MANUAL BOOK SLIMS LIBRARY

MANUAL BOOK SLIMS LIBRARY PENDAHULUAN SLiMS adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SLiMS sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet.Keunggulan SLiMS lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir

di

semua

Sistem

Operasi

yang

bisa

menjalankan

bahasa

pemrograman

PHP

(http://www.php.net) dan RDBMS MySQL (http://www.mysql.com). SLiMS sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix *BSD dan Windows.SLiMSmerupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross-platform. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu: PHP Web Scripting Language, (www.php.net) dan MySQL Database Server (www.mysql.com). Untuk meningkatkan interaktifitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript And XML). Senayan juga menggunakan Software Open Source untuk menambah fitur seperti PhpThumb dan Simbio (development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo). Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan,memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify,and

redistribute

computer

programs).

Lebih

detail

tentang

GPLv3

bisa

dibaca

dihttp://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.html.SLiMS versi 1 dan 2 tidak dirilis ke publik karena masih tahap ujicoba dan sedang dalam penyempurnaan. Sejak versi 3, SLiMS dianggap sudah stabil untuk dirilis ke publik dan sudah waktunya diujicoba oleh komunitas pustakawan. Diharapkan dengan peer-to-peer review oleh publik, software Senayan semakin stabil dan fitur-fiturnya bisa semakin beragam dan mengakomodasi banyak kebutuhan. Untuk melihat demo dan mendownload software Senayan, bisa berkunjung ke http://slims.web.id Fitur SLiMS antara lain: 

Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang degenerate on-the-fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search)



Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) standar

Manual Book SLIMS Library STISI Telkom

Page 1



MODS untuk kebutuhan web service.



Fitur Z39.50, p2p service dan SRU untuk copycataloging dari berbagai perpustakaan



Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi pengulangan data.



Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation),



Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain.



Sirkulasi dengan fitur: –

Transaksi peminjaman dan pengembalian

–

Reservasi koleksi

–

Aturan peminjaman yang fleksibel

–

Informasi keterlambatan dan denda



Manajemen keanggotaan



Inventarisasi koleksi (stocktaking)



Laporan dan Statistik



Pengelolaan terbitan berkala



Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen digital. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming.



SLiMS mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan



penulisan selain latin.



Menyediakan berbagai bahasa pengantar (Indonesia, Inggris, Spanyol, Arab, Jerman,



Bengali, Thailand).



Dukungan Modul Union Catalog Service



Counter Pengunjung perpustakaan



Member Area untuk melihat dan mengunduh koleksi sedang dan pernah dipinjam.



Modul sistem dengan fitur: –

Konfigurasi sistem global

–

Manajemen modul

–

Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup

–

Pengaturan hari libur

–

Pembuatan barcode otomatis

–

Utilitas untuk backup


Page 2

HOME Ketika anda masuk ke halaman admin SLiMS, pertama kali yang ada lihat adalah Home.

Gambar 1 Home

Pada tampilan Home diatas, pada sebelah kiri terdapat 5 Menu. Ubah Profil User digunakan untuk merubah Nama User, username, dan password. Sedangkan 4 menu lain di bawahnya merupakan menu yang sering digunakan, dimana menu ini sebenarnya merupakan bagian dari Modul tertentu. Tambah katalog baru, merupakan bagian dari Modul Bibliography, Mulai Transaksi dan Pengembalian Kilat merupakan bagian dari modul Sirkulasi. Tambah Anggota merupakan bagian dari modul Membership1.Jika ada tulisan berwarna merah, merupakan tanda peringatan anggota yang terlambat serta beberapa folder yang hak aksesnya masih terbatas. Dalam kondisi ideal,mestinya tulisan warna merah ini tidak ada. Jika ada folder yang masih belum dapat ditulis, maka anda harus mengubah hak akses atas folder tersebut.


Page 3

BIBLIOGRAPHY Modul ini berisi menu Add New Bibliography (membuat data bibliografi/katalog baru), Bibliographic List (melihat daftar bibliografi), Item List (melihat daftar item/kopi koleksi), Chekout Items (melihat daftar item yang sedang dipinjam). Selain itu, pada modul ini juga dilengkapi dengan copy cataloging, label printing, item barcode printing,import data, eksport data, item import, item eksport. Untuk melihat daftar bibliografi dilakukan dengan klik pada navigasi Bibliography List, demikian pula jika kita ingin melihat daftar item klik pada Item List, melihat Item yang sedang dipinjam klik pada menu Checkout Items.

Menu Add New Bibliography Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru, klik pada Add New Bibliography. Maka akan muncul layar seperti dibawah ini:

Gambar 2 Add New Bobliographic


Page 4

Metadata yang harus kita isikan adalah:  Title : Judul koleksi  Statement of Responbility: Pernyataan tanggungjawab, untuk lebih jelasnya silakan membuka lagi referensi tentang katalogisasi. 

Edition : Pernyataan edisi



Specific Detail Info: Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya: skala pada peta, catatan serial yang dimiliki.



Item(s) Code Batch Generator: Bagian ini diisikan dengan Pola/Pattern, From dan To. Pola berisi pola kode item/barcode yang diinginkan, misalnya B01, From diisi dengan 1, To diisi 10. Hal ini berarti pustakawan menginginkan kode item yang dihasilkan adalah B011,B012 ..... B0110. Model ini akan membantu perpustakaan yang sering menerima koleksi buku paket dalam jumlah banyak, misalnya perpustakaan sekolah. Jika pola diisi B00, From di isi 1, to diisi 5 maka hasilnya akan menjadi B01,B02,B03,B04,B05. Namun demikian, anda tetap dapat menggunakan tombol “Tambah Eksemplar Baru” untuk membuat data item baru.

 Author : Kepengarangan 

GMD : General Material Designation



Frequency: Frekuensi terbitan berkala, isian ini mengambil data dari Master File.

 Jika field ini diisi, maka data bibliografinya akan terdeteksi sebagai serial dan  muncul di modul serial control. 

ISBN/ISSN : Nomor ISBN atau ISSN



Class : Nomor klasifikasi koleksi (DDC, UDC atau lainnya). Class ini akan sangat berguna dalam proses Stock Take.

 Publisher : Nama Penerbit, diambilkan dari data yang ada pada Master File 

Publish Year : Tahun Terbit



Publication Place : Tempat Terbit



Collation : Kolasi/Deskripsi Fisik



Series Title : Judul seri (jika ada)



Call Number : Nomor Panggil Koleksi

 Topics : Topic/subyek. Data ini juga dapat diambil dari Master File 

Classification: Merupakan fitur untuk mengambil nomor kelas dari master file.



Language : Pilihan bahasa dokumen


Page 5



Abstract/Notes : Catatan penting berkaitan dengan bibliografi



Image : Gambar (biasanya sampul) yang menunjukkan identitas koleksi. Gambar ini akan muncul di OPAC File

 Attachment : Dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan koleksi (misalnya hasil scan halaman daftar isi koleksi bersangkutan), atau file multimedia dari data bibliografi yang bersangkutan. File yang dapat diupload adalah file yang berekstensi .pdf .rtf .txt .odt .odp .ods .doc .xls .ppt .avi .mpeg .mp4 .flv .mvk .wmv .jpg .jpeg .png .gif .ogg .mp3 .wma .csv. Jika yang diupload adalah file multimedia, maka nantinya senayan akan memutar secara streaming dengan program Flowplayer dan tidak dapat diunduh. Sedangkan jika file yang diupload adalah file non multimedia, maka file tersebut dapat didownload. (Contoh pemutaran file multimedia ada di bagian OPAC). File yang diupload bisa lebih dari satu file, dan dapat diset Public (dapat dilihat oleh user) atau Private (berdasar jenis keanggotaan). Berikut ketentuan pembatasan akses: o

Pembatasan akses file di senayan berbasiskan group (tipe keanggotaan). Jadi

pembatasan akses ini terintegrasi dengan jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan perorangan. o

Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "public" dan "private".

Jika dipilih akses "private" maka file sama sekali tidak bisa diakses oleh siapapun. o

Jika file dipilih akses "public" dan tidak dicek group mana saja yang bisa

mengakses, maka file bisa didownload oleh semua orang. o

Jika file dipilih akses "public" dan dicek group mana saja yang bisa mengakses,

maka file bisa didownload hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut. 



Hide in OPAC: o

Show: Data Bibliografi bisa diakses melalui OPAC.

o

Hide: Data Bibliografi tidak dapat diakses melalui OPAC

Promote in Homepage: untuk mengatur sebuah bibliografi, apakah akan ditampilkan di halaman depan atau tidak.

 Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.


Page 6

Fitur Promote to Homepage berkaitan dengan konfigurasi Show Promoted Titles at Homepage yang ada pada Modul System Configuration. Sedangkan Label harus didefinisikan di Master File dulu. Pada label, dapat diisikan URL yang sesuai dengan bibliografi.

Menu Bibliographic List Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam database Senayan. Informasi yang dimunculkan dalam menu ini adalah: Title, pengarang, ISBN/ ISSN, Copies dan Last Update. Menu ini memungkinkan kita untuk dapat mengurutkan daftar berdasar title/judul, ISSN/ISBN, copies dan juga last update. Dengan menu ini pula, bibliografi dapat dicari untuk di edit atau di hapus. Berikut langkah untuk mengedit atau menghapus bibliografi lewat menu Bibliographic List: 

Cari bibliografi yang akan diubah dengan mengetikkan judul pada Search Bibliografi, pilih field kemudian klik Search



Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik Delete Selected Data atau klik icon edit (sebelah kiri judul) untuk mengedit .



Muncul tampilan data bibliografi yang masih di disable.



Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas.



Edit bagian yang perlu, kemudian klik Save Change.

Gambar 3 Bibliographic


Page 7

Gambar 4 Edit Bibliographic

Menu Item List Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database Senayan. Informasi yang ada dalam menu ini adalah: Item Code, Title, Type, Location, Class, dan Last Update. Dengan menu ini dapat pula dilakukan proses edit dan hapus item. Berikut langkah untuk mengedit atau menghapus item: 

Cari item yang akan diubah/hapus dengan mengetikkan judul atau item code pada kolom Search, kemudian klik Search



Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik Delete Selected Data atau klik icon edit (sebelah kiri judul) untuk mengedit .



Muncul tampilan data item yang masih di disable. Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas.



Edit bagian yang perlu, kemudian klik Save Change.


Page 8

Gambar 5 Items

Gambar 6 Edit Items

Menu Checkout Items Menu ini memberikan informasi tentang item yang sedang dipinjam. Dalam menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan pendekatan item dan judul bibliografi. Informasi yang ada dalam menu ini adalah Item Code, Member ID peminjam,Title, Loan Date (tanggal pinjam), Due Date (tanggal kembali).


Page 9

Gambar 7 Checkout Items

Menu Labels Printing Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data bibliografi yang sudah dimasukkan dalam SLiMS. Berikut urutan mencetak label menggunakan menu Labels Printing: 

Klik Labels Printing, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 8 Label Printing



Pilih bibliografi yang akan dicetak labelnya. Gunakan tombol Shift+klik kotak chek box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50


Page 10

data. Dalam menu label print ini, sudah dimungkinkan untuk mencetak label lebih dari satu, tergantung pada berapa jumlah eksemplar koleksi. 

Klik Add to Print Queue untuk memasukkan pilihan ke dalam antrian cetak.



Klik Print Selected Data untuk mulai mencetak, maka akan muncul pop-up yang meminta kita untuk mencetak label kedalam printer.

Menu Item Barcode Printing Menu ini sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang sudah dimasukkan dalam SLiMS. Berikut urutan mencetak barcode menggunakan menu Item Barcodes Printing: 

Klik Item Barcode Printing, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 9 Item Barcodes Printing



Pilih item yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data.


Page 11



Klik Add to Print Queue untuk memasukkan ke antrian cetak.



Klik Print Selected Data untuk mulai mencetak. maka akan muncul pop-up yang meminta kita untuk mencetak

Catalog Print Fitur ini dapat digunakan untuk mencetak kartu katalog. Cara mencetak hampir sama dengan cara mencetak barcode atau label buku. Hasil dari pencetakan adalah sebagaimana berikut:

Gambar 10 Catalog Printing


Page 12

Menu Import Data Menu import data ini digunakan untuk mengambil data bibliografi dari luar SLiMS dalam format csv (atau dari database Senayan yang sudah di eksport dalam bentuk .csv), kemudian dimasukkan dalam program aplikasi Senayan.Untuk petunjuk import data, secara lebih detail silakan baca pada manual konversi data dari Athenaeum ke Senayan dan dari SIPISIS ke Senayan. Manual konversi ini dapat anda perolehdihttp://slims.web.id/download/docs/tutorial-athen2senayan.pdfdan http://slims.web.id/download/docs/tutorial-isis2senayan.pdf

Menu Export Data Menu export data ini digunakan untuk mengambil data bibliografi dalam aplikasi Senayan, untuk kemudian dapat di masukkan dalam aplikasi senayan lainnya. Proses ini dapat dipahami sebagai pertukaran data. Proses eksport akan menghasilkan file .csv, sedangkan proses import membutuhkan file dengan format .cvs. Format .csv tersebut adalah berurutan sebagai berikut: Title, GMD, Edisi, ISBN, Publisher, Thn Terbit, Deskripsi Fisik, Judul Seri, Call Number, Bahasa, Tempat Terbit, Klasifikasi, Catatan, nama file Image, nama file File attachment, pengarang, subyek, barcode. Contohnya adalah sebagai berikut:

"Linux In a Nutshell","Printed Book","Fifth Edition","9780596009304","OReilly", "2005","xiv, 925 p. : ill. ; 23

cm.","In

a

Nutshell","005.4/32-22

22","","linux_in_a_nutshell.jpg","","<Siever,

Elll","English","Sebastopol,

Ellen>
Robert>
CA","005.4/32 Arnold>
Stephen><Weber,Aaron>","",""

Dalam proses Eksport terdapat form pilihan:


Page 13

Gambar 11 Export Tool

Keterangan: 

Field Separator : untuk mendefinisikan pemisah antar field



Field Enclosed with : mendifinisikan karakter pembuka/penutup



Field Record Separator : Pemisah antar Record



Number of Record to Export: Jumlah Record yang di Eksport



Start From Record: Record pertama Proses Export dimulai


Page 14

Gambar 12 Import Tool

Keterangan: 

File To Import : File yang akan di import, berekstensi .csv dan sesuai dengan format .csv yang digunakan senayan (lihat contoh diatas)



Field Separator: Pemisah antar field yang digunakan



Field Enclosed with: Karakter pembuka/penutup field



Number of Record to Import: Jumlah Record yang akan diimport



Start from record: Record pertama Proses Import dimulai

Item Eksport Format hasil eksport data item pada SLiMS adalah sebagai berikut: "B00001","","Reference","INV/B00001","0000-00-00","","","MyLibrary","0000-0000","","","1","","500000","Rupiah","0000-00-00","2008-12-26 22:11:10","2008-12-26 22:14:13","Ajax : creating Web pages with asynchronous JavaScript and XML"

Format diatas dapat dijadikan acuan jika ingin memasukkan data .csv ke SLiMS. Caranya adalah dengan menyesuaikan format .csvnya.


Page 15

Item Import Item import digunakan untuk memasukkan data item ke database SLiMS. Jika kegiatan ini dilakukan dari database SLiMS yang satu ke SLiMS yang lain, maka item import dilakukan setelah bibliography import. Artinya item akan menyesuaikan data bibliografi yang telah diimport lebih dahulu.

Biblio Custom Field Fitur ini digunakan untuk menambahkan Field baru pada Bibliografi, dimana field ini dibutuhkan oleh perpustakaan yang menggunakan Senayan namun belum tersedia dalam field standard SLiMS. Untuk menambahkan field baru dilakukan langkah sebagai berikut: 

Buka file custom_fields.inc.php yang terletak pada folder admin/modul/bibliography



Dalam file ini tersedia lima (5) Custom Field yang dapat digunakan, jika hanya ingin menambah satu saja, maka 2-5 dapat dihapus.



Berikutnya anda harus merubah sesuai dengan kebutuhan field perpustakaan anda, misalnya kita mau menambahkan nama penginput data, maka (misalnya): 'dbfield' => 'librarian', // name of field in 'biblio' table in database, make sure you 'label' => __('Librarian'), // label of field in form 'type' => 'text', // type of field 'default' => _, // default value of field 'max' => '50', // maximum character to enter in 'text' field type 'data' => false, // an array of data for 'dropdown', 'checklist' or 'choice' 'indexed' => true, // NOT APPLICABLE YET, FOR FUTURE RELEASE USE 'width' => 50), // width of field in form for 'text' field type, maximum is 100



Langkah berikutnya adalah membuat field librarian pada tabel biblio_custom.



Tabel biblio custom sudah ada jika kita menginstall minimal Senayan3-stable14 (Seulanga), atau akan terbuat jika dilakukan upgrade SLiMS ke senayan3-stable14



Hasil dari penambahan field tersebut ada pada tampilan Add New Bibliography

Membership Your library is your portrait. - Holbrook Jackson Modul Membership digunakan untuk mengelola data anggota. Menu-menu ini terdapat beberapa menu, yaitu:


Page 16

Menu View Member List Digunakan untuk melihat anggota yang telah terdaftar dalam sistem. Informasi yang ditampilkan adalah Member ID, Member Name, Membership Type, Email, Last update. Pada daftar ini dilengkapi pula dengan fasilitas DELETE dan EDIT.

Gambar 13 Membership

Jika ada anggota yang keanggotaanya telah habis, maka kita dapat memperpanjang dengan mengklik menu EDIT. Perpanjangan masa keanggotaan dapat dilakukan secara otomatis atau manual. Otomatis, dapat kita lakukan dengan checkbox EXTEND maka keanggotaan akan diperpanjang selama waktu yang ditentukan, terhitung dari tanggal perpanjangan. Sedangkan secara manual, dapat dilakukan dengan editing Expiry Date.


Page 17

Gambar 14 Edit Membership

Selain itu perpanjangan juga dapat dilakukan secara massal. Caranya adalah dengan klik View Expired Member, Checkbox member yang akan di perpanjang, kemudian klik Extend Selected Member(s).

Add New member Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem Senayan. Data anggota yang dimasukkan adalah: Member ID (ID Anggota -barcode/RFID-), Member Name (Nama Lengkap Anggota), Register Date (tanggal mendatar), Expiry Date (tanggal kadaluarsa), Institution (nama institusi, nama kantor atau nama organisasi), Membership Type (Tipe Keanggotaan), Gender (Jenis Kelamin), E-mail, Address (Alamat rumah atau kantor), Postal Code (Kode Pos), Phone Number (Nomor Telepon), Fax Number (Nomor Fax), Personal ID Number (Nomor ID Personal seperti no. KTP), Notes (Catatan singkat), dan Upload Photo (File foto anggota). Dalam Expiry date terdapat Auto Set, maksud dari fasilitas ini, jika auto set di check maka tanggal expired anggota akan dihitung berdasar Membership Type. Namun jika di uncheck, maka Expiry date dapat ditentukan secara manual, dengan memilih tanggal Expirednya. Pada form ini pula, disediakan fitur Pending Membership. Jika Pending Membership ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.


Page 18

Gambar 15 Add New Member

SLiMS mempunyai fitur baru terkait membership. Fitur baru tersebut adalah fitur untuk mengambil foto anggota dan langsung disimpan dalam aplikasi SLiMS. Fitur tersebut dapat anda temukan ketika mengedit membership atau mengisikan data member baru.

Menu Member Type Merupakan definisi jenis keanggotaan. Di dalam jenis keanggotaan ini di tetapkan Loan Limit (batas eksemplar peminjaman), Loan Periode (lama pinjam), Reserve (pemesanan),Reserve Limit (batas eksemplar pemesanan), Membership Periode (lama keanggotaan),Reborrow Limit (batas perpanjangan), Fine Each Day (denda perhari), dan Overdue Grace Periode (Toleransi keterlambatan -dalam hari-).

Gambar 16 Member Type

Menu Import Data Menu ini digunakan untuk mengambil data member dari luar aplikasi Senayan untuk dimasukkan ke dalam aplikasi Senayan. Format data yang di import adalah .csv.


Page 19

Gambar 17 Import data

Menu Export Data Menu ini digunakan untuk mengambil data member didalam aplikasi senayan, dan hasilnya adakah data dalam bentuk .csv Contoh record data csv dari member ini adalah:

"M001","Hendro Wicaksono","0","Mahasiswa","[email protected]", "Jakarta","99999","Perpustakaan DIKNAS","","member_M001.jpeg","KTP No. 123","99999","99999","2008-12-25","2008-12-25","2009-12-25", "Anggota Teladan tahun 2006"


Page 20

Gambar 18 Export Data

Member Card Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota. Cara mencetaknya sama dengan cara mencetak label atau barcode. Informasi yang ada dalam kartu anggota ini adalah: ID, Nama, Member Type, Barcode, Foto (Jika ada) dan Identitas perpustakaan.

Member Custom Field Serupa dengan Biblio Custom, pada fitur ini pengguna senayan dapat menambahkan informasi (field) baru yang harus diisikan dalam informasi keanggotaan. Untuk menambahkan field baru, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut: 

Buka file member_custom_fields.inc.php yang terletak di folder /admin/modul/ membership



Dalam file ini terdapat 5 custom field yang dapat digunakan. Custom field ini dapat dihapus atau dikurangi. Misalnya akan di tambah 1 field baru untuk informasi status pernikahan. Maka custon 2-5 dihapus terlebih dahulu.



Pada Custom Field 1 diisi sebagai berikut:


Page 21

'dbfield' => 'status', // name of field in 'biblio' table in database, make sure 'label' => ('Status Pernikahan'), // label of field in form 'type' => 'text', // type of field 'default' => _, // default value of field 'max' => '50', // maximum character to enter in 'text' field type 'data' => false, // an array of data for 'dropdown', 'checklist' or 'choice' 'indexed' => true, // NOT APPLICABLE YET, FOR FUTURE RELEASE USE 'width' => 50), // width of field in form for 'text' field type, maximum is 100 

Berikutnya adalah menambahkan field/kolom status pada tabel member.



Hasil dari modifikasi ini dapat dilihat pada add new member

Circulation What in the world would we do without our libraries? –Katherine Hepburn Modul ini dipakai untuk proses sirkulasi. Beberapa menu yang ada di dalamnya adalah:

Menu Start Transaction Untuk melakukan transaksi melalui Member ID (ID anggota). Setelah Member ID dimasukkan,maka akan muncul informasi anggota, yaitu: Member Name (nama anggota),Member E-Mail (email anggota), Register Date (tanggal mendaftar), Member ID (ID anggota), Member Type (jenis keanggotaan), Expire Date (tanggal akhir keanggotaan) dan foto anggota. Dibawahnya terdapat tab Loans (untuk melakukan transaksi peminjaman), Current Loans (daftar peminjaman terkini), Reserve (untuk kebutuhan pemesanan literatur), Fines (denda), Loan History (sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota). Dalam Current Loans juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return) dan memperpanjang (Extend) peminjaman.

Gambar 19 Start transaction


Page 22

Catatan: Setelah selesai melakukan proses peminjaman (Loans) dan Pemesanan (Reserve) jangan lupa untuk klik Finish Transaction. Tanpa menekan tombol Finish Transaction, maka semua proses transaksi tidak akan tercatat ke dalam sistem.

Menu Quick Return Untuk melakukan pengembalian dengan menggunakan Item Id.

Menu Loan Rules Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan pada Member Type, Collection Type, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini adalah Batas Jumlah Peminjaman (Loan Limit), Periode Peminjaman (Loan Period), Batas Perpanjangan (Reborrow Limit), Denda per Hari (Fine Each Day) dan Toleransi Keterlambatan (Overdue Grace Periode)

Gambar 20 Loan Rules

ContohPendefinisian Loan Rules: 1. diperpustakaan anda ada 3 tipe koleksi: Buku, AudioVisual (AV), Skripsi. 2. Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan anda adalah: Mahasiswa dengan jatah pinjam total 2 koleksi, yaitu: 1 untuk tipe koleksi Buku dan 1 lagi untuk tipe koleksi AV. 3. Untuk itu tentu anda harus membuat tipe membership "Mahasiswa" dengan total peminjaman dua koleksi. 4. Kemudian di loan rulesnya yang harus didefinisikan: 

jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Buku" adalah 1.


Page 23



jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "AV" adalah 1.



jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Skripsi" adalah 0.



Semuanya harus didefinisikan, jika tidak maka bisa jadi terlewati.

Menu Loan History Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari Member ID, Member Name, Item Code, Title, Loan date, Due date. Dalam menu ini pula disediakan fasilitas untuk mencetak daftar history peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data history. Pencarian data history ini dilakukan berdasarkan Member ID/Member Name, Documen Title, Item Code, Loan Date From dan Loan Date Until. Fasilitas ini dapat di tampilkan dengan mengklik Show More Filter Options.

Gambar 21 Loan History

Menu Overdued List Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status terlambat.Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah Member ID,Member Name, Title, lama keterlambatan, Loan Date, Due Date. Dengan Menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori Member ID/Member Name, Loan Date From, Loan Date Until.


Page 24

Gambar 22 Overdued List

Menu Reserve Menu ini digunakan untuk melihat daftar koleksi yang sedang di pesan oleh anggota.informasi yang ada dalam menu ini adalah: Item Code, Title, Member, Reserve Date

Stoke Take I have always imagined that Paradise will be a kind of library. –Jorge Luis Borges Modul Stock Take merupakan fasilitas yang ada di SLiMS untuk membantu para pustakawan melakukan kegiatan stock opname. Ketika proses stock opname dimulai,semua koleksi kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan) akan dianggap hilang,lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek pada proses stock take. Menu-menu yang terdapat pada modul ini adalah:

Menu Stock Take History Berisi laporan stock opname yang telah dilakukan. Informasi dalam menu ini adalah: Stock Take Name, Start Date, end Date, Report. Report berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Stock take yang pernah dilakukan.


Page 25

Gambar 23 Stock Take History

Menu Initialize Menu Initialize digunakan untuk memulai stock opname. Pada menu ini, terdapat sub-sub menu: 

Stock Take Name Adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan. Sesuaikan namanya dengan keinginan Anda. Sub menu ini HARUS diisi.



GMD (Lihat panduan modul Master File –> GMD (di bawah Authority Files)).



Collection Type (Lihat panduan modul Master File –> Collection Type (di bawah Lookup Files)).



Location (Lihat panduan modul Master File –> Location (di bawah Authority Files)).



Site/Placement Mengacu ke informasi item pada modul Bibliography.



Classification Mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk penulisan class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin melakukan stock opname dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup masukkan 1* to 3*. Apabila kisaran class yang kita lakukan stock opname hanya pada class 100, masukkan 1*.



Setalah proses Initialize dilakukan, maka menu current stoke take dan stock take report akan berfungsi sebagai menu untuk melakukan kegiatan stock take ditambah dengan adanya menu menu tambahan yang akan digunakan untuk melakukan kegiatan stock take, yaitu menu Finish Stock Take, Current Lost Items, Stock Take Log, Resyncronize.


Page 26

Gambar 24 Initialize

Reporting Librarians are subversive. You think they’re just sitting there at the desk, all quiet and everything. They’re like plotting the revolution. –Michael Moore Reporting Modul ini berisi informasi laporan kegiatan perpustakaan. Informasi tersebut dapat diakses dengan menekan menu yang terdapat pada navigasi sebelah kiri. Menu tersebut:

Collection Statistic Berisi informasi total judul koleksi, total item, total item yang sedang dipinjam, total item yang berada di perpustakaan (tidak dipinjam), total judul berdasar GMD, total items berdasar tipe koleksi dan 10 (sepuluh) koleksi paling populer (paling banyak dipinjam).


Page 27

Gambar 25 Collection Statistic

Loan Report Berisi informasi seputar peminjaman. Terdiri dari: total peminjaman, peminjaman berdasar MD, peminjaman berdasar tipe koleksi, total transaksi peminjaman, ratarata transaksi per hari, anggota yang sedang mempunyai pinjaman, anggota yang tidak mempunyai pinjaman, dan total peminjaman yang terlambat


Page 28

Gambar 26 Loan Report

Membership Report Berisi informasi keanggotaan, yaitu: total anggota yang terdaftar, total anggota aktif,total anggota berdasar tipe anggota, total anggota yang tidak aktif dan daftar 10 (sepuluh) anggota teraktif.


Page 29

Gambar 27 Membership Report

Laporan yang ada dalam tiga menu tersebut dapat diperoleh dalam format .html dan dapat dicetak dengan klik tombol Download Report ketiga jenis laporan ini dilengkapi dengan fitur cetak grafik berjenis Pie. Untuk mendapatkan Grafik ini cukup dengan klik Show in Chart/Plot yang muncul pada ketiga jenis laporan ini (Collection Statistic, Loan Report dan Membership Report).


Page 30

Gambar 28 Pie membership

Customs Recapitulations Menu ini menampilkan hasil rekapitulasi koleksi berdasar Classification, GMD, Collection Type atau Language. Pilihan ini dapat kita tentukan dengan memilih filter rekapitulasi yang tersedia. Senayan juga telah mendukung rekap untuk klasifikasi yang bukan didasarkan pada angka desimal. Misalnya REF untuk Collection Type


Page 31

Gambar 29 Custom Recapitulations

Custom Recapitulation menyediakan fasilitas Print Current Page untuk mencetak laporan, serta “Export to spreadsheet format” untuk mendapatkan laporan dalam bentuk spreadsheet.

Titles List Berisi laporan/daftar judul yang dimikili oleh perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak, serta memfilter koleksi yang diinginkan.Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan Title/ISBN, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya. Caranya dengan klik ShowMoreFilterOptions.Fasilitas filter yang ada adalah: Title/ISBN, Author, Classification, GMD, Langage dan Location, serta dapat ditentukan jumlah tampilan tiap halaman.

Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Export to spreadsheet format”.

Items title List Berisi laporan/daftar item yang dimikili oleh perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan Title/ISBN,

atau

dengan

menampilkan

fasilitas

filter

lainnya.

Caranya

dengan

klik

ShowMoreFilterOptions. Fasilitas filter yang tersedia adalah: Title/ISBN, Item Code, Classification,


Page 32

Collection Type, Item Status, Location. Fasilitas filter ini dapat di sembunyikan dengan klik HideFilterOption

Gambar 30 Items Title List

Item Usage Merupakan laporan yang menginformasikan item, title dan berapakali item tersebut dipinjam pada setiap bulannya. Item usage ini dapat pula difilter dengan Title/ISBN,Item code atau Year.

Gambar 31 Item Usage


Page 33

Loan by Classification Merupakan laporan peminjaman berdasar Klasifikasi. Selain kelas 0-9, pada laporan ini juga dimungkinkan pelaporan berdasarkan kelas 2X dan Non Decimal Class. Loan by Class ini dapat difilter dengan Class, Colection Type dan Year.

Gambar 32 Loans by Classification


Member List Berisi laporan/daftar anggota perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Selain itu, terdapat pula fasilitas filter, yaitu: berdasar Membership Type, Member ID/Member Name, Gender, Address, Register Date From,Register Date Until.


Page 34

Gambar 33 Member List


Loan List by Member Merupakan laporan yang berisi daftar koleksi yang masih di pinjam Anggota

Gambar 34 loan List by Member


Page 35

Loan History Berisi laporan/daftar sejarah peminjaman perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan Member ID/Member Name, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya. Caranya dengan klik ShowMoreFilterOptions

Gambar 35 Loan History


Overdued List Berisi laporan/daftar keterlambatan pengembalian anggota perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak.

Gambar 36 Overdued List


Page 36

Staff Activity Menu ini memperlihatkan aktifitas Staff perpustakaan yang mempunyai account diaplikasi Senayan. Informasi yang ditampilkan adalah Username, Login Name, Bibliografy data entry, Item data Entry, Member data entry, dan Circulation. Jadi dengan menu ini akan terlihat staff melakukan apa dan berapa kali. Untuk memperakurat informasi, disediakan pula filter yang memungkinkan kita melihat aktifitas dari tanggal awal sampai akhir (seperti yang ditentukan).

Visitor Statistic Merupakan laporan yang berisi statistik pengunjung perpustakaan –yang melakukan pendataan pada saat masuk perpustakaan melalui fasilitas absensi–. Laporan ini berisi Member Type, dan jumlah kunjungan pada tiap bulan pada tahun yang ditentukan.Penentuan laporan berdasar tahun ini dapat dilakukan melalui Filter.

Gambar 37 Visitor Statistic

Visitor Statictic by day Merupakan laporan jumlah pengunjung berdasarkan hari.

Gambar 38 Visitor Statistic by day


Page 37

Visitor List Laporan ini berisi daftar nama anggota atau non anggota perpustakaan yang berkunjung ke perpustakaan. Informasi pada laporan ini berisi Member ID, Member Name,Member Type, Institution dan Visit date.

Gambar 39 Visitor List

Fines Report Merupakan laporan jumlah denda anggota perpustakaan berdasar hari.

Gambar 40 Fines report

Due date Warning Fitur ini berisi informasi peminjam koleksi perpustakaan yang dalam 3 hari ini akan tepat pada batas peminjaman


Page 38

Gambar 41 Due Data Warning

Serial Control “Open Source is about respecting others people creation, sharing knowledge and trying not to use piracy program” (Arie Nugraha) Serial Control mulai ada sejak Senayan3-Stable10. Fitur ini digunakan untuk mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan. Modul Serial Control sudah mendukung perpustakaan untuk mengelola lebih dari satu kopi langganan (dari lebih dari satu vendor) untuk setiap judul majalah. Fungsi Serial Control dapat diakses lewat menu administrasi dengan mengklik Serial Control. Modul Serial Control baru berjalan jika data ada bibliografi untuk judul majalah yang dilanggan. Informasi yang membedakan antara data bibliografi majalah dengan jenis dokumen lainnya adalah frekuensi/kala terbit serial. Jika tidak ada data dalam table bibliografi yang memiliki data kala terbit maka fungsi ini tidak akan pernah berfungsi. Tampilan awal modul ketika diaktifkan akan menunjukkan daftar majalah yang dimiliki perpustakaan meliputi judul dan kala terbitnya. Perbaikan data bibliografi serial bisa dilakukan untuk mengklik judul serial. Jendela data bibliografi akan ditampilkan untuk memberi kesempatan perbaikan. Untuk menampilkan daftar item yang dilanggan gunakan icon folder disebelah kanan atas daftar. Penggunaan kardex harus dimulai dengan melakukan inisasi terlebih dahulu.Inisialisasi data kedatangan majalah yang dilanggan dimaksudkan untuk mengidentifikasi awal jumlah item yang diharapkan akan diterima, perkiraan waktu dating item/edisi. Klik ikon di pojok kanan atas daftar untuk memulai inisialisasi kardex.


Page 39

Gambar 42 Serial Control



Subscription Start: isi dengan tanggal awal/item berlangganan yang akan diterima/tiba di perpustakaan.



otal Exemplar Expected: isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan



diterima perpustakaan dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan setahun dengan kala terbit bulanan maka isi dengan 12.



Period Name: berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk memberikan pembedaan antara periode. Juga bisa diberikan nama untuk membedakan langganan kopi kesatu, kedua, dst.



Subscription Notes: catatan penting tetang langganan yang berjalan. GMD: jika diperlukan, ganti GMD dengan yang sesuai dari item yang dilanggan



Click ’Save’ untuk menyimpan data inisialisasi.

Jika proses penyimpanan data kardex berhasil, jendela berikut akan ditampilkan. Klik ’OK’ untuk kembali menampilkan daftar berlangganan untuk judul bersangkutan.


Page 40

System The library is an arena of possibility, opening both a window into the soul and a door onto the world. –Rita Dove Modul Systems ini terdiri dari:

Menu System Configuration Form di sini dapat anda gunakan untuk melakukan pengubahan preferensi global aplikasi Senayan, seperti Library Name, Public Template (tampilan OPAC), Default Application Language, Admin Template (tampilan Admin), Number of Collections to Show in OPAC Result List (jumlah koleksi yang akan ditampilkan pada setiap halaman di OPAC), Show Promoted Titles at Homepage (menampilkan Judul dalam halaman awal), Disable/Enable Quick Return (untuk memperbolehkan pengembalian koleksi dengan metode cepat), Loan Limit Overrride (Pengabaian Batas Pinjam), Disable/Enable detail XML di OPAC, Disable/Enable hasil XML di OPAC, seting Allow (mengijinkan) atau Forbid (melarang) pengunjung/pengguna untuk mengunduh file attachment di OPAC, Session Login Timeout, serta Barcode Encoding. Dalam menu ini pula, kita dapat melihat versi senayan yang kita gunakan.


Page 41

Gambar 43 System Configuration

Fitur Show Promoted Titles at Homepage pada Modul System ini, jika di chek box,maka tampilan depan OPAC akan kosong, kecuali jika ada data bibliografi yang diset untuk di tampilkan pada halaman depan. Lihat menu add new bibliografi pada modul bibliografi. Pada slims ini terdapat fitur untuk menentukan tanggal pinjam dan kembali secara manual. Fitur ini dapat diaktifkan melalui Modul System Configuration, bagian Loan and Due Date Manual Change. (Penggunaan fitur ini lihat pada bagian Modul Circulation)

Menu Content Menu ini digunakan untuk mengubah tampilan content aplikasi senayan. Secara default,tampilan yang sudah ada dan dapat dimodifikasi dalam menu ini adalah: Homepage info, terletak di bagian depan OPAC -ketika di klik home-. Welcome to admin page, tampilan awal ketika masuk ke menu admin (Senayan Managemen Console). Help on usage, pada OPAC. Library Information, juga ada pada OPAC.


Page 42

Gambar 44 Content

Menu Biblio Indexes Menu ini digunakan untuk melakukan index pada database bibliografi yang ada dalam SLiMS. Dengan adanya proses index ini maka performa pencarian dalam SLiMS dapat meningkat.

Gambar 45 Biblio Indexes

Terdapat tiga fungsi pada menu ini: 

Emptying Index untuk mengosongkan hasil index yang sudah ada



Re-Create Index, untuk membuat ulang index kesemua data bibliografi dalam database



Update index, untuk melakukan index pada data bibliografi yang belum terindex.

Menu Modules Didalamnya terdiri dari Module List (melihat daftar module), search (mencari module),Edit dan Delete Modul serta Add New Module (menambah module). Untuk menambah module, folder modul yang sudah ada diletakkan dalam folder admin/modules/. Kemudian klik Add New Modules, isikan informasi


Page 43

modul baru, yaitu: Module Name (nama modul), Module Path (path/letak modul), Module Description (deskripsi singkat modul), kemudian klik Save.


Page 44

Menu System User Merupakan fasilitas untuk menentukan user yang dapat mengakses sistem sesuai dengan haknya masing-masing. User ini nantinya dapat melakukan Login sesuai dengan username dan password-nya masing-masing. Dalam menu ini terdapat beberapa fasilitas: Add New User (menambah user), Users List (melihat daftar user), Search (mencari user), Edit dan delete user. Untuk menambah user baru, klik Add New User, kemudian isikan Login Username, Real Name, Groups, Password.

Gambar 46 System Users

Gambar 47 System Users


Page 45

Menu User Groups Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan Groups dari User. Dalam User Groups ini anda bisa membuat pengelompokan User-user system anda serta memberikan hak baca (Read) atau Tulis (Write) pada modul-modul Senayan. Setiap User pada Senayan bisa bergabung ke lebih dari satu grup.

Gambar 48 User Group

Menu Holiday Setting Merupakan fasilitas untuk menentukan hari-hari libur dimana perpustakaan tidak membuka pelayanan. Pendefinisian hari libur ini akan perpengaruh pada perhitungan hari kerja/buka aktif perpustakaan dan perhitungan denda. Ada dua jenis hari libur yang dapat didefinisikan dalam menu ini, hari libur rutin (senin s.d minggu) dan hari libur khusus (didefinisikan dengan tanggal, bulan dan tahun).

Gambar 49 Holiday setting


Page 46

Gambar 50 Spesial Holiday

Untuk Set Holiday, pustakawan tinggal memilih hari yang merupakan hari libur rutin. Sedangkan untuk Add Special Holiday, pustakawan dapat menentukan tanggal,bulan, tahun serta keterangan hari libur. Selain itu, special holiday juga dapat diseting dengan kisaran waktu libur (tanggal mulai sampai tanggal selesai libur).

Menu Barcode Generator Merupakan fasilitas untuk membuat barcode (kode batang).

Gambar 51 Barcode Generator


Page 47

Gambar 52 Hasil barcode Generator

Masukkan kode-kode yang akan dibuat menjadi barcode pada kolom-kolom yang ada dilayar. Tentukan ukuran barcode (Small, Medium, atau Big), kemudian klik tombol Generate Barcode. Maka barcode dapat dilihat dalam bentuk .html dan dapat dicetak dalam printer. Default encoding barcode yang digunakan adalah 128B. Anda dapat merubah encoding barcode ini pada file konfigurasi global Senayan, sysconfig.inc.php. Temukan baris yang tertulis:

$sysconf['barcode_encoding'] = '128B'; Ubah nilai 128B menjadi tipe encoding yang anda inginkan. Pastikan direktori images bisa ditulis oleh web server anda. Catatan: Karakter yang dapat diproses dalam Barcode Generator hanyalah kumpulan angka dan huruf.

Menu System Logs Merupakan menu untuk melihat rekaman proses yang dilakukan oleh Senayan. Rekaman yang muncul adalah Time (waktu), Location (lokasi -nama modul-), dan Message (keterangan). Message yang muncul dalam System Logs ini meliputi Siapa (User/Administrator),melakukan apa dan dari mana. Ketika aplikasi Senayan ini sudah lama digunakan, maka secara otomatis log proses kerja Senayan juga akan bertambah banyak. Oleh karena itu, dalam menu System log ini, diberikan fasilitas SAVE LOGS TO FILES. Proses ini akan menyimpan log yang ada, dan kemudian kita bersihkan layar dengan klik CLEAR LOGS.

Menu Backup Database Merupakan fasilitas untuk membuat cadangan (backup) database Senayan.


Page 48

Gambar 53 Backup database

Master File Topic When I got my library card, that’s when my life began. –Rita Mae Brown Dalam modul Master File kita dapat memasukkan data yang dapat digunakan sebagai master dalam entry data bibliografi. Data-data yang dapat kita definisikan dalam modul Master File ini adalah: 

GMD General Material Designation – Bentuk fisik koleksi atau media fisik tempat penyimpanan informasi.



Publisher* diisikan nama penerbit



Supplier merupakan data suplier yang menjadi rekanan perpustakaan dalam mendapatkan koleksi.



Statement of Responsibility: pernyataan tanggungjawab



Author* Diisikan dengan nama pengarang dan jenis pengarang (pribadi atau kelompok)



Subject* Diisikan dengan topik/subyek, kode klasifikasi, tipe subjek, authority files dari data koleksi yang kita masukkan.



Location Diisikan kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi



Place* Diisi dengan tempat terbit



Item Status Diisikan dengan status item (Repair,On Loan, Reserved). Pada Item



Status ini diisikan Item Status Code, Item Status Name serta Rules. Ada dua pilihan



dalam Rules: No Loan Transaction (item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital) dan Skipped by Stock Take (tidak di proses dalam Stock Take)



Collection Type Diisikan dengan tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan, misal: Textbook, Reference



Doc. Language Diisikan dengan bahasa yang digunakan oleh dokumen. Misal: Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Bahasa Perancis, Bahasa Jawa dll.


Page 49



Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan mempunyai tiga label:



New Title, Favorite Title dan Multimedia.



Frequency: Diisi dengan kala/frekwensi terbit terbitan berseri. *) Publisher, Author dan Subject selain dapat diisikan lewat Master File juga dapat diisikan saat mengisi data bibliografi.

Opac (Online Public Access Catalog) The library is not only a diary of the human race, but marks an act of faith in the continuity of humanity. –Vartan Gregorian OPAC ( Online Public Access Catalog ), merupakan sarana penelusuran yang diperuntukkan bagi user. OPAC dalam Senayan ini terdiri dari Simple Search (pencarian sederhana), Advanced Search (pencarian canggih), navigasi Library Information (informasi tentang perpustakaan), navigasi Help on Search dan Librarian Login. Pada Simple Search, pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan kata kunci (judul, pengarang, subyek...) pada kolom yang tersedia. Sedangkan pada Advanced Search terdapat tiga kolom pencarian yaitu: khusus Title, khusus Author, ISBN/ISSN dan khusus Subject.Untuk memperoleh ketepatan pencarian disediakan pula pilihan Location, Collection Type dan GMD. Informasi pada Library Information dapat disesuaikan dengan perpustakaan/institusi terkait dengan mengedit file libnfo.inc.php yang terletak pada folder lib. Sementara untuk mengubah Help on Search, dilakukan dengan mengedit file help.inc.php yang terletak pada folder lib. Tampilan awal hasil pencarian bibliografi di dalam OPAC memuat gambar/image, judul, Pengarang. Selain itu ditambah dengan tombol Detail (untuk melihat detail data bibliografi) dan XML (untuk mendapatkan format XML). Tampilan Detail, memuat informasi Title (judul), Edition, Call Number, ISSN/ISBN, Author (pengarang), Topics, Classification, Series, Title, GMD, Language (bahasa), Publisher (penerbit), Publish Year (tahun terbit), Publish Place (tempat terbit), Collation, Abstrac/Notes, Location, Image (gambar) dan File Attachment yang dapat diunduh, Availability (ketersediaan: berisi informasi total item, item tersedia dan item terpinjam), Topics dan Author memiliki fasilitas keterkaitan antar dokumen. Jadi ketika kita klik Topics atau author dalam Detail OPAC maka akan muncul dokumen dengan topik atau pengarang yang sama. Dalam OPAC ini pula, di berikan fasilitas untuk mengubah bahasa pengantar. OPAC Senayan telah mempunyai 5 bahasa pengantar; yaitu Arab, Indonesia, Inggris, Jerman dan Spanyol.


Page 50

Gambar 54 Tampilan OPAC

Tampilan PDF Streaming Senayan telah mendukung tampilan dokumen lampiran dalam bentuk streaming. Untuk menampilkan dibutuhkan Flash Player pada browser yang digunakan.

Gambar 55 Tampilan PDF Streaming


Page 51

Member Area Senayan mempunyai fitur Member Area dan pada fitur ini anggota dapat melakukan login dengan menggunakan ID anggota dan password yang sebelumnya sudah ditentukan oleh pustakawan sewaktu input data anggota serta diperluas dengan fasilitas mengunduh daftar pinjaman, mengunduh daftar riwayat peminjaman, serta pemesanan via Email.

Gambar 56 login Member


Page 52

Gambar 57 Informasi Pribadi member

Gambar 58 Informasi Pinjaman Member


Page 53

Gambar 59 Ubah password

Selain daftar riwayat peminjaman dan fasiltitas unduh, ada fitur Kerangjang Judul.Keranjang ini dapat diisi judul-judul yang menurut member menarik dan akan di pesan. Cara pengisiannya adalah, dengan menuju ke halaman OPAC, muncul tampilan berikut:

Gambar 60 Tampilan OPAC


Page 54

Tampilan di atas, muncul jika anda melakukan login sebagai member. Untuk mengisi silakan contreng kotak di tiap akhir judul, lalu klik “Put markd selection into basket”. Hasilnya adalah sebagai berikut.

Gambar 61 Keranjang Pemesanan

Untuk mengirim pesanan ke Pustakawan, silakan klik “Reserve title(s) on basket”.

Modul

Presensi

(Penghitungan

Pengunjung

Perpustakaan) Modul ini dapat dipanggil melalui (sesuaikan dengan alamat SLiMS anda): http://localhost/senayan3stable14/?p=visitor Tampilan modul ini adalah sebagai berikut:


Page 55

Gambar 62 Visitor Counter

Pengunjung perpustakaan dibedakan menjadi 3; Anggota yang sudah terdaftar dan masih aktif, anggota terdaftar dan tidak aktif (habis masa berlaku kartu anggota) dan pengunjung yang bukan anggota/tidak terdaftar. Jika sudah terdaftar, maka pengunjung cukup menuliskan Member ID pada kolom atas, kemudian tekan Enter atau klik Add. Jika anggota tidak aktif (tapi terdaftar), maka sistem akan memberitahukan bahwa masa keanggotaan anggota sudah expired. Namun jika bukan anggota terdaftar, maka harus secara manual menuliskan Nama dan Institusi (wajib). Untuk keamanan dan validitas proses absensi pengunjung, Visitor Counter ini dapat di seting hanya komputer dengan Internet Protokol tertentu saja yang dapat mengakses. Pengaturan ini terdapat dalam file visitor.inc.php yang ada dalam folder /senayan/lib/contents/visitor.inc.php. Scriptnya adalah sebagai berikut: $allowed_counter_ip = array(’127.0.0.1’);

Pada script diatas, 127.0.0.1 merupakan IP address yang diijinkan untuk mengakses visitor counter. Jika ada lebih dari satu komputer maka IP Address komputer yang bersangkutan harus diisikan didalam script diatas. Misalnya, komputer dengan IP 10.45.1.1, 10.45.1.2 dan 10.45.1.3, maka penulisannya adalah: $allowed_counter_ip = array(’10.45.1.1’, ’10.45.1.2’,’10.45.1.3’);


Page 56

Laporan kunjungan ini dapat dilihat pada modul reporting. Namun demikian akses ke IP Server akan terganggu jika broser anda menggunakan proxy. Oleh karena itu, anda dapat menghapus seting proxy menuju server SLiMS anda.

Pengaturan Ukuran barcode, label, kartu anggota dan nota peminjaman Setting

ukuran

barcode

dan

label

dapat

dilakukan

dengan

melakukan

editing

file

printed_settings.inc.php yang terletak di /senayan3-stable7/admin/admin_template/ (sesuaikan dengan versi SliMS yang anda pakai) Dalam file ini akan didapatkan baris-baris kode sebagai berikut: // label print settings /* measurement in cm */ $page_width = 50; $page_height = 30; $page_margin = 0.2; $items_per_row = 3; $items_margin = 0.05; $box_width = 8; $box_height = 3.3; $include_header_text = 1; // change to 0 if dont want to use header in each label $header_text = _; // keep empty if you want to use Library Name as a header text // item barcode print settings /* measurement in cm */ $barcode_page_width = 50; $barcode_page_height = 30; $barcode_page_margin = 0.2; $barcode_items_per_row = 3; $barcode_items_margin = 0.1; $barcode_box_width = 7; $barcode_box_height = 5;


Page 57

$barcode_include_header_text = 1; // change to 0 if dont want to use header in each barcode $barcode_cut_title = 50; // maximum characters in title to appear in each barcode. change to 0 if you dont want the title cutted $barcode_header_text = _; // keep empty if you want to use Library Name as a header text // member card print settings /* measurement in cm */ $card_page_width = 50; $card_page_height = 50; $card_page_margin = 0.2; $card_items_per_row = 2; $card_items_margin = 0.1; $card_box_width = 11; $card_box_height = 6; $card_header_text = $sysconf['library_name']; $card_photo_width = 3; $card_photo_height = 3; // barcode generator print settings $barcodegen_page_width = 29.7; $barcodegen_page_height = 21; $barcodegen_page_margin = 0.2; $barcodegen_items_margin = 0.05; $barcodegen_include_border = 0; /* Receipt Printing */ $receipt_width = '15cm'; $receipt_font = 'serif'; $receipt_color = '#000'; $receipt_margin = '5px'; $receipt_padding = '5px'; $receipt_border = '1px dashed #000'; $receipt_fontSize = '7pt';


Page 58

$receipt_header_fontSize = '8pt'; $receipt_titleLength = 100; ?> Jika anda menginginkan setingan untuk barcode, label dan kartu anggota berbeda pada tiap template, maka anda dapat mengcopi file print_settings.inc.php ke dalam tiap template admin, dan mengubahnya sesuai selera anda.

Setting Barcode Untuk mendapatkan hasil pencetakan barcode yang bagus, minimal karakter barcode adalah 6, yang bisa terdiri dari angka atau huruf. Hindari *&()%$#@!, kecuali (-). *) pada kartu anggota, panjang nama anggota akan mengakibatkan ID, Nama dan Tipe anggota menjadi turun (merusak tampilan). Untuk mengatasi hal ini, sesuaikan panjang nama anggotanya dan panjang kartu anggota

Merubah Template OPAC Untuk mendapatkan tampilan yang berbeda dari tampilan standar OPAC pengguna dapat melakukan perubahan pada template yang telah disediakan di dalam distribusi SLiMS. Berikut adalah tampilan standar SLiMS

Gambar 63 Template Standar OPAC


Page 59

Isi dari tampilan di atas dapat dilihat di dalam folder /template/default.Gambar-gambar yang berada pada template yang ditampilkan di atas, semuanya terdapat di dalam folder /template/default/media. Semua komponen gambar yang ada seperti logo, gambar latar tinggal diganti menggunakan logo dan gambar latar yang Anda inginkan. Harap diingat, bahwa penamaan file gambar latar atau logo yang baru harus sama dengan nama file gambar latar atau logo sebelumnya. Apabila Anda tidak melakukan perubahan nama untuk file logo, gambar latar dan lainnya, yang harus Anda lakukan adalah menyunting file style.css yang folder /template/default. Rubah bagian-bagian yang mengindikasikan nama-nama file logo, gambar latar dan lainnya.

Menambah jenis ekstensi

file yang dapat diunggah

pada lampiran bibliografi Ketika mengisi data bibliografi, akan ditemukan fasilitas untuk mengunggah file gambar dan file attachment (lampiran). File gambar ada bermacam-macam, demikian pula file dokumen yang akan diunggah. JIka anda mengunggah file dan gagal, salah satu kemungkinan (ingat hanya salah satu kemungkinan) adalah ekstensi dokumen/file anda tidak diijinkan diunggah. Misalnya, file berekstensi .WAV. Maka anda bisa melakukan penambahan ekstensi ini agar dapat diunggah. 

Buka file sysconfig.inc.php



Cari baris ke (sekitar) 251, maka anda akan mendapatkan kelompok isian sebagai berikut:

 $sysconf[’max_image_upload’] = 500; // allowed image file to upload  $sysconf[’allowed_images’] = array(’.jpeg’, ’.jpg’, ’.gif’, ’.png’, ’.JPEG’, ’.JPG’, ’.GIF’, ’.PNG’); // allowed file attachment to upload $sysconf[’allowed_file_att’] = array(’. pdf’, ’.rtf’, ’.txt’, ’.odt’, ’.odp’, ’.ods’, ’.doc’, ’.xls’, ’.ppt’, ’.avi’, ’.mpeg’, ’.mp4’, ’.flv’, ’.mvk’, ’.jpg’, ’.jpeg’, ’.png’, ’.gif’, ’.ogg’, ’.mp3’);


Page 60

Anda dapat menambahkan jenis file yang anda maksudkan dalam kode di atas. Ekstensi file yang tertulis di sini bersifat case sensitif, jadi .mp3 akan berbeda dengan .MP3. Jika dalam sysconfig diijinkan .jpg, dan file anda .JPG maka proses unggah tidak akan berhasil. Catatan: kegagalan proses unggah juga dipengaruhi oleh hak akses folder image dan repository. Pastikan kedua folder tersebut (jika menggunakan Linux) hak aksesnya 777.

Mensetting Email server Dalam Senayan terdapat fitur baru untuk mengirimkan email peringatan/tagihan pada peminjam yang terlambat mengembalikan. Penggunaan fitur ini membutuhkan akun Google/Gmail, karena akan menggunakan fasilitas smpt dari gmail. Seting yang dibutuhkan adalah sebagaimana gambar dibawah ini:

Gambar 64 Setting Email server

Seting diatas ada dalam file sysconfig.inc.php. Atau jika anda mau, anda bisa mengcopy setingan Mailing Setting ini ke sysconfig.local.inc.php. Bagaimana penggunaannya? Penggunaan fitur email ini ada pada menu Sirkulasi. Ketika memulai sirkulasi (ID anggota dimasukkan), jika anggota tersebut mempunyai pinjaman yang terlambat, maka tampilan yang muncul adalah sebagai berikut:


Page 61

Gambar 65 Tampilan Ovedue Member

Kirim email dengan mengklik "Send overdues notice e-mail ". Selain di menu Mulai Sirkulasi, kita juga dapat menggunakan fitur kirim email ini lewat menu "Keterlambatan", baik yang ada pada Modul Sirkulasi maupun Pelaporan. Untuk mengirimkan email, cukup klik "Send Notification E-mail" pada tiap-tiap anggota yang dikehendaki.

Gambar 66 Keterlambatan

Menambah Captcha Ada penambahan fasilitas pengamanan login pada login pustakawan dan member. Captcha ini ada dua, untuk Librarian Login dan untuk Member Login. Untuk mengaktifkan captcha tersebut, perlu diseting pada file sysconfig.inc.php.


Page 62

Gambar 67 Menambah Capcha member

Pustakawan

Member

Untuk mengaktifkan, cukup diganti false menjadi true. Maka ketika login akan menemukan tampilan sebagai berikut:


Page 63

Gambar 68 Tampilan Login Member dengan Capcha


Page 64

Gambar 69 Tampilan Member dengan Capcha


Page 65

MANUAL BOOK SLIMS LIBRARY

Recommend Documents