© UPOZORNĚNÍ Tento studijní materiál je určen pouze účastníkům letních škol organizovaných sítí kontaktních organizací (RKO-ERA). Pokud máte zájem o využití textu jinak, než k vlastnímu studiu, kontaktujte nás, prosím, na emailu
[email protected]. Rádi Vám vyjdeme vstříc.
Letní škola projektového managementu Radka Pittnerová
[email protected] Inovační a technologické centrum při VÚTS a.s.
ČASOVÝ HARMONOGRAM • Denně od 9:00 do 16:00 • Blok I 9:00 – 12:00 • Oběd 12:00 – 13:00 • Blok II 13:00 – 16:00 • Práce na zadaném úkolu
Program kurzu • • • •
Rozdělen do 3 dnů Naučit se a osvojit si základní principy Vyzkoušet si prakticky Technické a behaviorální kompetence (výběr nejdůležitějších) • Doplňující materiály k samostudiu • Další konzultace on-line nebo osobně ke konkrétním projektům
Na co se zaměříme především • • • •
Cíle Plán Zdroje Komunikace
Vaši lektoři
• Radka Pittnerová (1. a 3. den) • Martin Maruniak (2. den)
Co nás čeká?
Měli bychom se naučit dobře připravit a naplánovat projektový záměr, na základě kterého se nám bude náš projekt co nejlépe realizovat…
Poznat co nejlépe prostředí projektů financovaných z veřejných zdrojů Naučit se naplánovat projekt Naučit se co nejlépe odhadnout, co nás v budoucnu může čekat
TO ZNAMENÁ PŘEDEVŠÍM…
A hlavně
Počítat s tím, že pokud naprosto vše proběhne přesně tak, jak jste si to představovali při plánování projektu, bude se jednat o malý zázrak
ZÁKLADNÍ TERMINOLOGIE
• • • • • • • • •
Program Projekt Poskytovatel dotace Výzva Zadávací dokumentace Projektový návrh Konsorcium Koordinátor Projektový manažer
• • • • • • • • • • •
Konzultant Hodnotitel Projektová smlouva Reporting Monitorovací indikátory Klíčové aktivity Úkoly Audit Finanční řízení Diseminace Povinná publicita
Kapitola první - prostředí
VAV PROJEKTY FINANCOVANÉ Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ
Novinka poslední doby? • NEe • Finanční náročnost VaV projektů • Kdo má dost prostředků na financování VaV?
Veřejné prostředky… • Veřejné zdroje – Finance za dokončenou úspěšnou inovaci/výzkum – Finance na realizaci určitého výzkumu s určitým cílem/výstupem
• KDO bude uživatelem majitelem výstupu a uživatelem výsledků
KDYŽ HLEDÁME VHODNÝ ZDROJ..
Na co se zaměřit? • KDO poskytuje – Pravidla – Kvalita smluvního vztahu
• JÁ – Moje motivace – Moje schopnosti – Moje možnosti
Když vybírám program..
KDO? NA CO? KOLIK? KDE? KDY?
Zdroje informací • Program (činnosti, míra spolufinancování) • Výzva – Příručka pro žadatele – Příručka pro řešitele – Příručka pro hodnotitele – další specifické dokumenty
CO JE PROJEKT?
Projekt je…
jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. ISO 10006 „Směrnice jakosti v managementu projektu“
IPMA (INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION - EU)
PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – USA)
Vymezení v čase • Projekt má právě jeden začátek a jeden konec. Nemělo by se tedy stát, že není jasné kdy daný projekt vlastně začal a zda-li již případně neskončil.
V případě projektů financovaných z veřejných zdrojů - smlouva
Řízení projektu • Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho, CO má být vytvořeno, KDY to má být vytvořeno a ZA KOLIK to má být vytvořeno. Tyto tři pohledy definují tzv. „trojimperativ projektu".
ZDROJE • Lidé • Materiál • Technika
STRATEGIE REALIZACE PROJEKTU
JAKÝM ZPŮSOBEM VYUŽIJEME ZDROJE K NAPLNĚNÍ STANOVENÝCH CÍLŮ V DANÉM ČASE
CÍLE PROJEKTU
Jak je to s těmi cíli… • Záměr vs. Cíl
– Chci se stát vědcem (chci si prodloužit mládí, nechci jít do práce…) – Vystudovat doktorské studium
• Výstupy vs. Výsledky – – – – –
Disertační práce Diplom Začínající vědec Výstup – kurz Výsledek – zvýšení znalostí (otrávenost)
Stanovení a formulace projektových cílů • •
musí odpovídat záměrům poskytovatele dotace sdíleny členy realizačního týmu
• • • • • • • • • • •
Metoda SMART S – specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M – measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A – aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R – realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T – timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec
Projektový záměr • Stanovení a formulace projektových cílů • Formulace sdělení • Platí zlaté okřídlené pravidlo: Jasně, stručně výstižně. - Snažte se být konkrétní - V tom co říkáte, nesmí být „ale“ (pokud to není úmyslem) - Nedejte možnost k přemýšlení o vašem sdělení, příjemce ho musí brát jako fakt. - Musí být pochopitelné. ( v případě, že Vám příjemce nebude rozumět, Váš projekt nepodpoří) pozn.: Pozor, především u technicky orientovaných projektů! Ne každý hodnotitel má technické vzdělání! - Prodávejte benefity, které Vaše řešení přinese poskytovateli dotace. - Vysvětlete jak moc důležité je, abyste realizovali svůj projekt.
• Kdo? Kde? Kdy? Jak? Co? Komu? Proč?
Cíle CÍLE PROJEKTU MUSÍ ODPOVÍDAT ZÁJMŮM ZAINTERESOVANÝCH STRAN A RESPEKTOVAT DOSTUPNÉ ZDROJE (nutnost dosažení shody) V OPAČNÉM PŘÍPADĚ …. MOŽNOST VZNIKU KONFLIKTU
Trojúhelník determinující cíle
Cesta k financování záměru Subjekt potenciálně ochotný financovat Projektový návrh
Specifické prostředí projektů VaV
•ČAS •ADMINISTRATIVA
Projekt vs. Projektový návrh • Rizika při stanovení cílů v projektovém návrhu Projektový návrh
Realizace projektu
Výsledný stav I CÍL
CO? JAK? ZA KOLIK?
Aktuální stav
Výsledný stav II CÍL Počáteční stav
čas
Než začnete psát projekt
MANAŽERSKÉ MINIMUM
Základní techniky • • • •
Ganttův diagram Plán aktivit WBS Organizační struktury
• Pomohou nám lépe pochopit, popsat a řídit projekt
Ganttův diagram • Projektový „kalendář“ • Vývoj projektu v čase (příp. návaznosti) • Porovnáváme s reálným stavem
Ganttův diagram
PERT Program (or Project) Evaluation and Review Technique - Na začátku – GANTT
PERT
Klíčové aktivity • Dílčí podprojekty, jejich realizace je NEZBYTNÁ pro dosažení cíle • Cíl: strávit dobrodružnou dovolenou v Amazonii • Klíčová aktivita: Doprava • Výstup: platná letenka v určitém období za určitou předem stanovenou cenu se všemi povoleními pro pobyt • Výsledek: mohu dorazit do Amazonie (jedná se o podmínku, bez které bych svůj záměr nemohl/a realizovat)
Klíčové aktivity • Projekt: doktorand • Cíl: dokončit doktorské studium do 3 let úspěšnou obhajobou doktorské práce a získáním titulu Ph.D. • Klíčová aktivita: Zpracování disertační práce • Výstup: disertační práce • Výsledek: mám informace, na základě kterých jsem schopen přistoupit k obhajobě, která je nezbytným předpokladem pro splnění mého cíle…
Ukázka Klíčová aktivita/rok (2009) I. II. 1 Mobilizace zdrojů a znalostní základny projektu 2 Marketingová strategie projektu 3 Příprava vzdělávacích materiálů 4 Rozvoj odborných kompetencí akademických pracovníků 5 Odborné tréninky a stáže 6 Pilotní semináře a kurzy 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 8 Inovace studijních programů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 10 Management
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
Ukázka klíčových aktivit 1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce
Ukázka 3 Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring
Ukázka 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů
Ukázka 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup. 9.2. Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management 10.1. Zahájení projektu 10.2. Personální management projektu 10.3. Finanční řízení projektu 10.4. Operační řízení projektu a řízení kvality 10.5. Administrace a monitoring projektu 10.6. Partnerská spolupráce 10.7. Reporty a komunikace s poskytovatelem dotace 10.8. Ukončení projektu
1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce 3 Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup. 9.2. Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management 10.1. Zahájení projektu
únor 09
březen 09
duben 09
květen 09
červen 09
červenec 09
srpen 09
září 09
říjen 09
listopad 09
prosinec 09
leden 10
únor 10
březen 10
duben 10
květen 10
červen 10
červenec 10
srpen 10
září 10
říjen 10
listopad 10
prosinec 10
leden 11
únor 11
březen 11
duben 11
květen 11
červen 11
červenec 11
srpen 11
září 11
říjen 11
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
WBS • Work Breakdown Structure • hierarchický rozpad prací • rozložit průběh realizace projektu na menší celky a z nich generované výstupy, které jsou podmínkou naplnění projektového cíle. • umožňuje lépe odhadnout celkové náklady projektu a lépe plánovat projektové kapacity.
WBS – PRAVIDLO 100% • pokrývá 100% věcného obsahu projektu – musí zahrnovat vše, co musí být realizováno, aby projekt mohl být úspěšně dokončen. • ve WBS nesmí nedocházet k překrývání obsahu mezi dvěma prvky WBS které jsou v různých větvích stromu. – Taková dvojznačnost by mohla vést k duplicitní práci, nebo chybám v důsledku překrývání odpovědnosti a autority.
WBS
WBS - ukázka
Organizační struktury • Pravomoc a odpovědnost • Organizujeme zdroje
liniová
Kombinovaná – liniově štábní
PŘIPRAVUJEME PROJEKT
Životní cyklus projektu Projektový záměr
Program
Výzva
Výběr projektů
Hodnocení
Projektový návrh
Negociace
Uzavření smlouvy
Zahájení projektu
Ukončení projektu
Reporting
Realizace projektu
PROJEKTOVÝ NÁVRH
Než začneme psát projekt • známe potřeby a zájmy zainteresovaných skupin • přizpůsobit obsah, jazyk sdělení a argumentaci • strategie – vychází ze znalostí prostředí • jak bude probíhat proces hodnocení • Písemná forma • Osobní prezentace • Počet kol hodnocení • Hodnotící kritéria a jejich váhy
Vlastní text projektového návrhu • Při psaní projektového návrhu • Obsah a jeho korekce • Volba slov • Konkrétnost argumentů • Kontrola chyb obsahových i formálních • IT podpora – slabé stránky • FORMÁT TEXTU • Rozsáhlejší projekty – vícekolové hodnocení s možností prezentace projektu
Projektový návrh II • Obvykle psaný text • Struktura: • Stanovení cílů a výstupů • Prokázání potřebnosti realizace ve vazbě na aktuální stav (společnosti, oboru, cílové skupiny) • Popis realizace • Realizační tým a jeho kompetence • Finance • Struktura bodového ohodnocení
Informace v projektovém návrhu • • • • • •
Jasné Stručné Relevantní Srozumitelné Přehledné Konkrétní
Projektové cíle - opakování • Metoda SMART •
•
•
• •
• •
• •
•
S–
specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M – measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A – aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R – realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T – timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec
Prokázání potřebnosti realizace • u všech částí projektu (významnost kapitol ve vazbě na hodnocení)!! • znalost aktuálního stavu • změna stavu dosažená realizací projektu • konkrétní údaje podepřené prokazatelnými fakty
Popis realizace • vlastní odborné řešení • klíčové aktivity / úkoly / výsledky / výstupy (F I N A N C E) • návaznost • časový harmonogram • odpovědnost za realizaci
Realizační tým a jeho kompetence • popisovat tým vždy ve vazbě na projektový záměr • vyhnout se obecnostem • Prokazujeme • Odbornou způsobilost • Schopnost realizovat projekt pro manažerské stránce • Odůvodňujeme finanční zdroje
Finance • ODŮVODNĚNÍ POŽADAVKŮ • Popis realizace (provázání na úkoly a výstupy) • Komentáře k financím • Lidské zdroje • Struktura rozpočtu • Technické vybavení 100 000,• Tiskárna, PC, scanner, promítadlo.. 100 000,• Administrativa 1 000 000,• Technický asistent, administrátor projektu, asistent finančního manažera…
kvalitní rozpočet = kvalitně připravený projektový záměr s jasně definovaným cílem, postupem řešení a výstupy
Základní znalosti – finanční řízení • Pracovně-právní agenda
• Typy pracovních smluv • Odvody a jejich výše • Úvazky, vykazování odpracovaného času
• Minimum v oblasti účetních předpisů • Zařízení a vybavení (majetek) • dlouhodobý/krátkodobý • Hmotný/nehmotný
• Cestovní náhrady
• Tuzemské/zahraniční • Vyhlášky a nařízení (MVSP, interní v rámci organizace)
• Interní procesy v organizaci • Schvalovací procedury
• Nákup služeb a výběrová řízení
Kvalitně připravený projektový rozpočet • vychází z cíle a průběhu realizace projektu • je adekvátní plánovaným cílům • odpovídá pravidlům stanoveným v zadávací dokumentaci programu • je sestaven v souladu s platnou legislativou a interními předpisy příslušné organizace • nevytváří zásadní bariéry v průběhu realizace projektu
ROZPOČET V PRŮBĚHU ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU
Základní dokumenty a zdroje informací • Pro přípravu rozpočtu projektové žádosti pro konkrétní typ programu bychom měli znát obsah následujících dokumentů: • • • • • •
Program (činnosti, míra spolufinancování) Výzva Příručka pro žadatele Příručka pro řešitele Příručka pro hodnotitele další specifické dokumenty
• !POZOR! • Obsah těchto dokumentů a požadavky na financování projektů se v různých programech mohou výrazně lišit!
Zadávací dokumentace určuje základní pravidla pro financování projektů •CO lze financovat? •Kolik prostředků lze získat z veřejných zdrojů? •Jak budou probíhat finanční toky? •Jaká je odpovědnost příjemce dotace?
JAK BUDE SESTAVEN ROZPOČET? Jak bude probíhat financování projektu, jednotlivé položky a objem požadovaných finančních prostředků = žadatel při respektování pravidel stanovených poskytovatelem .
JAK POSTUPOVAT PŘI TVORBĚ ROZPOČTU PROJEKTOVÉHO NÁVRHU
1. Seznámit se se základními parametry programu/výzvy • Minimální/maximální výše rozpočtu • Maximální délka trvání projektu • Výše veřejné podpory/spolufinancování • Uznatelné/neuznatelné náklady • Aktivity (financovat pouze uznatelné činnosti) • Kdo může žádat • Přímé/nepřímé náklady 2. Seznámit se s pravidly regulujícími jednotlivé položky rozpočtu 3. Připravit kvalitní plán realizace projektu s jasně definovanými cíli, postupem realizace a výstupy.
ZÁKLADNÍ PRAVIDLO – výdaje MUSÍ BÝT ZPŮSOBILÉ • Charakter výdaje • –přiměřenost (v. musejí odpovídat cenám v místě, oboru a čase obvyklým) a musejí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu) a efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu); • Účel výdaje • – výdaje musejí být nezbytné pro realizaci projektu a musí mít přímou vazbu k aktivitám, realizovaným v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu; • Prokazatelnost výdaje • – výdaje musejí být identifikovatelné a prokazatelné a musejí být doložené účetními doklady s předepsanými (požadovanými) náležitostmi • Datum uskutečnění výdaje • - výdaje musejí vzniknout a být zpravidla uhrazeny v průběhu realizace projektu, tj. mezi dnem zahájení a ukončení projektu9
PŘÍMÉ VS. NEPŘÍMÉ VÝDAJE V PROJEKTU
Osobní výdaje • •
Platy Odměny z dohod
• Dohoda o provedení práce • Dohoda o pracovní činnosti
• Autorský honorář • Sociální a zdravotní pojištění • FKSP (pokud je tvorba povinná ze zákona) • Jiné povinné výdaje (např. zákonné pojištění zaměstnanců) • Typy pozic, které lze financovat • • Mzdové tarify • Úvazek • Výkazy práce
Cestovní náhrady • souvisí s realizací projektu
• • • • • •
• ZÁPIS
Cestovné Ubytování Stravné Nutné vedlejší výdaje ZAHRANIČNÍ / Tuzemské Vyhlášky a nařízení
Provoz místní kanceláře • místní kancelář = provozní náklady • přímé / nepřímé • kancelářský materiál • Náklady na provoz kancelářského vybavení (cartridge) • Telefon, poštovné, fax • Spotřeba vody, paliv a energie • Nájemné
Nákup vybavení a služeb • investiční vs. neinvestiční majetek
• Odpisy • Specifické požadavky (např. křížové financování)
• Výběrová řízení na dodavatele • Limity • Zakázka malého rozsahu • Podlimitní výběrové řízení • Zadávací dokumentace
• Požadavky na dodavatele • Specifikace předmětu plnění • Parametry výzvy
• Hodnocení nabídek • Smlouva
Náklady vyplývající ze smlouvy • publicita • propagační předměty (přímé/nepřímé náklady) • Prezentace projektu a jeho výstupů
• audit • bankovní garance • náklady na zřízení a provoz samostatného účtu projektu
Limity ve výdajových položkách • • • •
Služby Místní kancelář (nepřímé náklady) Cestovní náhrady (ubytování, stravné) Osobní výdaje – stanovené mzdové sazby pro určité typy pozic
Rozpočet Základní milníky: 1. Předání projektové žádosti 2. Proces evaluace 3. Negociace 4. Zahájení projektu • • • • •
Nastavení pravidel čerpání v týmu Systém sledování výdajů Výkaznictví a dokladování Pravidla pro přesun prostředků mezi kapitolami Podstatné vs. Nepodstatné změny v rozpočtu
5. Reportovací periody • •
Aktivity x finance Průběh čerpání
6. Závěrečný report •
Rozpočet x čerpání prostředků x projektové činnosti a výstupy
Základní nedostatky projektových návrhů • • • • • •
Není jasně definovaný cíl Žadatel není schopen prokázat potřebnost Chybí znalost cílové skupiny a jejích potřeb Plán realizace nezajišťuje splnění projektového cíle Výstupy jsou definovány obecně Není zřejmý způsob ověření plánovaných výsledků a výstupů • Rozpočet je neadekvátní plánovanému dopadu projektu
Proces hodnocení projektu I • Specifický pro různé typy programů • Součást balíku zadávací dokumentace • Často již ve výzvě • Počet kol hodnocení • Způsob hodnocení (formální a obsahové)
Proces hodnocení projektu II • Termíny hodnocení pro hodnotitele jsou závazné • Sankce za nesplnění • Podpůrné nástroje • On-line systémy (např HOMO) • Specifické aplikace (MPO) • Hodnotící tabulka • Celková hodnotící zpráva (žadatel)
Negociace • vyjednávání s poskytovatelem finanční podpory o parametrech kontraktu • Zvážit výchozí pozici • Příprava na jednání (znalost průběhu negociace a nezbytných procedur) • Přímá osobní komunikace (může předcházet poskytnutí materiálů dle požadavků) • UZAVŘENÍ KONTRAKTU …. REALIZACE PROJEKTU
Realizace v projektu • Realizace projektu je zásadně závislá na kvalitě řízení komunikace • Tým • Pracovní skupiny v rámci týmu • Management projektu • (interní prostředí) • Uživatelé projektových výstupů • Poskytovatel dotace
KOMUNIKACE V PROJEKTU
Řízení komunikace v projektu • zahrnuje včasné a správné • Generování • Sběr • Distribuce • Uložení • Zpracování – informací v projektu • zajistit znalost procesů u všech zainteresovaných osob v projektu (komu, jakou informaci, kdy
Přehled komunikačních procesů Plánování komunikace
Řízení komunikací v projektu
Distribuce informací
Reportování o průběhu a výsledcích Administrativní uzavření
Plánování komunikace v projektu I • interní a externí komunikace • Požadavky na informace a komunikaci ze strany zájmových skupin projektu • vychází z organizační struktury, členění aktivit projektu a základních smluvních požadavků (frekvence reportovací periody a rozsah reportu) • Marketingová komunikace • Diseminace • Komunikační technologie • Frekvence komunikace • Odpovědnost za kontrolu a zpracování informací
Plán komunikace v projektu II • Výstupem PLÁN KOMUNIKACE PROJEKTU (průběžně revidovaný) • KDO? (OSOBNÍ ZODPOVĚDNOST) • KOMU? • CO? (OBSAH) • JAK? (FORMA) • KDY? • FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI
Distribuce informací v projektu •
Součást plánu komunikace • Sběr a zpracování dat v rámci projektu (včetně korekcí a „update“) • Struktura distribuce informací (od koho data a v jaké formě/rozsahu) • Charakteristika sídlených informací (včetně formátu, obsahu, míry detailu a další jednotná pravidla – např. logolink OPVK) • Harmonogram (kdy jaký druh komunikace) • Dosažitelnost informací mezi plánovanými periodami komunikace • Způsob revize a aktualizace plánu komunikace v průběhu realizace projektu
Hlavní nástroje interní projektové komunikace • zkušené projektové týmy - nižší nároky na komunikaci („sen projektového manažera“)
• ostatní projektové týmy • Meetingy • Reporty (pravidelné – smluvní závazek) • IT nástroje
Typy meetingů v projektech VaV • Zahajovací meeting (kick off) • Pravidelný meeting konsorcia (3/6 měsíců) • Specifické meetingy (zaměřené na realizaci konkrétních úkolů) • Mid term review • Závěrečný meeting (final review)
Zahajovací meeting („kick off“) • Cíl • • • • • • • • •
Přehled smluvních povinností a závazků Finance (pravidla a distribuce) Pravidla komunikace mezi partnery Konsorcionální smlouva a IPR Potenciální rizika Kontrolní mechanismy a opatření Kritéria úspěšnosti (jednotliví partneři/poskytovatel) Pracovní plán projektu Diseminační strategie
Kick off – administrativní část • • • •
Zahájení a prezentace hostitelské organizace (10 min) Historie projektu (10 minut) Prezentace partnerských organizací (10 min/partner) Přehled a vysvětlení požadavků poskytovatele dotace (smlouvy) • Management projektu a rozhodovací procedury • Přehled administrativních a finančních procedur • Přehled vzdělávacích potřeb konsorcia (dle projektu)
Kick off – technická část • Prezentace projektu, • přehled technických cílů, • výstupů a časového harmonogramu realizace projektu • Přehled o zdrojích ve vazbě na plánované výstup (lidské/finanční) • Přehled využití výstupů + marketingové a diseminační plány (včetně TIP)
Oficiální záznam z meetingu • Typ meetingu / číslo kontraktu / místo / datum / trvání / osoba odpovědná za záznam • Seznam účastníků • Přehled projednávaných témat • Zadaný úkol / odpovědná osoba / termín dokončení / aktuální stav • Měl by zahrnovat plán akcí na další období • Příští meeting – termín, lokalita, datum
Meeting konsorcia - agenda • Aktuální stav projektu – koordinátor • Administrativa a management - projektový manažer • Finance • Povinnosti vyplývající ze smlouvy (reporty, milníky, výstupy) • Stav realizace jednotlivých aktivit • Řešení technických problémů + diseminace • Akční plán na další periodu • Délka prezentací mezi 20-30 min. • Mid term – přehled plnění výstupů
Závěrečný meeting projektu • Hlavní agenda: • Přehled projektu ⁻ Cíle projektu ⁻ Klíčové výstupy
⁻ ⁻ ⁻ ⁻
Finance Závěrečná zpráva Audit IPR
Reporty • Typ (dle obsahu) • Aktivity • Finance • Časové rozložení • periodicita (vychází ze smluvních závazků) • Midterm • Final • Kontrolní mechanismus • Struktura • Odpovědnost za zpracování • Informační toky
Reporty II • Report je zpravidla jediný způsob, jak realizační tým „prodává“ výsledky své práce poskytovateli financování. • KVALITA REPORTU • ZPĚTNÁ VAZBA
