MAGYAR IDEGENFORGALMI ÉS TERÜLETFEJLESZTÉSI KÖZHASZNÚ EGYESÜLET A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásai alapján kialakított PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos 2014. június 3-tól
Tartalomjegyzék a) A pénzkezelés általános szabályai I/1. Házipénztár I/2. A pénztáros (helyettes) és feladatai I/3. A pénztárellenőr és feladatai I/4. Pénzkezelés I/5. Pénzszállítás szabályai b) A pénztár működtetése alatti ügyviteli rend II/1. Pénztári nyilvántartás II/2. A pénztári állományváltozások bizonylatolása II/3. A pénztári bevételek bizonylatolása II/4. A pénztári kifizetések bizonylatolása c) A pénzkezelés ügyviteli rendje III/1. Utalványozók és bankszámla feletti rendelkezés III/2. Munkabér és megbízási díjak kifizetés III/3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása III/4. Értékpapírok nyilvántartása, kezelése III/5. A valutakezelés és nyilvántartás rendje III/6. Vegyes és záró rendelkezések III/7. Jelen szabályzatban nem részletezett kérdésekben a 2000. évi C. törvény a számvitelről az irányadó. III/8. Jelen szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, előírásainak betartásáért felelős személyek (1) A pénzkezelés általános szabályai
Ha a pénzkezelő a neki átadott készpénz között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, illetőleg érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet, vagy érmét vissza kell tartania, és a kifizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A jegyzőkönyvben fel kell venni a befizető nevét, foglalkozását és lakcímét, valamint a személyi igazolvány számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen bankjegyenként fel kell tüntetni annak sorszámát. A jegyzőkönyv felvételénél jelen kell lennie a pénzkezelőnek vagy a projektmenedzsernek, akinek gondoskodnia kell az eset rendőrség felé történő jelentéséről. I/1. Házipénztár Jelenleg a TÁMOP-2.6.2.-12/1-2013-0041-es regisztrációs számú „Kapacitásfejlesztés a Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Egyesületnél” megnevezésű projekt megvalósításához külön pénztár működtetése vált szükségessé az alábbi rendelkezések szerint: A házipénztár a TÁMOP-2.6.2.-12/1-2013-0041-es regisztrációs számú „Kapacitásfejlesztés a Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Egyesületnél” megnevezésű projekt megvalósításához szükséges, készpénz forgalmának lebonyolítására szolgál. A pénz tárolására lemezkazettát kell biztosítani. A lemezkazetta kulcsát a pénztáros őrzi. I/2. Pénztáros és feladatai A pénztáros (helyettesi) teendők ellátásával csak büntetlen előéletű személyt lehet megbízni. A házipénztárat a pénztáros (illetve annak helyettese) önállóan kezeli, a Munka Törvénykönyve (2012. évi I. törvény) 179. §-ának 1-4 bekezdése alapján vétkességre való tekintet nélkül, teljes anyagi felelősség mellett. A pénztáros feladata a házipénztárban tartott készpénz kezelése, megőrzése. A készpénzállomány a projekt megvalósításához szükséges elkülönítetten kezelt pénztárkészletet foglalja magába. A pénztáros munkaidejének teljes kihasználása érdekében megbízható egyéb ügyviteli munkák elvégzésével is. Kivételt képeznek azok a feladatok, melyek a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlenek. I/3. A pénztárellenőr és feladatai A pénztári ellenőrzés az alap- és a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, valamint a pénztárzárás után a pénztárjelentés (havi) helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzését jelenti. A pénztári ellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet. A pénztárellenőr alaki szempontból az alábbiak szerint köteles megvizsgálni a bizonylatokat: a) az alapbizonylatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak, azokat a jogosult személy utalványozta-e, b) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e,
c) a bevételi, illetve a kiadási bizonylatok minden rovata megfelelően kitöltésre kerület-e, szerepelnek-e a bizonylatokon a szükséges aláírások, d) a bizonylatokat előírásszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések vagy szabálytalan javítások. A pénztárellenőr a bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni köteles, hogy -
a bizonylatot arra illetékes személy állította-e ki, a bizonylatokhoz valamennyi alapokmányi mellékletet csatolták-e,
-
az alapbizonylatok tartalmazzák-e a teljesítés igazolását,
-
a pénztári bizonylat és az alapbizonylat adatai egyeznek-e,
-
megtörtént-e az alapbizonylatok utalványozása és az szabályszerűen történt-e,
-
a bizonylat számadatai helyes bejegyzéseket tartalmaznak-e, és fennáll-e a bejegyzések számszaki összefüggése.
A pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során a pénztári ellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételeknek meg vannak-e a pénztári- és alapbizonylatai. A pénztárellenőri feladatokat a projektmenedzser látja el. I/4. Pénzkezelés Készpénzellátmányt felvenni csak a Pénzintézet által szabályozott módon, valamint a jelen szabályzatban foglaltak figyelembe vételével lehet. Amennyiben a bankszámláról kell felvenni pénzt, a teendői a következők: a) a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, és az illetékes utalványozókkal aláíratja I/5. Pénzszállítás szabályai A készpénz szállításával megbízott dolgozók a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül a pénztárba kell szállítani és ott elhelyezni. A készpénz felvételével és elszállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a pénztárba el nem helyezték. A készpénz szállítása során az alábbi feltételeket kell biztosítani, illetve szabályokat kell betartani: 1. 50.000,-Ft-ig Személyi feltétel: 1 fő pénzszállító 2. 50.000,-Ft-tól 500.000,-Ft-ig Személyi feltétel: 1 fő pénzszállító és 1 fő kísérő
3. 500.000,-Ft felett Tárgyi feltétel: csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
(2) A pénztár működtetése alatti ügyviteli rend: II/1. Pénztári nyilvántartás A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülések sorrendjében pénztári nyilvántartásba (pénztárjelentésbe) kell feljegyeznie. A pénztári nyilvántartás hagyományosan kézzel készül, a felhasznált nyomtatványok nyilvántartása a szigorú számadású nyomtatványok között történik. A pénztáros minden hónap utolsó munkanapján pénztárzárlatot köteles készíteni. Ennek során: -
meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások napi végösszegét, majd – az előző napi készpénzmaradvány figyelembevételével - a pénztári nyilvántartás szerinti záró egyenleget,
-
a pénztári jelentéseken készpénzállománnyal,
-
az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellenőrnek is alá kell írnia,
-
a jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie.
megállapított
egyenleget
egyeztetnie
kell
a
valóságos
Ha a pénztárost bármely ok miatt helyettesíteni kell, vagy a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat után a helyettesítendő, illetve távozó személy által kezelt pénzt, értékeket, továbbá bizonylatokat és nyilvántartásokat a helyettesnek, illetve az utódnak át kell adni, aki az átvétel alkalmával az elszámolások helyességéről köteles meggyőződni. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál az átvevőnek jelen kell lennie. A pénztárzárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet és a pénztári nyilvántartásokat az átadónak (vagy a helyette hivatalból jelen lévőnek), az átvevőnek és a pénztári ellenőrnek kell aláírni. Ha a pénztáros a munkahelyét a pénztári órák alatt – akárcsak rövid időre is – elhagyja, köteles a pénzt elzárni. A házipénztár maximális készpénz állományának a hatályos Számviteli törvényben előírtak szerint az előző üzleti év összes bevételének 2 százaléka, maximum 500 ezer forint. A pénztári keretet meghaladó záró készletet – még a napi pénztárzárlat előtt – a bankszámlára be kell fizetni. II/2. A pénztári állományváltozások bizonylatolása
A pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztárbizonylatok szigorú számadás alá vont nyomtatványok felhasználásával kézi úton készülnek, majd a rögzítés a Cobra Computer kettős könyvviteli programmal történik. A bizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát ennek megfelelően nyilván kell tartani. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. Pénztári alapokmány: érkező számla, készpénzjegyzék, ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány stb. A rontott pénztárbizonylatot (annak minden példányát) érvényteleníteni kell, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylat eredeti példányát a pénztárjelentésben fel kell vezetni és csatolni. A kerekítési különbözeteket, az 1 és 2 forintos érmék bevonása miatti kerekítési különbözeteket az egyéb bevételek, illetve az egyéb ráfordítások között kell elszámolni. II/3. A pénztári bevételek bizonylatolása A pénztári befizetésekről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételezendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel is fel kell tüntetni. A táblázatos rész soraiban a bevételezendő összeget a készpénzforgalmi jogcím szerint is részletezni kell. A bizonylatot kiállító, az utalványozó, az ellenőr és a könyvelő köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot aláírni. A bevételi pénztárbizonylat három példányban töltendő ki. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat „Melléklet” rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A második példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadnia. Nem személyes befizetés esetén – tehát minden olyan esetben, amikor a befizető részére átvételi elismervényt nem adnak – a nyugtapéldányt a pénztárjelentés másolatával és a harmadik példánnyal együtt kell megőrizni. A nyugtapéldányok aláírása az utalványozó, illetve az ellenőr részéről nem szükséges. II/4. A pénztári kifizetések bizonylatolása Minden pénztári kifizetésről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal. A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példánya könyvelés bizonylata. E példányhoz csatolni kell a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat „Melléklet” rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második tőpéldány a tömbben marad, és azt igazolásul a pénztáros őrzi meg, aláírása az utalványozó, illetve az ellenőr részéről nem szükséges.
(3) A pénzkezelés ügyviteli rendje
III/I. Utalványozók és bankszámla feletti rendelkezés Jelenleg az Egyesület a projekt megvalósításához kapcsolódóan bankon és amennyiben a tranzakció megkívánja, házipénztáron keresztül bonyolítja pénzügyeit. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, bevételek beszedését, vagy elszámolását elrendelhetik. A banki és pénztári kifizetések utalványozására a projektmenedzser és a szakmai vezető jogosult a banknál bejelentett módon, egy-egy vezetőségi taggal, mint második aláíróval együttesen. Az Egyesület, mint Kedvezményezett bankszámlája feletti rendelkezéshez a Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Közhasznú Egyesület számláját kezelő bankhoz bejelentett módon aláírók aláírása szükséges. Az Egyesület TÁMOP-2.6.2.-12/1-2013-0041-es projekt megvalósításához kapcsolódó elkülönített bankszámlája: 11736020-29905265
III/2. Munkabér és megbízási díjak kifizetés A bérek kifizetését a Holdpalota Egyesület banki átutalás útján teljesíti. Ha mégsem, a pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható nettó munkabért fizetheti ki. A kifizetés a bérjegyzék aláírása után történhet. A dolgozónak járó nettó munkabért teljesítés napján kell kiadásba helyezni és átutalni. A kifizetések csak teljesítésigazolás és érvényes szerződés, megrendelő ellenében történhetnek. Szerződéskötésre, megrendelésre és teljesítésigazolásra jogosult az Egyesület elnöke, vagy írásos megbízottja, helyettesítője. III/3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Elszámolásra kiadott pénzösszeg a projekt megvalósítás kapcsán nem kerül kiadásra. III/4. Értékpapírok nyilvántartása, kezelése Egyesületünk a projekt megvalósítása kapcsán értékpapírokkal nem rendelkezik. III/5. A valutakezelés és nyilvántartás rendje Egyesületünk a projekt megvalósítása kapcsán valutapénztárral nem rendelkezik. III/6. Vegyes és záró rendelkezések III/7. Jelen szabályzatban nem részletezett kérdésekben a 2000. évi C. törvény a számvitelről az irányadó. III/8. Jelen szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, előírásainak betartásáért felelős:
Egyesület elnöke
