MAATSCHAPPELIJK JAARVERSLAG 2013 Dubois & Co. Registeraccountants Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V.
Amsterdam, 17 juni 2014
VOORWOORD Bij maatschappelijk verantwoord handelen, hoort ook het afleggen van verantwoording van beleid. Waar ligt de kern van ons MVO-beleid? Wat gaat er goed? Waarin willen wij ons verder ontwikkelen? Dit jaarverslag geeft invulling aan deze verantwoording. Dit verslag heeft betrekking op Dubois & Co. Registeraccountants en op Van tunen & Partners Administratiekantoor B.V. Beide kantoren werken intensief samen en delen veel beleidsonderwerpen in het algemeen en het beleid met betrekking tot personeel en maatschappelijk verantwoord ondernemen in het bijzonder. Het is een tijdsintensieve en leerzame exercitie geworden dit jaarverslag te schrijven. Wij zijn ook trots op het voorliggende resultaat en op de daarin gepresenteerde resultaten. Dit neemt niet weg dat het altijd beter kan. Suggesties voor en ideeën over ons verslag zijn welkom via
[email protected]. Zelf hebben wij in ieder geval de ambitie het volgend jaar vooraf meer doelstellingen te formuleren over de resultaten van ons beleid. Bovendien nemen wij ons voor meer met stakeholders in contact te komen over onze doelen en de wijze waarop wij hierover verantwoording afleggen.
Dubois & Co. Registeraccountants Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V. Juni 2014
2 van 22
INHOUDSOPGAVE
Voorwoord ...................................................................................................................................................... 2 1. Algemene gegevens ............................................................................................................................... 4 2. Profiel ...................................................................................................................................................... 5 2.1
Strategie en analyse ......................................................................................................................... 5
2.2
Organisatieprofiel .............................................................................................................................. 6
3. Verslagparameters ............................................................................................................................... 10 3.1
Verslagprofiel .................................................................................................................................. 10
3.2
Reikwijdte en afbakening van het verslag ....................................................................................... 10
3.3
GRI-Inhoudsopgave ........................................................................................................................ 10
4. Bestuur, verplichtingen en betrokkenheid ........................................................................................ 11 4.1
Bestuursstructuur ............................................................................................................................ 11
4.2
Verplichtingen in verband met externe initiatieven .......................................................................... 12
4.3
Overleg met belanghebbenden ....................................................................................................... 13
4.4
Risico’s ............................................................................................................................................ 13
5. Managementbenadering en prestatie-indicatoren ............................................................................ 15 5.1
Economische aspecten ................................................................................................................... 15
5.2
Milieuaspecten ................................................................................................................................ 15
5.3
Sociale aspecten ............................................................................................................................. 16
6. Verslag van de medezeggenschapsraad ........................................................................................... 20 6.1
Kantoorvergadering ......................................................................................................................... 20
6.2
Medezeggenschapsraad ................................................................................................................. 20
Bijlage: Jaarrekening .................................................................................................................................. 21
3 van 22
1.
ALGEMENE GEGEVENS
Bedrijfsnaam
Dubois & Co. Registeraccountants Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V.
Adres
Oranje Nassaulaan 1 1075 AH Amsterdam
Oranje Nassaulaan 1 1075 AH Amsterdam Ambachtsring 20 1969 NH Heemskerk
Postadres
Postbus 53028 1007 RA Amsterdam
Postbus 53028 1007 RA Amsterdam
Telefoon
020 – 57 12 345
020 - 57 12 333 ;0251 - 25 78 00
Website
www.dubois.nl
www.tunen.nl
E-mail
[email protected]
[email protected]
KvK-nummer
3437486
34106306
Vennoten / Directie 2013 Arjan Buteijn Marco Huijbregts Marcel Karman Jos Stengs Gido Visser
Maatschappelijk verslag opgesteld door
Frank van Tunen (directeur) Klaas de Bie (adjunct-directeur)
Peter Kasteleyn, met medewerking van Joop Agtereek, Xander Esser, Ilse van Leeuwen en Petra van der Steeg
Maatschappelijk http://www.dubois.nl/nl/mvo.php verantwoord ondernemen
[email protected] Gedragscode
Gedragscode maatschappelijk verantwoord ondernemen beschikbaar op website http://www.dubois.nl/nl/mvo.php
Gehanteerde richtlijnen
Global Reporting Initiative 4.0 Richtlijn 400 van de Raad voor de Jaarverslaggeving
Jaarrekening opgesteld door
Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V. Frank van Tunen
Het maatschappelijk verslag is vastgesteld op de kantoorvergadering van 17 juni 2014. Ontvangen opmerkingen en feedback zijn nog in het voorliggende verslag verwerkt. Conform interne reglementen zijn de jaarrekeningen van Dubois en Van Tunen door de medezeggenschapsraad goedgekeurd. Een samenvatting en samenvoeging van deze jaarrekeningen maken deel uit van dit verslag.
4 van 22
2.
PROFIEL
Het doel van dit hoofdstuk is op hoofdlijnen een strategisch beeld te geven van de relatie die Dubois & Co. Registeraccountants (hierna Dubois) en Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V. (hierna Van Tunen) hebben met duurzame ontwikkelingen. Hierbij komen aan de orde: strategie en analyse; organisatieprofiel; verslaggevingsparameters; bestuur, verplichtingen en betrokkenheid; managementbenadering en prestatie-indicatoren.
2.1 Strategie en analyse Al sinds de oprichting van Dubois & Co. Registeraccountants in 1977 en van Van Tunen & Partners in 1992 staat maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) centraal in het beleid. Of het nu gaat om de manier waarop wij klanten accepteren, de manier waarop wij werken of om de gezamenlijke lunch in onze bedrijfskantine: wij doen dit vanuit een maatschappelijke en maatschappijkritische visie op de samenleving. Een financiële crisis, klimaatcrisis, burgeroorlogen, grote immigratiestromen van arme naar rijke landen … Er komen nogal wat negatief getinte nieuwsberichten op ons af. Verder zijn er nog ontwikkelingen zoals globalisering en digitalisering die ons dagelijks leven in toenemende mate beïnvloeden. De gevolgen van de economische crisis zijn in het verslagjaar steeds scherper te voelen, waarbij de toenemende werkloosheid het meest schrijnend is. Bedrijven die de eerste jaren van de crisis nog konden doorstaan, moeten nu toch ingrijpend saneren of gaan failliet. De banken moeten de eigen balans verder laten aansterken, waardoor de leencapaciteit voor veel bedrijven verslechterd. Ten slotte bezuinigt ook de overheid fors. Aangezien een groot deel van onze klanten (financiële) relaties onderhoudt met de overheid, heeft dit direct gevolgen voor onze klantenkringen. Naast bezuinigen heeft de overheid ook wijzigingen in gang gebracht die weer nieuwe kansen bieden voor organisaties. De decentralisatie van taken van de Rijksoverheid aan de lokale overheden heeft veel invloed op de organisaties die daarmee te maken hebben. Veel is nog onduidelijk en zal naar verwachting in de loop van 2015 pas helemaal helder zijn. Wij proberen onze klanten waar mogelijk proactief te ondersteunen waar dit nodig is. Daarbij liggen de accountants ook onder vuur. Volgens rapporten van AFM laat de kwaliteit regelmatig te wensen over en sommige kantoren kampen met grote reputatieproblemen. Hoewel het beroep van accountant voor velen een indruk geeft van rust en een zeker conservatisme, zijn de ontwikkelingen ook voor een accountantsorganisatie ingrijpend en uitdagend. Het is een spannende en bijzondere tijd. Dit alles nog steeds vanuit de wetenschap dat Nederland in het verslagjaar op nummer 4 staat van beste landen om in te wonen (VN). De opstelling of de controle van de jaarrekening wordt maatschappelijk steeds meer als commodity gezien. Waar de jaarrekeningcontrole in het verleden gepaard ging met een intensieve en persoonlijke benadering, is de huidige praktijk gegroeid naar het toereikend vinden van het afwerken van checklisten bij de controle van de jaarrekening. Het is in deze lijn dan ook begrijpelijk, maar jammer, dat het aantrekken van een accountant steeds meer wordt gezien als een noodzakelijke aanbesteding en niet als een vraag welke toegevoegde waarde de accountant kan bieden voor de interne beheersing. Dit wordt nog gevoed door de (vermeend verplichte) roulatie van accountants, hetgeen regelmatig leidt tot een vernietiging van maatschappelijk kapitaal, in de vorm van het verliezen van kennis en ervaring bij de wisseling van de accountant. De trend naar een commodity wordt ook gevoed vanuit de regelgeving. Het beroep van accountant is altijd al onderhevig geweest aan relatief veel regels, maar regelgeving lijkt verder toe te nemen door een aantal incidenten bij accountantsorganisaties. Voor Dubois is het de uitdaging de klant zo
5 van 22
weinig mogelijk te laten merken van het feit dat wij met meer regels geconfronteerd worden. Het gaat immers om persoonlijke beroepsuitoefening. Voor onze professionals geldt eveneens dat een persoonlijke betrokkenheid en intrinsieke motivatie in het werk voorop staat, waarbij wij uiteraard willen kunnen voldoen aan alle regelgeving. Ook in de administratieve dienstverlening zijn de marktomstandigheden lastig. Veel ondernemers proberen met een eenvoudig boekhoudpakket zelf de administratie te voeren en de jaarrekening op te stellen. Hierbij mist men weliswaar een externe kritische blik, maar men veronderstelt wel een kostenbesparing. Steeds meer wordt online geadministreerd en de digitalisering heeft zowel invloed op de administratieve dienstverlening als op de aangiftepraktijk. Een andere belangrijke trend betreft de toenemende behoefte aan transparantie. Veel ondernemingen, notfor-profit organisaties en overheden moeten zich verantwoorden over het beleid, de uitvoering, successen en vooral mislukkingen. Het is de uitdaging op zodanige wijze verantwoording af te leggen dat deze aan algemene aanvaarde richtlijnen voldoet en dat eerlijk is. Wij willen hier aan meewerken door zelf verantwoording af te leggen over ons maatschappelijk verantwoorde beleid en door onze klanten te enthousiasmeren dit ook te doen. Een laatste ontwikkeling die ook voor Dubois & Co. relevant is betreft die in hét of beter óns milieu. Hoewel de mogelijkheden voor Dubois en Van Tunen hier actief invloed op uit te oefenen beperkt zijn, moeten wij ons best blijven doen hier beter op te scoren. Ons kantoorpand in Amsterdam maakt gebruik van groene stroom en ons wagenpark is, dankzij actief beleid, in toenemende mate voorzien van een A-label. In het verslagjaar zijn wij begonnen met een verbouwing van ons pand in Amsterdam, waarbij het pand ook sterk verduurzaamd wordt. Met betrekking tot ons sociaal- en personeelsbeleid hebben Dubois en Van Tunen flink geïnvesteerd in de mens. Opleiding en training vormen van oorsprong de kern van de ontwikkeling van onze medewerker.
2.2 Organisatieprofiel Dubois verzorgt de controle van jaarrekeningen en adviseert op het gebied van financieel management en verslaglegging. Tevens adviseert Dubois ondernemingsraden. In de regel voert Dubois deze werkzaamheden zelf uit. Als er gevraagd wordt om adviezen waarvoor op het moment dat de vraag zich voordoet geen kennis of capaciteit beschikbaar is, besteedt Dubois deze adviesaanvragen uit aan andere organisatieadviesbureaus of zelfstandige (interim) managers. Van Tunen heeft sinds 1992 ervaring met het verzorgen van administraties voor en het geven van (fiscale) adviezen aan diverse organisaties. De juridische structuur waarin Dubois en Van Tunen werken is in figuur 1 weergegeven. De financiering van de maatschap en de B.V. vindt plaats vanuit de persoonlijke B.V.’s van de vennoten. Dubois en Van Tunen maken geen gebruik van bankfinanciering.
6 van 22
Figuur 1 Juridische structuur Dubois is gevestigd in Amsterdam Oud-Zuid. Van Tunen daarnaast ook in Heemskerk. Dubois en Van Tunen hebben een nauw samenwerkingsverband. Van Tunen voert de administratie voor Dubois. Huisvesting (gedeeltelijk), automatiseringsfaciliteiten en backoffice worden met elkaar gedeeld. Tevens is er sprake van een ongedeelde medezeggenschapsstructuur. Dubois en Van Tunen zijn verder organisatorisch gescheiden. Dat wil zeggen dat aansturing, commerciële inspanningen, planning en werkprocessen afzonderlijk zijn georganiseerd. Wij menen dat hiermee iedere organisatie een onafhankelijke positie kan waarborgen en waarmaken. Dubois en Van Tunen maken geen geografische indeling van hun afzetmarkt. Wel hanteren Dubois en Van Tunen een indeling in sectoren zoals is weergegeven in tabel 1.
7 van 22
Tabel 1 Indeling in sectoren Not-for-profit
Cultuursector Musea, theaters, festivals en theatergezelschappen Fondsenwervende instellingen Waaronder landelijk bekende goede doelen Onderwijs Opleidingscentra, HBO, universiteiten Vakbeweging FNV en een aantal aangesloten bonden Welzijn en zorg Zorginstellingen en welzijnorganisaties Overige maatschappelijke organisaties Maatschappelijke opvang, nutsbedrijven, overheden, woningcorporaties
Profit
Dienstverlenende sector Waaronder advocatuur, ICT, notariaat, reclamebureaus en uitzendbureaus Handelsbedrijven Onder andere confectie, detailhandel, medicijnen en voeding Industrie Filmindustrie, metaalindustrie, scheepsbouw, voedingsmiddelenindustrie Kinderopvang
Dubois en Van Tunen werken uit principe niet samen met relaties die vervuilers zijn of betrokken zijn bij het exploiteren van nucleaire installaties of de productie van en/of handel in wapens. Ook werken Dubois en Van Tunen niet voor organisaties die mensenrechten schenden. De omvang van de organisatie van Dubois en Van Tunen is samengevat in tabel 2. In het boekjaar hebben zich geen significante veranderingen voorgedaan in bedrijfsactiviteiten of vestigingen. De omzet en het aantal uren in 2013 is grotendeels conform 2012. Er is geen ongebruikelijk klantverloop geweest, er zijn enkele klanten vertrokken, maar ook weer enkele bijgekomen. In dat opzicht hebben wij het beter gedaan dan de branche waar een omzetdaling en nog sterkere urendaling is geweest. Wel merken wij een toenemende concurrentie bij offerteprocedures. In 2013 hebben wij ons verder ontwikkeld in onze acquisitievaardigheden en –methoden. Met ons unieke verhaal moet dit de mogelijkheid bieden in deze concurrerende markt stand te houden en voorzichtig te blijven groeien. Ook voor Dubois en Van Tunen is het van belang het kostenbewustzijn in deze lastige tijd te vergroten. Wij hebben de filosofie dat de medewerker hiervan zo min mogelijk last heeft. Wij handhaven de huidige bezetting en blijven werken met slechts een beperkte flexibele schil. Met name met betrekking tot onze huisvestingskosten hebben wij in 2013 voorbereidingen getroffen tot een kostenbesparing, door beperking van het aantal vierkante meters kantoorruimte en het verbeteren van de energie-efficiëntie.
8 van 22
Tabel 2 Omvang van de organisatie Dubois en Van Tunen 2013 Dubois
Van Tunen
40
21
Netto-omzet
€ 4,575 mln.
€ 1,387 mln.
Personeelskosten (excl. winstdeling, excl. overige personeelskosten)
€ 2,675 mln.
€ 1,104 mln.
Eigen vermogen Vreemd vermogen Totaal vermogen (incl. voorzieningen)
€ 1,114 mln. € 0,673 mln. € 1,787 mln.
€ 0,860 mln. € 0,477 mln. € 0,563 mln.
431
822
Aantal opdrachten:
Aantal opdrachten:
Aantal werknemers
Aantal klanten (actief) Hoeveelheid geleverde producten of diensten: Dubois: Advies (incl. ondernemingsraadadvies en interim-werk) Beoordelingsopdrachten Controle Automatisering Samenstelling Diverse verklaringen Van Tunen: Boekhouding Fiscaal Lonen Aantal afgegeven verklaringen en rapporten Aantal wettelijke controles
9 van 22
42 2 290 2 14 46 627 91 203 757 7
3.
VERSLAGPARAMETERS
3.1 Verslagprofiel Dit verslag heeft betrekking op het boekjaar 2013.
3.2 Reikwijdte en afbakening van het verslag Dit verslag heeft betrekking op de Dubois & Co. Registeraccountants en Van Tunen & Partners Administratiekantoor B.V. Wij hebben ons verslag vooral gebaseerd op het Global Reporting Initiatie 4.0. Bovendien hebben wij waar mogelijk gekeken naar richtlijn 400 van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Gepoogd is het verslag niet alleen inhoudelijk interessant, maar zeker ook plezierig leesbaar te maken.
3.3 GRI-Inhoudsopgave De opbouw van dit maatschappelijk verslag is overeenkomstig de GRI-Inhoudsopgave. De nummering van de hoofdstukken sluit aan bij de hoofdstukken van GRI 4.0. Subparagrafen kennen een hoger aggregatieniveau. Enkele subparagrafen volgens GRI zijn samengevoegd tot één paragraaf dan wel op een andere plaats ondergebracht, om de leesbaarheid van dit verslag te vergroten.
10 van 22
4.
BESTUUR, VERPLICHTINGEN EN BETROKKENHEID
4.1 Bestuursstructuur Binnen Dubois en Van Tunen zijn verschillende bestuursorganen die verantwoordelijk zijn voor specifieke taken. 1. Vennotenoverleg: Het doel van dit overleg is maatschapszaken te bespreken, zoals de uitgangspunten van de organisatie en het financieel beleid, de aansturing vaktechniek, de kwaliteit, de personele bezetting en de planning. Tevens wordt het beleid hier voorgesteld ten aanzien van onder meer financiën, maatschappelijk verantwoord ondernemen en het sociaal beleid. De zes beleidsbepalers van Dubois en Van Tunen nemen deel aan dit overleg. Het overleg wordt voorgezeten door de voorzitter van de maatschap. Periodiek wordt het vennotenoverleg aangevuld met groepen van medewerkers met een relevante inbreng. 2. Praktijkoverleg: Het praktijkoverleg bespreekt de vaktechnische ontwikkelingen van de accountantsorganisatie en ontwikkelingen in de advisering. Tevens worden ontwikkelingen bij klanten besproken. Medezeggenschap vormt een kern van de besluitvormingstructuur binnen Dubois en Van Tunen. De medezeggenschap ligt bij een tweetal organen: 3. De kantoorvergadering De kantoorvergadering is organisatorisch het hoogste orgaan van medezeggenschap binnen Dubois en Van Tunen. Belangrijke besluiten moeten ter instemming worden voorgelegd aan alle medewerkers (met een vast contract) van Dubois en Van Tunen. Besluiten die instemmingsplichtig zijn betreffen bijvoorbeeld: de benoeming van vennoten, het aangaan van fusies, reorganisaties, grotere investeringen, goedkeuring van de jaarrekening en begroting, e.d. De voorzitter van de medezeggenschapsraad is tevens voorzitter van de kantoorvergadering. 4. Medezeggenschapsraad De medezeggenschapsraad volgt het dagelijks beleid en de besluiten binnen Dubois en Van Tunen. De rechten en bevoegdheden zijn afgeleid van de Wet op de Ondernemingsraden, maar kent aanvullende bevoegdheden en een geschillenregeling. Naast deze overleggen zijn er diverse andere interne overleggen zoals het junioren-seniorenoverleg. De vergoeding van vennoten is gebaseerd op een primaire vergoeding en het jaarresultaat van de maatschap komt toe aan de vennoten. De primaire vergoeding van de vennoten is gebaseerd op de zogenaamde premiersnorm die als maximum geldt. Medewerkers binnen Dubois en Van Tunen ontvangen een maandsalaris, vakantievergoeding en een dertiende maand. Daarnaast wordt maximaal 30% van de winst volgens een vastgestelde sleutel verdeeld. Dubois en Van Tunen kennen interne regels die de onafhankelijkheid waarborgen en strijdige belangen voorkomen. Deze betreffen onder meer het hebben van financiële belangen, bezit, de melding van relatiegeschenken, het vervullen van belangrijke functies bij cliënten en een voldoende kennis van het kwaliteitshandboek. Een interne onafhankelijkheidsfunctionaris houdt toezicht op de naleving van deze regels. Jaarlijks tekenen alle medewerkers van Dubois een verklaring waarbij de persoonlijke onafhankelijkheid wordt bevestigd. De medewerkers van Dubois maken gebruik van een digitaal dossier. De dossiers zijn ingericht zodanig dat zij voldoen aan de vaktechnische voorschriften en dat de eindverantwoordelijke accountant in staat is deze te autoriseren.
11 van 22
De Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA) bepaalt dat accountantskantoren die wettelijke controles verrichten moeten voldoen aan strenge vereisten. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) houdt onafhankelijk extern toezicht op de naleving van deze normen en heeft in 2013 de vergunning herbevestigd. Van elke functie bestaat een functiebeschrijving die als uitgangspunt dient voor de kwalificaties en expertise die benodigd is voor de uitoefening van de functie. Dubois en Van Tunen hanteren diverse missie-, beginselverklaringen en gedragscodes die van belang zijn voor de economische, milieugerelateerde en sociale prestaties: 1. De missie De maatschap ONL streeft ernaar om, vanuit een maatschappijkritische en een onafhankelijke positie, toegevoegde waarde voor zijn cliënten te leveren door constructieve, flexibele dienstverlening van onbetwist hoge vaktechnische kwaliteit op het gebied van accountancy, administraties en financieeleconomische vraagstukken. Op deze gebieden dient de maatschap ONL zodanig slagvaardig te presteren, dat enerzijds bedrijfseconomische continuïteit van de maatschap op lange termijn gewaarborgd is en anderzijds een maatschappelijk geëngageerde werkgemeenschap in stand kan worden gehouden. 2. Het sociaal statuut Het doel van het statuut is de grondslagen van het sociale beleid bij werkgever vast te leggen, teneinde de positie van de werknemers als geheel en van ieder afzonderlijk zo goed mogelijk te waarborgen en een vooruitstrevend sociaal beleid te verzekeren (te raadplegen op website www.dubois.nl). 3. De (bedrijfs)cao De cao beschrijft de arbeidsvoorwaarden en in zestien bijlagen worden nadere zaken uitgewerkt. In 2013 is de cao in overleg met vertegenwoordigers van werknemersorganisaties herzien. 4. Gedragscode Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Het doel van de gedragscode is de beleidsuitgangspunten te beschrijven met betrekking tot de normen die gelden ten aanzien van integriteit en werk, winst en stakeholders, mens en medezeggenschap en maatschappij en milieu (te raadplegen op website www.dubois.nl). 5. Reglement van de Medezeggenschapsraad Waarbij in aanvulling op de Wet op de Ondernemingsraden een aantal aanvullende bevoegdheden van de MR wordt beschreven. 6. Reglement van de Kantoorvergadering Waarin de bevoegdheden van het hoogste orgaan van medezeggenschap zijn geregeld. De bovenstaande documenten zijn van toepassing voor zowel Dubois als Van Tunen. Jaarlijks worden de duurzaamheidsprestaties van Dubois en Van Tunen beoordeeld en worden doelen voor het komend jaar vastgesteld. Binnen Dubois is een klachtenprocedure van toepassing waarvan klanten, medewerkers of belanghebbenden gebruik kunnen maken. In het verslagjaar is er geen beroep gedaan op de klachtenprocedure.
4.2 Verplichtingen in verband met externe initiatieven Dubois en Van Tunen werken voornamelijk binnen Nederland en voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Hoewel Dubois en Van Tunen geen internationale activiteiten verrichten voelen zij zich wel aangetrokken tot de tien principes van UN Global Compact op het gebied van mensenrechten, werknemersrechten, milieu en anti-corruptie. Dubois en Van Tunen hebben geen lidmaatschap bij nationale of internationale belangenorganisaties. Professionals met een afgeronde RA-opleiding zijn aangesloten bij
12 van 22
de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) (met een RC-opleiding bij de Vereniging van Registercontrollers). Dubois is aangesloten als partner van MVO Nederland. Om partner te kunnen zijn stelt MVO-Nederland een aantal voorwaarden. Maatschappelijk verantwoord ondernemen moet onder meer een integraal onderdeel vormen van de bedrijfsvoering en verankerd zijn in alle bedrijfsprocessen. Daarnaast wordt van aangesloten partners verwacht dat zij een actieve bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken en maatschappelijk verantwoord ondernemen ook bij andere organisaties stimuleren. Dubois en van Tunen hebben zich begin 2014 aangesloten bij de Groene Zaak.
4.3 Overleg met belanghebbenden Dubois en Van Tunen hebben ervoor gekozen deze versie van het jaarverslag niet af te stemmen met belanghebbenden. Enerzijds speelt hierbij een rol dat het nog lastig is de relevante informatie te vinden en op een goede manier aan het papier toe te vertrouwen. Anderzijds geldt dat Dubois en Van Tunen een relatief beperkte groep kennen waarvoor het verslag relevant is. Het voornemen bestaat het jaarverslag voor het volgend boekjaar in ieder geval af te stemmen met een aantal klanten. De benadering van belanghebbenden zal bestaan uit persoonlijke gesprekken; mede aan de hand van reacties op het maatschappelijk jaarverslag 2013. 4.4 Risico’s Zoals iedere onderneming hebben ook Dubois en Van Tunen te maken met risico’s die dankzij een actief systeem van risicomanagement zoveel mogelijk beheerst worden: a. Automatiseringrisico’s Automatisering is in de huidige tijd essentieel voor de bedrijfsvoering. Niet alleen voor de uitvoering van het werk, maar ook voor de interne en extern communicatie. Daarbij zijn ook archieven tegenwoordig grotendeels gedigitaliseerd, hetgeen uiteraard ook betekent dat de informatie beschikbaar moet zijn en blijven. Ten slotte is ook een goede (toegangs-)beveiliging van de informatie en systemen van groot belang, zeker ook vanuit de vertrouwelijke positie die wij maatschappelijk hebben. Om het risico te mitigeren is een groot aantal maatregelen genomen die gebruikelijk zijn voor een automatiseringsorganisatie. Gedacht kan worden aan extra beveiligde lap-tops, back-up procedures, toegangsbeveiliging, externe dataopslag, e.d. b. Claimrisico’s Er bestaat het risico’s dat advies- of controleklanten of gebruikers van de jaarrekening een claim jegens kantoor indienen wegens (vermeende) fouten of onnauwkeurigheden. Afgezien van het financiële risico kan dit leiden tot imagorisico. De mitigerende maatregel is in de eerste plaats een uitgebreid stelsel van maatregelen tot kwaliteitsbeheersing en een goede naleving van regels en procedures. Uiteraard wordt het claimrisico ook verzekerd. c. Commerciële risico’s Bij ondernemen hoort het risico dat klanten vertrekken. Het gelijktijdig wegvallen van een aantal grote klanten kan een gevaar voor de continuïteit van kantoor vormen, zeker omdat Dubois en Van Tunen met relatief veel professionals werkt met een lange diensttijd. Met name ten aanzien van de strategie moet erop worden gelet voldoende nieuwe klanten te werven om de continuïteit te kunnen waarborgen. d. Personele risico’s Onder het personeel van Dubois en Van Tunen bestaat (gelukkig) een relatief beperkt verloop. Het ziekteverzuim is met bijna 6,5% aan de hoge kant, maar is ook verklaarbaar tot langdurig verzuim in de ondersteunende diensten. Maar als er één of meerdere medewerkers op een ongunstig moment tegelijkertijd de organisatie verlaten of ziek worden, dan is bestaat het risico dat anderen overbelast
13 van 22
raken. Dit betekent dat er een goede toegang moet zijn tot de arbeidsmarkt. Ook op momenten dat er geen behoefte is aan nieuw personeel moeten de toegangskanalen daarom ook goed onderhouden worden. Verder moet er actief beleid gevoerd worden om het ziekteverzuim blijvend op een laag niveau te houden.
14 van 22
5.
MANAGEMENTBENADERING EN PRESTATIE-INDICATOREN
5.1 Economische aspecten Winst en groei zijn noodzakelijk om invulling te kunnen geven aan onze verantwoordelijkheden en om de continuïteit van de organisatie te garanderen. Winstgevendheid is een maatstaf voor de efficiëntie van de organisatie en de waardering van de klanten voor de dienstverlening. Men streeft naar groei van de organisatie. In omzet en ook in kennis. Groei is noodzakelijk, maar dit mag niet onevenredig ten koste gaan van de overige beleidsuitgangspunten, laat staan ten koste van onze onafhankelijke positie. In 2013 is conform het beleid een bedrag van € 16.780 besteed aan giften en internationale projecten.
5.2 Milieuaspecten Dubois en Van Tunen oefenen hun bedrijf uit als verantwoordelijk lid van de samenleving. Zij nemen normen in acht met betrekking tot gezondheid, veiligheid, milieu en ethiek conform het streven bij te dragen aan een duurzame samenleving. Dubois & Van Tunen zijn dienstverlenende organisaties. De invloed die men heeft op milieuaspecten is relatief beperkt, maar zeker van belang. In tabel 3 zijn de milieuaspecten samengevat.
15 van 22
Tabel 3 Milieuaspecten Materialen Papier Toner Voedingsmiddelen, zoals lunch, koffie, drank2 Energie Gasverbruik Elektriciteitsverbruik3 Water Watergebruik
Ca. 385.000 vellen A4-papier, alles FSC-kwaliteit1 (100.000 Van Tunen/ 285.000 Dubois). Het tonergebruik is niet op een betrouwbare wijze vast te stellen. Gebruikte toners worden aan Stichting AAP verstrekt. Lunch biologisch met scharrelvlees. Koffie en thee fair trade. Amsterdam: 16.408 m3, 29,5 ton CO2 Heemskerk: 5.966 m3, 10,7 kg CO2 Amsterdam: 81.248 kWh, 0 kg CO2 Heemskerk: 11.242 kWh, 0 kg CO2 Amsterdam: 276 m3 Heemskerk: 105 m3
Luchtemissie Totale directe en indirecte emissie van broeikasgassen
29 auto’s4, met een gemiddelde uitstoot van 142 gram CO2 per kilometer. Er zijn in totaal 6 werkgerelateerde vliegreizen gemaakt waarbij in totaal 4.136 kg. CO2 is uitgestoten. N.B. Amsterdam: Dubois en Van Tunen; Heemskerk: Van Tunen Er zijn initiatieven ter verlaging van de emissie van broeikasgassen. Auto’s met een label hoger dan D zijn niet toegestaan. Wij zien dan ook jaarlijks dat de gemiddelde CO2 uitstoot van het wagenpark aanzienlijk daalt. Ook de CO2 voor gas daalt jaarlijks, door gebruikmaking van zuiniger ketels. Voor het voorjaar 2014 zijn verdere maatregelen genomen om de panden duurzamer te laten opereren (dubbel glas, betere isolatie, zonnepanelen).
5.3 Sociale aspecten Op onze missie en de kritische succesfactoren van onze organisatie zijn de volgende uitgangspunten voor het personeelsbeleid gebaseerd: we streven een levende en lerende organisatie na, gericht op een beheerste groei van zowel de organisatie als het geheel van de betrokken individuen; ons personeelsbeleid is erop gericht voortdurend de best mogelijke balans te bereiken tussen samenwerken aan de ontwikkeling van de organisatie en de optimale individuele ontwikkeling van elke afzonderlijke medewerker; 1
Dit aantal vellen papier is exclusief het bedrukte briefpapier, waarvoor geen betrouwbare informatie beschikbaar is (overigens betreft dit ook papier op FSC-kwaliteit). In 2014 zullen wij integraal het inkoopbeleid beoordelen en uitzonderingen van de hoofdregel verbeteren. 3 Volgens algemeen aanvaarde normen wordt de CO2 uitstoot nihil verondersteld bij groene stroom. In de praktijk moet er ook bij groene stroom met enige uitstoot rekening gehouden worden. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van een extern datacentrum waarbij Dubois en Van Tunen ook verantwoordelijk zijn voor een deel van het energieverbruik. 4 Omdat sommige medewerkers gedurende het jaar hun auto vervangen hebben, kan dit betekenen dat een auto niet het volledige boekjaar werd ingezet. Het betreft de CO2-uitstoot met bedrijfsauto’s zowel voor werk- als privégebruik. Het aantal werkgerelateerde kilometers van medewerker die geen bedrijfsauto hebben maken geen onderdeel uit van deze CO2-berekening. Omdat wij een gemiddeld CO2-getal rapporteren is de verwachting dat het gemiddelde niet zal afwijken. Evenmin hebben wij trein- en buskilometers ten behoeve van het werk niet kunnen doorrekenen, omdat relevante informatie ontbreekt. 2
16 van 22
in het aannamebeleid zoeken wij gemotiveerde professionals die zich herkennen in onze missie (en die maatschappelijk betrokken zijn), zich thuis voelen in het streven naar de hierboven genoemde balans, en zichzelf verder willen ontwikkelen in hun werk. Binnen dit uitgangspunt bevorderen wij een evenwichtige samenstelling van het personeel, die een afspiegeling is van de maatschappij, waar het gaat om de positie van vrouw en man, van allochtoon en autochtoon, en van arbeidsgehandicapten; in ons loopbaanbeleid bevorderen wij de individuele ontplooiing en ontwikkeling van de medewerkers; in het arbeidsvoorwaardenbeleid willen wij slechts in beperkte mate onderscheid maken tussen individuele medewerkers. De beloning is gebaseerd op de functie die wordt uitgevoerd. Daarbinnen wordt op basis van systematische personeelsbeoordeling onderscheid gemaakt naar de mate en het tempo waarin elke medewerker zich in de functie ontwikkelt; vormen van resultaatafhankelijke beloning passen wij, in het kader van het nastreven van de bovengenoemde balans, toe op het niveau van de organisatie als geheel, in de vorm van winstdeling; binnen onze organisatie bestaat een vergaande vorm van medezeggenschap, waarin van een ieder een actieve participatie verwacht wordt; wij voeren een beleid dat gericht is op het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag zoals discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld. Deze vormen van ongewenst gedrag worden niet getolereerd van medewerkers, noch op kantoor, noch bij klanten.
Om zowel de ontwikkeling van de professionals als van de organisatie te faciliteren zijn competenties benoemd. Er zijn acht competenties benoemd die als basis dienen voor de toepassing van het personeelsbeleid. Deze competenties zijn in tabel 4 opgesomd. Tabel 4 Competenties 1.
Leidinggeven
2.
Klantgerichtheid
3.
Ondernemerschap
4.
Mondelinge en schriftelijke communicatie
5.
Stressbestendigheid
6.
Analytisch vermogen
7.
Impact
8.
Besluitvaardigheid
Talent en zelfkennis Het speerpunt van het personeelsbeleid is persoonlijke ontwikkeling. Dit stimuleren wij door het creëren van een leerklimaat, waarbij het aanbieden van vakinhoudelijke en competentiegerichte trainingen de leidraad is. Verder vindt een groot deel van de overdracht van kennis plaats via training-on-the-job. Het competentiegericht denken is een waardevolle toevoeging binnen het personeelsbeleid. Uitgangspunt is dat wij bij de ontwikkeling van onze medewerkers zowel competentiegericht als talentgericht gaan werken. Omdat bij talentmanagement wordt geredeneerd vanuit individuele talenten is het zinvol om per persoon talenten, ambities en leerpunten in kaart te brengen. Zo ligt de focus niet altijd op datgene wat ontbreekt of beter kan, maar juist ook op de sterke kanten van medewerkers. Dit proces is gestart door middel van de Persoonlijke Ontwikkelingsplannen. Andere middelen die hiervoor kunnen worden ingezet zijn bijvoorbeeld
17 van 22
assessments. Centraal punt in individuele leertrajecten is zelfreflectie en zelfkennis. Wij begeleiden iedere medewerker bij bewustwording van het eigen talent en ambitie en hoe deze in te zetten ten behoeve van de persoonlijke ontwikkeling en de ontwikkeling en continuïteit van de maatschap. Een randvoorwaarde om bovenstaande te laten slagen is het creëren van een leerklimaat. Belangrijke items binnen een leerklimaat zijn het geven van feedback en coachen. Zelfsturing en een actieve leerhouding zijn belangrijke persoonlijke karakteristieken om goed mee te kunnen bewegen binnen onze ontwikkelingsgerichte cultuur. Wij bieden als werkgever een werkomgeving waarin professionals zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun ontwikkeling en deze ook zelf vormgeven. In onderstaande tabel zijn maatschappelijke aspecten van het personeelsbeleid opgesomd: Tabel 5 Maatschappelijke aspecten personeelsbeleid Studiedagen
10 dagen per medewerker (gemiddeld)
Tijdsbesteding maatschappelijke betrokkenheid
max. 5 werkdagen tijdens kantooruren per medewerker per jaar
Aantal maatschappelijke functies
23 (bij 11 medewerkers)
Cao Vanwege een transparant sociaal beleid voor alle medewerkers hebben Dubois en Van Tunen een collectieve arbeidsovereenkomst. In 2013 is een nieuwe cao overeengekomen met een looptijd van drie jaar vanaf ingangsdatum 1 januari 2014. Alle medewerkers met een jaarcontract of contract voor onbepaalde tijd vallen onder de collectieve arbeidsovereenkomst. Een medewerker met een oproepcontract valt niet onder de cao, maar we stellen de arbeidsvoorwaarden wel zoveel als mogelijk gelijk aan die van de vaste medewerkers. Werkgelegenheid Dubois en Van Tunen zijn in 2013 ook een solide werkgever gebleken. Medewerkers die zijn ingestroomd op basis van een jaarcontract zijn overgegaan naar een contract voor onbepaalde tijd. Er zijn geen contracten beëindigd vanwege bedrijfseconomische redenen. De gemiddelde arbeidsduur bij Dubois en Van Tunen is relatief hoog. De gemiddelde arbeidsduur bij Dubois is 8,97 jaar en bij VTP gemiddeld 10,65 jaar. Medezeggenschap Medezeggenschap is een belangrijke waarde binnen onze organisatie. Wij hebben een medezeggenschapsraad waarin 5 medewerkers meedenken en meebeslissen over beleidsonderwerpen. Deze medezeggenschapsraad is een representatieve afspiegeling van de organisatie. Verzuim Het verzuimcijfer van Dubois & Co. is 2013 6,49%. Het grootste deel van het verzuim kwam voor bij de ondersteunende diensten vanwege langdurig verzuim. Van goed werkgeverschap zijn ruime reintegratiemogelijkheden geboden voor zover de gezondheid van betreffende medewerkers dit toeliet. Verzuimcijfer VTP is niet bekend. In de cao staan afspraken over langdurig verzuim en een verzuimprotocol. Beloningsbeleid Beloning vindt plaats op basis van salarisschalen in de cao. Deze salarisschalen zijn gedifferentieerd naar functieniveau. Er zijn geen verschillen in (basis)salarissen tussen mannen en vrouwen. Wij passen bewust geen prestatiebeloning toe omdat dat kan leiden tot verkeerde impulsen.
18 van 22
Tweemaal per jaar worden de salarissen geïndexeerd. In 2013 is in januari met 0,39% geïndexeerd en in juli met 0,77%. De indexering wordt jaarlijks alleen op in januari toegepast op basis van de samengestelde indexatie van januari en juli. Diversiteit Het personeelsbestand van Dubois en Van Tunen is divers naar geslacht, leeftijd en culturele achtergrond. De jongste medewerker is 20 en de oudste 57. Verder zijn diverse culturen vertegenwoordigd, waaronder de Antilliaanse, Chinese, Marokkaanse, Surinaamse, Turkse en Nederlandse. Medewerkers zijn schoolverlaters tot en met onze oudste medewerker van bijna 70 jaar. Al met al een gemêleerd gezelschap. Er zijn bij Dubois 11 vrouwen in dienst en bij Van Tunen & Partners 9. Over de gehele organisatie is de verhouding man/vrouw hiermee circa 67%/33%. Punt van verbetering is meer diversiteit aan de top (meer vrouwen en meerdere culturen). Werving Maatschappelijke betrokkenheid is een van onze selectiecriteria. Bij gelijke geschiktheid krijgt een sollicitant die zich nuttig maakt voor onze samenleving de voorkeur. In 2013 zijn twee medewerkers in dienst gekomen die zich inzetten voor oudere mensen en het dierenasiel. Project Duurzaam & Divers Dubois & Co. Registeraccountants heeft in 2013 deelgenomen aan het project Duurzaam & Divers. De projectleiders zijn UAF en Seba, twee organisaties die zich sterk maken voor hoogopgeleide vluchtelingen op de arbeidsmarkt en het adviseren en ondersteunen van organisaties op het gebied van diversiteit. Het project was erop gericht een methodiek te ontwikkelen om inzicht te bieden in oplossingen en problemen waar werkgevers tegenaan lopen bij het in dienst nemen en houden van vluchtelingen. Dubois & Co. was medefinancier en deelnemer in het project.
19 van 22
6.
VERSLAG VAN DE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD
De Kantoorvergadering (KV) is het hoogste medezeggenschaporgaan van kantoor met ruime bevoegdheden. Deze bevoegdheden zijn aanmerkelijk ruimer dan de wet op ondernemingsraden voorschrijft. Iedereen met een contract voor onbepaalde tijd is lid van de KV. De Medezeggenschapsraad (MR) vertegenwoordigt de KV in periodiek overleg met de werkgever en MR-leden worden door KV-leden uit hun midden gekozen. Dat wij maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal in het beleid hebben staan, komt al sinds de oprichting tot uitdrukking in de rol die deze medezeggenschapsorganen hebben binnen ons kantoor.
6.1 Kantoorvergadering Twee keer per jaar wordt er vergaderd door alle medewerkers van kantoor op de kantoorvergadering. De MR is verantwoordelijk voor de organisatie en invulling van deze vergaderingen, waar KV leden stemrecht hebben. In 2013 stond net als andere jaren de cijfermatige verantwoording van het voorgaande boekjaar op de agenda, evenals de begroting van het komend boekjaar. De MR heeft in de overlegvergadering met de werkgever inzicht gekregen in de totstandkoming van de resultaten en adviseerde de leden van de KV positief over instemming met de resultaten van 2012 en de begroting van 2014. In het najaar proberen wij op een kantoorvergadering iedereen te betrekken bij het ontwikkelen van nieuw beleid. Op een fraaie locatie wordt de dag op basis van een vooraf bepaald thema gevuld met gesprekken, onderlinge presentaties en sprekers van buiten kantoor. Het thema dat wij in 2013 hebben behandeld had betrekking op het op zoek gaan naar drijfveren van mensen en van de organisatie als geheel. Waarom werken we bij dit kantoor, waarom vinden we MVO belangrijk? Waarom geven we op een bepaalde wijze invulling aan dat (MVO) beleid? We vinden onszelf een ander kantoor, dan de anderen, waarom dan? Om ons te helpen bij dit thema hebben wij externe hulp ingeroepen van Michiel de Haan van het bureau Gilles Dignus. De suggesties die deze dag oplevert worden door de vennoten van kantoor vertaald naar beleid, en de MR ziet toe op nakoming van in de KV gemaakte afspraken. In 2013 is voor deze najaars-KV gekozen voor Orangerie-Elswout te Overveen.
6.2 Medezeggenschapsraad Gedurende het jaar komt de MR ongeveer zes keer bij elkaar om onderling en met de werkgever actuele beleidsvraagstukken te bespreken. In 2013 is als gevolg van drukte in de agenda’s van de MR leden maar twee keer een bijeenkomst gepland voorafgaand aan ieder KV. In 2013 hebben wij in deze bijeenkomsten met de werkgever gesproken over o.a. personeelsbeleid, ontwikkelingen binnen kantoor zowel extern (klanten) en intern (verhuizing, druk, communicatie etc.). Daarnaast hebben wij mogen ondersteunen bij de evaluatie van het beoordelingssystematiek waarbij in een select groepje de beoordelingsformulieren onder de loep werden genomen. Onze wens voor 2014 is om frequenter te overleggen.
20 van 22
BIJLAGE: JAARREKENING Dubois en Van Tunen hebben twee volledige jaarrekeningen opgesteld gebaseerd op algemeen aanvaarde grondslagen. De belangrijkste financiële gegevens van Dubois & Van Tunen zijn in deze bijlage opgeteld en samengevat. De reden van de samenvoeging is dat dit verslag betrekking heeft op beide kantoren die intensief samenwerken. Het betreft geen consolidatie in de zin van een onderlinge financiële verwevenheid. Verder zijn de gegevens uit de jaarrekening aanmerkelijk vereenvoudigd uit het oogpunt van leesbaarheid voor een ieder die daarvoor belangstelling heeft. Daarom zijn onderwerpen als waarderingsgrondslagen, uitgebreide toelichtingen en segmentaties achterwege gelaten. In tabel 6 is de samengevoegde balans van Dubois en Van Tunen opgenomen. In tabel 7 de winst- en verliesrekening. Tabel 6 Balans Dubois en Van Tunen
31-dec 2013
31-dec 2012
143.727
224.815
som vlottende activa
-63.611 932.617 521.961 866.512 2.257.479
-95.686 823.102 460.205 576.759 1.764.380
Kortlopende schulden
1.287.072
1.105.702
970.407
658.678
1.114.134
883.493
38.042
39.502
1.076.092 1.114.134
843.991 883.493
Imm. en materiële vaste activa Vlottende activa Onderhanden werk Debiteuren Overige vorderingen Liquide middelen
werkkapitaal activa min kortlopende schulden
Voorzieningen Kapitaal
21 van 22
Tabel 7 Winst- en Verliesrekening Dubois en Van Tunen
Jaarcijfers 2013
begroting 2014
begroting 2013
realisatie 2013
realisatie 2012
Productie
6.027.818
6.159.332
5.953.573
5.718.112
Personeelskosten Afschrijvingskosten Kantoorkosten Huisvestingskosten Overige kosten Totale kosten
4.737.093 122.977 563.099 432.458 60.000 5.915.627
4.748.682 99.607 550.622 474.763 95.465 5.969.139
4.524.577 102.299 532.551 472.685 51.235 5.683.347
4.452.881 91.023 531.105 461.515 53.269 5.589.793
-35.000 42.500 104.691
-12.000 44.000 158.193
6.872 25.118 238.236
17.618 22.857 87.844
Diverse baten & Lasten Rentelasten Resultaat
22 van 22
