MANAJEMEN KONTEMPORER
Oleh: Mulyadi Universitas Gadjah Mada
[email protected] Jogjakarta, September 2013
BUTIR-BUTIR PENTING 1. Opening remarks 2. Apa manajemen kontemporer itu?
3. Mengapa manajemen kontemporer? 4. Bagaimana pengetahuan manajemen dibangun? 5. Contoh 6. Materi dan jadwal 7. Closing remark
BUTIR PENTING KE-1
OPENING REMARKS
OPENING REMARK (1)
If you live in the river you should make friends with the crocodile.
Indian proverb
All persons are hypnotized from infancy by the culture in which they grow up. The prime task of adult life is dehypnotization, enlightenment.
(Willis Harman and Howard Reingold)
OPENING REMARK (2)
The first law of business is the same as the first law of life: adapt or die. (the unknown)
OPENING REMARK (3)
It’s not the strongest nor most intelligent of the species that survive; it is the one most adaptable to change. Charles Darwin
BUTIR PENTING KE- 2
APA MANAJEMEN KONTEMPORER ITU?
MANAJEMEN KONTEMPORER
• Manajemen kontemporer adalah pengetahuan manajemen (management knowledge) yang dibangun pas (fit) dengan paradigma yang mencerminkan karakteristik lingkungan bisnis terkini.
BUTIR PENTING KE- 3
MENGAPA MANAJEMEN KONTEMPORER?
MENGAPA MANAJEMEN KONTEMPORER? • Pengetahuan dibangun atas dasar paradigma tertentu. • Paradigma ibarat sebuah peta yang menggambarkan karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi • Setiap karakteristik lingkungan bisnis menuntut paradigma yang dengan tepat mencerminkan karakteristik lingkungan tersebut. • Paradigma dipakai sebagai basis untuk mengembangkan pengetahuan manajemen, agar pengetahuan manajemen yang dihasilkan dapat digunakan secara efektif dalam mengelola organisasi untuk memasuki lingkungan bisnis terkini.
BUTIR PENTING KE- 4
BAGAIMANA PENGETAHUAN MANAJEMEN DIBANGUN?
RERANGKA PENGEMBANGAN ILMU DAN PENGETAHUAN
• Ilmu dan pengetahuan dibangun bukan melalui cara akumulasi • Ilmu dan pengetahuan dibangun berdasarkan paradigma tertentu
BAGAIMANA ILMU DAN PENGETAHUAN DIBANGUN?
ILMU DAN PENGETAHUAN
PARADIGMA
SILENT REVOLUTION
Pengetahuan Manajemen
Revolusi Manajemen
Paradigma
Diperlukan Pergeseran Paradigma
Asumsi tentang Lingkungan
Karakteristik Lingkungan Bisnis telah Berubah Radikal
BUTIR PENTING KE- 5
CONTOH
CONTOH KE- 1
PERKEMBANGAN PESAT PC
THE PC 1970s
Unthinkable
1980s
Emerging
1990s
Ubiquitous
2005
Wireless
2020s
Invisible
Bye-bye PC
PC The revolution of the empowered individual
CONTOH KE-2
ORGANISASI
Rapat Umum Pemegang Saham
ORGANISASI BERJENJANG
Dewan Komisaris
TALL ORGANIZATION DIREKTORAT Direktur
DEPARTEMEN Manajer Departemen
BAGIAN Manajer Bagian
SEKSI Manajer Seksi
Rapat Umum Pemegang Saham
ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL
Dewan Komisaris
DIREKSI Direktorat Utama Direktorat Keuangan dan SDM
Direktorat Pelayanan
DeP Pemasaran
Dep Medik
Bagian Pemasaran Bagian Pengembangan Produk
Depan Keperawatan
Dep Umum
Dep Pengembangan Bisnis
Dep MIS
Dep Keuangan dan Akuntansi
Bagian Keuangan
Bagian Pengembangan SDM
Bagian Operasi & Pemeliharaan Sistem
Bagian Akuntansi
Bagian Personalia
Bagian Dokumentasi & Kontrol
Bagian Perpajakan
Bagian Bagian Desain & Pengembangan Pengembangan Bisnis Sistem
Bagian Layanan Medik
Bagian Layanan Keperawatan
Bagian Pembelian & Logistik
Bagian Medical Professional
Bagian Nursing Profession al
Bagian Bagian Pemeliharaan Hubungan Gedung dan Masyarakat Ekuipmen
Bagian Penunjang Medik
Bagian Penunjang Keperawatan
Bagian Hukum
Dep Pengembangan SDM
Bagian Perencanaan & Penganggaran
ORGANIZATION STRUCTURE
Rapat Umum Pemegang Saham
Organization as a collection of functional boxes
Dewan Komisaris
1.
Internal orientation rather market orientation
2.
Command and control
3.
Plan and control
4.
Delegation of authority
5.
Position-based power
Bagian Pengembangan SDM
6.
Position-based reward
7.
Producers take charge
Bagian Personalia
8.
Consume huge energy to manage white spaces
DIREKSI Direktorat Utama Direktorat Keuangan dan SDM
Direktorat Pelayanan
DeP Pemasaran
Dep Medik
Depan Keperawatan
Dep Umum
Dep Pengembangan Bisnis
Bagian Bagian Layanan Pembelian & Keperawatan Logistik
Dep MIS
Dep Keuangan dan Akuntansi
Bagian Bagian Desain & Pengembangan Pengembangan Bisnis Sistem
Dep Pengembangan SDM
Bagian Pemasaran
Bagian Layanan Medik
Bagian Pengembangan Produk
Bagian Bagian Nursing Medical Profession Professional al
Bagian Bagian Pemeliharaan Hubungan Gedung dan Masyarakat Ekuipmen
Bagian Operasi & Pemeliharaan Sistem
Bagian Akuntansi
Bagian Penunjang Medik
Bagian Hukum
Bagian Dokumentasi & Kontrol
Bagian Perpajakan
Bagian Penunjang Keperawatan
Bagian Keuangan
Bagian Perencanaan & Penganggaran
CROSSFUNCTIONAL ORGANIZATION RS
Organization as a pool of shared competencies and resources
1.
Berorientasi ke pasar, bukan ke internal
2.
Customers diletakkan pada peringkat pertama dari keseluruhan pemangku kepentingan
3.
Beroperasi dengan mode: sense and respond
4.
Menuntut pemberdayaan karyawan
5.
Performance-based power
6.
Performance-based reward
7.
Customer dilayani dengan one point of contact
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL KETERBATASAN
MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
Setiap fungsi berfokus ke pencapaian tujuan fungsinya masingmasing
Tujuan perusahaan untuk menyediakan layanan terbaik bagi customer terabaikan
Cross-functional organization
Komunikasi hanya bersifat vertikal sehingga memerlukan waktu lama untuk memberikan layanan kepada customer
Layanan kepada customer memerlukan komunikasi horizontal
Flatter organization
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
Informasi dikuasai oleh manajemen puncak
Leadership at the top menjadikan perusahaan lamban dalam menghadapi kecepatan perubahan lingkungan bisnis.
Information sharing memungkinkan karyawan mengambil keputusan berkualitas sehingga membuat leadership from everybody
Penghargaan didasarkan pada posisi (positionbased reward)
Tunjangan struktural menyebabkan karyawan dipandang tidak bernilai tambah dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer
Customer-driven integrated performance management system
KETERBATASAN
Performance-based reward bagi seluruh personel (manajer dan karyawan)
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
Manajemen memandang organisasi mereka sebagai independent company
Hubungan perusahaan dengan pemasok dan customer dilaksanakan secara businesslike
Customer-relationship management
Setiap personel direkrut berdasarkan job description yang telah ditetapkan oleh HRD
Setiap orang bekerja sesuai dengan job description-nya masingmasing, namun tujuan dan strategi perusahaan tidak terwujud
KETERBATASAN
Supply chain management Organization network
Perusahaan memerlukan de-jobbed organization Perusahaan memerlukan organisasi yang kohesif melalui cascading process
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL KETERBATASAN
Business process dikelola berbasis fungsi
MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
Proses layanan bagi customer menjadi lambat dan tidak kompleks
Business process dikelola secara terpadu
Manajer tidak termotivasi untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap proses bisnis Pengendalian berlebihan
Pengendalian berlebihan membunuh inisiatif karyawan untuk menciptakan perubahan.
Manager bertanggung jawab untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap business process Perusahaan memerlukan organisasi berkapabilitas untuk belajar, berkapasistas untuk berubah, dan berakuntabilitas tinggi
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
Organisasi tersebut didesain untuk mempertahankan status quo
Perencanaan berbasis: creating the future from the past mengakibatkan perusahaan banyak kehilangan peluang bisnis masa depan.
Manajemen harus mengubah falsafah perencanaannya menjadi creating the future from the future
Struktur organisasi tersebut cocok untuk mengelola pekerja otot
Teknologi informasi mengubah pekerjaan menjadi knowledge-based works
Knowledge-based works menjadikan dominan knowledge workers. Knowledge workers menuntut boundaryless organization dan learning organization
KETERBATASAN
KETERBATASAN STRUKTUR ORGANISASI HIRAKHIS FUNGSIONAL PERUBAHAN RADIKAL YANG DIPERLUKAN
KETERBATASAN
MENGAPA ITU MENJADI SUATU KETERBATASAN
Manajemen memperlakukan karyawan sebagai mesin
Hanya manusia yang dapat memiliki visi, inspirasi, kecerdasan, dan keberanian
Manajemen pada dasarnya merupakan pengelolaan manusia sebagai manusia. Manajemen adalah proses internalisasi misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi menjadi shared mission, shared vision, shared beliefs, shared values, and shared strategies.
Struktur organisasi tersebut bekerja secara mekanistik seperti mesin
Lingkungan bisnis kompetitif dan bergolak membutuhkan organisasi yang bersifat organik
Perusahaan memerlukan alat untuk menerjemahkan mission, vision, beliefs, values, and strategies
menjadi shared mission, shared vision, shared beliefs, shared values, and shared strategies.
DAMPAK ERA TI TERHADAP ORGANISASI 1 Direktur Utama
Relay doubles the noise and cuts the message in half
Shared Database 11 Direktur Pemasaran
111 Bagian Order Getting
12
13 Direktur Keuangan dan Umum
Direktur Operasi
121 Bagian Produksi
112
122
Bagian Order Filling
Bagian Teknik
113 Bagian Layanan Purna Jual
123 Bagian Logistik
131
14
Bagian Keuangan
Bagian Audit Intern
132 Bagian SDM dan Umum
133 Bagian Akuntansi
Karyawan
15 Bagian Perencanaan
Direct access
Information is shared
EVOLUSI ORGANISASI THE AGE OF CAMP FIRE
THE AGE OF AGRICULTURE
Nomadic Small Groups
Top-down Hierarchycal Organization
Jumlah ternak
Luas Tanah
THE AGE OF INDUSTRY
Steam Engine Bureaucracies, Departmental, Divisional Organization
Tangible Assets
THE AGE OF THE NETWORK
Boundaryless Organization
Intangible Assets
CONTOH KE-3
SIMPLE RULES OF THE 21ST CENTURY HEALTHCARE SYSTEM
SIMPLE RULES OF 21ST CENTURY HEALTHCARE CURRENT APPROACH
NEW RULE
Care is based primarily on visits
Care is based on continuous healing relationship
Professional autonomy drives variability
Care is customized according to patient needs and values
Professional control care
The patient is the source of control
Information is a record
Knowledge is shared and information flows freely
Decision making is based on training and experience
Decision making is on evidence-based
Do no harm is an individual responsibility
Safety is a system property
Secrecy is necessary
Transparency is necessary
The system react to needs
Needs are anticipated
Cost reduction is sought
Waste is continually decreased
Preference is given to professional roles over the system
Cooperation among clinicians is a primary
MISSION ATTRIBUTES 21st Century Healthcare Care is based on continuous healing relationship Care is customized according to patient needs and values Needs are anticipated The patient is the source of control
Knowledge is shared and information flows freely Cooperation among clinicians is a primary Decision making is on evidencebased Safety is a system property Waste is continually decreased Transparency is necessary
Mission Attributes Aman (safe) adalah usaha untuk menghindarkan pasien dari kecelakaan yang diakibatkan oleh layanan kesehatan yang ditujukan untuk membantu mereka Efektif adalah penyediaan layanan kesehatan berdasarkan ilmu dan pengetahuan kepada siapa saja yang memerlukannya dan mencegah dari pemberian layanan kesehatan kepada yang tidak memerlukannya (mencegah underuse atau overuse).
Berpusat ke pasien (patient centered) adalah penyediaan layanan kesehatan dengan menghormati dan merespons preferensi, kebutuhan, dan nilai-nilai pasien secara individual dan memberikan keyakinan bahwa nilai-nilai pasien memandu semua keputusan klinis. Tepat waktu adalah pengurangan waktu tunggu dan seringkali penundaan yang berkaibat buruk baik bagi penerima layanan maupun penyedia layanan. Efisien adalah penghindaran pemborosan, khususnya pemborosan ekuipmen, supplies, ide, dan energi. Adil (equitable) adalah penyediaan layanan yang tidak bervariasi dalam mutu karena karakteristik pribadi seperti jenis kelamin, etnik, lokasi geografik, dan status sosial ekonomi.
IT-BASED HEALTHCARE BUSINESS SYSTEM (IT-BSED HBS) Mission Attributes
IT-Based Healthcare Business System Applications
Requirements
Aman
Sistem informasi pengetahuan mengenai best clinical and research evidence. Sumber pengetahuan berasal dari internal maupun eksternal RS
• Healthcare Knowledge Management System • DSS for healthcare services • Healthcare compliance system
Efektif
Sistem informasi sejarah kesehatan, perawatan dan pengobatan pasien
• E-Medical Record System • Diagnostic & Therapy system • Care Management System
Patient Centered
Sistem informasi pasien, meliputi data pribadi, kebiasaan, preferensi dan nilai-nilai pasien
• CRM System, yang terintegrasi dengan emedical record • Patient Management System
Tepat Waktu
Jarak, tempat dan internal proses layanan yang tidak sesuai sering menjadi penghambat tercapainya pelayanan kesehatan yang tepat waktu, sehingga dibutuhkan sistem antrian dan sistem distance care
• • • •
Patient Queuing System Telemedicine system Billing System Enterprise Communication System (Internal & External Hospital)
Efisien Adil
Biaya layanan kesehatan yg cost efektif dihasilkan dari perencanaan bisnis, perencanaan biaya dan capacity management yg efektif Pasien dengan status ekonomi rendah sering diberikan layanan dibawah standard kualitas, karena organisasi tidak memiliki sistem informasi pengelolaan biaya yg efektif
• • • •
Strategic Management System Business Information System ABC, ABM dan ABB System Enterprise Asset Management & Capacity Management System
CONTOH KE-4
APA PRODUK INTI INSTITUSI LAYANAN KESEHATAN?
A focus on healing relationship emphasizes that the transfer of trustworthy information is the core product of health care, not something tacked onto a health care visit. Committee on Quality Health Care in America Institute of Medicine 2001
INFORMATION, COMMUNICATION, AND EDUCATION
• What information does patient need? • What is wrong (diagnosis) or how to stay well? • What is likely to happen and how it will affect his or her life (prognosis)? • What can be done to change or manage his or her prognosis?
BUTIR PENTING KE- 6
MATERI DAN JADWAL
MATERI DAN JADWAL SESI
TOPIK
1
Revolusi Manajemen
2
Emerging Paradigms: Customer Value Mindsets dan Continuous Improvement Mindsets
3
Emerging Paradigms: Opportunity Mindsets, Employee Empowerment Mindsets, and Cross-Functional Mindsets
4
Healthcare Consumer Behavior
BUTIR PENTING KE- 7
CLOSING REMARK
CLOSING REMARK Both the theory and practice of Western management have created a drag on our forward motion. It is the principles of management that are in need of reform.
C.K. Prahalad dan G. Hamel (Awal tahun1990-an)
