Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Közhasznú Egyesület IRATKEZELÉSI ÉS IKTATÁSI SZABÁLYZAT BEVEZETŐ RÉSZ A Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Közhasznú Egyesület Iratkezelési Szabályzatának alapját a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995.évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény (továbbiakban: Törvények) előírásai képezik. A Szabályzat célja Az iratok biztonságos kezelésének, azok szakszerű iktatásának, megőrzésének szabályozása. Irányelvként szolgál az iratok rendszeres selejtezését illetően, megakadályozva a felesleges iratanyag felhalmozódását. Alapfogalmak: Iratnak kell tekinteni minden- a működés kapcsán keletkezett, vagy bármely külső szervtől érkezett-olyan adathordozót, mely írott szöveget, számadatot, térképet, rajzot, fényképet, dokumentációt, kép vagy hangfelvételt, metszetet, gépi adatfeldolgozás során rögzített egyéb adatot tartalmaz, adathordozót, adattárolót, továbbá az iktatókönyvet, iratnyilvántartást, irathoz csatolt mellékletet és könyvelési bizonylatokat. Iratként kezelendők továbbá az egyesület alapítására, működésére, tevékenységére vonatkozó hatósági okmányok. Küldeménynek tekintendő az egyesület címére érkező, és az egyesülettől kimenő adat, levél, értesítés, csomag stb. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. Külön jogszabály határozza meg a felszámolás, csődeljárás, végelszámolás esetére vonatkozó iratkezelés (átadás) és selejtezés, valamint levéltári feladatokkal kapcsolatos ügyintézés rendjét. Iratkezelésen az iratok átvételét, érkeztetését, iktatását, kiosztását, ügyintézését, elküldését és selejtezését értjük. Az iktatás célja, hogy az irat könnyen megtalálható, az ügyintézéssel kapcsolatos személyi felelősség megállapítható legyen. Az iratok rendszerezése a feladat- és hatáskörbe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként (ügyiratszám) kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint az irattári anyagba tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. AZ ÜGYIRATKEZELÉS NYILVÁNTARTÁSA Az Egyesülethez érkezett iratok időrendben történő nyilvántartására az iktatókönyv szolgál.
A hitelesített iktatókönyveket minden év elején újonnan kell megnyitni, melybe folyamatosan, sorrendben kell az iratokat az év végéig bejegyezni. Az iktatókönyvbe a következő adatokat kell bejegyezni: ▪ A nyilvántartásba vétel napját, ▪ A sorszámát és tételszámát, ▪ A beküldő intézmény megnevezését ▪ A beérkezett ügyirat számát. ▪ Az ügyirat tárgyát, ▪ Az ügyintéző nevét, ▪ Az átvevő kézjegyét Az iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: 1. azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; 2. tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; 3. kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; 4. szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; 5. a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; 6. a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; 7. az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A KÜLDEMÉNY ÁTVÉTELE, ELLENŐRZÉSE A küldemények beérkezésének módja: - postai úton vagy hivatali kézbesítés (levél, távirat, csomag), - magánfél személyes benyújtása által, - futárszolgálat, - telefaxon, - ügyfél által személyesen benyújtott (képviselő által benyújtott), - informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelező rendszeren. A küldemény átvételére jogosult: 1. a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy; 2. az iratkezelést felügyelő vezető – a Titkár - vagy az általa megbízott személy; 3. a postai meghatalmazással rendelkező személy; 4. az iroda munkatársa; A küldemény ellenőrzése átvételkor A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a küldemény átvételére való jogosultságot a címzés alapján; - a kézbesítő okmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát; - az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét. A küldemény átvevője (fentiek szerint) a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az „azonnali” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal jelöli meg. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. A küldemény ellenőrzése bontáskor
A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Az irathiányt jegyzőkönyvben vagy az iraton kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiányának pótlását az elnök kezdeményezi. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét „felbontva” vagy „sérülten érkezett” záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell. Téves címzés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul, azonnal vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: - névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, - s. k. (saját kezű) felbontásra szóló küldeményeket. Téves felbontás A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a „Téves felbontás” szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez (akár közvetetten, akár közvetlenül) Faxon érkezett irat kezelése Faxon, faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megőrzése érdekében – másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irattal együtt kell őrizni. E-mail-ben érkezett iratok kezelése: Az e-mai-ben érkezett iratot a dátumot és a feladó on-line címét is tartalmazó előlappal együtt ki kell nyomtatni, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatni, majd másolva át kell adni az ügyintézőnek a szükséges intézkedés, válasz megtétele érdekében. Az e-.mail-ben kimenő levelek nyomtatás után esetleges intézkedés, határidős teendő érdekében az ügyintézőhöz kerülnek. Elektronikus úton érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha 1. a rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy 2. az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, 3. az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt, amennyiben hivatalos küldemény érkezik. Borítékok kezelése A küldemények borítékjait a postabontó lehetőség szerint az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz,
- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ha a küldemény névtelenül érkezett, - a boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt. A beérkezett postát még felbontás előtt meg kell vizsgálni, az alábbi szempontoknak megfelelően: Ha egy irat téves címzés, vagy kézbesítés során került az Egyesülethez, azt postafordultával a feladónak vissza kell küldeni. Ha az iratból sem a feladó sem az illetékes nem állapítható meg, akkor az iratot 3 hónapig meg kell őrizni, ezután lehet selejtezni. Ha a küldemény sérülten érkezett, vagy felbontás nyomait mutató jelek észlelhetők: azt jelezni kell a közvetlen felettesnek az iktatókönyvben fel kell jegyezni az esetet meg kell állapítani, hogy a küldeményből hiányzik-e valami hiány esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melyből egy példányt a küldeményhez kell csatolni, egy-egy példányt pedig a feladónak, illetve a postának kell továbbítani. A kézbesítéskor díjfizetés ellenében kiszolgáltatott borítékok elszámolási bizonylatot képeznek. A vezetők és dolgozók nevére szóló iratokat nem szabad felbontani. AZ IRATOK IKTATÁSA Iktatás: Az iktatás célja a beérkező- és kimenő levelek témájuk szerinti rendszerbe sorolása, és egy adott levél egy későbbi időpontban történő kikeresésének megkönnyítése. Az először beérkezett küldemény a kezdőirat, melyet az iktatókönyvben a következő szabad sorszámra iktatjuk. Az iktatókönyvben az érkezés időpontját, a beküldő nevét, az irat tárgyát, jellegét, a mellékletek számát rögzítjük. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Az iktató szám a sorszámból és az adott év számából áll. Példa: Irat sorszáma: 25 Iktató száma: 25/2013. Ugyanabban az ügyben ismételt küldemény esetén utóiratról beszélünk. Ebben az esetben az előzményt (kezdőiratot) ki kell keresni és az utóirattal össze kell szerelni. Az előzményt már valamelyik sorszámra beiktatták, ezért az utóiratot ennek a sorszámnak a következő alszámára kell bejegyezni. A két számon iktatott iratokat csatolni kell, s azt jelöli az iktatást végző, hogy melyik előző sorszám iratait csatolták az irathoz. Ez esetben az irat száma az iktatószámból, egy sorszámból és az adott év számából áll. Példa: Kezdőirat sorszáma 25 Utóirat száma: 1, 2, 3, 4,…. Kezdőirat száma alszám Iktató száma: 25-1/2013 évszám
24-2/2013 25-3/2013. 25-4/2013. 25-5/2013. A gyűjtőszám használata: Vannak olyan ügycsoportok, melyek használatával akár több száz irat is nyilvántartható egy sorszámon. Az ilyen sorszámot gyűjtőszámnak nevezzük. Gyűjtőszámot alkalmazunk, ha egyes ügyfajtákban sok kliens vagy lényegesen sok intézkedés várható. Ekkor az irat együtt tartása indokolja a külön szabály alkalmazását. Példa: Gyűjtőirat száma: 25 Gyűjtött iratok sorszáma: 3, 4, 5,…… 22, 23, stb. azaz az Gyűjtőirat száma Iktató száma: 25/3/2013. sorszám 25/4/2013 évszám 25/5/2013 25/22/2013 25/23/2013. A gyűjtőív használata: Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. Az intézkedések után a gyűjtőív az iratokkal együtt irattárba kerül. Az alább felsorolt küldeményeket nem kell beiktatni, de nyilvántartásukról gondoskodni kell: - jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítések és meghívók, - közlöny, folyóirat, napilap, hivatalos lap, stb., - visszaérkezett tértivevény, - sokszorosított vagy nyomdai úton előállított irat, - számlák és bankposta - belső iratforgalom A pénzügyi bizonylatok nyilvántartása és kezelése a számviteli szabályok szerint történik. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. A határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket a „Sürgős” jelzésű, hivatalból tett intézkedéseket soron kívül kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni úgy, hogy az eredeti bejegyzés kétségtelen maradjon. Meg kell jelölni azt is, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Kiadmányozás: Az Egyesülettől kimenő leveleket az egyesület elnöke, titkára írhatja alá. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és a kiadmányozó saját kezű aláírása szerepel, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, ekkor az irodavezető, mint a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. A másolat hitelesítésére az elnök jogosult. A kiadmányozáskor az aláírásra jogosult személy a döntéstervezetet, iratot saját kezű aláírásával véglegesíti, tehát a kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, mellyel azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik, s annakérvényes döntését tartalmazza.
A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell: az egyesület nevét, címét, e-mail címét és telefon számát, az ügyintéző nevét, a kiadmányozó nevét, az ügyirat tárgyát, a mellékletek számát, az ügyirat iktatószámát, esetleges hivatkozási számot. A postázás: Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. Az elnök azonban a postázás előtt köteles ellenőrizni, hogy az irat aláírt és bélyegzőlenyomattal ellátott. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE ÉS TOVÁBBÍTÁSA Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Elektronikus úton érkezett irat esetében az iratkezelési szabályozásában rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek az időpont megállapíthatóságát biztosítják. Amennyiben a küldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. Az irat munkahelyről való kivitelét, munkahelyen kívüli tanulmányozását, feldolgozását, tárolását külön engedélyben kell kérni az Elnöktől vagy a Titkártól.. Az iktatószámnak tartalmaznia kell – osztott iktatás esetén az iktatóhely azonosítóját – az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi, további szám, illetve betűjel alkalmazható. Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első iratnyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni. Nem kell iktatni, de jogszabályban, vagy az iratkezelési szabályozásában meghatározott esetekben nyilván kell tartani: 1. könyveket, tananyagokat; 2. reklámanyagokat, tájékoztatókat; 3. meghívókat; 4. nem szigorú számadású bizonylatokat; 5. bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; 6. pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); 7. munkaügyi nyilvántartásokat; 8. anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
9. közlönyöket, sajtótermékeket; 10. visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elő-irat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban lévő ügynek előzőleg érkezett irata. Ha van, akkor az újonnan érkező iratot a sorszám következő alszáma alatt kell feljegyezni és az előirathoz csatolni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőző évben volt előirata, az iratot új számra kell iktatni, és a korábban keletkezett iratot az utóirathoz kell csatolni. Az iktatókönyvet, a bélyegző lenyomatát, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatókönyvben az iktatás keltének, vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. Az Egyesület elnöke jelöli ki minden beérkező iratnál a felelős ügyintézőt. Az ügyintéző kijelölésével párhuzamosan utasítást kell kiadni az elintézés határidejére és módjára vonatkozóan is. Azoknál az iratoknál, amelyek felbontási jogát az Egyesületi Elnök/Titkára magának tartotta fenn, a bontással egy időben kell kijelölni az ügyintézőt. Ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént, az újonnan érkezett iraton ezt fel kell tüntetni. A soron kívüli intézkedést igénylő iratokat azonnal az ügyintézőhöz kell juttatni. Az ügyintézők nem tarthatnak maguknál iratot. Ha egyes iratok visszatartása a napi munka érdekében indokolt ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet határidő-nyilvántartásba kell venni. Az ügyiratpótló lapnak tartalmaznia kell: - az ügyirat számát - az irat tárgyát - ügyintéző nevét, beosztását - átvétele időpontját - visszaadás határidejét, időpontját. A határidős iratokat, iratpótló lapokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. Ha az intézkedés megtörtént vagy a válasz beérkezik, az iratot ki kell emelni a határidő nyilvántartásból és az iktatókönyv határidő rovatából törölni kell a dátumot. Azt az iratot, amely a határidő lejárta előtti napig nem került elintézésre, ki kell emelni az iratok közül. Ha az iraton sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, és az irat ennek ellenére sem került elintézésre, az iktató köteles erről az ügyintéző közvetlen felettesét tájékoztatni és az elintézést sürgetni. Határidő módosítás esetén az iktatókönyv határidő rovatában az elmulasztott határidőt alá kell húzni, és újabbat kell bejegyezni. Szignálás Az iratkezelő az érkezett iratot köteles az illetékes vezetőjének vagy a vezető megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás).
Az iratkezelés szabályozása rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, képviseleti joggal rendelkező személy írhat alá. Az irat akkor hiteles, ha: 1. azt az illetékes saját kezűleg aláírja, vagy a neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá 2. a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. A bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. Formai követelmények: Hivatalos irat csak az egyesület logójával ellátott hivatalos levélpapírján küldhető, Baloldalon az iktatószámnak kell szerepelnie Az iktatószámmal egyvonalban, de az irat jobb oldalán az irat tárgyát kell megjeleníteni Az iktatószám alatt az ügyintéző neve szerepel Az irat végén az esetleges mellékleteket kell db számmal feltüntetni (ha nagymennyiségű melléklet szerepel, a db szám helyett a „csomag” jelzés alkalmazható) A bevezetőbe kell hogy kerüljön az esetleges hivatkozási szám, amennyiben hivatalos válaszadásra kerül sor, Minden kiadványt az aláírás mellett el kell látni az egyesület valamely bélyegző lenyomatával, A hitelesítést a kiadó nevével egy vonalban – eredeti aláírással – a papír bal oldalán kell végezni MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE A kiadmányozás után, az adott ügyiratról hiteles másolat készítését és kiadását az Egyesület Elnöke rendelheti el, illetve engedélyezheti. A hiteles másolat készítése a Titkár, illetve az általa megbízott feladata. A másolatot az erre a célra készített bélyegző lenyomattal kell ellátni illetve keltezéssel és az elnök, vagy meghatalmazottjának aláírásával. VISSZAÉRKEZETT KÜLDEMÉNYEK A visszaérkezett küldeményt az illetékes ügyintézőnek kell bemutatni, aki megvizsgálja a sikertelen kézbesítés okát. Ha a címzés nem megfelelő, vagy nem egyezik a kiadmánytervezeten szereplővel, a küldeményt helyes címzéssel, esetleg új határidő megjelölésével továbbítani kell. Az ügyintézőknek a címzett felkutatását minden lehetséges módon meg kell kísérelnie. Ha ennek ellenére a küldemény nem kézbesíthető, e tényt felé kell jegyezni a borítékra, ezt dátummal, aláírással hitelesíteni kell, és ha az ügyirat egyéb intézkedést nem igényel, iktatni kell. AZ ELINTÉZETT ÜGYEK IRATAIT IRATTÁRÁBAN KELL ELHELYEZNI Az iratkezelési szabályozásában az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. SELEJTEZÉS
Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és bélyegző lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. VEGYES RENDELKEZÉSEK A jóváhagyott iratkezelési szabályzatot az egyesület munkavállalói előtt ismertetni kell. Az egyesület vezetői az ügyiratkezelés rendjét kötelesek ellenőrizni az irányításuk alá tartozó területen. A bélyegzőket munkaidő után zárható szekrényben kell őrizni. A szekrény kulcsát a bélyegző használatára jogosult személy köteles magánál tartani. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a következők ellen: jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint megsemmisülés és sérülés. A alkalmazottak (munkavállalók) csak azokhoz az – akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Az Iratkezelési és Iktatási Szabályzat végrehajtásáért, betartásáért a Regionális Fejlesztési Egyesület Tiszafüred nevű civil szervezet valamennyi munkavállalója felelős. A közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény előírásai alapján a Regionális Fejlesztési Egyesület Tiszafüred Iratkezelési és Iktatási Szabályzatát 2013. augusztus 16-i hatállyal kiadom.
……………………………………… Pajtók István elnök Mellékletek: 8.1.Fejléces levélpapír minta 8.2.Előadói ív 8.3.Ügyiratpótló lap
Az Iratkezelési és Iktatási Szabályzatban foglaltakat megismertem és magamra nézve kötelezőnek tartom. Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:……………………………… Dátum:……………………………… Munkatárs aláírása:………………………………
Ügyiratpótló lap
Ügyirat száma:……………………………………….. Ügyirat tárgya: ………………………………………. Ügyintéző neve: …………………………………..…. Beosztása: …………………………………….…..…. Átvétel időpontja ……………………………………. Visszaadás határideje: …………………………….…. Visszaadás időpontja: …………………………….….
