User Interface Form Login
Keterangan: Form login digunakan ketika usermulai untuk menggunakan sistem. User harus memasukkan username dan password terlebih dahulu. Jika user salah memasukkan username atau atau password, maka akan muncul pesan “Username atau password anda salah”. Namun apabilausermemasukkan username dan password yang tepat, maka user dapat masuk kedalam sistem dan melakukan aktivitas terkait pencatatan transaksi penyewaan fasilitas penunjang didalam sistem.
User Inetrface Form Lupa Password
Keterangan: Form ini digunakan apabila userlupa dengan username atau password yang dimiliki. User dapat mengisi data yang diminta didalam form ini. Sistem akan menampilkan jenis pertanyaan yang telah disimpan didalam sistem. Apabila jawaban yang diinput user benar maka sistem akan menampilkan username dan password baru sebagai akses untuk masuk kedalam sistem. Button “Submit” berfungsi untuk menyimpan username dengan password baru. Button“Batal” berfungsi untuk membatalkan proses konfirmasi lupa password, sedangkan button”Tutup” berfungsi untuk menutup form.
User Interface untuk SubsistemMenejemen Sistem Mencatat Data Pegawai
Keterangan: Form ini dapat diakses oleh admin sistem berdasarkan data pegawai yang diberikan oleh penanggung jawab, keuangan, dan kepegawaian. Form ini berfungsi sebagai informasi yang akan berkaitan erat dengan role access, dimana hanya pegawai yang telah didaftarkan didalam sistem yang dapat mengakses sistem fasilitas penunjang Universitas Terbuka sesuai dengan fungsi tugasnya
masing-masing. Ketika form dibuka, sistem akan menampilkan data karyawan yang ada di dalam database. Button“Tambah” befungsi untuk menambah data pegawai baru fasilitas penunjang, sedangkan button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Untuk form penambahan data pegawai adalah sebagai berikut:
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menambah data pegawai baru, adminfasilitas penunjang dapat mengisi informasi pegawai sesuai dengan arahan didalam form. Apabila user telah selesai melakukan penginputan data dan telah mengklik button“Simpan”, maka data yang telah diinput secara otomatis masuk kedalam list pegawai.
Mencatat Access Role Pegawai
Keterangan: Form ini berfungsi untuk mencatat role access pegawai, setiap pegawai akan ditentukan menu dan submenu mana saja yang dapat diakses didalam sistem. Admindapat menentukan role access pegawai berdasarkan data yang telah diberikan oleh penanggung jawab keuangan, kepegawaian, dan konsumsi. Admindapat mengisi informasi role access yang tertera didalam form serta memilih daftar menu dan submenu yang dapat diakses pegawai yang terdapat disisi kanan form. Data yang telah disimpan oleh user akan secara otomatis masuk kedalam data grid view yang terdapat didalam form.
Merubah Password
Keterangan: Menu ini berfungsi untuk merubah password pegawai yang memiliki akses ke dalam sistem. Hal ini dilakukan sebagai bentuk kontrol dan pengamanan terhadap setiap aksesyang dimiliki oleh masing-masing user untuk mencegah pengguna lainnya atau orang yang tidak berhak mengakses sistem dapat menggunakan hak akses user tersebut untuk berbagai maksud dan tujuan. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ok”berfungsi untuk menyimpan data perubahan passwordkedalam database sistem, (b) button “Batal” berfungsi untuk membatalkan perubahan password pegawai.
SubsistemnMaster Mencatat Data Barang
Keterangan: List barang berfungsi untuk sebagai sarana untuk menampilkan informasi data barang apa saja yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang dalam menjalankan kegiatan operasional penyewaan fasilitas. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Apabila penanggung jawab ingin melakukan penambahan jenis barang maka dapat mengklik button “Tambah”, maka sisten akan menampilkan form barang. Berikut ini adalah gambar form barang yang digunakan untuk melakukan penambahan data barang:
Keterangan: Apabila penanggung jawab ingin melakukan penambahan barang maka dapat mengakses form barang ini. Penanggung jawab sarana dan prasarana dapat mengimport data barang dari file yang memiliki tipe “.xlsx” (Microsoft Office Excel). Sistemakan menampilkan data yang telah diimport ke dalam form barang. Didalam form barang, penanggung jawab sarana dan prasarana dapat melakukan pengeditan terlebih dahulu apabila terdapat kesalahan pada data yang telah diimport sebelum dilakukan penyimpanan. Sistem akan melakukan penyaringan data apabila terdapat redudansi data, sehingga data yang memiliki kesamaan dengan data yang telah tersimpan terlebih dahulu didalam database tidak akan disimpan dan ditampilkan kembali didalam list barang ketika disimpan. Berikut ini adalah contoh format “.xlsx” :
Mencatat Data Jasa Ketering dan Paket Ketering
Keterangan: Fom list jasa ketering ini berfungsi untuk menampilkan data jasa ketering yang telah tersimpan didalam database sistem. User yang dapat mengakses form ini adalah kepala bagian fasilitas penunjang, penanggung jawab sarana dan prasarana, penanggung jawab keuangan, kepegawaian, dan konsumsi.
Terdapat empat macam jenis button yang memiliki fungsi yaitu: (a) button “Tambah” berungsi untuk menambah data jasa ketering baru, (b) button “Ubah” berfungsi untuk menampilkan form jasa ketering yang telah terisi data sebelumnya, dimana user dapat merubah data yang dituju, (c) button “Hapus” berfungsi untuk menghapus data jasa ketering yang disebabkan oleh berbagai faktor dan alasan penghapusan, (d) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form list jasa ketering.
Mencatat Detail Fasilitas Penunjang
Keterangan: List fasilitas penunjang berfungsi untuk menampilkan setiap jenis fasilitas penunjang beserta dengan jenisnya masing-masing. Didalam list fasilitas penunjang ini user dapat melihat berapa total unit atau kamar yang dimiliki oleh setiap jenis fasilitas. User yang dapat mengakses form ini adalah Penanggung jawab sarana dan prasarana. Apabila penanggung jawab sarana dan prasarana akan menambahkan detail kepada masing-masing fasilitas seperti wisma, utcc, ruang sidang, gedung serbaguna, sarana olahraga atau gazebo danau maka dapat memilih jenis fasilitas yang dituju didalam combo box kemudian mengklik button “Cek Detail” dimana nantinya sistem akan menampilkan terlebih dahulu list fasilitas sesuai dengan jenis fasilitas yang dituju. Berikut ini adalah penjelasan detail terkait masing-masing jenis fasilitas:
Mencatat Detail Fasilitas Wisma
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detail fasilitas wisma yang telah disimpan didalam database, form ini dibuat untuk memudahkan user dalam melakukan pengecekan data detail wisma yang telah disimpan apabila terjadi
penambahan, perubahan atau penghapusan data. Di bagian footerform penulis menampilkan informasi total keseluruhan kamar yang berfungsi sebagai informasi tekait jumlah kamar yang dimiliki dan dikelola divisi fasilitas penunjang yang terdiri dari 3 jenis gedung wisma. Terdapat empat macam button didalam form yaitu: (a) button “Tambah” yang berfungsi untuk apabila terdapat data detail wisma baru dengan menampilkan formdetail wisma, (b) button “Ubah” yang berfungsi apabila user ingin melakukan perubahan data detail wisma yang sebelumnya telah tersimpan didalam database, untuk perubahan sistem akan menampilkan form detailwisma dengan text box yang telah terisi sehingga user dapat lebih mudah mencari dan merubah data yang dituju, (c) button “Hapus” berfungsi untuk menghapus data detail wisma yang disebabkan oleh berbagai faktor, (d) button“Tutup” berfungsi untuk menutup form.Berikut ini adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail wisma sebelum ditampilkan kedalam list wisma:
Keterangan: Form ini berfungsi sebagai sarana penginputan data detail wisma yang baru atau data detail wisma yang akan dilakukan perubahan, user dapat menginput data dan informasi sesuai dengan label yang tertera didalam form. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data wisma yang telah diinput kedalam database sistem, (b) button “Batal” berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data detail wisma yang telah diinput didalam sistem, dan (c) button tutup berfungsi untuk menutup form.
Mencatat Detai Fasilitas Universitas Terbuka Convention Center
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detailUniversitas Terbuka Convention Center yang telah tersimpan didalam database sistem, user yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ubah” yang berfungsi untuk menampikan formdetail UTCC apabila user ingin melakukan perubahan data, (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Berikut ini
adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail Universitas Terbuka Convention Center sebelum ditampilkan kedalam list Universitas Terbuka Convention Center:
Keterangan: Fom detail Universitas Terbuka Convention Center berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penginputan data detail terkait penyewaan Universitas Terbuka Convention center. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data didalam database sistem, (b) button “Batal” yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data didalam database sistem sebelum form detail Universitas Terbuka Convention Center ditutup, dan (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup formdetail Universitas Terbuka Convention Center. Link label “Tambah Fasilitas” akan terhubung dengan data barang yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang, dimanan user dapat memilih jenis barang yang sudah include didalam harga barang yang dikenakan kepada tamu.
Mencatat Detai Fasilitas Ruang Sidang
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detail ruang sidang yang telah tersimpan didalam database sistem, user yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ubah” yang berfungsi untuk menampikan form detail ruang sidang apabila user ingin melakukan perubahan data, (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Berikut ini adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail ruang sidang sebelum ditampilkan kedalam list ruang sidang:
Keterangan: Fom detail ruang sidang berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penginputan data detail terkait penyewaan ruang sidang. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data didalam database sistem, (b) button “Batal” yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data didalam database sistem sebelum form detail ruang sidang ditutup, dan (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form detail ruang sidang. Link label “tambah fasilitas” akan terhubung dengan data barang yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang, dimanan user dapat memilih jenis barang yang sudah include didalam harga barang yang dikenakan kepada tamu.
Mencatat Detai Fasilitas Gedung Serbaguna
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detail gedung Serbaguna yang telah tersimpan didalam database sistem, user yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ubah” yang berfungsi untuk menampikan form detail gedung serbaguna apabila user ingin melakukan perubahan data, (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Berikut ini adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail gedung serbaguna sebelum ditampilkan kedalam list gedung serbaguna:
Keterangan: Fom detail gedung serbaguna berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penginputan data detail terkait penyewaan gedung serbaguna. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data didalam database sistem, (b) button “Batal” yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan
data
didalam
database
sistem
sebelum
form
gedung
serbagunaditutup, dan (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup formdetail gedung serbaguna. Link label “Tambah Fasilitas” akan terhubung dengan data barang yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang, dimanan user dapat memilih jenis barang yang sudah include didalam harga barang yang dikenakan kepada tamu.
Mencatat Detail Fasilitas Sarana Olahraga
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detail sarana olahraga yang telah tersimpan didalam database sistem, user yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ubah” yang berfungsi untuk menampikan formdetail sarana olahraga apabila user ingin melakukan perubahan data, (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Berikut ini adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail sarana olahraga sebelum ditampilkan kedalam listsarana olahraga:
Keterangan: Fom detail sarana olahraga berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penginputan data detail terkait penyewaan sarana olahraga. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data didalam database sistem, (b) button “Batal” yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data didalam database sistem sebelum form sarana olahragaditutup, dan (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup formdetail saran olahraga. Link label “Tambah Fasilitas” akan terhubung dengan data barang yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang, dimanan user dapat memilih jenis barang yang sudah include didalam harga barang yang dikenakan kepada tamu.
Mencatat Detail Fasilitas Gazebo Danau
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data detail gazebo danau yang telah tersimpan didalam database sistem, user yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat dua jenis button didalam form ini yaitu: (a) button “Ubah” yang berfungsi untuk menampikan formdetail gazebo danau apabila user ingin melakukan perubahan data, (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form. Berikut ini adalah form yang berfungsi untuk menambah data detail gazebo danau sebelum ditampilkan kedalam listgazebo danau:
Keterangan: Fom detail gazebo danau berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penginputan data detail terkait penyewaan gazebo danau. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Terdapat tiga jenis button yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data didalam database sistem, (b) button “Batal” yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan
data
didalam
database
sistem
sebelum
formdetailgazebo
danauditutup, dan (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form detail gazebo danau. Link label “Tambah Fasilitas” akan terhubung dengan data barang yang dimiliki oleh divisi fasilitas penunjang, dimanan user dapat memilih jenis barang yang sudah include didalam harga barang yang dikenakan kepada tamu.
Melihat Chart Of Account
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data jurnal akun yang telah disesuaikan dengan jenis transaksi didalam sistem. User yang dapat mengakses form ini adalah kepala bagian fasilitas penunjang, penanggung jawab
sarana
dan
prasarana,
dan
penanggung
jawab
keuangan,
kepegawaian, dan konsumsi. Didalam form ini user tidak dapat melakukan penambahan, perubahan, atau penghapusan data.
Subsistem Front Office Mencatat Data Transaksi Booking
Keterangan: Form ini berfungsi untuk menampilkan data booking wisma yang telah tercatat didalam database sistem. User yang dapat mengakses form ini adalah front office. Melalui form ini front office dapat mencatat proses transaksi baru terkait penyewaan fasilitas. Apabila front office ingin melakukan pencatatan proses booking baru, maka front office dapat memilih jenis tamu perorangan atau instansi dan mengklik button “Picture Lup”. Sistem akan menampilkan list masingmasing jenis tamu, apabila tamu belum terdaftar didalam list maka front office dapat menambahkan tamu baru dengan mengklik button “Tambah” di masingmasing list tamu. Setelah selesai mencatat data tamu baru maka front office dapat memilih nama tamu yang dituju, sistim akan meng-generate kode tamu dan nama tamu kedalam listbooking. Selanjutnya front office dapat mengklik buttonbooking baru dimana sistem akan meng-generate urutan kode booking dengan menampilkan kode lanjutan dari proses booking terakhir, selain itu sistem juga akan menampilkan form booking setiap fasilitas dimana front office dapat memilih
dan mengisi data terkait fasilitas yang ingin di sewa. Berikut ini adalah rincian urutan proses booking:
List Tamu Perorangan
Keterangan: List tamu perorangan ini berfungsi untuk menampilkan data tamu yang telah tersimpan didalam database sistem. Apabila front office menambah data tamu baru maka sistem akan menampilkan data tamu dengan kode tamu yang telah ter-generate dengan urutan selanjutnya dari data terakhir yang muncul. Terdapat tiga jenis button yang terdiri dari: (a) button “Tambah” berfungsi untuk menampilkan form tamu perorangan untuk menginput data tamu baru, (b) button “Hapus”, khusus button ini hanya bisa diakses melalui submenu list tamu perorangan yang hanya bisa dibuka oleh penanggung jawab keuangan, kepegawaian dan konsumsi, (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form list tamu perorangan. Ketika data tamu pertama kali diinput dan disimpan didalam sistem maka data tersebut akan muncul didalam list, dimana terdapat dua jenis
label link (a) label link “Ubah” berfungsi untuk merubah data tamu yang sebelumnya telah tersimpan didalam database sistem, (b) label link “Pilih” yang berfungsi untuk mengambil data kode tamu dan nama tamu yang akan ditampilkan didalam list booking untuk proses booking fasilitas baru.
Keterangan: Form ini berfungsi sebagai sarana bagi user untuk menginput data tamu perorangan baru. User yang dapat mengakses form ini adalah front office. Terdapat tiga jenis button (a) button “Simpan” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput oleh user kedalam sistem, (b) button “Batal” berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data tamu perorangan baru kedalam database sistem sebelum form ditutup, (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form.
List Tamu Instansi
Keterangan: List tamu instansi ini berfungsi untuk menampilkan data tamu yang telah tersimpan didalam database sistem. Apabila front office menambah data tamu baru maka sistem akan menampilkan data tamu dengan kode tamu yang telah ter-generate dengan urutan selanjutnya dari data terakhir yang muncul. Terdapat tiga jenis button yang terdiri dari: (a) button “Tambah” berfungsi untuk menampilkan form tamu instansi untuk menginput data tamu baru, (b) button “Hapus”, khusus button ini hanya bisa diakses melalui submenu list tamu instansi yang hanya bisa dibuka oleh penanggung jawab keuangan, kepegawaian dan konsumsi, (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form list tamu instansi. Ketika data tamu pertama kali diinput dan disimpan didalam sistem maka data tersebut akan muncul didalam list, dimana terdapat dua jenis label link (a) label link “Ubah” berfungsi untuk merubah data tamu yang sebelumnya telah tersimpan didalam database sistem, (b) label link“Pilih” yang berfungsi untuk mengambil data kode tamu dan nama tamu yang akan ditampilkan didalam list booking untuk proses booking fasilitas baru.
Keterangan: Form ini berfungsi sebagai sarana bagi user untuk menginput data tamu intansi baru. User yang dapat mengakses form ini adalah front office. Terdapat tiga jenis button (a) button “Simpan” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput oleh user kedalam sistem, (b) button “Batal” berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data tamu intansi baru kedalam database sistem sebelum form ditutup, (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form.
Booking Wisma
Keterangan: Form booking wisma berfungsi seagai sarana untuk mencatat data booking wisma Universitas Terbuka. Terdapat 2 macam sistem pencatatan data booking khusus untuk penyewaan wisma: • Tamu Perorangan Didalam mencatat data booking untuk tamu perorangan, front office dapat memilih jenis kamar yang diinginkan serta jumlah penyewaan extra bed yang akan disewa. Harga kamar yang dikenakan merupakan harga kamar standart berdasarkan data yang diinput didalam master fasilitas penunjang. • Tamu Instansi Paket full board itu sendiri merupakan paket penyewaan bagi tamu intansi yang akan menggunakan kamar dengan jumlah tamu yang terbilang banyak, dimana intansi yang menyewa kamar diwisma biasanya akan menggunakan fasilitas untuk mengadakan suatu acara atau kegiatan. Paket full board itu sendiri terdiri dari paket
makan dan harga kamar, untuk harga kamar yang dikenakan kepada instansi bukanlah merupakan harga kamar standar pada umumnya. Usai mengisi waktu penyewaan wisma didalam form booking wisma, front officedapat menyusun data paket full board dengan mengklik link label“Susun Paket Full Board”. Didalam form tersebut front office dapat menyusun paket makan dan harga kamar yang akan dikenakan kepada instansi untuk perkepala tamu. Setelah selesai menyusun paket full board maka front office dapat membagi jumlah tamu ke tiap masing-masing jenis kamar didalam form booking wisma.Berikut ini adalah penjelasan detail terkait form paket full board:
Keterangan: Front office dapat menggunakan data paket full board instansi lain apabila budget yang mereka miliki dan isi paket makan yang dikehendaki sama, namun apabila berbeda maka front office dapat menyusun kembali paket full board sesuai dengan yang dikehendaki. Front office dapat mengisi jenis dan isi paket makan didalam group box “penyusunan paket makan full board”, setiap informasi jenis paket makanan yang dinput akan tampil didalam data grid view pada text box“daftar paket makan full board”. Usai menyusun paket makanan, front officedapat menginput jumlah awal harga paket ketering perorang, harga jual paket ketering perorang, harga
kamar perorang. Setelah itu sistem akan mengkalkulasi secara otomatis terkait dengan keuntungan paket ketering dan total harga paket full board per orang.
Mencatat BookingUniversitas Terbuka Convention Center
Keterangan: Front office dapat mengisi data penyewaan Universitas Terbuka Convention Center sesuai dengan keinginan tamu didalam form booking Universitas Terbuka Convention Center, selain itu front office dapat mengisi data penyewaan fasilitas tambahan atau paket ketering. Sistem akan menampilkan sub total dari masingmasing tambahan fasilitas atau paket ketering yang diminati oleh Tamu. Apabila tidak terdapat tambahan fasilitas atau paket ketering, maka front office dapat mengisi keterangan kegiatan, diskon dan keterangan diskon apabila terdapat diskon. Sistem tidak akan menyimpan data selama text box keterangan dan keterangan diskon tidak terisi dengan menampilkan pesan ”Harap input data yang kosong”. Usai mengisi seluruh text box yang tersedia didalam form maka sistem akan menampilkan jumlah total biaya penyewaan fasiltas penunjang UTCC, dan front office dapat menekan
button “Simpan” untuk menyimpan data didalam databaseserta disusul dengan button “Tutup” untuk keluar dari form booking UTCC.
Mencatat Booking Ruang Sidang
Keterangan: Front office dapat mengisi data penyewaan ruang sidang sesuai dengan keinginan tamu didalam form booking Universitas Terbuka Convention Center, selain itu front office dapat mengisi data penyewaan fasilitas tambahan atau paket ketering. Sistem akan menampilkan sub total dari masing-masing tambahan fasilitas atau paket ketering yang diminati oleh Tamu. Apabila tidak terdapat tambahan fasilitas atau paket ketering, maka front office dapat mengisi keterangan kegiatan, diskon dan keterangan diskon apabila terdapat diskon. Sistem tidak akan menyimpan data selama text box keterangan dan keterangan diskon tidak terisi dengan menampilkan pesan ”Harap input data yang kosong”. Usai mengisi seluruh text box yang tersedia didalam form maka sistem akan menampilkan jumlah total biaya penyewaan fasiltas penunjang ruang sidang, dan front office dapat menekan button “Simpan” untuk menyimpan data didalam database serta disusul dengan button “Tutup” untuk keluar dari form booking ruang sidang.
Mencatat Booking Gedung Serbaguna
Keterangan: Front office dapat mengisi data penyewaan gedung serbaguna sesuai dengan keinginan tamu didalam form booking Universitas Terbuka Convention Center, selain itu front office dapat mengisi data penyewaan fasilitas tambahan atau paket ketering. Sistem akan menampilkan sub total dari masing-masing tambahan fasilitas atau paket ketering yang diminati oleh Tamu. Apabila tidak terdapat tambahan fasilitas atau paket ketering, maka front office dapat mengisi keterangan kegiatan, diskon dan keterangan diskon apabila terdapat diskon. Sistem tidak akan menyimpan data selama text box keterangan dan keterangan diskon tidak terisi dengan menampilkan pesan ”Harap input data yang kosong”. Usai mengisi seluruh text box yang tersedia didalam form maka sistem akan menampilkan jumlah total biaya penyewaan fasiltas penunjang gedung serbaguna, dan front office dapat menekan button “Simpan” untuk menyimpan data didalam database serta disusul dengan button “Tutup” untuk keluar dari form booking gedung serbaguna.
Mencatat Booking Sarana Olahraga
Keterangan: Front office dapat mengisi data penyewaan sarana olahragasesuai dengan keinginan tamu didalam form booking Universitas Terbuka Convention Center, selain itu front office dapat mengisi data penyewaan fasilitas tambahan atau paket ketering. Sistem akan menampilkan sub total dari masing-masing tambahan fasilitas atau paket ketering yang diminati oleh Tamu. Apabila tidak terdapat tambahan fasilitas atau paket ketering, maka front office dapat mengisi keterangan kegiatan, diskon dan keterangan diskon apabila terdapat diskon. Sistem tidak akan menyimpan data selama text box keterangan dan keterangan diskon tidak terisi dengan menampilkan pesan ”Harap input data yang kosong”. Usai mengisi seluruh text box yang tersedia didalam form maka sistem akan menampilkan jumlah total biaya penyewaan fasiltas penunjang sarana olahraga, dan front office dapat menekan button “Simpan” untuk menyimpan data didalam database serta disusul dengan button “Tutup” untuk keluar dari form booking sarana olahraga.
Mencatat Booking Gazebo Danau
Keterangan: Front office dapat mengisi data penyewaan gazebo danau sesuai dengan keinginan tamu didalam form booking Universitas Terbuka Convention Center, selain itu front office dapat mengisi data penyewaan fasilitas tambahan atau paket ketering. Sistem akan menampilkan sub total dari masing-masing tambahan fasilitas atau paket ketering yang diminati oleh Tamu. Apabila tidak terdapat tambahan fasilitas atau paket ketering, maka front office dapat mengisi keterangan kegiatan, diskon dan keterangan diskon apabila terdapat diskon. Sistem tidak akan menyimpan data selama text box keterangan dan keterangan diskon tidak terisi dengan menampilkan pesan ”Harap input data yang kosong”. Usai mengisi seluruh text box yang tersedia didalam form maka sistem akan menampilkan jumlah total biaya penyewaan fasiltas penunjang gazebo danau, dan front office dapat menekan button “Simpan” untuk menyimpan data didalam database serta disusul dengan button “Tutup” untuk keluar dari form booking gazebo danau.
Mencatat dan Mencetak Bukti Transaksi Booking
Keterangan: Form transaksi booking ini akan menampilkan jumlah tagihan dan minimum pembayaran tamu, dimana minimum pembayaran merupakan 30% dari total tagihan tamu. Front office dapat mencatat nominal jumlah pembayaran didalam form dan sistem akan menampilkan sisa tagihan tamu. Setelah front office menerima jumlah pembayaran dan menginput besaran besaran pembayaran maka front office dapat menyimpan data transaksi dan mencetak bukti transaksi booking.Adapun jurnal yang terkait dengan pembayaran down payment transaksi booking fasilitas penunjang adalah:
Kas
xxx Pendapatan diterima dimuka
xxx
Melalui form tersebut front office juga dapat mencatat transaksi pencicilan penyewaan fasilitas penunjang, jurnal yang terkait dengan pencatatan transaksi pembayaran cicilan penyewaan adalah: Kas
xxx Pembayaran diterima dimuka
xxx
Adapun bentuk format bukti transaksi bookingadalah:
Sedangkan format bukti transaksi pembayaran ciciclan penyewaan fasilitas penunjang adalah:
Melihat List Reservasi Fasilitas Penunjang
Keterangan: Jika tamu ingin melakukan reservasi, front officeakan mengecek apakah tamu sudah membayar lunas. Dengan mengklik button “Reservasi”. Maka akan muncul form transaksi reservasi:
Keterangan: Front office dapat menginput kode booking tamu yang akan melakukan proses reservasi. Sistem akan meng-generate data didalam database dengan menampilkan total tagihan tamu dan jumlah sisa pelunasan yang harus dibayarkan tamu sebelum fasilitas tersebut digunakan. Ketika front office telah mendapatkan dan menghitung biaya pelunasan yang diberikan oleh tamu, maka front office dapat mengklik button “Reservasi” untuk mencatat data reservasi tamu kedalam database. Usai mencatat data reservasi tamu, front office dapat menekan button “Tutup”untuk menutup form reservasi. Didalam pecatatan proses reservasi terdapat 2 macam katagori yaitu: a.
Reservasi langsung, yaitu tamu yang langsung datang, membayar biaya sewa dan langsung menggunakan fasilitas yang disewa. Untuk pencatatan tamu reservasi langsung tetap harus melalui tahapan didalam list booking fasilitas penunjang yang telah dijelaskan dipoint sebelumnya. Adapun jurnal yang terkait dengan reservas langsung adalah: Kas
xxx Pendapatan Sewa xxx
b.
Reservasi melalui proses booking dan sudah melakukan pembayaran down payment atau cicilan sebelumnya. Maka pada saat melakukan reservasi dan melakukan pembayaran pelunasan akan muncul jurnal: -
Penerimaan Pelunasan Kas
xxx Pendapatan diterima dimuka
-
xxx
Jurnal Pembalik ketika data reservasi disimpan Pendapatan diterima dimuka Pendapatan
xxx xxx
Untuk bukti transaksi reservasi langsung bentuk form sama dengan gambar …., sedangkan untuk reservasi yang melalui proses booking bukti transaksi sama dengan gambar…
Mencatat Tambahan Fasilitas dan Jam Sewa
Keterangan: Apabila tamu ingin melakukan penambahan fasilitas atau jam sewa, front office dapat mengklik link label“Tambah Fasilitas” pada list reservasi dan mengisi form tambahan fasilitas dan jam sewa. Didalam formtambahan fasilitas dan jam sewa akan muncul jenis barang yang dapat disewakan kepada tamu. Front office dapat menginput jumlah barang yang ingin disewa, kemudian sistem akan menampilkan subtotal biaya penyewaan yang didapat dari “harga x jumlah”, setelah itu dapat menekan label link “Pilih” untuk menampilkan data barang yang akan disewa didalam data grid view tambahan fasilitas untuk memudakan front office untuk mengecek jenis barang apa saja yang telah tercatat untuk menghindari kesalahan pencatatan dan penyimpanan data. Selanjutnya apabila tamu ingin melakukan penambahan jam sewa, maka front office hanya tingga memasukan penambahan waktu berapa jam untuk fasilitas
penunjang non wisma atau hari untuk fasilitas penunjang wisma, sistem akan menggenerate dan menampilkan biaya sewa sesuai lama waktu yang diinginkan tamu. Apabila front office telah selesai menginput penambahan fasilitas dan jam sewa, maka dapat menekan button “Simpan”untuk menyimpan data didalam database dan menekan button “Tutup”untuk menutup form.
Mencatat dan Mencetak Transaksi Akhir Reservasi
Keterangan: Form ini berfungsi untukmenampilkan informasi tagihan tamu ketika tamu melaporkan proses pengakhiran reservasi penyewaan fasilitas. Sistem akan mengkalkulasi jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh tamu, ketika front office telah menerima jumlah biaya sesuai yang tertagih didalam sistem maka front office
dapat mengklik button “Simpan” untuk melakukan penyimpanan data transaksi ke dalam database sistem dan mencetak bukti transaksi akhir reservasi. Untuk jurnal yang terkait dengan proses transaksi akhir reservasi adalah: Kas
xxx
Pendapatan sewa faslitas tambahan
xxx
Pendapatan denda kerusakan fasilitas
xxx
Pendapatan denda kelebihan jam sewa
xxx
Pendapatan tambahan jam sewa
xxx
Adapun format bukti akhir reservasi adalah sebagai berikut:
Mencatat Transaksi Pembatalan Sewa
Keterangan: Untuk pembatalan sewa fasilitas penunjang, front office dapat membuka listbooking. Front office dapat memasukan kode booking tamu dan selanjutnya mengklik check box “Batal Booking”, sistem akan menampilkan form transaksi pembatalan booking yang akan dijelaskan sebagai berikut:
Keterangan: Didalam form ini sistem akan menampilkan informasi terkait pembatalan booking seperti kode booking, nama tamu, nama petugas, jumlah biaya diterima, jumlah biaya dikembalikan yang telah dipotong oleh denda pembatalan, denda pembatalan merupakan pemotongan biaya 10% dari jumlah biaya yang diterima. Front offce yang bertugas harus menginput keterangan pembatalan booking yang dilakukan oleh tamu. Terdapat dua jenis button didalam form yaitu (a) button “Batal Booking”yang berfungsi untuk mencatat data pembatalan booking tamu didalam database sistem dan mencetak bukti transaksi pembatalan booking, dan (2) button “Keluar” yang memiliki dua fungsi yaitu fungsi untuk membatalkan transaksi pembatalan booking atau menutup form transaksi pembatalan booking apabila data pembatalan booking telah tersimpan dan bukti pembatalan booking telah dicetak.Adapun format bukti pembatalan booking adalah:
Melihat Data Transaksi Fasilitas Penunjang
Keterangan: Didalam form ini, user dapat melihat data transaksi didalam sisi akutansi terkait dengan junal-jurnal yang muncul atas aktivitas penyewaan fasilitas penunjang. adapun jurnal transaksi didalam aktivitas penyewaan fasilitas penunjang adalah:
Adapun jurnal terkait dengan transaksi fajang adalah: 1.
Penerimaan booking, tamu diwajibkan membayar down payment apabila ingin melakukan booking sebesar 30% dari jumlah tagihan:
Kas
xxx Pendapatan Dibayar Dimuka
2.
xxx
Penerimaan pelunasan booking: Kas
xxx Pendapatan Diterima Dimuka
xxx
3.
Penerimaan reservasi langsung: Kas
xxx Pendapatan sewa
4.
xxx
Pada saat tamu melakukan reservasi maka terdapat jurnal pembalik: Pendapatan diterima dimuka
xxx
Pendapatan
5.
xxx
Pembatalan booking, didalam transaksi ini tamu dikenakan denda 10% dari uang down payment yang telah dibayarkan:
Pendapatan dibayar dimuka Kas Pendapatan 6.
xxx xxx
Penerimaan kas pembayaran tagihan akhir reservasi: Kas
7.
xxx
xxx Pendapatan sewa fasilitas Pendapatan denda kerusakan fasilitas Pendapatan kelebihan jam sewa
xxx xxx xxx
Hutang pajak, sistem akan mencatatn besaran pajak yang harus dibayarkan sebesar 10% (PPN): PPN
xxx Hutang pajak
8.
xxx
Setelah tanggal 21 sistem secara otomatis akan menampilakn laporan atas pembayaran pajak: Hutang pajak Kas
xxx xxx
Melihat Data Paket Full Board
Keterangan: Form ini akan menampilan data terkait paket full board atas penyewaan fasilitas wisma dari instansi. Sistem akan mengambil data paket full board ini dari proses pencatatan booking wisma yang selalu akan diperbaharui hingga tamu tersebut telah melakukan proses pembayaran pelunasan booking atau melakukan proses reservasi. Terdapat tiga jenis button yang terdapat didalam form yaitu: (a) button“Cek Detail” yang akanmenampilkan form full board yang telah terisi data, (b)button “Tutup” berfungsi untuk menutup form list full board.
Subsistem Pengelolaan Barang dan Fasilitas Mencatat Penggunaan dan Pengembalian Barang Kegudang
Keterangan: Form ini berfungsi untuk mencatat data terkait penggunaan barang dan pengembalian barang ke dalam gudang dan kerusakan atas barang yang digunakan oleh tamu. Barang-barang yang dicatat merupakan barang yang sudah include dari harga kamar dan barang penambahan sewa selama proses reservasi penyewaan fasilitas berlangsung. Housekeeping yang bertugas dapat menginput kode reservasi tamu, ketika housekeepingtelah selesai merapihkan fasilitas yang telah selesai digunakan. Untuk barang yang termasuk didalam katagori tidak habis pakai maupun habis pakai yang kemasan dan isi tidak rusak seperti Aqua, sabun, dan sebagainya maka dapat dikembalikan didalam gudang. Ketika terdapat barang yang dikembalikan ke dalam gudang, maka sistem akan meng-update jumlah barang dengan menambah jumlah barang yang tersedia didalam master barang. Untuk barang yang mengalami kerusakan akan didata didalam sistem untuk mempermudah penanggung jawab sarana dan prasarana dalam mengecek dan
memperbaiki barang-barang yang mengalami kerusakan. Barang yang mengalami kerusakan akan mengurangi jumlah barang tersedia yang dimiliki oleh Unit Fasilitas Penunjang Universitas Terbuka. Adapn list kerusakan barang adalah sebagai berikut:
Mencatat Perbaikan barang
Keterangan: Form ini berfungsi untuk mencatat perbaikan barang yang telah dilakukan oleh pihak yang bekerja sama untuk me-maintenance fasilitas rusak di Universitas Terbuka. User yang dapat mengakses form ini adalah penanggung jawab sarana dan prasarana. Form ini dapat diakses melalui list kerusakan barang dengan menekan label link “Perbaiki”. Terdapat dua jenis button didalam formperbaikan barangyaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data perbaikan barang
kedalam database sistem dan akan ditampilkan ke dalam list perbaikan fasilitas, dan (b) button “Tutup” berfungsi untuk menutup formperbaikan barang. Sebagai tambahan informasi bahwa setiap perbaikan barang atas fasilitas yang rusak ditangani oleh pihak jasa maintenance fasilitas yang memiliki kerjasama langsung dengan Universitas Terbuka, sehingga unit fasilitas penunjang tidak akan mengeluarkan dana untuk melakukan perbaikan-perbaikan barang yang rusak. Adapun list perbaikan barang adalah sebagai berikut:
Keterangan: List ini berfungsi untuk mendata jenis fasilitas apa saja yang telah mengalami perbaikan. Sistem akan menampilkan data berdasarkan pengisian form perbaikan faslitas yang dilakukan oleh penanggung jawab sarana dan prasarana. Setiap data perbaikan barang baru akan tersimpan didalam list ini dengan kode perbaikan yang ter-generate berdasarkan kode data terakhirdidalam database. Didalam form ini hanya terdapat satu button yaitu button “Tutup” yang berfungsi untuk menutup form listperbaikan barang dan kembali ke dalam form utama.
Pengajuan Barang
Keterangan: Form ini berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penyusunan barang yang sudah mencapai batas limit barang tersedia didalam gudang. Data didalam form ini akan terisi secara otomatis, penanggung jawab sarana dan prasarana dapat menentukan jumlah pengajuan barang namun angka yang dimasukan tidak dapat melebihi jumlah kuota maksimal yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem akan mengkalkuasi secara otomatis total harga untuk setiap masing masing barang yang didapat dari “harga barang x jumlah pengajuan” dan sistem juga akan mengkalkulasi total biaya yang didapat dari penambahan seluruh total harga masing-masing barang. Terdapat tiga button didalam form ini yaitu: (a) button “Simpan” yang berfungsi untuk menyimpan data pengajuam barang didalam database sistem, dimana data pengajuan barang ini akan menjadi patokan didalam penambahan barang persediaan yang berasal
dari aktivitas pembelian barang, (b) button “Cetak” berfungsi untuk mencetak surat pengajuan barang untuk diberikan kepada bendahara pengeluaran untuk diverifikasi sebelum dibuat daftar nominative barang, (c) button “Tutup” berfungsi untuk menutup form pengajuan barang.
Mencatat Penambahan Barang
Keterangan: Form pengajuan barang dibuat dengan tujuan sebagai sarana untuk menambah jumlah barang yang dimiliki fasilitas penunjang didalam sistem apabila terjadi proses pembelian barang. Penanggung jawab sarana dam prasarana sebagai pihak yang bertanggung jawab salah satunya untuk menangani pengelolaan barang dapat menginput kode pengajuan barang yang tertera didalam surat pengajuan barang yang telah disusun sebelumnya pada submenu pengajuan barang. Ketika kode pengajuan barang diinput dan disusul
dengan mengklik button “Ok”, maka sistem akan menampilkan informasi detail terkait pengajuan barang. Penanggung jawab sarana dan prasarana dapat menginput jumlah penambahan barang sesuai dengan invoice yang diberikan dari supplier yang tentunya telah dilakukan penghitungan fisik terlebih dahulu. Ketika penanggung jawab sarana dan prasarana sudah selesai mencatat data penambahan barang maka dapat menyimpan data tersebut dengan mengklik button “Simpan”, Sistem akan meng-update jumlah barang yang tersedia didalam submenu barang.
Subsistem Laporan Mencetak Laporan Peneriman Kas
Keterangan: Form laporan penerimaan memiliki fungsi untuk menampilkan data laporan terkait penerimaan kas divisi fasilitas penunjang yang didapat dari proses penyewaan fasilitas.Sistem akan menampilkan grafik penerimaan kas yang dapat dilihat berdasarkan periode yang diinginkan., selain itu sistem akan memberikan informasi secara rinci pendapatan untuk setiap masing-masing fasilitas, memberikan informasi terkait berapa besar total pembayaran pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah untuk jenis pajak yang terkait dengan proses penyewaan fasilitas penunjang adalah PPN dengan rate 10%., serta memberikan informasi terkait total pendapatan bersih fasilitas penunjang. adapun contoh isi grafik adalah seagi berikut:
Jenis
Jumlah
Besaran
Jumlah
Jumlah
Fasilitas
Pendapatan
Pajak
Pembayaran
Pendapatan
Pajak
Bersih
Wisma
100.000.000
10%
10.000.000
Ruang
80.000.000
10%
8.000.000
UTCC
250.000.000
10%
25.000.000
Gedung
70.000.000
10%
7.000.000
10.000.000
10%
1.000.000
Sidang
Olahraga
Cek Detail Cek Detail
72.000.000
Serbaguna Sarana
90.000.000
Cek Detail
225.000.000
Cek Detail Cek Detail
63.000.000 Cek Detail 9.000.000
Gazebo
10.000.000
10%
Danau
1.000.000
Cek Detail 9.000.000
Disamping itu user dapat mengecek secara rinci dan detail jumlah masing-masing sumber penerimaan kas penunjang. Dengan mengklik data grid view disetiap masingmasing jenis fasilitas penunjang. Berikut ini adalah form detail yang menampilkan rincian sumber penerimaan kas:
Keterangan: Didalam form ini sistem akan menampilkan informasi jumlah penerimaan kas divisi fasilitas penunjang untuk masing-masing sumber pendapatannya. Informasi penerimaan kas dikalkulasi berdasarkan masing-masing minggu dalam setiap bulannya. Didalam form ini hanya terdapat satu button tutup yang berfungsi untuk menutup form detail penerimaan kas dan kembali kedalam form laporan penerimaan kas. Adapun rancangan bentuk laporan yang dihasikan adalah sebagai berikut:
Mencetak Laporan Pengelolaan Barang
Keterangan: Form laporan pengelolaan fasilitas rusak berisi informasi laporan terkait pemakaian, kerusakan, kehilangan barang yang didapat dari pencatatan penggunaan barang serta jumlah barang tersedia secara fisik, jumlah barang tersedia dalam sistem, serta selisih diantara keduanya yang didapatkan dari hasil perhitungan stock opname. Graik didalam laporan pengelolaan barang berisi laporan penggunaan barang setiap minggunya. Contoh grafik:
Nama Barang Sabun Odol Sikat Gigi Seprei Sarung Bantal Extra Bed
0 0 0 2
Jumlah Tersedian Dalam Sistem 40 40 40 58
Jumlah Tersedia Perhitungan Fisik 12 9 18 10
3 0
57 20
8 19
Jumlah Stock Awal
Jumlah Penambahan
Jumlah pemakaian
Jumlah Kerusakan
Jumlah Kehilangan Barang
100 100 100 50
20 20 20 10
80 80 80 40
0 0 0 0
50 20
10 1
40 15
0 1
Adapun bentuk format laporan pengelolaan penggunaan barang adalah:
Selisih 28 31 22 48 49 1
Mencetak Laporan Penggunaan Kamar Wisma
Keterangan: Form ini memberikan informasi terkait perbandingan minat tamu terhadap jenis kamar yang terdapat didalam wisma Universitas Terbuka, dengan adanya laporan data ini dihapkan dapat menjadi dasar pertimbangan top menejemen divisi fasilitas penunjang apabila ingin melakukan penambahan jenis kamar didalam wisma. Contoh grafik perbandingan minat penggunaan jenis kamar adalah sebagai berikut:
Jenis Kamar Standart 2 bed Deluxe Standart 4 bed Standart 5 Bed
Jumlah Kamar Tersedia 10 20 15 10
Jumlah Pemakaian Kamar 20 30 40 10
Jumlah Penerimaan Kas 10000000 16500000 26000000 7500000
Adapun rancangan bentuk laporan yang dihasikan adalah sebagai berikut:
Mencetak Laporan Selisih Pencatatan Penyewaan Fasilitas Tambahan
Keterangan: Lapoan selisih pencatatan penyewaan fasilitas tambahan berfungsi untuk menampilkan informasi selisih pencatatan data penyewaan barang yang tidak habis pakai. Data tersebut diambil dari pencatatan jumlah penyewaan fasilitas tambahan yang diambil dalam proses booking atau reservasi fasilitas penunjang dan proses
pencatatan pengembalian barang kegudang untuk barang tidak habis pakai. Apabila angka pengembalian barang ke gudang lebih besar dari jumlah pencatatan penyewaan fasilitas oleh front office maka hal tersebut dapat menunjukan jumlah pendapatan yang hilang akibat tidak tercatat, sedangkan apabila angka pengembalian barang ke gudang lebih kecil dari jumlah pencatatan penyewaan fasilitas oleh front office maka hal tersebut dapat menunjukan potensi kehilangan barang yang dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti terbawa oleh tamu, dan lain-lain. Adapun contoh isi dari grafik laporan selisih pencatatan penyewaan fasilitas tambahan adalah sebagai berikut:
Minggu Ke
Kode Reservasi
1
B-070102015
1
B-080102015
2
Nama barang Barang
Tanggal Pencatatan Sewa oleh Front Office 07/01/2015
Jumlah
Tanggal Pencatatan Pengembalian Barang Oleh Housekeping
2
07/01/2015
Jumlah
Jumlah Kehilangan Barang
Jumlah Pendapatan Hilang
1
1
0
08/01/2015
1
09/01/2015
2
0
150.000
B-120102015
LCD Extra Bed White Board
12/01/2015
1
12/01/2015
0
1
0
2
B-120102015
Meja
12/01/2015
10
12/01/2015
5
0
25.000
3
B-20012015
Meja
20/01/2015
10
20/01/2015
18
40000
3
B-20012015
Kursi
20/01/2015
15
20/01/2015
17
10000
3
B-20012015
LCD
20/01/2015
2
20/01/2015
1
4
B-29012015
Kursi
29/01/2015
10
29/01/2015
15
1 25000
Adapun format laporan selisih pencatatan penyewaan fasilitas tambahan adalah sebagai berikut:
