Login Screen This is the Login Screen. You just type your given user id and password to use the application. Ini adalah Layar Login. Anda tinggal mengetikan user id dan password yang telah diberikan untuk mempergunakan aplikasinya.
Transaction Form / Form Transaksi This is the only form you will see in this application to input the transactions. At the bottom of the form, there are buttons to control the operations. Their functions are: Ini adalah satu satunya layar transaksi yang anda akan pergunakan untuk menginput transaksi. Pada layar bagian bawah tersedia tombol untuk mengontrol operasi. Fungsi fungsinya adalah: Customer Button. To input your customers data.
Untuk menginput data customer.
Vendor Button. To input your vendors data.
Untuk menginput data supplier.
Product Button. To input your products data
Untuk menginput data produk.
Report Button. To print reports
Untuk mencetak laporan.
Master Button. To input the application users data..
Untuk menginput data pemakai.
Pending/List Button. To see your pending Untuk menginput data customer anda. unprocessed transactions. New Button. To clear the transaction form.
Untuk mengosongkan form transaksi.
Save Button. To save your transaction input.
Untuk menyimpan data transaksi.
Process Button. To process the transaction on the screen.
Untuk memproses transaksi yang terlihat di layar.
Delete Button. To delete the transaction on the screen.
Untuk menghapus transaksi yang terlihat di layar.
Print Button. To print transaction slip: sales order, purchase order, etc.
Untuk mencetak slip sales order, purchase order, dsb.
Transaction Form Button. To go back to the transaction form.
Untuk kembali ke form transaksi.
How to input your transactions ? It is very easy to input your transactions. You don’t have to go anywhere else but just at this transaction form. The steps are: 1. The code or the transaction ID is automatically generated by the application. 2. The date is by default set to today’s date but you may change it. 3. You have to choose the type of transaction that you want to input. In this case, you are not allowed to input different types in a single transaction. There are 7 predefined transacation types: i. Sales. To input sales transactions. ii. Purchase Order. To input purchasing transactions. iii. Purchase Receipt. To input purchase order receipt transactions. iv. Purchase Return. To input purchase return transactions. v. Receivables. To input customer payment for receivables transactions. vi. Payables. To input payment for vendor payables transacions. vii. Other. To input other transactions. 4. Then input the customer or vendor name depending on the transaction type you chose. In this example we choose “purchase order” as shown on the picture. Just click on the (…) button to choose the vendor from the pop up list. 5. Fill in the remark as necessary to remind you the purpose of that transaction. 6. Now, you are ready to input the details of transaction on the grid, an excel look alike table, by clicking the (…) button on the left of the transaction name field. A window will pop up with two predefined choices: “product purchase – cash” and “product purchase – credit”. 7. Do the same like step 6 but now for inputting the product name. Input the quantity and the price (if it is sales transaction then the sale price is automatically filled from the product master). 8. The final step is to click the leftmost button to save the data on that row. You follow the same steps to input data on the next rows. 9. You can print the PO (Purchase Order) Slip. Click the “process button” then you are done. You will get all the reports. If you postpone the process then you can click the “pending transaction button” to get back to that transaction at later time and process it. Sangat mudah sekali untuk menginput transaksi anda. Anda tidak perlu kemana-mana lagi tetapi cukup di form transaksi ini saja. Langkah langkahnya adalah: 1. Kode transaksi akan otomatis diciptakan oleh software aplikasi. 2. Tanggal transaksi otomatis adalah tanggal hari ini tetapi anda bisa merubahnya. 3. Anda harus memilih jenis transaksi yang anda ingin input. Dalam hal ini anda tidak diijinkan untuk menginput transaksi yang berbeda jenis dalam satu transaksi. Ada 7 jenis transaksi yang sudah dirumuskan software yaitu: i. Sales. Untuk menginput transaksi sales atau penjualan. ii. Purchase Order. Untuk menginput transaksi pembelian. iii. Purchase Receipt. Untuk menginput transaksi penerimaan barang sesuai PO (purchase order). iv. Purchase Return. Untuk menginput transaksi pengembalian atau retur PO. v. Receivables. Untuk menginput pembayaran piutang oleh pelanggan atau customer. vi. Payables. Untuk menginput pembayaran hutang kepada vendor. vii. Other. Untuk menginput transaksi transaksi lainnya. 4. Kemudian masukan nama customer atau vendor tergantung dari jenis transaksi yang anda pilih. Dalam contoh ini, kita memilih “purchase order” seperti ditunjukan pada gambar. Klik saja di tombol (…) untuk memilih vendor dari daftar yang akan ditampilkan. 5. Isi data remark sesuai dengan kebutuhan untuk mengingatkan anda mengenasi transaksi itu. 6. Sekarang, anda sudah siap untuk menginput detil transaksi pada grid, tabel seperti pada excel, dengan meng-klik tombol (…) di kiri dari kolom nama transaksi. Sebuah window akan keluar berisikan pilihan yang telah ditentukan software yaitu: “product purchase – cash” dan “product purchase – credit”. 7. Lakukan hal yang sama dengan langkah 6 tetapi sekarang untuk menginput nama produk. Masukan jumlah dan harganya (Jika transaksi sales maka harga jual akan otomatis keluar dari data master produk). 8. Langkah terakhir adalah menyimpan data pada baris tersebut dengan mengklik tombol yang paling kiri di baris itu. Lakukan langkah langkah yang sama untuk menginput data pada baris baris berikutnya. 9. Anda bisa mencetak slip PO. Klik “process button” maka anda selesai. Anda akan mendapatkan semua laporannya. Jika anda tunda pemrosesannya maka anda harus klik “pending transaction button” untuk kembali pada transaksi itu di kemudian waktu dan memprosesnya.
How to input customer data ? Just click the “Customer Button” on the leftmost of the bottom of the form. You don’t have to go anywhere else but just at this transaction form. Then a popup form titled “Master Customer” will appear. The steps to input a new customer data are: 1. The code or Customer ID is inputted manually by you. If you try to input an existing code, the application will refuse and notify you. 2. The rest of the fields are also inputted manually. 3. The functions of the four buttons from left to right: i. List Button. To get your existing customers data. ii. New Button. To clear the form and input a new data. iii. Save Button. To save your data. iv. Delete Button. To delete the customer data displayed on the form. 4. To edit a customer data, you get the data you want by clicking the List Button then change the data and click the Save Button.
Customer Button
Klik tombol “Customer Button” di bagian palin g kiri bawah dari form. Anda tidak perlu kemanamana lagi tetapi cukup di form transaksi ini saja. Kemudian sebuah window pop up akan ditampilkan dengan judul “Master Customer”. Langkah langkahnya untuk menginput data customer baru adalah: 1. Code atau Customer ID diinput secara manual oleh anda. Jika anda mencoba menginput ID yang sudah ada maka software akan menolak dan memberitahukan anda. 2. Item item data lainnya juga di input secara manual. 3. Fungsi dari ke empat tombol dari kiri ke kanan: i. List Button. Untuk melihat data customer yang sudah ada. ii. New Button. Untuk mengosongkan form sehingga anda bisa menginput data baru. iii. Save Button. Untuk menyimpan data yang baru anda input. iv. Delete Button. Untuk menghapus data customer yang terlihat di form. 4. Untuk merubah sebuah data customer, anda pertama dapatkan data yang dimaksud dengan mengklik List Button kemudian rubah datanya dan klik Save Button untuk meryimpannya.
How to input vendor data ? Just click the “Vendor Button” on the left part of the bottom of the form. You don’t have to go anywhere else but just at this transaction form. Then a popup form titled “Master Vendor” will appear. The steps to input a new vendor data are: 1. The code or Vedor ID is inputted manually by you. If you try to input an existing code, the application will refuse and notify you. 2. The rest of the fields are also inputted manually. 3. The functions of the four buttons from left to right: i. List Button. To get your existing vendor data. ii. New Button. To clear the form and input a new data. iii. Save Button. To save your data. iv. Delete Button. To delete the customer data displayed on the form. 4. To edit a vendor data, you get the data you want by clicking the List Button then change the data and click the Save Button.
VendorButton
Klik tombol “Vendor Button” di bagian kiri bawah dari form. Anda tidak perlu kemana-mana lagi tetapi cukup di form transaksi ini saja. Kemudian sebuah window pop up akan ditampilkan dengan judul “Master Vendor”. Langkah langkahnya untuk menginput data vendor baru adalah: 1. Code atau Vendor ID diinput secara manual oleh anda. Jika anda mencoba menginput ID yang sudah ada maka software akan menolak dan memberitahukan anda. 2. Item item data lainnya juga di input secara manual. 3. Fungsi dari ke empat tombol dari kiri ke kanan: i. List Button. Untuk melihat data customer yang sudah ada. ii. New Button. Untuk mengosongkan form sehingga anda bisa menginput data baru. iii. Save Button. Untuk menyimpan data yang baru anda input. iv. Delete Button. Untuk menghapus data Vendor yang terlihat di form. 4. Untuk merubah sebuah data Vendor , anda pertama dapatkan data yang dimaksud dengan mengklik List Button kemudian rubah datanya dan klik Save Button untuk meryimpannya.
How to input product data ? Just click the “Product/Service Button” on the left part of the bottom of the form. You don’t have to go anywhere else but just at this transaction form. Then a popup form titled “Master Product/Service” will appear. The steps to input a new Product/Service data are: 1. The code or Vedor ID is inputted manually by you. If you try to input an existing code, the application will refuse and notify you. 2. The rest of the fields are also inputted manually. 3. The functions of the four buttons from left to right: i. List Button. To get your existing Product/Service data. ii. New Button. To clear the form and input a new data. iii. Save Button. To save your data. iv. Delete Button. To delete the customer data displayed on the form. 4. To edit a Product/Service data, you get the data you want by clicking the List Button then change the data and click the Save Button.
Product Button
Klik tombol “Product/Service Button” di bagian kiri bawah dari form. Anda tidak perlu kemana-mana lagi tetapi cukup di form transaksi ini saja. Kemudian sebuah window pop up akan ditampilkan dengan judul “Master Product/Service”. Langkah langkahnya untuk menginput data Product/Service baru adalah: 1. Code atau Product/Service ID diinput secara manual oleh anda. Jika anda mencoba menginput ID yang sudah ada maka software akan menolak dan memberitahukan anda. 2. Item item data lainnya juga di input secara manual. 3. Fungsi dari ke empat tombol dari kiri ke kanan: i. List Button. Untuk melihat data customer yang sudah ada. ii. New Button. Untuk mengosongkan form sehingga anda bisa menginput data baru. iii. Save Button. Untuk menyimpan data yang baru anda input. iv. Delete Button. Untuk menghapus data Product/Service yang terlihat di form. 4. Untuk merubah sebuah data Product/Service , anda pertama dapatkan data yang dimaksud dengan mengklik List Button kemudian rubah datanya dan klik Save Button untuk meryimpannya.
How to print your reports ? Just click the “Report Button” on the left part of the bottom of the form. You don’t have to go anywhere else but just at this transaction form. Then a list of reports will appear. Just choose the report you want to print and follow these steps: 1. Click on the period field and a calendar pop up will appear for you to select the date. 2. Unclick the All checkbox if you want to choose one transaction type only. 3. Unclick the All checkbox if you want to choose one customer only. 4. Choose the summary or detail report. 5. Click the print button to print the report. 6. Do the same steps for the other reports. Click the “Transaction Button” to get back to input transaction.
Klik tombol “Report Button” di bagian kiri bawah dari form. Anda tidak perlu kemana-mana lagi tetapi cukup di form transaksi ini saja. Kemudian sebuah daftar laporan laporan akan terlihat. Pilih saja laporan yang anda mau print dan ikutilah langkash sebagai berikut: 1. isi semua informasi yang dibutuhkan di bagian kanan dari layar lalu klik tombol print. Klik “Transaction Button” untuk kembali menginput transaksi.
Transaction Button
Report Button
Print Button
How to input an account ? For premium edition you can create your own account. First click the “Master Button” on the left part of the bottom of the form. Then a list of chart of accounts will appear Just click on the “+” sign on any account to drill down to its child accounts it has. To edit an account, just click one the name of the account then the account information will be shown. Do your changes then click the “Save Button” to save your changes. To input a new account just click the “New Button” then a blank account form is shown for you to input the account data. Click the “Save Button” again to save it. Here is some explanation about the account data: 1. Account ID. You define manually the account id. 2. Account Name. You define as well the account name. 3. Level. It is up to 3 level of account and subaccount. 4. Parent Account. You have to choose the parent account for each account level 2 and 3. 5. Has Child. You have to indicate whether the account has another subaccount or not. 6. Debet/Credit. The position with regard with the selected Income/Balance report below it. 7. Income/Balance. The report where the account will appear. Click the “Transaction Button” to get back to input transaction.
Transaction Button
Master Button
New Button
Untuk edisi premium anda bis menciptakan account sendiri. Pertama klik “Master Button” di bagian kiri bawah. Kemudian sebuah daftar account akan terlihat dan klik saja pada tanda “+” pada setiap account untuk melihat account account anak di bawahnya. Untuk merubah data sebuah account, klik pada nama setiap account itu maka informasi dari account itu akan diperlihatkan. Anda bisa melakukan perubahannya dan klik “Save Button” untuk menyimpannya. Untuk menginput data account baru maka klik “New Button” kemudian sebuah layar account kosong akan diperlihatkan untuk anda bisa mengetikan data account tersebut. Kemudian klik “Save Button” untuk menyimpannya. Inilah penjelasan mengenai data account: 1. Account ID. Anda mendefinisikan nomor id account sendiri. 2. Account Name. Anda juga mendefinisikan account name. 3. Level. Sebanyak 3 tingkat untuk account dan subaccount. 4. Parent Account. Anda harus memilih parent account untuk setiap account level 2 dan 3. 5. Has Child. Anda harus menunjukan apakah sebuah account memiliki subaccount atau tidak. 6. Debet/Credit. Posisi sehubungan dengan laporan Income/Balance dibawahnya. 7. Income/Balance. Pada laporan yang mana account itu akan keluar. Klik “Transaction Button” untuk kembali menginput transaksi.
How to input transaction name? For premium edition you can create your own transaction name. First click the “Master Button” on the left part of the bottom of the form. Then a list of chart of accounts will appear Just click on the “Master Transaction” tab on the top left to display the transaction name list. To edit a transaction, just click on the “Select Button” on the leftmost position of each row. Then the transaction data will be shown. Do your changes then click the “Save Button” to save your changes. To create a new transaction name just click the “New Button” then a blank transaction name form is shown for you to input the data. Click the “Save Button” again to save it. Here is some explanation about the transaction name data: 1. Transaction Name. You define manually the transaction name. 2. Transaction Type. It is predefined by the application. 3. Need Product. Does this transaction require product in or out ?. 4. Cash/Credit. Does this transaction require cash or credit payment ?. 5. Product/Service. Is this product or service ?. 6. Account Debet. The debet account for the automatically created ledger journal. 7. Account Credit. The credit account for the automatically created ledger journal. 8. Account COGS. The Cost of Good Sold account, if any, for the automatically created ledger journal. 9. Account INV. The Inventory account, if any, for the automatically created ledger journal. 10. Account Tax. The tax account, if any, for the automatically created ledger journal. Click the “Transaction Button” to get back to input transaction. Untuk edisi premium anda bis menciptakan transaction name sendiri. Pertama klik “Master Button” di bagian kiri bawah. Kemudian sebuah daftar account akan terlihat dan klik saja pada tab “Master Transaction” pada bagian kiri atas untuk melihat daftar transaction name yang ada. Untuk merubah data transaksi, klik pada “Select Button” pada bagian paling kiri di setiap baris. Kemudian data transaksi akan diperlihatkan. Lakukan perubahan dan klik “Save Button” untuk menyimpan perubahannya. Untuk menciptakan nama transaksi baru klik “New Button” dan sebuah layar kosong diperlihatkan untuk menginput data transaksi itu. Klik “Save Button” untuk menyimpannya. Beberapa keterangan mengenai data transaksi adalah sebagai berikut: 1. Transaction Name. Anda definisikan sendiri nama transaksi yang anda kehendaki. 2. Transaction Type. Ini sudah ditentukan oleh sistem. 3. Need Product. Apakah transaksi ini melibatkan produk masuk atau keluar ?. 4. Cash/Credit. Apakah pembayaran yang terlibat secara tunai atau kredit ?. 5. Product/Service. Apakah ini produk atau jasa ?. 6. Account Debet. Account debet untuk jurnal ledger yang akan diciptakan otomatis . 7. Account Credit. Account credit untuk jurnal ledger yang akan diciptakan otomatis . 8. Account COGS. Account harga pokok, jika ada, untuk jurnal ledger yang akan diciptakan otomatis. 9. Account INV. Account inventory, jika ada, untuk jurnal ledger yang akan diciptakan otomatis. 10. Account Tax. Account pajak, jika ada, untuk jurnal ledger yang akan diciptakan otomatis. Klik “Transaction Button” untuk kembali menginput transaksi.
How to input users ? First click the “Master Button” on the left part of the bottom of the form. Then click on the “User” tab to see all your users data as shown on picture on the left. You can see 3 tables on the screen. The first one on the top is your company data as registered and you can edit the data except the company id. The second table on the left consists of all the users you have created to use the application. You can create new user, edit password, even delete the user. This table has a one-to-many relationship with the third table on the right. This third table list all the access right setting for each user or what each user can do and all the reports he or she is allowed to print. Click the “Transaction Button” to get back to input transaction.
Pertama klik “Master Button” di bagian kiri bawah form. Lalu klik “User” tab untuk melihat semua data user seperti yang terlihat pada gambar sebelah kiri. Anda bisa lihat ada 3 buah tabel pada layar. Tabel yang pertama yaitu yang paling atas adalah data perusahaan anda sebagaimana anda terdaftar dan anda bisa edit data itu kecuali company id. Tabel yang kedua di bagian kiri berisikan daftar para user yang anda ciptakan untuk mempergunakan software aplikasi ini. Anda dapat menciptakan user baru, merubah password, bahkan menghapus sebuah user. Tabel ini memiliki hubungan one-to-many dengan tabel yang ketiga di bagian kanan. Tabel ketiga ini berisikan daftar “access right setting” untuk setiap user atau apa yang bisa dilakukan dan report apa yang diijinkan untuk dia mencetaknya. Klik “Transaction Button” untuk kembali menginput transaksi.
