Start And Improve Your Business Mulai Dan Tingkatkan Bisnis Anda
PANDUAN UNTUK PELATIH SIYB Indonesia Versi April 2009
Hak Cipta Kantor © Kantor Perburuhan Internasional 2003 Diterbitkan untuk pertama kalinya di tahun 2003 (Revisi September 2005) Revisi kedua tahun 2008
Publikasi Kantor Perburuhan Internasional dilindungi oleh Protokol 2 dari Konvensi Hak Cipta Dunia (Universal Copyright Converntion). Walaupun begitu, kutipan singkat yang diambil dari publikasi tersebut dapat diperbanyak tanpa otorisasi dengan syarat agar menyebutkan sumbernya. Untuk mendapatkan hak perbanyakan dan penerjemahan, surat lamaran harus dialamatkan kepada Publication Bureau (Rights and Permissions), International Labour Office, CH-1211 Geneva 22, Switzerland. Kantor Perburuhan Internasional akan menyambut baik lamaran tersebut. ISBN 92-2-814311-8 Jakarta, Kantor Perburuhan Internasional, 2003 Sesuai dengan tata cara Perserikatan Bangsa-Bangsa, pencantuman informasi dalam publikasipublikasi ILO beserta sajian bahan tulisan yang terdapat di dalamnya sama sekali tidak mencerminkan opini apapun dari Kantor Perburuhan Internasional (International Labour Office) mengenai informasi yang berkenaan dengan status hukum suatu negara, daerah atau wilayah atau kekuasaan negara tersebut, atau status hukum pihak-pihak yang berwenang dari negara tersebut, atau yang berkenaan dengan penentuan batas-batas negara tersebut. Dalam publikasi-publikasi ILO tersebut, setiap opini yang berupa artikel, kajian dan bentuk kontribusi tertulis lainnya, yang telah diakui dan ditandatangani oleh masing-masing penulisnya, sepenuhnya menjadi tanggung jawab masing-masing penulis tersebut. Pemuatan atau publikasi opini tersebut tidak kemudian dapat ditafsirkan bahwa Kantor Perburuhan Internasional menyetujui atau menyarankan opini tersebut. Penyebutan nama perusahaan, produk dan proses yang bersifat komersil juga tidak berarti bahwa Kantor Perburuhan Internasional mengiklankan atau mendukung perusahaan, produk atau proses tersebut. Sebaliknya, tidak disebutnya suatu perusahaan, produk atau proses tertentu yang bersifat komersil juga tidak dapat dianggap sebagai tanda tidak adanya dukungan atau persetujuan dari Kantor Perburuhan Internasional. Publikasi-publikasi ILO dapat diperoleh melalui penyalur-penyalur buku utama atau melalui kantor-kantor perwakilan ILO di berbagai negara atau langsung melalui Kantor Pusat ILO dengan alamat ILO Publication, International Labour Office, CH-1211 Geneva 22, Switzerland atau melalui Kantor ILO di Jakarta dengan alamat Gedung PBB, Lantai 5, Jl. M. H. Thamrin 14, Jakarta 10340. Katalog atau daftar publikasi terbaru dapat diminta secara cuma--cuma pada alamat tersebut, atau melalui e-mail :
[email protected] ;
[email protected]. Kunjungi website kami: www.ilo.org/publns; www.un.or.id Dicetak di Jakarta, Indonesia 2008
Halaman
i
DAFTAR ISI LATAR BELAKANG PROGRAM START & IMPROVE YOUR BUSINESS .................................1 Sejarah Program Start & Improve Your Business ................................................................1 Untuk Siapa Panduan Pelatih Ini?.........................................................................................1 Mengapa SIYB di Indonesia? ................................................................................................1 Mempromosikan Pendidikan Kewirausahaan.......................................................................2 SIKLUS PELATIHAN SIYB ................................................................................................................3 TAHAP 1. MEMASARKAN PROGRAM SYB ...................................................................................4 Apakah yang dimaksud dengan Pemasaran?......................................................................4 Mengapa Pemasaran penting? .............................................................................................4 Menyesuaikan Produk Pelatihan SIYB (Product)................................................................4 Memutuskan bentuk distribusi dan tempat untuk pelatihan SIYB (Place)...........................7 Mempromosikan Program SIYB ke pelanggan Anda (Promotion) ......................................7 Memasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB (Price)................................................8 Bagaimana mempromosikan pelatihan SIYB kepada sponsor ? ......................................10 TAHAP 2. SELEKSI PESERTA PELATIHAN SIYB .......................................................................12 Apa yang dimaksud dengan seleksi ?.................................................................................12 Mengapa seleksi menjadi penting?.....................................................................................12 Kriteria seleksi SIYB.............................................................................................................12 Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran.......13 TAHAP 3. ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN SIYB................................................................15 Apa yang disebut Analisis Kebutuhan Pelatihan?..............................................................15 Mengapa Analisis Kebutuhan Pelatihan penting?..............................................................15 Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB.......................................................................15 Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB ..................................................................16 TAHAP 4. PERSIAPAN DAN RANCANGAN..................................................................................17 1. Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB..............................................17 2. Merancang Program Pelatihan SIYB ..............................................................................21 TAHAP 5. IMPLEMENTASI PELATIHAN SIYB..............................................................................35 1. Sesi pembukaan ..............................................................................................................35 2. Menyamakan harapan .....................................................................................................37 3. Penjelasan tujuan dan jadwal..........................................................................................37 4. Menyampaikan Sesi-Sesi SIYB.......................................................................................37 5. Evaluasi Harian dan Evaluasi Akhir Seminar .................................................................39
Halaman
ii
TAHAP 6. TINDAK LANJUT SIYB .................................................................................................41 Apa yang dimaksud dengan tindak lanjut ? ........................................................................41 Mengapa tindak-lanjut penting ? .........................................................................................41 Tindak lanjut dalam program SIYB......................................................................................41 Masalah-masalah yang biasanya dialami oleh pemilik usaha kecil...................................55 Langkah-langkah pemecahan masalah ..............................................................................56 TAHAP 7. MEMONITOR & MENGEVALUASI KEGIATAN SIYB..................................................57 Apa yang dimaksud dengan Memonitor dan Mengevaluasi? ............................................57 Mengapa memonitor dan mengevaluasi penting ? ............................................................57 Tinjauan sistem Monitor dan Evaluasi SIYB.......................................................................58 Perangkat Monitor dan Evaluasi SIYB untuk pelatih SIYB ................................................59 LAMPIRAN Form Monitoring & Evaluasi Rencana Sesi SYB
Halaman
iii
Latar Belakang Program Start & Improve Your Business Sejarah Program Start & Improve Your Business Program Start & Improve Your Business (SIYB) adalah program pelatihan kewirausahaan yang disusun oleh International Labour Organization (ILO), bertujuan secara luas membantu peserta pelatihan untuk memulai dan membangun usaha kecil yang menguntungkan. Program ini bermula dari Start Your Business (SYB) atau Memulai Bisnis Anda, pertama kali dikembangkan oleh sebuah proyek kerja sama teknis ILO di Fiji di awal tahun 1990an. Sejak saat itu, proyek-proyek kerja sama teknis ILO yang lain di seluruh dunia mengadopsi program pelatihan SYB untuk melengkapi program Pelatihan Improve Your Business (IYB) atau Tingkatkan Usaha Anda, yang dikembangkan dari paket pelatihan bernama Look After Your Firm (Jaga Perusahaan Anda) oleh Federasi Pengusaha Swedia pada tahun 1970an. Paket IYB bertujuan membantu pengusaha mengembangkan manajemen bisnis dasar mereka. Saat ini lebih dari 80 negara di Afrika, Eropa dan Amerika Selatan telah menggunakan program SYB bersama dengan paket IYB yang kemudian dipasarkan dengan nama Start and Improve Your Business. Di Indonesia, program SIYB diperkenalkan di tahun 2002 untuk melengkapi program Know About Business, suatu program pendidikan kewirausahaan yang diperkenalkan ILO untuk sekolahsekolah dan di lembaga-lembaga pendidikan tingkat lanjut. Saat ini, program SIYB juga telah digunakan oleh LSM-LSM dan lembaga-lembaga swasta lainnya sebagai alat pelatihan untuk membantu calon pengusaha mempersiapkan rencana usaha dan mempersiapkan diri mereka untuk memulai bisnisnya.
Untuk Siapa Panduan Pelatih Ini? Buku Panduan Pelatih SIYB bertujuan untuk digunakan oleh para pelatih yang telah sukses berpartisipasi dalam lokakarya Training of Trainers ILO - SIYB. Buku panduan ini dirancang untuk membantu para pelatih SIYB dalam menyiapkan, menyampaikan dan memonitor kegiatan-kegiatan SIYB dalam suatu siklus pelatihan yang akan dibahas setiap langkah secara terperinci. Didalam buku ini juga akan terdapat informasi praktis mengenai bagaimana cara mengimplementasikan program SIYB untuk pengusaha dan calon pengusaha.
Mengapa SIYB di Indonesia? Kaum muda di Indonesia seperti halnya kaum muda di seluruh dunia, menghadapi tantangantantangan sosial dan ekonomi. Tantangan utama antara lain mencakup pengangguran dan pengangguran terselubung. Sejak tahun 1980-an, angka pengangguran kaum muda telah mengalami peningkatan mencapai +25% di daerah perkotaan dan +15% di daerah pedesaan. Selama sepuluh tahun terakhir, angka pengangguran ini terus meningkat dan peningkatan terbesar berasal dari kaum perempuan dan lulusan perguruan tinggi (universitas). Jumlah pengangguran tersembunyi atau pekerja yang kurang terampil angkanya juga tinggi, terutama di kalangan kaum muda yang terbatas pendidikannya. Umumnya, kaum muda yang memiliki latar belakang pendidikan terbatas ini bekerja di bisnis keluarga yang terdiri dari + 60% dari pengangguran terselubung di Indonesia. Pengangguran terselubung di kalangan kaum muda dan penduduk Indonesia pada umumnya akan membatasi kemampuan industri negara ini untuk memperoleh manfaat dari inovasi dan keterampilan yang melekat pada angkatan kerja yang hilang .
Halaman
1
Penciptaan lapangan kerja melalui upaya penciptaan wirausaha atau entrepreneneurs merupakan strategi kunci dalam menyelesaikan masalah pengangguran dan pengangguran terselubung yang tengah dihadapi oleh negara Indonesia. Penciptaan lapangan kerja akan memberikan kontribusi yang besar terhadap perkembangan sosial ekonomi, pemberantasan kemiskinan dan pemecahan masalah-masalah sosial, eksklusivitas, keputusasaan dan frustasi.
Mempromosikan Pendidikan Kewirausahaan Seperti negara lainnya, Indonesia menyadari pentingnya pendidikan kewirausahaan untuk membangun sikap dan keterampilan berwirausaha bagi kalangan anak muda. Program SIYB telah diperkenalkan di sekolah-sekolah di Indonesia mengenai keterampilan dasar memulai bisnis. Tujuan utama program SIYB di sekolah-sekolah adalah untuk: •
Mengembangkan keterampilan dan sikap kewirausahaan melalui simulasi bisnis atau dengan menjalankan bisnis mereka sendiri.
•
Mengunjungi bisnis-bisnis yang sukses untuk memungkinkan mereka belajar menghargai dinamika, tantangan berbisnis dan nilai-nilai wirausaha sebagai sebuah pilihan karir bagi mereka.
•
Menyediakan informasi mengenai wirausaha sebagai sebuah pilihan karir bagi kaum muda setelah lulus sekolah.
•
Berinteraksi dengan model/contoh pengusaha muda yang sukses.
Selain itu, juga mendorong sekolah-sekolah mengembangkan jaringan dengan lembaga-lembaga keuangan untuk memungkinkan para lulusan yang telah mengikuti pelatihan dapat mengakses sumber keuangan, berjejaring dengan LSM-LSM lain dan mendorong kompetisi. Program SIYB telah diadaptasi di Indonesia tidak hanya digunakan di Sekolah Menengah Atas dan Sekolah Menengah Kejuruan, tetapi juga di LSM-LSM, organisasi-organisasi berbasis masyarakat dan lembaga-lembaga lain yang memiliki misi pendidikan serta misi untuk membantu pengembangan usaha di Indonesia. Program ini menjadi sumber yang sangat bernilai bagi fasilitator/guru yang ingin memperkenalkan pendidikan kewirausahaan . Peserta dapat menerapkan konsep-konsep yang telah dipelajari untuk mengembangkan ide bisnisnya. Segera setelah latihan tersebut selesai, pembelajaran yang telah mereka terima digunakan untuk mengisi buku Rencana Usaha dalam mempersiapkan, memulai atau meningkatkan usaha mereka.
Halaman
2
Siklus Pelatihan SIYB Kesuksesan kegiatan pelatihan SIYB akan tergantung dari seberapa baiknya Anda mengorganisir dan menyiapkan pelatihan tersebut, seberapa baiknya menyeleksi peserta, menyampaikan pelatihan dan memberikan layanan tindak lanjut kepada para peserta pelatihan. Persiapan yang baik akan membuat pelatihan Anda lebih mudah dan lebih menyenangkan serta akan mendapatkan hasil yang bagus dan pesertapun senang mengikuti pelatihan. Pelatihan disiapkan, diorganisir dan diselenggarakan dalam suatu siklus pelatihan. Siklus pelatihan mendeskripsikan proses atau tahapan yang harus diikuti pelatih ketika merancang dan mengimplementasikan intervensi pelatihan SIYB kepada calon pengusaha. Disebut sebagai siklus karena idealnya pada hasil akhir dari suatu intervensi pelatihan akan dikembalikan ke tahap perencanaan untuk pelatihan yang berikutnya. Umpan balik ini memungkinkan proses perbaikan secara terus menerus, sehingga kualitas program SIYB akan semakin meningkat dari waktu ke waktu. Buku Panduan pelatih ini akan menjabarkan setiap elemen siklus pelatihan dalam hal; mengapa setiap tahap siklus itu penting dan bagaimana menanganinya? Langkah-langkah dalam siklus pelatihan SIYB diilustrasikan dibawah ini.
Siklus Pelatihan SIYB
7 Monitoring &
1
Pemasaran
2 Seleksi
Evaluasi
6 Tindak Lanjut
Pelanggan
Implementasi
3
Analisa Kebutuhan Pelatihan
4 Persiapan & Rancangan
Pada bab-bab selanjutnya, Anda akan mempelajari setiap tahap Siklus Pelatihan SIYB.
Halaman
3
Tahap 1. Memasarkan Program SYB Langkah pertama dalam Siklus Pelatihan adalah memasarkan Program SIYB kepada pelanggan Anda.
Apakah yang dimaksud dengan Pemasaran? Pemasaran adalah segala sesuatu yang dilakukan untuk berhubungan dengan para pelanggan Anda di pasar dan mensuplai mereka dengan barang atau jasa yang mereka butuhkan dan mereka inginkan. Program SIYB mempromosikan pendekatan yang terpusat pada klien dalam pemberian layanan pelatihan. Sebagai seorang pelatih SIYB, Anda harus selalu memusatkan perhatian pada kebutuhan kelompok sasaran Anda.
Mengapa Pemasaran penting? Pemasaran penting untuk berbagai macam alasan, apabila dilakukan secara sistematis maka kegiatan pemasaran akan membantu Anda untuk: • • • •
Mengidentifikasi peluang pasar yang sesuai dengan kebutuhan, misi, mandat dan tujuan organisasi Anda Memilih segmen pasar (pelanggan) yang akan menerima manfaat terbesar dari produk dan jasa Anda sehingga Anda akan memiliki permintaan yang tinggi Menggunakan sumber daya secara tepat dan optimal dalam upaya pemasaran, agar dapat menjaring pelanggan Anda Dokumentasikan dan buktikan kesuksesan Pemasaran Anda dan gunakan informasi tersebut untuk membuat Rencana Pemasaran yang lebih efektif dimasa yang akan datang
Agar dapat menata upaya pemasaran Anda, kelompokkan upaya-upaya tersebut kedalam 4P dari pemasaran (Bauran Pemasaran atau Marketing mix) , yaitu product (produk), place (tempat), promotion (promosi) dan price (harga). Masing-masing kategori P tersebut perlu dianalisa secara terpisah: 1. Product: Sesuaikan produk SIYB dengan kebutuhan dan keinginan kelompok sasaran Anda. 2. Place: Putuskan mode/bentuk distribusi dan tempat pelatihan. 3. Promotion: Putuskan cara memberitahu pelanggan mengenai produk pelatihan SIYB dan tariklah mereka untuk membelinya. 4. Price: Pasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB.
Menyesuaikan Produk Pelatihan SIYB (Product) Pelatihan SIYB merupakan sebuah produk seperti halnya produk-produk lain yang dijual secara komersil. Calon pelanggan akan membeli produk tersebut apabila sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka. Sebagai seorang pelatih SIYB, terdapat sejumlah kegiatan yang harus Anda lakukan untuk memahami kebutuhan dan keinginan suatu kelompok sasaran. Satu unsur penting untuk memahami kebutuhan kelompok sasaran tersebut adalah dengan mengidentifikasi kelompok sasaran yang akan Anda tuju.
Halaman
4
Kelompok Sasaran SIYB Pelatihan SIYB harus relevan bagi mereka yang ingin memulai dan meningkatkan bisnis mereka. Meskipun demikian, agar pelatihan bisa efektif, sebaiknya anda bekerja dengan para peserta yang memiliki sifat-sifat yang homogen. Menentukan kelompok sasaran dan karakteristikkarakteristik mereka dengan jelas merupakan hal yang penting, mereka adalah konsumen Anda. Beberapa kategori yang dapat dipertimbangkan dalam memilih sebuah kelompok sasaran adalah berdasarkan jender, jenis bisnis, jenis organisasi, kelompok usia, ukuran/besarnya bisnis, dan lamanya mereka dalam berbisnis serta lokasi kelompok sasaran. Berikut ini beberapa kategori yang dimaksud: •
Jender — anda perlu berpikir dan hati-hati mengenai keseimbangan jender dalam lokakarya Anda dan berusahalah memperoleh jumlah laki-laki dan perempuan yang sama untuk berpartisipasi
•
Jenis Bisnis — Peserta bisa dikelompokan berdasarkan pedagang eceran, pedagang borongan, manufaktur, penyedia jasa akan lebih baik berada di kelompok-kelompok yang terpisah.
•
Jenis organisasi — Anggota serikat peminjaman, koperasi, asosiasi pemilik tanah, kelompok kelompok perempuan dan asosiasi kemajuan. Sebuah program SYB akan memungkinkan mereka memperluas kegiatan mereka untuk memberikan manfaat bagi anggota-anggotanya.
•
Besar bisnis — Sendiri, 2-5 pekerja, 6-10 pekerja.
•
Lamanya waktu berbisnis — 1-2 tahun, 3-5 tahun, 6 tahun atau lebih.
•
Kelompok usia — dibawah 26, 26-35, 36-45, lebih dari 46.
•
Dikaitkan dengan pelatihan teknis —terdapat kemungkinan untuk mengkoordinir lokakarya MBA dengan beberapa lokakarya teknis yang terdapat di bidang tersebut seperti mekanik atau pengolahan makanan.
Berdasarkan pengelompokan kategori diatas, buat analisa kebutuhan pelatihan pelanggan dan adaptasikan pelatihan Anda agar sesuai dengan kebutuhan tersebut. Tiga cara untuk mengadaptasi program SIYB adalah: 1. Mengadaptasi materi-materi pelatihan 2. Melengkapi sesi-sesi pelatihan 3. Menggunakan jadwal intervensi pelatihan secara luwes/fleksibel 1. Adaptasi materi pelatihan Materi-materi SYB dan IYB didasarkan pada suatu kajian kebutuhan yang menyeluruh terhadap kelompok sasaran. Meskipun demikian, kebutuhan pelatihan tersebut tidak bersifat statis, mungkin materi-materi tersebut perlu diadaptasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan khusus dari kelompok sasaran. Adaptasi-adaptasi tersebut disambut baik dan harus dibagi dengan pelatih-pelatih yang lain dan ILO agar program tersebut tetap inovatif. Adaptasi materi-materi pelatihan biasanya merupakan sebuah kegiatan yang mahal dan membutuhkan pertimbangan, Anda harus hati-hati sebelum melakukan dan pastikan bahwa kualitas program dapat dipertahankan. Sebagai seorang pelatih, Anda akan membutuhkan kerja sama dan input finansial dari organisasi Anda untuk adaptasi tersebut.
Halaman
5
Sejumlah adaptasi materi-materi SYB telah dilakukan oleh kantor-kantor ILO yang berbeda di seluruh dunia. Sebelum memulai sebuah adaptasi, silahkan berkonsultasi dengan kantor ILO di wilayah Anda untuk mendapatkan ijin hak cipta serta untuk mencari tahu apakah adaptasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda sudah ada atau belum. 2. Melengkapi sesi-sesi pelatihan Materi-materi SIYB tidak selalu harus dibuat kembali. Sebagai contoh, Buku Petunjuk SYB dapat dengan mudah dilengkapi dengan materi-materi tambahan, mengenai topik-topik khusus untuk kelompok calon pengusaha (sasaran) tertentu. Nara sumber tambahan dapat diundang untuk melengkapi pelatihan. Seorang nara sumber misalnya dapat berbicara mengenai topik-topik bisnis yang terkait seperti isu-isu perpajakan, asuransi, pendaftaran usaha atau topik-topik untuk kelompok sasaran tertentu seperti pemasaran untuk bisnis kerajinan. Meskipun demikian, ketika Anda mengadaptasi atau melengkapi sebuah sesi, Anda harus selalu mengingat tujuan dan hasil pembelajaran sesi. Jangan membuat sesi-sesi terlalu padat dan jangan mengkompromikan manajemen waktu. 3. Menggunakan jadwal program pelatihan secara luwes/fleksibel Program pelatihan SIYB dapat diberikan dengan sangat fleksibel. Sebagai contoh, biasanya standar Program SYB adalah 5 hari pelatihan. Tetapi, karena struktur pelatihan SYB adalah berdasarkan modul, Anda dapat secara mudah membagi modul dan melakukan pelatihan pada periode waktu tertentu , misalnya akhir minggu saja, waktu sore hari selama satu minggu, atau periode waktu yang lainnya disesuaikan dengan kebutuhan peserta pelatihan. Anda dapat menemukan daftar modul pelatihan dan sesi-sesi yang dikelompokkan dalam setiap modul dalam lampiran buku panduan ini. Daftar modul tersebut sesuai dengan urutan kronologisnya, dengan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk memfasilitasi topik yang diberikan. Anda juga akan menemukan standard jadwal GYB, SYB dan IYB seminar dalam Lampiran tersebut. Gunakanlah jadwal dan daftar modoul sebagai sumber referensi ketika menentukan jadwal pelatihan. Ketika Anda menggunakan daftar tersebut untuk membuat jadwal pelatihan, jangan merubah urutan kronologis Modul tersebut! Urutan modul mengikuti struktur manual pelatihan. Jika Anda memecah urutan modul Anda akan membuat bingung pelanggan Anda selama pelatihan dan membatasi dampak pelatihan. Cara lain yang efektif untuk menyesuiakan pelatihan SIYB adalah dengan menyesuaikan satu atau beberapa sesi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan segmen pasar Anda. Anda dapat melihat standar rencana sesi pelatihan GYB, SYB, dan IYB dalam Lampiran Petunjuk Pelatih. Rencana sesi pelatihan standar adalah arahan Anda ketika merencanakan sesi pelatihan khusus, tetapi rencana sesi tersebut dapat secara mudah dilengkapi. Anda diharapkan untuk mengadaptasi standar rencana sesi agar sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda.
Halaman
6
Beberapa saran untuk mengadaptasi rencana sesi standar adalah: Memperkenalkan permainan tambahan Melengkapi informasi dalam manual pelatihan dengan informasi mengenai kondisi nyata yang sesuai dengan peserta pelatihan (misalnya peratutan daerah, pasar dan lainnya). Merencanakan kunjungan singkat ke tempat bisnis Ketika Anda mengadaptasi atau menambahkan rencana sesi, ingatlah selalu tujuan sesi, dan keseluruhan waktu dari program pelatihan. Jangan memperberat sesi hanya karena ingin menambahkan berbagai macam informasi. Hal ini akan terganggu Anda atau keluar dari poin utama pembelajaran dari sesi tersebut. Standar program pelatihan terdapat dalam panduan pelatih untuk memandu persiapan Anda. Jadwal dan rencana sesi akan harus disesuaikan agar cocok dengan kebutuhan-kebutuhan kelompok sasaran. Anda bebas untuk menggunakan waktu lebih banyak membahas topik-topik yang paling lemah penguasaannya oleh kelompok sasaran. Misalnya, kelompok sasaran Anda bisa menguasai pemasaran dengan sangat baik tetapi tidak terlalu baik dalam bekerja dengan angka dan keuangan, Anda dapat memilih untuk menghabiskan waktu lebih banyak untuk biaya dan rencana keuangan.
Memutuskan bentuk distribusi dan tempat untuk pelatihan SIYB (Place). Setelah menentukan produk pelatihan, Anda harus memutuskan bagaimana pelatihan tersebut akan diakses (“P” kedua – place and distribution/ tempat dan distribusi). Tempat dalam pelatihan SIYB mengenai apa yang akan Anda lakukan untuk menyediakan paket pelatihan terkait dengan jumlah peserta dan di tempat yang dipilih oleh pelanggan Anda. Bentuk dan tempat pelatihan harus dipilih berdasarkan kebutuhan kelompok sasaran. Misalnya, beberapa klien Anda mungkin tidak dapat datang ke kantor Anda untuk memperoleh bantuan teknis dan pelatihan. Anda juga mungkin ingin menargetkan pengusaha dari lokasi-lokasi lain selain dari lokasi Anda. Pilihan tempat untuk pelatihan ditentukan oleh sejumlah faktor seperti fungsi tempat pelatihan serta kenyamanan tempat tersebut bagi para pengusaha. Beberapa kiat at untuk memilih tempat pelatihan yang cocok akan didiskusikan di bagian memilih tempat pada sesi Persiapan dan Rancangan.
Mempromosikan Program SIYB ke pelanggan Anda (Promotion) “P” ketiga, Promosi terkait dengan seluruh kegiatan yang Anda lakukan untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang pelatihan SIYB dan membuat mereka tertarik ke pelatihan SIYB. Terdapat sejumlah metode yang disarankan untuk mempromosikan program SIYB di Indonesia. Gunakanlah salah satu atau beberapa metode berikut ini untuk mempromosikan lokakarya. •
Dikaitkan dengan pelatihan teknis — ada kemungkinan untuk mengkoordinir lokakarya SIYB dengan beberapa lokakarya teknis yang terdapat di suatu bidang seperti mekanik atau pengolahan makanan.
•
Kunjungan pribadi ke bisnis-bisnis calon peserta — Sejauh ini, metode ini merupakan yang terbaik. Anda akan dapat menilai kecocokan lokakarya Anda dengan pengusaha tersebut setelah memahami kebutuhan-kebutuhan pelatihan mereka dengan lebih baik.
•
Iklan di surat kabar — Metode ini lebih murah dibandingkan kunjungan pribadi. Meskipun demikian, beberapa calon pengusaha mungkin berpotensi tidak melihat iklan tersebut.
Halaman
7
•
Iklan di radio atau televisi —Metode ini cukup efektif tetapi mahal. Program-program dapat dirancang untuk menjangkau sebanyak mungkin pengusaha. Hal ini dapat berupa acara talk show, dimana para pengusaha diwawancarai dan mendiskusikan manfaat-manfaat program tersebut. Iklan komersil dapat menginformasikan orang-orang mengenai keberadaan program Anda dan manfaat-manfaatnya.
•
Dari mulut ke mulut — Doronglah mereka yang telah memperoleh manfaat pelatihan untuk menyebarkan informasi tersebut dalam komunitas mereka. Metode ini dapat menjadi lebih efektif apabila Anda dapat menyediakan seperangkat selebaran.
•
Membagikan selebaran — Membagikan selebaran dapat menimbulkan ketertarikan diantara orang-orang dimana fasilitas-fasilitas lain mungkin tidak tersedia.
•
Kompetisi antar pengusaha — Kompetisi untuk para pengusaha dapat diorganisir melalui surat kabar, radio atau televisi. Hal ini dapat digunakan untuk menyeleksi dan memberikan hadiah kepada pengusaha terbaik bulan atau tahun ini berdasarkan kategori-kategori seperti pembukuan terbaik, display toko terbaik, pengaturan bengkel terbaik, layanan terbaik kepada pelanggan, dll.
•
Acara pertemuan untuk promosi — Undanglah calon-calon peserta ke dalam acara pertemuan untuk menginformasikan pelatihan SIYB.
Tidak ada metode yang terbaik. Organisasi Anda perlu memilih sebuah metode yang dapat menjangkau kelompok sasaran yang dituju dengan efektif. Agar dapat menyusun strategi komunikasi yang efektif, organisasi Anda harus memutuskan siapa yang akan mengkomunikasikannya, siapa yang diajak berkomunikasi, isi pesan apa yang akan disampaikan dan jalur komunikasi apa yang akan digunakan. Manfaatkan informasi yang terkumpul mengenai kelompok sasaran tersebut untuk menentukan jalur komunikasi yang akan digunakan dan isi pesan yang akan disampaikan, sehingga menarik bagi kelompok sasaran yang dituju. Kegiatan promosi Anda harus fokus menyoroti manfaat-manfaat yang akan diperoleh dari keikutsertaan mereka dalam pelatihan Anda. Pastikan bahwa intervensi pelatihan Anda benar-benar memberikan nilai seperti yang dijanjikan untuk memperoleh pelanggan yang setia terhadap program SIYB dan mereka (peserta pelatihan) akan menyebarkan ceritanya ke orang lain. Program SIYB menyediakan contoh brosur dan materi-materi promosi lain yang dapat digunakan untuk mempromosikan program Anda.
Memasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB (Price) “P” keempat dan yang terakhir adalah mengenai biaya yang terkait dengan kegiatan yang Anda laksanakan untuk menentukan harga pelatihan SIYB. Agar dapat menentukan harga pelatihan SIYB, hitunglah seluruh biaya untuk menyediakan layanan tersebut, cari tahu berapa banyak klien atau sponsor Anda yang bersedia untuk membayar dan bandingkan dengan pemberi layanan lain yang menawarkan pelatihan serupa (kompetitor). Idealnya, peserta harus membayar sebagian besar biaya pelatihan atau memberikan kontribusi terhadap pelatihan, seandainya mereka tidak mampu membayar penuh. Apabila Anda menawarkan lokakarya tersebut secara cuma-cuma, orang-orang akan menghadirinya karena lokakarya tersebut gratis dan mungkin bukan karena mereka benar-benar tertarik dalam memulai sebuah usaha. Pengalaman telah menunjukkan bahwa terdapat keterkaitan antara tingkat iuran yang harus dibayar atau kontribusi peserta terhadap tingkat komitmen pribadi mereka dalam mengikuti pelatihan.
Halaman
8
Ingatlah selalu seberapa besar biaya yang dapat dibayarkan oleh peserta dan pastikan bahwa mereka selalu memberikan kontribusi (membayar sesuatu). Ini akan memastikan bahwa peserta akan berkomitmen dan kemudian mereka juga akan menuntut “nilai atas uang yang mereka bayarkan” yang akan membuat Anda terikat untuk selalu menyampaikan pelatihan yang berkualitas tinggi. Beberapa hal yang harus dicakup dalam menghitung harga pelatihan adalah sebagai berikut: • • • • • • • • •
Remunerasi untuk pelatih Materi pelatihan SIYB Biaya-biaya yang terkait dengan fasilitas pelatihan (contoh: biaya penyewaan ruangan, OHP, listrik) Makanan (dan akomodasi) untuk peserta Alat tulis, contoh: pensil, pulpen, kertas plano, notes, fotokopi, dan lain sebagainya komunikasi, contoh: telepon, fax Biaya tak terencana atau cadangan untuk biaya tak terduga (contoh: untuk transportasi darurat) Biaya overhead yang merupakan bagian kecil dari biaya operasional dari organisasi anda. Dengan membebankan biaya overhead, anda bertujuan untuk mendapatkan kembali sebagian dari baiyabiaya itu melalui setiap kegiatan pelatihan. Biaya operasional yang mungkin ada antara lain: - Sewa kantor - energi - komunikasi - asuransi - mempromosikan pelatihan (!)
Pastikan bahwa klien Anda dapat memenuhi setidaknya sebagian dari biaya pelatihan diatas. Sebagai pelatih, kita perlu senantiasa mencari cara untuk mengurangi biaya pelatihan SYB. Cari tahu berapa harga yang bersedia dibayarkan oleh klien anda (dan sponsor) Hargai yang bersedia dibayarkan oleh klien anda untuk pelatihan SIYB tergantung pada besarnya pendapatan dan tabungan mereka. Profil segmen pasar akan memberikan anda informasi awal mengenai pendapatan klien anda. Terkadang, anda akan menemui klien yang hanya mampu memenuhi sebagian kecil biaya pelatihan, karena mereka miskin atau kurang beruntung. Tetapi kebanyakan klien anda akan mampu untuk membayar minimal sebagian atau bahkan seluruh biaya pelatihan. Untuk kasus yang pertama, SIYB harus diposisikan menjadi dua fokus utama dalam kegiatan pemasaran anda. Fokus yang pertama adalah berhubungan dengan penerima manfaat pelatihan di lapangan, sementara fokus yang kedua bertujuan untuk mendapatkan subsidi pelatihan dari sponsor, contoh: organisasi yang mungkin bersedia untuk menutupi kekurangan antara iuran peserta dan total biaya pelatihan. Untuk kasus kedua, kegiatan pemasaran anda harus memiliki fokus utama untuk meyakinkan klien bahwa hasil yang akan mereka peroleh sepadan dengan biaya pelatihan yang mereka bayarkan. Seringkali, klien mampu tetapi tidak bersedia untuk membayar pelatihan karena mereka tidak bisa menghargai nilai sebenarnya dari pelatihan atau mereka sudah terbiasa untuk mendapatkan pelatihan secara gratis atau dengan biaya dengan subsidi tinggi. Untuk meyakinkan klien-klien ini agar bersedia membayar, anda harus memberikan pelatihan yang berkualitas (substansi) dan memasarkan produk pelatihan berkualitas tersebut dengan cara-cara yang profesional (spin). Program SIYB menawarkan kepada anda berbagai perangkat untuk menarik klien agar bersedia membayar pelatihan anda. Sekali lagi anda mungkin harus Halaman
9
mencari dana tambahan dari sponsor pelatihan untuk memenuhi kekurangannya, tetapi anda disarankan untuk meminimalkan elemen subsidi dalam perhitungan anda. Subsidi akan membuat anda bergantung pada sponsor pelatihan dan menjadi rentan secara keuangan terhadap perubahan kebijakan sponsor-sponsor tersebut. Lebih lanjut lagi, subsidi pelatihan cenderung membuat fokus pemasaran penyedia latihan SIYB bergeser dari konsumen ke sponsor pelatihan. Sponsor pelatihan ditujukan untuk mendukung transaksi pelatihan di pasar dan bukan menjadi perhatian utama penyedia pelatihan. Cari tahu harga yang dikenakan oleh pesaing anda untuk mengadakan pelatihan Untuk mencari tahu berapa yang dikenakan oleh pesaing anda untuk pelatihan yang serupa dengan program SIYB, anda harus mengumpulkan informasi dari pasar lokal. Untuk tujuan itu, anda bisa mempelajari daftar harga resmi pesaing anda atau mencari tahu secara informal melalui jaringan anda di kalangan dukungan pengembangan usaha. Sangat penting bagi anda untuk mengetahui struktur harga pesaing anda. Mengetahui harga tersebut dapat memberikan anda keuntungan strategis pada proses tender pelatihan.
Bagaimana mempromosikan pelatihan SIYB kepada sponsor ? Terkadang, anda harus mempromosikan intervensi pelatihan SIYB yang terencana tidak hanya kepada klien anda tetapi juga kepada sponsor potensial, agar supaya sponsor dapat menutupi kekurangan di antara iuran peserta dan total biaya pelatihan. Sponsor pelatihan, baik badan-badan donor, pemerintahan, dunia usaha atau perorangan memiliki kebutuhan dan keinginan yang berbeda dengan klien anda dan anda harus menjawab kebutuhan dan keinginan mereka tersebut agar dapat menarik perhatian mereka. Anda juga harus memilih jalur, kode, dan media komunikasi yang tepat untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Pertama-tama, anda hanya menghubungi sponsor yang kemungkinan besar memiliki ketertarikan (laten) untuk mensubsidi pelatihan. Motivasi sponsor untuk mensubsidi pelatihan beragam, dari alasan filantropis atau berorientasi pembangunan atau bahkan hanya karena kepentingan bisnis semata. Sebagai contoh, badan donor mungkin memberikan subsidi bagi pelatihan untuk mendukung pembangunan sosial ekonomi untuk meningkatkan keterkaitan ke-hulu atau ke-hilir dengan pemasok-pemasok kecil, atau untuk menawarkan kesempatan berwirausaha bagi karyawan yang akan di-PHK. Pelajarilah motivasi berbagai sponsor dengan seksama dan dekati mereka hanya apabila anda merasa kepentingan mereka dapat memberikan manfaat bagi klien anda dan sebaliknya. Untuk mendapatkan jalur komunikasi yang tepat agar menarik perhatian dari sponsor pelatihan, anda harus ingat bahwa mereka biasanya memiliki akses ke e-mail komputer, telepon, fax dan surat. Sponsor pelatihan berinteraksi selama pertemuan, lokakarya, dan konferensi. Apabila anda ingin berkomunikasi dengan sponsor pelatihan, telepon mereka, kirimkan pesan tertulis dan/atau cobalah untuk datang ke salah satu kantor mereka. Fokus dari upaya anda harus selalu pada negosiasi dua arah. Untuk mengidentifikasi media komunikasi yang tepat, anda harus selalu ingat bahwa sponsor pelatihan ingin informasi latar belakang yang terperinci mengenai pelatihan SIYB. Mereka mengharapkan anda dapat mengkategorisasikan informasi tersebut berdasarkan konsep-konsep yang banyak diperdebatkan di masyarakat. Apabila anda mau berbicara dengan sponsor
Halaman
10
potensial mengenai paket pelatihan SIYB dan meyakinkan mereka untuk memberikan subsidi pelatihan, anda harus mengetahui beberapa konsep dan menggunakan terminologi yang relevan. Beberapa pertanyaan utama yang mungkin akan ditanyakan oleh donor adalah: •
Keberlanjutan: Bagaiman rencana organisasi anda mempertahankan program pelatihan apabila dukungan sponsor sudah berakhir? Apakah penerima manfaat pelatihan akan berkontribusi terhadap biaya pelatihan?
•
Efisiensi-biaya: Apakah pelatihan SIYB efektif dari segi biaya dibanding program-program pelatihan lain (contoh: biaya per-peserta, biaya untuk setiap pekerjaan yang tercipta)?
•
Dampak pelatihan: Apakah pelatihan SIYB memiliki dampak yang signifikan? Apakah dampak tersebut terdokumentasikan?
•
Pengentasan kemiskinan: Apakah program pelatihan anda berkontribusi pada pengentasan kemiskinan?
•
Sensitifitas Gender: Apakah program pelatihan menyeimbangkan kebutuhan-kebutuhan khusus dari kedua jenis kelamin?
•
Lingkungan: Apakah program pelatihan menekankan aspek konservasi lingkungan dan pembangunan ekonomi yang berkelanjutan?
•
Proyek vs. Program: Apakah intervensi pelatihan yang anda usulkan merupakan kegiatan yang berdiri sendiri atau merupakan bagian dari program yang lebih komprehensif? Apakah intervensi ini satu paket dengan komponen-komponen lain seperti pelatihan keterampilan teknis dan akses keuangan?
Untuk memilih media komunikasi yang tepat, ingat bahwa sponsor pelatihan seringkali menggunakan dan mengharapkan pihak lain untuk menggunakan media komunikasi dengan standar profesional tertentu, seperti: transparansi berwarna, presentasi multi-media dan lain-lain. Untuk menghasilkan dampak bagi audiens anda, anda harus mengadaptasikan standar-standar tersebut.
Halaman
11
Tahap 2. Seleksi Peserta Pelatihan SIYB Langkah kedua dari siklus pelatihan SIYB berfokus pada pemilihan peserta untuk berbagai program pelatihan SIYB.
Apa yang dimaksud dengan seleksi ? Terminologi seleksi merujuk pada proses identifikasi seseorang atau suatu obyek yang dianggap sesuai untuk tujuan tertentu. Sebagai contoh, dalam siklus pelatihan program SIYB, terminologi seleksi merujuk kepada identifikasi calon pengusaha kecil dan pengusaha kecil yang bisa mendapatkan manfaat terbesar dari pelatihan SIYB dan dapat diaplikasikan, memiliki sumberdaya untuk membayar baik sebagian ataupun keseluruhan dari pelatihan.
Mengapa seleksi menjadi penting? Seleksi pelatih SIYB penting karena berbagai alasan, Untuk memastikan bahwa • Anda, sebagai pelatih SIYB, menemukan klien yang bisa mendapatkan manfaat terbesar dari pelatihan SIYB • Klien yang terpilih mengetahui bahwa mereka mendapatkan hasil dari uang yang mereka bayarkan Oleh karenanya, seleksi yang tepat merupakan hal yang akan menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Kriteria seleksi SIYB Seperti yang digariskan pada Bab Satu, program SIYB dikembangkan secara khusus untuk orang-orang yang mau memulai atau mau mengembangkan usaha, dengan demikian pengusaha atau calon pengusaha skala kecil secara potensial cocok untuk pelatihan ini. Salah satu kriteria seleksi untuk klien yang utama: Pengusaha atau calon pengusaha yang ingin mengikuti program pelatihan SIYB harus bisa membaca dan menulis dalam bahasa yang akan digunakan dalam pelatihan dan bisa melakukan perhitungan dasar. Apabila dianggap tidak bisa memenuhi criteria tersebut, maka mereka tidak akan mendapatkan manfaat penuh dari program pelatihan yang berbasis materi ini. Selain dari persyaratan umum bahwa calon peserta harus melek huruf dan angka, untuk modulmodul di bawah ini terdapat kriteria seleksi tertentu sebagai berikut: 1. Pelatihan GYB terbuka untuk semua pengusaha kecil yang berusaha mencari ide bisnis yang layak. Apabila pelamar sudah memiliki ide bisnis yang konkrit dan layak, mereka tidak boleh dipilih untuk pelatihan GYB tetapi harus langsung dirujuk pada program pelatihan SYB. 2. Untuk dapat dipilih mengikuti pelatihan SYB, pelamar harus memiliki bukti bahwa mereka memiliki ide bisnis yang konkrit. Lebih lanjut lagi, mereka harus membuktikan bahwa mereka memiliki keterampilan teknis, atau memiliki akses terhadap keterampilan teknis yang diperlukan berkaitan dengan ide bisnis tersebut. 3. Untuk dapat terpilih mengikuti pelatihan IYB, pelamar idealnya harus sudah menjalankan usaha mereka sendiri setidaknya selama enam bulan atau lebih baik lagi apabila sudah satu tahun berjalan atau lebih. Mereka harus memiliki pengalaman dalam operasi bisnis seharihari selama periode waktu tersebut agar mereka bisa mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelatihan mereka.
Halaman
12
Dalam prakteknya, anda akan merasa sulit untuk menerapkan kriteria seleksi yang ketat. Sebagai contoh, apabila anda bekerja untuk penyedia pelatihan komersial anda akan berpikir dua kali sebelum menolak klien yang akan membayar anda. Dan juga apabila anda bekerja untuk organisasi LSM berbasis keanggotaan akan sulit bagi anda untuk menghalangi anggota untuk mengakses pelatihan SIYB. Tetapi jangan mengabaikan kriteria seleksi peserta SIYB karena: • •
Apabila anda memilih pengusaha yang semi buta huruf atau buta huruf untuk mengikuti pelatihan, mereka tidak bisa menggunakan materi pelatihan dan mereka akan merasa bingung pada sesi pelatihan. Apabila anda menggabungkan calon pengusaha yang tidak memiliki gagasan bisnis yang layak dengan calon pengusaha yang memiliki gagasan yang jelas mengenai bisnis yang akan mereka lakukan, atau apabila anda menggabungkan pengusaha dengan calon pengusaha kecil, potensi pertentangan kepentingan di antara para peserta dapat timbul sehingga dapat berdampak tidak baik kepada anda dan Klien anda.
Pada kedua kasus tersebut, pelatihan akan berdampak buruk bagi peserta dan anda gagal memenuhi kebutuhan dan keinginan klien dan catatan kinerja anda sebagai pelatih menjadi buruk. Apa bila anda mengikuti kriteria seleksi SIYB, dampak positif dari pelatihan anda sudah akan terbentuk. Proses seleksi peserta SIYB Proses seleksi peserta SIYB untuk memperoleh peserta yang tepat yang dapat berpartisipasi dalam program pelatihan terdiri dari dua langkah: 1. Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran. 2. Menyaring atau mewawancarai pelamar untuk memastikan calon peserta yang akan mendapat manfaat paling besar dari pelatihan Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran Sebagai bagian dari materi promosi, anda harus menyediakan formulir pendaftaran. Formulir pendaftaran dirancang untuk mengumpulkan informasi dasar mengenai peserta yang prospektif dan untuk mempelajari secara detil pribadi dan kesiapan mereka menjadi seorang kewirausahaan. Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menjadi beberapa kategori dan setiap kategoti tersebut memiliki skor . Kategori pertanyaan terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5.
Pengalaman kerja; Latar belakang kewirausahaan; Jenis usaha yang direncanakan atau yang ada; Sumber Pendanaan; dan Komitmen.
Terkadang anda akan merasa kesulitan untuk mengidentifikasi calon peserta tertentu dengan latar belakang yang sama untuk menentukan kebutuhan mereka, jumlah mereka dan bentuk intervensi pelatihan yang harus direncanakan. Dalam situasi seperti itu anda bisa menggabungkan mereka dengan menggunakan salah satu dari kombinasi di bawah ini:
Pengecer dan penjual grosir Manufaktur dan penyedia jasa.
Halaman
13
Saring atau wawancarai pelamar untuk memilih orang-orang yang akan mendapatkan manfaat paling besar dari pelatihan Contoh formulir pendaftaran terdapat dalam lampiran dan Panduan menilai form pendaftaran dirancang untuk membantu anda menentukan skor untuk dialokasikan kepada setiap responden. Gunakan panduan skor untuk menilai jawaban. Peserta yang mendapatkan skor tinggi pada Formulir Pendaftaran harus diwawancarai. Gunakan kriteria yang sama dalam proses wawancara untuk meninjau kembali Fomulir Pendaftaran. Karakteristik kewirausahaan pelamar juga bisa dinilai pada saat melakukan wawancara. Sebagai bagian dari proses wawancara, disarankan agar anda meminta pelamar untuk melakukan tes matematika sederhana. Contoh tes diberikan pada lampiran dalam buku panduan ini. Lebih lanjut lagi, apabila pelamar sudah memiliki usaha mereka harus mengisi Daftar dasar (From Base Line SIYB) yang juga terdapat pada buku panduan ini.
Halaman
14
Tahap 3. Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Pada tahap ketiga Siklus Pelatihan SIYB anda diharapkan dapat mengidentifikasi kebutuhan dan merekomendasikan jalur pelatihan kepada calon peserta, hal ini yang disebut yang disebut dengan Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB
Apa yang disebut Analisis Kebutuhan Pelatihan? Analisa Kebutuhan Pelatihan merujuk ke proses penilaian lanjut untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan konsumen Anda dan apa yang mereka inginkan?.
Mengapa Analisis Kebutuhan Pelatihan penting? Analisis kebutuhan merupakan langkah yang penting dalam siklus pelatihan karena melalui hal ini Anda akan dapat: • Memahami harapan pengusaha sehingga Anda dapat menyesuaikan pendekatan pelatihan dan • Mengidentifikasi kesenjangan pelatihan, yang merupakan perbedaan antara apa yang diketahui oleh para konsumen anda apa yang seharusnya mereka ketahui, agar Anda dapat memilih intervensi pelatihan yang tepat.
Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB bisa dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Metode ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelatihan klien Anda dan untuk menyesuaikan pelatihan SIYB yang dengan kebutuhan dan keinginan tersebut. •
Identifikasi keinginan pelatihan klien anda Untuk mengidentifikasi keinginan pelatihan calon peserta (sering juga disebut “kebutuhan pelatihan yang dirasakan”), anda disarankan untuk mempersiapkan daftar singkat pertanyaan dan secara langsung menanyakannya pada saat wawancara seleksi. Pendekatan ini dapat menghemat waktu dan uang. Serangkain pertanyaan berkaitan dengan keinginan pelatihan klien anda terdapat di bawah ini pada bagian Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan.
•
Identifikasi kebutuhan pelatihan klien anda Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang “sebenarnya” dari klien anda (kebalikan dari kebutuhan yang “dirasakan” di atas), fokuskan perhatian anda pada “kesenjangan pembelajaran” mereka. Kesenjangan pelatihan merupakan perbedaan antara apa yang klien anda “harus” tahu dan apa “sebenarnya” mereka ketahui mengenai dasar-dasar pengelolaan usaha.
Apa yang harus diketahui mengenai pengelolaan usaha dideskripsikan dari materi pelatihan SIYB. Pengusaha skala kecil yang menguasai isi dari materi SIYB diharapkan untuk dapat memulai dan mengembangkan usahanya sendiri. Untuk menilai apakah klien anda mengetahui tentang mengelola usaha, rujuklah kembali ke Formulir Entry SIYB. Formulir Entry SIYB memberitahukan anda apakah klien anda sudah memiliki gambaran usaha atau mereka sudah memulai usaha tersebut, dan apabila demikian, apakah mereka menguasai konsep dasar-dasar pengelelolaan usaha.
Halaman
15
Gunakan data dari Formulir Entry SIYB dan hasil wawancara anda untuk mengembangkan daftar kebutuhan dan keinginan pelatihan setiap pelamar. Ambil daftar ini dan tempatkan di samping draft program pelatihan yang telah anda buat sebelumnya berdasarkan profil segmen pasar klien anda. Sekarang saatnya bagi anda untuk menyempurnakan dan memfinalisasi struktur dan isi intervensi pelatihan agar lebih mencerminkan kebutuhan dan keinginan masing-masing klien.
Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Perangkat utama yang direkomendasikan untuk analisis keinginan klien anda adalah kuesioner singkat yang diisi pada saat wawancara seleksi dengan klien. Anda bisa menggunakan contoh pertanyaan-pertanyaan di bawah ini kepada klien anda: • Apakah anda memiliki ketertarikan terhadap topik pelatihan/ manajemen usaha tertentu? • Tolong urutkan menurut prioritas anda subyek-subyek pelatihan di bawah ini: Yang mana yang menurut anda paling penting, dan mengapa? o SYB: Isi dari Rencana Usaha, Pemasaran, Penetapan Biaya, Pengelolaan Staff, Persyaratan Hukum, Bentuk-Bentuk Usaha, Perencanaan Keuangan, Modal Awal yang Diperlukan, Jenis dan Sumber Modal Awal o IYB: Bisnis dan Keluarga, Pemasaran, Pembelian, Pencatatan, Pengendalian Persediaan, Perencanaan Penetapan Biaya • Dari subyek-subyek di atas, yang mana yang paling tidak anda sukai? • Apakah anda bersedia membagi pengalaman pribadi anda dan apabila sesuai, permasalahan usaha anda dengan peserta pelatihan SIYB yang lain? • Apakah ada permintaan khusus terkait dengan tempat pelatihan, makanan yang disajikan pada saat pelatihan? Anda bebas untuk menambah daftar pertanyaan di atas agar bisa mencerminkan profil khusus klien anda dengan lebih baik. Perangkat utama yang direkomendasikan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dari peserta pelatihan SIYB adalah Formulir Entry SIYB. Formulir ini memberikan anda beberapa informasi penting mengenai tingkat pengetahuan klien anda pada saat ini. Sekali lagi, anda didorong untuk mengembangkan, dan bukan mengurangi jumlah pertanyaan di Formulir Entri, tetapi ingat jangan terlalu membebani wawancara dan jangan membuat klien anda merasa sedang diinterogasi.
Halaman
16
Tahap 4. Persiapan dan Rancangan Bab ini dirancang untuk membantu pelatihan mengenai langkah-langkah persiapan dan rancangan intervensi pelatihan. Kemampuan pelatih dalam mengorganisir acara pelatihan adalah inti yang akan berkontribusi pada keberhasilan proses pelatihan. Pertama akan menunjukkan cara untuk menyiapkan dan mengorganisir intervensi pelatihan SIYB dan kedua mendiskusikan secara mendalam cara memilih metodologi yang tepat.
1. Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB Logistik adalah tantangan terbesar dalam menyiapkan dan mengorganisir intervensi pelatihan SIYB. Anda harus menyiapkan banyak hal pada waktu yang bersamaan dan sama pentingnya untuk keberhasilan rencana intervensi pelatihan anda. Bahkan pelatih yang sudah berpengalamanpun akan tetap melakukan hal yang sama dalam intervensi pelatihan mereka. Tabel 1. Daftar Untuk Persiapan Pelatihan SIYB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Agenda Kerja Memilih tempat pelatihan Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan Mengidentifikasi +membriefing narasumber Memberitahu para peserta Mengurus materi dan alat pelatihan Melaksanakan pertemuan pra-seminar Melakukan pemeriksaan detik-detik terakhir
Check
1.1. Memilih Tempat Pelatihan yang Tepat Langkah pertama dalam menyiapkan intervensi pelatihan SIYB adalah menyeleksi tempat pelatihan yang cocok sesuai dengan keputusan mengenai Place (distribusi) dalam tahap pertama siklus yaitu pemasaran. Tempat pelatihan harus nyaman bagi para peserta sehingga tetap hadir dan tpat waktu selama seminar berlangsung. •
Ukuran, tempat pelatihan membutuhkan ruang yang cukup untuk kerja kelompokkelompok kecil agar dapat efektif selama sesi berlangsung. Disarankan ruangan berukuran setidaknya enam kali delapan meter untuk dua puluh orang peserta.
•
Biaya, biaya untuk menyewa ruang pelatihan harus sesuai dengan anggaran yang telah dipersiapkan dalam langkah sebelumnya.
•
Tata Ruang (Lay-out), pertimbangkanlah situasi pelatihan dan kenyamanan peserta. Pelatihan yang efektif membutuhkan konsentrasi, untuk memfasilitasi hal ini disarankan agar ruang pelatihan memiliki: o pencahayaan yang baik o ventilasi yang baik o tingkat keributan yang rendah o sedikit interupsi eksternal o fasilitas kamar kecil dan dapur o pengaturan tempat duduk yang fleksibel untuk lima kelompok yang masingmasing terdiri dari sekitar empat sampai lima orang.
Halaman
17
Jika anda berencana untuk menggunakan alat TV/Video, pastikan ada sambungan listrik dan selalu coba peralatan-peralatan tersebut sebelumnya. Isu lain yang juga berkaitan dengan kenyamanan para peserta pelatihan, mungkin perlu Anda pertimbangkan : • Apakah perlu menyediakan fasilitas penitipan anak bagi peserta yang memiliki dan membawa anak kecil ke pelatihan untuk meringankan beban mereka. • Apakah fasilitas tersebut dapat diakses oleh peserta yang cacat fisik? Disarankan untuk konfirmasi mengenai tempat pelatihan sedini mungkin, misalnya empat minggu sebelum acara pelatihan, karena Anda perlu mengkomunikasikan detil tempat pelatihan ke para peserta dan narasumber secara tepat waktu. Jika Anda mengikuti panduan ini, Anda akan mengoptimalkan proses pembelajaran bagi semua peserta. 1.2. Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan Langkah berikutnya dalam persiapan intervensi pelatihan SIYB adalah menyelesaikan anggaran dan meminta persetujuan dari atasan Anda (apabila diperlukan). Anggaran untuk lokakarya SIYB harus mencakup semua biaya pelatihan. Daftar berikut ini akan membantu Anda menyiapkan anggaran : • • • • • • • •
gaji para pelatih, biaya sewa tempat, biaya sewa perlengkapan pelatihan, bahan-bahan pelatihan dan alat tulis kantor, seperti buku catatan, buku latihan, dan flip chart, baik untuk pelatih dan peserta, makanan dan akomodasi peserta, apabila organisasi Anda menyediakan hal-hal ini; biaya komunikasi (telepon/telex/perangko, etc); biaya transportasi; kunjungan lapangan; o layanan-layanan bantuan tindak lanjut setelah pelatihan dan pertemuan-pertemuan; dan o biaya/kompensasi untuk nara sumber dan pembicara tamu.
1.3. Memilih para pelatih dan nara sumber Apabila Anda akan melaksanakan lokakarya SIYB, merupakan hal yang baik apabila mengidentifikasi para para pelatih dan nara sumber serta meminta masukan dari mereka selama lokakarya berlangsung. Melaksanakan lokakarya dengan bantuan orang lain akan membantu Anda untuk: 1. Mengurangi stres — lokakarya yang berlangsung berhari-hari akan memberikan banyak tekanan bagi seorang fasilitator. 2. Saling melengkapi keterampilan — setiap pelatih mungkin memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai topik yang berbeda-beda Kemungkinan Anda akan memerlukan dua jenis narasumber untuk membantu Anda dalam penyampaian beberapa topik, seperti: • Narasumber yang menyampaikan modul pelatihan SIYB “inti”. Sesi yang telah dikelompokkan didalam modul pelatihan ini hanya boleh difasilitasi oleh pelatih yang sudah lulus seminar training of trainers SIYB.
Halaman
18
•
Narasumber untuk membantu penyampaian topik-topik khusus mengenai kepentingan bisnis tertentu, seperti HIV/AIDS dan dampaknya terhadap bisnis, regulasi pengendalian harga, perpajakan, peraturan ketenagakerjaan, hubungan industrial, peraturan keselamatan dan kesehatan, kondisi ekspor, dll. Narasumber eksternal yang akan menyampaikan topik-topik ini, misalnya pengusaha sukses, perwakilan dari kementrian, serikat pekerja, konsultan atau profesional dari organisai yang terlibat di perkembangan UKM
Dianjurkan agar intervensi pelatihan SIYB dilakukan oleh tim pelatih SIYB yang terdiri dari dua orang pelatih, tergantung pada pelatih utama untuk memutuskan apakah membutuhkan narasumber dari luar atau tidak. Setidaknya dua minggu sebelum lokakarya dimulai, adakan pertemuan dengan pelatih yang lain untuk mendiskusikan pengaturannya. Pada saat pertemuan dengan mereka, sampaikan tujuan seminar SIYB dan berikan profil singkat para peserta. Berikan gambaran singkat mengenai apa yang diharapkan dari mereka. Pertimbangkan kontribusi mereka pada sesi-sesi yang memerlukan pendekatan yang terstruktur dan pastikan tujuan sesinya. Bersama dengan narasumber eksternal, Anda dapat membahas dan merumuskan tujuan yang cocok dengan tujuan keseluruhan dari pelatihan dan memastikan bahwa informasinya relevan dan tidak terlalu rumit atau teknis. Apakah anda memberikan honor untuk narasumber atau tidak, akan sepenuhnya bergantung pada anggaran. Tentunya narasumber eksternal Anda akan senang jika mendapatkan tanda penghargaan dari anda serta para peserta. Sebagai pelatih utama, pastikan bahwa masing-masing pelatih atau narasumber menyiapkan semua materi yang mereka perlukan dan rencana sesi mereka. Pastikan bahwa perserta akan dapat terus berinteraksi dengan organisasi dan lembaga dimana narasumber Anda berasal apa bila pelatihan telah selesai Pastikan bahwa semua narasumber Anda diberitahu tentang: • • • • •
data peserta, kebutuhan pelatihan sebagaimana telah Anda identifikasikan, tujuan sesi-sesi, tempat dan jadwal, dan bahan-bahan dan perlengkapan pelatihan yang tersedia
1.4. Memberitahu para peserta Pemberitahuan tanggal pelatih kepada peserta (rekonfirmasi) sebaiknya dilakukan jauh hari (1-2 minggu) agar mereka dapat mengatur keikutsertaan 1.5. Mengurus bahan-bahan dan perlengkapan pelatihan Daftar dibawah ini contoh daftar kebutuhan pelatihan yang akan membantu Anda menyiapkan materi pelatihan dan memastikan seluruh materi yang dibutuhkan telah tersedia.
Halaman
19
Tabel 2. Contoh Daftar Materi dan Perlengkapan Pelatihan SIYB Peralatan Pelatihan
Check
•
White board atau Papan Tulis + penghapus
•
Flipchat Stand
•
Printer
•
Camera
•
LCD / Projector
•
Laptop
•
Permainan SIYB & Panduan Pelatih Perlengkapan pelatihan
•
Flip chart + kertas A4
•
Metaplan
•
Solatip Kertas
•
Solatip Kain
•
Spray mount / lem
•
Spidol 4 warna untuk pelatih
•
Spidol warna Biru / hitam untuk peserta
•
•
Alat tulis lainnya, (selotip, lem, paper punch, stapler + staples, gunting, perekat untuk menempel di dinding, penggaris, Rautan dan sebagainya) Perlengkapan Peserta Check Buku Panduan SIYB
•
Fotokopi presentasi
•
Foto kopi latihan, studi kasus dan formulir-formulir/lembaranlembaran yang merupakan bagian dari Permainan SIYB
•
Lembar evaluasi reaksi harian
•
Lembar evaluasi akhir seminar
•
Alat tulis (pulpen, pensil, buku tulis, rautan, penghapus, folder)
•
Tanda pengenal/nama
•
Air minum / permen (pilihan)
1.6. Selenggarakan pertemuan pra-seminar Setidaknya seminggu sebelum pelatihan dimulai, buatlah pertemuan dengan para pelatih untuk membahas lebih detail persiapan pelatihan dan urusan intervensi, termasuk alokasi topik dan modalitas praktis. Pastikan bahwa rekan pelatih Anda mendapatkan briefing lengkap mengenai: • Profil masing-masing peserta SIYB yang dipilih untuk intervensi pelatihan. • Ide-ide bisnis mereka • Tujuan-tujuan intervensi pelatihan • Tempat dan jadwal • Materi dan perlengkapan pelatihan.
Halaman
20
Penting untuk membahas isi sesi yang akan dicakup, metode pelatihan dan alat bantu yang akan digunakan serta intervensi dan hal-hal yang perlu dilakukan bersama dengan rekan pelatih Anda selama pertemuan pra-seminar tersebut. Sebagai pelatih utama, pastikan bahwa rekan Anda telah menyiapkan rencana sesinya dan materi lainnya. 1.7. Memeriksa kembali di saat-saat akhir Anda mungkin perlu memastikan bahwa peserta diingatkan kembali (Rekonfirmasi) mengenai tanggal pelatihan pada saat mendekati hari pelaksanaan dan pastikan mereka akan hadir. Periksa kembali seluruh persiapan, meliputi personil, peralatan atau perlengkapan lainnya sebelum pelatihan dimulai, misalnya : • berkomunikasi dengan narasumber • memastikan tersedianya materi dan perlengkapan pelatihan • memastikan pengaturan di tempat pelatihan • memeriksa pengaturan transportasi • memastikan keuangan yang tersedia
2. Merancang Program Pelatihan SIYB 2.1. Metodologi pelatihan SIYB Metodologi pelatihan SIYB didasarkan pada dua pilar dasar. Pilar-pilar tersebut adalah: 1. partisipatif, dan 2. berorientasi pada aksi Pelatihan Partisipatif Metodologi pelatihan SIYB mengunakan pendekatan partisipatif, selama intervensi pelatihan dan kegiatan-kegiatan tindak lanjut, klien Anda akan dianggap sebagai narasumber utama. Mereka telah memiliki ‘alat’ penting, yaitu pengalaman pribadi mereka dalam berbisnis khususnya yang dapat digunakan untuk menambah masukan bagi para pelatih SIYB selama sesi pelatihan. Penting untuk tidak menciptakan suasana ‘kembali ke bangku sekolah’. Anda harus memperlakukan setiap peserta sebagai sumber ide yang sama berharganya dengan Anda. Ini yang membedakan antara mengajar orang dewasa dan mengajar anak kecil Daripada menceramahi para klien Anda, gunakan metode pelatihan yang bersifat partisipatif untuk mendapatkan masukan yang aktif dari para peserta . Ulasan singkat mengenai metode-metode pelatihan yang direkomendasikan untuk digunakan selama pelatihan SIYB dapat Anda ditemukan di akhir bab ini. Pada kotak dibawah ini Anda akan menemukan beberapa kiat mengenai bagaimana cara melatih dengan pendekatan pendidikan orang dewasa.
Halaman
21
Tabel 3. Panduan untuk Melatih Orang Dewasa dalam SIYB Cara Orang Dewasa Belajar Ketika menangani orang dewasa dalam suasana pembelajaran, ingatlah bahwa mereka tidak seperti anak-anak, orang dewasa adalah:
Motivated (Termotivasi). Orang dewasa telah memilih untuk berpartisipasi dalam pelatihan SYB karena mereka percaya bahwa hal itu akan bermanfaat bagi mereka
Active (Aktif). Orang dewasa belajar dan mengingat dengan lebih baik pada saat mereka terlibat secara aktif dalam proses pembelajaran
Time-Conscious (Sadar waktu). Orang dewasa dan khususnya pengusaha, adalah orang-orang yang sibuk. Waktu mereka berharga dan mereka hanya akan belajar apabila informasinya relevan bagi mereka.
Utilitarian (Berguna). Orang dewasa ingin mencapai hasil yang konkret. Mereka akan lebih termotivasi saat informasinya berguna dan dapat langsung diterapkan didalam bisnis mereka.
Responsive (Tanggap). Orang dewasa dapat menilai kekuatan dan kelemahan mereka sendiri dan bereaksi terhadap hal tersebut. Umpan balik yang bersifat konstruktif akan mendorong mereka untuk mengambil tindakan untuk memperbaiki situasi mereka.
Experienced (Berpengalaman). Orang dewasa membawa kekayaan pengalaman pribadi dan pengalaman bisnis ke dalam pelatihan
Apabila Anda mengambil huruf pertama dari prinsip-prinsip tersebut, Anda akan dapat mengingat hal-hal ini dengan mudah!
MATURE = DEWASA
Orientasi aksi Metodologi pelatihan SIYB fokus terhadap pembelajaran melalui aksi. Selama pelatihan, klien Anda belajar sambil melakukannya dengan bantuan latihan serta permainan; •
•
Latihan, melalui latihan-latihan di buku panduan pelatihan, Kondisikan peserta untuk mengkaitkan dan menerapkan antara materi yang mereka terima dalam sesi pelatihan dengan lingkungan kerja mereka sehari-hari. Dengan demikian, diharapkan mereka memahami cara terbaik untuk menggunakan berbagai teknikteknik untuk memperoleh berbagai ide bisnis dan menerapkannya sebagai alat manajemen dan perencanaan bisnis mereka. Hasil dari latihan-latihan ini akan berguna secara langsung bagi para klien Anda karena memberikan dasar untuk memperoleh ide bisnis, membuat rencana usaha atau membuat rencana aksi Permainan, dengan memainkan permainan bisnis, klien Anda akan mensimulasikan penggunaan alat perencanaan usaha dan manajemen bisnis. Mereka dapat mengalami situasi bisnis yang sebenarnya didalam kelas. Berdasarkan hasil dari permainan bisnis atau permainan peran, mereka dapat menajamkan kegiatankegiatan yang mereka rencanakan untuk digunakan di kemudian hari.
Halaman
22
Pada akhir intervensi pelatihan, klien-klien Anda akan membawa pulang rencana aksi yang merinci mengenai apa yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan rencana usaha mereka atau untuk memulai bisnis. Rencana usaha akan menjadi dasar untuk tindak lanjut setelah pelatihan selesai. Kemungkinan peserta akan memulai bisnis sebagai dampak dari pelatihan SIYB akan lebih memungkinkan apa bila pelatih melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa rencana aksi benar-benar diimplementasikan (lihat Bab berikutnya tentang kegiatan-kegiatan tindak lanjut setelah pelatihan).
2.2. Rencana Sesi Pelatihan SIYB Mengembangkan rencana sesi Pelatih dan fasilitator yang efektif akan menyiapkan kegiatan-kegiatan pelatihan mereka dan menggunakan alat bantu pelatihan yang tepat. Anda harus merencanakan setiap sesi secara hati-hati, memahami isinya dan mengantisipasi apa yang akan terjadi dalam ruang pelatihan. Oleh karena itu, Anda perlu: • • • •
Menyelesaikan semua latihan, perhitungan, dan memahaminya; Mencoba memprediksi kesalahan-kesalahan yang mungkin dilakukan oleh Anda sendiri atau peserta serta jawaban-jawaban yang tidak lengkap atau tidak terduga, yang mungkin tidak salah tetapi perlu ditindaklanjuti. Mempertimbangkan berbagai studi kasus, mengerjakannya sendiri dan berusaha memprediksi semua kemungkinan yang akan dilakukan peserta untuk menganalisanya. Coba antisipasi tanggapan mereka. Memikirkan contoh-contoh lokal yang akan meningkatkan efektifitas presentasi Anda. Buatlah catatan tentang contoh-contoh tersebut secara berhati-hati di rencana sesi.
Anda telah menyesuaikan struktur intervensi pelatihan dan isi dari setiap modul sesi pada tahap awal saat memasarkan pelatihan, kemudian mempertajam struktur pelatihan tersebut dan memilih isi sesi berdasarkan hasil Analisa Kebutuhan Pelatihan yang Anda miliki. Tugas selanjutnya adalah mengembangkan “Rencana Sesi” untuk setiap sesi SIYB yang akan Anda sampaikan. Rencana sesi akan membantu anda untuk membuat intervensi pelatihan lebih terstruktur sebagai berikut ; 1. Topik yang akan Anda bahas dan di sesi apa ? 2. Tujuan pembelajaran apa yang ingin dicapai pada setiap sesi (lihat tabel) 3. Kegiatan apa yang akan dilakukan selama sesi tersebut, dengan urutan kronologis dan berapa menit waktu yang anda butuhkan dari setiap kegiatan 4. Metode pelatihan dan alat pelatihan yang akan Anda gunakan (lihat “Metode pelatihan SIYB” pada Bab ini) 5. Materi pendukung pelatihan apa saja yang akan ingin Anda jadikan rujukan tersebut.
Halaman
23
Menetapkan tujuan pembelajaran Menetapakan tujuan untuk setiap sesi SIYB merupakan hal yang sangat penting dan akan diuraikan secara lebih terperinci dalam bab ini. Menetapkan tujuan dalam setiap sesi pelatihan SIYB merupakan cara untuk memastikan bahwa Anda dan rekan pelatih Anda mengikuti pendekatan pelatihan secara terstruktur. Hal ini akan memberi nilai lebih pada sesi dan peserta akan mengetahui pembelajaran apa yang akan mereka terima. Prosedur yang direkomendasikan adalah sebagai berikut: di awal setiap sesi, perkenalkan tujuannya dan tanya apakah tujuan tersebut sudah jelas bagi para peserta. Cara yang biasanya digunakan adalah dengan menuliskannya di papan atau flip chart. Pastikan Anda lakukan hal ini sebelum sesi dimulai, sebagai bagian dari persiapan Anda dan bukan pada saat peserta sudah berada di ruang pelatihan. Pastikan bahwa tujuan tersebut tidak dihapus selama sesi sehingga Anda dapat kembali ke tujuan tersebut pada akhir sesi untuk memverifikasi, apakah tujuan pembelajaran telah tercapai atau belum. Merumuskan tujuan mungkin nampak mudah, tetapi pengalaman telah menunjukkan bahwa hal ini dapat menjadi tantangan. Kotak dibawah ini memuat beberapa kiat yang akan membantu pelatih SIYB untuk merumuskan tujuan-tujuan sesi . Tabel 4. Kiat-Kiat untuk Merumuskan Tujuan Pembelajaran untuk Sesi-Sesi Pelatihan SIYB 1. Tujuan harus selalu dirumuskan dari sudut pandang peserta dan bukan dari sudut pandang pelatih. Ini adalah kesalahan yang sering terjadi, contohnya, tujuan seperti: Memperkenalkan konsep pemasaran ke para peserta, diekspresikan dari sisi pelatih, bukan dari apa yang akan dicapai oleh peserta pelatihan. 2. Salah satu cara yang mudah untuk membantu Anda membuat tujuan sesi adalah dengan membuat kalimat ; ″ Pada akhir sesi ini, peserta akan dapat ...... ″. 3. Tujuan sesi harus spesifik dan dapat diukur. Tujuan seperti: ″ Membuat pengusaha dapat melakukan perhitungan biaya ″ mungkin terlalu luas dan harus dibagi menjadi beberapa bagian yang dapat diukur, seperti: ″ Membuat pengusaha dapat membedakan biaya langsung dan tidak langsung ″ dan ″ membuat mereka dapat menggunakan formulir perhitungan biaya untuk bisnis eceran dan borongan″. 4. Tujuan sesi harus dapat dicapai. Tanyakan kepada diri Anda sendiri apakah hal tersebut memungkinkan tecapai? Misalnya, peserta akan memahami konsep rencana pemasaran yang lengkap dalam satu jam. 5. Tujuan dapat terpusat pada tiga jenis perubahan yang berbeda: Peningkatan pengetahuan, perubahan sikap dan Peningkatan keterampilan. Untuk masing-masing jenis, terdapat kata-kata kunci khusus yang dapat digunakan pada saat merumuskan tujuan. Contoh: • Pengetahuan: peserta akan dapat memahami, mengerti, menjelaskan, mengidentifikasi, mendeskripsikan, mengetahui, menyebutkan, dll. • Sikap: pada akhir sesi, peserta akan menghargai, menilai, dll. • Perilaku: pada akhir sesi, pengusaha dapat menulis, menggunakan, menghitung, mengisi, membuat, dll.
Halaman
24
Dibawah ini, Anda dapat menemukan sebuah contoh rencana sesi untuk topik pemasaran. Ingatlah: Anda didorong untuk mengadaptasi dan melengkapi sesi-sesi ini, dan untuk menggunakan jadwal intervensi pelatihan secara akomodatif. Anda juga dapat memilih topik-topik SIYB yang perlu dikembangkan untuk membantu peserta pelatihan dalam menyusun rencana usaha mereka. Fleksibilitas merupakan hal yang fundamental dalam program SIYB. Idealnya, dalam setiap sesi pelatihan SIYB harus mencakup hal-hal berikut ini: • • • •
Teori : Isinya adalah pengetahuan yang mereka harus pelajari. Contoh: Isinya adalah studi kasus yang menyoroti tentang pentingnya penerapan teori. Latihan: Isinya adalah kegiatan yang harus dikerjakan oleh peserta didik untuk memperdalam dan tes terhadap pengetahuan baru peserta didik. Kerja lapangan: Isinya adalah penerapan dalam kehidupan nyata dari pengetahuan baru sebagai bagian dari penyiapan rencana usaha peserta didik. Penjelasan 1. Teori: Secara umum, teori dapat disampaikan dengan ceramah pendek atau melalui penceramah tamu (nara sumber). Buku modul SIYB berisi teori yang diarahkan agar peserta didik tidak perlu membuat catatan secara rinci. 2. Contoh: Contoh yang terdapat dalam Buku modul SIYB didasarkan pada satu jenis bisnis. Apabila contoh itu tidak cocok dengan peserta pelatihan, Anda dapat mencari contoh lain. 3. Latihan: Latihan-latihan yang tercantum dalam Buku modul SIYB akan sering dikerjakan secara berkelompok, dirancang untuk memperdalam dan menguji pengetahuan peserta. Sementara Buku Rencana Usaha SIYB dapat digunakan oleh peserta secara individual dalam mempersiapkan rencana usaha mereka. 4. Kerja lapangan: Kerja lapangan yang tercantum dalam Buku modul SIYB dikerjakan selama program pelatihan. Kerja lapangan akan menghasilkan informasi tentang kehidupan nyata yang perlu dikumpulkan oleh peserta didik dalam kaitannya dengan ide bisnis mereka. Apabila peserta pelatihan menyiapkan rencana bisnis mereka sendiri, maka mereka perlu melakukan kerja lapangan yang dikerjakan oleh mereka sendiri. Apabila mereka menyiapkan rencana bisnis secara kelompok, maka mengumpulkan informasi inipun dilakukan secara berkelompok.
Halaman
25
Tabel 5. Contoh Rencana Sesi SIYB (Untuk Pelatihan SYB) Sesi Tujuan
: :
Materi
:
Durasi
:
Ide Bisnis Pada akhir sesi, pengusaha akan dapat mendeskripsikan setidaknya tiga kesempatan bisnis di wilayah mereka.(pelajaran ini dapat digunakan untuk menghasilkan ide bisnis untuk individu atau komunitas). • Flipchat dan Papan Tulis • Buku Modul SIYB 90 menit
Waktu Isi Metode 5 menit Tujuan Ceramah 20 menit Bisnis-bisnis di Diskusi Terbuka dalam Komunitas 1. Ajak peserta untuk membuat sebuah daftar bisnis-bisnis yang mereka temukan di wilayah mereka 2. Ajak mereka untuk menyoroti kebutuhankebutuhan komunitas yand dipenuhi oleh bisnisbisnis ini 3. Gunakan beberapa contoh untuk menunjukkan kepada peserta bahwa ide bisnis yang sukses adalah ide yang memecahkan masalah banyak orang/komunitas. Tekankan bahwa ide bisnis yang sukses adalah ide yang memecahkan apa yang sebelumnya/sedang menjadi masalah bagi banyak orang/komunitas. 30 menit Analisa SWOT Ide Latihan kelompok bisnis Anda 1. Sajikan Kegiatan 10 di Buku Latihan SYB – “Analisa SWOT ide bisnis Anda.” 2. Apabila peserta berasal dari komunitas yang sama, ajak mereka untuk menyelesaikan (mengisi) lembaran tersebut di kelompokkelompok kecil. Apabila peserta tidak berasal dari komunitas yang sama, biarkan mereka mengerjakannya sendiri-sendiri. 3. Masing-masing kelompok menyajikan laporannya di depan kelas. 5 menit Pencapaian tujuan DiskusiTanyakan kepada peserta apakah tujuan sesi telah tercapai
Halaman
Hal
26
2.3. Merampungkan jadwal pelatihan Sebelum memutuskan total durasi seminar, terdapat beberapa hal lagi yang perlu Anda pertimbangkan selain dari sesi-sesi SIYB . Pertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk hal-hal berikut ini: • • • • • • • •
Sesi pembukaan seminar dan sesi penutupan Pengantar program Perkenalan diri sendiri / perkenalan peserta Pencair suasana (ice breakers) / pembangkit semangat (energisers) Permainan, permainan peran, kunjungan lapangan, ceramah tamu Persiapan rencana aksi Evaluasi harian dan Review Evaluasi Harian Evaluasi akhir seminar.
Sekarang Anda dapat menentukan total durasi seminar, sebagai contoh standar SYB adalah minimum 40 jam. Meskipun demikian, ingatlah bahwa ini adalah jumlah jam minimum berdasarkan pengalaman dinegara lain dalam menyelenggarakan pelatihan SIYB. Anda dapat fleksibel dalam topik-topik yang Anda pilih untuk melatih kelompok sasaran Anda, berdasarkan tingkat kebutuhan dan pengetahuan mereka, namun tidak dianjurkan untuk menyingkat durasi masing-masing topik. Studi penilaian dampak pelatihan di Indonesia ini telah menemukan bahwa sejumlah besar peserta yang telah dilatih SIYB (hampir sepertiganya) menginginkan durasi pelatihan yang lebih panjang, tentunya ini juga tergantung pada ketersediaan sumber daya manusia dan finansial.
Ingatlah bahwa pelatihan SIYB berbasis pada materi. Selalu gunakan materi-materi tersebut selama pelatihan dan selalu dikaitkan kembali antara setiap sesi untuk memastikan bahwa Anda memperoleh dampak pelatihan yang maksimal.
2.4. Metode Pelatihan SIYB Anda telah melihat bahwa metodologi pelatihan SIYB bersifat partisipatif dan berorientasi pada aksi. Berdasarkan pada kedua prinsip kunci ini, terdapat beberapa metode pelatihan yang direkomendasikan untuk digunakan oleh para pelatih SIYB. Sangat penting untuk tidak menceramahi para peserta selama pelatihan berlangsung. Metode ceramah mungkin berguna untuk mentransfer poin-poin pembelajaran yang penting, penggunaan yang terlalu sering cenderung menciptakan atmosfir ‘kembali ke bangku sekolah’ dimana peserta diperlakukan sebagai penerima informasi yang pasif, bukan sebagai orang dewasa dalam suasana pembelajaran. Penggunaan jenis alat bantu pelatihan dan metode pembelajaran yang berbeda merupakan hal yang penting untuk membuat peserta terus tertarik dan aktif dalam pelatihan SIYB. Rencana sesi terperinci dan jadwal yang disarankan terdapat dalam lampiran panduan pelatih. Anda perlu mengadaptasikan hal tersebut sesuai dengan kebutuhan kelompok sasaran dan waktu yang tersedia dalam pelatihan Anda. Metode pelatihan yang direkomendasikan adalah: brainstorming (curah pendapat), diskusi, latihan, permainan peran dan studi kasus. Pelatih SIYB didorong untuk menciptakan situasi “bermain peran” dan “studi kasus” berdasarkan kondisi peserta pelatihan. Anda dapat menggunakan pengalaman nyata mengenai situasi masalah yang pernah Anda hadapi atau berdasarkan pengalaman-pengalaman bisnis yang ada didalam peserta pelatihan.
Halaman
27
2.4.1. Brainstorming Brainstorming (curah pendapat) merupakan metode yang digunakan untuk menghasilkan ide-ide. Tujuannya adalah untuk menstimulir peserta agar menemukan cara-cara yang berbeda saat menanggapi masalah tertentu. Anda mengetengahkan sebuah masalah atau sebuah pertanyaan yang memiliki beberapa kemungkinan jawaban atau cara mengatasinya, ajak peserta untuk memikirkan cara-cara yang berbeda tersebut. Tujuan dari brainstorming adalah untuk menghasilkan sederet alternatif solusi/jawaban dan kemudian mendiskusikan kelebihan dan kekurangan masing-masing solusi. Metode brainstorming biasanya mengikuti langkah-langkah berikut ini; • •
• •
Pengantar: Ajukan permasalahan atau pertanyaan. Hasil: Meminta kelompok mengetengahkan sebanyak mungkin ide dan pemecahan masalah. Pada dasarnya, pada fase ini tidak ada yang dapat menyensor atau mengkritisi sebuah ide, tidak peduli seberapa “gila”nya ide tersebut. Kembangkan arus yang bebas saat melemparkan ide-ide karena hal itu akan merangsang kreatifitas peserta pelatihan. Pelatih berperan sebagai pencatat, mencatat ide-ide dan pemecahan masalah di kertas flip chart tanpa menilai, menyensor atau mengkritisi. Analisa: Pelatih dan peserta menganalisa data yang dikumpulkan dan memasukkannya kedalam kategori-kategori. Ide-ide yang berlebihan atau tidak relevan harus dibuang. Penutup: Harus diambil sebuah keputusan sebagai hasil dari brainstorming. Sebuah proses kreatif dapat dimasukkan kedalamnya, dan proses tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut dalam sebuah sesi brainstorming untuk masalah-masalah lain.
Kapan digunakan? Brainstorming Ideal digunakan untuk menemukan ide-ide atau solusi-solusi praktis terhadap suatu masalah. Dalam pelatihan, brainstorming juga digunakan untuk membantu peserta belajar dari pengalaman mereka. Sebagai sebuah metode pelatihan, brainstorming digunakan ketika peserta memiliki ide-ide mengenai bagaimana masalah tertentu dapat diselesaikan. Apa yang akan dicapai? Peserta belajar dari pengalaman mereka sendiri. Selain itu, mereka juga belajar memilih dari berbagai alternatif solusi. Kelebihan: Brainstorming menghasilkan partisipasi dalam derajat yang lebih tinggi. Brainstorming juga membuat sesi tersebut lebih hidup dan menstimulir cara berpikir yang kreatif. Hal-hal yang harus diperhatikan: Selama brainstorming, fokusnya harus terletak pada perolehan ide-ide dan bukan pada diskusi tentang ide-ide itu sendiri. Komentar yang bersifat mengkritisi tidak diperbolehkan. Evaluasi ide-ide tersebut di lain waktu. Fokuskan perhatian Anda untuk memperoleh ide sebanyak mungkin. Pastikan bahwa semua orang berpartisipasi dengan meminta mereka yang pendiam untuk memberikan ide-ide.
Halaman
28
2.4.2. Diskusi Pengetahuan, ide dan opini mengenai topik tertentu dibahas dengan bebas antara peserta dan pelatih. Dalam diskusi terbuka, pelatih memfasilitasi dan mengendalikan diskusi sementara yang lain berpartisipasi. Dalam diskusi kelompok, peserta dibagi menjadi kelompok-kelompok kecil. Subyeknya didiskusikan dengan bebas oleh masingmasing kelompok. Pelatih berkeliling ke semua kelompok sebagai pengamat dan memberikan masukan apabila diperlukan. Para kelompok setelah itu digabungkan kembali dan kesimpulan dari masing-masing kelompok dipresentasikan dan didiskusikan di forum terbuka. Kapan digunakan? Idealnya, diskusi digunakan untuk menganalisa sebuab situasi dan untuk menegaskan konsep dan pemahaman peserta melalui pertukaran pendapat dengan yang lain. Diskusi digunakan saat peserta memiliki pengetahuan latar belakang mengenai permasalahan Apa yang akan dicapai? Diskusi mengakibatkan perubahan sikap peserta karena didalmnya terdapat proses berbagi pengalaman antara peserta. Kelebihan: Diskusi memberikan umpan balik kepada pelatih mengenai cara, dimana peserta dapat mengaplikasikan pengetahuan yang mereka miliki. Kekurangan: Peserta mungkin akan menyimpang dari subyek yang dibahas atau terdapat peserta yang merasa proses diskusi tidak berguna bagi nya Hal-hal yang harus diperhatikan: Mungkin akan terdapat peserta yang keras kepala, tidak mau terbuka terhadap masukan dari peserta lainnya atau tidak mau merubah sikap terhadap opini dari peserta lainnya atau bersiap-siap untuk menolak setiap masukan (defence). Anda perlu mengendalikan struktur dan arah diskusi untuk menghindari hal ini. Membagi kelas kedalam kelompok-kelompok kecil. Pelatih mengelilingi kelompok dan membantu kelompok-kelompok untuk tetap fokus pada topik bahasan. Mempertahankan tujuan diskusi. Hentikan diskusi apabila diskusi tidak relevan terhadap tujuan diskusi. Mengklarifikasi komentar dan menyusun kalimatnya kembali dengan kata-kata lain yang berhubungan dengan pelatihan. Membuat ringkasan tentang hal-hal yang didiskusikan dan menuliskan poin-poin utama pembelajaran di papan tulis atau kertas flipchart
Halaman
29
2.4.3. Latihan Peserta diminta untuk mengerjakan tugas tertentu yang akan membawa hasil. Latihan biasanya merupakan sebuah praktek atau ujian pengetahuan yang telah mereka pelajari. Latihan dapat dilakukan dalam berkelompok atau sendiri-sendiri (Individu). Karena tingkat penyerapan pengetahuan berbeda antara peserta lainnya, latihan kelompok akan membantu menguatkan pengetahuan satu dengan yang lainnya. Latihan individual membantu mempraktekkan pengetahuan yang dipelajari khususnya berkaitan dengan bisnis yang akan digelutinya. Metode latihan biasanya disampaikan dengan urutan sebagai berikut : • • • •
Pengantar: memperkenalkan latihan yang perlu diselesaikan. Pemecahan masalah: pemecahan masalah, secara individual atau per kelompok. Presentasi: mempresentasikan hasil latihan . Klarifikasi: dilakukan dengan metode ceramah untuk menjelaskan isu atau masalah yang belum jelas.
Kapan digunakan? Latihan digunakan setelah peserta mempelajari pengetahuan tertentu atau topik yang sudah dicakup. Apa yang akan dicapai? Latihan adalah sebuah bentuk pembelajaran aktif saat para pengusaha mempraktekan teknik-teknik yang telah dipelajari dan peserta berusaha menerapkan pengetahuan untuk memperoleh solusi dalam bisnisnya. Latihan juga membantu pelatih untuk mencari tahu seberapa banyak pembelajaran yang telah diserap oleh peserta pelatihan. Hal-hal yang perlu diperhatikan: Beberapa peserta mungkin akan mengalami kesulitan mengikuti latihan ini. Dalam kasus seperti ini, Anda perlu memberikan mereka petunjuk yang sesuai secara personal atau mendorong peserta lainnya untuk membantu, tetapi tidak memberikan solusinya. 2.4.4. Studi Kasus Studi kasus adalah sebuah kejadian di masa lampau atau serangkaian kejadian dengan detil-detil yang sesuai yang perlu diperiksa dan dipahami oleh pengusaha. Para pengusaha diminta untuk menganalisa dan mendiagnosa sebab-sebab sebuah permasalahan yang dimuat dalam studi kasus. Mereka mungkin akan diminta untuk memecahkan permasalahannya. Metode studi kasus biasanya mengikuti proses berikut ini. • Pengantar studi kasus: Menjelaskan tujuan studi kasus dan isu-isu tertentu. Bahasan studi kasus mungkin perlu dibacakan oleh salah seorang peserta. • Analisa kasus: Dipraktekkan secara perorangan atau dalam kelompok-kelompok kecil. • Presentasi pemecahan masalah: Apabila memungkinkan, setiap kelompok harus menyajikan pemecahan masalah. • Diskusi pemecahan masalah: Dilakukan secara terbuka di kelompok-kelompok kecil. • Penutupan: Membuat rangkuman mengenai pemecahan masalah dan hal-hal utama yang telah dipelajari dari studi kasus tersebut.
Halaman
30
Kapan digunakan? Idealnya, studi kasus digunakan untuk mendemonstrasikan penerapan berbagai teknis dalam situasi nyata yang mungkin akan dihadapi oleh peserta. Apa yang akan dicapai? Studi kasus mensimulasikan situasi yang mungkin akan dihadapi oleh pengusaha didalam bisnis mereka sehari-hari. Oleh karena itu, pengusaha disiapkan untuk menghadapi situasi serupa atau situasi yang terkait di kehidupan nyata mereka. Kelebihan: Metode studi kasus membantu peserta untuk melihat serangkaian permasalahan atau serangkaian kejadian dengan bebas, tanpa harus menanggung beban permasalahan/kejadian yang sebenarnya. Studi kasus memberikan kesempatan untuk bertukar ide dan menghasilkan alternatif solusi terhadap permasalahan yang akan mereka hadapi dalam bisnis mereka. Kekurangan: Di kehidupan nyata, situasi/kejadian mungkin akan berbeda dengan yang dibahas dalam pelatihan . Ada kemungkinan para pengusaha mungkin akan mendapatkan kesan yang salah atas situasi nyata . Hal-hal yang perlu diperhatikan: Anda perlu menegaskan bahwa keputusan yang diambil dalam situasi pelatihan mungkin akan berbeda dengan keputusan yang harus diambil di tempat pada situasi nyata. Siapkan sebuah ringkasan (handout) sebelum memulai presentasi. Berikan bantuan secara individual kepada peserta atau sekelompok peserta yang menghadapi kesulitan dalam mengikuti studi kasus . Akhiri presentasi studi kasus dengan memberikan ceramah singkat yang mendalam mengenai isu-isu yang terkait dengan studi kasus. 2.4.5. Permainan peran Permainan peran adalah dramatisasi apa yang mungkin terjadi dalam situasi kehidupan nyata. Peserta diminta untuk memerankan peran tertentu dalam situasi yang mungkin terjadi dalam kehidupan nyata. Tujuannya untuk melatih peserta menangani atau menanggapi situasi di kehidupan bisnis yang sebenarnya. Acara yang terdramatisir ini kemudian akan dibahas oleh para peserta di forum terbuka untuk membahas cara penanganan yang mungkin berbeda atas situasi tersebut. Apa yang akan dicapai: Peserta akan melatih situasi yang hampir nyata didalam suasana pembelajaran dan akan terbuka saat menerima saran, pendapat dan kritik yang membangun dari rekanrekan mereka. Hal ini akan membantu peserta untuk memperoleh poin-poin pembelajaran yang lebih mendalam melalui praktek dan memperoleh simulasi mengenai cara bereaksi yang tepat di situasi yang nyata.
Halaman
31
Kelebihan: Permainan peran membantu memberikan rasa percaya diri kepada peserta dalam menghadapi situasi bisnis yang sesungguhnya. Kekurangan: Dalam kehidupan nyata, situasi/kejadian akan berbeda dari apa yang terdapat dalam bermain peran dan peserta mungkin akan mendapatkan kesan yang salah dalam situasi yang nyata. Mereka mungkin akan gagal menyadari bahwa keputusan yang diambil dalam situasi pelatihan berbeda dengan keputusan yang harus diambil dalam situasi yang sebenarnya. Hal-hal untuk diperhatikan: Peserta mungkin malu dan rasa percaya diri mereka mungkin berkurang dan bukan bertambah. Beberapa peserta mungkin terbawa peran mereka sehingga permainan peran tersebut tampak seperti rekayasa dan tidak dianggap secara serius. Anda perlu menjadi moderator dalam permainan peran untuk menghindari hal ini. 2.4.6. Ceramah Dalam metode ini, pelatih mempresentasikan materi kepada peserta, biasanya didukung dengan tanya jawab. Ceramah biasanya mengikuti proses dibawah ini: • Pengantar: Menyampaikan tujuan ceramah, mengenai materi yang akan dijelaskan kepada peserta pelatihan. • Presentasi: Instruktur/pelatih menyajikan ceramah. • Penjelasan: Dilakukan melalui tanya jawab. • Kesimpulan: Menyimpulkan butir-butir utama dari ceramah tersebut. Bagaimana cara menggunakannya? Meskipun metode ceramah bukan metode partisipatif, namun pendekatan ini dapat digunakan untuk menjelaskan ide yang belum diketahui oleh peserta. Kelebihan • • • •
Materi ceramah dapat disiapkan sebelum presentasi, sehingga penggunaan waktu untuk ceramah dapat lebih akurat. Metode ceramah adalah salah satu cara yang cepat dan efektif untuk mengajarkan fakta. Dalam waktu yang cukup singkat, banyak informasi yang dapat disampaikan. Metode ini juga fleksibel, artinya metode ini membolehkan instruktur untuk merevisi isi materinya pada saat ia menyampaikan ceramah.
Kekurangan • • • •
Peserta tidak diberikan kesempatan untuk melatih keterampilan berdasarkan pengalaman mereka dimasa lalu dalam proses pembelajaran . Ceramah tidak akan merubah sikap dan tidak akan mengembangkan keterampilan peserta karena tingkat partisipasi yang relatif terbatas . Implementasi pengetahuan dan keterampilan terbatas Ada kemugkinan Kuliah hanya akan menghabiskan waktu, karena materi yang dipresentasikan sudah diketahui oleh para peserta.
Halaman
32
Hal-hal untuk diperhatikan
Meminimalisir penggunaan metode ceramah pada saat melatih orang dewasa. Menggabungkan ceramah dengan metode lain agar efektif Siapkan kuliah Anda dan lengkapi dengan visualisasi, jangan hanya membaca. Batasi ceramah Anda tidak lebih dari 20 menit. Ceramah Anda dapat bersifat partisipatif dengan memberikan pertanyaan dan mengundang jawaban dari peserta lainnya Dorong semua peserta untuk mengajukan pertanyaan. Jawaban untuk masingmasing pertanyaan itu penting meskipun mengulang. Jangan mendistribusikan ringkasan ceramah (handout) kepada para peserta sebelum ceramah selesai, karena peserta akan membaca ringkasan dan tidak mendengarkan anda berbicaraceramah.
Ingatlah selalu bahwa metode pelatihan yang bersifat partisipatif tidak mengurangi tugas Anda sebagai sumber ahli utama . Klien Anda dapat bertanya untuk mendapatkan klarifikasi dari Anda mengenai suatu hal kapanpun selama sesi pelatihan. Di benak anda, proyeksikan apa yang akan terjadi ketika menyiapkan sesi pelatihan yang partisipatif, antisipasilah pertanyaan-pertanyaan ini dan siapkan jawaban yang benar.
Kiat-Kiat umum untuk mengarang permainan peran dan studi kasus • • • • • •
Buatlah sekenarion cerita yang singkat, sederhana dan mudah dipahami Buatlah cerita yang umum, hindari penggunaan data atau istilah yang dianggap jarang terjadi atau ketinggalan jaman Hindari bias jender Buatlah cerita yang nyata, gunakan mata uang Anda sendiri dan jumlah yang realistis ketika memberikan data keuangan Beri judul yang menarik Berikan salinannya ke semua orang, sehingga permainnan efektif
Halaman
33
Tabel 6. Mengembangkan Sekenario untuk Permainan Peran dan Studi Kasus
y
Ketika mengembangkan sekenario bermain peran atau studi kasus kepada peserta pelatihan, berikan informasi yang cukup mengenai latar belakang sekenario tersebut agar mereka dapat melakukan analisa dan mengajukan solusi, tanpa harus memberikan mereka jawabannya. Di bagian akhir, pelatih SIYB atau pengusaha dapat menyajikan kejadian yang sebenarnya . Ingatlah bahwa dalam kebanyakan kasus, jawaban yang tepat bisa lebih dari satu, biasanya ada beberapa cara untuk mencapai sebuah solusi. Setelah mengumpulkan informasi tentang situasi (sebenarnya), buat sebuah kasus atau permainan peran, yang terdiri dari pengantar, isi dan pertanyaan atau tugas kunci
Pengantar: Di sini, Anda yang menentukan kejadian atau kasusnya. Deskripsikan profil aktor-aktor utama dan bisnisnya dengan singkat. Misalnya: Ibu Mawenda memiliki sebuah perusahaan jasa kebersihan bernama Magical Mist. Ia menyediakan jasa kebersihan untuk kantor-kantor dan sekolahsekolah di pusat kota di ibukota propinsi. Ia telah bergerak di bisnis tersebut selama 5 tahun. Isi: disini, Anda memberikan rincian sedikit lebih banyak mengenai bisnis tersebut, misalnya lingkungannya, penghasilannya, staf atau informasi-informasi lain yang relevan untuk menyelesaikan kasus tersebut atau untuk menggambarkan situasi tersebut. Misalnya: Dalam waktu 5 tahun terakhir, Magical Mist telah berkembang menjadi semakin luas dengan cepat. Permintaan atas jasa kebersihan di pusat kota meningkat, dan Ibu Mawenda telah menyewa 10 pegawai baru selama beberapa tahun terakhir. Meskipun demikian, baru-baru ini pasarnya tidak terlalu bagus. Sebuah perusahaan pembersih besar dari luar negeri pindah ke ibu kota dan pada saat yang bersamaan, beberapa klien memindahkan kantornya dari pusat kota ke pinggiran kota. Ia telah kehilangan beberapa klien dan ia khawatir apabila tidak lama lagi ia tidak akan mampu membayar gaji. Ibu Mawenda perlu memutuskan apakah ia harus memindahkan bisnisnya atau tidak. Baru-baru ini ia berpartisipasi dalam sebuah seminar pelatihan IYB. Disana ia belajar mengenai 4P Pemasaran dan pentingnya Price dan Place. Pertanyaan inti: Di bagian ini, Anda mengajukan pertanyaan yang sebenarnya Anda inginkan untuk dijawab oleh para peserta atau situasi yang harus mereka tanggapi. Anda akan melihat bahwa sebuah deskripsi dapat mencapai beberapa tujuan, baik untuk studi kasus maupun pemainan peran. Contoh Pertanyaan studi kasus : Informasi apa yang dibutuhkan Mawenda sehingga ia dapat mengambil keputusan yang matang untuk memutuskan tempat terbaik bagi bisnisnya? Contoh Pertanyaan untuk Permainan Peran: Mawenda memutuskan untuk mengenal lebih dekat siapa pesaing barunya, Cleanliness Ltd. Mawenda sudah pernah bertemu dengan Direktur perusahaan tersebut, Daniel, di kantornya Senin Pagi pukul 10.30. Beliau belum tahu siapa Mawenda. Tugas: Seorang peserta akan memainkan peran sebagai Mawenda dan yang lainnya berperan sebagai Daniel. Bagilah kelompok menjadi 2, setiap kelompok mempunyai 5 menit untuk membuat strategi memainkan perannya yang diwakili oleh satu orang aktor. Kemudian mainkan peran-peran strategi tersebut selama 10 menit dan diskusikan hasilnya.
Halaman
34
Tahap 5. Implementasi Pelatihan SIYB Walaupun topik dan bahasan program pelatihan GYB, SYB, dan IYB berbeda satu sama lain, terdapat beberapa sesi dan beberapa kegiatan yang sama pelaksanaannya pada setiap pelatihan dalam program SIYB, diantaranya Sesi pembukaan, Evaluasi harian dan evaluasi di akhir intervensi pelatihan serta Sesi penutup.
Dibawah ini akan kita bahas mengenai beberapa sesi dan kegiatan yang sama tersebut serta halhal yang perlu anda perhatikan saat melaksanakan pelatihan SIYB
1. Sesi pembukaan Dalam setiap sesi pembukaan intervensi pelatihan SIYB, tugas pertama Anda adalah membangun atmosfir yang ramah dan santai serta suasana yang kondusif untuk proses pembelajaran. Ingat bahwa peserta adalah para pengusaha dan orang dewasa yang mungkin merasa asing dan kaku dilingkungan pelatihan yang baru dan bisa jadi merasa tegang. Mungkin mereka merasa tidak yakin apakah menghadiri pelatihan SIYB akan berguna bagi bisnis mereka? Oleh karena itu, penting sekali untuk menciptakan atmosfir yang membangun rasa percaya diri mereka selama mengikuti pelatihan. Aturlah kelas atau tempat duduk sehingga setiap peserta dapat melihat sebanyak mungkin peserta lain, apakah bentuk U shape, V shape atau Circle with Desk (lingkaran dengan meja) Gambar 1. Pengaturan kelas
U shape
V shape
Circle with desk
Untuk membuat sesi pembukaan lebih bergengsi, Anda dapat mengundang orang-orang dari luar yang disesuaikan dengan konteks dan jadwalnya. Misalnya mengundang atasan atau direktur, nara sumber eksternal, perwakilan dari organisasi sponsor (jika ada), perwakilan dari bisnis kecil lain, dan anggota pers (lokal) dan sebagainya. Siapapun yang Anda undang, selalu ucapkan selamat datang dan sampaikan rasa terima kasih Anda atas kehadirannya. Ingatlah bahwa pembukaan harus singkat sehingga pelatihan SIYB dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan . Anda juga dapat memutuskan untuk melaksanakan upacara pembukaan semalam sebelum pelatihan dimulai atau pada saat hari pertama pelatihan, Anda dapat menyisipkan rehat antara pembukaan dan sesi pertama pelatihan . Mengundang pers mungkin menjadi cara yang baik untuk publisitas cuma-cuma pelatihan Anda dan berita yang positif yang akan membangun image pelatihan anda baik dikalangan para pembaca,pendengar atau pemirsa. Untuk memfasilitasi pers, buatlah tulisan (pers release) mengenai pelatihan secara singkat dan padat menjelang pelatihan dimulai. Tulisan tersebut mencakup informasi pelatihan misalnya tentang tujuan pelatihan SIYB, profil Halaman
35
peserta, sponsor atau lembaga pendukung, tentang pelatih dan sebagainya. Hal ini akan menjamin bahwa para jurnalis memiliki informasi yang benar, termasuk ejaan nama yang benar, dll mengenai seminar Anda. Untuk menata sesi pembukaan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini: •
Selamat Datang Ucapkan selamat datang kepada para peserta dan tamu-tamu yang hadir di kelas. Berikan penjelasan singkat tentang bagaimana pelatihan akan dilaksanakan. Jelaskan kepada para peserta bahwa pelatihan akan difokuskan pada permasalahan spesifik yang mereka miliki dan buatlah janji bersama bahwa Anda dan para pelatih akan berusaha semaksimal mungkin untuk menangani kebutuhan tersebut. Tantang para peserta untuk belajar dan menggunakan peluang ini sebaik mungkin dan jelaskan apa yang diharapkan dari mereka selama sesi pelatihan
•
Perkenalan para pelatih Meskipun semua peserta telah bertemu dengan Anda, memperkenalkan kembali diri Anda dan pelatih lainnya terlebih dahulu. Hal ini akan mengkondisikan suasana yang ramah dan nyaman bagi peserta pelatihan.
•
Perkenalan peserta Kemudian, minta peserta untuk saling memperkenalkan diri mereka kepada peserta pelatihan lainnya. Perkenalan ini dapat menjadi sesuatu yang menarik dan menghibur, dibawah ini adalah beberapa contoh kegiatan perkenalan Tabel 7. Berbagai cara untuk memperkenalkan Peserta SIYB Cara perkenalan antara peserta akan tergantung dari seberapa banyak alokasi waktu yang Anda miliki dan apakah para peserta sudah saling mengenal atau belum. Anda dapat menggunakan beberapa cara sesi perkenalan sebagai berikut : 1.
Wawancara tetangga anda, peserta diminta untuk berpasang-pasangan dan saling mewawacarai selama 5 menit tentang siapa mereka, pekerjaan mereka dll. Setelah itu setiap pasangan saling memperkenalkan satu dengan yang lainnya kepada seluruh peserta pelatihan. masing-masing kelompok saling memperkenalkan diri di depan kelompok
2.
Cari pasangan anda, sama seperti cara no. 1 tetapi sebelum wawancara dilakukan, setiap peserta diberi satu lembar kertas dengan satu kata tertulis diatasnya. Setiap kata mempunyai pasangan dan setiap peserta diminta untuk mencari pasangannya masing-masing. Contoh katakata berpasangan tersebut misalnya; pohon-cemara, buah-apel, rumah- gedung, bukusekolah,dll. Peserta berjalan mencari pasangnnya sambil mengucapkan kata yang tertera diatas kertas tersebut sampai mereka menemukan pasangannya.
3.
Berikan nama untuk diri anda sendiri, peserta menulis nama mereka dan menggunakan huruf pertama (atau semua huruf) dari nama mereka untuk membuat satu sifat yang menjelaskan nama mereka. Contoh: Rini Ramah, Budi – Berani, Edwar – elegan, Fahmi-fantastik dan sebagainya
4.
Bakar Korek, masing-masing peserta menyalakan korek dan memperkenalkan dirinya selama korek masih menyala.
5.
Hidupku digambar, peserta diberikan waktu 15 menit untuk melihat koran atau majalah tua, setiap peserta harus memotong artikel gambar yang menceritakan sesuatu tentang hidup mereka, misalnya tentang hobi, bisnis, pengalaman dan sebaginya. Gambar tersebut mereka tempel di depan dan kemudian mereka memperkenalkan diri dengan menceritakan gambar tersebut .
Halaman
36
2. Menyamakan harapan Tanya peserta apa yang mereka harapkan dari pelatihan SIYB. Mintalah mereka untuk menyampaikannya se-spesifik mungkin agar menghindar dari jawaban yang tidak jelas seperti: “Saya ingin belajar tentang bisnis”. Saat sedang membahas harapan peserta, pembantu pelatih (Co trainer) menulis harapan-harapan peserta tersebut di atas kertas metaplan, kemudian ditempelkan di keras Flip chart . Sampaikan kepada peserta mengenai harapan mereka yang bisa dicapai dan tidak bisa dicapai dalam pelatihan. Kemudian harapan-harapan tersebut di tempel didinding selama pelatihan berlangsung, sehingga seluruh peserta dapat melihat kembali dan dijadikan bahan evaluasi saat pelatihan berakhir.
3. Penjelasan tujuan dan jadwal Selama 15 menit, jabarkan tujuan keseluruhan dari seminar SIYB dan ; Pastikan bahwa semua peserta memahami dan setuju dengan tujuan intervensi pelatihan Berikan informasi latar belakang mengenai program pelatihan SIYB, tujuannya, komponennya dan metodologinya. Jelaskan isi dan jadwal dari program pelatihan Pastikan bahwa jadwal pelatihan (termasuk rehat) dipahami dengan benar Tegaskan pentingnya tepat waktu serta kehadiran di semua sesi Sepakati bersama peserta mengenai hal-hal yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan selama pelatihan berlangsung Jelaskan upacara pembukaan/penutupan.
4. Menyampaikan Sesi-Sesi SIYB Di Bab sebelumnya Anda telah belajar cara merancang sesi pelatihan SIYB dengan menggunakan rencana sesi. Setelah pembukaan, Anda dapat mulai dengan sesi pertama, memperkenalkan tujuan dll. Selama Anda menyampaikan sesi-sesi SIYB, Anda dapat menggunakan berbagai alat yang akan membantu proses mentransfer pengetahuan dan memastikan bahwa peserta puas sehingga suasana pelatihan kondusif dan tidak membosankan atau monoton. 4.1. Alat bantu visual untuk pelatihan SIYB Alat bantu visual berguna dalam pelatihan SIYB untuk; menambahkan keragaman, memfasilitasi konsentrasi, mengilustrasikan materi dan upaya untuk melengkapi pembelajaran agar lebih mudah dicerna oleh peserta pelatihan. Hal ini membutuhkan keterampilan pelatih dan anda dapat menggunakan satu alat bantu visual atau lebih. Jenis alat bantu visual yang sering digunakan diantaranya adalah : •
Papan tulis atau flip charts Papan tulis dan flip chart merupakan alat yang tepat dan tidak mahal untuk pelatihan. Gunakan macam-macam warna untuk menulis dan pastikan bahwa tulisannya cukup besar, rapih dan terbaca oleh peserta. Hindari penggunaan warna merah secara berlebihan, warna merah digunakan untuk menggarisbawahi kata kunci atau bagian-bagian tertentu dari sebuah tulisan. Usahakan agar Anda selalu menghadap peserta dan berhenti berbicara saat menulis di papan tulis atau flipchart. Bila perlu, biarkan rekan pelatih (Co Trainer) yang menulis pembelajaran sementara Anda fokus menyampaikan (berbicara) mater kepada peserta.
Halaman
37
•
Overhead atau presentasi multimedia Materi yang dipresentasikan dapat menggunakan OHP atau LCD yang disambungkan ke komputer (laptop atau PC). Anda membutuhkan keterampilan software presentasi (misalnya Power Point) untuk menggunakan alat bantu ini. Menghindari situasi yang memalukan, pastikan peralatan anda siap dan layak digunakan sebelum presentasi dimulai. Pastikan listrik dan sambungan tersedia, posisi ruangan memadai.
•
Jangan menggunakan teks secara berlebihan dalam presentasi Anda. Gunakan tulisan secara minimal saja, kurang lebih 20-25 kata per halaman. Presentasi OHP dan multi-media ditujukan untuk menegaskan point penting dari pembelajaran atau apa yang dikatakan oleh pelatih.
TV / Video / DVD Terkadang tipis batasan TV/Video/ DVD, apakah sebagai metode pelatihan atau alat bantu visual. Terlebih lagi apabila menggunakan film atau video yang sebenarnya merupakan alat yang sangat efektif bagi pelajar orang dewasa. Tidak banyak organisasi yang memiliki video pelatihan mereka sendiri, karena biaya produksi mahal dan memerlukan keahlian khusus untuk mengoperasikannya.
4.2. Pembangkit Semangat (Energyzer) atau Pencair Suasana (Ice Break) Merupakan kegiatan singkat (Durasi waktu sekitar 5 atau 10 menit) yang menggabungkan aspek pendidikan dan hiburan dengan tujuan untuk membuat peserta lebih santai atau untuk memberikan mereka suntikan tenaga baru atau untuk membuat peserta lebih fokus perhatiannya terhadap pelatihan. Ini dapat digunakan di antara sesi pelatihan, setelah makan siang atau rehat atau kapan pun ketika pelatih merasa perhatian peserta mulai berkurang. Saat ini sudah terdapat buku kumpulan energyzer dan Ice break yang bisa anda pelajari sebagai referensi untuk pelatihan Anda, atau menggunakan permainan tradisional masyarakat setempat. Anda harus hati-hati memilih Energyzer atau Ice breaker yang berpotensi merendahkan peserta atau tidak menghormati perbedag Jender, yang paling cocok adalah memilih permainan yang sesuai dengan tujuan pembelajaran atau dapat dihubungkan dengan situasi berbisnis Sebagai pelatih, anda disarankan menguasai dan mengembangkan ice breaker untuk pelatihan anda. 4.3. Presentasi yang efektif Pelatih SIYB merupakan aktor-aktor kunci dalam implementasi program SIYB. Penting bagi mereka untuk memiliki keterampilan, sikap, semangat tim dan komitmen yang tepat untuk membuat intervensi pelatihan SIYB efektif. Ketika Anda menyiapkan seminar SIYB secara menyeluruh, Anda sudah setengah jalan menuju sukses. Lihatlah daftar kebiasaan yang baik dari pelatih-pelatih SIYB yang sangat efektif, dan pastikan bahwa Anda juga dapat ‘hampir sempurna’ ketika menyampaikan intervensi pelatihan SIYB.
Halaman
38
Tabel 8. Sepuluh Kebiasaan Baik Pelatih SIYB Yang Efektif Pelatih SYB yang baik dan efektif akan selalu : 1. Santai, dengan persiapan yang baik dan detail, maka akan tenang selama pelatihan. 2. Waspada, selalu menjaga kontak mata, bergerak di sekeliling ruangan dan tanggap terhadap peserta pelatihan. 3. Dapat bekerja sama dalam tim, kompak dan memiliki persepsi yang sama dengan rekan pelatih ( Co Trainer), hindari saling berargumentasi di depan peserta. 4. Metodologis, menggunakan metode pendidikan orang dewasa dan selalu membuat rencana sesi yang terstruktur dan dalam urutan yang logis. 5. Menggunakan materi secara efektif, hafal dengan buku SIYB dan selalu menghubungkan setiap pembelajaran dan pengalaman peserta dengan buku panduan SIYB. 6. Membuat variasi, menggunakan berbagai macam metode, alat-alat dan alat bantu visual sehingga dapat menarik perhatian peserta pelatihan 7. Berinteraksi. Selalu mengajukan pertanyaan terbuka, membiarkan dan mendorong peserta untuk menemukan solusi mereka sendiri. Ketika ditanya, pelatih tidak langsung menjawab tetapi melempar pertanyaan tersebut kepada peserta lainnya, membangun dialog dan menarik kesimpulan yang partisipasi dari peserta pelatihan . 8. Mengikuti tempo peserta. Mereka hanya lanjut jika semua peserta telah paham. Mereka menciptakan iklim yang memungkinkan peserta bertanya. Satusatunya pertanyaan yang “bodoh” adalah pertanyaan yang tidak ditanyakan! 9. Sadar waktu, konsisten dengan jadwal pelatihan dan selalu memberi contoh tepat waktu kepada peserta pelathan. 10. Mengakhiri sesi dengan baik, tidak berhenti tiba-tiba meskipun waktunya sudah habis. Selalu memeriksa kembali kesimpulan pembelajaran terhadap tujuan sesi apakah sudah tercapai atau belum. Selalu menutup sesi dengan menyampaikan sesi berikutnya.
5. Evaluasi Harian dan Evaluasi Akhir Seminar Di setiap sesi terakhir dari pelatihan, mintalah para peserta untuk mengisi formulir evaluasi reaksi harian mengenai komentar peserta tentang pelaksanaan pelatihan di hari tersebut. Cara melengkapi formulir Evaluasi Reaksi Harian akan dibahas pada bab Monitoring dan Evaluasi. Buat resume atau ringkasan mengenai evaluasi reaksi harian tersebut, kemudian sampaikan kepada peserta keesokan harinya sebelum sesi pertama dimulai. Respon hasil evaluasi tersebut, hal ini akan efektif untuk menciptakan suasana pelatihan yang lebih kondusif bagi peserta pelatihan karena peserta akan merasa dihargai sebagai orang dewas. Bila perlu, bacakan reaksi harian yang lucu atau membangun sehingga pelatihan hari itu dimulai dengan suasana yang menyenangkan Formulir reaksi harian, Formulir evaluasi pelatihan dan Lembar Penilaian Evaluasi Pelatihan dapat ditemukan pada lampiran dalam panduan pelatih ini.
Halaman
39
6. Menyampaikan sesi penutup Fokus dari sesi penutupan adalah : Meringkas poin-poin pembelajaran utama dari intervensi pelatihan Menilai kembali apakah harapan-harapan para pengusaha telah tercapai Mengklarifikasi logistik kegiatan tindak lanjut SIYB Di sesi penutupan, Anda dianjurkan untuk membagikan sertifikat pelatihan SIYB kepada para peserta. Jangan lupa untuk membuat Laporan Kegiatan pelatihan SIYB setelah menyelesaikan intervensi pelatihan dan mengirimkan salinan laporan itu ke kantor ILO, untuk mendokumentasikan dan membuktikan kegiatan pelatihan anda. Mengenai Laporan Kegiatan SIYB silahkan merujuk ke bab Monitoring dan Evaluasi pada Panduan Pelatih .
Halaman
40
Tahap 6. Tindak Lanjut SIYB Langkah kelima dari siklus pelatihan SIYB terkait dengan semua kegiatan yang dilakukan setelah pelatihan untuk memaksimalkan dampak pelatihan dan untuk mendapatkan kepuasan konsumen yang berkelanjutan.
Apa yang dimaksud dengan tindak lanjut ? Dalam konteks siklus pealatihan SIYB, terminologi tindak lanjut merujuk ke proses pendampingan kepada peserta pelatihan SIYB ketika mereka menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah mereka peroleh selama pelatihan .
Mengapa tindak-lanjut penting ? Tindak lanjut penting karena dua alasan: • Untuk meningkatkan dampak pelatihan secara signifikan • Untuk mempertahankan kepuasan konssumen setelah intervensi pelatihan.
Tindak lanjut dalam program SIYB Program SIYB memiliki beberapa metode dan perangkat tindak-lanjut, tergantung dari jenis intervensi pelatihan yang telah dilaksanakan: 1. Tindak Lanjut Generate Your Business Idea (GYB) Tujuan dari tindak lanjut intervensi pelatihan GYB adalah untuk membantu lulusan GYB mengembangan ide bisnis mereka menjadi rencana usaha yang bisa direalisasikan. Mengingat kaitan struktural yang erat antara komponen GYB dan komponen SYB, metode tindak lanjut GYB adalah intervensi pelatihan SYB. Intervensi pelatihan SYB dianggap sebagai tindak lanjut yang paling logis untuk peserta lulusan pelatihan GYB, karena tujuannya adalah untuk mengembangkan gagasan bisnis mereka menjadi rencana bisnis yang bisa direalisasikan. 2. Tindak lanjut Start Your Business (SYB) Tujuan dari tindak lanjut SYB adalah untuk membantu klien Anda secara aktif menyelesaikan rencana bisnis mereka dan mewujudkannya menjadi bisnis, apakah melalui aliansi strategi dengan pebisnis lainnya, atau strategi Intiplasma atau memperoleh sumber-sumber permodalan misalnya : dari saudara, dana Hibah (Grant), Program dari pemerintah, investor, modal perbankan, modal ventura dan sebagainya. Metode tindak lanjut SYB yang utama adalah konseling individual atau kelompok. Setelah pelatihan SYB, Anda mendampingi masing-masing klien dalam proses • Mengumpulkan data yang diperlukan untuk merampungkan rencana usaha mereka • Memanfaatkan data tersebut kedalam rencana usaha dan membantu merampungkannya • Membantu menyiapkan klien menyusun rencana kerja dan mengimplementasikannya hingga bisnis bisa dimulai berjalan.
Halaman
41
Setelah intervensi pelatihan SYB, calon pengusaha diberikan waktu untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk merampungkan rencana usaha mereka. Periode yang direkomendasikan untuk pengumpulan data adalah 4-6 minggu. Meskipun demikian, periode ini dapat berbeda-beda tergantung pada ketersediaan sumber daya calon pengusaha. Selama periode pengumpulan data, lulusan SYB bertanggungjawab untuk mengumpulkan data rencana usaha mereka secara mandiri. Rencana aksi yang dibuat pada pelatihan SYB memandu mereka dalam proses ini. Namun, apabila calon pengusaha mengalami kesulitan, penting bagi Anda agar dapat dihubungi oleh mereka untuk dukungan konseling, baik secara langsung di kantor ataupun lewat telepon. Pastikan waktu dan lokasi pertemuan, Sebaiknya hal ini didiskusikan dan disepakati bersama pada akhir intervensi pelatihan SYB sebelum peserta pulang. Setelah pengumpulan data selesai, lulusan SYB mulai memasukkan informasi tersebut ke dalam rencana usaha mereka menyelesaikan dokumen tersebut. Pengalaman menunjukkan bahwa pada fase ini adalah saat yang kritis, karena Anda akan menemukan calon pengusaha yang merasa putus asa dan tidak menindak lanjuti usahanya. Pada tahap ini peran Anda sebagai pelatih SIYB sangat penting untuk memberikan memotivasi dan membantu mereka menyelesaikan rencana usahanya dan menindaklanjutinya dengan metode Konseling Individual Dalam proses tindak lanjut ini, tugas utama Anda adalah untuk mengevaluasi rencana usaha dan memastikan kesiapan mereka untuk memulai bisnis seperti yang mereka rencanakan. Anda harus mengkaji apakah asumsi-asumsi yang dibuat mereka realistis dan apakah komponen-komponennya konsisten dan apakah seluruh perhitungannya benar. Kaji rencana usaha klien SYB Anda dari satu komponen ke komponen yang lain. Berkonsentrasilah pada faktor-faktor tertentu di setiap komponen dan tanyakan kepada diri Anda sendiri apakah jawaban dari pertanyaan-pertanyaan setiap komponen tersebut realistis atau tidak? Bagan berikut ini akan membantu Anda untuk berkonsentrasi pada faktor-faktor yang penting didalam suatu rencana usaha. Keterangan Bagan : • Kolom pertama mengenai berbagai komponen Rencana Usaha. Jelaskan setiap komponen Rencana Usaha satu-per-satu secara berurutan, Anda dapat mengulangnya kembali apa bila merasa ragu karena terdapat komponen yang tidak nyambung dengan komponen sebelumnya • Kolom mengenai poin-poin kunci untuk dikaji pada setiap komponen Rencana Usaha. Anda bebas untuk menambah daftar poin-poin kunci tersebut • Kolom terakhir menampilkan satu atau lebih pertanyaan untuk diperhatikan oleh calon pengusaha saat mengevaluasi rencana usaha mereka.
Halaman
42
Komponen
Faktor-faktor untuk dikaji
Ide bisnis
• •
Rencana Pemasaran Product
Kaji tampilan produk dan pelanggan yang disarankan.
Kaji produk atau jasa Target pelanggan
Pertanyaan untuk diajukan • •
Apa definisi produk atau jasa yang akan ditawarkan Apakah pelanggan yang ditargetkan akan membeli produk atau jasa tersebut?
•
Apa bedanya dan nilai tambah Produk dan Jasa yang akan ditawarkan dibandingkan dengan kompetitor Apakah tampilannya dapat meyakinkan pelangan?
•
2. Kaji jalur-jalur distribusi dan pelanggan yang disarankan. 3. Apabila distribusi langsung disarankan, kaji sumber daya-sumber daya bisnis.
1. Apakah lokasi yang direncanakan untuk bisnis tersebut merupakan lokasi yang paling nyaman bagi para pelanggan? Hal ini penting khususnya bagi para pedagang eceran. 2. Apalah pelanggan dapat membeli produk atau jasa dengan nyaman dengan jalur-jalur distribusi yang disarankan? 3. Apakah bisnis tersebut memiliki sumber daya yang memadai, keuangan dan staf, agar dapat menjual langsung ke pelanggan secara efisien?
Rencana Pemasaran Promosi
Media Promosi
Apa media promosi yang akan digunakan? Apakah dari segi biaya realisitis?
Rencana Pemasaran Price
Kaji harganya
Apakah harganya realistis dari faktor biaya, berapa harga yang mau dibayar oleh pelanggan dan berapa harga pesaing?
Staf
•
•
Rencana Pemasaran Place
1. Kaji pelanggan dan lokasi yang direncanakan untuk bisnis tersebut.
•
Kaji saran-saran staf dan tugas-tugas yang akan dikerjakan. Kaji staf dan besarnya operasi.
•
Apakah staf yang disarankan memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat untuk melaksanakan tugas-tugas mereka? Apakah jumlah orang yang disarankan cukup untuk menjalankan bisnis tersebut?
Tanggung jawab hukum dan Kaji jenis bisnis dan aspek-aspek hukum yang Apakah semua aspek hukum yang penting telah dipertimbangkan? asuransi mungkin berlaku. Kaji jenis pengoperasian bisnis dan jenis asuransi yang memungkinkan.
Apakah memungkinkan?
Halaman
43
Komponen
Faktor-faktor untuk dikaji
Pertanyaan untuk diajukan
Biaya
Kaji Komponen Biaya Langsung dan Tidak • Langsung •
Apakah semua perhitungannya benar? Apakah biaya bahan langsung, biaya pekerja langsung, dan biaya tidak langsungnya realistis?
Rencana Penjualan dan Biaya
1. Kaji Rencana Penjualan dan Biaya. 2. Kaji perkiraan penjualan.
• •
3. Kaji perkiraan biaya.
• •
4. Kaji laba kotor dan laba bersih.
•
Apakah semua perhitungannya benar? Apakah perkiraan penjualan realistis dengan pertimbangan kapasitas bisnis? Misalnya, keterkaitan antara kapasitas produksi, jumlah karyawan dan perkiraan penjualan, apakah realisitis? Apakah rencana biaya sudah mencakup semuanya & konsisten ? Apabila penjualan diperkirakan untuk meningkat sepanjang tahun, apakah biaya-biaya yang diperkirakan juga akan meningkat? Apakah laba kotor bulanan yang diperkirakan positif angkanya setelah bulanbulan awal bisnis dimulai? Apakah laba bersih bulanan yang diperkirakan positif angkanya pada akhir tahun pertama?
• Rencana Arus Kas
1. Kaji Rencana Arus Kas
1. Apakah Rencana Arus Kas menunjukkan saldo kas yang positif di akhir setiap bulan dan benar? 2. Apakah angka –angka yang tercantum dalam Rencana Arus Kas cocok 2. Bandingkan antara Rencana Arus Kas dengan jumlah-jumlah yang terkait di dalam Rencana Penjualan dan Biaya? dengan Rencana Penjualan dan Biaya. 3.1. Apakah kas pada pra operasional dan untuk bulan pertama realistis? 3. Kaji item-item di Rencana Arus Kas 3.2. Apakah jumlah pendapatan kas pada setiap bulan realistis? 3.3. Apakah jumlah kas keluar untuk investasi sesuai dengan rencana pada modal awal yang diperlukan? 3.4. Apakah pembayaran hutang sudah termasuk? 3.5. Apakah jumlah kas keluar lainnya realistis pada setiap bulannya?
Halaman
44
Komponen Modal awal yang diperlukan
Sumber modal awal
Faktor-faktor untuk dikaji
Pertanyaan untuk diajukan
pengoperasian 1.1. Apakah tempat dan peralatan sudah cukup memadai untuk bisnis tersebut? 1.2. Apakah seluruh investasi yang direncanakan memang benar-benar diperlukan? 2. Apakah harga tempat dan peralatan realistis? 2. Kaji biaya investasi. 3. Bandingkan dengan Rencana Arus Kas 3. Apakah jumlahnya tepat?
1. Kaji investasi bisnis.
dan
1.
Kaji modal awal yang diperlukan.
2.
Kaji sumber modal awal.
Apakah jumlah yang diperlukan untuk modal awal sesuai dengan rencana modal awal yang diperlukan? 2.1. Apakah lembaga-lembaga kredit akan meminjamkan jumlah yang disarankan dibandingkan dengan ekuitas dan jaminan yang tersedia? 2.2. Apakah tersedia sumber-sumber permodalan lainnya?
1.
Halaman
45
Catatan : Terkadang diperlukan pengetahuan yang spesifik pada bagian-bagian tertentu, misalnya pengetahunan mengenai wilayah geografis atau mengenai segmentasi pasar untuk lebih memastikan strategi yang tepat agar bisnis berhasil. Apabila Anda tidak memiliki pengetahuan ini, pertimbangkan untuk merekomendasikan seseorang yang ahli dibidangnya untuk membantu klien Anda. Melalui rangkaian konseling, lulusan SYB diharapkan bisa menyelesaikan Rencana Usahanya dan mewujudkan bisnisnya. Apa bila hal ini bisa terjadi, besar kemungkinan klien Anda tersebut akan menghubungi Anda kembali dan menjadi klien tetap anda dan berpotensi menjadi peserta pelatihan berikutnya, yaitu Improve Your Business
3. Tindak Lanjut Improve Your Business Metode pelatihan tindak lanjut IYB dirancang untuk menguatkan implentasi manajemen bisnis setelah mengikuti pelatihan IYB. Metode tindak lanjut yang disarankan untuk lulusan IYB berfokus kepada kemampuan pengusaha untuk mendiagnosis permasalahan mereka sendiri dan menemukan solusi yang bisa diambil dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen dasar yang diajarkan pada intervensi pelatihan IYB. Tiga metode yang direkomendasikan untuk Tindak-Lanjut IYB adalah: 1. Pelatihan Penyegaran (RT) 2. Kelompok Peningkatan Bisnis (BIG) 3. Konseling Perorangan (IC). Karakteristik dari ketiga metode tindak-lanjut tersebut dijabarkan dan dibandingkan pada tabel di bawah ini:
Karakteristik
RT
BIG
IC
Metodologi/ teknis pelatihan
Ruang kelas
Pembelajaran aksi dalam kelompok
Konseling individual
Tujuan pelatihan dan hasil yang diharapkan dari intervensi
Pengusaha belajar mengenai prinsip-prinsip dasar manajemen bisnis, perubahan sikap dan lebih termotivasi untuk belajar lebih banyak untuk memperbaiki kinerja bisnisnya
Pengusaha merubah sikap dan perilaku, menyelesaikan sendiri permasalahannya, mendapatkan, mengadopsi keterampilan melalui penerapan praktis pengetahuan yang diperoleh dan meningkatkan kinerja usaha
Pengusaha ditutor lebih lanjut lagi dalam pekerjaannya, menguatkan keterampilan manajemen mereka, belajar untuk memecahkan sendiri permasalahan mereka dan peningkatan kinerja bisnis secara substansial
Jumlah rata-rata yang dilatih per intervensi pelatihan
20
6
1
Tempat pelatihan yang dibutuhkan
Ruangan pelatihan yang memadai
Ruangan kecil bisa di tempat usaha peserta
Tempat usaha peserta atau kantor pelatiha
Biaya intervensi untuk setiap pengusaha yang dilatih
Lebih tinggi dari BIG
Rendah
Sangat tinggi
Kemungkinan kontribusi biaya oleh pengusaha
Sebagian dari biaya terutama untuk buku IYB
Rekomendasi IYB: Keseluruhan biaya
Rekomendasi IYB: Keseluruhan biaya
Tingkat kompetensi pelatih yang dibutuhkan
Teknik pelatihan ruang kelas dan pengetahuan mengenai topik-topik IYB
Teknik fasilitasi pembelajaran aksi, kemampuan pemecahan masalah dan pengetahuan bisnis praktis
Teknik konseling individual, kemampuan memecahkan masalah dan pengetahuan bisnis praktis
Halaman
47
1. Pelatihan penyegaran (Refresher Training / RT) IYB Tujuan dari pelatihan penyegaran IYB adalah mendorong pengusaha untuk: • Mempelajari prinsip-prinsip dasar manajemen bisnis • Menerapkan pengetahuan yang mereka peroleh ke dalam operasi usaha mereka. Intervensi pelatihan penyegaran IYB direkomendasikan untuk pengusaha yang: • Telah mengikuti intervensi pelatihan IYB reguler • Bersedia mendapatkan pelatihan lanjutan • Bersedia untuk membayar • Bersedia untuk membuat rencana aksi seperti yang telah mereka buat pada akhir intervensi pelatihan dan melaksanakan rencana tersebut dalam periode yang telah disepakati. Intervensi pelatihan penyegaran IYB berfokus untuk mengajar pengusaha mengenai bagaimana menerapkan prinsip-prinsip manajemen bisnis dasar dalam praktek bisnis pengusaha. Metode ini biasanya menggunakan kerja kelompok untuk memperkuat proses pembelajaran antara peserta. Peserta dibagi kedalam kelompok-kelompok kecil yang terdiri dari 3-4 orang selama intervensi pelatihan. Kelompok-kelompok tersebut bekerja secara independen dalam studi kasus tertentu yang mencerminkan keadaan sebenarnya dan situasi praktis yang mereka hadapi dalam kegiatan sehari-hari. Kelompok-kelompok ini kemudian saling berinteraksi untuk mendiskusikan bagaimana setiap kelompok menganalisis kasus dan menghasilkan solusi mereka. Peserta membandingkan berbagai pendekatan dan solusi kemudian mencoba menyepakati satu pendekatan atau solusi. Peran pelatih selama sesi kerja kelompok adalah sebagai fasilitator dan pemandu. Anda berkeliling di antara kelompok-kelompok untuk mengamati bagaimana setiap kelompok melakukan pendekatan terhadap masalah dan memberikan arahan atau bantuan yang sesuai. Sesi kerja kelompok memerlukan persiapan dan konsenterasi yang cukup banyak. Seorang pelatih dapat dengan efektif menangani maksimal tiga kelompok pada satu sesi intervensi pelatihan. Oleh karenanyan anda disarankan untuk bekerja dengan satu asisten pelatih apabila terdapat lebih dari 12 peserta dalam intervensi pelatihan penyegaran IYB. Untuk mengetahui topik IYB akan yang dibahas pada pelatihan penyegaran IYB, rujuklah kembali hasil Kartu Kinerja SIYB yang anda buat untuk setiap klien. Bandingkan antara Kartu Kinerja SIYB klien anda yang telah diisi setelah pelatihan dengan Formulir Entry SIYB sebelum pelatihan, anda akan mengetahui apakah klien anda sudah meningkat pengetahuan manajemen usahanya atau tidak, dan topik-topik apa saja yang membutuhkan pelatihan lebih lanjut. Dalam rencana sesi intervensi pelatihan IYB, gunakan kerja kelompok sebagi metode utama anda, berikan studi kasus atau latihan yang sesuai untuk dikerjakan dalam setiap kelompok. Rancanglah sesi-sesi anda untuk memenuhi kebutuhan khusus dari setiap kelompok. Halaman
48
Contoh rencana sesi untuk sesi pelatihan menangani 4P pemasaran terdapat di bawah ini: Sesi Tujuan
: :
Materi
:
Durasi
:
Waktu 5 menit
Bauran Pemasaran (4P) Diakhir sesi, peserta diharapkan akan mampu menjabarkan 4P Bauran Pemasaran • Flip chart atau papan tulis • Manual Pemasaran IYB • Koran bekas dan kertas-kertas lainnya • Empat pasang gunting • Karton manila • Karton/ kardus kecil dan isolasi 150 menit (2,5 Jam) Isi
Metode
Hal.
Tujuan
Ceramah
30 menit
Apa itu pemasaran?
Brainstorming/Diskusi terbuka 1. Tanyakan pada peserta apa yang dimaksud dengan pemasaran. 2. Pimpinlah diskusi mengenai poin-poin yang muncul.
7
30 menit
Apa saja 4P dalam pemasaran?
Ceramah/diskusi 1.Jelaskan mengenai 4P. 2.Bukalah diskusi mengenai pentingnya 4P dalam pemasaran.
17-59
60 menit
Kegiatan kelompok mengenai 4P
Kerja kelompok 1. Bagilah peserta ke dalam kelompok yang beranggotakan 3-4 orang. 2. Minta mereka untuk memilih salah satu jenis bisnis (retail, grosir, manufaktur atau penyedia jasa) dan memilih satu produk/jasa dari bisnis ini. 3. Jelaskan bahwa setiap kelompok diharapkan untuk mengembangkan produk dengan menggunakan bahan-bahan yang disediakan. 4. Mintalah mereka untuk memasarkan produk mereka ke kelompok-kelompok lain dengan menggunakan konsep 4P.
Presentasi kerja kelompok
Presentasi dan diskusi 1. Mintalah satu peserta dari setiap kelompok untuk melakukan paparan. 2. Diskusikan setiap presentasi dengan peserta. 3. Tunjukkan aspek-aspek yang sudah dilakukan dengan benar dan berikan saran-saran untuk pebaikan untuk aspekaspek lainnya. 4. Mintalah peserta untuk menjelaskan apa yang telah mereka pelajaridari kegiatan ini dan bagaimana mereka akan menggunakan keterampilan yang didapatkan.
40 menit
Halaman
49
2. Kelompok Peningkatan Bisnis (Business Improvement Group/BIG) Tujuan utama dari intervensi BIG adalah untuk memungkinkan pengusaha menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang didapatkan pada intervensi pelatihan IYB ke situasi bisnis mereka sehari-hari secara bersama – sama dalam suatu kelompok. Selama sesi BIG, pengusaha mengidentifikasi permasalahan mereka dan saling membantu satu sama lain dalam mencari solusi dan mengembangkan rencana aksi. Pengusaha belajar dengan berbagi pengalaman mereka pemecahan masalah dan mencari tahu apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja bisnis mereka. Hal ini dicapai melalui teknis pembelajaran aksi yang diterapkan dalam sesi BIG, saling berbagi pengalaman dan memberikan gagasan satu sama lain sehingga pengusaha akan dapat mencapai solusi optimum atas permasalahan-permasalahan mereka. Peran pelatih dalam proses ini berperan sebagai fasilitator dan pengendali proses pembelajaran. Intervensi BIG hanya direkomendasikan untuk pengusaha yang sebelumnya sudah mengikuti intervensi pelatihan IYB reguler atau intervensi pelatihan penyegaran IYB dan telah menunjukkan bahwa mereka telah menguasai secara aktif silabus IYB serta memiliki komitmen untuk meningkatkan keterampilan manajemen bisnis mereka . Agar intervensi BIG berhasil, penting bagi pengusaha yang dipilih untuk bersedia:
Mengikuti setiap sesi BIG secara berkala Terbuka mendiksusikan berbagai aspek kinerja usaha mereka Setuju untuk memberikan masukan atas informasi bisnis dari perserta lain Menggunakan situasi bisnis mereka sendiri sebagai contoh Menangani permasalahan bisnis dengan cara-cara yang mendukung terciptanya suasana bersahabat, saling percaya dan saling mendukung Membuat rencana aksi dan melaksanakannya Memberikan kontriusi atau biaya dalam kegiatan BIG .
Saat membentuk Kelompok Peningkatan Bisnis, sebaiknya anda dapat menerapkan kriteria-kriteria seperti sebagai berikut : Lokasi pertemuan yang nyaman untuk semua orang Tingkat pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh peserta pelatihan Jenis usaha (tetapi bukan pesaing) Ukuran bisnis Kelompok umur Kekuatan dan kelemahan yang saling melengkapi. Sebaagi contoh, seorang pengusaha mungkin memiliki pemahaman yang baik mengenai penetapan biaya tetapi lemah dalam pemasaran. Pengusaha lain mungkin lemah dalam penetapan biaya tetapi berpengalaman dalam pemasaran; kekuatan dan kelemahan mereka saling melengkapi satu sama lain. Metode tindak lanjut BIG mentargetkan peserta yang memiliki permasalahanpermasalahan bisnis yang sejenis. Kelompok Peningkatan Bisnis bertemu secara berkala untuk mendiskusikan permasalahan bisnis dan menemukan alternatif pemecahan masalahnya antara satu dengan lain. Hasil pertemuan tersebut adalah dasar atau tugas untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang mereka hadapi. Pada akhir dari setiap sesi mereka membuat rencana aksi yang fokus untuk menigkatkan
Halaman
50
kinerja mereka masing-masing. Proses pembelajaran ini efektif karena didalamnya terdapat proses saling berbagi pengetahuan, pengalaman dan keahlian antara satu dengan yang lainnya. Perangkan pembelajaran utama dalam BIG adalah belajar sambil mengerjakan (Learning by doing), metode ini sederhana dan berbiaya rendah untuk membantu pengusaha mengidentifikasi permasalahan yang mereka hadapi dan menggunakan sumber daya yang mereka miliki untuk memecahkan permasalahan ini. Faktor yang paling signifikan dalam metode ini adalah peserta mencari solusi mereka sendiri dengan menggunakan pengalaman dan sumberdaya dari kelompok secara keseluruhan. Urutan sesi BIG pada umumnya adalah sebagai berikut: 1. Mulai dengan metode pengenalan diri, peserta menceritakan jenis usaha yang dimiliki, kapan bisnis tersebut dimulai, di mana lokasi bisnis dll. Hal ini membantu kelompok untuk berfungsi secara sosial. Apabila kelompok telah bertemu pada sesi BIG sebelumnya bagian ini bisa dipersingkat. 2. Peserta dimintalah untuk memberitahukan kegiatan pengembangan apa yang sudah dia jalankan sejak akhir intervensi pelatihan penyegaran IYB. Merujuk ke rencana aksi yang telah dibuat pada pelatihan tersebut, mintalah pengusaha untuk mengungkapkan (presentasi) pengalamannya, baik keberhasilan atau kegagalan. 3. Doronglah peserta lain untuk mengajukan pertanyaan dan bangun dialog antara peserta. 4. Arahkan kepada permasalahan yang sama yang juga dialami oleh peserta lainnya, Anda bisa membantu untuk menetapkan permasalahan tersebut menjadi lebih teridentifikasi, sejelas dan seakurat mungkin dan tuliskan permasalahan yang ditetapkan di flip-chart atau papan tulis. 5. Setelah menemukan suatu masalah yang sama, bagi peserta menjadi dua atau tiga kelompok kecil untuk mendiskusikan dan mencari alternatif solusi sebanyak mungkin atas permasalahan tersebut. Gunakan pertanyaan terbuka untuk membantu pengusaha memikirkan penyebab permasalahan dan alternatif solusinya. Catatan : pertanyaan terbuka harus memasukkan kata-kata mengapa, bagaimana, di mana, kapan, apa, dll. 6. Minta setiap kelompok untuk mepresentasikan solusi yang telah mereka identifikasi dan pernyataan solusi yang menurut mereka dapat digunakan dalam bisnisnya. Galilah setiap solusi yang dipresentasikan, diskusikan pro dan kontranya dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk diterapkan. 7. Mintalah pengusaha untuk membuat rencana aksi yang menunjukkan bagaimana mereka mengaplikasikan solusi-solusi tersebut. Setiap pengusaha diharapkan untuk menyatakan solusi apa yang akan mereka gunakan, pada titik ini pengusaha seharusnya memiliki kepercayaan diri terhadap solusinya dan bersiap-siap untuk mengimplementasikannya. 8. Sepakatilah waktu diperlukan untuk mengimplementasikan solusi-solusi tersebut, waktu yang disarankan adalah antara tiga sampai empat minggu, namun hal ini dapat berbedabeda antar kelompok satu dengan yang lainnya. Sepakati hari dan tanggal sesi berikutnya, jelaskan kepada pengusaha bahwa setiap anggota diharapkan untuk mengidentifikasikan bagaimana dia berhasil atau gagal menerapkan solusinya. 9. Fasilitator dan pengusaha lalu melakukan evaluasi bersama, untuk melakukan perbaikan pada sesi berikutnya.
Halaman
51
Setelah sesi Kelompok Peningkatan Bisnis (BIG) selesai, peran anda sebagai pelatih SIYB adalah : • Membuat catatan pengamatan anda selama sesi BIG sebagai rujukan untuk monitoring di masa yang akan datang • Membuat Laporan Kegiatan SIYB • Menganalisis evaluasi peserta dari sesi sebelumnya • Menindaklanjuti pengusaha dan melihat apakah mereka membutuhkan bantuan untuk melaksanakan rencana aksi. Untuk memastikan bahwa momentum program tidak hilang, jarak antara dua sesi berturut-turut tidak boleh melebihi enam minggu. Namun, berikanlah peserta waktu yang cukup untuk melaksanakan rencana aksi yang mereka direncanakan, sehingga akan ada hasil yang bisa dijadikan materi sesi pada pertemuan berikutnya. . Titik pemberhentian tindak-lanjut BIG adalah pada saat peserta merasa kebutuhan mereka sudah terpenuhi. Apabila diantara peserta masih merasa perlu untuk belajar, , mereka dapat dirujuk ke Kelompok Peningkatan Bisnis lain atau sesi Konseling Individual.
3. Konseling individual (Individual Counseling /IC) Tujuan dari konseling individual adalah untukmendorong pengusaha memecahkan masalahnya sendiri dengan menggunakan pengetahuan dan pengalaman yang telah diperoleh dari intervensi-intervensi pelatihan SYB yang sebelumnya atau dari sesi BIG. Konseling Individual memberikan saran dan panduan untuk setiap pengusaha dari permasalahan yang benar-benar mereka alami sehingga mereka secara mandiri akan: • Menerapkan pengetahuan yang didapatkan secara tepat sesuai dengan kondisi bisnisnya • Mengembangkan keterampilan untuk mendiagnosis permasalahan dan mencari pemecahannya • Meningkatkan keterampilan menjalankan bisnis dan manajemen • Mendapatkan data dan informasi yang bermanfaat dalam mengelola usahanya dengan baik • Meningkatkan kinerja usahanya Konseling seringkali disalahartikan sebagai konsultasi, terdapat perbedaan mendasar antara kedua pendekatan tersebut. Konsultan manajemen terutama bertujuan untuk memberikan solusi optimal bagi klien dan dalam prosesnya konsultan menggunakan pengetahuan, pengalaman dan metodologi pribadinya. Klien mendapatkan solusi bagi permasalahannya tetapi tidak mendapatkan keahlian untuk menghasilkan solusinya sendiri. Dalam konseling IYB, tujuan utama pelatih adalah mengembangkan keterampilan wirausaha klien untuk mengatasi masalahnya sendiri dengan cara-cara yang sistematis berdasarkan pengetahuan dan keterampilan yang dia miliki dari intervensi pelatihan penyegaran IYB atau sesi BIG. Pengusaha tidak hanya mendapatkan pemecahan permasalahannya tetapi juga mendapatkan keterampilan untuk mengatasi permasalahan sejenis di masa yang akan datang.
Halaman
52
Peran anda dalam sesi Konseling Individual adalah sebagai fasilitator. Anda menstimulasi proses pemecahan masalah dengan mendorong klien untuk berpikir sendiri. Konseling Individual merupakan metode pelatihan yang paling mahal, oleh karenanya dalam metode ini disarankan bahwa Konseling Individual hanya dilakukan kepada klien yang terseleksi dan apabila benar-benar membutuhkannya. Konseling Individual direkomendasikan hanya untuk pengusaha yang: Memiliki pengetahuan dan keterampilan memadai, khususnya yang telah mereka peroleh melalui intervensi pelatihan penyegaran IYB atau sesi BIG Telah menunjukkan keinginan untuk mendapatkan intervensi Konseling Individual Bersedia untuk membayar hal-hal yang yang dianggap perlu dan khusus Bersedia menyepakati rencana aksi tertentu dan melaksanakannya. Pada situasi tertentu seorang pengusaha yang biasanya dirujuk ke Kelompok Peningkatan Bisnis (BIG) bisa dipertimbangkan untuk Konseling Individual. Sebagai contoh, apabila seorang pengusaha: Memiliki permasalahan khusus yang tidak bisa didiskusikan dalam sesi BIG karena alasan kerahasiaan bisnis dan/atau sensitifitas sosial. Tidak dapat diikutkan dalam BIG karena alasan-alasan lain seperti: o memiliki kebutuhan fisik yang khusus (kecacatan) o Tempat kerja/ tinggalnya jauh dari lokasi BIG terdekat. Dibawah ini beberapa Metode konseling yang direkomendasikan kepada Anda sebagai berikut : • Menggunakan permasalahan bisnis pengusaha sebagai perangkat pelatihan • Mengamati bagaimana pengusaha bereaksi terhadap permasalahan dan mengelola bisnis sehari-hari • Mengkaji prinsip-prinsip manajemen bisnis yang bisa menjadi sumber solusi untuk permasalahan bersama-sama dengan pengusaha • Menstimulasi pemikiran pengusaha ke arah yang benar untuk memungkinkan mereka memecahkan permasalahannya sendiri • Menunjukkan isu-isu lain yang relevan yang memerlukan perhatian • Mendorong pengusaha untuk belajar lebih banyak lagi dengan membaca materi pelatihan IYB • Memberikan pengusaha informasi usaha yang bermanfaat atau mengarahkannya ke mana bisa mencari informasi tersebut • Memastikan bahwa pengusaha membuat dan melaksanakan rencana aksi yang cocok. Lokasi terbaik untuk sesi konseling adalah tempat kerja pengusaha sehingga anda bisa melihat sendiri aspek-aspek aktual dan praktis serta bagaimana pengusaha menjalankan bisnisnya. Setelah mengenal tempat kerja dan operasi bisnis pengusaha, sesi-sesi konseling berikutnya dapat dilakukan di kantor pelatih atau tempat-tempat lain yang nyaman baik bagi pengusaha dan pelatih. Durasi setiap sesi tergantung pada kesepakatan anda dan pengusaha.
Halaman
53
Saat mempersiapkan sesi konseling ; Buatlah janji dengan pengusaha dan sepakati waktu, tanggal dan tempat pertemuan Jelaskan tujuan sesi konseling dan bagaimana sebaiknya sesi tersebut dilaksanakan. Urutan sesi konseling individual biasanya adalah sebagai berikut; 1. Jelaskan peran Anda secara singkat. 2. Mengunjungi ke tempat usaha atau pabrik 3. Minta pengusaha untuk menyatakan masalah-masalahnya dan menyusun prioritas untuk masalah-masalah tersebut 4. Menyepakati masalah-masalah yang paling penting dengan pengusaha. 5. Pilih beberapa masalah yang paling mendesak. 6. Menganalisa masalah dengan mengidentifikasi akar permasalahannya. 7. Memandu pengusaha melalui proses pemecahan masalah dengan menangajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti apa, mengapa, dimana, siapa, kapan, bagaimana, dll. 8. Menyepakati rencana aksi untuk diikuti pengusaha dalam memecahkan masalah. 9. Membuat kesimpulan mengenai hasil akhir sesi tersebut. 10. Menyepakati tanggal dan waktu pertemuan berikutnya dengan pengusaha. Anda juga mungkin mau mempertimbangkan tips-tips di bawah ini: Jangan pernah mengambil keputusan yang terburu-buru tetapi berikanlah jawaban yang tepat pada waktu yang tepat. Hindarilah penanganan terlalu banyak masalah atau isu di salah satu sesi bimbingan. Pastikanlah bahwa masalah yang paling mendesak ditangani terlebih dahulu. Jangan pernah memberikan solusi langsung terhadap permasalahan. Bimbinglah pengusaha untuk mengidentifikasi solusi. Selidikilah semua situasi yang relevan terhadap isu atau masalah, bersam adengan akar penyebabnya. Jangan mengkritik atau tampak pesimis. Jagalah kerahasiaan semua informasi. Setelah setiap sesi konseling anda: • Membuat catatan komitmen yang sudah anda lakukan pada sesi dan observasi anda, pada kertas kerja IC untuk rujukan dan monitoring di masa yang akan datang • Membuat Laporan Kegiatan SIYB. Jumlah dan frekuensi sesi-sesi konseling akan tergantung pada: kebutuhan pelatihan pengusaha; jumlah, jangkauan dan sifat permasalahan pengusaha; kenyamanan bagi Anda dan pengusaha; dan waktu yang diperlukan oleh pengusaha untuk mengimplementasikan rencana aksi yang disepakati pada akhir setiap sesi.
Halaman
54
Titik pemberhentian sesi Konseling Individual adalah pada saat klien merasa bahwa kebutuhan pelatihannya telah terpenuhi. Menentukan titik perhentian intervensi IC Anda dan organisasi Anda mungkin tidak mampu memberikan layanan bimbingan individual yang terus menerus bagi semua pengusaha, meskipun mereka mungkin bersedia membayar biayanya. Titik perhentian biasanya dicapai ketika pengusaha telah memperoleh sebagian besar keterampilan untuk memulai dan menjalankan bisnis mereka dengan sukses.
Masalah-masalah yang biasanya dialami oleh pemilik usaha kecil Penting untuk memahami masalah-masalah yang umumnya dihadapi oleh pemilik atau pengelola Usaha Kecil dan Menengah (UKM) untuk membantu anda melakukan Intervesi Individual Counseling. Permasalahan tersebut biasanya mencakup isu : 1. Kekurangan modal — penyandang dana atau penanam modal atau jarang yang tertarik kepada usaha-usaha kecil karena mereka menganggap resikonya yang tinggi. Hal ini membatasi kemampuan UKM untuk memperoleh sumber permodalan. Sering kali, modal awal yang mereka miliki tidak cukup dan biasanya bersumber dari tabungan pribadi atau tabungan keluarga atau pinjaman dari kalangan terdekat mereka. Kondisi tersebut bisasanya bersumber dari modal operasional yang memang biasa terjadi pada tahap memulai bisnis atau tumbuh. Kurangnya modal disertai dengan kurangnya kemampuan mengakses sumber permodalan adalah salah satu permasalahan klasik yang membuat perusahaan-perusahaan kecil rentan terhadap kemunduran dan resesi ekonomi. 2. Rendahnya keterampilan staf — keterbatasan keuangan sering kali berdampak pada menyediakan pelatihan dan pengembangan staf. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian dalam mengoptimalkan potensi penuh sumber daya yang terdapat dalam perusahaan. UKM sering tidak mampu mempekerjakan staf yang spesialis dan pemilik/pengelola sendirian mengerjakan berbagai jenis pekerjaan. 3. Daya tawar yang lemah — Karena skala ekonominya kecil, UKM terkadang tidak memiliki keahlian bernegosiasi seperti perusahaan besar. Akibatnya, perusahaanperusahaan kecil tersebut tidak dapat membeli barang dengan potongan harga yang besar atau tidak dapat membiayai sistem pemasaran dan distribusi yang canggih. Dengan situasi seperti ini, sulit untuk mencapai produktifitas yang tinggi. 4. Kurang perencanaan — kurangnya staf yang memadai, pengelola terjebak dengan kesibukan masalah sehari –hari dan pekerjaan operasional yang terus berkelanjutan. Hal ini membatasi kemampuannya untuk berpikir dengan jelas mengenai masa depan bisnis tersebut. Dengan demikian, meskipun pengusaha kecil memiliki kemampuan beradaptasi dengan cepat ke dalam lingkungan dan keadaan yang berubah-ubah, namun banyak kesempatan bagus yang muncul tiba-tiba dan membutuhkan perubahan cepat yang terlewatkan. 5. Pergantian staf yang cepat — karena perusahaan kecil hanya dapat membayarkan upah minimum, memiliki sedikit sekali tunjangan, kesempatan promosi yang terbatas dan tidak mampu memberikan kepastian kerja seperti halnya perusahaan besar, sering sekali mereka mengalami kesulitan yang cukup besar dalam merekrut pegawai-pegawai yang bermutu di semua tingkatan.
Halaman
55
6. Kurang informasi — Informasi bisnis UKM sering sekali tidak memadai, atau paling tidak minimum – baik intenal maupun eksternal. Hal ini menjadi batasan yang serius bagi kemampuannya untuk mendiagnosa masalah-masalah dan mencari solusi-solusi alternatif. Terlalu banyak pemilik usaha kecil yang tidak menyimpan catatan keuangan atau catatan-catatan bisnis lainnya.
Langkah-langkah pemecahan masalah Proses pemecahan masalah dalam menangani UKM terdapat 3 langkah, yaitu : 1. Menentukan masalah Ketika menentukan masalah, fasilitator perlu memisahkan “gejala-gejala” yang ditunjukkan oleh masalah dan “sebab-sebab” yang menghasilkan masalah tersebut. Misalnya, apabila masalah seorang peserta adalah terlalu rendahnya penjualan, sebab-sebab rendahnya penjualan perlu diidentifikasi. rendahnya penjualan bukan merupakan permasalahan utama. Mungkin terdapat sejumlah alasan atau masalah lain yang telah mengakibatkan rendahnya penjualan, seperti diperlihatkan di bawah ini. Gejala Rendahnya penjualan
Penyebab Beberapa kemungkinan penyebabnya : • Harga jual terlalu tinggi • Pemasaran yang buruk atau tidak memadai • Kompetisi yang berat • Pegawai yang tidak dilatih dengan baik • Mutu barang lebih rendah dibandingkan mutu barang pesaing • Masalah pribadi pemilik (sehingga ia tidak dapat memberikan perhatian penuh pada bisnisnya).
Fasilitator harus mengidentifikasi masalah dengan tepat untuk dapat menyarankan tindakantindakan alternatif yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik bisnis. 2. Mengidentifikasi tindakan-tindakan alternatif Untuk setiap permasalahan yang teridentifikasi, fasilitator dan pengusaha harus menyusun bersama tindakan alternatif untuk menangani permasalahan tersebut. Hal ini harus mencakup analisa kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari setiap tindakan yang akan diambil. 3. Menyepakati Rencana Tindakan Di Masa Depan Fasilitator membantu pemilik bisnis untuk memilih seperangkat tindakan yang mungkin dapat memecahkan masalah mereka. Dalam tahap ini, fasilitator harus sepakat dengan pemilik bisnis mengenai bagaimana implementasi rencana aksi tersebut akan dimonitor.
Halaman
56
Tahap 7. Memonitor & Mengevaluasi Kegiatan SIYB Langkah terakhir pada siklus pelatihan SIYB adalah merujuk pada semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mengukur dan menganalisis kemajuan pelaksanaan intervensi pelatihan SIYB dan hasil-hasil dari pelatihan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan Memonitor dan Mengevaluasi? Memonitor dan mengevaluasi adalah proses pengumpulan informasi untuk menentukan kemajuan dalam pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan dan pencapaian tujuan serta output yang diharapkan dari program. Sebagai contoh, dalam program SIYB, tujuan M&E adalah mengumpulkan informasi yang dianggap relevan untuk mengukur kemajuan dan keberhasilan berbagai pihak dalam melaksanakan pelatihan dan kegiatan yang terkait. Walaupun seringkali disebutkan dalam satu terminologi yang sama, terdapat perbedaan antara tugas Memonitor dan tugas Evaluasi. Memonitor berfokus pada pengendalian dan pelaksanaan kegiatan dan pencapaian keluaran-keluaran tertentu (bagaimana hal tersebut dilakukan), sedangkan Evaluasi fokus pada penilaian kemajuan terhadap pencapaian tujuan-tujuan kegiatan dan keluaran-keluarannya (mengapa hal tersebut dilakukan). Perbedaan utama antara Memonitor dan Mengevaluasi adalah pada frekuensinya. Memonitor adalah proses pengumpulan data yang terus-menerus, sedangkan Evaluasi dilakukan dalam setiap jangka waktu tertentu (contoh: sekali setahun). Namun walaupun memiliki tujuan dan pelaksanaan yang berbeda, kedua hal tersebut sangat terkait. Data-data yang dikumpulkan melalui memonitor secara tersus menerus merupakan masukan-masulan bagi evaluasi dan sebaliknya.
Mengapa memonitor dan mengevaluasi penting ? Memonitor dan mengevaluasi penting karena berbagai alasan. Apabila dilakukan dengan benar, proses ini memungkinkan semua pihak yang terkait untuk meningkatkan kinerjanya. Sebagai contoh, dalam program SIYB, M&E yang dilakukan dengan benar memungkinkan : 1. Anda sebagai pelatih SIYB untuk ; • Mengendalikan, membandingkan dan meningkatkan kinerja anda sendiri • Mendokumentasikan dan membuktikan kinerja anda untuk mempromosikan layanan anda kepada klien-klien dan sponsor-sponsor pelatihan anda 2. kantor proyek SIYB untuk; • Mengukur kemajuan terhadap pencapaian keluaran-keluaran dan tujuan proyek dan untuk merencanakan tindakan korektif, apabila diperlukan 3. Klien (Peserta) pelatihan SIYB untuk; • Mengekspresikan kepuasan atau ketidakpuasan mereka terhadap pelatihan yang telah diberikan • Memberikan masukan untuk melihat kualitas intervensi pelatihan agar kualitas pelatihan dapat ditingkatkan.
Halaman
57
Tinjauan sistem Monitor dan Evaluasi SIYB Di bawah ini digambarkan contoh sistem M&E yang dijalankan oleh proyek SIYB di Sri Lanka, sistem M&E ini juga digunakan oleh proyek-proyek SIYB di seluruh dunia. Sistem M&E memiliki dua tingkatan yang berkaitan: •
Tingkat organisasi BDS lokal yang memberikan intervensi pelatihan SIYB dan kegiatankegiatan terkait untuk mengukur keluaran dan dampak pelatihan
•
Tingkat kantor proyek SIYB mengukur kinerja proyek terhadap serangkaian tujuan dan keluaran proyek, dengan menggunakan data M&E yang didapatkan dari organisasi BDS lokal dan data lain yang dikumpulkan secara langsung dari pengusaha.
Dua tingkatan sistem M&E SIYB dan bagaimana keduanya saling terkait diilustrasikan pada gambar bagan dibawah ini :
Kantor proyek SIYB mengumpulkan dana mengenai kinerja pelatihan • •
secara langsung dari pelatih dari pengusaha
Pelatih mengumpulkan dan melaporkan data mengenai keluaran dan dampak pelatihan dari pengusaha
Pengusaha skala kecil melaporkan tingkat kepuasan terhadap layanan pelatihan yang diberikan
Apabila anda tertarik untuk mengetahu bagaimana informasi mengenai kegiatan pelatihan anda dikumpulkan dan diproses pada tingkatan kantor proyek, silahkan langsung menghubungi ahli M&E di kantor tersebut Pada waktunya anda harus benar-benar mengenal metode M & E SIYB dan menggunakan perangkat M&E yang telah direkomendasikan dalam suatu rangkaian proyek SIYB, oleh karenanya penting bagi anda untuk selalu menggunakan perangkat M& dalam pelatihan SIYB anda.
Halaman
58
Perangkat Monitor dan Evaluasi SIYB untuk pelatih SIYB Dibawah ini dijabarkan perangkat monitor dan evaluasi untuk pelatih SITYB. Formulir M&E terlampir dalam buku Panduan Pelatih ini. Anda juga dapat mengunduh formulir dari halaman web kantor proyek ILO-SIYB, atau mengisi secara on-line dan mengirinkannya langsung ke kantor proyek SIYB. Perangkat -perangkat ini sederhana penggunaannya dan akan membantu mensukseskan pelatihan Anda. •
Perangkat M&E SYB Baseline Questionnaire / Entry SIYB
Fungsi Pemilihan peserta Analisis kebutuhan pelatihan Mengumpulkan data baseline mengenai latar belakang pribadi dan bisnis peserta
Kapan digunakan Sebelum Pelatihan
Diisi oleh Calon Peserta
•
Reaksi harian
Penyelenggaraan Pelatihan
Peserta Pelatihan
•
Evaluasi akhir Lokakarya
•
Laporan Pelaksanaan SYB
Setelah Pelatihan
Pelatih
•
Kartu Kinerja SIYB
Peserta SIYB minimal 3 bulan setelah pelatihan, sampai dengan satu tahun setelah pelatihan SIYB
Pelatih
•
Laporan kinerja SIYB
Mengkaji tingkat kepuasan peserta setiap harinya Mengkaji tingkat kepuasan peserta secara keseluruhan terhadap layanan yang diberikan Meringkas latar belakang pribadi dan bisnis peserta SIYB dan memberikan data umum mengenai intervensi pelatihan SIYB yang dilaksanakan (di mana, kapan, harga, dll.) Mengkaji kinerja peserta SIYB (calon pengusaha dan pengusaha) setelah pelatihan dan pendapat mengenai kualitas intervensi pelatihan SIYB Meringkas kinerja peserta SITB setelah pelatihan dibandingkan sebelum pelatihan dan meringkas kepuasan klien
Setelah kunjungan kinerja sekelompok peserta
Pelatih / staff dari DPO / pewawancara independen
Keterangan : •
Formulir Baseline Questionary / Entry SIYB - Tujuan dan penggunaan Formulir Baseline Questionary atau Entri SIYB telah dijelaskan pada bagian awal dari panduan pelatihan pada saat kita merujuk pada seleksi peserta SIYB. Formulir ini dimaksudkan sebagai perangkat untuk mengumpulkan serangkaian informasi inti mengenai setiap calon peserta pelatihan SIYB termasuk penilaian singkat mengenai tingkat pengetahuan peserta mengenai topiktopik manajemen bisnis dasar (hanya IYB). Terdapat 2 tujuan utama dari formulir ini sebagai berikut : 1. Untuk memungkinkan pelatih SIYB untuk memilih dan mengelompokkan pelamar SIYB 2. Untuk memungkinkan pembandingan tingkat pengetahuan peserta sebelum dan sesudah intervensi pelatihan (hanya IYB).
•
Formulir reaksi harian – formulir ini Anda berikan kepada para peserta di sesi terakhir setiap harinya dan mereka dapat menulis tanpa nama apa mengenai apresiasi mereka terhadap pelatihan. Kemudian Anda dapat membahas isu-isu tersebut dan meresponnya pagi keesokan harinya
Halaman
59
•
Formulir evaluasi akhir lokakarya – Seperti formulir 8, akan tetapi formulir 9 ini diberikan pada hari terakhir pelatihan untuk mengetahui apresiasi mereka terhadap pelatihan secara keseluruhan.
•
Laporan Kegiatan SIYB - Laporan Kegiatan SIYB juga berisikan ringkasan data-data mengenai pelatihan Anda, termaksud didalamnya mengenai tingkat kepuasan peserta pelatihan (form 9) . Formulir 11 ini harus anda laporkan ke Kantor proyek SIYB – ILO Jakarta, sebagai bukti kegiatan pelatihan yang akan membantu jenjang karier Anda sebagai pelatih SIYB
•
Kartu Kinerja SIYB - Kegunaan Kartu Kinerja SIYB adalah untuk mengumpulkan informasi mengenai kinerja klien anda setelah pelatihan. Dengan membandingkan data yang diperoleh dari Kartu Kinerja SIYB dengan data yang diperoleh pada Formulir Entry SIYB sebelum pelatihan, anda dapat menilai apakah upaya pelatihan anda menghasilkan dampak, contoh: apakah klien anda sudah memulai bisnis mereka dan meningkatkan pengetahuan mereka mengenai manajemen bisnis. Untuk mengumpulkan data pada Kartu Kinerja SIYB, anda disarankan untuk menghubungi klien antara 3-6 bulan setelah intervensi pelatihan awal (hanya SYB dan IYB). Rentang waktu ini dianggap cukup bagi klien untuk mengimplementasikan pengetahuan manajemen bisnis mereka di lapangan. Proses ini jadi mahal dan memakan waktu, namun penting untuk memberikan bukti konklusif bahwa pelatihan telah membuat perbedaan bisnis mereka. Hal ini juga merupakan upaya pengendalian mutu pelatihan anda. Proses ini juga untuk menindaklanjuti dan promosi intervensi pelatihan lainya.
•
Laporan Kinerja SIYB - Laporan Kinerja SIYB merupakan ringkasan yang membuktikan dampak intervensi pelatihan SIYB terhadap peserta. Laporan Kinerja SIYB meringkas data yang diperoleh dari Kartu Kinerja SIYB dari setiap klien setelah pelatihan. Satu salinan laporan disampaikan ke kantor proyek SIYB. Laporan ini diperlukan untuk membuktikan bahwa upaya pelatihan aktual anda mengahasilkan dampak yang memuaskan.
Halaman
60
Kegunaan perangkat M&E SIYB dan alur informasi dalam sistem M&E diilustrasikan di bawah ini.
Kantor Proyek Laporan Kinerja SIYB
Kartu Kinerja SIYB
Pelatih SIYB
Kartu Entry SIYB
Formulir Evaluasi Pelatihan Harian
Laporan Kegiatan SIYB
Formulir Evaluasi Akhir Pelatihan
Pengusaha Sebelum pelatihan
selama pelatihan
setelah pelatihan
Anda harus melakukan kegiatan Monitor and evaluasi, karena hal ini akan berkaitan dengan jenjang karier anda sebagai pelatih SIYB. Dengan melakukan kegiatan ini secara langsung anda akan menerima manfaat sebagai berikut : M&E akan membuktikan track record anda sebagai pelatih di hadapan supervisor dan kantor proyek SIYB. Laporan kegiatan anda adalah bukti yang diperlukan kantor proyek SIYB untuk menerbitkan sertifikat pelatih anda M&E sebagai pembanding track record anda terhadap pelatih lain . Kantor proyek akan menyediakan database kegiatan semua pelatih SIYB yang dapat anda akses melalui halaman web kantor proyek. Untuk menggunakan layanan berbasis internet anda akan memerlukan kata- kunci (password) pribadi anda yang diberikan setelah anda disertifikasi sebagai pelatih SIYB Dokumen M&E
bisa anda gunakan sebagai input atau referensi dalam siklus pelatihan yang akan dipergunakan untuk memasarkan pelatihan SIYB ke klien atau sponsor pelatihan. M & E adalah alat perencanaan, pengukuran kinerja dan pemasaran yang penting dalam pelatihan SIYB dan membangun Karier Anda sebagai Pelatih SIYB.
Halaman
61
Lampiran
Form M&E
Formulir 1: Formulir Pendaftaran Tipe Pelatihan1
: GYB
SYB IYB
Latar Belakang Umum 1.
Nama: __________________________________________________ Lelaki
Perempuan
2.
Status perkawinan:
Belum Kawin
Menikah
3.
Alamat :__________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ Telepon : _________________________________________________
4.
Tanggal lahir:___________________
Latar Belakang Pendidikan dan Pengalaman Kerja 5.
Apakah kualifikasi pendidikan Anda ? Program
Nama Institusi Pendidikan
Kualifikasi2
SD SMP SMU D1 D3 S1 S2
1 2
Ber tanda sesuai dengan pilihan pelatihan Lulus / Tidak Lulus : SD, SMP, SMU (Sederajad) ; Selesai / tidak selesai : D1; Gelar: D3, S1 & S2
- 1-
Tahun
6.
Pengalaman kerja apa yang Anda miliki? Durasi (Berapa lama?)3
Posisi (Jabatan)
Latar Belakang Wirausaha
4
5
7.
Apakah Anda pernah terlibat dalam sebuah bisnis ? Ya Tidak
8.
Apakah Anda memiliki sebuah usaha pada saat ini ? Ya Tidak
9.
Tahun
Mengapa anda mulai berbisnis ? ................................................................................. .................................................................................
Ide Bisnis 10.
Apakah sekarang ini Anda memiliki ide bisnis ? Tidak Ya , silahkan sebutkan ide bisnis anda ;
11.
Apakah Anda sudah mengambil langkah untuk memulai bisnis ini ? Ya Tidak
Apabila ya, langkah apa ?
Isi jumlah tahun bekerja Diisi dari tahun awal hingga akhir bekerja 5 Beri tanda pada kotak sesuai dengan jawaban pilihan 3 4
- 2-
Sumber Daya Keuangan 12.
Dari mana rencana anda untuk membiayai bisnis ? 6 :
Keluarga
Pemberi pinjaman
Teman
Bank
Lain-lain:
Jelaskan :
Apabila Anda bermaksud untuk memperoleh pinjaman, dapatkah Anda memberikan jaminan atau agunan? Ya
Tidak
Komitmen untuk Berpartisipasi 13.
Apakah anda Bersedia berpartisipasi penuh mengikuti pelatihan Ya Tidak
14.
Apakah anda Bersedia membayar untuk mengikuti pelatihan ini ? Ya Tidak
15.
Kapan Anda berharap untuk memulai bisnis Anda? ____________________________________________________
16.
Informasi lain yang Anda pikir relevan dalam pendaftaran Anda.
Nama & Tanda Tangan Pemohon Kota : Tanggal :
6
Beri tanda pada kotak sesuai dengan jawaban
- 3-
Formulir 2: Panduan untuk Menilai Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran dirancang untuk memberikan informasi mengenai beberapa aspek tentak kemungkinan apakah pendaftar akan dapat memulai dan menjalankan suatu bisnis dengan sukses. Nilai diberikan untuk kriteria berikut ini yang digunakan untuk mengidentifikasi orang-orang ini: • Latar Belakang Pendidikan dan Pengalaman Kerja • Latar Belakang Wirausaha • Ide Bisnis • Sumber Daya Keuangan • Komitmen untuk Berpartisipasi
Pengalaman Kerja (Pertanyaan 5 dan 6) Nilai sampai dengan 5 diberikan untuk kriteria ini. Nilai yang disarankan Indikator
Nilai
•
Memiliki pengalaman kerja lebih dari 2 tahun dalam sebuah bisnis yang mirip dengan bisnis yang ingin mereka mulai.
5
•
Memiliki kualifikasi pendidikan untuk menjalankan bisnis.
3–4
•
Memiliki pengalaman kerja lebih dari 2 tahun dalam bisnis apapun
2–3
•
Memiliki pengalaman kerja kurang dari 2 tahun
1-2
Latar Belakang Wirausaha (Pertanyaan 7 - 9) Nilai sampai dengan 10 diberikan untuk kriteria ini. Nilai yang disarankan Indikator
Nilai
•
Pernah memiliki sebuah bisnis sebelumnya
8 – 10
•
Memiliki usaha saat ini ?
5–8
•
Memiliki alasan untuk berbisnis
1–4
- 1-
Ide Bisnis (Pertanyaan 10 - 11) Nilai sampai dengan 10 diberikan untuk kriteria ini. Nilai yang disarankan Indikator
Nilai
•
Memiliki ide bisnis yang baik, dan telah mengambil beberapa langkah untuk memulai bisnis mereka.
8 – 10
•
Memiliki ide bisnis yang jelas namun belum mengambil langkah untuk memulai bisnis mereka.
6–8
•
Memiliki ide umum mengenai jenis bisnis yang ingin mereka mulai dan hendak mereka mulai.
3–6
•
Tidak memiliki ide atau mereka tidak bermaksud memulai sebuah bisnis
Tidak diikutsertakan dalam program
Sumber Daya Keuangan (Pertanyaan 12) Nilai sampai dengan 10 diberikan untuk kriteria ini. Nilai yang disarankan Indikator
Nilai
•
Lain-lain dan berharap untuk sepenuhnya membiayai bisnis tanpa bantuan – tidak membutuhkan pinjaman
9-10
•
Berharap untuk dapat memperoleh dana untuk mulai dari bantuan keluarga atau teman dan sumber lainnya
6-8
•
Antara tidak memiliki jaminan atau bayangan akan bantuan dari orang lain.
Tidak diikutsertakan dalam program
Komitmen untuk Berpartisipasi (Pertanyaan 13 - 15) Nilai sampai dengan 5 diberikan untuk kriteria ini. Nilai yang disarankan Indikator Bersedia hadir dan mau membayar pelatihan
Nilai 5
Siap untuk berpartisipasi sepenuhnya Formulir Pendaftaran diisi dengan lengkap dan rapih
4
Siap untuk berpartisipasi pendaftaran tidak lengkap.
2–3
sepenuhnya
tetapi
Tidak siap untuk berpartisipasi penuh.
formulir
Tidak diikutsertakan dalam program
- 2-
Formulir 3: Matrix Penilaian untuk Formulir Pendaftaran Nama Pendaftar
Pengalaman Latar Belakang & Karakteristik Wirausaha Kerja (Max. 5)
(Max. 10)
Ide Usaha
Pembiayaan
Komitmen
Jumlah Nilai
Nilai
(Max. 10)
(Max. 10)
(Max. 5)
(Max. 40)
(%)
Status Seleksi Selected (terpilih) Reserve (Cadangan) Not suitable (Tidak cocok)
Formulir 4: Tes Aritmatika yang Disarankan (Dapat menggunakan kalkulator) 1) Anda baru saja mendatangi toko pedagang borongan. Anda membeli: a) Sebuah kotak berisi 12 paket biskuit seharga masing-masing Rp10.500. b) Enam karung beras seharga masing-masing Rp24.500. 2) Berapa jumlah yang Anda bayarkan? 3) Berapa banyak uang yang akan Anda peroleh apabila Anda menjual enam karung beras apabila setiap karungnya memuat delapan cangkir dan Anda menjual setiap cangkirnya seharga Rp8.500. 4) Buatlah sebuah meja kayu seharga Rp350.000 dan tambahkanlah kenaikan harga sejumlah Rp150.000 Berapakah harga penjualan Anda untuk meja tersebut? 5) Berapakah 10% dari Rp350.000.
Formulir 5: SYB Baseline Questionnaire Kuesioner Base Line Data untuk Peserta SYB (Semua informasi akan dijaga kerahasiaanya)
Tipe Pelatihan
7
: GYB
SYB IYB
Informasi tentang Anda 1.
Nama Anda :
2.
Tanggal Lahir
3.
Jenis Kelamin :
4.
Alamat rumah :
5.
Kab, kec atau kelurahan :
8
: Laki – laki
Perempuan
Telepon: 6.
Pekerjaan Anda (semula): Bisnis / Usaha yang diminati :
7.
Nama pelatih SIYB anda :
8.
Apakah sumber penghasilan Anda yang utama?
9.
Pendidikan tertinggi Anda?9 Tidak pernah Lulus Sekolah Dasar (6 tahun atau kurang) Lulus Sekolah Menengah Pertama (3 tahun) Lulus Sekolah Menengah Atas (3 tahun) Diploma 1,2,3 Strata 1 (Sarjana) Strata 2 (Master) Kursus teknis atau keahlian
7
Beri tanda pada kotak pilihan jawaban : Tanggal / Bulan / Tahun, menggunakan angka Beri tanda pada kotak pilihan jawaban
8 Penulisan 9
- 1-
10. Apakah Anda usaha? 10
memiliki Ya
(dan jawab pertanyaan no. 10a, 10b, 10c, 10d & No. 11)
Tidak (langsung ke pertanyaan No 11) 10.a. Jika Ya, kapan Anda memulai usaha?
Tgl_____ /Bln_____
/Th_____
10.b. Apakah anda memiliki rencana usaha tertulis untuk usaha Anda? 10.c. Berapa besar kontribusi hasil usaha anda terhadap keseluruhan pendapatan? (Dalam persentase)
Ya Tidak
_______ %
10.d. Apakah Usaha Anda terdaftar?
CV . PT. Koperasi Tidak terdaftar 11. Jika anda belum memiliki usaha, mengapa anda ingin memulainya?
Jika Anda sudah memiliki Usaha, silakan jawab Bagian 1 & 2! Jika belum memiliki Usaha, silakan jawab Bagian 2 saja!
Bagian 1 – Informasi tentang Usaha Anda Cara mengisi Jawaban : • Pilihan, beri tanda pada setiap pilihan jawaban anda • Jawaban hanya satu pilihan • Isian, tulis jawaban anda pada kolom yang telah disediakan
1.
Apakah kedudukan Anda dalam Usaha tersebut?
Pemilik Manajer 2.
10
Pemilik & manajer Lainnya, silakan sebutkan
Apa yang menjadi sumber pendapatan utama keluarga Anda?
•
Sebagian besar pendapatan berasal dari Usaha saya
•
Sebagaian besar pendapatan saya berasal dari gaji tetap
•
Lainnya
Beri tanda pada kotak pilihan jawaban
- 2-
3.
Dalam sektor apakah Usaha Anda?
•
Perdagangan
•
Manufaktur/industri
•
Jasa
•
Pertanian, perikanan dan perkebunan
•
Campuran atau kombinasi (sebutkan secara khusus)
Karyawan Anda (jika Anda tidak mempunyai karyawan, tulis 0)
4.
Berapa jumlah karyawan yang dibayar penuh oleh Usaha Anda bulan lalu?
5.
Berapa jumlah karyawan yang dibayar separuh oleh Usaha Anda bulan lalu?
6.
Berapa jumlah karyawan yang tidak dibayar oleh Usaha Anda selama bulan lalu
Laki2
Perempuan
7.
Berapa rata-rata gaji bulanan karyawan yang dibayar penuh dalam Usaha Anda?__________ Rupiah/bulan
8.
Berapa rata-rata jumlah jam kerja per hari untuk karyawan penuh? ____________jam/hari
9.
Berapa banyak jumlah karywan Anda yang memiliki kontrak kerja tertulis? (sebutkan jumlahnya) Laki2
Perempuan
10. Selama setahun yang lalu, apakah Anda pernah memberikan tunjangantunjangan seperti yang disebutkan dibawah ini kepada karyawan Anda?
1. Pelatihan di tempat kerja 2. Pelatihan di luar tempat kerja 3. Kontrak tertulis 4. Asuransi kesehatan/kecelakaan 5. Cuti untuk mengasuh anak 6. Insentif untuk produktivitas 7. Kenaikan gaji
- 3-
Ya
Tidak
8. Kondisi kerja yang lebih aman
11.
Apakah Anda sudah pernah mencoba mendapatkan pinjaman untuk Usaha Anda selama 2 tahun terakhir? (termasuk pinjaman dari anggota keluarga, bank komersial, bank pemerintah, lembaga keuangan mikro, dll.)? Mencoba mendapatkan kredit?
Bank swasta/pemerintah Dana kredit dari pemerintah Lembaga Keuangan Mikro Keluarga/teman Pemberi kredit dengan tinggi, tengkulak, dll
bunga
sangat
Lainnya, sebutkan
12.
Ya
Tidak
atau
Orang/bulan
atau
/hari
Rp.
/bulan
Berapa banyak uang yang Anda ambil dari Usaha Anda untuk membiayai keperluan keluarga? Rp.
15.
Tidak
Berapa besar rata-rata pendapatan (Rp.) yang dihasilkan oleh Usaha Anda? Rp.
14.
Ya
Berapa banyak rata-rata jumlah PEMBELI LANGGANAN Anda? Orang/ hari
13.
Apakah Anda berhasil?
atau
/hari
Rp.
/bulan
Setelah membeli bahan material untuk Usaha Anda dan setelah menggunakan sebagian uang untuk diri Anda sendiri dan keluarga, apakah ada uang yang tersisa (Laba bersih)? Ya
Tidak
Jika ya,berapa banyak rata-rata uang yang tersisa?
Rp.
/hari
atau
- 4-
Rp.
/bulan
16.
Apakah anda melakukan pekerjaan seperti disebutkan dibawah ini dalam Usaha Anda?: Tidak pernah
Jarang
Kadang -kadang
Secara berkala
karyawan
sebelum
a. Kegiatan Pemasaran untuk menjual produk Anda? b. Melatih karyawan Anda? c. Menulis Anda?
deskripsi
pekerjaan
d. Menghitung pengeluaran menentukan harga jual?
bagi Anda
e. Membuat rencana arus kas (masuk dan keluar) f. Membuat rencana penjualan dan pengeluaran g. Membuat rencana usaha
17.
Apakah Anda merupakan anggota dari sebuah asosiasi pengusaha/usaha? Ya
Tidak
Jika Ya, sebutkan
Bagian 2 – Opini Anda tentang kewirausahaan, keahlian dan pengetahuan 18.
Apa kriteria utama bagi anda untuk merekrut pegawai ?
Kesetiaan Kemampuan dan persayaratan 19.
Simpati
Bagaimana anda tau berapa banyak uang yang anda miliki di bisnis Anda? Cek Tabungan Mencatat uang yang masuk dan keluar
20.
Saudara atau teman
Bergantung pada daya ingat Bergantung pada orang lain
Faktor terpenting apa yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan usaha ?
- 5-
Uang Pegawai 21.
Biaya lain untuk barang/ jasa sejenis Pengeluaran produksi
Siapakah orang yang terpenting dalam usaha anda?
Pemasok Pelanggan Pengantar 23.
24.
Pasar
Faktor apa yang menjadi anda pertimbangan ketika anda ingin menentukan harga barang/jasa anda ? Pelanggan mau untuk membayar
22.
Apa yang pertama kali harus dilakukan dalam pemasaran? Menggunakan seluruh keahlian anda untuk membuat barang sesuai dengan kesukaan anda
Mencari sebanyak mungkin tentang pelanggan anda dan apa yang mereka inginkan dan butuhkan
Mencoba membuat barang atau jasa yang sama dengan usaha orang lain
Pengetahuan apa yang anda peroleh dari upaya untuk mencari tahu tentang pelanggan dan pesaing anda? Anda dapat belajar banyak mengenai Pasar Anda dapat belajar banyak mengenai pegawai anda Anda dapat dengan mudah meniru ide usaha pesaing anda
25.
Sebuah Barang atau Jasa yang baik adalah : Dijual dengan cara termudah dan tidak perlu promosi Perlu dipromosikan seperti barang atau jasa lainnya Perlu dipromosikan hanya apabila penjualan menurun
26.
Barang/ Jasa
Bagi siapa saja rencana usaha usaha dapat berguna? Hanya untuk usaha yang sangat besar Untuk retailer saja Untuk semua usaha
- 6-
Formulir 6: Ujian Sebelum dan Sesudah MBA untuk Peserta Nama: Tanggal: Instruksi: 1.
Waktu untuk menyelesaikan tes ini adalah 60 menit.
2.
Anda harus menjawab semua pertanyaan yang ada.
3.
Selalu tunjukkan bahwa Anda berusaha menjawab pertanyaa. Anda akan memperoleh nilai untuk menunjukkan metode Anda, bahkan ketika jawaban Anda salah.
4.
Dalam beberapa kasus, tidak ada jawaban yang sempurna. Anda harus mereka jawaban Anda yang terbaik. *******************
1.
Ibu Avi berencana untuk memulai sebuah usaha untuk beternak ayam. Ia memiliki Rp.3.500.000 dalam bentuk tunai dan Rp. 6.500.000 di bank. Ia dan suaminya tidak memiliki pekerjaan. Untuk membiayai keluarganya, ia membutuhkan Rp.800.000 per bulan dan Rp.1.000.000 per bulan untuk membayarkan pinjaman dari keluarganya. Ia berencana untuk memulai bisnisnya dalam waktu satu bulan dari sekarang dan memperkirakan bahwa ia akan membutuhkan waktu tiga bulan sebelum memperoleh gaji untuk membiayai biaya kehidupannya dari bisnis tersebut.
Berapa banyak uang yang dimiliki oleh Ibu Avi untuk memulai usahanya (bernilai 4)?
- 1-
2. Pak Gatot telah memutuskan untuk membuka sebuah toko kecil di kota. Awalnya ia berpikir untuk menjual hanya beberapa barang saja. Ia bertanya-tanya dan telah sering mendatangi kantin yang sama untuk melihat apa yang mereka jual. Dibawah ini adalah hasil kajian usahanya. Ia berpikir bahwa ia dapat menjual lebih banyak dari Pesaing B, tetapi tidak sebanyak Pesaing A. Pesaing A 30 24 55
Sabun (batang kecil) Beras (kilogram) Rokok (bungkus)
Pesaing B 20 15 35
Ia tidak berpikir bahwa ia akan dapat menjual sampai pada jumlah maksimum sampai bulan September. Selesaikanlah Perkiraan Penjualan dibawah ini. (bernilai 5) Barang yang terjual (Kisaran Barang)
Juni
Juli
Agt.
Sept.
Okt.
Nop.
Sabun Beras Rokok 3. Pak Muhammad akan memulai sebuah bisnis membuat meja. Ia memperkirakan bahwa: • Upah yang akan ia terima adalah sebesar Rp. 2.500.000 per bulan.
• • •
Selama satu bulan bekerja penuh ia akan dapat membuat 8 meja Biaya bahan-bahan untuk satu meja adalah Rp. 7.500.000 Biaya-biaya lain dalm bisnisnya adalah sebesar Rp.1.200.000 per bulan.
Hitunglah biaya untuk membuat satu meja. (bernilai 4)
4. Apabila Muhammad menaikkan harga sebesar 25% berapakah harga jual untuk setiap meja? (bernilai 2)
- 2-
5. Pak Ivan memiliki sebuah bisnis manufaktur. Ia membeli solder listrik seharga Rp.13.500.000. Ia berpikir bahwa ia akan dapat menggunakannya selama lima tahun. Hitunglah biayanya untuk setiap bulan.
6. Perkirakanlah laba untuk sebuah usaha manufaktur yang menemukan bahwa: • Selama setahun jumlah penjualan mereka adalah sebesar Rp. 520.000.000. • Biaya bahan-bahan adalah sebesar Rp.190.500.000. • Biaya pegawai adalah sebesar Rp. 60.950.000. • Biaya-biaya lain sepanjang tahun adalah sebesar Rp.30.800.000. (bernilai 3)
7. Seseorang berencana untuk memulai sebuah bisnis baru di bulan Juni. Mereka memperkirakan sebagai berikut:
• • • • •
• • • •
Mereka akan memiliki Rp. 50.000.000 untuk memulai bisnis mereka. Penjualan mereka akan mencapai Rp. 40.000.000 per bulan. Upah sebesar Rp.5.500.000 per bulan. Iklan sebesar Rp. 750.000 per bulan. Mereka akan memperoleh pinjaman dari bank sebesar Rp. 10.500.000. Suku bunga pinjaman adalah sebesar Rp. 350.000 per bulan dan pembayaran cicilan pinjaman pokok sebesar Rp. 1.300.000 per bulan. Listrik sebesar Rp. 450.000 per bulan. Biaya untuk menjalankan kantor sebesar Rp. 1.000.000 per bulan. Ijin usaha akan diperoleh pada bulan Juni sebesar Rp.1.200.000. Barang-barang yang dibeli dari pedagang borongan sebesar Rp.20.000.000 per bulan.
- 3-
Dengan menggunakan informasi diatas, lengkapilah Perjiraan Laba dan Rugi dibawah ini. (bernilai 8) Juni
Juli
Pendapatan Penjualan Biaya-Biaya
Jumlah biaya Laba (sebelum pajak)
- 4-
Agt.
Sept.
8. Untuk bisnis dalam Pertanyaan 7, pemiliknya akan memberikan kredit selama satu bulan hanya untuk pelanggan-pelanggan yang baik. Mereka berharap bahwa mereka akan memperoleh penjualan kredit sebesar Rp. 10.000.000 per bulan. Lengkapilah Rencana Arus Kas dibawah ini. (bernilai 8) Juni
Juli
Agt.
Sept.
Kas di awal bulan M Penjualan tunai A S Kas dari penjualan kredit U K Pendapatan lain Jumlah uang masuk
K E L U A R
Jumlah uang keluar Kas di akhir bulan 9. Bagaimana Anda akan memberi saran kepada seorang perempuan yang telah belajar menjahit dan sekarang ingin membuka toko menjahit di kota dengan populasi sebesar 50.000?
- 5-
Formulir 7: Formulir Reaksi Harian
tanggal:
Hari ini, pada khususnya saya menyukai:
Hari ini, saya tidak menyukai:
Saya masih belum yakin mengenai:
Saran saya untuk lebih memperbaiki lokakarya ini:
Formulir 8: Formulir Evaluasi Akhir Lokakarya Pertanyaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
(Beri tanda hanya pada salah satu kotak)
Pasti Mungkin Tidak Ya tidak
☺ Pasti ya
Apakah menurut Anda lokakarya ini telah mencakup topik-topik yang bermanfaat bagi Anda untuk memulai bisnis Anda Apakah Anda merasa percaya diri untuk mengimplementasikan halhal yang telah Anda pelajari dalam lokakarya ini? Apakah Anda mendiskusikan ideide dan pengalaman bisnis Anda dengan para peserta didik lain selama lokakarya? Apakah menurut Anda situasi bisnis Anda akan membaik sebagai hasil dari keikutsertaan Anda dalam lokakarya ini? Apakah Anda akan merekomendasikan lokakarya ini kepada seorang teman yang memiliki ketertarikan dan masalah-masalah bisnis yang sama? Apa yang akan Anda sarankan untuk membuat lokakarya ini lebih baik?
7. Topik lain apa yang Anda ingin untuk diajarkan dalam sebuah lokakarya pelatihan manajemen bisnis?
8. Komentar lain
Formulir 9: Kartu Penilaian ➊ ➋ Pertanyaan Rating 5 4 1
3 2 1 5 4
2
3 2 1 5 4
3
3 2 1 5 4
4
3 2 1 5 4
5
3 2 1
Jumlah nilai
➌ Peserta
➍ Nilai Kelompok
➎ Nilai
Formulir 10: Panduan untuk Kartu Penilaian ➊ ➋ Pertanyaan Ratings
1
2
3
4
5
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
➌ Peserta 1 11 1 4 0 2 8 5 2 0 1 12 2 1 1 0 3 12 1 1 0 5 8 3 1
➍ Nilai kelompok 5 44 3 8 0 10 32 15 4 0 5 48 6 2 1 0 12 36 2 1 0 20 24 6 1
Jumlah Nilai Tingkat apresiasi (16.77/5)
➎ Nilai
3.53
Ini adalah nilai (5,4 3,2 atau 1) yang dapat dipilih oleh peserta. Disini Anda menuliskan jumlah peserta yang menilai pertanyaan sebagai 5,4,3,2 atau 1. Anda melakukan hal ini untuk setiap pertanyaan.
3.59 Kalikanlah angka di kolum ➋ dengan hasil di kolum ➊ dan tuliskan hasilnya di kolum ini.
3.65
3.00
3.00
Jumlahkan ketiga nilai kelompok di dalam kolum ➍ dan bagi hasilnya dengan jumlah peserta.
Jumlahkan kelima baris diatas untuk memperoleh Jumlah Nilai
16.77 lokakarya
keseluruhan 3.35
Bagilah Jumlah Nilai dengan jumlah pertanyaan (5 pertanyaan).
Jawaban Formulir Evaluasi Akhir Lokakarya diklasifikasikan ke dalam lima kemungkinan nilai: ☺ Sangat baik Baik
Cukup Buruk Sangat buruk
=5 =4 =3 =2 =1
Formulir 11: Laporan Kegiatan Lokakarya MBA 1. Tipe Pelatihan
: GYB
SYB IYB
2. Nama organisasi mitra : 3. Kota : 4. Orang yang menyampaikan laporan : 5. Tanggal : 6. Jenis pelatihan:
...Penyadaran Bisnis MBA ...Perencanaan Bisnis MBA
7. Nama Pelatih : 8. Nama Asisten Pelatih : 9. Alamat Lengkap Lokakarya :
10. Tanggal mulai pelatihan11 :
/
11. Tanggal mulai pelatihan :
/
/200 /200
12. Jumlah hari : 13. Sumber Pendanaan
14. Persentase jumlah pemulihan biaya dari iuran peserta
Ekternal
Rp.
Peserta Pelatihan
Rp.
% Silahkan lampirkan semua Formulir Evaluasi Lokakarya
15. Tingkat apresiasi keseluruhan:
11
Pengisian : Tanggal / Bulan / Tahun (dalam angka)
- 1-
Profil Peserta Pelatihan Sudah memiliki bisnis Laki - laki Sektor Bisnis :
A
B
C
Rencana untuk memulai bisnis
Perempuan D
A
B
C
Laki - laki D
A
B
C
Perempuan D
A
B
C
Perdagangan Manufaktur Jasa Pertanian/Kehutanan Kios / toko Total
Catatan : A = 18 – 24 tahun B = 25 – 29 tahun
Informasi Tambahan 1.
12
C = 30 – 35 tahun D = > 35 tahun
:
Pendidikan Peserta Pelatihan Pendidikan :
Laki – Laki
Perempuan
Jumlah
SD SMP SMA Diploma 1,2 & 3 Universitas
2. Metode apa yang digunakan agar peserta pelatihan mengetahui program-program SIYB Anda?
3. Pengalaman yang terbaik yang anda dapatkan dari pelatihan ini
4. Pengalaman yag kurang menyenangkan selama pelatihan ini
5. Komentar dan saran untuk Program SIYB
12
Apa bila ruang menulis tidak cukup, jawaban dapat ditulis pada lembar kertas baru
- 2-
D
Rencaan Sesi
START YOUR BUSINESS (MULAI BISNIS ANDA) TRAINING OF ENTREPRENEURS (TOE) RENCANA SESI
SESI PERKENALAN Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta: • Sudah berkenalan dengan satu sama lain dan dengan Pelatih SIYB • Mengenal tujuan dan isi program pelatihan SYB • Dapat menjelaskan beberapa gambaran/produk utama program SIYB.
Bahan: LCD, slides (power point presentation), handout, name tags, kertas tulis, papan tulis putih Durasi: Sekitar 1 dan ½ jam Waktu 10 min 5 min 30min
10 min
15 min
10 min
10 min
5 min
Isi
Metode dan Penjelasan
Ucapkan selamat datang kepada peserta dan perkenalkan seminar dan tujuannya Perkenalan Perkenalan pelatih (nama, latar belakang – Fasilitator pribadi dan professional) Perkenalan Peserta Permainan 1. Peserta mewawancarai satu sama lain (satu pasang) 2. Peserta melaporkan kepada kelompok, memperkenalkan ide bisnis yang dipilih dan tujuan seminar 3. Pastikan semua peserta menulis nama mereka di name tag atau kertas. Review harapan Ceramah / Diskusi 1. Bacalah harapan dari peserta dan bandingkan dengan tujuan seminar (apa yang akan dapat dicakup dan yang tidak). Tempelkan kartu dalam flip chart dan gantungkan di dinding. Tujuan seminar SYB Ceramah / Pertanyaan / Diskusi 1. Jelaskan tujuan seminar 2. Bahaslah tujuan dengan peserta dan pastikan peserta setuju dengan tujuan Ceramah Jadwal Seminar 1. Sebarkan dan jelaskan jadwal seminar dan sesi-sesi pelatihan 2. Jelaskan kapan mulai, berakhir, dan waktu istirahat. 3. Jelaskan persyaratan (kedatangan, waktu dimulai, test dll) Kode etik Diskusi Diskusikan isu-isu dan kebutuhan logistik lainnya Rangkuman dan Ceramah-mini Penutupan Selamat Datang
- 1-
Alat Bantu Visual N/A
Referensi halaman N/A
N/A
N/A
Flip charts Name tags Meta Plan Spidol berwarna
N/A
Flip chart
N/A
LCD
N/A
LCD
N/A
Papan tulis
N/A
N/A
Sesi 1: ANDA SEBAGAI PENGUSAHA Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta • Dapat memperkenalkan karakteristik seorang pengusaha • Menyadari bagaimana mengevaluasi kekuatan dan kelemahan • Dapat menjelaskan strategi untuk mengembangkan karakteristik kewirausahaan
Bahan: LCD, Papan tulis, Spidol berwarna, SYB manual Durasi: Sekitar 3 ¼ jam Waktu
Isi
5 menit
Perkenalan
45 menit Karakteristik pengusaha
Metode dan Penjelasan Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran
Alat Bantu Visual N/A
Referensi halaman N/A
Ceramah / Diskusi 1. Mintalah peserta menyebutkan pengusaha sukses yang mereka kenal dan mengapa mereka sukses 2. Garisbawahi karakteristik, situasi dan keahlian merupakan beberapa diantaranya
90 menit Ujilah Anda sebagai seorang Pengusaha
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan karakteristik perorangan, situasi dan keahlian dan minta peserta untuk melihat pada halaman acuan di manual Brainstorming /Latihan Flip chart 1. Lakukan brainstorming dengan peserta Kartu meta apa yang dimaksud dengan kekuatan plan yang harus dimiliki pengusaha, (tulis dalam kartu)
Halaman-1
2. Mengaculah pada sesi sebelumnya (keahlian, karakteristik dan situasi) 3. Minta peserta untuk mengerjakan latihan pada halaman 2 dan 3 pada manual secara perorangan 4. Minta peserta secara sukarela memaparkan hasilnya dan bahaslah dengan membandingkan hasil dengan ide bisnis yang sudah ditetapkan 5. Bahaslah dengan peserta bagaimana perasaan mereka setelah
- 2-
Halaman 1 3
45 menit Memperkuat diri Anda sebagai Pengusaha
10 menit Rangkuman
membandingkan hasil dengan ide bisnis yang sudah dipilih Kerja kelompok/Ceramah Flip chart 1. Bagi peserta menjadi 3 atau 4 kelompok ( Kartu misalnya, jasa, manufaktur, dan dagang) dan mintalah mereka untuk membaca saran pada halaman 4 dan buatlah daftar kegiatan untuk mengatasi kelemahan dalam ketrampilan, karakteristik dan situasi. 2. Mintalah satu peserta dari setiap kelompok untuk menampilkan rencana mereka. Ceramah mini
- 3-
Hal. 4
N/A
Sesi 2: RENCANA BISNIS Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta • dapat menjelaskan bagaimana rencana bisnis dapat membantu dalam memulai usaha • isi rencana bisnis • bagaimana mendapatkan informasi mengenai rencana bisnis
Materi:
LCD training manual, kartu meta plan
Durasi:
Sekitar 3 jam
Waktu 5 menit
Isi
Metode dan penjelasan
Pengantar
Ceramah Perkenalkan topic dan tujuan pembelajaran Ceramah/Diskusi 1. Tanyakan kepada peserta Apa itu Rencana Bisnis dan mengapa penting 2. Jelaskan resiko dalam sebuah bisnis dan bagaimana Rencana Bisnis memperlihatkan resiko tersebut dan mempersiapkan diri Kerja Kelompok 1. Bentuklah kelompok kerja kecil (satu kelompok per tiga komponen misal.Kel 1. Ide bisnis, rencana pemasaran, bentuk badan hukum usaha) 2. Minta setiap kelompok untuk membaca komponen yang ditugaskan dalam manual dan mempersiapkan presentasi singkat mengenai isinya; doronglah peserta untuk menggunakan alat bantu visual untuk menggambarkan poin mereka. 3. Jelaskan pentingnya komponen tersebut pada akhir setiap paparan 4. (pilihan) bagilah contoh rencana bisnis yang lengkap dan bahaslah secara singkat Ceramah/Diskusi 1. Tunjukkan dan mengaculah pada sumber informasi dalam manual 2. Fasilitasilah diskusi informasi apa saja yang dapat mereka kumpulkan dari sumber tersebut dan dapat berguna untuk komponen yang mana Ceramah, Q&A 1. Garisbawahi poin pembelajaran utama dengan peserta.
20 menit Bagaimana Rencana Bisnis dapat membantu memulai sebuah usaha
120 menit
Isi Rencana Bisnis
30 menit Bagaimana mendapatkan informasi untuk Rencana Bisnis
10 menit Rangkuman
- 4-
Alat bantu Referensi Visual halaman N/A N/A
Hal 7
LCD, flip chart, kartu meta plan Hal 8
Contoh Rencana Bisnis yang lengkap
Hal 9
N/A
Sesi 3: Tujuan :
Pada akhir sesi, peserta • dapat menjelaskan apa itu ide bisnis • bagaimana menilai ide bisnis menggunakan analisa SWOT
Materi:
LCD training manual, kartu meta plan
Durasi:
Sekitar 3¼ jam
Waktu
Isi singkat
5 menit
Pengantar
60 menit Apa itu ide bisnis?
120 menit
IDE BISNIS ANDA
Menguji Ide Bisnis Anda
10 menit Rangkuman
Metode dan Penjelasan
Alat Bantu Visual N/A
Ceramah Perkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Brainstorming/Ceramah/ Diskusi 1. Tanyakan kepada peserta apa yang dimaksu dengan ide bisnis 2. Bahaslah ke-empat (Apa, Siapa, Bagaimana, Yang mana) mengacu pada dua kasus (Toko Peralatan Sentani dan Toko Roti Nikmat) yang disebutkan dalam manual 3. Bentuklah tiga kelompok dan mintalah setiap kelompok untuk memilih salah satu ide bisnis dan membuat bagan untuk menjawab apa, siapa, bagaimana, yang mana dan memaparkannya 4. Bahaslah setiap presentasi secara singkat dalam kelompok besar (plenary) Ceramah/Diskusi/Kelompok Kerja LCD, flip 1. Bahaslah dengan peserta bagaimana chart, kartu mereka menguji ide bisnis meta plan 2. Jelaskan Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman dan manfaat analisa SWOT 3. Jelaskan contoh empat langkah analisa SWOT menggunakan Kasus Toko Peralatan Sentani 4. Bentuklah tiga kelompok kerja (lebih baik menggunakan kelompok yang sama dan ide bisnis yang sama pada sesi 2) mintalah mereka untuk mengaplikasikan empat langkah pada ide bisnis yang telah dipilih menggunakan format dalam manual 5. Mintalah setiap kelompok untuk memaparkan dan bahaslah dalam kelompok besar Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajaran utama dengan peserta
- 5-
Referensi halaman N/A
Hal 11 – 14
Hal 15- 20
N/A
Sesi 4: RENCANA PEMASARAN Pada akhir sesi, peserta • Dapat merencanakan dan melakukan penelitian pasar sederhana untuk mengetahui pelanggan dan pesaing • Dapat menjelaskan empat P • Mengetahui bagaimana mempersiapkan rencana pemasaran Materi: LCD training manual, meta card Duration: Approx. 5 hours Tujuan:
Waktu
Isi singkat
5 menit
Pengantar
Metode dan Penjelasan
Alat Bantu Referensi Visual halaman N/A N/A
Ceramah Perkenalkan topik dan tujuan pembelajaran 15menit Apa itu Brainstorming/Ceramah / Diskusi Pemasaran 1. Tanyakan kepada peserta apa itu Pemasaran dan Halaman 21 mengapa penting 2. Jelaskan dengan mengacu pada manual 120 Penelitian Pasar Ceramah/Diskusi/Kelompok Kerja LCD, flip menit 1. Tanyakan kepada peserta apa yang dimaksud chart, kartu dengan Penelitian Pasar. meta plan 2. Jelaskan yang dimaksud dengan penelitian pasar dan bahaslah bagaimana melakukan penelitian Halaman pasar mengacu pada kasus Toko Roti Nikmat 23 3. Bentuklah tiga kelompok kerja dan lengkapilah empat kolom dalam manual untuk produk dari ide bisnis yang mereka pilih dalam latihan sebelumnya 150 Membuat Ceramah/Diskusi/Kelompok kerja menit Rencana 1. Tanyakan kepada peserta apa yang dimaksud Pemasaran dengan Rencana Pemasaran. 2. Jelaskan empat P secara singkat 3. Bentuklah empat kelompok dan berikan setiap kelompok dengan masing-masing P dan mintalah mereka untuk mempelajari, membahas membuat presentasi : (Ke1 1-Produk 21/22: Kel 2– Harga Hal 26 - 36 23/25: Gr3 Place 26/27: Gr4- Promotion 28/29) 4. Bahaslah poin pembelajaran utama dari setiap P dalam plenari (kelompok besar) 5. Mintalah tiga kelompok (dibentuk pada sesi 2) untuk merancang rencana pemasaran untuk bisnis yang mereka pilih. (Kelompok kerja pada 1 P pada saat yang sama) 6. Diskusikan pertanyaan yang timbul pada saat kelompok kerja 7. Mintalah peserta untuk mengerjakan rencana pemasaran mereka sendiri dan membuat rencana aksi untuk mengumpulkan data yang mereka butuhkan untuk informasi tambahan untuk melengkapi rencana pemsaran tersebut. 10 menit Rangkuman Ceramah, Tanya Jawab N/A Garisbawahi dan ulangi poin pembelajarn utama dengan peserta
- 6-
Sesi 5: BENTUK BADAN HUKUM USAHA Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta • Dapat menjelaskan berbagai macam bentuk badan hukum bisnis • Dapat memilih bentuk badan hukum bisnis yang paling sesuai
Materi: Durasi:
LCD training manual, kartu meta plan Sekitar 2 jam
Waktu
Isi singkat
Metode dan Penjelasan
5 menit
Pengantar
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Brainstorming / diskusi terbuka 1. Tanyakan kepada peserta apa yang dimaksud dengan bentuk badan hukum bisnis dan mengapa penting dalam menjalankan sebuah bisnis
60 menit Apa itu Bentuk Badan Hukum Bisnis dan mengapa penting
Berbagai bentuk badan hukum bisnis
ALat Bantu Halaman Visual referensi N/A N/A
Halaman 37-
2. Minta peserta untuk menyebutkan berbagai macam bentuk badan hukum usaha dan tuliskan saran mereka dalam flip chart. 3. Lengkapi daftar tersebut dengan informasi dalam manual dan tambahkan informasi khusus yang berhubungan dengan bentuk hukum bisnis di Indonesia. 4. Diskusikan keuntungan dan kelemahan setiap bentuk badan hukum bisnis menggunakan matrik dalam manual
40 menit Memilih bentuk badan Kerja Kelompok hukum bisnis yang 1. Minta peserta untuk memilih bentuk tepat badan hukum bisnis untuk usaha yang mereka rencanakan dengan mengisi matrik yang ada dalam manual 2. Minta peserta untuk memaparkan bentuk badan hukum yang mereka pilih dan diskusikan dalam kelas. Hubungkan paparan tersebut dengan contoh dalam Manual 10 menit Rangkuman Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajarn utama dengan peserta
- 7-
Halaman 41
N/A
Sesi 6: PEGAWAI
Materi:
Pada akhir sesi, peserta dapat menyebutkan jumlah pegawai dan memilih pegawai yang dibutuhkan untuk bisnis yang mereka rencanakan LCD training manual, kartu meta plan
Durasi:
Sekitar 2 jam
Tujuan:
Waktu
Isi singkat
5 menit
Pengantar
Metode dan Penjelasan
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran 90 menit Pegawai seperti apa Diskusi terbuka / Kerja perorangan yang Anda butuhkan? 1. Diskusikan mengapa perencanaan pegawai penting
Alat Bantu visual N/A
Halaman referensi N/A
Halaman 45
2. Diskusikan empat langkah untuk menentukan pegawai yang dibutuhkan oleh peserta. Hubungkan dengan contoh kasus Toko Peralatan Sentani dalam Manual. 3. Bentuklah tiga kelompok dan minta mereka untuk merencanakan pegawai untuk bisnis mereka dan mengisi rencana aksi jika mereka membutuhkan informasi tambahan. 10 menit Rangkuman
Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajarn utama dengan peserta
- 8-
N/A
Sesi 7: TANGGUNGJAWAB HUKUM DAN ASURANSI Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta
Materi: Durasi:
dapat menjelaskan tanggungjawab hukum mereka, Keuntungan bila mengasuransikan bisnis mereka
LCD training manual, meta card Sekitar 2 ¼ jam
Waktu
Isi singkat
Metode dan Penjelasan
5 menit
Pengantar
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Diskusi terbuka 1. Pimpinlah diskusi mengenai persyaratan hukum dalam menjalankan sebuah bisnis di Indonesia, dan mengacu pada Manual (Perpajakan, Kepegawaian, Ijin)
60 menit Persyaratan hukum sebuah bisnis di Indonesia
Alat Bantu Halaman visual referensi N/A N/A
Halaman 49
2. (Pilihan ) Diskusikan industri yang membutuhkan ijin khusus
60 menit Asuransi
Diskusi 1. Tanyakan kepada peserta apa itu Asuransi dan mengapa penting untuk sebuah bisnis
Halaman 50-52
2. Diskusikan jenis asuransi dan keuntungan serta kelemahannya. 3. Minta tiga kelompok yang dibentuk pada sesi sebelumnya untuk mengisi formulir mengenai tanggungjawab hokum dan asuransi untuk bisnis yang mereka rencanakan. 10 menit Rangkuman
Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajaran utama dengan peserta
- 9-
N/A
Sesi 8: MENENTUKAN BIAYA BARANG DAN JASA ANDA Tujuan:
Materi: Durasi:
Pada akhir sesi, peserta Dapat membedakan berbagai jenis biaya Dapat menghitung biaya langsung, tidak langsung dan total biaya untuk produk mereka LCD training manual, kartu meta plan Sekitar 5½ jam
Waktu
Isi singkat
Metode dan Penjelasan
5 menit
Pengantar
Ceramah Memperkenalkan topic dan tujuan pembelajaran Diskusi terbuka 1. Tanyakan kepada peserta apa yang dimaksud dengan biaya, mengapa penting dan bagaimana penentuan biaya dapat membantu dalam menetapkan harga. Ceramah/Diskusi/Kerja kelompok 1. Jelaskan konsep Biaya Langsung (Biaya Bahan Langsung, Biaya Tenaga Kerja Langsung) dan Biaya Tidak Langsung
15 menit Menentukan biaya barang dan jasa
300 menit
Jenis-jenis biaya
Alat Bantu visual N/A
Halaman referensi N/A
Halaman 53
Halaman 53-68
2. Jelaskan bagaimana mengaplikasikan konsep tersebut dalam biaya usaha manufaktur dengan menggunakan kasus Toko Roti Nikmat dalam manual 3. ( penjelasan harus mengikuti langkah-langkah dalam manual) 4. Jelaskan bagaimana penetapan biaya dalam kasus bisnis eceran dan grosir 5. Bentuklah tiga kelompok dan minta mereka untuk memilih salah satu produk dalam bisnis yang mereka rencanakan kemudian hitunglah biayanya dan buatlah paparan. 10 menit Rangkuman
Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi pin pembelajarn utama dengan peserta
- 10-
N/A
Sesi 9: PERENCANAAN KEUANGAN DAN PEMBUKUAN Tujuan : Materi: Durasi: Waktu 5 menit
Pada akhir sesi, peserta Akan dapat mempersiapkan Rencana Penjualan dan Biaya LCD training manual, kartu meta plan Sekitar 7 ½ jam Isi singkat Pengantar
180 menit Perencanaan Keuangan dan Rencana Penjualan dan Biaya
Metode dan Penjelasan Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Ceramah / Diskusi terbuka 1. Diskusikan dengan peserta apa itu Rencana Keuangan dan mengapa penting
Alat Bantu visual N/A
Halaman referensi N/A
Halaman 69
2. Jelaskan Rencana Penjualan dan Biaya, Rencana Arus Kas secara singkat 3. Jelaskan langkah 1- 6 mengeacu pada manual
120 menit Rencana Arus Kas
4. Bentuklah empat kelompok kerja dan tugaskan kelompok 1 dan 2 dengan Toko Roti Nikmat, sedangkan Kelompok 3 dan 4 dengan Toko Peralatan Sentani. Minta empat kelompok untuk menyelesaikan langkah 7 (Rencana Penjualan dan Biaya Lengkap) 5. Diskusikan hasil kelompok kerja dalam kelas (plenari) 6. Bentuk tiga kelompok dan minta mereka untuk mempersiapkan Rencana Penjualan dan Biaya untuk bisnis yang pilih dengan informasi yang mereka miliki. Diskusi/ Ceramah 1. Diskusikan dengan peserta mengapa sebuah bisnis kemungkinan akan kehabisan uang tunai 2. Jelaskan langkah 1-11 ketika mempersiapkan arus kas dari kasus Toko Roti Nikmat dalam manual. 3. Bagi peserta menjadi tiga kelompok dan minta mereka untuk mengaplikasikan langkah-langkah tersebut pada bisnis mereka 4. Diskusikan hasilnya dan pertanyakan dalam kelas (plenari)
- 11-
Halaman 74
20 menit
Bagaimana memilih sistem pembukuan
120
Tiga jenis sistem pembukuan
Diskusi 1. Diskusikan dengan peserta manfaat pembukuan dalam sebuah bisnis (keputusan, peringatan, biaya,bukti rencana/ plan evidence) Ceramah/Diskusi 1. Jelaskan setiap sistem pembukuan dengan menggunakan contoh dalam manual 2.
NA
NA
Jelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam sistem pembukuan
Diskusikan dengan peserta sistem pembukuan yang mereka pilih dan mengapa Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajaran utama dengan peserta 3.
10 menit
Rangkuman
- 12-
N/A
Session 10: Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta
Materi: Durasi:
MODAL AWAL YANG DIBUTUHKAN
Dapat menghitung modal yang dibutuhkan untuk memulia sebuah usaha
LCD training manual, meta card Sekitar 2 ¼ jam
Waktu
Isi singkat
5 menit
Pengantar
Metode dan Penjelasan
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran 60 menit Modal awal yang Diskusi terbuka / Ceramah dibutuhkan – Investasi 1. Diskusikan dengan peserta modal uang yang Anda butuhkan? yang mereka butuhkan ketika memulai sebuah bisnis. 2. Jelaskan investasi modal dan modal kerja dan kelompokkan kebutuhan pada setiap kategori. 3. Dengan menggunakan manual sebagai awal, pimpinlah diskusi mengenai: perijinan, perlatan, dll.. 4. Mengaculah pada bagian pertama (modal investasi) pada kasus Toko Roti Nikmat dalam manual 5. Minta peserta untuk membuat daftar modal investasi yang mereka butuhkan dan perkirakan jumlahnya. 60 menit Modal kerja apa saja Diskusi terbuka/ Ceramah yang Anda butuhkan 1. Diskusikan dengan peserta modal kerja dengan mengacu pada kebutuhan akan stok, promosi, upah, sewa, asuransi dan lainnya 2. Mengaculah pada bagian pertama (modal kerja) dari kasus Toko Roti Nikmat dalam manual 3. Minta peserta untuk membuat daftar modal kerja yang mereka butuhkan dan memperkirakan jumlahnya 10 menit Rangkuman
Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi poin pembelajaran utama dengan peserta
- 13-
Alat Bantu Halaman visual referensi N/A N/A
Hal 77 - 84
Hal 80
N/A
Sesi 11:
JENIS DAN SUMBER MODAL AWAL
Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta Akan mengetahui berbagai jenis dan sumber modal awal.
Materi:
LCD training manual, meta card, brosur informasi mengenai skema Keuangan mikro, dan skema pinjaman
Durasi:
Sekitar 2 jam
Waktu
Isi singkat
Metode dan Penjelasan
5 menit
Pengantar
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Diskusi terbuka/Ceramah 1. Diskusikan dengan peserta mengenai berbagai jenis modal awal (Equity/Harta, Pinjaman, Hibah) 2. Diskusikan keterbatasan dan keuntungan setiap jenis modal awal. Diskusi terbuka/Latihan 1. Diskusikan sumber modal awal yang mengacu pada manual. 2. Mengaculah pada contoh dalam manual dan diskusikan bagaimana Toko Peralatan Sentani mendapatkan modal awal 3. Minta peserta untuk menuliskan dari mana mereka berniat untuk mendapatkan sumber modal mereka
40 menit Jenis modal awal
50 menit Sumber modal awal
10 menit Rangkuman
Ceramah, Tanya Jawab Garisbawahi dan ulangi pin pembelajaran utama dengan peserta
- 14-
Alat Bantu Halaman visual referensi N/A N/A
Halaman 85
Halaman 88-90
N/A
Sesi 12:
MEMULAI BISNIS ANDA
Tujuan:
Pada akhir sesi, peserta • Dapat mengevaluasi rencana bisnis mereka untuk memutuskan apakah mereka akan mulai atau tidak • Akan memiliki rencana aksi yang menyatakan informasi tambahan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan Rencana Usaha mereka.
Materi: Durasi:
LCD, training manual Sekitar 1½ jam
Waktu
Isi singkat
Metode dan Penjelasan
5 menit
Pengantar
Ceramah Memperkenalkan topik dan tujuan pembelajaran Latihan perorangan/diskusi 1. Minta peserta untuk menjawab 24 pertanyaan dalam manual secara perorangan dan menghitung jumlah total jawaban “Ya’ dan “Tidak”
40
Siapkah Anda untuk memulai sebuah usaha?
Alat Bantu visual N/A
Halaman referensi N/A
Halaman 91
2. Diskusikan hasilnya menggunakan tiga kategori dalam manual
30
Rencana Aksi untuk memulai bisnis Anda
3. Diskusikan informasi tambahan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan rencana usaha Latihan perorangan/diskusi 1. Minta peserta untuk menyelesaikan rencana aksi menggunakan format yang diberikan dalam manual
Halaman 95
2. Minta peserta secara sukarela untuk memaparkan rencana aksi mereka 3. Doronglah diskusi tentang bagaimana mendapatkan informasi dan membagi pengetahuan dan pengalaman dalam mendapatkan sumber informasi tersebut 4. (pilihan) biarkan peserta membentuk kelompok untuk mengumpulkan informasi tersebut 10 menit Rangkuman
N/A Garisbawahi dan ulangi poin pembelajaran utama dengan peserta
- 15-
