Manager Financiën & Control Tergooi krachtig en innemende manager die in staat is vanuit zijn vakgebied, met oog en aandacht voor het totaal van belangen en stakeholders, mede richting te geven aan de ontwikkelingen in en rondom het ziekenhuis
Huidige situatie Aanleiding is het vertrek van de manager Financiën & Control. Deze manager heeft ruim 3 jaar leiding gegeven aan een afdeling die is ontstaan als gevolg van de fusie van twee ziekenhuizen. Onder zijn leiding heeft de samenvoeging plaatsgevonden naar één centrale afdeling, van waaruit onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur in belangrijke mate het financiële beleid werd ontwikkeld. Met ingang van 2013 is gekozen voor een RVE structuur die mede voor de afdeling F&C leidt tot een heroriëntatie op verantwoordelijkheden en processen.
Tergooi volop in ontwikkeling Afgezien van externe ontwikkelingen in de zorg, kent Tergooi in haar recente geschiedenis vanaf de fusie in 2006 tussen Ziekenhuis Gooi-Noord (Blaricum) en Ziekenhuis Hilversum een aantal dynamische ontwikkelingen. Aanvankelijk stonden die in het teken van het harmoniseren tot één ziekenhuis met een samenhangend zorgaanbod, geïntegreerd personeelsbestand en een financieel solide basis. Na een periode van wisselend en interim bestuur is in 2012 de huidige Raad van Bestuur aangetreden; de heer dr. R. J. Roorda MBA als voorzitter en de heer drs. J.G. den Hollander is lid Raad van Bestuur. Gezamenlijk hebben zij verder koers gezet naar heldere (strategische) keuzes t.a.v. positionering, samenwerking, consolidatie/groei, zorg, kwaliteit en personeel en de consequenties daarvan voor de organisatie en medewerkers.
Organisatie Reeds langer werd nagedacht over verbetering van de besturingsfilosofie en de bijbehorende organisatiestructuur. Per 1 januari 2013 is gekozen voor de inrichting van de organisatie vanuit een RVE structuur, met als motto ‘van marginaal sturen naar sturen op marge’. De nieuwe structuur en de implementatie daarvan heeft duidelijk consequenties voor medewerkers en processen. Van het management wordt verwacht dat zij ‘afdelings- of RVE overstijgend’ en (strategisch) ‘ziekenhuisbreed’ (mee)denken en handelen en met beoogde efficiency daarvan voor het ziekenhuis. Ook betekent dit een heroriëntatie op (onderlinge) processen, stuurinformatie, administratieve organisatie en interne controlesystemen.
1
Efficiënte bedrijfsvoering, rendement en resultaat. De Raad van Bestuur stuurt dus strak op efficiency, omzet en kosten en daarmee op rendement en marge. Hiertoe is in 2012 een aantal stappen gezet, waaronder het optimaliseren van de DOTregistratie en verschillende maatregelen om de efficiency van werkprocessen te vergroten zoals ontwikkeling van zorgpaden, herinrichting beddenhuis en poliklinieken, implementeren van nieuwe werkwijze, continue verbeteren van processen met behulp van Kaizen en Lean. Ook de stafdiensten oriënteren zich op een efficiënte organisatie met mogelijke scheiding van front- en backoffice, herinrichting van processen en ondersteunende ontwikkelingen. Momenteel wordt een ERP- en EPD systeem ingevoerd. Structurele besparingen worden verwacht door efficiënter werken, gezamenlijke back-office van poliklinieken, ontdubbelen van zorgfuncties, keuzes maken op basis van portfoliomanagement, prestatieverbetering concernstaven en inkoopbesparing. Een andere actuele onderwerp in dit kader (en daarmee ook voor de nieuwe manager F&C) zijn de DOT registratie en integrale bekostiging. Over het laatste heeft de Raad van Bestuur intensief overleg met de medische staf en de stafmaatschap.
Regionale verbinding / nieuwbouw Als gevolg van de toenemende spreiding en concentratie van zorgfunctie en recente politieke ontwikkelingen die om efficiëntieverbetering vragen richt Tergooi zich ook op samenwerking met andere zorgpartners. Voor het gebied ‘Monnikenberg’ is een plan ontwikkeld voor een bovenregionaal zorgpark waarvan men verwacht dat dit in 2018 is gerealiseerd. Tergooi is een van de initiatiefnemers van dit plan en krijgt daarmee voor haar ziekenhuis nieuwbouw gerealiseerd. De afgelopen jaren is o.a. actief gestuurd op een financieel herstelplan, het verhogen van de efficiency en risicobeheersing. Het financiële beleid en doelstellingen, vertaald in een meerjarenplan tot 2025, zijn erop gericht om een resultaatontwikkeling te realiseren op basis waarvan een reguliere financiering van het nieuwe ziekenhuis mogelijk is.
Kort Profiel Manager F&C De nieuwe manager Financiën & Control geeft coachend leiding, is tegelijkertijd in staat vanuit een helicopterview naar het ziekenhuis te kijken en in het belang hiervan te adviseren en te handelen. De nieuwe manager beleeft plezier aan samenwerken, samenwerking op alle niveaus en met diverse verschillende gremia, zowel in- als extern. Belangen zijn op onderdelen niet altijd gelijk en durft de manager ziekenhuisbreed keuzes te maken en kan deze onderbouwen. Is intern gesprekspartner voor Raad van Bestuur, audit cie. van de Raad van Toezicht, Medisch Specialisten, collegae in het MT en niet in de laatste plaats de medewerkers van de afdeling F&C. Eveneens heeft de manager F&C contact met externe stakeholders, mede gezien in het licht van de nieuwbouw. Het spreekt voor zich dat een academisch relevante opleiding noodzakelijk is. Onderstaand treft u een uitgebreid profiel. De arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie en gebaseerd op de CAO voor Ziekenhuizen, daarin wordt uitgegaan van een waardering in FWG 80. Het betreft een fulltime-functie (o.b.v. 36 uur). Aanstelling is conform ziekenhuisbeleid in eerste instantie voor de periode van een jaar, met de intentie dit om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 2
Voor informatie Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Ellen van den Hoven, Crown Gillmore. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 033 – 28 58 700 of per e-mail
[email protected].
Tergooi uitgebreid Tergooi bestaat sinds 1 januari 2006, ontstaan door een fusie en heeft twee locaties in Hilversum en Blaricum. Het is hèt streekziekenhuis voor de inwoners van de Gooi & Vechtstreek met een stevige positie in de regio en een heldere ambitie voor de toekomst: gastvrije zorg blijven bieden in het Gooi en zich verder ontwikkelen met ‘centers of excellence’. De ontwikkelingen in de zorg volgen elkaar in snel tempo op en vragen om adequate reactie van zorgorganisaties. Voor Tergooi zijn naast de ontwikkelingen in de politiek en veranderende rollen van stakeholders (patiënten, zorgverzekeraars, etc.) ook de invloeden van de directe omgeving van belang. Kenmerkend aan de Gooi en Vechtstreek is met name de hoge bevolkingsdichtheid, en de hoge concurrentiedichtheid. De bevolkingsdichtheid in de regio geeft Tergooi een gunstige arbeidsmarkt met veel (potentiële) medisch specialisten, co-assistenten en verpleegkundigen. Het directe verzorgingsgebied omvat Hilversum, Wijdemeren, Loenen aan de Vecht, Weesp, Bussum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Blaricum en Eemnes. De samenstelling van de bevolking in deze regio bestaat uit relatief veel oudere mensen. Om excellente zorg te kunnen bieden aan deze kwetsbare groep patiënten, richt Tergooi zich op een multidisciplinaire aanpak van chronische aandoeningen, ouderdomsziekten en oncologie. Daarnaast profileert Tergooi zich als een sterke partner in de regio en is mede initiatiefnemer van het Zorgpark Monnikenberg. Zorgpark Monnikenberg Tergooi is een van de initiatiefnemers van het Masterplan Monnikenberg om een bovenregionaal zorgpark en 600 nieuwe (zorg)woningen te realiseren in een groene, bosrijke omgeving aan de oostelijke rand van Hilversum. Vanaf 2018 zal Tergooi één hoofdlocatie krijgen op de Monnikenberg. Op het zorgpark zullen veel vormen van zorg samenkomen: Merem Behandelcentra met Mytylschool De Trappenberg, Tergooi Hilversum met een dependance radiotherapie van het Nederlands Kankerinstituut – Antoni van Leeuwenhoekziekenhuis, Hilverzorg – Heydeborg, Dialysecentrum ’t Gooi, de ambulance-uitrijpost en de Trombosedienst.
In de nabijheid van het ziekenhuis bevinden zich drie academische centra: in Utrecht het UMC en in Amsterdam het AMC en VU medisch centrum. Daarnaast zijn er in de regio verschillende algemene ziekenhuizen (zoals het Meander Medisch Centrum in Amersfoort, Flevoziekenhuis in Almere, OLVG in Amsterdam, Zuwe Hofpoort Ziekenhuizen in Woerden en St Antonius Ziekenhuis en Diakonessenhuis in Utrecht) en zelfstandige behandelcentra. Tergooi beantwoordt deze concurrentiedruk met een duidelijke profilering als regioziekenhuis. Hiervoor heeft Tergooi nauwe samenwerkingsverbanden met huisartsen in de regio, UMC’s en specialistische centra, en ziekenhuizen.
3
Ambitie Tergooi De afgelopen jaren stond het harmoniseren van twee organisaties tot een samenhangend aanbod, personeel en financiële basis met name centraal. Tergooi heeft een duidelijke visie op haar positie in de regio en ambitie voor de toekomst: ‘zinvolle zorg, duurzaam en doordacht’ en ‘talent naar de top’. In de regio wil Tergooi typerend herkenbaar zijn, gastvrije excellente zorg bieden gericht op het ondersteunen van een gezonde leefstijl, snel herstel, ondersteuning van levenskwaliteit van chronisch zieken en goede palliatieve zorg. Met de ontwikkeling van de Tergooi Academie, zet het ziekenhuis de lijn uit om toe te treden tot de Samenwerkende Topklinische Ziekenhuizen (STZ) waar opleiding, onderwijs en onderzoek in combinatie met topklinische functies centraal staan.
Organisatiestructuur Het ziekenhuis heeft 28 specialismen, 12 MRSC-erkende opleidingen en 6 overige medischspecialistische opleidingen. Er werken circa 2.800 medewerkers en 200 medisch specialisten bij Tergooi, en het verzorgingsgebied Gooi & Vechtstreek omvat circa 250.000 inwoners. Tergooi heeft een jaaromzet van circa € 202 mio. Sinds 1 januari 2013 werkt Tergooi met resultaat verantwoordelijke eenheden (RVE). Zoals afgebeeld in het organogram vallen 35 RVE’s zorg en 1 RVE Tergooi Academie rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. Van de 35 RVE’s zorg zijn er 21 relatief zelfstandige monodiscipliniare RVE’s (de verschillende specialismen) en 14 multi-user RVE’s zoals de SEH, OK, IC, radiologie en de apotheek. De organisatie van Tergooi is hiermee voor een groot deel specialismegericht ingericht. De RVE’s worden aangestuurd door een medisch specialist en manager bedrijfsvoering en functioneren als een zelfstandige eenheid met eigen budget / begroting, resultaten en verantwoordelijkheden. Daarnaast kent Tergooi de volgende ondersteunende afdelingen: Kwaliteit, Communicatie & Marketing, Beleid & Juridische Zaken, Human Resources, Financiën & Control, ICT, Facilitair Bedrijf en Huisvesting en Vastgoed. In het MT zitten naast vijf Bedrijfsvoeringsmanagers (per 1 oktober a.s. zes), drie Stafmanagers (ICT, HR, F&C), Manager Tergooi Academie, Manager Kwaliteit, Manager Huisvesting & Vastgoed en een Manager Communicatie. De tweehoofdige Raad van Bestuur wordt ondersteund door de bestuurssecretaris. De medezeggenschap is ondergebracht in de cliëntenraad en de ondernemingsraad. Voorts kent het ziekenhuis een vereniging medische staf en een Verpleegkundige Advies Raad.
4
5
Afdeling Financiën & Control De afdeling Financiën & Control is verantwoordelijk voor de Planning & Control cyclus en de Business Control van Tergooi, daarnaast treden de medewerkers en de manager op als adviseur van de managers bedrijfsvoering, het Management Team en de Raad van Bestuur van Tergooi. De afdeling Financiën & Control is gehuisvest op Oostereind, dichtgelegen tegen de locatie van het hoofdgebouw van Tergooi in Hilversum. Het organogram van de afdeling geeft een eerste indruk van de organisatie binnen Financiën en Control. De manager Financiën en Control is verantwoordelijk voor de afdelingen Financiële Administratie, Planning en Control, DBC Validatie en Inkoop. De Financiële Administratie van ca. 24 fte wordt aangestuurd door een teammanager en omvat debiteuren en facturering, crediteuren en boekhouding en applicatie beheer F&C. Planning en Control valt rechtstreek onder de Manager Financiën en Control. Binnen deze afdeling werken bedrijfseconomisch adviseur (BEAa’s) als ondersteuning van de RVE’s, stafmedewerkers, twee analisten en een projectmanager, ca. 14 fte waarbij een senior adviseur een aantal medewerkers aanstuurt. De afdeling DBC Validatie wordt aangestuurd door een teammanager en omvat ca. 10 fte. Op dit moment valt de Inkoop zowel tactisch als operationeel tijdelijk rechtstreeks onder de Raad van Bestuur, ca. 10 fte.
Manager Financiën en Control
Secretaresse
Financiële Administratie (teammanager) Debiteuren en Facturering Crediteuren en Boekhouding Applicatie Beheer F&C
Planning en Control (senior adviseur) BEA’s Stafmedewerkers Analisten Projectmanager
DBC Validatie (teammanager)
Inkoop * Tactisch en operationeel
*valt tijdelijk rechtstreeks onder RvB
Tergooi werkt sinds 1 januari 2013 met de RVE structuur. Deze organisatie indeling vraagt een andere ondersteuning dan voorheen vanuit de afdeling F&C. RVE’s worden aangestuurd door een manager bedrijfsvoering en een medisch specialist, de managers bedrijfsvoering worden daarbij bijgestaan door 6
een bedrijfseconomisch adviseur (BEA) vanuit Financiën & Control, met veelal een achtergrond in control (RC) of bedrijfsvoering (MBA). De aansluiting van de afdeling F&C bij de verschillende RVE’s wordt nog geoptimaliseerd. Met name tijdige informatievoorziening en de beheersing van de eigen administratie is van groot belang voor RVE’s om als zelfstandige eenheid te kunnen functioneren. De omslag naar meer ondersteunende, communicatieve en aansluitende dienstverlening vanuit de afdeling F&C vraagt zowel investering in optimalisatie van processen en systemen, als de cultuur binnen de afdeling. Belangrijke ontwikkelingen rond de afdeling Financiën en Control en het financiële beleid:
Adequate inrichting van processen, taken en verantwoordelijkheden en investering in het team F&C, ten behoeve van de ondersteuning en aansluiting aan de RVE structuur;
Personele bezetting: vanuit de fusie in 2006 kent de afdeling Financiën en Control een brede bezetting, met o.a. veel lange dienstverbanden;
ERP implementatie;
EPD implementatie;
In 2018 wil Tergooi nieuwbouw realiseren, als voorbereiding hierop is besloten de huidige locatie in Hilversum tussen 2011- 2018 volledig af te schrijven;
In 2012 is gestart met het ontwikkelen van een financieel meerjarenplan tot 2025 om de onderbouwing te vormen voor het verkrijgen van de financiering voor de nieuwbouw;
De performance van Tergooi ligt nog onder het sectorgemiddelde als gekeken wordt naar solvabiliteit en nettomarge. Voor de periode 2013 – 2018 zijn verschillende verbeteringsprogramma’s gestart voor o.a. ontdubbelen van functies, prestatieverbetering van de concernstaven, efficiënter inzetten van het beddenhuis en de back-office.
De functie Manager Financiën & Control De Manager Financiën & Control rapporteert direct aan de Raad van Bestuur, is verantwoordelijk voor de kwaliteit van dienstverlening op financieel gebied in het ziekenhuis, de resultaten van de afdeling F&C, en heeft als MT-lid en financieel adviseur invloed op het instellingsbeleid. Taken en verantwoordelijkheden:
geeft leiding aan de afdeling Planning & Control, stelt doelmatig beleid op voor de afdeling Financiën & Control, indirect verantwoordelijk voor 60 fte;
bewaken en uitvoering van de planning en control cyclus, toetst het financiële en economische beleid van Tergooi, doet voorstellen voor bijsturing, zorgt voor adequaat riskmanagement;
stelt de begroting van Tergooi op, is verantwoordelijk voor het beheer van het budget, geeft inzicht in exploitatiebegroting en is deskundig op gebied van financiën, fiscale kwesties en treasurybeleid;
heeft zicht op sociale, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen binnen zijn vakgebied, vertaalt dit naar een eigen visie en draagt dit uit binnen de afdeling en organisatie; 7
adviseert en ondersteunt de Raad van Bestuur op financieel gebied, strategie en beleid, als sparringpartner, expert, projectbegeleider, intermediair en/of uitvoerder;
bereidt de financiële verantwoording voor de Raad van Toezicht en de onderhandelingen met zorgverzekeraars voor;
onderhoudt relatie en voert onderhandelingen met zorgverzekeraars, in samenwerking met de Raad van Bestuur en de vertegenwoordiging vanuit de medische staf, is sparringpartner op koepel en maatschappelijk niveau.
Achtergrond & competenties:
academisch werk- en denkniveau (b.v. bedrijfseconomie aangevuld met control of accountancy), maturiteit in kennis & kunde op gebied van financiën en control;
kennis van- en ervaring met ziekenhuisfinanciering is noodzakelijk;
stevige managerial ervaring;
aantoonbare affiniteit met ICT en Informatie Management is een pré;
visie op- en kennis van de ontwikkelingen betreffende de financiën in de zorg;
strategisch denkvermogen, neemt initiatieven in de advisering van Raad van Bestuur en het topmanagement, overziet gevolgen van besluiten en ontwikkelingen en schat de financiële risico’s in, analyseert complexe vraagstukken, zorgt op bestuurlijk niveau voor inzicht in complexe financiële overzichten;
breed scala van sociale vaardigheden in complexe in- en externe onderhandeling- of afstemmingssituaties: creëren van draagvlak, beïnvloedingsstrategieën en adviesvaardigheden, coachende en stimulerende vaardigheden, leidinggevende en aansturende vaardigheden.
bewezen ervaring met grootschalige nieuwbouwprojecten en inzicht in consequenties voor financiering is een pré.
Niet alleen achtergrond en competenties zijn van belang voor het succesvol kunnen functioneren in deze functie, juist persoonlijkheid is een belangrijk bepalende factor. Potentiële kandidaten herkennen zich dan ook in de onderstaande persoonlijke kenmerken:
Verbindende leider, voor de afdeling F&C, innemende persoonlijkheid die in staat is ook buiten de afdeling de verbinding aan te gaan (RVE’s, andere concernstaven, Medisch Specialisten externe stakeholders;
Stressbestendig;
Objectief;
Integer en betrouwbaar: gaat op een integere manier om met vertrouwelijke informatie op strategisch niveau;
Volhardend en met doorzettingsvermogen, overbrugt sterk tegengestelde belangen, bewerkstelligt ingrijpende veranderingen in de totale bedrijfsvoering van de instelling;
Gevoel voor ordelijkheid en systematiek;
Representatief, vertegenwoordigt het ziekenhuis in overlegsituaties met externe contacten, is het gezicht van financiën binnen en buiten het ziekenhuis. 8
