Reference Model for Optimization of Cost Allocation and Planning for Management of Business Informatics Miloš Maryška
[email protected] Faculty of Statistics and Informatics University of Economics, Prague
08.10.2015
1
Agenda • Introduction • Goals • Reference model o o o o o
Conceptual model Architecture Data model Application Layer Cost Allocations
• Pilot validation • Effects of the model
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
2
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Introduction •
• •
Economic growth at the end of 20th century and beginning of 21st century replaced by economic crisis and now we are in recovery phase Development and implementation of systems for company’s performance management CPM
Omnibus name: Corporate Performance Management (CPM) – the most dynamical developing part of management in almost all companies
Řízení výkonnosti v marketingu (Marketing PM)
Řízení výkonnosti obchodních sítí (Sales PM)
Řízení výkonnosti zákaznických center (Contact Center PM)
Marketingové strategie a jejich realizace
Řízení prodeje, monitorování, plánování a předpovídání
Analýza interakcí mezi zákazníky a řízením zákaznické spokojenosti, monitoring, plánování a předpovídání
Finanční plánování (Financial Planning)
Řízení rizk (Risk Management)
Finanční plánování, konsolidace, analýzy finančního zdravý podniku, finanční situace
Řízení rizik v jednotlivých podnikových pohledech jak v krátkodobém, tak i dlouhodobém horizontu
Řízení výkonnosti podnikové inf. (IT PM)
Řízení výkonnosti prodejů (Product PM)
IT Servis management, řízení spokojenosti interních zákazníků, efekty, náklady, plánování, monitorování a předpovídání
Analýza a řízení prodejnosti výrobků/ služeb
Řízení výkonnosti zaměstnanců (People Performance)
Ostatní systémy a oblasti řízení výkonnosti (Other PM Systems)
Řízení výkonnost, rozvoje a odměňování zaměstnanců
• Synthesis of knowledge from informatics, accounting, and management Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
3
Problem Formulation • • • •
Increasing costs on business informatics Missing transparent identification gains of services Allocation of costs between users of services Profitability management
•
Costs have the main role in the field of business informatics because almost any manager´s decision results from comparison costs (how much money we have to pay) with profits (how much money we acquire).
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
4
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Goals and Target of the Project • Main Goals:
o Analysis of the CPM topic and topics regarding cost allocations, profitability management in the management of companies and companies informatics o Design of Reference Model for Optimization of Cost Allocation and Planning for Management of Business Informatics and it’s pilot implementation
• Sub-Goals:
o Detailed analysis of common models and trend in cost management, cost allocations and profitability management o Design of theoretical concept of the Reference Model for Optimization of Cost Allocation and Planning for Management of Business Informatics o Identification of reasons for implementation of the model into the company o Identification of factors that influence implementation of the model into the company o Identification and description of the phases for model implementation o Obtaining of knowledge and experience from implementation of the REMONA model Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
5
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Structure of the Project Literature and Model Review Performance Management Business Intelligence Management methods and standards
Models and frameworks for Perf. Management
Corporate Performance Management Costs and Cost Centers
Cost Allocations
Profitability
Design of the REMONA Multidimenzionality
Byznys logik Architekture
Development and implementation
Verification
Pilot implementation
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
6
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Model REMONA – conceptual diagram
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
7
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Architecture REMONA
Historical data - Accounting, Prices, Sales, etc.
Planning
rf_ProductSal esAmount
rf_Plan
rf_DealerSale sRiskValue
rf_Commodit yFinancingA mount
ch_Contract History
rf_Commisi ons
ch_GL
c_Allocatio nAmounts
c_P&M Profitability
rf_DriversA signment
c_P&M CashFlow
c_P&M P&L C_P&M KPI
rf_Exchange Rates
Cost Allocation - general
c_P&M Sales
c_P&M BS
lu_Multipli ed
rf_DriverV alues
c_Allocatio nAbsolute
rf_DriverN ame
c_Allocatio nCostOnPr oducts
c_Allocatio n%
Profitability c_Sales
c_CashFlow
c_Profitabil ity
c_BS
C_KPI
c_P&L
Installation
Process: New notebook
Configur. REVENUE
Testing
Full Cost – IS/ICT Labor
Full Cost – IS/ICT Application Checking
Full Cost – Material
Process: Maintenance Disk capacity
Cleaning
Full Cost – IS/ICT Services
Operative IS/ICT Expenses IS/ICT Overhead
...
Backup
IS/ICT Overhead Activity n1
Process n
Profit/Loss
Activity n2 Activity nn
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
8
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Application layer - REMONA • Profitability • Planning • Cost Allocation
Historical data - Accounting, Prices, Sales, etc.
Planning
rf_ProductSal esAmount
rf_Plan
rf_DealerSale sRiskValue
rf_Commodit yFinancingA mount
rf_Commisi ons
rf_Exchange Rates
ch_GL
Cost Allocation - general
c_P&M Sales
c_Allocatio nAmounts
c_P&M Profitability
rf_DriversA signment
c_P&M CashFlow
c_P&M P&L C_P&M KPI
ch_Contract History
c_P&M BS
lu_Multipli ed
rf_DriverV alues
c_Allocatio nAbsolute
rf_DriverN ame
c_Allocatio nCostOnPr oducts
c_Allocatio n%
Profitability c_Sales
c_CashFlow
c_Profitabil ity
C_KPI
Milos Maryska, University of Economics, Prague
c_BS
c_P&L
08.10.2015
9
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Cost Allocation in REMONA
Full Cost – IS/ICT Labor
CC1
Full Cost – IS/ICT Application
CC2
Full Cost – Material
CC3
Full Cost – IS/ICT Services
CC4 IS/ICT Overhead
Allocation System
Installation
Process: New notebook
Configur. REVENUE
Testing
Full Cost – IS/ICT Labor
Full Cost – IS/ICT Application Checking
Full Cost – Material
Process: Maintenance Disk capacity
Cleaning
Full Cost – IS/ICT Services
Operative IS/ICT Expenses IS/ICT Overhead
...
Backup
IS/ICT Overhead Activity n1
Process n
Profit/Loss
Activity n2 Activity nn
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
10
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Pilot Implementation: Tesla Motors, Inc. •
Consulting project: Business Analysis and Design of DWH Cost Analysis
Robotics
Direct Materials Direct Labor Indirect Labor Indirect Material Factory Maintenance Robotics Lease Insurance Other Total Product costs
$ $740 000 000 $180 000 000 $30 000 000 $25 000 000 $18 000 000 $200 000 000 $14 000 000 $24 000 000 $1 231 000 000
SG&A Management Salaries Selling Expenses Design and engineering Campaign Business Office Rent Accounting Total Period Costs Total Costs
$8 000 000 $5 000 000 $9 000 000 $30 000 000 $2 000 000 $6 000 000 $60 000 000 $1 291 000 000
%
$ 0% $0 0% $0 40% $12 000 000 20% $5 000 000 25% $4 500 000 100% $200 000 000 25% $3 500 000 50% $12 000 000 $237 000 000 10% 0% 5% 0% 0% 5%
$800 000 $0 $450 000 $0 $0 $300 000 $1 550 000 $238 550 000
Units
10% 0% 5% 0% 0% 5%
$800 000 $0 $450 000 $0 $0 $300 000 $1 550 000 $31 700 000
Set Ups
Tesla Roadster Tesla S Tesla X
900 000 1 100 000 1 900 000
TOTAL ACTIVITY QUANTITY ACTIVITY COST PER MEASURE
Activity poools Poduction SetUp Technical Support % $ % $ 0% $0 0% $0 0% $0 0% $0 20% $6 000 000 10% $3 000 000 35% $8 750 000 5% $1 250 000 30% $5 400 000 0% $0 0% $0 0% $0 20% $2 800 000 10% $1 400 000 30% $7 200 000 10% $2 400 000 $30 150 000 $8 050 000 20% 15% 15% 0% 35% 10%
$1 600 000 $750 000 $1 350 000 $0 $700 000 $600 000 $5 000 000 $13 050 000
Calls
Product Design Advertising Campaign % $ % $ 0% $0 0% $0 0% $0 0% $0 15% $4 500 000 0% $0 20% $5 000 000 5% $1 250 000 5% $900 000 0% $0 0% $0 0% $0 0% $0 0% $0 5% $1 200 000 5% $1 200 000 $11 600 000 $2 450 000 20% 15% 75% 0% 25% 5%
$1 600 000 $750 000 $6 750 000 $0 $500 000 $300 000 $9 900 000 $21 500 000
Designs
25% $2 000 000 60% $3 000 000 0% $0 100% $30 000 000 5% $100 000 10% $600 000 $35 700 000 $38 150 000
Unallocated % $ 0% $0 0% $0 15% $4 500 000 15% $3 750 000 40% $7 200 000 0% $0 45% $6 300 000 0% $0 $21 750 000 15% 10% 0% 0% 35% 65%
$1 200 000 $500 000 $0 $0 $700 000 $3 900 000 $6 300 000 $28 050 000
Markets
500 900 1 300
300 000 430 000 200 000
3 900 000
2 700
930 000
3
52
$61
$11 741
$14
$7 166 667
$733 654
1 1 1
17 15 20
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
11
Pilot Implementation: : AM-Line, GmbH • •
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Design of DWH Improvement and making more transparent financial processes and reporting
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
12
Pilot Implementation: AM-Line, GmbH - Effects
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
• Financial results from all subsidiaries available: o New solution: second day after closing o Old solution: 8 working days after closing
• Real-time reporting over all subsidiaries: o Employees workload o Travel expenses o Available project budget
• Unified processes in reporting without dependency on human
•
factor We saved 1,2 FTE – automatized reporting
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
13
Úvod Cíl a zaměření Struktura Analýza zdrojů Návrh modelu REMONA Konceptuální návrh Architektura Aplikační vrstva Nákladové alokace Pilotní ověření Výstupy a přínosy
Conclusions • •
•
•
Analyzed topic of CPM, cost optimization and cost allocation and planning Designed and developed model that was verified in the practice:
o o o o o o o
Concept of planning Concept of cost allocation and profitability management Planning and cost allocation tasks Reporting Dimensions and metrics Multidimensionality Architecture of the model
Practice
o o o
Configurable model– configuration especially in ETL, code lists, metrics etc. Model based on the best practices from existing models Effects: faster and more precise solution, on-line, cost saving.
Theory and science
o o o o
Selection of the best methods and models related to the topic and their interconnection Identification of dimensions and metrics suitable for selected tasks Pilot implementation Identification of limits of the model
Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
15
Questions/Discussion Reference Model for Optimization of Cost Allocation and Planning for Management of Business Informatics Miloš Maryška
[email protected] Faculty of Statistics and Informatics University of Economics, Prague Milos Maryska, University of Economics, Prague
08.10.2015
16