VvE Nieuwendamlaan 308 t/m 560 te Den Haag Notulen Algemene ledenvergadering gehouden op Donderdag 12 april 2012 1. Opening, stemmenaantal en vaststelling agenda De heer Frans Top opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. De mensen achter de tafel, te weten Wim van Niel, Pieter Ragetlie en Frans Top worden in het kort voorgesteld. Verder hebben zitting in de adviescommissie: de heer Koen van Heeswijk, Dennis Kokkelink en Robber van der Zwaard. Elske van der Horst is naar Spanje verhuisd en heeft bedankt voor haar lidmaatschap van de adviescommissie. Er zijn 82 stemmen inclusief volmachten aanwezig. Dit betekent dat er voldoende stemmen aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 2. Mededelingen van de adviescommissie en ingekomen stukken U ontvangt binnenkort een brief van de wethouder van de Gemeente met als onderwerp het doortrekken van het pad naar de achterkant van het complex. Hier zijn wij al geruime tijd mee bezig. In de brief wordt u gevraagd uw mening te geven over dit pad. Als u in grote getalen gehoor geeft aan deze brief en u stemt in met het pad, hebben wij de hoop dat deze dit jaar nog aangelegd wordt door de Gemeente. In december 2011 is een nieuwsbrief verschenen met VvE wetenswaardigheden. De nieuwsbrief staat ook vermeld op de website van de VvE. Op 24 februari is een informatieavond georganiseerd. De adviescommissie hoopt dat de informatiebrieven en informatieavond(en) in uw behoeften voorzien. De ingekomen mail van de heer Hageraats wordt behandeld tijdens de rondvraag. 3. Bespreken en goedkeuring notulen van de vergadering d.d. 28 april 2011 en van de extra vergadering d.d. 6 oktober 2011 Allereerst worden de notulen van de vergadering van 28 april 2011 pagina voor pagina doorgenomen. Zonder op- en aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld. Vervolgens worden de notulen van de extra vergadering gehouden op 6 oktober 2011 pagina voor pagina doorgenomen. Ook deze notulen worden zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd. Tijdens dit agendapunt worden de verschillende acties kort toegelicht. De meeste acties zijn uitgevoerd of worden in het MJOP meegenomen. Een aantal opmerkingen worden geplaatst, te weten: • NAVB heeft de gewijzigde beheerovereenkomst nooit ondertekend. Advies wordt gevraagd aan Rijssenbeek. • Jaarlijkse indexeringen worden serieus beoordeeld in samenspraak met VT 2000 BV.
• • • •
De uitgifte van druppels en kaarten enerzijds en de inname van sleutels anderzijds is uitgevoerd. Met dank aan Nick Steijn. De WMO aanvraag voor de traplift naar de 13e etage is niet door de Gemeente gehonoreerd. In eigen beheer worden nu voorzieningen getroffen. Het is niet mogelijk om extra parkeerplaatsen te creëren door de vakken anders te maken. Onderzoek heeft dit uitgewezen. Tijdens de informatieavond hebben de vloertegels ter inzage gelegen. De keuze is op een minder geprofileerde tegel gevallen. Als de MOP goedgekeurd wordt, worden deze tegels aangebracht.
Tijdens dit agendapunt wordt aan de eigenaren teruggekoppeld dat onderzoek uitgewezen heeft dat het niet haalbaar is om vuilniszakken niet meer te laten ophalen. Onderzocht wordt in hoeverre de huidige containers vervangen kunnen worden door plastic containers. Er is een proef gestart. Het verzoek is van de schoonmaker om geen vuilniszakken naast de container te plaatsen. 4. Toelichting op de jaarrekening over 2011 Nadat gevraagd is of er vragen zijn, wordt een toelichting gegeven op de jaarrekening 2011 die nog opgesteld is door NAVB. Het jaar is positief afgesloten. Het voorstel is het resultaat toe te voegen aan de reserve. Er is momenteel 1 spaarrekening in gebruik waar ruim € 400.000,00 op gestort is. De actie is uitgezet om meerdere spaarrekeningen te openen om onder het garantiestelsel van de overheid te vallen. Dit betekent dat er per spaarrekening een € 100.000,00 grens gehanteerd wordt waardoor het risico nihil is dat indien een bank failliet gaat, de VvE ook haar spaargeld kwijt is. Wellicht ten overvloede wordt gemeld dat de rekeningen op naam staan van de VvE. Toegevoegd is het vermogen (aandeel reservefonds) dat ieder eigenaar heeft in de VvE. U kunt dit vermogen als box 3 vermogen opgeven bij uw aangifte inkomstenbelasting.
5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2011, goedkeuring van deze jaarrekeningen het verlenen van decharge aan de bestuurder. De kascommissie heeft voor het 3e jaar op rij de kascontrole uitgevoerd. Zoals al toegelicht bij de toelichting op de jaarrekening, adviseert de kascommissie het spaarsaldo van de VvE te spreiden over meerdere rekeningen. De kascommissie adviseert de leden de jaarrekening onder voorbehoud te accepteren omdat er nog gekeken moet worden naar diverse posten. Financieel gezien is de jaarrekening in orde. De volgende besluiten worden unaniem genomen, te weten: • Goedkeuring van de jaarrekening 2011; • Het positief resultaat toevoegen aan de reserve; • Het herbenoemen van de kascommissie. 6. Meerjaren onderhoudsplan (MJOP) Bij de agenda is een overzicht toegevoegd van de voorgestelde werkzaamheden die in 2012 uitgevoerd worden. Een toelichting wordt gegeven op een aantal van de voorgestelde onderhoudswerkzaamheden, te weten:
• •
• •
•
De uit te voeren punten 1 t/m 12 zijn vanuit de MJOP opgenomen. De punten 13 en 14 hebben te maken met de waterafsluiters. Per streng is een waterafsluiter. Deze zijn allen verkalkt. Het voorstel is deze waterafsluiters collectief te vervangen, zowel per streng als in de woningen. Ten aanzien van de uitvoering is het volgende van belang: 2 ploegen van loodgieters vervangen gedurende een dag alle strengafsluiters. Dit betekent dat er op dat moment geen water beschikbaar is uit de kranen. De bewoners die al een waterafsluiter vervangen hebben, ontvangen een restitutie. Er komen kogelkranen. De uit te voeren punten 17, 18 en 19 zijn vanuit de MJOP opgenomen. De punten 20, 21 en 22 hebben betrekking op het schilderwerk van de begane grond tot en met de 7e verdieping. Bij meerdere bedrijven zijn offertes aangevraagd voor de 3 complexen op basis van een opgesteld verfadvies van Sikkens. De duurste offerte voor de 3 complexen betreft € 298.000,00 en de goedkoopste offerte betreft € 147.000,00 voor 3 complexen. Met van Lochem die de goedkoopste is, worden gesprekken gevoerd. De Kleermaeker heeft ook offerte uitgebracht maar was de duurste. Als het houtwerk van de woningen wordt gedaan met uitzondering van de woningdeuren en kozijnen in de lifthallen. Voor de punten 23 tot en met 27 heeft de commissie een alternatief voorstel uitgewerkt. Het voorstel is om in plaats van het plaatsen van een slagboom, te werken met stickers(= parkeerpas). Het mandaat van € 14.200,00 dat is verstrekt door de vergadering is niet toereikend. De jaarlijkse exploitatiekosten van een parkeersysteem bedragen ongeveer € 5000,00. Dit staat nog los van een camerasysteem. De voorbeelden van de parkeerpas worden getoond. Unaniem wordt besloten om parkeerpassen te gaan invoeren in plaats van een slagboom. Dit besluit kan teruggedraaid worden als de Gemeente besluit om een betaald parkeerregeling in te gaan voeren voor de omgeving van de Nieuwendamlaan. Bij en na de introductie van de parkeerpassen is het belangrijk om te gaan handhaven. De huismeester speelt hier een rol in, maar is alleen tijdens kantooruren in staat om deze functie uit te oefenen. Spontaan melden zich de volgende personen aan om als vrijwilliger handhaving op te treden. Dit zijn: De heer Tuijt (nr. 364), mevrouw J. Zuidema (nr.400), de heer Pauwels (nr. 480), de heer Schoemaker ( nr. 556), de heer Hageraats (nr. 528), de heer de Jonge (nr. 396), de heer Dekker (nr. 402) en mevrouw Wolters (nr. 542). De Adviescommissie stelt een protocol op. Unaniem wordt besloten om het alternatieve voorstel over te nemen en de stickers (= parkeerpas) te introduceren conform het ingediende voorstel. Akkoord wordt gegaan met de werkzaamheden zoals voorgesteld.
7. Bespreken en vaststellen begroting 2012 en de maandelijkse VvE bijdrage Er volgt een korte toelichting op de begroting 2012. Het voorstel is de bijdragen gelijk te houden. De doelstelling is de bijdragen zo laag mogelijk te houden. Unaniem wordt de begroting 2012 aangenomen waarbij de bijdragen gelijk blijven. 8. Uitslag Gemeenschappelijk Satelliet Ontvangst (GSO) project De aanleiding voor dit project was de schotel die aan de gevel was bevestigd. Volgens de regels van de VvE is dit niet toegestaan. Met een GSO is het mogelijk om op een centrale plaats (op het dak) 1 of meerdere schotels te plaatsen die het mogelijk maken om collectief deel te nemen aan deze ontvangst met als voordeel dat iedereen de door hem/haar gewenste zenders kan ontvangen en de schotels van de gevel(s) verwijderd kunnen worden.
De heer Kokkelink geeft een toelichting. Er is een enquête uitgeschreven. Hier hebben 57 bewoners op gereageerd. Van deze 57 reacties waren er 10 positief wat betreft mogelijke deelname. Vervolgens zijn er verschillende offertes aangevraagd die niet aan de gestelde eisen voldeden. Vooral de hoge kosten van de investering was een flinke tegenvaller. Hierdoor zijn er 4 gegadigden overgebleven. Op de dag van de vergadering is een betere offerte binnengekomen waarbij de totale installatiekosten op € 2500,00 uitkomen. Met dit bedrag bestaat de mogelijkheid dat er meer belangstelling komt. Er ontstaat een discussie over de snelheid van de procedure, jurisprudentie over schotels, het aantal schotels dat op het dak geplaatst worden (meer dan 1), de extra tijd die gevraagd wordt om het voorstel verder uit te werken en de eisen die gesteld worden op de manier waarop de schotel(s) bevestigd worden en de bekabeling. De volgende besluiten worden genomen, te weten: • De heer Kokkelink krijgt maximaal 3 maanden extra de tijd voor de uitwerking. • De toetsing van de technische details loopt via de TC. • In week 28 verwijdert de heer Kokkelink zijn schotel van de gevel en wordt zijn of mogelijk een andere schotel(s) op het dak geplaatst, conform de afspraken gemaakt tijdens de ALV van 28 april 2011. 9. Goedkeuren van de incassoprocedure Het voorstel wordt besproken om de incassoprocedure die is bijgevoegd goed te keuren en vervolgens elk jaar te accorderen. Deze procedure heeft als doel om de achterstanden te minimaliseren. Normaal gesproken krijgt u niet te maken met deze procedure. Unaniem wordt de incassoprocedure goedgekeurd en vastgesteld. 10. Certificering VT 2000 B.V. Het team van VT 2000 B.V. wil de taken zorgvuldig uitvoeren. Om dit naar buiten toe ook uit te dragen is ervoor gekozen om de organisatie te laten toetsen en het keurmerk voor VvEbeheerder aan te vragen. VT 2000 B.V heeft begin januari 2012 het certificaat verkregen. Een gecertificeerd VvE-beheerkantoor wordt echter jaarlijks opnieuw gekeurd. Vandaar dat aan de VvE toestemming wordt gevraagd om de dossiers in te laten zien aan de keurende partij, dit ten behoeve van de keuring. Met de gegevens wordt ook door de keurende instantie vertrouwelijk omgegaan. Unaniem wordt de toestemming verleend door de VvE met de toezegging dat indien de VvE tot de steekproef behoort, de rapportage beschikbaar wordt gesteld aan de VvE. 11. Marktonderzoek Voorgesteld wordt om de kosten van schoonmaak en het huismeesterschap te toetsen aan de markt. Uitdrukkelijk wordt gemeld dat deze toets niets te maken heeft met de schoonmakers en de huismeester die voor de VvE werken. Het voorstel wordt aangenomen om de toets uit te voeren. 12. Aanpassing Huishoudelijk Reglement (HR) Het voorstel is het HR aan te passen met de volgende teksten, te weten: • De fietsbeugels zijn bestemd voor het tijdelijk plaatsen van fietsen en niet voor fietsen die permanent buiten staan. Fietsen dienen in de privé berging te worden geplaatst en niet voor de ingang.
•
Scooters dienen in het aangewezen vak te worden geparkeerd. Scooters mogen niet onder de luifel voor de entree worden geparkeerd
Deze wijzigingen worden unaniem goedgekeurd. De MIK procedure wordt als bijlage toegevoegd aan het HR. 13. Rondvraag. De rondvraagpunten van de heer Hageraats worden behandeld. De vragen zijn al per mail beantwoord. Voor de volledigheid worden de vragen met antwoorden in de notulen opgenomen. Het schilderwerk dat in 2009 is gedaan op de 12e etage vertoont hier en daar al scheuren en blaasjes? Het schilderwerk is al aan het verouderen en zit er drie jaar op. Schoonhouden van het schilderwerk zorg ervoor dat het veel langer meegaat. De Kleermaeker heeft inderdaad een bijwerkbeurt gegeven op de 13e etage, maar als het niet goed gedaan is bij de heer Hageraats die op de 12e woont, dan gaan we iemand terugsturen. De droge blusleidingen: wanneer zijn deze voor het laatst gecontroleerd en nagelopen of ze nog allemaal dichtgedraaid zijn? Allebei de blusleidingen(in het hoofdtrappenhuis en in het noodtrappenhuis) zitten in een contract bij Prevent. In totaal 28 aansluitingen. Dat is in 2011 gebeurd op 12 april. Op korte termijn staat de controle voor 2012 ingepland. Een tijdje geleden hebben we een uur of wat langer een totale stroomuitval gehad. Hierdoor was er geen water, de liften deden het niet en de toegangsdeuren tot de flat werkten niet. Is er ook een mogelijkheid om het pand te betreden zonder pasje of vissleutel? Hoe staat het met de liften staan deze dan stil. Of stopt de lift doormiddel van een accu op een etage zodat personen de lift kunnen verlaten? De stroomonderbreking heeft inderdaad een klein probleem gekend. Een echte oplossing is er niet. Met een noodstroomvoorziening kan je deze zaken wel voor zijn, maar de aanleg en het onderhoud zorgt voor torenhoge kosten. De stroomstoring kwam doordat er een hoofdzekering van Eneco uitgevallen was en daardoor de algemene stroomvoorziening in onbruik raakte. Daardoor stonden de liften stil. Gelukkig zonder passagiers. Er is geen noodstroomvoorziening om de lift naar een etage te laten gaan. Een lift automatisch laten stoppen op de verdieping bij stroomuitval is volgens het liftinstituut niet toegestaan. Ook de toegangscontrole tot het pand was door de stroomuitval in storing. Een mogelijkheid om het gebouw te betreden is er dan niet. De brandweer wacht niet en komt toch wel binnen. 14. Sluiting. Om 21.50 uur sluit de voorzitter de heer Top de vergadering onder dankzegging van ieders aanwezigheid en betrokkenheid.
Genomen besluiten
• • • • • • • • • • • •
Goedkeuring van de notulen van 28 april 2011 en 6 oktober 2011 Goedkeuring van de jaarrekening 2011; Het positief resultaat toevoegen aan de reserve; Het herbenoemen van de kascommissie; Goedkeuring van de MJOP en de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden 2012 Goedkeuring van het alternatieve voorstel van stickers (= parkeerpas) i.p.v. een parkeerboom; Goedkeuring van de begroting 2012 inclusief het gelijk blijven van de bijdragen; Het verlenen van uitstel voor max.3 maanden voor het GSO en het laten toetsen van de techniek van bevestiging en bekabeling van de schotels door de TC; Het goedkeuren van het marktonderzoek; Het goedkeuren van de aanvullingen van het HHR; Het goedkeuren van de incassoprocedure; Het verlenen van goedkeuring aan de auditpartij voor het inzien van de dossiers van de VvE
Deze notulen zijn goedgekeurd en vastgesteld tijdens de ALV van …………………………
Getekend door de voorzitter van de vergadering……………………………………………. ___________________________________________________________________________
