32 : Tombol untuk mencetak PO pengajuan sublet. C13.33 : Tombol untuk mengisi additional Job. Penjelasan di submenu

C.1.3.3.3

Additional Job.

C.1.3.3.1. Stall. Menu Stall ini digunakan sebagai pengganti JPB (Job Progress Board) yang dilakukan dengan manual oleh user yang bersangkutan. User hanya menekan tombol yang bertuliskan Stall , jika tombol tersebut masih berwarna Kuning berarti stall belum dipasang, namun jika sudah tidak berwarna maka tidak perlu mengisikan stall lagi.


14

Gambar C.1.3.3.1. Penempatan Stall

C1331.1

: Merupakan informasi data Customer, dari No Polisi, Kode Pelanggan dan nama Customer.

C1331.2

: Merupakan informasi Tanggal dan jumlah total actual rate yang diperlukan.

C1331.3

: Merupakan pilihan Stall yang ada di bengkel.

C1331.4

: Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda titik (.) mewakili 10 menit. Dimana User tinggal memilih jam dan stall mana unit tersebut akan dikerjakan, lalu klik OK.

C1331.5

: Merupakan tanda posisi unit lain. Gambar blok berwarna hijau dengan karakter (#).

C1331.6

: Merupakan tanda posisi unit akan dikerjakan. Gambar blok berwarna biru muda dengan karakter (>).

C1331.7

: Merupakan tombol untuk kembali ke menu Order.

C.1.3.3.2. Sublet.

Gambar C.1.3.3.2 Sublet


15

C1332.1 : Merupakan informasi kendaraan, dari no Rangka, model kendaraan. C1332.2 : Merupakan informasi customer pemilik kendaraan, dari Nama, alamat, no WO dan no Polisi. C1333.3 : No Purchasing Order dari sublet, akan otomatis terbentuk oleh system. C1333.4 : Field pekerjaan, untuk menginput order pekerjaan sublet. Jika sudah pernah meng-input maka bisa melihat daftarnya dengan tekan F12. C1333.5 : Field Qty, untuk mengisi jumlah item. Untuk sublet bertipe jasa, qty diisi nilai 1, ini berfungsi sebagai pengali harga. C1333.6 : Pilihan apakah item sublet yang diinputkan berupa additional job atau bukan. C1333.7 : Field keterangan, untuk mengisikan ditambahkan atas pekerjaan sublet tersebut. C1333.8 : Field satuan, untuk mengisi satuan item. Untuk sublet bertipe jasa, satuan ditulis paket. C1333.9 : Pilihan apakah item sublet berupa part atau bukan. C1333.10 : Daftar sublet yang telah diinput. C1333.11 : Tombol untuk tambah pekerjaan baru, dan untuk menyimpan jika caption “Simpan”. C1333.12 : Tombol untuk ubah pekerjaan yang telah diinput, dan untuk batal jika caption “Batal”. C1333.13 : Tombol untuk menghapus pekerjaan sublet yang telah diinput. C1333.14 : Tombol untuk kembali ke menu order.

C.1.3.3.3. Additional Job.

Gambar C.1.3.3.3 Additional Job


16

C1333.1 : Data Kendaraan customer, baik no Rangka, model kendaraan. C1333.2 : Data customer, baik nama customer, no WO, no Booking. C1333.3 : No Polisi kendaraan. C1333.4 : Input data pekerjaan, dari group pekerjaan, job item, dan mekaniknya. C1333.5 : Daftar pekerjaan yang diinput. C1333.6 : Input saparepart, pilih kode part dan quantity yang dipakai. C1333.7 : Daftar part yang diinput. C1333.8 : Tombol untuk mengatur posisi penempatan stall C1333.9 : Keluhan dan permintaan customer. C1333.10 : Tombol untuk input sublet. Penjelasan di submenu C.1.3.3.2. C1333.11 : Estimasi biaya tambahan. C1333.12 : Estimasi waktu selesai pengerjaan tambahan. C1333.13 : Tombol untuk menyimpan additional job. C1333.14 : Tombol untuk kembali ke menu order.

C.1.3.4.

Tab Work Order.

Gambar C.1.3.4. Tab Work Order

C134.1 : Field untuk menampilkan No MOU, jika customer terlibat MOU. C134.2 : Pilihan tipe customer, apakah internal atau external. C134.3 : Pilihan untuk tipe kendaraan, apakah servis berkala kelipatan per 5000 km atau 10.000 km. Untuk pilihan pemakaian berat, berarti akan di follow up setiap kelipatan 5000 km. C134.4 : Pilihan alasan kedatangan customer, apakah melalui MRS (telepon, SMS, Direct Mail), iklan atau inisiatif sendiri. C134.5 : Informasi no WO, Tanggal dan jam pembuatan WO, dan keterangan Manual Book NIS Service – IT Department

17

no Invoice, jika WO tersebut telah dibuat invoice dan no booking. C134.6 : Pilihan apakah proses servis ditunggu atau ditinggal. C134.7 : Tipe konfirmasi penggantian part, apakah untuk mengganti part, konfirmasi dahulu ke customer atau langsung diganti. C134.8 : Pilihan apakah kendaraan setelah selesai servis akan di cuci atau tidak. C134.9 : Pilihan pembayaran apakah cash, card atau tagihan. Transaksi tagihan hanya diperuntukkan untuk unit PDS, MOU, maupun yang mendapat ijin dari kabeng / kacab. C134.10 : Estimasi waktu selesai service dan jam penyerahan. C134.11 : Tombol untuk mengisi data 3 Day's follow Up. Penjelasan di submenu C.1.3.4.1 3 Day's Follow Up. C134.12 : Estimasi biaya jasa, part, sublet dan material. C134.13 : Pesan khusus digunakan untuk memberikan keterangan tertentu. C134.14 : Saran digunakan untuk menuliskan saran pekerjaan yang akan dilakukan ketika servis berikutnya. C134.15 : Catatan digunakan untuk memberikan catatan seperti tanpa ganti oli, penghantaran unit, dll. C134.16 : Atas Nama customer atau Nama customer untuk kolom tanda tangan customer.

C.1.3.4.1. 3 Day's Follow Up. Di akhir pembuatan Order sebelum user menekan tombol Simpan, diharuskan mengisi data untuk keperluan 3 Days Follow Up. Data ini digunakan sebagai acuan SA dalam melakukan follow 3 hari setelah service dilakukan terhadap customer.

Gambar C.1.3.4.1 3 Day's Follow Up

C1341.1 : Detail keterangan kendaraan dan customer. C1341.2 : Tanggal customer akan difollow up, defaultnya 3 hari dari hari servis. Tetapi bisa diubah sesuai dengan perjanjian dengan customer. Manual Book NIS Service – IT Department

18

C1341.3 : Jam customer akan difollow up. C1341.4 : No. Telepon customer yang akan dihubungi. Bisa dipilih dari master customer yang telah diinput (dengan tekan F12). Atau mengisikan sendiri sesuai dengan permintaan customer. C1341.5 : Keterangan bisa diisi, nama customer yang akan dihubungi. C1341.6 : Tombol untuk menyimpan data 3 Day's Follow Up. C1341.7 : Tombol untuk kembali ke menu Order.

C.1.3.5. Tombol History Service. Merupakan menu untuk melihat history service sebelumnya untuk kendaraan yang dipilih.

Gambar C.1.3.5. History Service

C135.1 : Merupakan informasi data Customer, dari No Rangka, Nama Customer dan No Polisi. C135.2 : Merupakan pilihan history yang ingin dilihat, Service untuk pekerjaan jasa, Part untuk item part, Sublet untuk pekerjaan sublet. C135.3 : Rincian history. C135.4 : Tombol untuk kembali ke Menu Booking.

C.1.4. Melihat Data Service berdasarkan No. WO. Memilih no WO yang akan dilihat lalu tekan enter. Maka semua data Ordernya akan ditampilkan. Serta keterangan status terakhir posisi kendaraan.


19

C.1.5. Terlibat Warranty SSC.

Gambar C.1.5 Form Warranty SSC

C15.1 : Keterangan kendaraan customer, no rangka, nama customer, no polisi kendaraan. C15.2 : Centang kolom proses untuk memproses warranty SSC yang dimaksud. Order pekerjaan dan part yang diganti akan langsung masuk di WO. C15.3 : Daftar SSC yang terlibat dari no rangka kendaraan yang didaftarkan. C15.4 : Tombol untuk kembali ke menu Order.

C.2.

Submenu Pembatalan Order. Untuk membatalkan order, hanya tinggal memilih no WO yang akan dibatalkan. Lalu tekan tombol batal, dan mengisikan alasan pembatalan order. Akan dicetak gatepass batal servis.

C.3.

Submenu 3 Day's Follow Up. Digunakan untuk melakukan proses 3 Day Follow Up oleh SA.

Gambar C.3. 3 Day's Follow Up


20

C3.1

: Tanggal Follow Up.

C3.2

: SA yang mengerjakan.

C3.3

: Tombol untuk cetak Label Sent. Lihat penjelasan C.3.2.

C3.4

: Daftar customer yang harus di Follow Up.

C3.5

: Detail customer yang dipilih.

C3.6

: Tombol untuk proses Follow Up customer. Lihat penjelasan C.3.1.

C3.7

: Daftar Keluhan Customer.

C3.8

: Daftar Job Order ketika service.

C3.9

: Kembali ke Menu.

C.3.1. Proses Follow Up.

Gambar C.3.1. Proses Follow Up C31.1

: Tekan tombol diterima jika telepon berhasil menghubungi customer.

Jika telepon diterima maka akan muncul isian yang harus diisi. Pilih pilihan puas, cukup, kurang berdasarkan hasil pembicaraan dengan customer, yaitu sebagai berikut : C31.2

: Tekan tombol Tidak Ada respon jika tidak ada respon saat menghubungi customer.

Jika telepon tidak ada respon maka muncul isian yang harus diisi yaitu alasan mengapa telepon tidak terhubung, yaitu sebagai berikut :


21

C.3.2. Cetak LS (Label Sent). Menu untuk mencetak daftar customer yang akan dikirimin survey kepuasan pelanggan, yang merupakan program TOYOTA untuk menjaga kualitas pelayanan ke customer.

Gambar C.3.2. Cetak Label Sent

C.4.

Submenu Validasi Order. Menu untuk memberi tanda ke sparepart, jika ada, untuk segera menutup invoice sparepart. Di menu ini, SA diharuskan melakukan cheking data untuk segala keperluan Billing dari Sublet (jika ada), Validasi Sublet, dan juga Spare Part (sudah sesuai dengan di lapangan belum). Menu ini juga bisa digunakan untuk mengetahui posisi suatu WO atau melihat history WO suatu kendaraan.

Gambar C.4. Validasi Order

C4.1

: Input No WO yang akan di validasi.

C4.2

: Klik tombol batal jika akan membatalkan Validasi Order.

C4.3

: Klik tombol Validasi jika sudah yakin data yang ada benar. Jika tombol ini belum di klik, maka bagian Billing belum bisa melakukan Invoice.

C4.4

: Tombol untuk kembali ke menu.


22

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan validasi order ini adalah : a. Konfirmasi Part Konfirmasi part ini akan muncul ketika di Wo tidak diinput sparepart , tujuan dari konfirmasi ini sebagai pengingat SA untuk memastikan apakah benar Wo nya tidak memakai part. Jika memang tanpa part, maka klik “No”, namun jika ternyata ada part maka klik “Yes” lalu konfirmasi bagian spare part untuk segera memasukkan part yang diperlukan. Jika setelah di klik “Yes” ternyata part belum juga dimasukkan, validasi belum bisa dilakukan karena akan muncul konfirmasi seperti disamping.

b. Konfirmasi Sublet Konfirmasi sublet ini akan muncul ketika di Wo tidak diinput sublet , tujuan dari konfirmasi ini sebagai pengingat SA untuk memastikan apakah benar Wo nya tidak memakai sublet. Jika memang tanpa sublet, maka klik “No”, namun jika ternyata ada sublet, maka klik “Yes” lalu segera memasukkan sublet yang diperlukan melalui menu input sublet. Jika setelah di klik “Yes” ternyata sublet belum juga dimasukkan, validasi belum bisa dilakukan karena akan muncul konfirmasi seperti berikut.

C.5.

Submenu Pemakaian Sublet. Menu untuk mendata pemakaian sublet yang sudah dikerjakan, baik jasa maupun berupa part. Menu ini harus dijalankan lebih dulu sebelum proses validasi Order.

Gambar C.5 Pemakaian Sublet


23

C.6.

C5.1

: Input No WO yang akan di input pemakaian sublet.

C5.2

: Data customer dan kendaraan akan muncul otomatis setelah nomor WO dipilih.

C5.3

: Pilih supplier.

C5.4

: Input Harga beli Sublet dari supplier.

C5.5

: Klik tombol untuk simpan.

C5.6

: Klik tombol kembali ke menu.

Submenu Retur Sublet. Ketika SA sudah melakukan validasi sublet, dan ternyata ada sublet yang dibatalkan, maka langkah yang harus dilakukan SA adalah me-retur sublet.

Gambar C.6. Retur Sublet

C6.1

: Input Wo yang akan di retur sublet di kolom ini

C6.2

: Data customer dan kendaraan akan muncul otomatis setelah No. WO dipilih.

C6.3

: Setelah No Wo dimasukkan, maka semua sublet yang sudah pernah dimasukkan sebelumnya akan muncul. Klik di kolom retur terhadap sublet yang ingin di retur.

C6.4

: Klik tombol Simpan untuk menyimpan retur.

C6.5

: Klik tombol Kembali ke Menu, jika ingin kembali ke Menu Utama.


24

D.

MENU ANTRIAN D.1.

Submenu Cetak Antrian.

C1.1: Pilihan untuk cetak antrian servis, yang melalui booking. C1.2 : Pilihan untuk cetak antrian servis, yang tidak melalui booking. C1.3 : Pilihan untuk cetak antrian ambil kendaraan selesai servis.

D.2.

Submenu Panggil Antrian. C2.1

: Jumlah antrian untuk ambil kendaraan.

C2.2

: Jumlah antrian Booking.

C2.3

: Jumlah antrian Non Booking.

C2.4

: Penanda bahwa absensi Mekanik belum diatur. Penjelasan di submenu I1.

C2.5

: Tombol untuk memanggil antrian berikutnya. Dimana ketika tombol ini ditekan maka akan memanggil customer.


25

E.

MENU PROGRESS E.1.

Submenu JPCB (Job Progress Control Board). Merupakan menu yang digunakan Foreman / Control Room / Mekanik untuk melakukan proses pencatatan pengerjaan di lapangan sebagai pengganti papan JPCB manual.

Gambar E.1 JPCB (Job Progress Control Board) E1.1 : Keterangan hari dan tanggal sekarang. E1.2 : Jam yang tersedia. Tiap titik melambangkan 10 menit. E1.3 : Legend dengan warna merah dan tanda (@) melambangkan unit kendaraan sedang dikerjakan. E1.4 : Menandakan bahwa kendaraan dengan no Polisi H-9131-YS sedang dikerjakan oleh mekanik VIC di stall 6, dari jam 9. E1.5 : Legend dengan warna biru muda dan tanda (%) melambangkan unit kendaraan sedang menunggu untuk dikerjakan. E1.6 : Legend dengan warna hijau tua lurus 1 kolom, melambangkan jam sekarang. E1.7 : Legend dengan warna hijau terang dan tanda (&) melambangkan unit kendaraan telah selesai dikerjakan. E1.8 : Tombol untuk mengatur jika ada pendingan pekerjaan kemarin. E1.9 : Keterangan status yang ada di control board. B

: Booking, warna coklat dengan tulisan (B) putih. Menandakan alokasi untuk unit booking.

W

: Waiting, warna biru muda dengan tulisan (%) biru tua. Menandakan unit menunggu untuk dikerjakan.

P

: Proses, warna merah dengan tulisan (@) kuning. Menandakan unit sedang dikerjakan.

S

: Pause, warna kuning dengan tulisan (!) hitam. Menandakan unit sedang di pause ( job stopped).

F

: Finish, warna hijau terang dengan tulisan (&) hitam. Menandakan unit sudah selesai dikerjakan.

I

: Invoicing, warna biru muda dengan tulisan (I) hitam. Menandakan unit sudah


26

diinvoice. X

: last, warna abu - abu.

E1.10 : Tombol untuk kembali ke menu.

E.1.1. Proses Mengalokasian Pengerjaan.

Gambar E.1.1 Proses Mengalokasikan Pengerjaan. E2.1

: Tombol untuk tutup chip.

E2.2

: Merupakan keterangan kendaraan, dari no Rangka, no Polisi, Mekanik yang mengerjakan, model kendaraan.

E2.3

: Merupakan keterangan perkiraan jam pengerjaan, jam mulai, Tanggal dan jam pause.

E2.4

: Merupakan keterangan no WO, jam selesai pengerjaan.

E2.5

: Merupakan daftar pekerjaan yang harus dikerjakan, termasuk sublet.

E2.6

: Merupakan tombol untuk memulai pekerjaan.

E2.7

: Merupakan tombol untuk memindah kendaraan ke stall lain. Penjelasan di submenu E.1.1.1 Pindah Stall.

E2.8

: Merupakan tombol untuk mengganti mekanik yang mengerjakan. Penjelasan di submenu E.1.1.2 Ganti Mekanik.

E2.9

E.1.1.1.

: Tombol untuk tutup chip.

Pindah Stall. Pilih chip kendaraan yang akan dipindahkan stall, maka akan muncul detail keterangan unit. Lalu pilih tombol Pindah Stall. Kemudian pilih Stall dan jam yang akan ditempatkan, lalu tekan tombol pakai Stall. Untuk proses ini maka chip warna akan dipindahkan ke stall yang baru, dimana proses ini tidak akan langsung dimulai waktu pengerjaannya.


27

E.1.1.2.

Ganti Mekanik.

Gambar E.1.1.2 Ganti Mekanik Pilih tombol ganti mekanik, lalu isi mekanik yang baru, kemudian klik tombol Proses. Untuk proses ini, unit otomatis akan diproses sebagai mulai dikerjakan.

E.1.1.3.

Start. Pilih unit kendaraan yang akan dimulai, dilihat dari cetakkan WO. Lalu lihat atribut apakah mekanik yang mengerjakan sudah benar. Atau mau diganti posisi stall dan mekaniknya. Jika semua sudah sesuai, klik tombol start, untuk memulai jam pengerjaan.

E.1.1.4.

Paused.

Gambar E.1.1.4 Paused Pilih unit kendaraan yang akan dipause, lalu klik tombol Pause. Pilih alasan pause, apakah karena Sparepart, Sublet, Add Job, atau lainnya. Kemudian tulis alasan detailnya. Klik tombol Proses. Proses pause juga dilakukan manual ketika jam istirahat.

E.1.1.5.

Finish. Pilih unit yang akan distop progressnya, lalu klik tombol selesai. Maka proses akan dihentikan.

E.1.2. Pencarian Posisi Unit.

Gambar E.1.2 Pencarian unit yang sedang dikerjakan. Merupakan submenu untuk mencari unit yang dikerjakan hari ini. Akan ditampilkan posisi stall dan jam mulai serta status WO. Manual Book NIS Service – IT Department

28

E.1.3. Pencarian Unit pending.

Gambar E.1.3 Pencarian Unit Pending Merupakan menu untuk mencari kembali unit yang dikerjakan hari sebelumnya yang akan disambung kembali pengerjaanya untuk hari ini. Dimana proses pengerjaan bisa dipindahkan stall dan mekanik yang mengerjakan sesuai dengan sumber daya yang tersedia pada hari yang bersangkutan.

E.1.4. Melihat Unit yang lewat masa pengerjaan. Menu untuk melihat unit mana yang belum dikerjakan sampai melebihi waktu yang telah diplotkan. Dilihat dengan tanda (?) pada garis warna jam berjalan. Dimana bisa dilihat, pada stall dan jam mana, unit tersebut seharusnya dikerjakan.

E.2.

Atribut Legend. Merupakan keterangan status pengerjaan unit berdasarkan warna chip. Ada dibagian bawah form terdiri dari Booking, Waiting, Proses, Pause, Finish, Invoice.


29

F.

MENU BILLING / INVOICING F.1.

Submenu Pembuatan Invoice. Menu Billing ini digunakan untuk membuat invoice, yang nantinya digunakan customer untuk pembayaran di kasir.

Gambar F.1 Pembuatan Invoice E.1.1 : Masukkan No Wo yang akan dibuat kan invoice-nya, maka data customer akan muncul dengan sendirinya. E.1.2 : Tombol optional ini digunakan untuk keperluan jika user tidak ingin menampilkan quatity discount. E.1.3 : Tombol optional ini digunakan untuk keperluan jika user tidak ingin menampilkan nilai rate yang dimiliki dari tiap perkerjaan yang ada di Wo tersebut. E.1.4 : Kolom Disc digunakan untuk user melakukan input discount persen (%). E.1.5 : Kolom Disc Rupiah ini digunakan untuk user melakukan input discount rupiah. E.1.6 : Kolom Subtotal merupakan total jasa dari tiap perkerjaan dan bukan total dari semua perkerjaan. E.1.7 : Kolom Labour merupakan kolom total untuk semua jasa pekerjaan setelah di discount. E.1.8 : Merupakan table spare part da oli yang dipakai. E.1.9 : Untuk nilai sparepart dan oli nya tercantum di kolom ini. E.1.10 : Merupakan nilai sublet yang dipakai. Nb. Untuk Tipe Invoice double, bisa dipilih biaya jasa apakah akan ditanggung dealer penjual semua atau sebagian ditanggung oleh customer. Dengan memilih check box Customer pada tabel jasa untuk jasa – jasa yang akan ditanggung oleh customer.

F.2.

Submenu Retur Invoice.


30

Pilih no Invoice yang akan dibatalkan. Lalu klik tombol batal, tuliskan alasan pembatalan invoice. Maka invoice tersebut akan dibatalkan.

Gambar F.2 Retur Invoice

F.3.

Submenu Pencetakkan Rekap. Merupakan menu rekap laporan yang dilaporkan ke HO.

Gambar F.3 Pencetakkan Rekap

F.4.

Submenu Pencetakkan Ulang Invoice.


31

Jika ingin melalukan cetak ulang invoice dapat melalui menu ini, disamping itu juga bisa untuk cetak invoice add job dan cetak invoice sublet.

E.4.1 : Input No Invoice yang akan dicetak di kolom ini, maka semua data invoice yang sebelumnya telah diinput akan muncul otomatis. E.4.3 : Untuk cetak Invoice Sublet, klik tombol ini ( jika ada ). E.4.4 : Klilk tombol ini jika ingin kembali ke Menu. E.4.5 : Tekan ke bawah tombol scroll ini sampai tombol Cetak muncul, dan klik tombol Cetak tersebut untuk cetak ulang invoice.

G.

MENU REGISTRASI


32

G.1.

Submenu Pembuatan Registrasi. Peregistrasian No Wo ini dilakukan agar dapat menghasilkan lembar gatepass, yang nantinya digunakan untuk surat jalan. Dimana setelah proses ini dilakukan baru bisa membuat WO untuk kendaraan yang sama.

G.1.1. Proses Registrasi.

Gambar G.1.1 Proses Registrasi F.1.1 : Masukkan No Wo yang akan di registrasi (closing). Data customer dan mobil akan otomatis muncul setelah No Wo nya diinput. F.1.2 : Tombol ini digunakan untuk mencetak gatepass, setelah wo nya selesai di registrasi. Namun cetakan itu akan muncul otomatis setelah user menekan tombol Simpan di menu ini. F.1.3 : Kolom ini digunakan untuk memberikan catatan apapun terkait dengan peregistrasian No Wo ini. F.1.4 : Klik tombol Simpan untuk menclosing (meregistrasi) No Wo. F.1.5 : Klik tombol Kembali ke Menu, jika ingin kembali ke menu utama.

G.1.2. Pencetakkan Gatepas Sementara. Untuk mencetak Gatepass sementara dikarenakan pembayaran belum lunas tetapi sudah mendapatkan persetujuan kabeng / Kacab.

G.2.

Submenu Pembatalan Registrasi. Menu untuk membatalkan tanda Registrasi yang telah dibuat. Pilih no WO yang akan dibatalkan Registrasinya, kemudian isi alasan pembatalan yang bisa dilanjutkan dengan menekan tombol batal.

H.

MENU MRS H.1.

Submenu Data Pelanggan.


33

Merupakan menu untuk melihat data customer bengkel serta melihat data history service yang pernah dilakukan oleh tiap customer. H.1.1

H.1.2 H.1.3 H.1.4 Gambar H.1.A Submenu Data Pelanggan H.1.1

: Merupakan filter untuk pencarian data pelanggan.

H.1.2

: Tombol XLS, Untuk mengexport data pelanggan yang tertera di list ke Excel.

Gambar H.1.B Saving And Export Data Pilih lokasi penyimpanan hasil export (Selected Drive), kemudian isikan nama file sesuai kebutuhan, tekan OK untuk meng-export data. H.1.3

: Tombol Refresh, Untuk merefresh data yang ditampilkan pada list.

H.1.4

: Tombol History, Untuk menampilkan data history pelanggan.

Gambar H.1.C Data Service Pelanggan

H.2.

Submenu Reminder 1.000 km. Merupakan menu untuk menampilkan data customer yang harus diingatkan untuk service


34

pertama (SBI). Dimana data ini akan diambil dari data Sales. Untuk proses reminder ini dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

H.2.1. By SMS Proses reminder dengan cara menghubungi customer lewat SMS. Reminder SMS dilakukan pada H-7 sebelum estimasi jatuh tempo Servis 1.000 Km. H2.8 H2.1

H2.2 H2.4

H2.3 H2.7 H2.6

H2.9 H2.5 H2.10

H2.11

H2.12

Gambar H.2.1 Reminder SBI By SMS Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder SBI melalui SMS: H2.1

: Proses reminder SMS dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder, jika tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan data customer yang diperkirakan akan servis pada minggu depan (H+7). Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : SMS ,lalu tekan


35

tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’reminder. H2.2

: Template, untuk memilih data template sms yang akan dikirimkan ke pelanggan. Tekan tombol Open pada menu Template SMS setelah memilih template yang diinginkan.

Gambar H.2.1.A Template SMS H2.3

: Checkbox, merupakan footer SMS, yaitu pilihan apakah footer juga akan dikirimkan atau tidak. Secara default footer bertuliskan “Nasmoco X” (X = nama cabang)

H2.4

: Pilih item pelangan yang akan direminder, lakukan dengan memberikan tanda , kemudian data pelanggan secara detail akan ditampilkan, termasuk nomor handphone untuk SMS.

H2.5

: Pilih item nomor telp yang akan dikirimi SMS, yaitu GSM atau CDMA atau kedua-duanya, lakukan dengan memberikan tanda

H2.6

.

: Tekan tombol Save, maka data SMS akan ditampung di database SMS secara temporary.

Kemudian lakukan Step H2.4 – H2.6 untuk semua pelanggan yang akan di-SMS H2.7

: Setelah semua di Save, tekan tombol Send dan semua data SMS yang telah disimpan akan dikirimkan secara bersamaan. Akan muncul pesan List Send SMS, kemudian tekan tombol OK.

Gambar H.2.1.B List Send SMS H2.8

: Digunakan untuk mengexport data list SMS ke Excel.

H2.9

: Merupakan info bahwa pelanggan telah service 1.000 Km, ditandai dengan Kemudian tombol


untuk melihat Data Service 1.000 Km yang dilakukan.

36

Gambar H.2.1.C Data Service 1.000 Km H2.10 : ● Jika ● Jika

, maka hanya akan menampilkan data yang belum di-SMS. , maka seluruh data akan ditampilkan, baik yang belum di-SMS

ataupun yang sudah di-SMS. Setelah memilih check diatas, tekan tombol Process (H2.1) agar data yang tampil sesuai keperluan. H2.11 : Tombol Edit Cust, digunakan untuk mengupdate (edit) data pelanggan (suratmenyurat), berikut adalah tampilan Edit Customer :

Gambar H.2.1.D Form Edit Customer Lakukan editing data sesuai keperluan, kemudian tekan tombol Save atau telan tombol Cancel untuk membatalkan editing data. H2.12 :

Telah dilakukan Reminder SMS pada tanggal 18/02/2010 12:06:13

H.2.2. By Phone Proses reminder dengan cara menghubungi lewat telephone. H2.13

H2.14

H2.16

H2.15

Gambar H.2.1 Reminder By Phone

H2.17

Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder SBI melalui telephone: H2.13 : Proses reminder Call dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder, jika tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan data customer yang diperkirakan akan servis pada 3 hari kedepan (H+3). Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : Call By Manual Book NIS Service – IT Department

37

Phone ,lalu tekan tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’reminder. H2.14 : List ini berisikan data yang harus direminder berdasarkan range yang telah di inputkan (H2.13), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di telephone. H2.15 : Tombol Call untuk menampilkan Form Konfirmasi Telephon sbb:

Gambar H.2.1.A Proses konfirmasi Telepon Mulailah dengan menelephon pelanggan sesuai data yang tampil. Proses dilakukan dengan menandai field yang ada sesuai keadaan, jika dapat menghubungi orang yang dimaksud maka ditandai dengan diterima namun jika tidak terhubung dengan pelanggan yang dimaksud atau telephon tidak tersambung pilih tidak diterima (isikan alas an pada kolom alas an di sebelah kanannya). Konfirmasi ulang digunakan untuk mengatur waktu lain untuk dihubungi kembali. Kemudian isi sesuai field yang ada. Jika pelanggan menghendaki untuk melakukan Booking, tekan tombol Booking untuk masuk ke menu Booking Service. Setelah konfirmasi selesai, tekan Tombol Record untuk menyimpan hasil konfirmasi yang telah dilakukan. H2.16 : ● Jika ● Jika

, hanya akan menampilkan data yang belum di-Call. , seluruh data akan ditampilkan, baik yang belum di-

Call ataupun yang sudah di-Call. H2.17 :

Telah dilakukan Call sebanyak 1 kali pada tanggal 18/02/2010

H.3.

Submenu Reminder Service. Merupakan menu untuk menampilkan data customer yang harus diingatkan untuk service berkala (SBE). Dimana data ini akan diambil dari data Servis. Untuk proses reminder ini dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

H.3.1. By DM Manual Book NIS Service – IT Department

38

Proses reminder dilakukan dengan Direct Mail / surat menyurat. H3.1

H3.2

H3.6

H3.3

H3.4

Gambar H.3.1 Proses konfirmasi Telepon

H3.5

Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder Service melalui DM: H3.1

: Proses reminder DM dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder, jika tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan data customer yang diperkirakan akan servis pada 14 hari kedepan (H+14). Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : DM ,lalu tekan tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’reminder.

H3.2

: List ini berisikan data yang harus direminder berdasarkan range yang telah di inputkan (H3.1), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di-DM.

H3.3

: Merupakan informasi jatuh tempo servis berikutnya serta KM estimasi pada servis tersebut. Tekan tombol Create DM, untuk memulai menyeting isi DM, sbb :


39

Gambar H.3.1.A Form Setting DM Data reminder DM diatas adalah data yang secara default di buat oleh system, namun dapat diubah sesuai keperluan. Tekan tombol Print untuk mencetak DM. Contoh layout cetakan DM :

Gambar H.3.1.B DM - Sisi Luar

Gambar H.3.1.B DM - Sisi Dalam

H.3.2. By SMS Proses yang dilakukan pada dasarnya sama dengan cara reminder 1.000 Km.


40

Gambar H.3.2 Reminder Service By SMS

H.3.3. By Phone Proses yang dilakukan pada dasarnya sama dengan reminder 1.000 Km.

Gambar H.3.3 Reminder Service By Phone

H.4.

Submenu Follow Up Booking. Merupakan menu untuk menghubungi customer yang telah melakukan booking sebelumnya.


41

Dimana pada menu ini MRS akan memastikan terlebih dahulu ketersediaan part (jika ada penggunaan part) sebelum menghubungi customer.

H.4.1.

Proses Follow Up. Proses ini dilakukan dengan 2 jenis rangem yaitu : ● H-1, menampilkan data yang boking servis pada 1 hari kedepan. ● J-1, menampilkan data yang boking servis pada 1 jam kedepan.

H4.1

H4.2

H4.3

Gambar H.3.4 Follow Up Booking Berikut adalah urutan penggunaan menu Follow Up Booking: H4.1

: Proses Follow Up Booking dimulai dengan menginputkan tanggal reminder, kemudian pilih Type Follow Up (H-1 atau J-1) sesuai keperluan, lalu tekan tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’follow up.


42

H4.2

: List ini berisikan data yang harus di’follow up berdasarkan tanggal yang telah di inputkan (H4.1), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di’follow up. Pada list ditampilkan Info, yang merupakan informasi bahwa

pelanggan

adalah: BOK = Booking, RSn = Reschedule ke n atau BTL = Batal. Kemudin N yang berisikan range melakukan booking yang dihitung dari tanggal Booking (missal N = 2, maka permintaan booking dilakukan pada 2 hari sebelum tanggal Booking service), pada N juga berisi keterangan Follow Up yaitu : −− = Follow up belum dilakukan OK = Follow Up menghasilkan Booking OK RS

= Follow Up menghasilkan Booking Reschedule

BT = Follow Up menghasilkan Booking Batal CL = Follow Up pernah dilakukan namun tidak tersambung, sehingga harus di Foolo Up kembali. H4.3

: Setelah memilih salah satu data pada List, tekan tombol Follow Up. Booking = OK

Foolow Up tidak tersambung, harus di follow up kembali. Setalah Follow Up dilakukan, tekan tombol Save untuk menyimpan data hasil Follow Up Booking.

H.4.2.

Proses Reschedule. Jika dari Proses Follow Up ternyata customer akan memundurkan tanggal kedatangan service. Maka MRS memilih option Rechedule untuk menentukan kembali tanggal kedatangan service yang baru. Booking = Reschedule Tekan tombol Booking Untuk melakukan Resc.

H.4.3.

Proses Pembatalan. Jika dari proses Follow Up ternyata customer akan membatalkan service maka MRS akan memilih option Batal untuk membatalkan alokasi Stall dan mekanik. Disamping menu batal otomatis yang akan dilaksanakan jika customer belum datang setelah waktu toleransi yang diberikan. Booking = Batal


43

H.5.

Submenu GRP – SBE Adjustment. Merupakan menu untuk melihat data pelanggan yang melakukan service GRP namun melakukan servis layaknya SBE pada angka Km yang berdekatan dengan SBE berikutnya.

Gambar H.5.1 GRP-SBE Adjustment

Data pada list GRP-SBE Adjustment merupakan data yang secara otomatis muncul ketika system membaca data service yang termasuk dalam syarat adjustment. Disini PIC MRS harus menyeting data yang tertera untuk tetap menjadi servis GRP atau menjadi SBE. Set menjadi GRP Set menjadi SBE 60.000 Km Gambar H.5.1.A Set Adjustment Setelah memilih setting diatas, tekan tombol Adjust untuk menyimpan hasil adjustment.

H.6.

Submenu Reminder SSC. Merupakan menu untuk melihat data pelanggan mana yang harus dipanggil untuk service dikarenakan adanya kerusakan yang diketahui dari pihak pabrik. Dimana untuk biaya service dan partnya akan ditanggung sebagai warranty.


44

Reminder SSC dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu SMS dan Call by phone

H6.1

H6.2

H6.3 H6.4 H6.1

Gambar H.6.1 Reminder SSC

H6.5

: List tersebut berisikan data pelanggan yang terlibat dalam SSC, data yang tampil merupakan data yang diinputkan dari HO Service.

H6.2

: Terdapat range tanggal yang merupakan masa berlaku warranty SSC, serta terdapat keterangan masa berlaku, missal : Berlaku 12 Bulan yaitu dari tanggal 28/09/2009 sampai dengan 28/09/2010.

H6.3

: Informasi SMS dan Call yang dilakukan, ● Jika

, maka reminder by SMS telah dilakukan.

● Jika H6.4

, maka reminder by Phone telah dilakukan.

: Tombol Send SMS untuk menampilkan form Reminder By SMS.

H6.4.2 H6.4.3 H6.4.1 Gambar H.6.1.A Reminder By SMS

H6.4.4

H6.4.1 : Tombol Template, untuk memilih template SMS yang akan digunakan. H6.4.2 : Checkbox, merupakan footer SMS, yaitu pilihan apakah footer juga akan dikirimkan atau tidak. Secara default footer bertuliskan “Nasmoco X” (X = nama cabang)


45

H6.4.3 : Tombol Create, digunakan untuk melakukan generate terhadap isi pesan SMS, yaitu menggantikan special karakter #XX menjadi plain text yang sesuai. H6.4.4 : Pilih nomot telephon yang akan dikirimi SMS, yaitu nomor GSM atau CDMA atau kedua-duanya. Tombol Send untuk mengirimkan SMS. H6.5

: Tombol Call untuk menampilkan form Reminder By Phone.

Gambar H.6.1.B Reminder By Phone Tatacara penggunaan menu ini sama dengan menu Konfirmasi Telephon pada Reminder SBI dan SBE, namun disini ditampilkan item pekerjaan atau part yang terlibat dalam warranty untuk informasi ke pelanggan ketika reminder by phone dilakukan. Tekan tombol Record setelah konfirmasi selesai dilakukan.

H.7.

Submenu SMS Aplication. Merupakan menu yang berhubungan dengan SMS Engine, data-data SMS, serta setting-setting pada Aplikasi SMS.


46

H7.1

H7.2

H7.3

H7.4

Gambar H.7.1 SMS Aplication H7.1

: Link untuk menampilkan Inbox SMS Seluruh SMS yang masuk akan ditampilkan pada menu Inbox SMS ini.

Gambar H.7.1.A Inbox SMS

H7.2

: Link untuk menampilkan Send-item SMS


47

Gambar H.7.1.B Send-Item SMS H7.3

: Link untuk menampilkan statistik SMS, berdasarkan data SMS yang dikirim.

Gambar H.7.1.C Statistik SMS Pada menu Statistik SMS terdapat tombol Pulsa yang digunakan untuk menampilkan menu Counter Pulsa SMS, yang berfungsi untuk memperkirakan nilai pulsa bersadarkan SMS yang telah dikirimkan. Nilai yang tertera merupakan nilai perkiraan, dan hanya berlaku untuk nomor yang masih Pra Bayar.

Gambar H.7.1.D Counter Pulsa SMS H7.4

: Link untuk menampilkan Template SMS. Menu ini digunakan untuk membuat template SMS yang nantinya akan digunakan untuk menjadi template isi pesan SMS yang dikirimkan ke pelanggan.


48

Gambar H.7.1.E Template SMS Tempalte yang dibuat juga dimungkinkan untuk membuat special karakter #XX menjadi plain text yang sesuai.

H.8.

Submenu CRC Transfer. Menu ini berisikan data pelenggan serta kendaraan yang berasal dari bagian Sales, data CRC Transfer ini di peroleh setelah CR1 dan CR2 dilakukan oleh bagian Sales. Data yang masuk dalam list ini merupakan data perjualan dari Cabang yang bersangkutan. Data CRC Transfer ini merupakan data yang digunakan untuk menghitung estimasi jatuh tempo SBI, sehingga validitas data CR1 dan CR2 sangat berpengaruh terhadap validitas estimasi jatuh tempo SBI.

Gambar H.8.1 CRC Transfer

H.9.

Submenu Invalid CR. Secara system, menu ini akan menampilkan data yang dianggap tidak valid, data pada list ini dimungkinkan ada karena beberapa hal, yaitu: 1. Km CR2 > 1.000 2. Km 1.000 < Km CR2 3. Tgl 1.000 < Tgl CR2


49

Gambar H.9.1 list Invalid CR Untuk menampilkan data yang dianggap tidak valid, dengan memberikan tanda

pada tiga

pilihan yang disediakan, yaitu: H9.1

: Km CR2 > 1.000 Km Data ini dianggap tidak valid karena Km yang diinputkan berdasarkan form CR2 telah melampaui 1.000 Km, sehingga kemungkinan kendaraan tersebut telah melakukan Servis 1.000 Km dan artinya SBI telah lost.

H9.2

: Km 1.000 < Km CR2 Hal ini diketahui ketika pelanggan telah melakukan SBI, ketika SBI diketahui bahwa Km kendaraan dibawah nilai Km CR2, artinya data Km CR2 yang diinputkan merupakan Km yang tidak valid. Secara runtutan data seharusnya Km SBI lebih besar dari pada Km ketika CR2, karena CR2 lebih dulu dilaksanakan sebelum SBI.

H9.2

: Tgl 1.000 < Tgl CR2 Hal ini diketahui ketika pelanggan telah melakukan SBI, ketika SBI diketahui bahwa Tanggal SBI lebih kecil dari Tanggal CR2, artinya data Tanggal CR2 yang diinputkan merupakan Tanggal yang tidak valid Secara runtutan data seharusnya Tanggal SBI lebih besar dari pada Taggal ketika CR2, karena CR2 lebih dulu dilaksanakan sebelum SBI.

H.10. Submenu KPI Aplication. Merupakan menu untuk melihat nilai KPI MRS berdasarkan kriteria – kriteria tertentu yang telah ditentukan. Nilai KPI dihitung dan diproses dari aktifitas harian MRS.


50

Gambar H.10.1 CLM KPI Monitoring

Tombol disamping digunakan untuk menyeting Periode tahun perhitungan KPI Tombol disamping digunakan untuk menyeting Periode bulan perhitungan KPI Setelah menentukan periode Tahun dan Bulan KPI, tekan tombol Process untuk menampilkan data KPI sesuai periode yang diinginkan. Pada menu ini terdapat tombol Graph untuk menampilkan grafik rasio banyaknya SBI dan SBE pada tiap service baik data yang diundang maupun yang servis.

H.10.2 : Ratio SBI dan SBE terhadap pelanggan yang diundang untuk Servis.

H10.2.1 Manual Book NIS Service – IT Department

H10.2.2 51

H10.2.3 Gambar H.10.2 Ratio SBI dan SBE – Diundang H10.2.1 : Untuk menampilkan grafik ratio, tentukan Kelipatan serta Max Km sesuai keperluan. H10.2.2 : Tentukan Range Data pelanggan yang diundang oleh aktivitas MRS. Untuk kebutuhan dasar rate SBE, biasanya dilakukan tiap 6 bulan, sehingga data ratio akan lebih valid jika range tanggal disetting dalam jangka 6 bulan atau lebih. H10.2.3 : Setelah setting Kelipatan, Max Km serta Range Data dilakukan, tekan tombol Process untuk menampilkan data ratio diundang. H.10.3 : Ratio SBI dan SBE terhadap pelanggan yang datang untuk Servis.


52

Gambar H.10.3 Ratio SBI dan SBE – Datang H.10.4 : Ratio SBI dan SBE terhadap perbandingan antara yang diundang servis dengan pelanggan yang datang servis

Gambar H.10.4 Ratio Perbandingan SBI dan SBE Data dan Grafik Ratio akan lebih valid jika range tanggal disetting dalam jangka 6 bulan atau lebih, tentunya jika NIS Service juga telah diimplementasikan dalam waktu 6 bulan. Ratio ini diperoleh dari perbandingan (prosentase) pelanggan yang melakukan servis terhadap pelanggan yang di undang, sehingga nilai prosentase Ratio akan naik jika pelanggan yang servis adalah pelanggan yang diundang.


53

I.

MENU INFORMASI I.1.

Submenu Informasi Repair History. Untuk melihat history perbaikan kendaraan, dapat melalui menu Informasi ini.

Gambar I.1. Repair History

I.2.

I1.1

: Masukkan No Polisi yang akan dilihat history nya

I1.2

: Tombol untuk menyimpan text ke folder, setelah di export ke text.

I1.3

: Tombol untuk export file ke bentuk text.

I1.4

: Jika hanya ingin mencetak di layar, maka klik tombol ini.

I1.5

: Klik tombol ini jika ingin mencetak file menggunakan printer.

I1.6

: Tekan tombol ini jika ingin kembali ke menu awal.

Submenu Informasi Service Per Tanggal Untuk melihat history perbaikan kendaraan per tanggal, dapat melalui menu Informasi ini.


54

Gambar I.2. Informasi Service per Tanggal

I.3.

I2.1

: Masukkan tanggal awal yang akan dilihat history nya.

I2.2

: Masukkan tanggal akhir yang akan dilihat history nya.

I2.3

: Pilih Status Customer yang akan dilihat history nya.

I2.4


I2.5


I2.6


I2.7

: Klik tombol ini jika ingin mencetak file menggunakan printer.

I2.8


Submenu Informasi Batal Order. Semua data Order yang sudah dibatalkan, akan tampil disini.


55

Gambar I.3. Informasi Batal Order I3.1

: Optional ini digunakan jika ingin melihat batal order berdasarkan tanggal pembuatan order sebelum dibatalkan.

I3.2

: Optional ini digunakan jika ingin melihat batal order berdasarkan tanggal pembatalan order. Isikan tanggal awal dan akhir data yang akan dilihat.

I.4.

I3.3


I3.4


I3.5


I3.6

: Klik tombol ini jika ingin mencetak file dengan menggunakan printer.

I3.7


Submenu Informasi Retur Invoice. Untuk melihat data invoice yang diretur.


56

Gambar I.4. Informasi Retur Invoice I4.1

: Optional ini digunakan jika ingin melihat retur invoice berdasarkan tanggal invoice.

I4.2

: Optional ini digunakan jika ingin melihat retur invoice berdasarkan tanggal retur. Isikan tanggal awal dan akhir data yang akan dilihat.

I.5.

I4.3


I4.4


I4.5


I4.6


I4.7


Submenu Informasi Booking. Untuk melihat data yang pernah booking.


57

Gambar I.5. Informasi Booking I5.1

: Optional ini digunakan untuk melihat booking berdasarkan tanggal terjadinya booking. Isikan dari awal tanggal sampai dengan akhir tanggal yang dikehendaki.

I5.2

: Optional ini digunakan untuk melihat booking berdasarkan tanggal order untuk booking. Isikan dari awal tanggal sampai dengan akhir tanggal yang dikehendaki.

I.6.

I5.3


I5.4


I5.5


I5.6


I5.7


Submenu Informasi TPSS. Berisikan data customer lengakap yang pernah service, yang dapat ditarik laporan dari tanggal tertentu.


58

Gambar I.6. Informasi TPSS Customer I6.1

: Isikan tanggal awal s/d tanggal akhir service data yang akan dilihat.

I6.2

: Isikan Group Job Order yang datanya akan dilihat.

I6.3

: Isikan Job Order yang datanya akan dilihat.

I6.4

: Isikan SA yang datanya akan dilihat.

I6.5

: Isikan tanggal DO TAM sesuai data yang pernah diisikan saat dilakukan service oleh customer.

I6.6

: Isikan nama dealer penjual atas kendaraan yang dimiliki customer.

I6.7

: Isikan Model kendaraan yang dimiliki customer.

I6.8

: Pilih optional Group Job Order apakah Dengan Retur Order jika menginginkan data customer yang pernah melakukan retur.

I6.9

: Pilih optional Group Job Order apakah Tanpa Retur Order jika tidak menginginkan data customer yang pernah melakukan retur.

I6.10 : Klik tombol ini untuk merefresh data yang sudah ada, supaya mengupdate jika ada perubahan maupun data baru. I6.11 : Setelah informasi diisikan, klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File yang telah tercetak ke layar dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat langsung di cetak dengan menggunakan printer dengan menekan tombol yang ada di layar. I6.12 : Kembali Ke Menu jika anda menekan tombol ini. Untuk kode I6.2 sampai dengan I6.7 dapat diisi salah satu ataupun tidak diisi sama sekali dan bahkan dapat diisi semuanya tergantung data informasi yang diperlukan.

I.7.

Submenu Konfirmasi Sublet. Menu ini berisikan data sublet yang telah diisi oleh user pada saat validasi sublet, dimana nantinya informasi ini akan digunakan sebagai lampiran untuk pelunasan hutang ke supplier.


59

Gambar I.7. Informasi Konfirmasi Sublet I7.1

:Masukkan nama supplier yang akan diambil data subletnya. Setelah itu semua data atas nama supplier akan muncul di table bawah.

I7.2

:Isikan tanggal batas akhir data yang ingin diambil.

I7.3

:Klik optional pada kolom tagih sebagai tanda yang nantinya akan dilakukan pelunasan.

I7.4

: Total akan menghitung secara otomatis ketika optional I7.3 di klik.

I7.5

: Klik Simpan dan muncul tampilan message box untuk kode penagih dan nama penagih.

I7.6

:Pada Kolom No.Invoice Supplier boleh diisi ataupun tidak. Jika ingin diisi maka data diisi sesuai informasi yang diterima dari supplier, isikan No Invoice. Sedangkan pada Kolom Penagih boleh diisi ataupun tidak. Jika ingin diisi maka data diisikan sesuai dengan informasi yang diterima dari supplier, isikan Nama Penagih.

I7.7

: Klik simpan ataupun batal jika tidak jadi menyimpan nya.

I7.8

: Massage box ini akan muncul setelah menekan tombol I7.7. Tekan Yes jika ingin melanjutkan, tekan No jika ingin membatalkan.

I7.9

:Klik tombol ini untuk kembali ke Order.


60

I.8.

Submenu Persetujuan Diskon. Di menu berisi informasi mengenai semua job order yang telah dilakukan adjustment rate. Di menu ini hanya controlling mengenai alasan dilakukannya adjustment rate.

Gambar I.8. Informasi Persetujuan Diskon I8.1

: Masukkan tanggal awal dan tanggal akhir dimana No Wo berada, tanggal ini bisa diisi sama jika memang berada pada satu tanggal.

I8.2

: Masukkan No Wo yang akan di validasi

I8.3

: Semua job order yang akan dilakukan validasi di menu ini dipastikan adalah job order yang telah di adjustment rate sehingga harga jual nya nol. Jadi jika ada yang tidak nol, berarti tidak perlu dilakukan eksekusi di menu ini.

I8.4

: Klik tombol “ V ” ini yang artinya adalah validasi, maka akan muncul kolom keterangan dibawahnya ( I8.5 ).

I8.5

: Isikan keterangan mengenai dibuatnya adjustment rate terhadap suatu job order, ini dilakukan oleh user level tertentu yang diberikan hak.

I8.6

: Tekan tombol ini untuk menyimpan atas validasi yang terjadi.

I8.7

: Klik tombol ini untuk kembali ke menu.

Validasi di menu ini tidak memberikan efek apapun ke menu yang lain. Validasi ini digunakan untuk cross check adjustment yang terjadi saat billing, dikhawatirkan terjadinya adjustment


61

yang tidak disertai alasan yang jelas ( tanpa otorisasi ).


62

J.

MENU LAPORAN J.1.

Submenu Laporan Jumlah Unit

J.1.1. Jumlah Unit Masuk. Berisi laporan mengenai seluruh unit kendaraan yang telah dibuatkan WO ( unit entry ) baik yang sudah dibuatkan Invoice ataupun belum.

Gambar J.1.1. Laporan Jumlah Unit Masuk J11.1

: Masukkan tanggal awal sampai dengan akhir tanggal yang diperlukan.

J11.2

: Group Job order, Job order, Mekanik, dan SA diinput berdasarkan informasi yang dimiliki unit kendaraan yang service.

J11.3

: Pilih model kendaraan sesuai yang diperlukan.

J11.4

: Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses dan Tahun Kendaraan diinput berdasarkan Informasi unit kendaraan yang service.

J11.5

: Klik tombol ini untuk merefresh data yang sudah ada, supaya mengupdate jika ada perubahan maupun data baru.

J11.6

: Setelah informasi diisikan, klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File yang telah tercetak ke layar dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat langsung di cetak dengan menggunakan printer dengan menekan tombol yang ada di layar.

J11.7

: Kembali Ke Menu jika anda menekan tombol ini.

Untuk kode J11.2 sampai dengan J11.4 dapat diisi salah satu ataupun tidak diisi sama sekali dan bahkan dapat diisi semuanya tergantung data informasi yang diperlukan.

J.1.2. Jumlah SO dalam Proses Berisi laporan mengenai seluruh unit kendaraan yang telah dibuatkan WO ( unit entry ) yang belum dibuatkan Invoice.


63

Gambar J.1.2. Laporan Jumlah SO dalam Proses J12.1


J12.2

: Group Job order, Job order, Mekanik, dan SA diinput berdasarkan informasi yang dimiliki unit kendaraan yang service.

J12.3

: Pilih model kendaraan sesuai yang diperlukan.

J12.4

: Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses dan Tahun Kendaraan diinput berdasarkan Informasi unit kendaraan yang service.

J12.5


J12.6


J12.7



J.2.

Submenu Laporan Revenue Unit

J.2.1. Laporan Rincian Revenue Berisi laporan mengenai unit kendaraan yang WO nya sudah terinvoice berdasarkan tipe Job Order nya.


64

Gambar J.2.1. Laporan Rincian Revenue J21.1


J21.2


J12.3

: Klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File yang telah tercetak ke layar dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat langsung di cetak dengan menggunakan printer dengan menekan tombol yang ada di layar.

J21.4


J.2.2. Laporan Total Revenue Berisi laporan mengenai unit kendaraan yang WO nya sudah terinvoice.

Gambar J.2.2. Laporan Total Revenue J22.1

: Masukkan tanggal awal dan akhir laporan yang diperlukan.

J22.2

: SA dan Model Kendaraan diisikan sesuai informasi yang diperlukan.

J22.3

: Pilih tipe laporan yang akan dilihat apakah Harian, Hrian Cetak atau Global (sesuai dengan kebutuhan User).

J22.4

: Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses, Status dan Kode


65

langganan diisikan sesuai informasi yang diperlukan. J22.5

: Klik

tombol

ini

untuk

merefresh

data

yang

sudah

ada,

supaya

mengupdate jika ada perubahan maupun data baru. J22.6


J22.7



J.3.

Submenu Laporan Harian Mekanik. Untuk melihat laporan efektivitas mekanik.

Gambar J.3. Laporan Harian Mekanik J3.1

: Masukkan tanggal awal dan akhir data yang diperlukan.

J3.2

: Pilih Tipe laporan yang akan ditampilkan, apakah laporan secara Detail atau Rekap nya saja.

J3.3

: Foreman, Mechanic, SA, dan Stall diisi sesuai dengan informasi yang diperlukan.

J3.4

: Tekan tombol ini untuk mencetak ke layar atas laporan yang diperlukan. Setelah tercetak di layar, user dapat melakukan cetak dengan printer ataupun dapat meng-export data ke EXCEL dengan memperhatikan tombol yang ada di layar tersebut.

J3.4

: Klik tombol ini jika ingin kembali ke menu utama.

Untuk pengisian di kode J3.3 dapat diisi salah satu atau tidak diisi semua jika ingin melihat all laporan.

J.4.

Submenu Laporan Rekap.

J.4.1. Laporan Bulanan. Untuk melihat laporan rekap transaksi bulanan berdasarkan unit invoice.


66

Gambar J.4.1. Laporan Rekap Bulanan J41.1

: Pilih tanggal awal laporan yang diperlukan.

J41.2

: Pilih tanggal akhir laporan yang diperlukan.

J41.3


J41.4


J.4.2. FIR (Fix It Right) Follow Up. Laporan yang digunakan untuk mengetahui kecenderungan kualitas kinerja bengkel berdasarkan interview dengan customer yang telah melakukan service sebelumnya.

Gambar J.4.2. Laporan Rekap FIR Follow Up J42.1

: Isikan tanggal awal dan akhir untuk laporan yang diperlukan.

J42.2

: Isikan SA sesuai dengan laporan yang akan ditampilkan.

J42.3


J42.4

: Klik tombol ini untuk kembali ke menu.

J.4.3. Laporan Konfirmasi Sublet. Manual Book NIS Service – IT Department

67

Laporan yang digunakan untuk menampilkan pekerjaan Sublet yang telah di proses konfirmasi sublet oleh Instruktur.

Gambar J.4.3. Laporan Rekap Konfirmasi Sublet J43.1

: Pilih kisaran tanggal laporan yang ingin dilihat.

J43.2

: Tombol untuk mencetak ulang.

J43.3



68

K.

MENU MASTER K.1.

Submenu Master Mekanik.

Gambar K.1. Master Mekanik K1.1

: Kode mekanik, input atau memilih jika ingin melihat yang sudah ada.

K1.2

: Nama mekanik, input nama mekanik.

K1.3

: Group mekanik, kelompok foreman mekanik.

K1.4

: Level mekanik.

K1.5

: Tombol untuk mengatur jam absensi mekanik. Penjelasan di submenu K.1.1.

K1.6

: Tombol untuk simpan data mekanik.

K1.7

: Tombol untuk menghapus data mekanik.

K1.8


K.1.1. Absensi Mekanik. Menu untuk mencatat kehadiran mekanik. Yang berkaitan untuk pembuatan order. Dimana order yang bisa dikerjakan oleh mekanik yang hadir.


69

Gambar K.1.1. Absensi Mekanik Input pilihan Shift Mekanik (Terutama untuk dealer yang 24 jam), maka jam mulai dan selesai akan terisi sesuai dengan master shift, dan tanda Ada akan tercentang. Jika mekanik tidak masuk, isi pilihan shift dengan angka (0), maka jam Mulai, Selesai dan tanda Ada akan kosong. Jika ada mekanik yang jam kerjanya tidak sesuai default jam, tinggal diubah pada kolom Mulai atau Selesai.

K.2.

K11.1

: Dicentang untuk menandakan mekanik hadir.

K11.2

: Pilihan shift jam masuk mekanik.

K11.3

: Shift jam mekanik yang menentukkan jam mulai dan jam selesai.

K11.4

: Jam mulai dan jam selesai mekanik.

Submenu Master Meterai. Untuk menginput master materai.

Gambar K.2. Master Materai Manual Book NIS Service – IT Department

70

K.3.

K2.1

: Isikan Batas minimal sebagai penanda untuk master materai tersebut.

K2.2

: Isikan Nilai Materai.

K2.3

: Tombol untuk simpan data materai.

K2.4

: Tombol untuk menghapus data materai.

K2.5


Submenu Master Customer. Menu untuk input master customer. Dimana akan diinputkan no rangka, kode Pelanggan, data customer, data kendaraan, data surat menyurat.

Gambar K.3. Master Customer K3.1

: Memilih 3 digit kode negara.

K3.2

: Mengisi no Rangka kendaraan, dilihat dari buku servis atau STNK.

K3.3

: Tombol untuk membuat kode pelanggan baru. Penjelasan di submenu K.5.

K3.4

: Data customer penagihan, data diinput dari master pelanggan. Penjelasan di submenu K.5.

K3.5

: Kode pos data customer penagihan.

K3.6

: Data no telepon untuk customer penagihan.

K3.7

: Pilihan untuk mengisi data customer surat menyurat seperti data customer penagihan. Jika datanya berbeda, tidak usah di centang. Langsung diisi datanya.

K3.8

: Data customer surat menyurat.

K3.9

: Pekerjaan customer surat menyurat.

K3.10 : Data agama, hobi, tempat dan tanggal lahir customer surat menyurat. K3.11 : Beri tanda check list jika ada update perubahan data customer dimana untuk data customer yang lama tetap tersimpan di database, sehingga jika data surat menyurat tersebut diakses oleh CRC dari Aplikasi NIS Vehicle ataupun oleh MRS dari Aplikasi NIS Service maka terdapat history surat menyurat atas customer tersebut. K3.12 : Inputkan catatan yang akan ditambahkan terkait dengan master customer tersebut. Manual Book NIS Service – IT Department

71

K3.13 : Data dealer penjual, delivery date, dan DO TAM kendaraan. Bisa didapat dari buku servis. K3.14 : Data kendaraan, tahun kendaraan, tipe kendaraan, warna, no Polisi dan KM terakhir. K3.15 : field untuk mengisi no mesin kendaraan. K3.16 : field untuk no kunci kendaraan. K3.17 : Tombol untuk simpan master customer. K3.18 : Tombol untuk hapus master customer. K3.19 : Tombol kembali ke menu.

Jika saat proses simpan terdapat message box sebagai berikut : Pilih Yes jika Update data pelanggan atau penambahan data pelanggan adalah transaksi PDS. Pilih No jika Update data pelanggan atau penambahan data pelanggan bukan transaksi PDS. Hal ini akan berpengaruh terhadap data surat menyurat customer yang dipakai oleh Sales (CRC). Jika transaksi PDS maka update yang dilakukan atas data customer tersebut tidak akan mempengaruhi data surat menyurat yang lama yang digunakan oleh Sales (CRC) dan berlaku sebaliknya.

K.4.

Submenu Master Hobi. Untuk mengisi master hobi customer. Untuk pilihan hobi customer ketika input master customer. Gambar K.4. Master Hobi


72

K4.1

: Isikan nama hobi yang akan diinput, atau tekan F12 untuk memunculkan nama hobi yang sudah diinput jika akan melakukan hapus data Hobi.

K.5.

K4.2

: Tombol untuk simpan master hobi.

K4.3

: Tombol untuk hapus master hobi.

K4.4

: Tombol kembali ke menu.

Submenu Master Pelanggan. Untuk input data master pelanggan penagihan ke master Accounting.

Gambar K.5. Master Pelanggan K5.1

: Mengisi kode pelanggan.

K5.2

: Mengisi nama lengkap, alamat, kota, telpon (dengan urutan PSTN, GSM, CDMA), no. fax, no. NPWP, syarat bayar customer.

K.6.

K5.3

: Memilih tipe status Perusahaan Customer apakah swasta atau pemerintah.

K5.4

: Untuk mengisikan kode wilayah baru.

K5.5

: Tombol untuk menyimpan.

K5.6


Submenu Master Wilayah. Untuk menginput wilayah customer, isi kode wilayah dan keterangan wilayah.


73

Gambar K.6. Master Wilayah

K.7.

K6.1

: Mengisi kode wilayah.

K6.2

: Mengisi nama wilayah.

K6.3

: Tombol untuk simpan.

K6.4


Submenu Master Agama. Untuk mengisi master agama customer. Untuk pilihan agama customer, ketika input master customer.

Gambar K.7. Master Agama K7.1 : Mengisi agama. K7.2 : Tombol untuk simpan.


74

K7.3 : Tombol untuk hapus master agama. K7.4 : Tombol untuk kembali ke menu.

K.8.

Submenu Master Actual Rate. Menu untuk mengisi actual rate tiap pekerjaan dan tipe model. Sebagai acuan untuk ukuran waktu yang dipasang di control Board. Tekan tombol tambah, untuk menambah pekerjaan baru. Pilih model kendaraan, tipe pekerjaan dan nilai ratenya. Tekan simpan untuk menyimpan. Tombol Ubah untuk mengubah data yang telah disimpan. Tombol hapus untuk menghapus data.

Gambar K.8. Master Actual Rate K8.1

: Mengisi group model dari full model kendaraan.

K8.2

: Mengisi tipe pekerjaan (Tipe Job Order)

dan pekerjaan (Job Order) yang akan

diinput.

K.9.

K8.3

: Pilih Other untuk pekerjaan yang tidak ada di daftar.

K8.4

: Mengisi Rate dan keterangan job order.

K8.5

: Tombol simpan.

K8.6

: Tombol ubah.

K8.7


Submenu Master Kode Dealer. Menu untuk mengisi kode dealer tempat pembelian mobil oleh customer.


75

Gambar K.9. Master Kode Dealer K9.1

: Mengisi kode dealer.

K9.2

: Mengisi nama penagihan.

K9.3

: Memilih kode pelanggan.

K9.4


K9.5



76

L.

MENU SETTING L.1. Submenu Profil Service. Menu ini digunakan untuk mengisikan data kelengkapan cabang yang terkait dengan aplikasi NIS Service.

Gambar L.1. Profil L1.1

: No Counter untuk no WO.

L1.2

: No Counter untuk no Invoice.

L1.3

: Tombol untuk setting server. Untuk penjelasan lihat L.1.1.

L1.4

: Isian untuk kelengkapan data cabang.

L1.5

: Tombol untuk mengatur Jam stall. Untuk penjelasan lihat L.1.2.

L1.6

: Tombol untuk Disconnect ke HO.

L1.7

: Option untuk pilihan pengaturan cash/kredit manual, Pembuatan Faktur Pajak Auto, Connect dengan Sparepart dan Connect dengan ACC.

L1.8

: Tombol untuk simpan.

L1.9


L.1.1. Setting Server Menu ini digunakan untuk Setting Server (konektivitas) baik koneksi ke server dealer maupun koneksi ke HO dimana yang berhak untuk mengisikan dan update Nama Server, User, Password dan Database adalah dari pihak IT, sedangkan kewenangan dealer adalah setting kode pelanggan untuk HO.


77

Gambar L.1.1. Setting Server L11.1

: Isikan kode pelanggan untuk HO.

L11.2

: Tombol untuk Simpan.

L.1.2. Atur Jam Stall. Menu untuk mengatur jam kerja bengkel, secara harian dalam 1 minggu.

Gambar L.1.2. Atur Jam Stall L12.1

: Jam buka bengkel dalam seminggu.

L12.2


L12.3

: Tombol untuk batal.

L.2. Submenu Profil ACC. Menu admin untuk merubah settingan koneksi ke data Accounting dan Sparepart.


78

Gambar L.2. Profil ACC L2.1

: Mengisikan fiskal bulan sesuai dengan bulan yang sedang berjalan.

L2.2

: Mengisikan Kode faktur untuk Invoice atas service tersebut.

L2.3

: Mengisikan Kode Gudang Part.

L2.4

: Mengisikan Kode Cabang yaitu kode accounting untuk dealer tersebut.

L2.5

: Mengisikan kode bulan untuk fiskal berjalan.

L2.6

: Mengisikan tahun.

L2.7

: Tombol simpan.

L2.8


L.3. Submenu Petugas. Menu untuk mengatur otoritas user yang ada.

Gambar L.3. Petugas L3.1

: Masukkan Kode Petugas / Group.


79

L3.2

: Masukkan Nama Petugas / Group.

L3.3

: Masukkan Password.

L3.4

: Pilih Akses Setara Dengan jika akan menyamakan menu dan otoritas

akses

dengan user lain yang sudah ada. L3.5

: Pilih Tipe Petugas.

L3.6

: Pilih GRP atau BP yaitu aplikasi ini akan digunakan sebagai Aplikasi Service atau Body Repair.

L3.7

: Pilih menu akses.

L3.8

: Tombol simpan.

L3.9

: Tombol hapus.

L3.10


L.4. Submenu Backup. Menu untuk mem-backup data Service yang ada.

Gambar L.4. Backup

L.5. Submenu Ganti Password. Menu user untuk mengganti passwordnya sendiri.

Gambar L.5. Ganti Password


80

L5.1

: Isikan password lama.

L5.2

: Isikan password baru.

L5.3

: Isikan verifikasi password baru.

L5.4

: Pilih tipe printer.

L5.5

: Tombol simpan.

L5.6


L.6. Submenu Ganti No. Polisi. Menu untuk mengganti no Polisi kendaraan untuk customer yang terdaftar sebagai pelanggan Bengkel.

Gambar L.6. Ganti No. Polisi L6.1

: Isikan Nomor Polisi lama.

L6.2

: Isikan Nomor Polisi baru.

L6.3

: Tombol simpan.

L6.4


L.7. Submenu Kode Jurnal Acc. Menu admin untuk menyetting akun – akun jurnal yang akan dibentuk berdasarkan transaksi bengkel. Memilih kode akun dari master akun di akuntansi untuk kriteria – kriteria transaksi di bengkel.


81

Gambar L.7. Kode Jurnal

L.8. Submenu Kode Oli. Menu untuk menentukan tipe – tipe sparepart (pembagian berdasarkan part / oli, genuine / non genuine) dari kode franchise -nya.

Gambar L.8. Kode Oli L8.1 : Isikan Kode Digit Pertama untuk item sparepart atau oli. Manual Book NIS Service – IT Department

82

L8.2 : Pilih tipe apakah Sparepart atau Oli. L8.3 : Pilih Genuine atau Non Genuine L8.4 : Tombol Simpan data L8.5 : Tombol Hapus data. L8.6 : Tombol kembali ke menu.

L.9. Submenu Maintenance. Merupakan menu untuk maintenance system cabang, jika ada proses – proses yang tidak dijalankan semestinya. Proses ini hanya boleh dilakukan untuk user level minimal instruktur keatas.

Gambar L.9 Maintenance

L.9.1. Aktifkan Proses Pekerjaan (JPCB). Merupakan menu untuk mengaktifkan kembali alokasi unit di JPCB yang hilang dikarenakan sudah difinish atau belum di pause pada hari sebelumnya.

L.9.1.1. Finish menjadi Pause. Proses ini digunakan untuk mengaktifkan kembali unit yang sebelumnya telah di finish karena asumsi bahwa mekanik telah selesai mengerjakan. Input No WO yang akan diaktifkan kembali, lalu tekan tombol aktifkan.

Gambar L.9.1.1. Aktifkan Proses Pekerjaan dari Finish to Start

L.9.1.2. Start menjadi Pause. Proses ini digunakan untuk memposisi proses menjadi pause. Ini dikarenakan Manual Book NIS Service – IT Department

83

kesalahan mekanik / Foreman yang lupa meng-update kondisi pengerjaan unit. Input No. WO yang akan di pause, lalu tekan tombol proses.

Gambar L.9.1.2. Aktifkan Proses Pekerjaan dari Pause to Start

L.9.2. Ganti Pekerjaan. Merupakan menu untuk mengganti list pekerjaan WO baris pertama menjadi diagnosis. Ini dilakukan bila mana WO yang telah dibuat akan diganti pekerjaannya. Input No WO yang akan diganti pekerjaannya, tekan tombol ganti.

Gambar L.9.2. Ganti Pekerjaan

L.9.3. Aktifkan Jam Mekanik. Merupakan menu untuk mengaktifkan jam mekanik yang habis, dikarenakan plot pesanan di WO maupun di Booking. Input kode inisial mekanik, lalu tekan tombol aktifkan.

Gambar L.9.3. Aktifkan Jam Mekanik

L.9.4. Persetujuan WO Return Job. Validasi atau persetujuan WO dijadikan sebagai WO Return Job, walaupun sudah melebihi dari batasan ketentuan suatu Unit dianggap sebagai Return Job. Hal ini dapat dilakukan setelah mendapat ijin dari yang berwenang. Input No. WO yang akan djadikan Return Job, tekan tombol proses.

Gambar L.9.4. Aktifkan Jam Mekanik

L.9.5. Master Supplier Menu ini digunakan untuk menambahkan atau update data Supplier. Manual Book NIS Service – IT Department

84

Gambar L.9.4. Aktifkan Jam Mekanik L95.1 : Isikan Kode Supplier. L95.2 : Lengkapi data Supplier seperti Nama, Alamat, Kota, Telepon, Contact Person. L95.3 : Isikan Jenis Pekerjaan yang ditangani oleh Supplier tersebut. L95.4 : Berikan tanda check list (V) PKP jika Supplier tersebut merupakan PKP (Pengusaha Kena Pajak) yang akan berpengaruh terhadap pemotongan PPN. L95.5 : Berikan Tanda check list (V) Non Jurnal jika tidak akan menjurnal ke dalam NIS Accounting atas transaksi terhadap Supplier tersebut. L95.6 : Tombol untuk simpan data. L95.7 : Tombol untuk hapus data. L95.8 : Tombol untuk kembali ke menu.

M.

ABOUT BENGKEL Keterangan pembuat sistem NIS Service.


85

Gambar M. About Bengkel

N.

KELUAR Menu untuk keluar dari sistem.


86

MANUAL BOOK NIS SERVICE DEALER

Recommend Documents