Management Special
CFO versus CIO Auteur: Ronald Bruins
Management Special - CFO versus CIO
CFO VERSUS CIO Wat is de waarde van ICT? Groot, zeggen CIO’s. Maar waarom wordt de meerwaarde van ICT dan niet meegenomen op de balans en is er slechts ruimte voor de daadwerkelijk voor ICT gemaakte kosten? CFO’s zijn aan de voorzichtige kant, zo blijkt. “Hoe ken je de immateriële en dus subjectieve waarde toe?”, vraagt CFO Bert Moser van Unica zich af. Om het een splijtzwam te noemen tussen de CIO en CFO, zou te zwaar zijn. Maar feit is wel dat ICT op de keper beschouwd in de markt meer waarde heeft dan de bonnetjes voor een serverpark, switches en routers doen vermoeden denk aan bedrijven zoals Google en Facebook. Vraag is dan ook of ICT niet als immateriële vaste activa in de boeken moet worden meegenomen. Tot nu toe doen CFO’s dat niet. Ze kiezen er massaal voor slechts puur de kosten mee te nemen, ook omdat er voor een bedrijf geen goede manieren zijn toekomstige baten als gevolg van ICT-systemen vast te stellen. “We zijn daar als beroepsgroep terughoudend in”, zegt Moser. Hij komt met het voorbeeld van de iPhone 5. “Als je hetzelfde succes had toebedeeld als de eerste iPhone, had je van een koude kermis thuisgekomen.” Dat neemt volgens hem niet het onderbuikgevoel weg. “Als een bedrijf goed is in het ontwikkelen van nieuwe softwaretechnieken, zou je dat terug moeten zien op de balans. Maar het vervelende is dat dat lastig objectief is vast te stellen. De ICT van het ene bedrijf is het andere niet. En er is simpelweg, zoals bij vastgoed wel het geval is, geen markt waarop je je waardering kunt baseren.”
Worsteling Joost Visser, hoofd research bij de Software Improvement Group (SIG), begrijpt de worsteling van de CFO met dit onderwerp. “De wijze van waarderen is nu nog onbetrouwbaar en ontoereikend. Bijvoorbeeld: wie een miljoen uitgeeft aan het ontwikkelen van een softwaresysteem, waarmee hij de komende jaren denkt twee miljoen te kunnen verdienen, mag dit systeem op een miljoen waarderen. Maar bij veel softwareontwikkelingen is sprake van inefficiëntie en verloren kosten. De investering had bijvoorbeeld drie ton lager kunnen uitvallen, als er gelijk de juiste functionele eisen waren gesteld of minder dure externe consultants waren ingehuurd. En dus zou een waardering van zeven ton reëler geweest zijn.” Om tot een waarderingssysteem voor ICT te komen, doet SIG-consultant Soerin Bipat, een collega van Visser, in samenwerking met NyenrodeBusiness Universiteit de komende vier jaar onderzoek naar nieuwe methodes. Bipat: “In 2009 heb ik stage gelopen bij een hedge fund. Daar observeerde ik hoe portfoliomanagers omgaan met schommelingen van de markt en hoe zij hun portefeuille managen. Net als je beleggingsportefeuille bij hedge funds, kun je ook je ICT-portefeuille managen. Welke best practices en metrieken van investeerders kunnen we zodanig omvormen om de waarde van ICT te bepalen? Dat is de hamvraag die ik ga beantwoorden.”
2
Management Special - CFO versus CIO
Bipat denkt een begin te hebben aan de waarderingsmethodes van bekende rating agencies, zoals Fitch Ratings, Moody’s en Standard &Poor’s, die kredietwaarderingen plakken op bedrijven, overheden en beleggingsfondsen. “Zij bepalen bijvoorbeeld of een land een junkstatus krijgt of een triple a-rating. Niemand challenged die metrieken. Die worden voor waar aangenomen en worden algemeen geaccepteerd. Dat soort metrieken zijn er nog niet voor ICT.” Lineke Sneller, professor IT-valueaccounting information systems bij Business Universiteit Nyenrode en tot voor kort CIO van Vodafone Nederland, begeleidt Bipat. “Dit is onontgonnen gebied en dat maakt het onderzoek zeer waardevol. De vraag “wat is ICT waard” is lastig te beantwoorden, zo verwacht ik. We kunnen ons een leven zonder ICT niet voorstellen, maar wat levert het nu precies op? Dat begint al met het bepalen van het waardebegrip. Wil je het in geld uitdrukken, in maatschappelijke bijdrage of in bedrijfsdoelstellingen? Vaak wordt alleen financiën gepakt, omdat dat het makkelijkste is om te meten. In dat licht is ook in de jaren tachtig al wel eens onderzocht wat de toegevoegde waarde van ICT in bedrijven was. Daar kwamen wisselende resultaten uit. De ene keer was die toegevoegde waarde er wel, de andere keer niet. Maar de laatste tien jaar komt daar wel meer en meer een positieve bijdrage uit. Ik heb bijvoorbeeld gekeken wat beurskoersen doen na de aankondiging van de implementatie van een ERP-pakket. Uit dat onderzoek bleek dat de koers van dergelijke bedrijven over het algemeen meer dan de markt stijgt na een dergelijke aankondiging.”
Varende Volgens Ton Arrachart, CIO waterbouwbedrijf Van Oord, is ICT niets anders dan een productiemiddel. “Je hebt het nodig voor je informatieverwerking. Alle schepen in onze vloot zijn als het ware varende kantoorlocaties, waar continu een informatievoorziening aanwezig moet zijn over hetgeen op een project of op het hoofdkantoor gebeurt. Het hebben van informatie zet je op voorsprong en het ontbreken ervan op achterstand. Informatie zelf heeft dus kennelijk waarde. Vanuit die optiek moet je ook alle investeringen in informatisering als een businesscase zien.” Arrachart hekelt aansluitend de term ‘business en IT alignment’. “Alsof het twee werelden zijn die aan elkaar moeten worden verbonden. Ik ken geen ICT-project. Ik ken alleen een businessproject, waarin ICT een rol speelt.” In die zin is hij het ook eens met Sneller. “Je kijkt bij een project niet alleen naar de directe kosten en baten, maar ook naar de indirecte kosten en baten. De deliverables zijn bijvoorbeeld goed geïnformeerd personeel, minder ziekteverzuim of een hogere productiviteit. Die variabelen zijn lastig te meten, maar we kunnen die over het algemeen bij projecten wel beter SMART maken.” Maar om de toekomstige baten van ICT nu op de balans te activeren, gaat Arrachart te ver. “Schepen en vastgoed kun je vastpakken. Deze zijn zelfs half afgebouwd nog wat waard. Maar een half afgebouwd ICT-systeem heeft geen waarde. Tenminste, niemand geeft er wat voor.”
3
Management Special - CFO versus CIO
Dat neemt niet weg dat Arrachart het onderzoek van Bipat en SIG verwelkomt. “Meer objectiviteit over de waarde van ICT zou handig zijn. Dat vraagt overeenstemming over de meetmethode en over het meetinstrument. Het belangrijkste is voor mij daarbij nog geen eens het bedrag wat eruit rolt. Daarover hoeven we het niet eens te zijn, maar wél over de manier waarop het bedrag tot stand is gekomen. Het onderzoek moet wat mij betreft duidelijk maken wat bij wijze van spreken de definitie van een meter is. Ik zie dit ook als het volwassen worden van de industrie. Ooit is iemand immers ook begonnen met de waardering van vastgoed.” Die waardering moet wel hard en controleerbaar zijn, stelt Unica-CFO Moser. “Je speelt een gevaarlijk spel, als je innovaties en reputatie aan de balans toekent. De reputatie en innovatiekracht van Facebook kan danig aangetast worden,als er bijvoorbeeld een nieuwe privacyregelgeving komt die Facebook aan banden legt. Dat kan, met een dalende beurskoers als gevolg. Of wat te denken van Arthur Andersen, ooit een fantastisch wereldwijd opererend accountantskantoor. Eén grote blooper en ze bestaan niet meer. Door aan de controleerbare kant te zitten, worden zaken in elk geval niet rooskleuriger weergegeven en worden er geen balansen opgeblazen.”
Rekenschap over bijdrage ICT Moser ziet wel heil in een hoofdstuk over ICT in het jaarverslag. “Leg daarin uit hoe je met ICT bent omgegaan. Dan moet je in elk geval rekenschap afleggen. Je kunt daar bijvoorbeeld iets zeggen over de productiviteit per medewerker en of dat zijn nut en beslag heeft gevonden in het resultaat van de onderneming.” De waardering van ICT zou ook een belangrijke rol kunnen spelen in het benchmarken van ICT-projecten, beschouwt Moser. “Consultancybedrijven hebben er vaak belang bij dat projecten zo lang mogelijk duren. Ze kunnen dan uren blijven schrijven. Als je hen op basis van objectieve grondslagen langs de meetlat van toegevoegde waarde kan leggen, is dat op zich al winst. Los daarvan lijkt me het bepalen van die waarde soms erg lastig. Wat is de return on investment van een beveiligingssysteem? Ja, minder kans op calamiteiten. Niet elk project laat zich even goed uitrekenen.” Ook volgens Bipat kan de vergelijkbaarheid van ICTprojecten beter. “Nu kun je ICT-projecten in één bedrijf niet tegenover elkaar zetten, laat staat dat je projecten bij verschillende ondernemingen kunt benchmarken. Natuurlijk, er zijn wel benchmarks die de onderhoudskosten van software tegenover elkaar zetten, maar dat is slechts één onderdeel van de hele waardebepaling.” De waardebepaling van ICT is volgens de consultant een absolute must. “Veel projecten worden gestopt, omdat gaande het project pas blijkt dat het van onvoldoende nut is voor de organisatie. Met een betere aansturing van IT, een goede waardebepaling en een betere aansturing van informatietechnologie in haar geheel, had dit nut ook voorafgaand aan de investeringsbeslissing bekend kunnen zijn. Investeringen in informatietechnologie worden in veel gevallen met onvoldoende, en vooral ook onvolledige, zakelijke argumenten onderbouwd. Er is nog steeds een grote kloof tussen de informatica en de bedrijfseconomie.” Bipat verwijst naar het in 1982 verschenen boek ‘Waarom falen informatiesystemen nog steeds?’ van prof. drs. J.A.M. Oonincx. De uitgave bevat achttien oorzaken waarom informatiesystemen zo vaak falen. Het boekje kan meer dan dertig jaar later volgens Bipat bijna ongewijzigd in herdruk. “Er zijn nauwelijks oorzaken weggenomen.” De consultant legt de link met het Discovery Channel-programma Air crash Investigation. “Daarin kunnen ze tot op een schroefje nauwkeurig vaststellen wat de oorzaak van een crash is geweest. Dat schroefje wordt vervolgens bij alle vliegtuigen in de wereld vervangen. Een dergelijk lerend systeem misstaat ook voor ICT-projecten niet. ICT-systemen zijn wellicht complex en niet allemaal hetzelfde, maar de problemen komen wel overeen. Waarom is een dergelijk lerend systeem er nog niet voor ICT?”
4
Management Special - CFO versus CIO
Getrouwe weergave Professor Sneller wijst op het feit dat jaarverslagen een getrouwe weergave van de werkelijkheid moeten zijn. “In de tram, bus en metro zie je iedereen met zijn smartphone spelen. Thuis heeft iedereen een tablet. We moeten niet onderschatten dat ICT een wezenlijk onderdeel is van ons functioneren. Als CIO van Vodafone Nederland kon ik zeggen dat we ons product niet naar de klant krijgen als er geen ICT is. De hele directie besloot bij ons daarom ook over de portfolio van ICT-investeringen. In feite kan elke strategische beslissing van een bedrijf of elk beleidsvoornemen van de overheid, niet zonder ICT. Om een getrouw beeld te geven van de werkelijkheid moet de financiële verslaglegging ook een goed beeld schetsen van de waarde van ICT.” CIO Arrachart van Van Oord voegt daar een dimensie aan toe. “Wehkamp heeft een goede webwinkel. Als ICT zo waardevol is voor je onderneming, mag je die waarde wat mij betreft ook activeren. In feite hebben ze, net als DHL, een magazijn met spullen. Dankzij de webwinkel en de logistiek erachter wordt het bedrijf iets meer waard.” Zonder businesscase geen ICT-project. Daar zijn zowel CFO als CIO het over eens. Dat die business case vele malen beter dan nu met prestatie indicatoren kan worden gevolgd, is ook onderwerp van discussie. Partijen halen de Rekenkamer aan die concludeerde dat er bij ICT-projecten bij de overheid duidelijker financieel beheer moet worden gevoerd. “Zorg voor betrouwbare gegevens over tijd, omvang, beschikbare mensen en kosten.” Hoe de waarde dan goed te volgen is en welke methodes daarvoor gebruikt moeten worden, is onontgonnen terrein. Net zoals CFO’s en CIO’s nog lastig tot een vergelijk kunnen komen over het activeren van de immateriële waarde van ICT op de balans. De discussie daar draait om bonnetjes versus de te verwachten waarde in de toekomst. CFO’s zitten liever aan de veilige kant, CIO’s lijken in elk geval een deel van die toekomstige waarde te willen verzilveren. Omdat die waarde nu eenmaal de realiteit benadert. Verslaggevingsregels willen, net als CFO’s, ook nog niet aan het opnemen van immateriële vaste activa. Na boekhoudschandalen en een financiële crisis waarin de werkelijkheid meer dan eens te gunstig werd voorgespiegeld, houden financials het op de betrouwbaarheid van bonnetjes. Fair value en kostprijs gaan voor relevantie van het jaarverslag. Dat neemt niet weg dat het onderzoek naar de waarde van ICT buitengewone interessante vergezichten kan opleveren. Want ICT als toegevoegde waarde negeren, lijkt ook maar wat vreemd…
5
Management Special - CFO versus CIO
Nieuw onderzoeksveld op snijvlak finance en ICT Voor zijn promotie aan de Nyenrode Business Universiteit doet Soerin Bipat, consultant bij de Software Improvenement Group, de komende vier jaar wetenschappelijk onderzoek naar de waarde van ICT. Hij studeerde business en ICT aan de universiteit in Leiden en komt in zijn dagelijkse praktijkvoering vaak bedrijven tegen die willen weten hoe het met hun IT-landschap is gesteld. Daarbij kijkt de consultant onder de motorkap om te zien wat de kwaliteit van de programmering van software is. “Hoe goed is de software?”, stelt Bipat. Die beroepsmatige kijk op de zaak combineert hij nu met een fascinatie voor finance, die hij sinds de kredietcrisis zegt te hebben opgedaan. “In 2009 heb ik stagegelopen bij een hedge fund. Daar observeerde ik hoe portfoliomanagers omgaan met schommelingen van de markt en hoe zij hun portefeuille managen. ” Bipat koppelde het ene onderwerp (ICT) aan het andere (finance). “Net als je beleggingsportefeuille bij hedge funds, kun je ook je ICT-portefeuille managen. Welke best practices en metrieken die investeerders al hebben, kunnen we zodanig omvormen om de waarde van ICT te bepalen?”
IT-projecten glijden subtiel af Ieder jaar wordt door bedrijven en overheden wereldwijd zo’n 4.300 miljard euro verspild aan niet goed lopende IT-projecten. Dat concludeert auteur Carolien Schönfeld in het recent verschenen boek ‘hoe IT-projecten slagen en falen’. “Het misgaan van IT-projecten, en trouwens ook van andere projecten, is een subtiel afglijden, wat je alleen maar kunt voorkomen door de vinger aan de pols te houden en door heel kritisch te zijn”, zegt Schönfeld op Nu.nl. “Met dit boek wil ik van mensen die ermee te maken krijgen gewaarschuwde mensen maken.” De redenen voor het falen zijn divers, concludeert de auteur. “Een te grote ambitie aan het begin van het project, bij het formuleren van de doelstellingen. Maar ook slecht opdrachtgeverschap, een te blind vertrouwen in nieuwe technologie en onvolwassenheid van de markt spelen mee. Aan die laatste factor is niet zoveel te doen, maar de andere aspecten zijn wel aan te pakken.”
6
