Logboek van een intergemeentelijke archivaris

Logboek van een intergemeentelijke archivaris

Inhoud Voorwoord

. . ..............................................................................................

Kennismaking met een gemeentearchief

................................

4

. . ................................................................................

4

. . ....................................................................................

4

Hoe begin je eraan? Plan jouw aanpak

Het archief in kaart brengen

.................................................................

Leer je werkomgeving kennen

.............................................................

Aanspreekpunt en bekend gezicht

2

3

Veranker jouw werking

.....................................................

7 7 9

.........................................................................

10

… en schiet in actie!

...............................................................................

10

Gluren bij de buren

................................................................................

16

Maak je project zichtbaar

.. ...................................................................

Het nut van een intergemeentelijke archivaris? Opstart van een vrijwilligerswerking

.. ....................................

21 21

. . .......................................................................................

22

De kennismaking En actie!

....................................................................................

23

......................................................................................................

24

Ondertussen Nazorg

19

....................................................................................

De voorbereiding De aanwerving

17

............................

.............................................................................................

24

........................................................................................................

24

Verloop van een trash day

. . ...........................................................

Wat zijn trash en een trash day?

........................................................

Wat hoort niet thuis in een archief? Doelstellingen

25 25

..................................................

25

..........................................................................................

27

De voorbereiding

....................................................................................

29

En actie!

......................................................................................................

30

Nazorg

........................................................................................................

30

Nawoord

. . .................................................................................................

31

Lokale archiefdiensten

...................................................................

32

Meer weten/meer lezen

. . ................................................................

32

....................................................................................................

32

Colofon

Voorwoord Voor jullie ligt het logboek van een intergemeentelijke archivaris, het resultaat van mijn doortocht langs 7 gemeenten van een intergemeentelijk samenwerkingsverband en in dienst van een erfgoedcel. Hoewel ik niet echt van een doortocht kan spreken, aangezien ik steeds terugkeerde naar de gemeentearchieven van Berlare, Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele. Op 1 april 2014 startte ik namelijk als intergemeentelijke archivaris in deze 7 gemeenten in de regio van Dendermonde die geen eigen archivaris of archiefdienst hadden. Al snel bleek dat het archief niet de aandacht kreeg die het verdiende, maar dat de besturen en de ambtenaren zich mits de nodige ondersteuning en aanmoediging wel wilden engageren om het behoud en beheer (beter) aan te pakken. In dit logboek wil ik de ervaringen delen die ik opdeed tijdens het ‘Traject Gemeentearchieven’, meer bepaald voor de kennismaking met een gemeente en haar archief, de opzet van een vrijwilligerswerking en het verloop van een trash day. Dit werk is enerzijds bedoeld voor de gemeenten zelf als verslag van een jaar werken en als terugblik op de samenwerking met een intergemeentelijke archivaris en 6 andere gemeenten. Anderzijds hoop ik dat dit logboek ook als inspiratiebron kan dienen voor andere samenwerkingsverbanden rond archiefbeheer. Als werknemer van de erfgoedcel en met 7 gemeenten in mijn kielzog was ik natuurlijk nooit alleen op de baan. Ik wil dan ook heel graag mijn collega’s bij de erfgoedcel bedanken, Stefanie, Chris, Dominique en Pieterjan. Voor de inhoudelijke ondersteuning, de feedback bij de opmaak van nota’s en nieuwsbrieven, maar ook voor de gezellige en leerrijke middagen rond tafel. Ook de collega-archivarissen uit Dendermonde en Wetteren, Véronique en Jeroen, en de voltallige Denktank Archieven bedank ik graag voor de nuttige tips en adviezen. Daarnaast gaat mijn dank natuurlijk ook uit naar de gemeentesecretarissen voor hun tijd en input. Ook mijn contactpersonen die ik overspoelde met vragen en ideeën: bedankt! Als laatste wil ik enkel nog de vrijwilligers bedanken voor hun harde en soms ook vuile werk achter de schermen. Hopend op een aangename verdere samenwerking met jullie allen, Frauke De Wilde Intergemeentelijke archivaris

3

Kennismaking met een gemeentearchief Hoe begin je eraan? Alles begint met een goede voorbereiding: de opstart van dit project - dat ‘Traject Gemeentearchieven’ werd gedoopt - bestond in eerste instantie uit het grondig verkennen van de gemeenteadministratie en de archiefbewaarplaatsen.

4

De 7 gemeenten zonder archiefdienst hadden reeds een bezoek van een delegatie van de ‘Denktank Archieven’ achter de rug. Deze denktank bestaat uit een aantal experts in verschillende archiefdomeinen zoals wetgeving, depotbeheer, digitale evolutie, ...  Ter plaatse sprak deze delegatie met de archief­verantwoordelijken en soms ook bestuurders om te achterhalen waar die gemeente in het bijzonder moeilijkheden, noden, ... ondervond. De archiefbewaarplaatsen werden bekeken net als de algemene toestand van het gemeentearchief (steekproefs­gewijs). Achteraf ontving ieder bestuur een verslag op maat met allerlei suggesties die op korte en lange termijn haalbaar zijn om het archiefbeheer en de archiefzorg te verbeteren. Ieder bestuur en elke archiefverantwoordelijke kreeg ook een map met basisdocumentatie: relevante en laagdrempelige publicaties of linken naar informatieve sites en online publicaties, selectielijsten en een document met een aantal simpele, maar efficiënte tips & tricks. Voor het ‘Traject Gemeentearchieven’ beschikte de inter­gemeentelijke archivaris bijgevolg over een stevige basis om van te vertrekken.

Plan jouw aanpak… Start met de opmaak van een plan van aanpak. Een goed gestructureerd plan van aanpak zal er voor zorgen dat je voor minder verrassingen komt te staan en het zal tevens inzicht geven in jouw manier van werken voor derden. Verken de opdracht en maak een inschatting van het project. In het geval van het Land van Dendermonde stonden volgende kernbegrippen centraal in het plan: • structurele verankering van de basisarchiefwerking binnen iedere gemeente • sensibilisering en bewustmaking, zowel van het gemeente­bestuur als de -diensten

De gemeentearchieven die werden aangedaan in de regio van Dendermonde, waren archieven die reeds lange tijd niet werden beheerd of onderhouden. De intergemeentelijke archivaris had een grote sensi­biliserings­opdracht. Besturen overtuigen van het belang van een goede archiefzorg is een noodzakelijk gegeven. Het traject dient immers niet enkel van onderuit (via de ambtenaren), maar ook van bovenuit gedragen te worden. Wanneer besturen hun ambtenaren (en bij uitbreiding vrij­ willigers) een verantwoordelijkheid geven over een deel van de archiefzorg binnen de gemeente en hen daarbij ook voldoende waardering en steun geven, dan is het traject in brede lijn gedragen.

5

BERLARE Ga daarom in iedere gemeente op zoek naar een geschikt platform waar je jouw plan van aanpak kan voorstellen, bijvoorbeeld het management­team. Zij heeft voeling met het beleid als met de werking van de gemeentediensten. Door haar nauw contact met de diensten staat zij ook mee in voor de nodige interne communicatie. Overtuig haar met het plan van aanpak en plaats stap voor stap archiefbeheer terug op de agenda van de gemeenten. Daarnaast had de intergemeentelijke archivaris ook aandacht voor de structurele verankering van deze basisarchiefwerking binnen iedere gemeente. Archiefbeheer beleidsmatig en structureel inbedden, zorgt ervoor dat het project verder gaat dan het vrijblijvende. Om tot die verankering te komen, stapte de inter­ gemeentelijke archivaris onder andere in iedere gemeente binnen in de archiefbewaarplaatsen en ging ze langs bij de verschillende diensten.

6

BERLARE

Door deze netwerking, het overleg met de diverse diensten en een aanpak op maat (afgestemd op de lokale maar ook gemeenschappelijke noden) zorgt ze voor de opstart van de lokale gemeentelijke archiefwerking.

Het archief in kaart brengen

DO GA DE CAPACITEIT VAN ELKE RUIMTE NA EN TEL OOK HOEVEEL RUIMTE ER REEDS IN BESLAG IS GENOMEN. DIT LAAT JE TOE NA EEN SELECTIERONDE CONCREET AAN TE TONEN HOEVEEL RUIMTE ER GEWONNEN IS.

Met de verslagen van de ‘Denktank Archieven’ onder de arm, trok de intergemeentelijke archivaris naar de gemeenten en hun archiefbewaarplaatsen om ze diepgaander te bekijken. De eerste stap hiervoor was het in kaart brengen van het werkterrein. Alle ruimten waar gemeentearchief werd bewaard - elke kelder, zolderkamer en gang - werd opgezocht en geïnventariseerd. Per ruimte werden de inrichting en de bewaaromstandig­ heden geanalyseerd. Tevens werd er in grote lijnen opgelijst wat er zich in elke ruimte bevond: welke diensten bewaarden hier hun archief, hoe werd het geordend en hoe was het verpakt. Elke ruimte werd ook uitvoerig op foto vastgelegd.

Leer je werkomgeving kennen Daarnaast was het ook belangrijk om contact te leggen met de gemeentediensten en het -personeel. Zij zijn uiteindelijk de archiefvormers. Een stand van zaken van alle kennis die omtrent archiefbeheer aanwezig is binnen de gemeente en een lijst van de specifieke noden en problemen per dienst zijn essentieel voor het verdere verloop. Via een eerste verkennend gesprek en een vragenlijst won de intergemeentelijke archivaris de nodige informatie in. Ze peilde daarin onder meer naar: • de soorten documenten die elke dienst voortbrengt • de manier waarop en de regelmaat waarmee overdrachten naar de archiefruimte gebeuren • het gebruik van een bepaald klasseringssysteem • het beheer van de toegang tot de archiefruimte • de noden aangaande infrastructuur en de kennis over archiefbeheer • het vernietigen van archief.

7

Uit de gesprekken en antwoorden, konden al gauw de grootste gemeenschappelijke noden voor de regio worden gefilterd.

DO

8

STUUR DEZELFDE VRAGEN­ LIJST NA EEN AANTAL MAANDEN OPNIEUW DOOR EN POLS ZO NAAR DE MATE WAARIN GEMEENTEDIENSTEN WERDEN GESENSIBILISEERD EN VERANDERINGEN OF VERBETERINGEN ERVAREN.

Inhoudelijk was er voornamelijk vraag naar duidelijke richtlijnen over de procedure tot vernietiging van gemeentearchief en bijhorende bewaar- en vernietigingstermijnen. Daarnaast bestond er ook geen klaarheid over de opmaak van een functioneel en helder papieren en digitaal klassement. Op het vlak van infrastructuur kampten veel gemeente­ huizen en administratieve centra met een plaatstekort of werden de ruimten niet efficiënt ingericht. Selectie kan dit probleem gedeeltelijk oplossen. Een andere moeilijkheid is de versnippering: vaak bevindt het archief zich in tal van ruimten. In enkele gemeenten zit het zelfs verspreid over verschillende locaties. Het onderhoud van archiefruimten en het sleutelbeheer bleken ook voor verbetering vatbaar. Een tekort aan personeel en tijd zorgden ervoor dat het beheer van het archief onvoldoende aandacht kreeg. Het inschakelen van vrijwilligers die enkele praktische en uitvoerende, doch tijdrovende taken binnen het archief op zich kunnen nemen, kan dit probleem deels opvangen.

DON'T GA NIET NAAR DE GEMEENTE­ DIENSTEN TOE MET DE BOODSCHAP DAT ALLES INEENS ANDERS MOET. SOMS ZIT ER AL EEN JARENLANGE ROUTINE IN DIE ZICH NIET ZOMAAR LAAT VERANDEREN.

Aanspreekpunt en bekend gezicht Vanuit de ‘Denktank Archieven’ is het ‘Traject Gemeente­ archieven’ nauwgezet opgevolgd. Een nuttige tip die de experts hadden, was het creëren van naam- en gezichts­ bekendheid. Dit kan door een kort (mail)bericht (inclusief een foto van jezelf) door te sturen naar het gemeentepersoneel waarin je meegeeft wie je bent en waaraan je werkt. Geef duidelijk je contactgegevens mee en laat het personeel weten dat je bereikbaar bent en openstaat voor al hun vragen en bemerkingen.

DO GA OP ZOEK NAAR DE KANTINE EN EET MEE MET DE MENSEN. OP DIE MANIER LEER JE ELKAAR OP EEN MEER INFORMELE MANIER KENNEN.

Laat dit bericht eventueel publiceren op het intranet of in het personeelsblad of hang het op het mededelingenbord in de personeelsruimte. De bedoeling is dat gemeentediensten bij een probleem met of een vraag over het archief automatisch aan jou denken.

BUGGENHOUT

9

Veranker jouw werking Het uitbouwen van een netwerk binnen de gemeenten is essentieel voor de gedragenheid en het succes van het traject. De gemeentesecretaris is in veel gevallen de eerste contact­ persoon. Na verloop van tijd kan die taak overgedragen worden naar een betrokken personeelslid, zoals een naaste medewerker van de secretaris of in dit geval iemand die reeds banden had met de erfgoedcel. Deze manier van werken werd doorgetrokken naar de diensten: per dienst of afdeling werd er gevraagd een archief­ verantwoordelijke aan te stellen. Dit kon het diensthoofd zijn, maar ook een personeelslid dat archiefbeheer – al dan niet vrijwillig – in zijn of haar takenpakket had.

10

Archiefverantwoordelijken zijn een belangrijke schakel. Specifieke vragen betreffende archiefbeheer binnen de dienst kunnen in beide richtingen via deze archief­verantwoordelijken worden gesteld. Tegelijk kunnen zij fungeren als doorgeefluik voor informatie van de intergemeentelijke archivaris.

TIP

Laat de archiefverantwoordelijken aanwijzen via een collegebesluit. Het legt het engagement van een aantal personeelsleden effectief vast. Enerzijds dwing je besturen hierdoor even stil te staan bij de problematiek van hun gemeentearchief. Anderzijds krijgen de verantwoordelijken van hun bestuur zo het signaal van erkenning voor deze taak. Plan halfjaarlijks een moment van overleg met alle archief­ verantwoordelijken per gemeente. Stel hen jouw ideeën en plannen voor en luister naar hun feedback, bemerkingen en tips.

…en schiet in actie!

DO HEB BIJ EEN INTERGEMEEN­ TELIJK TRAJECT ZEKER VOLDOENDE AANDACHT VOOR DE LOKALE NODEN ZODAT DE BESTUREN ECHT HET GEVOEL HEBBEN DAT ZIJ ER VOOR HUN GEMEENTE GENOEG UITHALEN.

De synthese van de overkoepelende gemeentearchieven­ problematiek omtrent archiefbeheer werd in de regio van Dendermonde aangewend voor 2 doeleinden: enerzijds het uitwerken van een actieplan, anderzijds het inrichten van vormingen. In het actieplan was er aandacht voor overkoepelende acties, acties op maat van één gemeente of zelfs van één bepaalde gemeentedienst. Om met het actieplan aan de slag te gaan, is het belangrijk de goedkeuring te krijgen van het gemeentebestuur. Maak een nota op voor het college en stel daarin het plan voor, de acties die je wil ondernemen en de mensen die je hierbij wil betrekken.

11

HAMME

DO PROBEER IN DE MATE VAN HET MOGELIJKE EEN TIJDSLIJN OP TE STELLEN WAARAAN JE MOGELIJKE ACTIES KOPPELT.

12

DO BLIJF COMMUNICEREN MET DE BESTUREN OVER DE UITVOERING VAN HET ACTIEPLAN, BIJVOORBEELD VIA EEN VERSLAG VOOR HET COLLEGE OF EEN OVERLEG MET HET MANAGEMENTTEAM.

Via het managementteam kan je de afdelings- of dienst­ hoofden aanspreken. Samen kan je bekijken welke acties prioriteit krijgen en welke al dan niet haalbaar zijn. Tijdens het uitvoeren van het actieplan is het belangrijk dat je regelmatig terugkoppelt naar het bestuur en het ­ manage­mentteam: toon de vorderingen, tussentijdse resultaten en geef waar mogelijk cijfers mee.

DON'T CREËER GEEN VERWACHTINGEN DIE JE NIET KAN INLOSSEN. STEL REALISTISCHE DOELEINDEN VOOROP EN HOU DEZE DUIDELIJK VOOR OGEN.

Baken in de opmaak van een actieplan enkele doelstellingen of thema’s af. In het Land van Dendermonde werkte de intergemeentelijke archivaris 2 kleinere - het onderhoud en de inrichting van een archiefruimte en sleutelbeheer - en 2 grote thema’s - selectie en de opmaak van een archief­ reglement – uit. Koppel aan elk thema acties en verlies daarbij het achter­ liggende idee en het doel niet uit het oog. Werk elke actie zo praktisch mogelijk uit: lijst alle stappen op die je moet doorlopen en personen die je wil betrekken bij deze actie.

LAARNE

DO START VOOR EEN BEPAALDE ACTIE MET MENSEN OF DIENSTEN DIE GEMOTIVEERD ZIJN OF ZELF OM HULP VRAGEN. ENTHOUSIASTELINGEN MAKEN TIJDENS EEN OVERLEG OF EEN BABBEL MISSCHIEN WEL RECLAME VOOR JOUW WERK EN HALEN MEER SCEPTISCHE COLLEGA’S UIT DEZELFDE GEMEENTE ZO OVER DE STREEP.

DON'T VERMIJD ECHTER DAT STEEDS DEZELFDE PERSOON OP PAD WORDT GESTUURD ALS ER INPUT WORDT GEVRAAGD OF ER EEN OVERLEG OF VORMING WORDT GEORGANISEERD.

Om de gemeenten de nodige basiskennis mee te geven, besliste de intergemeentelijke archivaris om vormingen te organiseren. Hiervoor viel ze terug op de overkoepelende noden die naar voor waren gebracht door de gemeentebesturen en -diensten. De opzet bestond erin op vooraf vastgelegde tijdstippen een ontmoetingsmoment in te richten. Hieraan werd een vorming en een bezoek aan een gemeentearchief in één van de 7 gemeenten gekoppeld. Op die manier kwamen gemeenteambtenaren in contact met hun collega’s van andere gemeenten en kregen ze de kans om binnen te kijken in een naburig gemeentearchief. Voor deze vormingen werden de gemeentesecretarissen, contactpersonen en archiefverantwoordelijken aangesproken. Er werd zoveel mogelijk gezocht naar de aanwezigheid van gemeentepersoneel wiens werking aansloot of baat kon hebben bij het thema van de vorming.

LAARNE

13

14

LEBBEKE

Het theoretische gedeelte bestond uit een spreekgedeelte waarin, verspreid over 4 samenkomsten, de volgende thema’s aan bod kwamen: • de inrichting en het onderhoud van een archiefbewaar­ plaats • het sleutelbeheer • de opmaak van een archiefreglement • archiefbeheer in de praktijk • selectie • digitalisering.

15 De thema’s betroffen dan wel de overkoepelende problematiek, maar werden tegelijk op maat gemaakt van de gemeenten binnen het Land van Dendermonde, d.w.z. op maat van gemeenten waar er nog een stevige basis van kennis omtrent archiefbeheer moest worden uitgebouwd.

TIP

Hou de vormingen basic en interactief. Stel vragen en laat de groep aan de slag gaan met problemen of voor­beelden uit hun eigen archief. Na een korte onderbreking verzorgden de intergemeentelijke archivaris en een plaatselijk personeelslid een rondleiding doorheen de archiefbewaarplaats(en). Ze gaven daarbij aan wat de voornaamste pijnpunten waren en rond welke thema’s werd gewerkt. Collega’s uit de verschillende gemeenten wisselden op dat moment ervaringen en tips uit betreffende het archiefbeheer in hun eigen bewaarruimten. Achteraf kregen de deelnemers, archiefverantwoordelijken en secretarissen de presentaties en eventuele werkdocumenten en sjablonen ter beschikking.

TIP

Na een vorming werd er in de gemeenten gewerkt rond het thema dat aan bod was gekomen. Tijdens een rondgang door de intergemeentelijke archivaris werd er samen met de diensten dieper ingegaan op het thema.

TIP

Voorzie ook een informeel moment tijdens de vorming, bijvoorbeeld het aanbieden van een broodjeslunch, waarbij ‘het ontmoeten’ centraal staat.

Gluren bij de buren Niet alleen het gemeentepersoneel haalde inspiratie op verplaatsing. Ook de intergemeentelijke archivaris ging haar licht opsteken bij gelijksoortige projecten en gemeentearchieven. Ze ging te rade bij de intergemeentelijke archivaris die begin 2014 startte met een gelijkaardig project van 1 jaar en werd tewerkgesteld binnen 5 gemeenten en een aantal verenigingen in de Kempense regio. Daarnaast bezocht ze gemeenten die een archivaris in dienst hadden en die waren uitgegroeid van een gemeentearchief met weinig aandacht voor het onderhoud of beheer naar een gemeentearchief met een voorbeeldwerking.

WICHELEN 16

Uiteraard speelden de professionele archiefdiensten in de regio, namelijk Dendermonde en Wetteren, ook een belangrijke rol als partner en aanspreekpunt. Zij werden nauw betrokken bij de opstart van het project en maakten deel uit van de ‘Denktank Archieven’. Tijdens het project was er op regelmatige basis overleg tussen de intergemeentelijke archivaris en de archivarissen van Dendermonde en Wetteren.

TIP

Koppel terug naar de archiefdiensten in de regio en richt op regel­matige basis een over­leg in. Werk indien mogelijk samen rond gemeenschappelijke thema’s en noden.

WICHELEN

Maak je project zichtbaar Het gemeentebestuur en de diensten op de hoogte houden van wat er in het gemeentearchief wordt bewaard en hoe het wordt beheerd, is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat men zich bewust is van de waarde van het archief. Daarnaast is het gemeentearchief ook van belang voor de burger of de archiefgebruiker. Vaak vinden zij nog de weg niet naar het archief of is het voor hen niet duidelijk wat een archief is. In het Land van Dendermonde werkt de erfgoedcel samen met diverse partners aan een erfgoedbank. Deze online databank verzamelt beeld- en geluidsmateriaal over het cultureel erfgoed in de regio. Gemeentearchieven herbergen, vaak zonder het zelf te weten, waardevolle stukken zoals plannen, affiches, kaarten, registers, enzovoort. Bij de opstart van de erfgoedbank werd er gekozen om te werken rond 4 thema’s. Eén daarvan is de collectie ‘topstukken’. Dit luik toont unieke stukken uit de 9 gemeentearchieven die zijn gedigitaliseerd en vervolgens op de erfgoedbank werden ontsloten en in de kijker geplaatst.

WICHELEN

17

18

ZELE

Door de digitalisering van de stukken is de bewaring ervan verzekerd voor de toekomstige generaties. Stukken die zich in een slechte bewaartoestand bevinden, kunnen op die manier veilig worden opgeborgen en bewaard. Raadpleging gebeurt via de digitale versies. De intergemeentelijke archivaris kreeg ook een vaste plaats in de maandelijkse nieuwsbrief van de erfgoedcel waarin ze kort een stand van zaken meegaf. Dit tekstje werd steeds begeleid door een foto van de intergemeentelijke archivaris. Het plakt een gezicht op de werking en maakt haar zo herkenbaar voor de regio.

Het nut van een intergemeentelijke archivaris? Gedurende een jaar deed de intergemeentelijke archivaris 7 gemeenten aan en ontpopte zich zo tot een rondreizende archivaris: archieven werden verkend, diensten bevraagd en de eerste acties opgestart.

DO MAAK GEBRUIK VAN LAAG­ DREMPELIGE INFOKANALEN OF SOCIALE MEDIA OM MET JOUW GEMEENTEARCHIEF NAAR BUITEN TE KOMEN, BIJVOORBEELD HET GEMEENTELIJK INFOBLAD, EEN FACEBOOKPAGINA, EEN BLOG. JE KAN ER HET STOFFIG IMAGO VAN DE ARCHIVARIS OF EEN ARCHIEF MEE OPPOETSEN!

TIP Hou je Facebookpagina levend, zorg dat er regelmatig foto’s en berichten worden gepost. Door de burger te vragen naar zijn mening of hem te laten stemmen ga je in dialoog en hou je je pagina interactief.

Het intergemeentelijk verhaal heeft zijn vruchten afgeworpen: er werd opnieuw stilgestaan bij en nagedacht over archiefbeheer. Ook de gemeentebesturen raakten overtuigd van het idee dat er tijd moest worden vrijgemaakt voor het gemeentearchief in al zijn facetten. Er zijn voldoende argumenten voor handen die in het voordeel spreken van een intergemeentelijke samenwerking op het vlak van archiefbeheer. Specifiek voor het Land van Dendermonde bleken 6 van de 7 gemeenten dan ook bereid om een vervolg te breien aan de opgestarte samenwerking. De intergemeentelijke archivaris heeft zich een jaar lang kunnen inwerken waardoor het nodige voorbereidende werk achter de rug was en er een netwerk was uitgebouwd van ambtenaren en vrijwilligers. Door intergemeentelijk te gaan samenwerken rond het gemeentearchief, krijgt elke gemeente nu de kans een betaalbaar gespecialiseerd personeelslid in huis te halen. Naast het lokale plaatje, heeft de intergemeentelijke archivaris ook een zicht op de problematiek binnen het hele werkingsgebied, wat een extra troef is om ook intergemeentelijke zaken aan te pakken. De gemeenten kunnen adequaat inspelen op een aantal gemeenschappelijke uitdagingen (plaatsgebrek, depotruimte). Dit is kosten- en tijdsbesparend en biedt ook de kans om expertise uit te wisselen tussen dezelfde diensten van verschillende gemeenten. Kennis en expertise kunnen worden

19

gedeeld door onder meer het organiseren van vormingen op maat van de overkoepelende en/of lokale problematiek. Daarnaast is er ook de link met de regionale archivarissen voor informatie- en kennisoverdracht. Bij het overgaan tot selectie en vernietiging, de aankoop van verpakkingsmateriaal of softwareprogramma’s kunnen de gemeenten ook de kosten delen. In eerste instantie lag de nadruk in het takenpakket van de intergemeentelijke archivaris vooral op het statische archief met mogelijke cultuurhistorische waarde aangezien de archivaris in dienst was van de erfgoedcel. De werkingsmiddelen die de Vlaamse Overheid toekent aan de erfgoedcel mogen namelijk enkel gebruikt worden voor cultureel-erfgoedwerking waarbinnen het cultuurhistorisch archief van een gemeente wel past. Het (semi)dynamisch archief (en de digitale kant ervan) behoort tot het domein van de bestuurszaken. Bovendien kreeg ook de erfgoedcel voor de beleidsperiode 2015-2020 af te rekenen met aanzienlijke besparingen. Nu de gemeenten gezamenlijk het loon van de archivaris betalen, is het mogelijk de inhoud van het takenpakket uit te breiden of te wijzigen. De focus kan dan bijvoorbeeld meer worden gelegd op dynamisch en digitaal archief (mappenstructuur), informatie- en documentbeheer.

20

TIP

Ga in eerste instantie langs de gemeentesecretaris en contactpersoon in elke gemeente om een mogelijke intergemeentelijke samenwerking voor te stellen. Zij kunnen je specifiek voor hun gemeente meegeven op welke manier je best aan het lobbyen gaat. Staaf jouw argumenten met bewijsmateriaal zoals foto’s, cijfers,...

Opstart van een vrijwilligerswerking Met het idee ‘vele handen maken licht werk’, kunnen vrijwilligers aangetrokken worden. Tijdens het ‘Traject Gemeentearchieven’ bleek dat een grondige opruim van de archiefbewaarplaatsen noodzakelijk was vooraleer met het archief zelf aan de slag te gaan. Wegens het tekort aan personeel en tijd in de gemeenten, leek de inzet van vrijwilligers hiervoor een goeie oplossing.

21

DO TOETS AF MET HET GEMEENTEBESTUUR EN DE DIENSTEN OF ZIJ DE OPSTART VAN EEN VRIJWILLIGERSWERKING HAALBAAR VINDEN EN ZIEN ALS EEN VERRIJKING VOOR HUN ARCHIEFBEHEER.

DON'T BEGIN NIET ONBEZONNEN AAN EEN VRIJWILLIGERSVERHAAL! IN DE OPSTART, HET UITWERKEN EN HET OPVOLGEN VAN EEN VRIJWILLIGERSWERKING KRUIPT VEEL TIJD. OOK DE BEGELEIDING VAN DE VRIJWILLIGERS VERGT DE NODIGE INSPANNINGEN.

De voorbereiding Stappenplan 1. Bedenk welk werk je wil laten uitvoeren door vrijwilligers. 2. Werk een profiel uit zodat mensen op voorhand kunnen inschatten of ze zich hierin kunnen vinden en denk na over wat je hen kan aanbieden (kennis en een eventuele vergoeding). 3. Ga na wie/welke doelgroep je wil bereiken en koppel hieraan de juiste communicatiekanalen. Werk voor elk van deze kanalen een aangepaste oproep uit.

Denk vooraf goed na over wie je wil bereiken. Omdat het hier gemeentearchieven betreft, werd de oproep voor de gemeentearchieven van het Land van Dendermonde enkel gelanceerd in en via de gemeenten en niet op een platform dat zich richt tot Vlaanderen. Op die manier bereik je vooral mensen die een al een band hebben met de gemeente. Je hebt zo meer kans op kandidaat-vrijwilligers die vertrouwd zijn met de lokale geschiedenis en vaak al actief zijn in een vereniging of als vrijwilliger.

Bekijk welke communicatiekanalen er in een gemeente aanwezig zijn. Zo is er vaak een gemeentelijk infoblad dat bus aan bus wordt gepost of een nieuwsbrief die regelmatig verschijnt en wordt bedeeld in een gemeente.

DO

22

ZORG ERVOOR DAT DE GEMEENTEN OP DE HOOGTE ZIJN VAN JOUW OPROEP ZODAT ZIJ GEÏNTERESSEERDE MENSEN MEER INFO (IN DE VORM VAN EEN FLYER) KUNNEN MEEGEVEN.

Bibliotheken, culturele centra of gemeenschapscentra hebben dan weer een vaste plaats voor affiches en flyers. Vergeet ook het onthaal of de inkom in een gemeentehuis of administratief centrum niet. Je kan ook rekruteren via verenigingen, bijvoorbeeld via een cultuurraad. Gebruik de sociale media, de gemeentelijke website en Facebook voor de nodige reclame. Maak een korte tekst als blikvanger waarin je de link legt naar een website of digitale flyer en de nodige contactgegevens. Probeer een duidelijke en aantrekkelijke affiche te maken waarin je kort maar bondig weergeeft waarvoor je vrijwilligers zoekt en wie ze hiervoor kunnen contacteren. Op de plaats waar je een affiche ophangt, voorzie je indien mogelijk ook een flyer met een uitvoerige beschrijving van het vrijwilligerswerk.

Gezocht: VRIJWILLIGERS voor het gemeentearchief

Zet mee jouw schouders onder de basisarchiefzorg, het behoud en beheer in een van de zeven gemeentearchieven.

Iets voor jou?

In de flyer (die je ook digitaal ter beschikking kan stellen) geef je enkele concrete voorbeelden mee van mogelijke taken. In de gemeentearchieven van het Land van Dendermonde verrichten de vrijwilligers voornamelijk uitvoerende taken.

Meer info: www.egclandvandendermonde.be, de gemeentelijke infokanalen en

Hoe meer je op voorhand de verschillende mogelijke taken hebt uitgewerkt, hoe beter je voor de vrijwilliger zelf ook een beeld kan schetsen van jouw verwachtingen. De kandidaten krijgen ook een goed idee van wat er van hen wordt gevraagd. Goede afspraken maken goede vrienden. Vrijwilligerswerk moet een win-win zijn voor de vrijwilligers én de gemeente waar hij of zij aan de slag gaat.

Frauke De Wilde: [email protected] of 0471 60 53 17. Gemeenten Berlare, Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele.

DO WERK HET TAKENPAKKET VAN DE VRIJWILLIGER ZO GOED EN AFGEBAKEND MOGELIJK UIT. GEEF OOK MEE AAN DE KANDIDAAT-VRIJWILLIGER HOE DIE ZICH KAN MELDEN EN WAT HIJ OF ZIJ MOET BEZORGEN, BIJVOORBEELD EEN MOTIVATIEBRIEF EN EEN CV.

De aanwerving En dan is het afwachten wie er reageert op jouw oproep. In het Land van Dendermonde kwamen er al snel – en toegegeven, ook een beetje onverwacht – in de verschillende gemeenten reacties van geïnteresseerden. Spreek met elke vrijwilliger individueel af. Schets het kader waarbinnen ze aan het werk zouden gaan, in dit geval het verhaal van de erfgoedcel en de intergemeentelijke archivaris. Doorloop met hen het vooropgestelde takenpakket en geef hen ook mee onder wiens supervisie ze die taken

zullen uitvoeren. Peil naar hun motivatie en eventuele kennis of ervaring die ze hebben op het vlak van archieven.

DO MAAK VOORAF EEN PLANNING VAN AANPAK EN EEN TIJDSPAD OP: WANNEER EEN KANDIDAAT-VRIJWILLIGER ZICH MELDT, DOORLOOP JE ZO STEEDS DEZELFDE STAPPEN EN KAN JE METEEN EEN TIMING MEEGEVEN.

DO HOU DIT THEORETISCH MOMENT KORT EN DUIDELIJK! TOON AAN DE HAND VAN ENKELE DUIDELIJKE FOTO’S WAAR JE HET OVER HEBT EN TREK DE ARCHIEFRUIMTEN IN.

DON'T OVERSTELP JOUW VRIJWILLIGERS NIET MET WETGEVING EN ZAKEN DIE GEEN BETREKKING HEBBEN OP EEN GEMEENTEARCHIEF.

Geef duidelijk mee of en hoe de vrijwilligers zullen worden vergoed.

De kennismaking Omdat in het Land van Dendermonde verschillende kandidaat-vrijwilligers per gemeente zich hadden gemeld, bracht de intergemeentelijke archivaris hen na de individuele gesprekken samen. Op dat moment werd de groep van vrijwilligers per gemeente aan elkaar voorgesteld. Tijdens een kort infomoment kregen de kandidaatvrijwilligers meer theoretische achtergrond bij de taken die een gemeente als archiefvormer heeft, maar ook welke schadefactoren vaak voorkomen in een archiefruimte en hoe vrijwilligers kunnen bijdragen aan het onderhoud van een archief en zijn bewaarplaats. Ook de deontologische code voor archivarissen werd erbij gehaald: deze code biedt richtlijnen over de omgang met gemeentearchief die ook voor vrijwilligerswerking toepasbaar is. Vrijwilligers begeven zich binnen de gemeenteorganisatie. Het is dus essentieel dat hun aanwezigheid aanvaard wordt door het bestuur en de diensten. De intergemeentelijke archivaris vroeg het formeel akkoord aan de bestuurders en voor het vrijwilligersoverleg lijstte ze met de diensten mogelijke taken voor de vrijwilligers op. Deze taken kwamen de diensten tijdens de bijeenkomst zelf aan de vrijwilligers toelichten. Voor gemeenten is goede dienstverlening naar de inwoners toe heel belangrijk. Diensten zullen daarom vooral taken uitbesteden die zijzelf door tijdsgebrek of personeelstekort niet kunnen uitvoeren, maar die wel de dienstverlening ten goede komen zoals het inscannen van vergunningen, het opmaken van lijsten van werken aan openbare gebouwen, het oplijsten van aankoopdossiers en bestelbonnen, het digitaliseren van dia’s of foto’s, enzovoort.

Door de gemeentelijke diensten en de vrijwilligers met elkaar in contact te brengen, DO versterk je hun band en zorg je voor de nodige verwevenheid tussen beide partijen. Uiteindelijk BETREK DE GEMEENTELIJKE DIENSTEN ZOVEEL kunnen de vrijwilligers veel betekenen voor MOGELIJK BIJ DE VRIJWILLIGERS­WERKING, de gemeentelijke diensten en het is aan het ZOWEL BIJ DE VOOR­BEREIDING ALS DE gemeentepersoneel om hen aan het werk te EFFECTIEVE OPSTARTFASE. durven zetten binnen hun werking.

23

En actie! Wanneer alle praktische afspraken zijn gemaakt, kan je aan de slag! In het Land van Dendermonde startte de intergemeentelijke archivaris in de meeste gemeenten met opruimacties. Op haar initiatief kwam de vrijwilligersgroep samen. Meteen leerden ze elkaar en de archiefruimte beter kennen. Daarbovenop bleek het opruimen en zichzelf vuil maken een heuse teambuilding-activiteit!

24

DO GEEF DE MENSEN HET GEVOEL DAT ZE ERGENS TOE (KUNNEN) BIJDRAGEN!

Ondertussen… In het Land van Dendermonde draait de vrijwilligerswerking na een vijftal maanden op volle toeren. Toch staat de werking nog in zijn kinderschoenen en leert men al doende. Iedere vrijwilliger vergt een specifieke aanpak en motivatie. Interactie, inspraak en overleg zijn belangrijke begrippen. Communiceer met jouw vrijwilligers, maak een babbeltje en overleg met hen wanneer er nieuwe taken worden bedacht. Maak het interactief: laat de vrijwilligers niet alleen uitvoeren, maar geef hen ook de kans ideeën naar voor te brengen. Gaandeweg zullen de vrijwilligers ook zelf ondervinden wat hun taken inhouden en voor zichzelf uitmaken of dit vrijwilligerswerk hen al dan niet ligt. Ga ervan uit dat er steeds mensen kunnen afvallen, maar ook dat zich nog steeds nieuwe mensen kunnen melden.

Nazorg

DO NEEM ZEKER DE PUBLICATIE HET ABC VAN HET VRIJWILLIGERSWERK IN DE ERFGOEDSECTOR VAN FARO DOOR!

Communicatie Tracht een geschikt kanaal te vinden om te communiceren met al jouw vrijwilligers. Er zijn voldoende sociale media (een forum, een besloten groep op Facebook) om ze op de hoogte te houden van elkaars werk: deel foto’s, tips, ervaringen, ideeën en vragen. Kom naar buiten in de gemeente met het verrichte werk. Mensen willen graag waardering voor hun inzet. Dit kan bijvoorbeeld door het gemeentearchief op een vooraf bepaald moment open te stellen en de vrijwilligers de rondleidingen mee laten verzorgen. Op die manier kunnen hun realisaties in de kijker worden gezet. Plaats een bericht in het gemeentelijke infoblad met een foto van de vrijwilligers en tekst en uitleg over hun werk(ing). Het kan andere gemeenten of verenigingen die met vrijwilligers werken alleen maar op ideeën brengen.

Verloop van een trash day Wat zijn trash en een trash day? Een trash day is niet meer of niet minder dan een opruimdag. Tijdens de trash days in het Land van Dendermonde werd alles wat onder de noemer ‘niet-archief’ viel, opgeruimd of geweerd uit de archiefdepotruimte

Wat hoort niet thuis in een archief? Een archiefbewaarplaats dient in de eerste plaats voor het bewaren van het archief. In het geval van de gemeentearchieven betreft het archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie (de archiefvormer) uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Als je deze definitie strikt toepast, worden onderstaande stukken bij voorkeur buiten de archiefruimte bewaard: • documentatie: een verzameling van documenten betreffende een feit of reeks feiten, bijeengebracht met een bepaald doel. Bijvoorbeeld reclamefolders, informatiebrochures, enzovoort. • publicaties: boeken, tijdschriften, kranten(knipsels), nieuwsbrieven, staatsbladen, stukken betreffende wetgeving. Deze horen eerder thuis in een bibliotheek. • objecten: deze kunnen bij een archief horen, maar worden bij voorkeur apart bewaard. Wel kan er in de inventaris een verwijzing naar deze objecten worden opgenomen. Bijvoorbeeld schilderijen of ingekaderde afbeeldingen. Het grote verschil tussen archief enerzijds en documentatie en publicaties anderzijds is dat er voor het vernietigen van archief een strikt te volgen procedure moet worden gevolgd. Documentatie is nuttig zolang het een administratieve waarde heeft. De meeste publicaties hebben evenzeer een beperkte actuele waarde. Verouderde wetgeving en het gepubliceerde Belgisch Staatsblad dat ondertussen grotendeels digitaal beschikbaar is, kwamen op een trash day dan ook al snel in aanmerking voor vernietiging. Audiovisueel materiaal, foto’s en dia’s vinden ook vaak hun onderkomen in een archiefruimte. Dit materiaal vraagt vaak specifieke bewaaromstandigheden die in een gemeentearchief niet altijd haalbaar zijn.

25

26

DO WANNEER ER GEEN BERG­ RUIMTE VOORHANDEN IS, COMPARTIMENTEER DAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN BERG ARCHIEF EN ANDER MATERIAAL DUIDELIJK VAN ELKAAR GESCHEIDEN OP. SENSIBILISEER DE DIENSTEN OM DE OPGERUIMDE RUIMTES OOK ZO TE HOUDEN.

Richtlijnen omtrent het behoud en beheer van dit materiaal worden hier niet behandeld, maar vind je terug in diverse andere publicaties. Een archiefruimte wordt, omwille van gebrek aan plaats en structuur, nog al te vaak gebruikt als opslag­ plaats. Naast archief tref je vaak ‘trash’ aan zoals ventila­tors, kapotte stoelen, kerst­materiaal, oude computers, promotie­ materiaal, enzovoort. Deze spullen horen eigenlijk nooit thuis in de archiefruimte!

DON'T BEGIN NOOIT AAN BASIS­ ARCHIEFZORG ALS DE DEPOTRUIMTE NIET OPGERUIMD IS. TUSSEN ROMMEL KAN EEN GEMEENTE­ ARCHIEF NOOIT GOED WORDEN BEWAARD.

voor / na

LAARNE

Doelstellingen

DO PROMOTIEMATERIAAL, KNUTSELMATERIAAL, KANTOORMATERIAAL… KUNNEN VAAK NOG WORDEN GEBRUIKT. MAAK EEN INVENTARIS OP VAN DIT MATERIAAL EN DE PLAATS WAAR JE HET BEWAART. ZO VIND JE HET SNEL TERUG EN VERMIJD JE ONNODIGE NIEUWE BESTELLINGEN (EN KOSTEN).

Elke trash day in het Land van Dendermonde had als voornaamste doel het overzichtelijk maken van de archiefbewaarplaats. Het verplaatsen of weghalen van het ‘trash’ maakt dat een archiefruimte efficiënter kan worden ingericht en creëert opnieuw ruimte voor het te bewaren archief.

27

voor / na

WICHELEN

DO EEN VOORDEEL VAN INTERGEMEENTELIJK WERKEN, IS DAT JE OVERKOEPELEND EN OP GROTE SCHAAL KAN WERKEN ROND EENZELFDE PROJECT WAARDOOR JE MEER MOGELIJKHEDEN SCHEPT.

De gemeente Wichelen heeft bijvoorbeeld de verhuizing van het archief van een deelgemeente naar een centrale site voor ogen. Waar het archief terechtkomt, moet er dus plaats worden voorzien. Dit gebeurde door in de toekomstige archiefbewaarplaats een trash day te organiseren. Hierbij werden de stapels ingekaderde afbeeldingen (zowel kunst­ werken als staatsieportretten) en verhuisdozen één voor één bekeken. Daarnaast werd het Staatsblad, sinds 1993 gedigitaliseerd, weggehaald. Ook verouderde tijdschriften en wetgeving werden naar het containerpark afgevoerd. Hiermee kon in totaal ongeveer 36 meter worden vrijgemaakt. Let wel op, gooi niets weg zonder vooraf toestemming te vragen aan het bestuur of de diensten.

28

Aangezien er zich in één van de 7 gemeenten een volledige - op enkele jaren na - reeks van het Staatsblad bevond, werd er beslist deze te bewaren. Daardoor kon deze uitgave in de andere gemeenten worden weggehaald. Geef de voorkeur aan gemeenten waar er voldoende plaats is om deze reeksen onder te brengen. Ook voor de oudere reeksen van wetgevingsboeken (bijvoorbeeld Bulletin des lois, Recueil des lois) werd er gekozen om deze in slechts één gemeente onder te brengen. Hiermee win je heel veel ruimte in de andere gemeentearchieven die kampen met een nijpend plaatstekort. In beide gevallen worden ontbrekende stukken of stukken die al te erg beschadigd zijn dan weer aangevuld vanuit of vervangen door een exemplaar uit een andere gemeente (indien mogelijk en voorradig).

voor / na

BERLARE

voor / na 29

HAMME De voorbereiding Hoewel in de verschillende gemeenten een opruimdag werd georganiseerd met diverse doeleinden, startte de intergemeentelijke archivaris steeds vanuit het idee een onderscheid te maken tussen archief en materiaal dat niet thuishoort in een archiefruimte. Breng alle personen die je (moeten) helpen tijdens de trash day tijdig op de hoogte. In de gemeenten van het Land van Dendermonde waren dit de vrijwilligers en de technische diensten. Deze laatsten haalden het afval op een afgesproken moment op. Licht hen in over de precieze bedoeling van de dag en wat er van hen wordt verwacht. Leg de diensten voor wat je wil vernietigen en vraag na hoe vaak zij uitgaven van het Staatsblad of de tijdschriften die naar het archief werden gebracht, nog raadplegen. Probeer ook voor zoveel mogelijk ander materiaal op voorhand een bestemming vast te leggen. Maak op basis hiervan een kort draaiboek op waarin alle afspraken en taken staan opgelijst.

ZELE

voor / na 30

En actie! Doorloop samen met de vrijwilligers het draaiboek. Het is tegelijk een soort van checklist waarop iedereen kan terugvallen. Het is belangrijk om als intergemeentelijke archivaris aanwezig te zijn om eventuele vragen te beantwoorden en zelf ook de handen uit de mouwen te steken. Voorzie achteraf even de tijd om wat na te praten en te vragen naar bevindingen.

Nazorg

DO NEEM VOLDOENDE FOTO’S! DIT IS LATER LEUK TERUG­BLIKKEN, MAAR KAN OOK INTERESSANT VOOR EN NA BEELDMATERIAAL OPLEVEREN.

Maak een kort verslag van de dag en de behaalde resultaten. Cijfers over hoeveel plaats je hebt geruimd en eventueel ook hoeveel ton afval er werd afgevoerd, zijn altijd interessant om te kunnen voorleggen aan het bestuur van je gemeente. Geef aan de diensten achteraf enkele richtlijnen mee. Wanneer je materiaal (zoals promotiemateriaal, publicaties, enzovoort) hebt gegroepeerd en een vaste plaats hebt gegeven, laat dit dan weten aan de diensten zodat ze hiermee rekening kunnen houden. Op die manier blijft alles ordelijk en overzichtelijk.

Nawoord Jullie zijn aan het einde van dit logboek gekomen, een samenvatting van een bijzonder leerrijk en bij momenten heel erg druk jaar. Ik leerde veel nieuwe gezichten kennen, deed waardevolle kennis op omtrent archiefbeheer in een gemeente en kreeg ervaring met de uitbouw van een intergemeentelijke archief- en vrijwilligerswerking. De opdracht was een basisarchiefwerking opstarten in samenspraak met een netwerk van lokale gemeente­ ambtenaren en vrijwilligers. Na 1 jaar sensibiliseren, aandacht vragen voor archiefbeheer en het bedenken en uitwerken van acties, merk ik toch dat het gemeentearchief geen grote onbekende meer is bij de gemeenteadministratie en het -bestuur. Ik ben trots op het logboek als resultaat van het voorbije jaar, maar zeker en vast ook met de beslissing van 6 gemeenten om gezamenlijk verder in te zetten op archiefbeheer binnen een intergemeentelijke context. Al zeker tot eind 2017 blijf ik met veel plezier en inzet aan de slag als intergemeentelijke archivaris! Tot binnenkort, Frauke

31

Lokale archiefdiensten • Stadsarchief Dendermonde [email protected] - 052 25 11 95 • Gemeentearchief Wetteren [email protected] - 09 369 34 15

Meer weten/meer lezen • www.egclandvandendermonde.be • www.erfgoedbanklandvandendermonde.be

32

• www.depotwijzer.be • www.bestuurszaken.be • www.archiefbank.be • www.projecttracks.be

Colofon Samenstelling: Frauke De Wilde Vormgeving: Helga Bontinck Beelden © Frauke De Wilde, Erfgoedcel Land van Dendermonde V.U.: Cultuurdijk, Nijverheidsstraat 3, 9200 Dendermonde Frauke De Wilde: [email protected] Erfgoedcel Land van Dendermonde: [email protected]