Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012 Karel Škrle ICZ a. s. 22.05.2012
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
1
Co přináší datum 1.7.2012 ► Končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.)
● Uvést spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. ● Převádět po uzavření spisu dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení do analogové podoby
► Účinnost novely zákona o archivnictví a spisové službě ●
Včetně změn prováděcích předpisů (el. podatelna)
► Spuštění základních registrů (zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech) ●
Samostatný blok k této problematice
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
2
Cíle úprav zákona o archivnictví ► Digitální archivace ● Stanovení podmínek pro nakládání s digitálními archiváliemi a úprava vlastní odborné činnosti digitálních archivů
► Elektronická spisová služba ● Úprava podmínek výkonu spisové služby na základě zkušeností s ohledem na vývoj elektronických systémů spisové služby
► Uznávaný elektronický podpis ● Zpřesnění právní úpravy elektronického podpisu v návaznosti na rozhodnutí Evropské komise (přeshraniční ověřování uznávaného elektronického podpisu)
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
3
Hlavní úpravy ► Stanovení formátů pro příjem (minimální rozsah - výstupní + z autorizované konverze) ► Opatřovaní dokumentů jednoznačným identifikátorem (přes všechny evidence) ► Možnost vedení jmenného rejstříku ► Uzavření spisu (opatření spisu metadaty a převod dokumentů do výstupního formátu) ► Povinnost zasílat spisové a skartační plány archivu (při vydání nebo změně) ► Spouštěcí událost (počátek skartační lhůty) ► Spisová rozluka (doplnění postupů a odpovědností)
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
4
Změny v §69a ► Vypuštěny odst. 1 až 2 (aplikace čas. razítka a ověření podpisu upraveno vyhl.) ► Požadavky na uchovávání platí obecně pro všechny původce (pův. odst. 3) ► Při převodu dokumentu povinná doložka včetně podpisu a časového razítka (obdoba autorizované konverze) ► Zpřesnění posloupnosti použití podpisu/el. značky a časového razítka
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
5
Cíle úprav vyhlášky ► Normativní úpravy pouze pro klíčové oblasti výkonu spisové služby a stanovení podmínek pro dlouhodobé ukládání dokumentů při zachování jejich autentičnosti a integrity. ► Ponechání úpravy detailních organizačních podmínek výkonu spisové služby na původcích v rámci jimi vydávaných spisových řádů. ► Úprava příjmu dokumentů a upřesnění podmínek příjmu a evidence dokumentů. ► Stanovení podrobností skartačního řízení a struktury spisového a skartačního plánu. ► Terminologické upřesnění pojmů v oblasti výkonu spisové služby.
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
6
Hlavní úpravy - Příjem ► Definice pojmů ● prvopis, stejnopis, druhopis ● pojmy z NSESSS - typový spis, skartační režim
► Příjem dokumentů ● náhrada prováděcích předpisů k el. podatelně ● zveřejnění údajů o provozu podatelny a přijímání dokumentů ● ověření (dle další vyhlášky) a záznam výsledku ověření; podmínky opatření časovým razítkem
► Převod dokumentů ● z analogové do digitální, pokud to je účelné hybridní spisová služba ● minimální doby uchování převedených dokumentů ● údaje převodu v doložce (převod nebo změna formátu) DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
7
Hlavní úpravy – Označování a Evidence ► Náležitosti identifikace ● tvar identifikátoru – označ. původce + alfanumerický kód ● všechny dokumenty včetně samostatných evidencí
► Doplnění evidence ● identifikátor, podoba, uložení v archivu
► Možnost vedení jmenného rejstříku ● zápis do rejstříku při příjmu dokumentu ● ověření údajů o adresátech a odesílatelích vůči veřejně dostupných zdrojů
► Tvorba spisu a typového spisu ● spojování dokumentů prostřednictvím křížových odkazů
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
8
Hlavní úpravy – ukládání a vyřazování ► Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu ● hierarchie věcných skupin ● určování skartačního režimu spisu
► Vyhotovování dokumentu ● Ponechání si prvopisu nebo stejnopisu dokumentu ● Podmínky podepisování ve spisovém řádu
► Kontrola spisu a dokumentů při uzavírání spisu ► Elektronické skartační řízení ● elektronický skartační návrh ● předávání do digitálního archivu
► Spisová rozluka (el. předávání) DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
9
Národní standard ► Nebude k 1.7.2012 změněn, popř. budou odstraněny pouze chyby ► Je snaha upravit standard (prostřednictvím CNZ) ● Především doladit výměnné formáty ● Vyřadit nesmyslné požadavky (stanovit je jako nepovinné)
► Kulatý stůl – 24.5.2012
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
10
Použití časových razítek (TS) Akce
Aut.
Povinnost
Připojení TS na dokument v digitální podobě doručeného prostřednictvím e-podatelny a opatřeného UEP/UEZ bez TS Konverze Analogový -Digitální podle §69a (A-D) Konverze při změně datového formátu (D-D) – převod do výstupního formátu při vyřízení dokumentu Podepsání dokumentu. Opatření dokumentu podpisem s časovým razítkem nebo časovým razítkem
Ano (§6 odst. 3 VSPIS)
Ano (odst.4 §69a ZARCH)
ručně
Evidenční výstupy dle NSESSS - transakční protokol
Doporučeno pro vlastní důležité dokumenty (např. rozhodnutí) (§69a odst.5 ZARCH) Ano (NSESSS 4.2.17)
Evidenční výstupy dle NSESSS - evidence
Ano (NSESSS 6.7.28)
Udržování důvěryhodnosti - modul důvěryhodnosti, správa spisovny
Technická možnost udržování neporušitelnosti a prokázání existence dokumentu v čase . (odst.4 §3 ZARCH)
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
11
Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle
[email protected] +420 222 271 427 ICZ a.s. www.i.cz
DOKUMENT | Spisová služba – legislativní změny
www.i.cz
12
