Leren & ontwikkelen binnen de Vlaamse overheid

Leren & ontwikkelen binnen de Vlaamse overheid Je kan op verschillende manieren werken maken van jouw ontwikkeling. Wanneer je voor jezelf op zoek gaat naar de meest geschikte leeractiviteiten, is het goed onderstaande in het achterhoofd te houden. Het is bewezen dat mensen het meest leren van ervaringen die ze opdoen. Filip Peeters (inspiration manager, Nike) verwoordt dit zeer goed: “you can’t learn how to swim by reading a book, so get wet!” Een korte toelichting: Er bestaan formele (georganiseerde) en informele (niet georganiseerde) manieren van leren en ontwikkelen. Bij formele leervormen denken we in eerste instantie aan opleiding, maar ook intervisie is hier een voorbeeld van. Als we het hebben over informele leervormen, spreken we over leren door ervaring, niet intentioneel leren. Bijvoorbeeld leren op de werkvloer, observeren, vragen stellen, bepaalde vormen van zelfstudie, lezen… Onderzoek heeft uitgewezen dat we slechts 10% van de zaken die we leren, leren via formele trainingen. 20% leren we via andere, formele leervormen. En 70% leren we door ervaring. Het is dus erg belangrijk dat je op zoek gaat naar beide vormen van leren. Daarom biedt de Vlaamse overheid een divers aanbod van ontwikkelmogelijkheden.

Ervaringen 70% Leren van leidinggevende en collega’s 20%

Formele training 10%

Probeer bij je keuzes rekening te houden met jouw persoonlijke leerstijl (cfr. leerstijlen van Kolb). In totaal zijn er vier leerstijlen; dat wil zeggen vier manieren waarop je dingen kan leren. Afhankelijk van de leerstof en de situatie gebruik je een bepaalde leerstijl. Mensen hebben echter ook een favoriete manier van leren, een voorkeursleerstijl. Weet je wat jouw voorkeursleerstijl is, dan weet je ook wat er, qua leerstof en studie, het beste bij jou past. Volgens Kolb is diepgaand leren zowel concreet als abstract, zowel actief als passief. Er is zowel reflectie nodig op wat achter de rug is, als actief aan de slag gaan met nieuwe kennis en vaardigheden. Voor een diepgaand leren moeten alle vier leerhandelingen erin betrokken zijn. Voor een inzicht in jouw leerstijlen, kan je terecht op onderstaande websites: http://www.123test.nl/leerstijl http://www.impulscentrum.be/kolb/onder.asp http://www.thesis.nl/kolb

1

Formele ontwikkelvormen binnen de Vlaamse overheid Mogelijkheden inzake leren & ontwikkelen Formele opleidingen volgen * open vormingsaanbod AGO/MOVI * open aanbod eigen entiteit * maatopleidingen * externe trainingen * studiedagen, conferenties, netwerken * e-leren en afstandsonderwijs * langdurige opleidingen/ bijkomend diploma (master-na-master programma’s, avondonderwijs…)

Ervaringen en uitdagingen ivm functie *jobrotatie *opnemen van andere rollen, nieuwe taken *wissel-leren (intern en extern) *praktijkbegeleiding *bedrijfsbezoek *klantenbijeenkomsten *mobiliteit (extern en intern) *doorgroeiopdrachten *feedforward *zelfstudie Interpersoonlijke relaties *intervisie *mentoring/ peter- en meterschap *leernetwerken *actieleren

Capaciteiten in kaart brengen *loopbaanbegeleiding (intern en extern) *coaching *feedback (vb 360° feedback) *supervisie *development centre

Zoals je in dit schema kan zien, zijn de verschillende ontwikkelvormen die de Vlaamse overheid aanbiedt, gespreid over de verschillende manieren van leren. Afhankelijk van je leerstijl zal de ene leervorm je beter liggen dan de andere. Maar om jezelf op een diepgaande manier te ontwikkelen en om het geleerde echt te laten bijblijven, moet je alle manieren van leren combineren. In een ideale wereld zal je jezelf niet ontwikkelen door louter een opleiding te volgen. Je zal bijvoorbeeld nadenken over wat je wil leren (affectief), vanuit deze reflectie een opleiding zoeken die aansluit bij wat jij en de organisatie nodig hebben (symbolisch), met collega’s nadenken over de implementatie (perceptueel) en het geleerde inoefenen op de werkvloer (gedragsmatig). De ontwikkelvormen die we hieronder zullen bespreken, zijn allerlei mogelijkheden om te werken aan jouw ontwikkeling. Zoals je zal merken, zijn sommige vormen meer georganiseerd en geformaliseerd dan andere. Voor sommige ontwikkelvormen bestaan uitgebouwde structuren waar je kan instappen (vb wissel-leren, coaching…). Andere ontwikkelvormen moet je nog opzetten (intervisie, jobrotatie…). Je doet zoiets natuurlijk nooit alleen. Jij kan het initiatief nemen, maar de concretisering en de uitwerking gebeurt steeds in dialoog met jouw leidinggevende en de P&O verantwoordelijke. Daarnaast kunnen jullie voor de implementatie ook beroep doen op het Agentschap voor Overheidspersoneel (AGO). Je kan altijd langskomen in het ontwikkelatelier (Boudewijngebouw, lokaal 2B36) om meer informatie in te winnen en/ of de vraag naar ondersteuning te stellen.

Coaching • Coaching is een vorm van persoonlijke begeleiding waarin leren in ruime zin centraal staat: De coachee leert, de coach ondersteunt dit leerproces. Binnen het coachingstraject worden de doelen vooraf bepaald. Het overkoepelend doel is het vergroten van jouw persoonlijke effectiviteit. Het gaat erom het jouw zelflerend en zelfsturend vermogen te stimuleren. Het helpt je om bij jouw eigen kennis te komen en zo potentiële capaciteiten vrij te maken. Coaching van groepen is ook mogelijk. De coach zoekt dan naar collectieve patronen in gedrag en denken in de groep. • Bij de Vlaamse overheid bestaat de mogelijkheid om gecoacht te worden door Mieke Stappaerts. Zij verzorgt individuele coaching van leidinggevenden en medewerkers en levert advies bij het kiezen van een externe coach. Meer info: [email protected], 02/553.44.27 of 0474/570.795 http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/ago/coaching.htm

2

Feedback • Bij feedback geef je informatie over het gedrag van de ander rechtstreeks aan die ander. Je vertelt de ander hoe hij bij jou overkomt, welke invloed hij op jou heeft, waarin je van hem verschilt en welk verschil je graag wil overbruggen. Feedback is een communicatiemiddel waardoor de ander op de hoogte raakt van dingen die hij zelf niet beseft of kan beseffen. Naar aanleiding van deze informatie kan de ander leren over zijn eigen gedrag en zichzelf verder ontwikkelen in de richting van bepaalde doelen. • Feedback geven, wil zeggen dat je naar de ander terugkoppelt wat je vindt van de resultaten van zijn werk of de effecten van zijn gedrag of houding. Doordat het steeds gaat over het effect van de ander (zijn gedrag) op jou, zegt feedback meestal net zoveel over jou als over de ander. Het is dus belangrijk om dit onder de vorm van een ‘ik’-boodschap te brengen. • Feedback ontvangen, is het proces waarbij iemand anders jou informeert over hoe hij jouw gedrag ziet en ervaart. Deze informatie kan je gebruiken om te checken of jouw bedoelingen zijn overgekomen. • Door feedback te krijgen en te vragen vergroot je jouw zelfkennis en de kennis over de ander. • Een heel concreet instrument om met feedback te werken is de 360-graden feedback. Dit houdt in dat een aantal personen rondom jou -in een cirkel van 360°- betrokken worden bij het verzamelen van informatie over jouw functioneren aan de hand van een vragenlijst (die gebaseerd is op het competentieprofiel van de medewerker). Door jouw competenties in 360° te bekijken, kom je tot een realistisch en objectief oordeel over jouw competenties. Het betrekken van meerdere interne en externe partijen zorgt voor een groter draagvlak. Deze tool is dan ook heel nuttig bij de verdere ontwikkeling van die competenties die van toepassing zijn in jouw huidige werksituatie.

Feedforward • Feedforward verwijst naar het inschatten van het effect van gedrag vooraleer je dit gedrag daadwerkelijk stelt. Door te oefenen om deze inschattingen systematisch te maken, kan je jouw gedrag instellen op de verwachte effecten. • Een concrete mogelijkheid voor feedforward-leren is het werken met scenario’s waarbij je zelf of met behulp van een groep anderen verschillende scenario’s bedenkt wanneer je bepaalde keuzes moet maken. Deze leervorm is dus ook een alternatieve leervorm voor intervisiegroepen op basis van gesteld gedrag. Je voert een discussie op basis van toekomstige keuzemoeilijkheden waarvoor je gesteld wordt. Je leert door deze opties gericht te bespreken met de groep of zelf te overdenken. • Feedforward (denken in termen van scenario’s) gecombineerd met goede feedback (wanneer een keuze is genomen) is vanzelfsprekend een krachtige combinatie.

Groeiactiviteit/ Doorgroeiopdracht/ Greenfield Assignments • Een doorgroeiopdracht, groeiactiviteit of greenfield assignment is een middel om de loopbaanontwikkeling van medewerkers te bevorderen. Het bestaat uit een specifieke opdracht die jouw takenpakket verbreedt/ verfijnt. De opdracht biedt je de kans om de verwachte kwaliteiten naar de toekomst te tonen of te ontwikkelen en te groeien binnen jouw rol of naar een eventuele volgende rol. Het is belangrijk dat de opdracht aansluit bij jouw ontwikkelnoden en dat je de kans krijgt om te leren, dat het management hier ruimte en tijd voor maakt. • De opdracht bestaat meestal uit een belangrijke operationele opdracht die door de werkdruk uitgesteld dreigt te worden. Het gaat om een project binnen de eigen entiteit. De leidinggevende ziet een extra project uitgewerkt waarbij hij een medewerker kan zien groeien in zijn professionaliteit. Deze projectwerking heeft als voordeel dat men gerichte afspraken kan maken op het vlak van resultaten en ondersteuning. • Een specifiek type groeiopdracht is de expliciete doelstelling om kennis door te geven aan anderen. Dit vereist een dieper niveau van begrijpen volgens het principe “to teach is to learn

3

twice”. Deze vorm heeft dus een dubbel leereffect. Net de dialoog tussen diegene die de kennis ontvangt en diegene die ze doorgeeft, kan het leereffect versterken.

Intervisie • Intervisie is het gestructureerd overleg waarbij een kleine groep mensen elkaar onderling adviseert over werkproblemen. Het persoonlijk functioneren in het werk staat centraal. De mensen uit deze leergroep hebben bij voorkeur een vergelijkbare functie. Iemand brengt een vraag of probleem uit de dagelijkse werkpraktijk naar voor. De anderen denken mee en geven feedback en suggesties. Zij zullen geen oplossingen geven, maar vragen stellen om de medewerker met behulp van eigen analytisch en probleemoplossend vermogen zicht te laten krijgen op het ingebrachte probleem en de beste manier om hiermee om te gaan. • Intervisie is een autonoom, ervaringsgericht leerproces om de kwaliteit van het werk te verbeteren.

Jobrotatie • Jobrotatie is een instrument waarbij je (voor een bepaalde periode) wisselt van werkzaamheden of verandert naar een functie met een vergelijkbaar niveau en een vergelijkbare inhoud, zodat je andere kennis en vaardigheden opdoet en op die manier jouw mobiliteit doet toenemen. Dit voorkomt verstarring en zorgt voor voortdurende groei van de kennis en mogelijkheden van de organisatie en haar medewerkers. Jij wordt hierdoor breder inzetbaar en een organisatie wordt hierdoor minder afhankelijk van één specifieke medewerker voor die speciale functie. Dit staat tegenover de extra werklast dat dit betekent voor collega's, leidinggevende en anderen.

Leernetwerken • Een leernetwerk is een combinatie van individuen uit verschillende entiteiten met dezelfde functie of interesse op een bepaald gebied. Ze werken aan een gemeenschappelijk doel. Het einddoel is niet altijd concreet te omschrijven, het gaat om een uitwisseling van deskundigheid en samen op zoek gaan naar nieuwe inzichten. Soms is het eindresultaat een verbeterd en vernieuwd product. De lerenden nemen zelf het initiatief tot het samenkomen en het leren. Ze brengen en halen kennis. Het leernetwerk zorgt dan ook voor kennisuitwisseling en voor innovatie. Het thema waarrond ze samenkomen, kan erg uiteenlopend zijn. • Leernetwerken kunnen zowel binnen een entiteit of organisatie georganiseerd worden of over de grenzen van entiteiten en organisaties heen gaan. Dit kan spontaan gebeuren op basis van ‘wederzijdse aantrekkelijkheid’ waarbij de deelnemers wederzijds kunnen leren van elkaar. Enkele andere manieren waarop geleerd wordt van andere organisaties zijn bedrijfsbezoeken, referentiebezoeken… • Dit kan ook uitmonden in benchmarking waarbij processen en resultaten onder elkaar worden vergeleken om een wederzijds leereffect te bekomen. • Binnen de Vlaamse overheid bestaan er verschillende leernetwerken. Enkele voorbeelden: Vlechtwerk (leernetwerk voor mensen met leidinggevende ambities), Leernetwerk Wisselleren 2008 (leernetwerk voor deelnemers aan het gesubsidieerd programma voor wisselleren)…

Loopbaanbegeleiding • Loopbaanontwikkeling is een vormingsproces waarbij je zelf het stuur van je loopbaan in handen neemt. Doel is dat je jezelf kan realiseren in je loopbaan én een toegevoegde waarde levert voor de organisatie waarin je werkt. De essentie van loopbaanontwikkeling is het in overeenstemming brengen van de persoonlijke aspiraties met de doelstellingen van de organisatie. Dit is een boeiende uitdaging in de snel evoluerende arbeidsmarktcontext van vandaag.

4

• •

• •

Om medewerkers ondersteuning te bieden bij het nadenken over hun (levens)loopbaan wordt er door het Agentschap voor overheidspersoneel binnen het thema ontwikkeling en inzetbaarheid individuele loopbaanbegeleiding aangeboden. Tijdens een individueel traject ga je in dialoog met een loopbaanconsulent een balans opmaken van jouw loopbaan en jouw loopbaancompetenties. Je onderzoekt waar je sterk in bent, wat jou drijft en wat jou bezielt in een job. Je staat stil bij de belemmeringen die je ervan weerhouden om jouw wensen in acties om te zetten. De loopbaanconsulent ondersteunt jou bij het opstellen van een loopbaanplan en bij het kiezen van de meest geschikte hulpmiddelen om jouw doel te bereiken. Je kan ook loopbaanbegeleiding volgen in gesubsidieerde centra buiten de Vlaamse overheid. Deze begeleiding is gratis voor iedereen die werkt. Ook daar ga je nadenken over jouw loopbaandoel om zo een persoonlijk ontwikkelplan op te stellen waarmee je aan de slag kan. Meer informatie: [email protected] http://www2.vlaanderen.be/loopbaanontwikkeling http://www.mijnloopbaanbegeleiding.be/

Mentorschap/ Mentoring • Mentoring of mentorschap is een vorm van individuele begeleiding op de werkplek waarbij een ervaren of deskundige collega waarin men vertrouwen heeft (=mentor), een nieuwkomer helpt bij zijn sociale integratie en/ of om zaken sneller of vroeger te leren en/ of zaken te leren die hij anders niet zou hebben geleerd. • Mentoring gaat om een leerproces. De mentor heeft een ondersteunende functie. Hij is iemand met een hoger ervaringsniveau en een goed doorzicht in de organisatie. Hij weet welke competenties belangrijk zijn in de functie, maakt de nieuwkomer vertrouwd met de organisatiecultuur en –waarden en brengt hem in contact met anderen (collega’s en klanten). Het is erg belangrijk dat de mentor vanuit het management tijd krijgt om deze rol professioneel te kunnen opnemen. • Wanneer een ervaren werknemer wordt vervangen door een nieuwe collega, kan mentoring specifiek gericht zijn op het overdragen van kennis en impliciete know-how. In het begin kan dit kan de vorm aannemen van ‘meelopen’, waarna geleidelijke overdracht van verantwoordelijkheden plaatsvindt.

Mobiliteit • Mobiliteit betekent letterlijk beweeglijkheid. In de context van ontwikkelen in de Vlaamse overheid, hebben we het hierbij over de mate waarin je een andere functie kan of wil opnemen. Het gaat hierbij zowel om expertpaden als generalistische, leidinggevende paden en het kan zowel gaan om een beweging binnen de Vlaamse overheid (vb: overgang van een contractueel naar een statutair contract, een verandering in niveau, muteren naar een andere entiteit), als om een beweging op de ruimere arbeidsmarkt. • De Vlaamse overheid voorziet hiervoor verschillende mogelijkheden: generieke proeven, overgangsexamens, interne arbeidsmarkt… • Meer informatie: Voorbereiding generieke proeven: www.ikgroeiinmijnjob.be Interne arbeidsmarkt: http://www2.vlaanderen.be/personeel/wervingen/index.htm http://www.jobpunt.be http://www.selor.be http://www.vdab.be

Supervisie • Supervisie is een leertraject onder leiding van een supervisor waarin een medewerker die zelf met mensen werkt zijn eigen stijl van werken verbetert en actualiseert. De supervisor zal de supervisant laten reflecteren over zichzelf vanuit de werkcontext en -ervaringen. Persoonlijke

5

•

thema’s kunnen hierbij aan bod komen, maar alleen in die mate dat ze gerelateerd zijn aan de werkcontext. In supervisie kijk je vooral naar de manier waarop je in het werk aanwezig bent. Je kijkt naar jouw eigen functioneren en staat kritisch tegenover jouw interventies. Supervisie helpt je om je bewuster te worden van jouw eigen stijl en achtergrond. Het helpt je bij je persoonlijke ontwikkeling en bij het handhaven van de professionele standaard. Het verhoogt de effectiviteit en voorkomt spanningen en burn-out.

Vorming/opleiding • Een opleiding is een vorm van onderwijs, een activiteit waarbij een lesgever zijn studenten iets aanleert. In een opleiding of een vorming geeft men jou kennis mee, maar je kan er ook competenties en vaardigheden leren. Meestal gebeurt dit onder een klassikale vorm van kennisoverdracht. Het kan gaan om maatopleidingen, trainingen, studiedagen, conferenties, netwerken, e-leren, afstandsonderwijs, langdurige opleidingen… • Iedereen heeft recht op onderwijs. Bij het volgen van een vorming in een werkcontext, is het echter belangrijk dat er een afstemming is tussen de individuele- en de organisatiedoelstellingen. De opleiding moet dus gericht zijn op het verbeteren van jouw huidige of toekomstige functioneren in de organisatie. • Om bij de Vlaamse overheid een opleiding of vorming te volgen, kan je op zoek gaan naar een externe opleiding, maar de overheid doet zelf ook een vormingsaanbod. De aanvraag hiernaar doe je steeds via de vormingsverantwoordelijke van jouw eigen entiteit. Lijst met vormingsverantwoordelijken per entiteit: http://www2.vlaanderen.be/personeelsopleiding/documenten/verantwoordelijken_per_domein.pdf

Meer informatie over het vormingsaanbod van AGO: http://www2.vlaanderen.be/personeelsopleiding/vormingsweb.htm Of over het vormingsaanbod van Movi: http://www.movinet.be/content.php?hmID=1256

Wissel-leren • Wanneer we spreken over wissel-leren, moeten we een onderscheid maken tussen extern wissel-leren en intern wissel-leren. Als je extern aan wissel-leren doet, ga je een periode over het muurtje kijken bij een privé-organisatie, los van de Vlaamse overheid. Dit gebeurt via een gesubsidieerd programma waar een commissie aan verbonden is. Bij intern wissel-leren ga je over het muurtje kijken in een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Daarvoor bestaat geen gesubsidieerd programma. • Centraal staat het idee dat je jouw vertrouwde werkomgeving verlaat en elders aan de slag gaat om op een intensieve manier te leren. Doordat je met jouw ervaring in deze nieuwe omgeving stapt en jouw inbreng doet, lever je de ontvangende organisatie of entiteit een frisse blik waarvan zij kunnen leren. Nadien neemt je al deze nieuwe kennis, inzichten en vaardigheden terug mee naar jouw oorspronkelijke werkomgeving en zorg je ervoor dat jouw entiteit hierin kan delen en dus ook rijker wordt. • Voor beide vormen van wissel-leren, moet je een aantal documenten invullen en moeten de verschillende partijen akkoord zijn. • Meer informatie over het gesubsidieerde programma: http://www.vlaanderen.be/wisselleren

Zelfstudie • Bij zelfstudie kies je zelf de context waarin je leert, de middelen die je gebruikt en het tempo waarop je de leeractiviteit doorloopt. Zelfstudie is een leervorm die kan variëren van erg informeel (vb: snel iets opzoeken voor je naar een vergadering gaat) naar erg formeel (vb een onderzoek opzetten rond een thema waar je in je werk vaak mee geconfronteerd wordt). • Enkele klassieke vormen van zelfstudie zijn het raadplegen van bronnen rond een bepaald thema in de vorm van een literatuurstudie of door het raadplegen van experts op een bepaald terrein.

6

•

•

Het internet is een wereldwijde bron van informatie geworden die onuitputtelijk is. Je kan aan zelfstudie doen door middel van zoekopdrachten op bepaalde trefwoorden, het raadplegen van blogs die vaak thematisch zijn opgebouwd of door zich te abonneren op nieuwsbrieven en RSS feeds van online journals. Ook Youtube biedt een grote voorraad aan videomateriaal. Meer informatie over attendering van artikels en tijdschriften op basis van een persoonlijk interesseprofiel via de bibliotheeksite: http://dar.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=1822

TIP! Kom eens langs in het ontwikkelatelier om je kennis rond leren & ontwikkelen binnen de Vlaamse overheid te verruimen. Je vindt er literatuur, begeleidingsmateriaal en instrumenten om ontwikkelacties te concretiseren. Het atelier bevindt zich in het Boudewijngebouw, lokaal 2B36. Het atelier is toegankelijk voor medewerkers, leidinggevenden en P&O verantwoordelijken. Het atelier is elke maandag en donderdag open, van 12u30 tot 13u30. Dan is er eveneens een AgO-medewerker aanwezig die u wegwijs kan maken in alle informatie. Opgelet: tijdens de schoolvakanties dient u vooraf wel een afspraak te maken. Voor meer info kan je terecht op [email protected].

7