Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte
Opdrachtgever Gemeentebestuur De Pinte, Koning Albertlaan 1, 9840 De Pinte Controle en toezicht De natuurlijke persoon, aangesteld door het bestuur om de uitvoering van de overeenkomst te leiden en het toezicht op de werkopdracht waar te nemen is Isabel Coppens, communicatieambtenaar. Isabel Coppens Communicatieambtenaar Gemeentehuis - bureau 4 (verdieping) Koning Albertlaan 1 9840 De Pinte tel. 09 280 80 89 e-mail:
[email protected] www.depinte.be
1. Procedure U voert de opdracht uit voor rekening van het gemeentebestuur van De Pinte, Koning Albertlaan 1, 9840 De Pinte. De opdracht ‘Huisstijl De Pinte’ maakt het voorwerp uit van een algemene offerteaanvraag, volgens de bepalingen terzake: de wet betreffende de overheidsopdrachten en het gemeentedecreet. U bezorgt uw offerte onder dubbel gesloten omslag ten laatste op 7 december 2007 om 10 uur bij Gemeente De Pinte, dienst secretarie (eerste verdieping gemeentehuis), Koning Albertlaan 1, 9840 De Pinte. Dit is eveneens het tijdstip voor de opening van de binnengekomen offertes; u kunt hiervoor terecht in de schepenzaal van het gemeentehuis. U vermeldt aan de buitenzijde van de envelop ‘Offerte Huisstijl De Pinte’. De offerte moet ondertekend worden door de aanbieder als verbintenis tot uitvoering.
2. Algemene omschrijving van de opdracht De Pinte wil zich profileren als een gemeente die ‘altijd dichtbij’ is: door haar vele verbindingswegen, door haar actieve, open en sociale karakter en door haar verscheidenheid van groen tot stad. Een belangrijk middel daarvoor is de consequente toepassing van een eigentijdse, herkenbare huisstijl. De opdracht wordt beschouwd als het leveren van diensten en omvat: • het ontwerpen van een logo, aangevuld met een slagzin (‘Gemeente De Pinte, altijd dichtbij’); • het aanleveren ervan op de verschillende dragers; • het uitwerken van een handboek voor de toepassing van de huisstijl; • het begeleiden van de implementatie ervan.
1 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
Fasen 1: Vooronderzoek: afbakening identiteits- en imago-elementen, verwerking aandachtspunten 2: Ontwerp: ontwikkelen nieuwe huisstijl 3: Implementatie: invoering nieuwe huisstijl 4: Evaluatie en begeleiding Tegen eind 2008 dient de gemeente De Pinte in haar relaties met de buitenwereld gebruik te maken van de vernieuwde huisstijl.
3. Gedetailleerde omschrijving van de opdracht A. Vooronderzoek U onderzoekt de eigenheid van de gemeente De Pinte. De ‘inhoud’ van de gemeente moet immers geprojecteerd worden in een huisstijl. Het gaat hierbij zowel om de gemeente als samenlevingsverband, als om de gemeente als organisatie. U onderzoekt ook de huisstijl van de gemeente De Pinte zoals deze vandaag bestaat. U maakt daarbij een rapport op van alle fouten en tekortkomingen die u in de bestaande huisstijl ontdekt en maakt daarbij een overzicht op van noodzakelijke aanpassingen en nieuw in te voeren zaken. U doet dit samen met de communicatieambtenaar, die al een gedeelte van het vooronderzoek heeft uitgewerkt en ter beschikking zal stellen. Zo werd er op basis van eerdere bevindingen al een slagzin goedgekeurd door het schepencollege, namelijk ‘Gemeente De Pinte, altijd dichtbij’. Deze slagzin wordt getoetst aan uw bevindingen en indien nodig aangepast. Het onderzoek zal minstens inhouden: • Desk-research: analyse resultaten onderzoek communicatieambtenaar, van de gemeentelijke beleidsnota (indien intussen beschikbaar) en van de bestaande communicatiemiddelen (deze zaken worden aangereikt door de communicatieambtenaar) • Gesprekken met beleidsverantwoordelijken • Werksessies met leden managementteam, diensthoofden en staffuncties • Voorbereiding bevraging inwoners Deze onderzoeksfase resulteert in een rapport dat de identiteit en het imago van de gemeente De Pinte beschrijft. U stelt een definitie van ‘De Pinte’ op en een visie op de verdere ontwikkeling van de huisstijl. Dit rapport, die u in overleg met het college van burgemeester en schepenen en de communicatieambtenaar samenstelt, legt u voor aan een werkgroep huisstijl. Indien nodig wordt het document ook nog aan andere vergaderingen gepresenteerd. Wanneer er een overzichtslijst is opgemaakt van al wat er dient te gebeuren, dient er een planning uitgewerkt te worden waaruit blijkt in welke volgorde en op welke termijn we de zaken best invoeren in de vorm van een draaiboek. Op het einde van de onderzoeksfase beschikken we dus over een inventaris van te realiseren doelstellingen en de daaraan gekoppelde termijnen. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld aan de werkgroep huisstijl. Aandachtspunten Er zal rekening gehouden worden, of er wordt een antwoord geboden, met betrekking tot de volgende aandachtspunten: 1. gebruiksgemak (voorbeelden: standaard briefhoofd is eenvoudig te gebruiken via Word, naamkaartjes kunnen gemakkelijk aangepast en bijbesteld worden, het huisstijlvoorstel voor de infokrant houdt rekening met een beperkt aantal uren opmaak per editie) 2. duurzaamheid van technieken en materialen (milieuvriendelijk papier, drukwerk op basis van vegetale inkten en zonder het gebruik van vluchtige organische stoffen, …) 3. Wat met bestaande logo’s (sportdienst, sportacademie, …) en kleurenindeling (bijvoorbeeld groen voor de milieudienst)? 4. vormvereisten bovengemeentelijke activiteiten, bijvoorbeeld Week van de Amateurkunsten, projecten via Zovla, … 5. de huisstijl dient ook toegepast te kunnen worden door de jeugddienst (jeugdvriendelijk) 6. specifieke aandacht voor cultuurcommunicatie 7. BIN-normen 2 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
B. Ontwerp Het logo Het logo en eventuele sublogo’s moeten bruikbaar zijn zowel in kleur als in zwartwit, in verschillende groottes (zowel heel groot als heel klein) en op verschillende dragers (niet alleen in drukwerk, maar ook in elektronische en andere media). Het logo dient trendbestendig te zijn. Er wordt naast een kleurenversie ook een zwartwit variant en een inverse (voor gebruik op een donkere achtergrond) van het logo voorzien. De ontwerpen voor het logo worden voorgelegd aan de communicatieambtenaar die een eerste selectie maakt en opmerkingen en suggesties voor aanvullingen of wijzigingen formuleert. De opdrachtnemer presenteert het logo (met eventuele baseline) aan de werkgroep huisstijl, het college van burgemeester en schepenen en eventueel de gemeenteraad. De verschillende ontwerpen moeten tevens voorgesteld worden aan een groep geïnteresseerden (personeel, raadsleden, publiek, andere relaties, ...) die zich kandidaat stelden voor deze speciale sessie. Wanneer de keuze gemaakt is, maakt de opdrachtnemer het eindontwerp van het logo. Dat wordt voor goedkeuring aan het schepencollege voorgelegd. De slagzin Bij een eerder huisstijlonderzoek kwam de baseline ‘De Pinte, altijd dichtbij’ naar voren. Deze slagzin werd goed bevonden. Na het onderzoek door de aanbieder wordt deze slagzin getoetst aan de bevindingen en indien nodig aangepast. Uitwerken huisstijl administratief basisdrukwerk Wanneer het eindontwerp van het logo klaar is, wordt de huisstijl in een eerste fase toegepast op het administratieve drukwerk. De opdrachtnemer doet daarvoor voorstellen van formaten en kleurgebruik, typografie, papiersoort, schikking, … De opdrachtnemer stelt ook het gebruik voor van een standaard lettertype (bij voorkeur een schreefloze letter). Het administratieve drukwerk omvat: briefpapier (eerste - en vervolgbladzijde) omslagen in diverse formaten formulieren en interne nota’s naamkaartjes kaartjes ‘Vriendelijke groeten’ faxbericht e-mailbericht In een tweede fase worden er voorstellen op vlak van huisstijl gedaan voor: uitnodigingen powerpointpresentaties advertenties (voorbeeld voor een personeelsadvertentie) infokrant (met eventueel een aparte activiteitenkalender) website (template openingspagina en binnenpagina, elektronische nieuwsbrieven) folders en brochures (cover en binnenwerk, in verschillende gangbare formaten) leaflets en affiches beleidsplannen Optioneel kunnen er ook voorstellen gedaan worden voor*: informatieborden en bewegwijzering personeelskrant relatiegeschenken promotiemateriaal opkleeflogo’s kledij en toestellen mappen (bijvoorbeeld persmap, onthaalmap nieuwe inwoners) enquêtes dienstnota’s wenskaarten programmaboekjes cd-romhoezen 3 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
stratenplan inrichting gebouwen trouwboekjes
(deze opsomming is niet limitatief) * Gelieve hiervoor een aparte prijs op te geven. We leggen samen vast tot waar we met de huisstijl willen gaan, in hoeverre we de BIN-normen zullen toepassen en wat te doen met bestaande logo’s. Huisstijlhandboek Na goedkeuring dient de huisstijl neergeschreven te worden in een overzichtelijk huisstijlhandboek. Alle afspraken inzake de huisstijl worden tot de kleinste details vastgelegd. Door een huisstijlhandboek samen te stellen, is het mogelijk erop toe te zien dat de huisstijl consequent wordt toegepast. Dat moet minstens de volgende zaken bevatten: de voorschriften van de huisstijl (typografie, schikking, kleurgebruik, …): onder andere ook de kleurtoepassing aan de hand van Pantone- en RAL-kleuren de do’s en don’t’s inzake de huisstijl een digitale versie (op cd-rom) van het logo (logo’s) in verschillende formaten en van de sjablonen (van het administratieve drukwerk en van de huisstijltoepassingen voorzien tijdens de tweede fase) Het huisstijlhandboek dient in tien exemplaren te worden aangeleverd. De prijs per extra bundel wordt ter informatie in de offerte vermeld. Het moet niet luxueus zijn, maar vooral functioneel. De opdrachtnemer moet ook een digitale versie van dit handboek leveren (een print- en drukversie, bij voorkeur in pdf- en doc-formaat).
C. Implementatie, evaluatie en begeleiding In overleg met de werkgroep huisstijl wordt bepaald hoe en wanneer we de sjablonen, baseline, (sub)logo’s en dergelijke gaan implementeren in de organisatie. Onder uw begeleiding dient er een draaiboek opgemaakt te worden voor de voorbereiding en invoering hiervan. Het communicatiebureau doet voorstellen op vlak van huisstijlbewaking (hoe aanpakken?, door wie?, hoe toegepast en opgevolgd?, toepassingsgebieden?, …). De opdrachtnemer ondersteunt de communiatieambtenaar op vlak van communicatie (bij de opmaak en uitvoering van een communicatieplan ‘huisstijl’). De huisstijlleverancier zorgt er mee voor dat de nieuwe huisstijl in de praktijk wordt gebracht. Hiermee wordt bedoeld dat de praktische problemen met betrekking tot de ingebruikname van de goedgekeurde huisstijl bekeken worden en de leverancier voorstellen doet om eventuele struikelblokken weg te werken. Het bureau zorgt voor de nodige begeleiding (bijvoorbeeld in de vorm van een opleiding en spellingcursus) wat betreft het gebruik en de vastgelegde afspraken. De digitale bestanden worden door de opdrachtnemer (eventueel in samenwerking met de communicatieambtenaar) geïnstalleerd. Ook enkele maanden na de ingebruikname van de nieuwe huisstijl kunnen praktische problemen worden voorgelegd en zorgt het bureau voor een oplossing.
4. Gunning van de opdracht De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt op grond van de volgende gunningscriteria: - de prijs van de offerte 50 punten - kwaliteit van de procesbegeleiding 30 punten - technische kwaliteiten (ervaring op gebied van de ontwikkeling van huisstijlen) 10 punten - presentatie voor interne werkgroep huisstijl 10 punten
4 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
A. De prijs De vergelijking van de prijs gebeurt op basis van de opgegeven globale prijs voor het uitvoeren van de opdracht. Alle kosten dienen inbegrepen te zijn in de totaalprijs. De laagtste inschrijver krijgt het maximum aantal punten (50). De overige inschrijvers 50 punten x prijs laagste regelmatige inschrijver / eigen inschrijvingsprijs. De inschrijver moet in zijn offerte duidelijk de volgende prijsgegevens opgeven, zowel inclusief als exclusief btw, met aanduiding van het door hem gehanteerde btw-percentage: de totale prijs (forfaitair) voor elk onderdeel van het proces en van de opties (zie 3. B.) met een gedetailleerde opgave van de inbegrepen diensten en het aantal exemplaren van de afgeleverde producten. Ter informatie te vermelden in de offerte: - prijs per extra huisstijlhandboek (zie 3. B. Huisstijlhandboek) - prijs per uur voor werken in regie (onvoorziene werken door projectleider, projectmedewerker of secretariaat) De prijzen worden in de offerte in euro opgegeven. Er zijn geen prijsherzieningen van toepassing. B. Kwaliteit van de procesbegeleiding Het criterium kwaliteit wordt gequoteerd op basis van: - Een beschrijving van de aanpak en strategische keuzes in de onderzoeksfase naar de gewenste identiteit en ontwikkeling van een logo. Deze beschrijving getuigt van inlevingsvermogen in de kenmerken van bestuur, bevolking en grondgebied van de gemeente. - Een duidelijk en gedetailleerd stappenplan van ontwerp tot implementatie van de huisstijl, inclusief timing en vermogen om nieuwe realiteit en het gewenste profiel te vatten en te vertalen naar verschillende doelgroepen. C. Technische kwaliteiten (ervaring op gebied van de ontwikkeling van huisstijlen) Het opgeven van minstens twee referenties van huisstijl waarbij minstens het logo en het huisstijlhandboek door de aanbieder werden ontwikkeld. De inschrijver voegt hiertoe minstens één voorbeeld toe aan zijn kandidatuur. Voor minstens één van de twee referenties voor het ontwikkelen van een huisstijl voegt de inschrijver bij zijn offerte een voorbeeld en een uitgebreide beschrijving onder andere over de inhoud, de uitvoering en de timing. D. Presentatie voor interne werkgroep Na onderzoek van de offerte zullen de aanbieders die aan alle gestelde eisen voldoen, uitgenodigd worden om voor een interne werkgroep (waaronder de communicatieambtenaar en de gemeentesecretaris) hun voorstel te komen toelichten. Er wordt gequoteerd op presentatie, logische aanpak, in hoeverre gemeente en bureau op dezelfde golflengte zitten, …
5. Uitvoeringstermijn U geeft de geraamde duurtijd per fase op (inclusief de overlegmomenten).
6. Offerte Taal De offerte moet opgesteld worden in het Nederlands. De schriftelijke en mondelinge contacten met de gemeente, zowel tijdens de gunningsfase als tijdens de uitvoeringsfase van de opdracht, gebeuren uitsluitend in het Nederlands. Alle contacten, informatie, documentatie en beschrijvingen dienen ook in het Nederlands opgesteld te worden. Wijze van uitvoering Door de inschrijver dient bij zijn offerte de termijn opgegeven te worden die nodig is voor de uitvoering van deze opdracht.
5 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
Informatie toe te voegen door de inschrijver: - Zie ‘4. Gunning van de opdracht’ - Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (de Belgische inschrijver, die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, moet een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bijvoegen of dit vóór de opening van de offertes aan de gemeente bezorgen, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid) Gestanddoeningstermijn offertes De inschrijvers zijn gehouden hun offertes gedurende 120 kalenderdagen aan te houden, te beginnen vanaf de dag volgend op de uiterste indieningdatum.
7. Verdere bepalingen Intellectuele rechten Tijdens het voorontwerp blijft de dienstverlener eigenaar van de intellectuele rechten en het copyright. Vanaf de goedkeuring van de huisstijl door het college van burgemeester en schepenen en bij de implementatie wordt de gemeente De Pinte eigenaar van deze rechten. Zij zal de huisstijl ook kunnen toepassen op items die niet expliciet in dit bestek worden vernoemd. De opmaak wordt ter beschikking gesteld van het gemeentebestuur, zodat zij op haar beurt hiermee verder kan werken (voorbeelden: aanmaken visitekaartjes nieuwe medewerkers, aanpassen briefhoofd in functie van nieuwe medewerkers, …). Beschikbaarheid van de inschrijver De inschrijver verbindt er zich toe om zich beschikbaar te stellen voor nadere uitleg. Deze prestaties kunnen nooit leiden tot een vergoeding. Oplevering Binnen de dertig (30) kalenderdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de opdracht wordt er een proces-verbaal van de oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.
Hoogachtend
Namens het schepencollege
Veerle Goethals Gemeentesecretaris
Martin Van Peteghem Burgemeester
6 - Lastenboek Huisstijl Gemeente De Pinte (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2007-10-15)
