Manajemen Sumber Daya Aparatur berbasis Kompetensi Dyah Kusumastuti
[email protected] Dosen Sekolah Pascasarjana Universitas Widyatama
Dalam Reformasi Birokrasi dibutuhkan aparatur sipil negara yang profesional, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, bebas dari intervensi politik, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik kepada masyarakat;Dan telah disahkan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) no 5 tahun 2014 ,dimana terdapat kelompok jabatan , yaitu: a. Jabatan Administrasi; b. Jabatan Fungsional; dan c. Jabatan Pimpinan Tinggi. Dalam pelaksanaan manajemen aparatur sipil negara mengacu pada kompetensi & kualifikasi yang dibutuhkan oleh jabatan, dengan kompetensi & kualifikasi yang dikuasai calon dalam proses rekrutmen, pengangkatan, penempatan, dan promosi pada jabatan sejalan dengan tata kelola pemerintahan yang baik. Sehingga organisasi perlu membangun SDM yang profesional dan berkompetensi sesuai dengan kebutuhan, akan menjadi pusat keunggulan organisasi dan sekaligus sebagai alat daya saing dalam merealisasikan potensi meuju good goverenance. Penyelenggaraan manajemen ASN dilakukan berdasarkan asas: a. kepastian hukum; b. profesionalitas; c. proporsionalitas; d. keterpaduan; e. delegasi; f. netralitas; g. akuntabilitas; h. efektif dan efisien; i. keterbukaan; j. non-diskriminasi; k. persatuan dan kesatuan; l. keadilan dan kesetaraan; dan m. kesejahteraan. Pada prinsipnya Reformasi birokrasi adalah merupakan reformasi pelayanan publik yang merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek berikut : a. Organisasi b. Ketatalaksanaan c. Pengembangan & Pengelolaam SDM Untuk membangun Organisasi yang ekselen perlu diperhatikan faktor faktor ” people, process, technology & Leadership”, seperti gambar berikut :
Gambar 1 . Organisasi dengan Kinerja Ekselen 1
Di pemerintahan tentunya sangat memerlukan sumber daya aparatur yang dapat mumpuni terhadap tumbuh kembangnya lembaga dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Membangun sumber daya manusia yang profesional dan berkompetensi tinggi yang akan menjadi pusat keunggulan organisasi. Manajemen ASN yang prakteknya merupakan Manajemen SDM berbasis kompetensi dapat didefinisikan sebagai “suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian fungsi kepegawaian mulai dari rekruitmen sampai dengan pensiun dimana proses pengambilan keputusan – keputusannya didasarkan pada informasi kebutuhan standar kompetensi jabatan dan individu serta informasi lain yang ditetapkan dalam persyaratan manajemen ASN ( Aparatur Sipil Negara ) untuk mencapai kinerja organisasi ” Kompetensi merupakan kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang Pegawai Negeri Sipil berwujud pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku, nilainilai, keyakinan dan motif sehingga Pegawai Negeri Sipil tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara profesional, efektif dan efisien. Kompetensi Jabatan merupakan serangkaian kompetensi dan levelnya dibutuhkan untuk melaksanakan tugas secara efisien, efektif dan profesional.
yang
Kompetensi Pegawai/Individu merupakan sekumpulan kompetensi yang dimiliki oleh individu pegawai dihasilkan dari assessment dengan menggunakan alat ukur dan metode pengukuran yang telah ditentukan dengan merujuk kepada Direktori Kompetensi dan Standar Kompetensi Jabatan. Direktori Kompetensi yaitu sebuah kamus yang mendefinisikan seluruh sebutan kompetensi berikut penjelasan dan batasan, baik yang bersifat umum (Kompetensi manajerial) maupun yang berupa pengetahuan dan keterampilan fungsional (kompetensi teknis),yang diperlukan oleh organisasi dalam menjalankan misi yang diemban untuk mewujudkan visinya. Assessment merupakan penilaian kompetensi individu dengan metode tertentu Assessment Center merupakan penilaian kompetensi individu dengan berbagai metode alat ukur oleh beberapa assessor (penilai) . Manajemen Sumber daya berbasis Kompetensi secara terpadu dapat digambarkan sebagai berikut :
2
Performansi Evaluasi dan Job Design
Kompensasi
Rekrutmen
Informasi: Jabatan: Kompetensi yang dibutuhkan Individu: Kompetensi yang dimiliki
Seleksi
Pelatihan dan Pengembangan
Perencanaan dan Suksesi Jalur Karir
Gambar 2. Manajemen Sumber daya manusia berbasis kompetensi secara terpadu Fungsi Fungsi MSDM berbasis Kompetensi diantaranya :
Rekrutmen berbasis Kompetensi Analisis Jabatan perlu dilengkapi Standar Kompetensi Jabatan Evaluasi Jabatan /Job Grading Seleksi berbasis Kompetensi Sistem perencanaan Karier berbasis Kompetensi Pelatihan berbasis Kompetensi Manajemen Kinerja berbasis Kompetensi Kompensasi berbasis Kompetensi
Kebijakan Reformasi Birokrasi dalam mengelola sumber daya aparatur dapat lakukan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Menata & reformasi Organisasi, yaitu redefinisi Visi, Misi, Tatalaksana (proses bisnis). 2. Menyusun Direktori Kompetensi didasarkan pada tugas dan fungsi organisasi atau lembaga 3. Menyusun Standar Kebutuhan Kompetensi Jabatan 4. Melakukan Penilaian Kompetensi pegawai 5. Penggunaan hasil pengukuran kompetensi jabatan dan penilaian kompetensi pegawai dalam melaksanakan fungsi fungsi manajemen kepegawaian 3
seperti pengadaan pegawai, penilaian kinerja, perencanaan karir,penempatan , pelatihan, pemberian insentif dan sebagainya. Pentingnya penggunaan faktor Kompetensi dalam manajemen kepegawaian selain faktor persyaratan seperti tingkat pendidikan, umur, pelatihan keterampilan, pangkat ataupun golongan merupakan faktor penting karena : Kompetensi merupakan seperangkat perilaku efektif yang menghasilkan kinerja istimewa . Kompetensi tidak hanya sekedar pengetahuan, tapi pengetahuan yang diaplikasikan dalam perilaku tertentu, kompetensi tidak hanya sekedar keterampilan, tapi keterampilan yang mampu dimanifestasikan, Kompetensi tidak hanya sekedar motif, tapi harus telah berupa perilaku tertentu yang mencerminkan suatu motif. Semakin penting Kompetensi tertentu untuk menghasilkan kinerja yang istimewa maka semakin penting untuk dievaluasi dalam proses seleksi Bukti bahwa seseorang memiliki kompetensi tertentu merupakan indikator terbaik untuk dapat memprediksi kinerja yang akan datang Perilaku masa lalu merupakan indikator terbaik untuk memprediksi perilaku yang akan datang. Kata Kunci: Kompetensi merupakan faktor untuk prediksi apakah seseorang yang duduk dalam suatu jabatan akan berkinerja superior atau berkinerja biasa saja. Untuk itu perlu di lakukan assessment untuk mengetahui kecocokan antara kompetensi pegawai tersebut dengan kompetensi yg dibutuhkan dalam jabatan tersebut . Proses Assessment perlu di lengkapi sampai pada penempatan pegawai ataupun terkait dengan sistem perencanaan karir. Karena prinsip penempatan ini merupakan proses matching antara SKJ dengan kompetensi individu, Kinerja sebelumnya dan dampak penempatan individu terhadap kinerja organisasi yang akan dating (The Right Man In The Right Place In The Right Time) , Direktori Kompetensi Manajerial terdiri dari ( Perka BKN RI no 7, tahun 2017 ): Makna Level secara Umum Kompetensi Manajerial Kompetensi Teknis (Pengetahuan & Level (perilaku) Keterampilan) 1
Memahami utk membina diri sendiri
Memahami , mengenal konsep dasarnya
2
Mampu membina orang lain
Menggunakan
3
Mampu membina gugus kerja
Bertindak, mengatasi masalahnya
4
Mampu membina Unit Organisasi
Ahli, dapat menjadi pelatih
5
Mampu membinaorganisasibesar
Mahir,Mastery, memiliki otoritas bidang ini
6
Mampu membinaorganisasibesar dan mengintegrasikan dengan Organisasi besar lainnya
Sangat Mahir, Leading mengembangkan system dengan mengintegrasikan dengan bidang lain
4
Pegawai dengan kompetensi level 4,5,6 mempengaruhi (sebagai pembentuk system), pegawai dengan level Kompetensi 1,2,3 dipengaruhi dan dibentuk system . Pegawai dengan kompetensi level 3 mampu menterjemahkan konsep menjadi pelaksanaan program program yang ditetapkan. Direktori Kompetensi dikelompokkan menjadi tiga, yaitu: 1. Kompetensi Inti yaitu yang merupakan kompetensi yang wajib dimiliki oleh setiap pegawai dilingkungan organisasi. 2. Kompetensi Manajerial yang merupakan kompetensi Sikap Mental – Perilaku. 3. Kompetensi Teknis yaitumencakup baik pengetahuan atau keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas jabatan. Kata Kunci : Kompetensi Manajerial dengan susunan leveling pada kamus dari level 1-6 , dimaksudkan level 1-3 adalah para pegawai yang bekerja mengikuti system/mengikuti tata cara yang ditetapkan . Pegawai pada level 3-6 merupakan pembentuk system . Kompetensi teknis sangat tergantung unit atau karakteristik pekerjaan. Kamus Manajerial makna level merupakan bekerja melalui hubungan dengan orang lain. Kamus kompetensi teknis makna level secara umum merupakan keterampilan & pengetahuan yang dimiliki pegawai tersebut sehingga memperoleh pengakuan . Pengelompokan Kompetensi Secara umum identifikasi kebutuhan Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) dimulai dari mengidentifikasi dari 3 kebutuhan yaitu : dalam melaksanakan & menyelesaikan tugas pekerjaan pasti individu membutuhkan hubungan dengan orang lain atau “Dealing with Other People” , membutuhkan kemampuan untuk menyelesaikan tugas yaitu “Dealing with Task” serta kemampuan diri individu untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan yaitu kemampuan diri atau “Dealing with Self”ini sebagai berkut : Hasil identifikasi Pengelompokkan kompetensi manajerial sesuai Perka no 7 tahun 2013 sebagai berikut:
5
DEALING WITH PEOPLE
Kepemimpinan (KPM)
DEALING WITH TASK
Perencanaan dan Pengorganisasian
DEALING WITH SELF
Inovasi (INOV)
Integritas (INT)
Berorientasi Pada Kualitas (BKU)
Adaptasi terhadap perubahan (AtP)
(PP)
Kerjasama (KSM) Komunikasi (KOMLIS) Mengembangkan Orang Lain (MOL)
Kerja Sama (KS)
Membimbing (M) Komunikasi Tertulis (Komtul)
Pengambilan Keputusan (PK) Berpikir Analisis (BA)
Berorientasi pada Pelayanan (BPL)
Pembelajaran Berkelanjutan (PBL)
Interaksi Sosial (IS)
Inisiatif (Ini)
Kewirausahaan (Ke)
Semangat Berprestasi (SB) (SB)(SB)
Keuletan (Keu)
Pencarian Informasi (PI)
Pengendalian Diri (PD)
Berpikir Konseptual (BK) Kesadaran Akan Keselamatan Kerja (K3)
Negosiasi (Nego)
Komitmen terhadap Organisasi (KTO)
Perhatian terhadap Keteraturan (PtK)
Manajemen Perubahan (MP)
Tanggap Terhadap Pengaruh Budaya (TPB)
Membangun Hubungan Kerja (MHK)
Fleksibilitas Berpikir (FB)
Empati (E)
Manajemen Konflik (MK)
Gambar 3. Pengelompokan Kompetensi Manajerial terhadap Dealing with Job, People and Self (Sumber hasil olah data penelitian )
6
Pemanfaatan Hasil Standar Kompetensi Jabatan di Organisasi : Kompetensi yang merupakan kompetensi sikap-perilaku yang mana memiliki kecenderungan makin tinggi tingkatan jabatan manajerial memiliki tingkat kompetensi yang sifatnya “Manajerial ” makin tinggi. Pemanfaatan mengimplementasikan Standar Kompetensi Jabatan dalam manajemen Kepegawaian, antara lain : Untuk mengingatkan Kompetensi pegawai yang bersangkutan bahwa pedoman kompetensi jabatan merupakan pedoman deskripsi sikap perilaku yang dituntut dalam menjalankan tugas jabatannya, Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) ini dapat melengkapi uraian tugas dalam analisis jabatan dan selalu ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan serta atasan guna mengingatkan kesadarannya “awareness“. Tersedianya informasi tentang kompetensi dan deskripsi perilaku memberi sarana untuk menemukan seorang pakar ahli di bidang tertentu secara sistematis dalam organisasi tersebut. Manajemen Pengetahuan; pegawai-pegawai dengan kompetensi sejenis dapat bersama-sama menggunakan pengetahuan yang ada pada Direktori Kompetensi bertukar pengetahuan dan pengalaman praktis dan kemudian mengembangkan pengetahuan tersebut untuk diterapkan sebagai metode standar di satuan kerja unit Kerja di lembaga /organisasi. Komunikasi lintas fungsi dan lintas batas organisasi dapat dilakukan dengan lebih jelas dan lebih akurat menggunakan sebutan kompetensi yang distandarkan, sehingga lebih dimungkinkan untuk memanfaatkan kemampuan para pegawai yang ada di berbagai bagian satuan kerja secara optimal Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) dapat dijadikan pedoman untuk penilaian kinerja pegawai sehingga penilaian pegawai didasarkan pada kedua hal yaitu sikap perilaku dalam menjalankan tugas pekerjaannya, yang tercantum pada kompetensi Analisis Kebutuhan Training didasarkan Gap Kompetensi antara Standar Kompetensi Jabatan dan Tingkat Kompetensi yang dimiliki oleh Individu, dengan demikian Kompetensi yang dibutuhkan adalah sesuai untuk pelaksanaan tugas pekerjaan di organisasi. Contoh Pemanfaatan hasil Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan :
Penempatan Pegawai dalam Jabatan Dalam Penempatan Pegawai dalam jabatannya : SKJ jabatan tertentu akan di cocokkan melalui assessment dengan Kompetensi Pegawai. Bila kompetensi Pegawai “Fit” terhadap jabatan yang dituju, hal ini merupakan salah satu faktor untuk pengambilan keputusan .
Pelatihan (diklat) Gap antara SKJ dengan KI ( Kompetensi Individu/Pegawai) menjadi materi kebutuhan pelatihan/ diklat dan dengan melihat direktori kompetensi, pegawai 7
dapat melakukan pembelajaran sendiri adanya gap tersebut.
Penilaian Kinerja Sesuai PP 46 tahun 2011, tentang penilaian prestasi kerja PNS, penilaian prestasi kerja dilakukan dengan menilai unsur perilaku atau kompetensi dan pencapaian target ( SKP) . Adapun kompetensi yang dinilai telah ditetapkan di Standar Kompetensi Jabatan di organisasi peraturan tersebut , perilaku ditetapkan adalah : a.orientasi pelayanan; b. integritas; c. komitmen; d. disiplin; e. kerja sama; dan f. kepemimpinan. Prestasi Kerja PNS = Kompetensi (a,b,c,d,e,f) + SKP
Jalur Karir Jabatan
Pola promosi dan rotasi Jabatan dapat dilakukan melalui prinsip bahwa Rotasi : pergerakan horizontal jabatan mengikuti rumpun kemiripan kompetensi (SKJ) Promosi : pergerakan vertical Jabatan mengikuti rumpun kemiripan kompetensi (SKJ)
Gambar 4. Jalur Karir berbasis kompetensi
8
Contoh Hasil Penyusunan Kompetensi Jabatan : 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan
:
Grade/Klas Jabatan
:
Kabag Kepegawaian & Umum
Eselon IV
:
Eselon III Eselon II
: :
Kasubag Kepeg Kasubag Persuratan Sesditjen
2. RINGKASAN TUGAS JABATAN Melakukan urusan kepegawaian, urusan tata usaha, persuratan dan arsip, serta perlengkapan dan rumah tangga di lingkungan Direktorat Jenderal … 3.KOMPETENSI JABATAN KOMPETENSI A. 1 2 3 4 B. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 C. 1 2 3 4 5
KOMPETENSI INTI Integritas (INT) Kepemimpinan (KPM) Kerjasama (KS) Adaptasi Terhadap Perubahan (ATP) KOMPETENSI BIDANG Perencanaan dan Pengorganisasian (PP) Pengambilan Keputusan (PK) Komunikasi (KOM) Berorientasi Terhadap Pelayanan (BPL) Berpikir Analitis (BAN) Pembelajaran Berkelanjutan (PBL) Berorientasi Terhadap Kualitas (BPK) Mengembangkan&Memberdayakan Orang lain (MOL) Inovasi (INO) Pencarian Informasi (PI) Kewirausahaan (KE) Interaksi Sosial (IS) Tanggap Terhadap Pengaruh Budaya (TPB) KOMPETENSI TEKNIS MSDM Aplikasi Komputer Kebijakan/PP Sistem Informasi Kepegawaian Manajemen Kerumahtanggaan
LEVEL KOMPETENSI
KET
3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 4 2 1 1 1 1 4 2 3 3 3
9
Kesimpulan
Pegawai Aparatur Sipil Negara yang diserahi tugas untuk melaksanakan tugas pelayanan publik , tugas pemerintahan dan tugas pembangunan tertentu. Pelaksanaan tugas pembangunan tertentu dilakukan melalui pembangunan bangsa (cultural and political development) serta melalu pembangunan ekonomi dan sosial (economic and social development) yang diarahkan meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran seluruh masyarakat. Untuk dapat menjalankan tugas pelayanan publik, tugas pemerintahan, dan tugas pembangunan tertentu, pegawai Aparatur Sipil Negara harus memiliki profesi dan manajemen Aparatur Sipil Negara yang berdasarkan pada asas merit atau perbandingan antara kompetensi, kualifikasi, dan persyaratan yang dibutuhkan oleh jabatan dengan kompetensi, kualifikasi, dan persyaratan yang dimiliki oleh calon dalam rekrutmen, pengangkatan, penempatan, dan promosi pada jabatan sejalan dengan tata kelola pemerintahan yang baik. Dengan mengambil konsep manajemen SDM berbasis kompetensi maka Manajemen Aparatur Sipil Negara dalam prakteknya , dengan menerapkan norma, standar, dan prosedur yang seragam meliputi penetapan kebutuhan dan pengendalian jumlah, pengadaan, jabatan, pola karier, penggajian, tunjangan, kesejahteraan, dan penghargaan, sanksi dan pemberhentian, pensiun, dan perlindungan. Dengan adanya keseragaman, diharapkan akan tercipta penyelenggaraan manajemen Aparatur Sipil Negara yang memenuhi standar kualifikasi yang sama di seluruh Indonesia. Referensi Undang Undang Aparatur Sipil Negara no 5 tahun 2014 Peraturan Kepala (Perka) BKN no 7 tentang Standar Kompetensi Manajerial Dyah Kusumastuti. (2010) . Reformasi Birokrasi dengan Implementasi manajemen sumber daya berbasis kompetensi, Diterbitkan dalam Jurnal Administrasi Pemerintahan Daerah, Program Pasca Sarjana Institut Pemerintahan Dalam Negeri, ISSN : 1829–5193 Vol. I, Edisi ke-10 Nomor 02 Mei 2001
Kusumastuti, D. (2011). Aligning Human Resource and Business Strategy , Proceedings Competitiveness through Integrated System an International Seminar at Widyatama University in collaboration with De La Salle Lippa Philippines, ISBN:978-979-25-0221-3, pp 49-55 Dyah Kusumastuti, (2014). Identifying competencies that predict effectiveness of disaster managers at local government Int. J. Society Systems Science, Vol. 6, No. 2, 2014 159, Publishers: Inderscience , page 159-176 DOI: 10.1504/IJSSS.2014.062437.
10
Dyah Kusumastuti. ( 2015). Performance Appraisal and Remuneration Model for Lecturers at a University en route for World Class ~ A study at a Faculty of Business and Management, International Journal of Economics, Commerce and Management . Vol.3, Issue 5, Licensed under Creative Common Page 381-400, http://ijecm.co.uk/ ISSN 2348 0386 Spencer & Spencer. (1993). “Competence at work”, John Wiley Sons, Inc, ISBN 0-47154809-X, 1993 Dyah Kusumastuti A Competency-based Learning for effective Entrepreneurship Education at an Indonesian Faculty of Business and Management, Journal of Institutional Research South East Asia, JIRSEA Volume 13 Number 2,2015, ISSN 1675 6061 Laporan Proyek Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan ( SKJ) di Kementerian Kesehatan , 2012 Richard E. Boyatzis, (2008), Competencies in the 21st century Case Western Reserve University, Cleveland, Ohio, USA,Journal of Management Development Vol. 27 No. 1, 2008 pp. 5-12, ISSN 0262-1711, Emerald Group Publishing Limited, DOI 10.1108/02621710810840730
11
