1.1 Plýtvání v nevýrobních procesech – jiný pohled William Lareau nám ve své knize Office Kaizen: Transforming Office Operations into a Strategic Competitive Advantage [3] poskytuje jiný pohled na druhy plýtvání. Rozděluje druhy plýtvání v nevýrobních procesech do pěti základních skupin – lidé, procesy, informace, majetek, management.
lidé
management
procesy
plýtvání
majetek
informace
Obr. 1 Druhy plýtvání dle W. Lareua [vlastní zpracování]
Lidé – plýtvání zaměřené na dosažení cílů, pracovního nasazení, způsobené čekáním a zbytečným pohybem, špatným postupem výroby. Procesy – plýtvání energií na vedení lidí, nestálosti, manipulativní, strategické plýtvání, plýtvání hodnověrnosti, standardizace, dílčí optimalizace, plánování, nerovnoměrného toku, kontrolování a chyb. Informace – plýtvání přenosem informací, nedostatkem informací, bezvýznamností, nepřesností. Majetek – zásoby, rozpracovanost, fixní a variabilní majetek. Management – plýtvání koncentrace, disciplíny a vlastnictví. [3]
2
ZLEPŠOVÁNÍ NEVÝROBNÍCH PROCESŮ ANEB JAK NATO
Pokud se chceme pustit do zlepšování nevýrobních procesů a nejsme si jisti jak na to, jedna z možností je využít tkz. „cestovní mapu“. Příklad jedné cestovní mapy je uveden na obrázku Obr. 2. Tato mapa nám pomůže zorientovat se ve spleti různých metod, postupů a programů na zlepšování nevýrobních procesů. [14]
1
Rozhodnutí managementu
2
Trénink a příprava pracovníků
Analýza nevýrobního procesu
3
4
Analýza procesní zátěže
Mapování hodnotového toku
Analýza struktury činností
Stanovení procesních ukazatelů
Identifikace plýtvání a slabých míst nevýrobního procesu
Implementace základních metod zlepšování
5 Multiprofesnost
6
BSC
Workshopy
5S
Vizuální management
Standardizace
Měření práce
Ergonomie
Štíhlý layout
Audit programu zlepšování nevýrobního procesu
Obr. 2 Cestovní mapa programu pro nevýrobní procesy [14]
2.1 Analýza zaměřená na plýtvání K zjištění forem plýtvání v právním odboru RSTS na pozici osobní asistentky využiji koncepci Office Kaizen, která se opírá o tři základní pilíře – vizualizace na pracovišti, procesy a objekty. Layout kanceláře osobní asistentky, která sdílí kancelář s druhou kolegyní, právníkem, je zobrazen níže na obrázku Obr. 3. Kancelář je prostorná, je zde spousta úložného prostoru pro dokumenty, soudní spisy a právní případy díky skříním umístěným podél zdí. V současné době jsou skříně plné šanonů a spisů. Telefon, PC i fax jsou umístěné v dosahu osobní asistentky, zásoby kancelářského materiálu jsou sice umístěné ve skříni po pravé ruce osobní asistentky, ovšem materiál je umístěn ve spodní části skříně. Vzhledem k objemu denní pošty a nutnosti častého využití obálek, atd. se musí asistentka neustále ohýbat pro materiál, což považuji za zbytečný a neergonomický pohyb. V layoutu kanceláře jsem vyznačila možnosti umístění vizuálních nástěnek výkonu a produktivity práce, případně vizualizované odjezdy právníků k soudním jednáním. Černé čáry znázorňují nejčastější pohyb asistentky po kanceláři. Je evidentní, že nejčastější pohyb je ke skříňce s poštou, pro zásobní materiál a pro dokumenty v šanonech. Další častý pohyb je ke kopírce a tiskárně, která je umístěná na patře, vzdálená 31 kroků. skříň
přijatá a odeslaná
skříň
pošta
vizuální nástěnka
Vzdálenost 6 m Frekvence v 22 krát denně
o
dveře
pracovní stůl
k
PC
Kopírka - vzdálenost 20 m Frekvence v 14 krát denně
fax
n PC
o
pracovní telefon
stůl asistentky neergonomické
Vzdálenost 8 m Frekvence v 2 krát denně
umístění zásob Vzdálenost 2 m Frekvence v 15 krát denně
skříň
stůl
zásoby materiálu dveře
vizuální nástěnka
Obr. 3 Layout kanceláře osobní asistentky [vlastní zpracování]
šanony
Při analýze ergonomického hlediska jsem se zaměřila především na pracovní prostředí (osvětlení, klimatické podmínky, hluk), vhodnou volbu pracovní polohy (práce vestoje, práce vsedě, …), ergonomické řešení pracovních sedadel, výšku pracovní roviny, zorné podmínky při práci (osa pohledu, zorný úhel) a ekonomii pracovních pohybů. Kancelář osobní asistentky má co se týče ergonomického hlediska základní vybavení, a to podložku pod myš a ke klávesnici a podložku pod nohy umístěnou pod pracovním stolem (Obr. 19). V rámci analýzy ergonomického uspořádání kanceláře jsem provedla ergonomický audit pracovní desky stolu a jeho okolí. Jeho výsledky můžeme vidět v Tab. 6. Osvětlení v místnosti je dostatečné, vzhledem k umístění stolu v blízkosti okna, klimatické podmínky jsou vyhovující. Technické vybavení kanceláře se skládá z PC, telefonu a faxu a je dostatečně vyhovující a moderní. Dle zásad ekonomie pracovních pohybů by měl zaměstnanec:
Zaujímat při práci nejméně únavnou polohu,
pracovní pohyby mají být jednoduché, časově krátké,
zaměstnat obě ruce, aby pracovali společně, bez náhlých změn směru.
Z pohledu ekonomie pracovních pohybů jsem neshledala žádné nedostatky. Z obrázku je patrné, že pracovník má nesprávnou polohu těla při práci, křeslo, které pracovník využívá je opotřebované a ergonomicky nevyhovující. Pracovník dodržuje špatnou vzdálenost zorného úhlu svého zraku a monitoru. Tab. 1 Ergonomický audit [vlastní zpracování] Hodnocené kritérium A. Doporučený dosah dopředu B. Rozšířený dosah dopředu C. Minimální vzdálenost pro provádění práce D. Doporučený dosah do stran E. Rozšířený dosah do stran
Doporučovaný rozměr 30 cm 46 cm 2.5 - 10 cm 102 cm 152 cm
Skutečný rozměr Přijatelné 30 cm ano 80 cm ano 10 cm 100 cm 180 cm
ano ano ano
Procesní analýza Procesní analýzu jsem se rozhodla zpracovat u subprocesu Evidence nově přijatých případů k soudnímu vymáhání z důvodu velkého počtu operací, které musí osobní asistentka vykonat během zaevidování nového případu. Sledovala jsem celý subproces a zaznamenala jsem určité formy plýtvání, které lze eliminovat či úplně odstranit. Nové případy k vymáhání jsou právnímu odboru předávány téměř denně, a to nejpozději do 10.00 hod. Složky k vymáhání donese osobně referentka odboru vymáhání pohledávek. Jejich počet je každý den jiný v závislosti na platební morálce klientů, v průměru však 2 složky denně. Tento subproces je v podstatě prvním nutným krokem k zahájení soudního vymáhání pohledávky od dlužníka a je také součástí mapy hodnotového toku, kterou můžeme spatřit v příloze PŘÍLOHA P VIII. Tab. 2 Procesní analýza – osobní asistentka [vlastní zpracování]
Doba trvání v (s)
vzdálenost v (m)
čekání
kontrola
činnost
operace
č.
transport
Procesní analýza - osobní asistentka Proces: Evidence nově přijatých případů k vymáhání
1
čekání na přidělení případu ředitelem odboru konkrétnímu právníkovi
2
zápis do Knihy došlé pošty a přidělení čísla jednacího (ručně)
20 s
3
nadepsání č.j. na složku
3s
4 5 6 7
Æ 600 s
zápis do evidence vymáhaných pohledávek (žalovaná částka a datum přidělení případu do PRAV) evidence v informačním systému CIBIS vložení papírových desek s nadpisem PRÁVNÍ doručení konkrétnímu právníkovi CELKEM
Možnost zlepšení
elektronická evidence pošty (č.j.bude již přiděleno)
30 s 15 s 30 s Æ 10 m 5
1
0
1
10
698 s (11,6 min)
Jak lze vidět z tabulky procesní analýzy Tab. 2, celkový subproces evidence nových případů trvá osobní asistentce pro jeden případ 11,6 min. Subproces se skládá ze 7 kroků, z toho z 5 operací, 1 transportu a 1 čekání. Po veškerém zaevidování musí osobní asistentka dopravit složku příslušnému právníkovi, což je vzdálenost v průměru 10 m. Procesní analýza naznačuje místa, kde je možné subproces vylepšit a zkrátit tak jeho celkový takt.
2.1.1 Ergonomie na pracovišti Při řešení otázky ergonomie na pracovišti jsem se řídila radami a doporučeními z řad odborníků . Zaměřila jsem se především na správnou polohu těla při práci u počítače. Návrhy ergonomických pomůcek a vybavení kanceláře Na trhu je v současné době dostatečná nabídka produktů pro zajištění pohodlí a zabezpečení zdraví při práci v kanceláři. Mezi ty nejčastěji využívané patří především
Ergonomická židle
Ergonomická židle nám musí kromě základních funkcí - nastavení výšky sezení, úhlu a výšky -nabídnout dostatečně široký a hluboký anatomicky tvarovaný sedák, permanentní podepření zad ve všech polohách s možností regulace přítlaku opěráku a možnost nastavení hloubky sedáku. Cenová relace se pohybuje mezi 2.000,-- Kč – 15.000,--Kč.
Obr. 4 Ergonomické židle [18]
Ergonomická myš
Je inovativním řešením počítačové myši, které zvyšuje komfort a zároveň redukuje možnosti zranění. Toto zařízení zahrnuje dva nové prvky - základnu ve tvaru písmene V, a výduť posuvnou ve čtyřech směrech - spolu s vestavěnou podporou dlaně a možností velikostních úprav pro jedinečný komfort každého uživatele. Orientační cena je mezi 500,-Kč – 2.000,-- Kč
Ergonomická lampa
Vytváří příjemný studený zdroj světla, který se snaží v maximální míře napodobit denní světlo. Dokonalé vyvážení umožňuje velmi lehké nastavování a příjemně chladný povrch na dotyk zaručuje, že se při manipulaci pracovník nespálí. Cenová relace je mezi 3.000,-– 5.000,-- Kč.
Obr. 5 Lampa [18]
2.1.2 Vizualizace na pracovišti Vizualizace na pracovišti proběhla už v rámci zavádění metody 5S, byly zavedeny vizuální prvky – ohraničení a etiketování položek pro vymezení jejich místa na pracovišti. Dále jsem se snažila vyřešit problémy, které vyplynuly z minuaditu vizualizace na pracovišti vypravovaného v rámci analýzy plýtvání na pracovišti. A to konkrétně:
Návrh a realizace nástěnek v právním odboru
V rámci analýzy vizualizace v kanceláři bylo mimojiné zjištěno, že zde chybí dostatečná vizuální forma absence jednotlivých právníků při zastupování RSTS u soudních jednání. Navrhla jsem jednoduchou nástěnku pro časový rozsah jeden měsíc, kde se zapisují u konkrétních jmen právníků důvody jejich absence, popř. název soudu a hodina, kdy se zúčastní soudního jednání. Tato nástěnka byla v brzké době zakoupena a její návrh zrealizován. Měsíční aktualizace této nástěnky je v plné kompetenci osobní asistentky.
Obr. 6 Vizualizace nástěnek v právním odboru RSTS [vlastní zpracování]
