Maatschappelijk Jaarverslag 2012

ROZA

Zorg

Maatschappelijk Jaarverslag 2012

Auteur Datum Versie

Mevrouw M. N. Butler Mei 2013 1.0

Inhoudsopgave Inhoud Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens. Structuur Kerngegevens Productie diensten Werkgebied Belanghebbenden Leiding van de organisatie en Governance code Risico’s en onzekerheden Meerjaren beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteit van zorg Medewerkers Klachten Financiën

2 3 4 4 4 4 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 10

Uitgangspunten van de verslaglegging Voor u ligt het maatschappelijk jaarverslag 2012 van Stichting ROZA zorg. Hierin wordt u een schets van de organisatie gegeven over de activiteiten van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012, van extramurale zorg in de Stad Amsterdam. Hierin wordt u getracht informatie te geven over de St. ROZA zorg. Ook wordt u informatie gegeven gericht op het kwaliteitsysteem die de organisatie hanteert op het gehaalde certificaat HKZ-ISO 9001. Dit kwaliteitsmanagementsysteem wordt elk jaar geëvalueerd en opnieuw goedgekeurd. St. ROZA zorg is een kleine thuiszorg instelling, opgericht om kwalitatieve zorg te leveren. Door onszelf de spiegel voor te houden, komen we te weten “de behoefte en de wens” van de client op een verantwoorde manier vorm te geven. Zonder uit het oog te verliezen de nieuwe ontwikkelingen binnen de zorgmarkt. De jaarrekening van St. ROZA zorg is doorgegeven aan de KvK te Amsterdam en gepubliceerd op de website van ROZA zorg. St. ROZA zorg voldoet met deze jaarrekening, welke met name bedoeld is voor Agis - Achmea zorg kantoren en de Nederlandse Zorgautoriteit, aan de gestelde transparantie eisen.

De financiële gegevens zijn opgenomen in de jaarrekening. Deze is apart opgesteld en als bijlage hieraan toegevoegd. De structuur van het maatschappelijk jaarverslag 2012 vertoont uiteraard overeenkomsten met die van 2011. Het beleid van 2011 is waar mogelijk gecontinueerd en verbeterd. Bestuurder van Stichting ROZA zorg M. N. Butler Amsterdam, mei 2013

2.Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina

Stichting ROZA zorg Jasonstraat 52 1076 LC Amsterdam 020-6108555 34337713 [email protected] www.rozazorgzorg.nl

2.2 Structuur van het concern ROZA zorg bestaat vanaf 2003 daarna is de organisatie omgezet naar de Stichting ROZA zorg St. ROZA zorg is opgericht in 2009 door Martha Nellie Butler. St. ROZA zorg wordt aangestuurd door haar bestuurder M.N. Butler (voorzitter /penningmeester / secretaris) Conform de statuten van St. ROZA zorg wordt er een bestuursvergadering gehouden. Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar wordt een vergadering van het bestuur gehouden, waar in elk geval aan de orde komt de vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten. Overleg met externe accountant door de leden van bestuur St. ROZA zorg vindt plaats naar aanleiding van de nacalculatie en de jaarrekening.

2.3 Kerngegevens, kernactiviteiten en nadere typering De geboden diensten stellen een cliënt in staat om met z,n eigen unieke behoeften, zelfstandig thuis te blijven wonen. Wij nemen alleen over wat de cliënt zelf niet meer aan kan. Zelfstandigheid betekent voor St. ROZA zorg dat de cliënt zelf bepaalt welke zorg hij nodig heeft en wenst te ontvangen en op welke wijze deze zorg gefinancierd gaat worden. Hieronder volgt een opsomming van de diensten die door St. ROZA zorg geleverd worden. Via de AWBZ- gefinancierde zorg, voor de Stad Amsterdam.  Persoonlijke verzorging  Verpleging  Begeleiding individueel

2.4 Cliënten, capaciteit, productie en personeel Productie Uur AWBZ - gefinancierde zorg 2012. uren

14.457

Een groei van 23% in uren

Aantal cliënten via AWBZ gefinancierde zorg in het verslagjaar

85

Aantal medewerkers voor de AWBZ gefinancierde overgehevelde zorg in het verslag jaar

32 (7FT)

2.5 Werkgebieden en nadere typering Het hoofd werkgebied van St. ROZA zorg is de stad Amsterdam. Er zijn geen wachtlijsten bekend. St. ROZA zorg is een totale zorgaanbieder die waarde hecht aan herkenbaarheid in de wijk en samenwerkt met andere hulpverleners in de keten.

2.6 Belanghebbenden St. ROZA zorg werkt samen met de volgende belanghebbenden. 

CIZ ( centrum indicatie stelling), ten behoeve van de aanvragen van indicaties voor cliënten



NZA ( Nederlandse Zorgautoriteiten), ten behoeve van de wet en regelgeving



Zorgkantoor Agis - Ahcmea



Lloyds, ten behoeve van de jaarlijkse evaluatie van het kwaliteitsmanagement HKZ-ISO



Bijscholing centrum Leiden, ten behoeve van de kwaliteit medewerkers te behouden



ECABO en ROC, ten behoeve van stage plaatsen



BTN branche organisatie



Zins 2011 neemt Stichting ROZA zorg deel aan het In voor Zorg traject, een stimulering programma voor kleine thuiszorg organisatie langdurige zorg, van het ministerie van VWS en Vilans kenniscentrum langdurige zorg.



1 ste lijns Amsterdam, ten behoeve van de wijkverpleging



Projectgroep Dementie voor de stad Amsterdam, ten behoeve van de uitvoering van casemanager



Stadsdeel kantoor Gemeente Amsterdam, ten behoeve van de welzijnsorganisatie in de wijk.



VECOZO, ten behoeve van het AZR schakelpunt.



Qurentis software leveranciers AZR dossier



Point, de digitale transfer dossier

3.Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Leiding van de organisatie en Governance code -De gedragsregel van een goed bestuur, goed toezicht en adequate de verantwoording in de Nederlandse gezondheid. -Rechtsvorm van ROZA zorg is een stichting met een eenhoofdig bestuur. Deze is verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De organisatie is transparant, helder en inzichtelijk. Het bestuur geeft de leiding en wordt ondersteund door een teamleider (ook wel zorgcoördinator genoemd) , planner, controle –een financieel administratie medewerker – verpleegkundigemedewerkers - verzorgende medewerkers. Diverse diensten worden extern ingehuurd zoals een accountant, ICT - automatiseerder, personeels functionaris, een bedrijfs consulent en een kwaliteitsmedewerker. De omschrijving van de functies staan beschreven, waarbij de CAO VVT wordt gehanteerd. Daarnaast heeft het bestuur de gehele organisatie verzekerd voor Bedrijfsverzekering, Aansprakelijkheid bedrijf, Rechtsbijstand zakelijke markt, Ziekteverzuim, Aansprakelijkheid uitvoerend beroep. De raad van toezicht is samengesteld op de deskundigheid van kwaliteit, financiën en wet en regelgeving.

3.2 Bedrijfsvoering St. ROZA zorg werkt volgens het kwaliteitsmanagement HKZ - ISO 9001. Het handboek is leidend. Deze wordt jaarlijks geëvalueerd. Het Handboek OA-IC wordt jaarlijks gecontroleerd op uitvoer door een externe accountant. Er is een software pakket waar alle informatie staat opgeslagen en waaruit de cliënten en de medewerkers worden gepland. In dit pakket wordt de zorg- en aanbodvraag op elkaar afgestemd. Dit software systeem wordt per week ingevuld. Het systeem is aan de behoefte van de organisatie aangepast door een ICT automatiseerder, met alle veiligheidkleppen ingebouwd. Daarnaast is het systeem klaar voor de AW 319 te exporteren via VECOZO schakelpunt en als mede ook het importeren van de AW 319. Elke 2 weken is er met het team een cliënt bespreking. Om de week is er een werkbespreking. Medewerkers worden zowel persoonlijk als telefonisch continu op de hoogte gehouden over wijzigingen, daarnaast is er in het sofware pakket als mede op de website plaats gemaakt voor een werknemer portal. Daar kan de medewerker informatie vinden die voor hun van toepassing zijn. Ook is het mogelijk daar informatie te plaatsen. Evaluatie tevredenheid zowel voor de cliënten als voor de medewerkers worden minimaal 2 keer per jaar uitgevoerd en geregistreerd. Maand- en kwartaalrapporten staan beschreven en het jaarplan wordt gevolgd door de BSC. -Klachtencommissie is aanwezig en komt indien nodig in beweging. Het hele proces staat beschreven en geregistreerd. -Cliëntenraad bestaat. De cliëntenraad is voor ST. ROZA zorg een aanvulling op het leveren van de kwaliteit van de zorg. Voornemens worden doorgenomen en in indien van belang uitgevoerd en geëvalueerd. De cliënten raad geeft 1 keer in de 6 maanden advies aan de bestuurder en vergadert 2 keer in de 6 maanden, al naar gelang de raad dit nodig vindt. -Risico,s worden expliciet geanalyseerd. Door de aankomende veranderingen in de zorg en de vernieuwing van regel en wetgeving, zijn veranderingen risicovol. Het continu analyseren en verwerken hiervan moet snel gebeuren. Om toekomstig bestendig te worden neemt St. ROZA zorg deel aan het In voor zorg traject van het ministerie van WVS. Deze deelname bevordert positief het voort bestaand van de St. ROZA zorg als organisatie. Dit traject loopt af in 2013.

4.Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Voor 2013 en 2014 richten wij ons op de volgende activiteiten en de te behalen resultaten. 1. De behaalde kwaliteit behouden. Kwaliteitssysteem HKZ certificaat ISO 9001 behouden. De nieuwe normen toepassen. 2. Het streven naar het marktaandeel en de omzet op z’n minst behouden en bij voorkeur te vergroten met 25 %. 3. De rechtsvorm van de organisatie opnieuw bekijken en indien nodig aanpassen aan de nieuwe normen. 4. Toekomst bestendig te worden door deel te nemen aan het In voor zorg traject van het ministerie van VWS. 2011 is de start gemaakt en het traject loopt tot en 2013. 5. St. ROZA zorg verwerft een contract bij de gemeente en het zorgkantoor. 6. Aanwezigheid van St ROZA zorg in de wijken vergroten doormiddels van zelfstandige teams. 7. Het samenwerken met ketenpartners vanuit een grote lokatie, met als doel een positieve uitstraling. Waarbij de zorg in de buurt centraal staat. Ambities De voornaamste ambitie is het bieden van een passend en compleet aanbod van verzorging en verpleging. De inhoud en kwaliteit is aantoonbaar gebaseerd op de wensen van de cliënten en op professionele standaarden. Van het helpen met een aanvraag voor de zorg tot en met de nazorg, wordt door St. ROZA zorg professioneel uitgevoerd. Als eindproduct een kwlitatieve- en verantwoord zorg. Missie St. ROZA zorg biedt een samenhangend aanbod van zorg. Zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en keuze van de cliënt zijn uitgangspunten voor een zinvol bestaan. Op een betrokken, ondernemende en betrouwbare wijze geven wij gestalte aan alle activiteiten. Onze strategische doelen St. ROZA zorg heeft de volgende strategische doelen met betrekking tot cliënten: 1. St. ROZA zorg richt zich met haar zorg,- en dienstverlening op een brede doelgroep die thuiszorg nodig heeft. 2. St. ROZA zorg biedt een samenhangend en concurrerend dienstenpakket met als kernactiviteiten verzorging, verpleging en begeleiding. 3. Er wordt met de zorg,- en dienstverlening een bijdrage geleverd aan het welzijn en de autonomie van de cliënt. 4. Samen met de cliënt wordt een pakket aan passende en gewenste diensten en producten samengesteld. De cliënt beleeft de geboden zorg- en dienstverlening als zijnde van hoge kwaliteit tegen op persoonlijke wensen afgestemd. 5. Het aanbod is toegankelijk door zijn eenvoud, beschikbaar als de cliënt het vraagt en snel leverbaar. 6. Lid zijn van de 1ste lijn, overleg Amsterdam. 7. Contact voor de functie begeleiding, persoonlijke verzorging en verpleging bij van de Gemeente Amsterdam. Indien nodig meewerken met onderzoek voor 2014. 8. St. ROZAzorg streeft naar een wijkgerichte aanpak waarin samen met ketenpartners zorg en welzijn wordt geleverd. 9. Vrijwilligers behouden, benaderen en inzetten bij waar nodig is. 10. Concurrentie wordt gezien als een mogelijkheid of een kans voor een samenwerking Strategische doelen ten aanzien van stakeholders zijn de volgende: 1. We streven naar de vorming van duurzame relaties met samenwerkingspartners in de keten. 2. We betrekken (potentiële) financiers bij de ontwikkeling van nieuwe diensten met als doel hun belangen hierbij te betrekken in het verbeteren van de logistiek van cliënten. 3. Stakeholders zijn tevreden over de kwaliteit van St. ROZA zorg .

4.2 Algemeen kwaliteitsbeleid Voorwoord Kwaliteitsbeleid De meeste van onze cliënten kunnen niet (meer) adequaat voor zichzelf zorgen of voor zichzelf opkomen. Dat

schept de (maatschappelijke) verplichting om zelf continu bezig te zijn met de kwaliteit van onze dienstverlening, de kwaliteit van de processen die tot deze diensten leiden en de manier waarop wij de zorg laten aansluiten op de vraag van de cliënten. Die maatschappelijke verplichting wordt nog eens benadrukt door de Kwaliteitswet Zorginstellingen. -Binnen St. ROZA zorg is gekozen voor een kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan de criteria volgens HKZ-ISO 9001. Essentieel in dat systeem is dat de medewerkers kritisch zijn en via een systeem van auditing en kwaliteitsverbetercirkels, processen, procedures en werkinstructies kwaliteitsverbeteringen kunnen bewerkstelligen. Ook essentieel is dat de organisatie zich open naar buiten opstelt en bereid is zich extern te laten toetsen via een jaarlijkse externe auditing door een daartoe gecertificeerde organisatie. -De kwaliteitsdocumenten van St. ROZA zorg zullen zoveel mogelijk gecombineerd worden. Dit zal de herkenbaarheid voor alle medewerkers vergroten. Het kwaliteitshandboek is conform de HKZ-normen opgezet in 9 hoofdstukken, die corresponderen met de betreffende HKZ-rubrieken. -Middels het kwaliteitssysteem heeft St. ROZA zorg haar strategie, beleid en werkwijzen voor de activiteiten inzichtelijk en transparant gemaakt voor ex- en interne belanghebbenden, waardoor werk beter beheerst wordt en noodzakelijke verbeteringen sneller onderkend en doorgevoerd kunnen worden. -Het kwaliteitssysteem is beschreven in het handboek HKZ. Het bevat doorverwijzingen naar waar nodig de specifieke handboeken zoals de Regeling AO/IC of het handboek Dossier. -St. ROZA zorg is als organisatie open, transparant, duidelijk qua verdeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken. St. ROZA zorg is volop in beweging, waarbij publieke ontwikkelingen op de voet gevolgd worden, en wat veel uitdagingen oplevert. -In dit kwaliteitssysteem worden alle zorg- en dienstverleningsactiviteiten opgenomen, die uitgevoerd worden en door St. ROZA zorg vastgelegd zijn. De kwaliteit van de zorg of dienst moet immers goed zijn, ongeacht de plaats waar de cliënt die zorg of dienst ontvangt. Specifieke activiteiten van de administratieve organisatie zijn opgenomen in het handboek Regeling AO/IC. Via dit kwaliteitssysteem wordt de professionele kwaliteit gewaarborgd en worden zorgprocessen inzichtelijk. Daarom verklaart de directie dat: 1. het kwaliteitmanagementsysteem conform de geplande doelstellingen het ingezette beleid ten behoeve van de jaren 2012 verder wordt ontwikkeld, ingevoerd, bewaakt en verbeterd. 2. de werking en de samenhang van het kwaliteitmanagementsysteem behouden blijft, ook wanneer er veranderingen worden gepland en uitgevoerd die invloed hebben op de werking van het systeem; 3. verantwoordelijkheden en bevoegdheden geregeld zijn, vastgelegd en bekendgemaakt binnen de organisatie; 4. de doeltreffendheid van het kwaliteitmanagementsysteem verbetert teneinde de cliënttevredenheid en professionaliteit van medewerkers te verhogen. Daarbij maakt zij gebruik van het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsdoelstellingen, auditresultaten, analyse van gegevens, corrigerende en preventieve maatregelen en de systeembeoordeling; 5. de processen vastgesteld worden, die nodig zijn voor het kwaliteitssysteem en de toepassing ervan door de hele organisatie; 6. de criteria, methoden en middelen voor het doeltreffend uitvoeren en beheersen van deze processen bepaald worden; 7. middelen en informatie, benodigd voor de invoering, uitvoering en bewaking van het kwaliteitmanagementsysteem, beschikbaar zijn; 8. de processen gemeten, bewaakt en geanalyseerd worden; 9. maatregelen te nemen om beoogde doelstellingen en continue verbetering van de processen te bereiken. 10. medewerkers zich bewust zijn van de wijze waarop zij bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen 11. geschikte communicatieprocessen over het kwaliteitmanagementsysteem plaatsvinden over de doeltreffendheid van het systeem. 12. iedere medewerker bekend is met en betrokken bij de doelstellingen van dit systeem en de opdracht heeft in overeenstemming met het kwaliteitshandboek te handelen. In de kwaliteitszorg heeft de directeur een toezichthoudende en motiverende taak, de bevoegdheid om problemen te identificeren, corrigerende acties te initiëren en uitvoering daarvan te bewaken en te evalueren. Ook al is er nu nog sprake van een kleine thuiszorgorganisatie, kwaliteit van onze zorg- en dienstverlening en de bedrijfsvoering is erg belangrijk. Wat wel lastig is dat de HKZ aanpak voor een kleine organisatie veel tijd vergt. In negatieve zin veel schrijfwerk om ervoor te zorgen dat alles transparant en inzichtelijk blijft. In positieve zin omdat we beseffen dat er veel gebeurt in hoofden van mensen en hun handelen zonder dat we

het zichtbaar hebben of maken naar onze cliënten en diens omgeving. Vandaar dat deze lijn is gezet en de komende jaren verder te worden ontwikkeld. In 2011 zijn de eerste stappen door middel van trainingen op het gebied van pro & retrospectieve risicoanalyse gevolgd. Dit om de start van de nieuwe kwaliteitsnorm HKZ, die in 2013 gerealiseerd wordt beter te kunnen implementeren in de organisatie.

4.2 Kwaliteit van de zorg Thema’s verantwoorde zorg 1. Zorg- en leefplan/behandelplan

2. Communicatie en informatie 3. Zorginhoudelijke veiligheid

5. Woon- en leefomstandigheden

7. Geestelijk welzijn

8. Veiligheid wonen

9. Betrouwbare zorginstelling

Iedere cliënt die zorg krijgt heeft een zorgovereenkomst en een zorgplan. Het zorgplan wordt jaarlijks geëvalueerd, maar indien nodig elke week. St. ROZA zorg informeert haar cliënten schriftelijk over de ontwikkelingen binnen de organisatie. Elke medewerker is op de hoogte van het zorgplan van de client. Als deze is aangepast krijgt elke medewerker een nieuw overzicht van het aangepaste zorgplan, zodat deze ruim van te voren is ingelicht over de behoefte van de client. De veiligheid van de cliënt ligt voor op. Bij voorbehouden handelingen mogen alleen medewerkers die hiervoor bevoegd of bekwaam zijn de handelingen uitvoeren. St. ROZA zorg respecteert elke woon en leefomstandigheden van een cliënt. Deze staan duidelijk omschreven in de rechten en plichten van de organisatie. St. ROZA zorg zorgt dat alle medewerkers een overzicht hebben van eerste hulp bij geestelijke achteruitgang. Is dit het geval bij een cliënt, dan wordt onmiddellijk contact opgenomen met de huisarts of het meldpunt. St. ROZA zorg is zich bewust dat lichamelijke klachten voorvloeien uit het geestelijk welzijn van de cliënt. St. ROZA zorg hanteert een checklist bij aanvang van de zorg wat betreft de veiligheid voor de cliënt en de medewerker in de thuissituatie. De organisatie is zich bewust van de incidentie die hieruit kunnen voorvloeien. St. ROZA zorg is 24 uur per dag bereikbaar. Op kantoor tijden op een net nummer. Na kantoortijden en in het weekend op een mobiel nummer. Deze is geïnformeerd en op de hoogte over de cliënten.

4.3 Medewerkers De directie is bekend met elke medewerker. Er is weinig ziekte verzuim. Medewerkers zijn de kwaliteit van St. ROZA zorg. Daarom heeft de onderstaande strategische doelen in relatie tot hen geformuleerd:  We ontwikkelen flexibele arbeidsrelaties om medewerkers en eigen organisatie maatwerk te kunnen bieden bij de inzet van medewerkers.  Medewerkers kennen en hanteren de visie, missie en ambities van St. ROZA zorg ten gunsten van de cliënten en dragen hieraan aantoonbaar bij.  Medewerkers zijn tevreden over hun werk: zowel over de inhoud van de functie als over de werkomgeving.  Personeelsbeleid, rechten en plichten zijn goed zichtbaar aanwezig en worden indien nodig opnieuw bijgesteld.  Bijscholing wordt regelmatig aangeboden, om de bevoegd- en bekwaamheid te optimaliseren. Ontwikkelingsmogelijkheden geven een prettige werksfeer

4.4 Klachten St. ROZA zorg heeft een Klachtenregistratie. Doelstelling Inzicht krijgen in aard en omvang van mondelinge en schriftelijke klachten. Het betreft klachten die bij de zorgverleners en directie worden gemeld als ook klachten die verwijzers en de cliëntenraad bereiken. Tevens wordt met de verslaglegging bewaakt dat klachten een zorgvuldige afhandeling kennen. -Meetinstrument Klachtenregistratie onder beheer van de directie. Continu wordt de stand van zaken gevolgd, zie ook het handboek. Als er geen klachten zijn wordt er in het werkoverleg in ieder geval aandacht aan besteed. Daarnaast is de klachtenafhandeling van de branche organisatie actief.

4.5 Financieel beleid De organisatie voldoende liquide om aan haar verplichtingen te voldoen. De verwachting is dat de koers van de omzetstijging over het jaar 2013 zal doorzetten. Hiervoor is apart de jaarrekening 2012 opgesteld en is als bijlage.