Magisch & Magistraal
de Boekenbeurs
de grootste boeken happening van de Lage Landen
“Boeken zijn unieke draagbare magie.” (Stephen King)
De Boekenbeurs, publiekslieveling nummer 1 160.000 12 100
Zowat In
bezoekers vinden jaarlijks hun weg naar de Antwerpse Boekenbeurs.
hoogdagen serveren
standhouders er een aanbod van ruim
60.000
publicaties.
De Boekenbeurs mag zich dan ook met trots een groots boekenfeest noemen met een jarenlange traditie en een indrukwekkende fanclub. Zo’n kwaliteitslabel moet je verdienen. Elk Boekenbeursjaar, elke Boekenbeursdag. Hoe pakt Boek.be, de organisator van de Boekenbeurs, dit aan? • Met een aantal cruciale spelregels voor de talrijke standhouders garandeert Boek.be het diverse en kwalitatieve boekenaanbod. Hiervoor baseert de organisatie zich op het Boekenbeursreglement en de Deontologische Code. • Met de Boekenbeurs creëert Boek.be een massa-event waar boeken niet alleen tot leven komen maar ook tot dicht bij de lezer. • Met het uittekenen van de hoogste kwaliteitsnormen voor elk facet eigen aan een massa-event verzekert de organisator een optimale beleving zowel voor de bezoeker als voor de standhouder. In deze hands-on roadmap serveren wij je de ins & outs, spelregels, doelpunten en bruikbare tips om van je Boekenbeursdeelname een onvergetelijk festijn te maken.
1
Een stand op de Boekenbeurs
• Elementaire deeltjes Een stand op de Boekenbeurs? Zo doe je dat! • een stand aanvragen • de spelregels van je aanbod respecteren • technische en facilitaire bestellingen plaatsen
• Mooi en meedogenloos De aantrekkingskracht van je stand vergroten? Zo doe je dat!
Elementaire deeltjes Een stand op de Boekenbeurs? Zo doe je dat! Een stand aanvragen • Je bent lid van Boek.be (uitgever, distributeur, boekhandel) Als ledenvereniging geeft Boek.be absolute voorrang aan zijn leden. Nam je bovendien het voorbije jaar ook al deel, dan geniet je voorrang op nieuwkomers. • Je bent geen lid van Boek.be Boek.be inviteert ook volgende partners voor deelname aan de Boekenbeurs: • culturele en literaire organisaties • media • commerciële partners die geen boeken aanbieden
Je bent een kandidaat standhouder Bij de selectie van nieuwe standhouders hanteert Boek.be de volgende twee criteria: 1. Beschikbare standruimte Wegens het grote succes van de Boekenbeurs overstijgt de vraag voor deelname ruimschoots de beschikbare standruimte. 2. Gegarandeerde diversiteit in het aanbod Om de diversiteit van het boekenaanbod te garanderen stelt Boek.be zich tot taak om zoveel mogelijk verschillende fondsen te presenteren. Elke standhouder verbindt zich ertoe om een ruim aanbod van titels aan te bieden die beantwoorden aan de spelregels opgelegd door de organisator.
Inschrijven? Ben je geïnteresseerd of heb je bijkomende vragen om met een stand deel te nemen aan de Boekenbeurs, mail naar (
[email protected]). Boek.be evalueert je kandidatuur en geeft vanaf begin juni een antwoord m.b.t. je aanvaarding. Op dat moment ontvang je ook je standnummer en de aan jou toegewezen standoppervlakte.
4
De spelregels van je aanbod respecteren Deze 4 spelregels dien je te respecteren met betrekking tot je aanbod op de Boekenbeurs.
1
Fondsen & vindbaarheid
2
Je verkoopt boeken? Dan meld je de fondsen die je aanbiedt op de Boekenbeurs online aan via het Boekenbeursloket (http://loket.boekenbeurs.be). Deze fondslijsten worden opgenomen in de website ZOEK EEN BOEK. Bezoekers kunnen hier opzoeken bij welke standhouder een bepaald boek te vinden is. De fondslijsten worden ook getoond op je standhouderspagina op www. boekenbeurs.be. Opgelet! Je meldt enkel die fondsen aan die je aanbiedt op de Boekenbeurs en niet alle fondsen die je in portefeuille hebt!
3
Boekhandel & beschikbaarheid Om de belangen van de boekhandel te respecteren, moet je boekenaanbod op de Boekenbeurs voldoen aan volgende regels: • Als uitgever of distributeur moet je de titels die je op de Boekenbeurs wilt aanbieden, ten laatste op 8/10 aangeboden hebben aan de boekhandel. • Bovendien moet je deze aangeboden titels uiterlijk op 16/10 verzonden hebben naar minstens 90% van de boekhandels die titels bij jou bestelden.
4
Boekenbank & erkenning Elk boek dat je aanbiedt op de Boekenbeurs moet vooraf aangemeld zijn bij Boekenbank (www. boekenbank.be). Wil je als standhouder titels van niet-erkende kleinere uitgeverijen aanbieden op de beursvloer, dan moeten ook die ingeschreven zijn op Boekenbank. Opgelet! Je mag maximaal 10 dergelijke titels per uitgever aanbieden.
Afgeleid & geregistreerd Wil je als standhouder afgeleide producten aanbieden, dan dienen deze een duidelijk aantoonbare band te hebben met de boeken die je op de Boekenbeurs etaleert. Deze afgeleide producten mogen maximaal 10% van je standplaats innemen. Ook het aandeel ramsjverkoop wordt onderworpen aan deze 10% regel zoals toegepast op afgeleide producten. Alle afgeleide producten dienen ook aangemeld te worden via de standaardtemplate op het Boekenbeursloket (http://loket.boekenbeurs.be) Opgelet! Is je afgeleide product niet aangemeld, dan heeft de organisatie het recht om het product te verwijderen.
5
Technische en facilitaire bestellingen plaatsen Standmateriaal Je bent helemaal vrij om je stand naar wens en eigen smaak in te richten en hiervoor al dan niet samen te werken met een standenbouwer van jouw keuze. Wil je als lid van Boek.be echter gebruikmaken van standaard standmateriaal, dan wordt je dat aangeboden tegen een zeer interessant tarief. In dat geval verrekenen wij de huur van het materiaal bij je inschrijving.
Technische bestellingen & facilitaire dienstverlening Technische bestellingen (elektriciteit en ophangpunten) dien je te plaatsen via Antwerp Expo/Artexis. Optionele facilitaire bestellingen (meubilair, betaalterminal, ...) kun je bestellen via Antwerp Expo/Artexis, maar hiervoor kun je ook in zee gaan met andere leveranciers naar keuze. Hoe bestellen? Via Expodoc, het online platform van Antwerp Expo/Artexis.
Wifi op de Boekenbeurs Antwerp Expo biedt zowel aan de bezoekers als aan de standhouders de hele duurtijd van de Boekenbeurs gratis Wifi aan in de hallen. Dit draadloze internet biedt geen garantie op een stabiele verbinding en is niet aangewezen voor professioneel gebruik. Wil je probleemloos websites, brochures en applicaties downloaden en demonstreren op je stand, voorzie dan een tijdelijke vaste lijn. Hoe bestellen? Via Expodoc, het online platform van Antwerp Expo/Artexis of via een eigen leverancier.
Verpakkingsmateriaal De standhouder is verplicht om de verkochte boeken te verpakken in de standaard papieren verpakking die Boek.be voorziet. Dit in eerste instantie omwille van diefstalpreventie. Kleef het verpakkingsmateriaal ook steeds dicht met het betalingsbewijs ingesloten! Label bovendien de verkochte boeken elk apart met een anti-diefstalsticker, ook als ze verpakt worden. Hoe bestellen? Het verpakkingsmateriaal bestel je ofwel vooraf via Expodoc of tijdens de Boekenbeurs op het technisch secretariaat van Antwerp Expo (inkom 1). Levering verpakkingsmateriaal? • eerste leveringsronde op 28/10 vanaf 14u • tweede leveringsronde op 29/10 vanaf 10u Zorg voor aanwezigheid op je stand om het materiaal in ontvangst te nemen!
6
Kostprijs? De tarieven voor het verpakkingsmateriaal vind je terug op Expodoc. De antidiefstalstickers krijg je er helemaal gratis bijgeleverd.
De Boekenzak Jaarlijks produceert Boek.be een duurzame en stevige tas in de huisstijl van de Boekenbeurs. Deze tassen worden ondertussen door die hards verzameld als echte collector’s items en zijn om veiligheidsredenen de enige toegelaten Boekenzakken op de Boekenbeurs. De verkoop van de tassen kun je registreren via de barcode onderaan elke tas. Hoe bestellen? De Boekenzakken bestel je ofwel vooraf via Expodoc of tijdens de Boekenbeurs op het technisch secretariaat van Antwerp Expo (inkom 1). Levering Boekenzakken? • eerste leveringsronde op 28/10 vanaf 14u • tweede leveringsronde op 29/10 vanaf 10u Zorg voor aanwezigheid op je stand om het materiaal in ontvangst te nemen!
?
Je stand in cijfers Voor een stand van 16 m2 geven we volgende prijsindicatie: Elektriciteit:
€ 300 (6Kw)
Tapijt:
€ 100
Schoonmaak
€ 100
Standmateriaal
€ 2.500
Verlichting
€ 400
Verpakkingsmateriaal
€ 400
Tickets & Badges
€ 125
Parking Catering op stand
€ 40 € 500
Kassa & Terminal
€ 350
Algemene kosten
€ 650
Ophangpunten
€ 450
TOTAAL
€ 5.915
Opgelet! Deze prijzen zijn exclusief btw, zuiver indicatief en niet bindend. De personeelskost voor uitbating van je stand is niet meegenomen in deze simulatie.
7
Mooi en meedogenloos De aantrekkingskracht van je stand vergroten? Zo doe je dat! Zo maak je je stand tot een aantrekkelijke eyecatcher, inspirerende boekenplank en promotioneel uithangbord met stopkracht.
1. Snel en geïnspireerd. Een bezoeker beslist in 3 seconden of hij doorloopt of je stand bezoekt.
4. Mooi en stijlvol. Kleed je stand mooi aan en doe het in je huisstijl. Ook een saaie stand kost geld en is helemaal verloren moeite.
2. Origineel en zichtbaar. Presenteer op een originele manier wat je doet en laat je zien op een afstand van 30 cm (beeldscherm) maar ook op een afstand van enkele meters (projectie, grootbeeld, tekstborden…).
5. Groots en duurzaam. Grote prints of een doek met print zijn betaalbaar en herbruik baar. Hou bij het aanmaken van je foto’s of illustraties rekening met een voldoende hoge resolutie. Vraag hiervoor tijdig advies aan pre-press of drukker.
3. Open en uitnodigend. Bouw geen barrières en selecteer je personeel zorgvuldig. Plaats enkele laagdrempelige en aantrekkelijke must haves als lokmiddel. Zittende verkopers die passanten wegkijken zijn een dooddoener. Actief en service gericht personeel is een invitatie.
6. Net en presentabel. Een goede presentatie ondersteunt je communicatie. • let op het gebruik van kleuren • presenteer op een originele manier • breng verschillen in hoogte en diepte aan • bewaak het overzicht • houd het sober, less is more! • houd je stand netjes • zorg voor een (verhaal)lijn in de manier waarop je producten etaleert
8
7. Sfeervol en licht. Een onverlichte stand is onzichtbaar. De beurshalverlichting is onvoldoende om je stand in de kijker te zetten. Bezuinig dus vooral niet op het uitlichten van je stand. Maak vooraf een goed lichtplan om je verlichting optimaal te benutten. Verlichting zorgt immers voor sfeer, accentueert en verhoogt de attentiewaarde. Met gekleurde spots kun je sfeerzones creëren. Bovendien roepen uiteen lopende kleuren verschillende emoties op. Wil je bepaalde objecten extra onder de aandacht brengen, maak dan gebruik van accentverlichting.
8. Hoger en lager. Breng visuele communicatieuitingen aan op ooghoogte of hoog boven alles uit als ze van veraf moeten opvallen. Vergeet echter ook de vloer niet als communicatiemiddel. De huidige print- en projectie technieken bieden je tal van mogelijkheden.
10. Visueel en vrolijk. Visuals zijn een effectieve vorm van communicatie op de beursvloer. Neem deze vijf vuistregels in acht: • Beeld. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Beelden kunnen meertalig, universeel en ondubbelzinnig zijn. Concrete beelden scoren beter dan abstracte. • Snelheid. Een beursbezoeker beslist binnen drie seconden of hij je stand bezoekt of aan je voorbijgaat. M.a.w. drie seconden om je slogan op te merken en te begrijpen. Test je slogan onder medewerkers, relaties en familieleden en observeer hun primaire reactie. • Essentie. Mensen onthouden slechts de grote lijnen van een boodschap, formuleer dus bondig. Tien woorden is het maximum, dus ga voor vijf. • Voordeel. Ken je bezoekers en speel instant in op hun behoeften. • Humor. Ook in een zakelijke context werkt een vleugje humor ontwapenend. Met een knipoog verloopt je communicatie meer ontspannen en wordt de beursbezoeker meer ontvankelijk voor je boodschap. Nodigen je visuals uit tot een glimlach, dan vergroot je de kans dat je communicatie beklijft.
9. Actief en interactief. Nodig bezoekers uit iets te ondernemen op je stand. Deelnemen aan een enquête, zichzelf in beeld brengen, een bezoekersquote achterlaten… Bezoekers houden van speels en interactief entertainment.
11. Opgeruimd en veilig. Voorzie opbergruimte op je stand. Zo houd je de stand vrij van persoon lijke spullen én voorkom je diefstal. Berg paraplu’s, kledingstukken en laptops netjes op.
12. Opvallend en onderscheidend. Je stand wil zich onder scheiden van andere. Gebruik eye-catchers om de interesse van de bezoeker te wekken.
13. Kleurig en gevoelig. Psychologisch onderzoek toont aan dat kleuren geassocieerd worden met gevoelens. Kies voor één of meerdere dominante kleuren en wek de beoogde emoties op bij de bezoeker. • geel: intens, zonnig, energieverhogend • oranje: vrolijk, warm, opwekkend • rood: passie, opvallend, liefde, verleiding, zwoel, levendig • fuchsia: ondeugend, blij, energiek, krachtig • roze: sexy, zoet, vrouwelijk, modern • lila: zacht, meisjesachtig, teer, combineert mooi met zilver en wit • paars: theatraal, oriëntaals, zwoel, mysterieus, gedurfd • blauw: kalm, mediterraan, ruimtelijk, koel, tijdloos • groen: fris, goede basis, modern, uitbundig
9
Boekenbeurs roadmap 10
• Opbouw & opening • Het labyrint van badges, passen en tickets
11
De aftrap Opbouw • In aanloop naar de Boekenbeurs heb je de beschikking over vier opbouwdagen om je stand neer te zetten. Dit is van 26 oktober t/m 29 oktober. • Tijdens die vier dagen heb je toegang tot Antwerp Expo van 8.00u tot 20.00u. Op 29/10 heb je toegang tot 21.00u. • Hou er rekening mee dat standhouders deze 4 dagen mogen benutten voor opbouw. Daarom wordt je ten zeerste aangeraden om je boeken pas te plaatsen vanaf 28/10. Zo voorkom je het risico op schade en op het nutteloos bevuilen van je boeken. • Op 30/10 dient je stand om uiterlijk 12.00u volledig klaar te zijn. Op dat moment worden de toegangspoorten gesloten en worden de hallen gereinigd voor de Openingsavond. Verder opbouw is dan niet meer mogelijk. • Om toegang te krijgen tot de beurshallen moet je aangemeld zijn via Expodoc. Dat geldt niet alleen voor jou als standhouder maar ook voor de standenbouwers en installateurs die je stand opbouwen (en afbreken). • Meld via het online Expodoc loket welk bedrijf, inclusief aantal voertuigen en aantal personen, zich zal aanmelden voor opbouw van je stand. Die aantallen zijn belangrijk in functie van beschikbare plaatsen op de beursparking. Standenbouwers en installateurs die niet aangemeld zijn, krijgen geen toegang tot de beurshallen. • Respecteer de deadlines voor het indienen van deze informatie.
Openingsavond • De openingsavond van de Boekenbeurs vindt traditioneel plaats op 30 oktober. • Dit officiële openingsmoment is enkel toegankelijk op uitnodiging. • De openingsavond is een feestelijk moment en een uitgelezen kans om je special guests en de pers te ontvangen op je stand. • Je kunt je gasten op deze avond een receptie serveren op je stand • Op basis van je standruimte ontvang je een aantal gratis uitnodigingskaarten voor de openingsavond. Per 2 m2 standruimte krijg je 1 uitnodigingskaart geldig voor 2 personen. Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket van Boek.be. Hoe verloopt de openingsavond? • 18.30 - 19.30u: officiële opening voor standhouders en gasten van Boek.be • 19.30 - 23.00u: opening voor gasten van de standhouders
12
Het labyrint van passen, badges en tickets In dit stap-voor-stap overzicht loodsen we je doorheen de twee loketten die instaan voor het bestellen van passen, badges en tickets om jezelf, je medewerkers, auteurs en genodigden toegang te verlenen tot de beursvloer en om jezelf te verzekeren van een smetteloos verloop van opbouw en afbraak. Het Boekenbeursloket is het centrale portaal van Boek.be waar je terechtkunt voor alle info m.b.t de beurs en voor het bestellen van tickets, badges en dagpassen. Expodoc is het bestelplatform van Antwerp Expo/Artexis waar je terechtkunt voor alle technische toegangsbewijzen en technische bestellingen in functie van opbouw en afbraak.
2 loketten, 2 x een aparte service Toegang • Opbouw- en afbraakpas • Parkingkaart • Los- en laadpas • Openingspas cateringpersoneel en animatoren • Dienstpas voor technici en leveranciers
Voorzieningen • Voorziening ophangpunten en elektriciteit (verplicht) • Voorziening internet • Voorziening meubilair/koelkast etc (optioneel) • Bestelling verpakkingsmateriaal • Bestelling Boekenzak
Programma & Promotie • Programmapunten auteurspodium • Signeersessies • Standactiviteiten • Deelname scholenprogramma
Toegang • Uitnodiging openingsavond • Standhouderstickets • Badges • Standhoudersbadge • Auteursbadge • Auteursbadge + Parking • Dagpas tijdelijke medewerkers
Verzekering • Oplijsten te verzekeren goederen op de stand
EXPODOC
BOEKENBEURSLOKET 13
Badges Elke medewerker die je tijdens de Boekenbeurs inzet op je stand, dient in het bezit te zijn van een badge. Volgende badges worden voorzien:
Standhoudersbadge Voor wie? Voor je personeelsleden en medewerkers • badge is gepersonaliseerd mét foto • badge verleent onbeperkte toegang voor de volledige duur van de beurs (vanaf ’s ochtends 9.00u, ingang 2) • badge geeft toegang tot de officiële opening op 30 oktober • badge verleent gratis toegang tot de toiletten Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket. Badges zijn betalend. Opgelet! A rato van je standoppervlakte heb je recht op een aantal gratis standhoudersbadges. Net als de betalende standhoudersbadges zijn deze gratis exemplaren gepersonaliseerd mét foto. • 0 - 50 m²: 5 standhoudersbadges • 51 - 75 m²: 6 standhoudersbadges • 76 - 120 m²: 10 standhoudersbadges • 121 - 200 m²: 15 standhoudersbagdges • vanaf 201 m²: 20 standhoudersbadges • per extra 200 m²: 10 extra standhoudersbadges
Auteursbadge: Voor wie? voor signerende auteurs • gepersonaliseerde badge mét foto • badge verleent onbeperkte toegang voor de volledige duur van de beurs (vanaf ’s ochtends 9.00u, ingang 2) • badge geeft toegang tot de officiële opening op 30 oktober • badge verleent gratis toegang tot de toiletten Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket. Auteursbadges zijn betalend.
Auteursbadge + Parking Voor wie? voor signerende auteurs • badge met dezelfde voordelen als een Auteursbadge maar inclusief gratis parkeerplaats, hetzij op de stand houdersparking (kalme dagen, achteraan Antwerp Expo), hetzij op de VIP-parking (drukke dagen, Beukenlaan). • badge geeft toegang tot VIP-shuttle die ingezet wordt tijdens drukke dagen en die de auteurs vervoert van de VIPparking aan de Beukenlaan naar Antwerp Expo, waar de auteurs via de rode loper de Boekenbeurs binnenwandelen. Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket. Auteursbadges + parking zijn betalend. Opgelet! Wie samen met de signerende auteur in een voertuig zit, dient in het bezit te zijn van een geldige standhouders badge of toegangsticket.
14
Passen Dagpas Voor wie? voor tijdelijke medewerkers die op je stand worden ingezet namens jouw bedrijf/organisatie; voor medewerkers die tijdens de beurs animatie of een optreden verzorgen op je stand (muzikanten, goochelaars, dansers, acteurs…) • dagpas staat niet op naam en heeft geen foto • dagpas verleent onbeperkte toegang gedurende 1 welbepaalde dag (vanaf ’s ochtends 9.00u, ingang 2). Op elke dagpas staat de datum vermeld. De dagpas verleent dus enkel toegang tot de beurs op die welbepaalde dag. • dagpas verleent gratis toegang tot de toiletten Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket. Dagpassen zijn betalend. Opgelet! Bestel per medewerker een dagpas voor elke dag waarop deze persoon wordt ingeschakeld op je stand.
Openingspas Voor wie? voor het cateringpersoneel dat tijdens de openingsavond de receptie verzorgt op je stand; voor animatoren, muzikanten, entertainers etc die tijdens de openingsavond animatie verzorgen op je stand • deze openingspas staat niet op naam en heeft geen foto • deze openingspas geeft enkel toegang tijdens de openingsavond op 30 oktober Hoe bestellen? Via Expodoc van Antwerp Expo/Artexis. De openingspassen zijn gratis.
Dienstpas Voor wie? Voor technici die een herstelling komen uitvoeren tijdens de beurs; voor leveranciers die een bestelling komen leveren op de stand • de dienstpas geeft voor technici toegang tijdens de beurs (geen tijdslot) • de dienstpas geeft leveranciers enkel toegang tussen 08.00 - 10.00u Hoe bestellen? Via Expodoc bij Antwerp Expo/Artexis. Dienstpassen zijn gratis.
15
Tickets Ben je een standhouder dan kun je vooraf toegangstickets bestellen voor je relaties en het doelgroeppubliek dat je wilt uitnodigen op je stand. Bestel je deze toegangstickets tijdig (half augustus!), dan geniet je een voordeeltarief.
Standhoudersticket PRINT • geprinte standhouderstickets kunnen naar je verstuurd worden via Taxipost of kunnen afgehaald worden bij Boek.be of in het Boekenbeurssecretariaat op de Boekenbeurs • geprinte standhouderstickets zijn voorzien van een barcode die naar je bedrijf of organisatie verwijst • geprinte standhouderstickets kunnen gepersonaliseerd worden met het logo van je bedrijf • enkel die tickets die op de Boekenbeurs worden ingeleverd, worden aan de volle prijs aangerekend (Opgelet! drukkost per ticket en eventueel de eenmalige gepersonaliseerde logo-opdruk dienen altijd betaald te worden.) Hoe bestellen? Via het Boekenbeursloket. De geprinte standhouderstickets zijn betalend. Na afloop van de Boekenbeurs ontvang je één factuur met de drukkost en de meerkost voor de effectief ingeleverde tickets.
Standhoudersticket ONLINE • bestel je online standhouderstickets dan ontvang je een login die je toegang geeft tot het platform TickoInvite, dat je toelaat makkelijk en snel online tickets te verzenden • binnen de 5 minuten worden de online tickets afgeleverd op het emailadres van de bestemmeling • het systeem laat ook toe om makkelijk excellijsten te importeren met de coördinaten van je gasten • online standhouderstickets kunnen gepersonaliseerd worden met het logo van je bedrijf • enkel die online standhouderstickets die op de Boekenbeurs worden ingeleverd, worden aan de volle prijs aangerekend (Opgelet! de aanmaakkost per ticket en eventueel de eenmalige personaliseringskost dienen altijd betaald te worden.) Hoe bestellen? Je bestelt je tickets via het Boekenbeursloket en ontvangt een login voor TickoInvite. De online standhouderstickets zijn betalend. Na afloop van de Boekenbeurs ontvang je één factuur met de aanmaakkost en de meerkost voor de effectief ingeleverde tickets. Opgelet! Standhouderstickets dienen enkel en alleen om weg te geven aan je relaties en genodigden. Het Boekenbeursreglement voorziet zware sancties voor het doorverkopen van standhouderstickets.
16
Parkingkaarten Wil je toegang krijgen tot de standhoudersparking, dan dien je te beschikken over een parkingkaart. • Je kunt een parkingkaart aanvragen voor één dag of je kunt een parkingkaart aanvragen voor de hele periode van de Boekenbeurs. • Parkingkaarten zijn betalend. • De parkingplaatsen zijn beperkt en worden dus uitsluitend voorbehouden voor de standhouders. Hoe bestellen? Via Expodoc bij Antwerp Expo/Artexis.
Afbraak Op 11 november om 18.00u sluit de Boekenbeurs steevast de deuren voor het publiek. Op dat moment begint het leegmaken en afbreken van de stand. • Je hebt toegang tot de beurshallen tot 23.00u. Verdere afbraak kan gebeuren op 12 november van 08.00 tot 16.00u. • Meld via het online Expodoc loket welk bedrijf, inclusief aantal voertuigen en aantal personen zich zal aanmelden voor afbraak van je stand. Die aantallen zijn belangrijk in functie van beschikbare plaatsen op de beursparking. Standenbouwers en installateurs die niet aangemeld zijn, krijgen geen toegang tot de beurshallen. • Respecteer de deadlines voor het indienen van deze informatie. • Hou er rekening mee dat de afbraak in sneltempo gebeurt en dat massaal veel medewerkers en standenbouwers op de beursvloer aanwezig zijn. Wees bij de afbraak alert voor diefstal en/of beschadiging. Het is bij uitstek een moment waarop goederen ongezien verdwijnen. • Op 12/11 dient je volledige stand en alle materiaal verwijderd te zijn tegen 16.00u. Zoniet worden de extra uren voor het openhouden van de hal aangerekend aan de betreffende standhouder.
17
Boekenbeurs in actie 18
• Programma & Promotie • Auteurspodium • Signeersessie • Standactiviteiten • Scholenprogramma
• Veilig & Duurzaam
• Anti-diefstal • Veiligheid in de hallen • Veilig signeren • Verloren gelopen kinderen • Verloren gelopen voorwerpen • Verdacht gedrag • Hoog bezoek • EHBO
• Verzekerd2 19
Absurde overvloed De Boekenbeurs is een belevingsbeurs voor jong en oud. Om die beleving kracht bij te zetten kun je als standhouder lezingen en voorstellingen organiseren op een van de auteurspodia of kun je naast signeersessies ook animatie en workshops inlassen op je eigen stand.
AUTEURSPODIUM: Extreem interessant & ongelooflijk dichtbij Tijdens de Boekenbeurs staan een aantal auteurspodia ter beschikking voor het organiseren van lezingen, debatten, voorstellingen en workshops. Naast de activiteiten die Boek.be zelf programmeert op deze podia, kun je er als standhouder gebruik van maken. Je kunt deelnemen aan een collectief programmapunt of je kunt je eigen programmatie organiseren. • De auteurspodia zijn geïntegreerd op de beursvloer om een breed bezoekersbereik te garanderen en om de Boekenbeursbeleving te maximaliseren. • Elk podium wordt sfeervol ingericht in functie van een optimale beleving. • Elk podium is voorzien van een professionele audio installatie en de nodige IT voorzieningen, bediend door onze technici. • Reserveer tijdig! Hou rekening met de (vroege) deadlines van het Boekenbeursloket. Maak een inschatting van het aantal bezoekers dat je verwacht. Wij adviseren je dan een podium op maat.
Een eigen programmapunt • Duurtijd van een eigen programmapunt is maximaal 45 minuten. • Dien je voorstellen voor een programmapunt vooraf in via het Boekenbeursloket. Je programma is pas definitief na schriftelijke bevestiging van Boek.be (uiterlijk begin september). • Boek.be promoot het Auteurspodium via o.a. de Boekenbeursgids, de Boekenbeurswebsite, nieuwsbrieven, de dagkranten, schermen, pancartes, advertenties, social media en via perswerking. In functie van deze promotie vragen wij van alle boeken en auteurs beeldmateriaal op dat hiervoor rechtenvrij mag gebruikt worden. Deelnameprijs: Per programmapunt betaal je een democratische tussenkomst in de onkosten. Dit is inclusief zaalhuur, gebruik van logistieke voorzieningen en ondersteuning in de vorm van audio en IT support.
20
Deelnemen aan een collectief programmapunt • Twee of meer standhouders kunnen de krachten bundelen om boeken en auteurs samen te brengen in een gemeenschappelijk programmapunt rond een specifiek thema. • Voorstellen voor deelname kunnen tot half juni ingediend worden via het Boekenbeursloket. • Eind juni organiseert Boek.be themavergaderingen en wordt bekeken met welke standhouders een matching mogelijk is in functie van een welbepaald thema. • Collectieve programmapunten zijn publiekstrekkers. Ze worden extra promotioneel ondersteund en verdienen bijzondere persaandacht. Deelnameprijs: Per programmapunt wordt een democratische deelname voorzien in de onkosten. Dit is inclusief zaalhuur, gebruik van logistieke voorzieningen en ondersteuning in de vorm van audio en IT support.
Nocturnes Jaarlijks worden twee à drie avondopeningen voorzien, gespreid over de twaalf Boekenbeursdagen. • De Boekenbeurs is op die dagen doorlopend toegankelijk tot 22.00u. • Eén van die nocturnes staat in het teken van professionals. • Data en thema’s worden bekendgemaakt via het Boekenbeursloket.
SIGNEERSESSIES: Plezierbrevier Signeersessies vormen bij uitstek een attractie. Fans, nieuwgierigen en toevallige passanten worden ontegensprekelijk aangetrokken tot de schrijvers achter de boeken. Signeersessies vormen dan ook een perfecte stimulans voor de boekenverkoop op je stand. Hoe afficheren? • Indien je je signeersessies tijdig inbrengt op het Boekenbeursloket staan ze vanaf half oktober online op www. boekenbeurs.be • Signeersessies worden geafficheerd op grote pancartes en in de dagkranten. • Signeersessies kunnen 24/7 online toegevoegd worden. Voor de pancartes en de dagkranten dienen de strikte deadlines gerespecteerd te worden. • Kondig signerende auteurs zeker ook aan op je eigen stand. • Op www. boekenbeurs.be kan de bezoeker zoeken naar signeersessies op naam en dag. Ook in de inkomhallen van het beursgebouw kan de bezoeker je signeersessies opzoeken op de daarvoor voorziene computers. Opgelet! Bestaat de kans dat je auteur op dezelfde dag ook bij een andere standhouder signeert, spreek dan vooraf samen je sessies goed af om overlapping te voorkomen.
21
STANDACTIVITEITEN: Vele hemels Naast signeersessies kun je op je eigen stand ook mini-acts, interactieve workshops, demo’s of animatie voorzien. Ze prikkelen de nieuwsgierigheid van de bezoeker en maken dat hij halt houdt op je stand. • Dien je standactiviteiten in via de Standhouderspagina op het Boekenbeursloket. Opgelet! Indien je je activiteiten wilt afficheren in de dagkranten, respecteer dan de deadline hiervoor (raadpleeg het Boekenbeursloket!). Eens de deadline voorbij is, kun je je activiteiten enkel nog communiceren via de website. • Kondig je activiteiten ook zichtbaar aan op je eigen stand. • Bij wijziging in je programmatie, vergeet niet je Standhouderspagina een update te geven. Zo hou je je bezoekers via de website op de hoogte.
SCHOLENPROGRAMMA: Hier binnen is het feest Voor leerlingen in klasverband organiseert Boek.be jaarlijks een programma tijdens de schooldagen. Wij verzoeken je als standhouder zeker mee te werken aan dit scholenprogramma. Participeren is immers meebouwen aan de toekomst van jonge lezers, van het boek en van de Boekenbeurs. Deelnemen: Meer info via het Boekenbeursloket. Deelnameprijs: Gratis
22
Veilig en duurzaam De Boekenbeurs is een massa-event waar veiligheid een absolute prioriteit is, zowel voor de bezoeker als voor de standhouder. Volg je de veiligheidsmaatregelen opgelegd door Boek.be nauwgezet op, dan geniet je van een vlekkeloos verloop van de beurs.
Anti-diefstalmaatregelen • Enkel het verpakkingsmateriaal van de beursorganisatie is toegelaten op de Boekenbeurs, d.i. de papieren zakken en de Boekenzak. • Elk boek verkocht of gratis uitgedeeld op de Boekenbeurs moet voorzien zijn van een anti-diefstalsticker van het betreffende jaar. • Opgelet! Creëer geen gelegenheid voor bezoekers met minder goede bedoelingen. Laat de stickers niet rondslingeren op je stand. • Bewakingsagenten zijn bevoegd om controle uit te oefenen aan de uitgangen. Standhouders hebben geen bevoegdheid om tassen van bezoekers te controleren. Je kunt bezoekers wel verzoeken om hun tas spontaan te tonen. • De invasie van de duizenden scholieren wordt in goede banen geleid, ook i.f.v diefstalpreventie. Alle scholen worden uitvoerig gebrieft en ontvangen de nodige richtlijnen m.b.t het deponeren van rugzakken in de vestiaire. • Heb je een vermoeden van diefstal? • roep via het centrale oproepnummer van het Boekenbeurssecretariaat (03/248 50 29) onmiddellijk de bijstand in van een bewakingsagent; • begeleid de bezoeker naar een ruimte uit het zicht van de andere bezoekers; • zorg voor sluitende, tastbare bewijzen; • enkele een gebrevetteerde security agent mag de betrokken persoon onder dwang op de stand houden; • gebruik nooit geweld en ga niet in discussie op je stand.
Veiligheid in de hallen • Tijdens de Boekenbeurs is in elke hal permanentie voorzien door een bewakingsagent. Hij staat in voor de algemene veiligheid. Om maximale veiligheid te garanderen, wordt dit aantal op drukke dagen opgetrokken. • Bij populaire signeersessies met een groot aantal fans worden ter ondersteuning van de bewakingsagenten extra runners van Boek.be ingezet voor het crowd management.
23
Signeersessies • Signeersessies kunnen zorgen voor een extra toeloop in de hallen met extra fileleed aan de stand tot gevolg. In eerste instantie zijn de standhouders verantwoordelijk voor een aangepast en veilig onthaal van de bezoekers. • Plaats afzetpaaltjes met treklint om de bezoekersstroom te leiden. (afzetpaaltjes kun je eventueel bestellen via Expodoc bij Antwerp Expo/Artexis). • Zorg voor een goede begeleiding van de signerende auteur. • Voorzie een medewerker om de staart van de file te sturen. • Verwacht je meer bezoekers dan je zelf kunt begeleiden, neem dan vooraf contact op met het Boekenbeurssecretariaat en bekijk samen hoe de signeersessie op een comfortabele en veilige manier kan georganiseerd worden. • Brengt een bezoeker een eigen signeerexemplaar van thuis mee, dan moet dit aan een van de infobalies in de inkomhallen voorzien worden van een sticker.
Verloren gelopen kinderen • Is een kind zoekgeraakt, maak er meteen melding van bij het Boekenbeurssecretariaat (inkom 2). • Het secretariaat van Boek.be coördineert de zoekactie en is de verzamelplek voor ouder en kind. • Vind je een verloren gelopen kind op je stand, begeleid het dan naar het secretariaat van Boek.be (inkom 2).
Verloren gelopen voorwerpen • Alle verloren voorwerpen worden verzameld op het Boekenbeurssecretariaat (inkom 2). Vind je achtergebleven voorwerpen op je stand of in de gangen, breng ze dan steeds naar het Boekenbeurssecretariaat. • Meld een bezoeker zich bij je stand met de mededeling dat een voorwerp op je stand werd achtergelaten, verwijs die bezoeker dan meteen door naar het Boekenbeurssecretariaat. De eigenaar kan daar z’n spullen ophalen. • Voorwerpen die niet werden opgehaald, worden na de Boekenbeurs meegenomen naar de kantoren van Boek.be. Daar worden ze gedurende enkele maanden bewaard in afwachting van hereniging met hun eigenaar.
Verdacht gedrag • Verwittig bij verdacht gedrag van een bezoeker altijd het Boekenbeurssecretariaat (inkom 2). • Indien hoogdringend, spreek dan rechtstreeks een bewakingsagent aan en verwittig ook nog het Boekenbeurssecretariaat
24
Hoog bezoek • Verwacht je ministers, ambassadeurs of andere prominente bezoekers, neem dan contact op met de Boekenbeurs organisator. Die zal de nodige maatregelen nemen m.b.t veiligheid en het te respecteren protocol.
EHBO • Het Vlaams Kruis staat in voor EHBO tijdens de Boekenbeurs. • De verzorgingspost voor het toedienen van eerste zorg bevindt zich in Hal 4.
Inventaris en verzekering Boek.be sluit voor de duur van de Boekenbeurs (opbouw en afbraak inbegrepen) elk jaar een “Tentoonstellingspolis” af. Daarmee zijn we verzekerd tegen beschadigingen of diefstal van de goederen (boeken) en standmateriaal voor een waarde van € 1000 per m² met een maximum van € 150.000 per stand. Daarbovenop wordt in naam van de standhouders nog een aparte verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” afgesloten ter waarde van € 5.000.000 per schadegeval voor letselschade, zaakschade, onstoffelijke gevolgschade, schade door brand, vuur, ontploffing, rook en water, met daaraan gekoppeld een rechtsbijstandverzekering. Ook je familie en personeelsleden zijn mee verzekerd. Tel daarbij de verzekering die Artexis/Antwerp Expo als verantwoordelijke van de gebouwen heeft en eventueel nog je eigen verzekering: je bent voldoende beschermd! Je standmateriaal en alle ingrediënten en producten aanwezig op je stand zijn dus ruim verzekerd. Opgelet! alle materiaal (stand én goederen) dient geïnventariseerd via Expodoc bij Antwerp Expo/Artexis. Inventariseer grondig mét vermelding van de waarde. Wat niet mét waarde geïnventariseerd is, is niet opgenomen in de verzekeringspolis.
25
Boek.be, tot je dienst Boek.be is de confederatie die de hele boekensector vertegenwoordigt en optreedt als overkoepelende belangenvereniging van het Vlaamse boekenvak. Zowel de Vereniging van de Vlaamse Uitgevers (VUV) als de Verenigde Boekenimporteurs (VBI) en de Vereniging van Vlaamse Boekverkopers (VVB) vinden onderdak bij Boek.be. Onze kerntaak? Het stimuleren en ondersteunen van de brede boekensector en het bevorderen van publicatie en verspreiding van het boek in Vlaanderen door middel van inhoudelijke en logistieke steun aan de drie ledenverenigingen. Met de Boekenbeurs brengt Boek.be alle spelers samen, wordt de boekensector in de kijker geplaatst door nationale en internationale media en vinden duizenden bezoekers hun weg naar boeken en lezen. Meer weten over Boek.be en het Vlaamse boekenvak? www.boekenvak.be
Contact Boek.be vzw Huis van het Boek Te Boelaerlei 37 B-2140 Antwerpen België T: +32 (0)3 230 89 23 E:
[email protected] Ondernemingsnummer: BE 406 663 887
Contacteer ons via
[email protected]
vorm: www.magelaan.be
Geïnteresseerd in een stand op de Boekenbeurs?
