Handleiding MyDPD Lees voor de minimaal te verrichten handelingen alleen de grijs gearceerde gedeelten.
Inhoud ALGEMEEN ....................................................................................................................................................... 2 INLOGGEN .............................................................................................................................................................. 2 1. MAKEN VAN PAKKETLABELS EN KLANTONTVANGSTLIJST MET E-SHIPPING .................................................. 3 2. AUTOMATISCH VERZENDBERICHT NAAR GEADRESSEERDE MET TRACK EN TRACE LINK ............................... 6 3. PREDICT ........................................................................................................................................................ 7 4. PAKKET VERZENDEN ONDER REMBOURS: COD (CASH ON DELIVERY) ........................................................... 7 5. PLAATSEN VAN AFHAALOPDRACHTEN VIA MYDPD: NOG NIET GEBRUIKEN! ................................................ 8 6. EXTRA MOGELIJKHEDEN ............................................................................................................................... 8 6.1 PAKKETLABEL OPNIEUW AFDRUKKEN ...................................................................................................................... 8 6.2 KLANTONTVANGSTLIJST OPNIEUW AFDRUKKEN......................................................................................................... 8 7. BIJWERKEN VAN UW ADRESBOEK ................................................................................................................ 8 7.1 ADRESSEN VERWIJDEREN ..................................................................................................................................... 8 7.2 IMPORTEREN VAN ADRESSENBESTAND IN HET ADRESBOEK .......................................................................................... 8 8. NAGAAN PAKKET LEVENSLOOP: TRACK & TRACE EN HANDTEKENING VOOR ONTVANGST .......................... 9 TRACEREN VAN EEN PAKKET VIA MYDPD ..................................................................................................................... 9 OPVRAGEN AFLEVERBEWIJS ..................................................................................................................................... 10 9. COLLECTION REQUEST PLAATSEN (TERUGHALING OF AFHALING ELDERS) .................................................. 10 10. CONTACT/HELP ........................................................................................................................................ 11
Sending Wines 10 december 2012
1
ALGEMEEN MyDPD is het online programma van DPD waarmee u verschillende taken kunt uitvoeren: 1. 2. 3. 4. 5.
Uitprinten van pakketlabels en klantontvangstlijst van alle pakketten. U kunt hierbij gebruik maken van verschillende services m.b.t. de aflevering Automatisch emailbericht naar geadresseerde met track en trace link Collection request: Het laten afhalen van een pakket elders, dus niet uw standaard afhaallocatie. Nagaan van de levensloop van een pakket, zie hiervoor ook de uitgebreidere tool “Shipping Report”. Nog niet operationeel: plaatsing van een opdracht om pakketten af te halen op uw standaard afhaaladres. Op dit moment gaat dit nog via de website van Sending Wines.
Om MyDPD te gebruiken hoeft u niets te installeren op uw computer, u kunt MyDPD vanaf elke computer gebruiken mits u de inloggegevens bij de hand heeft.
Inloggen Zodra u klant bent geworden bij Sending Wines, vraagt Sending Wines een toegangsaccount aan bij DPD. U ontvangt binnen enkele werkdagen een email van Sending Wines met daarin de gebruikersnaam en wachtwoord voor MyDPD. Bewaar deze gegevens goed. Dit zijn andere inlogcodes dan de inlogcodes voor de Sending Wines website. Inloggen: - Ga naar www.dpd.com/be - Rechtsboven staat een vakje met Login MyDPD, vul hier uw gebruikersnaam en password in. Na het inloggen verschijnt onderstaand welkomstscherm met een overzicht van alle functionaliteit. Volgen en traceren van uw pakket
E-shipping: etiketten maken en printen, klantontvangstlijst maken
NOG NIET GEBRUIKEN !!!!: direct plaatsen van een afhaalopdracht
Collection request: Laten afhalen van een pakket op een derde lokatie
Orderoverzicht: Een lijst met eerder aangemaakte pakketlabels met zoekfunctionaliteit en klantontvangstlijsten
Adresboek: Opslaan van vaker gebruikte adressen
2
1. Maken van pakketlabels en klantontvangstlijst met E-shipping Gebruikte termen: Order
= Opdracht tot het aanmaken van een pakketlabel. In het orderoverzicht kan een order de status hebben “geregistreerd”, dan is de opdracht geregistreerd, maar heeft u het pakketlabel nog niet afgedrukt op papier en zijn de gegevens nog niet doorgegeven aan de andere DPD systemen. De andere status is “verzonden”, dan zijn de gegevens doorgegeven aan de andere DPD systemen (ongeacht of u het pakketlabel al hebt afgedrukt op papier). Dit zegt niets over het al dan niet verzonden zijn van uw pakket.
Pakketlabel
= Etiket met uniek DPD pakketnummer in cijfers en in barcode. Elk te verzenden pakket dient een eigen pakketlabel te krijgen. Via MyDPD maak je eerst een pakketlabel aan en print dat vervolgens op je scherm om het vervolgens op papier af te drukken.
Klantontvangstlijst = Dit is een overzicht van de pakketlabels die u heeft geprint voor de pakketten die u aan de DPD chauffeur wilt meegeven. De DPD chauffeur tekent deze lijst af zodat u een bewijs heeft dat hij de pakketten heeft ontvangen. Soms ook “verzendlijst” genoemd.
Start: Klik in het welkomstscherm op E-shipping. U kunt hier pakketlabels aanmaken/printen en een klantontvangstlijst genereren. E-shipping leidt u door 4 schermen: Geadresseerde > Productselectie > Verzendgegevens > Overzicht 1.1. Scherm “Geadresseerde” In het eerste scherm dienen de gegevens van de afzender en van de geadresseerde te worden ingevuld. Adres afzender: Klik op het vergrootglas achter het vakje “Klant” en selecteer de afzender Adres geadresseerde: Vul minimaal alle verplichte velden in. Vul bij “Postcode” de letters direct achter de cijfers in. Het systeem vindt deze dan sneller en geeft dan een tabel met de bijbehorende plaatsnaam. Tip: Het toevoegen van het telefoonnummer van de geadresseerde vergroot de afleverkans bij problemen. Toelichting op de niet verplichte velden: -
‘Adresreferentie’ kunt u gebruiken om adressen te markeren bijv. als ‘kerstgeschenken firma Pieterse’. Naam 2/contactpersoon: Indien u verzendt naar een bedrijf, kunt u de persoonsnaam voor wie het pakket bestemd is invullen bij hetzij "Naam 2", hetzij "contactpersoon". U kunt daarbij aanvinken of het een privéadres is of het adres moet worden opgeslagen in uw adresboek. U kunt ook het emailadres van de geadresseerde invoeren. Deze krijgt dan een email met het pakketnummer zodra u de gegevens naar DPD heeft verzonden (status in orderoverzicht “verzonden”). Vink dan eerst (eenmalig) via de tab Profiel in de rode horizontale balk de optie aan: “Met de geselecteerde optie voor E-shipping orders wordt er een e-mail verstuurd naar de ontvanger, met een link om de zending te volgen”. Zie paragraaf 2.
Als u de geadresseerde eerder hebt opgeslagen in het adresboek, kunt u het adresboek gebruiken. Klik op het vergrootglas naast “Adresreferentie” of “Naam” en selecteer het adres uit het adresboek. Klik vervolgens op "Doorgaan".
3
1.2. Scherm “ Productselectie” Standaard (default) staat “DPD Classic” aangevinkt. Dit is de service die in de prijzen van Sending Wines als verzendrecht is opgenomen. Standaard staat ook “geen afhaling inplannen” aangevinkt. Laat deze vink staan, tot nader bericht dienen afhaalopdrachten nog steeds te worden geplaatst via de website van Sending Wines. De mogelijkheid “vandaag afhalen” bestaat niet bij de DPD Classic service. Standaard staat ook aangevinkt “pakketlabel genereren”. Laat deze vink staan. Daaronder kunt u aanvinken “Pakketlabels verzenden via email”. Als u het pakketlabel heeft aangemaakt wordt dit als pdf verzonden naar het emailadres dat u op dit scherm invoert bij “emailadres”. Dit gaat echter per pakketlabel (dus bij 5 pakketten 5 afzonderlijke pdf’s). U kunt dit beter doen door eerst alle pakketlabels aan te maken, deze af te drukken op scherm (wordt één pdf) en deze pdf als bijlage met een email te verzenden. Aanvinkmogelijkheid COD (Cash on Delivery) = Rembours. Staat er alleen indien Sending Wines dit op uw verzoek heeft laten activeren. Zie voor uitleg paragraaf 3. Afhankelijk van welke services voor u geactiveerd zijn kunt u hier tegen meerprijs kiezen uit meerdere Express services (niet in elk postcode gebied beschikbaar). Uw pakketten worden dan bij voorrang behandeld en er wordt gebeld indien er problemen met aflevering zijn. Bij verzending naar het buitenland is de doorlooptijd voor diverse landen korter dan bij de Classic service. Let op: u dient uw Express pakketten te voorzien van speciaal DPD Express tape. Vraag deze tape tijdig via een email aan bij Sending Wines. o o o
DPD 10:00: Aflevering volgende dag voor 10:00 DPD 12:00: Aflevering volgende dag voor 12:00 DPD 18:00: Aflevering volgende dag voor 18:00
Indien u bij deze duurdere Express services de gegevens via MYDPD op een werkdag (géén feestdag, zaterdag of zondag) ’s morgens vóór 12.00 uur naar DPD verzendt, dient u in dit scherm aan te geven of het pakket nog dezelfde werkdag dient te worden afgehaald , of dat de volgende werkdag dient te worden afgehaald , of dat niet dient te worden afgehaald. Dit laatste als u het pakket later wilt laten afhalen (via een afhaalopdracht op de Sending Wines website) omdat u zeker wilt zijn dat het pakket op de latere, met uw klant afgesproken werkdag wordt afgeleverd. Bij invoer na 12.00 uur of op een feestdag/weekend vervalt de optie “vandaag afhalen”. Klik op "Doorgaan". 1.3. Scherm “Verzendgegevens” Vul een gewicht in (behoeft niet juist te zijn). Dit is verplicht, maar eigenlijk alleen van belang bij luchtvervoer. Indien u meerdere pakketten naar hetzelfde adres wil verzenden, klikt u op het plusje bij "Pakketten toevoegen". Vul voor de andere pakketlabels voor dit zelfde adres alleen het gewicht in. Er wordt dan een tweede etc pakketlabel aangemaakt met dezelfde gegevens, maar met een nieuw pakketnummer. Elk pakket moet een eigen pakketlabel krijgen met hierop een uniek nummer en barcode. Het kopiëren van een etiket en gebruiken op meerdere pakketten zorgt voor grote problemen, pakketten zonder pakketlabel kunnen niet worden verwerkt! Verder hoeft u in dit scherm niets in te vullen. Pakketlabel genereren is al aangevinkt. Klik op "Doorgaan".
4
1.4. Scherm “Overzicht” U bent nu in het laatste scherm en ziet een overzicht van de ingevulde gegevens. U kunt hier aanvinken: - Adres gebruiken voor volgende order. Dit gaat over het adres van de geadresseerde. Kunt u aanvinken als u vergeten bent om dit al via “Pakketten toevoegen” in het scherm “Productselectie” te regelen. - Orderbevestiging (pdf) verzenden via email. Lijkt ons zinloos, je krijgt dan in je email een bevestiging dat je een pakketlabel hebt aangemaakt. Als je dit aanvinkt, kan je ook een emailadres invoeren waar deze orderbevestiging naar toe moet. Indien u via uw Profiel heeft ingesteld dat de geadresseerde een email ontvangt waarmee hij de zending online kan volgen (zie paragraaf 2) én u bovendien in het scherm geadresseerde het emailadres van de geadresseerde hebt ingevoerd, staat in uw scherm “De ontvanger ontvangt een email waarmee hij online de zending kan volgen“ en kunt u desgewenst de vink weghalen om toch geen email te versturen. Om verder te gaan zijn er twee mogelijkheden: a.
Heeft u één verzending of meerdere pakketten voor hetzelfde adres, klik dan op het rode pijltje na “Invoer verzenden". In de pagina die opent staat “ Uw order is succesvol verzonden. Nadat u de verzendpapieren gemaakt heeft kunt u de klantontvangstlijst direct printen ("print verzendlabel(s)') of later (Genereer verzenddocumenten').” Om uw pakketlabel te printen, klik op “Pakketlabel(s) afdrukken”. U krijgt dan een scherm “Selecteer de beginpositie voor het afdrukken van het label”. Geef aan op welke positie op uw A4-vel met blanco stickers het eerste pakketlabel moet worden geprint. Klik op het juiste vak en vervolgens op “Pakketlabels afdrukken”. Het systeem genereert dan een pdf. U wordt gevraagd of u het bestand wilt openen of opslaan. Om te kunnen afdrukken klikt u op “openen”. U ziet dan het pdf bestand op uw scherm. U kunt dit vervolgens uitprinten of (via “bestand”) als bijlage bij een email verzenden naar degene die het pakketlabel uit dient te printen. Klik om de klantontvangstlijst af te drukken op “MyDPD” in de rode horizontale balk. Klik in het orderoverzicht op “Verzendpapieren genereren”. Klik op de rode pijl naast “Alle verzendpapieren genereren” en in het volgende scherm op “Klantontvangstlijst”. Het systeem genereert dan een pdf. U wordt gevraagd of u het bestand wilt openen of opslaan. Om te kunnen afdrukken klikt u op “openen”. U ziet dan het pdf bestand op uw scherm. U kunt dit vervolgens uitprinten of (via “bestand”) als bijlage bij een email verzenden naar degene die het pakketlabel uit dient te printen.
b.
Heeft u méér verzendingen, klik dan op "Record Invoer/Nieuwe invoer". U komt dan in het E-shipping scherm, volg de stappen opnieuw, totdat u geen verzendingen meer heeft. Door deze werkwijze wordt een batch met af te drukken pakketlabels aangemaakt, die u in één keer kunt uitprinten. Klik, als u alle pakketlabels heeft aangemaakt, in de rode horizontale balk op “MyDPD”. U komt dan op de homepage van MyDPD en ziet uw verzendingen in het orderoverzicht staan met status "Geregistreerd". Selecteer de verzendingen waarvan u pakketlabels wilt printen door deze aan te vinken of door "alle" aan te vinken. Selecteer "Verzenden" bij "Selecteer actie" en klik op het rode pijltje ernaast. De status verandert in "verzonden". U kunt hetzelfde bereiken door in de rode balk te klikken op “openstaande orders”: selecteer de verzendingen waarvan u pakketlabels wilt printen door deze aan te vinken of door "alle" aan te vinken. Selecteer "Verzenden" bij "Selecteer actie" en klik op het rode pijltje ernaast. Om alle aangemaakte en verzonden pakketlabels te printen klikt u op “Verzendpapieren genereren”, in het scherm dat dan verschijnt zijn alle pakketnummers aangevinkt die niet al op een klantontvangstlijst zijn verschenen. Bij pakketnummers die u niet op de klantontvangstlijst wilt hebben haalt u de vink weg, 5
zodat er een klantontvangstlijst wordt gemaakt met alléén de pakketnummers van de pakketten die u aan DPD mee gaat geven. Klik vervolgens op “Alle verzendpapieren genereren”, respectievelijk op “alleen pakketlabels afdrukken” als u eerst wat pakketlabels wilt afdrukken en pas de klantontvangstlijst als u nog aanvullend pakketlabels heeft aangemaakt (opdat beide porties op één klantontvangstlijst komen). U krijgt dan het scherm “Orderoverzicht” met de pakketnummers, waarvan u heeft aangegeven dat zij niet op de klantontvangstlijst moeten komen. Klik dan op één van de vele mogelijkheden om de klantontvangstlijst en/of de pakketlabels af te drukken. Zie voor het printen punt a, tweede alinea. Het afdrukken van de klantontvangstlijst gaat op dezelfde manier. Opmerkingen: • •
•
De klantontvangstlijst dient als uw bewijs dat de chauffeur uw pakketten heeft ontvangen. Wij raden dan ook aan deze altijd te laten aftekenen door de chauffeur. U kunt meerdere klantontvangstlijsten maken voor dezelfde dag. Als na het printen van de klantontvangstlijst toch nog een extra pakket met DPD mee moet, maakt u ook voor dat pakket een klantontvangstlijst en laat de chauffeur op beide lijsten tekenen. U kunt dit ook gebruiken om bijvoorbeeld bij relatiegeschenken een klantontvangstlijst per opdrachtgever te maken. Als u een keer vergeten bent om een klantontvangstlijst te maken, zal het pakketnummer van een al verzonden pakket voorkomen op de volgende klantontvangstlijst. U kunt dit vermijden door de vink weg te halen bij dit pakketnummer op het scherm. Deze verzending komt de volgende keer dan toch weer op het scherm. U kunt dit oplossen door een afzonderlijke klantontvangstlijst aan te maken voor dit pakketnummer/deze pakketnummers en deze niet te gebruiken.
2. Automatisch verzendbericht naar geadresseerde met Track en Trace link Klik in de rode balk op MyDPD en vervolgens rechts direct onder de rode horizontale balk op “Profiel”. Vink dan aan “Met de geselecteerde optie voor E-shipping orders wordt er een e-mail verstuurd naar de ontvanger, met een link om de zending te volgen“. U klikt vervolgens op “bewaren”. Deze optie is actief nadat u opnieuw bent ingelogd. Om deze direct te gebruiken dient u dus eerst uit te loggen. Het volgende bericht (niet aanpasbaar) wordt verzonden indien u bij het aanmaken van het pakketlabel het emailadres van de geadresseerde hebt ingevoerd (in scherm “geadresseerde”): Geachte heer/mevrouw,
Vandaag hebben we een pakket aan DPD gegeven om bij u te leveren. U kunt onderstaande link gebruiken om uw pakket te volgen op Internet: https://extranet.dpd.de/cgi-bin/delistrack?typ=1&lang=nl&pknr=MPS0511500002127320120723 Deze informatie is beschikbaar op het moment dat het pakket gearriveerd is op het DPD-depot. Met vriendelijke groet, XXXX (Uw bedrijfsnaam) Opmerkingen: -
Dit bericht geeft aan dat het pakket die dag al aan DPD is meegegeven. Het bericht wordt naar de ontvanger verzonden zodra het aangemaakte pakketlabel de status “verzonden” krijgt. Het is dus raadzaam om de werkwijze te volgen dat u pakketlabels eerst registreert en pas op de afhaaldatum de status van de
6
-
-
ingevoerde labels aanpast naar de status ‘verzonden’ en de pakketlabels en klantontvangstlijst afdrukt. Als u slechts één pakket wilt versturen is het raadzaam of om toch bovenstaande werkwijze te volgen óf om het pakketlabel pas op de afhaaldag aan te maken. In dit scherm kunt u ook uw password wijzigen (niet uw username). Geef het nieuwe password dan graag ook aan Sending Wines door. Het blijkt namelijk heel praktisch te zijn dat bij problemen ook Sending Wines in kan loggen in uw MyDPD. U kunt ook aanvinken “Wanneer ik me afmeld bij MyDPD wil ik worden herinnerd aan openstaande orders”. Dit werkt niet en is overbodig, omdat MyDPD dit al bij het afdrukken van de klantontvangstlijst signaleert.
3. Predict Via Sending Wines kunt u de extra service “Predict” aanvragen. In dat geval kunt u (tegen een toeslag) per pakket de mogelijkheid gebruiken, dat de geadresseerde naar uw keuze een email of sms krijgt dat een voor geadresseerde bestemd pakket bij een DPD depot is aangekomen en de volgende werkdag zal worden bezorgd, tenzij geadresseerde hierop antwoord dat een andere in dat bericht genoemde bezorgdatum beter uitkomt. Geadresseerde kan dan kiezen uit de daarna volgende drie werkdagen. Bovendien ontvangt geadresseerde op de bezorgdatum ’s morgens vroeg (vóór 9 uur) een bericht dat het pakket die dag zal worden bezorgd tussen x uur en y uur (tijdvak van maximaal 3 uur op basis van historische gegevens). De geadresseerde wordt niet in kennis gesteld indien onverhoopt (routefout; breuk etc.) de aflevering die dag niet door kan gaan, geadresseerde kan dit constateren doordat zij op de bezorgdatum bezorgaankondiging heeft ontvangen en dient dan contact op te nemen met de afzender. Als Predict voor u is geactiveerd en u hiervan bij een verzending gebruik van wilt maken, vinkt u in het scherm “Productselectie” aan “Predict/FlexDelivery”. Desgewenst kunt u ook “proactieve melding” aanvinken. Dan krijgt u een emailbericht zodra het pakket is afgeleverd. Het aanvinken van “Predict/FlexDelivery” zorgt ervoor dat In het scherm “Verzendgegevens” de rubriek “Notificatie” als verplichte rubriek is toegevoegd, deze staat standaard op “per email”. Vul het emailadres van geadresseerde in als u wilt dat uw klant de berichten krijgt per email. Vink “via SMS” aan als het sms berichten moeten zijn en vul het telefoonnummer van geadresseerde in.
4. Pakket verzenden onder rembours: COD (Cash on Delivery) Wilt u de mogelijkheid hebben dat DPD een pakket alléén aflevert tegen contante betaling, kunt u vanaf onze website (tab Downloads”, paragraaf Formulieren) de COD/remboursovereenkomst downloaden. Als wij deze ingevuld en ondertekend van u hebben ontvangen, zullen wij DPD vragen om in MyDPD de optie C.O.D. (Cash on Delivery, ook wel rembours genoemd) te activeren. DPD overhandigt uw pakket dan alleen tegen directe contante betaling (maximum bedrag € 1,500, respectievelijk € 2.500 voor cheques!). Let op: pinbetaling is niet mogelijk. Zorg ervoor dat uw klant dit weet en het juiste bedrag precies gepast beschikbaar heeft. COD verschijnt dan als extra optie in het scherm “productselectie”. U kunt door deze optie aan te vinken per pakket aangeven of het pakket onder rembours moet worden afgeleverd. In het scherm “Verzendgegevens” worden dan enkele rubrieken toegevoegd: -
Totaal COD bedrag. Vink dit aan en vul het bedrag in dat de chauffeur dient te incasseren;
7
-
Afhaaltype: staat standaard op contant. Laat dit staan, tenzij u per cheque betaald wilt krijgen. Dit laatste kan alleen bij buitenlandse bestemmingen. Reden voor betaling: vul daar bijvoorbeeld het factuurnummer in.
Het te innen bedrag, afhaaltype en de reden van betaling worden op het pakketlabel geprint. Pakketten kunnen onder C.O.D. verstuurd worden binnen België, Nederland, Duitsland, Luxemburg en Oostenrijk. De volgende Nederlandse postcodes zijn uitgesloten van pakketverzending onder C.O.D.: 1156 (Marken), 8899 (Vlieland), 8881-8885 (Terschelling), 8891-8897 (Terschelling), 9161-9164 (Ameland), 9166 (Schiermonnikoog), 1791-1797 (Texel). DPD maakt het volledige geïnde bedrag over naar het door U opgegeven bankrekeningnummer. Sending Wines brengt u achteraf de rembourstoeslag in rekening. Hierbij is de opgave van DPD maatgevend, behoudens tegenbewijs.
5. Plaatsen van afhaalopdrachten via MyDPD: nog niet gebruiken! Op het moment van schrijven van deze handleiding werkt het plaatsen van afhaalopdrachten via MyDPD niet goed genoeg. Namens DPD verzoeken wij om dit vooralsnog te doen via de Sending Wines website, tabblad Afhaalopdrachten.
6. Extra mogelijkheden 6.1 Pakketlabel opnieuw afdrukken U kunt een pakketlabel opnieuw afdrukken. Dit dient u alleen te doen als u met het “oude” label nog niet heeft verzonden. Elk pakket dient immers met een uniek pakketnummer te worden verzonden, een retour gekomen pakket dient een nieuw label met een nieuw pakketnummer te krijgen. Klik op “orderoverzicht” (net onder de rode balk met “MyDPD E-shipping”) en vervolgens op “Geschiedenis verzendpapieren” en daarna op “Document weergeven”.
6.2 Klantontvangstlijst opnieuw afdrukken U kunt een klantontvangstlijst opnieuw/alsnog afdrukken. Klik op “orderoverzicht” (net onder de rode balk met “MyDPD E-shipping”) en vervolgens op “Geschiedenis Verzendpapieren” en daarna op “Document weergeven”.
7. Bijwerken van uw adresboek 7.1 Adressen verwijderen Klik in de balk direct onder de horizontale rode balk op “Adresboek”. U ziet dan een overzicht van de in uw adresboek opgeslagen adressen. Onderaan kunt u bij “selecteer aktie” “verwijderen” selecteren. U vinkt dan de geadresseerden aan die u wilt verwijderen en klikt op het rode pijltje onderaan. Let op: als u meerdere pagina’s met adressen wilt verwijderen, dient u deze per pagina te verwijderen. MyDPD pakt maar één pagina tegelijk.
7.2 Importeren van adressenbestand in het adresboek Als u een groot aantal adressen wilt invoeren in het adresboek kan het handig zijn om een adressenbestand rechtstreeks te importeren in het adresboek van MyDPD. Op onze website, tab Downloads staat de “Handleiding importeren adressenbestand in MyDPD” en een standaard MyDPD import bestand. 8
Opmerking: u dient via MyDPD de pakketlabels altijd één voor één aan te maken. U kunt dus niet, zoals in DelisPrint wél kan, een bestand inlezen en in één keer de pakketlabels van alle adressen aanmaken. Als u een opdracht heeft om méér dan 100 relatiegeschenken te verzenden, raden wij u aan om bij Sending Wines het programma Delisprint aan te vragen.
8. Nagaan pakket levensloop: traceren en handtekening voor ontvangst Uw pakketten die u hebt meegegeven aan DPD kunt u diezelfde avond volgen via Track en Trace. Nadat de eerste scan in het depot heeft plaats gevonden is uw pakket traceerbaar. U kunt een pakket traceren via: -
MyDPD (zie hieronder) De Sending Wines website, tabblad Track en Trace. Hier kunt u het 14-cijferige pakketnummer invullen van het pakket. De eerste pagina van de DPD website. Vul rechtsboven bij “zoeken of traceren” het pakketnummer in Aanbevolen: Shipping report; dit informatiesysteem geeft een statusoverzicht van meerdere pakketten tegelijk.
Shipping report Maak om de aflevering van uw pakketten eenvoudig te kunnen volgen gebruik van het DPD tool “Shipping Report”. Log hiervoor in in MyDPD en klik rechtsboven in de rode balk op ‘Verzendrapporten’. U komt dan vanzelf in het programma. Met Shipping Report kunt u in één oogopslag zien bij welke pakketten er problemen zijn, opdat u actie kunt ondernemen, zoals het informeren van uw klant. Met Shipping Report kunt u ook diverse overzichten genereren. Zie hiervoor de handleiding Shipping Report, die u kunt downloaden vanaf de Sending Wines website, tabblad Downloads. Let op: de keerzijde van het feit dat DPD deze tools ter beschikking stelt is, dat u wordt geacht zelf uw pakketten te volgen en actie te ondernemen bij problemen en DPD u in de meeste gevallen niet meer afzonderlijk informeert bij afleverproblemen.
Traceren van een pakket via MyDPD Ga naar het orderoverzicht op de Homepage van MyDPD. In de kolom “verzendinformatie” treft u MPS nummers aan. Een MPS nummer is het nummer, dat DPD heeft gegeven aan de totale order: de verzending van één of meer pakketten tegelijk door u naar dezelfde geadresseerde. Na “MPS” staat het pakketnummer van het eerste pakket naar deze geadresseerde (14 cijfers) en daarachter geplakt het nummer van de klantontvangstlijst. Klik op het MPS nummer. U krijgt dan het pakketnummer/de pakketnummers te zien die die dag voor deze geadresseerde zijn aangemaakt. Klik vervolgens op het pakketnummer om de volledige levensloop te zien. Indien u het pakketnummer niet weet, maak dan eerst gebruik van de vele zoek- en selectiemogelijkheden. Klik op “orderoverzicht” (net onder de horizontale rode balk) en vervolgens op “geavanceerd zoeken”. Zodra u op een van bovenstaande manieren het pakketnummer hebt ingevuld of aangeklikt, ziet u de levensloop van het pakket (zie de figuur): U ziet in dit voorbeeld dat het pakket is afgehaald door depot Ede, ’s nachts is doorgestuurd naar depot Amsterdam (uitlevering) en daar de volgende morgen is aangekomen (ingangsscan). Indien het pakket volgens DPD is geleverd, in dit geval aan de heer Visser, treft u in de kolom “Soort scanning” aan “geleverd aan Visser”. Indien het pakket nog op “uitlevering” staat betekent dit dat het depot het pakket heeft meegegeven ter uitlevering. 9
Let op: Soms staat het pakket nog op uitlevering met daaronder een nummer en een rood pijltje. Dit betekent dat het pakket toch is uitgeleverd en dat een handtekening voor ontvangst aanwezig is. De belangrijkste bijzondere situaties: - Code 11 AD: Verkeerd adres of postbusadres. Als u uw emailadres in Shipping Report heeft ingevoerd ontvangt U hierover bericht van DPD met het verzoek om binnen 3 werkdagen het juiste adres op te geven. - Code 12 AVB: Pakket geweigerd door ontvanger vanwege beschadiging - Code 13 t/m 15: Pakket geweigerd, overige redenen e - Code 19 NAB1: Niemand aangetroffen 1 keer (bericht achtergelaten) - Code 22: beschadiging door chauffeur - Code 24 IHP: Inhoudscontrole door DPD vanwege breuk. - Code 33 EXPA: Geen exportpapieren aanwezig e - Code 42 NAB2: Niemand aangetroffen 2 keer (bericht achtergelaten; reactie afwachten). - Code 300: pakket retour afzender
Opvragen afleverbewijs Als u wilt nagaan of van een pakket een afleverbewijs aanwezig is, of is afgeleverd op het opgegeven afleveradres en/of is ondertekend door de geadresseerde, kunt u online het afleverbewijs raadplegen en vervolgens printen of als bijlage bij een email verzenden. Om een afleverbewijs te raadplegen, klikt u in de levensloop op het laatste rode pijltje (“Geleverd aan”). Er wordt nu om het login en password van Sending Wines gevraagd voor het DPD systeem. De volgende login en password dient u in te voeren om de handtekening voor ontvangst op te kunnen vragen. Login: op454511 Password: m44590c Vervolgens klikt u op: “toon afleverbewijs” en het afleverbewijs wordt getoond. U kunt dit vervolgens printen en/of via “bestand” als bijlage bij een email verzenden. De handtekening voor ontvangst kan tot een half jaar worden opgevraagd via Track & Trace. Daarna kan DPD nog gedurende een jaar de handtekening voor ontvangst verschaffen vanuit hun archiefbestanden. In dat laatste geval dient u ons een email te sturen waarin u naast het pakketnummer ook de verzenddatum van het pakket verschaft.
9. Collection Request plaatsen (terughaling of afhaling elders) Via Collection Request kunt u aan DPD opdracht geven om een pakket elders (dus niet op uw normale afhaaladres) op te halen en af te leveren op uw adres of op een ander adres dat u opgeeft. DPD maakt dan zelf een Collection Request label aan en geeft dat aan de chauffeur mee die het pakket gaat ophalen. Zie voor de prijzen per land het document “Verzendopties DPD” op de Sending Wines website (tab “Downloads”). 10
U klikt op de Homepage van MyDPD op “naar Collection Request”. U vult “klantgegevens” in door op het vergrootglas te klikken en vervolgens op uw gegevens. Bij “afhaaladres” vult u de gegevens in van degene waar het pakket dient te worden afgehaald. Bij “adres geadresseerde” zijn er twee mogelijkheden: -
Het pakket moet bij u worden afgeleverd. U voert dan de gegevens in door op het vergrootglas te klikken en vervolgens op uw gegevens; Het pakket moet elders worden afgeleverd. U voert dan de gegevens in van degene waar het pakket dient te worden afgeleverd.
U kunt uw relatie de afhaaldatum laten bevestigen door “interactieve bevestiging” aan te vinken. U bent dan ook verplicht om diens emailadres in te voeren bij “klantgegevens”. Uw relatie ontvangt dan een email van DPD en kan dan de afhaaldatum accepteren of een andere datum doorgeven. In de rubrieken onder inforegel 1 kunt u nadere informatie vermelden. Alléén de laatste rubriek (“afhaaldatum”) is verplicht: selecteer de gewenste afhaaldatum via de kalender. Let op: de eerste afhaalmogelijkheid is de volgende werkdag, indien u de Collection Request op een werkdag tijdig (vóór 16.00 uur) plaatst. Als u deze later plaatst of niet op een werkdag, is de eerste afhaalmogelijkheid pas de werkdag ná de eerstvolgende werkdag. Helaas zit hierop geen beveiliging in MyDPD en kunt u dus ten onrechte de volgende werkdag selecteren. Klik op “doorgaan”. In het volgende scherm heeft u de keuze om of de Collection Request te plaatsen (klik op “invoer overbrengen”) of om de Collection Request eerst te registeren en pas later aan DPD door te geven (klik op “recordinvoer/nieuwe invoer”). U verzendt geregistreerde Collection Request net zoals geregistreerde pakketlabels naar DPD: ga naar het orderoverzicht, vink de te verzenden orders aan, selecteer “verzenden” en klik op het rode pijltje. Als de geadresseerde niet thuis is, dient de chauffeur een briefje in de bus te doen dat hij de volgende werkdag wéér langs zal komen. Als ook deze afhaalpoging niet lukt, volgt géén derde poging en dient u opnieuw een Collection Request te plaatsen. De Collection Request wordt vermeld in het orderoverzicht van MyDPD. U ziet daar dan ook het pakketnummer dat door DPD is toegekend en dat u kunt gebruiken om de levensloop te volgen. Belangrijk: Zorg dat het af te halen uitstekend verpakt is. Als niet is verpakt in de door DPD goedgekeurde Sending Wines verzendverpakking zal DPD in geval van breuk de wijze van verpakken zeer kritisch beoordelen.
10. Contact/help Het MyDPD programma is ontwikkeld door DPD. Bel daarom bij technische problemen de ICT helpdesk van DPD: 015 406000, keuze 4.
11
