XIOS HOGESCHOOL LIMBURG DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE
Limburgs Bedrijfsfilmfestival 2013
Anne CRIJNS Goele LEMMENS Myrthe MOERMANS Lize STEVENS Sigrid VANSPAUWEN Eindverslag Practicum 2e jaar Commerciële Communicatie en Public Relations en Voorlichting Lectoren:
Kris Baerts, Herve Van de Weyer (Hogeschool PXL Limburg)
Academiejaar 2012 – 2013
Inhoud 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 3 Intrigeren, prikkelen en verrassen ....................................................................................................... 3
2.
Business plan ................................................................................................................................... 4 2.1.
Voorstelling Be More Events ................................................................................................... 4
2.2.
Mission statement ................................................................................................................... 5
2.3.
Visie ......................................................................................................................................... 5
2.4.
Doelstellingen .......................................................................................................................... 5
2.5.
Corporate identity ................................................................................................................... 6
Logo Be More .................................................................................................................................. 6 Logo Limburgs Bedrijfsfilmfestival .................................................................................................. 7 3.
Project ............................................................................................................................................. 7 3.1.
Beschrijving project ................................................................................................................. 7
2.2 Communicatiecampagne ............................................................................................................... 9 3.2.
Het uiteindelijke resultaat ..................................................................................................... 11
2
1. Inleiding Intrigeren, prikkelen en verrassen Het Limburgs Bedrijfsfilmfestival was onze uitdaging in het tweede jaar, ons project, ons eindwerk… Maar het was meer dan dat, het was een event dat vijf studenten uit de richting Public Relations bij elkaar bracht. Onder de naam Be More trotseerden wij uitdagingen op elk gebied. We zochten partners, deelnemers en gingen wekenlang op zoek naar de meest geschikte locatie om dit event het nodige cachet te geven. Allemaal deden we dit met een gemeenschappelijk doel: een event met zakelijke klasse op de kaart plaatsen in heel Limburg. De derde editie van het Limburgs Bedrijfsfilmfestival zou de gasten intrigeren, prikkelen en verrassen. Het zou anders zijn dan de voorbije edities, een andere insteek met steeds een professionele kijk op de zaak. Niet alleen werden de bedrijfsfilms in de spotlights geplaats maar ook het netwerkgedeelte werd uitgespeeld als troef. Een netwerkevent met net dat tikkeltje meer. Het Limburgs Bedrijfsfilmfestival zorgde voor slapeloze nachten, lange namiddagen, oneindige to-do lijsten en enorme bergen werk die verzet moesten worden. Maar vooral, zorgde het Limburgs Bedrijfsfilmfestival voor een onvergetelijke ervaring, een unieke kijk op het organiseren van een evenement. Het gaf ons inzicht in de wereld van Limburgs ondernemers, liet ons kennis maken met de moeilijkheden maar ook de euforische momenten die bij de organisatie horen. Maar zeker niet te vergeten, het zorgde voor vriendschappen voor het leven en herinneringen die wij voor altijd zullen koesteren.
3
2. Business plan 2.1.Voorstelling Be More Events
Onder de naam Be More zijn we als een gemotiveerd en enthousiast team aan de slag gegaan. Vastberaden en gedreven waren we zonder twijfel, want we zouden bewijzen dat ook wij, vijf jonge studenten uit het tweedejaar communicatiemanagement aan Hogeschool PXL, in staat zijn om een succesvol evenement te organiseren. We sloegen de handen in elkaar en stelden elkaar verantwoordelijk voor specifieke, essentiële luiken in de organisatie.
Goele Lemmens – Projectleider & persverantwoordelijke Anne Crijns – Financieel verantwoordelijke Myrthe Moermans – Decoratie & catering Lize Stevens – Grafisch verantwoordelijke & montage Sigrid Vanspauwen – Sponsorverantwoordelijk & sociale media 4
2.2.Mission statement U wilt een zakelijk evenement waar collega’s, partners en zelfs concurrenten nog lang over praten? U streeft gedurfde vernieuwing in een stijlvol jasje na? Dan is evenementenbureau Be More wat u zoekt. We verzorgen uw evenement tot in de puntjes en tillen het naar een hoger niveau.
2.3.Visie Be More is een vaste en betrouwbare partner voor u. Wij geloven dat open communicatie en persoonlijk contact aan de basis liggen van een succesvol evenement. Door uw samenwerking met ons team wordt uw streefdoel bereikt met zakelijke klasse en uiterste professionaliteit. Be More garandeert u een enthousiast team dat focust op originaliteit. Samen met ons creëert u een evenement met impact.
2.4.Doelstellingen Vernieuwing en perfectie, dat zijn de hoofddoelen waar Be More naar streefde met het Limburgs Bedrijfsfilmfestival. Samen als team hadden we grote ambities waarvan we wisten dat we hard zouden moeten werken om ze waar te maken. Het Limburgs Bedrijfsfilmfestival op de kaart plaatsen en een exclusief imago creëren, gaat natuurlijk niet vanzelf. Bovendien was het belangrijk dat niet alleen de bedrijfsfilms uitgespeeld werden als troef, maar dat ook het netwerken centraal stond.
1
Een van onze dromen voor het Limburgs Bedrijfsfilmfestival was het vinden van de perfecte locatie. We waren veeleisend, want de zaal zou professioneel zijn, klasse uitstralen, kwalitatieve technologie bieden en het netwerken bevorderen.
2
Een andere grote ambitie was de idee om meer deelnemers te verzamelen dan ooit tevoren. De tweede editie genoot al van meer inzendingen, maar wij hadden ons voorgenomen om dit jaar het aantal van 20 filmpjes te overtreffen.
3 4 5
Om het aspect professionaliteit te benadrukken, lag de focus op enkele essentiële elementen. Ten eerste wilden we kwaliteit van de filmpjes garanderen die bovendien streng, maar rechtvaardig beoordeeld zouden worden door een goed gekozen jury. Bovendien wilden we een presentatrice die het gebeuren vlot aan elkaar zou praten. Tenslotte zou een special guest het publiek triggeren. De inzendingen werden onderverdeeld in vier categorieën, namelijk diensten, product, leisure en corporate image. Om elke winnaar te bekronen, wilden wij kwalitatieve en professionele prijzen waar de onderneming of organisatie ook werkelijk iets aan heeft. Al deze doelstellingen gaan uiteraard gepaard met een prijskaartje. Daarom streefden we er ook naar om break-even te draaien.
5
2.5.Corporate identity Waar moet ons evenementenbureau voor staan? Welke identiteit wordt aan het bureau meegegeven? En welke beloften maakt het merk? Dat zijn vragen die beantwoordt worden door onze merkidentiteit. Wij willen onze klanten bereiken met oprechte, relevante verhalen waarin professionals uit het bedrijfsleven zich herkennen. Dit evenementenbureau gelooft hierbij heel sterk in tweerichtingsverkeer. Interactie met de klant zorgt voor beleving, betrokkenheid en succes. Dus, in plaats van de klant te storen met ongevraagde boodschappen, zoeken we persoonlijk contact met hem op. We gaan na wat zijn behoeften zijn en spelen daarop in. Zo doen we waar we goed in zijn: een bijdrage leveren aan het succesverhaal van de klant. Deze filosofie wordt gebundeld onder de naam Be More, voluit: Business Events and More. De naam weerspiegelt enerzijds onze doelgroep en laat anderzijds zien dat we openstaan voor een nieuw publiek. Bovendien zit er nog een diepere betekenis in de naam Be More en wordt ons motto blootgelegd: waar de meesten denken dat ze de limiet bereikt hebben, zet dit bureau dapper nog even door. Met dat ietsje meer aan creativiteit, toewijding, ideeën en kracht, zorgen we samen met de klant voor een wereld van verschil. Het zit allemaal omvat in ‘Be More’. Logo Be More
Figuur 1 Logo Be More
Bij de grafische uitwerking van het Be More-logo lag de focus op de visuele voorstelling van de merkidentiteit. Het meegeven van de juiste look-and-feel is dan ook bepalend voor de eerste indruk die het bureau maakt. Daarnaast is een goed logo ook functioneel en eenvoudig. Met dit gegeven in het achterhoofd, werd het logo van Be More geboren. Het lettertype in het logo is Century Gothic, een eenvoudig, geometrisch, sans-serif letterype in bold. Deze eenvoudigheid zorgt voor duidelijkheid, een aspect dat ook in het bureau zit ingebakken: bij ons geen fantasietjes of rond de pot gedraai, wel glasheldere communicatie in functie van de klant. De naam zelf wordt vergezeld met het onderschrift ‘events’, wat natuurlijk de evenementsector waarin we actief zijn betekent. De vleugeltjes aan weerskanten hiervan, geeft aan dat we evenement steeds naar een hoger niveau willen tillen. De kleurenkeuze van het logo bestaat uit zwart en goud. De zwarte letters staan voor de ernst en het respect dat we hebben voor het werk en de klant. De gouden kleur wijst op de ambities op langere termijn. Goud is een krachtige kleur die dus staat voor de verwezenlijking van zowel onze dromen, als die van de klant. 6
Logo Limburgs Bedrijfsfilmfestival
Figuur 3 CMYK-codes Figuur 2 Logo LBFF
Omdat de derde editie van het Limburgs Bedrijfsfilmfestival helemaal op de kaart gezet moet worden, mag een festivallogo zeker niet ontbreken. Het moest alles omvatten: zowel het filmaspect en het netwerken als de winnaarsmentaliteit en het stijlvolle element moest er in terug te vinden zijn. Vele brainsstormsessies leidden uiteindelijk tot bovenstaand resultaat. Eerst en vooral springt de filmtape in het oog. De betekenis spreekt voor zich: het kondigt het filmfestival aan en vormt de leidraad gedurende het hele festival. Daarnaast verwerkten we ook drie mensen in het logo. Deze staan voor de optimale netwerkmogelijkheden die dit evenement biedt. Ze wijzen alle drie naar een ster, het symbool van de grote winnaar van het Limburgs Bedrijfsfilmfestival die met zijn beste film in de spotlights wordt gezet. De oranje kleur wijst op het zelfverzekerde en verfijnde karakter van het festival en wordt in evenwicht gebracht door zwarte letters en inkleuringen van het beeld. Dit heeft ook een praktische reden, want de kleuren kunnen immers zonder problemen gedrukt worden in het zwart-wit.
3. Project 3.1.Beschrijving project Het Limburgs Bedrijfsfilmfestival, een netwerkevenement met veel in zijn mars voor het publiek van Limburgse ondernemers. De centrale idee? De zoektocht naar de beste corporate video door ondernemers uit de provincie hun bedrijfsfilm letterlijk in de spotlights te laten plaatsen. Dit maakt het festival uniek in de provincie. Onze opdracht? Het definitief op de kaart zetten met een derde editie om u tegen te zeggen. Waar de focus de voorbije jaren lag op de filmpjes, willen wij ook de netwerkkwaliteiten van het festival helemaal in beeld brengen. We geloven dat het festival zo zijn deuren opent voor een breder publiek, want we ontvangen op die manier zowel nieuwsgierige deelnemers, als geïnteresseerde netwerkgasten. Om dit idee te realiseren, moest er uitvoerig nagedacht worden over de locatie. Het was dan ook essentieel dat beide ‘luiken’ van het festival op de juiste manier naar voor gebracht werden. Terugkeren naar de locatie van de vorige twee edities was geen optie. De oorspronkelijke zaal in Kinepolis had dan wel de ideale setting voor de filmvertoning, maar het netwerkgedeelte was geen prioriteit. 7
Na veel brainstormsessies stond de Tiendschuur van Abdijsite Herkenrode bovenaan op ons lijstje. Dankzij het authentieke karakter van de prachtige site en de klasse die de zaal uitstraalt, was dit een originele locatie voor ons filmfestival. Het bood net die exclusieve sfeer die wij zochten. Bovendien werd er op de avond van het festival gezorgd voor de zogenaamde ‘theateropstelling’, waardoor het filmgebeuren en het netwerkgedeelte zorgvuldig van elkaar gescheiden werden, maar tegelijk toch nog als een geheel gezien konden worden. De Tiendschuur bood ons een audiovisueel pakket aan zodat de beste bedrijfsfilms van de hoogste kwaliteit konden pronken op het grote doek. De catering werd aangeboden door Aromazz dat voor de gelegenheid een smaakvol walking dinner had voorzien. Om uit alle inzendingen de beste bedrijfsfilm te kiezen, konden we rekenen op het oordeel van een professionele jury. Elk jurylid werd zorgvuldig gekozen op basis van drie vereisten: hij zou objectief en deskundig zijn met een passie voor zijn vak. Zo ontstonden er vijf juryvertegenwoordigers: Juryvoorzitter Gert Schreurs (VKW) mag gezien worden als een echte communicatiegoeroe. Expertise in bedrijfscommunicatie, een passie voor marketing en een degelijke portie ervaring in de sector. Net daarom is hij Manager Pers en Communicatie bij VKW Limburg. Karsten Lemmens (De Standaard) is als economist journalist bij De Standaard de eerste in de rij met nieuwe inzichten in de economische wereld. Het spel tussen consument en onderneming heeft voor hem al lang geen geheimen meer. Ben Rouffa (DB Video) heeft al meer dan 15 jaar expertise in audiovisuele projecten en beschikt over de nodige know-how. Geen enkele uitdaging is te klein, te groot of te ingewikkeld voor hem. Frederik Knapen (Medialife) is een enthousiaste jonge professional. Zijn droom was meer leven te brengen in de audiovisuele wereld en om deze droom vorm te geven richtte hij daarom Medialife op. Bjorn Roes (PXL Hogeschool) is als gedreven lector Visuele Communicatie op de hoogte van alle ontwikkelingen op audiovisueel gebied. Met steeds een kritische blik brengt hij zijn kennis met passie over. De jury sprak een oordeel uit en kwam zo tot vier winnaars, elk in zijn eigen categorie. Hierna zaten ze opnieuw samen om te beslissen over de absolute winnaar van het Limburgs Bedrijfsfilmfestival. Deze laatste werd beloond met de hoofdprijs, namelijk een cinemapakket ter waarde van €2150, geschonken door Brightfish. Om de derde editie helemaal af te werken, werd alles aangekleed volgens het thema Black & Gold. Zo werd er een extra touch gegeven aan het festival. Om voor een vlotte presentatie te zorgen, werd Leen Paredis ingeschakeld. Gouverneur Herman Reynders gaf het startschot van het festival en ook communicatie-expert Jeroen Wils werd uitgenodigd om te spreken over nieuwe trends in de communicatiewereld. Bovendien zorgden goodiebags voor een mooi aandenken aan de derde editie.
8
2.2 Communicatiecampagne Om het Limburgs Bedrijfsfilmfestival onder de aandacht te brengen werden in de aanloop van het evenement verschillende kanalen ingeschakeld. Hieronder een overzicht:
12 november 2012
28 februari 2013
17 maart 2013
Opstarten Facebookpagina Be More Een mooi publiek opbouwen en daar later de vruchten van mogen plukken. Dat was de opzet van deze facebookpagina. Motiverende posts zorgden voor stevig aantal likes waardoor ook de festivalpagina van een groter bereik genoot. Nieuws op deze pagina werd immers gedeeld door het Be More-team. Opstarten Facebookpagina Limburgs Bedrijfsfilmfestival 2013 Elk nieuwtje uit het organisatieavontuur werd op de pagina gepost. Zo werd het publiek getriggerd en werd de spanning rond het festival opgebouwd. Bovendien werden potentiële deelnemers via deze pagina aangespoord om zich in te schrijven en vormt het een perfecte basis wat betreft nazorg van het evenement. Artikel in Kunstlaan 16 (jaargang 15, nummer 3, editie maart-april-mei) Partner VKW Limburg zorgde voor een publicatie in hun blad dat gedurende drie maanden verdeeld werd onder de leden. Een artikel kondigde het festival aan en liet geïnteresseerden weten dat het tijd was om zich in te schrijven.
03 april 2013
Online plaatsen van website (www.bedrijfsfilmfestival.be) Praktische gegevens, kennismaking met de juryleden, categorie-indeling... De website vormde dé terugvalbasis voor iedereen die extra informatie wenste over het festival. Ook inschrijven kon via deze weg.
12 april 2013
Be More en het Limburgs Bedrijfsfilmfestival op Twitter Limburgse ondernemers bereiken op een effectieve manier? Via Twitter natuurlijk. Zowel ons bureau als het festival stuurden tweets de wereld in over de bedrijvigheid rond corporate video en het festival.
Februari ‘13 Maart ‘13 April ‘13
Direct mailing – Nieuwsbrief festival We namen rechtstreeks contact op met Limburgse ondernemers via overtuigende telefoons en een digitale nieuwsbrief. In deze laatste zaten ook tekstlinks verwerkt zodat met rechtstreeks op de website terecht kwam. Zo haalden we deelnemers binnen en creëerden we ineens ook een database voor de volgende edities.
03 mei 2013
VKW Limburg zet het festival op de agenda Partners VKW Limburg schreef een artikeltje om het festival aan te kondigen. Het evenement raakte zo bekend onder de leden. Gedurende de hele maand mei was het artikel terug te vinden op de website.
23 mei 2013
23 mei 2013
Advertentie Het Belang Van Limburg (Thema van de week Made In Limburg) Met Made In Limburg als presenting partner genoten we van verschillende mediahits. Een daar van was een advertentie op de economiepagina van HBVL dat het festival promootte en ervoor zorgde deelnemers zich kandidaat stelden. Promospotje op TVL Limburg Een promospotje (gemaakt door Medialife) werd op TVL uitgezonden tijdens Made In Limburg TV. Het verscheen voor het eerst op het scherm op donderdagavond om 18u en werd de hele avond en vrijdagochtend herhaald tot 12u. Het schudde de doelgroep wakker en deed hen uitkijken naar het festival.
9
23 mei 2013 (doorlopend t.e.m. 30 mei 2013) 30 mei 2013
30 mei 2013
03 juni 2013
05 juni 2013
06 juni 2013
Aankondiging website Made In Limburg Presenting partner Made In Limburg maakte van het festival hun thema van de week. Er verscheen een online banner op de homepage en een er was een artikel terug te vinden onder de rubriek ‘Thema van de week’. Vermelding DS Avond Naar aanleiding van het bedrijfsfilmfestival van Antwerpen en Limburg, schreef DS een artikel over corporate video en het nut ervan. Het leverde ons een korte vermelding op in de inleiding van het artikel. Artikel Made In Limburg Een verslag over de avond van het festival en een overzicht van alle winnaars werd gebundeld in een artikel dat verscheen op de website van onze presenting partner. Alle deelnemers op een rijtje op ons eigen Youtube-kanaal Omdat het onmogelijk was om alle inzendingen volledig te tonen, was het noodzakelijk om voor ingekorte fragmenten te kiezen. Daarom verzamelden we alle filmpjes op een eigen Youtube-kanaal (Be More) waar alle deelnemers, genomineerden en winnaars terug te vinden zijn. Terugblikken met De Weekkrant Reportage Made In Limburg TV Op 30 mei 2013 bracht partner Made In Limburg een filmploeg mee. Deze zorgde voor samenvattende sfeerbeelden die later werden uitgezonden op TV Limburg. De uitzending vond plaats om 18u, en werd gedurende een hele donderdagavond en vrijdagvoormiddag herhaald.
10
3.2.Het uiteindelijke resultaat Zoals eerder vermeld was één van onze ambities om een professionele locatie vast te krijgen met alles erop en eraan. We werden op slag verliefd op de Tiendschuur van Abdijsite Herkenrode. Deze gerestaureerde schuur voldeed aan al die eisen en zag er dan ook prachtig uit dankzij de decoratie van Thomas en U.C Belgium waar we gebruik van mochten maken. Tijdens het netwerken genoten de gasten van een walking dinner, aangeboden door Aromazz. Iedereen genoot en er werd volop genetwerkt. Dit doel werd dus met succes behaald. Ons absolute streefdoel was het binnenhalen van meer deelnemers. Meer deelnemers betekent meer netwerken en dat was net een belangrijk aspect van Het Limburgs Bedrijfsfilmfestival. We wilden minstens 20 inzendingen. De boodschap was dus: zoeken, bellen en mailen naar mogelijke deelnemers. Ook publiciteit zou hier een flinke bijdrage in leveren. Dankzij onze hoofdpartner Made in Limburg verkregen we de nodige media-aandacht. Ze zorgden ervoor dat het promotiefilmpje van het event te zien was op zowel TVL, en publiceerde artikels op de website van Made in Limburg en in Het Belang Van Limburg op de economiepagina. Dit zorgde voor een aanzienlijke stijging van het aantal inzendingen. Ook VKW Limburg droeg zijn steentje bij en zorgde voor een publicatie in hun magazine, Kunstlaan 16, dat driemaandelijks verdeeld wordt onder de leden. Met de teller uiteindelijk op 40 deelnemers en gemiddeld 95 aanwezigen behaalden we ons doel vlot. Op de avond zelf wilden we de gasten voorzien van een professionele gastspreker, een special guest en een gastvrouw. Hier zijn we met glans in geslaagd. De gouverneur van Hasselt, Herman Reynders leidde de avond met succes in en verwelkomde de gasten. Communicatiegoeroe Jeroen Wils gaf een interessante uiteenzetting rond ‘Het einde van het persbericht’. Ook kon Leen Paredis overtuigd worden om de avond aan elkaar te praten. Leen zorgde voor een vlotte presentatie wat het festival enkel nog meer naar omhoog tilde. Bovendien speelde ze spontaan in op onverwachte momenten, zoals bij beslissingen die de jury nam op de avond zelf pas nam. Een professionele jury was nodig om de filmpjes te beoordelen en om tot een unaniem besluit te komen over de grote winnaar. Deze jury bestond uit Bjorn Roes, Karsten Lemmens, Ben Rouffa, Frederik Knapen en Gert Scheurs. Om de kwaliteit van de filmpjes te garanderen, konden we rekenen op een audiovisueel pakket dankzij Tiendschuur. Voor kwalitatieve prijzen konden we rekenen op de steun van Brightfish, KRC Genk, TVL en iChannel. Brightfish voorzag de hoofdprijs voor de grote winnaar, namelijk een cinemapakket ter waarde van €2150. Ook KRC Genk bekroonde een winnaar met business seats. Andere categoriewinnaars genoten van prijzen aangeboden door iChannel en TVL. iChannel verzorgde een prijs t.w.v. €1000 en TVL beloonde de winnaar met een uitzending van het bedrijfsfilmpje. Uiteraard zorgden we ook voor een exclusief aandenken voor de gasten in de goodiebag, namelijk een ticket voor de 24 Hours of Zolder, verkregen dankzij Circuit Zolder. Het doel om break-even te draaien is ons niet gelukt. We hebben er alles aan gedaan om uit de kosten te komen, wat volgens onze berekeningen geen probleem zou zijn. Verrassend was dan ook het grote bedrag dat op de factuur van Tiendschuur verscheen. Een onoplettendheid inzake de BTW die niet werd meegerekend in onze oorspronkelijke budgetplanning, deed ons de das om. 11
