Manajemen Fungsi Audit Internal. Sektor Publik. Disusun Oleh: Tim Penyusun Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik

Manajemen Fungsi Audit Internal

Sektor Publik

Disusun Oleh: Tim Penyusun Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik

Sekolah Tinggi Akuntansi Negara 2007

Manajemen Fungsi Audit Internal Sektor Publik Oleh Tim Penyusun Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) Departemen Keuangan Republik Indonesia Bekerja sama dengan Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA)

Desain sampul dan isi : Tim YPIA

Diterbitkan pertama kali oleh : Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Jl. Bintaro Utama Sektor V Bintaro Jaya Tangerang 15223 Indonesia Telp : 021 7361654 - 56 Fax

: 021 7361653

Cetakan Pertama : Desember 2007

Buku ini bisa di download bebas melalui Website : www.stan-star.ac.id

Kata

Sambutan

Dengan mengucapkan syukur alhamdulillah pada tahun 2007 ini Sekolah Tinggi Akuntansi Negara (STAN) dipercaya oleh Asian Development Bank (ADB) untuk melaksanakan salah satu kegiatan reformasi birokrasi yakni penyusunan program pelatihan auditor internal non-gelar bagi Inspektorat di daerah. Hal ini didasarkan pada tekad pemerintah untuk melakukan reformasi dalam penyelenggaraan pemerintahan dalam kerangka good governance mencakup reformasi audit pemerintahan daerah. Dalam hubungan ini, pemerintah telah menetapkan proyek yang disebut dengan State Audit Reform Sector Development Project (STAR-SDP). Pelaksanaan STAR-SDP mendapat dukungan pendanaan yang berasal dari Asian Development Bank (ADB) dan pemerintah Belanda. Sejalan dengan tekad untuk menyukseskan penyelenggaraan otonomi daerah, pemerintah juga menetapkan bahwa STAR-SDP mencakup proyek peningkatan kuantitas dan kualitas auditor di lingkungan pemerintah daerah melalui program pendidikan jangka pendek (non-gelar). Proyek pendidikan non-gelar bagi auditor inspektorat daerah ini diserahkan kepada STAN – Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) Departemen Keuangan RI dan pelaksanaannya harus melibatkan konsultan independen serta didukung oleh Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS). Modul ini merupakan bagian dari kegiatan STAR-SDP tersebut yang dikhususkan bagi auditor inspektorat daerah. Semoga modul ini bermanfaat bagi para auditor inspektorat daerah dan para instruktur pelatihan audit internal sektor publik serta pihak lain yang tertarik untuk mendalami audit internal sektor publik. Selaku pimpinan STAN saya sangat bangga dengan kegiatan ini dan peningkatan yang telah dicapai khususnya dalam hal pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) aparatur negara, namun tidak cukup sampai di sini, kita harus dapat mencapai kinerja yang lebih baik di masa mendatang.

Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik

Akhirnya pada kesempatan ini, atas nama Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara saya mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang penuh dedikasi telah bekerja keras dalam pembuatan modul ini dan juga pihak BAPPENAS serta Tim Teknis STAR-SDP STAN yang telah mendukung dengan kemampuan profesionalisme sehingga proyek ini dapat berhasil dengan baik. Semoga di tahun-tahun mendatang kita tetap meningkatkan kinerja.

Suyono Salamun, Ph.D Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara



Sektor Publik

Daftar

Isi

Daftar Isi..............................................................................................

i

Bab 1 Pendahuluan...........................................................................

01

A. Latar Belakang.....................................................................

01

B. Tujuan Pembelajaran Umum...............................................

02

C. Tujuan Pembelajaran Khusus..............................................

03

D. Deskripsi Singkat Struktur Modul.........................................

03

E. Metodologi Pembelajaran....................................................

04

Bab 2 Arti Penting dan Peran Inspektorat di Lingkungan Pemerintah Daerah.................................................................

05

A. Pendahuluan........................................................................

05

B. Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah........

06

C. Bagaimana Pengelolaan Inspektorat Daerah Saat Ini?........

07

D. Tantangan Masa Depan Fungsi Pengawasan Inspektorat.....

09

E. Pengelolaan Fungsi Pengawasan Inspektorat.....................

14

Bab 3 Membangun Organisasi Inspektorat yang kokoh di Sektor Publik......................................................................

17

A. Pendahuluan........................................................................

17

B. Fondasi Keberhasilan Fungsi Pengawasan Inspektorat......

18

C. Kedudukan Inspektorat di Struktur Organisasi Pemerintahan Daerah..........................................................

22

D. Audit Charter Inspektorat.....................................................

24

E. Independensi dan Obyektivitas Inspektorat..........................

29

F. Uraian Tugas Auditor Inspektorat.........................................

32

G. Pengembangan Manual Kebijakan dan Pedoman Audit......

38

Bab 4 Pengendalian Pekerjaan Audit di Inspektorat.......................

45

A. Pendahuluan........................................................................

45

B. Pengendalian Tugas Audit...................................................

46

C. Kartu Penugasan Setiap Pekerjaan Audit............................

47

D. Anggaran dan Jadwal Rencana Penugasan Audit...............

49

E. Laporan Kemajuan Pekerjaan Audit (Laporan Progres).........

53

F. Risiko Audit..........................................................................

54


i


Sektor Publik

Bab 5 Pengelolaan dan Pengembangan Staf Audit di Inspektorat Daerah................................................................ 57 A. Pendahuluan........................................................................... 57 B. Persyaratan Kualitas..............................................................

58

C. Sumber untuk Mendapatkan Staf Audit.................................

62

D. Bagaimana Proses Menyeleksi Auditor Internal.....................

65

E. Orientasi untuk Auditor yang Baru.......................................... 68 F. Pendidikan dan Pelatihan....................................................... 69 G. Pertemuan rutin staf...............................................................

71

H. Penilaian staf.......................................................................... 73 I. Penugasan Audit....................................................................

75

Bab 6 Program Kerja Pengawasan Tahunan dan Perencanaan Audit Jangka Panjang............................................................... 77 A. Pendahuluan..........................................................................

77

B. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT).......................

78

C. Penentuan Obyek Audit dengan Penilaian Risiko Makro........ 81 D. Perencanaan Audit Jangka Panjang....................................... 85 E. Penetapan Rencana Tujuan dan Sasaran Fungsi Pengawasan........................................................................... 87 Bab 7 Quality Assurance Fungsi Pengawasan Inspektorat

91

A. Pendahuluan

91

B. Standar Profesi untuk Quality Assurance

92

C. Mengevaluasi Produktivitas Pekerjaan Audit

93

D. Quality Assurance di Inspektorat

97

E. Elemen Quality Assurance

97

Daftar Pustaka....................................................................................... 113

ii



Sektor Publik

Bab 1

Pendahuluan A. Latar Belakang Reformasi pemerintahan yang terjadi di Indonesia sepuluh tahun terakhir telah membawa banyak perubahan besar, baik di bidang politik, sosial, ekonomi, maupun penyelenggaraan pemerintahan. Perubahan-perubahan tidak hanya terjadi pada sistem pemerintahan pusat, melainkan juga pada sistem pemerintahan daerah di seluruh wilayah Indonesia. Salah satu perubahan yang mendasar dan cukup signifikan adalah berlakunya otonomi daerah. Dengan berlakunya otonomi daerah, maka setiap daerah dapat mengatur sendiri daerahnya dan tidak tergantung lagi kepada pusat. Perubahan ini tentu membawa suatu konsekuensi yang berat bagi setiap kepala daerah, yaitu berupa semakin besarnya tanggung jawab untuk mengelola daerah sesuai dengan prinsip tatakelola pemerintahan daerah yang baik. Kondisi saat ini, masih ada daerah dalam penyelenggaraan pemerintahannya yang belum siap dengan sistem pemerintahan yang baru untuk menyelenggarakan pemerintahan daerah sesuai dengan tatakelola pemerintahan yang baik. Banyak terjadi kasus di sejumlah daerah yang berkaitan dengan masalah korupsi, ketidakberesan, penyalahgunaan wewenang dan jabatan, pelanggaran, dan masih banyak lagi kasus pidana lainnya. Mengapa hal ini dapat terjadi? Lemahnya pengendalian internal dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah merupakan salah satu penyebab terjadinya ketidakefisienan dan ketidakefektifan penyelenggaraan pemerintahan daerah dan tentunya berdampak pada pemborosan anggaran dan keuangan daerah. Di samping itu, akibat lemahnya pengendalian internal dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, ada sebagian oknum di lingkungan pemerintahan daerah yang tidak atau belum siap dengan berlakunya otonomi


01


Sektor Publik

daerah, terutama berkaitan dengan masalah etika dan moral dari oknum pejabat pemerintahan daerah tersebut yang rendah. Di sisi lain, masih menjadi tanda tanya besar di kalangan profesi audit internal mengenai sejauh mana peran serta dari fungsi pengawasan termasuk para pejabat pengawas yang berada di lingkungan fungsi pengawasan atau inspektorat daerah, baik tingkat provinsi, kabupaten, maupun kota, terutama dalam upaya untuk mengawal berbagai kegiatan dan program pemerintah daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang memenuhi prinsip tata kelola pemerintahan daerah yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam modul ”Manajemen Fungsi Audit Internal Sektor Publik” ini, dibahas mengenai peran inspektorat di lingkungan pemerintahan daerah, termasuk permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bagaimana Inspektorat menerapkan peran dan fungsinya tersebut. Pembahasan dalam modul juga mencakup berbagai elemen-elemen yang dibutuhkan agar pengelolaan Inspektorat Daerah dapat efektif. Topik-topik yang dibahas pada bab-bab di dalam modul ini, antara lain mengenai organisasi fungsi pengawasan Inspektorat Daerah saat ini dan bagaimana harapannya di masa depan, terutama dalam pengelolaan sumber daya manusia (staf audit) di Inspektorat Daerah, perencanaan audit jangka panjang, dan pengendalian mutu pekerjaan audit. Modul ”Manajemen Fungsi Audit Internal ” ini merupakan satu paket dengan modul-modul lain yang dibuat untuk program pendidikan dan peningkatan kompetensi auditor inspektorat. Tujuan penyusunan modul ini adalah untuk meningkatkan kompetensi dan profesionalisme auditor inspektorat. Setelah membaca dan mempelajari paket modul ini, para auditor inspektorat dapat melaksanakan tugas auditnya dengan lebih berhasil. B. Tujuan Pembelajaran Umum Modul ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan kepada para auditor Inspektorat Daerah tentang mengelola dengan efektif fungsi pengawasan inspektorat. Dengan mempelajari modul ini, para auditor inspektorat dapat memperoleh pengetahuan mengenai pengelolaan inspektorat dan elemenelemen yang dibutuhkan untuk menciptakan fungsi pengawasan yang efektif. Diharapkan setelah mempelajari modul ini, para auditor inspektorat dapat lebih menempatkan dirinya sebagai mitra kerja manajemen pemerintahan daerah untuk pencapaian tujuan dan sasaran penyelenggaraan daerah yang ditetapkan.

02



Sektor Publik

C. Tujuan Pembelajaran Khusus Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal pengetahuan kepada para auditor inspektorat untuk memahami dan menjelaskan pentingnya: 1. Peran dan arti penting fungsi pengawasan Inspektorat Daerah di dalam membantu penyelenggaraan pemerintahan daerah sesuai dengan tatakelola pemerintahan daerah yang baik. 2. Membangun struktur organisasi fungsi pengawasan yang efektif dengan dukungan dan komitmen kepala daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah. 3. Menetapkan persyaratan kualitas yang dibutuhkan para auditor inspektorat dan peningkatan kompetensi profesional secara kontinyu. 4. Membuat suatu perencanaan audit yang terpadu dan strategis dikaitkan dengan rencana strategi penyelenggaraan pemerintahan daerah. 5. Membuat program peningkatan mutu pekerjaan dan kinerja auditor dalam pelaksanaan tugas auditnya. D. Deskripsi Singkat Struktur Modul Pembahasan materi dalam modul ini lebih dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman mengenai pengelolaan fungsi pengawasan Inspektorat Daerah. Topik-topik yang akan dibahas merupakan elemen-elemen penting sebagai fondasi dan pilar yang sangat dibutuhkan untuk membangun fungsi pengawasan yang efektif. Pada bagian awal dari modul, pembaca dapat memperoleh gambaran mengenai bagaimana perkembangan dan arti penting fungsi pengawasan inspektorat serta permasalahan-permasalahan yang dihadapi. Pada bab-bab berikutnya, para pembaca akan memperoleh pengetahuan yang lebih rinci mengenai pilar-pilar yang dibutuhkan sebagai elemen-elemen penting untuk membangun fungsi pengawasan Inspektorat Daerah. Secara rinci, pembagian bab-bab dalam modul Manajemen Fungsi Audit Internal Sektor Publik ini adalah sebagai berikut: Bab 1 Pendahuluan Bab 2 Arti Penting dan Peran Inspektorat di Lingkungan Pemerintah Daerah. Bab 3 Membangun Fungsi Pengawasan Inspektorat yang Kokoh di Sektor Publik. Bab 4 Pengendalian Pekerjaan Audit di Inspektorat. Bab 5 Pengelolaan dan Pengembangan Staf Audit di Inspektorat Daerah. Bab 6 Program Kerja Pengawasan Tahunan dan Perencanaan Audit Jangka Panjang. Bab 7 Quality Assurance Fungsi Pengawasan Inspektorat.


03


Sektor Publik

E. Metodologi Pembelajaran Untuk mempelajari modul ini, peserta dianjurkan untuk membaca seluruh materi yang ada serta mencoba latihan dan kasus yang disediakan di dalam buku kerja (workbook) dari modul ini. Instruktur akan membantu peserta untuk memahami materi melalui pemaparan di kelas. Agar proses pendalaman materi dapat berlangsung secara baik, perlu dilakukan diskusi kelompok sehingga seluruh peserta menjadi aktif dalam proses belajarmengajar.

04



Sektor Publik

Arti Penting dan Peran Bab 2 Inspektorat di Lingkungan Pemerintah Daerah Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan arti dan peran penting fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh Inspektorat Daerah dalam membantu dan mendukung terciptanya penyelenggaraan pemerintahanan daerah sesuai dengan tatakelola yang baik dan memadai. • Menjelaskan bagaimana pengelolaan yang efektif dari fungsi pengawasan di sektor publik, khususnya di lingkungan pemerintahan daerah. • Menjelaskan permasalahan dan tantangan ke depan yang dihadapi fungsi pengawasan Inspektorat Daerah dan strategi yang tepat untuk pengelolaan fungsi pengawasan inspektorat yang efektif.

A. Pendahuluan Badan Pengawas Daerah (Bawasda) atau yang sekarang ini lebih dipopulerkan dengan sebutan Inspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota (selanjutnya di singkat dengan Inspektorat) merupakan suatu lembaga pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah, baik untuk tingkat provinsi, kabupaten, atau kota, memainkan peran yang sangat penting dan signifikan untuk kemajuan dan keberhasilan pemerintah daerah dan perangkat daerah di lingkungan pemerintahan daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah dan mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Berhasilnya penugasan audit sangat tergantung pada bagaimana fungsi pengawasan yang dijalankan dapat dikelola dengan memadai. Untuk itu, pimpinan Inspektorat harus mampu mengelola dengan baik agar fungsi pengawasan dapat memberikan hasil yang memuaskan bagi penyelenggaraan pemerintahan daerah secara keseluruhan. Paradigma baru fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah membuka suatu cakrawala baru bahwa peran dan fungsi auditor inspektorat tidak hanya dimaksudkan untuk mencari kelemahan-kelemahan


05


Sektor Publik

yang berhasil dijumpai atau diidentifikasi, melainkan juga berperan sebagai mitra kerja pemerintah daerah untuk memudahkan setiap satuan kerja perangkat daerah di unit kerja masing-masing agar dapat mencapai tujuan dan sasaran kegiatan operasionalnya dengan efektif dan efisien. Begitu pula, ukuran keberhasilan setiap pekerjaan audit tidak hanya tergantung dari banyaknya temuan audit atau dapat dilaksanakannya seluruh rencana audit tahunan yang telah ditetapkan, melainkan lebih ditekankan pada bagaimana rekomendasi perbaikan yang disampaikan dapat ditindaklanjuti dengan baik dan berhasil. Hal inilah yang seharusnya menjadi perhatian dan pertimbangan penting auditor inspektorat dan pimpinan fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah. Untuk mencapai keinginan dan harapan tersebut, setiap pekerjaan audit yang dilakukan harus terkoordinasi dengan baik antara fungsi pengawasan dengan berbagai fungsi, aktivitas, kegiatan, ataupun program yang dijalankan Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Bagaimanapun, keberhasilan daerah untuk mencapai tujuannya tidak terlepas dari adanya koordinasi yang efektif di antara berbagai Satuan Kerja Perangkat Daerah selaku pelaksana urusan pemerintahan di daerah. Koordinasi yang terjalin baik ini tentunya akan menjadi semakin lengkap dan sempurna dengan keterlibatan Inspektorat yang menjalankan fungsi pengawasannya dengan efektif dan diharapkan mampu memberikan nilai tambah bagi daerah untuk pencapaian tujuan dan sasarannya. B. Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Pengawasan Penyelenggaraan pemerintahan di daerah dilakukan oleh berbagai pihak, antara lain oleh pejabat pemerintah daerah sebagai jajaran manajemen dan oleh inspektorat. Pengawasan penyelenggaraan pemerintahan daerah oleh pejabat pemerintah daerah dilakukan melalui monitoring dan evaluasi atas penyelenggaraan pemerintahan daerah. Monitoring adalah kegiatan mengamati, mengawasi keadaan dan pelaksanaan di tingkat lapangan yang secara terus menerus atau berkala di setiap tingkatan untuk program yang sesuai dengan rencana yang telah disusun. Sementara itu, evaluasi adalah proses kegiatan penilaian kebijakan daerah, akuntabilitas kinerja daerah atau program dan kegiatan pemerintahan daerah untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Kegiatan monitoring dan evaluasi yang dimaksudkan di sini dilakukan terhadap administrasi umum pemerintahan dan urusan pemerintahan daerah. Pelaksanaan kegiatan pengawasan oleh inspektorat dikoordinasikan oleh Kepala Inspektorat. Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri)

06



Sektor Publik

No. 23 Tahun 2007, Kepala Inspektorat, baik di tingkat provinsi, kabupaten, dan kota disebut dengan Inspektur Provinsi, dan Inspektur Kabupaten/Kota. Kegiatan yang dilakukan oleh inspektorat adalah kegiatan pemeriksaan (audit), yang meliputi: 1. Pemeriksaan secara berkala dan komprehensif terhadap kelembagaan, pegawai daerah, keuangan daerah, barang daerah, dan urusan pemerintahan. 2. Pemeriksaan dana dekonsentrasi. 3. Pemeriksaan tugas pembantuan. 4. Pemeriksanaan terhadap kebijakan pinjaman dan hibah luar negeri. Selain pemeriksaan tersebut, auditor Inspektorat dapat juga melakukan pemeriksaan tertentu dan pemeriksaan terhadap laporan mengenai indikasi kemungkinan terjadinya tindak penyimpangan, korupsi, kolusi, dan nepotisme di dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Pelaksanaan kegiatan pengawasan ini dikoordinasikan oleh Kepala Inspektorat, yang dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 23 Tahun 2007, kepala Inspektorat, baik di tingkat provinsi, kabupaten, dan kota disebut dengan Inspektur Jenderal, Inspektur Provinsi, dan Inspektur Kabupaten/Kota. Setiap auditor di inspektorat daerah diharapkan dapat menerapkan kecermatan profesinya dengan memadai. Dengan adanya berbagai perubahan keadaan baik lingkungan pemerintahan daerah maupun di lingkungan inspektorat itu sendiri, para auditor inspektorat juga dituntut untuk lebih memainkan peran pentingnya sebagai konsultan internal pemerintah daerah dan mitra kerja yang efektif dari para kepala daerah dan aparat pemerintah di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di daerahnya masing-masing. Begitu pula, dengan melihat berbagai kegiatan pengawasan yang harus dijalankan, para auditor atau pejabat pengawas pemerintah di inspektorat dituntut untuk selalu siap dan sigap dalam melaksanakan peran dan fungsi pengawasannya. C. Bagaimana Pengelolaan Inspektorat Daerah Saat Ini ? Sebagaimana diketahui dan bukan suatu hal yang baru bahwa permasalahan saat ini adalah umumnya inspektorat, baik tingkat provinsi, kabupaten, dan kota, masih banyak yang belum dikelola dengan efektif dan memadai sesuai dengan standar profesi dan kompetensi yang dibutuhkan. Fungsi pengawasan yang dilakukan Inspektorat belum berfungsi dengan baik karena masih ditata atau dikelola dengan cara yang tradisional dan belum disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Masih banyak juga persepsi yang keliru di lingkungan satuan kerja perangkat daerah mengenai


07


Sektor Publik

peran dan fungsi pengawasan inspektorat. Di satu sisi, harus disadari bahwa gejala tersebut timbul disebabkan karena perilaku auditor inspektorat itu sendiri yang kurang persuasif dalam melaksanakan penugasan auditnya ataupun juga karena rendahnya kompetensi teknis yang dimiliki para auditor Inspektorat. Sedangkan di sisi lainnya, masih banyak para pimpinan atau kepala daerah serta sebagian aparat pemerintah daerah yang belum memahami sepenuhnya arti penting dan peran fungsi pengawasan yang dijalankan oleh Inspektorat Daerahnya. Banyak juga yang masih berpendapat bahwa auditor inspektorat adalah pemeriksa yang dalam melaksanakan pekerjaan auditnya hanya berusaha mencari kesalahan-kesalahan auditi dan tidak mempertimbangkan hal yang sudah dicapai oleh audit. Konsekuensi hubungan yang tidak harmonis ini seringkali mengakibatkan timbul jurang pemisah (gap) atau konflik dan ketidaksukaan banyak orang terhadap auditor inspektorat. Banyak juga yang berpandangan bahwa auditor Inspektorat hanya memahami masalah audit dan pengendalian, sedangkan bagaimana aktivitas operasional penyelenggaraan pemerintahan daerah, termasuk berbagai kendala, permasalahan, kerentanan suatu kegiatan, atau risiko serta potensinya di lingkungan daerah dianggap bukan sebagai wilayah kompetensi auditor. Dengan demikian, auditor dianggap tidak ahli dan tidak tahu menahu soal bagaimana aktivitas operasional atau penyelenggaraan pemerintahan daerah dilaksanakan. Sebagai contoh, dalam pengadaan barang atau jasa, auditor dianggap hanya memahami masalah pengendalian dan auditnya saja. Auditor Inspektorat dianggap tidak memahami proses pengadaan, peraturan perundangan yang melandasinya dan kendala-kendala yang dihadapi. Hal tersebut memang ada benarnya, artinya bahwa hal itu merupakan pendapat yang logis, karena auditor memang bukan ahli secara khusus di aktivitas operasional tersebut. Namun demikian, dengan keberadaan auditor ditengah-tengah aktivitas mereka, diharapkan auditor dapat memberikan nilai tambah sehingga apa pun kegiatan yang dilaksanakan, maka dapat dicapai dengan cara yang paling efektif, efisien, dan ekonomis. Banyak pihak yang juga masih meyakini bahwa keberadaan auditor hanyalah untuk “mencari” temuan, khususnya temuan negatif, untuk membongkar kecurangan, penggelapan, atau pelanggaran yang mengandung tindak pidana. Masih sedikit sekali orang yang berpandangan bahwa auditor memiliki potensi untuk berperan sebagai mitra kerja, yaitu konsultan dalam memudahkan atau memberikan bantuan fasilitasi setiap orang yang melaksanakan aktivitas

08



Sektor Publik

operasional dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, terutama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Banyak pula orang berpendapat bahwa kebanyakan masalah-masalah yang diungkapkan auditor adalah masalah-masalah yang sudah berlalu (basi) sehingga laporan hasil audit yang dibuat auditor merupakan hal yang sia-sia saja atau sudah terlambat untuk pengambilan keputusan. Sebagai simpulannya mengapa pengelolaan pada fungsi pengawasan Inspektorat Daerah banyak belum efektif dan memadai, yaitu karena masih adanya anggapan yang keliru bahwa fungsi pengawasan atau audit internal yang ada di dalam suatu organisasi, seperti inspektorat adalah sekadar memenuhi persyaratan struktur organisasi yang harus ada dan bukan dipandang sebagai lembaga yang mampu untuk memberikan nilai tambah di dalam organisasi, seperti halnya organisasi di pemerintahan daerah. D. Tantangan Masa Depan Fungsi Pengawasan Inspektorat Permasalahan saat ini adalah bagaimana membangun kepercayaan masyarakat serta mengubah persepsi yang keliru mengenai auditor inspektorat sebagai aparat pengawas internal pemerintah daerah. Tantangan atau pertanyaan berikutnya adalah bagaimana agar pekerjaan audit yang dilaksanakan mampu mengetahui dan mengidentifikasi dengan segera setiap permasalahan, risiko dan potensinya yang dapat mengganggu kelancaran kegiatan dan program yang sudah dicanangkan di daerah masing-masing, sehingga tujuan, target, dan sasaran kegiatan yang sudah dianggarkan di dalam APBD dan program pembangunan daerah dapat tercapai dengan cara yang paling efektif , ekonomis, dan efisien. Semua upaya yang diinginkan ini sangat tergantung kepada fungsi pengawasan itu sendiri, yaitu kepercayaan masyarakat dan keberhasilan pekerjaan audit sangat tergantung pada bagaimana lembaga pengawasan ini dapat dikelola dengan baik. Adanya tantangan ini merupakan titik tolak untuk setiap pimpinan atau kepala inspektorat untuk mampu mengelola organisasi fungsi pengawasannya dengan efektif. Menyadari akan hal tersebut, penting bagi pimpinan atau kepala inspektorat untuk dapat mentransformasi peran dari fungsi pengawasan inspektorat daerah, di antaranya melalui: •

Pemantapan status dan kedudukan organisasi fungsi pengawasan inspektorat yang mampu memberikan nilai tambah bagi pelaksanaan seluruh kegiatan dan program pemerintah daerah.


09


Sektor Publik

•

Penyusunan perencanaan pekerjaan audit yang efektif, baik untuk perencanaan penugasan audit, program kerja pengawasan tahunan, maupun perencanaan audit jangka panjang yang mengacu pada pola rencana strategis dan rencana kerja seluruh satuan kerja perangkat daerah.

•

Peningkatan kemampuan teknis dan profesionalisme para auditor di lingkungan inspektorat daerah, yaitu agar peran aktifnya sebagai mitra kerja Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dapat ditingkatkan dan diwujudkan dengan berhasil.

•

Penyempurnaan kebijakan, sistem, prosedur, dan pola pendekatan audit dan fungsi pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan pemerintah daerah saat ini dan mendatang untuk penyelenggaraan pemerintahan daerah yang berhasil.

•

Peningkatan hubungan dan koordinasi pekerjaan audit dan fungsi pengawasan dengan auditor eksternal (misal: BPK) dan Perguruan Tinggi terutama berkaitan dengan peran inspektorat daerah untuk mereviu laporan keuangan daerah dan penilaian kinerja satuan kerja perangkat daerah, serta untuk meningkatkan pengetahuan berbagai fungsi yang ada di pemerintahan daerah.

•

Peningkatan komunikasi dan koordinasi tindak lanjut hasil pengawasan dengan para auditi di seluruh jajaran satuan kerja perangkat daerah.

•

Sosialisasi dan promosi mengenai arti penting dan arah strategi dari inspektorat daerah sebagai mitra kerja pemerintah daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang berhasil.

•

Penciptaan iklim kerja yang konstruktif di lingkungan fungsi pengawasan inspektorat daerah dan budaya kerja yang mendukung tata kelola pemerintahan daerah yang baik. Untuk merealisasikan hal tersebut, perlu diambil langkah-langkah

yang konkrit, antara lain melalui pembangunan citra fungsi pengawasan inspektorat daerah dan pembangunan organisasi, manajemen, dan sumber daya manusia (auditor) sehingga mampu memberikan nilai tambah, serta mendukung terciptanya tatakelola pemerintahan yang baik, pengelolaan risiko atas kegiatan dan program, serta penciptaan lingkungan pengendalian yang memadai di lingkungan pemerintah daerah. Berbagai usaha ini tentunya harus dimulai melalui penyusunan rencana kerja inspektorat yang mengacu pada

10



Sektor Publik

rencana strategis dan kerja pemerintahan daerah serta didukung oleh berbagai upaya perbaikan dan peningkatan pengelolaan fungsi pengawasan Inspektorat Daerah yang efektif. Diharapkan Inspektorat dan seluruh pejabat pengawasnya mengikuti terus perkembangan dan arah aktivitas kegiatan dan penyelenggaraan program yang dilaksanakan oleh setiap satuan kerja perangkat daerah di masing-masing daerahnya. Untuk lebih meningkatkan pelayanan kepada pemerintah daerah, inspektorat juga diminta turut ambil bagian dalam melakukan pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan kepada publik atau masyarakat, khususnya yang berada di lingkungan pemerintahan daerah. Dalam era otonomi daerah yang dikembangkan saat ini, sudah selayaknya posisi fungsi pengawasan inspektorat daerah menempati posisi yang strategis untuk mendukung usahausaha pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah dalam mewujudkan kesejahteraan untuk seluruh lapisan masyarakat daerah. Untuk meningkatkan arti dan peran penting fungsi pengawasan inspektorat di lingkungan pemerintahan daerah, para auditor inspektorat juga harus secara aktif menjadi mitra kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah. Tidaklah lengkap arti penting inspektorat tanpa diimbangi dengan perannya sebagai konsultan dan katalis. Dewasa ini perkembangan dan paradigma baru auditor internal baik di sektor privat maupun publik telah membawa perubahan yang signifikan dalam peran dan fungsi auditor internal. Dari pengertian auditor internal sesuai dengan tuntutan baru auditor internal yang dipublikasikan di tahun 1999 oleh the Institute of Internal Auditors, Inc. (yaitu organisasi profesi auditor internal internasional), peran dan fungsi auditor internal tidak lagi hanya sekedar mendeteksi kesalahan (detective control), melainkan juga untuk membantu mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan (preventive control), serta mengarahkan atau mempertajam (directive control) aktivitas operasional untuk mencapai tujuan atau target dan sasaran yang telah ditetapkan. Dari pengertian tersebut, jelas keberadaan auditor internal harus mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi, serta mampu mendorong terciptanya iklim tatakelola yang baik, pengelolaan risiko yang efektif, dan penciptaan lingkungan pengendalian yang memadai. Wujud dari pengertian tersebut adalah bahwa paling tidak seorang auditor internal harus memiliki tiga peran, yaitu sebagai wacthdog (detective control), konsultan (preventive control), dan katalis (directive control). Dari ketiga peran tersebut, dalam perkembangan saat ini, bobot terbesar peran auditor internal adalah harus sebagai konsultan, kemudian katalis, dan dalam jumlah bobot yang minimal auditor internal juga menjalankan perannya sebagai watchdog.


11


Sektor Publik Bagaimana menerapkan kondisi paradigma peran baru auditor internal

di lingkungan inspektorat? Dewasa ini, dengan berlakunya otonomi daerah, setiap daerah dapat mengatur sendiri daerahnya dan tidak tergantung lagi kepada pusat. Hal ini tentu membawa suatu konsekuensi yang berat bagi setiap kepala daerah, yaitu berupa semakin besarnya tanggung jawab untuk mengelola daerah sesuai dengan prinsip tata kelola pemerintahan daerah yang baik. Dalam kenyataannya, banyak terjadi kasus di sejumlah daerah yang berkaitan dengan masalah korupsi, penyalahgunaan wewenang dan jabatan, pelanggaran, dan masih banyak lagi kasus pidana lainnya. Mengapa hal tersebut dapat terjadi? Di satu sisi mungkin disadari bahwa masih ada oknum di pemerintahan daerah yang tidak siap dengan berlakunya otonomi daerah dan etika dan moral oknum pejabat daerah tersebut yang rendah, namun di sisi lain menjadi tanda tanya besar di kalangan profesi audit internal mengenai sejauh mana peran serta fungsi pengawasan termasuk di dalamnya auditor atau pejabat pengawas di lingkungan inspektorat daerah dalam mengawal berbagai kegiatan dan program pemerintah daerah. Saat ini, masih ada kesan bahwa keberadaan fungsi pengawasan inspektorat belum dioptimalkan sepenuhnya. Banyak kepala daerah maupun satuan kerja perangkat daerah yang berada di bawah kepala daerah belum mengetahui bahwa peran inspektorat sebenarnya bukan hanya mendeteksi sesuatu yang sudah terjadi, melainkan juga harus lebih mengutamakan peran konsultan dan katalisnya dalam mengawal berbagai kegiatan dan program yang dijalankan di lingkungan pemerintahan daerah. Dengan demikian, apabila terdapat kondisi yang berpotensi untuk menimbulkan risiko, auditor inspektorat dapat memberikan rekomendasi yang konstruktif untuk meminimalkan peluang terjadinya risiko tersebut. Oleh karenanya, sudah menjadi keharusan (mandatory) bagi seluruh aparatur pemerintah daerah, yaitu pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah untuk memberdayakan peran konsultan dan katalis dari inspektorat. Dengan peran konsultan dan katalis ini, diharapkan berbagai permasalahan dalam penyelenggaraan kegiatan dan program pemerintah daerah dapat dicegah kemungkinan terjadinya atau diminimalkan dampak yang ditimbulkannya. Perubahan paradigma ini harus benar-benar dilaksanakan oleh para auditor inspektorat, artinya bahwa mereka harus memiliki komitmen yang kuat untuk lebih mengembangkan peran konsultan dan katalisnya. Sementara itu, diharapkan juga seluruh jajaran pemerintah daerah dan satuan kerja perangkat daerah di bawahnya juga harus sudah menyadari peran konsultan dan katalis dari para auditor inspektorat di daerahnya.

12



Sektor Publik

Untuk mewujudkan peran inspektorat sebagai konsultan dan katalis, orang-orang di lingkungan inspektorat wajib mempunyai kompetensi yang tinggi dalam bidangnya. Oleh karena itu, untuk merealisasikan kepentingan tersebut, beberapa faktor yang perlu diperhatikan adalah: •

Para auditor atau pejabat pengawas di lingkungan inspektorat harus meninggalkan paradigma lama untuk menuju paradigma baru sebagai auditor internal di lingkungan pemerintah daerah.

•

Dalam pelaksanaan pekerjaan penugasan di lapangan, para auditor inspektorat harus lebih mengutamakan kepentingan pemerintah daerah dalam pencapaian kegiatan dan progam yang sudah dicanangkan daripada sekadar pencapaian target pekerjaan penugasan audit yang sudah dijadwalkan di dalam Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT).

•

Harus diperoleh komitmen yang tegas dan kontinyu dari pimpinan atau kepala daerah serta seluruh jajaran satuan kerja perangkat daerah, yaitu mengenai status, kedudukan, fungsi dan peran inspektorat di lingkungan pemerintah daerah, bahwa unit kerja inspektorat merupakan bagian dari struktur organisasi di pemerintahan daerah yang tidak dapat dipisahkan. Jangan sampai ada kesan unit kerja inspektorat hanya sekadar melengkapi struktur organisasi di pemerintahan daerah.

•

Setiap pejabat pengawas atau auditor inspektorat harus selalu menunjukkan nilai etika, integritas, dan komitmennya sebagai auditor profesional.

•

Auditor inspektorat juga harus mampu bersikap independen dan obyektif di dalam melaksanakan tugasnya, serta selalu menjunjung tinggi kejujuran dalam setiap tindakan yang dilakukannya.

•

Setiap perangkat daerah harus terbuka dengan masukan dari inspektorat dan bersedia untuk menindaklanjuti temuan dalam rangka untuk perbaikan kegiatan dan program di masa datang.

•

Kepala inspektorat harus selalu siap untuk memberikan para staf terbaiknya untuk dipromosikan atau kembali bergabung di berbagai aktivitas operasional kegiatan atau program pada satuan kerja perangkat daerah.


13


Sektor Publik

E. Pengelolaan Fungsi Pengawasan Inspektorat Untuk merespon tantangan mengenai arti penting dan peran fungsi pengawasan inspektorat di lingkungan pemerintah daerah, khususnya peran konsultan dan katalisnya, setiap kepala inspektorat dan seluruh pimpinan di jajaran pejabat pengawasnya dituntut untuk mampu melakukan pengelolaan atau manajemen fungsi pengawasan inspektorat yang efektif. Berbagai upaya dapat dilakukan untuk manajemen fungsi inspektorat yang efektif ini, di antaranya adalah melalui peningkatan kompetensi teknis auditor di inspektorat, menyamakan persepsi dengan auditi (kepala daerah dan seluruh aparatur pemerintah daerah) mengenai peran dan fungsi inspektorat, peningkatan dan penyempurnaan berbagai kebijakan dan prosedur audit, pemanfaatan pendekatan audit yang sesuai dengan kebutuhan daerah, dan koordinasi pekerjaan audit dengan pihak terkait lainnya, termasuk dengan auditor eksternal. Pengelolaan atas fungsi pengawasan inspektorat tidak hanya terbatas pada struktur organisasinya saja, melainkan juga termasuk pada pekerjaan audit yang dilaksanakan. Pengendalian pekerjaan audit dimulai dari sebelum pelaksanaan pekerjaan audit hingga pelaporan dan pemantauan tindak lanjut terhadap rekomendasi yang disarankan, termasuk juga evaluasi mengenai apakah pendekatan audit yang diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau keadaan. Proses audit ini merupakan suatu proses yang kontinyu sepanjang kegiatan dan program di pemerintah daerah dilaksanakan. Keberhasilan manajemen fungsi pengawasan atau audit internal inspektorat tidak boleh diukur dari volume atau jumlah temuan yang berhasil dikumpulkan, melainkan juga harus lebih diarahkan pada manfaat apa yang diterima dengan keberadaan dan hasil kerja Inspektorat. Beberapa ukuran keberhasilan pengelolaan fungsi pengawasan inspektorat daerah yang efektif, di antaranya adalah: •

Keberadaan fungsi pengawasan inspektorat dapat menciptakan nilai tambah dan meningkatkan pengawasan yang efektif dan memadai dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan mengacu pada praktik-praktik dan tata kelola pemerintahan yang baik.

•

Kepala daerah mengajak kepala inspektoratnya dan/atau pejabat pengawas di lingkungan inspektorat untuk membahas secara bersama berbagai masalah penting atau signifikan dan kritikal yang membutuhkan penanganan dan pengambilan keputusan yang segera.

14



Sektor Publik

•

Unit-unit kerja operasional atau satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintahan daerah meminta auditor inspektorat untuk membantu kelancaran kegiatan dan/atau program pemerintah daerah yang sedang dan akan dilaksanakan.

•

Auditor inspektorat dijadikan sumber untuk menetapkan nominasi mengisi formasi di lingkungan pemerintah daerah.

•

Meningkatnya kemampuan teknis dan analisis para auditor inspektorat sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan daerah.

•

Meningkatnya kepuasan kepala daerah dan satuan kerja perangkat daerah terhadap hasil kerja auditor inspektorat.

Untuk mewujudkan manajemen fungsi pengawasan inspektorat daerah yang efektif, berikut ini komponen-komponen yang menjadi fondasi dan pilar utama keberhasilan manajemen fungsi pengawasan inspektorat daerah adalah: Organisasi fungsi pengawasan Inspektorat yang kokoh. •

Pengendalian pekerjaan audit di lingkungan Inspektorat

•

Pengelolaan dan pengembangan staf audit Inspektorat

•

Penyusunan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) dan Perencanaan Audit Jangka Panjang fungsi pengawasan Inspektorat

•

Pelaksanaan Quality Assurance fungsi pengawasan Inspektorat.

Catatan: Untuk selanjutnya, pada bab-bab berikut akan dibahas secara lebih rinci masingmasing komponen yang menjadi fondasi dan pilar utama keberhasilan manajemen fungsi pengawasan Inspektorat di lingkungan pemerintahan daerah.


15


Sektor Publik

Halaman ini sengaja dikosongkan

16



Sektor Publik

Bab 3

Membangun Organisasi Inspektorat yang Kokoh di Sektor Publik

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan konsep dasar keberhasilan fungsi pengawasan inspektorat. • Menjelaskan kedudukan organisasi Inspektorat dalam struktur organisasi di Pemerintahan Daerah • Menjelaskan arti penting independensi dan obyektivitas organisasi fungsi pengawasan Inspektorat. • Menjelaskan perlunya pedoman atau manual kebijakan dan prosedur audit untuk menciptakan konsistensi pelaksanaan pekerjaan audit.

A. Pendahuluan Seperti aktivitas atau kegiatan lainnya di dalam suatu organisasi pada lazimnya, keberhasilan fungsi pengawasan sangat tergantung pada bagaimana fungsi ini dapat dikelola dengan baik. Pengelolaan yang baik dan efektif menuntut penerapan strategi yang tepat atas fungsi pengawasan ini melalui pemanfaatan sumber-sumber yang tersedia dan komunikasi yang efektif di antara semua pihak yang terlibat dan pihak pengguna jasa fungsi pengawasan sebagai bagian dari pelayanannya kepada publik atau masyarakat. Harus diakui bahwa pekerjaan audit yang efektif merupakan hasil dari berbagai aktivitas yang dikoordinasikan, direncanakan, dan dilaksanakan dengan memadai. Untuk memenuhi keinginan ini, dibutuhkan manajemen yang baik, dimulai dari sebelum pekerjaan audit dilaksanakan, pelaksanaan auditnya, dan kemudian dilanjutkan dengan penyampaian laporan, dan pemantauan tindak lanjutnya. Manajemen fungsi pengawasan yang dimaksudkan di sini adalah berbagai keputusan dan aktivitas yang berhubungan langsung dengan pekerjaan audit, termasuk penugasan audit itu sendiri, supervisi, reviu, dan


17


Sektor Publik

evaluasi atas pekerjaan-pekerjaan audit yang telah dilaksanakan. Dalam arti yang lebih luas, manajemen fungsi pengawasan meliputi seluruh pekerjaan administratif dan berbagai aktivitas kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan fungsi pengawasan. Persyaratan lain yang juga menjadi kunci keberhasilan fungsi pengawasan adalah kepemimpinan yang kuat atas fungsi pengawasan. Pimpinan di fungsi pengawasan haruslah orang yang sangat mengerti akan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan oleh berbagai komponen dan perangkat di organisasi secara keseluruhan. Di samping itu, pimpinan fungsi pengawasan harus paham berbagai kemungkinan risiko dan aktivitas pengendalian yang dibutuhkan untuk memantapkan langkah organisasi secara keseluruhan dalam tujuan, target, dan sasaran yang telah ditetapkan dan yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktivitas operasional yang sistematis. Dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang memenuhi tata kelola yang baik, fungsi pengawasan (inspektorat) diharapkan dapat memberikan dukungan yang memadai untuk keberhasilan pencapaian berbagai kegiatan dan program daerah yang telah ditetapkan. Dalam hubungannya dengan fungsi pengawasan di Inspektorat Daerah, seorang inspektur sebagai pimpinan fungsi pengawasan harus mampu menunjukkan kontribusi yang berarti dari fungsi pengawasan inspektorat untuk keseluruhan organisasi dan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Pimpinan fungsi pengawasan harus memiliki latar belakang yang kuat dan memadai baik dari pendidikan maupun pengalamannya. Di samping itu, ia juga harus memiliki perilaku dan sikap mental yang dapat menjadi contoh bagi seluruh jajaran di bawahnya. Perilaku dan sikap mental yang memadai harus dapat diwujudkan melalui nilai etika, integritas, dan komitmen yang dibangun dan dilaksanakan di dalam tugas kesehariannya sebagai pimpinan. Dukungan dari atas, yaitu kepala daerah sebagai pimpinan eksekutif tertinggi di daerah juga harus diperoleh untuk memudahkan menjalankan peran dan tugasnya memimpin fungsi pengawasan yang berhasil. B. Fondasi Keberhasilan Fungsi Pengawasan Inspektorat Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 tahun 2007 yaitu tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (pasal 3) menyatakan bahwa pengawasan atas administrasi umum pemerintahan dan urusan pemerintahan daerah dilaksanakan oleh Pejabat Pengawas Pemerintah. Selanjutnya dalam pasal tersebut juga dikatakan

18



Sektor Publik

bahwa pengawasan yang dilakukan oleh Pejabat Pengawas Pemerintahan dikoordinasikan oleh Inspektur Jenderal, yaitu sebagai kepala inspektorat. Berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan audit yang berada di bawah kendalinya, tanggung jawab seorang kepala inspektorat meliputi penyusunan rencana pengawasan jangka panjang yang kemudian diwujudkan dalam bentuk Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), pelaksanaan penugasan pengawasan, menuangkan hasil pengawasan ke dalam laporan hasil audit, memantau tindak lanjut hasil audit, dan pemutakhiran atas pelaksanaan tindak lanjut. Di samping tanggung jawab yang dibebankan kepadanya, kepala inspektorat daerah mempunyai tugas untuk mengelola administratif fungsi pengawasannya (inspektorat) agar diperoleh pengelolaan inspektorat yang efektif, efisien, dan ekonomis. Pengelolaan yang efektif atas inspektorat ini menuntut kemampuan memimpin yang efektif dari seorang kepala inspektorat. Kepala inspektorat juga bertanggung jawab mengarahkan seluruh auditornya agar program kerja pengawasan tahunan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan memadai. Selanjutnya untuk memastikan keberhasilan fungsi pengawasan dalam memberikan kontribusi yang berarti, seorang kepala inspektorat bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh jajaran auditornya dalam memantau efektivitas tindak lanjut atas rekomendasi atau perbaikan yang disarankan terhadap kegiatan penyelenggaraan pemerintahan daerah yang masih mengandung kelemahan. Untuk pelaksanaan pekerjaan pengawasan yang efektif, maka kepala daerah melalui pejabat pengawas pemerintah mempunyai kewenangan untuk melakukan pengawasan atas penyelenggaraan pemerintah daerah. Pengawasan penyelenggaraan pemerintahan daerah dilakukan melalui kegiatan pemeriksaan, pemantauan, dan evaluasi. Dengan demikian, seorang inspektur atau kepala inspektorat baik untuk tingkat provinsi, kabupaten, maupun kota mempunyai tugas dan tanggung jawab yang cukup berat untuk melaksanakan kewenangan yang diberikan kepadanya. Permasalahan yang mungkin timbul adalah apakah tugas, tanggung jawab, dan kewenangan yang dibebankan kepadanya, didukung oleh komitmen pimpinan tertinggi di daerah, yaitu kepala daerahnya atau sebaliknya. Sangat sulit bagi seorang inspektur untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa dukungan dari pemerintah daerah dan jajaran satuan kerja perangkat daerah di bawahnya. Dukungan dan komitmen ini sebenarnya sangat tergantung pada nilai tambah dan manfaat yang dapat dikontribusikan fungsi pengawasan inspektorat kepada seluruh perangkat


19


Sektor Publik

daerah. Tentunya harapan yang ingin dicapai dari kegiatan di pemerintahan daerah adalah agar anggaran pemerintah daerah dapat terserap dengan efektif dan efisien dan seluruh kegiatan dan progam mencapai target dan sasarannya dengan cara yang paling optimal. Seorang kepala inspektorat harus mampu mengelola fungsi pengawasannya secara efektif dan efisien, untuk memastikan bahwa kegiatan inspektorat benar-benar dapat memberikan kontribusi atau nilai tambah untuk keseluruhan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Untuk membangun fungsi pengawasan inspektorat daerah yang kokoh, fondasi yang harus dibangun oleh seorang inspektur yang bertanggung jawab untuk memimpin dan mengelola fungsi pengawasan inspektorat adalah bahwa: •

Seorang inspektur harus menyusun perencanaan penugasan auditnya, dan bila mungkin, menggunakan perencanaan audit berbasis risiko. Pendekatan ini merupakan pendekatan yang paling muktahir di dalam pekerjaan audit. Dengan penerapan pendekatan ini maka akan memudahkan pejabat pengawas pemerintahan daerah untuk menetapkan prioritas kegiatan pengawasan yang dilaksanakan.

•

Seorang Inspektur harus mengkomunikasikan dengan baik rencana kegiatan audit dan kebutuhan sumber daya kepada pihak yang memiliki otoritas, yaitu pemerintah daerah. Komunikasi ini penting untuk meminta komitmen dari kepala pemerintah daerah terhadap penyelenggaran fungsi pengawasan yang efektif.

•

Seorang Inspektur harus memastikan bahwa seluruh sumber daya fungsi pengawasan telah memadai dan dapat digunakan secara efektif untuk merealisasikan rencana-rencana yang telah disetujui agar dapat diperoleh hasil pengawasan yang optimal.

•

Seorang Inspektur harus menyusun kebijakan dan prosedur audit sebagai pedoman bagi seluruh pejabat pengawas pemerintahan untuk pelaksanaan kegiatan fungsi pengawasan yang konsisten.

•

Seorang Inspektur harus berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi yang melakukan pekerjaan audit, yaitu untuk memastikan bahwa seluruh ruang lingkup penugasan sudah memadai dan menghindarkan atau meminimalkan kemungkinan adanya duplikasi dalam pekerjaan audit.

•

Seorang Inspektur harus menyampaikan laporan secara berkala kepada kepala daerahnya mengenai bagaimana kegiatan fungsi pengawasan

20



Sektor Publik

dilaksanakan. Umumnya, laporan yang disampaikan memuat informasi, antara lain: perbandingan rencana dan realisasi yang mencakup sasaran, wewenang, tanggung jawab, dan kinerja inspektorat sebagai fungsi pengawasan. Sebagai wujud dari pelaksanaan tugasnya, seorang inspektur harus memiliki wewenang untuk dapat mengarahkan program kerja pengawasannya secara komprehensif. Disamping itu, sebagai orang yang memimpin fungsi pengawasan inspektorat, ia dan seluruh pejabat pengawas pemerintah daerah harus memiliki wewenang untuk dapat melakukan akses yang penuh, bebas, dan tidak terbatas terhadap: •

Administrasi umum pemerintahan, yang meliputi: kebijakan daerah, kelembagaan, pegawai daerah, keuangan daerah, dan barang daerah.

•

Urusan pemerintahan, yang meliputi: urusan wajib, urusan pilihan, dana dekonsentrasi, tugas pembantuan, dan kebijakan pinjaman hibah luar negeri.

Sementara itu, untuk melaksanakan wewenang yang diberikan kepada pimpinan fungsi pengawasan dan jajaran staf auditnya, pimpinan Inspektorat Daerah bertanggung jawab atas: •

Kebijakan audit yang ditetapkan untuk memudahkan pelaksanaan berbagai kegiatan pengawasan dan mengarahkan fungsi teknis dan administratif inspektorat.

•

Pengembangan dan pelaksanaan program kerja pengawasan yang komprehensif untuk mengevaluasi pengendalian atas kegiatan dan program dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan daerah.

•

Pengujian efektivitas seluruh tingkatan perangkat kerja daerah dan ketaatannya terhadap kebijakan dan peraturan pemerintah daerah yang berlaku dan relevan.

•

Pelaksanaan reviu atas prosedur dan dokumen/catatan dari penyelenggaraan kegiatan dan program pemerintah daerah untuk memastikan kecukupan terhadap tujuan dan sasaran pemerintahan daerah.

•

Pelaksanaan pengujian khusus atas permintaan pemegang otoritas pengawasan di daerah (kepala daerah dan DPRD) atas permasalahan khusus yang terjadi.


21


Sektor Publik

•

Sesuai dengan buku pedoman Standar Profesi Audit Internal (SPAI) mengenai bagaimana tugas, wewenang dan tanggung jawab kepala inspektorat, seorang inspektur bertanggung jawab untuk mengelola secara layak fungsi pengawasannya, sehingga:

•

Pekerjaan audit memenuhi tujuan dan tanggung jawabnya serta sesuai dengan pedoman kebijakan audit sebagaimana yang telah digambarkan di dalam audit charter fungsi pengawasan inspektorat.

•

Sumber-sumber yang tersedia dan dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan audit di fungsi pengawasan diberdayakan dan dioptimalkan dengan caracara yang paling efektif dan efisien.

•

Pekerjaan penugasan audit telah memenuhi atau sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam persyaratan profesi.

C. Kedudukan Inspektorat di Struktur Organisasi Pemerintahan Daerah Hingga saat ini, masih terdapat berbagai pandangan, argumentasi, atau opini yang luas mengenai di mana sebaiknya posisi kedudukan inspektorat sebagai fungsi pengawasan ini harus ditempatkan di dalam struktur organisasi pemerintahan daerah, yaitu agar efektif dan memenuhi persyaratan profesi. Sebagian besar sepakat bahwa fungsi pengawasan harus ditempatkan dan/atau bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertinggi di organisasi. Dalam hal ini, untuk lingkungan pemerintahan daerah kepala inspektorat hendaknya bertanggung jawab langsung kepada kepala daerahnya. Alasan yang mendasari dari kesepakatan profesi ini adalah agar inspektorat memiliki jarak pandang, wewenang, dan tanggung jawab yang memadai untuk mengevaluasi penilaian manajemen atas aktivitas pengendalian internal yang terpasang di organisasi pemerintahan daerah, termasuk juga mengevaluasi kemampuan pemerintah daerah dan satuan kerja perangkat daerah yang ada di bawahnya dalam mencapai tujuan operasional kegiatan dan program daerah secara efektif, serta mengevaluasi efektivitas pemerintah daerah dalam mengelola, memantau, dan meminimalkan risiko dikaitkan dengan pencapaian tujuan daerah yang telah ditetapkan. Dengan kedudukan yang tinggi dalam organisasi pemerintahan daerah, inspektorat daerah diharapkan akan mampu memberikan peran konsultatif dan katalisnya secara luas kepada berbagai jajaran pemerintah daerah, sehingga seluruh jajaran perangkat daerah dari tingkatan tertinggi hingga terendah dapat

22



Sektor Publik

memanfaatkan keahlian profesional auditor di bidang konsultatif ini dalam pelaksanaan dan penyelesaian berbagai kegiatan dan program daerahnya. Banyak pemerintah daerah dan jajaran perangkat daerah yang mulai menyadari pentingnya menempatkan fungsi pengawasan inspektorat di posisi yang paling maksimal dan terpisah dari aktivitas atau kegiatan operasional rutin penyelenggaraan pemerintahan daerah. Kedudukan yang maksimal ini memungkinkan fungsi pengawasan mampu secara memadai mengevaluasi efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola yag diterapkan di dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Setiap pemerintah daerah, yaitu Gubernur, Bupati, atau Walikota, dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah harus memberikan komitmen yang penuh dan mendukung keberadaan inspektorat yang menjalankan fungsi pengawasan daerah. Untuk tetap menjaga independensi dan obyektifitas inspektorat, kedudukan inspektorat harus bebas dari berbagai kegiatan administratif dan penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah. Inspektorat tidak boleh terlibat baik langsung ataupun tidak langsung dengan urusan pemerintahan daerah. Fungsi inspektorat adalah memberikan pelayanan kepada pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah. Secara administratif, kepala inspektorat harus melaporkan hasil pengawasannya kepada pemerintah daerah, dalam hal ini kepada gubernur, bupati atau walikota, dan secara fungsional mengkoordinasikan hasil pengawasannya dengan aparat pengawasan lainnya, baik internal maupun eksternal. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah, pada Bagian Ketiga Pasal 5, ayat 5 dijelaskan bahwa Inspektur (Kepala Inspektorat) dalam melaksanakan tugas dan fungsinya bertanggung jawab langsung kepada gubernur dan secara teknis administratif mendapat pembinaan dari sekretaris daerah. Dalam pasal 12 tersebut juga dinyatakan bahwa Inspektur Kabupaten/ Kota (Kepala Inspektorat di tingkat Kabupaten/Kota) dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada bupati/walikota dan secara teknis administratif mendapat pembinaan dari sekretaris daerah. Diagram di bawah ini merupakan garis besar dari struktur organisasi pokok perangkat daerah yang menggambarkan kedudukan dan status organisasi dari inspektorat sebagai fungsi pengawasan dalam lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah.


23


Sektor Publik Kepala PEMDA

DPRD

SEKDA

Inspektorat

BAPPEDA

DINAS

DINAS

DINAS

DINAS

DINAS

D. Audit Charter Inspektorat Untuk lebih memperkuat posisi atau kedudukan dari fungsi pengawasannya di lingkungan pemerintahan daerah, kepala inspektorat harus membuat “Audit Charter”, yaitu dokumen tertulis formal yang merumuskan tujuan, wewenang, dan tanggung jawab inspektorat dalam menjalankan fungsi pengawasannya. Audit Charter inspektorat adalah anggaran dasar dari unit kerja inspektorat sebagai fungsi pengawasan yang menggambarkan tujuan, wewenang, dan tanggung jawab dari inspektorat yang melaksanakan dan berperan sebagai fungsi pengawasan internal di lingkungan pemerintah daerah. Dokumen audit charter inspektorat memuat informasi penting mengenai: •

Posisi atau kedudukan inspektorat yang menjalankan peran dan fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah.

•

Wewenang untuk melakukan akses ke catatatan/dokumen, personil/ pegawai, barang atau harta kekayaan daerah sesuai dengan penugasan audit yang dilakukan.

•

Perumusan ruang lingkup fungsi pengawasan yang harus tercakup di dalam program kerja inspektorat.

•

Fondasi dari independensi, wewenang, dan status organisasi fungsi pengawasan inspektorat.

•

Dokumen audit charter yang ada di inspektorat juga menggambarkan dukungan pemerintah daerah terhadap eksistensi dari fungsi pengawasan. Komitmen kepala pemerintahan daerah akan fungsi pengawasan harus

24



Sektor Publik

dituangkan di dalam dokumen audit charter. Mengapa demikian? Agar efektif dan dapat dipatuhi, audit charter harus ditandatangani oleh pimpinan tertinggi di lingkungan pemerintahan daerah, dalam hal ini untuk pemerintah daerah setingkat provinsi, kabupaten, atau kota, maka tingkatan kepala daerahnya yang harus menandatangani dokumen audit charter ini adalah gubernur, bupati, atau walikota. •

Dokumen audit charter tidak hanya sekadar untuk disimpan di ruang inspektorat. Dokumen audit charter harus disebar dan didistribusikan ke seluruh jajaran pemerintah daerah dan satuan kerja perangkat daerah, yaitu agar mereka semua mengetahui dan memahami peran dan fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh inspektorat. Di samping itu, mengapa seluruh perangkat daerah perlu mendapatkan dokumen audit charter ini adalah agar tercipta koordinasi pekerjaan yang baik dan agar semua pihak mengetahui dan memahami kedudukan, status, dan posisi inspektorat dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.

Komitmen dari pemerintah daerah akan peran dan fungsi inspektorat sangat diperlukan, terutama dalam menindaklanjuti rekomendasi-rekomendasi yang disarankan. Dokumen audit charter yang harus dimiliki oleh inspektorat umumnya terdiri dari dua dokumen penting yang ada di dalamnya, yaitu: Pernyataan Wewenang dan Tanggungjawab Inspektorat Merupakan suatu dokumen yang memuat apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawab kepala inspektorat dan staf auditornya dalam menjalankan peran dan fungsinya. Dokumen ini menggambarkan bagaimana perhatian pemerintah daerah terhadap tujuan, misi, dan wewenang inspektorat di lingkungan pemerintahan daerah. Dokumen ini harus betul-betul dibuat dengan baik karena akan memberikan wewenang apa yang dibutuhkan dan tanggungjawab apa yang harus dibebankan kepada auditor dalam menjalankan penugasan auditnya. Pernyataan Kebijakan Fungsi Pengawasan Dukungan dan komitmen manajemen terhadap eksistensi, peran dan fungsi dari inspektorat harus dinyatakan dengan jelas dan tertulis serta disebarluaskan. Dokumen ini memuat apa yang menjadi ruang lingkup pengawasan, kedudukan dan status organisasi fungsi pengawasan di lingkungan pemerintah daerah, tujuan dari fungsi pengawasan khususnya mengenai nilai tambah dan kontribusi untuk meningkatkan tata kelola yang baik, wewenangnya untuk melaksanakan penugasan audit, menerbitkan laporan hasil audit, membuat rekomendasi, dan evaluasi tindakan perbaikan.


25


Sektor Publik

Pada halaman berikut dapat dilihat contoh dari dokumen audit charter Inspektorat yang merupakan wujud peran dan fungsi pengawasan Inspektorat di lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Dokumen audit charter ini terdiri dari dua bagian atau dokumen sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu dokumen yang memuat (1) Pernyataan Wewenang dan Tanggungjawab Inspektorat dan (2) Pernyataan Kebijakan Fungsi Pengawasan, yang merupakan dua dokumen dari dokumen audit charter sebagai satu kesatuan dokumen yang tidak dapat dipisahkan dan harus dimiliki setiap fungsi pengawasan Inspektorat sebagai wujud dukungan dan komitmen pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah terhadap keberadaan dan peran penting dari fungsi pengawasan inspektorat. Badan Pengawas Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota ........... PERNYATAAN MENGENAI WEWENANG & TANGGUNG JAWAB Wewenang Inspektur (Kepala Inspektorat) memiliki wewenang untuk mengarahkan program kerja pengawasan secara luas dan komprehensif di lingkungan Pemerintahan Daerah. Inspektur Provinsi/Kabupaten/Kota melalui Pejabat Pengawas Pemerintah (auditor) melakukan pengujian dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian manajemen yang diselenggarakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu untuk mengarahkan berbagai aktivitas menuju pencapaian tujuan sesuai dengan kebijakan dan rencana Pemerintah Daerah. Dalam pencapaian aktivitas-aktivitas tersebut, Inspektur Provinsi/Kabupaten/ Kota dan seluruh Pejabat Pengawas Pemerintah (auditor) memiliki wewenang untuk dapat melakukan akses yang penuh, luas, bebas, dan tidak terbatas terhadap Adminsitrasi Umum Pemerintahan dan Urusan Pemerintahan Daerah. Tanggungjawab Inspektur (Kepala Inspektorat) bertanggung jawab terhadap: •

Penyusunan kebijakan untuk berbagai aktivitas program pengawasan, serta pengarahan terhadap fungsi teknis dan administratifnya.

•

Pengembangan dan pelaksanaan program pengawasan yang komprehensif untuk penilaian pengendalian manajemen yang diselenggarakan melalui berbagai aktivitas.

26



Sektor Publik

•

Pengujian efektivitas seluruh pemerintah daerah dan satuan perangkat kerja daerah dalam mengurus sumber-sumber daerah serta ketaatannya dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

•

Rekomendasi perbaikan dari sistem pengendalian manajemen yang didesain untuk mengamankan sumber-sumber daerah, peningkatan pertumbuhan daerah, dan memastikan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan daerah.

•

Reviu prosedur dan catatan untuk memastikan kecukupannya mencapai tujuan dimaksud, menilai kebijakan dan rencana berhubungan dengan aktivitas atau fungsi yang direviu.

•

Otorisasi penerbitan laporan hasil audit, termasuk rekomendasi perbaikan yang disarankan.

•

Penilaian kecukupan tindakan yang telah dilakukan untuk menindaklanjuti kondisi kelemahan yang dilaporkan, penerimaan kecukupan tindakan perbaikan, reviu yang kontinyu dengan pihak yang terkait sampai penyelesaian yang memuaskan atas suatu masalah diperoleh.

•

Pelaksanaan audit khusus yang diminta Pejabat Pemerintah Daerah, termasuk reviu representasi/laporan yang dibuat oleh pihak di luar organisasi. Berperan dalam kapasitasnya sebagai konsultan internal daerah yang melingkupi area yang menjadi tanggungjawabnya.

Badan Pengawas Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota ........... PERNYATAAN KEBIJAKAN Merupakan kebijakan Pemerintah Daerah untuk menetapkan dan mendukung Fungsi Pengawasan (Inspektorat) sebagai suatu fungsi penilai yang independen untuk menguji dan mengevaluasi aktivitas di lingkungan Pemerintah Daerah. Fungsi Pengawasan (Inspektorat) secara administratif melaporkan hasil pengawasannya kepada Pejabat Pemerintah Daerah dan secara fungsional mengkoordinasikan hasil pengawasannya dengan aparat pengawasan lainnya yang terkait, baik internal maupun eksternal. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Pejabat Pengawas Pemerintah (auditor) memiliki akses yang penuh, luas, bebas, dan tidak terbatas terhadap Adminsitrasi Umum Pemerintahan dan Urusan Pemerintahan Daerah.


27


Sektor Publik

Tujuan utama dari Fungsi Pengawasan (Inspektorat) adalah membantu Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Fungsi Pengawasan juga memberikan analisis, rekomendasi, konseling, dan informasi berkenaan dengan aktivitas yang direviu. Misi Fungsi Pengawasan (Inspektorat) adalah: 1. Mereviu penyelenggaraan pemerintahan oleh pemerintah daerah secara berkala untuk menentukan apakah penyelenggaraan pemerintahan daerah dilaksanakan secara efisien dan efektif. 2. Menentukan kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian accounting dan operasional di lingkungan pemerintahan daerah. 3. Mereviu keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional dan alat-alat yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi tersebut. 4. Mereviu sistem yang dibangun untuk memastikan ketaatan terhadap berbagai kebijakan, rencana, prosedur, undang-undang, dan regulasi yang dapat berpengaruh terhadap operasional, penyelenggaraan pemerintahan daerah dan pelaporannya, serta menentukan kepatuhannya. Bila perlu, memberikan saran kebijakan. 5. Mereviu alat-alat yang digunakan untuk mengamankan kekayaan daerah dan memverifikasi keberadaan kekayaan daerah tersebut. 6. Menilai tingkat efisiensi dan ekonomis sumber-sumber yang digunakan, mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja operasional daerah, dan merekomendasikan solusi yang sesuai atas permasalahan yang timbul. 7. Mereviu kegiatan dan program dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, yaitu untuk memastikan apakah hasil yang dicapai konsisten dengan tujuan dan sasarannya, dan apakah kegiatan dan program dilaksanakan sesuai dengan rencana. 8. Menyajikan tindak lanjut yang memadai untuk memastikan tindakan perbaikan dilakukan dan cukup efektif. 9. Mengkoordinasi pekerjaan audit dengan aparat pengawasan (auditor) eksternal (BPK).

28



Sektor Publik

E. Independensi dan Obyektivitas Inspektorat Mengenai independensi inspektorat sebagai fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah, satu hal yang harus menjadi ciri atau karakteristik melekat yang menunjukkan independensi ini adalah bahwa inspektur atau kepala inspektorat melaporkan hasil pengawasannya kepada kepala daerah sebagai tingkatan pimpinan tertinggi dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Inspektorat yang melaksanakan fungsi pengawasan juga harus bebas dari campur tangan pihak-pihak yang dapat mempengaruhi secara tidak fair untuk penetapan ruang lingkup audit, pelaksanaan pekerjaan audit, dan komunikasi hasil audit. Untuk mempertahankan independensinya, unit kerja inspektorat harus mendapatkan dukungan dari pemerintah daerah sehingga para pejabat pengawas pemerintahan ini (auditor inspektorat) akan mendapatkan kerjasama dari perangkat daerah yang menjadi auditinya dan bebas melaksanakan pekerjaan auditnya dari gangguan-gangguan yang dapat menghambat atau mempengaruhi pekerjaan audit. Meskipun di dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah, dinyatakan bahwa kepala inspektorat secara teknis administratif mendapat pembinaan dari sekretaris daerah, namun kepala inspektorat tetap bertanggung jawab secara langsung dan melaporkan hasil pengawasannya kepada kepala pemerintah daerah (gubernur, bupati, atau walikota). Ia juga harus mendapatkan akses untuk memungkinkannya berkomunikasi secara langsung dengan kepala pemerintah daerah dan melakukan komunikasi yang regular untuk mempertahankan independensinya. Lebih teknis lagi berkaitan dengan independensi inspektorat sebagai fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah, maka harus dibuat indikator-indikator yang jelas dan pasti untuk mewujudkan ciri atau karakteristik independensi auditor inspektorat yang profesional dalam melaksanakan fungsi pengawasan internal terhadap penyelenggaraan pemerintahan daerah, termasuk juga masalah independensi yang harus dimiliki oleh pejabat pengawas atau auditor inspektorat yang melakukan pekerjaan audit. Indikator-indikator untuk mewujudkan independensi fungsi pengawasan inspektorat dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Independensi program kerja pengawasan Bebas dari pihak-pihak yang dapat mempengaruhinya dalam penyusunan program kerja pengawasan dan prosedur audit.


29


Sektor Publik

2. Independensi pengujian audit: -

Bebas melakukan akses ke seluruh catatan, kekayaan, dan pegawai, yaitu relevan dengan penugasan auditnya.

-

Aktif bekerja sama dengan seluruh perangkat daerah selama pengujian audit berlangsung.

-

Bebas dari keinginan pihak-pihak tertentu yang berusaha mengarahkan auditnya hanya untuk aktivitas-aktivitas tertentu saja dan melakukan pengujian serta menetapkan bukti yang dapat diterima.

-

Bebas dari kepentingan individual pihak-pihak tertentu dalam penugasan auditnya dan pembatas pengujian audit.

3. Independensi pelaporan hasil pengawasan : -

Bebas dari perasaan keharusan untuk memodifikasi pengaruh atau signifikansi dari fakta yang dilaporkan.

-

Bebas dari tekanan untuk tidak memasukkan permasalahan yang signifikan ke dalam laporan audit.

-

Bebas dari berbagai usaha yang dapat melanggar dari judgmentnya sebagai auditor profesional. Seorang auditor Inspektorat harus memiliki sikap yang tidak memihak

dan menghindarikan diri dari kemungkinan terjadinya konflik kepentingan pada dirinya. Obyektivitas seorang auditor profesional harus melekat di dalam dirinya. Obyektivitas merupakan suatu sikap mental yang independen setiap auditor, yang harus selalu tetap dijaganya dalam pelaksanaan penugasan auditnya. Obyektivitas mensyaratkan bagi auditor untuk melaksanakan pekerjaan penugasan audit dengan cara di mana dia memiliki keyakinan yang sejujurnya dalam pelaksanaan pekerjaan audit dan tidak kompromi terhadap kualitas keputusan yang dibuatnya. Auditor tidak boleh ditempatkan pada suatu situasi di mana auditor tersebut tidak merasa cukup aman untuk membuat suatu keputusan atau judgment yang obyektif berkaitan dengan penugasan audit yang dilakukannya. Untuk tetap menjaga kesinambungan obyektivitas auditor, maka dalam penugasan audit kepada staf harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat terhindarkan kemungkinan terjadinya konflik kepentingan. Seorang inspektur atau kepala inspektorat secara periodik harus memperoleh informasi dari para pejabat pengawas pemerintah atau staf audit inspektorat berkenaan dengan permasalahan konflik kepentingan yang mungkin atau memang benar-benar terjadi. Oleh karenanya perlu dilakukan rotasi penugasan bagi staf audit. Hasil dari pekerjaan audit harus juga direviu sebelum komunikasi hasil penugasan

30



Sektor Publik

dilaksanakan. Kondisi ini diharapkan dapat memastikan dengan cukup memadai bahwa pekerjaan audit telah dilaksanakan secara obyektif. Tidak etis bagi seorang auditor inspektorat untuk menerima uang atau hadiah dari auditinya, yaitu para penyelenggara pemerintahan daerah dan atau dari yang terkait dengan auditi. Penerimaan uang atau hadiah dapat menimbulkan suatu kesan bahwa auditor tersebut dapat terganggu obyektivitasnya. Kesan bahwa obyektivitas tersebut terganggu bukan hanya untuk penugasan audit yang sedang berlangsung, tetapi juga kemungkinannya di masa datang. Penerimaan hadiah atau barang dalam bentuk, misalnya: pulpen, kalender, atau barang sampel/contoh yang sudah berlaku umum dengan nilai terbatas harus tidak boleh mempengaruhi obyektivitas dan judgment profesional auditor dan kalau hal tersebut terjadi, wajib bagi auditor untuk menolaknya. Auditor wajib melaporkan barang-barang atau hadiah yang diterimanya segera kepada atasan atau supervisor auditnya (pengendali teknis dan/atau pengendali mutu). Penerimaan barang atau hadiah dimaksud juga harus diungkapkan (disclosed) di dalam laporannya kepada pihak-pihak yang memiliki wewenang. Dalam standar profesi diatur dengan tegas mengenai independensi dan obyektivitas yang harus dimiliki auditor. Auditor harus segera melaporkan kepada pimpinan auditnya jika memang terjadi konflik kepentingan atau obyektivitas yang terganggu. Pimpinan audit kemudian harus membuat penugasan ulang untuk pekerjaan audit dimaksud. Pembatasan ruang lingkup adalah pembatasan yang dialami auditor dalam menyelesaikan proses penugasan auditnya untuk mencapai tujuan audit yang telah ditetapkan. Pembatasan ruang lingkup dapat meliputi pembatasan terhadap: 1. Lingkup audit sebagaimana yang telah ditetapkan dalam dokumen audit charter yang dimiliki inspektorat. 2. Akses auditor terhadap berbagai catatan, dokumen, pegawai dan kekayaan daerah. 3. kerja pengawasan, baik jangka pendek maupun panjang yang disepakati oleh pihak-pihak yang berkaitan. 4. Pelaksanaan prosedur audit yang dibutuhkan untuk penyelesaian setiap pekerjaan penugasan audit. 5. Persetujuan terhadap rencana penggunaan staf audit dan anggaran keuangan daerah untuk pekerjaan audit.


31


Sektor Publik

Pembatasan ruang lingkup yang terjadi dengan sejumlah dampak potensialnya harus dikomunikasikan secara tertulis kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas. F. Uraian Tugas Auditor Inspektorat Dimilikinya anggaran dasar fungsi pengawasan yang tertuang di dalam dokumen audit charter memungkinkan inspektorat sebagai fungsi pengawasan dapat melaksanakan aktivitas kegiatan pekerjaan auditnya dengan independen dan obyektif. Namun, satu hal penting lainnya yang juga harus menjadi pertimbangan untuk pelaksanaan pekerjaan audit yang efektif adalah masalah koordinasi pekerjaan dan pembagian tugas dari auditor yang melakukan pekerjaan audit. Bahwa fungsi pengawasan inspektorat tidak akan efektif tanpa adanya penempatan personil yang tepat sesuai dengan pembagian tugas dan tanggungjawabnya. Wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki seorang inspektur untuk mengarahkan fungsi pengawasan yang dipimpinnya tidak akan berfungsi efektif tanpa adanya dukungan dari para stafnya yang tepat. Setiap staf audit harus memiliki kedudukan organisasi yang jelas dalam posisi hirarkis dan tingkatan remunerasinya. Untuk mendapatkan keinginan ini, perlu dibuatkan uraian tugas atas setiap auditor yang ada di fungsi pengawasan. Uraian tugas memiliki pengaruh signifikan di fungsi pengawasan. Uraian tugas menggambarkan peran masing-masing pejabat pengawas pemerintah (auditor) di fungsi pengawasan (Inspektorat). Fungsi pengawasan harus diisi oleh orang-orang yang kompeten untuk pelaksanaan tugas. Perkembangan profesi audit internal saat ini sangat menuntut auditor yang profesional atas berbagai upaya pelaksanan audit yang dilaksanakan. Hanya auditor yang memiliki kinerja baik dan terbaiklah yang dapat dipertahankan. Prinsipnya adalah lebih baik memiliki jumlah auditor terbatas (jumlah yang sedikit) tetapi dengan kompetensi tinggi dan memadai daripada memiliki jumlah auditor yang banyak tetapi dengan kompetensi dan kemampuan yang terbatas. Fungsi pengawasan membutuhkan orang-orang yang memiliki daya intelegensia tinggi, intuitif, imajinatif, dan inisiatif tinggi. Biasanya, tipe auditor ini sangat dicari dan memiliki nilai yang tinggi. Dengan alasan latar belakang kompetensi yang tinggi tersebut, uraian tugas harus dibuat dengan hati-hati. Dalam uraian tugas harus ditetapkan persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas dengan cara yang terbaik dan bukan hanya sekedar selesai saja untuk penugasan yang dijalankan. Penggambaran uraian tugas sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya harus menjadi dasar dan dikaitkan langsung dengan remunerasi

32



Sektor Publik

yang diberikan kepada auditor yang berprestasi, agar hal ini dapat menjadi daya tarik yang tinggi bagi siapapun auditornya, yaitu dalam rangka untuk memberikan yang terbaik untuk setiap penugasan audit yang dilaksanakan. Secara umum, uraian tugas auditor di lingkungan inspektorat terbagi menjadi dua, yaitu uraian tugas secara struktural dan fungsional. Secara struktural, jabatan tertinggi di fungsi pengawasan dipegang oleh Kepala Inspektorat, yang dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 23 tahun 2007 tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan Atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah istilah Bawasda diganti menjadi Inspektorat dan Kepala Inspektorat diganti menjadi Inspektur, baik tingkat provinsi, kabupaten, dan kota. Seorang inspektur atau kepala inspektorat umumnya dibantu oleh beberapa orang di bidang masing-masing, yang memegang jabatan sesuai dengan sifat atau jenis pekerjaan audit yang menjadi area tanggung jawabnya, misalnya: 1. Kepala Bidang Pengawasan Administrasi Umum; individu ini bertanggung jawab untuk memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinasikan para staf audit fungsi pengawasan yang melaksanakan pekerjaan penugasan audit atas pelaksanaan anggaran (APBD), termasuk juga masalah keuangan dan administrasi kegiatan dan program. 2. Kepala Bidang Pengawasan Operasional & Kinerja; individu ini bertanggung jawab untuk memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinasikan para staf audit yang melaksanakan pekerjaan penugasan audit atas penilaian kinerja dan efektivitas lembaga-lembaga daerah dalam rangka mendukung penyelenggaraan pemerintahan daerah. 3. Kepala Bidang Pengawasan Sistem Informasi; individu ini bertanggung jawab untuk memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinasikan para staf audit yang melaksanakan pekerjaan penugasan audit yang berkenaan dengan evaluasi yang efektif, efisien, dan ekonomis pemanfaatan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan untuk mencapai tujuan pemerintah daerah. 4. Kepala Bidang Pengawasan Khusus; individu ini bertanggung jawab untuk memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinasikan para staf audit yang melakukan tugas audit khusus, seperti: investigasi, audit kecurangan, dan sebagainya.


33


Sektor Publik

Lebih rinci, pokok-pokok uraian tugas dan tanggung jawab dari inspektur dan para kepala bidang pengawasan yang berada di bawah inspektur adalah sebagai berikut: Uraian Tugas Inspektur: 1.

Mengembangkan Audit Charter Inspektorat.

2.

Mengembangkan tujuan dan sasaran fungsi pengawasan inspektorat.

3.

Menetapkan kebijakan audit dan mengarahkan secara teknis dan administratif fungsi pengawasan inspektorat.

4.

Mengembangkan rencana kerja dan program audit jangka panjang dan tahunan untuk mengevaluasi pengendalian manajemen di setiap kegiatan dan program pemerintah daerah.

5.

Mengembangkan staf audit yang ada di lingkungan inspektoratnya agar memenuhi kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan audit yang dilaksanakan.

6.

Mengkoordinasikan pekerjaan audit di lingkungan inspektorat dengan aktivitas audit yang dilakukan auditor eksternal.

7.

Melakukan pengujian efektifitas di setiap tingkatan manajemen yang dibebankan tugas dan tanggung jawab mengurus/mengelola sumber daya organisasi dan pengujian ketaatannya terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.

8.

Merekomendasikan perbaikan pengendalian manajemen yang didesain untuk mengamankan sumber-sumber organisasi, meningkatkan pertumbuhan daerah, dan memastikan ketaatannya terhadap undang-undang dan peraturan pemerintah.

9.

Melakukan reviu prosedur dan catatan untuk menilai kecukupannya dalam mencapai tujuan organisasi pemerintah daerah yang ditetapkan.

10. Mengotorisasi laporan audit yang diterbitkan, termasuk rekomendasi untuk perbaikan keadaan yang masih mengandung kelemahan. 11. Menilai kecukupan tindakan yang telah dilakukan manajemen atas kondisi yang mengandung kelemahan yang dilaporkan, menerima tindakan perbaikan yang sudah memadai, dan mereviu secara kontinyu bersama dengan auditi atas tindakan perbaikan yang dilaksanakan. 12. Melakukan audit khusus yang diminta manajemen, termasuk tugas reviu laporan keuangan daerah. 13. Menetapkan anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan berbagai aktivitas di lingkungan fungsi pengawasan inspektorat. 14. Menyusun laporan aktivitas kegiatan fungsi pengawasan yang telah dilaksanakan selama satu periode dan melaporkannya kepada kepala daerah.

34



Sektor Publik

15. Menjaga kualitas fungsi pengawasan inspektorat melalui pengembangan program Quality Assurance. Uraian Tugas Kepala Bidang Pengawasan: Dengan arahan dari inspektur, tugas dan tanggung jawab kepala bidang pengawasan di inspektorat adalah: 1.

Menyiapkan rencana kerja audit jangka panjang atas berbagai kegiatan dan program yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.

2.

Mengidentifikasi area-area yang akan menjadi target atau sasaran untuk diaudit, menilai tingkat signifikannya, dan melakukan penilaian (assessment) tingkat risiko kegiatan dan program pemerintah daerah, terutama untuk masalah biaya, jadwal waktu, dan mutu pelaksanaannya.

3.

Menetapkan struktur tim yang akan ditugaskan untuk melakukan pekerjaan audit.

4.

Memperoleh, menjaga, dan mengarahkan staf audit agar mampu menyelesaikan pekerjaan audit yang dibebankan kepadanya.

5.

Memberikan arahan kepada tim audit mengenai area kegiatan yang akan diaudit dan menetapkan anggaran biaya untuk pekerjaan audit yang akan dilaksanakan.

6.

Mengembangkan sistem pengendalian biaya dan jadwal waktu audit agar setiap penugasan sesuai dengan rencana kerja audit yang telah ditetapkan.

7.

Menetapkan standar kinerja untuk pelaksanaan tugas audit dan melakukan reviu atas kinerja dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.

8.

Menyajikan kepada auditi dan manajemen komunikasi hasil penugasan atas kegiatan dan program pemerintah daerah yang telah diaudit.

9.

Membangun sistem pemantauan terhadap berbagai aktivitas fungsi pengawasan untuk memastikan pencapaian atas tujuan fungsi pengawasan dan kemampuannya memberikan pelayanan kepada pemerintah daerah dan seluruh jajaran perangkat daerah. Secara fungsional, uraian tugas auditor inspektorat mengikuti ketentuan

yang ditetapkan oleh Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. Sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 19/1996 Tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya, ditetapkan di pasal 6 mengenai jenjang jabatan fungsional auditor adalah sebagai berikut:


35


Sektor Publik AUDITOR TRAMPIL

AUDITOR AHLI

Auditor Trampil Pemula.

Auditor Ahli Pratama.

Auditor Trampil Pratama.

Auditor Ahli Muda.

Auditor Trampil Muda.

Auditor Ahli Madya. Auditor Ahli Utama.

Selanjutnya, di dalam Keputusan Menpan No. 19/1996 Pasal 7 dijelaskan mengenai uraian tugas dan kegiatan auditor untuk masing-masing jenjang jabatan fungsional auditor, Uraian tugas baik untuk auditor trampil maupun ahli tergantung dari perannya di dalam penugasan audit, yaitu apakah sebagai pengendali mutu, pengendali teknis, ketua tim, atau anggota tim. Berikut sebagian dari uraian tugas dan kegiatan auditor trampil dan auditor ahli dalam menjalankan perannya: Peran Sebagai Anggota Tim: 1.

Melaksanakan pemeriksaan akuntan.

2.

Melaksanakan audit keuangan dan atau ketaatan.

3.

Mengkompilasi laporan.

4.

Menguji dan menilai dokumen.

5.

Melaksanakan audit operasional.

6.

Mengkaji sistem pengendalian manajemen obyek pengawasan.

7.

Mengkaji hasil pengawasan.

8.

Memantau tindak lanjut hasil pengawasan.

9.

Meringkas hasil pengawasan untuk pihak yang berkompeten.

10. Melaksanakan audit khusus. 11. Melaksanakan audit akuntabilitas. 12. Mengumpulkan data dan atau informasi intelijen. 13. Mengkaji hasil audit (peer review). 14. Mengkaji kinerja obyek pengawasan. 15. Melaksanakan penelitian di bidang pengawasan. 16. Memproses penyelesaian Tuntutan Perbendaharaan/Tuntutan Ganti Rugi. 17. Memberikan kesaksian dalam peradilan kasus hasil pengawasan. Peran Sebagai Ketua Tim: 1.

Melaksanakan pemeriksaan akuntan.

2.

Melaksanakan audit keuangan dan atau ketaatan.

3.

Melaksanakan audit operasional.

4.

Melaksanakan audit khusus.

36



Sektor Publik

5.

Melaksanakan audit akuntabilitas.

6.

Menguji dan menilai dokumen.

7.

Melaksanakan penelitian di bidang pengawasan.

8.

Mengkaji hasil penelitian.

9.

Mengkompilasi hasil pengawasan.

10. Meringkas hasil pengawasan untuk pihak yang berkompeten. 11. Mengkaji kinerja obyek pengawasan. 12. Mengkaji sistem pengendalian manajemen obyek pengawasan. 13. Mengkaji hasil audit (peer review) 14. Memantau tindak lanjut hasil pengawasan. 15. Memproses penyelesaian Tuntutan Perbendaharaan/Tuntutan Ganti Rugi. 16. Memberikan kesaksian dalam peradilan kasus hasil pengawasan. 17. Menyiapkan program kerja pengawasan tahunan. 18. Membina dan menggerakan Aparat Pengawasan Fungsional (APF). 19. Melaksanakan asistensi dan konsultansi di bidang pengawasan. 20. Melaksanakan penyuluhan di bidang pengawasan. 21. Membuat laporan akuntabilitas. 22. Mengkaji laporan hasil audit akuntabilitas. 23. Membuat laporan hasil pengawasan. 24. Mengkaji laporan hasil pengawasan. 25. Memaparkan hasil pengawasan. Peran Sebagai Pengendali Teknis: 1.

Mengkaji hasil pengawasan

2.

Mengkaji kinerja obyek pemeriksaan.

3.

Mengkaji hasil audit (peer review)

4.

Memantau tindak lanjut hasil pengawasan.

5.

Memproses penyelesaian Tuntutan Perbendaharaan/Tuntutan Ganti Rugi.

6.

Memberikan kesaksian dalam peradilan kasus hasil pengawasan.

7.

Menyiapkan kebijakan pengawasan tahunan.

8.

Menyiapkan Rencana Kerja Pengawasan Tahunan.

9.

Menyiapkan Program Kerja Pengawasan Tahunan.

10. Menyusun pedoman dan atau sistem pengawasan. 11. Memutakhirkan pedoman dan atau sistem pengawasan. 12. Menyusun petunjuk pelaksanaan dan atau petunjuk teknis. 13. Mengkaji laporan hasil pengawasan. Peran Sebagai Pengendali Mutu: 1.

Menyiapkan perumusan kebijakan pengawasan.

2.

Menyiapkan rencana induk pengawasan.


37


Sektor Publik

3.

Menyiapkan kebijakan pengawasan tahunan.

4.

Menyiapkan Rencana Kerja Pengawasan Tahunan.

5.

Menyiapkan Program Kerja Pengawasan Tahunan.

6.

Menyusun pedoman dan atau sistem pengawasan.

7.

Memutakhirkan pedoman dan atau sistem pengawasan.

8.

Menyusun petunjuk pelaksanaan dan atau petunjuk teknis pengawasan.

9.

Memutakhirkan petunjuk pelaksanaan dan atau petunjuk teknis pengawasan.

10. Mengkaji diklat pengawasan. Untuk memastikan apakah auditor melaksanakan penugasan audit sesuai dengan uraian tugas dan memenuhi persyaratan mutu pekerjaan auditnya, maka untuk monitoring dan pengendalian pekerjaan audit, antara lain dilakukan melalui: 1. Kartu Otorisasi Penugasan Audit 2. Daftar Check list Administratif Penugasan Audit 3. Kartu Pengendali Jam Pekerjaan Audit 4. Indeks di Kertas Kerja Audit 5. Program Kerja Audit 6. Kertas Kerja Audit 7. Rapat Pembahasan 8. Ikhtisar/Lembar Temuan dan Rekomendasi. 9. Draft Laporan. G. Pengembangan Manual Kebijakan dan Pedoman Audit Seorang Inspektur yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan yang berhasil dari fungsi pengawasan daerah harus menyusun manual kebijakan dan pedoman audit yang memuat mengenai kebijakan dan prosedur audit. Manual kebijakan dan pedoman audit digunakan untuk membimbing dan mengarahkan para auditor inspektorat dalam melaksanakan pekerjaan audit. Bentuk serta isi dari kebijakan dan prosedur audit yang harus termuat di dalam manual audit tergantung dari kebutuhan inspektorat itu sendiri. Kebijakan audit merupakan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam pelaksanaan tugas audit, sedangkan prosedur audit merupakan langkah-langkah audit yang dikembangkan auditor untuk setiap penugasan audit yang dilakukan. Kebijakan dan prosedur audit dimaksudkan untuk menjaga konsistensi atas pelaksanaan tugas audit. Berikut contoh butir-butir dalam manual kebijakan dan pedoman audit yang perlu dimuat di dalam manual kebijakan dan pedoman audit:

38



Sektor Publik

KEBIJAKAN AUDIT INSPEKTORAT: •

Inspektorat merupakan lembaga pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah yang memainkan peran penting dan signifikan untuk kemajuan dan keberhasilan pemerintah daerah dan perangkat daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah dan mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dengan berhasil.

•

Untuk menjaga independensi dan obyektivitas, kedudukan inspektorat harus bebas dari berbagai kegiatan administratif dan penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah.

•

Inspektorat memberikan pelayanan kepada pemerintah daerah dan seluruh perangkat daerah.

•

Secara administratif, Inspektur harus melaporkan hasil pengawasannya kepada kepala daerah dan secara fungsional mengkoordinasikan hasil pengawasannya dengan aparat pengawasan lainnya, baik internal maupun eksternal.

•

Pemerintah daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah harus memberikan komitmen yang penuh dan mendukung keberadaan inspektorat yang menjalankan fungsi pengawasan di daerah.

•

Inspektur dalam melaksanakan tugas dan fungsinya bertanggung jawab langsung kepada kepala daerah dan secara teknis administratif mendapat pembinaan dari sekretaris daerah.

•

Inspektorat merupakan mitra kerja pemerintah daerah yang memberikan pandangan atau rekomendasi secara obyektif dan independen serta jasa konsultasi yang dirancang sedemikian rupa untuk meningkatkan nilai dan kinerja pemerintah daerah.

•

Pemerintah daerah dan satuan kerja perangkat daerah bertanggung jawab untuk melaksanakan rekomendasi atas hasil audit yang dilakukan oleh auditor inspektorat yang telah disepakati bersama.

•

Pelaksanaan rekomendasi merupakan salah-satu faktor bagi daerah untuk menilai kinerja pemerintah daerah dan satuan kerja perangkat daerah.

•

Dalam pelaksanaan audit, kepala daerah memastikan bahwa setiap


39


Sektor Publik rekomendasi audit akan dan/atau telah ditindaklanjuti oleh satuan kerja perangkat daerah yang diaudit.

•

Dalam pelaksanaan tugas audit, auditor harus selalu berpedoman kepada kode etik dan standar audit serta peraturan-peraturan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan audit internal.

•

Dalam pelaksanaan tugas audit, auditor harus menjunjung tinggi prinsipprinsip obyektivitas (tidak memiliki keterikatan dengan aktivitas yang diaudit, bebas dari prosedur atau konflik kepentingan selama berlangsungnya audit, dan bukan merupakan bawahan secara langsung dari pihak yang melakukan aktivitas kegiatan yang diaudit), menjunjung tinggi prinsip kerahasiaan dan kehati-hatian, memiliki gabungan pengetahuan dan pengalaman yang sesuai untuk melaksanakan penugasan audit.

PEDOMAN AUDIT UNTUK PENYUSUNAN KERTAS KERJA: Maksud dan Tujuan: •

Tujuan utama penyusunan kertas kerja audit adalah : 1. Menyajikan dasar untuk perencanaan audit. 2. Merupakan catatan atas bukti yang dikumpulkan. 3. Menyajikan data untuk menentukan jenis laporan audit apa yang sesuai. 4. Membantu auditor dalam pelaksanaan dan supervisi audit. 5. Memungkinkan auditor untuk melakukan reviu mengenai kualitas audit. 6. Merupakan dokumentasi hasil audit.

•

Penyusunan atau penyiapan kertas kerja audit juga dimaksudkan untuk: 1. Menyajikan suatu pengendalian atas penugasan audit, melalui pendokumentasian apa yang telah dikerjakan dan apa yang masih belum/ sedang dikerjakan auditor. 2. Menyajikan suatu dasar untuk mempelajari pola dan tren berbagai aktivitas yang ada dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. 3. Menyajikan suatu rincian yang mendukung masalah-masalah yang dibahas dengan satuan kerja perangkat daerah. 4. Sebagai suatu sumber bukti dalam suatu perkara litigasi atau tuntutan. 5. Menyajikan dasar untuk supervisi dan evaluasi dari kinerja audit. 6. Menyajikan data permanen untuk penggunaannya dalam perencanaan dan pelaksanaan audit berikutnya atau masa depan. 7. Menyajikan pelatihan bagi auditor yang baru dalam memahami bagaimana penugasan audit dilaksanakan.

40



Sektor Publik

Perencanaan Kertas Kerja Audit: •

Tujuan perencanaan kertas kerja audit adalah untuk menetapkan struktur pendokumentasian proses audit. Perencanaan kertas kerja audit umumnya disesuaikan dengan kebutuhan audit.

•

Perencanaan meliputi suatu gambaran kertas kerja audit yang akan dibuat atau dikembangkan, metode atau cara penyimpanan (filing systems), dan beberapa estimasi ukuran atau bentuk kerja kerja yang dibutuhkan.

•

Langkah pertama dalam perencanaan kertas kerja audit adalah mengidentifikasi jenis bukti dan material pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan mencapai tujuan audit.

•

Dalam perencanaan kertas kerja audit, auditor harus mempertimbangkan penggunaan sistem indeks yang kompeten. Tujuan penggunaan indeks adalah untuk memudahkan referensi dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan di dalam kertas kerja.

Penyiapan Kerangka Kertas Kerja: •

Penyiapan kerangka kerja untuk kertas kerja audit dilakukan setelah auditor menyelesaikan perencanaan atas kertas kerja audit. Kerangka kerja yang dibangun dalam kertas kerja audit, meliputi pekerjaan: 1. Penulisan judul dan tanggal audit pada bagian atas dari kertas kerja. 2. Pembuatan tabel yang berisi gambaran penugasan untuk setiap segmen audit. 3. Pembuatan blangko-blangko lembaran kertas kerja untuk setiap segmen audit (jika sudah ada dari audit tahun-tahun yang lalu). 4. Pembuatan teks dari proof worksheets yang disiapkan (Jika sudah ada dari audit tahun-tahun yang lalu). 5. Penentuan daftar check list yang standar untuk semua kertas kerja audit. 6. Penulisan nama audit dan bagian audit dalam binder kertas kerja audit. 7. Penempatan dokumentasi administratif dalam bagian yang umum di kertas kerja. 8. Penempatan audit program yang telah disusun di tahap perencanaan audit.

Penyiapan Kertas Kerja: •

Kertas kerja disiapkan oleh tim audit yang mendapatkan penugasan audit. -

Kertas kerja harus menyampaikan urutan kronologis dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh auditor.


41


Sektor Publik

•

Dalam penyiapan kertas kerja, perlu diperhatikan bahwa pekerjaan audit didokumentasikan dalam berbagai metode, yaitu: 1. Membuatkan salinan (copies) dari dokumen auditi dan diindikasikan melalui penggunaan tick mark bahwa pekerjaan telah dilaksanakan. 2. Menuliskan suatu penjelasan naratif dari pekerjaan, seperti: bagaimana observasi fisik atas persediaan dilakukan. 3. Menempatkan struk penghitungan ulang untuk menunjukkan bahwa auditor telah melakukan penghitungan total terhadap suatu jumlah. 4. Membuat daftar butir-butir yang diinvestigasi. 5. Mendapatkan laporan dan menggunakan tick mark untuk menunjukkan prosedur audit apa yang telah diikuti.

•

Kertas kerja audit harus menunjukkan catatan-catatan yang direviu, maksud dan tujuan, serta luasnya pengujian dan hasil reviu yang dilakukan.

•

Kertas kerja harus mengidentifikasi sumber data yang asli berdasarkan suatu cara yang memudahkan auditor untuk dukungannya atas kondisi yang dilaporkan. kurang lebih satu hingga dua halaman untuk setiap bagian yang diaudit. Umumnya, lembar ikhtisar ini disiapkan dalam bentuk naratif dan memuat ikhtisar ringkas, seperti: 1. Fakta yang relevan, termasuk di dalamnya setiap permasalahan yang ditemukan. 2. Kesimpulan auditor, termasuk rekomendasi audit. 3. Latar belakang permasalahan.

•

Penyiapan kertas kerja audit harus mencakup pertimbangan auditor untuk penggunaan cross-reference, yang mampu menyajikan kejelasan dan kemudahan di antara berbagai kertas kerja untuk subyek yang sama dan di antara kertas kerja dengan laporan audit. .

•

Setiap staf auditor harus diberikan pedoman yang jelas dan tertulis mengenai bagaimana penyiapan kertas kerja.

•

Pedoman penyiapan kertas kerja harus mencakup suatu standar yang baik dan memadai untuk suatu kertas kerja, yaitu yang meliputi masalah: keakuratan, kelengkapan, kejelasan, kemampuan dapat dibaca, kerapihan, saling berhubungan, dan keringkasan. Adanya manual audit ini diharapkan akan membantu dan memudahkan

inspektur inspektorat menyampaikan arahannya. Manual audit ini harus disiapkan dengan maksud agar mampu menjelaskan kepada para staf auditnya

42



Sektor Publik

bagaimana penugasan audit tersebut harus dilaksanakan. Diharapkan pedoman audit yang dibuat secara tertulis akan menciptakan konsistensi, kontinuitas, dan standar yang baku dalam pelaksanaan penugasan audit yang dapat diterima baik, serta merupakan alat untuk mengkoordinasikan berbagai upaya dan tindakan para auditor dalam pekerjaan audit yang dilakukan. Namun demikian, kadangkala manual audit yang tersedia dapat juga menimbulkan satu dilema. Di satu sisi, manual audit merupakan alat bagi para inspektur inspektorat untuk memberikan instruksi dan arahannya bagaimana mencapai keseragaman dalam pekerjaan audit, siapa pun auditor yang melaksanakan. Di sisi lain, kalau tidak hati-hati digunakan, bisa jadi manual audit ini malahan dapat menghambat kreatifitas, imajinatif, dan inisiatif auditor yang melaksanakan tugas pekerjaan audit. Pada hakekatnya, manual kebijakan dan pedoman audit yang harus dimiliki oleh inspektorat adalah dibutuhkan untuk: 1. Mencegah setiap auditor yang melaksanakan pekerjaan penugasan audit untuk bertindak tidak konsisten atau menyimpang dari prosedur yang telah ditetapkan. 2. Menjadi dasar pertimbangan untuk menetapkan kinerja audit yang harus diikuti dan dievaluasi. 3. Memberikan kepastian bahwa produk akhir dari fungsi pengawasan (inspektorat) telah memenuhi standar yang telah ditetapkan. 4. Memastikan bahwa kegiatan inspektorat mengarah pada pencapaian visi, misi, dan tujuannya secara efektif dan efisien.


43


Sektor Publik


44



Sektor Publik

Pengendalian Bab 4 Pekerjaan Audit di Inspektorat Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan arti penting membangun pengendalian yang efektif untuk setiap penugasan audit yang dilaksanakan. • Menjelaskan berbagai model yang digunakan untuk mengendalikan pekerjaan audit • Menjelaskan proses pengendalian pekerjaan audit melalui pelaksanaan supervisi.

A. Pendahuluan Pelaksanaan pekerjaan audit merupakan realisasi atas setiap rencana yang telah disusun, baik itu rencana kerja jangka panjang maupun tahunan. Perencanaan audit disusun dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti: 1. Tingkat risiko maupun potensi risiko dalam penyelenggaraan aktivitas audit, 2. Penyelenggaraan aktivitas atau kegiatan operasional itu sendiri yang dilaksanakan. 3. Kerentanan yang mungkin terjadi atas aktivitas ataupun aktiva yang digunakan. 4. Pengendalian internal yang terpasang. 5. Strategi dan tujuan operasional. 6. Tujuan dan ruang lingkup audit. 7. Latar belakang perlunya audit dilakukan. 8. Keinginan untuk mengoptimalkan sumberdaya yang tersedia di fungsi pengawasan. Hal penting yang ingin disampaikan di sini adalah bahwa perencanaan audit merupakan alat yang cukup efektif untuk mengendalikan pelaksanaan pekerjaan audit. Pengendalian tugas audit adalah untuk memastikan bahwa


45


Sektor Publik

setiap penugasan audit yang dilakukan sudah memenuhi standar audit yang telah ditetapkan. Dalam pengendalian pekerjaan audit, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, di antaranya: 1. Kompleksitas pekerjaan audit yang dilaksanakan. 2. Kompetensi dan keterampilan serta pengalaman auditor. 3. Sumberdaya yang digunakan untuk pelaksanaan penugasan audit. 4. Lingkungan yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan penugasan audit. B. Pengendalian Tugas Audit Pelaksanaan tugas audit yang terkendali dan terstruktur dengan baik memiliki peluang yang lebih besar untuk keberhasilannya mencapai tujuan dan sasaran audit yang telah ditetapkan. Keberhasilan pekerjaan audit yang dilaksanakan membutuhkan pengalaman dan kemampuan auditor untuk menyelesaikan tugas audit yang dibebankan kepadanya. Satu tugas audit yang sama namun dilaksanakan oleh dua orang auditor berbeda, kemungkinan akan bervariasi hasilnya. Beberapa faktor yang menyebabkan kemungkinan hasilnya berbeda adalah: 1. Pemahaman auditor internal terhadap masalah yang diidentifikasi. 2. Pengalaman atas permasalahan yang dijumpai. 3. Kompetensi yang dimiliki auditor. 4. Kemampuan analisis auditor. 5. Kreativitas, imajinatif, dan inisiatif auditor atas keputusan yang dibuatnya. Tanpa adanya supervisi dan pengendalian atas anggaran biaya dan waktu, jadwal yang telah ditetapkan, kemajuan (progress) laporan yang disiapkan, serta tanpa pedoman perumusan yang jelas untuk arah pekerjaan audit, maka akan membuat pekerjaan audit menjadi tidak efektif dan efisien. Seorang inspektur atau kepala inspektorat di unit kerja audit harus memastikan bahwa sumber-sumber audit yang digunakan telah sesuai dan diberdayakan seoptimal mungkin, yaitu dalam rangka pencapaian yang efektif dan efisien tujuan dan sasaran audit yang telah ditetapkan. Disiplin merupakan kata kunci untuk menggambarkan seorang auditor yang profesional dalam melaksanakan penugasan audit yang dibebankan kepadanya. Disiplin merupakan suatu pemahaman yang jelas mengenai nilainilai suatu pekerjaan audit yang dilaksanakan. Disiplin juga mengandung arti, suatu pemahaman akan nilai-nilai mengenai, misalnya ketepatan waktu, pemanfaatan anggaran biaya secara efektif dan efisien, serta komitmen dalam penyelesaian tugas. Disiplin untuk menyelesaikan pekerjaan audit tepat waktu

46



Sektor Publik

merupakan salah satu bentuk yang esensial dalam pengendalian pekerjaan audit. Bahwa pengendalian dapat terlaksana dengan berhasil sangat tergantung pada tingkat profesionalisme dan komitmen auditor itu sendiri untuk menegakkan faktor disiplin di dalam dirinya. Tugas supervisi dan pengendalian pekerjaan audit di lingkungan inspektorat merupakan kegiatan administrasi di dalam fungsi pengawasan. Kegiatan supervisi dan pengendalian ini meliputi: 1. Pengendalian atas setiap pekerjaan audit. 2. Pemastian bahwa pelaksanaan pekerjaan audit sesuai dengan anggaran yang tersedia dan jadwal waktu yang telah ditetapkan. 3. Identifikasi kemungkinan apakah anggaran perlu direvisi atau tidak. 4. Identifikasi laporan kemajuan pekerjaan dan gambaran mengenai proses pekerjaan. 5. Reviu file permanen atas setiap pekerjaan audit. 6. Mengingatkan kepada auditor yang ditugaskan untuk selalu melakukan apa yang harus dikerjakan untuk memulai suatu pekerjaan audit dengan metode atau cara yang telah ditetapkan di dalam manual kebijakan dan pedoman audit yang ada di lingkungan inspektorat. C. Kartu Penugasan Setiap Pekerjaan Audit Langkah pertama di dalam pengendalian penugasan audit adalah memastikan apakah apa yang telah dilaksanakan sejauh ini sudah sesuai dengan program kerja pengawasan dan manual kebijakan serta pedoman audit yang telah ditetapkan. Di unit kerja inspektorat langkah pertama untuk memastikan terciptanya pengendalian dalam penugasan audit adalah dengan membuatkan semacam kartu pekerjaan atau formulir sebagai alat kendali atas setiap pekerjaan audit yang dilaksanakan. Dalam kartu penugasan audit termuat berbagai informasi penting berkaitan dengan pekerjaan audit yang dilaksanakan. Kartu penugasan audit ini memuat informasi mengenai nomor dan jenis pekerjaan audit yang akan dilaksanakan, nama-nama auditor yang ditugaskan melakukan penugasan audit, termasuk nama pengendali teknis dan pengendali mutu untuk pekerjaan audit dimaksud. Dalam kartu juga dimuat informasi mengenai periode yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan audit dimaksud serta anggaran yang dibutuhkan atau disediakan untuk pekerjaan audit. Apabila pekerjaan audit sudah berfokus pada risiko, maka pendekatan audit yang digunakan adalah pendekatan audit berbasis risiko, sehingga beberapa informasi penting mengenai area yang berisiko dan potensi risiko yang mungkin terjadi juga diidentifikasi di dalam kartu penugasan audit


47


Sektor Publik

ini. Kartu penugasan juga merupakan bentuk pengesahan (legitimasi) dari pekerjaan audit yang dilaksanakan, yaitu setelah diperoleh persetujuan (approval) dari inspektur atau kepala inspektorat untuk pekerjaan penugasan audit yang akan dilaksanakan. Berikut ini contoh dari suatu kartu penugasan audit untuk penugasan audit di inspektorat.

Inspektorat Prov/Kab/Kota.…….. KARTU PENUGASAN AUDIT No.……………………… Nomor Pekerjaan : ………………… Jenis Pekerjaan : …………………. File Permanen No. : …………………

Tim Auditor : 1 ……….. / Ketua Tim 2. ………….. / Anggota 3. …………../ Anggota

Lama Pekerjaan Tanggal Dimulai

Supervisor : .…………… / Dalnis : ……………. / Daltu

: …………………. : ………………….

Alokasi Anggaran : …………………. Persetujuan Anggaran : …………………. Nama Auditi Tujuan Audit Ruang Lingkup

: ……………………………………………………………………………. : ……………………………………………………………………………. : …………………………………………………………………………....

Hasil Penilaian Risiko Perencanaan Pekerjaan (Micro-risk Planning) - Identifikasi 5 area yang berisiko tinggi Deskripsi Area Berisiko 1. ………………………….. 2. ………………………….. 3. ………………………….. 4. ………………………….. 5. …………………………..

Risiko Potensial/Kerentanan ………………………………… ………………………………… ………………………………… ………………………………… …………………………………

Alokasi Waktu ………………… ………………… ………………… ………………… …………………

Persetujuan Pekerjaan : ……………………………..…(Inspektur/Kepala Inspektorat) Tanggal Persetujuan : ……………………………….

Satu hal penting yang perlu menjadi bahan pertimbangan dalam membuat kartu pekerjaan ini adalah usahakan dibuat atau dirancang sesederhana mungkin. Jangan terlalu memaksakan seluruh informasi harus tercakup atau ada di dalam kartu penugasan audit. Perlu dihindarkan memasukkan informasi yang terlalu rinci, termasuk rencana darurat (contingency plan) ke dalam kartu pekerjaan ini. Kartu penugasan audit yang terlalu rumit untuk dibuat dan dipahami, akan diabaikan atau hanya sekadar menjadi bagian administratif saja dan akan kehilangan esensi fungsinya sebagai alat kendali untuk pekerjaan audit yang dilaksanakan. Di samping itu, perkembangan

48



Sektor Publik

metodologi dan perangkat penugasan audit yang sudah terkomputerisasi sangat memungkinkan auditor untuk memanfaatkan teknologi informasi berkaitan dengan penggunaan kartu penugasan audit. Sebagai contoh, misalkan bahwa kartu penugasan tidak perlu dibuat tercetak (hardcopy), melainkan cukup dibuat softcopy saja. Baik yang sudah dalam bentuk cetakan ataupun yang softcopy, distribusi dari kartu penugasan audit adalah sebagai berikut: 1. Satu asli tersimpan di kantor inspektorat (sebagai alat kendali oleh pengendali mutu) 2. Satu tembusan diberikan kepada tim auditor yang ditugaskan. 3. Satu tembusan diberikan kepada supervisor yang bertanggung jawab untuk penugasan (pengendali teknis) 4. Satu tembusan disimpan di dalam register sebagai arsip. D. Anggaran dan Jadwal Rencana Penugasan Audit Penugasan audit merupakan proses kreatif yang dipengaruhi oleh inisiatif dan imajinatif auditor yang melaksanakan pekerjaan audit. Seringkali, auditor beralasan bahwa keterbatasan anggaran biaya dan jadwal waktu audit yang tersedia membuatnya tidak berdaya dan bahkan akan mematikan kreatifitas, inisiatif, dan imajinatifnya dalam menyelesaikan pekerjaan audit, yaitu karena harus mengejar waktu untuk target penyelesaian pekerjaan audit dengan anggaran biaya yang juga terbatas. Tentunya, kondisi ini bukan menjadi alasan bagi auditor dalam pekerjaan penugasan audit yang dilaksanakan. Sebagai seorang profesional, auditor dituntut untuk selalu menggunakan keahlian dan kemampuan dalam penyelesaian tugas auditnya. Bahwa setiap aktivitas apapun kegiatannya memiliki anggaran biaya dan waktu yang ditetapkan sesuai dengan alokasinya yang tersedia. Faktor utama yang harus menjadi pertimbangan adalah bagaimana strategi harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang optimal dengan anggaran yang disediakan. Tidak ada kegiatan yang anggarannya tanpa batasan. Justru, dengan adanya pengalokasian anggaran biaya maupun waktu, maka ini merupakan tantangan bagaimana auditor yang ditugaskan agar ia mampu menyelesaikan pekerjaan auditnya. Di samping itu, anggaran biaya dan jadwal waktu yang dialokasikan untuk setiap penugasan audit merupakan alat pengendalian yang efektif atas setiap aktivitas pekerjaan audit yang dilaksanakan. Memang benar bahwa anggaran biaya ataupun waktu yang dialokasi tidaklah dibuat kaku, artinya tetap ada atau sangat memungkinkan adanya revisi, yaitu setelah secara periodik pekerjaan yang dilaksanakan dievaluasi progres atau kemajuannya. Di samping itu, sangat beralasan jika memang


49


Sektor Publik

estimasi anggaran biaya dan alokasi waktu pertimbangannya sudah tidak cost beneficial (biaya lebih besar dari manfaatnya), pekerjaan tersebut ditunda dan bahkan dihentikan. Di sisi lain, sangat memungkinkan jika memang manfaat yang akan diperoleh lebih besar dari biaya dan waktu yang dialokasikan, maka perlu ada revisi yang segera. Apalagi, kalau tambahan biaya yang diusulkan dikaitkan dengan identifikasi berbagai risiko signifikan memiliki potensi untuk dapat diungkapkan. Dalam setiap aktivitas pekerjaan audit, anggaran biaya dan alokasi waktu yang dibuat untuk setiap pekerjaan audit adalah sangat penting. Tanpa dibuatkannya anggaran dan alokasi jadwal waktu, maka pekerjaan audit akan terasa sangat membuang-buang waktu dan terkesan bahwa pekerjaan audit yang dilaksanakan hanya sekadar membagi rata anggaran dan waktu yang tersedia atas segmen (bagian) yang diaudit. Padahal, penentuan anggaran biaya dan alokasi waktu dimaksudkan agar audit memfokuskan anggaran biaya dan waktu pada area yang lebih berisiko tinggi dan perlu perhatian segera dibandingkan segmen atau bagian yang lainnya. Oleh karenanya, anggaran biaya dan waktu yang tersedia untuk setiap pekerjaan audit harus dibiasakan untuk diikuti. Agar efektif, anggaran biaya dan waktu sebagai alat kendali ini harus mencakup catatan dan pelaporan terkini yang diharapkan mampu untuk menyajikan informasi: 1. Bagaimana cara seorang pengendali teknis dan tim audit yang ditugaskan untuk mampu membagikan anggaran biaya dan waktu ke dalam berbagai segmen audit dari pekerjaan auditnya dan membuat catatan waktu yang dipergunakan untuk melakukan audit atas segmen-segmen tersebut. 2. Bagaimana cara tim audit yang ditugaskan, khususnya anggota tim untuk membuat laporan waktu yang dipakai selama periode waktu berjalan (dapat harian atau mingguan), serta membuat ikhtisar dari hasilnya. 3. Bagaimana cara unit kerja inspektorat membuat laporan berjalan (laporan progress), umumnya bulanan, yaitu mengenai status dari seluruh proyek pekerjaan audit yang sedang dilaksanakan atau berjalan. Berikut disajikan contoh lembar kerja untuk pengendalian anggaran waktu atas setiap pekerjaan audit. Laporan pengendalian ini disampaikan kepada unit kerja inspektorat dan tembusannya tetap disimpan sebagai kertas kerja audit. Isi lembar kerja ini meliputi alokasi waktu audit ke berbagai segmen setiap proyek pekerjaan audit, yaitu dimulai dengan rencana awal dan dilanjutkan terus hingga penyelesaian laporan audit.

50



Sektor Publik

INSPEKTORAT PROVINSI/KABUPATEN/KOTA :……………….. LEMBAR KERJA UNTUK ANGGARAN WAKTU Nomor Pekerjaan: KKA Ref.

Mg Mg Mg ANGG. ANGG. ANGG. Mg (kumulatif) (kumulatif) (kumulatif) ORIG. REV. TOT. 1 2 3 4

TAHAPAN AUDIT

Perencanaan Prelim. Survey Evaluasi ICS Fieldwork 1. Segmen A 2. Segmen B 3. Segmen C 4. dst Total Fieldwork Penulisan Lap Tanggapan TOTAL WAKTU

Pengendalian waktu untuk penyelesaian pekerjaan audit dimulai sejak dibuatkannya estimasi dari waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan audit. Beberapa pertimbangan yang umumnya digunakan untuk mengestimasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan atau tugas audit adalah: 1. Pengalaman dari pekerjaan audit tahun yang lalu. 2. Kompetensi dari auditor yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas audit. 3. Analisis yang akan datang untuk pekerjaan audit dengan melihat pada tujuan dan ruang lingkup audit. 4. Estimasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan lapangan (fieldwork), draft laporan, pertemuan dengan auditi, dan reviu oleh pengendalai teknis (supervisor). Waktu yang dianggarkan harus benar-benar dimaksudkan untuk penyelesaian pekerjaan audit dan tidak dimaksudkan sebagian sebagai cadangan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah terjadinya ketidak-efisienan dalam pelaksanaan tugas audit. Estimasi waktu harus menjadi dasar untuk


51


Sektor Publik

pekerjaan staf dan juga pedoman bagi setiap auditor yang bertugas. Estimasi waktu ini kemudian diperbandingkan dengan waktu sebenarnya yang digunakan selama pekerjaan, dan bila perlu estimasi waktu penyelesaian dapat dimodifikasi, meskipun patut juga dipertimbangkan bahwa modifikasi ini akan mempengaruhi anggaran waktu dan biaya serta dampak untuk pekerjaan audit lainnya. Umumnya, dibuatkan laporan penggunaan waktu (time report), khususnya bila terjadi perbedaan waktu yang terpakai antara yang dianggarkan dengan realisasinya. Sebagaimana sudah dijelaskan di atas, pengendalian pekerjaan audit yang cukup efektif adalah melalui pengalokasian lamanya waktu untuk suatu penugasan audit. Metode pengendalian ini cukup realistis untuk mengendalikan pekerjaan audit, yaitu diawali dengan estimasi yang cermat dan hati-hati terhadap waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian satu tugas pekerjaan audit. Beberapa pertimbangan yang dapat dipakai dalam menentukan lamanya waktu penugasan yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan audit: 1. Berdasarkan lamanya waktu yang digunakan untuk penugasan audit tahuntahun sebelumnya, apabila merupakan penugasan audit berulang (repeat audit). 2. Analisis masa depan atas waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas audit terutama terhadap tujuan dan ruang lingkup yang telah ditetapkan. 3. Prakiraan atau estimasi waktu lebih rinci yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan lapangan, pembuatan draft laporan, pembahasan dengan auditi, dan pekerjaan reviu serta editing, termasuk supervisi pekerjaan audit. Waktu yang dianggarkan untuk pekerjaan audit adalah benar-benar waktu yang dialokasikan untuk penyelesaian pekerjaan audit yang akan dilaksanakan, tidak termasuk yang dicadangkan untuk kemungkinan adanya tambahan pekerjaan yang diperlukan. Tindakan ini dimaksudkan untuk mencegah atau menghindarkan diri dari terjadinya inefisiensi, ketidakhematan atau pemborosan waktu dalam pelaksanaan pekerjaan audit. Waktu yang diestimasi harus menjadi dasar penugasan staf dan juga menjadi pedoman untuk setiap orang yang melakukan penugasan. Estimasi yang dibuat atas pekerjaan audit harus dibandingkan nantinya dengan aktual atau realisasi anggaran yang digunakan untuk penyelesaian pekerjaan audit. Bila memang dibutuhkan, estimasi ini dapat direvisi atau dimodifikasi sesuai dengan waktu yang memang benar-benar dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan audit. Laporan penggunaan waktu yang dibuat oleh auditor harus dapat mengidentifikasi secara spesifik untuk setiap staf audit yang ditugaskan atas penyelesaian pekerjaan audit yang dilaksanakan, sehingga analisis yang akurat dapat dilakukan terhadap perbedaan

52



Sektor Publik

antara waktu yang dialokasikan dengan realisasi yang digunakan dalam penyelesaian suatu penugasan audit. Auditor yang melaksanakan penugasan audit harus menyiapkan secara rinci catatan waktu yang sebenarnya digunakan dibandingkan dengan anggaran waktu yang dialokasikan untuk penyelesaian pekerjaan audit. Klasifikasi rinci yang dapat digunakan didasarkan pada: 1. Perencanaan audit dan survai pendahuluan 2. Pekerjaan lapangan 3. Supervisi pekerjaan audit 4. Laporan hasil audit, termasuk penyusunan draft laporan 5. Reviu dan editing E. Laporan Kemajuan Pekerjaan Audit (Laporan Progres) Laporan kemajuan pekerjaan audit umumnya disiapkan satu atau tiga bulan sekali. Laporan progres ini mungkin juga disiapkan sesuai permintaan atau kebutuhan, khususnya untuk memonitor sampai sejauh mana pekerjaan audit telah diselesaikan. Dalam laporan kemajuan pekerjaan audit ini, seorang supervisor (pengendali teknis) dapat memperoleh informasi terkini mengenai status pekerjaan yang dilaksanakan, rencana tindakan yang akan dilakukan, dan juga kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelesaian pekerjaan audit. Laporan kemajuan pekerjaan audit ini dipandang cukup efektif sebagai alat untuk pengendalian pekerjaan audit. Namun, seorang pengendali teknis tentunya mengharapkan dari tim auditnya diperoleh laporan progres yang sederhana atau tidak terlalu rumit yang mampu menyajikan informasi yang terkini mengenai status pekerjaan audit yang sedang dikerjakan. Contoh format sederhana dari laporan progres yang disiapkan mingguan di bawah ini menggambarkan posisi atau status pekerjaan audit yang dilaksanakan. Laporan kemajuan pekerjaan audit yang disiapkan mingguan ini didesain untuk menunjukkan anggaran yang dialokasikan, hari-hari yang digunakan dan dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan audit. Di samping itu, laporan mingguan ini juga menyajikan informasi mengenai tanggapan atas masalah-masalah yang diantisipasi akan timbul serta informasi lain yang perlu disampaikan di dalam laporan progres tersebut.


53


Sektor Publik

LAPORAN PROGRES MINGGUAN Akhir Minggu Ke……..….….. Pekerjaan Audit: ……………………………………………………….. Jumlah Hari Penugasan Anggaran Waktu …………………... Kumulatif s/d minggu lalu …………………. Total Minggu ini ........................... Total Kumulatif s/d Minggun ini ............................. Anggaran yang masih tersedia .............................. Yang masih dibutuhkan untuk penyelesaian .............................. Segmen Audit atas Anggaran yang dialokasi: Segmen Audit 1. …………………………………………… 2. …………………………………………… 3. …………………………………………… Tindakan-tindakan untuk Perbaikan : 1. …………………………………………… 2. …………………………………………… 3. ……………………………………………

Jumlah Hari Penugasan Anggaran Realisasi …………… …………. ……………. …………. ……………. ………….

……………. ……………. .……………

………….. ………….. …………..

Permasalahan Potensial : ……………………………………………………………………………………………… Ttd ………………………… Ketua Tim Audit

Contoh format dari laporan progres mingguan ini sangat fleksibel. Bentuk dan informasi yang disajikan di dalam laporan progres dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Contoh dari laporan progres tersebut lebih difokuskan untuk kebutuhan pengendalian jumlah hari yang dialokasikan untuk pekerjaan audit. F. Risiko Audit Dalam pekerjaan audit yang dilakukan, auditor harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya risiko audit. Secara umum, risiko mengandung arti hambatan-hambatan yang mungkin terjadi yang dapat menghalangi pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan. Risiko audit merupakan risiko yang mungkin terjadi dalam penugasan audit yang dilaksanakan di mana auditor tidak dapat mengungkapkan permasalahan yang mungkin terjadi dalam prosedur audit yang normal, walaupun pekerjaan audit sudah dilakukan sesuai dan memenuhi standar audit yang berlaku.

54



Sektor Publik

Risiko audit terbagi menjadi tiga jenis, yaitu: risiko bawaan (inherent risk), risiko pengendalian (control risk), dan risiko deteksi (detection risk). Risiko bawaan adalah risiko yang disebabkan karena adanya potensi kerentanan yang terkandung di dalam setiap pekerjaan, kegiatan, atau aktivitas yang dilaksanakan. Kerentanan aktivitas, kegiatan ataupun aktiva yang digunakan dapat menimbulkan terjadinya kesalahan atau ketidakberesan atas pelaksanaan kegiatan atau penggunaan aktiva tersebut. Risiko pengendalian adalah kemungkinan kelemahan pengendalian yang terjadi walaupun sudah dipasangkan pengendalian atas suatu kegiatan dimaksud. Risiko deteksi adalah risiko tidak terdeteksinya suatu masalah meskipun prosedur audit yang normal sudah dilaksanakan. Dalam pekerjaan audit yang dilaksanakan, perlu dibedakan antara risiko operasional, risiko audit, dan kegagalan audit. Risiko operasional adalah hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan dapat menghalangi pencapaian tujuan operasional. Risiko audit sebagaimana yang sudah dijelaskan adalah kemungkinan auditor tidak berhasil mengidentifikasi suatu masalah meskipun prosedur audit normal sudah dilaksanakan. Kegagalan audit adalah ketidakmampuan auditor untuk mengungkapkan suatu masalah yang harus dideteksinya disebabkan karena audit dilaksanakan tidak sesuai standar dan pekerjaan audit dilaksanakan di bawah standar audit yang telah ditetapkan. Untuk menghindarkan kegagalan dalam audit, auditor dan pimpinan fungsi pengawasan harus menerapkan praktik-praktik yang memadai untuk mengendalikan pekerjaan audit yang dilaksanakan.


55


Sektor Publik


56



Sektor Publik

Bab 5

Pengelolaan dan Pengembangan Staf Audit di Inspektorat

Daerah

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan persyaratan kualitas yang harus dimiliki auditor di Inspektorat Daerah dan sumber darimana dapat diperolehnya. • Menjelaskan bagaimana sistem rekrutasi yang efektif untuk mendapatkan staf audit yang berkualitas. • Menjelaskan bagaimana pengembangan staf audit agar selalu dapat ditingkatkan kompetensinya untuk pelaksanaan tugas pekerjaan auditnya.

A. Pendahuluan Pengelolaan dan pengembangan staf merupakan bagian yang sangat penting dalam tanggung jawab manajemen di organisasi manapun. Begitu pula halnya di unit organisasi audit internal, dalam hal ini di Inspektorat Daerah. Bahwa pimpinan unit kerja audit bertanggung jawab untuk pengelolaan yang efektif terhadap staf auditornya. Beberapa tanggung jawab pimpinan dalam pengelolaan dan pengembangan staf, di antaranya adalah: 1. Pembuatan uraian tugas untuk berbagai posisi auditor internal. 2. Penentuan standar kualitas auditor yang dibutuhkan untuk penugasan audit. 3. Pemilihan auditor dan sistem rekrutasi yang memadai. 4. Pendidikan dan pelatihan yang kontinyu bagi auditornya. 5. Evaluasi kinerja auditor. Berikut akan diuraikan berbagai hal penting berkaitan dengan pengelolaan dan pengembangan staf audit di fungsi pengawasan Inspektorat Daerah. Pembahasan dalam bab ini dimulai dengan menentukan persyaratan kualitas auditor yang dibutuhkan untuk melaksanakan penugasan atau pekerjaan audit.


57

Komunikasi Hasil Audit B. Persyaratan Kualitas Pekerjaan audit yang profesional menuntut auditor yang melaksanakan juga memiliki kemampuan profesional untuk melakukan tugas audit yang dibebankan kepadanya. Persyaratan ini mengandung arti bahwa seorang auditor wajib memiliki pengetahuan yang luas baik mengenai ilmu auditing maupun pengetahuan teknis yang dikuasainya. Sebagai contoh: Amir yang berprofesi sebagai auditor di Inspektorat Propinsi DKI Jaya dan memiliki latar belakang pendidikan ilmu sosial, maka yang bersangkutan harus memiliki kemampuan teknis, baik mengenai ilmu auditing maupun pengetahuan yang memadai di bidang ilmu sosial. Di samping persyaratan kemampuan teknis yang harus dimiliki, seorang auditor juga harus memiliki kemampuan analisis sebagai dasar untuk mengambil judgment dalam penugasan audit. Tidak seperti kemampuan teknis yang dapat ditingkatkan terus melalui pendidikan dan pelatihan di bidang audit dan pengetahuan yang dikuasainya, maka kemampuan teknis umumnya diperoleh auditor berdasarkan pengalaman di lapangan dalam penugasan audit yang dilakukan. Kualitas dari analisisnya bukan ditentukan dari lamanya menjadi auditor, melainkan kemampuannya untuk memahami dan mengambil makna dari permasalahan-permasalahan yang berhasil dicarikan solusi terbaiknya. Persyaratan kualitas baik mengenai kemampuan teknis maupun analisis tidak bisa dikompromikan. Profesi telah menetapkan standar yang tinggi bagi siapapun yang ingin menjadi auditor internal. Tidak ada tawar menawar berkaitan dengan kualitas yang telah distandarkan. Lebih baik memiliki beberapa staf audit yang terbatas, namun kompeten daripada memiliki staf audit yang banyak tetapi kualitas auditor-auditor tersebut di bawah persyaratan teknis dan analisis yang memadai. Oleh karena itu, adalah kewajiban dari pimpinan fungsi pengawasan Inspektorat Daerah untuk menetapkan atribut-atribut pengetahuan, kemampuan teknis dan analisis, serta karakter kualitas pada pemilihan dan pengembangan staf di lingkungan inspektorat daerahnya. Wajib bagi seorang auditor untuk selalu meningkatkan pendidikannya baik melalui jalur akademis maupun profesi, serta mengembangkan kemampuan analisisnya melalui pengalaman yang diperolehnya di setiap penugasan yang dilaksanakan. Dari peningkatan pendidikan yang dilakukan, diharapkan ini akan mampu untuk mengembangkan pengetahuan, keahlian, dan disiplin yang esensial untuk mencapai kinerja yang memadai dalam pekerjaan auditnya. Ruang lingkup yang luas dari profesi audit internal membuat pengetahuan

58



Sektor Publik

auditor akan semakin lengkap. Namun demikian, tidak dimaksudkan bahwa seorang auditor harus menguasai seluruh pengetahuan yang esensial. Paling tidak, auditor tersebut menguasai dengan baik pengetahuan yang memang dipelajarinya pada saat ia menuntut pendidikan dahulu. Sebagai contoh: seorang auditor yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu pemerintahan, diharapkan menguasai dengan baik dan terus meningkatkan pendidikan di bidang disiplin ilmu pemerintahan. Sebagai satu tim audit, auditor yang berada di dalam satu tim tersebut harus terdiri dari auditor-auditor yang memiliki kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan auditnya. Sesuai dengan buku pedoman Standar Profesi Audit Internal, persyaratan kualitas seorang auditor internal diatur di butir 1200 di bawah judul Keahlian dan Kecermatan Profesional. Berikut ini kutipan lengkap mengenai keahlian dan Kecermatan Profesional (butir 1200) sebagaimana tertuang di dalam buku SPAI (SPAI, 2004: 16 – 17). Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan keahlian dan kecermatan profesional: 1210 Keahlian Auditor internal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan, dan kompetensi lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab perorangan. Fungsi Audit Internal secara kolektif harus memiliki atau memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. 1210.1 - Penanggung jawab Fungsi Audit Internal harus memperoleh saran dan asistensi dari pihak yang kompeten jika pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi dari staf auditor internal tidak memadai untuk pelaksanaan sebagian atau seluruh penugasannya. 1210.2 - Auditor internal harus memiliki pengetahuan yang memadai untuk dapat mengenali, meneliti, dan menguji adanya indikasi kecurangan. 1210.3 - Fungsi Audit Internal secara kolektif harus memiliki pengetahuan tentang risiko dan pengendalian yang penting dalam bidang teknologi informasi dan teknik-teknik audit berbasis teknologi informasi yang tersedia. 1220 Kecermatan Profesional Auditor internal harus menerapkan kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang auditor internal yang prudent dan kompeten.


59


Sektor Publik

1220.1 - Dalam menerapkan kecermatan profesional, auditor internal perlu mempertimbangkan: a. Ruang lingkup penugasan. b. Kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan. c. Kecukupan dan efektifitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses governance. d. Biaya dan manfaat penggunaan sumber daya dalam penugasan. e. Penggunaan teknik-teknik audit berbantuan komputer dan teknikteknik analisis lainnya. 1230 Pengembangan Profesional yang Berkelanjutan (PPL) Auditor internal harus meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensinya melalui Pengembangan Profesional yang berkelanjutan. Agar mampu mencapai persyaratan kualitas sebagaimana yang ditetapkan di dalam standar profesi, maka atribut-atribut yang harus dimiliki seorang auditor Inspektorat Daerah adalah: 1. Kecakapan dalam menerapkan standar, prosedur, dan teknik audit yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penugasan. 2. Pemahaman memadai atas prinsip dan teknik akuntansi berkenaan dengan audit atas masalah pengelolaan keuangan dan reviu atas laporan keuangan. 3. Pemahaman yang memadai atas prinsip-prinsip manajemen yang dibutuhkan untuk mengenali dan mengevaluasi materialitas dan signifikannya penyimpangan dari praktik-praktik bisnis yang baik dan memadai. 4. Kemampuan untuk mengetahui adanya masalah atau potensi masalah dan menentukan penelitian lebih lanjut yang harus dilakukan atau bantuan yang harus diperoleh. Seorang auditor harus memiliki keahlian untuk berhubungan dengan orang lain dan mampu berkomunikasi dengan efektif. Auditor harus memahami dengan baik bagaimana seharusnya berhubungan dengan auditinya dan mampu untuk selalu mempertahankan tingkat kepuasan auditinya. Auditor juga harus mampu berkomunikasi lisan dan tertulis sehingga ia mampu secara jelas dan efektif untuk menyampaikan berbagai hal kepada auditinya, seperti: tujuan dan sasaran penugasan, evaluasi yang dilakukan, simpulan dan saran atau rekomendasi. Seorang penanggung jawab fungsi audit internal di inspektorat daerah baik tingkat provinsi, kabupaten, atau kota, harus menetapkan kriteria yang sesuai untuk persyaratan pendidikan dan pengalaman atas posisi audit internal

60



Sektor Publik

yang tersedia. Ia juga harus mampu untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan yang sesuai untuk auditornya, termasuk tingkat tanggung jawab yang dibebankan sesuai posisi dimaksud. Jaminan yang semestinya juga harus diperoleh atas kualifikasi dan kecakapan auditor yang akan direkrutnya. Secara bersama, para auditor di lingkungan inspektorat harus memiliki pegetahuan dan keahlian yang esensial untuk penerapan persyaratan profesi di organisasinya. Atribut-atribut yang melekat ini, termasuk di dalamnya adalah standar, prosedur, dan teknik audit. Beberapa karakter untuk suatu kualitas yang memadai, misalnya: kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang selalu berubah juga dibutuhkan seiring dengan meningkatnya permintaan atas peran auditor internal. Untuk mampu dan sukses berhubungan dengan orang lain, auditor harus mampu untuk memperoleh pemahaman apa yang membuat orang lain senang atau berlaku kasar. Auditor harus memiliki empati atas masalah orang lain. Auditor harus sensitif dan mampu memahami apa yang membuat orang lain tersebut frustasi atas masalah yang dihadapi. Auditor harus bisa memahami bagaimana perasaan dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan tugas yang dibebankan kepadanya, juga termasuk bagaimana perasaan, sikap, dan pandangan mereka atas atasannya, serta organisasi tempat ia beraktivitas/ bekerja. Auditor harus memiliki taktik dan strategi yang tepat agar mampu memperoleh informasi melalui pertanyaan-pertanyaan yang produktif tanpa harus membuat konflik dengan orang tersebut. Terhadap masalah-masalah yang tingkat kesulitannya tinggi, auditor harus mampu untuk menentukan dan mengambil sikap yang tegas. Auditor harus mampu menahan diri dari berbagai tekanan yang dihadapi. Auditor harus mampu untuk berupaya keras mendapatkan fakta yang dibutuhkan dan mendokumentasikan sehingga dapat mampu untuk menahan seranganserangan yang mungkin dihadapi dalam penugasan auditnya. Agar mampu memberikan pendapat yang profesional, seorang auditor harus memiliki integritas, obyektivitas, dan tanggung jawab yang memadai agar mampu menjalankan aktivitas profesinya. Seorang auditor internal harus mampu untuk dapat mengembangkan suatu masalah berdasarkan fakta yang terjadi, menempatkan fakta pada perspektif atau tempatnya, secara objektif mengevaluasi materialitas dari temuan, tidak dipengaruhi unsur personal (pribadi), benar-benar dapat dipercaya, dan bertanggung jawab sepenuhnya atas penugasan yang dilakukan. Auditor juga harus menunjukkan sikap yang


61


Sektor Publik

positif, memiliki inisiatif dan imajinatif untuk mendapatkan berbagai cara mengidentifikasi masalah dan potensi masalah yang berkembang. C. Sumber untuk Mendapatkan Staf Audit Calon untuk posisi auditor internal dapat diperoleh atau datang dari berbagai sumber. Berikut ini merupakan sumber-sumber yang umumnya menjadi alternatif untuk memperoleh auditor internal yang dibutuhkan: 1. Perguruan Tinggi Dewasa ini mulai ada kecenderungan meningkatnya minat para lulusan dari perguruan tinggi untuk menjadi internal auditor. Dalam sebuah artikel berjudul “A Good Time To Be An Internal Auditor” dan ditulis di majalah Internal Auditor

terbitan bulan Juni 2004, diuraikan hasil penelitian di

Amerika Serikat yang menunjukkan meningkatnya minat para lulusan perguruan tinggi yang ingin menjadi auditor internal. Beberapa alasan yang dikemukakan di artikel tersebut mengapa mereka tertarik untuk menjadi auditor internal, antara lain adalah: penghasilan yang memadai, jenjang karir yang jelas, pengalaman berharga yang akan diperoleh, tempat pelatihan, dan peran sebagai konsultan. Bagaimana halnya dengan di Indonesia? Meskipun perkembangannya belum sepesat seperti di Amerika Serikat, secara perlahan dapat dilihat bahwa di kalangan lulusan perguruan tinggi mulai ada minat untuk menjadi auditor internal. Satu bukti yang dapat diuraikan di sini adalah saat ini semakin banyak auditor internal yang masih muda dan baru untuk mengikuti ujian sertifikasi internasional (CIA). Namun demikian, untuk auditor internal di kalangan sektor publik, seperti auditor di Inspektorat Daerah, hal ini masih belum nampak adanya kecenderungan dari kalangan muda dan perguruan tinggi untuk menjadi auditor di Inspektorat Daerah. Tentunya ini menjadi tantangan bagi pimpinan di Inspektorat Daerah untuk mewujudkan hal ini. Untuk menarik minat para mahasiswa di perguruan tinggi untuk nantinya setelah mereka lulus berkeinginan menjadi auditor internal, banyak perguruan tinggi khususnya di fakultas ekonomi jurusan akuntansi mulai mengenalkan profesi ini. Satu upaya yang dilakukan adalah dengan menyelenggarakan mata kuliah audit internal sebagai salah satu mata kuliah keahlian yang harus diambil oleh mahasiswa. Di sisi lain, pihak penyelenggara perguruan tinggi juga mulai menyediakan program magang (internship) bagi mahasiswa yang ingin mengambil kekhususan di bidang audit internal. Akhirnya, satu

62



Sektor Publik

upaya yang juga dilakukan asosiasi profesi untuk mengenalkan profesi ini di kalangan kampus yaitu dengan mengadakan sosialisasi pengenalan profesi audit internal ini di kalangan mahasiswa. Keuntungan merekrut auditor internal dari perguruan tinggi adalah mereka memiliki semangat kerja yang tinggi dan tentunya karena diseleksi dari yang terbaik, maka pengetahuan yang mereka kuasai merupakan jaminan kualitas untuk berhasilnya mereka dalam melaksanakan penugasan nantinya. Beberapa hal yang merupakan kelemahan adalah bahwa mereka belum memiliki pengalaman bekerja yang memadai, khususnya di bidang audit internal. Di samping itu, mereka juga belum memahami secara baik budaya atau kultur yang berkembang di tempat mereka bekerja. 2. Kantor Akuntan Publik Perkembangan saat ini menunjukkan bahwa banyak juga audior internal yang berasal dari kantor akuntan publik. Umumnya, mereka yang direkrut adalah para auditor eksternal yang semula melakukan penugasan audit laporan keuangan dan kemudian ditawarkan atau diberi kesempatan untuk menjadi auditor internal di tempat mereka dahulu pernah melakukan audit laporan keuangan tersebut. Keuntungan merekrut auditor internal yang berasal dari kantor akuntan publik adalah umumnya auditor-auditor ini masih muda, bersemangat, dan memiliki prospek karir yang baik untuk masa depan. Di samping itu, mereka umumnya juga sudah memiliki pengalaman untuk melakukan penugasan audit dan pengetahuan yang memadai khususnya pengetahuan yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan. Calon dari Akuntan Publik, perlu diberi “penyesuaian“ dahulu, karena sudut pandang eksternal auditor berbeda dengan internal auditor. 3. Internal Organisasi Cara memperoleh calon auditor internal yang berasal dari dalam organisasi sendiri merupakan cara yang paling efektif. Hal ini disebabkan karena calon auditor internal ini umumnya sudah sangat memahami budaya atau kultur yang berkembang di organisasi. Yang dibutuhkan oleh mereka adalah bagaimana mereka mampu untuk mempelajari atau mendalami ilmu auditing sebagai bekal mereka untuk melakukan penugasan audit. Banyak pihak menyatakan bahwa pemilihan calon auditor internal yang berasal dari dalam organisasi sendiri merupakan cara yang paling ampuh untuk mendapatkan auditor internal yang siap pakai karena mereka sudah paham dengan budaya organisasi dan tinggal memperdalam ilmu auditing.


63


Sektor Publik

4. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Banyak pula peluang untuk mendapatkan calon auditor internal dari para auditor pemerintah yang semula bekerja di Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP). Pertimbangan mengapa auditor-auditor BPKP dipilih untuk menjadi auditor internal adalah karena umumnya mereka sudah memiliki kemampuan teknis audit dan pengetahuan yang memadai serta pengalaman yang cukup dalam penugasan audit ketika mereka masih menjadi auditor BPKP. 5. Sumber-sumber Lainnya Di samping berbagai sumber yang sudah dipaparkan untuk kebutuhan tenaga auditor internal, banyak sumber lain yang cukup potensial untuk mendapatkan auditor internal. Satu hal yang dapat disampaikan di sini adalah melalui organisasi profesi audit internal. Umumnya organisasi profesi audit internal dapat membantu untuk mendapatkan auditor internal yang dibutuhkan. Salah satu media yang biasa digunakan adalah iklan melalui majalah profesi. Organisasi internasional untuk profesi audit internal memiliki media majalah “Internal Auditor” yang penyebarannya sudah mendunia, termasuk di Indonesia. Umumnya, di majalah tersebut dapat dicari kebutuhan tenaga auditor internal yang sesuai dengan persyaratannya. Sumber lain untuk mendapatkan auditor internal adalah melalui internet. Kemajuan teknologi informasi telah sangat memungkinkan setiap orang dengan mudah mendapatkan apa yang diinginkannya melalui internet, termasuk kebutuhan akan tenaga auditor internal. Satu sumber yang umum adalah iklan melalui media masa. Dari iklan di media masa baik cetak maupun elektronik, dapat diperoleh informasi auditor internal yang dibutuhkan. Bagaimana halnya untuk kebutuhan akan tenaga auditor internal di lingkungan inspektorat daerah. Sampai dengan saat ini, untuk mengisi lowongan kebutuhan tenaga auditor inspektorat daerah, diperoleh dari lingkungan dalam sendiri yaitu mereka yang tadinya bekerja di operasional, misalnya di Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Pendapatan, Dinas Sosial, dan sebagainya kemudian dialihtugaskan ke unit inspektorat untuk menjadi auditor di inspektorat. Cara ini merupakan metode yang paling praktis dan tepat karena mereka yang dipindahkan dari operasional ke inspektorat umumnya sudah sangat paham dengan aktivitas operasional di lingkungan pemerintah daerah. Mereka tinggal mendalami ilmu auditing (pengawasan) yang mungkin belum pernah mereka dapatkan. Dengan cara ini, tidak perlu butuh waktu lama untuk mendapatkan auditor inspektorat yang kompeten, dengan catatan bahwa sistem rekrutasinya sudah sesuai dengan persyaratan kualitas auditor internal yang dibutuhkan.

64



Sektor Publik

(catatan: sistem rekrutasi auditor internal akan dibahas berikut ini). Seringkali juga kebutuhan tenaga auditor inspektorat di daerah diperoleh atau pindahan dari BPKP, yaitu karena pengalaman yang sudah teruji di bidang audit. Harus disadari bahwa cara mendapatkan auditor internal dari lingkungan organisasi sendiri merupakan cara yang tepat untuk mendapatkan auditor internal yang kompeten. Satu hal yang sangat mendasar dan berperan penting untuk mendapatkan auditor internal yang profesional adalah keinginan atau minat untuk menjadi auditor internal harus timbul dari diri masing-masing auditor internal tersebut dan bukan dipaksakan karena tugas yang harus dilaksanakan. D. Bagaimana Proses Menyeleksi Auditor Internal Seringkali terjadi masalah yang timbul berkaitan dengan kinerja auditor internal. Ada sebagian auditor internal yang memang menyenangi tugasnya sebagai auditor. Namun, tidak jarang banyak juga yang tidak suka berprofesi sebagai auditor. Mengapa hal ini dapat terjadi? Salah satu alasan adalah bahwa cara menyeleksi kebutuhan auditor internal seringkali tidak adil. Secara tradisional, seseorang ditunjuk untuk menjadi auditor internal sebetulnya bukan atas kemauannya sendiri, melainkan “dipaksakan” oleh tugas yang memang harus dilaksanakan. Akibatnya, semangat dan motivasinya menjadi sangat rendah. Apalagi berkembang suatu kesan (image) bahwa mereka yang dipindahtugaskan dari aktivitas operasional dan kemudian menjadi auditor berarti telah “dibuang” atau “tidak terpakai lagi”. Kesan inilah yang biasanya lebih dominan dan melekat, serta berdampak buruk terhadap kinerja auditor. Memang harus disadari bahwa cara menyeleksi auditor internal masih banyak tidak melibatkan pihak yang membutuhkan (dalam hal ini Inspektorat Daerah atau inspektorat itu sendiri). Tidak ada proses yang baku untuk menyeleksi kompetensi calon auditor internal yang akan bergabung di inspektorat dan semuanya lebih diserahkan kepada mekanisme pihak kepegawaian saja tanpa melibatkan audior inspektorat (dalam hal ini Inspektur Jenderal). Oleh karenanya, ke depan siapapun yang terlibat dalam proses ini harus berani menyeleksi auditor internal secara lebih transparan dan melibatkan unsur penggunanya. Paradigma baru auditor internal saat ini, mensyaratkan bahwa untuk mendapatkan auditor internal yang profesional harus melibatkan auditor atau pimpinan auditor. Jadi, proses ini bukan hanya urusan bagian personalia atau kepegawaian saja melainkan unit kerja audit sebagai penerima manfaatnya. Seleksi calon auditor internal yang baru ini harus melalui dua tahapan, yaitu:


65


Sektor Publik

1. Wawancara (interviu) Proses wawancara dengan calon auditor harus direncanakan dan diorganisir dengan baik. Data berkaitan dengan calon auditor ini harus sudah dibaca/ dipelajari dengan hati-hati dan cermat dan bila mungkin menghubungi pihak yang memberikan referensi untuk menanyakan hal ikhwal berkaitan dengan latar belakang dan pengalaman si calon auditor internal tersebut. Sebaiknya dalam menghubungi pihak yang memberikan referensi diusahakan tidak melalui surat melainkan langsung menghubungi via telepon. Pihak yang melakukan interviu harus sudah mengatur waktu agar tidak mengganggu pekerjaan yang harus diselesaikan. Pimpinan audit internal bertanggung jawab untuk menyeleksi lebih dahulu calon yang akan dipanggil untuk diinterviu. Pimpinan unit audit internal dapat dibantu oleh asisten atau wakilnya untuk melakukan seleksi awal terhadap calon auditor internal yang akan dipanggil. Karena proses interviu ini merupakan suatu seni dan layak untuk dikembangkan, maka pihak yang menginterviu harus betul-betul ahli atau menguasai proses ini, baik isi (content expert) maupun cara menginterviunya (process expert). Oleh karenanya, pihak yang menginterviu harus memiliki latar belakang ilmu dan pengetahuan audit internal yang memadai, teknik berkomunikasi yang efektif, serta pengalaman audit yang luas. Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan pada saat proses interviu, khususnya untuk calon auditor yang sudah berpengalaman melaksanakan penugasan audit internal, antara lain: 1.

Penugasan audit apa yang telah anda laksanakan?

2.

Bagaimana pendekatan audit yang anda lakukan?

3.

Laporan audit yang seperti apa yang pernah anda buat?

4.

Apa yang anda ingin pertahankan dari pendidikan yang pernah anda ikuti?

5.

Mengapa anda mau melakukan perubahan?

6.

Apa yang anda suka dari profesi audit internal?

7.

Apa yang anda tidak suka dari profesi audit internal?

8.

Penugasan apa yang anda sukai?

9.

Apa tujuan hidup anda?

10. Coba anda tunjukkan satu situasi tersulit yang harus anda hadapi? Untuk auditor yang belum berpengalaman (auditor dengan pengalaman nol tahun), pertanyaan-pertanyaan yang dapat diajukan pada saat internviu, antara lain adalah: 1.

66

Apa yang anda ketahui mengenai konsep audit internal?



Sektor Publik

2. Darimana anda mengetahui profesi audit internal? Mengapa anda menyukainya? 3. Penugasan audit apa yang paling anda sukai? 4. Apa anda mempunyai kepentingan di luar yang mungkin berhubungan dengan audit internal? 5. Apa tujuan hidup anda? Seluruh data hasil interviu ini harus diorganisir dan disimpan dengan baik dan bila diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah diperoleh kembali, khususnya bila ingin memperbandingkan kualitas dan kualifikasi antara satu calon auditor dengan calon auditor lainnya untuk posisi yang sama. Oleh karenanya, untuk setiap calon harus ada dokumen/catatan (record) tersendiri dari hasil interviu yang telah dilakukan. 2. Test Tertulis Di samping wawancara atau interviu yang dilaksanakan, bagi calon auditor internal juga diberikan test tertulis yang dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: a. Test Kemampuan Menulis b. Test Kemampuan Mengorganisir Ide/Pemikiran c. Test Kemampuan untuk Membedakan Fakta dan Dugaan Test Kemampuan menulis. Model test ini dimaksudkan untuk menguji kemampuan auditor menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam suatu situasi penugasan audit. Selanjutnya, terhadap suatu kasus yang telah ditentukan, calon auditor tersebut diminta untuk menyusun laporan hasil audit yang memberikan gambaran, antara lain: (a) latar belakang informasi, (b) tujuan audit, (c) ruang lingkup audit, (d) opini auditor, dan (e) rekomendasi untuk tindak lanjut perbaikan. Dari kasus yang diselesaikan tersebut, kemudian dievaluasi dari diberi nilai. Memang tidak mudah untuk memberikan penilaian atas kemampuan menulis ini karena bagaimanapun akan terpengaruh oleh faktor subyektivitas si evaluator. Oleh karenanya, untuk meminimalkan bisa dalam sistem evaluasi ini, digunakan kriteria yang baku atau standar untuk penilaiannya dan diberikan ukuran atau parameter yang digunakan dalam menilai hasil tulisan calon auditor tersebut, misalkan:


67


Sektor Publik Standar/Kriteria Baku

Nilai

Kejelasan (clarity)

35

Saling Keterkaitan (coherence)

30

Struktur Kalimat

20

Bahasa (Language)

15

Total

100

Test kemampuan mengorganisir ide. Memberikan kesempatan kepada calon auditor internal untuk mengorganisir satu permasalahan yang terdiri dari satu rangkaian (seri) pernyataan yang harus disusun kembali berdasarkan urutan logisnya. Umumnya rangkaian pernyataan ini diberi nomor yang berurutan tetapi urutan logis untuk pernyataan-pernyataan tersebut diacak sedemikian rupa dan si calon auditor diminta untuk menyusun atau mengorganisir kembali sehingga menjadi urutan logis yang baik dan benar. Test kemampuan membedakan fakta dengan dugaan. Fakta merupakan suatu yang benar-benar terjadi, sementara dugaan merupakan suatu kondisi yang tidak didukung oleh bukti yang cukup untuk dapat dikategorikan sebagai fakta. Test untuk menguji kemampuan auditor untuk membedakan fakta dan dugaan ini penting karena proses pengumpulan fakta, penilaiannya, dan simpulan dari fakta yang terkumpul merupakan sebagian besar dari pekerjaan audit. E. Orientasi untuk Auditor yang Baru Orientasi merupakan proses di mana para auditor yang baru bergabung di lingkungan inspektorat (d/h Inspektorat Daerah) menjadi lebih terbiasa dan familiar dengan situasi yang baru. Orientasi dimaksudkan untuk memberikan arahan yang benar kepada para auditor yang baru bergabung. Tujuan dari orientasi adalah agar para auditor ini memperoleh informasi yang dibutuhkan sehingga mereka dapat dengan segera menjadi produktif. Umumnya, bagi siapapun yang masuk ke suatu lingkungan yang baru, pada hari pertama dia masuk kerja, maka suasana hati atau batinnya akan campur aduk. Demikian pula halnya seorang auditor yang baru masuk ke

68



Sektor Publik

suatu lingkungan organisasi audit tempatnya yang baru, mungkin ia akan mengalami suasana yang tidak dapat ia bayangkan sebelumnya. Sebagai manusia, ia tentunya ingin kehadirannya dihargai dengan baik dan keberadaannya ia harapkan dapat menambah nilai bagi organisasi. Ia juga berharap suasana yang baru dapat diterima dan mampu menciptakan suasana yang konstruktif. Para auditor ini juga mengharapkan mereka dapat belajar dari orang-orang sekitar yang telah lebih dahulu bergabung. Para auditor yang baru bergabung ini juga mengharapkan mereka dapat bekerja dengan nyaman di tempat tugas yang baru. Orientasi untuk auditor yang baru oleh karenanya harus direncanakan dan dibangun dengan hati-hati. Sangat disarankan jika di unit kerja inspektorat memiliki satu orang yang memiliki bakat atau kemampuan untuk mengajar ditugaskan untuk memberi pembelajaran pada auditor yang baru. Orang yang ditugaskan ini harus membuat suatu program dengan material yang didesain dengan memadai sehingga mampu mengenalkan auditor yang baru dengan lingkungan sekitar. Umumnya, periode orientasi untuk auditor yang baru berlangsung 3 - 4 hari dan meliputi beberapa tahapan, yaitu: pengenalan staf, diskusi kebijakan kantor dan metode audit, mempelajari kebijakan, prosedur, laporan audit, dan kertas kerja, fasilitas elektronis dan pendukung, serta umpan balik dari auditor baru atas apa yang telah dipelajari. Kedalaman dan intensitas dari orientasi sangat tergantung dari latar belakang dan pengalaman auditor yang baru tersebut. Oleh karenanya orientasi untuk auditor baru yang berlatar belakang lulusan baru dari perguruan tinggi, pindahan pegawai dari operasional menjadi auditor di inspektorat, dan auditor yang sudah berpengalaman dari unit kerja organisasi lain sangat berbeda karakteristik orientasi yang dibutuhkan. Perlu dibuat pedoman orientasi yang memuat mengenai informasi umum mengenai organisasi dan unit kerja inspektorat. Pedoman ini harus dibuat dan selalu tersedia bilamana dibutuhkan. Umumnya, di setiap organisasi audit selalu tersedia buku pedoman mengenai struktur organisasi, kebijakan, dan pedoman audit yang baku. F. Pendidikan dan Pelatihan Jika program orientasi dirancang untuk membuat auditor baru segera menjadi produktif, maka untuk auditor yang sudah bergabung perlu juga dibuat dan didesain program pendidikan dan pelatihan yang kontinyu. Setiap aktivitas audit internal harus memiliki program pelatihan yang mampu untuk meningkatkan


69


Sektor Publik

terus kualitas pekerjaan audit. Program pelatihan yang dirancang ini harus mampu untuk memberikan manfaat yang memadai baik kepada auditor itu sendiri maupun organisasi audit secara keseluruhan. Pendidikan dan pelatihan untuk pengembangan profesi auditor dapat dilakukan melalui dua jalur, yaitu: diklat sertifikasi dan diklat teknis substansi. Diklat sertifikasi dimaksudkan untuk menempatkan auditor pada standar minimal persyaratan untuk menjadi seorang auditor profesional. Dewasa ini, auditor dapat mengikuti pendidikan sertifikasi baik untuk tingkat nasional maupun internasional. Di tingkat nasional, khususnya bagi auditor di lingkungan pemerintah atau sektor publik, terdapat sertifikasi Jabatan Fungsional Auditor (JFA) yang diselenggarakan oleh Pusat Pembinaan Jabatan Fungsional BPKP. Diklat sertifikasi JFA ini membagi kategori auditor menjadi 4 tingkatan, yaitu: auditor tingkat terampil, auditor tingkat ketua tim, auditor tingkat pengendali teknis, dan auditor tingkat pengendali mutu. Di samping itu, auditor juga dapat mengikuti pendidikan sertifikasi auditor yang diselenggarakan oleh Dewan Sertifikasi QIA (Qualified Internal Auditor), di mana untuk pendidikannya dilakukan oleh Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA). Pendidikan QIA terbagi menjadi 3 jenjang, yaitu: tingkat dasar, lanjutan, dan manajerial. Auditor yang telah melalui dan lulus di 3 jenjang tersebut berhak menyandang gelar profesi QIA (Qualified Internal Auditor). Gelar sertifikasi QIA ini sudah diakui oleh organisasi profesi internal auditor internasional, yaitu The Institute of Internal Auditors (The IIA, Inc.) yang berpusat di Orlando, Florida, Amerika Serikat. Keuntungan dari pemegang sertifikasi QIA adalah apabila auditor yang bersangkutan ingin mengikuti ujian internasional CIA (Certified Internal Auditor), cukup ujian part I, II, dan III saja, karena part IV langsung dibebaskan tidak perlu ujian lagi. Sertifikasi nasional untuk internal auditor juga diselenggarakan oleh PPAK-STAN yang berlokasi di daerah Salabintana, Sukabumi. Para auditor yang mengikuti pendidikan sertifikasi di Salabintana ini setelah lulus juga akan memperoleh gelar profesi PIA (Professional Internal Auditor). Untuk sertifikasi internal auditor inernasional yang sudah mendunia adalah ujian sertifikasi CIA (Certified Internal Auditor). Ujian ini terbagi menjadi 4 part dan peserta yang telah lulus keempat part tersebut berhak menyandang gelar profesi CIA (Certified Internal Auditor). Ujian ini diselenggarakan oleh the IIA, Inc., yaitu organisasi profesi internasional untuk para auditor internal. Di samping pendidikan sertifikasi untuk internal auditor, dalam rangka untuk pendidikan dan pelatihan para auditor internal juga perlu diklat teknis

70



Sektor Publik

substansi. Pendidikan dan pelatihan ini merupakan pengembangan kemampuan dan pengetahuan teknis di bidang audit, khususnya audit internal. Diharapkan diklat teknis substansi ini dapat mampu meningkatkan kompetensi, keahlian dan kemampuan auditor di dalam pelaksanaan penugasan auditnya. Sebaiknya diklat teknis substansi dikemas dalam bentuk workshop dan diskusi berbagai kasus yang relevan dan terkini. Beberapa diklat teknis substansi yang disarankan untuk diikuti oleh para auditor internal, di antaranya adalah: 1. Proses dan Teknik Audit 2. Penulisan Laporan yang Efektif. 3. Fraud Auditing 4. Audit Berbasis Risiko 5. Pengendalian Internal Mutakhir (COSO) 6. Manajemen Risiko 7. Audit Teknologi Informasi

G. Pertemuan Rutin Staf Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya pertemuan rutin staf. Pertermuan rutin ini dapat dimanfaatkan sebagai sarana untuk berkomunikasi di antara sesama auditor inspektorat, memberi pengajaran mengenai teknik-teknik baru audit, atau bahkan untuk sekedar rileks mengendurkan ketegangan di sela-sela menjalankan penugasan auditnya. Pertemuan rutin ini juga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai berbagai masalah administratif di lingkungan unit kerja inspektorat, seperti: bagaimana penghitungan angka kredit sebagai peran fungsional auditor, informasi terkini mengenai persiapan mereka untuk ujian sertifikasi jabatan fungsional auditor, masalah kenaikan pangkat atau promosi, ataupun informasi lain yang dipandang perlu untuk disampaikan. Format pertemuan rutin yang diadakan dapat dengan berbagai bentuk. Jika memang ada satu masalah kompleks yang harus disampaikan kepada para auditor inspektorat, maka model yang dapat digunakan adalah dengan model ruang kelas, yaitu salah satu di antara mereka yang lebih paham akan bertindak sebagai fasilitator, sedangkan yang lain mendengarkan sebagai pesertanya. Model ini juga baik untuk digunakan untuk penyampaian teknikteknik terbaru dalam audit, seperti: teknik audit sampling, audit berbasis risiko, atau teknik penulisan laporan yang efektif. Di samping itu, bentuk pertemuan dapat pula menggunakan model diskusi meja bundar (round-table discussion). Model ini digunakan apabila pelaksanaan pertemuan lebih berupa forum


71


Sektor Publik

diskusi di antara sesama peserta (auditor inspektorat) dengan dipandu oleh salah satu dari auditor tersebut yang bertindak sebagai fasilitator. Model ini cocok jika dari hasil diskusi nanti ingin dicapai satu kesepakatan bersama dari apa yang didiskusikan. Dalam model ini, sangat diharapkan semua peserta diskusi berpartisipasi dalam memberikan masukan untuk nantinya diperoleh hasil yang optimal. Pertemuan staf ini harus diprogramkan secara rutin dan formal. Umumnya, ditetapkan dahulu kapan pertemuan rutin ini akan diadakan secara berkala, misalnya apakah satu minggu sekali, dua minggu sekali, dan sebagainya. Sebagai contoh, di salah satu bank milik pemerintah, pertemuan rutin ini diadakan satu minggu sekali setiap hari Jum’at (siang hari setelah sholat Jum’at) selama kurang lebih 90 menit. Mereka menyebutnya acara pertemuan rutin ini dengan nama “Jum’at Ilmiah”. Dalam pertemuan ini dibahas berbagai topik terbaru yang dapat bermanfaat bagi pengetahuan dan pengembangan staf audit. Di berbagai instansi pemerintah juga sering dilakukan model pertemuan rutin staf ini dan umumnya mereka menyebutnya Pelatihan Kantor Sendiri (PKS). Untuk lebih memberi semangat dan motivasi agar para auditor yang tidak sedang bertugas mau hadir dalam pertemuan rutin tersebut, dibuatkan suatu kebijakan yaitu bahwa kehadiran mereka dalam pertemuan rutin akan mendapat angka kredit yang besarnya tergantung dari kesepakatan yang mereka buat sendiri, yaitu sepanjang sesuai dengan ketentuan pemberian angka kredit yang berlaku nasional. Pertemuan rutin ini dibuat formal maksudnya adalah bahwa harus disediakan anggaran khusus untuk pelaksanaan pertemuan rutin ini. Anggaran ini harus dialokasi agar pertemuan ini dapat diadakan secara konsisten. Banyak topik yang dapat diangkat untuk menjadi bahan atau masukan dalam pertemuan rutin yang diadakan. Beberapa topik berikut ini umumnya menjadi bahan untuk didiskusikan di pertemuan rutin staf: 1.

Teknik penyusunan audit program.

2.

Teknik penyusunan dan penyajian kertas kerja audit.

3.

Laporan audit dan pengembangan temuan.

4.

Teknik identifikasi temuan dan pengambilan sampel audit.

5.

Proses dan teknik audit.

6.

Pengenalan teknik audit berbantuan komputer.

7.

Permasalahan-permasalahan di lingkungan kantor.

8.

Pengendalian mutu pekerjaan audit.

9.

Pengenalan teknik audit berbasis risiko.

10. Teknik analisa dan pemecahan masalah dalam audit.

72



Sektor Publik

H. Penilaian Staf Tujuan utama untuk penilaian staf adalah untuk memberi masukan atau saran kepada auditor yang bersangkutan mengenai status kinerja dari pekerjaan audit yang mereka lakukan dan mengidentifikasi kelemahankelemahan yang membutuhkan perbaikan, serta peluang-peluang untuk bagaimana ke depan mereka bisa lebih baik lagi, khususnya berkaitan dengan kontribusi mereka di unit kerja inspektoratnya dan lingkungan instansi pemerintah daerah tempat mereka beraktivitas. Dengan evaluasi yang dilakukan ini, diharapkan para auditor ini selalu mendapatkan informasi terkini mengenai apa yang menjadi kekuatan, kelemahan, dan progres atau kemajuan mereka masing-masing. Sistem penilaian yang dibangun harus standar dan memberikan penilaian yang konsisten atas kinerja yang diukur. Model sistem penilaian ini harus secara jelas disampaikan kepada seluruh staf khususnya mengenai kebijakan evaluasi dan kriteria kinerja yang diukur. Dihindarkan untuk memberikan penilaian yang sifatnya berupa kejutan (surprise) dan dari sistem ini juga memungkinkan para auditor untuk mengetahui dengan pasti apa-apa yang dibutuhkan agar mereka bisa mencapai penilaian yang memuaskan (satisfactory). Penilaian harus diarahkan untuk mengukur pengetahuan, keahlian, dan disiplin yang dibutuhkan untuk melaksanakan penugasan audit. Satu hal juga yang sangat penting untuk dinilai adalah kemampuan analisis. Umumnya, dari pengalaman penugasan audit yang telah dilaksanakan, maka ini akan mampu untuk meningkatkan atau mengembangkan kemampuan analisis mereka. Sebagai catatan, pengalaman di sini tidak diartikan lamanya mereka menjadi auditor, melainkan bagaimana dari penugasan-penugasan audit yang telah dilaksanakan, mereka mampu memahami dan menyerap esensi setiap permasalahan dan memformulasikan alternatif-alternatif solusi yang terbaik, sehingga masalah-masalah yang timbul tidak terulang lagi. Hal penting lainnya yang harus dipertimbangkan dalam memberikan penilaian staf adalah kemampuan inovatif dan imajinatif mereka dalam pemecahan satu masalah. Tentunya, baik kemampuan analisis dan inovatif serta imajinatif antara auditor satu dengan yang lainnya pasti akan berbeda. Dengan cara inilah, sistem penilaian yang dibangun akan terasa lebih adil (fair). Umumnya, sistem penilaian kinerja atas staf dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, penilaian kinerja dilakukan per penugasan yaitu segera


73


Sektor Publik

setelah satu pekerjaan penugasan audit diselesaikan. Kedua, penilaian tahunan atas kinerja selama satu tahun. Penilaian yang dilakukan setelah pekerjaan audit diselesaikan akan memberikan kepada staf dan atasannya umpan balik yang segera atas kinerja yang dinilai. Penilaian yang segera setelah satu pekerjaan audit diselesaikan memberikan ingatan yang masih segar apabila ada kekurangan atau kelemahan yang perlu segera membutuhkan perbaikan. Melalui model penilaian kinerja per penugasan ini, maka akan memberikan kesempatan kepada auditor tersebut untuk memperbaikinya, sebelum penilaian tahunan atas kinerja dilakukan. Penilaian atau reviu tahunan yang umumnya dilakukan oleh pimpinan di unit inspektorat atau yang ditunjuk untuk melakukan penilaian dimaksudkan untuk menilai bagaimana kinerja yang telah dicapai selama satu tahun dan bagaimana prospeknya untuk masa depan. Banyak faktor kinerja yang dapat dipakai untuk dasar pengukuran atau penilaian staf. Dasar penilaian yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja juga mencakup antara lain: 1.

Kuantitas pekerjaan,

2.

Kompetensi/kemahiran pemanfaatan komputer,

3.

Kualitas pekerjaan,

4.

Pengetahuan auditing,

5.

Sikap dalam pelaksanaan penugasan audit,

6.

Komunikasi lisan dan tertulis,

7.

Pengetahuan berkaitan dengan aktivitas operasional,

8.

Hubungan dengan auditi,

9.

Kemampuan membuat perencanaan,

10. Kemampuan bagaimana setiap instruksi diikuti/dilaksanakan. Hal lainnya yang dapat juga menjadi dasar penilaian adalah bagaimana progres yang dicapai dari periode sebelumnya. Apakah kinerja auditor menjadi lebih baik dibandingkan dahulu yaitu dengan melihat ada tidak peningkatan dari evaluasi tahun lalu dibandingkan dengan yang sekarang. Seberapa besar auditor berhasil mencapai tujuan dan sasarannya, peningkatan pengalaman dan pendidkan auditor, baik pendidikan profesi maupun akademisi. Bagaimana partisipasi auditor dalam melakukan pendidikan profesi yang berkelanjutan, kompleksitas dari pekerjaan audit yang dilaksanakan. Semua ini merupakan faktor-faktor yang dipertimbangkan di dalam penilaian kinerja auditor. Dalam melakukan penilaian kinerja auditor, seorang evaluator harus mampu membedakan penilaian kinerja atas pencapaian yang telah dilakukan dengan pembawaan atau karakter auditor dalam melakukan penugasan audit.

74



Sektor Publik

Penilaian atas kedua hal ini adalah penting. Peringkat pencapaian harus ditujukan pada penyelesaian proyek pekerjaan audit tertentu karena setiap penugasan memiliki permasalahan yang berbeda. Penilaian karakter atau pembawaan auditor berhubungan dengan kualitas personal dari auditor yang dinilai, yaitu bagaimana cara auditor menyelesaikan penugasan dalam kehidupan dan keseharian pekerjaannya. Harus diakui bahwa penilaian karakter atau pembawaan auditor sulit dilakukan karena evaluator mungkin akan terbawa faktor subyektivitasnya. Perlu kehati-hatian dalam melakukan penilaian karakter atau pembawaan auditor karena ini akan berpengaruh untuk penugasan audit yang bersangkutan. Sebagai contoh, suatu penugasan audit yang sebagian besar waktu audit akan berhubungan dengan tingkatan manajemen yang tinggi, tentunya tidak cocok untuk auditor yang memiliki keahlian teknis tetapi kurang memiliki kemampuan manajerial dan berkomunikasi. Sementara, suatu penugasan audit yang melibatkan banyak anggota tim akan tidak cocok dilimpahkan kepada seseoang yang harus bertanggung jawab mengkoordinasi tim, tetapi tidak memiliki jiwa kepemimpinan. Beberapa faktor yang umumnya digunakan untuk menilai karakter, sifat, atau pembawaan auditor adalah: sikap diri, kepribadian, kepemimpinan, kemampuan untuk mengambil keputusan (judgment), inisiatif, percaya diri, dan kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain di timnya. I. Penugasan Audit Salah satu pengembangan kemampuan auditor yang efektif adalah melalui penugasan audit yang diberikan kepada auditor yang bersangkutan. Penugasan audit akan memberikan pengalaman yang berharga kepada auditor dan sudah tentu diharapkan akan mampu meningkatkan kemahiran dan kompetensi auditor dalam pekerjaan auditnya. Penugasan audit juga dapat memberikan indikasi sejauh mana auditor memiliki potensi yang dapat dikembangkan dalam karir profesinya. Tentunya penugasan audit yang diberikan harus disesuaikan dengan kemampuan auditor itu sendiri. Pembebanan tugas audit yang di luar kapasitasnya tentunya akan membuat auditor tersebut menjadi stres dan frustasi. Sebaliknya, penugasan audit yang terlalu mudah baginya akan membuat auditor tersebut tidak termotivasi dan kehilangan inisiatif serta pada akhirnya menjadi bosan. Oleh karenanya harus diatur sedemikian rupa agar bobot penugasan pekerjaan audit sesuai dengan kapasitasnya. Beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan dalam memberikan penugasan kepada staf audit untuk pekerjaan audit yang harus dilaksanakan adalah:


75


Sektor Publik

1. Sifat dan kompleksitas penugasan. Penugasan kepada auditor harus memiliki alasan yang logis bahwa tim audit yang ditugaskan akan mampu secara profesional untuk menyelesaikan penugasan yang dibebankan kepada tim tersebut, yaitu dengan latar belakang pengetahuan, keahlian, dan disiplin tim yang dimiliki. 2. Objektivitas. Auditor yang melaksanakan penugasan audit tidak boleh menempatkan atau memposisikan dirinya dalam suatu keadaan yang membuat objetivitasnya menjadi terganggu di mana ada pihak atau orang lain memiliki persepsi bahwa auditor yang melaksanakan penugasan audit tidak dapat bersikap independen. Penugasan audit harus mempertimbangkan kemungkinan adanya potensi konflik kepentingan yang terjadi dalam penugasan audit yang dilaksanakan. 3. Rotasi penugasan. Dibuatkannya rotasi penugasan yang periodik diharapkan dapat tetap mampu mempertahankan dan meningkatkan obyektivitas karena bagaimana pun penugasan berulang (repeat audit) oleh auditor yang sama dikhawatirkan dapat mengurangi objektivitas auditor yang ditugaskan. Di samping itu, rotasi penugasan di antara auditor yang ditugaskan akan mampu memperkaya pendekatan dan kemampuan auditor dalam suatu perspektif penugasan yang baru. 4. Supervisi. Seluruh penugasan pada prinsipnya harus disupervisi. Luas dan dalamnya supervisi sangat tergantung pada sifat dan kompleksitas penugasan, termasuk juga pengalaman, pengetahuan, dan tingkat kecakapan auditor. 5. Pengembangan dan pelatihan. Seluruh auditor perlu mendapatkan pengembangan dalam karir profesinya. Memberikan pengalaman melalui penugasan yang berbeda dengan tingkat kompleksitas dan pokok permasalahan yang beragam dan dengan supervisi yang berlainan sangat membantu mengembangkan dan melatih staf audit kita untuk menjadi auditor profesional yang diharapkan. 6. Promosi. Agar seseorang dapat dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi harus memiliki pengalaman audit untuk area tertentu secara memadai; (baik luasnya cakupan audit, keanekaragaman jenis penugasan dan banyaknya serta kompleksitas penugasan).

76



Sektor Publik

Bab 6

Program Kerja Pengawasan Tahunan dan Perencanaan

Audit Jangka Panjang Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan bagaimana Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) disusun dan penentuan auditi (obyek audit) dengan menggunakan penilaian risiko makro. • Menjelaskan arti penting perencanaan audit jangka panjang untuk fungsi pengawasan di Inspektorat Daerah. • Menjelaskan tanggung jawab inspektur di Inspektorat Daerah untuk menyusun PKPT dan rencana audit jangka panjang.

A. Pendahuluan Satu pilar penting yang tidak boleh terlupakan dalam pengelolaan yang efektif dari fungsi pengawasan adalah penyusunan rencana kerja audit. Perencanaan audit yang baik adalah sangat penting guna mencapai hasil audit sesuai dengan yang diharapkan. Pada dasarnya perencanaan audit terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: perencanaan audit jangka panjang (umumnya lebih dari satu tahun), perencanaan audit tahunan (perencanaan audit tingkat makro), dan perencanaan audit untuk penugasan audit (perencanaan audit tingkat mikro). Pembahasan perencanaan audit, terutama untuk penyusunan Program Kerja Pengawasan Tahuan (PKPT) adalah mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Pengawasan atas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah oleh Inspektorat Daerah merupakan proses kegiatan yang ditujukan untuk menjamin agar penyelenggaraan Pemerintahan Daerah berjalan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah,


77


Sektor Publik

pengawasan terhadap urusan pemerintahan di daerah dilaksanakan oleh Aparat Pengawas Intern Pemerintah (Inspektorat Jenderal Departemen, Unit Pengawasan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Inspektorat Provinsi, dan Inspektorat Kabupaten/Kota) sesuai dengan fungsi dan kewenangannya. Sebagaimana sudah disebutkan di atas bahwa perencanaan audit terdiri dari tiga jenis, yaitu perencanaan audit jangka panjang (lebih dari satu tahun), perencanaan audit tahunan (Program Kerja Pengawasan Tahunan), dan perencanaan audit untuk penugasan audit, dalam bab ini akan dibahas khusus perencanaan audit tahunan dan Perencanaan Audit Jangka Panjang. Sedangkan perencanaan audit untuk penugasan audit dibahas di dalam modul “Proses dan Teknik Audit Internal Sektor Publik”. B. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah menyatakan bahwa penyusunan rencana pengawasan tahunan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dikoordinasikan oleh Inspektur Jenderal. Rencana Pengawasan tahunan disusun dalam bentuk Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) dengan berpedoman pada kebijakan pengawasan dan ditetapkan dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri. Sedangkan penyusunan PKPT atas penyelenggaraan pemerintahan daerah Kabupaten dan Kota dikoordinasikan oleh Inspektur Provinsi dan ditetapkan dengan Keputusan Gubernur. Penyusunan PKPT harus didasarkan atas prinsip keserasian dan keterpaduan, yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih dan pemeriksaan berulang-ulang serta memperhatikan efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan sumber daya pengawasan. Lebih lanjut, butir-butir penting yang umumnya harus termuat di dalam PKPT meliputi: 1. Ruang lingkup, 2. Sasaran pemeriksaan, 3. SKPD yang diperiksa, 4. Jadwal pelaksanaan pemeriksaan, 5. Jumlah tenaga, 6. Anggaran pemeriksaan, dan 7. Laporan hasil pemeriksaan yang diterbitkan. Berkaitan dengan penyusunan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), dalam buku pedoman Standar Profesi Audit Internal disebutkan bahwa

78



Sektor Publik

penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun perencanaan yang berbasis risiko (risk-based plan) untuk menetapkan prioritas kegiatan audit internal, konsisten dengan tujuan organisasi (butir 2010). Selanjutnya butir 2010.1 menyatakan bahwa rencana penugasan audit internal harus berdasarkan penilaian risiko, yang dilakukan paling sedikit setahun sekali, dengan mempertimbangkan masukan dari Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi serta perkembangan terkini. Rencana penugasan audit internal juga harus mempertimbangkan potensi untuk meningkatkan pengelolaan risiko, memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan organisasi. Proses penyusunan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) meliputi: penentuan obyek audit, jadwal audit, jumlah tenaga auditor,penetapan tim audit, serta anggaran waktu dan biaya. Penentuan objek audit dapat dilakukan dengan cara: 1. Melakukan inventarisasi seluruh auditable unit dan menentukan skala prioritas berdasarkan besarannya. 2. Melakukan pengidentifikasian dan pengukuran risiko yang melekat pada masing-masing auditable unit sebagai dasar dalam menentukan skala prioritasnya. Sesuai dengan perkembangan praktik audit internal saat ini, maka untuk penyusunan rencana audit tahunan lebih banyak menggunakan pendekatan berbasis risiko. Penentuan obyek audit dalam PKPT, khususnya pada perencanaan audit atas penyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu memperhatikan materi pemeriksaan yang terdapat dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007, yang secara ringkas adalah sebagai berikut: 1. Administrasi umum pemerintahan. a. Kebijakan daerah. b. Kelembagaan (Tugas dan Fungsi). c. Pegawai daerah (Pengelolaan Sumber Daya Manusia). d. Keuangan daerah (Pengelolaan Keuangan Daerah). e. Barang daerah (Pengelolaan Barang Daerah). 2. Urusan pemerintahan a. Urusan wajib. 1)

Perencanaan dan Pengendalian Pembangunan.

2)

Perencanaan, Pemanfaatan, dan Pengawasan Tata Ruang.

3)

Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil.


79


Sektor Publik 4)

Pelayanan Administrasi Umum Pemerintahan. •

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.

•

Penyelenggaraan Pemerintahan Umum.

5)

Pemberdayaan Masyarakat dan Desa.

6)

Kesatuan Bangsa dan Politik Dalam Negeri.

7)

Pekerjaan Umum.

8)

Penanganan Bidang Kesehatan.

9)

Penanganan Bidang Perhubungan.

10) Penyelenggaraan Pendidikan dan Alokasi SDM Potensial. 11) Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian. b. Urusan pilihan. 1) Pertanian dan Ketahanan Pangan. 2) Kelautan dan Perikanan. 3) Kehutanan. 4) Tugas Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan. c. Dana dekonsentrasi. d. Tugas pembantuan. e. Kebijakan pinjaman dan hibah luar negeri. Untuk membuat Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) dalam aktivitas fungsi pengawasan Inspektorat, beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk berhasilnya suatu Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah: 1. Rencana kerja yang dibuat harus konsisten dengan strategi dan kebijakan audit Inspektorat yang telah ditetapkan. 2. Rencana kerja yang dibuat mampu untuk dicapai. 3. Memperhatikan ketersediaan staf dan kebutuhan staf yang diperlukan, termasuk kompetensi dan latar belakang pendidikan akademis dan profesi yang dibutuhkan. 4. Rencana kerja dibuat dengan memperhatikan pada tingkat risiko material di lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah. 5. Rencana kerja harus dibuat sesuai dengan anggaran yang tersedia dari APBD. Dalam menyusun suatu perencanaan audit tahunan berbasis risiko, perlu dilakukan analisis risiko. Analisis risiko meliputi suatu proses untuk mengenali, mengidentifikasi, mengukur dan menentukan prioritas risiko. Analisis risiko harus dilakukan terhadap lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Oleh karena itu, pelaksanaan analisis risiko harus melibatkan seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan berbagai kegiatan dan/atau program dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Staf audit fungsi pengawasan

80



Sektor Publik

Inspektorat bersama-sama dengan Pemerintah Daerah dan seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) melakukan analisis risiko berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Dari latar belakang risiko yang dianalisis atas berbagai kegiatan dan program di lingkungan pemerintahan daerah, diharapkan auditor dapat membuat suatu pemetaan risiko atas seluruh objek audit (auditi) yang berpotensi untuk diaudit (audit universe). Meskipun dalam menyusun suatu program audit tahunan auditor meminta bantuan dan saran dari auditi di jajaran perangkat daerah, hal ini tidak berarti auditor hanya mendasarkan program kerja pengawasan tahunan dari masukan tersebut, melainkan auditor juga harus melakukan identifikasi, investigasi, atau penilaian risiko (risk assessment) atas berbagai area di lingkungan penyelenggaraan dan kegiatan pemerintahan daerah yang berpotensi untuk diaudit. Dalam menentukan kemungkinan suatu area berpotensi untuk menjadi target diaudit, kriteria yang dapat dipertimbangkan, antara lain adalah: •

Temuan audit yang lalu.

•

Adanya permintaan dari penyelenggara pemerintahan daerah atau pihakpihak yang memiliki otoritas dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.

•

Cakupan audit yang lalu.

•

Kebutuhan akan perlunya dilakukan audit internal suatu kegiatan atau program.

•

Area-area pemerintahan daerah yang sensitif lainnya.

C. Penentuan Obyek Audit dengan Penilaian Risiko Makro Pelaksanaan audit dapat dilakukan terhadap seluruh program atau kegiatan yang ada di Pemerintahan Daerah. Namun demikian, dengan mempertimbangkan efisiensi dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki fungsi pengawasan, maka perlu dilakukan evaluasi dan analisis yang intensif untuk menentukan skala prioritas dan frekuensi pelaksanaan audit dengan cara melakukan penilaian risiko melalui pengidentifikasian, pengukuran, dan penentuan prioritas risiko secara makro (macro risk assessment) yang melekat pada masing-masing auditable unit atau seluruh kegiatan, program, serta aktivitas yang dapat diaudit, yaitu dengan melakukan tahap-tahapan berikut: 1. Penentuan Audit Universe Audit universe merupakan seluruh auditable unit yang ada di lingkungan organisasi. Sedangkan auditable unit adalah bagian dari organisasi baik


81


Sektor Publik secara nyata maupun potensi mengandung risiko pada tingkatan yang memerlukan adanya pengendalian dan audit. Kriteria umum yang dapat digunakan untuk menentukan bagian organisasi menjadi auditable unit adalah: a. Peran dan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. b. Tingkat signifikan dan materialitas dampak terhadap organisasi. c. Pertimbangan biaya dan manfaat audit. Auditable unit dapat berupa bagian dari struktur organisasi, proyek, kegiatan dan aset organisasi. Beberapa contoh dari auditable unit yaitu: a. Struktur organisasi: unit instansi, satuan kerja (satker), dan lain-lain. b. Proyek: pembangunan fisik, sarana prasarana, pengembangan sistem prosedur dan program, pengembangan produk, dan lain-lain. c. Kegiatan: pelaksanaan tugas, unit usaha, fungsi, proses, dan lain-lain.

2. Pengidentifikasian Risiko Pengidentifikasian risiko yang dibahas di dalam suatu audit universe biasa disebut sebagai risiko makro.Terdapat tiga pendekatan untuk mengidentifikasi risiko makro, yaitu analisis kerentanan (exposure analysis), analisis lingkungan (environmental analysis), dan skenario ancaman (threat scenario). Analisis kerentanan difokuskan pada risiko yang melekat pada aset organisasi. Termasuk di dalam risiko ini adalah risiko kehilangan, kerusakan, dan keusangan aset, risiko penggunaan aset di bawah maupun di atas kapasitas normal. Kategori aset yang mengandung risiko misalnya: dana/uang/anggaran, aktiva tetap, manusia, dan aktiva tidak berwujud. Analisis lingkungan difokuskan pada perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal yang berpengaruh terhadap proses dan pengendalian manajemen. Analisis lingkungan meliputi analisis terhadap pelanggan, pesaing, mitra kegiatan, peraturan pemerintah, teknologi, dan lain-lain. Skenario ancaman adalah analisis terhadap kemungkinan-kemungkinan yang dapat mengurangi dan menghambat efektivitas sistem pengendalian internal. Termasuk kategori skenario ancaman adalah kemungkinan praktik kecurangan, KKN, bencana alam, dan lain-lain. Baik analisis risiko melalui pendekatan kerentanan aset yang digunakan, analisis lingkungan, maupun skenario ancaman mempunyai satu orientasi yang sama, yaitu mengidentifikasikan risiko dari masing-masing auditable

82



Sektor Publik

unit yang kemungkinan berdampak negatif atau menghambat pencapaian tujuan organisasi. Untuk memudahkan pengidentifikasian risiko makro ini, berikut langkahlangkah yang dapat dilakukan: 1. Pahami visi, misi, dan tujuan organisasi, serta identifikasi nilai-nilai dan faktor-faktor kunci keberhasilan organisasi untuk jangka panjang, menengah, dan pendek. 2. Pahami struktur organisasi, daftar produk, proses, aset, dan faktorfaktor lain yang menjadi dukungan terhadap organisasi. 3. Buatkan daftar auditable unit yang berpengaruh besar terhadap pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi. 4. Lakukan analisis risiko (dapat menggunakan ketiga pendekatan analisis risiko yang dibahas di atas) terhadap auditable unit yang masuk daftar auditable unit. 5. Lakukan reviu terhadap kemungkinan keterkaitan risiko hasil analisis dengan perlunya penambahan modifikasi daftar auditable unit. 6. Pahami bagaimana masing-masing risiko dapat menghambat pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi. 3. Penjabaran Faktor-faktor Risiko Beberapa faktor risiko yang disebutkan dalam pedoman yang ditetapkan oleh The Institute of Internal Auditors, yaitu organisasi profesi auditor internal yang berpusat di Orlando, Florida, Amerika Serikat adalah: a. Iklim etika kerja dan tekanan kepada manajemen untuk memenuhi tujuan dan target yang telah ditetapkan. b. Kompetensi, integritas, dan kecukupan jumlah pegawai. c. Jumlah aset, tingkat likuiditas, dan volume kegiatan (transaksi). d. Kondisi ekonomi dan keuangan. e. Tingkat persaingan. f. Kompleksitas dan fluktuasi kegiatan. g. Dampak terhadap pelanggan, rekanan (mitra kerja), dan peraturan pemerintah. h. Tingkat komputerisasi sistem informasi. i. Ketersebaran lokasi geografis. j. Kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian internal. k. Perubahan-perubahan organisasi, operasi, teknologi, dan ekonomi. l. Judgment manajemen dan kebijakan akuntansi. m. Respon dan tindak lanjut atas temuan audit. n. Waktu dan hasil audit sebelumnya.


83


Sektor Publik

4. Pembobotan Penghitungan dan Pengukuran Faktor Risiko Pemberian bobot untuk setiap faktor risiko dapat dilakukan berdasarkan skala tertentu melalui langkah-langkah berikut: a. Pilih faktor-faktor risiko yang penting dan relevan. b. Gunakan skala angka tertentu, misalnya 1 sampai dengan 5 yang mencerminkan tingkat penting dari masing-masing faktor risiko yang dipilih. c. Kaitkan auditable unit dengan faktor risiko yang relevan beserta bobot faktor yang bersangkutan. d. Analisis probabilitas frekuensi dan konsekuensi risiko terhadap auditable unit. e. Hitung keseluruhan risiko dari masing-masing auditable unit. 5. Pengurutan Auditable Unit berdasarkan Risiko Pada tahap ini, auditable unit yang telah dihitung jumlah nilai dari masingmasing faktor risiko terkait dapat diurutkan mulai dari yang mempunyai nilai risiko tertinggi sampai yang terendah. Urut-urutan ini dapat dikelompokkan ke dalam auditable unit berisiko tinggi, sedang, dan rendah. 6. Penentuan Rencana dan Jadual Audit Penentuan rencana dan jadwal audit tahunan didasarkan pada penyesuaian antara urutan auditable unit dengan sumber daya audit yang tersedia. Formula penjadwalan audit untuk masing-masing auditable unit dapat menggunakan model berikut:

Rencana audit tahunan = H + M/2 + L/3 H = auditable unit dengan risiko tinggi diaudit setiap tahun sekali. M = auditable unit dengan risiko sedang diaudit setiap dua tahun sekali. L = auditable unit dengan risiko rendah diaudit setiap tiga tahun sekali.

Dengan demikian seluruh auditable unit dalam siklus tiga tahunan minimal akan diaudit satu tahun sekali. Cara lain untuk penjadwalan audit adalah menggunakan tabel matrik risiko dengan variable lainnya, seperti kinerja dan arti penting masing-masing auditable unit. Berikut adalah contoh tabel matrik risiko:

84



Sektor Publik

a. Tabel matrik risiko dengan menggunakan ukuran kinerja dari auditable unit. Kinerja Auditable Unit Tingkat Risiko

Memuaskan Sekali

Cukup Memuaskan

Tidak Memuaskan

Tinggi

12

9

6

Sedang

18

12

9

Rendah

24

18

12

b. Tabel matrik risiko dengan menggunakan ukuran posisi penting auditable unit. Posisi Penting Auditable Unit Tingkat Risiko

Sangat Penting

Cukup Penting

Kurang Penting

Tinggi

6

9

12

Sedang

12

18

20

Rendah

18

20

24

D. Perencanaan Audit Jangka Panjang Perencanaan audit jangka panjang merupakan instrumen yang memiliki banyak manfaat. Perencanaan audit jangka panjang merupakan pedoman bagi auditor dalam melaksanakan aktivitas penugasannya, dukungan untuk permintaan anggaran audit, satu cara untuk mengajak manajemen berpartisipasi di dalam menyusun rencana audit jangka panjang dan sekaligus meminta komitmen mereka mengenai tujuan dan ruang lingkup audit yang ditetapkan, dasar bagi auditor untuk mengukur kinerjanya, bukti bahwa perkerjaan audit memiliki alat pengendalian yang memadai, dan informasi kepada auditor eksternal mengenai rencana cakupan pekerjaan audit yang menjadi tanggung jawab fungsi pengawasan untuk dievaluasi. Perencanaan juga merupakan suatu proses untuk mengarahkan dan mencocokkan tujuan dan sasaran dengan sumber-sumber yang tersedia, yaitu dalam rangka untuk pemanfaatan yang optimal dan efektif dari sumber-sumber tersebut. Dalam hubungannya dengan penyusunan rencana kerja audit di inspektorat, sumber-sumber yang tersedia meliputi, antara lain: staf audit yang kompeten dan profesional, anggaran yang dialokasikan dari APBD, sarana


85


Sektor Publik

dan prasarana audit, Sumber-sumber yang dibutuhkan ini merupakan sumbersumber yang memang sudah tersedia atau yang diharapkan dapat disediakan untuk pelaksanaan aktivitas kegiatan di fungsi pengawasan Inspektorat. Inspektur di Inspektorat Daerah harus mempertimbangkan lingkungan daerahnya untuk menyusun rencana kerja auditnya, baik rencana jangka panjang maupun rencana audit tahunannya. Lingkungan daerah yang dimaksud di sini adalah pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah yang diharapkan dapat mendukung dan membantu terealisasinya rencana kerja audit yang sudah disusun. Melalui pemahaman yang memadai mengenai sumber-sumber audit yang tersedia serta lingkungan daerahnya, tujuan dan sasaran audit inspektorat dapat direncanakan dan diformulasikan dengan efektif dan strategis. Perencanaan audit berhubungan dengan proses memformulasikan tujuan, Perencanaan yang dibuat harus didukung oleh pengembangan strategi, kebijakan, prosedur, dan program untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan yang dilakukan memang mengarah untuk pencapaian-pencapaian tujuan di masa mendatang. Untuk fungsi pengawasan Inspektorat yang ada di lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah, perencanaan mengandung arti bagaimana memproyeksikan berbagai aktivitas dan kegiatan fungsi pengawasan masa datang untuk diformulasikan sebagai tujuan dan sasaran fungsi pengawasan yang ingin dicapai saat ini. Perencanaan audit jangka panjang adalah program kerja yang disiapkan untuk waktu lebih dari satu tahun. Rencana kerja audit jangka panjang harus didasarkan pada analisis risiko berbagai aspek atas kegiatan saat ini maupun yang direncanakan masa datang. Khusus mengenai perencanaan audit jangka panjang di fungsi pengawasan Inspektorat harus mencakup keseluruhan aspek di lingkungan penyelenggaraan pemerintahan daerah, termasuk berbagai pertimbangan potensi risiko atau hambatan daerah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan audit jangka panjang harus mengacu pada rencana strategis daerah dan berbagai aspek yang terkait untuk penyelenggaraan daerah sesuai dengan tata kelola yang baik untuk penyelenggaraan pemerintahan daerah. Sebagaimana sudah dibahas di bagian awal dari bab ini, Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) merupakan wujud dari perencanaan audit jangka panjang yang dituangkan secara periodik setiap tahun. Program kerja pengawasan tahunan yang disusun harus merupakan satu rangkaian rencana kerja audit yang tidak terputus dan selalu berhubungan antara satu periode

86



Sektor Publik

dengan periode lainnya atau antara satu tahun dengan tahun sebelum dan berikutnya. Dengan perkembangan pendekatan audit yang berbasis risiko, maka penyusunan rencana kerja pengawasan tahunan oleh fungsi pengawasan juga harus didasarkan pada berbagai risiko atau kemungkinan hambatan yang dialami daerah dalam mencapai tujuan dan sasaran daerah yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, penyusunan audit tahunan merupakan wujud turunan (derivatif) dan didasarkan dari pemetaan risiko (risk mapping) dalam suatu penyelenggaraan aktivitas atau kegiatan pemerintahan daerah untuk mencapai rencana strategis dan tujuannya. E. Penetapan Rencana Tujuan dan Sasaran Fungsi Pengawasan Dengan perkembangan penyelenggaraan pemerintahan daerah dewasa ini, sangat dituntut peran aktif dari fungsi pengawasan yang kreatif dan dinamis. Perubahan-perubahan yang terjadi saat ini, khususnya dalam implementasi otonomi daerah yang berhasil, membutuhkan analisis yang strategis bagi fungsi pengawasan dalam memastikan bahwa area-area baru yang dievaluasi sudah tercakup dalam perencanaan auditnya, baik itu tercakup dalam perencanaan audit jangka panjang maupun program kerja pengawasan tahunannya. Para auditor Inspektorat juga dituntut peran dan fungsinya dalam memberikan bantuan dan asistensi kepada pemerintah daerah dan seluruh jajaran satuan kerja perangkat daerah dalam membantu pemecahan masalah yang dihadapi daerah. Di samping itu, para auditor Inspektorat juga sangat diharapkan mampu untuk mengembangkan berbagai teknik audit baru dan terkini, di antaranya pengembangan teknik audit yang menggunakan pendekatan audit berbasis risiko. Khususnya, perencanaan audit adalah sangat penting dibuat dengan baik, yaitu berkaitan dengan berbagai ketidakpastian dalam pencapaian tujuan dan sasaran, baik itu untuk kepentingan fungsi pengawasan itu sendiri maupun tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Meskipun perencanaan audit jangka panjang ditetapkan untuk beberapa periode yang dicakup, namun apabila terjadi perubahan yang signifikan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, maka penting bagi inspektur di Inspektorat Daerah untuk memungkinkannya memodifikasi rencana audit jangka panjangnya tersebut sesuai dengan permintaan atau kebutuhan yang timbul dalam penyelenggaraan kegiatan daerah. Untuk memastikan keberadaaan dari aktivitas kegiatannya di lingkungan pemerintahan daerah, fungsi pengawasan Inspektorat harus memiliki suatu


87


Sektor Publik

pemahaman yang jelas mengenai tujuannya, yaitu sebagai langkah awal untuk menyusun perencanaan audit yang formal. Harus diperoleh suatu klarifikasi yang jelas mengenai apa yang diharapkan pemerintah daerah dan seluruh jajaran satuan kerja perangkat daerah dari keberadaan fungsi pengawasan Inspektorat. Apa yang diharapkan untuk cakupan dan temuan yang harus diidentifikasi, serta peran dan fungsi penting fungsi pengawasan di lingkungan pemerintahan daerah. Konsep ini harus dirumuskan secara khusus dan jelas oleh inspektur di Inspektorat Daerah dan juga oleh berbagai pihak di lingkungan pemerintahan daerah yang menaruh perhatian terhadap aktivitas kegiatan fungsi pengawasan ini. Perencanaan audit jangka panjang bukan merupakan tugas yang mudah untuk penyusunannya. Namun demikian, semakin hati-hati dan tajam membuatnya, maka akan semakin efektif perencanaan audit jangka panjang ini untuk dilaksanakan. Di samping itu, tujuan dan sasaran audit yang ditetapkan melalui proses perencanaan tidak boleh dibuat kaku untuk setiap waktu atau situasi. Jika kondisi berubah, tujuan dan sasaran audit juga harus dinilai kembali kesesuaiannya dan dimodifikasi seperlunya. Di lingkungan fungsi pengawasan Inspektorat, seorang inspektur atau pimpinan fungsi pengawasan harus mempertimbangkan berbagai hal dalam membuat suatu perencanaan audit jangka panjang maupun program kerja pengawasan tahunan. Beberapa pertimbangan yang harus menjadi perhatian, di antaranya adalah: 1. Bantuan atau pelayanan apa yang akan diberikan kepada pemerintah daerah dan jajaran perangkat daerah di bawahnya, 2. Sampai sebatas mana cakupan area yang menjadi target untuk diaudit, 3. Sumber-sumber daerah yang tersedia untuk pekerjaan audit, 4. Kualitas pelayanan yang akan diberikan, 5. Kualitas staf audit Inspektorat yang tersedia dan dibutuhkan. Untuk berhasilnya pekerjaan audit dengan cara yang paling efektif, setiap fungsi pengawasan Inspektorat harus mengembangkan strategi untuk perencanaan yang disusunnya. Strategi perencanaan yang dibuat ini merupakan dukungan atas tujuan dan sasaran audit yang telah ditetapkan. Jika tujuan dan sasaran audit merupakan arah yang ingin dituju, maka strategi merupakan gambaran berbagai alat yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Strategi seringkali juga disebut sebagai kerangka utama untuk suatu kebijakan yang telah digariskan. Berikut ini beberapa strategi perencanaan yang perlu untuk dikembangkan di lingkungan fungsi pengawasan Inspektorat Daerah:

88



Sektor Publik

1. Strategi untuk mengarahkan dan mengkoordinir staf audit. 2. Strategi untuk mengadministrasikan fungsi pengawasan Inspektorat. 3. Strategi untuk menerapkan kebijakan dan prosedur audit yang formal. 4. Strategi untuk mengatur agar perencanaan audit tetap fleksibel dan dinamis. 5. Strategi untuk mengkoordinir tindak lanjut rekomendasi 6. Strategi untuk mengatur periode atau waktu setiap pekerjaan audit. Untuk mengimplementasikan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai di lingkup fungsi pengawasan daerah, setiap Inspektorat Daerah harus menyusun rencana audit jangka panjang. Perencanaan audit jangka panjang yang dibuat ini merupakan representasi komitmen dan kesepakatan yang dibuat bersama antara fungsi pengawasan Inspektorat dengan seluruh perangkat kerja daerah, termasuk kepala daerah di masing-masing tempat. Perencanaan audit jangka panjang ini penting untuk bagaimana fungsi pengawasan Inspektorat Daerah dapat dikelola dengan efektif. Di samping itu, perencanaan audit jangka panjang harus disusun dalam rangka untuk mengkomunikasikan aktivitas fungsi pengawasan kepada pemerintah daerah dan seluruh jajaran perangkat daerah di bawahnya. Perencanaan audit juga dimaksudkan sebagai alat untuk mengukur kinerja fungsi pengawasan secara berkala. Perencanaan audit jangka panjang adalah sangat penting untuk setiap fungsi pengawasan Inspektorat Daerah. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dibuatkannya rencana audit jangka panjang: 1. Perencanaan audit jangka panjang dipakai untuk memastikan cakupan audit oleh fungsi pengawasan Inspektorat Daerah sudah cukup memadai sehingga tidak ada kegiatan maupun program di lingkungan pemerintahan daerah yang terlewatkan untuk dievaluasi. 2. Perencanaan audit jangka panjang yang disusun harus dapat digunakan sebagai alat kendali setiap pekerjaan audit yang telah ditetapkan dan untuk menghindarkan tumpang tindih pekerjaan audit yang tidak perlu. 3. Perencanaan audit jangka panjang dimaksudkan untuk penugasan staf audit dan mendorong tingkat disiplin staf audit di lingkungan fungsi pengawasan Inspektorat Daerah agar mematuhinya. 4. Perencanaan audit jangka panjang menyajikan arah mana untuk uruturutan pekerjaan audit yang akan dilaksanakan di setiap periodenya. 5. Perencanaan audit jangka panjang dimaksudkan untuk mendapatkan komitmen dan partisipasi pemerintah daerah dan seluruh satuan kerja perangkat daerah.


89


Sektor Publik


90



Sektor Publik

Quality Assurance

Bab 7

Fungsi Pengawasan Inspektorat

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan pembaca dapat: • Menjelaskan pengertian program quality assurance dan arti pentingnya bagi fungsi pengawasan Inspektorat. • Menjelaskan elemen-elemen untuk penilaian jaminan kualitas (quality assurance) dan alat-alat yang digunakan dalam program quality assurance fungsi pengawasan Inspektorat. • Menjelaskan tahapan atau proses pekerjaan quality assurance, khususnya untuk pelaksanaan reviu eksternal.

A. Pendahuluan Sejalan dengan semangat otonomi daerah dan upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan daerah yang baik, adalah sangat penting dan sudah saatnya bagi fungsi pengawasan Inspektorat untuk memiliki mekanisme untuk mengatur, memonitor, dan menilai sendiri (self assessment) kepatuhannya terhadap standar profesi yang dibangun. Untuk memenuhi kebutuhan akan hal ini, Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal telah menetapkan standar Quality Assurance untuk fungsi audit internal yang harus diikuti oleh seluruh fungsi pengawasan atau satuan kerja audit internal, baik di sektor privat maupun publik, termasuk untuk fungsi pengawasan di Inspektorat. Quality Assurance merupakan suatu proses untuk memastikan bahwa fungsi pengawasan atau audit internal beroperasi sebagaimana mestinya sesuai dengan standar profesi yang telah ditetapkan. Standar Profesi Audit Internal (SPAI) yang memuat Standar Quality Assurance merumuskan elemen-elemen yang harus ada dan dipenuhi untuk memastikan bahwa aktivitas atau penyelenggaraan fungsi audit internal sudah efektif. Pemenuhan atas apa yang tertuang di dalam standar ini akan meningkatkan kredibilitas dan legitimasi hasil pengawasan atau audit yang telah dicapai dan dapat meningkatkan kualitas komunikasi yang lebih baik antara auditor dengan auditi. Di sektor publik


91


Sektor Publik

khususnya Inspektorat Daerah, diharapkan komunikasi dapat lebih terjalin baik antara pejabat pengawas pemerintah (auditor inspektorat) dengan Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Komunikasi yang baik diharapkan dapat lebih mendorong motivasi auditi untuk menindaklanjuti rekomendasi yang disampaikan auditor. Diharapkan juga keberadaan fungsi pengawasan mampu memberikan nilai tambahnya bagi Pemerintah Daerah dan SKPD. Dengan demikian, program otonomi daerah yang efektif dan berhasil akan dapat dicapai dengan memuaskan dan sesuai dengan tata kelola pemerintahan daerah yang baik. Oleh karenanya, jaminan kualitas (quality assurance) fungsi pengawasan merupakan persyaratan yang sangat esensial dalam perwujudan kegiatan dan kinerja fungsi pengawasan Inspektorat. B. Standar Profesi untuk Quality Assurance Sesuai dengan buku pedoman Standar Profesi Audit Internal, Quality Assurance diatur di butir 1300 di bawah judul “Program Quality Assurance Fungsi Audit Internal”. Berikut ini kutipan lengkap mengenai Quality Assurance (butir 1300) sebagaimana tertuang di dalam buku SPAI (SPAI, 2004: 17 – 18). 1300 Program Quality Assurance Fungsi Audit Internal Penanggung jawab fungsi audit internal harus mengembangkan dan memelihara program quality assurance, yang mencakup seluruh aspek dari fungsi audit internal dan secara terus-menerus memonitor efektivitasnya. Program ini mencakup penilaian kualitas internal dan eksternal secara periodik serta pemantauan internal yang berkelanjutan. Program ini harus dirancang untuk membantu fungsi audit internal dalam menambah nilai dan meningkatkan operasi serta memberikan jaminan bahwa fungsi audit internal telah sesuai dengan Standar dan Kode Etik Audit Internal. 1310 Penilaian Program Quality Fungsi audit internal harus menyelenggarakan suatu proses untuk memonitor dan menilai efektifitas program quality assurance secara keseluruhan. Proses ini harus mencakup penilaian (assessment) internal maupun eksternal. 1310.1 Penilaian Internal (Internal Assessment) Fungsi audit internal harus melakukan penilaian internal yang mencakup: a. Reviu yang berkesinambungan atas kegiatan dan kinerja fungsi audit internal. b. Reviu berkala yang dilakukan melalui Self Assessment atau oleh pihak lain di dalam organisasi yang memiliki pengetahuan tentang standar dan praktik audit internal.

92



Sektor Publik

1310.2 Penilaian Eksternal Penilaian eksternal harus dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun oleh pihak luar yang independen dan kompeten. 1320 Pelaporan Program Quality Assurance Penanggung jawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan hasil penilaian eksternal kepada pimpinan. 1330 Pernyataan Kesesuaian dengan Standar Dalam laporan kegiatan periodiknya, auditor internal harus memuat pernyataan bahwa aktivitasnya “dilaksanakan sesuai dengan Standar Profesi Audit Internal”. Pernyataan ini harus didukung dengan hasil penilaian program quality assurance. 1340 Pengungkapan atas Ketidakpatuhan Dalam hal terdapat ketidakpatuhan terhadap SPAI dan Kode Etik yang mempengaruhi ruang lingkup dan aktivitas fungsi audit internal secara signifikan, maka hal ini harus diungkapkan kepada pimpinan organisasi. C. Mengevaluasi Produktivitas Pekerjaan Audit Mengevaluasi produktivitas pekerjaan audit bukanlah suatu hal yang mudah. Beberapa alasan yang mendasari mengapa sulit menilai dan mengukur produktivitas pekerjaan audit adalah: 1. Tidak mudah untuk mengidentifikasi dan mengkuantifikasi hasil yang dicapai dari pekejaan audit yang dilaksanakan. 2. Hasil yang dicapai dari pekerjaan audit lebih dikonsumsikan untuk kepentingan internal organisasi sehingga sulit untuk dinilai. 3. Pekerjaan audit internal merupakan upaya tim yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan audit yang diselesaikan dan hasil audit yang dicapai. 4. Auditor banyak menggunakan judgment dalam pekerjaan audit, di mana judgment seorang auditor berbeda dengan auditor lainnya, tergantung bagaimana kemampuan analisis dan pengalaman yang dimilikinya. Selama ini, pekerjaan audit dan penyelenggaraan kegiatan fungsi pengawasan atau audit internal dinilai produktivitas, kualitas dan kinerjanya, yaitu berdasarkan faktor-faktor berikut: 1. Besarnya dana yang berhasil diselamatkan akibat adanya tindakan pelanggaran, penyimpangan, atau kecurangan yang terjadi. 2. Jumlah pekerjaan penugasan audit yang dapat diselesaikan dari rencana yang telah diprogramkan di dalam Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT).


93


Sektor Publik

3. Banyaknya temuan yang berhasil diidentifikasi dan disampaikan di laporan hasil audit tanpa memperhatikan besaran atau materialitas temuan dimaksud. Dalam kenyataannya, sistem penilaian dan pengukuran produktivitas pekerjaan audit dan kinerja fungsi pengawasan atau audit internal tidak bisa hanya didasarkan pada faktor-faktor tersebut. Bahkan faktor-faktor yang digunakan tersebut tidak mencerminkan ukuran produktivitas ataupun keberhasilan dari fungsi pengawasan atau audit internal yang sebenarnya. Model penilaian dan pengukuran tersebut juga tidak adil (unfair) dan kurang relevan karena hanya dilihat dari sudut atau kacamata auditor. Keberhasilan pekerjaan audit dan produktivitas fungsi pengawasan atau audit internal sesungguhnya harus dilihat dari perspektif auditi, yaitu pihak yang memperoleh manfaat dari hasil pekerjaan audit yang dilaksanakan auditor. Produktivitas merupakan hubungan antara sumber daya yang dipakai (misal: uang, tenaga kerja, material, dan waktu) dibandingkan dengan hasil yang diperoleh, yaitu tingkat efisiensi, kehematan yang dihasilkan serta efektivitas untuk pencapaian tujuan. Keluaran (output) yang dihasilkan tidak memberi arti yang signifikan jika tidak dapat dihubungkan atau tidak dapat dikorelasikan dengan masukan (input) yang digunakan dan hasil (outcome) yang diperoleh. Lawrence B. Sawyer dalam bukunya Sawyer’s Internal Auditing mengutip hasil riset yang telah dilakukan oleh Steve Albrech & Rekan berkaitan dengan ukuran kualitas dan kinerja yang digunakan untuk mengukur produktivitas pekerjaan audit dan fungsi pengawasan (Sawyer’s Internal Auditing, 5th ed., 2003, 1018 – 1019): 1.

Temuan material dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti. Ukuran produktivitas pekerjaan audit ditunjukkan dari keberhasilan auditor untuk mengidentifikasi permasalahan yang benar-benar dapat mengganggu dan menghambat pencapaian tujuan organisasi secara signifikan. Auditor tidak diharapkan mengidentifikasi temuan-temuan minor atau kurang material yang dapat mengganggu keharmonisan hubungan auditor dan auditi. Di samping itu, auditor harus mampu menyampaikan rekomendasi yang mudah dan dapat untuk ditindaklanjuti oleh auditi. Ukuran kualitas pekerjaan audit dan penyelenggaraan fungsi pengawasan atau audit internal adalah jika temuan atau permasalahan yang diidentifikasi dan kemudian telah direkomendasikan untuk perbaikannya tidak terjadi atau terulang di periode berikut.

94



Sektor Publik

2.

Tanggapan dan umpan balik dari auditi. Pekerjaan audit yang produktif dan bernilai tambah adalah jika auditi mau memberikan tanggapan atau respon positif terhadap permasalahan yang diidentifikasi auditor dan bersama-sama dengan auditor merumuskan solusi terbaik atas masalah yang memerlukan perbaikan.

3.

Profesionalisme auditor dalam pelaksanaan pekerjaan audit. Auditor dituntut untuk selalu menggunakan keahlian dan kecermatan profesional dalam setiap pekerjaan audit yang dilaksanakan. Sesuai dengan standar profesi, auditor juga harus independen dan memiliki sikap mental yang obyektif, tidak memihak, dan menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan dalam pelaksanaan tugas auditnya.

4.

Kepatuhan pada rencana audit. Pekerjaan audit yang dilaksanakan harus mengacu pada Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) yang telah disusun. Dalam penerapan audit berbasis risiko yang menetapkan urutan prioritas pekerjaan audit yang harus dilaksanakan, auditor harus selalu mengikuti urutan prioritas yang telah disusun. Namun demikiian, rencana audit juga harus dibuat fleksibel yaitu memungkinkan auditor untuk tidak secara kaku mengikuti apa yang ditetapkan dalam PKPT terutama jika dijumpai masalah yang sangat mendesak (urgent) yang belum tertuang di dalam PKPT, terutama masalahmasalah yang diindikasi mengandung kecurangan, ketidakberesan, atau pelanggaran hukum.

5.

Tidak adanya kejutan (surprise) dalam pekerjaan audit yang dilaksanakan. Auditor harus menyadari bahwa kehadirannya untuk melakukan tugas audit bagaimana pun menimbulkan gangguan bagi aktivitas auditi. Apalagi jika auditor tidak memberitahukan rencana kedatangannya dan langsung secara tiba-tiba datang ke tempat auditi untuk melakukan pekerjaan audit. Kejadian yang demikian ini seringkali menimbulkan ketidaksukaan auditi terhadap auditor. Oleh karenanya, untuk menciptakan pekerjaan audit yang produktif dan menjalin komunikasi yang baik dengan auditi, auditor harus mampu mengatasi masalah-masalah tersebut.

6.

Penggunaan biaya seefektif mungkin untuk pekerjaan audit. Satuan kerja yang bertugas melakukan audit sering dipandang sebagai pusat biaya (cost centre) yang tidak memberikan nilai tambah atau hasil yang nyata. Untuk mengatasi hal ini, auditor harus mampu memanfaatkan biaya seefektif mungkin atas setiap pekerjaan audit yang dilaksanakan.


95


Sektor Publik

7.

Pembinaan dan pengembangan staf audit. Keberhasilan dan produktivitas pekerjaan audit sangat tergantung kepada kemampuan dan keahlian auditor yang ditugaskan melakukan pekerjaan audit. Keahlian dan kemampuan auditor dapat dijaga dan ditingkatkan melalui pembinaan dan pengembangan staf yang kontinyu atau berkesinambungan.

8.

Evaluasi dari auditor eksternal terhadap aktivitas fungsi pengawasan. Auditor dapat meminta bantuan dari auditor eksternal untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja dari fungsi pengawasan atau audit internal.

9.

Permintaan audit oleh auditi. Satu cara yang juga cukup efektif untuk mengevaluasi sejauh mana produktivitas fungsi pengawasan ini adalah dengan meminta masukan langsung dari auditi yang merasakan manfaat yang diterima dengan keberadaan fungsi pengawasan dan pekerjaan audit yang dilaksanakan.

10. Reviu Internal Evaluasi produktivitas dan kualitas pekerjaan audit dapat dilakukan di fungsi pengawasan itu sendiri. Secara reguler, umumnya satu tahun sekali pekerjaan audit dievaluasi secara internal untuk mengevaluasi kecukupan pekerjaan audit yang dilaksanakan. 11. Peer Review Keberhasilan dan produktivitas pekerjaan audit dapat dievaluasi dengan cara peer review, yaitu reviu yang dilakukan rekan sendiri, terutama di dalam tim audit yang ditugaskan untuk menilai kualitas pekerjaan audit yang dilaksanakan. 12. Kualitas dari kertas kerja audit. Efektivitas pekerjaan audit juga dinilai dari kualitas kertas kerja audit yang dibuat dan disimpan oleh auditor. Kertas kerja audit merupakan bukti pekerjaan audit yang telah dilaksanakan. Oleh karena itu, dokumentasi dan pemeliharaan kertas kerja audit juga mencerminkan bagaimana kualitas penyelenggaraan fungsi pengawasan dilakukan. Kertas kerja audit yang merupakan dokumen fisik dan sebagai alat untuk mendukung simpulan dan rekomendasi yang disampaikan auditor dari pekerjaan auditnya sangat penting untuk digunakan sebagai salah satu faktor yang dipertimbangkan dan dinilai dalam program quality assurance.

96



Sektor Publik

D. Quality Assurance di Inspektorat Keberhasilan pelaksanaan program quality assurance di Inspektorat Daerah sangat tergantung pada bagaimana implementasi yang efektif dari program ini dan komitmen setiap pihak yang berkepentingan untuk kesuksesan program ini, termasuk siapa pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan program, bagaimana penilaian dilakukan, kontinuitas dan konsistensi pelaksanaan program, sistem monitoring program, dan bagaimana mengkomunikasikan hasil dari program quality assurance. Penerapan quality assurance di Inspektorat dimaksudkan agar pekerjaan audit yang dilakukan oleh pejabat fungsional audit, yaitu baik auditor tingkat anggota tim, ketua tim, pengendali teknis, maupun pengendali mutu yang ada di lingkungan Inspektorat Daerah memenuhi standar mutu pekerjaan audit yang harus dipenuhi sesuai persyaratan profesi. Di samping itu, quality assurance di Inspektorat juga dimaksudkan untuk memastikan bahwa fungsi pengawasan daerah telah dikelola dengan efektif dan keberadaannya mampu memberikan nilai tambah bagi masing-masing daerahnya. Untuk keperluan hal ini, program quality assurance yang dibangun di lingkungan inspektorat harus memiliki tujuan-tujuan berikut: 1. Menilai efektifitas fungsi pengawasan Inspektorat dalam memberikan peran dan fungsinya untuk kepentingan Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam penyelenggaraan dan pencapaian tujuan pemerintahan daerah. 2. Menilai kesesuaian pelaksanaan pekerjaan audit dibandingkan dengan standar audit, serta memberikan opini mengenai apakah fungsi pengawasan Inspektorat sudah berjalan dengan semestinya dan sesuai dengan standar audit yang telah ditetapkan. 3. Mengidentifikasi peluang, memberikan rekomendasi, dan jasa konsultasi kepada inspektur dan staf audit mengenai perbaikan dan peningkatan kinerja pekerjaan audit dan pelayanan kepada Pemerintah Daerah dan SKPD. 4. Mengidentifikasi peluang untuk mensosialisasikan, mempromosikan, dan meningkatkan citra serta kredibilitas atau kepercayaan fungsi pengawasan Inspektorat di lingkungan Pemerintahan Daerah. E. Elemen Quality Assurance Untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan dari program quality assurance dapat dicapai, digunakan tiga elemen untuk penilaian jaminan kualitas fungsi pengawasan, yaitu: (1) supervisi, (2) reviu internal, dan (3) reviu eskternal.


97


Sektor Publik

Berikut pembahasan lebih rinci masing-masing elemen tersebut. 1. Supervisi Merupakan proses yang kontinyu dan difokuskan pada evaluasi atas setiap penugasan atau bagian dari pekerjaan penugasan audit. Supervisi memberikan kepastian bahwa pekerjaan audit telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Di samping itu, supervisi juga dimaksudkan untuk menilai keputusan (judgment), simpulan, maupun metodologi atau pendekatan audit yang digunakan. Dalam melakukan supervisi, perlu menjadi perhatian bahwa supervisi jangan hanya sekedar pengecekan mekanis dari suatu proses pekerjaan audit, melainkan lebih merupakan evaluasi atas kepatutan suatu hasil audit. Supervisi dilakukan untuk memastikan, antara lain: a. Pekerjaan audit direncanakan dengan baik dan memadai, b. Ruang lingkup audit sesuai dengan tujuan dan sasaran audit, c. Sumber daya audit digunakan dengan cara yang paling ekonomis, d. Teknologi yang digunakan dalam penugasan audit telah sesuai dengan kebutuhan pekerjaan audit dimaksud, e. Masalah-masalah yang kecil tidak dibesar-besarkan, f. Hasil audit cukup padat dan logis, g. Kelemahan-kelemahan yang signifikan telah didokumentasikan, h. Rekomendasi didukung oleh bukti faktual, i. Staf audit mendapatkan pendidikan dan pelatihan yang memadai. j. Kegiatan audit telah mendapatkan bukti-bukti audit yang cukup dan kompeten. k. Dalam merumuskan simpulan, auditor telah memperhatikan faktor-faktor yang menguatkan dan faktor-faktor yang melemahkan secara seimbang dan tepat. Di lingkungan Inspektorat, supervisi pekerjaan audit dapat dilakukan oleh ketua tim terhadap pekerjaan anggota tim, superivisi pengendali teknis terhadap teknis pekerjaan audit dari tim-tim audit yang melakukan penugasan audit, dan supervisi pengendali mutu untuk memastikan kualitas dari pekerjaan audit. Dalam arti yang lebih luas di lingkungan fungsi pengawasan Inspektorat, supervisi meliputi juga pelaksanaan supervisi oleh Inspektur terhadap para bawahannya, supervisi atas kegiatan-kegiatan pendukung (administrasi) pekerjaan audit, supervisi atas pengembangan SDM di lingkungan Inspektorat, dan sebagainya. Pengendali teknis dan pengendali mutu yang

98



Sektor Publik

melakukan peran supervisi harus memantau secara terus menerus setiap pekerjaan audit yang sedang dilakukan dari awal hingga akhir penugasan. Beberapa peran penting yang harus dilakukan seorang supervisor (penyelia) atas pekerjaan audit yang dilaksanakan dalam rangka memenuhi program quality assurance untuk suatu supervisi yang memadai: a. Mendiskusikan dengan tim audit mengenai tujuan dan ruang lingkup audit sebelum pekerjaan audit dimulai. b. Memberikan persetujuannya untuk audit program yang digunakan dan perubahan atau modifikasi audit program sesuai dengan kebutuhan pekerjaan audit. c. Mengarahkan tim audit untuk lebih fokus pada area-area yang berisiko tinggi dalam rangka untuk mengendalikan biaya audit yang tidak perlu. d. Mendiskusikan dengan staf auditnya mengenai masalah tujuan audit, prosedur audit, pelaporan hasil audit, dan permasalahan-permasalahan yang dijumpai dalam penugasan audit. e. Melakukan tugas reviu selama pekerjaan audit berlangsung di mana kedalaman reviu yang dilakukan tergantung pada kualifikasi dan pengalaman profesional staf audit yang bersangkutan. f. Mereviu kertas kerja audit dan menyajikan bukti hasil reviu atas kertas kerja audit, khususnya berkaitan dengan kualitas dari dokumentasi pembuatan, penyimpanan, dan pemeliharaan kertas kerja audit. g. Memastikan temuan signifikan sudah mendapatkan perhatian yang memadai dan ditindaklanjuti oleh auditi yang bersangkutan. h. Mendapatkan kepastian (assurance) staf audit melakukan pekerjaan audit sesuai dengan standar audit, tujuan audit tercapai, ruang lingkup audit terpenuhi, kertas kerja memuat temuan dan simpulan audit yang logis, dan laporan hasil audit memberikan informasi yang memadai dan bermanfaat bagi auditi. i. Memastikan temuan audit yang signifikan sudah mendapatkan perhatian yang semestinya dari auditi dan manajemen dan rencana tindak lanjut sudah disiapkan untuk memperbaiki kelemahan yang dilaporkan. j. Memantau anggaran dan jadwal sehingga dapat membantu auditor yang melakukan penugasan menghindarkan diri dari kegiatan audit yang tidak perlu. k. Menghadiri rapat pembahasan temuan dengan auditi dan manajemen dan selalu mendapatkan informasi terkini mengenai temuan yang diidentifikasi oleh tim audit. l. Mereviu draft laporan dan memastikan apakah sudah memenuhi ketentuan dengan standar audit untuk pelaporan hasil.


99


Sektor Publik m. Menghadiri rapat pembahasan draft laporan dengan auditi dan manajemen operasional yang lebih tinggi. n. Memberikan persetujuan mengenai kecukupan tindakan perbaikan yang disarankan atas temuan yang diidentifikasi. o. Memastikan dokumen administrasi untuk pekerjaan audit yang dilaksanakan telah lengkap, seperti: daftar periksa pekerjaan audit (check list), reviu hasil audit (post-audit review), daftar perbandingan jam audit sebenarnya dengan yang dianggarkan, daftar rekomendasi, dan sebagainya. p. Memberikan persetujuan atas kertas kerja yang disimpan dan dihapuskan sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi. q. Mengadakan pertemuan paling sedikit seminggu sekali dengan manajer audit atau pimpinan audit untuk membahas status pekerjaan audit dan kemungkinan permasalahan-permasalahan yang dijumpai dalam tugasnya sebagai supervisor. Supervisi yang memadai atas pekerjaan audit merupakan langkah pertama dan juga merupakan langkah yang sangat penting dalam implementasi program quality assurance. Apabila seorang supervisor dapat melaksanakan tugas supervisinya dengan memadai, maka reviu internal dan eksternal seharusnya tidak perlu mengungkapkan kelemahan atau kekurangan yang berarti dalam kualitas pekerjaan audit maupun penyelenggaraan fungsi pengawasan atau audit internal.

2. Reviu Internal Merupakan program quality assurance yang memberikan kepastian kepada pimpinan fungsi pengawasan bahwa seluruh staf audit (auditor, supervisor, dan manajer audit) melaksanakan pekerjaan audit dan aktivitas fungsi pengawasan dengan semestinya. Reviu internal dilakukan untuk memastikan keakuratan dan keandalan pekerjaan audit dan penyelenggaraan fungsi pengawasan. Dalam penerapannya, reviu internal sebagai salah satu program quality assurance untuk fungsi pengawasan, dilaksanakan sendiri di dalam lingkungan fungsi pengawasan oleh staf audit (auditor, supervisor, dan manajer audit) yang independen dan bebas dari pekerjaan audit yang direviu. Sesuai dengan buku pedoman Standar Profesi Audit Internal sebagaimana yang telah disebutkan di atas, reviu internal diatur di butir 1310.1 di bawah

100



Sektor Publik

judul Penilaian Internal (SPAI, 2004: 17). Disebutkan bahwa Fungsi Audit Internal harus melakukan penilaian internal yang mencakup reviu yang kontinyu atas kegiatan dan kinerja fungsi audit internal dan reviu berkala yang dilakukan melalui penilaian mandiri (Self Assessment) atau oleh pihak lain dari dalam organisasi yang memiliki pengetahuan memadai tentang standar dan praktik audit internal. Reviu internal dapat dilakukan secara kontinyu dan berkala. Penilaian atau reviu internal yang dilakukan secara kontinyu dilaksanakan melalui: a. Pelaksanaan supervisi atas pekerjaan audit yang sedang berjalan. b. Penggunaan daftar check list dan sarana lain untuk memberikan jaminan bahwa proses-proses yang ditetapkan di dalam kebijakan dan manual audit telah diikuti. c. Pemanfaatan umpan balik (feedback) dari auditi dan pihak-pihak lainnya berkaitan dengan pekerjaan audit yang dilaksanakan. d. Pengukuran kinerja dan analisis atas kinerja yang digunakan, misalnya: temuan yang berhasil diselesaikan dan rekomendasi yang diterima. e. Penilaian yang terus menerus melalui anggaran biaya untuk setiap pekerjaan audit yang dilaksanakan. f. Penggunaan sistem monitoring atau pemantauan atas waktu penyelesaian untuk setiap pekerjaan audit. Berdasarkan hasil reviu internal yang kontinyu, kemudian dibuatkan simpulan atas kualitas kinerja yang telah dinilai dan dari hasil yang telah diperoleh maka tindak lanjut harus segera dilaksanakan untuk memastikan bahwa peningkatan atau perbaikan kinerja audit yang diperlukan telah dilaksanakan. Reviu internal secara berkala dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap charter audit, kode etik dan standar audit, dan efisiensi serta efektivitas dari fungsi pengawasan, khususnya dalam memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang berkepentingan terhadap pekerjaan audit dan penyelenggaraan yang berkualitas dari fungsi pengawasan. Reviu berkala dapat dilakuan oleh pegawai atau staf audit itu sendiri yang berada di lingkungan fungsi pengawasan dengan cara penilaian mandiri (self assessment) atas kinerja pekerjaan audit atau dapat juga dilakukan oleh seorang yang memiliki sertifikasi profesi di bidang audit internal yang posisinya berada di luar organisasi atau fungsi pengawasan. Kemungkinan lain adalah reviu internal berkala dilakukan bersama antara pegawai di lingkungan fungsi pengawasan dan pegawai lain di luar fungsi pengawasan.


101


Sektor Publik Reviu berkala mencakup kegiatan interviu, survai yang mendalam, dan benchmarking atas praktik-praktik dan ukuran kinerja dari fungsi pengawasan atau audit internal. Hasil dari reviu berkala dituangkan di dalam simpulan mengenai kualitas kinerja dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai peningkatan, perbaikan, serta kepatuhan terhadap standar. Reviu internal harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan fungsi pengawasan dan harus mengikuti ketentuan apa yang telah ditetapkan di dalam standar untuk penilaian kinerja pekerjaan audit dan penyelenggaraan fungsi pengawasan. Reviu internal dilakukan melalui berbagai tingkatan. Tingkat pertama reviu internal adalah verifikasi pekerjaan audit. Pimpinan fungsi pengawasan atau orang yang bertanggung jawab untuk menandatangani laporan hasil audit sangat berkepentingan terhadap keakuratan dan kepatutan laporan hasil audit. Hal ini didasarkan pada satu alasan bahwa reputasi pimpinan fungsi pengawasan dipertaruhkan melalui keakuratan, kepatutan, dan keandalan laporan hasil audit yang ditandatanganinya. Verifikasi merupakan satu hal yang esensial karena laporan hasil audit yang ditandatangani merupakan hasil dari akumulasi data yang banyak dan komplek, termasuk keputusan atau judgment yang diambil auditor dalam penugasan audit yang dilaksanakan. Oleh karenanya, kemungkinan terjadinya kesalahan yang dilakukan auditor bisa saja terjadi dan jika kesalahan yang seharusnya tidak terjadi kemudian timbul, maka hal ini tentunya akan membuat malu pimpinan fungsi pengawasan yang menandatangani hasil pekerjaan audit tersebut. Dengan demikian, baik pimpinan, manajer, supervisor, ketua tim, maupun staf audit harus melakukan verifikasi yang dirancang untuk dapat dengan segera meneliti atau mengecek kemungkinan kesalahan mekanis dan judgment yang keliru dari pekerjaan audit yang dilaksanakan. Begitu pula, seluruh kertas kerja audit dan draft laporan audit harus diperiksa dan diverifikasi untuk memastikan keakuratan, kepatutan, atau kelengkapannya. Verifikasi dilakukan dengan meneliti atau mengecek setiap nomor, angka, jumlah, tanggal, nama, dan seluruh informasi yang termuat di kertas kerja maupun draf laporan untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut telah akurat dan didukung oleh bukti yang terdokumentasi. Verifikasi pekerjaan audit juga meliputi pengecekan kebenaran atau keakuratan mekanis, yaitu bahwa:

102



Sektor Publik

a. Setiap hasil kalkulasi telah dikalkulasikan kembali kebenaran penghitungannya. b. Setiap penjumlahan mendatar atau menurun telah dijumlahkan mendatar atau menurun kembali. c. Seluruh tanggal telah diverifikasi ke dokumen sumbernya. d. Seluruh nama dan judul yang digunakan telah diteliti kembali kebenaran penyebutannya, keakuratannya, dan status terbarunya. e. Seluruh temuan harus diverifikasi ke kertas kerjanya untuk memastikan urutan yang logis antara kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasinya. f. Setiap judgment yang dibuat auditor dianalisis kembali untuk memastikan kelayakan dan keakuratannya. Tingkatan kedua reviu internal program quality assurance yaitu program reviu internal untuk penilaian aktivitas dan kinerja fungsi pengawasan. Reviu internal tingkat dua ini dimaksudkan untuk memastikan apakah pekerjaan audit yang dilaksanakan telah memenuhi kebijakan dan prosedur serta praktik-praktik audit yang baik dan menilai aktivitas dan kinerja fungsi pengawasan yang diselenggarakan. Program reviu internal sifatnya lebih mendalam dan komprehensif dibandingkan dengan verifikasi atas pekerjaan audit yang lebih difokuskan hanya pada pengecekan mekanis atau teknis. Program reviu internal ini meliputi penilaian substantif dengan pengambilan sampel-sampel yang representatif dari laporan hasil audit berikut seluruh kertas kerja pendukung yang kemudian dinilai secara mendalam untuk mengecek kualitas dari pekerjaan audit yang telah dilaksanakan, termasuk juga penilaian terhadap pengelolaan administratif fungsi pengawasan. Oleh karenanya, program reviu internal membutuhkan semacam formalitas berkenaan dengan: a. Anggaran yang harus disediakan dan jadwal untuk program reviu internal yang akan dilaksanakan selama satu periode. b. Penyiapan seperangkat langkah-langkah untuk reviu internal yang harus dilakukan oleh tim penilai quality assurance (tim QA) yang ditugaskan. c. Pemilihan sampel yang representatif atas sekumpulan pekerjaan audit yang akan dievaluasi melalui reviu internal. d. Rencana tindakan (action plan) penilai untuk membahas kelemahan atau kekurangan yang dijumpai dengan auditor maupun supervisor atas pekerjaan audit yang direviu. e. Kertas kerja yang harus disusun berkenaan dengan dokumentasi dari hasil reviu internal yang telah dilaksanakan. f. Laporan formal mengenai hasil reviu internal yang harus disiapkan tim QA.


103


Sektor Publik Program reviu internal harus mendapatkan persetujuan tertulis (written approval) dari pimpinan fungsi pengawasan. Di samping itu, program reviu internal juga harus mengacu pada standar yang berkaitan dengan penilaian kinerja suatu pekerjaan audit. Beberapa pertanyaan yang umumnya disampaikan tim QA kepada auditor dan supervisor dalam pelaksanaan reviu internal atas suatu pekerjaan audit adalah: a. Apakah pekerjaan audit sudah dibuatkan rencananya dengan memadai? b. Apakah informasi telah dikumpulkan, dianalisis, diinterpretasi, dan didokumentasi dengan baik? c. Apakah hasil pengawasan sudah dibuatkan laporannya dengan memadai? d. Apakah auditor melakukan monitoring tindak lanjut yang memadai atas temuan yang dikomunikasikan dan rekomendasi yang disampaikan? Salah satu program reviu internal yang cukup efektif adalah melalui penilaian sendiri oleh rekan sejawat (peer review) di lingkungan fungsi pengawasan. Peer review bukan suatu pekerjaan penilaian yang mudah untuk diterapkan karena budaya bangsa Indonesia yang umumnya kurang enak untuk memberikan penilaian buruk kepada rekan sejawatnya atau pun tidak terbiasa untuk menceritakan kekurangan rekan sendiri dan bahkan cenderung untuk menutupinya atau membiarkannya. Budaya timur ini memang baik dan cocok untuk masyarakat Indonesia, namun kadangkala menjadi hambatan untuk penerapan peer review yang efektif atas suatu pekerjaan audit yang dinilai kualitas dan kinerjanya. Tingkatan akhir dalam reviu internal adalah penilaian yang dilakukan oleh auditi. Penilaian yang dilakukan oleh auditi merupakan penilaian yang harusnya menjadi tolok ukur yang sangat penting. Bagaimana pun, auditi adalah pihak yang paling merasakan secara langsung manfaat keberadaan auditor dan fungsi pengawasan. Ukuran keberhasilan pekerjaan audit yang paling utama adalah bagaimana rekomendasi yang disampaikan ditindaklanjuti oleh auditi dan permasalahan yang diiindikasikan dalam pekerjaan audit berhasil diminimalkan atau tidak terulang kembali. Upaya-upaya ini tentunya membutuhkan kerjasama dengan auditi. Auditi harus dapat diyakini bahwa keberadaan auditor dan pekerjaan audit yang dilakukan auditor dapat memberikan manfaat yang berarti untuk perbaikan kegiatan operasional dan semakin mempermudah auditi untuk mencapai tujuan operasinya. Oleh karena itu, evaluasi auditi atas pekerjaan audit sangat mencerminkan bagaimana kualitas pekerjaan audit itu dapat diberikan kepada auditi.

104



Sektor Publik

Melalui penilaian auditi ini, beberapa pertanyaan yang dapat disiapkan dan dimintakan kepada auditi untuk merespon atau menjawabnya, antara lain adalah: a. Apakah pekerjaan audit sesuai dengan harapan anda? b. Apakah pekerjaan audit memberikan bantuan yang positif atau gangguan yang negatif? c. Apakah auditor melakukan audit dengan cara yang profesional? d. Apakah auditor memberikan bantuan langsung terhadap permintaan yang anda sampaikan? e. Apakah temuan auditor membantu untuk mencapai: •

Peningkatan kepatuhan pada kebijakan dan prosedur?

•

Peningkatan efisiensi operasi?

•

Peningkatan efektivitas operasi?

f. Apakah pekerjaan audit dilakukan pada waktu yang tepat? 3. Reviu Eksternal Merupakan evaluasi keseluruhan atas berbagai pekerjaan audit, aktivitas kegiatan dan pengelolaan fungsi pengawasan Reviu eksternal dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada pemangku kepentingan (stakeholders) mengenai kinerja fungsi pengawasan yang direviu. Sesuai dengan buku Standar Profesi Audit Internal (SPAI), reviu eksternal dilakukan secara periodik tiga tahun sekali oleh pihak di luar fungsi pengawasan yang memiliki independensi, integritas, dan kompetensi yang memadai. Ruang lingkup penilaian yang dilakukan oleh pereviu eksternal, mencakup: a. Ketaatan terhadap standar audit dan kode etik. b. Ketaatan terhadap berbagai persyaratan yang termuat di charter audit, rencana audit, kebijakan audit, prosedur audit, dan persyaratan legal lain. c. Pengetahuan, pengalaman, dan disiplin dari staf audit. Tujuan pokok dari reviu eksternal untuk suatu program quality assurance yang dilaksanakan adalah: a. Menilai efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan fungsi pengawasan, terutama dinilai mengenai kesesuaian aktivitas fungsi pengawasan dengan charter auditnya dan harapan dari pemangku kepentingan (stakeholders) atas fungsi pengawasan. b. Memberikan penilaian kemungkinan risiko yang dapat terjadi terhadap organisasi secara keseluruhan jika kinerja fungsi pengawasan di bawah atau tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan. c. Mengidentifikasi dan menawarkan peluang kepada pimpinan dan staf


105


Sektor Publik audit fungsi pengawasan untuk meningkatkan kinerja dan memberikan nilai tambah bagi organisasi. d. Meningkatkan kesan, persepsi, dan kredibilitas fungsi pengawasan di dalam organisasi, yaitu melalui peran audit dan konsultasinya. e. Memberikan opini mengenai kesesuaian fungsi pengawasan terhadap semangat dan apa yang diinginkan di dalam standar. Untuk mencapai tujuan pokok yang diinginkan dalam pelaksanaan reviu eksternal program quality assurance, ditetapkan tahapan-tahapan atau proses penilaian jaminan kualitas (quality assurance) atas penyelenggaraan fungsi pengawasan yang direviu, yaitu: Tahap 1: Seleksi atau Pemilihan Tim QA. •

Sesuai dengan yang ditetapkan dalam standar, tim reviu eksternal harus terdiri dari orang-orang yang memiliki kualitas, independensi, dan berasal dari luar organisasi fungsi pengawasan.

•

Orang-orang yang diseleksi untuk melakukan reviu eksternal harus memiliki kecakapan teknis, pengalaman operasional, dan latar belakang pendidikan yang sesuai untuk pelaksanaan reviu eksternal atas fungsi pengawasan.

•

Orang-orang yang dipilih dalam tim QA dapat berasal dari auditor internal fungsi pengawasan lain, konsultan luar organisasi, atau auditor eksternal dari Kantor Akuntan Publik (KAP), sepanjang KAP yang bersangkutan tidak mengaudit organisasi di mana fungsi pengawasan berada.

•

Tim QA harus objektif mempertimbangkan harapan pemangku kepentingan (stakeholders) dari hasil reviu eksternal program quality assurance.

•

Tim QA tidak boleh memiliki benturan kepentingan (conflict of interest) baik langsung maupun tidak langsung dari pekerjaan reviu yang dilaksanakan.

•

Tim QA harus terdiri dari orang-orang yang memiliki kemampuan manajerial dan memahami bagaimana praktik-praktik yang baik pelaksanaan dan standar audit internal, judgment yang logis, serta memiliki kemampuan komunikasi dan analisis yang baik.

•

106

Tim QA harus memiliki akses yang segera bila dibutuhkan tim ahli atau



Sektor Publik

ekspertis (misal: orang yang memiliki keahlian di bidang teknologi informasi, manajemen risiko, dan sebagainya) untuk suatu penyelesaian tugas reviu yang dilakukan. •

Tim QA juga harus memiliki minimal satu orang dalam tim yang memiliki pengetahuan organisasi dan pelayanan yang diberikan organisasi.

•

Jumlah orang yang terlibat dalam tim QA tergantung pada tujuan, ruang lingkup pekerjaan reviu, ukuran, lokasi geografis, dan struktur fungsi pengawasan, serta organisasi secara keseluruhan. Namun demikian, tim QA terdiri dari dua orang atau lebih, yaitu untuk memberikan perspektif yang lebih luas dan lengkap untuk penyelesaian satu tugas reviu eksternal.

Tahap 2: Persiapan Awal Pekerjaan QA. •

Persiapan awal pekerjaan QA meliputi pembuatan daftar kuesioner yang komprehensif dan dokumen lainnya yang akan dilengkapi atau diisi oleh pimpinan fungsi pengawasan atau staf audit dengan pengarahan pimpinan fungsi pengawasan.

•

Kuesioner dan dokumen yang harus diisi tersebut dapat dikirimkan terlebih dahulu (dua sampai dengan tiga minggu sebelum survai) atau disampaikan pada saat tim QA melakukan survai pendahuluan.

•

Penggunaan kuesioner dan dokumen dimaksudkan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan potensial yang ada di fungsi pengawasan.

•

Tahapan persiapan awal pekerjaan QA juga mencakup: -

Pengumpulan dokumen, seperti: bagan alur organisasi, pernyataan kebijakan audit yang relevan, charter audit, dan sebagainya.

-

Pengumpulan informasi dan data statistik mengenai fungsi pengawasan.

-

Pembahasan mengenai fungsi pengawasan, berkaitan dengan tujuan, ruang lingkup audit, personil atau staff audit, dan sebagainya.

-

Pengumpulan data relevan lainnya yang berguna untuk pekerjaan QA.

Tahap 3: Kunjungan Pendahuluan. •

Kunjungan pendahuluan dilakukan untuk mengumpulkan informasi lebih lanjut, menambah rincian rencana kerja, menyeleksi dan mengatur jadwal interviu dengan para pemangku kepentingan dan staf audit dalam penyelenggaraan fungsi pengawasan, serta menyiapkan bahan untuk survai pendahuluan yang akan dilakukan.


107


Sektor Publik •

Mendapatkan konfirmasi pimpinan fungsi pengawasan berkaitan dengan tujuan dan kebutuhan-kebutuhan tertentu untuk pelaksanaan pekerjaan quality assurance sebagaimana yang telah dibahas di tahapan sebelumnya.

•

Mengidentifikasi pekerjaan audit yang telah dilaksanakan selama satu atau lebih periode yang direviu.

•

Membicarakan/mendiskusikan dengan pimpinan atau orang yang mewakili pimpinan di fungsi pengawasan untuk mengatur bagaimana survai staf dapat dilakukan, terutama untuk fungsi pengawasan yang memiliki staf yang banyak.

•

Mendapatkan dan membahas informasi yang diperlukan untuk pengaturan interviu dan pemilihan pekerjaan audit yang akan direviu.

•

Menyeleksi pihak-pihak yang akan diinterviu, mulai dari pimpinan fungsi pengawasan itu sendiri hingga staf audit yang berperan penting untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pekerjaan reviu, termasuk juga pihak-pihak lainnya di luar fungsi pengawasan yang dapat memberikan informasi berharga berkaitan dengan pelaksanaan reviu eksternal program quality assurance.

•

Mengatur kebutuhan-kebutuhan yang bersifat administratif.

•

Menyiapkan ikhtisar ringkas hasil kunjungan pendahuluan, termasuk hal-hal yang akan menjadi perhatian nantinya berkaitan dengan pekerjaan QA yang dilakukan.

Tahap 4: Survai oleh Staf Audit dan Auditi. •

Survai untuk pelaksanaan pekerjaan QA memberikan umpan balik yang memadai untuk penilaian awal mengenai efektivitas penyelenggaraan fungsi pengawasan, termasuk pengidentifikasian peluang untuk mendapatkan perbaikan dan peningkatan dalam penyelenggaraan fungsi pengawasan.

•

Survai yang dilakukan auditi sebaiknya sebelum pekerjaan lapangan dan dapat dilaksanakan melalui pengiriman surat elektronis (e-mail) atau metode on-line lainnya.

•

108

Harus dialokasikan waktu yang cukup untuk pengiriman dan penerimaan



Sektor Publik

kembali hasil survai yang diperoleh, serta analisis yang memadai atas tanggapan survai yang diterima. Tahap 5: Pekerjaan Lapangan QA. •

Pekerjaan lapangan merupakan tahapan yang paling komprehensif dalam pekerjaan QA. Pekerjaan lapangan ini mencakup reviu atas penyelenggaraan fungsi pengawasan, pekerjaan audit yang dilaksanakan, penugasan konsultansi, pelaporan hasil audit dan dokumentasi pendukung (KKA), pekerjaan administratiif dan kebijakan serta prosedur operasional fungsi pengawasan, praktik-praktik yang dijalankan dan praktik-praktik terbaik yang dipakai sebagai acuan pekerjaan audit, catatan-catatan, pengetahuan dan keahlian staf audit, terutama di area teknologi informasi, monitoring pengendalian pekerjaan audit, serta bukti-bukti lain untuk peningkatan dan perbaikan yang berkesinambungan untuk penyelenggaraan yang efektif dari fungsi pengawasan.

•

Tim QA juga melakukan komunikasi baik langsung maupun tidak langsung dengan pimpinan organisasi untuk melakukan penilaian (assessment) sampai sejauh mana fungsi pengawasan sudah berhasil mencapai tujuan, target, sasaran, dan harapan serta sudah sampai sejauh mana kemampuan fungsi pengawasan dalam memberikan nilai tambah bagi organisasi secara keseluruhan. Di lingkungan pemerintahan daerah, tim QA dapat melakukan komunikasi dengan Pemerintah Daerah dan jajaran Satuan Kerja Perangkat Daerah yang ada.

•

Pekerjaan lapangan yang dilakukan umumnya berlangsung untuk periode satu hingga dua minggu, tergantung pada tujuan dan ruang lingkup pekerjaan QA, ukuran dan letak geografis serta struktur fungsi pengawasan yang direviu. Tentunya faktor manfaat dan biaya juga menjadi pertimbangan yang penting dalam pelaksanaan program penilaian jaminan kualitas ini, khususnya untuk tahapan pekerjaan lapangan yang dilakukan tim QA.

Tahap 6: Interviu Pihak-pihak Terkait. •

Interviu dengan pihak-pihak terkait sangat memberikan arti penting dalam penilaian jaminan kualitas (quality assurance) terhadap fungsi pengawasan. Di lingkungan pemerintahan daerah, interviu dapat dilakukan dengan Pemerintah Daerah dan SKPD yang dipilih.

•

Interviu dengan Pemerintah Daerah dan SKPD ini memberikan gambaran


109


Sektor Publik bagaimana arti penting dan nilai dari pekerjaan audit dan penugasan konsultasi yang diberikan oleh fungsi pengawasan, khususnya dalam memberikan kontribusi yang berarti bagi Pemerintah Daerah dan SKPD untuk mencapai tujuan penyelenggaraan pemerintahan daerah yang efektif dan berhasil. •

Interviu dengan Pemerintah Daerah dan SKPD ini juga memberikan masukan kepada tim QA mengenai harapan yang diinginkan Pemerintah Daerah dan SKPD dengan keberadaan Inspektorat Daerah, profesionalisme staf fungsi pengawasan yang melakukan pekerjaan audit dan penugasan konsultansi, dan area-area di kegiatan fungsi pengawasan yang memerlukan perbaikan dan peningkatan kinerjanya.

•

Gambaran yang diperoleh dari hasil interviu juga meliputi efektivitas manajemen risiko, pengendalian dan akuntabilitas organisasi, dan area manajemen lainnya yang menjadi ruang lingkup pekerjaan QA dan perlu dimasukkan dalam laporan QA.

•

Interviu sebaiknya dilakukan di awal kunjungan lapangan dan dilanjutkan dalam tahap pekerjaan lapangan QA. Interviu dengan staf audit juga dilakukan selama pekerjaan lapangan dan pengujian QA. Khusus untuk interviu dengan staf audit, dipilih secara random staf audit yang akan diinterviu dari berbagai tingkatan dan wilayah. Pilihan lain untuk mendapatkan informasi untuk pekerjaan QA ini adalah interviu secara group dari staf-staf audit yang dipilih, yaitu dengan membentuk fokus group atas staf audit di fungsi pengawasan.

Tahap 7: Pengikhtisaran Masalah, Rekomendasi, dan Pembahasan Akhir. •

Permasalahan-permasalahan yang diidentifikasi dan dikumpulkan dari hasil pekerjaan QA diikhtisarkan dan disampaikan kepada Inspektur di Inspektorat Daerah yang direviu, yaitu untuk menjadi perhatiannya. Penyampaian ini umumnya dilakukan pada saat pembahasan akhir tim QA dengan jajaran Inspektorat yang dipimpin oleh Inspektur atas program penilaian jaminan kualitas fungsi pengawasan.

•

Dalam rapat pembahasan akhir tim QA menjelaskan bahwa dasar penilaian QA di samping mengacu pada ukuran kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur audit yang ada di fungsi pengawasan, penilaian QA juga didasarkan pada praktik-praktik yang baik untuk pekerjaan audit yang dilaksanakan.

110



Sektor Publik

•

Dari hasil rapat pembahasan akhir dibuat ikhtisar praktik-praktik audit yang baik, observasi, dan rekomendasi perbaikan untuk peningkatan kualitas fungsi pengawasan. Ikhtisar ini menyajikan suatu kerangka yang dapat bermanfaat untuk perbaikan kinerja fungsi pengawasan.

Tahap 8: Pembuatan Draft Laporan Hasil Penilaian QA. •

Dari pembahasan akhir hasil penilaian QA, tim QA kemudian membuatkan draft laporan. Draft laporan yang sudah diselesaikan tersebut kemudian satu salinannya dikirimkan kepada Inspektur Daerah untuk dimintakan tanggapannya dan rencana aksi (action plan) yang akan dijalankannya.

•

Berdasarkan draft laporan yang sudah ditanggapi dan dibuatkan rencana aksinya oleh Inspektur Daerah, kemudian tim QA menyusun laporan final pekerjaan QA.

Tahap 9: Pertemuan untuk Pembahasan Tindak Lanjut Rekomendasi. •

Tahap akhir dari pekerjaan QA adalah pertemuan untuk membahas tindak lanjut yang akan dilakukan untuk peningkatan kualitas fungsi pengawasan yang direkomendasikan untuk perbaikannya.

•

Berdasarkan kebijakan dan wewenang dari Inspektur Daerah atau orang yang dikuasakan sebagai pimpinan fungsi pengawasan, diatur bagaimana hasil QA ini dapat disampaikan atau didistribusikan kepada Pemerintah Daerah, Satuan Kerja Perangkat Daerah, dan para pemangku kepentingan lainnya. Pentingnya hasil QA disampaikan kepada para pemangku kepentingan adalah untuk mendorong peningkatan nilai fungsi pengawasan dan meningkatkan perbaikan yang disarankan dalam penyelenggaraan fungsi pengawasan daerah.

•

Dalam program tindak lanjut ini, tim QA dalam kapasitasnya sebagai pereviu juga memberikan bantuan fasilitasi dan jasa konsultansi. Jasa ini menawarkan kepada Inspektur Daerah dan jajaran auditor dibawahnya untuk penerapan yang berhasil dan peningkatan kualitas penyelenggaraan fungsi pengawasan.


111


Sektor Publik


112



Sektor Publik

Daftar

Pustaka

1. Buku pedoman Standar Profesi Audit Internal, Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, YPIA 2004. 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 tahun 2007 tanggal 22 Mei 2007 tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Reding, Sobel., {etc...}, Internal Auditing: Assurance & Consulting Service, The IIA Research Foundation, 2007 4. Ratliff, Wallace, Sumner, Mc.Farland, & Loebbecke, Internal Auditing – Principles & Techniques, 2nd, 1996 5. Robert Moeller and Herbert N. Witt, Brink’s Modern Internal Auditing, 6th, 2005 6. Sawyers & Dittenhoffer, Sawyer’s Internal Auditing – The Practice of Modern Internal Auditing, 5th, 2003.


113


Sektor Publik


114


Manajemen Fungsi Audit Internal. Sektor Publik. Disusun Oleh: Tim Penyusun Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik

Recommend Documents