Makalah Lelang Jabatan: Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian
Judul: OPTIMALISASI LAYANAN BERBASIS ONLINE KINERJA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN
Oleh : DR. IR. SOSTENIS SAMPELILING, M.SI, M.TH.
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN RI JAKARTA 2016
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring berkembangnya teknologi informasi di Indonesia menuntut semua bidang usaha menggunakan teknologi semaksimal mungkin untuk dapat meningkatkan kinerja di bidang pelayanan publik. Sistem informasi yang lebih baik yang dapat mendukung seluruh proses kerja perusahaan atau satu lembaga agar semua kegiatan dapat terkontrol dan terawasi dengan baik. Sistem tersebut diharapkan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan mengoptimalkan hasil pada setiap proses kerja di suatu lembaga (Prayogi dan Pratomo, 2003). Lembaga penelitian dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan serta mengembangkan inovasi teknologi. Untuk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumber daya lokal mencapai pertanian modern. Untuk mengatasi sebagian besar masalah sektor pertanian dan mengoptimalkan hasil tersebut adalah melalui kinerja Badan Litbang Pertanian, yang disusun berdasarkan indikator-indikator yang telah ditetapkan pada Rencana Strategis (RENSTRA). Penjabaran dalam program dengan indikator sasaran kinerja. Secara operasional, kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut dilaksanakan oleh unit-unit Pusat/Puslitbang/ Balai Besar/ Balai Penelitian/ Loka Penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian yang berfungsi sebagai litbang pertanian strategis nasional, dan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) di daerah yang melaksanakan kegiatan litbang pertanian spesifik lokasi pada 34 propinsi di Indonesia. Akuntabilitas Kinerja Badan Litbang Pertanian Tahun
sebelumnya
dapat
bermanfaat
sebagai acuan dalam
pengambilan kebijakan program dan umpan balik dalam memperbaiki dan meningkatkan kinerja Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya, masih banyak kendala teknis maupun non teknis yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan Badan Litbang Pertanian. Namun, agar sasaran tetap tercapai, langkah antisipatif telah diupayakan oleh seluruh jajarannya. Badan Litbang Pertanian dengan mengoptimalkan seluruh potensi dan kemampuan yang dimiliki agar seluruh kegiatan dapat berjalan dengan optimal dan dapat di evalusi secara transparan dengan mengoptimalkan pelayanan berbasis online. Keberhasilan pencapaian sasaran disebabkan oleh faktor pengawalan kegiatan melalui 1
monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian yang cukup ketat, mulai dari tahap awal hingga tahap akhir kegiatan. Pencapaian sasaran tersebut juga didorong oleh dukungan manajemen penelitian, baik aspek pelayanan keuangan, pengolahan data, perpustakaan, publikasi, dan sarana penelitian. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan untuk memastikan tercapainya target setiap kegiatan. Metode yang dilakukan adalah dengan memantau capaian kinerja setiap bulan ataupun triwulanan beserta kendala yang dihadapi. Sehingga dengan demikian diharapkan bila tidak tercapainya target suatu indikator kinerja dapat diantisipasi dan evaluasi sejak awal melalui pelayanan online terhadap Sistem Informasi Manajemen Program (SIMPROG), Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dan Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SIMKEU). Sehubungan kinerja atau tugas kerja Sekretariat Badan Litbang Pertanian adalah memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian dan informasi hasil-hasil penelitian dan pengkajian ke publik. Fungsinya adalah (a). Koordinasi, dan penyusunan rencana dan program di bidang penelitian dan pengembangan
pertanian;
(b).
Pengelolaan
urusan
kepegawaian;
(c).
Pengelolaan urusan keuangan dan perlengkapan; (d). Penyusunan kerjasama, rancangan peraturan perundang-undangan dan penyempurnaan organisasi dan tata laksana, serta pelaksanaan hubungan masyarakat dan informasi publik; dan (e).
Pelaksanaan
urusan
tata
usaha
lingkup
Badan
Penelitian
dan
Pengembangan Pertanian.
B. Tujuan Penulisan Tujuan umum; makalah ini ditulis adalah mengetahui dan membuat langka-langka kerja pelayanan berbasis online pada sistem kinerja dengan harapan bahwa tercipta efektifitas kinerja, efisiensi, transparansi adminstrasi, dan kinerja yang optimal pada jajaran lingkup Badan Litbang Pertanian. Komponen sistem informasi terdiri dari: orang-orang (people), hardware, software, data, dan jaringan komunikasi (networks). Sementara informasi dikatakan berkualitas jika memperhatikan aspek relevansi, akurasi, dan tepat waktu yang memberikan hasil maksimal. Mencega dan control pada tindakan kerja koruptif aktif dan pasif.
2
Tujuan khusus; makalah ini dibuat untuk memenuhi sala satu syarat lelang jabatan esalon II di Kementerian Pertanian. Secara khusus untuk jabatan Sekretaris Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
II. SISTEM KERJA BERBASIS ONLINE Sistem kerja online; merupakan sistem tertutup dan terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis atau elektrik, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Keperilakuan mendefenisikan metode untuk penghindaran ketidakpastian yang mungkin perlu didukung oleh informasi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Rancangan SIM harus mengenal persoalan keperilakuan praktis dalam modelmodel ini menganggap tujuan organisasi adalah konsisten. Padahal teori keperilakuan menekankan adanya tujuan yang tidak konsisten, (Pangestu, 2006). Badan Litbang Pertanian telah dan terus mengembangkan kegiatan manajemen dengan melakukan sinkronisasi dan konsolidasi dalam penyusunan strategi, arah kebijakan dan kebijakan litbang pertanian. Untuk mencapai harmonisasi perencanaan kegiatan litbang pertanian secara menyeluruh, terintegrasi, dan bersinergi dengan sektor lain dalam mencapai tujuan pembangunan pertanian, Badan Litbang Pertanian perlu menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) sehingga hasil penelitian dan pengembangan yang dicapai dapat memberikan arti dalam mendukung pencapaian pembangunan pertanian nasional yang berbasis IPTEK. Komunikasi dan informasi melalui elektronik pada metode diseminasi hasil penelitian dan pengkajian baik komponen maupun paket teknologi efektif. Juga arus informasi dan transfer inovasi teknologi diterima dengan cepat serta ada timbak balik dari publik. Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dokumen ini dapat dijadikan dasar penyusunan
dan pengajuan
anggaran
kinerja
serta
dasar bagi suatu
kesepakatan tentang kinerja yang akan diwujudkan oleh suatu instansi. RKT menjabarkan sasaran yang akan dicapai beserta indikator yang akan diukur 3
beserta target yang akan dicapai, dan selanjutnya akan dijadikan acuan evaluasi kinerja (Rencana Kinerja Tahunan Litbangtan, 2013). Sistem kerja dengan kriteria keberhasilan (realisasi terhadap target), sasaran kegiatan yang dilaksanakan serta permasalahan dan upaya yang telah dilakukan. Untuk mengukur keberhasilan kinerja ditetapkan 4 (empat) kategori keberhasilan, yaitu (1) sangat berhasil: > 100%, (2) berhasil: 80 – 100%, (3) cukup berhasil: 60 – 79%, dan tidak berhasil: 0 – 59%. (LAKIP Litbang, 2013). Program online, sangat penting dalam pelaksanaan, evaluasi kerja dan atau penilaian kinerja program dan pegawai dengan bantuan aplikasi software secara elektrik, SMS center, email dan kontak langsung pada masing-masing item tupoksi atau kinerjanya dan masing-masing pegawai.
A. Sistem Kerja Program Perencanaan kinerja tahunan merupakan proses penjabaran lebih lanjut dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis yang mencakup periode tahunan. Rencana Kinerja Tahunan (RKT) menggambarkan kegiatan tahunan yang akan dilaksanakan oleh instansi pemerintah dan indikator kinerja beserta target-targetnya berdasarkan program, kebijakan, dan sasaran yang telah ditetapkan dalam rencana stratejik. Target kinerja tahunan di dalam rencana kinerja ditetapkan untuk seluruh indikator kinerja yang ada pada tingkat sasaran dan kegiatan. Target kinerja tersebut merupakan komitmen bagi instansi untuk mencapainya dalam satu periode tahunan. Indikator-indikator tersebut secara langsung dapat mengindikasikan sejauh mana keberhasilan pencapaian sasaran. Penetapan indikator kinerja kegiatan merupakan proses identifikasi, pengembangan, seleksi, dan konsultasi tentang indikator kinerja atau ukuran kinerja atau ukuran keberhasilan kegiatan dan program-program. Indikator kinerja harus dapat direalisasikan dalam waktu yang relatif pendek mulai dari mingguan sampai bulanan, dan tahun secara online. Sistem ini mempermudah informasi dan kerja efektif pada proses dan informasi kegiatan penelitian, pengkajian diseminasi teknologi ke publik dengan program elektrik yang disebut “e-program”. Terhadap rencana, tujuan, pelaksanaan dan laporan hasil kegiatan masing-masing pelaksana kegiatan. Untuk memasyarakatkan hasil penelitian, kajian dan diseminasi transfer teknologi dapat melalui media sosial (Facebook dan WhatsApp) dan website institusi atau lembaga masing-masing.
4
B. Sistem Kerja Kepegawaian Menganalisis kinerja pegawai melalui model manajemen perilaku yaitu; indentifikasi perilaku bermasalah, analisis kemungkinan, mengembangkan dan menerapkan strategi perubahan perilaku, mengukur perubahan perilaku, memelihara perilaku dan evaluasi untuk meningkatkan kinerja. Kinerja adalah tingkat terhadapnya para pegawai mencapai persyaratan pekerjaan secara efisien dan efektif (Sutikno, 2003). Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah organisasi, keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai atau karyawan dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem kepegawaian di pemerintahan adalah untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung pelaksanaan fungsi dari manajemen sebuah organisasi, adalah keberadaan dan kelancaran aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Sedangkan SIMPEG didefinisikan sebagai sistem informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. Lingkup pembangunan dan pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian: Sistem informasi dan aplikasi, sarana komputer dan penunjang, sarana komunikasi, organisasi dan sumber daya manusia pelaksana, pembiayaan dan dukungan manajemen (BKD Kalsel, 2012) Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya
5
pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government; terhadap Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang berhubungan langsung dengan Tunjangan Kinerja (TUKIN) yang disebut “e-tukin”. Masing-masing pegawai sesuai rencana dan pelaksanaan hasil kerja pada ukuran evaluasi waktu kerja dan item-item kerja secara langsung melalui rekening. Untuk menghindari unsur subjektifitas dalam penilaian secara objektif, maka keterbukaan atau transparansi dalam administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian khususnya kepada pejabat fungsional baik peneliti, penyuluh, perekayasa dan jabatan funsional lainnya dengan online yang disebut “e-jafung” terhadap fungsi atau tupoksi pada jabatan fungsional masing-masing pegawai sesuai unsur nilai evaluasi atau aturan yang berlaku setiap jenjang jabatan.
C. Sistem Kerja Keuangan Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun diluar perusahaan atau institusi kelembagaan mengenai masalah keuangan. Informasi yang diberikan dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, secara komunikasi elektronik. Sistem informasi keuangan merupakan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola data yang berkaitan dengan transaksi keuangan, aset tetap, pembelian dan penjualan fasilitas serta inventory control, menjadi informasiinformasi yang diperlukan. Keterbukaan atau transparansi dalam penganggaran kegiatan penelitian, pengkajian dan diseminasi dapat informasikan sesuai dengan pembiayaan dan lainnya, mempermudah dalam evaluasi dan control kegiatan penelitian, pengkajian, diseminasi teknologi pertanian dan informasi ke publik yang disebut “e-budgeting”. Sistem ini menjadi control dalam penganggaran dan realisasi pelaksanaan kegiatan. Data keuangan berasal dari nilai kegiatan, penerimaan dan pengeluaran dilakukan dengan pencatatan ke dalam computer oleh staf dengan program aplikasi Zahir Accounting Standart Edition version 4.0. (Raymond, 1998). Pembayan keuangan dengan sistem rekening bank pada setiap pelaksana kegiatan.
6
III. PENUTUP Berdasarkan pengertian dan pemikiran di atas, maka penulis menyatakan bahwa membangun kinerja pelayanan berbasis online dapat mengoptimalkan layanan saluran informasi, efektifitas, efisiensi, transparansi dan optimalisasi kerja pegawai sesuai dengan tupoksinya. Pelayanan berbasis online dapat memberi dampak penting dalam proses kegiatan penelitian, pengkajian dan diseminasi teknologi pertanian dalam bentuk “e-program”, sedangkan dalam basis online sistem kepegawaian dapat memberi dampak efektifitas sasaran kerja pegawai dalam bentuk “e-tukin” dan “e-jafung”. Sedangkan basis online keuangan dapat memberi dampak efektifitas penganggaran dan pengeluaran keuangan sesuai dengan kebutuhan dalam bentuk “e-budgeting” pada program masing-masing kegiatan. Sistem pembayaran/penerimaan keuangan semuanya melalui rekening bank pada masing-masing kegiatan secara langsung. Harapan bahwa layanan berbasis online dapat dikembangkan dan di adopsi pada sistem kerja Kementerian Pertanian secara menyeluruh sesuai aturanaturan yang berlaku dalam mewujudkan kinerja yang optimal bagi SDM ASN.
DAFTAR PUSTAKA Badan Litbang Pertanian. 2013. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Badan Litbang Pertanian. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Jakarta. Badan Litbang Pertanian. 2013. Rencana Kinerja Tahunan Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Jakarta. BKD
Kalsel: http:// bkd.kalselprov.go.id/ kepegawaian/80-simpeg
index.php/
bidang-informasi-
Raymond McLeod, 1998. Management Information System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey. Pangestu, D. W. 2006. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). Komunitas e-Learning Ilmu Komputer. Com. Copyright©com. Sutikno F.D. 2003. Sistem Informasi Penilaian Sikap Perilaku Konsumen Pada Karakteristik Produk. Universitas Narotama Surabaya. Prayogi A. G., Budi Praptono, 2003. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer Untuk Transaksi, Laporan Keuangan, dan Stock Control di Rumah Makan Saung Pengkolan. Program Studi Teknik Industri, Fakultas Rekayasa Industri, Telkom University. Bandung. ---------------------------------------- email:
[email protected] ------------------------------------------------------------------
7
