ManajemenProyek. Diklat Teknis Sistem Industri Departemen Perindustrian 2010

ManajemenProyek Diklat Teknis Sistem Industri Departemen Perindustrian ©2010

Materi Pembahasan    

Konsep Manajemen Proyek Organisasi Proyek Metode Pelaksanaan Proyek Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Sistem Industri I: Manajemen Proyek

KonsepManajemen Proyek Tujuan: Memberikan pemahaman tentang pentingnya peranan Manajemen Proyek

Materi Pembahasan     

Karakteristik Proyek Dinamika Proyek Tujuan Manajemen Proyek Fungsi Manajemen Proyek Faktor Keberhasilan Proyek


KarakteristikProye k (1) Keragaman Produk (+)

JOB ORDER



PRODUKSI MASSA



(-)

(+) PROYEK

PROSES



 (-)


Volume Produksi

KarakteristikProye k (2) 



Proyek industri merupakan kegiatan yang bersifat: ad-hoc, unik dan kompleks. Siklus hidup (project life cycle):  Feasibility study  Design and engineering  Construction (implementation)  Operation and maintenance


KarakteristikProye k (3) 

Proyek mengandung ketidakpastian (risiko) baik yang berkaitan dengan waktu penyelesaian, kualitas maupun biaya proyek.

7

Screening & Evaluation

6

Business Analysis

5

For every 7 concepts, one succeeds For every 4 development projects, one becomes a commercial winner !! Development Testing

4

Commercialization

3 2 1 0 0

10

20


50 60 Percentage Of Project Time

80

100

One Successful Product

Dinamika Proyek (1) 

Do it right at the first time! Untuk dapat mengantisipasi perubahan lingkungan proyek yang sedemikian cepat, diperlukan:  Know-how  Otoritas dan tanggung jawab  Kebijakan ( policy), prosedur dan metode.


Dinamika Proyek (2) 

Pendekatan yang diperlukan:  Identifikasi gejala-gejala (symptoms) dan masalah (problems)  Analisis faktor-faktor penyebab  Formulasi alternatif solusi  Evaluasi alternatif  Implementasi solusi dan evaluasi


Tujuan Manajemen Proyek Merealisasikan tujuan proyek sesuai dengan kualitas, waktu dan biaya yang direncanakan. 



Untuk memenuhi tujuan proyek ini diperlukan sumberdaya, proses manajemen serta metode dan teknikteknik manajemen. Sumberdaya proyek:  Material (Bahan)  Mesin/Peralatan  Manusia/Tenaga Kerja  Metode/Manajemen  Informasi/Knowledge


Fungsi Manajemen Proyek (1) Interface Management •Internal •External Resources Management •Time •Man Power •Money •Facilities/equipment •Material •Information


Planning & Control •Perfomance •Risk

Fungsi Manajemen Proyek (2) 

Cross Functional Integration:

MARKETING

Inventory

Fund Requests

R&D ENGINEERING

Sales Forecast

FINANCE


PRODUCTION

FaktorKeberhasilan Proyek

RESOURCES

QUALITY WITHIN GOOD STAKEHOLDERS RELATIONS


OrganisasiProyek Tujuan: Memberikan pemahaman tentang organisasi proyek

Struktur Organisasi (1) 



Struktur organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk skema (organigram). Organigram menggambarkan kegiatan-kegiatan dan proses yang terjadi pada suatu organisasi. Struktur organisasi secara garis besar memperlihatkan:  Pembagian tugas serta tanggung jawab;  Hubungan pelaporan, hirarkhi dan rentang kendali;  Pengelompokan individu;  Hubungan kerja yang memungkinkan terjadinya komunikasi, koordinasi dan integrasi seluruh kegiatan organisasi.


Struktur Organisasi (2) 

Bentuk struktur organisasian proyek: 







Pengelolaan proyek ditempatkan pada salah satu fungsi dari organisasi induk (organisasi fungsional); Proyek merupakan unit tersendiri (pure project organization). Organisasi matriks (hybrid)

Setiap bentuk pengorganisasian mempunyai kelebihan dan kekurangan.


Struktur Organisasi (3)

Organigram Struktur Fungsional Sistem Industri I: Manajemen Proyek

Struktur Organisasi (4)

Organigram Struktur Proyek Murni Sistem Industri I: Manajemen Proyek

Struktur Organisasi (5) Direktur Utama

Bagian Keuangan

Bagian Pemasaran

Bagian Produksi

Proyek A

Proyek B

Proyek C Struktur Organisasi Matriks


Bagian HRD

Bagian Litbang

Pembentukan Tim Proyek (1) 





Pembentukan tim proyek merupakan kegiatan yang tidak mudah karena tim ini akan menghadapi lingkungan proyek yang selalu berbeda dan unik. Seorang pimpinan proyek (project manager) tidak saja harus andal dalam menangani masalah teknis dan manajerial tetapi juga harus mampu menciptakan hubungan kerja yang produktif (human relationship). Peran utama pimpinan proyek adalah sebagai integrator kegiatan-kegiatan proyek.



Masalah utama yang dihadapi pimpinan proyek:  





Apa yang harus dikerjakan (what needs to be done?) Kapan kegiatan harus dilaksanakan (when must it be done?) Bagaimana kebutuhan sumberdaya dapat dipenuhi (how are the resources required to do the job going to be obtained?).

Tugas pokok dan fungsi pimpinan proyek adalah merealisasikan tujuan proyek melalui proses-proses planning, organizing, actuating/implementing/directing, and controlling.



Tanggung jawab pimpinan proyek mencakup: 





Tanggung jawab terhadap organisasi induk ( parent organization):  Efisiensi sumberdaya  Efektivitas komunikasi (timely and accurate project communications)  Pengelolaan risiko proyek (careful, competent management of the project in order to protect the firm from high risk)  Pelaporan (accurate reporting of project status with regard to budget and schedule) Tanggung jawab terhadap client:  Menyelesaikan konflik antar pihak-pihak (resolve conflict among interested parties)  Mengendalikan kinerja, anggaran, dan jadwal Tanggung jawab terhadap anggota tim proyek (project team members):  Fairness, respect, honesty  Concern for members’ future after project



Pimpinan proyek perlu memotivasi dan menanamkan nilai-nilai (values) kepada setiap anggota tim bahwa:  Bekerja sebagai tim adalah kunci keberhasilan  Esprit de corps diperlukan untuk menjamin keberhasilan  Konflik bukan untuk dihindari tetapi untuk diselesaikan  Komunikasi adalah faktor penting dalam bekerja sama  Keberhasilan harus mendapatkan penghargaan.


Pembentukan Tim Proyek (4) Kompetensi Teknikal dan Managerial Tinggi

Rendah

Kepemimpinan Rendah

Tinggi

Profil Kompetensi Manager Proyek Sistem Industri I: Manajemen Proyek


Pimpinan proyek perlu mengarahkan, memotivasi dan menanamkan nilai-nilai (values) kepada setiap anggota tim bahwa:     

Bekerja sebagai tim adalah kunci keberhasilan Esprit de corps diperlukan untuk menjamin keberhasilan Konflik bukan untuk dihindari tetapi untuk diselesaikan Komunikasi adalah faktor penting dalam bekerja sama Keberhasilan harus mendapatkan penghargaan.


Pembentukan Tim Proyek (3) Kompetensi Teknikal dan Managerial Tinggi

Rendah Rendah

Kepemimpinan dan human Tinggi relation

Profil Kompetensi Pimpinan Proyek Sistem Industri I: Manajemen Proyek

MetodePelaksanaan Proyek Tujuan: Memberikan pemahaman tentang metode-metode pelaksanaan proyek

Pemilihan Metode Pelaksanaan (1) 

Bagaimana proyek akan dilaksanakan? Perlu dipertimbangkan faktor-faktor berikut:   



Tingkat kepentingan/urgensi proyek Kompleksitas dan kebaruan proyek Faktor lingkungan

Setiap metode pelaksanaan mempunyai implikasi sebagai berikut:    

Pihak yang terlibat (participant) Jumlah dan jenis kontrak Kriteria pemilihan participant Jenis penawaran


Pemilihan Metode Pelaksanaan (2) 

Kriteria pemilihan participant:      



Pengalaman dalam melaksanakan proyek (past works) Referensi Kompetensi tenaga ahli Beban kerja (work load) Kemampuan keuangan Harga penawaran dan rencana manajemen

Jenis penawaran:   

Penunjukan langsung Penawaran terbatas Penawaran terbuka


Pola Pelaksanaan Proyek (1) (b) Project Management

(a) Tradisional

Pemilik

Pemilik Konsultan Perencana

Konsultan Perencana

PM

Kontraktor

(c) Turnkey

Kontraktor Spesialis

Pemilik Adm. Proyek Kontraktor Utama Sistem Industri I: Manajemen Proyek

Pola Pelaksanaan Proyek (2) Aspek

Tradisional

Project Management

Turnkey

1. Manajemen  Pengelolaan

Sederhana

Kompleks

Administratif

 Kontrak

Pemisahan design dan construction

Multi (paket)

Tunggal (Single Contract)

 Konflik

Sedang

Tinggi

Minimum

2. Waktu

Relatif lebih lama

Fast Track

Fast Track

3. Biaya Proyek

Sedang

Minimum

Lebih Tinggi

4. Resiko

Sedang

Lebih Besar

Minimum


Perencanaan dan Pengendalian Proyek Tujuan: Memberikan dasar-dasar pengetahuan untuk melakukan perencanaan dan pengendalian proyek

Siklus Perencanaan dan Pengendalian Proyek Work Description and Instruction

• Statement of work • Work Breakdown Structure • Specifications

Network Planning

Master/Detailed Schedule

PERT/CPM

Goal GOALS: System level Company level System Reports SYSTEM REPORTS:  Time Cost Quality Sistem Industri I: Manajemen Proyek

Monitoring and Evaluation

Budgets Rp

Time/Cost/Quality

Time

Perencanaan Proyek (1) 



Proses perencanaan proyek berkaitan dengan penentuan tujuan dan menjabarkannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang diperlukan. Lingkup perencanaan proyek mencakup:       

Tujuan proyek Ruang lingkup proyek Metode dan organisasi pelaksanaan Spesifikasi Jadwal pelaksanaan Anggaran biaya Faktor risiko dan kendala



Metode dan teknik-teknik perencanaan proyek:  Work Breakdown Structure (WBS)  Bar Chart (Gantt Chart)  Kurva S (S-Curve)  Task Relationship Matrix (TRM)  Network Planning (CPM dan PERT)  Alokasi Sumberdaya (resources allocation)  dan lain-lain



Work Breakdown Structure (WBS): Pabrik Gula

Unit Pabrik

Perkebunan

Design

Kebun bibit

Bidding & tender

Kebun produksi

Construction Trial run

Organisasi& Manajemen

Project Mgmt

Org. Design Staffing & recruitment

Irigasi Alat transportasi Mesin & peralatan pertanian


Training System development


Bar Chart (Gantt Chart) dan Kurva S Prestasi 100% G F

75% E 50%

D C

25%

B A

0 Sistem Industri I: Manajemen Proyek

Waktu


Task Relationship Matrix LEGEND General management responsibility Specialized responsibility Must be consulted May be consulted Must be notified Must approved

RAW MATERIAL PROCUREMENT Prepare Bill Of Materials Contact Vendors Visit Vendors Prepare Purchase Orders Authorize Expenditures Place Purchase Orders Inspect Raw Materials Quality Control Testing Update Inventory File Prepare Inventory Report Withdraw Material



Penjadwalan Proyek (Network Planning)

No. 1.

2.

3.

Metode Bar Chart (Gantt Chart)

Kelebihan dan Kekurangan

Tidak dapat memprediksi keterlambatan proyek Babakan Proyek (Milestone) Hanya Mempertimbangkan peristiwa ( event) yang penting Network Planning -



Metode Lintasan Kritis (Critical Path Method) DESCRIPTION START ACTIVITY EVENT

TIME EARLIEST LATEST ES LS

FINISH

EF

LF

OCCURERENCE

TE

TL



Latihan 1: Buatlah network kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh bangun susunan balok seperti di bawah ini.

A2 C B1

A1


B2


Latihan 2: Buatlah network dari proyek di bawah ini. No.

Kode Kegiatan

Ketergantungan

1

A

-

2

B

-

3

C

-

4

D

B

5

E

A,D

6

F

B

7

G

C




Kode Kegiatan

Ketergantungan

1

A

-

2

B

-

3

C

-

4

D

B

5

E

A,B

6

F

C

7

G

D




Kode Kegiatan

Ketergantungan

1

A

-

2

B

-

3

C

-

4

D

C

5

E

B,C

6

F

A,B,C

7

G

E



Latihan 5: Buatlah network dari proyek di bawah ini dan tentukan waktu penyelesaian proyeknya. No. Kode Kegiatan

Ketergantungan Waktu (Bulan)

1

A

-

2

2

B

-

2

3

C

-

1

4

D

A

4

5

E

B

3

6

F

B

6

7

G

C

3

8

H

E

3

9

I

F,G

4

10

J

H,K

2

11

K

D

1


Perencanaan Proyek (13)



Alokasi Sumberdaya:  Optimisasi keterbatasan ketersediaan sumberdaya  Perataan penggunaan sumberdaya (resources leveling)  Percepatan waktu penyelesaian proyek (time and cost trade-off)



Latihan 6: Buatlah alokasi sumberdaya jika diketahui kebutuhan sumberdaya setiap kegiatan dari latihan 5 sebagai berikut: No.

Kode Kegiatan

Kebutuhan Sumberdaya (unit)

1

A

3

2

B

6

3

C

4

4

D

1

5

E

1

6

F

4

7

G

5

8

H

2

9

I

4

10

J

1

11

K

4


Perencanaan Proyek (15) ACT.

SCHEDULED START

ES

EF

TF

DURA TION

RES REQ’ MENT

FINISH

A

0

2

3

2

3

0

2

0

2

6

C

0

1

4

1

D

2

6

3

4

2

5

2

2

8

0

6

4

G

1

4

4

3

5

H

5

8

2

3

2

8

12

0

4

4

J

8

10

2

2

1

K

6

7

3

1

4

B

0

2

E F

I

2

8

8

12

3

TOTAL RESOUCES REQUIREMENT CUMULATIVE RESOURCES REQUIREMENT (units) CUMULATIVE RESOURCES REQUIREMENT (%)


TIME 1

2

3

4

5

6

7

8

13

14

11

11

6

7

10

6

38

49

55

62

72

78

39,6

51 57,3 64,6

9

10

5

5

11

12

4 1 1

13

27

13,5 28,1

75

83

88

4

4

92

96

81,2 86,4 91,6 95,8

100

Pelaksanaan dan Pengendalian Proyek (1) 

Proses Pengendalian:

Yes Plan

(STANDARDS)

Execution

Evaluation ? No

Corrective Actions


Pelaksanaan dan Pengendalian Proyek (2) 

Tindakan Korektif:    





Lingkup kegiatan (scope of work) Spesifikasi Waktu penyelesaian (project completion time) Anggaran Biaya

Untuk setiap jenis tindakan korektif di atas diperlukan mekanisme pengendalian dalam bentuk sistem dan prosedur (SOP). Pada sistem dan prosedur ini diperlihatkan:   

Pihak-pihak yang terlibat Bentuk keterlibatan (kegiatan yang dilakukan) Mekanisme dan kriteria pengambilan keputusan


Latihan 7 No.

Uraian Kegiatan

Kode

Durasi (Bulan)

1.

Feasibility Study

A

3

2.

Site Survey

B

1

3.

Pembebasan tanah

C

4

4.

Soil test

D

1

5.

Perencanaan pekerjaan sipil dan bangunan

E

3

6.

Perizinan bangunan

F

1

7.

Tender dan kontrak pekerjaan sipil dan bangunan

G

1

8.

Pembangunan bangunan kantor dan fasilitas kesejahteraan

H

10

9.

Pembangunan bangunan pabrik

I

8

10.

Instalasi listrik dan air

J

3

11.

Finishing kompleks

K

2

12.

Pengadaan alat-alat perkantoran

L

1

13.

Perencanaan fasilitas produksi

M

4

14.

Tender dan kontrak fasilitas produksi

N

1

15.

Pengadaan mesin-mesin dan peralatan produksi

O

4

16.

Instalasi mesin-mesin dan peralatan produksi

P

3

17.

Pengadaan alat transportasi produksi

Q

1

18.

Penerimaan karyawan

R

2

19.

Pelatihan karyawan

S

4

20.

Produksi percobaan

T

1

21.

Commissioning

U

1

22.

Persiapan peresmian dan serah terima

V

1



Network Planning

TerminologiNetwork (1) 

Aktivitas (Activity) – Sebuah atau sekumpulan task yang diperlukan oleh proyek, menggunakan sumber-sumber, dan memerlukan waktu untuk menyelesaikannya



Kejadian (Event) – Hasil dari penyelesaian satu atau lebih aktivitas. Sebuah kondisi/status akhir yang teridentifikasi yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Event tidak menggunakan sumber-sumber



Jaringan (Network) – kombinasi dari semua aktivitas dan event yang mendefinisikan proyek dan hubungan prioritas (precedence) antara aktivitas



Lintasan (Path) – Rangkaian aktivitas-aktivitas yang berhubungan (disebut intermediate event) antara dua event dalam sebuah network

54

TerminologiNetwork (2)



Kritis (Critical) – Aktivitas, event, atau lintasan yang bila tertunda akan menunda waktu penyelesaian proyek. Lintasan kritis sebuah proyek diartikan sebagai urutan aktivitas-aktivitas kritis yang menghubungkan start event proyek dengan finish eventnya.



Merge Activity – Sebuah aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya (memiliki lebih dari satu panah kebergantungan yang mengalir ke aktivitas ini)



Burst Activity – Aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas mengikutinya (lebih dari satu panah kebergantungan yang mengalir keluar dari aktivitas ini)



Aktivitas Paralel (Parallel Activity) – Aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada saat yang sama 55

TerminologiNetwork (3) 



Sebuah aktivitas dapat memiliki kondisi: √ Memiliki aktivitas yang mengikuti setelahnya tetapi tidak memiliki aktivitas yang mendahuluinya – awal sebuah network √ Memiliki aktivitas yang mendahului tetapi tidak ada yang mengikuti setelahnya – akhir sebuah network √ Memiliki aktivitas yang mendahului (predecessor) dan yang mengikuti setelahnya (successor) – di tengah tengah network Hubungan antara aktivitas bergantung pada hubungan teknologis yang dinyatakan dalam action plan

56

NetworkTerminology (4) 





Activity-on-Arrow (AOA) network: anak panah menyatakan aktivitas, node menyatakan event Activity-on-Node (AON) network: node menyatakan aktivitas sedangkan anak panah menyatakan hubungan Pemilihan antara AOA dan AON tergantung pada preferensi pribadi

57

Activity on Arrow(1) Activity

Event

Install software

79

Start

Continue

80

Finish

58

Activity on Arrow(2)

1

A Application approval

2

B Construction plans

4

C Traffic study D Service availability check

3

5

59

Activity on Arrow(3)

60

Activity on Node J, K, & L can all begin at the same time, if you wish (they need not occur simultaneously)

J A

B

C K

A is preceded by nothing B is preceded by A C is preceded by B

L

(A)

M

(C)

but All (J, K, L) must be completed before M can begin

Y

Y and Z are preceded by X

X

Z

Z

Y and Z can begin at the same time, if you wish

Y

AA AA is preceded by X and Y

Z is preceded by X and Y

X

(B)

(D)

61

Activity on Node(2)

62

Latihanmembuat network Gambarkan diagram network dari proyek berikut ini: Activity

Predecessor

Activity

Predecessor

A

None

A

-

B

None

B

-

C

A

C

A

D

A

D

A,B

E

B

E

A,B

F

B

F

C

G

C,D,E,F

G

D,F

H

E,G

Roll up Network Plan Level 1 - Milestone Plan

A B C D E F

Level 2 - Plans

Level 3 - Plans

WP-1 WP-4 WP-3 WP-2

64

DasarPerhitungan untuk Scheduling(1) Computation Nomenclature: Dij = Duration time for activity (i-j) Ei = Earliest occurrence time for event i Li = Latest allowable occurrence time for event I ESij = Earliest start time for activity (i-j) EFij = Earliest finish for activity (i-j) LSij = Latest allowable start time for activity (i-j) LFij = Latest allowable finish time for activity (i-j) Sij = Total slack or float time for activity (i-j) FSij = Free slack (or float) time for activity (i-j) Ts = Scheduled time for the completion of a project or the occurrence of certain key events in a project

65

DasarPerhitungan untuk Scheduling(2) Forward Pass Computation Rule 1: event paling awal diasumsikan terjadi pada E1 = 0 Rule 2: Semua aktivitas diasumsikan dimulai sesegera mungkin, yaitu segera setelah aktivitas predecessor telah selesai ESij = Maximum of EF of preceding activities Rule 3: early finish time dari aktivitas adalah jumlah dari early start time nya ditambah perkiraan activity duration EFij = ESij + Dij

66

DasarPerhitungan untuk Scheduling(3) Backward Pass Computation Rule 1: Waktu penyelesaian paling lambat untuk aktivitas terakhir ditetapkan, Ts, atau sama dengan waktu waktu tercepat yang dihitung berdasar perhitungan forward pass. Lt=Ts or Et Rule 2: Waktu penyelesaian paling lambat untuk suatu aktivitas (i-j) sama dengan is yang terkecil di antara waktu paling lambat dimulainya aktivitas yang mengikuti (successor). LFij = Minimum of LS of succeeding activities Rule 3: Waktu mulai paling lambat yang dibolehkan untuk suatu aktivitas (i-j) adalah sama dengan waktu penyelesaian paling lambat dikurangi perkiraan duration time LSij = LFij - Dij 67

DasarPerhitungan untuk Scheduling(4) Total (Activity) Slack Total slack aktivitas adalah sama dengan selisih antara waktu paling lambat dan waktu paling cepat untuk memulai sebuah aktivitas atau selisih waktu paling lambat dan paling cepat untuk menyelesaikannya. Untuk aktivitas (i-j), total slack: Sij = LSij – ESij or LFij – Efij Total slack menyatakan keterlambatan maksimum yang boleh terjadi untuk aktivitas yang tidak kritis tanpa menunda waktu penyelesaian proyek. Bila slack ini telah digunakan, aktivitas non-kritits akan menjadi kritis dan penundaan akan menyebabkan waktu penyelesaian proyek tertunda juga. (Activity) Free Slack Adalah sama dengan waktu tercepat dari aktivitas sesudahnya (successor) dikurangi dengan waktu tercepat untuk menyelesaikan aktivitas yang sedang ditelaah. FSij = ESjk - EFij Free slack adalah jumlah keterlambatan yang diperbolehkan untuk sebuah aktivitas tanpa mempengaruhi waktu start dari kegiatan berikutnya (successor) 68

GanttChart  







Dikembangkan oleh Henry L. Gantt Memperlihatkan kemajuan aktual dan yang direncanakan dari proyek (setiap aktivitas) Merupakan metoda yang mudah dibaca dan dimengerti untuk memperlihatkan status saat ini Kelebihan:  Mudah dimengerti  Memberikan sebuah gambar tentang status terkini dari sebuah proyek Kelemahan:  Sulit diikuti untuk proyek yang kompleks dan besar  Hubungan kebergantungan tidak dapat ditentukan

69

GanttChart yang dihasilkanMS Project

70

LatihanScheduling(1) Berikut ini adalah sebuah proyek untuk pusat kegiatan bisnis (business center ) yang akan dibangun. Dengan informasi seperti berikut ini, buatlah diagram network dan jadwal dari proyek ini: Pembangunan Business Center Activity

Description

Preceeding Act

Duration

A

Persetujuan Manajemen

Tidak ada

5

B

Rencana Konstruksi

A

15

C

Kajian Traffic

A

10

D

Kajian Jenis Layanan

A

5

E

Laporan staf

B,C

15

F

Memperoleh ijin komite

B,C,D

10

G

Menunggu konstruksi (oleh kontraktor)

F

170

H

Mengisi interior

E, G

35

Earliest start

Slack = LS - ES

ES

d

Slack

Task Code

LS

Latest Start = LF - d

Earliest Finish

Duration EF

LF

Latest Finish

= ES + d

B E

A

H

C

F D

G

ManajemenProyek. Diklat Teknis Sistem Industri Departemen Perindustrian 2010

Recommend Documents