Informatiestromen in de Vlaamse overheid

BELEIDSTHEMA

REGELGEVING

FUNCTIE

ORGANISATIE

LOCATIE

DIENST / PRODUCT

PROCES

RISICO

Informatiestromen in de Vlaamse overheid

[email protected] Afdelingshoofd proces- en informatiebeleid

ROL

INFORMATIEOBJECT

INFORMATIESYSTEEM

Departement Bestuurszaken Vlaamse overheid

BELANGHEBBENDE

DOELSTELLING

PERSOON

Wie zijn wij? Vlaamse overheid • Vlaamse regering • 13 Beleidsdomeinen: 3 horizontale, 10 vertikale • Ministerie als dienstverlener, adviseur, en als kennisorganisatie, Verantwoordingsplicht

19/12/11

Departement Bestuurszaken VO

2

Wie zijn wij? Departement Bestuurszaken: Beleidsthema’s: Personeel, Organisatie, ICT, e-governement, Patrimonium , Facilitair Management, Wetsmatiging, Overheidsopdrachten

Bedrijfsprocessen; Beleidsontwikkeling, Beleidsondersteuning van de minister, Ondersteuning van de Minister bij het aansturen van het beleid, Monitoren van het beleid, Informeren en Communiceren over het beleid, Specifieke beleidsuitvoering

19/12/11


3

Informatiestromen

Creëer Identificeer

Bewaar

Registreer

Structureer

Gebruik Beheer

19/12/11


4

Processen Informatie stroomt door processen

Informatie krijgt betekenis in processen 19/12/1n


5

Proces- & Informatiebeleid Vlaamse overheid

Hergebruik Digitale overheidsinformatie duurzaa mheid Oepe, Begrippenkaders daya Digitale Verlagen administratieve Mashhandtek Regelgeving, ups ening lasten Rapportering, Ondernemingssplan Enterpri Anders se Werken Gegevendsdeling Search Bedrijfscontinïteit Archiefbeheersplannen VO

Archiefdecreet Planne n Risicomanagement …

Adminis tratieve lasten

Digitale duurzaamheid

MAGD Authentieke bronnen A

Proces &Informatiebeleid

Personeelsplannen Open data Rapport eringen Bundeling intra- en Afsprakenkader informatieinterbestuurlijk Euitwisseling Regelg dossiergegevensverkeereving opvolgi ng Proact. Archiefstandaarden Digitalis Rechte Kerntakendebat eren n Activity based budget & cost E-gov Toeken. BCM Crowd sourcin g

Interbestuurlijke diensten 19/12/11

decreet


6

Hoe beginnen? Verbind de business

Begrippenkader (metadata)

Verbind de informatie Masterdatamanagement

Werk in dezelde context

19/12/11

Innoveer !

Digitaliseer

Verbind de processen BPR vanuit waarden


Informatiseer eenvoudig

7

Hoe beginnen…? Top Down

Bottom Up

1. Eenzelfde taal / begrippenkader

Beleids- en beheersinstrumentarium VO

2. Proces & informatiearchitectuur: Strategiekaarten

Proces- en informatiemodellen, contextanalyses, …

3. Masterdatamanagement - PIAVO

Bronnen as is gebruiken

4. Geïntegreerd platform voor communicatie, informatie en kennis

Digitaliseringsprojecten

5. ICT-omgeving voor procesinformatisering obv een strategie vanuit de waarden

Informatiseringprojecten

6. Klaar voor de toekomst?

Durven experimenteren

19/12/11


8

1. KOMPAS

EEN GEMEENSCHAPPELIJK BEGRIPPENKADER OM UW BUSINESS IN KAART TE BRENGEN 19/12/11


9

Eenzelfde taal over overheden KOMPAS in een notendop: • • • • • • • • • • • • • •

Processen (de kapstok) Organisaties Bedrijfsinformatie Beleidsthema‟s Doelstellingen Diensten/Producten Locaties Informatiesystemen Risico‟s Belanghebbenden Functies Personen Regelgeving Rollen 19/12/11

+ de onderlinge relaties tussen deze elementen worden ook gevat op allerlei manieren: BELEIDSTHEMA

REGELGEVING

FUNCTIE

BELANGHEBBENDE

DOELSTELLING

PERSOON

ORGANISATIE

LOCATIE


DIENST / PRODUCT

PROCES

RISICO

ROL

INFORMATIEOBJECT

INFORMATIESYSTEEM

10

Waar passen we KOMPAS toe? Business/ICT architectuur

19/12/11


11

Vragen … • Modellen ter inspiratie? • Semantische discussies? • Is uw business betrokken? • Gaat u concreet aan de slag met begrippenkaders (doe)?

19/12/11


12

2. Strategiekaarten

ARCHITECTURALE AANPAK 19/12/11


13

Waarde van architectuur, beoogd effect Businessorganisatie

Business

Business Misie/Visie en waarden

Information

Oplossingen

Hoe Realiseren ?

Technologie

ICT Organisatie

Concrete Projecten & Acties

Hoe Realiseren ?

StrategischeStrategischeStrategische Doelstelling Doelstelling doelstelling Concrete Projecten & Acties



 Architectuur is een opdracht voor business en ICT BIA - Subwerkgroep archirectuur

14

Architectuur = ontwerpen op conceptueel niveau Omgevingscontext

Business strategie

Architecturaal werk

Ontwerpen naar „future state‟ van •behoeften •principes •modellen Close the gap

Manage en govern

Minimaal documenteren van „current state‟ BIA - Subwerkgroep archirectuur

15

Met wie en voor wie? Volledige VO •Departement •IVA ZRP IVA en EVA met RP

Beleidsdomeinen

Ministeries

Federale overheid

VOOR

Ambtenarij

Politieke verkozenen

“KLANT”

•Sterke „volwassen‟ organisaties •Effectieve en efficënte dienstverlening •Businsess specifieke doelstellingen

Burgers & organisaties

BIA - Subwerkgroep archirectuur

16

Andere overheden ? Lokale overheden

•Sterke en volwassen VO •Samenwerken •Gegevens delen •Oplossingen delen (schaalvoordelen) •Kennis delen •Verantwoording aan de belastingbetalers •Garantie op kwaliteitsvolle toegankelijke en betrouwbare dienstverlening •…

Gewesten/Gemeenschappen Europa

Medewerkers

Nora als inspiratiebron voor architectuur in de VO

BIA - Subwerkgroep archirectuur

17

Van proceskaart naar strategiekaart

Bedrijfsprocessen van de Afdeling Proces- en Informatiebeleid

Bedrijfsprocessen van Afdeling Proces- en Informatiebeleid (DBZ)

Managementprocessen van Afdeling Proces- en Informatiebeheer (DBZ)

Bepalen en bijsturen van Visie en Strategie van Afd. PIB

Beleidsvoorbereiding van thema's Afd PIB

Beleidsmonitoring van thema's Afd PIB

Coördinatie van beleidsuitvoering (thema's Afd PIB)

Beleidsevaluatie voor thema's Afd PIB

Informatiemanagement voor BZ

Beheren van Bedrijfsarchitectuur en bedrijfsprocessen voor DBZ

Scope van dit bedrijfsdomein is onduidelijk

Planning en Opvolging van Acties Afd PIB Ontwikkelen en beheren van beleidsinstrumenten mbt PIB thema's Communiceren over aanbod PIB Afdeling en PIB beleid

Ondersteunende processen van Afdeling Proces- en Informatiebeleid (DBZ)

Kernprocessen van Afdeling Proces- en Informatiebeleid (DBZ)

Coördineren van en deelnemen aan formele werkgroepen mbt PIB aanbod

Opmaken van PIB beleidsvoorstellen

Verzamelen en analyseren van informatie mbt thema's van Afd. PIB

Verlenen van advies (op vraag) mbt PIB expertise

Uitbouw en beheer ICT systemen voor BZ en eventueel andere Beleidsdomeinen

Coördinatie ICT voor DBZ Deelnemen aan netwerken mbt PIB thema's

Monitoren en opvolgen van uitvoering van PIB beleid

Boekhouding PIB

Organiseren van CoPs mbt PIB thema's

Ontsluiten van informatie over PIB thema’s via verschillende kanalen

Waar worden de verschillenden soorten analyses uitgevoerd?

Geven van vorming mbt PIB expertise

19/12/11

Verzorgen van het secretariaat van PIB


Uitbouwen van ICTsystemen ter ondersteuning van BZ en eventueel andere Beleidsdomeinen

Personeelsbeheer Afd PIB

Beheren van ICTsystemen ter ondersteuning van BZ en eventueel andere Beleidsdomeinen

18

Monitoren mbv strategiekaarten • Vertrek vanuit beleidskeuzes • Vertaal naar doelstellingen • In kaart brengen van kernprocessen en informatiestromen vanuit de werkelijkheid, maar gelinkt aan het (architecturaal) kader uitgezet door beleidskeuzes • Vanuit de kernprocessen indicatoren en streefcijfers bepalen • Indicatoren plaatsen in strategiekaarten om realisatie beleidskeuzes op te volgen 19/12/11


19

De ontbrekende link tussen business en ICT? Processen Informatie Communicatie

19/12/11


20

ICT-strategie vanuit business objectieven

19/12/11


21

Vragen … • Architecturale ervaringen? • Tools? • Is uw business betrokken? • Boekt u concreet toegevoegde waarde met architectuur voor uw business (doe)?

19/12/11


22

3. PIAVO

MASTERDATAMANAGEMENT 19/12/11


23

Werken met masterbronnen voor de architectuur van de organisatie: PIAVO Business voordelen van eigen relationeel db

Technische voordelen van eigen relationele db

Operationeel gebruik met win voor de business

Integreren in de rapportering

Schrijfrechten op verschillende niveaus (kwaliteitscontroles)

Inlezen of koppelen aan bestaande databronnen

Hogere impact op de gebruiksvriendelijkheid (verbergen)

Performantie tunen

19/12/11


24

Applicatielandschap m.b.t. organisatie

manuele Input

manuele Input

Archi bus

CMDB 2

Manuele Input Manuele Input

15 december 2011

(in ontwikkeling) Manuele Input

Vlimp ers Adres sengi ds

Manuele Input

BCM

DWH

Orafi n

CMS

Gids Vo

PIAV0 (in ontwikkeling)

Manuele Input

Manuele Input

Authentieke bronnen VO

19/12/11


26

19/12/11


27

Vragen … • Ervaringen datamanagement ? • Tools? • Is uw business betrokken? • Gaat u concreet meetbare winsten met masterdatamanagment?

19/12/11


28

4. Een geïntegreerd informatieplatform

PAPIERLOOS WERKEN & COMMUNICEREN 19/12/11


29

Het plan “papierzuinig” “papierloos” werken • plaatsonafhankelijk werken • informatie éénmaal opslaan op een centrale plaats • efficiënter werken in een digitale omgeving • het papiergebruik verminderen tot 0

19/12/11


30

Waarom circuleren documenten op papier?

1. de informatie komt binnen op papier 2. documenten worden veel makkelijker gelezen op papier. Veel mensen vinden het lezen op het scherm onaangenaam 3. het is makkelijker aantekeningen te maken op papier 4. juridische problemen, zoals de problemen met de digitale handtekening 5. reglementering verwijst vaak naar „papieren procedure‟ 6. externen vragen resultaat op papier 7. het decreet van openbaarheid vereist soms papieren exemplaren ter inzage

Gedrag: Het is een gewoonte om op papier te werken Bij het uitwerken van procedures wordt nog vaak verwezen naar papier

19/12/11

Regelgeving: De regelgeving verwijst soms naar papieren documenten Documenten kunnen nog niet digitaal ondertekend worden

ICT mogelijkheden: De ICT tools moeten het volledig digitaal werken ondersteunen Er is geen geïntegreerde digitale omgeving om heel het proces digitaal te ondersteunen


Proces: Het proces verloopt voor een belangrijk stuk op papier

31

Gedrag naar papierloos werken KT: • Criteria opstellen om bestaande projecten te evalueren • Analyse printgebruik • Richtlijnen digitaal werken • Richtlijnen voor het maken van papierzuinigere documenten • Analyse om papieren documenten te vervangen door digitale documenten • Monitoring van printer/multifunctional gebruik • Halfjaarlijkse trashday • Evalueren van de opleidingen in het kader van papierzuinig werken

19/12/11


32

Regelgeving voor papierloos werken KT: •Reglementering en wetgeving met papieren neerslag in kaart brengen •Analyseren welke documenten niet ondertekend hoeven te worden •Vervangen van papieren documenten door digitale waar geen handtekening nodig is •Vervangen van papieren documenten door digitale documenten waar mogelijk

19/12/11

LT Onderzoeken van substitutiemogelijkheden


33

ICT-mogelijkheden voor papierloos werken KT - Analyseren hoe de digitale werking kan ondersteund worden - Analyseren van lange termijnbewaring van digitale handtekening - Ontwikkelen archiveringsstrategieën - DMS DBZ - Niet-geïntegreerde tools en infrastructuur voor het ondersteunen van het digitale werken - Digitaal leren werken

19/12/11

LT - Opzetten geïntegreerde digitale werkomgeving - BPM platform opzetten - Digitale formulieren - Disaster recovery plan (DRP) voor de ICT infrastructuur - Implementeren van DRP en BCM-plan - Platform digitale handtekening - Digitaal depot voor archivering


34

Met procesoptimalisatie naar papierloos werken KT - Bedrijfsprocessen en informatiestromen in kaart brengen - Analyseren van reeds gemodelleerde processen voor BPR-opportuniteit (business process reengeneering) - Analyse rollengebaseerd documentbeheer - Procesbeheer vorming aanpassen aan opgedane ervaringen - Opleiding beheerders ivm rollengebaseerd documentbeheer

19/12/11

LT - Analyseren van nog niet gemodelleerde processen - BCM-plannen DBZ - Change management van bestaande processen - Processen implementeren in BPM-platform


35

BAM

Retention

…

…

Social Media

Scanning

19/12/11


…

Ontiwkkelingen PHP Normalised systems

DRUPAL

Implementatie geïntegreerd informeren, communiceren, kennisdelen

36

Digitaal depot? Archiveer op film of op papier?

19/12/11

Archiveer digitaal?


37

Vragen … • Ervaringen papierloos werken ? • Tools? • Is uw business betrokken? • Creëert u meetbare winsten met papierloos werken in uw business (doe)? 19/12/11


38

5. Een informatiseringsstrategie die vanuit uw waarden vertrekt

AANPAK VOOR AUTOMATISERING VAN INFORMATIEPROCESSEN 19/12/11


39

Waarden DBZ: Aligneren op toekomstvisie waarden/cultuur VO

Innovatie Daadkracht Wendbaarheid 360° vertrouwen Openheid

11 oktober 2011

Ondernemerschap

40

Collectief

Individueel

Het succes van waarden? • IK kracht

• HET structuur Inspiratie Verantwoo rdelijkheid

Systemen, procedures

Verbinding

Deskundigh eid

Communicat ie

Klant

Samenwerki ng

• WIJ cultuur

Intern 11 oktober 2011

Infrastructu ur

Waarden

Milieu Maatschap -pij

• DE context

Extern 41

Impact van de waarden op informatie- en processtrategie • • • • • • • •

Informatie als strategisch instrument Kunnen voldoen aan verantwoordingsplicht Duurzaamheid in informatiemanagement Multidisciplinaire integratie Samenwerking en kennisdeling tussen overheden Informatie & processen gaan samen Geloof in de competenties van de medewerkers Verander radicaal om het doel te bereiken

19/12/11


42

Impact van de waarden op de ICT-strategie • In-sourcing van BusinessICT-functies • Beheersbare ICTomgevingen: eenvoud in ICT aansturing, door eenvoud in ontwikkeling • Partnerships met leveranciers • Informatieplatform hand in hand met procesplatform • Integreer eenvoudig • Think big, act small 19/12/11


43

Aanpak automatisering informatiestromen

1. Analyseren met het oog op • Transparante processen • Verbeterde / versnelde uitvoering • Bedrijfscontinuïteit en flexibiliteit

2. Organisatorische uitdaging! • Wie doet wat? CRUD? • Metadata, ontologie? • BPR naar eenvoud en standaarden

3. Keuze van technologie?

• Kostenefficiënt • Geen ICT afhankelijkheid • Integreerbare technologie: DMS & BPM

19/12/11


44

In house automatisering van informatiestromen en processen? • DMS + BPM (Documentum XCP), configureerbaar • Doelstelling; consultants niet in de leiding – Analyse door ons – Configuratie van het BPM-systeem door ons – Geen codering • Resultaat na 1 à 2 jaar – Analyse gebeurt door ons – Technisch ontwerp: consultants – Configuratie: consultants – Geen codering 19/12/11


45

Stappen in de implementatie

• • • • • • •

Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap

0: 1: 2: 3: 4: 5: 7:

19/12/11

Platform DMS met open toegangsrechtenbeleid Collaboratieplatform Digitalisering BPM (eenvoud in de aansturing van het proces) BAM en BI Archivering (totale levenscyclus)


46

Knelpunten vanuit de technologie • Knelpunten als „eerste gebruiker‟

• Installatie-issues • Nu, na twee jaar zijn er meer acceleratoren – GenerateNumber

• Performantie

19/12/11


47

Documentum xCP als oplossing = = = = =

Ongestructureerde samenwerking Digitalisering Integratie informatie en processen Transparant en eenvoudig informatie vinden Integreer de bedrijfsinformatie op gebruiksvriendelijke wijze = Wendbaarheid in processen = Monitoring (?) = Integratie via web services (?) = Toekomstgerichte evolutie 21 december 2011

48

Vragen … • Ervaringen BPM/BAM? • Tools? • Is uw business betrokken? • Op welke KT resultaten zet u in?

19/12/11


49

6. Sociale media & omgaan met de informatiemaatschappij

INNOVATIEPROGRAMMA 19/12/11


50

De nieuwe cultuur van de informatiemaatschappij Open Transparant Autonomie Verbondenheid Competentie

19/12/11


51

Innovatieprincipes • Resultaatgericht, met korte omlooptijden • Praktisch nut voor de VO • Begeleiding waar nodig en nuttig, en leren van externe partners • Zorg voor betrokkenheid bij alle belanghebbenden • Mislukken mag – innovatiesporen zijn ontdekkingstochten • Kennisdeling • Kennisverwerving • Afdelingsoverschrijdend werken 19/12/11


52

Innovatieprojecten • Anders werken, skype • Crowdsourcing • Sociale media Linkedin, Yammer, Twitter • I-pads • Cloud • Cultuur van partnerschappen • … 19/12/11


53

Vragen … • Loslaten van informatie? • Toekomstvisie?

19/12/11


54

Conclusies: walk the talk ! Integratie van diensten vraagt in de eerste plaats om integreerbaarheid van informatie en processen Wendbaarheid en transparantie vraagt om eenvoud Daadkracht vraagt om gewoon doen Innovatie vraagt om durven loslaten

19/12/11


55

BELEIDSTHEMA

EINDE

REGELGEVING

FUNCTIE

BELANGHEBBENDE

DOELSTELLING

PERSOON

ORGANISATIE

LOCATIE

DIENST / PRODUCT

PROCES

RISICO

ROL

INFORMATIEOBJECT

INFORMATIESYSTEEM

19/12/11


56

Informatiestromen in de Vlaamse overheid

Recommend Documents