1
MAGISTER SISTEM INFORMASI UNDIP
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Oleh : Dr. R. Rizal Isnanto, S.T., M.M., M.T.
Latar belakang (1) 2
The Standish Group research shows a staggering 31.1% of projects will be cancelled before they ever get completed. Further results indicate 52.7% of projects will cost over 189% of their original estimates. On the success side, the average is only 16.2% for software projects that are completed on-time and on-budget
Latar belakang (2) 3
A 2001 report showed that the US spends $2.3 trillion on projects every year. Worldwide IT spending is expected to grow by between 4% and 6% in the next few years. In 2003 the average senior project manager in the US earned almost $90.000 per year In the US , the number-one reality TV show in 2004, The Apprentince, portrayed the important role project manager in business
LATAR BELAKANG (3) 4
Proyek TI sering mengalami kegagalan, baik dilihat dari sisi Tujuan, Biaya, atau Waktu yang telah ditetapkan. Beberapa proyek TI mengalami perubahan pada saat pelaksanaan. Hasil yang diperoleh customer lebih rendah dari yang telah ditetapkan
PROYEK 5
Usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, servis atau hasil yang unik [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]
Manajemen Proyek 6
Proyek Sederetan pekerjaan yang berhubungan yang biasanya diarahkan menuju suatu hasil yang besar dan membutuhkan sejumlah periode waktu yang signifikan untuk pelaksanaannya. Manajemen Proyek Perencanaan, pengarahan, dan pengendalian sumber-sumber (manusia, peralatan, material) untuk memenuhi batasan teknis, biaya, dan waktu dari proyek.
Keuntungan Manajemen Proyek 7
Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM Meningkatnya relasi dengan customer Waktu pengembangan yang lebih singkat Biaya yang lebih rendah Kualitas lebih tinggi & meningkatnya keandalan (reliability) Keuntungan yang lebih besar Meningkatnya produktivitas Koordinasi yang lebih baik Moral pekerja lebih baik
8
PROYEK ATAU PROGRAM?
Program dan Proyek
(1)
9
Program Kesatuan rencana yang berjangka waktu relatif panjang, terdiri dari beberapa proyek, dan memberikan arahan tentang tujuan yang ingin dicapai serta persoalan yang ingin dipecahkan. Proyek Kesatuan tugas yang berjangka waktu lebih pendek terdiri dari beberapa tugas yang memiliki sasaran, jadwal serta anggaran tertentu.
Program dan Proyek
(2)
10
Beberapa Ciri Proyek - Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir - Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutudalam proses pencapaian tujuan di atas sudah ditentukan. - Bersifat sementara : Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas - Non Rutin (tidak repetitive / berulang-ulang)
Program dan Proyek
(3)
11
PERBEDAAN Program dan Proyek terutama terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.
Program dan Proyek 12
(4)
Struktur pemisahan kerja 13
Tingkat
1 2
Program Proyek 1
Proyek 2
Tugas 1.1
Tugas 1.2
3
Subtugas 1.1.1
4
Paket Kerja 1.1.1.1
Subtugas 1.1.2 Paket Kerja 1.1.1.2
Struktur pemisahan kerja 14
Memungkinkan tiap elemen untuk dikerjakan secara mandiri Membuat tiap elemen dapat diatur dalam ukuran Memberikan kewenangan untuk menjalankan program Memonitor dan mengukur program Menyediakan sumber-sumber yang dibutuhkan
Atribut Proyek 15
Mempunyai tujuan yang unik Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik. Bersifat sementara Dibangun berdasarkan progressive elaboration Membutuhkan sumber daya dari berbagai area Mempunyai pelanggan utama/sponsor proyek Bersifat uncertainty
Karakteristik Proyek TI 16
Risiko dan ketidakpastian tertinggi terjadi di awal proyek Kemampuan terbesar stakeholder untuk mempengaruhi proyek terjadi di awal proyek Biaya dan level staf yang lebih rendah di awal proyek dan meningkat semakin tinggi menuju akhir proyek
Proyek vs Kegiatan Operasional 17
Contoh Proyek TI 18
Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen perusahaan Pengembangan perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan akses wireless internet Membangun peraturan-peraturan standar dalam komunikasi dengan teknologi informasi Membangun website perusahaan Jaringan televisi membangun sistem voting bagi pemirsa dsb
Kendala proyek 19
Kendala Proyek 20
Ruang Lingkup Proyek Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan sponsor proyek Waktu Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Biaya Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
21
Proyek yang baik? 22
Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).
Manajer proyek 23
Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui : Identifikasi kebutuhan proyek Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai) Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan pendekatan dari berbagai pertimbangan dan harapan dari semua stakeholder
Stakeholders 24
Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam Yang termasuk stakeholders : sponsor proyek, manajer & tim proyek, staf pendukung, pengguna hasil proyek, supplier, “musuh proyek”(orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung)
Knowledge Area (1) 25
Knowledge Area (2) 26
Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek Project integration management: kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek. Project scope management: kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik Project time management: kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek
Knowledge Area (3) 27
Project cost management: kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek Project quality management: kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya. Project human resources management: kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek. Project communication management: kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
Knowledge Area (4) 28
Project risk management: kompetensi untuk mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Project procurement management: kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi
Peran Manajer Proyek 29
Mediator antara proyek dan stakeholders Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek
Keterampilan Manajer Proyek 30
Kepemimpinan Soft skills/ human relations skills Negosiasi & manajemen konflik Problem Solving Project Management Knowledge Area Pengetahuan yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akuntansi, sales, marketing, logistik, strategic planning, tactical planning, kompensasi, teknologi informasi, dll
Faktor pendukung keberhasilan proyek 31
Dukungan eksekutif Keterlibatan user Pengalaman manajer proyek Tujuan bisnis yang jelas Scope yang kecil Perangkat lunak standar Firm basic requirements Metodologi formal Estimasi yang terandalkan Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan
32
