VvE Zeekant / Gevers Deynootweg te Den Haag Algemene Ledenvergadering van de VvE Zeekant / Gevers Deynootweg te Den Haag, gehouden op dinsdag 22 april 2008 20.00 uur Pier Scheveningen _____________________________________________________________________________________
1. Opening, welkom en vaststellen aantal stemmen. De heer Ragetlie opent om +/- 20.15 uur de vergadering en vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met zijn voorzitterschap voor deze vergadering. Formeel zit 1 van de leden van de Commissie van Toezicht de vergadering voor. Hoewel wel dit in strijd is met het Huishoudelijk Reglement (HHR) gaan de leden akkoord met het voorzitterschap door de bestuurder. Er zijn 66 stemmen, inclusief volmachten aanwezig. Dit betekent dat er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. 2. Mededelingen Commissie van Toezicht en VT 2000 BV. De volgende mededelingen worden door de CvT en bestuurder gedaan, te weten: • • • •
•
•
Er heeft een taxatie plaatsgevonden van het complex. Het gebouw is aanzienlijk hoger getaxeerd. Tijdens de behandeling van de begroting wordt hierop teruggekomen. U krijgt of heeft een bericht ontvangen van de notaris inzake de afhandeling van de erfpacht. Zoals het er nu naar uitziet, kan deze langlopende zaak bijna gesloten worden. Mw. Claassen heeft zich vanwege privé-omstandigheden moeten terugtrekken als lid van de Commissie van Toezicht. Er zijn 2 ingezonden stukken van de heer van Dissel en de heer van Mook. De heer van Mook heeft gevraagd om de brief die betrekking heeft op zijn lidmaatschap van de kascommissie voor te lezen. Hier wordt geen gehoor aan gegeven maar de brief ligt voor iedereen ter inzage. De brief van de heer van Dissel wordt later besproken bij de verschillende agendapunten. Met de Vz CvT Oranjeflat buur VvE wordt gesproken om een sleutel beschikbaar te stellen zodat de glazenwasser met een hoogwerker de ramen kan wassen. De gesprekken verlopen positief. We verwachten in mei voor het eerst weer de ramen te kunnen gaan wassen. Lekkage woning 103, de huurder werkt momenteel goed mee. Voor mei staat een lekdetectie-onderzoek gepland om precies vast te stellen waar de lekkage zit zodat deze hersteld kan gaan worden.
Tijdens dit agendapunt worden de heren Joustra en Groen in het zonnetjes gezet. De heer Joustra heeft m.n. het Huishoudelijk Reglement (HHR) vertaald in een Engelse versie en de heer Groen heeft zich o.a. ingezet om de erfpachtkwestie tot een goed einde te brengen. Beide heren, bedankt voor uw inzet, namens de eigenaren.
3. Aftreden en (her)benoemen leden Commissie van Toezicht (CvT) Door het terugtreden van mevrouw Klaassen en het feit dat de maximale termijn van de heer den Dulk verstreken is, zijn er 2 vacatures. Er is geen gehoor gegeven aan de uitnodiging om zich beschikbaar te stellen voor een functie. Dit betekent dat er maar 2 leden overblijven, hetgeen een ongewenste situatie is. Nogmaals wordt aan de aanwezige leden gevraagd of iemand zich beschikbaar wilt stellen zonder dat dit het gewenste resultaat oplevert. De voorzitter/bestuurder stelt de vraag aan de heer den Dulk of hij bereid is, ondanks het feit dat zijn maximale termijn erop zit, zich herkiesbaar te stellen. Hij reageert hier positief op. Na een korte discussie, het is in strijd met het HHR, wordt de heer den Dulk door de vergadering (her)benoemd als lid van de CvT. Na een vraag van de voorzitter/bestuurder aan de heer Groen of hij zich verkiesbaar wilt stellen, waar hij gehoor aan geeft, wordt de heer Groen door de vergadering als vierde lid van de CvT benoemd. 4. Vaststellen van de notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering van 3 april en 21 mei 2007 Beide notulen worden zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd en vastgesteld. Als aanvulling op de notulen van 21 mei 2007 wordt de opmerking gemaakt dat de heren van der Kaay en Schenk benoemd zijn als kascommissieleden. De heer van Mook die niet tijdens de vergadering aanwezig was, geeft aan dat hij nooit afgetreden is als kascommissielid. 5. Jaarrekening 2007 Ter aanvulling bij dit agendapunt wordt ook de jaarrekening 2006 besproken. De heren Schenk en van der Kaay hebben de jaarstukken van 2006 (laatste twee maanden) gecontroleerd en geven het advies aan de leden om voor dat deel van 2006 decharge te verlenen aan Vt2000. De jaarstukken van de laatste twee maanden 2006 worden door de vergadering goedgekeurd. De heer Mook geeft aan bezwaar te hebben tegen dit advies omdat hij de eerste 10 maanden ( de administratie die door NAVB gevoerd is) gecontroleerd heeft en hier een groot aantal opmerkingen/vraagtekens en kanttekeningen geplaatst heeft. De vergadering realiseert zich dat in 2006 fouten zijn gemaakt en dat er leermomenten getrokken dienen te worden. De leden bevestigen de bij de vorige vergadering afgegeven voorlopige goedkeuring van de eerste 10 maanden en besluiten de gehele jaarrekening 2006 goed te keuren en de leermomenten en verbetervoorstellen die gedaan zijn door de heer van Mook serieus te nemen. De jaarrekening 2007 is opgesteld door VT 2000 BV. Voorzitter/bestuurder geeft een toelichting op de jaarrekening. Het jaar 2007 is afgesloten met een positief resultaat. Voorzitter/bestuurder stelt voor het positieve resultaat toe te voegen aan de reserve(s). 2
Op advies van de kascommissie zal de post debiteuren (= de post achterstanden in bijdragen van de leden) gesplitst worden in vooruit betalingen ( leden die aan het eind van het jaar al een deel van het volgend jaar betaald hebben) en de “echte” achterstanden. De deurwaarder zal ingeschakeld worden bij wanbetaling. Op een vraag uit de vergadering om de namen van de eigenaren bekend te maken, wordt door de voorzitter/bestuurder afwijzend op gereageerd vanwege privacyoverwegingen. Lijkt mij(HG) onterechte argumentatie binnen de VvE. Is overigens tot op heden altijd via een lijst gecommuniceerd aan de VvE-leden Uiteraard heeft de kascommissie wel inzage gekregen in de achterstanden. Elektriciteitsverbruik De post Elektriciteitsverbruik ligt aanzienlijk hoger dan in voorgaande jaren. Een verklaring is mogelijk het feit dat op basis van werkelijke meterstanden, afgerekend is, in tegenstelling tot voorgaande jaren. In vergelijking met soortgelijke appartementscomplexen is het bedrag vergelijkbaar. Volgend jaar, als de meterstanden opnieuw doorgegeven worden, zal moeten blijken of het bedrag correct is. (HG)Lager verbruik was eerder verwacht i.v.m. gebruik van spaarlampen en lichtsensor Waterverbruik Ten aanzien van de hoge waterafrekening wordt gecommuniceerd met DZH. Tot op heden is de nota opgemaakt op basis van geschat verbruik. Er zijn in de loop der tijd slechts twee werkelijke metingen gedaan. Voorzichtigheidshalve is wel het bedrag van de jaarafrekening opgenomen. De post reservering groot onderhoud is het bedrag dat dit jaar gespaard is voor groot onderhoud. Het bedrag dat in 2007 uitgegeven is, valt terug te vinden bij de reserves. De posten waarborgsommen zijn toegevoegd en verder toegelicht. Niet iedere verhuurder lijkt de waarborgsom te hebben betaald. Portikosten. Dit betreffen de brieven die namens de VvE worden verstuurd. Aansprakelijkheidsverzekering. Deze betaling is 2006 gedaan. Bouwkundige begeleiding. Dit betreft het inschakelen van externe bureaus bij de beoordeling van het gebouw. De post Inkomsten onvoorzien lijkt te missen. In de jaarstukken 2007 staat hij vermeld onder de naam huurvergoedingen. In het vervolg zal deze post de naam dragen Inkomsten Onvoorzien/Huurvergoeding. Jaarstukken 2007 gecontroleerd door dhr van der Kaay en dhr Schenk adviseren de vergadering VT2000 decharge te verlenen.
3
De vergadering geeft vervolgens goedkeuring aan: - de jaarstukken van 2007 - het positieve resultaat wordt toegevoegd aan de reserve - decharge VT2000 BV.
6. Onderhoud, begroting 2008 en het vaststellen van de voorlopige bijdrage 2008 Voorzitter/bestuurder licht de begroting 2008 toe. Voorzitter/bestuurder stelt voor om de bijdragen gelijk te houden. Opstalverzekering. De post verzekeringen is verhoogd. Dit heeft te maken met het feit dat het gebouw getaxeerd is op € 17.500.000,00. Besloten wordt om in de polis tevens mee te verzekeren het individuele meerwerk per appartement voor gemiddeld € 30.000,00. Kosten bestuurder/administrateur De post kosten administrateur is verhoogd. De voorzitter/bestuurder geeft een toelichting op de verhoging die in zijn ogen reëel is. De vele meldingen, zeer vele verzekeringszaken die erg arbeidsintensief zijn en de vele uitzonderingen rechtvaardigen deze verhoging. De CvT wordt aangesproken op het feit dat de vergadering niet concreet geadviseerd wordt als dan niet akkoord te gaan met de verhoging van de kosten van de administrateur/beheerder. De vergadering gaat daarna akkoord met de volgende voorstellen: - Voor volgend jaar (2009) wordt in oktober 2008 met de bestuurder/administrateur de kosten voor administratie/beheer besproken en bepaald. - De CvT en VT2000 gaan een plan uitwerken voor een efficiëntere samenwerking en duidelijkere afbakening van de taken van VT2000. (vraag dhr. Mook) Er is een verschil tussen de optelling van de lijst Kosten per appartement en post Ledenbijdragen. Voorzitter/bestuurder ligt toe dat dit twee jaren betreft en dat het verschil is ontstaan door rente. In de kosten per appartement zijn wel de kosten voor een parkeerplaats benoemd maar niet de maandelijkse huurvergoeding van € 12,00. Deze komt nog bovenop de kosten per appartement als u uw woning verhuurt. De volgende besluiten worden genomen, te weten: • Voorzitter/bestuurder stelt voor de ledenbijdrage van 2007 te handhaven voor 2008. Dit voorstel wordt door de vergadering aangenomen. Op verzoek van de heer Groen wordt voorgesteld de ledenbijdrage te indexeren. De vergadering verzoekt dit te doen voor de jaren 2009 en verder. De werkelijke hoogte van de indexering is nog niet vastgesteld, maar richtlijn zal zij de inflatie + 1%. 4
7. Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Voorzitter/bestuurder geeft een toelichting op de MJOP. Vorig jaar is de een MJOP besproken die niet geactualiseerd was. De gepresenteerde MJOP die nu voorligt is geactualiseerd door VT 2000 BV. De MJOP kent een planningshorizon van 10 jaar en dient elk jaar geactualiseerd te worden. Omdat de MJOP een financiële onderbouwing is van de post Voorziening groot onderhoud in de begroting, is het wel de bedoeling om de MJOP zo op te stellen en te actualiseren dat de voorziening op een gelijk niveau blijft, zodat u als eigenaar weet welke bijdragen u de komende jaren moet betalen. De posten opgenomen in de MJOP worden doorgenomen, in het bijzonder de zaken die opgenomen staan in de jaren 2008 t/m 2010. De werkzaamheden in deze jaren hebben betrekking op de gevel van het gebouw en de schilderwerkzaamheden. Deze werkzaamheden worden over 3 jaren verspreid. Onderzoek vindt plaats hoe de spreiding het best uitgevoerd kan gaan worden waarbij kostenefficiëntie en urgentie van werkzaamheden meegenomen worden in de daadwerkelijke beslissing hoe uit te voeren. Bij de post voegwerk is ervan uitgegaan dat niet alle voegwerk vervangen moet worden. Als dit niet het geval is, is hier een groter bedrag mee gemoeid. De post vervanging balkonhekwerken is nog niet meegenomen. Voor het jaar 2008 staan de volgende werkzaamheden gepland, te weten: • Schilderwerk houtwerk Zeekant • Schilderwerk beton Zeekant • Vervangen scharnieren • Vervangen loodslab gevel bij entree Zeekant • Reinigen gevelbeplating • Reinigen en hydrofoberen(impregneren) van de gevels • Vervangen voegwerk (plaatselijk) • Reinigen kanalenstelsel van het ventilatiesystemen Ten aanzien van de laatste post wordt opgemerkt dat voor het reinigen van de kanalen, ook werkzaamheden in de woning uitgevoerd moeten worden. Bij deze werkzaamheden vindt tevens een inspectie plaats of er geen “illegale” apparaten aangesloten zijn op de kanalen. Door de vele storingen is hier wel een vermoeden van. Gevraagd wordt waarom de commissie MJOP niet is betrokken. De voorzitter/bestuurder geeft aan dat er te weinig tijd was. Gevraagd wordt naar de mogelijke vervanging van de rookplexiglasplaten op de balkonnen. Bestuurder zal hier naar kijken. (HG)Glas i.p.v. plexiglas
5
De leden besluiten met grote meerderheid: • Het MJOP goed te keuren; • Goedkeuring te verlenen aan uitvoering van de werkzaamheden, vermeld in de MJOP. 8. Ingekomen stukken De punten zijn behandeld tijdens de agendapunten 5,6 en 7. 9. Rondvraag De heer Groen vraagt aan de leden of er behoefte en belangstelling is om gezamenlijk een energiecertificaat aan te vragen? De vergadering besluit geen belangstelling te hebben in een gezamenlijk energiecertificaat De heer Groen geeft aan dat er mogelijkheden zijn om reclame-uitingen op het gebouw aan te brengen waardoor er inkomsten gegenereerd kunnen worden voor de VvE. De vergadering besluit geen belangstelling te hebben in inkomsten voortkomende uit reclameuitingen op het gebouwencomplex. Aandacht wordt gevraagd om binnen de parkeerplekken te parkeren, niet op andermans parkeerplaats te parkeren, de overlast van katten te voorkomen, geen kauwgom op de grond te gooien. 10. Sluiting Om 23.20 uur sluit de voorzitter/bestuurder de vergadering en dankt iedereen voor haar/zijn aanwezigheid en inbreng.
6
