FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KEBERHASILAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Lovie Sertiana P056132832.49e
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................................... i DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................... ii BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 I.1. Latar Belakang .................................................................................................... 1 I.2. Tujuan ................................................................................................................. 2 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................................... 2 II.1. Sistem Informasi Manajemen ............................................................................ 2 II.1.1 Sistem .............................................................................................................. 3 II.1.2 Informasi .......................................................................................................... 5 II.1.3 Manajemen....................................................................................................... 6 II.1.4 Sistem Informasi Manajemen .......................................................................... 6 II.2. Komponen Pendukung Sistem Informasi .......................................................... 6 BAB III. PEMBAHASAN .................................................................................................. 10 III.1. Sistem Informasi Perusahaan ........................................................................... 10 III.2. Implementasi Sistem Informasi ........................................................................ 11 III.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan SI ................. 11 III.3.1 Faktor penunjang keberhasilan system informasi .......................................... 12 III.3.2 Kegagalan penerapan system informasi ......................................................... 14 BAB IV. KESIMPULAN ................................................................................................... 18 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 19
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Karakteristik suatu sistem ................................................................................. 5 Gambar 2. Sistem informasi menurut O’Brien ................................................................... 8 Gambar 3. Peranan sistem informasi menurut O’Brien ...................................................... 8 Gambar 4. Piramida Organisasi .......................................................................................... 10 Gambar 5. Manajemen informasi pada organisasi .............................................................. 11 Gambar 6. Aktivitas Implementasi SI................................................................................. 11
iii
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Perusahaan terdiri dari fungsi-fungsi yang menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi manusia.
Saat ini manusia dalam
kesehariannya sangan membutuhkan informasi yang diakses melalui berbagai system informasi, mulai dari system informasi yang sederhana hingga menggunakan system informasi yang rumit dan hanya dapat dimengerti oleh sebaguan orang. Di dalam sebuah perusahaan, apapun jenis dan bentuknya, system informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional. Mulai dari jajaran staff atau bahkan manajemen dengan level yang lebih tinggi. Staff sangat membutuhkan system infromasi untuk menunjang pekerjaannya, mengenai petunjuk tekhnis bekerja, absen harian dan lain sebagainya. Sedangkan manajemen akan sangat membutuhkan informasi dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang diidam-idamkan berbagai perusahaan. Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh perusahaan, sehingga dapat digunkan dalam operasional bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Untuk memjadikan system informasi sebagai informasi yang tepat guna, maka harus diadakan analisis perusahaan, mengenai apa-apa saja informasi yang dibutuhkan. Hal ini dapat diketahui dengan cara mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang akan diambil oleh manajemen tersebut. Baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin atau keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga system informasi manajemen akan menjadi system yang menyediakan data maupun informasi yang berkaitan dengan tugas-tugas pengelola organisasi. Tekhnologi yang canggih dari perusahaan diharapkan dapat menciptakan suatu proses yang baru, inovasi produk dan layanan, mendapatkan respon yang lebih tinggi dari para customer dan menerapkan suatu lingkungan pekerjaan yang baru yang berbasiskan komputerisasi sehingga diharapkan segala macam pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih cepat, akurat dan berstandar tinggi. Untuk memperoleh hasil maksimal dari penerapan system informasi di perusahaan, perusahaan harus berani untuk beradaptasi dengan sesuatu yang baru. Apabila perusahaan 1
setengah-setengah dalam menjalankan penerapan system informasi maka akan dapat dipastikan bahwa kegagalan dalam system informasi perusahaan akan terjadi Maka dari itu, paper ini akan membahas secara tuntas apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan system informasi di perusahaan,. Baik itu faktor dari dalam perusahaan (internal) atau faktor dari luar perusahaan (eksternal).
I.2 Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan paper ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan system informasi dalam perusahaan.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Sistem Informasi Manajemen Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep kata-kata pembentuknya. II.1.1 Sistem Menurut O’Brien (2010), setiap system setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi yaitu : 1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi. 2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil. 3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Menurut Jerry FithGerald, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Karakteristik Sistem adalah sebagai berikut : 1. Memiliki kompone-n Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan 3
dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. 2. Batas sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung sistem (interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. 5. Masukan sistem (input) Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam system komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran sistem (Output) Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. 7. Pengolah sistem (Process) Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. 8. Sasaran sistem Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
4
Sistem informasi mempunyai sejumlah komponen yaitu : a. Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape). b. Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi). c. Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem). d. Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu). e. Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
II.1.2 Informasi Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Menurut George M.Scott dalam buku „prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen‟ pengertian sistem informasi adalah „Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi‟. (George M.Scott,2001;4). Sedangkan definisi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe davis „Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
5
diperlukan‟. (Jogiyanto,2005;11). Menurut O’Brien (1999). Informasi adalah data yang sudah di ubah menjadi suatu konteks yang mempunyai arti dan berguna untuk pengguna akhir tertentu. Ada 3 kategori dari informasi menurut O’Brien : 1. Informasi yang bersifat strategis, yaitu informasi yang berhubungan dengan rencana jangka panjang untuk kepentingan manajemen puncak. Contoh dari informasi strategis adalah informasi mengenai investasi luar negeri. 2. Informasi yang bersifat taktis, yaitu informasi yang berhubungan dengan rencana jangka pendek dan biasanya kurang dari setahun dan informasi ini untuk kepentingan pada tingkat departemen. 3. Informasi yang bersifat operasional, yaitu informasi yang digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan sehari-hari.
II.1.3 Manajemen Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arahtindakan mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen pada hakikatnya merupakan suatuproses merencana, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. (Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono, 2001:8). George R. Terry menyatakan, Manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya. (George R. Terry, 1977:25).
II.1.4 Sistem Informasi Manajemen Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain : 1. Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah :„Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan
manajemen
di
dalam
kegiatan
perencanaan
dan
pengendalian‟.
(Jogiyanto,2005,14). 2. Menurut Frederick H.Wu SIM adalah :„Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen‟.(Jogiyanto,2005,14). 6
3. Menurut Gordon B.Davis dalam buku „Kerangka dasar SIM‟, SIM adalah :„ Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian‟. (Gordon B.Davis,1985;23). 4. Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku „Analisis dan Desain informasi‟ SIM‟, adalah : „Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. (Jogiyanto,2005,15). 5. Menurut George M.Scott, dalam buku „Prinsip-prinsip SIM‟ adalah :„Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan‟. 6. Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang terorganisir dari kebutuhan informasi dari manajemen suatu organisasi pada setiap tingkatan dalam membuat keputusan operasional, taktikal dan strategis. Tujuannya adalah mendesain dan menjalankan prosedur, proses dan aktifitas rutin yang dapat memberikan laporan rinci, akurat, konsisten dan tepat waktu. Dalam sistem informasi manajemen, yang baru (modern), dengan sistem komputerisasi, secara berkelanjutan mengumpulkan data yang sesuai baik dari dalam maupun luar organisasi. Data ini kemudian diproses, terintegrasi dan disimpan dalam data dasar (Data Base – atau tempat penyimpan data), yang mana secara tetap diperbarui dan tersedia kepada semua yang mempunyai wewenang untuk mengakses, sesuai dengan tujuannya. 7. Menurut Alter (1992), Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. 8. Menurut Hopwood (1993), sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. 9. Menurut Gellinas, Oram dan Wiggins (2005), sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri dari sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan outpu dalam bentuk informasi yang disajikan kepada para user. 10. Suatu sistem informasi manajemen pada suatu organisasi atau perusahaan adalah merupakan sistem kerja sinergi antara perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), 7
sistem telekomunikasi dan sumber daya manusia yang dapat mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O‟Brien 2005).
Gambar 2. Sistem Informasi menurut O’Brien
O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan : a. Untuk mendukung proses bisnis dan proses operasional b. Untuk membantu para pegawai dan manager dalam mengambil keputusan dan kebijakan yang akan dijalankan diperusahaan. c. Untuk menciptakan strategi sehingga dapat memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing menghadapi era globalisasi
Gambat 3. Peranan Sistem Informasi menurut O’Brien
Sistem informasi menurut O’Brien (2005) juga memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai berikut : a. Mendukung keberhasilan dalam area-area fungsional, seperti akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya manusia. b. SI memiliki kontribusi yang sangat penting dalam peningkatan efisiensi operasional, produktivitas, kinerja karyawan, serta layanan dan kepuasan customer. 8
c. SI dapat menjadi modal yang sangat penting untuk pengembangan perusahaan mengingat kondisi pasar yang sangat kompetitif di era globalisasi ini. d. Si dapat menjadi peluang karir yang dinamis karena perkembangannya yang terus meningkat seiring dengan kemajuan zaman. e. SI merupakan komponen yang sangat penting untuk membentuk jaringan baik secara sumber daya dan infrastruktur.
9
BAB III PEMBAHASAN
III.1 Sistem Informasi Perusahaan Sistem informasi perusahaan dibutuhkan untuk berbagai tingkatan manajemen. Setiap tingkatan manajemen membutuhkan informasi yang berbeda-beda. Terdalat 2 tipe informasi untuk tingkatan manajemen yaitu sebagai berikut : a. Manajemen Tingkat Atas Manajemen tingkat merupakan manajemen tingkat strategi, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring, atau lebih ringkas. Sebagai contoh mengenai grand total penjualan yang terjadi. b. Manajemen Tingkat Menengah Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen. Sebagai contoh adalah infromasi mengenai semua total penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah. c. Manajemen Tingkat Bawah Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen tingkat tekhnis yang membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan operasi. Sebagai contoh, informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
Gambar 4.Piramida Organisasi
10
Gambar 5. Manajemen Informasi pada Organisasi III.2 Implementasi Sistem Informasi Secanggih apapun sistem baru yang telah dirancang, tentunya akan percuma jika hanya berupa it strategis yang amat handal tanpa adanya implementasi. Sistem informasi yang telah dirancang tersebut harus diimplementasikan sebagai sebuah sistem kerja dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Implementasi dapat menjadi sebuah proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Namun demikian, proses implemetasi merupakan salah satu proses vital dalam memastikan kesuksesan sebuah sistem yang baru dikembangkan.
Gambar 6.Aktivitas Implementasi SI
11
III.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan system informasi perusahaan Aplikasi Sistem Informasi dalam perusahaan akan berhasil jika sistem dan lingkungannya mendukung aplikasi tersebut. Jangan pernah memaksa suatu organisasi menerapkan SIM jika sistem di suatu organisasi tidak mendukung, karna hasilnya pasti adalah sebuah kegagalan.
III.3.1 Faktor Penunjang Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Komputer yang merupakan teknlogi terkini memiliki peranan yang sangat vital dalam keberhasilan implementasi teknologi dan sistem informasi. Dengan demikian berbagai organisasi kini telah berinvestasi dengan mengalokasikan anggaran perusahaan yang cukup besar untuk pengadaan teknologi tersebut. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor teknis, ekoomis, organisasional, dan operasional yang menunjang sistem informasi yang bagus dan layak secara bisnis. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif atau bahkan tidak digunakan. Besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam penerapan sistem informasi, suatu organisasi memerlukan studi kelayakan sehinggga baik secara teknis, ekonomis, operasional dan organisasional penerapan sistem informasi layak secara bisnis. Akan tetapi pada umumnya keuntungan yang diakibatkan dari penerapan sistem informasi sangat sulit bahkan tidak dapat dihitung. Beberapa hal yang dapat menjadi perhatian berkaitan dengan biaya dan peran sistem informasi tersebut adalah ketepatan, kecepatan dan reporting interval. Ketepatan yang semakin tinggi umumnya meningkatkan biaya, sehingga diperlukan pertimbangan bahwa ketepatan hanya akan dipertahankan dan ditingkatkan apabila ketepatan tersebut dapat meningkatkan nilai suatu keputusan. Semakin cepat suatu informasi diperoleh maka semakin mahal informasi tersebut. Informasi yang dapat diperoleh lebih cepat dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi lebih dini sehingga dapat dihasilkan resolusi yang lebih baik. Informasi yang semakin sering diperbaharui (reporting interval ) akan menyebabkan biaya yang semakin tinggi pula. Proses pengambilan keputusan yang dipengaruhi cepatnya perubahan informasi akan mempengaruhi kecepatan suatu informasi untuk dapat diperbaharui. Studi kelayakan merupakan studi pendahuluan untuk menyelidiki kebutuhan informasi, tujuan, hambatan, sumberdaya yang digunakan, biaya, keuntungan, kelayakan. Tujuan studi 12
kelayakan untuk mengevaluasi alternatif sistem dan mengusulkan sistem yang paling layak yang diinginkan pengembangannya. Evaluasi ini meliputi, kelayakan organisasi, kelayakan ekonomi, kelayakan teknis dan kelayakan operasi. Kelayakan organisasi untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dapat mendukung kegiatan organisasi. Kelayakan ekonomi untuk mengetahui besarnya biaya yang dapat dihemat setelah menerapkan sistem, peningkatan pendapatan, keuntungan, dan keuntungan lain. Kelayakan teknis untuk melihat sejauh mana perangkat keras dan lunak dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara memperoleh dan mengembangkannya. Kelayakan operasi untuk mengetahui keinginan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelangan, pemasok dan pengguna lain untuk mengoperasikan, menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan. Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem, desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Analisa sistem dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa pada masa yang akan datang organisasi akan tumbuh terus menerus sehingga membutuhkan penyesuaian terhadap sistem yang lama agar tidak terjadi masalah. Masalah – masalah utama yang terjadi di dalam sistem dapat diketahui melalui survei yang intensif terhadap sistem dan kebutuhan pengolahan data pada masa yang akan datang. Hasil – hasil survei dikumpulkan untuk merancang rekomendasi bagi bagi revisi sistem yang ada atau dengan melakukan pengembangan sistem baru. Analisa sistem harus dapat mengetahui kebutuhan informasi para manajer dan pemakai sistem lainnya, mengetahui masalah – masalah yang terjadi, mengetahui uraian lengkap operasi sistem. solusi tentatif yang berkembang setelah diketahuinya masalah perlu dievaluai dengan melibatkan end user, agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan organisasi dan tujuan penerapan sistem informasi. Yang terakhir dilakukan pada tahap analisa sistem adalah mengeluarkan rekomendasi kepada manajemen. Tahap desain sistem merupakan proses yang menyiapkan spesifikasi dengan rinci untuk mengembangkan suatu sistem baru. Spesifikasi sistem dimulai dari penentuan spesifiksi output sistem yang terdiri dari isi, format, volume dan frekuensi laporan dan dokumen, menentukan spesifikasi input sistem, diikuti dengan penentuan desain hal – hal yang diangggap penting meliputi langkah pengolahan, prosedur, pengendalian dan persiapan dalam implementasi. Pada tahap implementasi sistem, apabila sistemnya berasal dari revisi sistem yang lalu maka langkah pertama yang dilakukan adalah penjadwalan berbagai aktivitas sehingga dapat terkordinasi dengan baik. Langkah selanjutnya adalah penerimaan pegawai baru atau pelatihan serta realokasi pegawai yang lama apabila diperlukan. Apabila yang diterapkan sistem baru, maka prosedur –
13
prosedur perlu dilakukan pengujian, seperlunya dapat dimodifikasi dan dikembangkan sehingga dapat menyesuaikan dengan sistem yang lama. Sistem baru yang telah siap untuk mulai berfungsi, dapat segera diaplikaskan secara simultan dengan sistem yang lama dalam waktu yang singkat. Hasil dari sistem baru tersebut kemudian diperbandingkan dengan sistem yang lama. Tahap review sistem dilakukan untuk mengetahui kelemahan – kelemahan penerapan sistem yang mungkin tidak terlihat dengan jelas. Review sistem dilakukan secara periodik sepanjang umur sistem. Review akan menunjukan perlu tidaknya modifikasi sistem yang berjalan atau bahkan mengganti dengan sistem yang baru. Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan. Kegagalan perusahaan menerapkan SI/TI salah satunya disebabkan pemahaman yang kurang tepat tentang bagaimana SI/TI memperlakukan dan diperlakukan dalam proses bisnis perusahaan. Beberapa perusahaan menganggap penerapan SI/TI hanyalah sebagai gengsi untuk meningkatkan citra. Akibatnya penerapan SI/TI tidak dikelola dengan baik, hanya sekedar otomisasi aktivitas manual dan menunjukkan kepada pihak eksternal bahwa perusahaan mereka sudah memakai SI/TI untuk menopang bisnis. (Usnodo, 2010). Dengan berbagai fakta yang menunjukkan bahwa peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat.
III.3.2 Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Berikut adalah faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan system informasi:
Tidak ada kemauan untuk mendayagunakan informasi dan memanfaatkan teknologi Desain sisfo yang kurang memenuhi harapan Data yang dihasilkan kurang akurat dan tidak lengkap Manajemen tidak paham dengan informasi yang disampaikan “grafik, flow chart,rumus” sehingga informasi yang baikpun tidak akan ada gunanya. Data sering tidak di update secara rutin dan berkala sehinga informasi yang dihasilkan telah basi (kadaluarsa waktu penyampaian) dan tak ada gunanya. Masalah pokok system informasi biasanya langsung berasal dari internal organisasi seperti : Desain tidak cocok dengan struktur, budaya dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Data yang dihasilkan tidak cocok dengan harapan dan tujuan bisnis. Biaya yang diperlukan terkadang diatas anggaran yang disediakan atau biaya lebih besar dari nilai guna yang diharapkan
14
Operasi yang diperlukan sangat lama untuk mendapatkan data yang diperlukan, waktu respon terlalu lama. Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan. Pada pelaksanaanya proyek sistem informasi menghadapi kemungkinan untuk berhasil maupun gagal. Tingkat resiko kegagalan menurut Kenneth & Jane (2007) tergantung dari : - Ukuran proyek, dimana semakin besar biaya, waktu, organisai dan jumlah staff semakin besar resiko kegagalan proyek. - Struktur proyek, dimana adanya strutur proyek yang baik dengan kebutuhan yang jelas dan tegas akan mengurangi kegagalan suatu proyek. - Pengalaman dengan teknologi, dimana kurangnya keahlian dan pengalaman dari anggota proyek terhadap penggunaan teknologi akan meningkatkan resiko kegagalan proyek. Sugiarsono (2003) menyebutkan bahwa kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Hal tersebut dialami oleh salah satu stasiun televisi lokal yang telah membeli software aplikasi canggih dan hardware pendukungnya namun terpaksa menunda pengimplementasiannya lantaran tidak memahami pemanfaatannya. Lyytinen and Hirschheim’s (1987) dalam Goulielmos (2003) menyebutkan beberapa faktor kegagalan penerapan sistem informasi, yaitu: a. Correspondence failure, sistem informasi tidak mampu memenuhi tujuan dari desainnya. b. Interaction failure. Pengguna jarang atau tidak merawat sistem informasi yang ada. c. Process failure. Sistem informasi melebihi budget yang direncanakan atau melewati batas waktu penelesaian yang ditentukan. d. Expectation failure. Sistem informasi tidak mampu memenuhi harapan dari para stakeholder. Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan proyek teknologi informasi, menurut Shauchenka (2012), data dari berbagai lembaga riset menyatakan sebab-sebab kegagalan adalah sebagai berikut: a. Chaos Report (1995) - Kebutuhan yang tidak terpenuhi - Kurangnya keterlibatan dari pengguna berupa kecanggihan teknologi adalah merupakan - Kurangnya sumber daya 15
b. OASIG Study (1995) - Kurangnya perhatian pada aspek manusia dan organisasi itu - Lemahnya managemen proyek - Kurangnya artikulasi kebutuhan penggunan c. KPMG Canada Survey (1997) - Kurangnya perencanaan - Lemahnya pelaksanan - Kurangnya dukungan dan keterlibatan dari pimpinan d. The Bull Survey (1998) - Putusnya komunikasi - Kurangnya perencanaan - Kurangnya koordinasi - Lemahnya pengawasan e. Coverdale Organization research (Cushing, 2002) - Lemahnya perencanaan - Tidak jelasnya tujuan dan sasaran - Kurangnya dukungan eksekutif dan keterlibatan pengguna. Berdasarkan beberapa hasil riset tersebut dapat disimpulkan bahwa meskipun faktor teknis misalnya berupa kecanggihan teknologi adalah merupakan termasuk faktor kegagalan namun faktor penyebab utama kegagalan justru terletak pada lingkungan internal organisasi. Lingkungan internal organisasi tersebut yaitu; sumber daya manusia berupa kemampuan menguasai teknologi; manajemen berupa kurangnya perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan maupun prilaku dalam berorganisasi berupa komunikasi dan koordinasi. Majalah Warta Ekonomi dalam buku seri korporasi tentang Lead Business with IT yang ditulis dalam rangka Warta Ekonomi E-Company Award 2009, mengawali buku tersebut dengan bab yang berjudul Implementasi TI bukan Otomasi. Sebuah judul menarik, yang didalamnya memuat beberapa sebab kegagalan penerapan SI/TI yaitu : - Rendahnya komitmen manajemen dan kesiapan sebelum implementasi. - Kegagalan pelaksanaan proyek. - Overbudget. - Molornya waktu pelaksanaan. - Kualitas proyek yang tidak sesuai harapan. - Resistensi saat implementasi.
16
Menurut Usnodo (2010), dalam berbagai survei, sekitar 70% proyek SI/TI dinyatakan gagal. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapakan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Meta Group menyatakan 55% - 75% proyek CRM gagal. CRM Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di Amerika Serikat serta lebih dari 85% di Eropa dianggap gagal. Untuk menghindari kegagalan tersebut dibutuhkan strategi manajemen perubahan yang baik, sehingga perusahaan mendapatkan value yang diharapkan dari investasi SI/TI. Bagaimana dengan Indonesia ? Menurut R. Eko Indrajit seperti ditulis dalam Usnodo (2010) menyebutkan butuh pendekatan berbeda dalam implementasi SI/TI di Indonesia. Ia menyebut metode low hanging fruit sebagai salah satu pendekatan yang dianggap cocok dengan kultur Indonesia. Coba tengok saja kejadian saat maskapai penerbangan Garuda mengalami kegagalan perpindahan sistem lama ke sistem baru. Meskipun kejadian ini bukan merupakan kegiatan membangun sistem dari awal, tetapi kejadian ini sempat menarik perhatian karena jadwal penerbangan maskapai Garuda Indonesia sempat kacau akibat diterapkan sistem baru. Integrated Operation Control System (IOCS) pada 18 November 2010. Akibatnya, ratusan penumpang Garuda di beberapa bandara sempat menumpuk. SI/TI senilai US$ 1,5 juta itu sejatinya digunakan untuk memantau pergerakan pesawat, awak dan lalu lintas penerbangan. Sistem itu meliputi perencanaan yang dirancang setahun sebelumnya termasuk rute Garuda, aircraft plan, dan crew managing system. Dalam sistem itu juga diatur pemasangan awak sehingga diperlukan data jadwal penerbangan awak, pergerakan awak termasuk keterlambatan/cancel dan penyebabnya. Sistem lama yang digunakan Garuda terpotong-potong sedangkan sistem baru IOCS terintegrasi. Setelah dilakukan investigasi mendalam permasalahan terdapat di jaringan. Tapi karena sistem tidak bisa diakses selama empat jam dan backup system tidak ada, maka terjadi kerancuan data, crew movement tidak masuk ke sistem.
17
BAB IV KESIMPULAN
Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan dan kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong atau memaksa perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi SI strategis untuk bertahan hidup. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi SI perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang stabil dan sederhana umumnya membaca dengan teliti strategi defensive berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar SI sukses karena aplikasi SI strategis adalah salah satu yang memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi perusahaan. Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek SI aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek SI mungkin gagal dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek SI untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek SI yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek SI.
18
DAFTAR PUSTAKA Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta. McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo. O’Brien, James. 2000 Management Information System:Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill. Shauchenka, U., Why Projects Fail. Tersedia pada alamat URL: http://www.slideshare.net/kauatul/why-projects-fail. Diakses 15 November 2013 Sugiarsono, J. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23. Usnodo, I. 2010. Lead Business with IT (Seri korporasi Warta Ekonomi E-Company Award 2009). edited by H. Adrian. Jakarta: Dian Rakyat. http://blog.stikom.edu/erwin/files/2011/09/bk01-Manfaat
19
