Maatschappelijk verantwoord ondernemen bij Sam’s Kledingactie Volgens de internationale richtlijn ISO 26000 In het kader van de NEN NPR 9026 Praktijknorm voor zelfverklaring ISO 26000
Inhoud
1.
Inleiding .......................................................................................................................... 3
2.
Introductie Sam’s Kledingactie ........................................................................................ 4
3.
De zeven principes van MVO.......................................................................................... 7
4.
Identificeren en betrekken van stakeholders ................................................................. 10
5.
MVO-kernthema’s ......................................................................................................... 13
6.
Integratie van MVO binnen Sam’s Kledingactie ............................................................ 15 6.1 Stimuleren en promoten van hergebruik en recycling van textiel ................................ 15 6.2 Goed werkgeverschap................................................................................................ 16 6.3 Duurzaam inkopen ..................................................................................................... 17 6.4 Verantwoord bestuur .................................................................................................. 18 6.5 Betrokkenheid bij de gemeenschap door het opzetten en onderhouden van een actief vrijwilligersnetwerk .................................................................................... 19
1. Inleiding Voor Sam's Kledingactie is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) geen nieuw begrip. Met een lange geschiedenis vanuit Mensen in Nood en Cordaid werken we al decennia lang bewust aan het bevorderen van verantwoorde maatschappelijke ontwikkelingen. Dit komt vooral tot uiting in de noodhulpprojecten die we over de hele wereld steunen en hebben gesteund. Daarnaast werken we aan versterking van het maatschappelijk middenveld en aan sociale cohesie in Nederland met ons landelijk netwerk van vrijwilligers die zowel individueel actief zijn, maar ook werken bij lokale organisaties. Naast onze maatschappelijke activiteiten wensen we ook om MVO te integreren in onze bedrijfsvoering. In 2010 zijn we gestart om MVO voor Sam’s Kledingactie (Sam’s) te bepalen met behulp van de internationale richtlijn voor MVO, ISO 26000. Om ons MVO beleid en activiteiten voor onszelf en onze stakeholders concreet te beschrijven en te onderbouwen, hebben we van de zelfverklaring NPR 9026 gebruik gemaakt. De NPR 9026 is ontwikkeld door de NEN normcommissie om organisaties te ondersteunen bij het opstellen van een eigen verklaring dat zij de principes en richtlijnen in NEN-ISO 26000 toepassen. Met behulp van deze praktijkrichtlijn kan een organisatie op vrijwillige basis verantwoording afleggen over de wijze waarop zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt, hoe daarbij NEN-ISO 26000 wordt toegepast en wat daarvan de resultaten zijn. Sam’s Kledingactie geeft in dit rapport een onderbouwing en uitwerking (conform bijlage A van de zelfverklaring) van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden van het ISO 26000 raamwerk: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO 2. Identificeren en betrekken van stakeholders 3. De zeven MVO-kernthema’s en 37 MVO-onderwerpen 4. Integratie van MVO binnen de organisatie De scope van dit rapport is van toepassing op alle activiteiten van Sam’s Kledingactie.
2. Introductie Sam’s Kledingactie Sam's Kledingactie voor Mensen in Nood is één van de grootste, charitatieve kledinginzamelaars in Nederland. Al 45 jaar zamelen wij met behulp van een groot vrijwilligersnetwerk en (non-)profit organisaties kleding in. De opbrengst van de verkochte kleding gaat naar de noodhulp-, wederopbouw- en preventieprojecten van Cordaid Mensen in Nood. Wij hebben de volgende missie en visie bepaald voor Sam’s: Missie Elk mens op deze wereld heeft recht op voldoende voedsel, water, medicijnen en onderdak. Wereldwijd leven vele miljoenen mensen in armoede. Honger, watertekort en ziektes zijn elke dag weer een probleem. En de huisvesting van vele medemensen is erbarmelijk of ontbreekt helemaal. Rampen en conflicten zorgen in grote delen van de wereld voor veel ellende. Miljoenen mannen, vrouwen en kinderen, peuters en baby’s moeten in deze rampgebieden zien te overleven. Sam’s Kledingactie wil zich daadwerkelijk inzetten voor deze mensen. In onze maatschappij hebben we een overvloed aan waardevolle goederen, die vaak in de afvalstroom verdwijnen of commercieel worden verhandeld. Door deze goederen, voornamelijk kleding, in te zamelen, door te verkopen of te recyclen, genereert Sam’s Kledingactie geld dat direct besteed wordt om de nood in ontwikkelingslanden te verlichten. Sam’s Kledingactie wil een bijdrage leveren aan de bewustwording in Nederland. Door aandacht te vragen voor de problematiek in ontwikkelingslanden en mensen er op te wijzen dat ze op een heel eenvoudige manier, zonder direct geld te geven, kunnen bijdragen aan noodhulp. Sam’s Kledingactie is nauw verbonden aan Cordaid Mensen in Nood en steunt met name projecten van deze organisatie. Visie Sam’s Kledingactie wil door middel van een grote maatschappelijke betrokkenheid een groeiende geldstroom genereren voor onder meer projecten van Cordaid. Sam’s Kledingactie heeft een grote groep trouwe vrijwilligers die zich al jaren inzet om kleding in te zamelen. Sam’s wil de band met deze vrijwilligers verstevigen om ook de in de toekomst te kunnen blijven rekenen op een gestage stroom kleding. Daarnaast zal Sam’s nieuwe methoden en middelen ontwikkelen om een nieuwe, jongere groep vrijwilligers duurzaam aan zich te binden. De inzet van digitale technieken zal hierbij een belangrijke rol spelen.
Sam’s Kledingactie ziet kansen in de behoefte bij bedrijven, instellingen en overheid om maatschappelijk verantwoord en duurzaam te werken. Sam’s zal zich verder profileren als een professionele partij, zodat ze ook een partner wordt voor de zakelijke markt voor waardevolle goederen. Sam’s gelooft dat de zakelijke markt een basis is voor verdere groei naar een groter marktaandeel en zal de bewerking van deze markt structureren en intensiveren. Sam’s Kledingactie wil een sympathieke, duurzame partner zijn voor al haar relaties. Vrijwilligers, medewerkers, toeleveranciers en afnemers moeten een speciale band hebben met Sam’s en Sam’s ervaren als een professionele, zakelijke en vriendschappelijke partner. Ambities & strategische doelen Om onze visie en missie in te vullen hebben we een aantal strategische doelen geformuleerd:
Minimaal 5 % groeien in volume (kg) kleding die we inzamelen en inkopen Minimaal 25 % van de opbrengst uitkeren aan Cordaid Mensen in Nood Boeien en binden van vrijwilligers, door gerichte communicatie en individuele aandacht Uitbreiden van de zakelijke markt; doel is om in 2015, 1 miljoen kilo textiel uit deze bron te halen
Groei staat centraal in de ambitie van Sam’s Wij hebben als doel om ieder jaar minimaal 5 % te groeien. Op een integere wijze en ook met een minimale impact op het milieu. Hierbij leveren we een maximale maatschappelijke bijdrage. Dit betekent ook dat Sam’s zorgt dat groei in de markt bijdraagt aan de persoonlijke groei van haar medewerkers. Medewerkers waar Sam’s trots op is. Als zij groeien, dan geloven wij dat Sam’s meegroeit. Samen versterken we elkaar. De opbrengst wordt door Sam’s uitgekeerd aan Cordaid Mensen in Nood. Sam’s wil de opbrengst de komende jaren verhogen en een rendement halen van minimaal 25 %. De normering van CBF is momenteel in discussie. Tot 2011 werd een minimum van 10 % gehanteerd, onduidelijk is hoe dit zich ontwikkelt.
De kracht van vrijwilligers Ons vrijwilligersnetwerk bestaat al ruim 45 jaar en is daarmee uniek. Tijdens de kledinginzamelactiviteiten neemt het vrijwilligersnetwerk een centrale rol in. In heel Nederland zetten vrijwilligers zich in voor Sam’s. Dit levert dan ook keer op keer een prachtige bijdrage op voor het goede doel. Sam’s vindt het belangrijk om haar vrijwilligers te blijven boeien en binden. Door maatschappelijke ontwikkelingen en veranderende behoeftes van jongeren, wordt het steeds moeilijker om vrijwilligers voor een langere tijd aan Sam’s te binden. Het huidige vrijwilligernetwerk vergrijst. Om deze reden slaat Sam’s ook een nieuwe weg in door op een vernieuwende wijze nieuwe vrijwilligers in te zetten. Ook de inzet van communicatiemiddelen wordt hierop aangepast. Deze verfrissende en moderne blik resulteert in nieuw beleid op vrijwilligerswerk. Sam’s focust op zakelijke markt Om onze ambitie te bereiken focussen wij ons, naast het vernieuwende vrijwilligersnetwerk, ook op de zakelijke markt. Met onze jarenlange ervaring en expertise zijn wij een professionele partner voor de zakelijke markt die mee denkt over een passende verantwoorde oplossing voor het afvoeren van kleding en schoeisel. Sam’s biedt een mix van activiteiten aan; inzamelen en inkopen van kleding en schoeisel. Nu vindt dit vooral op de Nederlandse markt plaats, in de toekomst wordt dit uitgebreid naar het buitenland. Om de zakelijke markt een full package te bieden, werkt Sam’s samen met bedrijven waar kleding wordt gesorteerd. Door ook nog naar de mogelijkheden te kijken in het recyclen van kleding, verbreedt Sam’s hiermee de bedrijfskolom.
3. De zeven principes van MVO Rekenschap afleggen Onze organisatie legt rekenschap af over onze impact op de maatschappij, de economie en het milieu, omdat wij het belangrijk vinden om te laten zien hoe wij onze verantwoordelijkheid nemen richting de maatschappij. Dit blijkt uit het feit dat wij verantwoording afleggen over: de bedrijfsvoering, de (resultaten van) gesteunde projecten en over de geldstromen. Dit doen we in het jaarverslag, via de accountantsverklaring, door het behalen van het CBF keurmerk en het werken aan het behalen van ISO 9001, ISO 14001 en aan deze MVO-zelfverklaring. Transparant zijn Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over onze besluiten en activiteiten. Wij gebruiken hiervoor de volgende communicatiemiddelen:
Nieuwsbrieven; tweejaarlijks wordt een papieren nieuwsbrief verstuurd en vier keer per jaar een digitale nieuwsbrief naar alle relaties die zich daarvoor aanmelden via de website. Wij maken jaarlijks een jaarverslag, waarin de bedrijfsvoering, de resultaten van de gesteunde projecten het financieel verslag en een accountantsverklaring zijn opgenomen. Naast dit officiële document is er een samenvatting van de belangrijkste punten vervat in een publieksverslag, dat als drukwerk beschikbaar is. Sam’s Kledingactie heeft een website waarop actuele informatie over de organisatie, de medewerkers, de activiteiten en de projecten wordt weergegeven.
Daarnaast zijn we transparant in onze contact- en communicatiemomenten met onze stakeholders. We hebben een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze we onze stakeholders identificeren en betrekken. Ethisch gedrag Sam’s Kledingactie hoort zich ethisch te gedragen. We trachten altijd oprecht, rechtvaardig en integer te zijn. Deze waarden sluiten aan bij de uitgangspunten die Cordaid hanteert, waarbij we ons via de projectsteun inzetten voor de strijd tegen onrecht en armoede in de wereld. We geloven in sociale en economische rechtvaardigheid. We geloven in de eigen kracht van mensen en laten hen in hun waarde voor de besluiten die zij nemen over de invulling van hun leven. Sam’s Kledingactie gelooft in solidariteit en in het gemeenschapsgevoel goed te doen voor de ander.
We hebben interne regels voor het omgaan met goederen, dat is gebaseerd op de regel, dat alle goederen, die zijn ingezameld eigendom zijn van Sam’s Kledingactie. Medewerkers weten, dat deze goederen niet voor eigen gebruik mogen worden aangewend. Hierover is een document geschreven. Ook is er een gedragscode, waarin staat dat we waken voor eerlijkheid, integriteit en gelijkwaardigheid. We letten op de positie van zwakkeren in de samenleving. We voelen ons gemotiveerd door sociale en maatschappelijke bewogenheid en betrokkenheid. We ontwikkelen beleid en praktijk op het terrein van duurzaamheid. De gedragscode gaat in op het gedrag van medewerkers, extern en op de werkvloer. Ook is er een passage gewijd aan toezicht, klachten en sancties. De directeur heeft meldingsplicht aan het bestuur in geval van, vermoeden van of pogingen tot beïnvloeding door zakelijke relaties of anderen. Hoewel het product an sich geen hoge waarde vertegenwoordigd, is het mogelijk dat er een zwart circuit ontstaat. Sam’s wil dit soort praktijken voorkomen. Sam’s opereert in de Nederlandse inzamelmarkt. Hoewel er vele veranderingen aan de orde zijn in deze jaren, houdt Sam’s zich aan uitgangspunten van solidariteit, saamhorigheid, samenwerking en werken voor het goede doel. Deze principes betekenen, dat we bijvoorbeeld niet mee willen doen aan concurrentievervalsing. Respect voor de belangen van stakeholders Omdat stakeholders worden beïnvloed door de activiteiten en besluiten van onze organisatie wegen we hun belangen mee bij het maken van beslissingen. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Daarnaast kunnen onze stakeholders de activiteiten van onze organisatie sterk beïnvloeden. Wij zijn bijvoorbeeld voor een deel afhankelijk van de inzet van onze vrijwilligers. Het is daarom uitermate belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan en respect te hebben voor de belangen en wensen van stakeholders. Om deze reden hebben we een stakeholderplan opgesteld om onze stakeholders te identificeren en op een structurele manier met hen in dialoog te gaan. Hierover is meer te lezen in hoofdstuk 4. Respect voor wet- en regelgeving We doen niet alleen zaken in Nederland maar ook met buitenlandse afnemers. Sam’s Kledingactie respecteert de rechtsorde door de relevante wet- en regelgeving na te leven in alle rechtsgebieden (jurisdicties) waarin onze organisatie actief is. We stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving en nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn.
Dit doen we door:
Op de hoogte te blijven van alle wettelijke verplichtingen door het lezen van algemene informatie, vakbladen en informatie uit de branche Periodiek te beoordelen of wij toepasselijke wet- en regelgeving naleven, door de toezichthouders, zoals CBF, de accountant en onze fiscaal adviseur. De management systemen ISO 14001 en ISO 9001.
Respect voor internationale gedragsnormen Wij zijn uitsluitend in Nederland actief met het inzamelen en de op- en overslag van de kleding. De kleding wordt voornamelijk aan afnemers in het buitenland verkocht. In Nederland is vergaande wet- en regelgeving voor milieu en maatschappij. Desondanks respecteert Sam’s de internationale gedragsnormen, maar opereert zelf niet direct in landen waar de wet of implementatie daarvan (mogelijk) conflicteert met internationale gedragsnormen. Op grond hiervan bepalen wij, of wij de relatie met afnemers in het buitenland herzien indien zij niet voldoen aan de gestelde gedragsnormen. Respect voor mensenrechten De activiteiten van Sam’s vinden voornamelijk in Nederland plaats. De aard van de activiteiten sluiten in feite uit dat er sprake kan zijn van het schenden van mensenrechten. De VN verklaring van de Mensenrechten is opgenomen in de Nederlandse wet- en regelgeving waar Sam’s aan voldoet. Wij realiseren ons dat wij leveren aan afnemers die de kleding mogelijk afzetten in landen, of gebieden waar een risico bestaat in relatie tot het naleven van de mensenrechten. Om dit risico te verkleinen gaan wij in dialoog met onze sorteerders en vragen wij naar hun activiteiten in de afzetlanden.
4. Identificeren en betrekken van stakeholders Sam’s Kledingactie heeft haar stakeholders in kaart gebracht. Dit hebben we gedaan door onszelf de volgende vragen te stellen:
Tegenover wie heeft de organisatie wettelijke verplichtingen? Wie zou positief of negatief kunnen worden beïnvloed door de besluiten of activiteiten van de organisatie? Wie zal waarschijnlijk ongerustheid uiten over de besluiten en activiteiten van de organisatie? Wie is in het verleden ingeschakeld toen soortgelijke aangelegenheden moesten worden behandeld? Wie kan de organisatie helpen specifieke effecten aan de orde te stellen? Wie kan het vermogen van de organisatie om haar verantwoordelijkheden na te komen beïnvloeden? Wie zou worden benadeeld indien hij wordt uitgesloten van betrokkenheid? Wie in de waardeketen wordt geraakt?
Daarnaast hebben we gekeken welke stakeholders binnen onze invloedssfeer vallen. In onderstaande figuur is een overzicht opgenomen van de uitkomsten van de stakeholderidentificatie. Overzicht prioritering stakeholders Sam’s Kledingactie Hoog
Interesse in MVO bij Sam’s Kledingactie
Informeren
Betrekken en beïnvloeden
12. Kennisinstituten en onderwijsinstellingen
1. Bestuur 3. Werknemers 4a. Actieve vrijwilligers 6a. NGO’s 8. Overheid 9. Kledinggevers 14. (Strategische) samenwerkingspartners
Monitoren
Tevreden houden
2. Banken/verzekeraars 10. Leveranciers
4.b Vrijwilligers 5. Sorteerbedrijven 7. Media 11. Toezichthouders
Laag Binnen invloedssfeer Sam’s Kledingactie Buiten invloedssfeer, maar willen we wel beïnvloeden
Laag
Hoog Invloed op Sam’s Kledingactie
Toelichting stakeholders: 1. Bestuur Alle leden van het bestuur 2. Bank / Verzekeraars ING, Delta Lloyd, Donatus, Dekavas, 3. Werknemers Alle betaalde werknemers 4. a. Actieve vrijwilligers Alle onbetaalde medewerkers die zich zowel het inzetten voor de inzameling als voor de organisatie. Dit door bijvoorbeeld deelname aan het bestuur. b. Vrijwilligers Alle onbetaalde medewerkers die een rol vervullen in het inzamelproces. 5. Sorteerbedrijven El Hamd, M.H.O., Maweco, Nes-Star, ANS-trading, Karadeniztex, Dahab, Afretex, Chic, STW 6. NGO NGO’s waarmee Sam‘s een project relatie onderhoud of een dienst verleent. Cordaid, Liliane Fonds, Save the Children en Partnership Foundation, 7. Burgers De burger als: kledinggever, vrijwilliger en werknemer 8. Media Gewenste / ongewenste media aandacht 9. Overheid Wet Milieubeheer (landelijk), Gemeenten LAP2 (lokaal) 10. Kledinggevers Burgers en bedrijven in de textielbranche
11. Leveranciers Transporteurs, Drukkerijen, Internetbedrijf, Reclamebureaus, Adviesbureaus, Opleidingsinstituten, Uitzendbureaus, Verhuurder pand, Energieleveranciers, Afvalstoffendiensten, Schoonmaakbedrijf, Kantoorinrichtingbedrijf, Automatiseringbedrijf, Telecommunicatiebedrijf, Wagenparkleverlancier, Weegsysteemleverancier, Containerleverancier, Kooienleverancier. 12. Toezichthouders CBF, Belastingdienst (ANBI), EMO accountant, Midion Boekhouding Stakeholderplan Sam’s stelt bij haar activiteiten haar stakeholders centraal. In de praktijk betekent dit dat belangrijke stakeholders worden betrokken bij het vormgeven van het MVO beleid en bij het bepalen van activiteiten. Daarnaast hebben we een aantal stakeholders geïdentificeerd die we regelmatig op de hoogte willen brengen van onze activiteiten. Om onze stakeholderdialoog gestructureerd vorm te geven hebben we een plan opgesteld waarin is vastgelegd welke stakeholder, op welke manier wordt geconsulteerd, over welke onderwerpen en de frequentie hiervan. De uitkomsten van de stakeholderdialoog worden verwerkt in notulen of een gespreksverslag. Tijdens werkoverleggen en in een overleg met het bestuur worden de uitkomsten besproken en op basis hiervan wordt een selectie gemaakt van de verwachtingen en wensen van stakeholders. Tevens wordt gekeken in hoeverre er een discrepantie bestaat tussen de verwachting en prestaties van Sam’s. Op basis hiervan worden acties bepaald die moeten worden opgepakt om tegemoet te komen aan de wensen en verwachtingen van stakeholders. Jaarlijks worden de acties en resultaten teruggekoppeld aan onze stakeholders.
5. MVO-kernthema’s Binnen ons beleid hebben we een aantal kernthema’s gedefinieerd op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Om tot deze kernthema’s te komen hebben we een aantal stappen doorlopen. We zijn in de eerste plaats uitgegaan van de onderwerpen die ISO 26000 hanteert voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. NEN ISO 26000 beschrijft 37 onderwerpen die zijn onderverdeeld in 7 thema’s. De zeven kernthema’s zijn: 1. Behoorlijk bestuur van de organisatie 2. Mensenrechten 3. Arbeidspraktijk 4. Het milieu 5. Eerlijk zakendoen 6. Consumenten aangelegenheden 7. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap De onderwerpen die onder de kernthema’s vallen hebben we geanalyseerd op mate van relevantie en significantie. Dit hebben we in overleg gedaan met de interne MVO werkgroep. Besloten is om gebruik te maken van de aandachtspunten en criteria van ISO26000 om de relevantie en significantie te bepalen en geen aanvullende aandachtspunten of criteria te hanteren. Aandachtspunten voor het bepalen van relevantie: het volledige spectrum van haar activiteiten te inventariseren; stakeholders te identificeren; de activiteiten van de organisatie zelf en van de organisaties binnen haar invloedssfeer te identificeren. De besluiten en activiteiten van leveranciers en contractanten kunnen een effect hebben op de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie; rekeninghoudend met alle toepasselijke wetgeving vast te stellen welke kernthema’s en onderwerpen zich zouden kunnen voordoen als de organisatie en anderen binnen haar invloedssfeer en/of de waardeketen deze activiteiten uitvoeren; te onderzoeken op welke manieren de besluiten en activiteiten van de organisatie effect kunnen hebben op stakeholders en op duurzame ontwikkeling; de manieren te onderzoeken waarop stakeholders en onderwerpen met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid effect kunnen hebben op de besluiten, activiteiten en plannen van de organisatie;
alle onderwerpen met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid te identificeren die samenhangen met de dagelijkse activiteiten, evenals die welke zich af en toe onder zeer bijzondere omstandigheden voordoen.
Criteria voor het bepalen van significantie: de omvang van het effect van het onderwerp op stakeholders en op duurzame ontwikkeling; het potentiële effect van actie of van achterwege blijven van actie op het onderwerp; de mate van betrokkenheid van stakeholders bij het onderwerp; identificatie van de maatschappelijke verwachtingen ten aanzien van verantwoordelijk gedrag met betrekking tot deze effecten. De mate van significantie van een onderwerp en de mate van invloed hierop hebben geleid tot een aantal prioriteiten. Bij invloed gaat het erom hoeveel invloed Sam’s Kledingactie kan uitoefenen op anderen om de positieve bijdrage aan duurzame ontwikkeling te versterken of negatieve effecten te minimaliseren. Wij hebben de volgende onderwerpen een hoge prioriteit toebedeeld: Goed werkgeverschap (Arbeidspraktijk) o Gezondheid en veiligheid op het werk o Sociale dialoog Het milieu o Hergebruik en recycling van textiel o Duurzaam inkopen Verantwoord bestuur (Behoorlijk bestuur van de organisatie) o Transparantie o Duurzaam leiderschap o MVO als gemeengoed binnen Sam’s Kledingactie. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap o Betrokkenheid bij de gemeenschap door het opzetten en onderhouden van een actief vrijwilligersnetwerk In bovenstaande is af te lezen dat Sam’s haar duurzaamheidsbeleid vormt geeft met de kernthema’s; Bestuur van de organisatie, Arbeidspraktijk, het Milieu en Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap. Stakeholders zijn bij dit proces niet expliciet betrokken geweest. Wel zijn bekende standpunten van stakeholders meegenomen. Op basis van onze eigen visie op de relevantie en significantie van de MVO issues kunnen we onze stakeholders consulteren om te horen hoe zij hierover denken.
6. Integratie van MVO binnen Sam’s Kledingactie In dit hoofdstuk worden de MVO kernthema’s van Sam’s nader toegelicht. We beschrijven welke doelstellingen we hebben geformuleerd en welke kritische prestatie indicatoren we hanteren om de gestelde prioriteiten op te pakken. De prioriteiten komen terug in de volgende vijf paragrafen: 1. 2. 3. 4. 5.
Stimuleren en promoten van hergebruik en recycling van textiel Goed Werkgeverschap Duurzaam Inkopen Verantwoord bestuur Betrokkenheid bij de gemeenschap door het opzetten en onderhouden van een actief vrijwilligersnetwerk
6.1 Stimuleren en promoten van hergebruik en recycling van textiel Dit sluit aan bij de core-business van Sam’s; het inzamelen van goede gebruikte kleding en schoeisel, met als doel deze een tweede leven te geven en te voorkomen dat het in het afval terecht komt. Onder (rest-) afval verstaan we die materialen, die na inzameling alleen nog voor verbranding of voor storting in aanmerking komen. Sam’s Kledingactie speelt daarmee een belangrijke rol in het verminderen van de textielfractie in het restafval. Door het redden van bruikbaar textiel, schoeisel en aanverwante zaken wordt ongeveer 3,5 miljoen kilo goederen uit de afvalstroom gered. Sam’s wil medewerkers, vrijwilligers, kledinggevers, zakelijke relaties en gemeenten, laten zien dat het inzamelen van gebruikte kleding zinvol en belangrijk is. Wij dringen er op aan dat gemeenten, burgers en kledinggevers meer bewust omgaan met het scheiden van textiel uit het restafval. Doelen Het stimuleren van bewustzijn bij burgers en gemeenten om textiel gescheiden in te zamelen ten behoeve van hergebruik en recycling Een groter percentage textiel uit het restafval halen en dit fysiek realiseren door de gemeente te faciliteren. Stand van zaken Door het efficiënt plannen van de bedrijfsprocessen behalen we jaarlijks maximale resultaten die ten goede komen aan de doelstelling. Sam’s is de kleinste van de 4 grote charitatieve inzamelaars, maar komt moeiteloos mee met de resultaten van de collega’s. De afgelopen jaren hebben we steeds rond de 25 % rendement behaald voor het goede doel.
Sam’s zamelt in en verwerkt ongeveer 3,5 miljoen kilo kleding op jaarbasis. Minimaal 50 tot 60 % van het textiel wordt als product hergebruikt. De rest komt voor recycling in aanmerking. Bij de inzameling streven we ernaar om maximaal 10 % restafval bij de inzamelingen te genereren. Dit onder andere door goede scheiding aan de bron door voorlichting aan kledinggevers (burgers en bedrijven), vrijwilligers, gemeenten en bedrijven waar we mee samen werken zoals Kringloopbedrijven, maar ook bijv. een WE Fashion. Samen met vrijwilligers en gemeenten kunnen we ook de burger als kledinggever bereiken. Hiervoor gebruiken we speciaal ontwikkelde brochures, persberichten en redactionele stukken in lokale kranten. Kritische Prestatie Indicatoren In 2012 wil Sam’s Kledingactie maximaal 0,8 % restafval per kg textiel inzamelen. In 2012 willen we 3.622.500 kg (5% meer dan in 2011) kleding, huishoudtextiel en schoeisel inzamelen.
6.2 Goed werkgeverschap Sam’s verstrekt werkgelegenheid aan 11 medewerkers en draagt zorg voor haar werknemers door zich te gedragen als een goede werkgever. Dit houdt in dat er duidelijke en goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn. Verder zorgt Sam’s voor veiligheid op de werkvloer, een open cultuur, medezeggenschap voor haar medewerkers en draagt zij actief bij aan de persoonlijke ontwikkeling van haar medewerkers. Doelen Een goed functionerend team, die achter de missie en visie van Sam’s staat en naar volle tevredenheid zich inzet voor de doelen van Sam’s, nu en in de toekomst Een veilige en gezonde werkomgeving bieden voor alle medewerkers Bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers Stand van zaken De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn marktconform. Er is nog onvoldoende aandacht voor de veiligheid op de werkvloer m.n. in het magazijn, dit blijkt uit het ontbreken van een Arbobeleidsplan en bijbehorend acties en opvolging. Verder is er een goede balans tussen werken en privé, parttime werken is mogelijk. Jaarlijks zijn er evaluatie – en functioneringsgesprekken met alle medewerkers. Medewerkers hebben invloed op hun eigen werkzaamheden. Op eigen initiatief is er ruimte voor cursussen c.q. opleidingen.
Sam’s neemt regelmatig mensen in dienst met een bepaalde afstand tot de arbeidsmarkt, bijv. met een Wajong-regeling. Deze mensen dienen extra gecoacht te worden. Kritische Prestatie Indicatoren Percentage van verloop van personeel is conform branchegemiddelde niet hoger dan 5,2 % Goede medewerkertevredenheid, minimaal een cijfer 6 Geen incidenten qua veiligheid op de werkvloer Ziekteverzuim is 3,1 % Draagvlak voor primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden onder bestuur en personeel
6.3 Duurzaam inkopen Wij streven ernaar om de verspilling, milieudruk, CO2-uitstoot en negatieve maatschappelijke gevolgen van onze inkopen zoveel mogelijk tegen te gaan. Duurzaam inkopen betekent voor Sam’s het toepassen van sociale en milieucriteria bij het inkopen van producten en diensten. Deze criteria gelden zowel voor de producten en diensten als de bedrijven die deze producten en diensten leveren. Onze grootste milieu impact wordt veroorzaakt door ons transport, dus dat is het belangrijkste speerpunt binnen duurzaam inkopen. Doelen Wij willen onze leveranciers bewust maken van hun maatschappelijke impact en de mogelijkheden om deze te minimaliseren door dit mee te nemen in contracten en gesprekken. Wij streven ernaar om in 2015 te voldoen aan alle eisen van Agentschap NL conform de doelstellingen van de (Rijks)overheid. In 2012 richt Sam’s zich tot de inkoopvolumes, het transport en gebruik van energie. Stand van zaken Sam’s bevindt zich op dit deelgebied nog in de startblokken. Op het moment dat we ecologie en economie bij elkaar kunnen brengen willen we dit graag doen. De vrachtwagen van Sam’s voldoet aan de Euro 5 emissienorm. Verder proberen we waar mogelijk onze leverancier in de buurt van onze vestiging te kiezen. Bij de aanschaf van producten houden we dus rekening met duurzaamheid. Kritische Prestatie Indicatoren Bij inkoop van transportmiddelen worden de minimumeisen van Agentschap NL meegenomen. Bij inkoop van transportmiddelen worden de minimumeisen van Agentschap NL meegenomen.
Een gesprek aangaan met de verhuurder van het kantoor van Sam’s omtrent duurzaam gebruik van energie.
6.4 Verantwoord bestuur Gezien de maatschappelijke positie, het belang van stakeholders en de intrinsieke kwaliteit van bestuursprocessen hecht Sam’s aan behoorlijk bestuur. Hiermee worden transparantie, efficiency, continuïteit en duurzaamheid ondersteund. Verantwoord bestuur vanuit MVO-oogpunt betekent dat we onze organisatie zo runnen dat het voor iedereen duidelijk is wat er van hen verwacht wordt en wat zij van Sam’s kunnen verwachten, zodat wij onze organisatiedoelen kunnen bereiken. Omdat we een kleine organisatie zijn, heeft dit veel te maken met onze bedrijfscultuur en onderlinge samenwerking. Daarbij willen we onze organisatie zo inrichten dat we anticiperen op maatschappelijke en economische risico’s en kansen, maar ook kunnen inspelen op de verwachtingen van onze stakeholders. Hier zijn we begrijpelijk transparant over, intern en extern. Doelen Er is gepaste transparantie en betrokkenheid omtrent besluiten MVO is gemeengoed binnen ons bedrijf Stand van zaken Op dit moment is Sam’s gepast transparant naar de stakeholders. In verband met concurrentiegevoelige informatie wordt het jaarverslag selectief aan stakeholders verzonden. Op verzoek wordt dit ook openbaar gemaakt. Het publieksjaarverslag is openbaar beschikbaar. Dit wordt toegezonden aan alle stakeholders in Spider en ook gepubliceerd op de website In het 2-wekelijkse teamoverleg wordt door de directeur gecommuniceerd over bestuurszaken en omgekeerd worden teamzaken in de bestuursvergadering besproken. Door personeel is het verder uitwerken van een MVO-beleid ingebracht en door het bestuur bekrachtigd. Twee mensen binnen het team dragen het project en 2wekelijks worden de vorderingen van het MVO-beleid besproken als vast onderwerp in de teammeeting. In de bestuursvergadering wordt de voortgang gemeld. Het jaar 2011 is een onrustig jaar geweest, wat ook zijn weerslag heeft op de sfeer in het team. Dit komt door de organisatieverandering met de oprichting van Charity Trading, de oriëntatie op een mogelijke samenwerking en mutaties in het team.
Kritische Prestatie Indicatoren Intern is duidelijk welke beslissingen het bestuur neemt en op welke redenering dit gebaseerd is Alle werknemers zijn op de hoogte van het MVO beleid en wat MVO betekent voor Sam’s.
6.5 Betrokkenheid bij de gemeenschap door het opzetten en onderhouden van een actief vrijwilligersnetwerk Sam’s Kledingactie heeft van oudsher een sterke sociale inslag door het vrijwilligersnetwerk. Zo’n 1.400 betrokken vrijwilligers zetten zich regelmatig in om kleding en schoeisel bij particulieren in te zamelen. Zo ontstaat er binding in de maatschappij. Jaarlijks zamelen zij ongeveer 1.5 miljoen kilo kleding in. Hiermee is het vrijwilligersnetwerk van Sam’s Kledingactie uniek. Doelen Het hebben van een groot en betrokken netwerk van vrijwilligers die zich (actief) inzetten voor de doelen van Sam’s Kledingactie. Stand van zaken Een probleem is de vergrijzing van het vrijwilligersnetwerk. De afgelopen jaren zien we dat het vrijwilligersnetwerk steeds meer afbrokkelt. Het is moeilijk om jongere vrijwilligers te vinden voor de opvolging. Daarnaast heeft de ‘nieuwe’ vrijwilliger een ander profiel dan de traditionele vrijwilliger die thans in het netwerk actief zijn. Sam’s Kledingactie zoekt naar mogelijkheden om het vrijwilligersnetwerk waar wij zo trots op zijn overeind te houden en tegelijkertijd een netwerk van nieuwe vrijwilligers op te bouwen. Dit doen wij in samenwerking met een extern adviesbureau. Kritische Prestatie Indicatoren Het ontwikkelen van een beleid en een nieuwe visie op vrijwilligerswerk
