MANAGEMENT SYSTEEM AUDIT RAPPORT CA: NL1011

MANAGEMENT SYSTEEM AUDIT RAPPORT CA: NL1011

Bedrijfsnaam

Schiefer Signaal & Speciaallampen BV

Bezoekadres / Postadres

Pottenbakkerstraat 35 NL-4871 EP Etten-Leur

Aantal werknemers (FTE)

9

Contactpersoon

Mw. Mireille van Doremalen, Mw. Karin Schiefer, Dhr. Danny Krichel

Tel – Mobiel - Fax

+31 76 503 7717

E-mail

[email protected] [email protected] [email protected]

Geaudite norm(en)

ISO 9001:2008

ISO 14001:2004

Postbus PC Plaats

+316

OHSAS 18001:2007

+31 76 501 7869

ISO 27001:2005

PAS99 (BSI)

Other

Toepassingsgebied van de Certificatie

De import en groothandel in armaturen en (gloei)lampen voor toepassing als signaalof speciaallamp voor alle industriële toepassingen, alsmede een eigen lijn spaarlampen. Het laten maken van lampen volgens specificatie in Z.O. Azië.

Toegestane uitsluiting (1.2)

ISO 9001:2008 – 7.3 (ontwerp en ontwikkeling) ISO 9001:2008 – 7.5.2 (Validatie van processen voor productie en het leveren van diensten) ISO 9001:2008 – 7.6 (beheersing van monitorings- en meetuitrusting)

Lead Auditor

Ron Sprokholt

Certificatie Audit:

Datum van de audit

29 NOV 2012

Jaarlijkse audit:

De doelstellingen van deze audit zijn:  Bevestigen dat het management systeem voldoet aan alle eisen van de te auditen norm;  Bevestigen dat de organisatie de geplande processen effectief heeft ingevoerd;  Bevestigen dat het management systeem geschikt is om de beleidsdoelstellingen van de organisatie te bereiken.

MSAR-F8 Rev4 01 SEP 2010 – NL2 /2010 NOV17

Pagina 1 van 16

OPENINGSVERGADERING - VERPLICHTE AGENDA Vul de naam van de directievertegenwoordiger & aanwezigen in Naam

Functie

Ron Sprokholt

Lead auditor - QAS

Karin Schiefer

Directeur

Danny Krichel

Quality manager / Assistent verkoop

Mireille van Doremalen

Quality manager / Assistent verkoop

Samenvatting van de activiteiten Afvinken

#

Introductie

1

Bespreken vertrouwelijkheid



2

Vaststellen formele communicatie tussen de Lead Auditor en de opdrachtgever



3

Bevestigen of aanpassen van het toepassingsgebied van de audit / certificatie.



4

Vraag een beheerste kopie van het gedocumenteerde kwaliteitssysteem van de opdrachtgever.

5

Uitleg over de uitvoering van het assessment programma / audit.



6

Uitleg over de classificatie van afwijkingen (Ernstig, Gering en OPM).



7

Vraag een vertegenwoordiger van de opdrachtgever om op te treden als gids en de Lead Auditor te begeleiden en leg uit wat de plichten van de gids zijn.

8

Vaststellen en overeenkomen welke kantoorruimten beschikbaar zijn en wat de werktijden zijn.

9

Beoordelen van alle gezondheids- en veiligheidseisen, werkgevers- en vakbondsbeperkingen, etc. die van toepassing zijn.

10

Vragen naar vragen van de vertegenwoordigers van de opdrachtgever.



11

Controle opheffen vorige afwijkingen / opmerkingen





  

Opmerkingen Mw. Mireille van Doremalen is in November 2012 dhr. Danny Krichel opgevolgd als QM. Het beheer van het KMS wordt in de komende maanden geheel overgedragen. Mw. Mireille van Doremalen is formeel benoemt tot Directie Vertegenwoordiger (=MR). Mw. Karin Schiefer doet het dagelijkse management en stuurt de projectgroepen aan. e In 2012 is, volgens plan, het 2 magazijn geopend dat achter de huidige locatie ligt. e De Lichtbron als extern verkooppunt is gesloten en de verkoop vindt nu plaats op de 1 verdieping. Het KMS zal in 2013 verder worden uitgebouwd met werkinstructies (WI) en formulieren (QMF). Lead Auditor Naam: Dr Ron Sprokholt Datum: 29 NOV 2012


Pagina 2 van 16

ISO 9001:2008 Audit Planning Matrix Datum: 29 NOV 2012

Tijd

Eis #

Proces / activiteit / gebied / afd.

Bedrijfsvertegenw

Dir/MT

QM

Kantoor

Openings vergadering

X

X

X

KS, MvD, DK

4.1

Algemene eisen

X

X

X

KS, MvD, DK

4.2

Documentatie eisen

X

X

X

KS, MvD, DK

5.1

Betrokkenheid van de Directie

X

X

X

KS, MvD, DK

5.2

Klantgerichtheid

5.3

Kwaliteitsbeleid

10:00

KS, MvD, DK KS, MvD, DK X

X

X

KS, MvD, DK

5.4

Planning

5.5

Verantwoordelijkheid, Bevoegdheid en Communicatien

5.6

Directiebeoordeling

6.1

Beschikbaar stellen van middelen

KS, MvD, DK

6.2

Personeel

KS, MvD, DK

6.3

Infrastructuur

KS, MvD, DK

6.4

Werkomgeving

KS, MvD, DK

7.1

Planning v.h. realiseren v.h. Product

KS, MvD, DK

7.2

Processen die verband houden met de klant

KS, MvD, DK

7.3

Ontwerp en Ontwikkeling

7.4 7.5.1 7.5.2

14:30

Activiteit / Omschrijving

Inkoop

KS, MvD, DK X

X

X

KS, MvD, DK

UITSLUITING / EXCLUDED X

Beheersing van productie en het leveren van diensten Validatie van processen voor productie & het leveren van diensten

X

KS, MvD, DK KS, MvD, DK

UITSLUITING / EXCLUDED

KS, MvD, DK

7.5.3

Identificatie en naspeurbaarheid

KS, MvD, DK

7.5.4

Eigendom van de klant

KS, MvD, DK

7.5.5

Instandhouding van het Product

KS, MvD, DK

7.6

Beheersing van monitorings- en meetuirusting

8.1

Algemeen meting analyse verbetering

KS, MvD, DK

8.2.1

Klanttevredenheid

KS, MvD, DK

8.2.2

Interne audit

8.2.3

Monitoring en meting van processen

KS, MvD, DK

8.2.4

Monitoring en meting van producten

KS, MvD, DK

8.3

Beheersing van afwijkende Producten

8.4

Analyse van gegevens

8.5.1

UITSLUITING / EXCLUDED

X

X

X

KS, MvD, DK

X

X

X

KS, MvD, DK

Continue verbetering

X

X

X

KS, MvD, DK

8.5.2

Corrigerende maatregelen

X

X

X

KS, MvD, DK

8.5.3

Preventieve maatregelen Slotvergadering Audit resultaten: CAR’s, Opmerkingen / Mogelijkheden voor verbetering

X

X

X

KS, MvD, DK

X

X

X

KS, MvD, DK

KS, MvD, DK

CAR = corrective action report


Pagina 3 van 16

Audit Aantekeningen:

Eis - Titel(s):

Bedrijfsafdeling: Gesproken met:

OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

4.1 - Algemeen 4.2.1 - Documentatie algemeen, 4.2.2 - Kwaliteitshandboek 4.2.3 - Beheersing documentatie QM / Dir / Kantoor Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.

Procedure(s): Steekproef/Registraties:

PRM00, PRM01, PRM02-4.1 KHB, PHB, Documentenlijst

Waarnemingen (bewijs):

KHB, PHB en HDR zijn voorzien van handtekeningen. De handboeken en de hoofddocumentenlijst zijn bijgewerkt en wijzigingentabellen zijn correct bijgehouden. Documenten en formulieren zijn voorzien van versienummer en datum respectievelijk QMFnummer. Werkinstructies (WI) en Formulieren zijn onderhanden vanwege de reorganisatie. Het beheer van de documentatie wordt besproken tijdens de relevante punten in de DB vergadering.

Resultaten (bevinding):

De documentatie van het KMS is voldoende op orde en conform de normeisen.

Mogelijkheid tot verbetering

In willekeurige volgorde hebben de volgende OPM. in 2013 aandacht nodig. 1. Toepassingsgebied (scope) aanpassen van het KMS in het KHB en relevante procedures in het PHB bij wijziging KvK / Notariële akten (normeis 4.2.2). 2. Onderscheid verduidelijken tussen WI en QMF (beide zijn volgens de norm ‘documenten’, 4.2.3) en eventueel aanpassen; de WI beschrijft wat, waarom en wanneer gedaan moet worden en op de QMF gebeurd het vastleggen van het werk (is volgens de norm ‘registratie’, 4.2.4), zie bijv. PRM10-4.6, 4.10 en 4.12. 3. Registreren (vastleggen) van afwijkingen / klachten t.b.v. input DB en Interne audit op formulier QMF# 1001 en overzicht 1002, opnieuw opnemen in bijv. PRM11-4.4.1 en PRM12-4.3.2. 4. Indien nodig bijgeleverde QMF formulieren aanpassen, bijv. Leveranciers XLSX en zeggen dat daarin ook de criteria staan en die criteria als tekst opnemen in PRM074.1.3; 5. Opnemen Tijdslijn XLSX met overzicht


Pagina 4 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

projecten in PRM06 (tekst, waarvoor het dient) en HDR, het document zelf voorzien van QMF#, versie datum; N.B. versie en datum veranderen alleen als gewijzigd wordt in toepassing, geschiktheid, layout (volgens ISO), niet bij iedere project inhoudelijke wijziging!.

Eis - Titel(s): Bedrijfsafdeling: Gesproken met:

5.4.1 - Kwaliteitsdoelstellingen


PRM03-4.3; (KHB-5.1) QM05


Het bedrijfsprofiel bevat de jaarlijkse kwaliteitsdoelstellingen:  Omzetstijging;  Winstconsolidatie – brutomarge;  Leverbetrouwbaarheid. Deze worden maandelijks gevolgd en besproken in het MT.


In orde, meetbaar en consistent met beleid (QM05), normeis 5.4.1.


Doelstellingen SMART formuleren, kies KPI’s. Bijhouden (=meten) van de KPI’s laat zien hoe goed Schiefer op koers is om die doelstelling te halen en maakt bijsturen mogelijk. Met name in de tweede DB medio het jaar.

Eis - Titel(s):

5.6 – Directiebeoordeling 8.5.1. – Continue verbetering Directie / Managementteam Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.


Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.


PRM03 Notulen DB van 26JAN 12 17JUL 12 08NOV 12


Uit de notulen van deze Directie Beoordelingen is af te leiden dat de afwijkingen die bij de vorige externe audit zijn waargenomen zijn opgepakt. Alle voorgeschreven agendapunten (PRM034.3) worden besproken. Het MT (management team) van Schiefer heeft een externe adviseur die haar bij het veranderingsproces begeleid. Daarnaast is het MT begeleid bij het houden van de DB vergaderingen.


Pagina 5 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

De notulen laten zien dat de DB zo gehouden wordt dat het MT de Plan-Do-Check-Act cyclus gebruikt. Ook maakt het MT niet de fout om alles in detail te bespreken, maar bespreekt het MT hoe het verder moet met het agendapunt en stelt naar aanleiding daarvan een actiepuntenlijst op. Een goed voorbeeld daarvan is het invoeren van de Tijdslijn excel spreadsheet. In het Tijdsplan staan de individuele projecten, de verantwoordelijken en doelstellingen. De DB beperkt zich toch het volgen van de voortgang en stuurt de doelstellingen eventueel bij. In het afgelopen jaar is het ISO9001 KMS duidelijk gebruikt gaan worden door het MT, nadat bij de vorige externe audit is waargenomen dat het KMS niet gebruikt werd en dat het KMS meer als last werd gezien dan als winstpunt om kwaliteit en de daaraan gerelateerde onderwerpen aan te sturen. De gehouden DB voldoen aan de inputeisen van de norm (5.6.2) en de output (5.6.3) voorziet in het aangeven van de verbeteringen in het KMS, processen en producten (ook productaanbod). Ook de behoefte aan middelen is besproken en omgezet naar actiepunten. Resultaten (bevinding):

De directiebeoordeling wordt gehouden zodat voldaan wordt aan de normeisen 5.6.1 (regelmatig), 5.6.2. (input) en 5.6.3 (output) gehouden. De organisatie verbetert continue de doeltreffendheid van het KMS; met uitzondering van de inzet van de interne audit (zie 8.2.2)


Krachtig en compact formuleren in de notulen zal duidelijker de problemen laten zien. Daardoor is het mogelijk beter de verbeteracties te beschrijven. Gebruik ter ondersteuning veel feiten, als het mogelijk is KPI’s (zie ook PRM12 Meting en verbetering: 4.2 Analyseren).

Eis - Titel(s):

7.4.1 – Inkoopproces, Leveranciers 7.4.2 – Inkoopgegevens 7.4.3 – Verificatie van het ingekochte product Inkoopkantoor, Magazijn Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.



PRM07 Leverancierslijst en beoordeling, QMF0703


7.4.1


Pagina 6 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

De lijst bevat alle goedgekeurde leveranciers. In de lijst staan de criteria voor goedgekeurde leveranciers. Op grond van de criteria kan een leverancier 0-4 punten scoren (5 klassen). Punten worden toegekend voor prijsafspraken, communicatie, levertermijn en kwaliteit van de levering. In het Excelbestand staan ook de afgekeurde leveranciers. Er is een werkblad alle leveranciers, inclusief afgekeurde leveranciers, en er is het werkblad met goedgekeurde leveranciers. 7.4.2 De inkoop verloopt volgens het bonnensysteem. Voor afwijkingen is het importklachtenformulier geïntroduceerd. Er zijn WI en QMF voor: Goedkeur/Afkeur product, proces, procedure (WI, QMF), uitrusting (=middelen) en gekwalificeerd personeel. 7.4.3 WI en QMF zijn beschikbaar voor keuren en testen van inkomend goederen en nieuwe producten. Goed- of afkeur door magazijn wordt gemeld aan Inkoop. Inkoop onderneemt actie. Resultaat wordt verwerkt in XLSX (zie onder 7.4.1). Resultaten (bevinding):

Schiefer beoordeelt leveranciers op hun vermogen om producten te leveren overeenkomstig de eisen van Schiefer en de resultaten daarvan worden bijgehouden (7.4.1). Inkoopgegevens worden vastgelegd en gekwalificeerd personeel is aanwezig (7.4.2). Verificatie van ingekocht product verloopt met WI en het vastleggen op formulieren (QMF). Aan de normeisen in 7.4 wordt voldaan.


7.4.1 De argumentatie voor de toegekende punten is niet opgenomen in de lijst; wat is ‘goed’?, was is ‘niet echt slecht’? Probeer KPI’s op te stellen die gebruikt worden in het werk volgens 7.4.2 en 7.4.3 (zie in de PRM07) en daarmee wordt de XLSX ‘goedgekeurde leveranciers’ gevoed. Met de geleverde XLSX tool kan de score automatisch kenbaar gemaakt worden in de XLSX. De puntenscore per argument kan met een (kolommen) telsysteem inzichtelijk worden gemaakt. Eventueel Excelfilters optie gebruiken om goed- en afgekeurde leveranciers te scheiden binnen 1 lijst (=werkblad). De vragen uit QMF07.04 de vragenlijst (w.o. de ISO-vraag) overnemen, zie DB notulen 17JUL.


Pagina 7 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

Methode van QMF07.05 invoeren ter beoordeling geeft een betere getalsmatige onderbouwing van goedkeuring. Aanpassen mag, zie 4.1 etc.


8.2.2 - Interne audit Quality Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.


PRM09 Interne auditrapporten (QMF0902)


Planning is niet gevolgd want deze is niet opgesteld. Ingevulde planning (QMF0902) voor 2012 ontbreekt. Werkinstructies zijn geaudit. Afwijkingen worden genoteerd. De procedures uit het PHB zijn niet geaudit. Het interne auditrapport wordt niet juist gebruikt en onvolledig ingevuld. De auditor geeft o.a. niet aan of de actie akkoord is. Geen controle op effectiviteit van de corrigerende (preventieve) actie(s). Het interne audit proces staat onder (tijds)druk vanwege de reorganisatie. In de DB (zie norm 5.6) wordt wel de praktijk bijgestuurd, maar onvoldoende op basis van ontbrekende gegevens uit de interne audit. Daardoor worden niet de echte problemen waargenomen. De corrigerende acties lossen dan ook vaak het ‘probleem’ niet op.


Procedure PRM09 wordt onvoldoende gevolgd. De organisatie voert niet met geplande tussenpozen interne audits uit en kan daardoor niet vaststellen of alle geplande werkzaamheden (realiseren van het product, PRM06) aan de eisen van het KMS voldoen en kan daarmee niet vaststellen of het KMS doeltreffend is ingevoerd.


Planning interne audits opstellen (QMF0902). Interne auditrapporten volgens instructie opstellen, zie PPT ‘Interne Audit’. Bij het juist invullen en gebruiken van het interne auditrapport kunnen zaken als ‘datum in werking treden’ , ‘actie door’ en ‘akkoord J/N’ gemakkelijk worden afgewerkt door de interne auditor.


Pagina 8 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

Gebruik het afwijking / klachtenformulier waarvoor het is bedoeld en houdt na een inventarisatie van afwijkingen een specifiek gerichte interne audit. Hiermee kan eerst gefilterd worden op incidentele en structurele afwijkingen / klachten. Daardoor wordt voorkomen dat te snel het auditmiddel wordt ingezet en/of dat procedure of WI’s onnodig worden aangepast (efficiënter tijdgebruik). Opvolgend van de interne audit door beoordelen van de effectiviteit van de corrigerende actie. Gebruik daarvoor ook de DB (zie norm 5.6). De reden voor afwijkingen die vast gesteld wordt met de interne audit liggen op het vlak van ‘discipline’ of ‘fouten’ in de procedure of WI.


8.3 - Beheersing van afwijkende producten Magazijn / Inkoop Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.


PRM10 DB notulen over ‘afwijkingen’.


Klanten sturen foutief geleverd product retour. De reden is meestal een klantfout en in mindere mate een ‘Schiefer’ fout. In de DB is besproken dat het intern afhandelen van deze retourzendingen moeizaam verloopt. Het afwijkingen / klachtenformulier wordt niet gebruikt. Schiefer zet daarom het interne audit middel in. Vanwege de gebrekkige werking daarvan blijft het onderliggende probleem onopgelost, zie norm 8.2.2 hierboven. Door actie (=alsnog het juiste product versturen) vanuit verkoop wordt wel klanttevredenheid bereikt.


Er zijn werkinstructies en procedures ter voorkoming van het uitleveren van foutief product. De aard van de afwijkingen wordt niet goed geregistreerd (= norm eis 8.3) omdat het juiste formulier niet gebruikt wordt. De getroffen maatregelen hebben wel effect voor de klanten (via sales meeting etc.) maar hebben niet het effect dat Schiefer deze fouten kan en gaat voorkomen.


Registreren (vastleggen) van afwijkingen / klachten t.b.v. input DB en Interne audit op formulier QMF1001 en overzicht QMF1002, opnieuw opnemen in bijv. PRM11-4.4.1 en PRM12-4.3.2.


Pagina 9 van 16


OPM

AFW Gering

AFW Ernstig

Door gebruik van het afwijkingen / klachtenformulier de aard van de klachten bijhouden. Dat formulier kan enerzijds gebruikt worden bij de evaluatie (als input) van de klanttevredenheid, en anderzijds om met de inzet van KPI’s vast te stellen of er structurele fouten in de procedure en/of WI zijn, en zo ja, welke. Wanneer het antwoord ‘ja’ is, dan kan een interne audit pas verder helpen, zie 8.2.2. Vanuit de waarneming lijkt een controle stap voor de bestelling door de klant voor de hand te liggen. Dit kan voorstudie zijn voor een corrigerende actie in de verkoopprocedure die besproken en uitgeprobeerd gaat worden via de sales meeting en die in de DB besproken moet gaan worden.


8.5.2/3 - Corrigerende en preventieve acties Quality / kantoor Mw. Karin Schiefer, Dir.; Mw. Mireille van Doremalen, QM; Dhr. Danny Krichel, Ass.Verk.


PRM11 DB notulen en interne auditrapporten


In de DB notulen worden corrigerende acties besproken en verwerkt tot actiepunten. Inzake interne auditrapporten worden de rapporten niet juist en onvolledig ingevuld. Evaluatie op effectiviteit heeft niet altijd consequent plaats


Acties worden genomen om afwijkingen of op te heffen en om herhaling te voorkomen. Niet alle corrigerende acties worden beoordeeld op effectiviteit (bewerkstelligen ze wat ze moeten bereiken).


Consequent controleren op effectiviteit van de corrigerende maatregelen.

Mogelijkheid tot verbetering Een proces / activiteit / document dat, terwijl dat nu voldoet, verbeterd zou kunnen worden om tot voordelen van de opdrachtgever te leiden.

Opmerking Een aandachtsgebied, proces, document of activiteit dat momenteel voldoet maar dat als het niet verbeterd wordt kan resulteren in een toekomstige afwijking in het systeem, product of dienst.


Pagina 10 van 16

AFWIJKINGSRAPPORT Norm: ISO 9001:2008 Bedrijfsnaam en Locatie :

AFW #:

RS01

Schiefer Signaal & Speciaallampen BV, Etten-Leur Contract #:

Afdeling / Proces:

Lead Auditor

NL1011

PRM09 - 4.1; 4.2

Ron Sprokholt

Audit datum

Norm en Eisnummer:

TeamLid

ISO 9001:2008 – 8.2.2

Danny Krichel

Other Documents (if applicable):

Bedrijfsvertegenwoordiger:

29 NOV 2012 Ernstig

Gering

--

X


EIS VAN DE GEAUDITE NORM: Interne audit: De organisatiemoet met geplande tussenpozen interne audits uitvoeren om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS): a) overeenkomt met de geplande regelingen (zie 7.1 [=realiseren product]), met de eisen van deze internationale norm en met de eisen aan het KMS vastgesteld door de organisatie [= PRM09]; en b) doeltreffend is geïmplementeerd en onderhouden. Waargenomen afwijking (Beschrijving van objectief bewijs) Interne audits zijn niet met geplande tussenpozen gehouden om vast te stellen of het KMS overeenkomt met de geplande regelingen (volgens PRM09) en daardoor kan niet aangetoond worden dat het KMS doeltreffend is ingevoerd en onderhouden.

ANALYSE BASALE OORZAAK EN CORRIGERENDE MAATREGEL (in te vullen door de geaudite organisatie) Voorgestelde afwerkdatum:

Werkelijke afwerkdatum:

Bedrijfsvertegenwoordiger:

30 DEC 2012

2012


Analyse basale oorzaak (Wat faalde in het systeem zodat deze afwijking kon voorkomen?) Type hier

Corrigerende Maatregel (Wat is gedaan om dit probleem op te lossen en om herhaling te voorkomen) Type hier

AKKOORDVERKLARING RAPPORT (in te vullen door de Lead Auditor) Corrigerende Maatregel geaccepteerd

Ja

Nee Toelichting:

Auditor:

Ron Sprokholt


Datum:

dd DEC 2012

Pagina 11 van 16

VERPLICHTE EIS TOT BEOORDELEN VAN: 1. Management systeem Documentatie 2. Effectieve invoering en onderhoud 3. Verbetering 4. Voornaamste prestatie doelstellingen en de monitoring ervan tot voltooiing 5. Interne Audit programma 6. Directiebeoordeling 7. Corrigerende en preventieve maatregelen.

Audit Rapport Samenvatting: De audit is uitgevoerd tegen de norm ISO 9001:2008. Het toepassingsgebied is aangepast naar: “De import en groothandel in armaturen en (gloei)lampen voor toepassing als signaalof speciaallamp voor alle industriële toepassingen,alsmede een eigen lijn spaarlampen. Het laten maken van lampen volgens specificatie in Z.O. Azië”. De audit omvatte alle van toepassing zijnde werkgebieden zoals gedefinieerd in het toepassingsgebied. Het advies is om het toepassingsgebied (scope) opnieuw aan te passen in verband met het steeds breder wordende productengamma, incl. de “Lichtbron” activiteiten, en de op handen zijnde naamswijziging. Een goed moment daarvoor is het doorvoeren van deze aanpassingen bij de KvK en/of statutair bij de Notaris. Het huidige versienummer van het kwaliteitshandboek is "5", en is geldig vanaf 19 NOV 2012. Het is uitgegroeid naar een effectief stelsel van documenten. Het advies is om oorspronkelijke documenten alsnog weer op te nemen in met name het PHB en daarmee ook in het HDR. Het digitale management systeem bevat een aantal werkinstructies voor het primaire bedrijfsproces. Het advies is om alle werkinstructies in het kader van de reorganisatie te schrijven en op te nemen in het PHB (als tekst en als verwijzing) en in het HDR op een lijst Werkinstructies met een WI-nummer. Ieder jaar worden specifieke doelstellingen opgesteld naast de drie doelstellingen die vast opgenomen zijn in QM05. Vanaf 2012 worden doelstellingen benoemd als projecten in het Tijdsplan, dat is een Excelbestand waarin projecten, verantwoordelijken en projectteams zij benoemd en die gemonitord worden in het MT en beoordeeld zullen worden in de DB. Binnen projecten zullen doelstellingen met prognoses voor de gekozen kwaliteitsindicatoren worden opgesteld. Het toepassingsgebied van de opdrachtgever omvat drie uitsluitingen ISO 9001:2008 – 7.3 (Ontwerp en ontwikkeling); ISO 9001:2008 – 7.5.2 (Validatie van processen voor productie en het leveren van diensten); ISO 9001:2008 – 7.6 (Beheersing van monitorings- en meetuitrusting). De uitsluitingen zijn vastgesteld en gerechtvaardigd in het kwaliteitshandboek. De uitsluiting en rechtvaardiging zijn beoordeeld tijdens deze audit en zijn acceptabel bevonden. Het advies is om de uitsluiting 7.5.2 te laten vervallen. Omdat na de reorganisatie de werkoutput niet langer kan worden geverifieerd door aansluitende monitoring of meting als gevolg waarvan gebreken pas aan het licht komen nadat het product in gebruik wordt genomen. De validatie moet het vermogen van de processen aantonen om de geplande resultaten te bereiken. Dit hangt samen met het punt 8.3 uit het auditrapport. Middelen voor het uitvoeren van uitvoerende werkzaamheden en het volgen van opleidingen door medewerkers om hun taken goed uit te voeren worden ter beschikking gesteld. De interne organisatie (sales meeting, MT) staat borg voor goede opvolging van afwijkingen en klachten. Corrigerende en preventieve maatregelen worden genomen, maar later niet op effectiviteit gecontroleerd. In tegenstelling tot eerdere audits verloopt de aanpak van de interne audits niet goed. Het ontbreken van een planning en de uitvoering van interne audits is onvoldoende om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem goed is ingevoerd, onderhouden en functioneert. Het gaat om de procedures in het PHB, de WI’s en de toetsing van formulieren. Hoewel bij de beoordeling van de bevindingen rekening is gehouden met de reorganisatie en het lopende proces van het schrijven van alle (nieuwe) WI’s verdient dit punt extra aandacht in het komende jaar.


Pagina 12 van 16

Schiefer BV trekt duidelijk wel steeds meer profijt van de invoering van het kwaliteit managementsysteem. Het bedrijf wil graag aan alle eisen voldoen en zet zich daarvoor in. Als resultaat van deze audit is één (1) geringe afwijking gevonden die het functioneren van het systeem niet in de weg staat. Daarnaast zijn zes (6) opmerkingen vastgesteld over gebieden die verbeterd kunnen worden. De afwijkingen en opmerkingen zijn opgenomen in het auditrapport gedeelte. Na goedkeuring door de auditor van het retour ontvangen van het afwijkingsrapport RS01 zal Schiefer Signaal & Speciaallampen BV voorgedragen worden voor verlengen van het certificaat voor ISO 9001:2008 door QAS. De lead auditor wil Schiefer BV nadrukkelijk bedanken voor de prettige en voortgaande relatie met QAS en de medewerking tijdens deze audit en voorgaande audits.

Toelichting van de auditor: In de auditrapport samenvatting zijn een aantal aanbevelingen (adviezen) opgenomen, die samenhangen met de opmerkingen uit het auditrapport gedeelte van deze audit. Hiermee wordt nadrukkelijk géén uitspraak gedaan over persoonlijke inzet of capaciteiten.


Pagina 13 van 16

Executive summary – audit bevindingen en conclusies. CA

NL1011

Bedrijfsnaam

Datum: 29 NOV 2012

Schiefer Signaal & Speciaallampen BV

1.0 Vorige audit resultaten Alle afwijkingen en/of opmerkingen die zijn waargenomen tijdens vorige Ja N/A Nee audits zijn gecorrigeerd en de corrigerende maatregelen zijn nog steeds effectief gebleken. 1.1 Het management systeem heeft niet op geschikte wijze de tijdens vorige audits waargenomen afwijkingen opgepakt en opgelost. Het specifieke onderwerp is opnieuw vastgesteld in het afwijking gedeelte van dit rapport. 2.0 Executive summary – audit bevindingen en conclusies De Lead Auditor voerde een op het proces gerichte audit uit. De gebruikte methoden zijn interviews, waarneming van activiteiten en beoordelen van documenten en registraties. De uitvoering van de audit is in overeenstemming met het opgenomen auditplan. 2.1 De Lead Auditor concludeert dat de organisatie haar management systeem heeft ingevoerd en onderhouden volgens de eisen van de norm en dat ze heeft laten zien Ja Nee dat het system in staat is om systematisch de eisen binnen het overeengekomen toepassingsgebied en ook het beleid en doelstellingen van de organisatie te realiseren. 2.2 Ernstig Gering Aantal waargenomen afwijkingen. --12.3 Daarom beveelt de Lead Auditor aan dat, uitgaande van de resultaten van deze audit en de aangetoonde werking en toestand van het systeem, het management systeem zal worden: Certificatie Audit Verleend Verleend

Observatie Audit Verlengd

*“Onderworpen aan bevredigende voltooiing van corrigerende maatregel”

Verlengd

*“Onderworpen aan bevredigende voltooiing van corrigerende maatregel”

Uitgesteld

3.0 Corrigerende maatregelen gericht op waargenomen ernstige afwijkingen moeten direct uitgevoerd worden en de QAS Lead Auditor wordt binnen 30 dagen in kennisgesteld van de maatregelen. 3.1 De QAS Lead Auditor zal binnen 90 dagen een vervolg bezoek brengen om te zien dat maatregelen genomen zijn, om hun effectiviteit te evalueren en om vast te stellen of certificatie aanbevolen of voortgezet kan worden . 3.2 Corrigerende maatregelen gericht op waargenomen geringe afwijkingen moeten direct uitgevoerd worden en de QAS Lead Auditor wordt binnen 30 dagen in kennisgesteld van de maatregelen. 3.3 De opdrachtgever zal het afwijkingen rapport afwerken door het QAS “afwijkingsrapport” te gebruiken en zal het de QAS Lead Auditor doen toekomen. 4.0 De handtekening van de vertegenwoordiger van de organisatie geeft aan dat alle afwijkingen en/of opmerkingen opgenomen in dit rapport geaccepteerd en begrepen zijn. “De QAS Lead Auditor zal opdrachtgever een volledige kopie van dit rapport doen toekomen binnen 10 werkdagen gerekend vanaf de datum van de audit”

5.0 Handtekening (Auditor):

Handtekening (Opdrachtgever/ bedrijf):

ZIE KOPIE PDF

ZIE KOPIE PDF

Naam: Dr Ron Sprokholt

Datum: 29 NOV 2012


Naam: K. Schiefer

Datum: 29 NOV 2012

Pagina 14 van 16

6.0 Certification decision To be completed by QAS compliance Team only

Technical review carried out by: Print Name: Signature: Review date:

Issue certificate:

Yes No

Technical reviewer’s comments:


Pagina 15 van 16

SLOTVERGADERING - VERPLICHTE AGENDA Vul de naam van de directievertegenwoordiger & aanwezigen in Naam

Functie

Ron Sprokholt

Lead Auditor - QAS

Karin Schiefer

Directeur

Danny Krichel

Quality manager


Samenvatting van activiteiten Afvinken

1

Introductie

2

Nogmaals de vertrouwelijkheid bevestigen



3

Bevestigen van het toepassingsgebied van de certificatie van de opdrachtgever.



4

Presenteer een totale samenvatting en conclusie en informeer de vertegenwoordigers van het bedrijf dat het assessment / de audit is uitgevoerd op een beperkt aantal onderdelen en dat daarom afwijkingen aanwezig kunnen zijn die niet waargenomen zijn.



5

Informeer de opdrachtgever over de aanbeveling voor of tegen certificering of verlenging daarvan. Informeer de opdrachtgever dat de certificatie functionaris de definitieve beslissing maakt ten aanzien van certificatie na evaluatie van het auditbewijs in het rapport en het in aanmerking nemen van de aanbeveling van de lead auditor (Certificerings- & bewakingsaudits).



6

Informeer de opdrachtgever dat men een plan met corrigerende en preventieve maatregelen moet opstellen dat gericht is op alle afwijkingen. Leg uit dat duidelijk bewijs aan QAS geleverd moet worden van de genomen maatregelen voordat een certificatie beoordeling gedaan kan worden.



In het geval van een bewakingsbezoek de opdrachtgever informeren hoe de genomen corrigerende maatregelen gecontroleerd zullen worden (bijv. dat de opdrachtgeverduidelijk bewijs bij de QAS Lead auditor zal indienen voordat het certificaat wordt uitgegeven, stel zeker dat dit is vermeld in het auditrapport). 7

Leg de continue bewakings audit uit en wat nodig is om certificatie te behouden.



Note to Lead Auditor: Please send your completed audit report to QAS; Gig House within 10 working days from the date of audit.


Pagina 16 van 16

MANAGEMENT SYSTEEM AUDIT RAPPORT CA: NL1011

Recommend Documents