LSKÁ A LESNICKÁ UNIVERZITA V BRN

MENDELOVA ZEMĚDĚLSKÁ A LESNICKÁ UNIVERZITA V BRNĚ LESNICKÁ A DŘEVAŘSKÁ FAKULTA ÚSTAV LESNICKÉ A DŘEVAŘSKÉ EKONOMIKY A POLITIKY

Bakalářská práce Aplikace integrovaného systému řízení

BRNO, 2006

DALIBOR ŠULÉŘ

Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma: Aplikace integrovaného systému řízení zpracoval sám a uvedl jsem všechny použité prameny. Souhlasím, aby moje bakalářská práce byla zveřejněna v souladu s § 47b Zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a uložena v knihovně Mendelovy zemědělské a lesnické univerzity v Brně, zpřístupněna ke studijním účelům ve shodě s Vyhláškou rektora MZLU o archivaci elektronické podoby závěrečných prací.

Autorský závazek Autor kvalifikační práce se dále zavazuje, že před sepsáním licenční smlouvy o využití autorských práv díla s jinou osobou (subjektem) si vyžádá písemné stanovisko univerzity o tom, že předmětná licenční smlouva není v rozporu s oprávněnými zájmy univerzity a zavazuje se uhradit případný příspěvek na úhradu nákladů spojených se vznikem díla dle řádné kalkulace.

V Brně, dne: 7.7.2006

Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval především vedoucímu své bakalářské práce Ing. Romanu Dudíkovi, Ph.D. nejen za čas věnovaný při společných konzultacích, ale zejména za jeho cenné rady, náměty a připomínky při realizaci této práce a také za pomoc při odstraňování chyb. Rovněž bych chtěl poděkovat Ing. Milanu Madydovi, který mě vlastně přivedl na myšlenku zpracovat bakalářskou práci na uvedené téma.

Abstrakt Autor: Dalibor Šuléř Název bakalářské práce: Aplikace integrovaného systému řízení

Obliba integrovaných systémů řízení u nás neustále vzrůstá a to i v lesnictví. Vzhledem k specifickým podmínkám tohoto odvětví je zapotřebí na cestě implementace se vyrovnat s různými nástrahami, které na nás systém svými požadavky klade. Bakalářská práce popisuje postupnou aplikaci integrovaného systému řízení, zaměřeného na jakost při uplatňování šetrných technologií v procesech výroby s ohledem na životní prostředí a zejména pak konečného zákazníka. Naplňování jeho potřeb je prvořadou snahou. Aby byl systém úspěšně zaveden, je nutno se při jeho budování opřít zejména o podporu všech zaměstnanců a aktivní přístup vrcholového vedení, jenž musí jít příkladem. Ne vždy však tomu tak je.

Klíčová slova: jakost, environment, systém, zákazník, produkt (výrobek), služba, proces, parametr, aspekt, certifikace, dodavatel, plán, opatření, organizace.

Abstract Author: Dalibor Šuléř Title: Application of integrated management system

Popularity of integrated management systems has been constantly growing in our country, also in forestry. With respect to specific conditions of the industry various pitfalls have to be faced on the way to implementation that are put on us by the system and its requirements. The Bachelor diploma paper describes a gradual application of the integrated management system focused on quality in the employment

of production technologies friendly to the environment and to the final customer whose needs fulfilment is the primary effort. In order to successfully introduce the system, its building must be supported by all employees as well as by the active approach of the management whose members have to lead by example, which is not always the case.

Keywords: quality, environment, system, customer, product, service, process, parameter, aspect, certification, supplier, plan, measure, organization.

Anotace Aplikace Integrovaného systému řízení ukazuje možnou cestu, jak v podmínkách lesního podniku systém, skládající se ze dvou částí – jakosti a environmentu úspěšně zavést. Systém lze aplikovat rámcově na kterýkoliv subjekt. V bakalářské práci můžeme spatřovat jistý metodický návod, který lze uplatnit i u jiných organizací. Ne však doslovně. Vždy musíme vycházet z daných podmínek a přitom nezapomínat na složitost procesu a kritické momenty, které samotná aplikace sebou přináší.

Annotation The application of the Integrated Management System shows a possible way for a successful introduction of the system consisting of two parts –quality and environmentin the conditions of forest enterprise. The system can be generally used by any entity. In the Bachelor diploma paper we can see a certain methodological guideline which may be applied also in other types of organizations. Not literally, though. At all times we have to follow out from the given conditions and bear in mind the process complexity as well as critical moments that the application itself brings about.

OBSAH 1 ÚVOD …………………………………………………………………..4 2 CÍL PRÁCE ……………………………………………………………6 3 SOUČASNÝ STAV ŘEŠENÉ PROBLEMATIKY ………………….7 3.1 LITERÁRNÍ PRAMENY …………………………………………………......7 3.2 SOUČASNÉ ZAMĚŘENÍ LITERÁRNÍCH DĚL …………………………..9

4 MATERIÁL A METODIKA ŘEŠENÍ ……………………………...11 4.1 MATERIÁL …………………………………………………………………..11 4.2 METODIKA ………………………………………………………………….11

5 VLASTNÍ ŘEŠENÍ - PROJEKT ……………………………………13 5.1 ROZHODNUTÍ ……………………………………………………………....13 5.2 EXTERNÍ PORADCE ……………………………………………………….13 5.3 ZAMĚSTNANCI ……………………………………………………………..14 5.3.1 MOTIVACE ZAMĚSTNANCŮ ……………………………………….14 5.3.2 POVĚDOMÍ A PŘÍSTUP ZAMĚSTNANCŮ …………………………15 5.4 ÚVODNÍ POSOUZENÍ ………………………………………………...........16 5.5 HARMONOGRAM ZAVÁDĚNÍ ISŘ V PODNIKU ………………….......16 5.6 MANAŽER INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ …………………..17 5.7 ZAVÁDĚNÍ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ V PRAXI …........17 5.7.1 ÚVOD …………………………………………………………………..19 5.7.2 PŘEDMĚT NOREM …………………………………………..……….19 5.7.3 TERMÍNY A DEFINICE ………………………………………………19 5.7.4 SYSTÉM MANAGEMENTU JAKOSTI A EMS …………………......23 5.7.4.1 Všeobecné požadavky ………………………………………..24 5.7.4.2 Požadavky na dokumentaci ……………………………….....27 5.7.4.2.1 Všeobecně ………………………………………….28 5.7.4.2.2 Příručka …………………………………………….28 5.7.4.2.3 Řízení dokumentů ……………………………….....30 5.7.4.2.4 Řízení záznamů ………………………………….....33 5.7.5 ODPOVĚDNOST MANAGEMENTU ……………………...................35 5.7.5.1 Osobní angažovanost managementu ……………………......35

5.7.5.2 Zaměření na zákazníka ……………………….......................36 5.7.5.3 Politika ISŘ ...............................................................................39 5.7.5.4 Plánování ...................................................................................40 5.7.5.4.1 Cíle ISŘ .....................................................................40 5.7.5.4.2 Plánování ISŘ ...........................................................41 5.7.5.5 Povinnosti, pravomoc a komunikace .....................................42 5.7.5.5.1 Povinnosti a pravomoc ..............................................42 5.7.5.5.2 Představitel managementu ........................................42 5.7.5.5.3 Interní a externí komunikace .....................................42 5.7.5.6 Přezkoumání managementu ...................................................44 5.7.5.6.1 Všeobecně .................................................................44 5.7.5.6.2 Vstup pro přezkoumání .............................................45 5.7.5.6.3 Výstupy z přezkoumání .............................................46 5.7.6 MANAGEMENT ZDROJŮ ....................................................................47 5.7.6.1 Poskytování zdrojů ..................................................................47 5.7.6.2 Lidské zdroje ............................................................................48 5.7.6.3 Infrastruktura ..........................................................................50 5.7.6.4 Pracovní prostředí ...................................................................51 5.7.7 REALIZACE PRODUKTU ....................................................................52 5.7.7.1 Plánování realizace produktu .................................................52 5.7.7.2 Procesy týkající se zákazníka .................................................53 5.7.7.2.1 Určování požadavků týkajících se produktu .............53 5.7.7.2.2 Přezkoumání požadavků týkajících se produktu .......54 5.7.7.2.3 Komunikace se zákazníkem ......................................55 5.7.7.3 Návrh a vývoj ...........................................................................55 5.7.7.4 Nakupování ..............................................................................55 5.7.7.4.1 Proces nakupování ....................................................55 5.7.7.4.2 Informace pro nakupování ........................................57 5.7.7.4.3 Ověřování nakupovaného produktu ..........................58 5.7.7.5 Výroba a poskytování služeb ..................................................58 5.7.7.5.1 Řízení výroby a poskytování služeb .........................58 5.7.7.5.2 Validace procesů .......................................................61 5.7.7.5.3 Identifikace a sledovatelnost .....................................61 5.7.7.5.4 Majetek zákazníka .....................................................61

5.7.7.5.5 Ochrana produktu ......................................................62 5.7.7.5.6 Péče o životní prostředí .............................................63 5.7.7.6 Řízení monitorovacích a měřících zařízení ...........................64 5.7.8 MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ ...............................................65 5.7.8.1 Všeobecně .................................................................................65 5.7.8.2 Monitorování a měření ............................................................67 5.7.8.2.1 Spokojenost ...............................................................67 5.7.8.2.2 Interní audit ...............................................................68 5.7.8.2.3 Monitorování a měření procesů ................................71 5.7.8.2.4 Monitorování a měření produktu ..............................72 5.7.8.3 Řízení neshodného produktu a dalších neshod .....................72 5.7.8.4 Analýza údajů ..........................................................................73 5.7.8.5 Zlepšování .................................................................................74 5.7.8.5.1 Neustálé zlepšování ...................................................74 5.7.8.5.2 Opatření k nápravě ....................................................75 5.7.8.5.3 Preventivní opatření ..................................................75 5.8 PŘEDCERTIFIKAČNÍ AUDIT .....................................................................76 5.9 CERTIFIKAČNÍ AUDIT ................................................................................77

6 VYUŽITÍ VÝSLEDKŮ V PRAXI …………………………………..78 7 DISKUSE .…………………………………………………………….82 8 ZÁVĚR ………………………………………………………………..85 9 RESUMÉ ……………………………………………...........................86 10 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY ..............................................88 11 SEZNAM PŘÍLOH ............................................................................8

1 ÚVOD

Evropské normy řady ISO 9001 a 14001 u nás vydané Českým normalizačním institutem pod označením ČSN EN ISO 9001:2000 a ČSN EN ISO 14001:1997 nejsou v oblasti jakosti a životního prostředí v České republice ničím novým a neznámým. Jejich zavádění však nebylo ve všech oblastech stejně dynamické. Nejdříve se začaly uplatňovat v průmyslu a ve stavebnictví. Teprve v posledních letech se začínají intenzívně prosazovat i v takových oborech jako je lesnictví. Tento nebývalý rozmach je jen pochopitelným důsledkem toho, že význam jakosti proniká do všech oblastí a stává se dnes již běžnou realitou a je důkazem toho, že normu lze rámcově aplikovat na jakýkoliv subjekt, jakoukoliv činnost, tedy i lesní podnik. Zavedením systému environmentálního managementu zase podniky dávají jednoznačně najevo svou kladnou orientaci ve vztahu k životnímu prostředí. Co si vlastně lesní podniky slibují od zavedených a hlavně funkčních systémů? Kromě již zmíněné jakosti, která by měla být pochopitelným důsledkem a možno říci vyvrcholením jejich snah, je to dále zvýšení produktivity práce. Monitoring a měření realizovaných procesů má zase odhalit slabé stránky podniku, systémy se od počátku zaměřují na oslovení a získání zákazníka, který se dnes dostává do popředí zájmu. Stále je ještě dnes dost firem, které se uvedenými certifikáty pochlubit nemohou, takže si myslím, že pro mnohé se stává certifikát prestižní záležitostí a skýtá pocit jistého náskoku před konkurencí. Veber a kol. (2002) ve své knize zachází ještě dál a uvádí, že nedisponování certifikátem ISO 9000 může signalizovat zaostalost dodavatele v oblasti jakosti. Zavedení výše uvedených systémů není jednoduchou, levnou a zároveň časově krátkodobou záležitostí, přesto se podniky intenzivně do těchto aplikací pouštějí, ať již na základě racionálního zvážení (mělo by platit vždy) nebo jsou částečně či plně donuceni konkurencí, popřípadě vlastními odběrateli. Mnohdy takto jednají jen na základě pozitivních výsledků, které tyto systémy mají do firmy přinést. Najdou se však i případy, kde je zavedení systému řešeno násilnou, direktivní formou bez toho, aniž by dotyčný subjekt pochopil a dospěl k vlastnímu přesvědčení o užitečnosti, ne-li nezbytnosti aplikace, což je obrovská škoda, protože pokud myšlenka nenajde podporu všech zaměstnanců a zejména vrcholného managementu, vznikají následné potíže při samotném zavádění, vázne komunikace na jednotlivých úrovních organizace, chybí

4

tolik potřebná vstřícnost a ochota spolupracovat na společném projektu a v konečném účtování přichází zkrátka celý podnik, ale o tom si řekneme více později v následujících kapitolách. Nicméně těchto případů snad není příliš, protože fakta jsou přesvědčivá a jednoznačně hovoří ve prospěch systémů nebo ještě lépe integrovaných systémů řízení a výsledky dokazují, že systémy přinášejí řadu výhod. Stačí se jen okrajově zmínit o tom, že v hospodářsky vyspělých zemích mají dlouholetou tradici a přední světové firmy na těchto systémech staví své ekonomické úspěchy. Jednotlivé subjekty si mohou s ohledem na své priority a zejména předmět činnosti vybrat, zdali zavedou jen některý z nabízených systémů managementu jakosti, environmentu, případně bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo se rozhodnou pro některou z variant integrace. Proč zrovna integrovaný systém řízení? Integrované systémy mají samozřejmě několik předností. Podle Vebera a kol. (2002) se podniky ubírají jednou z cest, kterou je právě integrace v jeden celek, řízený z jednoho místa se společnými

dokumentovanými

postupy

a nástroji.

i zjednodušení

a

provozu

integrovaného

zhospodárnění

Impulsem

k integraci

systému

je

ve srovnání

s provozováním izolovaných manažerských systémů. Integrovaný systém řízení představuje z pohledu organizace jistou investici. Rád bych se v budoucnu zabýval i hledáním odpovědi na otázku kolik stojí zavedení a udržování plně funkčního systému na straně jedné a co přináší organizaci na straně druhé? Abych mohl mnohým pochybovačům dát jednoznačnou odpověď, je zapotřebí se tématem vážněji zaobírat. Pro tento okamžik však své úsilí zaměřím především na proces aplikace integrovaného systému řízení dle ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN ISO 14001, což je úkolem této bakalářské práce. A na závěr kapitoly, co to vlastně ISO znamená? ISO – International Organization for Standartizitionon je mezinárodní organizace pro vývoj a sjednocení standardů. Tolik na úvod.

5

2 CÍL PRÁCE Cílem práce, jak již vyplývá ze samotného znění zadání bakalářské práce, je v podmínkách lesního podniku stanovit hlavní východiska zavádění integrovaného systému řízení a vybraných právních předpisů a provést analýzu souvisejících aspektů implementace norem ČSN EN ISO 9001:2000 a ČSN EN ISO 14001:1997. Prakticky to znamená, že se budu zabývat, pokud možno detailně, popisem celého procesu zavedení systému po jednotlivě na sebe navazujících fázích v podobě kapitol ISO norem, nalézat vhodné cesty a způsoby jak se vyrovnávat s hlavními problémy a jak překonávat překážky při naplňování požadavků, které systém klade na lesní podnik a to vše z časového hlediska od samotného zrodu myšlenky zavedení integrovaného systému řízení až do okamžiku úspěšného certifikačního auditu. Mojí snahou dále bude poukázat na možná rizika, nástrahy a úskalí, která systém představuje pro nepřipravený podnik, toužící získat kýžený cíl v podobě obdržených certifikátů.

6

3 SOUČASNÝ STAV ŘEŠENÉ PROBLEMATIKY Zadané téma jasně definuje úkoly, které musím řešit. Nelze si myslet, že se v této práci obejdu bez patřičné literatury, která mi ukáže, jak dalece je zájmová oblast řešena, do jaké míry se jednotliví autoři pokusili objasnit dnes tak často používaný pojem jako je integrovaný systém řízení. Napomáhat při naplňování cílů bakalářské práce mi určitě budou i vlastní zkušenosti, ale nelze spoléhat jen na ně a proto ta nutnost studia literatury.

3.1 LITERÁRNÍ PRAMENY

Za účelem zjištění současného stavu řešené problematiky, týkající se zavádění integrovaného systému řízení jsem se snažil prostudovat předmětnou literaturu, vztahující se k danému tématu. Musím říci, že kromě základních norem řady ISO 9000 je již dostatek knih a jiných zdrojů, které se zcela nebo alespoň okrajově zaměřují na jakost, řízení systémů a jednotlivé procesy. Mohu zde pro zajímavost uvést několik titulů, zabývajících se touto problematikou. Mezi ně patří například Řízení jakosti a ochrana spotřebitele (Veber a kol., 2002). Kniha přináší poznatky z oblasti jakosti, zabezpečování jakosti a ochrany spotřebitele. Obsahuje přehled nejdůležitější legislativy jakosti, postupů a metod zabezpečování jakosti ve smyslu norem ISO 9000. Naznačuje směry, kam se bude management jakosti ubírat v nejbližším období. Jiná publikace Moderní

systémy

řízení

jakosti

(Nenadál,

Noskievičová,

Petříková,

Plura,

Tošenovský, 2002) nás seznamuje s moderními trendy rozvoje managementu jakosti v podnicích, poukazuje na techniky, postupy a nástroje, které významně zvyšují účinnost této části podnikového managementu. Nalezneme zde vysvětlení významu jakosti v tržním prostředí, přehled různých koncepcí managementu jakosti a definice obecných principů jeho účinnosti. Věnuje se mimo jiné také klíčovým otázkám účasti vrcholového vedení a zvažování ekonomických aspektů v systémech jakosti stejně jako dílčím oblastem managementu jakosti v předvýrobních etapách, zásobování, výrobě i povýrobních činnostech. Zdůrazňovaná je rozhodující role člověka ve všech zmiňovaných procesech. Kniha se dále zabývá metodologií zlepšování jakosti, problematikou managementu jakosti v sektoru služeb i vazbám mezi managementem jakosti a environmentálnímu systémy řízení. To co nepostrádá, je především

7

charakteristika a výklad hlavních požadavků souboru norem ISO 9000:2000 na systémy managementu jakosti. Další v řadě je knižní titul Plánování a neustálé zlepšování jakosti (Plura, 2001). Autor se věnuje pojetí a přístupům k plánování a zlepšování jakosti v kontextu norem souboru ISO 9000:2000. Kniha v ucelené podobě nabízí celou řadu vhodných postupů a metod. Umožňuje optimalizovat plánování jakosti výrobků nebo poskytovaných služeb, vyhodnocovat způsobilost procesů, analyzovat používané systémy měření a systematicky přistupovat k řešení problémů, přičemž účinnost a efektivnost uváděných postupů a metod je ověřena zejména praktickými zkušenostmi úspěšných světových firem. Čtvrtou, obsahově velmi zajímavou publikací je Měření v systémech managementu jakosti (Nenadál, 2004), která poskytuje čtenářům návody, jak systémová měření v praxi realizovat a jak nakládat se získanými daty v zájmu dalšího rozvoje systému managementu jakosti. Vysvětluje základní principy moderních systémů managementu jakosti, pojem a obsah měření v těchto systémech a požadavky na ně z pohledu norem ISO 9000:2000. Kniha se věnuje problematice vybraných systémových měření a postupům měření spokojenosti a loajality externích zákazníků včetně netradičního zkoumání hodnoty pro zákazníka. Dále se zabývá například benchmarkingem, novými pohledy na finanční analýzy v managementu jakosti, které jsou prezentovány zejména s ohledem na potřebu hledání příležitostí ke snižování ztrát. Pozornost je věnována některým aspektům měření výkonnosti různých procesů uvnitř organizací, sebehodnocení a také zásadám měření výkonnosti systémů managementu jakosti a způsobům využití údajů ze systémových měření pro objektivizaci rozhodovacích procesů na úrovni vrcholového vedení. Za zmínku stojí rovněž kniha Rozvoj organizace pomocí managementu procesů (Garscha, 2003), která nese v podtitulu označení praktická příručka a je obohacena o řadu názorných příkladů. Kromě vyložení nejdůležitějších pojmů, pojednává o účelu managementu procesů, znázorňuje procesy se všemi jeho parametry, zabývá se sítěmi a mapami procesů, sleduje cíle organizace, efektivnost a účinnost. Dále se zabývá identifikací vzájemných vztahů a vzájemného působení v síti procesů organizace, je zde vyložen ústřední pojem odpovědnosti v managementu procesů formou vlastníků procesů a to vše doplněno o praktické použití managementu procesů. Mimo tyto knihy je celá řada dalších, podobně zaměřených knih, o čemž jsem měl možnost se přesvědčit při vyhledávání odborných publikací s touto tématikou ve fondech vědecké knihovny. Poněkud jiná je ale situace týkající se systému environmentálního managementu. Tady si musíme pomoci především normami řady ISO 14000. Proto se domnívám, že 8

je zde ještě natolik dostatečný prostor, aby byl doplněn o další na tuto problematiku se vztahující díla a tím se zvýšilo množství kvalitních literárních pramenů. Nedostatek je zapříčiněn možná i proto, že přece jen význam jakosti je poněkud více spojován s komerční úspěšností než je tomu v případě životního prostředí. Obdobně bych mohl hodnotit i situaci ohledně integrace systémů. V obou normách, ať už se jedná o ISO 9001 nebo ISO 14001 jsou v přílohách uvedeny oboustranné vztahy a vazby, které vyjadřují reálnou skutečnost integrovaného systému, který se zakládá na často společných požadavcích a podobných rysech (viz příloha č. 1).

3.2 SOUČASNÉ ZAMĚŘENÍ LITERÁRNÍCH DĚL

Měl bych na tomto místě podotknout, že literární díla, uvedená v předcházející kapitole, se vesměs zaměřují na procesní stránku věci, přičemž ale opomíjejí některá významná fakta nebo jim nepřikládají patřičný důraz. Zavádění systému je pak interpretováno sice jako náročný proces, ale přece jen nevystihuje úplně danou problematiku a možné potíže, s kterými se dotyčný subjekt může potkat, nehledě na již zmíněné specifické podmínky lesního podniku. Je zapotřebí vzít v úvahu komplexně všechny podmínky, které mají na systém i zdánlivě nepatrný vliv, neboť právě tyto na první pohled maličkosti mohou rozhodnout nejen o kvalitě a funkčnosti celého systému, ale a to je rovněž podstatné, tyto detaily ovlivňují i rychlost celého procesu. Je obecně známa prvořadá úloha lidí, přesto se mi zdá, že se příliš neuvažuje s lidským faktorem ve vztahu jeho přístupu k zamýšleným nebo již probíhajícím procesům. Myslím si, že je trochu podceňován. Česká mentalita není nakloněna často až razantnímu zavádění novinek, zvlášť je-li to spojováno s dalšími úkoly. Nelze se divit, že zaměstnanci mohou zaujmout k celé věci poněkud vlažný postoj. Dále pak literatura většinou odpovídá na otázky typu „jak“, ale méně již řeší otázky typu „co dělat, když“. Nedoporučuji v žádném případě podceňovat prostředí a všechny okolnosti, za kterých proces implementace probíhá, jsou totiž neméně důležité jako kupříkladu určení procesů v organizaci. V úvodu jsem zmínil, že systém lze aplikovat na kterýkoliv subjekt. Pravděpodobně z tohoto důvodu se literární díla nějak úzce nespecializují na jednotlivé obory činnosti (výjimkou by u nás mohlo být například výsostné postavení automobilového průmyslu). Druhým důvodem může být fakt, že každý obor je více či méně specifický a nikomu z autorů se nechtělo zacházet tolik do detailů, proto jejich práce jsou pojaty v obecné 9

rovině. Na druhou stranu neexistuje přesný návod, který by se dal „napasovat“ na kterýkoliv subjekt aniž by nebyl patřičně upraven pro použití. Je to vždy zcela individuální a právě vrcholný management nese plnou odpovědnost za průběh realizace, to on musí řešit a předpokládat kritické momenty. Není možné spoléhat na to, že sebelepší autor bude myslet na všechno. Doposud mi není známé žádné dílo, které by se zabývalo a řešilo zmiňovanou problematiku v lesnickém sektoru. Příliš se toho ani nedočteme v odborných lesnických časopisech, v kterých nejsou publikovány články související se zmiňovanou tématikou. Byl bych rád, abych nebyl chápán jako bezprostřední kritik, což se může po přečtení předchozích řádků zdát. Právě naopak. Přál bych si, aby bylo zřejmé, že nejde o kritiku. Ještě jednou opakuji, že nelze vždy postřehnout všechny detaily a zcela určitě se to nepodaří ani mně, zvlášť, jedná-li se nejednou o nepředvídatelné situace. Proto právě zde spatřuji prostor pro přiblížení a nastínění některých modelových situací nad rámec standardní implementace, kdy všechno běží jakoby „na drátku“, o kterých se zmíním v další kapitole, pojednávající o vlastním procesu zavádění integrovaného systému řízení.

10

4 MATERIÁL A METODIKA ŘEŠENÍ

4.1 MATERIÁL

Téměř roční zavádění a posléze více než roční fungování systému v rámci jedné organizační jednotky, kde jsem zaměstnán, mi poskytuje jistý empirický materiál, vhodně použitelný ke zpracování bakalářské práce. Vzhledem k poměrně brzkému rozhodnutí a následnému zadání tématu, jsem měl dostatek času se celé práci podrobně věnovat. Přispěla k tomu i skutečnost, že integrovaný systém se shodou okolností současně zaváděl spolu s tvorbou bakalářské práce a dozorový audit a příprava na něj po prvním roce fungování probíhala v době, kdy mé úsilí na zadaném díle vrcholilo. Užitečné informace jsem rovněž obdržel od externího poradce, který integrovaný systém řízení pomáhal svými radami zavádět v naší společnosti a také mně doporučil vhodnou literaturu, věnující se dané problematice.

4.2 METODIKA

Vlastní řešení spočívá v detailním popisu a analýze jednotlivých fází zavádění systému, krok za krokem, tak jak jsem tomu byl účasten i v našem případě. Podílel jsem se v rámci našeho podniku na plnění hlavních úkolů a na koordinaci činností podle stanoveného harmonogramu. V případě zavádění systému není nutné nijak zvlášť speciálně vymýšlet metodiku, protože obě normy ČSN EN ISO 9001:2000 a rovněž ČSN EN ISO 14001:1997 mají jasně definovány požadavky na systém, které je nezbytné pro úspěšnou certifikaci splnit. Proto metodika je shodná s těmito požadavky, které jsou pak zaneseny do harmonogramu zavádění integrovaného systému řízení. Záleží jen na úrovni a stavu připravenosti podniku a to za prvé z pohledu požadavků obou norem a za druhé z pohledu plnění právních požadavků. Z poměrně dlouhého procesu se pokusím vyzvednout zejména ta podstatná fakta, která utvářela zásadní rysy a stavební prvky systému, které bychom mohli příznačně nazvat milníky zavádění systému. Zaměřím se také na možné problémy a komplikace, případně upozorním na způsob, jak je odstranit nebo ještě lépe jim předejít. Je třeba si hned zde říct, že často jsou zapříčiněny právě nerespektováním právních předpisů. Musím totiž uvést, že systém

11

nijak zvlášť nevybočuje nad rámec povinností, kladených soudobou platnou legislativou České republiky a tak vlastně hodně záleží na současné úrovni plnění legislativních povinností, jak jsou v podnicích dodržovány a uplatňovány závazné právní předpisy. Proto není náplní mé práce pouze popsat implementaci samotného systému, ale musíme ho vnímat jako kompaktní, provázaný celek a proto se dále budu věnovat i vybraným právním předpisům, zejména těm důležitým a používaným při činnostech v lesním hospodářství . V neposlední řadě provedu hlubší rozbor celé této problematiky z různých úhlů pohledu, zejména pak se zřetelem na jistá specifika lesní výroby a podnikatelských aktivit v lesnictví vůbec. Podíváme se na to, jak se k celé věci staví a jak vlastním pohledem vnímá realitu a sleduje celý průběh zavádění systému řadový zaměstnanec, představitel vrcholového managementu a z opačné strany třeba externí poradce. A jsou to právě různé postoje zainteresovaných zaměstnanců, kteří často pochybují o smysluplnosti vyvíjených aktivit, které mě přivedly na myšlenku věnovat se této problematice. V prvé fázi se tak budu zabývat zvládnutím obecných předpokladů pro zavedení systému a na výsledky bych pak rád navázal diplomovou prací, kdy ve druhé fázi bych již chtěl získat určitou odpověď, co se týče nákladů a výnosů, co systém přinesl kladného a co záporného, jak se změnil chod organizace, zdali je systém vůbec rentabilní apod. Tohle bude nutné řešit však už na bázi konkrétního lesního podniku. Domnívám se, že oplývám dostatečnými zkušenostmi, nabytými při realizaci shodného produktu s popisovaným v téhle bakalářské práci, abych věrohodně a objektivně charakterizoval základní postupy a hlediska při uskutečňování stanovených cílů. Věřím dále, že budou zúročeny veškeré mé osobní zkušenosti a poznatky, které jsem získal v průběhu ročního fungování systému nebo jako současně zaměstnavatelem pověřený interní auditor.

12

5 VLASTNÍ ŘEŠENÍ - PROJEKT Některé kroky již byly v předcházejících kapitolách naznačeny. Nyní tedy přejdeme ke konkrétní podobě vytváření podmínek pro úspěšnou aplikaci systému v souladu s požadavky norem.

5.1 ROZHODNUTÍ

Zavedení systému představuje zásadní rozhodnutí v zaběhnutém chodu organizace a je nutné k tomu také takto přistupovat. Rozhodnutí může být svobodné, ale i direktivní. V každém případě by mu měla předcházet zralá úvaha. Ideální je situace, když dotyčný subjekt k tomuto názoru dospěje sám, má eminentní zájem na zlepšení jakosti a postoje k životnímu prostředí, což se dá obecně charakterizovat jako velice dobrý start do náročného a dlouhodobého procesu a bývá zpravidla počátkem celého úspěchu.

5.2 EXTERNÍ PORADCE

Po přijetí rozhodnutí přichází zpravidla otázka, jak na to. Požadavky norem jsou sice srozumitelně formulovány, ale přece jen příliš obecně, systém je poměrně rozsáhlý a složitý a jednotlivé kapitoly jsou z různých oblastí, takže vřele doporučuji se obrátit na renomovanou firmu, která poskytuje odborné poradenství. Ne, že by to bylo podmínkou, ale neznám žádný subjekt, který řešil aplikaci systému sám bez pomocí poradce. Tito lidé mají vůči zákazníku profesionální přístup, své vlastní pojetí, často za sebou již řadu úspěšně certifikovaných podniků a jejich zkušenosti jsou téměř k nezaplacení. Toto ostatně zjistíte sami, kdy uplatní svůj přehled především v legislativě, poradí při vyhledávání procesů a stanovení jejich parametrů, oceníte jejich znalosti v oblastech ne běžně řešených jako například v metrologii. Jejich význam roste s překonáváním překážek, kladených požadavky systému. Mají dobře zvládnutou techniku asertivního jednání, kdy nabízí vhodná řešení takovým způsobem, že máte pocit jako by jste řešil zásadní otázky sám. Určitě se vynaložené náklady, přestože nejsou nikterak nízké, vrátí v podobě kvalitních rozhodnutí ve prospěch systému a tím pádem celého podniku.

13

5.3 ZAMĚSTNANCI

V tuto chvíli jsme již rozhodnuti systém zavést, máme externího poradce, nyní zbývá ještě určit okruh zaměstnanců, podílejících se na implementaci integrovaného systému řízení (ISŘ) a plnění úkolů spojených s tímto cílem. Není to pochopitelně záležitost jen několika „vyvolených“, nýbrž celého kolektivu, všech zaměstnanců. Přesto však v těchto počátcích se přenáší zodpovědnost na vrcholový management, vedoucí technicko-hospodářské pracovníky a mistry. Oni pak dál přenášejí informace na jednotlivá pracoviště ostatním zaměstnancům. Proto je vhodné ještě před započetím nebo nejpozději v brzkém průběhu zavádění systému uspořádat pracovní aktiv nebo poradu, kde bude všem sdělen záměr, popřípadě že již probíhá tato plánovaná činnost, která se bezpochyby dotkne zcela každého. Doporučuji neopomíjet tento krok, aby zaměstnanci na nižších pozicích v rámci organizační struktury podniku neměli dojem, že se jedná za jejich zády. Musíme také umět zvolit správný způsob, jak tuto informaci podáme. Výklad by měl být jednotný, aby nedocházelo k dezinformacím, to znamená sjednotit se názorově. Zaměstnanci, a teď myslím všechny, musejí nabýt pocitu, že chystaná změna přinese pozitivní výsledky ve formě ekonomického zhodnocení a nebude spojována pouze s vyššími pracovními nároky na jednotlivé profese. Svůj postoj si vedení podniku musí obhájit, jinak se bude potýkat s těžkostmi při prosazování zásadních otázek v dalším průběhu procesu.

5.3.1 MOTIVACE ZAMĚSTNANCŮ

U zaměstnanců si dovolím se ještě chvíli zdržet. Sdělení o zavádění systému je skutečně zlomový okamžik celého procesu. Málokde se dá očekávat, že bude přijato s nadšením a ovacemi, zvlášť když současně přitom budou rozděleny další úkoly. Proto se určitě mohou vyskytnout určité negativní reakce, které mohou vést až k netečnosti a neochotě dále spolupracovat na společném projektu. Odstranění těchto bariér se pak stává prioritou. Nezbývá nic jiného než osvětově působit na zaměstnance, poučit je o důležitosti a všestrannosti systému, který v sobě nese pozitivní prvky. Ještě horší situace může nastat, když je systém hned v počátku zatracován, často jsou slyšeny názory, že systém je zbytečný a když to šlo doposud bez něho, tak to půjde i dál. Je to názor hlavně starší generace, která současně dodává, že systém nepotřebuje, a že už to nějak „doklepe“. Ironií pak je, že tato slova jsou vyřčena někdy i vedoucími 14

zaměstnanci, kteří tak dávají jasný signál svým podřízeným a ti se v duchu svých vedoucích pak k celé věci staví. Ovlivňovat se bohužel nechává těmito názory zejména mladší generace, na které jednou podniky budou stavět. Problematickou skupinou se také jeví provozní personál, který přece jen do jisté míry je trochu mimo hlavní dění a tak se stává, že vždy mu nejsou známy všechny souvislosti a proto může na základě neznalosti zaujímat negativní postoj k určitým záležitostem. Toto je jasný důkaz toho, že v organizaci převládají staré metody řízení. Důležitou úlohu zde může sehrát i manažer integrovaného systému řízení, který pomocí své autority by měl přesvědčit a přimět ostatní k principu týmové práce. Většina podniků nevytváří žádné finanční rezervy za účelem motivace a i kdyby, nemyslím si, že je to správná volba. Cesta vede jen přes neustálé působení na myšlení zaměstnanců. Uvedu ještě jeden příklad, kdy do podobné situace může zasáhnout externí poradce, má to však jednu zásadní podmínku a tou je otevřenost obou stran. Poradci, byť pracují velmi dobře, svědomitě a profesionálně, nejsou během aktu zavádění schopni vždy detailně rozpoznat atmosféru podniku, skutečnou úroveň povědomí a s jakou snahou a ochotou je systém zaváděn a orientují se jen podle určitého vzorku osob, s kterými přichází do styku nebo na základě informací, sdělenými zaměstnanci, kteří jsou přímo zainteresovaní na jednotlivých úkolech. Dochází tak ke zkreslování celkového přístupu podniku, kdy se na první pohled jeví, že vše je v naprostém pořádku. Záměrně se pak navíc zástupci podniku snaží tuto nelichotivou situaci zastírat prohlášeními, která se nezakládají na pravdě a mají deklarovat opak. Je to velkou chybou, neboť poradci za dobu své praxe znají jistě metody, jak si naklonit lidi novým myšlenkám. Zdůrazňuji, že zaměstnanci svým kladným přístupem minimálně přispívají, ne-li vytvářejí tolik potřebnou pohodovou atmosféru pro zdárný průběh aplikace integrovaného systému řízení.

5.3.2 POVĚDOMÍ A PŘÍSTUP ZAMĚSTNANCŮ

Každý zaměstnanec si musí v souvislosti se zaváděním systémů managementu uvědomit, že normy ve své podobě představují především určitý nástroj k úspěšnému fungování podniků a do značné míry se opírají o platnou legislativu, která je pochopitelně závazná nezávisle na tom, zdali je systém zaveden či nikoli. Z tohoto pohledu je pak nesprávný názor, že integrovaný systém řízení vyžaduje něco nového, extra, navíc. Podstatně více se jen dbá na dodržování právních předpisů. Pokud systém 15

vyžaduje něco nového, tak to zpravidla v drtivé většině našich podniků bývá přístup zaměstnanců spojený s novým myšlením. V lesnictví je obzvlášť palčivá situace, protože jsou zde ve velké míře zaměstnávány osoby již v důchodovém věku. Také provádění převážně jednoduchých manuálních prací v pěstební činnosti neklade

na

zaměstnance těchto profesí nikterak vysoké

nároky na dosažené vzdělání a proto vzhledem k výše uvedeným faktům je poměrně složité tyto lidi názorově přesvědčit a motivovat. Jejich povědomí je pak obecně na nižší úrovni a prosazování myšlenek nového přístupu o to složitější. Teorie změny přichází s jednoduchou poučkou, že předpokladem každé změny je: vědět, chtít a moci (Veber a kol., 2002).

5.4 ÚVODNÍ POSOUZENÍ

Aby se mohl stanovit závazný harmonogram, je třeba přesně znát situaci v podniku a provést úvodní posouzení (viz příloha č. 2), jehož obsahem je získání základních informací o podniku, seznámení se s hlavními problémy a porovnání požadavků z praxí z pohledu referenčních norem ČSN EN ISO 9001 a 14001. Porovnávají se přitom jednotlivé články norem se skutečným stavem v podniku a případný nesoulad nebo slabá místa jsou řešena v podobě opatření, která se zapracovávají do termínově členěného harmonogramu v jednotlivých etapách. Druhou oblastí posuzování je plnění právních požadavků. Posouzení má zpravidla charakter pohovoru s vedením podniku, ale bývá často spojeno rovněž s prohlídkou jednotlivých útvarů a pracovišť. Opět musím zmínit další výhodu externího poradce a to je jeho nezávislost při hodnocení celkové situace. Není zatížen tzv. „provozní slepotou“. Je samozřejmostí, že ze vstupní analýzy se vypracuje podrobný zápis. Platí zásada, že z každého dalšího pracovního jednání je pořizován písemný záznam, který obsahuje hlavní body programu.

5.5 HARMONOGRAM ZAVÁDĚNÍ ISŘ V PODNIKU

Víme již, co vypracování návrhu harmonogramu předchází. Tento návrh je posléze předkládán vedení k odsouhlasení. Harmonogram (viz příloha č. 3) je tedy odrazem situace v podniku, kdy reflektuje nedostatky požadované normami. Měl by být tzv. „ušit na míru“ a to platí zejména o časovém horizontu, kdy je třeba přistupovat citelně 16

k jednotlivým bodům tak, aby jejich splnění bylo reálné. Nedoporučuji žádný spěch, neboť ten je zpravidla doprovázen stresem, ovlivňujícím celkovou kvalitu přijatých opatření.

5.6 MANAŽER INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ

Kromě zaměstnanců, odpovědných za průběh implementace, musí vedení ještě ze svého středu určit osobu, která bude vykonávat v podniku funkci manažera ISŘ. Tento zaměstnanec musí přitom splňovat jisté předpoklady pro tento výkon. Daly by se formulovat v následujících bodech: •

Manažer ISŘ by měl být osobou s přirozenou autoritou, plně respektovanou a požívat obecné podpory všech zaměstnanců.

•

Nesmí mu scházet celkový přehled o činnostech a dění v podniku.

•

Musí se vyznačovat smyslem pro komunikaci.

•

Neocenitelné jsou koordinační a organizační schopnosti.

Nemá zpravidla moc výkonnou, ale tím jeho význam neklesá. Právě naopak. Stává se prostředníkem mezi poradcem a vedením při řešení otázek spojených s implementací. Jeho role je důležitá nejen ve fázích zavádění, ale později také při udržování systému.

5.7 ZAVÁDĚNÍ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ V PRAXI

Nejdříve bych dal prostor některým názorům. O integraci systémů se mluví hodně, různě, zasvěceně, ale i zavádějícím způsobem. Slovo „integrace“ znamená dát věci dohromady, do nějakého celku, při čemž získáme nové funkční vlastnosti tohoto celku, nepřítomné v žádné dílčí části. Naházet několik věcí do jednoho pytle, popřípadě několik systémů do jednoho podniku, ještě vůbec neznamená integraci. Přesto se občas i takového cosi za integraci z marketingových důvodů, vydává (Staníček, 2004). Podle Zdvihala (2004) je vhodné postupovat v souladu s pěti základními pravidly: Pravidlo 1 Urči procesy, jak to vyžaduje kapitola 4.1 normy ISO 9001, ale pro celý zamýšlený rozsah integrovaného systému. Vlož procesy (a činnosti) požadované systémem environmentálního managementu, abys jimi dokázal ve vymezeném systému například určovat environmentální aspekty procesů a produktů a další specifické požadavky, které

17

ISO 9001 neobsahuje a obsloužit širší požadavky, které přinášejí integrované subsystémy. Pravidlo 2 Nedělej si zatím moc starostí s měřením efektivnosti a výkonnosti procesů, nebo pro tušené komplikace s tím spojené začneš jejich rozsah omezovat a důležité procesy degradovat na nedůležité. Zbude ti nekomunikující procesní torzo. Pravidlo 3 Co patří k sobě, nerozděluj. Společné požadavky subsystémů spojuj. Právě využíváš jednu z předností integrace. Pravidlo 4 Najdi produkty, formuluj užitek procesů a hledej potřebu jejich vzájemného propojení. Smyslem není nalézt kvantum procesů, ale několik jich sladit do jednoho propojeného systému. Pravidlo 5 Stav systém pro normální lidi. Nesrozumitelným jazykem normy nikoho neoslníš.

Firma, která hodlá aplikovat koncepci ISO, by měla projít zhruba těmito kroky (Nenadál a kol., 2002): 1) Rozhodnutí o přijetí koncepce ISO. 2) Analýza současného stavu. 3) Vzdělávání zaměstnanců. 4) Popis a dokumentování systému jakosti. 5) Prosazení dokumentovaných postupů do podnikové praxe. 6) Běžné působení systému jakosti v podniku. 7) Další rozvoj systému jakosti.

Obecně pak platí, že při vytváření integrovaného systému řízení se řídíme stejnými zásadami, jako bychom zaváděli kterýkoliv systém samostatně, jen s tím rozdílem, že musíme při aplikaci vzít v úvahu jednotlivé požadavky norem současně. Ne jinak tomu je i v našem případě, kdy se budu držet logického sledu kapitol a článků obou norem a to tak, jak je řešena jejich souvztažnost, aby byla zachována přehlednost a srozumitelnost a aby nedocházelo k chaotickému přeskakování. Není to sice přesně v duchu harmonogramu, který umožňuje s ohledem na více či méně problematické oblasti různě improvizovat, nicméně v obou případech je výstupem kompaktní celek 18

integrovaného systému, splňující všechny požadavky norem. Ještě jednou však opakuji, aby nebyl náhodou opomenut některý z článků, dám přednost systematické posloupnosti.

5.7.1 ÚVOD

V úvodu je specifikováno, komu že je vlastně používání norem určeno a co poskytují těmto případným zájemcům. V normě ISO 9001 se již jasně hovoří o procesním přístupu, který je upřednostňován před pojetím jakosti produktu a je rovněž zmíněna její kompatibilita s normou ISO 14001:1996.

5.7.2 PŘEDMĚT NOREM

V mezinárodní normě jsou vysloveny základní požadavky na systém managementu jakosti v případě ISO 9001, respektive na systém environmentálního managementu v ISO 14001. Pro nás je podstatné, že obě normy deklarují zavedení do všech typů organizací bez ohledu na typ, velikost, poskytované služby a umožňují vzájemnou integraci. Zde máme tak potvrzeno, že je lze úspěšně aplikovat všude, nevyjímaje lesnický sektor. Jsou to právě tyto dvě normy, jejichž požadavky jsou předmětem posuzování shody systému při certifikačních nebo jiných auditech.

5.7.3 TERMÍNY A DEFINICE

Slovní pojmy z oblasti jakosti a životního prostředí dnes sice již zdomácněly, přesto všechno si ale musíme uvědomit, že systém musí být vnímán a chápan každým zaměstnancem podniku a s poukázáním na srozumitelnost vyjádřenou výše uvedeným pátým pravidlem a poměrně častý jev zaměstnávání důchodců v lesnictví si dovoluji tvrdit, že v tomto případě znamená více lépe. Obecně jsou termíny z oblasti jakosti uvedeny v samostatné normě ISO 9000, environmentální pojmy se staly součástí základní normy ISO 14001. Prakticky se pak objevují tyto termíny v příručkách jakosti nebo integrovaných systémů. Totéž platí o používaných zkratkách.

19

Použité definice

dodavatel

organizace, která poskytuje produkt nebo službu zákazníkovi

zákazník

příjemce produktu nebo služby

služba

výsledky vytvořené při vzájemném styku mezi dodavatelem a zákazníkem a interními činnostmi dodavatele s cílem plnění potřeb zákazníka

smlouva

požadavky

dohodnuté

mezi

dodavatelem

a

zákazníkem

zprostředkované jakýmkoli způsobem plán jakosti

plán činností, který zahrnuje zdroje (pracovníky, dokumenty, zařízení, materiál, …), metody a postupy pro dosažení požadované jakosti procesu nebo splnění stanovených cílů jakosti

opatření k nápravě činnosti zaměřené na odstranění příčin, vzniklé neshody s cílem zabránit jejímu opakování Preventivní

činnosti zaměřené na odstranění příčin možné neshody, které

opatření

vyplývají ze systematického vyhodnocování trendů dosažení a udržení požadované jakosti služby nebo procesu

audit

systematický, dokumentovaný a nezávislý proces, jehož cílem je stanovit, zda činnosti a s nimi spojené výsledky jsou v souladu s plánovanými záměry a zda se tyto záměry realizují efektivně a jsou vhodné pro dosažení cílů

EMS

Součást celkového systému managementu, která zahrnuje

systém

organizační

strukturu,

plánovací

činnosti,

odpovědnosti,

environmentálního praktiky, postupy, procesy a zdroje k vyvíjení, zavádění, managementu

dosahování, přezkoumávání a udržování

environmentální

politiky environment

prostředí, ve kterém organizace provozuje svou činnost

životní prostředí

a zahrnující ovzduší, vodu, půdu, přírodní zdroje, rostliny a živočichy, lidi a jejich vzájemné vztahy. Poznámka: v této souvislosti se " prostředí" rozšiřuje za hranice organizace do globálního systému.

20

environmentální

prvek činností, výrobků nebo služeb organizace, který může

aspekt

ovlivňovat životní prostředí Poznámka:

významný

environmentální

aspekt

je

environmentální aspekt, který má nebo může mít významný environmentální dopad. environmentální

jakákoli změna v životním prostředí, ať nepříznivá, či příznivá,

dopad

která je zcela nebo částečně způsobena činností, výrobky či službami organizace

environmentální cíl celkový environmentální záměr vycházející z environmentální politiky, který si organizace sama stanovuje, a který je, pokud je to možné, kvantifikovaný environmentální

podrobný požadavek na profil, který je pokud možno

cílová hodnota

kvantifikovaný, platný

pro

organizaci

nebo

její

části,

který

vychází

z environmentálních cílů a který musí být stanoven a splněn, aby těchto cílů bylo dosaženo environmentální

prohlášení organizace o jejich záměrech a zásadách vztahujících

politika

se k jejímu celkovému environmentálnímu profilu, které poskytuje rámec pro činnosti organizace a pro stanovení environmentálních cílů a cílových hodnot

environmentální

měřitelné výsledky systému environmentálního managementu

profil

vztažené na řízení environmentálních aspektů samotnou organizací, založené na environmentální politice, cílech a cílových hodnotách

neustálé zlepšování proces zlepšování systému environmentálního managementu, jímž se dosahuje zlepšení celkového environmentálního profilu v souladu s environmentální politikou organizace Poznámka: nemusí probíhat ve všech oblastech činnosti zároveň organizace

společnost, sdružení, firma, podnik, úřad nebo instituce, nebo jejich část nebo kombinace, ať zapsaná do rejstříku nebo ne, veřejné nebo soukromé, které mají své vlastní funkce a správu Poznámka: u organizací s více než jednou provozní jednotkou může být jako organizace definována jedna provozní jednotka

21

prevence

používání procesů, praktik, materiálů nebo výrobků, které

znečišťování -

zabraňují, snižují nebo regulují znečišťování, což může

předcházení

zahrnovat

znečišťování

mechanismy, účinné využívání zdrojů a náhradu surovin

recyklaci,

zpracování,

změny

procesů,

řídicí

Poznámka: mezi potenciální přínosy prevence znečišťování patří snížení negativních environmentálních dopadů, zvýšení účinnosti a snížení nákladů zainteresovaná

jednotlivec nebo skupina, která se zajímá o environmentální

strana

profil organizace nebo je jím ovlivněna

osobní spis

složka

zaměstnance

zaměstnance, která obsahuje zejména:

veškerých

dokumentů

-

pracovní smlouvu

-

platový výměr

-

popis pracovní činnosti

-

dosažené vzdělání

Použité zkratky

ISŘ

Integrovaný systém řízení

QMS

systém managementu jakosti

PD

postupový diagram

Z

záznam (-y)

CD

kompaktní disk

BOZP

bezpečnost a ochrana zdraví při práci

PO

požární ochrana

ČSN

česká státní norma

EN

Evropská norma

SW

Software

PC

osobní počítač

EMS

systém environmentálního managementu

IA

interní audit

REA

registr environmentálních aspektů

22

týkající

se

konkrétního

Související dokumentace Jedná se především o souvztažný soubor vybraných ISO norem Tab. 1 Související dokumentace Norma č.

Název

ČSN EN ISO 9001 Systém managementu jakosti – požadavky ČSN EN ISO

Systémy managementu jakosti – Směrnice pro zlepšování

9004:2001

výkonnosti

ČSN ISO/TR

Směrnice pro dokumentaci systému managementu jakosti

10013 ČSN EN ISO

Systémy environmentálního managementu -Specifikace s návodem

14001

pro její použití

ČSN ISO

Systémy environmentálního managementu - Všeobecná směrnice

14004

k zásadám, systémům a podpůrným metodám

ČSN EN ISO

Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo

19011:2002

systému environmentálního managementu

5.7.4 SYSTÉM MANAGEMENTU JAKOSTI A EMS

V tento okamžik se dostáváme k již zásadním kapitolám, kladoucím požadavky na systém. Důležité je, že organizace musí systém nejen vytvořit, ale i udržet. Dosáhnout tohoto cíle lze pomocí dodržování několika hlavních principů, které byly formulovány jako principy systémů managementu jakosti (Nenadál, 2004) a jsou to tyto: •

zaměření na zákazníka-zkoumání a efektivní naplňování jejich požadavků,

•

vedení a řízení zaměstnanců-manažeři musí být vůdci,

•

zapojení zaměstnanců-aktivita a moudrost zaměstnanců je největší bohatství každé organizace,

•

procesní přístup-před jakostí produktů je dávána přednost jakosti procesů,

•

systémový přístup k managementu-systém managementu je chápán jako soubor na sebe navazujících procesů,

23

•

neustálé zlepšování-chápat jako základní cíl každé organizace,

•

přístup k rozhodování zakládající se na faktech-objektivní a účinná rozhodnutí mohou být učiněna pouze na základě využití vhodně analyzovaných dat a informací,

•

vzájemná prospěšnost vztahů s dodavateli-vždy existuje určitá vzájemná závislost.

Podobně byly vyjádřeny nové přístupy z pohledu normy ISO 9001 (Veber, 2002): •

pořádek samozřejmostí,

•

respektování zákonných povinností,

•

orientace na zákazníka,

•

zapojení všech pracovníků do úsilí o jakost,

•

dokumentování rozhodujících provozních činností,

•

identifikování klíčových procesů a zabezpečení jejich způsobilosti,

•

monitorování a měření procesů a výrobků,

•

zjišťování případných neshod a určování nápravných a preventivních opatření,

•

vedení záznamů,

•

vyhodnocování zjištěných údajů a přijímání zlepšovacích opatření.

5.7.4.1 Všeobecné požadavky

Řekl jsem již, že integrovaný systém řízení v sobě integruje QMS a EMS zaváděný v organizaci v souladu s požadavky norem ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN ISO 14 001. Vztahuje se na všechny činnosti, které mohou mít vliv na kvalitu služeb, dále vliv na činnosti byť jen s minimálním negativním dopadem na životní prostředí a má procesní přístup s důrazem na uspokojování požadavků zákazníka. Mnohé v rámci všeobecných požadavků řeší příručka integrovaného systému řízení QMS a EMS (dále jen „Příručka“) , která stanovuje a dokumentuje odpovědnost, pravomoci a vzájemné vztahy pracovníků, kteří vykonávají a ověřují činnosti, které ovlivňují jakost a dopad produktů nebo služeb na životní prostředí. Stanovuje postup přezkoumání systému vedením jako jeden z nástrojů pro jeho neustálé zlepšování.

24

Jednotlivé části Příručky řeší společné požadavky obou systémů, odlišnosti musejí být výslovně zdůrazněny. Více o Příručce si řekneme v kapitole 5.7.4.2.2. Posloupnosti

a

vzájemné

vztahy

v řízení

společnosti

je

nutno

blíže

specifikovat v popisech pracovních činností, aby byl přesně znám u každé profese (pracovního místa) rozsah činností a zároveň také odpovědností. Vypracování této obdoby pracovní náplně má zásadní vliv na kompetentnost jednotlivých zaměstnanců, ovlivňujících jakost procesů. Jeho podoba je věcí ryze individuální, podstatná je vypovídací schopnost obsahu. Nezbytné je sdělení, že předmětem certifikace QMS a EMS jsou všechny organizační útvary a zaměstnanci organizace, jejichž činnost má přímo vliv na cílovou kvalitu produktů dodávaných lesnickým subjektem a na životní prostředí a přímo tak osobně zaměstnance zainteresovat. Jedním z prvních úkolů při zavádění ISŘ je jednoznačné stanovení procesů v organizaci, které vedou k dosažení cílů. Podle ISO 9000:2000 je procesem soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy. Nenadál (2004) však hovoří o nedokonalosti tohoto pojmu a sám považuje proces za soubor dílčích činností měnících vstupy na výstupy za spotřeby určitých zdrojů v regulovaných podmínkách. Přitom je nutné procesy systematicky definovat včetně jejich vlastníků a jejich odpovědností, dále systematicky měřit jejich způsobilost a výkonnost a analyzovat výsledky pro objektivní rozhodování, zaměřovat se na klíčové faktory procesů a definovat mezi nimi rozhraní (viz příloha č. 4). Výběr vhodných procesů je zpravidla řešen vedením organizace, nicméně k tomuto kroku se přistupuje kolektivně a každý má tak možnost se podílet na jejich stanovení. Procesy by měly být měřitelné skrze své parametry a měly by odpovídat vytýčeným cílům v podobě nabízených produktů a služeb. Toto vše by mělo být již známo ještě před vlastním zavedením systému. Podstatné je, aby byl vždy určen garant procesu, odpovědný za fungování. Tento současně navrhuje parametry pro měření jeho efektivnosti. S ohledem na organizační strukturu, považuji za vhodné procesy stanovit na všech stupních řízení a tím tak zlepšit plošně možnosti budoucích analýz. Pamatuji si, že v minulosti, při volbě parametrů procesů v naší společnosti neproběhlo všechno hladce. Za tím účelem byly vedeny poměrně dlouhé a obsáhlé diskuse. Ono skutečně správně vybrat není zase tak úplně jednoduché. Některé publikace dnes nabízejí některé příklady, ale jedná se vesměs o parametry spíše

25

obecného typu, ne vždy uplatnitelné v lesnictví a proto si dovolím některé lépe aplikovatelné jako ukázku uvést: •

počet pracovních úrazů za sledované období,

•

počet neshodných výrobků (reklamací),

•

produktivita práce,

•

objem ztrát při obnově lesa,

•

podíl prostojů,

•

výše fluktuace zaměstnanců,

•

zpeněžení sortimentů dříví,

•

výtěžnost cenných sortimentů,

•

počty oprav mechanizačních prostředků,

•

průměrný náklad na výrobu 1 m3 dříví,

•

poměr zalesněných holin do jednoho roku po těžbě k celkově vzniklým,

•

počet stálých zákazníků,

•

poměr zajištěných a nezajištěných lesních kultur,

•

využití mechanizačních prostředků,

•

doba reakce na požadavek zákazníka,

•

procento ztrát při obnově lesa a mnoho jiných dalších.

Kromě hlavních procesů je dobré se zmínit i o dalších, svým významem důležitých aktivitách, které jsou obsahem integrovaného systému řízení a ty bych mohl nazvat jako průřezové činnosti. Opět několik příkladů: •

zajišťování zdrojů,

•

komunikace se zainteresovanými stranami,

•

řízení dokumentů a záznamů,

•

měření a monitorování procesů, jednotlivých zakázek,

•

řízení neshod,

•

interní audity,

26

•

opatření k nápravě a preventivní opatření,

•

metrologie.

K všeobecným požadavkům také patří jasné určení osoby, která má odpovědnost za řízení organizace a zároveň zajišťuje dostupnost potřebných zdrojů nutných pro činnost této organizace. Jako vhodný se poté jeví model (obr.1), jakým způsobem je ISŘ ve společnosti zabezpečován, vycházející z dynamického cyklického procesu "plánování, provádění, kontroly a přehodnocování".

Politika integrovaného systému řízení

Plánování

Realizace politiky integrovaného systému řízení (jakosti a EMS)

Monitorování, měření a opatření k nápravě

Přezkoumání vedením společnosti

Obr. 1: Model integrovaného systému řízení

5.7.4.2 Požadavky na dokumentaci

Každá organizace má již zaveden svůj vlastní systém ohledně dokumentace. Nakonec samotná ISO norma 9001 připouští, že rozsah dokumentace se může v jednotlivých organizacích lišit s ohledem na její velikost, druh činností, složitost

27

procesů a jejich vzájemné působení a také s ohledem na odbornou způsobilost zaměstnanců.

5.7.4.2.1 Všeobecně

Dokumentace integrovaného systému řízení tak zpravidla zahrnuje: •

Příručku ISŘ,

•

technologické postupy,

•

organizační normy (směrnice a popisy pracovních činností),

•

řídící normy (rozhodnutí – příkazy ředitele, službenky),

•

dokumentované prohlášení politice integrovaného systému jakosti a EMS,

•

cíle integrovaného systému,

•

registr environmentálních aspektů organizace, programy EMS včetně cílových hodnot a specifických produktů dodávaných organizací,

•

vyhodnocení projektů z hlediska účinků na životní prostředí,

•

externí dokumentaci (používaná legislativa, všechny druhy norem, projekty, korespondence se státními a odbornými orgány, vydaná povolení apod.),

•

záznamy požadované normami k prokázání shody s jejími požadavky a jejich efektivním fungování,

•

návody k obsluze strojů.

Musí být deklarováno, že dokumenty jsou v organizaci řízeny s cílem zajistit platnost a aktuálnost dokumentace a případné změny provádět řízeným způsobem. Musí být vypracován seznam aktuálně platných dokumentů a záznamů včetně poskytnutí informace všem zaměstnancům, kde takovýto seznam je uložen.

5.7.4.2.2 Příručka

Příručka je základním dokumentem integrovaného systému řízení QMS/EMS, ve které jsou obsaženy všechny postupy potřebné pro úspěšné fungování tj. udržování a zlepšování obou částí systému. Obsahuje a popisuje všechny prvky systému, struktura číslování odpovídá normě ČSN EN ISO 9001 a jsou v ní zapracovány požadavky ČSN

28

EN ISO 14001 dle přílohy A ČSN EN ISO 9001. Ustanovení uvedená v Příručce jsou závazná pro všechny zaměstnance organizace. Slouží pro: -

popisování a uplatňování integrovaného systému,

-

zajišťování dokumentace pro prověřování QMS i EMS a

prokazování shody

s požadavky uvedených ISO norem.

Všechny evidované kopie Příručky jsou číslovány (je zajištěna jejich identifikace) a slouží výhradně pro potřeby pracovníků organizace a certifikačních orgánů. Obsah příručky tvoří jisté know-how, a proto se často zakotvuje připomínka, že neevidované kopie mohou být předány jiným organizacím nebo soukromým osobám pouze se souhlasem statutárního zástupce organizace. Neevidované kopie jsou platné jen v době předání a slouží pouze pro informaci a nejsou předmětem aktualizace. Každá neevidovaná kopie musí být označena nápisem „INFORMATIVNÍ VÝTISK„. Za zpracování, správu, distribuci, provádění změn a aktualizaci Příručky je ve většině případů odpovědný manažer ISŘ. Příručku a všechny její změny obvykle schvaluje statutární orgán organizace. Změny v Příručce jsou prováděny výměnou listu, na kterém došlo ke změně nebo v případě, kde došlo ke změně číslování stránek, vydáním celé Příručky. Příručka je předávána určeným zaměstnancům, většinou technicko hospodářským pracovníkům, případně mistrům proti podpisu v rozdělovníku. Tito vedoucí zaměstnanci seznámí s obsahem Příručky pracovníky spadajících do okruhu své působnosti dle příslušného organizačního schématu. Toto je provedeno opět proti podpisu, který je zaznamenán v potvrzení o seznámení s dokumentem. Externímu uživateli Příručky zasílá manažer ISŘ změněné listy, případně kapitoly poštou, pokud se jedná o výtisk podléhající změnovému řízení. Tato skutečnost je vždy uvedena na revizním listu Příručky. Povinností každého zaměstnance organizace, který při své práci příručku používá, je sledovat její aktuálnost a funkčnost a upozornit manažera ISŘ

na její nedostatky

a potřebu změn. Stanoví se rozsah a četnost provádění aktualizací, kterou vykonává manažer ISŘ. Z vlastní zkušenosti mohu potvrdit, že to běžně stačí udělat jedenkrát ročně pokud se nejedná o zásadní změny.

29

5.7.4.2.3 Řízení dokumentů

Tento požadavek je nekompromisně zakotven v normě ISO 9001. Je to vysloveně administrativně procesní pasáž, kterou je nutno zvládnout zejména z pohledu systematičnosti. Účelem řízení dokumentů je zabezpečit, aby správné a platné dokumenty byly na správném místě vždy k dispozici a se správně vedenými záznamy bylo možno prokázat naplnění požadavků norem i jejich funkci. Co je obsahem dokumentace integrovaného systému řízení jsem již uvedl před malou chvíli. Považuji za účelné vložit do Příručky malý přehledný odkaz na místo uložení jednotlivých druhů dokumentů, tak aby byly v případě potřeby nalezeny a navíc to svědčí o jisté kulturnosti řízení zmíněné dokumentace v organizaci. Pro ilustraci uvádím příklad (tab.2), jak to vypadá v naší společnosti. Tab. 2 Vhodné umístění dokumentů Dokumentace ISŘ

Místo uložení

Příručka ISŘ

manažer ISŘ

Technologické postupy

manažer ISŘ

Organizační normy

sekretariát ředitele

Řídící normy

sekretariát ředitele

Prohlášení k politice ISŘ

sekretariát ředitele

Cíle ISŘ

manažer ISŘ

Registr environmentálních aspektů

manažer ISŘ

Vyhodnocení projektů z hlediska účinnosti

výrobní náměstek

na životní prostředí Návody k obsluze

vedoucí středisek

Dokumenty, s kterými přicházíme ve firmě denně do styku můžeme rozdělit na interní a externí. Každý interní dokument musí obsahovat: -

titulní stranu s názvem dokumentu,

-

jméno a podpis pracovníka, který dokument vypracoval a schválil,

-

datum vypracování a nabytí účinnosti dokumentu,

30

-

číslování stran,

-

číslo změny (revize).

Organizační a řídící dokumenty jsou zpracovány na základě požadavků vedení organizace určeným pracovníkem organizace. Po vypracování návrhu textu normy zasílá zpracovatel návrh zpravidla k připomínkám vedoucím zaměstnancům s uvedením termínu pro podání připomínek (minimálně 10 kalendářních dnů). V případě, že připomínkující nedá připomínky ve stanoveném termínu,

považuje se text

za odsouhlasený. Po zapracování připomínek předkládá zpracovatel definitivní text normy k odsouhlasení opět vedoucím zaměstnancům, kteří měli případné připomínky. Po odsouhlasení je text normy předložen zpracovatelem ke schválení oprávněné osobě. Po schválení textu je dokument podepsán jeho zpracovatelem a schvalujícím. Po nabytí účinnosti

je

manažerem

ISŘ

norma

vyhotovena

v potřebném

množství

dle rozdělovníku stanoveného zpracovatelem normy. Mezi schválením dokumentu a nabytím jeho účinnosti by měla uplynout nějaká minimální lhůta dle charakteru organizace, aby s ním mohli být pracovníci prokazatelně seznámeni. Pro tento účel se výborně hodí formulář pro potvrzení o seznámení s dokumentem. Distribuci provádí určená osoba nebo organizační útvar, který si: -

převzetí dokumentu nechá potvrdit na rozdělovníku,

-

seznámení s dokumentem nechá potvrdit na tiskopise seznámení s dokumentem.

Rozdělovníky jsou uloženy u této určené osoby nebo útvaru organizace, zpravidla na sekretariátě. Seznam dokumentů je k dispozici všem zaměstnancům na sekretariátu vedení organizace. V případě revize je povinen zpracovatel dokumentu postupovat stejným způsobem jako před prvním vydáním dokumentu a po schválení revize je distribuován dle rozdělovníku revidované stránky jednotlivým zaměstnancům

a seznamuje

pracovníky se změnami. Pro snazší identifikaci doporučuji revizi v dokumentu například zvýraznit svislou čarou na okraji revidovaného textu. Současně s revizí se pak třeba vyplňuje ještě tzv. revizní (změnový) list k dokumentu, který je po podepsání distribuován s revidovanými stránkami. Neaktuální dokument, nebo jeho předchozí vydání, je zlikvidován a na sekretariátu je označen jako neplatný a uložen do spisovny nebo archivu. Na pracovišti nesmí být neplatné dokumenty k dispozici! 31

Kontrola správnosti dokumentů je zabezpečována manažerem ISŘ, který je zároveň odpovědný za vypracování seznamu dokumentů a jeho průběžnou aktualizaci. Návrh na změnu dokumentu může podat každý zaměstnanec organizace, používající zmíněný dokument a to zpracovateli dokumentu. Opodstatněnost je pak vhodné posoudit například v rámci porad vedení podniku a v případě akceptace ji

zpracovatel

dokumentu zapracuje výše popsaným způsobem. Že se jedná o nemalé množství různých dokumentů, nemusím určitě nikoho přesvědčovat. Z toho vyplývá potom i řešení otázky zálohy dat. Vzhledem k objemu, doporučuji nejjednodušší způsob a tím je dnes zálohování

dokumentů a záznamů

v elektronické podobě, prováděné pravidelně na CD, nebo na disketách. V případě , že je v podniku řešena elektronická informační síť například prostřednictvím různých serverů, je možné tuto využít pro paralelní ukládání dat s možností nezávislého přístupu většího počtu uživatelů, pro které je tato síť dostupná. Navrhuji provádět zálohu dat v měsíčních intervalech. Předmětem řízení však není jen interní dokumentace, ale jsou to pochopitelně i používané a předepsané dokumenty externího původu pro obě části integrovaného systému řízení. Mezi ně se řadí platná legislativa, ČSN, projektová dokumentace externí, dokumenty vystavené státními orgány a jiné dokumenty externího původu, které jsou evidovány v „Registru právních a jiných požadavků“ (viz příloha č. 5). Rovněž i zde musí být určena osoba odpovědná za jeho aktuálnost a hlavně za konkrétní identifikaci právních a jiných požadavků. Při zařazení toho či onoho předpisu do registru je nutné se opřít zejména o jeho význam a vazbu na vykonávané činnosti. Aktuálnost ČSN musí být taktéž sledována a to zhruba čtvrtletně. Tyto normy sice nejsou závazné, pouze doporučující, ale jak později ukážu na příkladech, tak se bez nich v lesnictví neobejdeme. Spousta norem, zejména těch starších byla již zrušena a mnohé tento konec ještě čeká, proto ten důraz na sledování platnosti. K tomuto účelu dobře poslouží internetová stránka Českého normalizačního institutu www.csni.cz. Dokumenty a výkresy zákazníků (projektová dokumentace, montážní postupy) jako součást zakázky, provádí-li organizace takové činnosti, které má uvedené v předmětu podnikání, je na místě uchovávat pohromadě ve složkách jednotlivých zakázek u zaměstnance odpovědného za předmětnou zakázku a to po celou dobu její realizace, včetně následné záruky a až poté ji uložit ve spisovně nebo archivu organizace. Dále už je s nimi nakládáno dle Zákona o archivnictví v platném znění. Souhlasy státních orgánů a stavebně správní doklady bych doporučoval ukládat v rámci agendy konkrétní 32

akce. Tím však nechci rozporovat individuální spisové řády, které si navrhují organizace pro svou vlastní potřebu a vydávají je pak za závazné. Registr právních a jiných požadavků mají zaměstnanci k dispozici v tištěné podobě.

5.7.4.2.4 Řízení záznamů

Tento neveliký článek v sobě skrývá další povinnosti, tentokrát týkající se záznamů. Musím prvně vysvětlit, k čemu nám pro účely ISŘ slouží. Záznam je dokument, který prokazuje a ověřuje: -

průběh nebo výsledek činnosti,

-

shodu nebo neshodu se stanovenými požadavky,

-

efektivnost systémů, dosažení a splnění cílů, programů EMS a plánovaných záměrů,

-

hodnotu dokumentující jakost a požadavky a výsledky ISŘ,

- splnění sjednaných skutečností (parametrů) se zákazníkem.

Záznam je jinak vyplněný formulář, ve kterém jsou zapsány předepsané údaje, případně výtisk z elektronického zařízení (počítače, regulačního nebo kontrolního zařízení), který je určen k uložení jako doklad. Pokud záznamy existují pouze v elektronické formě, tj. nejsou tištěny, je záznam i obrazovka počítače, která zobrazuje údaje, uložené v databázovém souboru v počítači. Záznamy mohou existovat pouze v řízené formě. Co si pod pojmem řízení záznamů představit? Rozumí se jím: •

Správa formuláře a výběr údajů / změny formulářů mohou být prováděny pouze v souladu s pravidly pro změnové řízení.

•

Správa záznamů, tj. vznik, uložení, využívání, oprávnění a odpovědnost za tyto činnosti, přístupnost pro zákazníky (změnové řízení u záznamů se neprovádí, je možné pouze opravit chybně provedený záznam).

•

Archivace záznamů - uložení písemných dokumentů nebo elektronicky pořízených záznamů po uplynutí doby stanovené pro uložení v místě uložení se řídí skartačním plánem. Elektronicky

uložené záznamy na magnetických nosičích musí nést

současně informace o způsobu zápisu dat (použitém software), aby bylo možné po dobu archivace zapsané údaje vyhledat a správně přečíst. 33

•

Na dokumentačním místě se dokument nebo záznam ukládá zpravidla na dobu jednoho roku. Pokud to pracovní potřeby vyžadují a umožňují, je možné dobu prodloužit. Po uplynutí tohoto období se záznamy ukládají po dobu uložení uvedenou ve skartačním plánu.

Norma ISO 9001 přímo ukládá nezbytnost vypracování nástrojů řízení. Ty jsou potom

formulovány

ve

stanovených

povinnostech,

kontrolních

postupech

a identifikacích záznamů. Mezi povinnosti útvarů, které používají záznamy, patří zabezpečit: •

používání jen platných formulářů, (při změně formuláře zajistit, aby byly neplatné výtisky neprodleně staženy ze všech míst, kde jsou používány a vráceny na příslušné místo uložení),

•

provádění zápisů do formulářů pouze oprávněnými pracovníky a potvrzování provedených záznamů těmito pracovníky,

•

předávání záznamů k uložení na místa uložení.

Konkrétní povinnosti má zpravidla určené i manažer ISŘ: •

vytvořit a udržovat přehled záznamů v organizaci,

•

spolupracovat s tvůrci a uživateli záznamů,

•

kontrolovat práci se záznamy.

Kontrolu práce se záznamy je pak nutné především zaměřit na: •

dodržování zásad práce se záznamy,

•

vypovídací schopnost záznamů,

•

funkce záznamů,

•

distribuci záznamů,

•

provádění změnového řízení při změně formulářů.

34

Krátce ještě k identifikaci záznamu. Identifikace

záznamu je určena názvem

formuláře, ke kterému se záznam vztahuje. U každého nového záznamu musí být uvedeno: •

název dokumentu,

•

kdo dokument vystavuje,

•

kdo údaje v dokumentu schvaluje,

•

kde se ukládá,

•

doba uložení

I zde platí obdobná poznámka jako v případě příručky, že přístup zákazníka k záznamům a nahlížení do nich je možné, je-li to stanoveno smluvně nebo pouze se souhlasem statutárního zástupce organizace. Seznam záznamů je na základě výše uvedených povinností k dispozici u manažera ISŘ.

5.7.5 ODPOVĚDNOST MANAGEMENTU

Integrovaný systém řízení klade požadavky a dílčí odpovědnost na všechny zaměstnance organizace, přesto hlavní odpovědnost nese jednoznačně vrcholové vedení, které si musí toto uvědomovat a za tím účelem v souladu s ISO normami naplňuje transparentním způsobem kladené požadavky, přičemž musí poskytovat důkazy o své osobní angažovanosti. Pro ostatní pracovníky by pak mělo být toto jednání jako příkladné a následováníhodné.

5.7.5.1 Osobní angažovanost managementu

S ohledem na organizační strukturu podniku je nutné definovat pro účinný provoz integrovaného systému odpovědnosti klíčových osob, které uvnitř organizace sdělují, jak je důležité znát

a plnit požadavky zákazníka, aby jeho spokojenost zaručila

v budoucnu opět využívání služeb organizace. Odpovědnosti a pravomoci jednotlivých pracovníků jsou zpravidla stanoveny podle jednotlivých pozic na úrovni organizace v členění statutární orgán, manažer ISŘ, ostatní vedoucí pracovníci. Jejich pravomoc a odpovědnosti vyplývají z obsahu 35

pracovních

náplní

a

povahy

vykonávané

práce.

Upozorňuji

na

součinnost

mezi nejvyšším představitelem organizace a manažerem ISŘ, kdy je žádoucí jejich kooperace. V žádném případě nesmí být jejich pozice, co by hlavních aktérů, chápány jako konkurenční v rámci jednotlivých náplní. Jedná se přece o systém a zde musí panovat názorová shoda. Pravdou však zůstává, že dospět k této názorové shodě je někdy složité. Často tak ani nejde nakonec o shodu, ale spíše o cestu nebo způsob, jak společného cíle dosáhnout.

5.7.5.2 Zaměření na zákazníka

Výsledkem aktivit každého subjektu je služba zákazníkům v rozsahu předmětu činnosti podniku dle potřeb a očekávání zákazníka, přitom jeho potřeby monitoruje prostřednictvím všech vedoucích zaměstnanců, kteří mají s těmito zákazníky kontakt. Monitoring není bezpředmětný, je veden cíleně za účelem: •

zajistit spolehlivost a bezpečnost produktů,

•

dodržet termín a kvalitu dodávky,

•

poskytnout zákazníkovi službu v ceně, která vyhovuje oběma stranám,

•

získat zákazníka k trvalé a oboustranně výhodné spolupráci,

•

poskytnout důkazy o ochraně životního prostředí.

Mezi základní informace o zákazníkovi patří jeho spokojenost. Tyto informace sice získáme i z osobního kontaktu, ale na tomto místě bych raději doporučil běžně používaný dotazník o spokojenosti zákazníka (viz příloha č. 6). Nejenže nám poskytuje údaje v písemné podobě, které lze dále uchovávat a vyhodnocovat, ale přiznejme si, že se jedná o data často nezkreslená na rozdíl od údajů vyslovených při osobním kontaktu, protože dotazovaný se nemusí vždy nad svou odpovědí uváženě zamyslet a hlavně ještě stále mnoho lidí má problém vyjádřit svou nespokojenost tzv. z očí do očí. Proto mohou odpovědi být vyhýbavé a jejich vypovídací schopnost je zkreslená. Respondenti také mohou zaujmout až krajní postoj, kdy jejich odpovědi jsou řekněme diplomatické a to z tohoto důvodu, že jsou sice nespokojení, ale jsou vedeni obavou, co kdyby náhodou ještě někdy potřebovali opět vaše služby. Za účelem nezkreslených informací je nutno sestavit dotazník odpovídajícího typu s jasně formulovanými otázkami. Je možno dotazník sestavit s otázkami otevřenými,

36

kdy respondent volí odpověď sám nebo s otázkami uzavřenými. Tady respondent vybírá z předepsaných variant odpovědí. Někdy jen jednoduchá forma ano-ne, často se také používá číselná škála. Zásadní je však stavba dotazníku, které musíme věnovat značnou pozornost a vyvarovat se takových chyb jako jsou například různá přeskakování témat, přecházení od problému k problému a podobně. Toto vše vede k tříštění pozornosti. Řídíme se tedy principem návaznosti jednotlivých otázek (Hindls, 1999). Norma 14001 jako souvztažný článek na tomto místě ukládá povinnost identifikace právních a jiných požadavků, kterým organizace podléhá. Za tím účelem je nutné průběžně sledovat v registru právních a jiných požadavků platnost a aktuálnost všech zákonných předpisů. Organizace musí zejména pružně reagovat na vzniklé změny, spojené s ukončením platnosti či přijetím nového právního předpisu. Ovšem ne všechny zákonné normy jsou obsahem registru. Musí být určena odpovědná osoba, která se bude zabývat jednotlivými právními předpisy, důkladně se seznámí s jejich obsahem a posoudí, zdali se týkají vykonávané činnosti a mají vliv na chod organizace. Součástí registru se tak stávají většinou všeobecné předpisy a dále legislativa, která má vazbu na prováděné činnosti a služby. To je teprve první krok. Ten druhý spočívá v implementaci. Aby se s ní příliš neotálelo, je vhodné ji ku příkladu řešit na pravidelných výrobních poradách podniku, kde jsou vedoucí zaměstnanci seznámeni s novými předpisy a tito jsou posléze odpovědni za realizaci implementace nových předpisů a jejich dodržování na svěřených pracovištích. Registr právních a jiných požadavků bývá k dispozici v tištěné formě zpravidla u manažera ISŘ, popřípadě u osoby, odpovědné za registr. Aktuální znění obecně závazných právních předpisů je také k dispozici na internetu například v adresáři www.portal.gov.cz či www.sbirka.cz nebo v současné době jsou rovněž na trhu různé softwarové produkty, pravidelně aktualizované, poskytující tyto údaje formou předplacené služby. V registru jsou uvedeny další požadavky orgánů státní správy včetně místa uložení. Způsob práce s obecně závaznými právními předpisy byl již zmíněn v jedné z předešlých kapitol. Mimo to v souladu s normou ISO 14001 musí organizace vytvořit a udržovat postupy k identifikaci environmentálních aspektů svých činností, služeb a výrobků. Co to v praxi znamená? Organizace je nucena vyvinout intenzivní manažerskou činnost s cílem maximální možné eliminace účinků dodaných produktů v místě plnění. Zdrojem pro identifikaci environmentálních aspektů jsou vstupy do jednotlivých produktů, včetně zdrojů, a výstupy tj. produkty a odpady. Možný postup identifikace environmentálních aspektů se pokusím nastínit. 37

Identifikace environmentálních aspektů nemůže spočívat na bedrech jednotlivce, nýbrž je nutno k ní přistupovat jako k týmové práci. Každý může na tyto aspekty mít různý pohled a vnímat je jinak. Provedeme tedy prvotní identifikaci environmentálních aspektů, která spočívá ve výčtu v úvahu připadajících aspektů. Vhodné je k tomuto použít za tím účelem sestavený tiskopis. Dotyčné zaměstnance

seznámíme

se způsobem identifikace a hodnocení aspektů. Každý účastník jednání má právo navrhnout

znění

dalších

environmentálních

aspektů.

Výsledkem

je

seznam

environmentálních aspektů organizace (viz příloha č. 7) Každý zaměstnanec společnosti má právo, prostřednictvím kteréhokoliv účastníka jednání, navrhnout případné doplnění seznamu environmentálních aspektů.

Významné environmentální aspekty 1. Každý identifikovaný environmentální aspekt je hodnocen pomocí kriterií pro běžný, mimořádný provoz a havarijní stav. Dílčí hodnota významnosti aspektu vznikne vynásobením váhy kriteria a přiřazené hodnoty. Výsledné hodnocení významnosti aspektu je dáno součtem dílčích hodnot a může nabývat hodnot od 0 do 1. 2. Významný environmentální aspekt je každý, jehož výsledné hodnocení je větší nebo rovno 0,5 a dále aspekty, které jako významné určí manažer ISŘ přímo. 3. Hodnocení provádí všichni účastníci jednání a výsledná hodnota je průměrem hodnocení jednotlivých účastníků. Výsledek hodnocení je doplněn do Registru identifikovaných environmentálních aspektů. Úplné, aktuální a identické výtisky Registru aspektů jsou uloženy u manažera ISŘ.

Hodnocení environmentálních aspektů - kritérií významnosti 1. Kritérium: „Legislativa“ Váha kriteria - 5 Hodnota 10 je přiřazena takovému environmentálnímu aspektu, který je kontrolován a řízen na základě povinností vyplývajících z požadavků uvedených v Registru právních a jiných požadavků. Hodnota 0 je přiřazena ostatním environmentálním aspektům.

38

2. Kritérium: „Environmentální rizika“ Váha kriteria - 3 Hodnota 10 je přiřazena takovému environmentálnímu aspektu, u kterého existuje vysoká pravděpodobnost poškození životního prostředí v krátkém i delším časovém intervalu a zároveň lze předpokládat významný rozsah poškození životního prostředí. Hodnota 0 je přiřazena ostatním environmentálním aspektům 3. Kritérium: „Názory zainteresovaných stran“ Váha kriteria - 1 Hodnota 10 je přiřazena environmentálnímu aspektu, se kterým jsou spojeny dokumentované stížnosti, případně podněty zainteresovaných stran. Hodnota 0 je přiřazena ostatním environmentálním aspektům. 4. Kritérium: „Ekonomické přínosy“ Váha kriteria - 1 Hodnota 10 je přiřazena takovému environmentálnímu aspektu, u kterého existuje reálná možnost ekonomických úspor lepším řízením činností, nebo realizací akce investičního i neinvestičního charakteru. Např. úspory nákladů zvýšením efektivity využití energií, snížení spotřeby surovin, recyklací odpadů, úspory poplatků, úplat apod.. Hodnota 0 je přiřazena ostatním environmentálním aspektům.

5.7.5.3 Politika ISŘ

Politika ISŘ je záležitostí ryze individuální. Záleží na charakteru organizace, na jejích prioritách a zásadách, které uplatňuje v rámci provozování své podnikatelské činnosti. Politika ISŘ by měla vyznít jako prohlášení, aby mohla korespondovat s podmínkami, uvedenými v obou ISO normách. V každém případě je nutno volit tuto politiku tak, aby nedocházelo při jejím naplňování ke konfliktům, protože si musíme uvědomit, že činnost organizace se řídí zásadami této politiky, která je závazná pro všechny zaměstnance podniku. Rámcově lze shrnout hlavní zásady v podmínkách lesního podniku obecně zhruba do těchto bodů: •

spoluodpovědnost za stav lesů,

39

•

trvalé respektování sociálních a ekonomických prvků trvale udržitelného rozvoje lesního hospodářství,

•

minimalizace negativních dopadů na životní prostředí,

•

včasné a trvalé plnění a dodržování všech právních předpisů,

•

zkvalitňování ochrany životního prostředí,

•

spokojenost všech zákazníků,

•

zvyšování kvalifikace zaměstnanců,

•

zlepšování kvality a strategie lesní výroby inovačními procesy,

•

respektování existence sousedů při své činnosti,

•

odstranění nebo minimalizace negativních vlivů na zaměstnance a obyvatele regionu, trvalé zlepšování pracovních podmínek,

•

informovat o všech významných vlivech na životní prostředí,

•

přijetí opatření k zajištění dodržování environmentálních norem,

•

přijetí opatření k minimalizaci rizik vzniku havarijních situací,

•

prosazování smyslu za odpovědnost za životní prostředí,

•

dobrá kvalita provedeného díla a dodaných produktů bývá často rozhodující podmínkou k úspěchu ve výběrovém řízení,

•

přijetí opatření k zamezení znečištění,

•

šetření nerostnými surovinami.

5.7.5.4. Plánování

Plánování jakosti zásadním způsobem rozhoduje o spokojenosti zákazníků a předchází vzniku neshod. Východiskem pro plánování jakosti je stanovení cílů jakosti. Od těchto cílů se odvíjí časový harmonogram všech činností (Plura, 2001).

5.7.5.4.1. Cíle ISŘ

V souladu s ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN ISO 14001 bývá plánování integrovaného systému řízení zpravidla zabezpečováno vydáním samostatného dokumentu „Cíle ISŘ“, v kterém vedení podniku deklaruje své záměry s vytýčenými cíli. S tímto dokumentem

40

musí být srozumitelně seznámeni všichni zaměstnanci podniku, aby se mohli efektivně podílet na jeho naplňování. Plánování a výsledky plnění v rámci jednotlivých prvků systémů jakožto i činnostech podniku je dokumentováno formou záznamů souvisejících s jednotlivými prvky ISŘ. V návaznosti na vypracovanou politiku ISŘ je nutné pro každý kalendářní rok, tj. do konce předchozího roku, stanovit cíle ISŘ včetně cílových hodnot, pokud je přijat program EMS (viz příloha č. 8). Cíle by měly být srozumitelné, reálné (dosažitelné), optimalizující celkový výsledek a ekonomické. Musí být rovněž měřitelné a být ve shodě s politikou jakosti. Strategické plánování a politika jakosti organizace vede ke zlepšování výkonnosti organizace (Plura, 2001). Cíle ISŘ musí tedy navazovat na zpracování plánů jakosti pro jednotlivé hlavní procesy. Vedení podniku pak zbývá stanovit počet kritérií pro měření hlavních procesů. Stanovení měřitelných cílů umožňuje kontrolu jejich dosažení. Jelikož na plnění těchto cílů budou zainteresováni v podstatě všichni zaměstnanci, doporučuji před vydáním konečné podoby zapojit alespoň klíčové zaměstnance do projednávání a cíle s nimi konzultovat.

5.7.5.4.2 Plánování ISŘ

Činnost

plánování

zahrnuje

všechny

činnosti

související

s vypracováním

a vyhodnocením plánu ISŘ od zjištění potřeby vzniku plánu až po jeho vyhodnocení (tab.3).

Tab. 3 Plánování ISŘ Činnosti

Vstup

Plánování ISŘ

-

cíl jakosti

Plán

-

nové produkty

vyhodnocení

-

environmentální aspekty, cíle

Výstup ISŘ

a

jeho

a cílové hodnoty, programy -

noví dodavatelé

Pro environmentální aspekty, které mohou mít významný dopad na životní prostředí, jsou vždy přijímány cíle, cílové hodnoty a programy (viz příloha č. 8). Pro málo a středně významný aspekt posoudí manažer ISŘ ve spolupráci s kompetentními 41

osobami (pracovníci na různých úrovních vedení) konkrétní případy a rozhodnou o potřebě vypracovat zadání pro tvorbu a vypracování programů EMS. Programy EMS je vhodné podobně jako cíle vydávat každý rok.

5.7.5.5 Povinnosti, pravomoc a komunikace

5.7.5.5.1. Povinnosti a pravomoc

Určení pravomocí a odpovědností jednotlivých pracovníků je interní záležitostí každého podniku a rozhoduje o nich vesměs statutární orgán. Obvykle jsou stanoveny v popisech pracovních činností, v Příručce, v postupech prací a vnitroorganizačních směrnicích.

5.7.5.5.2. Představitel managementu

S ohledem na znění normy ISO 9001 je povinností každého subjektu jmenovat představitele managementu, v případě integrovaného systému řízení pak manažera ISŘ. Manažer ISŘ je vybaven pravomocemi potřebnými pro výkon této funkce. Jeho úkolem je zajišťovat, aby procesy ISŘ byly v organizaci pracovníky pochopeny, uplatňovány a udržovány. Podporuje vědomí pracovníků s důrazem na respektování oprávněných požadavků zákazníků včetně jejich očekávání. Předkládá vrcholovému vedení vstupní materiály pro přezkoumání ISŘ ve lhůtách, stanovených pro tato přezkoumání. Odpovídá za styk s externími zákazníky v otázkách QMS a EMS.

5.7.5.5.3. Interní a externí komunikace

Na komunikaci je kladen velký důraz, ať už se jedná o kteroukoliv z obou norem. Zřetelně je formulována povinnost zajistit vytvoření komunikačních cest v organizaci. Komunikace je rozdělena na interní a externí.

Interní komunikace Interní komunikace je prostředkem řízení v rámci podniku. Postihuje všechny oblasti a využívá jak systém písemných dokumentů a záznamů, tak i počítačovou síť 42

organizace včetně Internetu. Podotýkám, že při řešení této otázky musíme vzít v potaz rovněž velikost organizace. Jelikož lesní podniky nemají charakter velkých gigantů a řadí se spíše k těm malým a středním, tak interní komunikace probíhá zpravidla neformálně při plnění pracovních úkolů. Představitel (představitelé) vrcholového vedení seznamují ostatní zaměstnance ve zvolených intervalech s aktuálním stavem systémů, s případnými problémy, změnami ve stanovených cílech, programech EMS a dalšími informacemi formou pracovních porad. Účelem komunikace je informovat pracovníky o záměrech organizace, pracovních úkolech, potřebách praktikovat šetrné chování k pracovnímu a životnímu prostředí v rozsahu pracovních činností každého pracovníka. Formou komunikace se pak rozumí běžný pracovní styk, počítačová síť, týmová spolupráce při zajišťování konkrétních zakázek. Komunikace mezi jednotlivými pracovníky může však probíhat i elektronickou poštou nebo telefonicky. Doporučuji v případě osobních a telefonických hovorů důležité informace zaznamenávat. K tomuto účelu může dobře posloužit sestavený tiskopis „Záznam o rozhovoru“. Záznam je předáván dle problematiky přímému nadřízenému k dalšímu řešení.

Externí komunikace V případě externí komunikace si musíme uvědomit, kdo všechno do ní bude zapojen. Komunikace pak probíhá v několika skupinách podle zaměření. Navrhoval bych orientovat se následně na tyto skupiny, přičemž současně uvádím účel a formu komunikace:

Zákazníci Účel komunikace

- informace o stavu plnění zakázek, záměrech podniku, o uplatňování šetrného přístupu k životnímu prostředí v celém průběhu realizace zakázky.

Forma komunikace - na základě smluvního vztahu

Dodavatelé Účel komunikace

- informace o stavu realizace jednotlivých projektů (zařízení, služby)

43

- uplatňování šetrného přístupu k životnímu prostředí v místě realizace Forma komunikace - na základě smluvního vztahu

Orgány státní správy Účel komunikace - informace o cílech organizace v oblasti životního prostředí - projednávat přímo, resp. s pověřením externí organizace s dotyčnými orgány státní správy environmentální aspekty a dopady připravovaných zakázek v rámci schvalovacího a kolaudačního řízení Forma komunikace - osobní jednání a písemná komunikace statutárního orgánu organizace, respektive jím pověřenými zaměstnanci

Masmedia Účel komunikace

- životní prostředí společnosti, záměr v ochraně životního prostředí

Forma komunikace - osobní jednání statutárního orgánu organizace, respektive jím pověřenými pracovníky

Ostatní zainteresované strany (občané, občanská sdružení apod.) Účel komunikace

- informace o působení organizace zejména v oblasti ochrany životního prostředí, bezpečnosti práce a požární ochrany. Reakce na stížnosti a připomínky k činnosti organizace.

Forma komunikace - písemný styk a osobní jednání statutárního orgánu organizace nebo jím pověřeného zaměstnance, případně informace publikované například na vlastní webové stránce.

5.7.5.6. Přezkoumání managementu

5.7.5.6.1. Všeobecně

Přezkoumání systémů je zakotveno v obou ISO normách. V jednotlivých kapitolách se hovoří o pravidelných intervalech, nejsou však pevně stanoveny. Přezkoumání se proto provádí obvykle 1 x ročně a to také z důvodů, že se můžeme ve zprávě opřít 44

o zpracované roční uzávěrky a výsledky hospodaření podniku. Zdálo by se, že tato pasáž najde uplatnění až po zavedení systému, ale není tomu tak. Přezkoumání je žádoucí provést ještě před certifikačním auditem, aby bylo zřejmé, že systém je plně funkční. Jelikož přezkoumání v této fázi provádíme prvně, stále spolupracujeme s externím poradcem, který nám poskytuje cenné rady. Přezkoumání systémů provádí vedení organizace na základě zprávy pro přezkoumání systémů zpracované manažerem ISŘ. Za tím účelem doporučuji uskutečnit jednání, z kterého je pořízen záznam s určením úkolů, termínů plnění a odpovědností. Odpovědnost za provedení přezkoumání mají vždy konkrétní osoby a to většinou statutární orgán organizace a představitel managementu v osobě manažera ISŘ.

5.7.5.6.2. Vstup pro přezkoumání

Struktura podkladů pro přezkoumání integrovaného systému řízení je dána především požadavky normy 9001, ve které je uvedeno základních sedm bodů. Konkrétně se zde hovoří o tom, že vstup pro přezkoumání managementu musí zahrnovat informace o 1) výsledcích auditů, to znamená provést jejich rozbor – počet neshod, přijatá opatření k nápravě, stav jejich realizace a efektivity, 2) zpětné vazbě od zákazníka, což jsou informace získané na základě vyhodnocení například dotazníků, sledujeme počty reklamací, stížností a neshod od zákazníků zjištěných při pracovním styku, posuzujeme jejich závažnost, 3) výkonnosti procesů a shodě produktů, kdy tyto hodnotíme s ohledem na zvolené parametry procesů, 4) stavu preventivních opatření a stavu opatření k nápravě, kdy se zabýváme těmito jednotlivými opatřeními, přičemž v případě kumulace neshod právě prevencí můžeme předcházet neshodám podobného typu, 5) následných opatřeních z předchozích přezkoumávání managementu, z kterých by měl být patrný postup při realizaci úkolů s tímto spojených, 6) změnách, které by mohly ovlivnit systém managementu jakosti. Týká se to především podstatných změn, které by mohly v budoucnu ovlivnit celý systém, zejména připravované legislativní změny hlavně v oblasti EMS, dále pak

45

vyhodnocení souladu s právními předpisy, kterým organizace podléhá, informace o komunikaci s orgány státní správy, externí kontroly, měření, hlášení a podobně, 7) doporučeních pro zlepšování, jednak celého systému, ale i dílčích jednotlivých segmentů.

Mimo tyto vybrané body citované v normě ISO 9001 je možné doporučit ještě několik následujících, které považuji za vhodné: a) hodnocení komplexnosti a účelnosti dokumentace, b) zvyšování odborné způsobilosti zaměstnanců, c) aktuálnost politiky ISŘ včetně přijatých cílů a plnění programů EMS, d) hodnocení EMS, včetně hodnocení environmentálních aspektů a environmentálního profilu. Environmentální aspekty jsou vždy závislé od charakteru vykonávané činnosti dané organizace. Zde patří i obecné údaje o spotřebě energií, vody, pohonných hmot, důraz je kladen i na snižování odpadů nejen jako takových, ale i odpadů na jednotku produkce vznikajících při lesnickém provozu.

Vedení organizace přezkoumá ve stanoveném termínu ISŘ, pro zajištění jeho trvalé vhodnosti, účinnosti a adekvátnosti. Přezkoumání spočívá ve shromáždění rozhodných informací a jejich vyhodnocení vedením organizace. Zprávu pro přezkoumání systémů vedením připravuje zpravidla manažer ISŘ.

5.7.5.6.3. Výstupy z přezkoumání

V zápisu z přezkoumání ISŘ jsou zdůrazněny s odkazem na normu ISO 9001 rozhodnutí a opatření vztahující se: 1) Ke zlepšování efektivnosti systému managementu jakosti a jeho procesů. Zde máme na mysli přijatá preventivní opatření k již zmiňovanému zlepšování včetně odpovědných zaměstnanců a termínů realizace. 2)

Ke zlepšování produktu ve vztahu k požadavkům zákazníka, což bývá řešeno formou podání návrhů, řešících tuto problematiku.

46

3)

K potřebám zdrojů a to všech typů, kdy musíme posoudit, jsou-li stávající zdroje dostačující.

Budeme-li hovořit o integrovaném systému řízení, doporučuji ještě zakomponovat otázku případné revize politiky a cílů ISŘ a programů EMS na další období. Jinak platí zásada, že pro každý přijatý úkol nebo přijaté preventivní opatření je stanoven odpovědný pracovník organizace, zodpovědný za jeho plnění a termín realizace.

5.7.6 MANAGEMENT ZDROJŮ

5.7.6.1 Poskytování zdrojů

Všichni dobře víme, že bez řádného zajištění zdrojů, nelze provozovat žádnou podnikatelskou činnost. Zdroje mohou být podchyceny a sledovány různými způsoby. V případě finančních zdrojů bývá základním dokumentem informujícím o zdrojích pro udržování a zlepšování činností

souvisejících s ISŘ finanční plán organizace

na příslušný kalendářní rok, který zpracovává top management na základě ekonomických ukazatelů. Zdroje potřebné na fungování integrovaného systému řízení navrhuji s ohledem na další sledování rozdělit do následujících položek: •

náklady na poradenství,

•

náklady na audity (externí, interní),

•

náklady na školení, výcvik, vzdělávání,

•

náklady na výstavy, veletrhy, tisk katalogů, inzerce,

•

náklady na provoz (auta, traktory, budovy, telefony),

•

náklady na trvalé provozování ISŘ.

Hodnocení stavu dostatečných zdrojů pro zabezpečení funkčního ISŘ je součástí přezkoumání systému vedením. Lesní podniky pochopitelně kromě finančních zdrojů disponují také potřebným materiálně – technickým zabezpečením a kvalifikovanými pracovníky, zaručujícími nezávislé a objektivní posuzování jakosti, včetně klasifikace negativních dopadů na životní prostředí. Monitorováním požadavků zákazníka pak organizace má přehled o jeho očekávání.

47

Organizace by určitě měla deklarovat, že zabezpečuje systematický odborný výcvik a vzdělávání pracovníků ať už zakomponováním do programů a cílů nebo politiky ISŘ, případně Příručky ISŘ. V případě použití externích pracovníků nebo firem musí dbát na jejich odbornou zdatnost a kvalitu odvedené práce.

5.7.6.2 Lidské zdroje

Nic nemá tak zásadní význam na jakost produktů a služeb jako lidské zdroje, především pak jejich kvalita. Každý zcela jistě již slyšel o lidském faktoru. Proto smyslem procedury řízení lidských zdrojů je odpovědnost konkrétní osoby zajistit personální obsazení všech funkcí kvalifikovanými a spolehlivými pracovníky. Pro tyto pracovníky je poté nezbytné zajišťovat dlouhodobý růst jejich odborné úrovně. Řízení lidských zdrojů zahrnuje všechny činnosti související s přijímáním nových pracovníků, jejich vzděláváním, školením a hodnocením. Mějme na mysli, že přijetí nového zaměstnance, podotýkám vhodného zaměstnance, je okamžik, kdy často rozhodujeme zásadním způsobem o kvalitě produktů. V tomto případě lze hovořit o preventivním opatření a předcházení tak možným neshodám, které by se mohly ve výrobním procesu promítnout ve formě například zmetkových výrobků či nekvalitně provedených služeb. Abychom mohli tomuto úspěšně čelit doporučuji v každém podniku vypracovat závazné zásady a postupy, vztahující se na všechny zaměstnance organizace včetně nově příchozích. Pokusím se zde nastínit možnou podobu, kterou lze využít v praxi:

• Příjem nových zaměstnanců Prvořadou podmínkou jsou kvalifikační předpoklady a obecně také zdravotní způsobilost. Jedná-li se ku příkladu o pracovní místo technicko-hospodářského pracovníka, je na místě, abych doporučil situaci řešit výběrovým řízením. V případě běžné profese si myslím, že lze z kladených požadavků částečně slevit, ale je to opět věcí naprosto individuální a každý podnik k ní přistupuje odlišně. Pokud se rozhodneme nakonec nového potencionálního zaměstnance přijmout, pak navrhuji tento postup: 1) Při podpisu pracovní smlouvy je nutno každého zaměstnance proškolit: -

o obecných legislativních předpisech (BOZP, PO),

-

o politice ISŘ organizace,

-

o úloze zaměstnance v rámci ISŘ.

48

2) Obdrží pracovní smlouvu s popisem práce, kterou bude zastávat a prokazatelně ho seznámíme s popisem pracovní činnosti (viz příloha č. 9). Podepsaná kopie pracovní smlouvy je samozřejmě uložena v osobním spisu zaměstnance. Smlouva je podepisována za zaměstnavatele pouze oprávněnou osobou. • Vzdělávání a školení zaměstnanců Pro zabezpečení vzdělávání a školení zaměstnanců se mi jeví jako nejvhodnější varianta připravit každoročně plán vzdělávání, který lze tzv. ušít na míru dle spektra zaměstnanců (profesí) a činností, které vykonávají a přitom současně respektuje: -

požadavky obecně závazných právních předpisů související s ISŘ,

-

požadavky vyplývajících z pracovního zařazení jednotlivých zaměstnanců,

-

požadavky vedení organizace.

Zajištění plánovaného školení se pak realizuje dle těchto zásad: -

obecně závazné právní předpisy,

-

školení, které ovlivňují kvalitu dodávaného produktu,

-

bezpečnostní předpisy.

Občas se stává, což mohu potvrdit z praxe, že někdy je nutné absolvovat neplánované školení například kvůli aktuálních změn v legislativě. Proto plán školení (viz příloha č. 10) není dogmatický, lze ho pružně měnit a doplňovat o školení tzv. mimo plán podáváním konkrétních návrhů a požadavků. Většinou se jedná o externí školení, z nabídek různých vzdělávacích agentur nebo i zahraničních firem s ohledem na aktuální potřeby organizace. Problematikou sestavování ročního plánu školení zaměstnanců by opět měla být určena konkrétní osoba. Ideální je pověřit zaměstnance, který v organizaci vykonává funkci bezpečnostního technika. Plán je tedy sestavován na základě

požadavků

vedoucích zaměstnanců. Tento plán, jak již jsme si řekli, může být doplňován dle požadavků v průběhu roku a je konkretizován o tyto skutečnosti. Je součástí plánu vzdělávání. Z praktického hlediska zbývá ještě jmenovat osobu odpovědnou za vyslání zaměstnance na školení. V drtivé většině se jedná o jeho nadřízeného. Nedílnou součástí absolvování školení je také jeho hodnocení celkové úrovně. K tomuto nám dobře poslouží speciálně za tím účelem vytvořený tiskopis „Hodnocení

49

školení“ (viz příloha č. 11). Po realizaci vzdělávací praxe je zaměstnanec povinen předložit potvrzení o účasti a k tomu doložit vyplněné hodnocení vzdělávací akce. Tento moment bych nijak nepodceňoval, neboť nám skýtá objektivní pohled očima zúčastněných nejen na kvalitu školení, ale zejména do budoucna jakým způsobem ovlivní nové poznatky také kvalitu vykonávané práce, co jim školení přineslo, které podstatné věci lze aplikovat v podmínkách mateřského podniku a na druhé straně mohou pochopitelně uvést i negativa, čímž se můžeme příště podobné akce, pokud nesplní naše očekávání, vyvarovat. Aby bylo možné efektivně sledovat a vyhodnocovat

odbornou způsobilost

jednotlivých zaměstnanců, usměrňovat a zvyšovat jejich kvalifikační růst, nesmíme opomenout každé absolvované školení dokumentovat odpovědnou osobou do dalšího tiskopisu a tím je „Karta o vzdělávání pracovníka“, která je průběžně vedena a založena u výše uvedené osoby, přičemž podklady předávají zaměstnanci odpovědní za vyslání na školení.

5.7.6.3 Infrastruktura

Infrastruktura organizace slouží k dosažení jakosti a její význam spočívá především v umožnění minimalizace negativních dopadů na životní prostředí. Zahrnuje budovy a pracovní prostory, zařízení pro proces (hardware, software) a podpůrné služby. Z pohledu ISO norem je v rámci infrastruktury podstatný fakt, zdali pracovní prostory, v kterých je umožněno provádět veškeré plánované činnosti, jsou vyhovující. V této souvislosti je nutné, aby organizace evidovala spotřebu surovin a energií, které slouží k provozu budov. Se zaváděním systému opět určíme odpovědnou osobu. Jedná se o vodu, plyn a elektrickou energii. Dodávky těchto energetických médií jsou realizovány na základě smluv s jednotlivými dodavateli. Při vytápění objektů je pak nutné brát zřetel na konkrétní druh a to ve spojení s identifikací zdrojů znečištění ovzduší, které na základě legislativy podléhají měření účinnosti spalování. Nemalý problém při naplňování podmínek může vyvstat, pokud budovy nejsou ve vlastnictví dotyčného subjektu a jsou užívány například na základě nájemní smlouvy. Poté záleží na konkrétní podobě nájemního vztahu, obsahu nájemní smlouvy a stanovisku vlastníka, který má konečné slovo.

50

Do infrastruktury rovněž patří vozový park. Téměř každá lesnická firma vlastní nebo používá osobní, dodávková a většinou také nákladní a speciální vozidla. Při jejich provozu samozřejmě není vyloučeno riziko havárie. Proto se musí přistupovat odpovědně k jejich údržbě a tuto prokazatelně zajišťovat pravidelnými servisními prohlídkami v intervalu daném výrobcem. Výsledkem by měla být technická způsobilost vozidel, která je kontrolována na stanicích technické kontroly (STK) ve lhůtách stanovených zákonným předpisem. Vhodné je vozidla preventivně vybavit ekologickými soupravami pro případ náhodné havárie. V rámci ISŘ je vždy někdo za něco odpovědný a ne jinak tomu bude i zde v případě provádění údržby jednotlivých vozidel. Evidence prohlídek je zaznamenávána v servisní knize vozidla. Pokud není u vozidla servisní kniha, je toto evidováno v identifikačním listu zařízení, stejně jako ostatní speciální stroje a zařízení, pro které jsou zpracovány také plány údržby, případně kalibrace nebo ověření. Každý lesnický subjekt, který má úzký vztah k životnímu prostředí, by měl příkladně působit maximální měrou na své okolí i péčí o zeleň a to jak v provozovaném objektu, tak

i jako dodavatel prací a tak deklarovat

jednoznačně svůj rozhodný postoj

k environmentální politice. Předpokládá se, že lesní podniky, usilující o certifikát podle normy ISO 14001, nemají ve svém majetku žádnou starou ekologickou zátěž.

5.7.6.4 Pracovní prostředí

Cílem je zabezpečit takové pracovní prostředí a podmínky, které zajistí plnění všech pracovních úkonů ve vysoké kvalitě s ohledem na sociální potřeby zaměstnanců. V řadě lesnických podniků by se dalo pracovní prostředí unifikovat, takže obecně můžeme tvrdit, že v prostorách kanceláří jsou prováděny obchodně-technické a administrativní činnosti a na venkovních pracovištích je zajišťováno obhospodařování lesů respektive údržba veřejné a parkové zeleně. Některé subjekty podnikající v lesnictví ještě mohou provozovat i jiné aktivity jako například dřevařskou nebo stolařskou výrobu a podobně. Pracovní prostředí ovlivňuje významnou měrou také používání osobních ochranných pracovních prostředků, potřebných k jednotlivým činnostem. Tuto oblast řeší legislativní předpis ve formě nařízení vlády. Většina podniků má však nezávisle na již

51

zavedeném či teprve chystaném systému managementu jakosti z dřívější doby vypracován Regulativ osobních ochranných pracovních prostředků. Ve vztahu k pracovnímu prostředí je nutno provést rovněž identifikaci nebezpečí a hodnocení rizik jednotlivých pracovišť. Jedná se o tzv. kategorizaci prací. Na jejím základě jsou jednotlivé profese zařazeny do kategorií podle členění jednotlivých rizikových faktorů.

5.7.7 REALIZACE PRODUKTU

5.7.7.1 Plánování realizace produktu Plánování se týká obou částí systému a zahrnuje činnosti nutné pro fungování ISŘ.

Příprava plánů Podklady pro roční plán - vychází z možností a povinností daných lesním hospodářským plánem, dále z projektů na pěstební činnost a následně z: •

požadavků a očekávání zákazníků,

•

marketingového průzkumu trhu,

•

jednání se stávajícími a potencionálními zákazníky,

•

informací z veletrhů, výstav apod.

Na základě vyhodnocení všech těchto podkladů je vrcholovým vedení na konci roku povinno sestavit pro nadcházející rok roční plán činnosti organizace, který obsahuje: •

dlouhodobé zakázky z předcházejícího období,

•

již uzavřené zakázky se zákazníky,

•

předpokládané, příp. předjednané zakázky,

•

zakázky ve stadiu nabídkového řízení,

•

potřebu zdrojů finančních a lidských a předpokládané výnosy,

•

kvalifikovaný odhad, na základě předchozích zkušeností, potřeby identifikace environmentálních aspektů, zadání cílů, včetně cílových hodnot a vytvoření programů. Roční plán je operativní a rámcový a je ho možno v průběhu roku upravovat na základě získávání zakázek.

52

Tento model však platí pouze pro subjekty vlastnící les nebo hospodařící na lesních majetcích trvale nebo dlouhodobě pronajatých, kde skutečně mohou o těchto majetcích při hospodářské činnosti rozhodovat, činit lesnická opatření a nakládat s hodnotami, které při provozování činností vznikají při současném respektování a využívání dat z lesních hospodářských plánů. V případě dodavatelských subjektů, tzv. dodavatelů prací, kteří se nemohou opřít o vlastnictví, jsou nuceni při sestavování ročních plánů podstatně více improvizovat, absence jistoty těžeb dříví a následného prodeje spojeného se zisky dělá jejich plánování podstatně složitější. Zde ještě více záleží na zkušenostech a znalostech podnikatelského prostředí.

5.7.7.2 Procesy týkající se zákazníka

Zásadní otázkou je vhodné stanovení procesů. V organizaci musejí být stanoveny zásady a postupy řízení jednotlivých činností, které vytváří předpoklady pro splnění požadavků zákazníka a předání

produktu zákazníkovi. V případě organizace tak procesů výrobně obchodních činností,

dochází ke komplexnímu zmapování

tj. od požadavku zákazníka přes veškeré vstupy a spoluutvářející činnosti, mající vliv na kvalitu této služby, až po finální stav předání produktu zákazníkovi. Odpovědnost za celkové řízení zakázek mají vedoucí zaměstnanci, kteří jsou vybaveni pravomocemi a povinnostmi.

5.7.7.2.1 Určování požadavků týkajících se produktu

Požadavky zákazníků na dodávku musejí být specifikovány předem v požadavku na produkt, který je přijat pouze v případě, že neodporuje zákonným požadavkům a předpisům, na což si musíme dát dobrý pozor. Nelze vyloučit v okamžiku nějaké velice lukrativní zakázky jistý sklon tuto zásadu opomenout. Může nastat případ, že specifikace požadavků zákazníka není úplná, zákazník je tedy požádán o jejich doplnění nebo podrobnější specifikaci. Tuto skutečnost prosím neopomíjet, má preventivní charakter předcházení vzniku neshod. Požadavky včetně případných dodatků a upřesnění je minimálně záhodno vyžadovat písemně ne-li přímo na tom trvat.

53

5.7.7.2.2 Přezkoumání požadavků týkající se produktu

Přezkoumání požadavků zákazníka Každý požadavek zákazníka nebo objednávka je přezkoumána kompetentní osobou z hlediska: -

termínu (možnosti výrobce),

-

technické specifikace,

-

finančních možností (platební schopnost zákazníka),

-

materiálového provedení.

Po přezkoumání je určen zpracovatel zakázky. Výsledkem je podepsaná a potvrzená objednávka,

smlouva

či

nabídka,

případně

písemná

informace

zákazníkovi

o nerealizovatelnosti požadavku.

Přezkoumání nabídky Dnes je zcela běžné, že zákazník vyžaduje vypracování nabídky. Tato je pak nejčastěji přezkoumávána z následujících hledisek: -

kompletnosti,

-

technického řešení,

-

termínu realizace,

-

ceny,

-

platebních podmínek.

Výsledkem tohoto přezkoumání je vypracování konkrétní nabídky, jako výsledného dokumentu o přezkoumání uvedených kriterií. Nemusíme však vždy čekat až se na nás někdo obrátí. Potencionální zákazníky můžeme svými nabídkami oslovit sami. Nabídku je nezbytné vypracovat na základě očekávání zákazníků, znalostí

trhu a požadavků obchodních partnerů. Nabídky

zasíláme veskrze poštou. Pozor na současný častý nešvar, tzv. nevyžádanou elektronickou poštu, kdy se může stát, že dosáhneme zcela opačného výsledného efektu, jelikož nebudeme dodržovat zásady slušnosti a taktu.

54

5.7.7.2.3

Komunikace se zákazníkem

Komunikaci se zákazníkem vedeme efektivně s ohledem na informace o produktu, vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek a také s ohledem na zpětnou vazbu od zákazníka. Tolik říká ISO norma 9001. Co to v praxi znamená? Běžně se užívají standardizované informace o produktech, které existují ve formě prospektů, katalogů, katalogových listů a odborných článků. Často se stávají našimi zákazníky naprostí laici, tam doporučuji upřednostnit osobní přístup. Je žádoucí, aby požadované informace byly na patřičné odborné a technické úrovni. Na základě projevených přání zákazníků musí zástupci organizace umět pružně a aktivně na ně reagovat, oprostit se od jisté strnulosti a představit tak nová řešení a možnosti, popřípadě inovované produkty (včetně služeb). Jedním z rysů komunikace se zákazníkem je skutečnost, že probíhá ve všech fázích realizace produktu, včetně všech činností předcházejících. Se zákazníkem komunikují především vedoucí zaměstnanci, to ovšem neznamená, že ostatní zaměstnanci se zákazníkem nekomunikují. Právě naopak, v rámci plnění svých pracovních úkolů s ním jednají taktéž. O průběhu zakázky je veden záznam. Jako možný příklad uvádím přílohu č. 12 – „Postup realizace zakázek“ s uvedením rozsahu, postupných kroků dle činností a druhu záznamu.

5.7.7.3

Návrh a vývoj

U drtivé většiny lesních podniků není návrh a vývoj aplikován, těmito aktivitami se nezabývají a nevyvíjí nové produkty. Proto nemá smysl tento prvek v bakalářské práci detailně rozebírat.

5.7.7.4 Nakupování

5.7.7.4.1 Proces nakupování Proces zahrnuje všechny činnosti související s uzavřením kupní smlouvy na dodávku zboží

nebo služby včetně potvrzení objednávky až po její konečnou

realizaci. Nakupovaný produkt musí vyhovovat specifickým požadavkům, odpovědnost nese organizace.

55

Za tím účelem nelze než doporučit, aby organizace zavádějící integrovaný systém řízení, měly funkční dokumentovaný systém nákupu. Prvořadým úkolem je zpracovat seznam dodavatelů, který se vyhotovuje na základě hodnocení dodavatelů. Tento seznam je periodicky aktualizován a na případné změny je nutné zaměstnance zabývající se nakupováním včas upozornit. Každá objednávka obsahuje: •

pořadové číslo objednávky,

•

identifikace zákazníka,

•

datum vystavení objednávky,

•

požadovaný termín dodání,

•

specifikaci objednávaného zboží,

•

identifikaci osoby vystavující objednávku (podpis),

•

způsob platby a dodání.

Údaje pro nakupování

Dokumentace pro nakupování při zajišťování zakázky je část příslušného oddílu projektu - technická zpráva nebo výkresová část specifikace, v které jsou uvedeny: •

dokumentované požadavky zákazníka, eventuelně investora zakázky,

•

dokumentované požadavky zainteresovaných stran (orgánů životního prostředí, pojišťovacích organizací a dalších).

Hodnocení smluvních dodavatelů

Již jsem zmínil skutečnost, že organizace provede hodnocení smluvních dodavatelů. Znamená to, že organizace spolupracuje s dodavateli, u nichž si ověřila jejich schopnost plnit požadavky na subdodávky v termínech, ceně, kvalitě a při šetrném vztahu k životnímu prostředí. Organizace vede průběžně záznamy o dodavatelích ohledně jejich připravenosti ke kvalitě, obchodovaným produktům a zařízením, vykonávaným pracím a službám a šetrnému vztahu k životnímu prostředí a dosaženým výsledkům ve spolupráci s lesnickým subjektem. Dodavatelé opakovaně dodávající zboží a služby jsou zpravidla ročně hodnoceni dle kritérii schválenými v organizaci. Možný vzor hodnocení uvádím v příloze č. 13. Kritéria si lze libovolně volit a bodovat je dle zvolené škály podle toho,

56

jakou

váhu

těmto

kritériím

přikládáme.

Na základě

stanoveného

algoritmu

(kritérium x váha kritéria dle bodové škály) jsou významní dodavatelé zařazováni do skupin A, B, C, přičemž pod písmenem A) se skrývají dodavatelé po všech stránkách vyhovující, pod písmenem B) dodavatelé podmíněně vyhovující a nakonec písmeno C), kteří jsou nevyhovující. Ostatní dodavatelé, tj. dodavatelé služeb, drobného materiálu a zařízení potřebných pro chod a režii organizace nemající přímý vliv na kvalitu dodávaných produktů nepodléhají hodnocení vůbec nebo jsou evidováni až postupně prostřednictvím seznamu schválených dodavatelů a jsou vyhodnocováni dle stanovených kritérií stupni A, B, C, na základě formuláře hodnocení dodavatele podobně jako dodavatele významní a tudíž ovlivňující jakost produktů. Hodnocení je uloženo, bývá součástí přezkoumání a je pochopitelně k nahlédnutí i pro samotné hodnocené subjekty. Na hodnocení se podílejí všichni zainteresovaní zaměstnanci organizace, kteří mohou na základě svých vlastních zkušeností přispět k objektivnímu posouzení.

5.7.7.4.2 Informace pro nakupování Jednotlivých parametrů pro výběr dodavatele si můžeme zvolit jak jsem již řekl neomezený počet. Přesto však pouze některá jsou podstatná. Mezi ně lze především zařadit následující: •

schopnost dodavatele splnit dodávku (termín, jakost, kompletnost),

•

přístup dodavatele k řešení neshod z již proběhlých dodávek,

•

cena,

•

systém jakosti dodavatele,

•

přístup dodavatele na speciální požadavky společnosti.

Objednávky

pro nákup musí obsahovat údaje zaručující jasnou identifikaci

produktu, zejména pak: •

typ, třídu, katalogové číslo, eventuelně další označení,

•

přesné specifikace a identifikace včetně výkresové dokumentace, schémat a dalších nepostradatelných technických údajů z hlediska použití (schválení, certifikáty, atesty).

57

5.7.7.4.3

Ověřování nakupovaného produktu

V úvodu kapitoly o nakupování jsem zmínil skutečnost, že proces nakupování by měl být systémový. Za přejímku dodaného zboží tedy musí automaticky vždy někdo zodpovídat, přitom je odpovědný zaměstnanec povinen zkontrolovat dodávku podle dodacího listu, především jeho kvalitu a množství zboží nebo materiálu. Teprve po ověření lze zboží umístit na stanovené místo a označit, případně použít přímo na zakázku. V případě, že přejímající zaměstnanec zjistí množstevní nebo jakostní neshodu, je dodané zboží uloženo v prostoru pro neshodné dodávky, který je označen a vymezen pro tento účel. Neshodné zboží je řádně označeno a přejímací zaměstnanec vystaví protokol o neshodě a reklamaci a zahájí

s dodavatelem reklamační řízení. Průběh

a výsledek reklamačního řízení je zaznamenán v „Protokolu o neshodě a reklamaci“. Po vypořádání reklamace je protokol o neshodě a reklamaci uložen, přičemž se bere v potaz při následném pravidelném hodnocení dodavatelů.

5.7.7.5 Výroba a poskytování služeb Proces zahrnuje všechny činnosti související s přípravou realizace zakázky, až po vlastní realizaci a výstupní kontrolu produktu. Pro realizaci zakázky je zapotřebí v souladu s ISO normami 9001 a 14001 výrobní procesy vhodně zabezpečit: •

dokumentovanými postupy definujícími produkt (postupy prací, technologické postupy),

•

vhodným technologickým zařízením,

•

sledováním parametrů procesu výroby,

•

údržbou používaného zařízení,

•

dodržováním právních předpisů,

•

stanovením a udržováním postupů pro významné environmentální aspekty.

5.7.7.5.1 Řízení výroby a poskytování služeb

V této kapitole se v ISO normě 9001 dočteme, že organizace musí plánovat a realizovat výrobu a poskytování služeb za řízených podmínek. Pro organizaci, která

58

hodlá zavést integrovaný systém řízení to představuje propracovat celý proces, rozčlenit ho na jednotlivé, na sebe navazující fáze nebo kroky. Začněme objednávkou. Na základě objednávky zákazníka provede odpovědná osoba její přezkoumání na dodávku produktu nebo služby. Součástí objednávky je zpravidla projektová dokumentace nebo specifikace rozsahu prací, ze které vyplývá rozsah dodávky, včetně pomocných prací a množství materiálu potřebného pro realizaci dodávky. V případě, že projektová dokumentace nebo specifikace rozsahu prací není k dispozici, dohodnou se obě strany na způsobu jejího zpracování. Zákazník dnes již zcela standardně vyžaduje zpracovat cenovou nabídku. Provádí ji určená osoba na základě kalkulace, která je zpravidla i odpovědná za realizaci zakázky. Pokud zákazníkem cenová nabídka není vyžadována, přesto ji doporučuji provést. Předchází se tak naprosto zbytečným možným nedorozuměním při úhradě. Je-li objem prací nízký, postačí objednávka, v případě většího rozsahu prací pak přichází na řadu vypracování návrhu smlouvy oprávněnou osobou, který obsahuje: •

jméno a sídlo zákazníka,

•

předmět smlouvy,

•

rozsah smlouvy,

•

dobu trvání smlouvy,

•

způsob a formu předávání materiálů a informací,

•

cenu a platební podmínky,

•

sankce za neplnění obou smluvních stran,

•

jména technických zástupců obou stran (garant a kontaktní osoba zákazníka),

•

jména pracovníků obou stran oprávněných jednat ve věcech týkajících se smlouvy.

V případě právnické osoby nebo fyzické osoby podnikající, smlouva obsahuje ještě tyto další údaje: •

obchodní jméno zákazníka,

•

jméno statutárního zástupce,

•

identifikační číslo a daňové identifikační číslo,

•

registraci zákazníka v obchodním rejstříku nebo u živnostenského úřadu,

•

bankovní spojení.

59

Návrh smlouvy, pokud je odsouhlasen kompetentním zaměstnancem organizace je posléze zaslán zákazníkovi k připomínkování. Jsou-li nějaké připomínky, zapracují se do smlouvy, je-li to možné. Pokud nelze na požadavky zákazníka přistoupit, musí se sporné body s ním projednat. Nedojde-li k dohodě, smlouva se jednoduše neuzavře. Dojde-li k dohodě, je vyžádán ještě výpis z obchodního rejstříku a smlouva nakonec předložena k podpisu oprávněné osobě. Podepsanou smlouvu zašleme zákazníkovi. Po podpisu smlouvy zákazníkem a jejím obdržení je smlouva založena dle spisového řádu organizace. Její kopie včetně projektové dokumentace nebo specifikace rozsahu prací je předána zaměstnanci realizujícímu předmětnou zakázku. Vstupuje-li do realizace zakázky nějaký materiál, je nutno ho objednat v souladu s platným seznamem dodavatelů. Není-li možné tento materiál zajistit nebo získat v požadovaném termínu, ověří se možnost u dalších alternativních dodavatelů, případně se projedná eventuální možnost náhrady materiálem, který je k dispozici. Je-li na dílo uzavřená smlouva, vypracuje se k ní dodatek ošetřující provedené změny. Ne vždy jsou výroba či služby vykonávány na vlastních majetcích. Provádíme-li tyto činnosti na pracovištích nebo zařízeních ve správě či vlastnictví zákazníka, vždy tato převezmeme na základě vyhotoveného písemného předávacího protokolu. Průběh vykonávaných prací je zaznamenáván ve stavebním deníku nebo podobné provozní evidenci. Jakékoliv odchylky při realizaci dodávky od projektové dokumentace nebo dodané specifikace musejí být předem projednávány s investorem a to ústně, telefonicky, e-mailem a toto zaznamenáno na formuláři Záznam o rozhovoru. Po projednání a odsouhlasení odchylky vypracuje odpovědný zaměstnanec bezodkladně dodatek ke smlouvě, který je předložen k podpisu oprávněné osobě na straně jedné a zákazníkovi na straně druhé. O průběhu zakázek je vedení organizace průběžně informováno obvykle na pravidelných pracovních poradách, z kterých je pořizován zápis. Po ukončení prací ještě zbývá ověřit kvalitu dodávky odpovědným zaměstnancem, který dle specifikace rozsahu prací mimo jiné zajišťuje také provedení případných předepsaných zkoušek a revizí. Nejsou-li shledány závady, je dílo předáno zákazníkovi, technická dokumentace je uložena. Předchozími řádky jsem popsal stručně a obecně řízený postup realizace zakázky. Na tomto místě by měl pak každý lesnický subjekt detailněji rozvést spektrum svých činností a popsat svou organizační strukturu, aby bylo patrné, jakým konkrétním způsobem je vhodně zajišťováno poskytování služeb za řízených podmínek. Já jsem si 60

pro názornost dovolil prezentovat pár údajů, vztahujících se k mému zaměstnavateli, kterým je obchodní společnost spravující zhruba 1100 hektarů městských lesů. V jakém rozsahu prováděných služeb je realizován integrovaný systém řízení, a které organizační útvary se podílejí na realizaci jednotlivých činností je uvedeno v příloze č. 14.

5.7.7.5.2

Validace procesů

Lesní podniky většinou neprovozují procesy, které by vyžadovaly validaci. Pokud ano, musí se validací prokázat schopnost těchto procesů dosahovat plánované výsledky.

5.7.7.5.3 Identifikace a sledovatelnost

Norma 9001 říká, že je-li to vhodné, musí být produkt během realizace identifikován a kromě jiného také identifikován jeho status. V průběhu realizace zakázky jsou typy používaných materiálů specifikovány v objednávce, projektové dokumentaci nebo specifikaci rozsahu prací. Dbáme na to, aby každý materiál byl značen. Pokud je materiál objednáván na konkrétní zakázku, bývá uložen ve skladu respektive je ihned dán do spotřeby na zakázku. Dodací list materiálu je uložen po odsouhlasení přebírajícím u skladníka nebo přiložen u faktury, které jsou uloženy u určené osoby, zpravidla u někoho na ekonomickém úseku (ekonom, účetní). Materiál ve skladu je uložen a označen dle jednotlivých druhů. Situaci dnes dobře zvládají mnohé softwarové programy na evidenci materiálně technického zásobování a skladovou evidenci včetně pohybu materiálu. Produkty nehmotné, jsou identifikovatelné pouze dokumenty a to jak listinné tak i elektronické. Písemné dokumenty jsou identifikovány vzhledem k objektu nebo zařízení, na kterém je produkt realizován. Každý listinný dokument je přitom označen datem vzniku nebo datem, ke kterému se vztahuje. U elektronických dokumentů je identifikace daná umístěním v adresáři a datem vzniku nebo revize.

5.7.7.5.3

Majetek zákazníka

Částečně jsem již zmínil tuto problematiku v kapitole 5.7.7.5.1. Organizace má za povinnost pečovat o majetek zákazníka a chránit ho, užívá-li ho. Jelikož se toto děje poměrně často, musí organizace přijmout konkrétní opatření, aby byly kladené

61

požadavky splněny. Majetek zákazníka může být jak hmotný (zařízení nebo pozemek), tak i nehmotný (projektová dokumentace). Při přebírání majetku od zákazníka musí být vždy zpracován písemný předávací protokol podepsaný osobou odpovědnou za dodavatele a zákazníkem. Občas mohou nastat případy, kdy toto není vyžadováno nebo předávku nelze z technických nebo časových důvodů provést nebo užívací vztah je ošetřen již jinak, například nájemní smlouvou. Některé příklady zde uvádím: -

zakázky, kde organizace provádí údržbu zeleně, nebo

-

provádí hospodářskou činnost v lese, nebo

-

provádění zimní údržby komunikací.

Listinné dokumenty, zejména projektová dokumentace nebo specifikace rozsahu prací je předána zákazníkem jako součást smlouvy a to pracovníkovi, který realizuje zakázku. Držitel dokumentu zákazníka se o něj stará vždy tak, aby nemohlo dojít k jeho ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití nepovolanou osobou. Pokud přesto nastane taková situace, oznámí držitel dokumentu tuto skutečnost vedoucímu střediska a ten s omluvou bezprostředně seznámí zákazníka a dohodne s ním další postup. Způsob naložení s dokumentací po skončení práce na zakázce musí být se zákazníkem dohodnut písemnou formou. Pokud jsou dokumenty zákazníkovi vráceny, vracejí se seznamem proti podpisu přebírajícího. Pokud dokumenty zůstávají v držení organizace, je s nimi nakládáno jako s ostatními dokumenty.

5.7.7.5.4

Ochrana produktu

Z tohoto pohledu se jedná o povinnost zachování shody. Organizace pak může tento cíl uskutečňovat různými způsoby. Uveďme si alespoň dva nejčastější. Většinou se řeší otázka zajištění materiálu. Běžně podniky disponují vlastními zabezpečenými sklady, v kterých je materiál uložen. Pokud je objednán na konkrétní zakázku může být dle dohody se zákazníkem uložen přímo u objednatele ve vyhrazeném prostoru. Ochranu lze rovněž zajistit ostrahou při využití služeb některé z mnohých bezpečnostních agentur. Provádí-li se ostraha zařízení zákazníka je třeba předem dohodnout, která strana ponese za tuto službu náklady.

62

5.7.7.5.6 Péče o životní prostředí

Na kapitoly věnované ochraně majetku zákazníka a produktů mohu volně navázat a to péčí o životní prostředí. Je třeba si uvědomit, jak se organizace staví k životnímu prostředí při provozování své podnikatelské činnosti. Pro větší přehlednost si to rozdělíme na ovzduší, chemické látky, odpady a odpadní vody. Ovzduší je ovlivněno emisemi ze stacionárních zdrojů (kotlů), sloužících k vytápění administrativních či výrobních objektů. Zásadní je pak otázka používaných paliv. Měli bychom upřednostňovat plyn před ostatními tuhými palivy. Legislativa nám přikazuje provést tzv. měření účinnosti spalování. Ještě jedním způsobem mohou některé lesnické podniky ovlivnit kvalitu ovzduší a to zejména v místech kde se jejich představitelé rozhodli vybudovat nebo provozovat pilařský provoz. Legislativa řadí pily do středních zdrojů znečištění (polutanty prachu). Další skupinou jsou chemické látky. Dnes už si bez nich moderní lesnictví nelze představit. Vzhledem k jejich poměrně velkému nebezpečí z pohledu ochrany životního prostředí a také ochrany zdraví osob, které s nimi zacházejí, musí jim být věnována patřičná pozornost. Chemické látky skladujeme pouze na místech k tomu určených, chemikálie jsou řádně označeny. Při jejich zacházení se řídíme platnou legislativou a bezpečnostními listy. Používáme pouze přípravky, které jsou uvedeny v seznamu povolených přípravků používaných v lesním hospodářství. Jako prevence jsou uskutečňována pravidelná školení zaměstnanců. Nově platí povinnost projednat s krajskou hygienickou stanicí pravidla pro zacházení s toxickými látkami (benzín) nebo také používanými látkami žíravými (např. impregnace Bochemitem). Organizace musí mít na úseku zacházení s rostlinolékařskými přípravky na ochranu rostlin tuto činnost zajištěnou pomocí osoby odborně způsobilé.. Zaměstnanci jsou vybaveni a prokazatelně používají předepsané osobní a ochranné pracovní prostředky. Několik slov teď budu věnovat odpadům. Organizace při své činnosti by si měla počínat tak, aby současně nezvyšovala produkci odpadů, právě naopak, aby produkované množství bylo, pokud možno, co nejnižší. Vznikají-li při provozování činností nebezpečné odpady, musí mít pro zacházení s nimi povolení orgánu státní správy životního prostředí, jehož přílohou je i seznam předpokládaného množství dle druhu odpadů a lokalit (provozoven), kde vzniká. Je nutno zajistit, aby všechny odpady byly uloženy na označených místech, nebezpečné odpady mají být navíc označeny identifikačními listy. Odpovědná osoba vede průběžnou evidenci odpadů 63

a organizace musí dále zpracovávat roční statistické hlášení. Odpady předáváme pouze oprávněným firmám na základě uzavřených smluv. Pokud subjekt provádí sám přepravu nebezpečných odpadů, musí mít obsluha (řidič) vozidla tzv. školení ADR. Poslední skupinou jsou odpadní vody. Jedná se převážně o splaškové odpadní vody. Jelikož ještě stále není na území České republiky vyřešena celoplošně kanalizační síť, musíme si uvědomit, jakým způsobem se odpadních vod zbavujeme. V případě vypouštění do veřejné kanalizace je vše v pořádku. Pokud jsou odpadní vody napojené na žumpu, musíme ji pravidelně vyvážet a o tom uchovávat doklady, prokazující tuto skutečnost. Naprosto nepřijatelné je vypouštění do septiků, kdy dochází k přímému poškozování životního prostředí. Vřele

doporučuji

s problematikou

EMS,

zejména

pak

s významnými

environmentálními aspekty a s informacemi o shromažďování nebezpečných odpadů mimo vlastní zaměstnance rovněž seznámit a proškolit dodavatelské firmy pracující ve prospěch organizace.

5.7.7.6

Řízení monitorovacích a měřících zařízení

Metrologie se zabývá jednotností a přesností měřidel a způsobem měření ve všech oborech činnosti. Jednotné a přesné měření je podmínkou výroby a důvěry při prodeji zboží (Veber a kol., 2002). Musíme reálně předpokládat (při zavádění ISŘ již znát), že při prodeji produktů a službách budou používána jak stanovená, tak i pracovní a informativní měřidla. Jsme tedy nuceni si zajistit jejich kalibraci a ověřování a to autorizovanou osobou. Pamatuji se na jeden problém, když jsme potřebovali provést kalibraci na dřevorubeckých pásmech, používali jsme v té době nějaký zahraniční typ nepříliš rozšířený. Laboratoř to nebyla schopna provést z důvodu chybějící typové zkoušky. Pro účel kalibrace jsme pak zakoupili pásma jiná. V organizaci musí být určen odpovědný zaměstnanec za tato měřící zařízení, dále jen metrolog, který vede evidenci měřidel – typ měřidla, číslo, umístění, účel a použití měřidla, požadovaná přesnost, datum poslední kalibrace a datum další stanovené kalibrace. Potřebu měření ve výrobě stanoví kompetentní osoba dobře znalá výrobních podmínek. Je dobré zakotvit například do Příručky, že metrolog se vyjadřuje k nákupům veškerých nových měřidel (odsouhlasí případný požadavek na objednávku nového měřidla). 64

Uvedu ještě základní členění běžně používaných měřidel do kategorií: -

Stanovená měřidla – podléhají úřednímu ověření (označení S - pořadové číslo, platnost ověření).

-

Pracovní měřidla – podléhají kalibraci (označení P – pořadové číslo, platnost kalibrace).

-

Informativní měřidla – nejsou periodicky kalibrována, pouze je kontrolována jejich funkčnost (označení O – pořadové číslo).

Metrolog odpovídá za správné označení jednotlivých měřidel a u stanovených a pracovních měřidel za vyznačení platnosti úředního ověření respektive kalibrace. Pokud se měřidlo pokazí nebo je mimo platný stav kalibrace, musí být tato skutečnost sdělena metrologovi, měřidlo musí být viditelně označeno, že je poškozené (u stanovených a pracovních měřidel štítkem „MIMO KALIBRAČNÍ STAV“). Měřidlo se nesmí používat a metrolog zajistí jeho opravu. Nastane-li přece situace, že by k měření nesprávným měřidlem došlo, musejí být potom posouzeny výsledky, které byly naměřeny nesprávným měřidlem a rozhodne se o jejich využitelnosti a nápravném opatření. V případě, že měřením vadným měřidlem mohlo dojít k poškození zákazníka, bude projednána tato skutečnost a možnost řešení se zákazníkem.

5.7.8 MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ

5.7.8.1 Všeobecně

Kapitola 8, pojednávající o měření je nejzásadnější pro funkčnost a výkonnost systému managementu jakosti. Za tím účelem je důležité data analyzovat, vyhodnotit trendy ve vývoji, výsledky musí tvořit vstupy pro procesy přezkoumání vedením a neustálé zlepšování. Podmínkou je nefalšovaný zájem všech řídících pracovníků o výsledky měření (Nenadál, 2004).

A jaké pak výsledky měření to jsou? Tento autor dále uvádí, že měření: •

shromažďují data, jejichž analýzou získáme informace pro správné rozhodování,

•

umožní jasně a srozumitelně rozlišovat mezi intuicí, vnímáním a realitou,

65

•

dokáží překonávat stereotypy v myšlení manažerů,

•

jasně odhalují všechna slabá místa,

•

umožňují preciznější řízení procesů,

•

identifikují klíčové faktory úspěšnosti organizace,

•

v procesně orientovaném řízení dovolují poznat všechny vztahy mezi vstupy a výstupy,

•

poskytují nenahraditelné údaje pro validaci a přezkoumání všech aktivit,

•

umožňují propojení klíčových výsledků organizace s dalšími dílčími výsledky,

•

usnadňují a zprůhledňují komunikaci mezi manažery a zaměstnanci,

•

poskytují prostor i k zajímavým analýzám vztahů mezi ukazateli výkonnosti procesů a výškou nákladů,

•

jsou nejlepší bází pro oceňování úspěšnosti realizace nápravných opatření, opatření preventivního charakteru a projektů neustálého zlepšování.

Tolik obsáhlý výčet argumentů, proč provádět systémová měření. Podobně se vyjadřuje i jiný autor. Na základě analýz lze získat lepší obraz o posuzované realitě, lze určit trendy, zjistit kritické body, nedostatky. Na základě těchto poznatků lze přijímat opatření a úkoly ke zlepšování (Veber a kol., 2002). Myslím, že předchozí citované názory hovoří jasně za vše. Organizace si musí být vědoma důležitosti zpětné reakce zákazníků a ostatních zainteresovaných stran na poskytované služby, soustavné zlepšování jakosti poskytovaných dodávek, zlepšování hlavních procesů i všech podpůrných činností a vztah organizace k životnímu prostředí. Proto si subjekt usilující o zavedení ISŘ vypracovává systém hodnocení a sledování jakosti hlavních procesů, produktů a systém evidence a hodnocení environmentálních aspektů. Pro analýzu informací

využívá vhodné

statistické metody. Na základě analýz se provádí zlepšování a změny. Všechny tyto činnosti musejí být pravidelně přezkoumávány vedením organizace. Stávají se často součástí výrobních porad.

66

5.7.8.2 Monitorování a měření

V předcházející kapitole jsem zmínil, co všechno nám výsledky měření poskytují. Aby však výsledky byly použitelné, musí mít ještě jisté vlastnosti, které opět shrnul Nenadál (2004) a těmi jsou: •

validita (obecná akceptovatelnost výsledků),

•

úplnost (komplexní postihnutí všech aspektů),

•

dostatečná podrobnost,

•

předpoklad odhalení mezer ve výkonnosti,

•

dostatečná četnost měření,

•

správné načasování měření,

•

požadovaná přesnost a efektivnost,

•

stálost v čase a možnost převodu získaných dat na srovnatelnou základnu,

•

snadná interpretovatelnost a srozumitelnost výsledků,

•

odpovědnost za průběh měření a získaných výsledků,

•

důvěryhodnost mezi těmi, kdo měření vykonávají a těmi, kdo výsledky potřebují.

Účelem měření (kontroly) je zjistit úroveň jakosti produktů (potvrzení shody požadavků zákazníka a předpisů), vyřadit neshodné produkty, případně provést vypořádání neshodných produktů. K monitorování a měření klíčových parametrů životního a pracovního prostředí a hygieny práce slouží měření externí. Výsledky je pak nutno srovnávat s limity stanovenými příslušnými předpisy s cílem zlepšování, případně přijímání opatření a řešení problémů.

5.7.8.2.1

Spokojenost zákazníka

Základní funkcí systému managementu jakosti je maximalizace míry spokojenosti zákazníka. Má-li dojít k měření spokojenosti zákazníka, což nám ukládá norma ISO 9001 včetně určení způsobu získávání potřebných informací, musíme si říct, co tento pojem představuje. Spokojenost zákazníka je tedy charakterizována jako souhrn pocitů vyvolaných rozdílem mezi jeho požadavky a vnímanou realitou na trhu, přičemž

67

požadavky

zákazníka

jsou

kombinací

jeho

vlastních

potřeb

a

očekávání

(Nenadál, 2004). Já osobně pokládám za nesmírně důležité, aby se v organizaci povedlo zainteresovat zjišťováním údajů o spokojenosti zákazníka s poskytovanými službami všechny zaměstnance, nejen vedoucí zaměstnance. Mám pro toto tvrzení prozaický důvod. Často si řadoví zaměstnanci v dělnických profesích, kteří se pohybují v blízkosti zákazníka otevřeně s ním popovídají o prováděných činnostech. Vzhledem k tomu, že nechodí tzv. „kolem horké kaše“, jsou při získávání odpovědí poměrně úspěšní. Přání, připomínky a stížnosti zákazníků je nutné bezpodmínečně podchytit. K tomuto účelu můžeme použít tiskopis „Záznam o rozhovoru“, případně jsou-li tyto náměty sdělovány a řešeny na pracovních poradách, musejí se pak objevit v zápisech z konaných porad. Kromě osobních poznatků jednotlivých pracovníků využívá organizace i dotazníků o spokojenosti zákazníka. Údaje o spokojenosti, připomínkách a přáních zákazníků, ale i stížnostech a reklamacích je nejlépe evidovat zaměstnancem, který je v jedné osobě také manažerem ISŘ. Údaje o spokojenosti zákazníka musí být pochopitelně pravidelně vyhodnocovány, jsou součástí přezkoumání vedením a jsou podkladem pro zlepšování systému jakosti nebo jeho případné změny, rozšíření sortimentu nebo změny v poskytování služeb. Nenadál (2004) zmiňuje ještě jednu významnou úvahu, když ve své knize tvrdí, že v žádném případě neplatí následující vztah: nulové reklamace = spokojený zákazník. Asi pouze jen 3-4 % zákazníků reklamují výrobky či služby, přičemž důvodů je celá řada.

5.7.8.2.2 Interní audit

Interní audity bychom mohli směle přirovnat k nějakým vnitropodnikovým prověrkám. Je to specifická forma kontrolní činnosti. Smyslem je nezávisle, systematicky a objektivně hodnotit prověřovaný předmět. Audity jakosti jsou zaměřeny na výrobky, služby, procesy, ale i systém řízení jakosti může být auditován (Veber a kol., 2002). Interní audit systémů zahrnuje všechny činnosti související s prováděním interních auditů systémů od vypracování programu interních auditů až po vypracování zprávy pro přezkoumání

systémů vedením. Interní audity se provádějí podle

pracovní

dokumentace ISŘ - plán, program, záznam. Program auditů (zpravidla ročních) 68

zpracovává obvykle manažer ISŘ. Program se musí sestavit tak, že respektuje tyto zásady: •

každý prvek jakosti a EMS dle norem ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN ISO 14001 musí být alespoň jednou v roce prověřen,

•

problémové oblasti ISŘ jsou zařazeny na začátek plánovaného období a jsou prověřovány v kratším období.

Myšlenými podklady pro určení problémových oblastí jsou: •

záznamy o přezkoumání systémů vedením,

•

záznamy o neshodě,

•

opatření k nápravě a preventivní opatření,

•

reklamační protokoly.

Každá vzniklá neshoda má svůj význam, svoji váhu a proto se klasifikují: •

systémová neshoda – ohrožuje funkčnost ISŘ nebo prvek není

vůbec zaveden, •

závažná neshoda - neovlivňuje zásadně funkčnost ISŘ nebo jsou nedokonale zavedeny některé prvky normy,

•

nedostatek – drobný nedostatek, nedodržení dílčího postupu.

Z každého auditu musí být vystaven protokol, který vypracuje auditor ve stanovené lhůtě od provedení samotného auditu. Protokol je číslován a shoduje se s číslem auditu uvedeným v programu interních auditů. S výsledky interního auditu seznámí auditor pracovníka, kterého se audit týkal. Záznamy v písemné formě vzniklé při přípravě a realizaci interního auditu se samozřejmě archivují. Nad rámec plánovaných auditů může být v organizaci proveden mimořádný interní audit ISŘ. K této variantě jen heslovitě několik poznámek: •

mimořádné interní audity se vykonávají podle potřeby mimo program interních prověrek,

•

o provedení mimořádné interního auditu může požádat manažera ISŘ kterýkoliv zaměstnanec organizace,

69

•

o uskutečnění mimořádného interního auditu rozhoduje manažer ISŘ, který pověří auditora jejím provedením,

•

postup provedení mimořádného interního auditu je stejný jako v případě plánovaného auditu,

•

protokol z interního mimořádného auditu musí obsahovat údaj o tom, že se jedná o mimořádný audit,

•

o provedení mimořádného interního auditu může manažer ISŘ požádat také externí organizaci, která však musí audit provést ve shodě s postupem uvedeným v Příručce ISŘ.

Integrovaný systém řízení, který se zavádí v organizaci podléhá před závěrečnou certifikací přezkoumání právě prostřednictvím interního auditu. Pro tyto účely by organizace měla disponovat interními auditory z řad vlastních zaměstnanců. Tito bývají již v průběhu zavádění systému odborně vyškoleni, přičemž obdrží osvědčení. Dovolte mi se na chvíli u nich zastavit. Jednoznačně pro ně platí zákaz provádění auditu své vlastní práce. Interní auditoři by rovněž měli být nezávislí na pracovnících odpovědných za prověřované činnosti. Pro samotné auditování je potom nejdůležitější, aby auditor nejen splňoval požadavky, ale byl nositelem žádoucích vlastností a schopností. Nemůžu je zde všechny vyjmenovat, tak alespoň pár základních jako jsou píle, vytrvalost, objektivnost, nezávislost, schopnost komunikace, profesionálnost. Velký význam je přikládán na techniku kladení otázek. V zásadě si auditor při kladení otázek musí neustále pamatovat, že jeho úlohou je položit správnou otázku a pak pozorně naslouchat (Nenadál a kol., 2002). Závěrem shrnu, co je účelem prováděných auditů: a) prověřit, zda zavedený systém odpovídá požadavkům norem ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN 14001, je správně zaveden, udržován a je efektivní, b) prověřit, zda prováděné činnosti, týkající se ISŘ včetně dosahovaných výsledků jsou v souladu s plánovanými záměry, c) poskytnout vedení organizace informace o výsledcích auditů.

Hlavním cílem každého auditu musí být zjišťování faktů, nikoli chyb (Nenadál a kol., 2002).

70

5.7.8.2.3 Monitorování a měření procesů

ISO norma 9001 stanovuje povinnost aplikace vhodných metod monitorování, které musí prokazovat schopnost procesů dosáhnout požadované výsledky. V podobném duchu hovoří i druhá z norem 14001, kdy organizace musí pravidelně monitorovat klíčové znaky svého provozu a činností, které mohou mít významný dopad na životní prostředí. Způsob měření a monitorování procesů, jak ho lze chápat, je uveden v příloze č. 15 – Mapa procesů a průřezových činností, v popisu příslušného procesu. Důležitá je stálá identifikace právních předpisů vztahujících se k činnosti organizace. Odpovědnost za monitorování a vedení příslušných záznamů na úseku jakosti a za plnění právních požadavků v oblasti EMS nesou garanti procesů. V oblasti EMS se vedení záznamů týká například evidence odpadů, hlášení o produkci odpadů, výsledků měření účinnosti spalování nebo hlášení o emisích malých a středních zdrojů a podobně. Zdroje

znečištění,

přicházející

v úvahu,

jsou

uvedeny

v kapitole

5.7.7.5.6.

Pro minimalizaci dopadů významných environmentálních aspektů si organizace vypracovávají havarijní plány, nejinak je tomu i při zavádění ISŘ. Případná havárie nebo poškození životního prostředí musí být zaznamenáno, ať už například v tiskopise pro řízení neshod nebo třeba ve stavebním deníku. Součástí měření procesů je hodnocení jeho způsobilosti, kterou lze charakterizovat jako schopnost procesů poskytovat výrobky splňující požadovaná kritéria jakosti. Způsobilost není důležitá jen pro výrobce, ale představuje také cenné informace pro zákazníka, neboť mu poskytují důkaz o tom, zda výrobek vznikl ve stabilních podmínkách zabezpečujících pravidelné dodržování předepsaných kritérií jakosti (Plura, 2001). Hodnocení souladu činností organizace s: -

obecně závaznými právními předpisy,

-

požadavky systému dle ČSN EN ISO 9001 a ČSN EN ISO 14001,

-

jinými požadavky

je nutno zajistit při přezkoumávání systému vedením organizace. Výsledek hodnocení, jenž současně slouží jako podklad bude zahrnut do zprávy o přezkoumání ISŘ. Průběžně může být soulad hodnocen na pravidelných výrobních poradách podniku. 71

5.7.8.2.4 Monitorování a měření produktu:

Jestliže byl v předcházející kapitole monitorován proces, teď přichází na řadu také produkt, u kterého je rovněž zakotvena povinnost měření a monitorování jeho znaků. U produktů můžeme sledovat a vyhodnocovat například tato kritéria: •

počty reklamací zákazníků,

•

počet zakázek po termínu,

•

počet zakázek,

•

dodržení stanovených limitů a dopadů na životní prostředí,

•

počet neshod.

5.7.8.3 Řízení neshodného produktu a dalších neshod

Organizace musí deklarovat dokumentovaným postupem identifikaci a řízení neshodného produktu. Stav produktu po kontrole a zkouškách musí být dle požadavků normy ČSN EN 9001 tedy jasně identifikován vhodnými prostředky. Je-li zjištěn nebo jinak shledán neshodný produkt, musí být proti možnému předání zákazníkovi zjevně označen jako „NESHODA“ na viditelném místě obalu produktu, u produktu bez obalu upevněním štítku na viditelné místo produktu. Tento popis provedeme výrazným popisovačem odlišné barvy než je ostatní text na obalu výrobku. Poté následuje vyhotovení průvodní dokumentace a dle povahy neshody je s produktem postupováno jako u procesu reklamace, v případě produktu dodaného zákazníkem je produkt zaslán zpět výrobci (dodavateli). Veškeré stížnosti, odvolání, námitky, reklamace (dále jen stížnosti), externí i interní, které jsou přijímány od stěžovatele v písemné i ústní formě, musejí být založeny jako příloha protokolu o neshodě a reklamaci. Řešení stížnosti bývá realizováno příslušným zaměstnancem, který současně zpracuje protokol o neshodě a reklamaci, včetně způsobu vyřešení neshody nebo reklamace. Vyplněný protokol o neshodě předá k evidenci manažeru ISŘ, který vede

72

centrální evidenci neshod a reklamací. Dojde-li neshodou k poškození zákazníka, projedná způsob vyřešení se zákazníkem určená osoba. V oblasti EMS musí organizace dostat svým závazkům, že pravidelně přezkoumává a aktualizuje havarijní připravenost, plány a postupy zásahu, dále že proškoluje zaměstnance ze zásad požárně-bezpečnostních předpisů, provádí požární revize a kontroly a má na pracovišti požárního preventistu, který kontroluje požární preventivní opatření ve smyslu předcházení nehodám a nebezpečným situacím. Na každém trvalém pracovišti jsou umístěny ruční hasicí přístroje nebo jiné prostředky hasební techniky pro případ požáru. V jednotlivých objektech jsou k dispozici Požární poplachové směrnice, dle potřeby Požární evakuační plány a k dispozici jsou také aktuální telefonní čísla pro případ hlášení nehod a nebezpečných situací. Zaměstnanci jsou proškolení pro případ poskytnutí první pomoci. Při provozování činností s jistým rizikem možné havárie jsou zaměstnanci co by obsluhy strojů a zařízení vybaveni preventivně havarijními soupravami.

5.7.8.4 Analýza údajů

V kapitolách 5.7.8.2.3 a 5.7.8.2.4

byl zmíněn způsob a rozsah měření

a monitorování s cílem získávání výsledků prokazujících činnost podle předepsaného postupu a shodu produktu s požadavky zákazníka a právních předpisů. Takto shromážděné údaje o procesech jsou analyzovány s cílem využívání dat pro účely rozhodování, sledování trendů, posuzování výstupů k cílům, limitům a předpisům. Při tom se uplatňují metody popisné statistiky, tabulky, grafická signalizace, sloupkové diagramy, koláčové grafy apod. Jejich prostřednictvím lze dokladovat výkonnost ISŘ. Údaje analyzuje jednak manažer ISŘ a dále vrcholový management organizace. Mějme na mysli, že klíčovou roli sehrává právě management. Pokud nebude výsledky považovat za strategické informace a bude-li jejich význam podceňovat, budou tato měření pouze formální součástí systému managementu jakosti (Nenadál, 2004).

Obecně pak platí, že analýza údajů se zejména dotýká: a) spokojenosti zákazníka, b) shody s požadavky na produkt, c) znaků a trendů procesů a produktů včetně příležitosti pro preventivní opatření, d) dodavatelů, 73

e) ohrožení nebo poškození životního prostředí, f) přínosu ISŘ ke zlepšení životního prostředí.

Součástí analýz je rovněž hodnocení environmentálního profilu – spotřeby energií (elektrická energie, plyn, voda, pohonné hmoty).

5.7.8.5 Zlepšování

5.7.8.5.1 Neustálé zlepšování

Pojem neustálé zlepšování je různými autory vykládán jako zaměření na zvýšení schopnosti plnit požadavky na jakost. Aktivity, jejichž cílem je dosažení vyšší úrovně jakosti v porovnání s předchozím stavem. Proces zlepšování je nepřetržitý proces, ve kterém dosažený zlepšený stav by měl být východiskem pro další zlepšování (Plura, 2001). Podobně je popisováno neustálé zlepšování jako aktivity, které vedou k dosažení nové, doposud nedosažené úrovně v jakýchkoliv oblastech života organizací (Nenadál, 2004). Soustavné zlepšování ISŘ, dodávaných produktů, včetně služeb musí být trvalým cílem organizace. Základním předpokladem je práce s výstupy z analýzy údajů. Organizace za tím účelem analyzuje technické, ekonomické a obchodní údaje, na výstupy navazují opatření k nápravě a preventivní opatření. Při zlepšování má organizace vycházet z politiky a cílů ISŘ, které obsahují cíle v oblasti jakosti a EMS a dále z výsledků interních auditů. Zlepšování je součástí přezkoumání vedením a je obsaženo ve zprávách zmíněných v kapitole 5.7.5.6. Významnou roli sehrává povědomí zaměstnanců organizace a jejich rychlost reagovat na situaci, která by mohla vést k ohrožení postavení společnosti na trhu, případně ke ztrátě důvěry zákazníků. Nastane-li taková situace, je v tomto případě zaměstnanec, který tuto skutečnost zjistil povinen toto neprodleně oznámit určené osobě. Příslušná opatření jsou následně stanovena po projednání na poradě vedení. Teď bych se na chvíli zastavil u jedné z norem řady ISO, která není předmětem této bakalářské práce, nicméně ji lze skvěle využít při zavádění integrovaného systému řízení a to nad rámec požadavků, stanovených normou ISO 9001. V tuto chvíli mám na mysli normu ISO 9004:2000 Systémy managementu jakosti-směrnice pro zlepšování výkonnosti. Účelem této normy je poskytnout doporučení, která může organizace dále 74

zavést nad rámec požadavků uvedených v ISO 9001 v zájmu dalšího rozšíření, zlepšení systému řízení jakosti tak, aby zahrnoval spokojenost nejen zákazníků, ale i dalších zainteresovaných stran a směřoval ke zvyšování výkonnosti organizace (byl rozvinut v rámci celé organizace). Tato norma není určena jako nástroj certifikace (Veber a kol., 2002).

5.7.8.5.2 Opatření k nápravě

Aby se zabránilo opakovanému výskytu neshod, musí organizace provést opatření k odstranění jejich příčin. Tolik ISO norma 9001. Opatření k nápravě jsou tedy ukládána v případě zjištění neshody. Neshoda je stav, kdy poskytnutá služba (dodání zařízení, dokumentace projektu, realizace zakázky) nebo postupy v organizaci vykazují rozdíly oproti specifikovaným požadavkům. Jsou rozlišovány 3 typy neshod: a) neshody externí povahy -

reklamace dodaného produktu,

-

reklamace realizace zakázky (vady a nedodělky na zakázce),

-

nedodržení environmentálních požadavků a limitů účastníky na zakázce,

b) neshody interní povahy -

neshody vyplývající z přezkoumání ISŘ vedením, nedostatky zjištěné pracovníky organizace.

Pro neshody dle bodu a) a b) je nutno při jejich odstraňování postupovat následujícím způsobem. Za prvé je vystaven „Protokol o neshodě a reklamaci“ a následně přijato opatření k nápravě, kdy určený pracovník bude toto opatření k nápravě realizovat a to v souladu s uloženým termín realizace. S vypršením termínu provede odpovědná osoba kontrolu realizace opatření k nápravě a její výsledek zapíše do protokolu o neshodě a reklamaci. Po vyřešení neshody je Protokol o neshodě a reklamaci uložen u manažera ISŘ.

c) neshody z externích nebo interních auditů -

auditor postupuje dle ustanovení bodu 5.7.8.2.2 Interní audity.

5.7.8.5.3 Preventivní opatření

75

Opět uvedu krátkou citaci z normy. V ní je uvedeno, že organizace musí určit opatření k odstranění příčin potenciálních neshod, aby se zabránilo jejich výskytu. V praxi to pak vypadá tak, že preventivní opatření jsou přijímána na základě rozboru informací o procesech, produktech, systému, zařízení nebo pracovnících a spokojenosti zákazníka, s cílem předcházet vzniku neshod. Mezi preventivní opatření patří mimo jiné preventivní údržba a periodické proškolování pracovníků. Rozbory informačních zdrojů provádí obvykle manažer ISŘ spolu s ekonomy za účasti vrcholného představitele organizace, který na základě těchto rozborů spolu s manažerem ISŘ navrhuje programy preventivních opatření jako součást plánování. Při navrhování lze využít i statistické metody. Preventivní opatření jsou přijímána a ukládána i v rámci přezkoumání ISŘ. Nad preventivními opatřeními se musíme hluboce zamyslet, protože z pohledu nákladů na preventivní opatření jsou jednoznačně levnější než odstraňování vzniklých neshod. V tomto duchu působíme i na zaměstnance, aby se princip prevence dostal do jejich povědomí.

5.8 PŘEDCERTIFIKAČNÍ AUDIT

Máme za sebou shrnuty požadavky, které musí lesní podnik splnit, uvažuje-li vážně o získání obou certifikátů. Domníváme-li se, že jsme na tento okamžik připraveni, následuje předcertifikační audit. Tento se koná tehdy, jestliže že mezi certifikovanými systémy je systém environmentu. To je případ i našeho integrovaného systému řízení, proto je prováděn dvoustupňový audit. Audit je řešen nezávislými externími osobami v odpovídajícím složení, často mají ve svém středu technického experta, který je dobře seznámen s problematikou předmětu podnikání lesnického subjektu. Rozsah auditu je závislý na organizační struktuře a spektru vykonávaných činností. Provádí se dle zpracovaného plánu a jeho průběh je pochopitelně dokumentován. Jsou-li zjištěny neshody (obvykle ano), zhodnotí se jejich závažnost. Neshody se objeví v závěrečné zprávě a jsou posléze projednávány s vedením organizace. Na závěrečném jednání s představiteli organizace jsou dohodnuty termíny pro odstranění závad formou nápravných opatření (obvykle ve lhůtě do 30 dnů). Ve zprávě se však nemusejí objevit pouze neshody. Auditor v ní může zmínit i doporučení pro zlepšení systému. Způsob

76

vyřešení neshody je věcí auditovaného subjektu. Obě strany se mohou na závěrečném jednání dohodnout také již na pevném termínu auditu certifikačního.

5.9 CERTIFIKAČNÍ AUDIT

Po předcertifikačním auditu následuje audit certifikační. V tento okamžik jsme už jen krůček od přiznání certifikátu jakosti a environmentu. Museli jsme však ještě odstranit poslední neshody přijetím nápravných opatření ve stanovených lhůtách. Přistoupíme nyní k samotnému certifikačnímu auditu, který ukáže, zdali naše úsilí bude odměněno kýženými certifikáty. Audit je veden podobně jako ostatní, snad jen s tím rozdílem, že auditor se zaměřuje na nedostatky z předchozího auditu. Provádí ho opět nezávislý akreditovaný certifikační orgán. Pokud nejsou shledány závažné nedostatky v podobě systémových chyb, dá se reálně uvažovat o získání certifikátů. S jeho získáním může organizace ještě obdržet nevratnou dotaci, ale zároveň podotýkám, že dotace se dá uplatnit pouze na některé činnosti a v případě lesnických provozů příliš možností není. Doporučuji se hned ještě v průběhu závěrečného jednání na tyto možnosti pozeptat zástupců certifikačního orgánu. Auditoři mají poměrně slušný přehled o současné situaci, která se může kdykoli změnit i ve prospěch lesních podniků. Tuším, že v České republice se vyplácením zabývá Českomoravská

záruční

a rozvojová banka. Takhle nějak může vypadat strastiplná cesta zavádění integrovaného systému řízení v praxi. Ale toto tvrzení je zřejmě příliš silné a přehnané. Nechci nikoho odradit, ba naopak. Každý si musí ale uvědomit, že nic není zadarmo. S pevnou vůlí, nasazením a odhodláním se však záměr určitě zdaří. Věřte, ten pocit stojí za tu námahu!

77

6 VYUŽITÍ VÝSLEDKŮ V PRAXI Každá organizace, pokud se rozhodne aplikovat ať už jednotlivý systém či systém integrovaný, musí vycházet z několika faktů. Víme již, že rámcově se dají systémy aplikovat na každý subjekt. Proto se nelze domnívat, že výsledkem práce bude ve všech směrech platný návod, jak jednoduše v podmínkách lesního podniku systém zavést, aniž by musel doznat nějakých změn. Ale to již potenciální zájemci, hodlající systém v jejich organizaci dobře vědí. Je vždy lepší upravit systém a jeho vazby na konkrétní podmínky než za každou cenu násilně přebudovat organizaci, abych mohl tzv. „napasovat“ systém na ní. Myslím si, že mnoho věcí je zde relativně dobře popsáno a proto některé body by mohly najít uplatnění u jiných podniků obdobného charakteru, které by se mohly inspirovat touto prací. Snažil jsem se vycházet ze zkušeností, které jsem nabyl jako vedoucí zaměstnanec při aplikaci integrovaného systému řízení,

do které jsem se

aktivně zapojil. Systém v naší organizaci se téměř rok zaváděl a více než rok funguje. Současně jsem se stal interním auditorem. Poznatky, které jsem při těchto činnostech získal, mě pozitivně ovlivnily v další práci. Jedná se o různé myšlenky, postřehy, podněty, názory a rady. Proto se domnívám, že by bylo vhodné je shrnout a seznámit Vás s nimi.

1. Zapojení a podpora myšlenky ISŘ všemi zaměstnanci je základ úspěchu. Vedoucí zaměstnanci musí jít příkladem a svým přístupem tak strhnout ostatní. Nezapomínejme, že vše je v lidech.

2. Při stanovování cílů s ohledem na harmonogram zavádění si vždy všechno dobře rozmyslete. Nechávejte si rezervu, počítejte s tím, že dříve nebo později vzniknou komplikace i tam, kde je vůbec neočekáváte. Proto platí zásada reálný čas a reálné úkoly. Pokud se rozhodnete spěchat, je to často na úkor kvality, doprovázejícím jevem

78

je stres. Tohoto si musí být vědom vrcholový management, aby zbytečně podřízené zaměstnance nevystavoval zbytečnému a neoprávněnému tlaku.

3. Doporučuji v každém případě obrátit se na akreditovanou certifikační firmu a spolupracovat tak s externím poradcem, jehož rady mohou být, i když zdánlivě to tak někdy nevypadá, téměř k nezaplacení. V žádném případě se v globále na jeho službách neušetří, organizace vlivem toho tápe, chybí jasná a zřetelná koordinace kroků. Při zavádění se běžně nepostupuje podle kapitol norem, ale v souladu s potřebami organizace, začíná se na jejich slabých místech, v potaz se bere její celková úroveň a připravenost, což jinými slovy znamená že se různě přeskakuje, improvizuje a podobně.

4. Zaměstnanci, kteří se aktivně podíleli na procesu zavádění a přistoupili na princip týmové práce, došlo v rámci tohoto pracovního kolektivu k ještě většímu a silnějšímu utužení vztahů, což bylo vnímáno jako dobrý počin i do budoucna pro udržení funkčnosti systému, na kterém se dá stavět.

5. Úkoly spojené se zaváděním systému je nezbytné řešit průběžně, zbytečně je neodkládat. Dochází tak k ohrožení harmonogramu a tím i samotného sledu prací. Musíme si zase uvědomit, že zavádíme systém a tudíž na náš řešený úkol navazuje další, takže nesplněnými dílčími úkoly brzdíme i naše kolegy, pokud navazují na naši práci.

6. Nebát se zeptat, nebát se poradit. Právě v těchto případech je tady externí poradce. Jsou to profesionálové, kteří k tomuto takto i přistupují. A většinou také pro organizace pracují nad rámec svých povinností, v duchu motta, že zákazník je pro ně vším. Následování hodný příklad pro nás samotné!

7. Spolupracovat a především informovat zaměstnance dělnických profesí. Neopomíjet je v žádném případě s tvrzením, že se jich „to“ netýká nebo dokonce, že je „to“ nemusí vůbec zajímat.

8. Je-li systém úspěšně zaveden, musíme se vyvarovat takových jevů, jako je tzv. „usnutí na vavřínech“, které zpravidla přichází po prvotních úspěších, s tendencemi 79

upadnout do nečinnosti. Převládá obecné nadšení a názor, že systém je vybudován, udržet ho nebude těžké. Pozor! To je velký omyl. Pamatujme na kapitolu o neustálém zlepšování.

9. V úvahu připadá ještě jedno varování. Pokud je systému dáváno permanentně to co si žádá a tyto povinnosti leží na bedrech několika málo jedinců , časem se vlivem zvýšené zátěže skutečně unaví. Tato hybná síla, která udržuje systém ztrácí postupně na elánu a dynamice. Dříve nebo později se tento dopad projeví ve všech činnostech organizace. Z toho vyplývá, že vedení podniku musí úkoly citlivě rozdělit.

10. Pozitivní prvek integrovaný systém přináší z pohledu plnění různých povinností. Pamatuji se dobře, přestože jsem si byl vědom jistých nedostatků, například v legislativě, říkával jsem si, někdy to dám do pořádku až bude chvilka času. Kolikrát však nebyla. Dnes je neshoda identifikována, sepsán záznam s uloženým opatřením a termínem jeho realizace. Je tady tak regulérní tlak na vypořádání neshody, to je uvedení do souladu s předpisem. Uvědomuji si tak, že spoustu věcí, které dříve nešlo tzv. řešit, najednou jde. Jak jednoduché a účinné!

11. Od doby, co byl v naší organizaci zaveden integrovaný systém řízení, je tento fakt zohledňován i různými kontrolními orgány, které tuto skutečnost pozitivně vnímají. Můžeme tedy v tomto případě hovořit o druhu nebo snad jen nádechu jisté prevence, kdy navíc důsledným dodržováním legislativy, uvedené v registru právních požadavků předcházíme postihům v podobě sankcí a pokut.

12. Systém také zavedl novou dimenzi přístupu k zákazníkům. Za tu krátkou dobu jsme byli nejednou kladně hodnoceni a porovnám-li tuto skutečnost s obdobími minulými, jednoznačně vidím stoupající trend.

13. Sám jsem byl osobně překvapen, jaké nedostatky a mezery byly u nás shledány v plnění povinností daných legislativou na úseku lesnictví a zejména životního prostředí. Člověk se domnívá, že pracuje v lesnictví, takže určitě má vše v pořádku. Další velký omyl. Legislativa se u nás tak rychle mění, že jen systematické sledování nám umožní vycházet vždy z aktuálních předpisů. Určitě si žádný lesní podnik nevystačí pouze s lesním zákonem a jeho prováděcími vyhláškami. Máme tady řadu 80

jiných legislativně právních předpisů z oblasti životního prostředí, odpadů, ovzduší, chemických látek, přípravků na ochranu rostlin, reprodukčního materiálu a tak bych mohl pokračovat dále. Věnujte prosím zvýšenou pozornost legislativě. Zamyslete se nad spektrem vykonávaných činností a k nim vztahující se legislativou! Nezapomeňte na obecně právní předpisy! Většinou se jedná o různá hlášení (orgány státní správy, hygiena, bezpečnost práce a jiné).

81

7 DISKUSE Pokusím se v krátkosti získané výsledky konfrontovat s výsledky jiných autorů. Obě oblasti systému jsou dnes již nějakým způsobem popsány. Pochopitelně jsme nemohl prostudovat všechny prameny a tak se mohu vyjádřit jen ke zlomku, který je uveden v seznamu použité literatury. Z této literatury je pak patrné, že většina autorů se věnuje spíše systémovým prvkům, fixuje se na jednotlivé naplňování požadavků jednotlivých kapitol ISO norem a již méně nebo téměř vůbec bere přitom v úvahu podmínky a okolnosti, za kterých se systémy zavádějí. Budu-li konkrétní, nemůžu nezmínit zejména úlohu lidských zdrojů, která ne že by byla nějakým způsobem snižována, ale autoři většinou nedávají zdaleka tolik prostoru lidskému faktoru, který je naprosto zásadní pro každý systém, vezmu-li v úvahu, že jsou to právě zaměstnanci organizací, kteří uskutečňují implementaci systémů. Můžeme se dočíst obecně o tom, že systém klade určité nároky ať už je to ve fázi zavádění nebo později při udržování funkčnosti, ale již méně se hovoří o tom, že málokde je systém spojován s personálním posilováním a to právě je zásadní moment, kdy dochází až k enormní zátěži, spojenou s plněním požadavků systému. Efekt přínosu se začíná v očích zaneprázdněných zaměstnanců měnit na něco, co bychom mohli nazvat obtěžováním. Je více než jasné, že v takovéto situaci a s takovým přístupem se prvotní smysl rychle vytrácí. Je zcela určitě znát, jestli je toto množství úkolů přeneseno na dostatečný počet zaměstnanců ve velkých firmách nebo se s nimi musí vyrovnat hrstka lidí ve firmách malých. Bohužel lesní podniky patří k podnikům spíše malým a středním. Vezmeme-li v úvahu jistá specifika, doprovázející lesnický provoz, jako jsou například

nárazovost

prací

v souvislosti

s dodržováním

agrotechnických

lhůt

pro obnovu lesa nebo se zpracováním kůrovcových, větrných a sněhových kalamit. Vše je pak následně spojeno s obrovskou migrací dodavatelů prací a služeb. Tato fakta se následně promítají do realizace naplňování legislativy, politiky jakosti, provádění

82

monitorování a měření u těchto subjektů, zprávy o neshodách, vyhodnocování a podobně. Jinými slovy opět se dostáváme do situace, kdy je personál objektivně příliš zatěžován. Toto vše může vést až k tomu, že systém, který za normálních okolností funguje dobře, začne být zavrhován a stává se pouze formální prvkem. Udržuje se tzv. „při životě“, ale neposkytuje to, co by za běžných podmínek měl. Nepříliš často se můžeme v literárních dílech setkat s komplikacemi, které implementace provází a hlavně s jejich překonáváním. Ještě stále jsou velké rezervy v potenciálu vedoucích zaměstnanců, kteří by měli jít příkladem. Pracovat se musí také na povědomí zaměstnanců, je třeba stále zvedat úroveň jednání s nimi tak, aby mohli změny, spojené s implementací dobře pochopit a našla se u nich patřičná podpora a hlavně chuť změny prosazovat. Je velkou chybou systém aplikovat bez patřičné informovanosti a provázanosti se všemi zaměstnanci při prosazování různých direktivních forem. Tady musí táhnout všichni za jeden provaz, jinak tento živelný proces nikdy nesplní naše představy a očekávání. Je na zaměstnavateli v osobě vrcholového managementu, aby celou situaci dobře zvládl a přijímal zásadní rozhodnutí velmi uváženě a citlivě a to ve vztahu hlavně k řadovým zaměstnancům, aby jejich motivace neklesala, ale naopak gradovala. Často se setkávám s názorem „zavádíme systém managementu jakosti, popřípadě integrovaný systém, kvůli výběrovým řízením“. Mám teď na mysli, že držení certifikátu jakosti je podmínkou účasti. Jestliže tohle je jediný důvod, tak se domnívám, že je to příliš málo, aby zaměstnanci podlehli všeobecnému nadšení a vrhli se do budování systému. Pak slýchávám i od řadových dělníků, že dělají něco ani sami neví přesně co, jenom aby se organizace dostala do výběrových řízení. V tomto duchu vystupuje i management, který toto nepopírá a jediné co ho zajímá je jen, aby zavedení systému už měl za sebou. Tímto distancováním se od skutečné podstaty věci získává systém pouze formální punc. Tento názor je skutečně častý a v literatuře jsem se s ním nesetkal. Osobně takto vnímám celou situaci z pohledu člověka, který se nedávno aktivně podílel na zavádění integrovaného systému v mateřském podniku. Vzpomínám si, že jsme museli překonat spoustu překážek, potkávaly nás různé komplikace. Proto by možná bylo vhodné, aby související literatura se více věnovala výše uvedeným problémům, více odpovídala na otázky typu „co dělat když“ a pomohla tak překonávat kritické momenty na cestě za jednotlivými systémy. Zda-li je to výsledek pramenící z nedostatku informací nebo se jedná o záměr potencionální budoucí držitele certifikátů neodradit, nemohu v tuto chvíli posoudit. Domnívám se ale, že zcela jistě jsou si autoři 83

vědomi, že žádná změna, natož pak změna spojená s aplikací systémů neprobíhá nikdy hladce. Pokud systém nenajde podporu u zaměstnanců a přístup a zájem

vrcholového

managementu k němu bude liknavý, stává se postupně bezcenný. Podobně se na tuto záležitost dívá jeden z autorů, který tuto variantu připouští. Uvádí, že i nadále se dá očekávat, podobně, jako tomu bylo doposud, budou i v budoucnu u nás existovat dvě základní skupiny organizací. První skupina bude tvořena firmami, kde přístup vedení k rozvoji systémů managementu bude čistě formální, pasivní a neefektivní, bez stop zjevné invence. Motivy podobných přístupů jsou zpravidla pro běžné zaměstnance neprůhledné, efekty však často kruté a skličující zároveň. Druhou skupinu budou tvořit takové podniky a instituce, jejichž vedení bude mít trvalý a nefalšovaný zájem na vytvoření i dalším rozvoji vysoce funkčních systémů managementu, včetně systémů managementu jakosti. Manažeři zde budou obvykle vedeni snahou zajistit pro firmu dlouhodobou ekonomickou prosperitu, špičkovou výkonnost a posilování pozic v konkurenčním prostředí. Tato jejich snaha se bude projevovat i skutečnou vůdčí rolí, jakož i pozitivním příkladem v postojích, chování a rozhodování pro všechny zaměstnance. Žádný formální certifikát nedokáže garantovat dlouhodobou prosperitu a vysokou výkonnost (Nenadál, 2004).

84

8 ZÁVĚR V této práci jsem uvedl, že certifikace prožívají nebývalý rozmach ve všech oborech včetně lesnictví a stávají se tak v současnosti naprosto běžným standardem. V této práci jsem se snažil krok za krokem ukázat obecný postup aplikace systému ve smyslu požadavků, kladených ISO normami a to v podmínkách lesního podniku, které jsou přece jen od jiných odvětví trochu specifické, což se částečně promítlo do tohoto postupu a také v přizpůsobení podmínek organizace, která se rozhodla pro zavedení systému. Záměrně byl volen integrovaný systém řízení, aby byl popsán proces zavádění v co největší jeho šíři s poukázáním na nedostatky a často dělané chyby při procesu implementace. Současně jsme si ukázali platnost obecné aplikovatelnosti a flexibility systému, který se dá rámcově použít na jakýkoliv typ organizace. Toto jsme si názorně ukázali na příkladu lesního podniku, což bylo také jedním z cílů. Rád bych se rovněž pokusil v této práci pokračovat na úrovni diplomové práce, v které se chci zabývat z časového hlediska efektivitou integrovaného systému, pokusím se dále z pohledu ekonomických ukazatelů vyjádřit co systém za tu dobu fungování přinesl, jaké jsou skutečné náklady na udržování funkčního systému a podobně. Integrovaný systém přináší určitě řadu výhod. Nic ale není zadarmo. Z obsahu je patrno, že implementace přináší řadu starostí, které mají různou podobu a mohou být charakteru organizačního, přes finanční, časový až po personální. Musíme si uvědomit, že aplikace systému probíhá za chodu organizace a klade zvýšené nároky nevyjímaje žádné zaměstnance. Přes

tato

všechna

úskalí

jsou

jednotlivé

systémy

managementu

jakosti

a environmentu u nás naprosto nejrozšířenější a neustále přibývá organizací, které jsou schopny dobrovolně podstoupit tuto složitou cestu a nutno podotknout, že cestu správnou.

85

9 RESUMÉ Normy řady ISO se v současnosti stávají již běžným standardem, který pronikl i do lesnictví. Podniky se už nespoléhají jen na certifikát jakosti podle ČSN EN ISO 9001, ale jdou ve svých snahách dál. Dochází tak k integraci systémů a vznikají tak integrované systémy řízení, které přinášejí oproti jednotlivým systémům řadu výhod. Cílem integrovaných systémů je pochopitelně v prvé řadě jakost služeb a výrobků. Zároveň se ale přihlíží v jakých podmínkách a s jakými dopady jsou tyto procesy uskutečňovány. V případě mnou popisovaného integrovaného systému tak hraje neméně důležitou roli vztah k životnímu prostředí. Všechny procesy jsou jednoznačně orientovány k uspokojování potřeb zákazníka, který se dostává do popředí zájmu a vše je tomuto podřízeno. Samotná aplikace integrovaného systému řízení však není věcí vůbec jednoduchou. Právě naopak. Je to poměrně složitý a z hlediska časového dlouhodobý proces, na jehož cestě je nutno překonávat mnohá úskalí, kladená ve smyslu jednotlivých kapitol ISO norem. Zavádění systému je popisováno krok za krokem s nastíněním jednotlivých problémů, spočívajících v takových skutečnostech jakými jsou podpora a motivace zaměstnanců, úloha vrcholového managementu, platná legislativa a mnoho jiných. Integrované systémy řízení jsou za tu dobu, co fungují, prověřeny časem. Dá se proto předpokládat, že se i nadále budou zavádět a následně i uplatňovat v různých typech organizací.

SUMMARY At the present time, ISO norms become a current standard which has got also into forestry. Enterprises do not rely only upon the quality certificate according to CSN EN ISO 9001 but their efforts go further. This is how an integration of systems occurs thus giving rise to integrated management systems that bring a number of benefits as compared with individual systems. Integrated systems are as a matter of course primarily focused on the quality of services and products. At the same time, however, they take into account conditions

86

and impacts of their implementation. In the case of the system described herein an important role is played by the relation to environment. All processes are unambiguously focused on the satisfaction of the needs of the customer who gets into the limelight with all other aspects being conformed. The application of integrated management system itself is not at all a simple thing. On the opposite. It is a relatively complex and long-term process in the course of which many a pitfall must be overcome, represented by the individual clauses of ISO norms. The system introduction is described step by step with the outline of respective problems consisting in facts such as staff support and motivation, role of the top management, valid legislation and many other. Integrated management systems have proven well and their functioning has been checked by time. Therefore, it can be assumed that they will continue in being introduced and subsequently employed in the diverse types of organizations also in the future.

87

10 PŘEHLED POUŽITÉ LITERATURY 1.

GARSHA, J.B. Rozvoj organizace pomocí managementu procesů. 1. vyd. Praha: Česká společnost pro jakost, 2003. 226 s. ISBN 80-02-01581-9.

2.

HINDLS, R. – HRONOVÁ, S. Analýza dat v manažerském rozhodování. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 1999. 358 s. ISBN 80-7169-255-7.

3.

NENADÁL,

J.

Měření

v systémech

managementu

jakosti.

2.

vyd.

Praha: Management Press, 2004. 335 s. ISBN 80-7261-110-0. 4.

NENADÁL, J. a kol. Moderní systémy řízení jakosti. 2. vyd. Praha: Management Press, 2002. 282 s. ISBN 80-7261-071-6.

5.

PLURA, J. Plánování a neustálé zlepšování jakosti. 1. vyd. Praha: Computer Press, 2001. 244 s. Praxe manažera. ISBN 80-247-0194-4.

6.

VEBER, J. a kol. Řízení jakosti a ochrana spotřebitele. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2002. 163 s. Manažer. ISBN 80-247-0194-4.

7.

STANÍČEK, Z. Integrované systémy managementu. In Sborník přednášek z mezinárodní konference Evropský týden kvality v České republice “Rozmanitostí ke

kvalitě“,

Praha:

Česká

společnost

pro

jakost,

2004.

s.

212-219.

ISBN 80-02-01673-4. 8.

ZDVIHAL, M. Integrované systémy managementu. In Sborník přednášek z mezinárodní konference Evropský týden kvality v České republice “Rozmanitostí ke

kvalitě“,

Praha:

Česká

společnost

pro

jakost,

2004.

s.

73-77.

ISBN 80-02-01673-4. 9.

ČESKÝ

NORMALIZAČNÍ

INSTITUT. 2002. ČSN EN ISO 9001.

idt ISO 9001:2000. Praha: Český normalizační institut, 2002. 52 s. 10. ČESKÝ

NORMALIZAČNÍ

INSTITUT. 2005. ČSN EN ISO 14001.

idt ISO 14001:2004. Praha: Český normalizační institut, 2005. 48 s.

88

11 SEZNAM PŘÍLOH Příloha č. 1:

Soulad norem ISO 9001:2000 a ISO 14001:1996 ..................................90

Příloha č. 2:

Úvodní posouzení v organizaci ...............................................................92

Příloha č. 3:

Harmonogram zavádění ISŘ v organizaci ..............................................97

Příloha č. 4:

Procesy v organizaci ...............................................................................98

Příloha č. 5:

Registr právních požadavků ..................................................................100

Příloha č. 6:

Dotazník o spokojenosti zákazníka .......................................................109

Příloha č. 7:

Environmentální aspekty .......................................................................110

Příloha č. 8:

Cíle a programy organizace ..................................................................116

Příloha č. 9:

Popis pracovní činnosti .........................................................................117

Příloha č. 10: Plán školení v organizaci ......................................................................118 Příloha č. 11: Hodnocení školení .................................................................................119 Příloha č. 12: Postup realizace zakázek .......................................................................120 Příloha č. 13: Hodnocení dodavatelů ...........................................................................122 Příloha č. 14: Rozsah prováděných služeb a činností v organizaci .............................123 Příloha č. 15: Mapa procesů a průřezových činností ...................................................126

89

Příloha č. 1 Soulad norem ISO 9001:2000 a ISO 14001:1996 Kapitoly normy EN ISO 9001

EN ISO 9001

Úvod Všeobecně Procesní přístup Vztah k ISO 9004 Kompatibilita s jinými systémy managementu Předmět normy Všeobecně Aplikace Normativní odkazy Termíny a definice Systém managementu jakosti Všeobecné požadavky Požadavky na dokumentaci Všeobecně Příručka jakosti Řízení dokumentů Řízení záznamů Povinnosti managementu

0.1 0.2 0.3 0.4 1 1.1 1.2 2 3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5

Odpovědnost managementu

5.1

Zaměření na zákazníka

5.2

Politika jakosti Plánování Cíle jakosti Plánování systému managementu jakosti Povinnosti, pravomoc a komunikace Povinnost a pravomoc Představitel managementu Interní komunikace Přezkoumání managementu Všeobecně Vstup pro přezkoumání Výstup z přezkoumání Management zdrojů Poskytování zdrojů Lidské zdroje Všeobecně Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik Infrastruktura Pracovní prostředí Realizace produktu Plánování realizace produktu

5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7 7.1

90

EN ISO 14 001

1

2 3 4 4.1 4.4.4 4.4.4 4.4.5 4.5.4 4.4.1 4.2 4.4.1 4.3.1 4.3.2 4.6 4.2 4.3 4.3.3 4.3.3 4.4.1 4.4.1 4.4.3 4.6 4.6 4.6 4.4.1 4.4.1 4.4.2 4.4.2 4.4.1 4.4 4.4.6

Procesy týkající se zákazníka

EN ISO 9001 7.2

Určování požadavků týkajících se produktu

7.2.1

Kapitoly normy EN ISO 9001

Přezkoumání požadavků týkajících se produktu Komunikace se zákazníkem Návrh a vývoj Plánování návrhu a vývoje Vstup pro návrh a vývoj Výstupy z návrhu a vývoje Přezkoumání návrhu a vývoje Ověřování návrhu a vývoje Validace návrhu a vývoje Řízení změn návrhu a vývoje Nakupování Proces nakupování Informace pro nakupování Ověřování nakupovaného produktu Výroba a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Validace procesů výroby a poskytování služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana produktu Řízení monitorovacích a měřicích zařízení

7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1

EN ISO 14 001 4.3.1 4.3.2 4.4.6 4.4.6 4.3.1 4.4.3 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6

7.5.2

4.4.6

7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6

4.4.6 4.5.1

Měření, analýza a zlepšování

8

4.5

Všeobecně Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Interní audit Monitorování a měření procesů Monitorování a měření produktu

8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4

4.5.1

Řízení neshodného produktu

8.3

Analýza údajů Zlepšování

8.4 8.5

Neustálé zlepšování

8.5.1

Opatření k nápravě Preventivní opatření

8.5.2 8.5.3

91

4.5.5 4.5.1 4.5.2 4.5.2 4.4.7 4.5.1 4.2 4.3.3 4.6 4.5.3 4.5.3

Příloha č. 2 – Úvodní posouzení v organizaci

Porovnání požadavků norem s praxí

1.

Článek normy 9001 14 001 4.1

4.1

N 4.2.1

4.4.4

4.2.2

4.4.4

4.2.3

4.4.5

4.2.4

4.5.3 4.2

5.1

4.4.1

4.3.1 5.2

4.3.2

5.3 5.4.1 5.4.2

4.2 4.3.3 4.3.4

5.5.1

4.4.1

5.5.2

4.4.1

5.5.3

4.4.3

Stav ve firmě

Návrh řešení

Procesy nejsou definovány, nejsou stanovena kritéria pro jejich měření nebo monitorování, nejsou posouzeny výjimky. Není vytvořen, dokumentován a udržován systém řízení jakosti ani EMS. Organizační a systémová dokumentace je zpracována částečně. Dokumentace je aktualizována a vydávána v tištěné podobě. Postupy pro lesní práce jsou zpracovány včetně bezpečnostních předpisů. Postupy pro další aktivity jsou jen částečně dohledatelné. Příručka jakosti a EMS není zpracována. Řízení dokumentů, včetně jejich distribuce a změnového řízení není písemně stanoveno. Soubor interních řádů a směrnic je vydáván pro příslušný rok v kroužkové vazbě. Nejsou vedeny záznamy k činnostem vyžadované ISO 9001 a 14001. Společnost cítí odpovědnost za řízení jakosti i ochranu životního prostředí, ale není vyjádřena v žádném dokumentu a není sdělována pracovníkům. Není písemně stanovena politika jakosti ani environmentální politika. Je stanovena organizační struktura společnosti, písemně jsou stanoveny odpovědnosti a pravomoci jednotlivých technicko hospodářských pracovníků společnosti v popisech pracovních činností. Není písemně stanovena zastupitelnost jednotlivých pracovníků. Spokojenost zákazníků není monitorována. Nejsou stanoveny postupy pro identifikaci environmentálních aspektů. Obecně závazné právní předpisy posuzuje ředitel společnosti. Není však stanoven písemně postup pro řízení právních a jiných požadavků. Politika jakosti a EMS není stanovena. Cíle jakosti a EMS nejsou stanoveny. Plány jakosti a programy EMS nejsou definovány. Odpovědnosti a pravomoci jsou částečně stanoveny v popisech pracovní činnosti pro technickohospodářské pracovníky. Představitel vedení pro jakost a EMS nebyl stanoven. Neformální komunikace funguje. Nejsou písemně stanovena pravidla pro interní ani externí komunikaci.

Definovat procesy firmy ve vazbě na strategii a podnikatelské záměry firmy a stanovit měřitelné cíle. V systému jakosti bude uplatněna výjimka a jeho součástí nebude vývoj. Zpracovat příručku jakosti a EMS. Dopracovat postupy pro jednotlivé produkty (činnosti).

92

Viz. 4.2.1 Zavést systém řízení dokumentace (Příručky jakosti a EMS, popisy pracovních činností, směrnice, řády, technologické postupy, zákony, ČSN, dokumentace zákazníků aj.) Zpracovat přehled záznamů k jakosti a EMS. Zpracovat písemně politiku jakosti a EMS a sdělovat ji zejména zaměstnancům, externím pracovníkům, zákazníkům, dodavatelům a dalším zainteresovaným stranám. Určit pravomoci, odpovědnosti a zastupitelnost jednotlivých pracovníků v řízené dokumentaci.

Zpracovat a dokumentovat systém vyhodnocování míry spokojenosti zákazníka. Stanovit a realizovat postup pro identifikaci environmentálních aspektů a stanovit písemně postup pro identifikaci právních a jiných požadavků, včetně odpovědnosti za jejich implementaci do společnosti. Stanovit politiku jakosti a EMS řízeným dokumentem. Stanovit cíle jakosti a EMS řízeným dokumentem. Zpracovat a aktualizovat plány jakosti a definovat programy EMS. Zpracovat pro všechny zaměstnance společnosti formou řízených dokumentů, včetně zastupitelnosti. Stanovit představitele vedení pro jakost a EMS. Stanovit v řízeném dokumentu pravidla pro interní i externí komunikaci, včetně podnětů okolí (zainteresovaných stran jako občanů, orgánů místní

Článek normy 9001 14 001 5.6

4.6

6.1

4.4.1

6.2.1

4.4.1

6.2.2

4.4.2

6.3

4.4.1

6.4

4.4.1

7.1

4.4.6

7.2.1

7.2.2

4.3.1 4.3.2 4.4.6 4.4.6 4.3.1

7.2.3

4.4.3

7.3

4.4.6

7.4

4.4.6

7.5

4.4.6

Stav ve firmě

Návrh řešení

Přezkoumání vedením se neprovádí. Zdroje jsou poskytovány, jejich pořadí vychází z okamžitých potřeb. Pro pracovníky není stanovena nezbytná odborná způsobilost. Výcvik je zajištěn pro oblast bezpečnosti práce a požární ochrany. Nejsou stanovena opatření k udržování a zlepšování odborné způsobilosti. Nejsou vyhodnocována přijímána opatření. Souvisí s 6.2.1 Zdroje potřebné pro fungující infrastrukturu jsou zajištěny a jsou dokumentovány. Pracovní prostředí je vyhovující. Byl podán návrh na zařazení zaměstnanců do kategorií práce dle nařízení vlády č. 432/2003 Sb. Nejsou definovány postupy pro plánování a realizaci produktů. Nejsou definována místa pro ověřování, validaci, kontrolu a zkoušení.

správy apod.) Popsat v Příručce jakosti a EMS. V Příručce jakosti a EMS popsat strategii a záměry společnosti, způsob uvolňování zdrojů a jejich rozdělování. Nutno zpracovat požadavky kvalifikace, nejlépe v popisu pracovní činnosti. Určit záměry zvyšování odborné způsobilosti zaměstnanců a realizovat tyto záměry dle stanoveného plánu vzdělávání.

Zpracovat uvedené postupy.

Požadavky zákazníka jsou dokumentovány. Aspekty a právní požadavky na jednotlivé činnosti nejsou identifikovány.

Určit aspekty a dopady činností na ŽP kvantifikovaně pro všechna střediska společnosti.

Přezkoumání požadavků zákazníka je prováděno z pohledu realizovatelnosti a ekonomické efektivnosti, ale pro všechny činnosti není pořízen záznam o přezkoumání. Komunikace interní ani externí není písemně stanovena. Jde zejména o reklamní činnost, získávání zakázek, vztah ke konkurenci, podíl na trhu, operativa při vyřizování zakázek, vyřizování podnětů, stížností a reklamací a u EMS odpovědnost za komunikaci s orgány státní správy. Prvek nebude společností uplatňován Není k dispozici přehled požadavků na nakupované produkty – suroviny, polotovary z hlediska vlastností a předpisů. Dodavatelé produktů nejsou hodnoceni. Nejsou k dispozici doklady o jakosti dodávaných produktů.

V Příručce jakosti a EMS stanovit postupy, odpovědnosti pracovníků a záznamy pro přezkoumání návrhu smlouvy, včetně hodnocení realizace produktu z pohledu vlivu na životní prostředí. Stanovit písemně způsob interní i externí komunikace pro všechny činnosti společnosti.

Vytvořit přehled dodavatelů, zpracovat systém jejich hodnocení na základě zkušeností s nimi a řešit alternativní dodavatele. Určit rozsah vstupní kontroly resp. požadavek dokladů od dodavatelů (atesty) bez ověřování ve společnosti a uvolnění do výroby. Důsledně vyžadovat doklad o jakosti s údaji využitelnými pro společnost. U chemických látek vyžadovat bezpečnostní listy podle zákona 157/1998 Sb. Pro výrobu a služby je k dispozici organizační směrnice, kterou se stanoví Dopracovat další pracovní postupy. organizace práce a pracovní postupy při práci v lese z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

93

Článek normy 9001 14 001

Stav ve firmě

Návrh řešení

Měřidla nejsou řízena odpovídajícím způsobem.

7.6

4.5.1

8.1

4.5.1

8.2.1

4.5.1

8.2.2

4.5.4

8.2.3

4.5.1

8.2.4

4.5.1

8.3

4.5.2 4.4.7

8.4

4.5.1

8.5.1

4.3.4

8.5.2

4.5.2

8.5.3

4.5.2

Zpracovat seznam všech měřidel používaných ve společnosti (váhy, teploměry, manometry, délková měřidla apod.) a rozhodnout o způsobu ověřování jejich kalibračního stavu nebo funkčnosti (možno zajistit i dodavatelsky). Měření a monitorování činností ve společnosti není popsáno. Popsat rozsah sledovaných údajů, včetně odpovědnosti jednotlivých pracovníků. Spokojenost zákazníků není systematicky monitorována a vyhodnocována. Zpracovat do Příručky jakosti a EMS zásady sledování, odpovědnost, zpětnou vazbu a reakci. Interní audity nejsou prováděny. Interní auditoři nejsou vyškolení. V Příručce jakosti a EMS stanovit postup řízení a provádění interních auditů. Nechat vyškolit interní auditory, příp. zajistit provádění interních auditů dodavatelsky. Měřeny jsou pouze ekonomické výsledky. Procesy nejsou měřeny, nejsou Zavést vhodné metody pro měření a zlepšování procesů a pro zlepšování stanoveny cílové hodnoty. Souvisí s kapitolou 4.1 tj. procesy ve systému jakosti a EMS. společnosti. Je zavedeno u některých činnosti např. stavebních formou předávacího Stanovit postupy pro měření a monitorování všech produktů a EMS protokolu nebo kolaudace. aspektů. Řízení neshodného produktu je zavedeno, ale není dokumentováno. Zavést záznamy o neshodných produktech. Nejsou zpracovány postupy pro analýzu údajů. Provádí se pouze ekonomické vyhodnocování. Snaha o zlepšování je patrná. Není však jasně definována a přenášena důsledně na všechny pracovníky. Opatření k nápravě jsou prováděna pouze na základě zpráv jednotlivých inspekčních orgánů a v případě reklamací. Není zaveden systém přijímání a vyhodnocování preventivních nápravných opatření.

94

Je nutno zpracovat postupy pro analýzu údajů. Popsat v Příručce jakosti a EMS konkrétně, včetně odpovědností a oblastí. Stanovit v Příručce jakosti a EMS konkrétně, včetně odpovědností a oblastí. Stanovit v Příručce jakosti a EMS konkrétně, včetně odpovědností a oblastí

Plnění právních požadavků: Zajištění licencí a povolení

Právní norma

Požadovaná licence

zákon 86/2002

Není nutná

zákon 254/2001

Souhlas k odběru vody

Smlouvy o odběru pitné vody s Ostravské vodovody a kanalizace a. s. č. 2648 a Vodovody a kanalizace Hlučín, s.r.o.

Souhlas s vypouštěním odpadních vod do kanalizace

Smlouva na odběr pitné vody a vypouštění do kanalizace – viz souhlas k odběru pitné vody. Dále likvidace odpadní vody odvozem na ČOV Smlouva o likvidaci odpadu č. 5-021/00 s OZO Ostrava Není

zákon 185/2001

Předávání odpadů Rozhodnutí kraje ke shromažďování nebezpečného odpadu

Vydal (poznámka)

Datum

Platnost

Vyhodnocení Malé mobilní zdroje znečištění

95

2. 1. 2001 28.7.2003

7. 8. 2000

Evidence a hlášení Právní norma Zákon 86/2002

Požadovaná evidence, hlášení Hlášení o skladování vysoce hořlavých kapalin

Uložena/zaslána (poznámka) Viz dříve

Zákon 185/2001

Průběžná evidence odpadů Hlášení o produkci a nakládání s odpady

Je vedena Jsou zpracovávána

2. -

Datum

Vyhodnocení

Vážení Vážení

Poznámky a doporučení Stanovit aspekty pro jednotlivé organizační útvary Určit odpovědnosti za implementaci obecně závazných právních předpisů do činnosti společnosti. Vytvořit registr právních a jiných požadavků. Cíle stanovovat nejen pro společnost, ale i pro jednotlivá střediska. Určit četnost monitoringu a měření Vedoucí informují podřízené – školení k jakosti a EMS

Datum vypracování zprávy :

Podpis posuzovatele :

96

.......................................

Příloha č. 3 Harmonogram zavádění integrovaného systému řízení ve společnosti Ostravské městské lesy, s.r.o.

Zavádění systému řízení jakosti a EMS, technická a metodická pomoc při vytváření systému řízení jakosti a EMS, konzultace, školení pracovníků. Zpracování průběhu zakázky Definice procesů a systém jejich měření Školení o ČSN EN ISO 9001:2001 a ČSN EN ISO 14 001. Stanovení postupů pro komunikaci Stanovení politiky jakosti a EMS Zpracování systému hodnocení dodavatelů Zpracování PPČ a plánů vzdělávání Zpracování systému hodnocení spokojenosti zákazníků Určení aspektů a dopadů na ŽP Zpracování registru právních a jiných požadavků Stanovení způsobu uvolňování zdrojů Zpracování seznamu všech měřidel a systému ověřování jejich kalibračního stavu Zpracování pracovních postupů Zpracování Příručky jakosti a EMS Spolupráce při ověřování systému řízení jakosti a EMS ve zkušebním provozu. Předcertifikační audit. Příprava certifikačního auditu, pomoc při odstraňování zjištěných neshod.

97

03 – 11/2004 03/2004 04/2004 04/2004 05/2004 06/2004 06/2004 06/2004 06/2004 08/2004 09/2004 09/2004 09/2004 09/2004 09/2004 09 – 11/2004 11/2004 12/2004

Příloha č. 4 Procesy v organizaci Proces

REALIZACE ZAKÁZKY (SLUŽBY)

Garant procesu výrobní náměstek

Vstupy

Proces

Vstup Požadavek na zhotovení zakázky

Dodavatel Požadavky Prodej (proces) Specifikace požadavku

Činnost Přezkoumání požadavku, zhotovení díla

Kritérium mzdové prostředky

Majetek zákazníka

Zákazník

Předávací protokol

Převzetí majetku

- počet zakázek

Požadavek na materiál nebo službu

Realizace zakázky a prodej

Rozsah požadavku Specifikace

Přezkoumání požadavku

Externí Potvrzení objednávky, smlouva dodavatel

Specifikace podmínek Nákup materiálu

Materiál nebo služba Externí + dodací list dodavatel

Prohlášení o shodě, Atest, Bezpečnostní listy, List o původu

Nářadí, dopravní prostředky, stroje a zařízení

Prohlášení o shodě, návody k obsluze, revizní zprávy

Externí dodavatel

Nákup materiálu, uskladnění materiálu, realizace zakázky Realizace zakázky

98

Výstupy Výstup Požadavek na materiál

Zákazník Proces nakupování

Požadavky Specifikace požadavku

Objednávka na dodavatele

Externí dodavatel

Specifikace požadavku

Prodej, realizace zakázky

Prohlášení o shodě, Atest, Bezpečnostní listy, List o původu

Dodaný materiál

- počet zakázek po termínu

- počet pracovních úrazů

Realizovaná zakázka

Proces

PRODEJ

Garant procesu

Vstupy Vstup Poptávka, objednávka

Materiál, služba

Dodavatel Zákazník

Nakupování a realizace zakázky

jednatel společnosti

Proces Požadavky Specifikace požadavku

Prohlášení o shodě, listy o původu

Činnost Přezkoumání poptávky, nebo objednávky

Prodej externímu zákazníkovi

99

Výstupy

Kritérium - počet reklamací - počet zákazníků

Výstup Přijetí nebo odmítnutí zakázky, smlouva

Zákazník Zákazník

Požadavky Schopnost realizovat zakázku

- obrat společnosti - zisk

Objednání materiálu

Nakupování realizace zakázky

Specifikace požadavku

- počet pohledávek po lhůtě splatnosti

Předání zboží nebo služby

Externí zákazník

Prohlášení o shodě, listy o původu, kvalitní služba

Příloha č. 5 Seznam používaných zákonů, vyhlášek, nařízení vlády, ČSN (registr právních požadavků) Druh předpis u Z 1.1.200 5 Z Z V Z Z V ČÚBP V V ČÚBP Z Z Vyhl. MZV V ČÚBP V

Č.

Rok

Název

Datum posl.aktual.

54 40

1956 O nemocenském pojištění zaměstnanců 1964 Občanský zákoník

1.1.2006 1.10.2005

Za Nutno Název implement.odp rozpracovat předpisu ovídá EN Ř + VN + VS

65

1965 Zákoník práce

1.1.2006 (1.1.2007) 1.1.2205 27.10.1994

Ř, VN, VS, Personální VN EN

1.7.2005 1.5.2005 (1.1.2007) 1.9.1982

VN VN

1.5.2002

VN

7.6.2005

VN + VS

1.1.2006 1.10.2005 25.2.1989

VS + VN EN VN

4.10.2005

VN + VS

1.1.2006

VN

20 1966 O péči o zdraví lidu 140 1968 O pracovních úlevách a hospodářském zabezpečení studujících při zaměstnání 174 1968 O státním odborném dozoru nad bezpečností práce 50 1976 O územním plánování a stavebním řádu ve znění pozdějších předpisů 50 1978 O odborné způsobilosti v elektrotechnice 20

1979 Kterou se určují vyhrazená elektrická zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti 48 1982 Základní požadavky k zajištění bezpečnosti práce a technických zařízení 133 1985 O požární ochraně 100 1988 O sociálním zabezpečení 145 1988 O Úmluvě o závodních zdravotních službách 324 1990 O bezpečnosti a technických zařízeních při stavebních pracích 505 1990 Metrologie

100

VN + VS

Z Z

455 1991 O živnostenském podnikání (živnostenský zákon) 513 1991 Obchodní zákoník

Z Z

563 1991 Zákon o účetnictví 1 1992 Zákon o mzdě, odměně za pracovní pohotovost a o průměrném výdělku 17 1992 O životním prostředí 114 1992 O ochraně přírody a krajiny 119 1992 O cestovních náhradách

Z Z Z Z Z Z Z Z

265 1992 O zápisech vlastnických a jiných věcných práv k nemovitostem 334 1992 Zákon o ochraně zemědělského půdního fondu 337 1992 O správě daní a poplatků 344 1992 O katastru nemovitostí 586 1992 O daních z příjmů

Z

589 1992 O pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti Z 592 1992 O pojistném na všeobecné zdravotní pojištění Z 593 1992 O rezervách pro zjištění základu daně z příjmu Ústavní 1 1993 Ústava České republiky zákon Usne- 2 1993 O vyhlášení listiny základních práv a svobod sení předsed ČNR Z 16 1993 O dani silniční NV 333 1993 O stanovení minimálních mzdových tarifů a mzdového zvýhodnění za práci ve ztíženém a zdraví škodlivém pracovním prostředí a za práci v noci

101

1.7.2005 1.1.2006 (1.1.2007) 1.1.2006 1.10.2004

Ř +VS +EN Ř + EN Ř + EN

1.1.2002 1.1.2006 1.1.2006 (1.1.2007) 1.4.2005

Ř + VN + VS Ř +VN +VS EN

1.1.2006 1.1.2006 1.4.2004 1.1.2006(1.1. 2007,1.1.2008 1.10.2005 (1.1.2007) 30.3.2005 1.1.2006 1.3.2003

PE EN Ř + PE EN

EN EN Ř

1.1.1999

Ř

16.1.2006 1.1.2006 (1.7.2006)

EN EN

Ř + PE

EN

Z

42

NV

1994 O penzijním připojištění se státním příspěvkem a o změnách některých zákonů souvisejících s jeho zavedením 108 1994 NV, kterým se provádí ZP a některé další předpisy

1.1.2006 (1.1.2007) 1.10.2004

Z

111 1994 O silniční dopravě

Z Z Z Z NV

200 1994 Zákon o zeměměřictví 241 1994 Kterým se mění a doplňují zák.č.589/92 Sb., 100/1988 Sb.a další 269 1994 O rejstříku trestů 289 1995 Lesní zákon 303 1995 O minimální mzdě

16.1.2006 (1.7.2006) 1.1.2006 1.1.1995

V

77

1996 O náležitostech žádosti o odnětí nebo omezení a podrobnostech o ochraně PUPFL V 78 1996 O stanovení PO lesů pod vlivem imisí V 80 1996 O pravidlech poskytování podpory na výsadbu minimálního podílu M a Z dřevin a o poskytování náhrad zvýšených nákladů V 83 1996 O zpracování OPRL a o omezení HS V 84 1996 O lesním hospodářském plánování V 100 1996 Náležitosti žádosti o udělení licence v LH … V 101 1996 Podrobnosti o opatřeních k ochraně lesa a vzor služebního odznaku a vzor průkazu LS V 102 1996 O způsobu výpočtu nákladů na činnost OLH v případech, kdy jeho činnost hradí stát Z 13 1997 O pozemních komunikacích Z 22 1997 O technických požadavcích na výrobky Z 48 1997 O veřejném zdravotním pojištění V MZD 56 1997 Kterou se stanoví obsah a časové rozmezí preventivních prohlídek

102

EN Ř, VN, VS, Personální Ř +VN +VS PE EN

1.1.2004 3.1.2006 1.1.2006 (1.7.2006) 19.4.1996

personální Ř + VN + VS Ř + EN + personální Ř

19.4.1996 1.7.1997

Ř VN

19.4.1996 19.4.1996 30.9.2003 4.8.2000

Ř Ř + VN Ř Ř + VN + VS

1.1.1999

Ř

1.1.2005 1.5.2004 1.1.2006 15.8.2002

VN + technik VN + VS EN VN + technik

V

104 1997 Vyhláška, kterou se provádí zákon o pozemních komunikacích Z 123 1998 O právu na informace o životním prostředí V 137 1998 O obecných technických požadavcích na výstavbu Z 168 1999 O pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů Z 353 1999 O prevenci závažných havárií způsobených vybranými nebezpečnými látkami a chemickými přípravky V MŽP 7 2000 Kterou se stanoví rozsah a způsob zpracování hlášení o závažné havárii a konečné zprávy o vzniku a následcích závažné havárie Z 128 2000 O obcích Z 129 2000 O krajích Z 247 2000 O získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení MV a o změnách … Z 258 2000 O ochraně veřejného zdraví Z 361 2000 O provozu na pozemních komunikacích a o změnách některých zákonů Z 370 2000 Kterým se mění zákon č.513/1991 Sb., obchodní zákoník V 478 2000 Vyhláška, kterou se provádí zákon o silniční dopravě NV 480 2000 Ochrana zdraví před neionizujícím zářením NV 502 2000 Ochrana zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací NV 505 2000 Stanovení podpůrných programů k podpoře mimoprodukčních funkcí zemědělství, k podpoře aktivit podílejících se na udržování krajiny, programy pomoci ……., V 30 2001 Vyhláška, kterou se provádějí pravidla provozu na pozemních komunikacích a úprava a řízení provozu na pozemních komunikacích Z 56 2001 O podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích a o změně zákona č.168/1999, o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a o …. Z 162 2001 O poskytování údajů z katastru nemovitostí České republiky 103

1.1.2006

Ř +VN +VS

1.1.2006 25.2.2004 29.9.2005

Ř +VN +VS Technik EN

1.7.2005

VN

1.7.2004

VN

1.1.2006 1.1.2006 1.1.2003 (1.7.2006) 1.1.2006 17.2005 (1.7.2006) 1.4.2003 28.2.2003 1.1.2001 1.4.2004 26.4.2004

Ř +VN +VS Ř Ř +VN +VS

1.5.2004

Ř +VN +VS

1.5.2004 (1.7.2006)

Ř +VN +VS

1.2.2005

Technik

VN Ř +VN +VS Ř + EN Ř +VN +VS VN + VS VN + VS Ř +VN +EN

NV

178 2001 Podmínky ochrany zdraví zaměstnanců při práci

Z

185 2001 O odpadech a o znění některých dalších …

V

246 2001 Stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požárního dozoru 254 2001 O vodách a o změně některých údajů

Z

V MDS 302 2001 O technických prohlídkách a měření emisí vozidel V MŽP 376 2001 O hodnocení nebezpečných vlastností odpadů a MZD NV 378 2001 Požadavky na bezpečný provoz a používání strojů, technických zařízení, přístrojů a nářadí

1.9.2004 (15.4.2006) 1.1.2006 (1.1.2009) 23.7.2001

Ř +VN +VS VN

1.1.2006 (1.1.2007) 1.5.2003 1.10.2004

Ř +VN +VS

1.1.2003

VN + VS

V MŽP 381 2001 Kterou se stanoví katalog odpadů, Seznam nebezpečných 1.10.2004 odpadů a seznamy odpadů a států pro účely vývozu, dovozů a tranzitů odpadů a postupu při udělování souhlasu k vývozu, dovozu a tranzitu dopadů V MŽP 383 2001 O podrobnostech nakládání s odpady 1.1.2006 Z 449 2001 O myslivosti 1.1.2006 (31.12.2010) NV 464 2001 O úpravě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní 31.12.2001 neschopnosti, vzniklé pracovním úrazem nebo nemocí z povolání a o úpravě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti nebo při invaliditě NV 494 2001 Evidence, hlášení a zasílání záznamu o úrazu,………. 1.1.2002 NV 495 2001 Rozsah a bližší podmínky poskytování OOPP, mycích, 1.1.2002 čisticích a dezinfekčních prostředků NV 11 2002 Vzhled a umístění bezpečnostních značek a zavedení signálů 1.9.2004 Z 86 2002 O ochraně ovzduší a o změně některých … 1.1.2006 Z 314 2002 O stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a stanovení 1.7.2004 obcí s rozšířenou působností

104

VN + VS

Technik Technik

Technik

Technik Ř + technik EN

Ř + VN + VS VN + VS VS Ř +VN + VS Ř

NV

352 2002 Kterým se stanoví emisní limity a další podmínky 14.8.2002 provozování spalovacích stacionárních zdrojů znečišťování ovzduší 355 2002 Kterou se stanoví emisní limity a další podmínky 14.8.2002 provozování ostatních stacionárních zdrojů znečišťování ovzduší emitujících těkavé organické látky z procesů aplikujících organická rozpouštědla a ze skladování a distribuce benzinu 356 2002 Kterou se stanoví seznam znečišťujících látek, obecné emisní 14.8.2002 limity…

Technik

NV

60

28.2.2003

EN

Z V

149 288

1.1.2006 4.9.2003

Ř + VN + VS VN + VS

Z

356

1.11.2005

VN + VS

1.1.2004

Ř +VN +VS

1.1.2004

VN + VS

29.1.2004 1.1.2006 1.4.2004

Ř + VN +VS Ř + EN Ř +VN +VS

1.1.2006

EN

V

V

391 V V

432

V Z V

29 40 139

Z

235

2003 O úpravě náhrady za ztrátu výdělku po skončení pracovní neschopnosti vzniklé pracovním úrazem nebo nemocí z povolání a o úpravě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti nebo při invaliditě (úprava náhrady za ztrátu výdělku) 2003 Zákon o obchodu s reprodukčním materiálem lesních dřevin 2003 Práce a pracoviště, které jsou zakázané těhotným ženám, kojícím ženám, matkám do konce 9. měsíce po porodu a mladistvým …. 2003 O chemických látkách a chemických přípravcích a o změně některých …. 2003 Vyhláška, kterous e stanoví podrobnosti o označování , měření a klasifikaci dříví 2003 Podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů,….. 2004 O obchodu s reprodukčním materiálem lesních dřevin 2004 O veřejných zakázkách 2004 Podrobnosti o přenosu semen a sazenic lesních dřevin, o evidenci o původu reprodukčního materiálu a podrobnosti o obnově lesních porostů a o zalesňování …. 2004 Zákon o DPH

105

Technik

Technik

Z V NV Z Z V V NV Z Z NV

Z

326 2004 O rostlinolékařské péči a o změně některých souvisejících zákonů 333 2004 O odborné způsobilosti na úseku rostlinolékařské péče 406 2004 O bližších požadavcích na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v prostředí s nebezpečím výbuchu 435 2004 O zaměstnanosti 499 2004 O archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 645 2004 Kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 646 2004 O podrobnostech výkonu spisové služby 101 2005 O podrobnějších požadavcích na pracoviště a pracovní prostředí 106 2005 Úplně znění zákona 185/2001 Sb. O odpadech 251 2005 O inspekci práce 362 2005 O bližších požadavcích na bezpečnost a ochranu zdraví při práci na pracovištích s nebezpečím pádu z výšky nebo do hloubky 379 2005 O opatření k ochraně před škodami způsobenými tabákovými výrobky, alkoholem a jinými návykovými látkami a o změně souvisejících zákonů

1.1.2006

VN + VS

1.1.2006 1.9.2004

VN + VS VS PDV+ VN

1.1.2006 1.1.2005 1.1.2005

EN Sekretariát Sekretariát

1.1.2006 1.3.2005

Sekretariát VN

31.8.2005 1.7.2005 4.10.2005

Technik VN + Technik VN + Technik

1.1.2006 (1.7.2006, 1.1.2007)

Ř

Kontrola poslední aktuálnosti dne 27.3.2006

Seznam technických norem

Norma

číslo normy

Název normy

Platnost od:

ČSN EN ISO 9001:2001 Systém managementu jakosti - Požadavky

106

březen 2002

Uloženo u:

Poslední kontrola aktuálnosti

Změna

19011:200 Směrnice pro auditování systému ČSN EN ISO 2 managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu ČSN EN ISO 14001:199 Systém environmentálního managementu – 7 Specifikace s návodem pro její použití ČSN 482115 Sadební materiál lesních dřevin ČSN EN

1176-1

ČSN EN

1176-2

ČSN EN

1176-3

ČSN EN

1176-4

ČSN EN

1176-5

ČSN EN

1176-6

ČSN EN

1176-7

ČSN EN

1177

Zařízení dětských hřišť – část 1: Všeobecné bezpečností požadavky Zařízení dětských hřišť – část 2: Další specifické bezpečností požadavky a zkušební metody pro houpačky Zařízení dětských hřišť – část 3: Další specifické bezpečnostní požadavky a zkušební metody pro skluzavky Zařízení dětských hřišť – část 4: Další specifické bezpečnostní požadavky a zkušební metody pro lanové dráhy Zařízení dětských hřišť – část 5: Další specifické bezpečnostní požadavky a zkušební metody pro kolotoče Zařízení dětských hřišť – část 6: Další specifické bezpečnostní požadavky a zkušební metody pro kolébačky Zařízení dětských hřišť – část 7: Pokyny pro zřizování, kontrolu, údržbu a provoz Povrch hřiště tlumící náraz – Bezpečnostní požadavky a zkušební metody

107

duben 2003 Červenec 2005 duben 2002 Květen 2003 Prosinec 2003 Prosinec 2003 Prosinec 2003 Prosinec 2003 duben 2003 prosinec 1998 Březen 2003

Příloha č. 6

Dotazník o spokojenosti zákazníka

Zákazník – jméno a adresa: …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… 1. Jak hodnotíte námi nabízené služby?

1

2

3

4

2. Kvalita produktu?

1

2

3

4

3. Jak se Vám líbí jednání našich pracovníků?

1

2

3

4

4. Vyhovují Vám naše cenové relace?

1

2

3

4

5. Jak hodnotíte naši spolehlivost?

1

2

3

4

6. Jaké další služby rádi uvítáte? …..…..………………………………………………………………………………….... …..…..…………………………………………………………………………………… 7. Co by nemělo v naší firmě chybět? …..…..…………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….... 8. Co je naopak zbytečné? …..…..…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 9. Připomínky a náměty ke zlepšení činnosti: …………………………………………………………………………………………… …….……………………………………………………………………………………… Stupnice hodnocení:

Datum:…………..

1 2 3 4

výborné celkem uspokojivé málo uspokojivé neuspokojivé

Hodnotitel: …………………..

108

Podpis:………………

Příloha č. 7 Environmentální aspekty středisko: Ident. Číslo 1.

2.

3.

4.

5.

6.

lesní výroby

Zařízení-činnost

Aspekty

Technologická vozidla, provozování dopravy

PHM Mot.+přev. oleje Hluk Výfukové plyny Kolový traktor + PHM přípoj. adaptéry: Mot.+př.+hyd. o. naviják, vlečka, Hluk pluh, štípač Výfukové plyny Těžká technika Kolový traktor + PHM přípoj. adaptéry: Mot.+př.+hyd. o. pařezová fréza, Hluk štěpkovač Výfukové plyny Prach Technologická PHM vozidla starší Mot.+přev. oleje (VW OVD 1447 Hluk Š OVU 8709) Výfukové plyny Traktory starší PHM (UKT OV 1933, Mot.+př.+hyd. o. MT TZ 4 K 14) Hluk Výfukové plyny Těžká technika Práce s motor. Benzín, olej pilou: těžba, Hluk manipulace, Výfukové plyny prořezávky. Manipulace Tlaky na půdu s prov. kapalin. Ekologický olej

Poznámky:

B - běžný provoz

Dopad na životní prostředí Váha kritéria kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší sléhavost půdy kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší znečišťování ovzduší kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší sléhavost půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší poškození okolní vegetace kontam. vod a půd

legislativa 5 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/3/3 0/0/0 0/3/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/3/3 0/0/0 0/3/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

ekonomie 1 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/3/3 0/3/3 0/0/3 0/0/3 0/3/3 0/3/3 0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

M - mimořádný provoz

109

H - havarijní situace

Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Zákon č.258/2000 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Zákon 502/2000 Sb. Zákon 86/2002 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Zákon č.258/2000 Sb. Zákon 86/2002 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

středisko: Ident. Číslo 7.

8.

9.

10.

11.

lesní výroby

Zařízení-činnost

Práce s koňmi

Práce s křovinořezy a sekačkami: sečení travin, výřez křovin Práce s postřikovači: chem. ochrana kultur a sazenic, asanace dříví Úklid klestu pálením

14.

Manipulace a skladování chem. přípravků Práce s ručním el. nářadím: vrtačky, brusky, atd. Administrativní a provozní činnost Údržba strojů

15.

Topení plynem

12.

13.

Poznámky:

Aspekty

Dopad na životní prostředí Váha kritéria kladný aspekt

legislativa 5 0/0/0

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/0 0/0/0

Přirozený způsob těžby Přibližování dříví Benzín Výfukové plyny Hluk

poškození okolní vegetace kontaminace půdy znečišťování ovzduší obtěžování okolí

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0

Benzín Chem. přípravky Hluk

kontaminace půdy kontam. vod a půd obtěžování okolí

0/0/0 0/0/0 0/0/0

Spaliny, kouř Nebezp. požáru Nebezp. požáru Chem. přípravky

znečištění ovzduší vizuální dopad poškození flóry, fauny kontam. vod a půdy

Manipulace Hluk

ekonomie 1 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

0/0/0

kladný aspekt

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0

významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb.

0/0/3 0/0/3 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

3/3/3 3/3/3 3/3/3 0/0/3

1/1/1 0/0/0 0/0/0 0/0/0

1/1/1 0/0/0 0/0/0 0/0/0

5/5/5 3/3/3 3/3/3 0/0/3

významný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt

Zákon č.86/2002 Sb. Zákon č.133/85 Sb. o požární ochraně Vodní zákon č.254/2001 Sb.

úraz el. proudem obtěžování okolí

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Ostatní odpady

kontam. vod a půdy

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

Nebezp. Odpady (obaly,textilie,ol) Spaliny Zemní plyn

kontamin vod a půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší spotřeba neobnovitel. zdroje

0/0/0 0/0/0/ 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

B - běžný provoz

M - mimořádný provoz

110

H - havarijní situace

Zákon č.185/2001 Sb., O odpadech, zákon č.254/2001 Sb.

středisko: Ident. Číslo 16.

17.

18.

19.

20.

21.

údržby zeleně

Zařízení-činnost

Práce s ruční motorovou pilou: výřezy, průklesty, manipulace Práce s křovinořezy a sekačkami: sečení travin, výřez křovin Práce s postřikovači: chem. ochrana kultur a sadebního materiálu Manipulace a skladování chem. přípravků Technologická vozidla, provozování dopravy Likvidace odpadů z parkových lesů

Poznámky:

Aspekty

Dopad na životní prostředí

legislativa 5 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

ekonomie 1 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

0/0/3 0/0/0 0/0/0

významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Benzín, olej Hluk Výfukové plyny

Váha kritéria kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší

Benzín Výfukové plyny Hluk

kontaminace půdy znečišťování ovzduší obtěžování okolí

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/0 0/0/0

významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Benzín Chem. přípravky Hluk

kontaminace půdy kontam. podz. vod obtěžování okolí

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Chem. přípravky Obaly

kontam. vod a půdy kontam. vod a půdy

0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3

významný aspekt významný aspekt

PHM Mot.+přev. oleje Hluk Výfukové plyny Manipulace

kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší zápach

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Zákon č.185/2001 Sb., o odpadech, zákon č.356/2003 a 258/2000 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb. Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Nebezp.odpad

kontaminace půd

0/0/0

0/0/3

0/0/0

0/0/0

0/0/3

významný aspekt

B - běžný provoz

M - mimořádný provoz

111

H - havarijní situace

Zákon č.185/2001 Sb. o odpadech, Vodní zákon č.254/2001 Sb.

středisko:

Ident. Číslo 22.

23. 24..

25.

květinová síň

Zařízení-činnost

Prodej květin a květinářského zboží Administrativně správní činnosti Prodej postřiků, hnojiv a dalšího zboží Topení plynem

Poznámky:

Aspekty

Biol. odpad Biol. odpad Papír, kartony Směsný kom.,separ.odp. Chem.přípravky

Spaliny Zemní plyn

B - běžný provoz

Dopad na životní prostředí Váha kritéria obtěžování okolí zápach obtěžování okolí kontam.vod a půdy

legislativa 5 0/0/0/ 0/0/0/ 0/0/0/ 0/0/0/

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

ekonomie 1 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

kontam.vod a půdy

0/0/0/

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

znečišťování ovzduší spotřeba neobnovitel. zdroje

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

M - mimořádný provoz

112

H - havarijní situace

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

středisko: Ident. Číslo 26.

27.

28.

29.

přidružené dřevařské výroby

Zařízení-činnost

Provoz vysokozdvižnéh o vozíku: manipulace dříví a řeziva Práce s ruční motorovou pilou: manipulace dříví a řeziva Zpracování kulatiny: pásová pila, rozmítací pila Odkory Údržba strojů

30. 31. 32.

33.

34.

35.

Adm..a pracovní činn. Topení dřívím Opracování řeziva: broušení, frézování, hoblování Ruční nářadí: el. pila, vrtačka, fréza, atd. Skladování a manipulace s barvami, mazivy, penetr. nátěry a obaly Broušení pilových pásů

Poznámky:

Aspekty

Motorová nafta Mot.+hydr. olej Provozní kapal. Hluk Výfukové plyny Benzín, olej Hluk Výfukové plyny

Dopad na životní prostředí Váha kritéria kontaminace půdy kontaminace půdy kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší kontaminace půdy obtěžování okolí znečišťování ovzduší

Fyzická zátěž

legislativa 5 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/3 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

ekonomie 1 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

0/0/3 0/0/3 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/0 0/0/0

významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Vodní zákon č.254/2001 Sb., pásmo hygienické ochrany vodních zdrojů 2. stupně

0/0/0

0/0/3

0/0/0

0/0/0

0/0/3

významný aspekt

Hluk Prach

obtěžování okolí znečišťování ovzduší

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/3

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Biol. odpad (kůra) Nebezp. odpady (obaly,textilie,ol)

0/0/0/ 0/0/0/ 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/3

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/3

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt

Směsný kom.a separ. odp. Emise

obtěžování okolí prach kontaminace vod a půdy obtěžování okolí kontaminace vod a půdy znečišťování ovzduší

0/0/0/ 0/0/0/

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

5/5/5

0/0/0

0/0/0

1/1/1

6/6/6

významný aspekt

Hluk Prach

obtěžování okolí znečišťování ovzduší

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/3

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/3

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

Manipulace Hluk Prach Barvy, maziva,... Barvy, maziva,... Nebezpeč. odpad Manipulace

úraz el. proudem obtěžování okolí obtěžování okolí kontaminace vod kontaminace půd kontamin. vod a půd úraz el. proudem

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/3 0/0/3 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0 0/0/3 0/0/3 0/0/3 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt významný aspekt významný aspekt významný aspekt nevýznamný aspekt

Hluk

obtěžování okolí

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

0/0/0

nevýznamný aspekt

B - běžný provoz

M - mimořádný provoz

113

H - havarijní situace

Vodní zákon č.254/2001 Sb.

Zákon č. 258/2000 Sb. o ochraně veřejného zdraví Střední zdroj znečištění Zákon 86/2002 Sb.

Zákon č.185/2001 Sb., o odpadech, zákon č.254/2001 Sb.

Zákon 86/2002 Sb.

Střední zdroj znečištění Zákon 86/2002 Sb.

Vodní zákon č.254/2001 Sb., PHO vodních zdrojů 2.stupně Zák. č.254/01 Sb., 185/01 Sb.

středisko:

Ident. Číslo 36. 37.

Ostravské městské lesy, s.r.o. (společná činnost)

Zařízení-činnost

Admin.činnosti

38.

Zdroje: plyn, el. energie, dřevo Lesní škola

39.

Topení plynem

Poznámky:

Aspekty

Směsný kom.a separ.odpad. spalování paliv ohřev Výuka v Lesní škole Spaliny Zemní plyn

B - běžný provoz

Dopad na životní prostředí Váha kritéria kontamin. vod a půd

legislativa 5 0/0/0

Kritéria významnosti envirizika zaint.stran 3 1 0/0/0 0/0/0

ekonomie 1 0/0/0

Výsledné hodnocení B/M/H

Významnost aspektu

Poznámka (u významných aspektů uvedení porušení předpisu

0/0/0

nevýznamný aspekt

Zákon č.185/2001 Sb., o odpadech, zákon č.254/2001 Sb.

poškozování ovzduší spotřeba energií Zlepšování ŽP

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt kladný aspekt

Znečišťování ovzduší Spotřeba neobnovitel. zdroje

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

0/0/0 0/0/0

nevýznamný aspekt nevýznamný aspekt

M - mimořádný provoz

114

H - havarijní situace

Příloha č. 8 Cíle a programy organizace na rok...... cíl

termín

odpovědná osoba

Obnova strojního zařízení šetrnější k životnímu prostředí Zpracovat alespoň další tři technologické postupy Navýšení o 5% z celkového ročního objemu likvidace klestu štěpkováním či jiným ekologickým způsobem Přibližování dříví koňmi ve výši 20% z celkového ročního objemu přibližování Odbahnění retenční nádrže Palesek

31.12.2005 ředitel společnosti 30.3.2005 výrobní náměstek 31.12.2005 výrobní náměstek 31.12.2005 výrobní náměstek 31.1.2006

Počet reklamací našich produktů 0 za rok

31.12.2005

Získat nové (stabilní) zákazníky – 8 za rok

31.12.2005

Obrat společnosti ve výši 24 mil Kč/rok

31.12.2005

Mít hrubý zisk ve výši 1,8 mil Kč Počet pohledávek po lhůtě splatnosti nepřesáhnout v počtu 20 za rok Počet mzdových nákladů nepřekročit 30% nákladů ročně Získat 110 zakázek ve službách

31.12.2005

Realizaci zakázek po termínu nepřekročit v počtu 4 za rok Počet pracovních úrazů méně než 2 ročně Další dokumentace (směrnice) bude zaktualizována Vybudování zpevněné plochy pro parkování vozidel na středisku lesní výroby v Ostravě – Proskovicích

ředitel společnosti SÚZ – vedoucí střediska SPDV – vedoucí střediska SLV – vedoucí střediska SÚZ – 4 zákazníky SPDV – 4 zákazníky SÚZ – 12 mil Kč SPDV – 2 mil Kč SLV – 10 mil Kč vedoucí středisek + ekonom

31.12.2005 ekonom 31.12.2005 vedoucí středisek + ekonom 31.12.2005 vedoucí středisek PDV – 0 31.12.2005 SÚZ – 2 SLV – 2 vedoucí středisek, revírníci, 31.12.2005 mistři 28.2.2005 MISŘ 31.12.2005 ředitel společnosti

Programy pro cíle cíl program pro oblast ekologie Obnova strojního - provést výběrové řízení na mulčovací stroj zařízení šetrnější k - zrealizovat nákup mulčovacího stroje životnímu - v rámci finančních možností zakoupení prostředí štěpkovače Navýšení o 5% z - ekonomické zhodnocení nákupu nebo celkového ročního pronájmu štěpkovače objemu likvidace - pronájem, či zakoupení nového štěpkovače klestu štěpkováním - nabídnout sběr klestu fyzickým osobám či jinými ekologickým způsobem

Datum: Schválil:

115

termín

odpovědná osoba

30.6.2005 30.9.2005 31.12.2005

ředitel společnosti

31.12.2005

- ředitel spol.

31.12.2005 30.6.2005

- ředitel spol. - výrobní nám.

Příloha č. 9 – Popis pracovní činnosti Název pracovního místa: Revírník Číslo pracovního místa dle organizačního schéma: 103 Jméno a příjmení pracovníka: Zastupuje pracovní místo číslo: 104 Je zastupován pracovním místem číslo:104 Pracovní náplň: - podle pokynů vedoucího střediska lesní výroby společnosti bezprostředně organizuje a řídí práci podřízených pracovníků - většinu práce řídí celodenním pobytem na pracovištích - na každém pracovišti provádí předepsané poučení o zásadách ochrany a bezpečnosti při práci, stanovených technologických postupech směrnic požární ochrany - provádí běžně v průběhu měsíce přejímání prací a výrobků podřízených pracovníků - vystavuje základní doklady prvotní evidence, osvojuje si znalost používání technologických postupů a platných ČSN, zná základní právní a mzdové předpisy, zásady bezpečnosti ochrany zdraví a používání výkonných norem, ovládá obsluhu a údržbu přidělených mechanizačních prostředků - řídí v souladu s plánem a projekty provádění všech prací na svém revíru - vede evidenci lapáků, kontroluje stav napadení, vývoj škůdců a zajišťuje včasnou asanaci - provádí příjem a výdej dřevní hmoty dle směrnic společnosti - zjišťuje skutečné stavy zvěře a zajišťuje podklady pro odhad škod způsobených zvěří, v pronajatých honitbách sleduje dodržováním smluvních podmínek - v režijních rybářských revírech řídí práce spojené s jejich obhospodařováním, - zjišťuje podklady pro projekty prací na příští rok - vyznačuje těžbu předmýtní - účastní se vyznačování těžby předmýtní - kontroluje dodržování stanovených technologických postupů, zásad bezpečnosti ochrany zdraví a směrnic požární ochrany podřízených pracovníků - kontroluje potvrzuje v rámci revíru výkon prací prováděných cizími prostředky - dbá na plné využití pracovní doby a dodržování pracovní kázně u podřízených pracovníků, vede evidenci odpravované doby podřízených pracovníků - zadává dle směrnic společnosti provádění samovýroby nehroubí a inkasuje platby za tyto práce a v termínech odvádí ředitelství - vede operativní evidenci dřevních a ostatních zásob, které má v hmotné odpovědnosti - vede služební deník - na základě příkazu plní úkoly mimo svěřený úsek - plní další úkoly uložené mu ředitelem společnosti nebo vedoucím výroby nebo ekonomického úseku - ve službě nosí předepsaný stejnokroj - obvod společnosti smí v pracovní době opustit jen se souhlasem ředitele společnosti - plně využívá pracovní dobu k pracovním úkolům

Základní vybavení funkce: . mobilní telefon . kancelářské vybavení Požadované vzdělání: ÚSO lesnické Skutečné vzdělání: ÚSO – lesní technická škola s maturitou Povolená výjimka ze vzdělání: Požadovaná speciální nebo technická znalost: - ŘP - Práce s JMP Požadovaná praxe (zkušenosti): 3 roky v lesnickém provozu Rozsah školení: Školení provedeno dle platných a odsouhlasených osnov školení. Číslo vydání: 1 Datum účinnosti: 1.8.2004 Podpis – pracovník:

Podpis zástupce společnosti:

116

Příloha č. 10 Plán školení zaměstnanců společnosti v roce ....

Počet Druh školení Školení zaměstnanců z předpisů BOZP – vstupní, periodické Školení obsluh JMP, křovinořezů a sekaček – periodické Kurz obsluh JMP, křovinořezů a sekaček – základní kurz Kurz obsluh JMP – kurz pro těžbu dříví Školení obsluh UKT - periodické Školení řidičů technologických vozidel - periodické Školení řidičů – odborná způsobilost Školení PO – vstupní, periodické Školení požárních hlídek - periodické Školení preventisty PO - periodické Školení zaměstnanců pro zacházení s chemickými přípravky periodické Školení zaměstnanců o odborné způsobilosti v elektrotechniceperiodické Školení zaměstnanců pro zacházení s rostlinolékařskými př.periodické Školení obsluh vysokozdvižných manipulačních vozíků - periodické Školení zaměstnanců na úseku ochrany lesa Školení zaměstnanců za účelem efektivního využití dřevní hmoty Školení lesních straží Školení zaměstnanců pro mzdovou a ekonomickou oblast Seminář pro činnost odborného lesního hospodáře Seminář pro bezpečnostní techniky Seminář pro získávání státních dotací a dotací strukturálních fondů Školení pro integrovaný systém řízení včetně havarijního plánu Ostatní (SVOL, ČLS, SLŠ, SRS) 117

Zodpovídá

Termín

30 20 1 1 2 12 3 30 3 1 5

1/06 průběžně 5/05 1/05 1/05 5/05 10/05 10/05 1/05 průběžně 4/05 4/05 3/05

30

1/05

12

3/05

2 7 10 3 2 2 1 2 3

6/05 2/05 2/05 2/05 3/05 2/05 12/05 2/05 1/05 průběžně průběžně

Termín realizace

Příloha č. 11

Hodnocení školení Název akce : Termín a místo konání : Jméno účastníka : Hodnocení proveďte umístěním znaménka X v jednotlivých řádcích. 1

2

3

4

5

Organizace semináře - prostředí Program semináře Blízkost výuky potřebám praxe Hodnocení přednášejícího Motivace účastníků Dosažení učebních cílů Jakým přínosem se projeví v praxi Vaše účast na této vzdělávací akci? (V krátkosti rozveďte.)

Podpis: ………………………………… 1 - výborné 2 - velmi dobré 3 - dobré 4 - méně vyhovující 5 - nevyhovující

118

Příloha č. 12

Postup realizace zakázek krok Kdo č. 1.

2. 3. 4.

5. 6.

Záznam

Činnost

Ředitel Dává nabídky, přijímá poptávky a společnosti, objednávky, včetně technické specifikace výrobní náměstek, vedoucí středisek Ředitel Provádí přezkum poptávek a objednávek. společnosti, vedoucí středisek Ředitel společnosti Rozhodnutí o realizaci zakázky

Dopis s nabídkou, poptávka, objednávka nebo záznam o rozhovoru Záznam o přezkumu na objednávce nebo poptávce Objednávka, smlouva

Ředitel V případě, že zakázku není možno realizovat, společnosti, oznámení zákazníkovi o odmítnutí zakázky. výrobní náměstek V případě zakázky předložení objednávky nebo návrhu smlouvy ke schválení řediteli společnosti Vedoucí střediska Nákup za hotové do výše 3.000,- Kč, v případě vyšší částky se souhlasem ředitele nebo formou schválené objednávky Vedoucí střediska Kvalitativní a kvantitativní přejímka materiálu

Dopis, potvrzená objednávka, smlouva o dílo nebo záznam o rozhovoru Účtenka, objednávka nebo smlouva, prohlášení o shodě Dodací list a likvidační list Provozní deník, stavební deník, technická specifikace zakázky Skladová evidence Provozní deník, stazka, výrobně mzdový lístek Soupis práce

7.

Vedoucí střediska Rozdělování úkolů jednotlivým pracovníkům a revírník

8. 9.

Vedoucí střediska Výběr materiálu ze skladu na zakázku Každý pracovník Provádění uložených prací

10.

Vedoucí střediska Ověřování kvality realizované zakázky nebo jím určený pracovník Revírník Evidence provedených prací na zakázce, vedení technické specifikace Vedoucí střediska Založení technické specifikace k dokumentaci o zakázce

11. 12.

Soupis práce Dokumentace o zakázce

PRODEJ DŘÍVÍ REVÍRNÍKEM A VEDOUCÍCH STŘEDISEK 13.

Revírník, vedoucí Prodej palivového dříví a řeziva na základě středisek ústního požadavku zákazníka, ostatní dříví se souhlasem ředitele nebo výrobního náměstka

Daňový doklad, evidence v zásobníku palivového dříví

PRODEJ V KVĚTINOVÉ SÍNI 14. 15.

Vedoucí prodejny, Prodej zboží v květinové síni prodavačka Vedoucí prodejny, Nákup zboží v květinové síni prodavačka

119

Stvrzenky, účtenky z registrované pokladny Dodací listy, záznamy o hovoru (ústní objednávky), účtenka o platbě v hotovosti nebo faktura

krok Kdo č. 16. 17.

Záznam

Činnost

Inventarizační Čtvrtletní inventura v květinové síni (výdej zboží) Protokol o inventuře, komise seznam zboží Vedoucí prodejny Odpisy vyřazeného zboží Protokol o vyřazeném zboží

PROVOZOVÁNÍ LESNÍ ŠKOLY 18. 19. 20. 21. 22.

Metodik výuky Vyučující Vyučující Vyučující Vyučující

Rozesílání nabídek výuky Příjem objednávek Vytvoření programu vzdělávacích akcí Zpracování plán výuky Příprava pro jednotlivou vzdělávací akci

23.

Vyučující

Realizace výuky dle plánu

24. 25.

Vyučující Vyučující

Hodnocení vzdělávací akce Nákup materiálu pro potřeby výuky

120

Dopis Plánovací diář Osnova vzdělávací akce Podklady pro výuku Přípravný formulář pro program v lese Prezenční listina, záznam o seznámení s riziky Hodnocení programu Účetní doklady

Příloha č. 13

Hodnocení dodavatelů produktů (služeb) Dodavatel:

Produkty (služby): Poč.č.

Hodnocení pro období od - do

Zahrada Olomouc, s.r.o.

Rostlinný materiál pro krajinářství a zahradu Hodnocený parametr

Počet bodů 0

1

Dodržení termínu

2

Technické poradenství

hůře než v ostatních kategoriích žádné

3

Počet bodů (součet kritérií 41

1

2

3

koef.

o 1 – 5 dnů později

výjimečně o 1-2 dny později bez obtíží

vždy v termínu

3

počet bodů 9

komplexní

3

6

1

3

3

3

5

Certifikace dle ISO nemá certif. rozhoduje probíhá certifikován 9001 nebo neprokázal se pro certif. příprava na prokazování shody dle jakost zboží prokazuje se certifikaci zák.č.22/1997Sb. po urgenci prokazuje se Cena nadprůměrn průměrná nižší do nižší o více á 10% než 10% Ochota a vstřícnost žádná nízká průměrná příkladná

2

4

6

Časová dostupnost

kdykoliv

2

4

7

Platební podmínky

2

2

8

Počet reklamací

splatnost více než 30 dnů do 1%

2

6

9

Doprava

1

1

10

Nedostatky v balení

1

3

4

s obtížemi

je s vymezený cca 8 hodin obtížemi čas denně hotově nebo splatnost do splatnost do na záloho14 dnů 30 dnů vou fakturu více než do 10% do 5% 10% více než platí odb. platí odb. 150 km (50-150 km) (do 50 km) více než do 10% do 5% 10%

Dosažený počet bodů se násobí koeficientem důležitosti Dosažené hodnocení: Dodavatel A: 45 – 60 bodů Dodavatel B: 30 – 44 bodů Dodavatel C: 0 - 29 bodů

Hodnocení zpracoval: Datum zpracování:

121

platí dodavatel do 1%

Příloha č. 14

Rozsah realizovaných služeb a činností společnosti Ostravské městské lesy, s.r.o.

Středisko lesní výroby hospodaří v převážné míře v lesích zvláštního určení s rekreační funkcí na městských lesních pozemcích a provádí také práce pro cizí subjekty, počínaje obnovou lesa přes veškeré lesnické práce až po těžbu včetně kácení ve ztížených podmínkách. Z jednotlivých činností můžeme jmenovat: -

kácení stromů na lesních pozemcích s kompletní výrobou (manipulace a druhování dle požadavků odběratele), včetně výchovných zásahů (probírky, prořezávky)

-

manipulace dřeva na odvozním místě

-

přibližování dřeva traktorovým navijákem

-

odvoz dříví traktorovou vlečkou, vyvážecím přívěsem nebo nákladními auty s hydraulickou rukou

-

štípání dřeva mechanickým štípačem

-

výsadby lesních porostů dle požadavků, možnost odborné konzultace z hlediska vhodnosti použití druhů lesních dřevin pro uplatnění dotací poskytovaných z rozpočtových prostředků krajských úřadů na hospodaření v lesích

-

péče o lesní kultury (individuální ochrana sazenic, ochrana proti buřeni a zvěři mechanická i chemická)

-

stavba lesních oplocenek a jednoduchých staveb pro zpřístupnění porostů (mostky, lávky)

-

čištění ploch (pasek) od zbytků klestu, jako příprava pro výsadby

-

chemická ochrana proti hmyzím škůdcům

-

přihnojování mladých porostů tabletovým hnojivem

-

výsek nežádoucích dřevin

-

štěpkování klestu (drcení větví mechanickým drtičem), odvoz štěpky

-

kácení stromů v obtížných podmínkách (u budov, elektrického vedení, cest, vodotečí apod.)

-

frézování pařezů traktorovou nebo mobilní frézou

-

zimní údržba komunikací

-

převozy materiálu

-

výseky travin, křovin a ruderálních porostů křovinořezy

122

Středisko údržby zeleně provádí práce v parkových lesích zaměřené na zlepšování mimoprodukčních funkcí v příměstských lesích. Realizuje rovněž výsadbu stromů, keřů a záhonů apod., můžeme jmenovat tyto činnosti: - zakládání trávníků -

zakládání záhonů

-

úpravy terénů

-

výsadba rostlinného materiálu (letničky, trvalky, keře, stromy)

-

výsadba vzrostlé zeleně

-

celoroční údržba trávníků: kosení, vyhrabání trávníků, odplevelení

-

kosení ruderálních porostů a neudržovaných ploch

-

údržba keřových skupin: zmlazování, průklest, odplevelení

-

řez živých plotů a stěn

-

řez a zmlazení stromů a keřů

-

kácení a ořez stromů, také ve ztížených podmínkách

-

frézování pařezů

-

drcení větví

-

údržba komunikací

-

výroba a prodej lesních sazenic (sortiment: smrk, modřín, buk, dub, habr, lípa, jasan, javor)

-

výroba a prodej introdukovaných lesních dřevin (sortiment: různé druhy borovic, jedlí, smrků)

-

produkce a prodej vánočních stromků

-

prodej ozdobného klestu

V rámci lesnické činnosti společnost obhospodařuje lesní školky. Práce v nich jsou prováděny na základě projektu. Za jeho plnění odpovídá pověřený technik v jehož obvodu se lesní školky nacházejí. Projekt školkařské činnosti se vypracovává na období jednoho roku. Jednou ročně je prováděna inventarizace sadebního materiálu, jejíž cílem je sumarizace sazenic. Termíny inventarizací jsou určeny příkazem ředitele. Technologické (pracovní) postupy jsou obsaženy v oborových normách. Požadavky na kvalitu sadebního materiálu lesních dřevin jsou stanoveny v ČSN 48 2115. Součástí střediska údržby zeleně je květinová síň, kde je nabízen k zakoupení kompletní květinářský sortiment, výrobky z keramiky a mnoho jiných užitečných potřeb

123

pro zahradu. Dále zde nabízíme výrobky naší stolárny a v zimním období i prodej vánočních stromků z našich plantáží.

Středisko přidružené dřevařské výroby provádí a zajišťuje pořez dříví (výrobu řeziva), svůj provoz zaměřuje především na výrobu rekreačních prvků (lavičky, altány, cvičební a herní prvky) do parkových lesů. Dle požadavků zajistí výrobu produktů ze dřeva

i pro ostatní odběratele a zpracování méněhodnotného dříví pro výrobu

prokladů.

Nesmíme opomenout náš zatím poslední projekt, kterým je výukové středisko lesní škola. Navštívit jej mohou děti škol z Ostravy a blízkého okolí. Cílem je pomocí smyslů prohloubit zájem veřejnosti o les, zlepšení vztahu člověka k lesu, podpora rozvoje pozitivního vztahu k lesnímu hospodářství a podpora smysluplného zacházení s přírodou. Dětem představujeme lesní prostředí jako důležitý ekosystém se všemi biologickými, zoologickými a ekologickými vazbami. Většina programů nebo jejich hlavní část probíhá přímo v lese.

124

Příloha č. 15 Mapa procesů a průřezových činností Systém řízení Řízení Měření a monitorování Řízení neshod Interní dokumentů a procesů a jednotlivých audity záznamů zakázek

Opatření k nápravě a preventivní opatření

Realizace zakázky

Zákazníci

Zákazníci Prodej

Dodavatelé

Zdroje

125