Magnutude 2012| Optimize your business planning SAP Business Planning and Consolidation for NetWeaver 10.0
18 september 2012 Vincent Beumer
2
OPTIMIZED BUSINESS PLANNING “A budget tells us what we can't afford, but it doesn't keep us from buying it.” William Feather
3
Wat bedoelen wij met "Optimized Business Planning"
OPTIMIZED BUSINESS PLANNING Het verbeteren van het (Financiële) Business Planning proces binnen organisaties, door middel van het implementeren van de juiste ondersteunende applicaties
4
Inhoud
Waarom Optimized Business Planning?
Wat is SAP Business Planning & Consolidation?
Magnus en Optimized Business Planning
5
Het huidige proces is risicovol
Uit onderzoek blijkt dat: 90% van alle bedrijven Excel gebruikt ter ondersteuning van hun business processen,
waaronder budgetteren en planning.
50% van alle spreadsheets worden gebruikt om beslissingen te nemen
88% van alle spreadsheets bevatten fouten Een spreadsheet wordt gemiddeld door 13 mensen gebruikt en het moment van fouten
wordt voornamelijk veroorzaakt bij het overdragen
90%
50% 88%
13
Bron: Revising the Panko-Halverson Taxonomy of Spreadsheet Errors, Raymond R. Panko and Salvatore Aurigemma, accepted for publication in Decision Support Systems on February 22, 2010. http://panko.shidler.hawaii.edu/SSR/index.htm
6
Het is een duur proces
Het gemiddelde bedrijf: Spendeert 95 dagen en meerdere iteraties
per jaar om een budget te voltooien
Investeert 4,5 maand voor het ontwikkelen
van een financieel plan
Heeft 21 dagen nodig om
een forecast te voltooien
Dagen
95 Maanden
4, 5 Dagen
21
*Answerthink Consulting/The Hackett Group: “Corporate Strategic Planning Suffers from Inefficiencies” October 1999 - Published in April 2002
7
Het is een inefficiënt proces
Jaarlijkse budgettering en planning is in het algemeen omslachtig en leidt tot enorme overhead, zowel in tijd als geld
Financiële analisten besteden ongeveer 80% van hun tijd aan taken die weinig toegevoegde waarde creëren en 20% aan de werkelijke analyse van de cijfers*
*Beyond Budgeting Round Table
8
Planning ondersteund door alleen Microsoft Excel leidt tot…
Geen integratie met het informatiemodel (stamgegevens en vergelijkende cijfers)
Geen direct totaaloverzicht
Veel handmatige actie om te consolideren
Grote foutgevoeligheid en daarmee verhoogd risico
Etc.
“Het Waterschap Veluwe moet in 2009 2,7 miljoen euro interen op zijn reserves omdat het een te lage heffing heeft opgelegd aan eigenaren van woningen en bedrijfspanden. Dat komt door een foutje, meldt het waterschap. In een spreadsheet zijn per ongeluk twee velden omgewisseld, waardoor de aanslag zo'n vijf procent lager uitvalt.”*
*European Spreadsheet Risk Interest Group
9
Of… Een gestandaardiseerd, robuust, geïntegreerd… maar onbruikbaar systeem (BPS/IP)
Excel-interface wordt beloofd, maar niet geleverd
Geen flexibiliteit voor de eindgebruiker
Sterke afhankelijkheid van IT
Hoge implementatie en onderhoudskosten
Etc.
10
Waar willen we naar toe? Het beste van twee werelden
Centraal opgeslagen data en templates Centraal master data management en hergebruik van actuals in het planningsproces Analyse van planning gegevens Eén waarheid door directe integratie met bron (SAP FI/CO) en datawarehouse (SAP BW) Geen zwervende excel templates (e-mail, netwerkschijven, lokaal) De gebruiker centraal Behouden van Excel flexibiliteit/functionaliteit Business is de baas, niet IT Proces ondersteuning Uniform proces voor planning Autorisaties Status monitoring Workflow
Door het implementeren van een flexibele centrale oplossing worden veel risico’s uitgesloten en gebruikers enabled
11
Waar willen we naar toe? Het beste van twee werelden Stap 1 De financiële afdeling creëert de Excel templates en vult de stamgegevens en actuele cijfers
Stap 2 De verantwoordelijke afdelingen starten het planningsproces en slaan data op in de database
Verkoop
Verkoop
Inkoop
Inkoop
Personeel
Personeel
IT kosten
IT Kosten
Stap 3 De financiële afdeling controleert de status van het proces en voert een analyse uit op de planning data in de database
Stap 4 Het management beoordeelt de planning en stelt aanvullende doelen om de procedure opnieuw te starten
Planning progress report Planning analysis report
Σ Bedrijf totaal
Stamgeg. actuals
Een gestructureerd, geïntegreerd, door de business gedreven planning proces
Bedrijf totaal
12
Wat levert het op?
Minder handmatige acties
Meer tijd voor toegevoegde waarde (van 20% naar 80%)
Verkorten van planningscycli of forecasten in een grotere frequentie
Foutgevoeligheid drastisch verlagen
Geïntegreerd model
13
Inhoud
Waarom Optimized Business Planning?
Wat is SAP Business Planning & Consolidation?
Magnus en Optimized Business Planning
14
Historie SAP Business Planning and Consolidation
SAP Business Planning and Consolidation (BPC) is dé planning oplossing van SAP
De historie van SAP BPC is als volgt:
Outlook werd opgericht
Acquisitie
SAP wijzigt naam Naar:
SAP Introduces BPC Netweaver (7.0)
SAP Introduces BPC Netweaver
BPC 10.0
2008
2009
2010
2012
+
1999
2007
Er is ook een Microsoft versie van BPC, welke voor de gebruiker min of meer dezelfde functionaliteit biedt als de NetWeaver versie, maar geen integratie heeft met SAP BW.
SAP BPC heeft zich in meer dan 10 jaar bewezen als solide oplossing voor ondersteuning van zowel planning- als consolidatieprocessen
15
Wat ziet de gebruiker?
Front-end voor eindgebruikers activiteiten Rapportage Planning (data invoer) Data Manager packages (kopiëren,
verwijderen, uploaden van data)
Monitoren van het planningproces Data invoer van externe bronnen
Beheer van “Administrator” taken Ontwerp en beheer van
planningsmodellen en dimensies
Beheer stamgegevens
Gebruikers en autorisaties beheren Business rules voor consolidatie
(bijvoorbeeld Currency conversion)
Nu ook rapporteren en plannen via
het web
16
Client Software
Wat is SAP Business Planning and Consolidation? – De architectuur SAP BusinessObjects Front-End voor Plan versus Actual rapportage. BEx voor Finance
SAP BPC Excel Front-End for Planning & rapportage over planning gegevens
Bronsystemen
Data warehouse
SAP BW & BPC BW
BPC Master data
FI
CO
PS
Actual data
…
Plan data
Plan cube
Plan cube
Planned/ Ad-Hoc
Master data
SAP ECC
Actual data
Retraction of plan data
Master data
Actual data
Overige bronnen
Master data
Actual data
Overige bronnen enkel relevant voor planning/BPC (Bijvoorbeeld KPI planning)
17
Wat is er nieuw in SAP BPC 10.0?
“General Available” vanaf April 2012
Nieuwe sterk verbeterde Office-client Eén client voor meerdere SAP applicaties Sterk verbeterde Excel Add-in
Server en client updates gescheiden
Compleet nieuwe web-client Invoeren en rapporteren via het web Nieuwe workspaces voor verschillende
gebruikersgroepen
Administrator functie verplaatst naar Web Hiërarchische weergave van masterdata Sterk verbeterde Logic Script Editor
Geen .Net server meer nodig
Hergebruik BW Users (geen koppeling met Active Directory meer nodig)
Continue verbeteringen (12 Support Packs op EPM Client en 8 op back-end)
18
Vernieuwde webinterface
Rapportages en analyses maken via de vernieuwde webinterface
Administratieve functies
Auditing rapporten
Plannen via het web
19
Toekomst SAP Business Planning and Consolidation
Integratie met SAP HANA (InMemory technologie) < Nu al beschikbaar Real-time calculaties en allocaties Rekenen met grote datavolumes Analysemogelijkheden vergroten
Mobiele oplossing Een iPad applicatie voor SAP EPM is in ontwikkeling
Specifieke oplossingen voor industrieën en financiële processen Out-of the box functionaliteit
20
Inhoud
Waarom Optimized Business Planning?
Wat is SAP Business Planning & Consolidation?
Wat is nieuw in SAP Business Planning & Consolidation 10.0?
Waarom Magnus?
21
Business Smart + User Centric
Business Smart De applicatie doet het werk niet! Van Magnus mag verwacht worden dat door kennis
en ervaring, opgedaan in projecten, een slimme oplossing geboden kan worden.
Wij kunnen een Fit-Gap analyse uitvoeren om te kijken voor welke vorm van planning
welke ondersteunende applicatie het best geschikt is!
User Centric Budgettering, planning en forecasting zijn gebruikers-intensieve processen. Excel enabled de financials om hun werk goed te kunnen doen. Veel ondersteunende applicaties pakken de vrijheid van de gebruiker af. SAP BPS en IP
zijn krachtige tools, maar beperken de gebruiker in het doen van analyses en werken niet prettig. “Kunnen we dit ook naar Excel exporteren?”
BUSINESS SMART + USER CENTRIC
22
Magnus & Optimized Business Planning
Magnus heeft een rijke historie met het SAP BI Portfolio
In 2000 werd door Magnus de eerste grote BW implementatie in Nederland gerealiseerd
Vanaf dat moment heeft Magnus continue oplossingen gerealiseerd op het gebied van analytics, reporting, planning en consolidatie gebruikmakend van: SAP Business Warehouse (BW) SAP Business Planning & Consolidation (BPS) SAP Integrated Planning (IP) SAP Corperate Performance Management (CPM) SAP Business Consolidation System (BCS)
SAP BusinessObjects Suite
In 2009 is Magnus betrokken geweest bij het eerste SAP BPC 7.0 NW (ramp-up) implementatie project in Nederland.
Sindsdien is Magnus non-stop actief op diverse BPC implementatie projecten.
23
Optimized Business Planning projecten
Support Financial Planning process
Support Financial Planning process
SAP BPC 7.5
5 Financial 50 business users
Live since July 2009
Live since September 2011
Support Financial Planning & Reporting process
Forecasting environment
30 – 80 reports
Audit current environment
Live since October 2011
Rebuilding and optimizing environment
Live since April 2012
KPI environment
Set up Performance Indicator framework with manual input and integration with reporting
SAP BPS
Support Consolidation and budgetting process
SAP BCS and BPS
24
Key succes factors
Schouder-aan-schouder project-aanpak met Business controllers/Key-users en het Project team
Maak business users bewust van de mogelijkheden die de applicatie brengt
Denk vooraf goed na over complexiteit versus performance. Complexe Excel templates zorgen voor afname van de performance.
Zorg voor de juiste kennis van BPC én BW
Zien is geloven… Wij geven graag een demonstratie!
Vragen? Neem dan contact op met: Vincent Beumer M 06 5124 3452 E
[email protected]
Magnus Gooimeer 5-39 ● 1411 DD Naarden +31 88 696 60 00
www.magnus.nl
