Luc Janssens
Bestuurder Agoria Academy Social Relations SR en HR Consultant
PROGRAMMAOVERZICHT ONDERDELEN
ONDERWERPEN
SPREKERS
- Verwelkoming en introductie tot het programma
Luc Janssens
- interne communicatie : doelstellingen, de kenmerken, succesfactoren, omgaan met de syndicale communicatie, … .
Critical success factor in sociale relaties, - externe communicatie : de diverse media en hun zowel in kalme als bijzonderheden, hoe goede contacten woelige tijden : de ontwikkelen, hoe en wanneer een “press interne en externe release uitbrengen”, … . communicatie - arbeidsrechtelijke aspecten van communicatie en van de sociale media: rechten en plichten om te communiceren, vertrouwelijkheid, grenzen aan de vrije meningsuiting in het kader van arbeidsverhoudingen, …
SESSIE
Herman Vandenbranden
Johan Rasking
20.05.14 Antwerpen
Maarten Simon
Herman Vandenbranden HR Consultant
Het ontwerpen en voeren van een duurzaam
Interne Communicatiebeleid in collectieve arbeidsbetrekkingen
en de bijzonderheden van crisiscommunicatie
Deel 1 – Herman Vandenbranden 20 mei 2014
Inhoud uiteenzetting 1. Strategisch beleid inzake Interne Communicatie aan de hand van een management model 2. De essentie van communicatie 3. Toepassingen in de praktijk 4. Geleerde lessen
1. De strategische rol van Interne Communicatie
processen missie visie
structuur
systemen
duurzame resultaten
strategie
stijl
commun ica tie
cultuur
Geïntegreerde visie op Interne Communicatiebeleid Communicatiebeleid vertaalt de visie en strategie naar de bedrijfsvloer Cruciaal voor motivatie medewerkers Vertaalt voor medewerkers de beleving en invulling van eigen rol binnen de organisatie Van bewustwording naar engagement
Communicatie in een breder beleidsperspectief Visie: toegepast op Interne Communicatie – – – –
Unieke toegevoegde meerwaarde van IC Ambitie voor Interne Communicatie Waarden Kerncompetenties
Communicatie in een breder beleidsperspectief Strategie – Wat is realiteit van vandaag? Waar willen we naartoe? – Hoe willen we dit aanpakken, bereiken? Hoe willen we onze medewerkers betrekken? – Welke kader geven we aan, welke criteria? – Actieplan: uitvoering en opvolging, beheer en delegeren
Communicatiestructuur
Naast visie heeft communicatie nood aan structuur Structuurelementen – Interne organisatie, rollen en mandaat – Vorm – richtlijnen, procedures – Tijd – wanneer, tijdstippen – Inhoud – wat, taal – Netwerk – aan wie
Communicatiestructuur Directie
WN-vertegenw
Leidinggevenden
Medewerkers
HR
Syndicale Partners
Afstemming met hun visie en strategie, waarden en ambitie Gemeenschappelijke doelstellingen of project Deel van de structuur, met eigen rol Duidelijk kader, directie als leider
Rol van communicatieproces in strategische beleidsvoering Communicatie is strategisch om het beleid te laten‘rollen, duurzaam vooruit te laten gaan Rekening houden met stijl en cultuur Leiderschap bij IC bepaalt het gedrag van medewerkers
Waar is de invloedrijke communicatiebron in de organisatie ? Is organisatie/directie zich bewust van het informele leiderschap inzake informatie- en communicatiecircuit ? Hoe kan je dit als communicatieverantwoordelijke beheersen ? Praktijkvoorbeeld interne communicatiemacht (in een verwaarloosde onderneming)
Invoering van interne communicatiestrategie Management van communicatieproces: – breng communicatie op directietafel – houding: open vizier + bereikbaarheid – aanwezigheid – formele en informele contacten en sessies – alle belangengroepen – delegeer aan middelmanagement – gesproken (luisteren) en geschreven – gewenste cultuur is leidend
Wie leidt? Eigenaarschap van communicatie beheers het proces centraliseer de in- en uitgaande communicatiestromen Duidelijke afspraken binnen de organisatie over wie, wat en wanneer woordvoerder Formeel maken van communicatie databank presentaties schriftelijke neerslag afspraken vastleggen in documenten
Rollen van de HR manager 3 Elementen: strategie – structuur – cultuur Diverse rollen: • top management meekrijgen en overtuigen • intern advies hoe boodschap visie naar werkvloer • zit mee aan het stuur • bewaakt de methodologie, het tijdsmoment • voelt de onderneming en haar bevolking (zintuigen) • is tegelijk bewaker van proces en coach van de directie
Leiderschap als hefboom
talent medewerkers missie visie
gedrag duurzame resultaten
strategie leiderschap
gedrag
Leiderschap CRITERIA DOEL RICHTING WAT
ORGANISER EN STRUCTUUR GEVEN
STUREN
DELEGEREN VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIED
Hiërarchie
HOE OPERATIONELE UITVOERING
Ontlokken en begeleiden van leren COACHEN COACHEN
Bron: Jef Clement/ Filip Vandendriessche – Leidinggeven zonder bevelen
2. De essentie van communicatie
Interne Communicatie, kritische succesfactor in collectieve arbeidsbetrekkingen Communicatie begint met kijken – – – – – – –
mijn referentiekader kijken is denken, is communiceren “perceptie wordt realiteit” de zender is verantwoordelijk voor de boodschap belangstelling creëert vertrouwen in relatie geen connectie is verlies aan invloed je krijgt wat je geeft
Ijsbergmodel Königswieser & Network Manifest gedrag
Manifest, Zichtbaar
Inhoudelijke elementen
10% Reflectie
Openheid van kritiek obv. studie is openlijk besproken en opgepakt als geleerde lessen 90% Kritiek komt naar voor in Focusgroepen Communicatie gebeurt tussen de verschillende niveau, tussen verschillende functies
Latente attitude
Latent, Onzichtbaar
Waarden en Normen
Patronen Logica Taboes Relaties Emoties
Duurzame resultaten Hoe creëer je duurzaamheid? Stakeholders binnen (en buiten) je organisatie Elkeen krijgt een rol De functie van geduld en herhaling Feedback
3. Toepassingen in de praktijk
Verandering ! Men zegt: ‘verandering is er continue’ en ‘verandering maakt emotie los’ Wat is ‘weerstand’? Hoe maken we connectie met een persoon, een team, een organisatie, een vakbondsomgeving in weerstand? Hoe krijg je nu vertrouwen om samen op weg te gaan?
processen
structuur
systemen
talent medewerkers missie visie
strategie
Consciousness Commitment
Competence
leiderschap
stijl
4C (freight train) Change Model
commun ica tie
gedrag Continuity
gedrag
cultuur
duurzame resultaten
Rol van de directie = Leiderschap • formuleert visie: duidelijk en transparant, geeft duiding over wat er gaat gebeuren • creëert perspectief voor toekomst (eventueel na de crisis) • sponsor • ultieme leider/eigenaar van boodschap, geïntegreerd in de missie en visie • ruggensteun voor het project • aanwezigheid (enkel) wanneer nodig
Business case Pioneer Erpe Mere (PEM)
Interne Communicatie bij crisis Wat is onze missie en visie: – – – –
duidelijke omschrijving van visie op de toekomst onderbouwing met cijfers, objectieve elementen zicht op het toekomstig gegeven duidelijkheid over de situatie van alle belanghebbenden
Strategie: – – – –
transitieteam basisdossier waarop communicatie wordt gebouwd betrokkenheid van het uitvoerend management uitvoeringsplan -> communicatie als drager van informatie
Belanghebbenden (stakeholders) • diverse groepen : – topdirectie, management en leidinggevenden – personeel – families van personeel – vakbonden – aandeelhouders – externe belanghebbenden: leveranciers, verkoopnetwerk, bevoorrechte relaties, lokale politiek, … – andere (internationale) vestigingen • met diverse verwachtingen • aangepaste methode, taal, inhoud
Business Case Bührmann Ubbens België
Invoering van interne communicatiestrategie Operationeel plan: – installatie van een communicatieteam + duidelijke rollen – ondersteuning van communicatieafdeling – voorbereiding van het communicatieplan + werkmateriaal – directie brengt het verhaal, zodat het management kan herhalen – personeelsvergaderingen op de werkvloer – visibiliteit van de CEO en management – Wat met interne informatiekanalen? Van onderuit naar boven
Invoering van interne communicatiestrategie Ondersteunend werkmateriaal: – keuze van projectnaam + logo – intranet – nieuwsbrief maandelijks – nieuwsflashes tweewekelijks – positieve evolutie – succesverhalen – chatforum
Resultaten geïntegreerd bedrijfs- en communicatiebeleid bij herstructurering Wat helpt ? • topdirectie is eerlijk en communiceert open • topdirectie geeft vol mandaat • herkenbare en keiharde economische business case • vertrouwen in directie • open en transparante communicatie is eigen aan bedrijf • strakke planning • management en vakbond is gescheiden
Resultaten geïntegreerd bedrijfs- en communicatiebeleid bij herstructurering Beren op de weg? • gebrekkige management structuur • gebrek aan duidelijke afspraken binnen de organisatie • ondersteuning aandeelhouders • internationale communicatie (beursgenoteerd) • wet Renault • verborgen agenda gesprekspartners • informele communicatie en overlegstructuur • misbruik van informatie door de concurrentie
Business Case SHO
Systemische aanpak van verandering Resultaatgedreven
Strategie
Geen nood meer aan externe begeleiding
Structuur
Evoluerend en ervaringsgericht
Cultuur
3 complementaire elementen Advies aangaande inhoud en proces
Communicatie als project Projectteam met focus Eigenaarschap van communicatie – beheers het proces, eenheid van commando – centraliseer de in- en uitgaande communicatiestromen 4 fasen: voor, tijdens en op einde + erna Draaiboek voor communicatie op dag X
Communicatieplan Operationeel •waarde van een uitgeschreven communicatieplan •elementen van een communicatieplan • portfolio van documenten (presentaties, rapporten, brieven, persberichten, mails, …) •inhoud per stap •actie per rol •rooster: tijd – wie – middel
Communicatieplan Stem externe en interne communicatie op elkaar af – eenheid van stem Interne communicatie heeft altijd prioriteit Inside out beweging zorgt voor gedragenheid
De realiteit van de werkvloer Geruchten zullen er altijd zijn! Dialogeer permanent met alle interne gesprekspartners – gebruik van de interne managementstructuur om de buitenwereld te overtuigen Droge omzendbrieven doen het niet – toon uw gezicht
Communicatievalkuilen • • • • • • •
onvoldoende continuïteit informeel kanaal eenzaamheid in deze rol persoonlijke beschuldigingen/emotie de baas durft niet eenzaamheid in deze rol, indiscretie interne communicatie heeft altijd prioriteit
Valkuilen bij crisiscommunicatie • gebrek aan plan • terugkoppeling aan hogere hiërarchie (die context niet begrijpt) • gepakt door de snelheid van diverse kanalen • op basis van vertrouwen • onvoldoende mandaat van eigen rol • gepakt door de snelheid van diverse kanalen
4. Geleerde lessen
Geleerde lessen 1. Een sterke visie is leidend • visie aanvaard – cijfers aanvaard – transparant & continu overleg, toelichting – 2 jaar vooraf communicatie opgestart (WAT) • bij crisis: duidelijkheid inzake strategie, plan van uitvoering (WAT)
Geleerde lessen 2. Interne communicatie is een duurzaam proces •kwaliteit van communicatie in het sociaal overleg voorheen – alles wordt voorbereid in goede tijden •deel van de cultuur binnen een organisatie (HOE) •vertrouwen in het management – waarden •consequente houding inzake investering in menselijk talent •paradox: sluiting versus transitie
Geleerde lessen 3. De kracht van authentiek leiderschap •staat je leider stevig ? •top van organisatie moet steun bieden vanuit visie en strategie •verbinding creëer je door terugspiegeling en het uiten van je hypotheses – feedback
Geleerde lessen 4. Rol van HR • moed om eigen visie op mens en organisatie door te drukken vertaald in communicatiebeleid • expertise & ondersteuning • bewaken: communicatie = deel van investeren en ontwikkelingsbeleid van medewerkers • betrokkenheid = kennis van bedrijf en bedrijfsprocessen bij medewerkers
Geleerde lessen 5. Vakbonden zijn partners •creëer iets gemeenschappelijks •deel van Interne Communicatiestructuur •informele leiders •van barricade naar bestuursorgaan
Business Case - Pioneer Erpe-Mere
Lunch & netwerking
Johan Rasking
Journalist “De Standaard”
EXTERNE COMMUNICATIE ALS KRITISCHE SUCCESFACTOR IN SOCIALE DIALOOG
JOHAN RASKING
Licentiaat communicatiewetenschappen KU Leuven
Journalist Het Nieuwsblad 1987-1990
Journalist De Standaard sinds 1990
Functies: reporter Wetstraat & Economie, gespecialiseerd in sociaal-economische en arbeidsmarktberichtg eving
Ervaringsdeskundige : 10 jaar vvjgemandateerde voor vum-kranten (onderhandelaar bij drie bedrijfscao’s plus bedrijfsherstructurering)
EXTERNE COMMUNICATIE Waarom? bedrijf is geen eiland
nood aan transparantie nood aan positionering in publieke opinie: sturen van en wegen op externe beeldvorming inhoud/aanpak: afhankelijk van soort bedrijf en conflict inhoud/aanpak: moet in lijn liggen met interne communicatie
EXTERNE COMMUNICATIE Waarom?
wegen op wisselwerking tss buitenwereld en personeel (werknemers lezen kranten, surfen, luisteren radio...)
vergt gedegen voorbereiding, plus permanente coördinatie van en controle op uitvoering
nood aan professionele aanpak: onderdeel van totaalplan
EXTERNE COMMUNICATIE Basisregel in massacommunicatie = gebruik de vijf w’s
Who
What
Why
When
Where
Who
voor wie is de communicatie bestemd (wie zijn de stakeholders die ingelicht moeten worden)?
What
wat is de inhoud van de boodschap?
Why
wat wil bedrijf bereiken met die boodschap (doel)?
When
wanneer communiceren (timing)?
Where (how)
op welke manier (hoe) en hoeveel (intensiteit-duur)?
door wie wordt ze best uitgedragen (wie is woordvoerder)?
VOOR WIE? Uiteenlopende groepen stakeholders: personeel/vakbonden aandeelhouders/beleggers klanten leveranciers concurrenten/collega’s buurtbewoners/lokale overheid politieke beleidsmakers
VOOR WIE? Uiteenlopende groepen stakeholders: INTERN: personeel/vakbonden
eenheid in boodschap voor verschillende groepen? (arbeiders, bedienden, kaderleden)
uniforme aanpak op verschillende sites
VOOR WIE?
klassieke externe communicatie (= gericht op grote publiek, via de massamedia)
ruimer dan 'buitenwereld'
bevoorrechte 'relaties': klanten, leveranciers, aandeelhouders, beleggers, buren, (lokale) politiek...
DOOR WIE? basisregel:
door professionals
basisvraag:
heeft bedrijf eigen communicatieexperts in huis?
is eigen team voldoende bemand/gewapend?
(kennis, ervaring, middelen)
interne taakverdeling:
frontlijn, backoffice
DOOR WIE? • Als expertise niet in huis aanwezig is:
• externe professionals inschakelen: • pr- of communicatiekantoren, consultants
• gebruik vooraf: • advies, voorbereiding
• gebruik tijdens: • begeleiding, gedeeltelijke of volledige uitvoering
• als onbekende partner: • screening (laten) doen + samenwerking uittesten (in vredestijd)
DOOR WIE? Nooit volledige controle loslaten communicatie moet onderdeel zijn van bedrijfsaanpak- en sturing externen kennen gevoeligheden en evenwichten binnen bedrijf meestal niet 100% input door hr-manager/departement (dossierkennis), marketing- of prafdeling (communicatie-knowhow) ultiem draagvlak ligt altijd bij directie
DOOR WIE? Team samenstellen • volledig intern • volledig extern • of mix
Kies een woordvoerder • twee modellen: 1 gezicht, getrapte werking • altijd voor- en nadelen
DOOR WIE? 1 gezicht praktisch voordeel = 1 loket voor media grote herkenbaarheid bevordert stroomlijning boodschap opgelet: niemand kan alles alleen vergt media-ervaring + bedrijfskennis eigen communicatiemanager of goed geinformeerde (externe) expert nadeel: gebrek aan status
DOOR WIE? Getrapte aanpak: eerstelijnswoordvoerder(s) + structurele aanwezigheid bedrijfstop aflijnen wanneer tweede lijn te gebruiken (dosering, timing) kies een of maximaal twee bedrijfstoppers (geen voetbalploeg) opletten met dubbele kanalen (journalisten zoeken eigen bronnen) interne gedragscode opstellen: wie mag praten en wie niet en waarover
DOOR WIE? Getrapte aanpak
hr-manager: niet altijd aangewezen
ceo/algemeen directeur: juiste dosering nodig
• pro: dossierkennis • contra: tijdsbesteding, andere interne prioriteiten
• pro: dossierkennis, hét gezicht, status • contra: tijdsbesteding, andere interne prioriteiten
cfo: niet eerste keuze
marketing- of verkoopsdirecteur: kan
• pro: veel bedrijfskennis • contra: te veel bedrijfskennis
• pro: verkoopsexpertise • contra: verkoopsexpertise
INHOUD
INHOUD Strategische doel
communicatie niet alleen aan vakbonden overlaten
zelf meespelen om te ‘wegen’ op publieke opinie
conflict verborgen houden lukt toch niet
conflict dedramatiseren met feiten
beslissing of ingreep duiden, verantwoorden
INHOUD Basisregels: boodschap uitkleden (tot essentie komen) en aankleden (accenten leggen)
te veel details werken verwarring in de hand
juiste toon vinden: positieve aspecten benadrukken (toekomstige investeringen nà sluiting van 1 afdeling) feiten respecteren: verhullen (bij ontslag: aantal vte’s of aantal koppen) is niet hetzelfde als verzwijgen (gevaarlijk spel) of liegen (doodzonde) zwijgen is soms goud: beter geen commentaar dan bewust foutieve info geven
HOE COMMUNICEREN? praktische tips
welke media? (mediakeuze) wanneer/hoeveel communiceren? (timing)
HOE COMMUNICEREN? Uiteenlopende groepen/soorten:
Mediakeuze
lokaal / nationaal radio / tv
vakbladen
magazines
kranten
online: sites, blogs, social media
HOE COMMUNICEREN? Mediakeuze
keuzes maken geen eenheidsworst, wel lasagna
• wat is haalbaar? • wat is overbodig? • in functie van omvang, soort conflict en van bedrijfseigenheid
HOE COMMUNICEREN? Mediakeuze:
contacten oplijsten:
wie ken ik? wie is bruikbaar?
maak uw huiswerk:
Medialandschap in kaart brengen
bouw contacten op in 'vredestijd'
TIMING PROACTIEF
eigen aanwezigheid in media bekomen schroom laten vallen (net als vakbonden belang bij ‘publiciteit’) eerstegeboorterecht claimen nog te vaak defensief (in reactie op vakbonden/mediaberichtgeving) beterschap merkbaar bij bedrijven
TIMING INTENSITEIT
eenmalig persbericht (en dan niets meer) is geen communicatie
vooraf communicatieband met media uitbouwen
communicatie-opdracht is nooit af
achteraf niet opnieuw in zwart communicatiegat vallen (doordoen met pro-actieve aanpak: bv. zes maanden na afsluiten cao resultaten herstructurering en nieuwe bedrijfsstart bekendmaken)
TIMING HINDERPALEN
beperkingen openbaarheid door wet-renault
beperkingen voor (afdelingen) beursgenoteerde bedrijven
afhankelijk van fiat buitenlandse directie?
kmo's moeten opboksen tegen grote namen
TIMING TIPS
laat geen week voorbijgaan tussen uitnodiging leden OR en vergadering stuur geen persbericht naar kranten om 20uur ‘s avonds of op zaterdagmorgen
uitnodiging voor tv-ploegen: hou rekening met journaals
stem af met bereikbaarheid woordvoerder(s) + directie
PRAKTISCH Persconferentie alleen in uitzonderlijke gevallen (voor grote dossiers)
wekt (te) hoge verwachtingen (drama)
opkomst zeer onvoorspelbaar
kies bereikbare/ professionele locatie
PRAKTISCH Perscommuniqué
vaste info: korte bedrijfs-cv, telnummers woordvoerder(s), website-adres
bestemmelingen: generaal (belga + redacties) + individuele journalisten
altijd uitsturen
bij voorkeur niet meer dan twee a4blz, plus evtl. aparte bijlage (achtergronddossier)
keuze nieuwsredacties? (lokaal / nationaal)
inhoud: to the point, zakelijk
facts en figures plus duiding
PRAKTISCH Mails
generaal uitsturen + ind, journalisten nooit alleen individueel nooit naar hoofdredactie gebruik herkenbaar mailadres:
goed = bekaert press slecht = elke de mayer
val op in stroom van honderden mails geef link naar info op website
PRAKTISCH COMMENTAAR
opvolging mail/communiqué door telefonisch contact
juiste contacten op redacties aanspreken (lijst mailadressen + lijst gsmnummers)
inschakelen tweede lijn
opletten on/offcommentaar
PRAKTISCH
telefonische verduidelijking woordvoerder is geen interview altijd in aanvulling op (en in lijn met) persberichten let op met exclusiviteit taak voor bedrijfstopper
ONBEKEND
TERREIN?
SOCIALE MEDIA supersnel, supergevoelig medium huur specialisten in pas op met persoonlijke tweets van managers doe niet mee aan scheldproza stel intern reglement op maak afspraken met vakbonden
Koffiepauze
Maarten Simon Advocaat
Communicatie op de werkvloer: juridische aspecten Social Relations Every Day
Maarten Simon Advocaat - Counsel Antwerpen, 20 mei 2014
Deel 1
COMMUNICATIE BIJ SOCIAAL OVERLEG 90
Werkgever Werknemers
Vakbond 91
Werkgever - personeel Hoe? Personeelsvergaderingen, intranet, e-mail, brief Wanneer? Aandachtspunten • Eenzijdige verbintenis
92
Werkgever - vakbond Georganiseerd overleg (OR, CPBW, SD) Informeel overleg (secretarissen) Confidentialiteit
93
Vakbond - personeel Wijze van informeren • Geen precieze richtlijnen in de wetgeving • Keuze van de personeelsafgevaardigde voor “best passende wijze” – personeelsvergaderingen – schriftelijke inlichtingen
94
Vakbond - personeel Communicatieregels • respect voor organisatorische noodwendigheden van de onderneming • respecteren van de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie • respecteren van interne policies en van het arbeidsreglement (internet, …)
Discretieplicht • Gebruik van meegedeelde inlichtingen met alle noodzakelijke discretie ter vrijwaring van de belangen van de onderneming • Aanduiden van het vertrouwelijk karakter van bepaalde inlichtingen waarvan de verspreiding schade zou kunnen berokkenen aan de onderneming
95
Vakbond - personeel Is een schending van het beroepsgeheim: de onrechtmatige mededeling of verspreiding door een lid van de OR van: • inlichtingen van individuele aard waarvan hij kennis heeft gekregen ingevolge de functies of mandaten die hij uitoefent; • algemene inlichtingen die schade kunnen toebrengen aan de nationale economie, de belangen van een economische sector of van een onderneming.
96
Deel 2
SOCIALE MEDIA OP DE WERKVLOER 97
Juridische benadering – gebruik van social media:
Privacy Vrijheid van meningsuiting
Werkgeversgezag Loyauteit en vertrouwelijkheid
98
I. Gebruik van sociale media tijdens de werkuren
99
OVERZICHT
1. Preventie en omgaan met misbruik 2. Controle van het internetgebruik 3. Geldigheid van het bewijs 4. Ontslag om dringende reden
100
1. Preventie en omgaan met misbruik
Wat te doen wanneer u
merkt dat een werknemer de hele dag op Facebook of Twitter zit in plaats van te werken?
101
Een duidelijke policy voor het gebruik van internet / social media (email,…) Juridische basis Eigendomsrecht Werkgeversgezag CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens: “Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het gebruik van de elektronische onlinecommunicatiemiddelen van de onderneming, welke regels het prerogatief van de werkgever zijn.”
102
Toepassingsgebied: niet enkel internet (e-mail, telefoon, mobiele telefoon,...) Regels voor het gebruik van de media - Verbieden van elk privégebruik? - Een beperkte toegang toelaten: Andere computer Tijdens de pauzes Beperking van de duur en de frequentie (uitzonderlijke toegang en/of in noodgevallen) Beperking van het type van activiteiten op het internet (geen internet bankieren, vakantieplanning, …) Blokkeren van bepaalde types van websites (porno, geweld, …) 103
Regels over het gebruik • Verboden (discriminatie, confidentialiteit, aantasting reputatie, intellectuele eigendom, …) • Standpunten innemen namens onderneming • “vrienden” worden
104
Regels over de controle: • doeleinden, frequentie, omstandigheden, opslag van gegevens, etc... • Akkoord van de werknemer Sancties Welke vorm? • arbeidsreglement • interne policy • tekenen voor akkoord/voor ontvangst • presentatie in de onderneming, informatiesessies
105
2. Controle van het internetgebruik
Wat als u een werknemer ervan verdenkt dat hij constant aan het Twitteren is in plaats van te werken... Kan u de websites die hij bezoekt controleren?
106
Recht op privacy • Artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens • Artikel 22 van de Belgische Grondwet • Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Richtlijn 95/46/EC) Controle van internetgebruik = verwerking van persoonsgegevens Wettelijke en uitdrukkelijk vermelde doeleinden, niet overdreven, informatie aan werknemers, veiligheidsmaatregelen, beperkte bewaring, ... Aangifte bij de Privacycommissie
107
CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische online communicatiegegevens: Beperkte lijst van toegelaten doelstellingen (uitdrukkelijk te vermelden) 1. 2. 3. 4.
het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten bescherming van de belangen van de onderneming de veiligheid van de IT-netwerksystemen de naleving van de in de onderneming geldende gebruiksregels
108
Procedure: In principe: indirecte controle: Controle van algemene gegevens
Bij onregelmatigheden: werknemers informeren
Geïndividualiseer de controle
Directe controle in geval van doeleinden 1-3
109
Wet van 13 juni 2005 betreffende elektronische communicatie Kennis nemen van en/of het gebruiken van communicatie informatie = verboden, tenzij toestemming van de partijen betrokken bij deze communicatie E-mail Internet?
110
Ons advies: Een duidelijke policy over het gebruik van internet/social media en de controle ervan
111
3. Geldigheid van het bewijs Voor 2003: Verwerping van alle onrechtmatig verkregen bewijs Hof van Cassatie, 14 oktober 2003 (arrest “Antigoon”) • Strafrechtelijke zaak • Enkel verwerping van onwettig bewijs indien: recht op een eerlijk proces is bedreigd de betrouwbaarheid van het bewijs is aangetast een voorwaarde voorgeschreven op straffe van nietigheid is geschonden
• Bevestiging in 2004 and 2005
Burgerlijk recht / arbeidsrecht? • Aanvankelijk passen arbeidsgerechten de Antigoon rechtspraak niet toe (dringende reden geweigerd in geval van onwettig bewijs)
112
Hof van Cassatie, 10 maart 2008: bevestiging van de Antigoon rechtspraak in een burgerrechtelijke zaak Arbeidsrechtbanken en -hoven lijken te volgen • Arbrb. Gent 1 september 2008: onrechtmatig verkregen e-mails, die concurrentiële activiteiten van de werknemer aantonen • Arbh. Antwerpen 2 september 2008: privé chat en e-mail tijdens de werkuren – IT-werknemer gebruikte afzonderlijke mail server – CAO 81 niet volledig nageleefd, maar bewijs aanvaard omdat: betrouwbaar, recht op een eerlijk proces was niet geschonden
113
Hof van Cassatie, 9 september 2008: “redelijke privacyverwachting” Misbruik van het recht op privacy (Art. 17 EVRM, 1134 en 1382 Burgerlijk Wetboek) Conclusie • Onrechtmatig verkregen bewijs kan toegelaten worden • Belang van duidelijke regels • Rechtspraak zal zeker nog evolueren • Zoveel mogelijk CAO 81 naleven
114
4. Mogelijke actie: ontslag om dringende reden?
Overmatig gebruik van internet voor private doeleinden kan een dringende reden uitmaken Voorbeeld: werkgever ontdekt dat werknemer op 15 dagen tijd 70 uur op beurswebsites heeft gespendeerd + persoonlijke bestanden heeft gemaakt (Arbrb. Brussel 6 september 2001) 115
Naleving van CAO n° 81 = belangrijk! • Geen dringende reden wegens geen duidelijke en voorafgaande richtlijnen (Arbrb. Brussel 19 maart 2004)
116
II. Gebruik van sociale media tijdens de privétijd
117
1. Vrijheid van meningsuiting?
118
Realiteit: steeds meer werknemers worden ontslagen om wat zij schrijven op sociale netwerksites
• US: coördinator middelbare school gedwongen om ontslag te nemen na boodschappen op Facebook • La petite anglaise • Kortenaken: lerares lagere school ontslagen omdat ze aan het chatten was met leerlingen op Netlog 119
Of worden zelfs ontslagen via een Facebook boodschap
120
Grenzen aan de vrijheid van meningsuiting • • •
Art. 19 Grondwet Art. 443 Strafwetboek (laster, eerroof, ...) Art. 17 Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten: verplichting tot loyaliteit en vertrouwelijkheid
“Klassieke” rechtspraak • Gerechtvaardigde kritiek is toegestaan. Kritiek mag niet beledigend of lasterlijk zijn (Arbh. Luik 16 december 2008) • Het recht op kritiek kan misbruikt worden door haar formulering of publiciteit (Arbrb. Brussel 9 juli 1985)
121
Is Facebook een publiek medium? •
Informatie wordt gedeeld tussen virtuele “vrienden”
•
Maar: het “prikbord” (“wall”) is vaak beschikbaar voor “vrienden van vrienden”
•
Rechtspraak (België):
– Facebook is niet publiek (Arbrb. Brussel 23 december 2009) – “Informatie op een niet-beveiligd discussieforum [Facebook groep toegankelijk voor iedereen] is potentieel toegankelijk voor alle Internet gebruikers” (Arbh. Brussel 4 maart 2010)
122
•
Rechtspraak (Frankrijk):
– Het plaatsen van een bericht op de « Facebook Wall » van een « Friend » maakt dit bericht publiek (HvB Reims, 9 juni 2010) – Publiek/privé karakter is afhankelijk van de « Facebook » parameters die gekozen worden door de gebruiker (Prud’hommes Boulogne-Billancourt, 19 nov. 2010)
123
Ongepaste opmerkingen op Facebook : dringende reden? (Arbh. Brussel 4 maart 2010) •
Agressieve taal van een werknemersvertegenwoordiger (die een ‘nickname’ gebruikt) tegen het management van de onderneming en kritiek op bepaalde collega’s
•
Arbeidshof: open discussiegroep, potentieel toegankelijk voor iedereen, MAAR: – – – –
De werknemer wist niet dat de groep “open” was Geen wens om de opmerkingen publiek te maken Context van conflicten met het management Opmerkingen waren “niet zo delicaat, eerder agressief en misten respect”, maar niet bedreigend of beledigend
NIET aanvaard als dringende reden
124
Arbeidsrechtbank Leuven (17 november 2011) • Werknemer beursgenoteerde onderneming plaatst commentaar m.b.t. jaarresultaten op Facebook • Vermeldt verkeerd functie ⇒ geeft bijkomend gewicht aan commentaren • Ook eerder al commentaren geplaatst • Kennisname berichten op publiek prikbord Facebook is geen schending van de privacy • Feiten aanvaard als dringende reden (context, functie, timing)
125
Arbeidsrechtbank Namen (10 januari 2011) • Racistische opmerking op Facebook m.b.t. collega • Geen dringende reden: conflicueuze relatie
126
2. Openbaarmaking van vertrouwelijke informatie Zaak vakbond CGT (Frankrijk) • Publicatie op de vakbondswebsite van notulen van onderhandelingen met de vakbond > informatie over winst en lonen • Standpunt vakbond: vrijheid van meningsuiting van de vakbond, niet beperkt door werknemersverplichtingen • Cassatie (FR), 5 maart 2008: de vrijheid om informatie openbaar te maken aan het publiek op internet kan beperkt worden wanneer dit noodzakelijk is om openbaarmaking van vertrouwelijke informatie te vermijden die de rechten van derden zou schaden en in het bijzonder de legitieme belangen van de onderneming 127
Zaak ACV / CSC (België) • Online vabondswebsite, met het logo van de onderneming, publicatie van de notulen van de bijeenkomsten van de ondernemingsraad • Vertrouwelijke informatie en zware kritiek op het management van de onderneming • Verwarring: officiële website van de onderneming? • Potentiële schade aan het imago van de onderneming • Website werd vrijwillig afgesloten 128
3. Mogelijke acties/sancties? Ontslag om dringende reden •
Termijn van 3 werkdagen – Noodzaak om de identiteit van de werknemer achter het Facebook profiel te controleren (horen van de werknemer) (Arbrb. Brussel 23 december 2009)
•
Geldigheid van bewijs
•
Gegrondheid van de dringende reden? – – – – –
Geval per geval Type van opmerkingen (beledigingen, gebrek aan respect, publieke aard, ...) Context en sociale sfeer Expliciet de naam van de werkgever vermelden Intentie om de onderneming te schaden
129
Stakingsvordering • Kortgeding • Onmiddellijke staking van opmerkingen/schadelijke informatie
Vordering tot schadevergoeding • Publieke schade aan het imago of de reputatie van het merk/bedrijf • Bewijs van fout – schade – oorzakelijk verband • Moeilijk om de omvang van de schade te berekenen
130
Contact Maarten Simon Advocaat
[email protected] Phone: 32 (0)9 261 50 00
www.claeysengels.be 131
132
