Storyboard Pada awalnya, sebelum memulai program, user harus melakukan login terlebih dahulu. Login dari user akan sangat berpengaruh terhadapt hak akses yang akan dia dapatkan. Jika user adalah bagian marketing, maka ia hanya dapat mengakses form Transaction Sales Requisistion, Sales Order,dan Service Order. Marketing juga dapat mengakses form Master Customer, dan Service Category. Jika user adalah bagian Gudang, ia hanya dapat mengakses form Transaction Item Out, dan Master Item, dan Report Inventory. Jika user adalah bagian pengiriman, ia hanya daat mengakses Form Transaction Delivery Order. Jika user adalah bagian keuangan, maka ia dapat mengakses form Transacction Invoice, Payment, Report Sales, Report Service, Report Invoice, Report Cash Disbursement, dan Report Tax Journal. Form Login dan Home dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 4.63 Login Form
Gambar 4.64 Main Form Pada drop item Master, akan terdapat Employee, Customer, Item, Position, dan Service Category. Sedangkan pada drop item Transaction, akan terdapat Sales Requisistion, Sales Order, Service Order, Invoice, Payment, Items Out, dan Delivery Order. Pada drop item Report, akan terdapat Sales, Service, Invoice, Inventory, Cash Disbursement, dan Tax Journal. Pada awal transaksi, jika nama pelanggan belum terdaftar dalam database, maka pihak marketing akan mendaftarkan pelanggan di Form Master Customer.
Gambar 4.65 Master Customer Form Pada form ini, terdapat tombol insert yang berfungsi untuk menambah data pelanggan baru. Adapun data – data yang harus diisi berupa; nama , alamat, email,nomor telepon, contact person, contact person telephone, dan deskripsi singkat pelanggan tersebut. Tombol update berfungsi untuk memperbarui data pelanggan. Dan tombol delete untuk menghapus data pelanggan. Setelah mendaftar pelanggan, biasanya pihak marketing akan membuat sales requisistion yang berfungsi sebagai surat penawaran harga kepada pelanggan, sebelum diterbitkannya Sales Order.
Gambar 4.66 Transaction Sales Requisition Form Pada form ini, kita harus memilih tombol new, lalu kita mencari barang apa yang akan kita tawarkan ke pelanggan, lalu kita mengisi jumlah dan harga yang akan kita berikan ke pelanggan. Setelah itu, kita harus mengisi nama pelanggan. Lalu kita dapat mengisis deskripsi dan biaya tambahan jika diperlukan. Setelah itu, sistem akan secara otomatis menghitung total harga beserta pajak yang harus pelanggan bayarkan (PPN). Lalu, marketing dapat menyimpan data Sales Requisition tersebut. Setelah pelanggan menyetujui Sales Requisition, marketing segera membuat Sales Order sebagai tanda jadi adanya transaksi penjualan perusahaan kepada pelanggan. Jika ada kesalahan dalam penginputan Sales Requisition maupun adanya penambahan dalam penginputan Sales Requisition, maka dapat di lakukan update dalam form ini.
Gambar 4.67 Transaction Sales Requisition Form sebelum update
Gambar 4.68 Transaction Sales Requisition Form setelah update
Gambar 4.69 Transaction Sales Order Form Pada form ini, marketing dapat memilih Sales Requisisition yang akan dibuatkan Sales Order – nya, marketing juga dapat menambah deskripsi dan biaya tambahan pada sales order tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan jurnal piutang pelanggan, pajak PPN, dan nilai penjualan atas barang tersebut pada saat marketing menekan tombol save. Jika ada perubahan dalam Sales Order, maka dapat dilakukan update pada form ini.
Gambar 4.70 Transaction Sales Order Form sebelum update
Gambar 4.71 Transaction Sales Order Form setelah update
Gambar 4.72 Transaction Service Order Form Pada form ini, marketing dapat memilih jenis penjualan jasa kepada pelanggan. Jasa yang ditawarkan dapat berupa jasa instalasi maupun jasa perbaikan. Setelah meilih jenis jasa, marketing akan mengisikan harga yang akan ditagihkan ke pelanggan. Marketing juga harus
memilih nama pelanggan. Dan sistem akan secara otomatis menghitung biaya keseluruhan beserta pajak PPN dan pajak PPh 23 atas jasa yang akan dipungut oleh pelanggan. Pada saat marketing menekan tombol save, sistem akan memunculkan view jurnal atas pendapatan jasa, piutang pelanggan, PPN dan PPh 23 atas jasa yang akan pelanggan potong dari tagihan yang diberikan kepada pelanggan. Bagian keuangan akan segera membuat invoice yang akan ditagihkan ke pelanggan, setelah proses Sales Order atau Service Order selesai.
Gambar 4.73 Transaction Invoice Form Pada form ini, bagian keuangan dapat memilih akan membuatkan tagihan atas Sales Order maupun Service Order. Bagian keuangan dapat memilih dan memasukkan tanggal jatuh tempo dari tagihan pelanggan. Sistem akan secara otomatis menampilkan jumlah yang harus ditagihkan ke pelanggan sesuai dengan Sales maupun Service Order pelanggan.
Gambar 4.74 Transaction Payment Form Setelah invoice dikirimkan ke pelanggan, dan pelanggan telah membayar tagihannya, maka bagian keuangan akan membuatkan payment receipt ata pembayaran pelanggan tersebut. Bagian keuangan dapat memilih pembayaran dari pelanggan, baik itu melalui cash atau melalui transfer ke rekening bank milik perusahaan. Jika bagian keuangan telah memerika pembayaran dari pelanggan tersebut, maka bagian keuangan akan menyimpan data payment dari pelanggan, sehingga status invoice pelanggan yang tadinya “unpaid” menjadi “paid”. Setelah pelanggan membayar tagihan, maka bagian keuangan akan memberitahukan ke pihak gudang untuk segera melakukan pengeluaran barang dari gudang. Bagian gudang akan membuatkan Form Items Out sebagai tanda bahwa barang telah dikeluarkan dari gudang. Jika pelanggan belum membayar full amount, maka sistem dapat mencatat pembayaran pelanggan dalam jumlah yang sudah dibayarkan terlebih dahulu.
Gambar 4.75 Transaction Payment Form pembayaran pertama
Gambar 4.76 Transaction Payment Form pembayaran pelunasan
Gambar 4.77 Transaction Items Out Form Pada form ini, bagian gudang akan memilih Sales Order yang telah diproses oleh bagian keuangan dan secara otomatis sistem akan menampilkan barang sesuai dengan Sales Order tersebut, sehingga pihka gudang hanya perlu mengeluarkan barang sesuai dengan yang tertera di Sales Order. Jika bagian gudang telah selesai mengeluarkan barang, maka ia harus menekan tombol save, yang akan secara otomatis sistem mengurangi stok yang ada pada perusahaan sesuai dengan yang tertera di Sales Order maupun Items Out. Setelah bagian gudang mengeluarkan barang, ia akan mengkonfirmasikannya ke bagian pengiriman yang akan bertugas untuk mengirimkan barang ke pelanggan.
Gambar 4.78 Transaction Delivery Order Form Pada form ini, bagian pengiriman akan memilih Items Out yang telah dibuat oleh bagian gudang. Sistem akan secara otomatis mengambil data Items Out dan perincian dari barang yang harus dikirim sesuai dengan Items Out yang dibuat bagian gudang. Pada form ini juga tertera nama karyawan yang akan melakukan pengiriman barang ke pelanggan. Form ini juga dapat memilih tempat tujuan dari pengiriman barang tersebut. Bagian pengiriman dapat memilih, apakah ia akan mengirim barang ke alamat sesuai dengan database pelanggan atau alamat lainnya milik pelanggan, biasanya alamat lainnya tersebut adalah alamat gudang dari pelanggan. Setiap akhir bulan atau akhir periode, biasanya bagian keuangan akan mencetak laporan – laporan perusahaan. Laporan yang akan dicetak seperti, laporan Sales, lapooran Service, laporan Invoice, laporan Cash Disbursement, dan laporan tax journal. Bagian Gudang pun harus mencetak laporan stok Inventory.
Gambar 4.79 Sales Report Form Pada laporan Sales, bagian keuangan dapat memilih tanggal mulai dan berakhirnya suatu laporan dan ia dapat memilih ingin mengurutkan data per Sales Order, per Item, maupunn per Customer.
Gambar 4.80 Services Report Form Pada laporan Servciecs, bagian keuangan dapat memilih tanggal mulai dan berakhirnya suatu laporan dan ia dapat memilih ingin mengurutkan data per Services Order, per Services Category, maupunn per Customer.
Gambar 4.81 Invoice Report Form Pada laporan Invoice, bagian keuangan dapat mencetak laporan tagihan pelanggan yang sudah terbayar maupun yang masih belum dibayarkan. Laporan ini dapat di urutkan berdasarkan per transaksi, per pelanggan, maupun per tanggal jatuh tempo.
Gambar 4.82 Cash Receipt Report Form
Pada laporan penerimaan kas, bagian keuangan dapat mencetak laporan penerimaan kas dari tagihan pelanggan. Bagian keuangan dapat mengurutkan laporan per pembayaran baik itu kas maupun trnasfer ke rekening bank, atau dapat juga mengurutkannya per pelanggan.
Gambar 4.83 Tax Journal Report Form Pada laporan pajak, bagian keuangan dapat mencetak laporan transaksi yang memiliki nilai pajaknya, baik itu PPN maupun PPh 23 atas jasa. Pada laporan ini, bagian keuangan dapat mengurutkan laporan per transaksi maupun per pelanggan. Dengan laporan ini, bagian keuangan dapat mengetahui transaksi – transaksi yang dipotong PPh 23 atas jasa oleh pelanggan.
