LAPORAN TUGAS AKHIR FAKULTAS SASTRA DAN SENI RUPA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

STRATEGI PENJUALAN MEETING PACKAGE DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA

LAPORAN TUGAS AKHIR Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Usaha PerjalananWisata

Indah Purnomo Sari C9409015

FAKULTAS SASTRA DAN SENI RUPA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013 commit to user i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO Apa pun tugas hidup anda, lakukan dengan baik. Seseorang semestinya melakukan pekerjaanya sedemikian baik sehingga mereka yang masih hidup, yang sudah mati dan yang belum lahir tidak mampu melakukanya lebih baik lagi (Martin Luther King)

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN Karyainipenulispersembahkankepada : Bapak dan ibu tercinta yang selalu memberi dukungan, doa, dan semangat untuk keberhasilanku.

commit to user v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga dapat terselesaikannya Laporan Tugas Akhir untuk mencapai gelar ahli madya Diploma Tiga Universitas Sebelas Maret Surakarta dengan baik. Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir, banyak didapatkan hambatan dan rintangan. Namun segala dorongan atau bantuan dari teman-teman atau pihak-pihak yang selama ini telah membantu, maka penulisan Laporan Tugas Akhir dapat terselesaikan. Dengan kerendahan hati pada kesempatan ini disamapaikan rasa terimakasihkepada: 1.

Bapak Drs. Riyadi Santoso, M.Ed., Ph.D selaku dekan Fakultas Satra dan Seni Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2.

Ibu Dra.Isnaini W.W, M. Pd selaku ketua program DIII Usaha Perjalanan Wisata Universitas Sebelas Maret Surakarta dan selaku Pembimbing Akademik.

3.

Ibu Insiwi Febriary S, SS, M.A Pembimbing Utama yang selalu memberikan pengarahan dan semangat dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir.

4.

Seluruh Dosen DIII Usaha Perjalanan Wisata Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmu.

5.

Ibu Rani Febriana selaku Manager of Sales dan Ibu Tika selaku HRD Manager yang telah memberikan ijin dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

6.

Bapak Bagus, Ibu Rani, Ibu Wike, Ibu dyah, Ibu Amanda, Bapak Aska, dan seluruh staff yang tergabung dalam Sales & Marketing Departement Hotel Melia commit to user vi


digilib.uns.ac.id

Purosani Yogyakarta yang telah memberikan ilmu dan membiming dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 7.

Terima kasih yang khusus disampaikan kepada kedua orang tua tercinta yang selalu membimbing, mendoakan, dan memberikan dukungan.

8.

Teman-Teman seperjuangan Vetty, Nina, dan Febri untuk semua kenangan dan kebersamaan yang tidak pernah terlupakan.

9.

Semua kakak yang selalu membimbing selama masa perkuliahan selesai.

10. Teman-Teman baru Aska, Amanada, dan Dyah yang selalu memberikan semangat selama melakukan Praktek Kerja Lapngan. 11. Keluarga baru Ipung & Roma yang selalu setia untuk menemani dalam mengerjakan Laporan Tugas Akhir. 12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terimakasih atas semua bantuan dan dukungan sehingga Karya Tulis Ilmiah ini dapat terselesaikan dengan baik. Disadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir. Namun diharapkan semoga penulisan ini dapat memberi manfaat bagi pembaca dan insan pariwisata pada umumnya. Surakarta, Januari 2013

Penulis commit to user vii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Indah Purnomo Sari, 2013.Strategi Penjualan Meeting Package Di Hotel Melia Purosani Yogyakarta.Program Pendidikan Diploma III Usaha Perjalanan Wisata Fakultas Sastra dan Seni Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat pada rumusan masalah yaitu Bagaimana potensi Yogyakarta dalam bidang MICE dan hotel Melia Purosani, strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani, Kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Yogyakarta sangat berpotensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Karena banyaknya hotel-hotel berbintang yang sudah menyediakan paket-paket meeting dengan fasilitas masing-masing. Selain itu juga banyaknya kegiatan yang telah diselenggarakan di Yogyakata. Hotel Melia Purosani salah satu hotel yang sangat memiliki potensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, karena letaknya yang sangat strategis juga letaknya sangat dekat dengan Malioboro serta Kraton Yogyakarta. Strategi yang dilakukan dalam penjualan meeting package, Hotel Melia Purosani mempunyai 2 cara yang dilakukan oleh Sales executive, yaitu sales call dan telesales. Serta dalam penjualan meeting package group sales executive memiliki 3 tahap yaitu, tahap penawaran,tahap penjualan, tahap setelah penjualan. Dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga memiliki 2 kendala, yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang terjadi di lingkup dalam hotel seperti kurangnya staff yang khusus menangani masalah meeting package. Sedangkan kendala eksternal adalah kendala yang terjadi dari luar hotel seperti persaingan antara hotel-hotel yang menjadi competitor dalam penjualan meeting package. Kesimpulanya adalah dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani sales executive harus mengetahui cara serta tahap-tahap yang digunakan. Selain itu juga sales executive harus menguasai produk-produk yang akan ditawarkan dalam penjualan meeting package. Dalam pelayanan juga sales executive harus maximal karena agar customer mau datang lagi untuk menyelenggarakan kegiatan MICE di Hotel Melia Purosani.

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

…………………………...

72

Lampiran 2. Logo Hotel Melia Purosani

…………………………………..

73

Lampiran 3. Slogan Hotel Melia Purosani

…………………………………..

74

Lampiran 4.FectShee ………………………………………………………….

75

Lampiran 1.Surat Rekomendasi Ijin Observasi

Lampiran 5. Data Pengguna Meeting Package

…….………………….

………………………………….

Lampiran 6. Contoh Proposal Penawaran

commit to user ix

78 81


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISTILAH-ISTILAH

1. Meeting Package Meeting atau dalam bahasa Indonesia adalah rapat ini adalah salah satu dari MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition). Pengertian Meeting sendiri adalah pertemuan atau persidangan yang dilakukan oleh sekelompok orang atau dilakukan bersama-sama yang tergabung dalam satu instansi atau perusahaan. Jadi paket meeting adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan meeting seperti harga, fasilitas, dll, yang dibuat dengan tujuan dijual untuk keperluan meeting perusahaan. 2. Personal Selling Komunikasi langsung (tatap muka) antara penjual dan calon pembeli untuk memperkenalkan produk kepada pelanggan dan membentuk pemahaman pelanggan terhadap produk sehingga mereka kemudian akan mencoba dan membelinya. 3. Sales Executive Sales executive juga dapat dikatakan sales person artinya adalah individu yang menawarkan produk dalam suatu proses penjualan. 4. Telesales Kegiatan penjualan yang dilakukan dengan cara menelpon customer yang akan diberikan penawaran produk. 5. Sales Call Kegiatan penjualan yang dilakukan dengan cara berkunjung suatu perusahaan yang akan didiberikan penawaran. 6. Group Contract Suatu perjanjian yang berisi tentang kesepakatan yang berupa fasilitasfasilitas yang telah diminta oleh customer sesuai dengan permintaan.Yang dibuat oleh pihak hotel / penyedia jasa. commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………...

ii

HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING

…………………………..

iii

HALAMAN PENGESAHAN PANITIA UJIAN

………………..................

iv

…………………………………………………………………..

v

…………………………………………………………..

vi

MOTTO

PERSEMBAHAN

KATA PENGANTAR

…………………………………………………..

viii

…………………………………………………………………..

ix

………………………………………..................

x

…………………………………………..

xi

A. LatarBelakangMasalah ………………………………………………......

1

ABSTRAK

DAFTAR LAMPIRAN

DAFTAR ISTILAH-ISTILAH BAB I : PENDAHULUAN

B. PerumusanMasalah

…..……………………………………..……

4

C. TujuanPenelitian

…..…………………………………..………

5

D. ManfaatPenelitian

…..…………………………………..………

5

…..……………………………………………..........

6

E. KajianPustaka

F. MetodePenelitian ……………………………………………................

13

…..………………………………………......

15

G. SitematikaPenulisan

BAB II : GAMBARAN UMUN POTENSI YOGYAKARTA DAN HOTEL MELIA PUROSANI DI BIDANG MICE A. Potensi Yogyakarta Di Bidang MICE ……………………………….. commit to user xi

17


digilib.uns.ac.id

B. Hotel Melia Purosani

…..…………………………………………….

19

C. Banqueting and Convention Facilities ………………………… ……

29

…..……………………………………………

47

D. Struktur Organisasi

BAB III : STRATEGI, KENDALA & CARA MENGATASI PENJUALAN MEETING PACKAGE DI HOTEL MELIA PUROSANI A. StrategiPenjualanMeeting Package

……………………………….

50

……………….

61

B. Produk Meeting Package Di Hotel MeliaPurosani

C. Kendala Yang DihadapiDalamPenjualanMeeting Packagedan Cara ………………………………………………………

65

………………………………………………………..

68

………………………………………………………………..

69

Mengatasinya BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xii

STRATEGI PENJUALAN MEETING PACKAGE DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA Indah Purnomo Sari,1 Insiwi Febriary S, SS, M.A2

ABSTRAK 2013. Program Pendidikan Diploma III Usaha Perjalanan Wisata Fakultas Sastra dan Seni Rupa Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat pada rumusan masalah yaitu Bagaimana potensi Yogyakarta dalam bidang MICE dan hotel Melia Purosani, strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani, Kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Yogyakarta sangat berpotensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Karena banyaknya hotel-hotel berbintang yang sudah menyediakan paket-paket meeting dengan fasilitas masing-masing. Selain itu juga banyaknya kegiatan yang telah diselenggarakan di Yogyakata. Hotel Melia Purosani salah satu hotel yang sangat memiliki potensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, karena letaknya yang sangat strategis juga letaknya sangat dekat dengan Malioboro serta Kraton Yogyakarta. Strategi yang dilakukan dalam penjualan meeting package, Hotel Melia Purosani mempunyai 2 cara yang dilakukan oleh Sales executive, yaitu sales call dan telesales. Serta dalam penjualan meeting package group sales executive memiliki 3 tahap yaitu, tahap penawaran,tahap penjualan, tahap setelah penjualan. Dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga memiliki 2 kendala, yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang terjadi di lingkup dalam 1

Mahasiswa Jurusan D III Usaha Perjalanan Wisata dengan NIM C9409015 2 Dosen Pembimbing

hotel seperti kurangnya staff yang khusus menangani masalah meeting package. Sedangkan kendala eksternal adalah kendala yang terjadi dari luar hotel seperti persaingan antara hotel-hotel yang menjadi competitor dalam penjualan meeting package. Kesimpulanya adalah dalam penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani sales executive harus mengetahui cara serta tahaptahap yang digunakan. Selain itu juga sales executive harus menguasai produk-produk yang akan ditawarkan dalam penjualan meeting package. Dalam pelayanan juga sales executive harus maximal karena agar customer mau datang lagi untuk menyelenggarakan kegiatan MICE di Hotel Melia Purosani.

1 digilib.uns.ac.id


BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah Industri kepariwisataan Indonesia berkembang semakin pesat yaitu dalam sektor Industri perhotelan dan sektor wisata konvensi, atau yang biasa disebut MICE (Meeting, Incentive, Conference/Convention, Exibition). MICE termasuk dalam usaha jasa pariwisata karena kegiatan MICE memiliki multiplier effectt dan tidak jarang kegiatan MICE diadakan diluar daerah asal peserta, sehingga mengharuskan peserta untuk melakukan perjalanan. Menurut UU Republik Indonesia Nomor 10 tahun 2009 tentang kepariwisataan (Muljadi A.J 2009), wisata memiiki definisi kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang dengan mengunjungi tempat tertentu untuk tujuan rekreasi, pengembangan pribadi, atau mempelajari keunikan dan daya tarik wisata yang dikunjungi dalam jangka waktu sementara.Oleh karena itu, MICE termasuk dalam usaha jasa wisata karena peserta kgiatan melakukan perjalanan mengunjungi suatu tempat yang bukan daerah asalnya. Industri perhotelan memiliki hubungan yang cukup erat dengan industry MICE. Karena hotel merupakan penyedia akomodasi terlengkap untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan baik berupa meeting, incentive, conference/convention, maupun exhibition. Penyedia akomodasi terlengkap karena hotel memiliki berbagai commit fasilitastopenunjang seperti ketersediaan kamar user

1

2 digilib.uns.ac.id


sebagai tempat istirahat, restoran, ruang meeting, bussines centre, hingga fasilitas hiburan seperti kolam renang, pusat kebugaran, spa, dan sebagainya. Pihak penyelenggara pasti juga akan memilih hotel yang memiliki fasilitas yang lengkap, berbintang dan terletak di tempat yang strategis yaitu di pusat kota atau dekat dengan bandar udara serta objek wisata setempat. Yogyakarta memiliki potensi dan berpeluang menjadi kota tujuan wisata MICE (meeting, incentive, convention, and exhibition), karena memiliki fasilitas yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan itu. Berdasarkan data di kantor Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), sampai sekarang tercatat di daerah ini terdapat 33 hotel berbintang, dan 835 hotel melati, di samping sejumlah gedung pertemuan yang bisa mendukung Yogyakarta sebagai tujuan wisata MICE (www.matarama.co.id : diakses 20 Desember 2013). Hal lain yang membuktikan bahwa perkembangan kegiatan MICE di kota Yogyakarta sangat pesat adalah banyaknya event nasional maupun internasional yang diselenggarakan di Yogyakarta seperti Sosialisasi Softwere RKAKL yang diselenggarakan pada 27 Juli, Jogja Japan Week pada 5-8 Juli, Nuffic Nes Indonesia pada 10 Oktober dan masih banyak kegiatan atau event-event MICE yang diselenggarakan tahun ini di Yogyakarta. Selain itu, sekarang ini banyak hotel-hotel berbintang di Yogyakarta yang sudah menyediakan paket-paket meeting yang sangat mempermudah peserta dalam memilih hotel mana yang akan dijadikan tempat meeting mereka.

commit to user


3 digilib.uns.ac.id

Kelebihan-kelebihan tersebut menarik untuk dilakukan penelitan mengenai penjualan meeting package di Hotel Melia

Purosani. Yogyakarta memiliki

banayak hotel berbintang lima yang memiliki fasilitas untuk menunjang kegiatan MICE dengan kelebihan masing-masing. Hotel Hyatt memiliki konsep resort dan memiliki lapangan golf sendiri, hotel Sheraton memilik kelebihan yaitu dekat dengan bandar udara dan terletak di jalan utama Yogyakarta-Solo, hotel Phoenix dengan interior yang indah dan letaknya juga berada di pusat kota, dan hotel Melia Purosani Yogyakarta yang memiliki kelebihan terletak di pusat kota yang dekat ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro dan Keraton. Dari beberapa hotel diatas, hotel Melia Purosani merupakan hotel dengan letak yang paling strategis. Karena bagi perusahaan yang terletak di luar kota Yogyakarta tentunya lebih memilih hotel yang dekan dengan ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro. Yaitu tujuannya adalah pada saat menyelenggarakan event jika peserta memiliki waktu luang mereka dapat berjalan-jalan ke Maiboro tanpa harus menghabiskan waktu yang lama dalm perjalanan. Karena Malioboro dari Hotel Melia Purosani hanya memakan waktu 10 dengan berjalan kaki atau 5 menit dengan menggunakan becak. Hotel Melia Purosani merupakan hotel berbintang lima yang terletak di pusat kota dan dekat dengan ikon kota Yogyakarta, Malioboro dan Keraton. Hal ini menjadi daya tarik dan kelebihan Melia Purosani bagi perusahaan maupun penyelenggara event untuk melakukan kegiatan MICE di Yogyakarta, khusunya di Hotel Melia Purosani. Berbagai fasilitas penunjang kegiatan MICE pun tersedia di commit to userroom, private meeting room, dan hotel ini seperti ballroom, executive meeting

4 digilib.uns.ac.id


business centre. Hotel Melia Purosani juga memiliki group sales yang termasuk dalam Sales & Marketing Department, yang khusus untuk menangani penjualan paket pertemuan. Oleh karena itu masalah yang menarik adalah bagaimana cara dan strategi serta tugas Sales Marketing Depatement Hotel Melia Purosani untuk meningkatkan penjualan meeting package.

B. Rumusan Masalah Beberapa pokok masalah yang dapat diuraikan dari latar belakang masalah agar penulisan dapat fokus tentang penelitian adalah : 1. Bagaimana potensi Yoyakarta di bidang MICE dan sejarah Hotel Melia Purosani ? 2. Bagaimana strategi penjualan meeting package di Hotel Melia Purosani ? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package dan bagaimana cara mengatasinya ?

C. Tujuan Penelitian

commit to user

5 digilib.uns.ac.id


Sesuai penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai dan untuk memperjelas dalam penelitian yang dilakukan. Tujuan penelitian ini diantaranya : 1. Untuk mengetahui potensi Hotel Melia Purosani di Yogyakarta dalam bidang MICE dan mengetahui sejarah Hotel Melia Purosani. 2. Untuk mengetahui cara-cara atau strategi penjualan yang dilakukan oleh Sales & Marketing Departement dalam penjualan Meeting Package Hotel Melia Purosani. 3. Mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package serta mengetahui bagaimana cara mengatasi beberapa kendala dalam penjualan.

D. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini diharapkan manfaat yang diperoleh antara lain : 1. Teoritis a. Sebagai pembelajaran untuk menegembangkan pengetahuan dalam bidang penjualan paket pertemuan yang disedialkan oleh hotel berbintang. b. Sebagai bahan acuan pembelajaran maupun perbandingan bagi para pelaku bisnis yang bergerak dalam bisnis perhotela maupun penyelenggara event/ kegiatan mice. c. Sebagai

bahan

untuk

evaluasi

efektifitas

kineja

pegawai

commit to user Sales&Marketing Departement Hotel Melia Purosani Yogyakarta.

6 digilib.uns.ac.id


2. Praktis Sebagai syarat kelulusan dari D3 Usaha Jasa Pariwisata Universitas Sebelas Maret.

E. Kajian Pustaka 1. Definisi Pariwisata Istilah Pariwisata (tourism) dalam buku “ Kepariwisataan dan Perjalanan” (MuljadiA.J, 2009:7) baru muncul di masyarakat kira-kira pada abad ke -18, khususnya sesudah Revolusi Industri Inggris. Istilah Pariwisata berasal dari dilaksanakannya kegiatan wisata (tour), yaitu sesuatu aktifitas perubahan tempat tinggal sementara dari seseorang, di luar tempat tinggal sehari-hari dengan uatu alas an apa pun selain melakukan kegiatan yang bisa menghasilkan upah atau gaji. Terdapat beberapa peristilahan atau kata-kata yang perlu dipahami secara baik, serta penjelasannya lebih lanjut secara rinci. Arti „pariwisata‟ belum banyak diungkapkan oleh para ahli bahasa dan pariwisata Indonesia. Kata „pariwisata‟ berasal dari dua suku kata, yaitu pari dan wisata. Pari berarti banyak, berkali-kali dan berputar-putar, sedangkan wisata perjalanan atau bepergian. Jadi Pariwisata berarti perjalanan atau bepergian yang dilakukan secara berkali-kali atau berkelilig. Pariwisata adalah padanan bahasa Indonesia untuk istilah tourism dalam bahasa Inggris. (Muljadi A.J, 2009:8) commit to user

7 digilib.uns.ac.id


Parwisata adalah keseluruhan hubungan dan gejala-gejala yang timbul dari adanya orang asing dan perjalannya itu tidak untuk bertempat tinggal menetap dan tidak ada hubungan denga kegiatan untuk mencari nafkah. Menurut instruksi Presiden No.19 Tahun 1969 kepariwisataan adalah kegiatan jasa memanfaatkan kekayaan alam dan lingkungan hidup yang khas, seperti hasil budaya, peninggalan sejarah, pemandangan alam yang indah dan iklim yang nyaman. Munurut Undang-Undang No.9 Tahun 1990tentang kepariwisataan, “pariwisata adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan wisata termasuk pengusaha objek dan daya tarik wisata serta usaha-usaha yang terkait dibidang ini”. Pengertian pariwisata menurut Undang-Undang No.10 Tahun 2009 adalah berbagai macam kegiatan wisata dan dukungan berbagai fasilitas serta layanan yang disediakan oleh masyarakat, pengusaha, pemerintah, dan pemerintah daerah (Bab I, Pasal 1, Ayat 3) (MuljadiA.J, 2009:9). 2. Definisi Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencanarencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli,

guna

mendapat

penjualan

yang

menghasilkan

(ridwaniskandar.files.wordpress.com : diakses pada 22 Desember 2012). commit to user

laba


8 digilib.uns.ac.id

3. Definisi Pemasaran Pariwisata Pemasara pariwisata merupakan hal yang sangat komplek sekali karena produk dari industry parwisata maupun cirri-ciri khas dibandingkan dengan produk berupa barang. Selain itu produk pariwisata saling berkaitan. Pemasaran pariwisata adalah merupakan identifikasi kebutuhan dan keinginan wisatawan, serta menawarkan produk wisata yang sesuaia dengan keinginan dan kebutuhan wisatawan dengan maksud agar usaha pariwisata dapat memberikan pelayanan yang maksiamal kepada wisatawan (MuljadiA.J, 2009:87) 4. Definisi Hotel Menurut buku (MuljadiA.J. Kepariwisataan dan Perjalanan.2009) Usaha perjalanan pada umumnya bekerjaama dengan perhotelan baik yang berada di luar negeri maupun di dalam negeri. Usaha perjalanan membutuhkan sarana penginapan bagi peserta wisata yang dibuat dan diselenggarakanya. Selain itu, usaha perjalanan juga dapat memberikan pelayanan pemesanan kamar hotel oleh konsumen dan akan memperoleh komosi sesuai dengan perjanjian kedua belah pihak antara usaha perjalanan dan usaha hotel. Pihak usaha perjalanan akan mendapat harga kamar lebih murahdibanding bila konsumen sendiri yang langsung memesan. Apabila terdapat pemesanan kamar hoel oleh konsumen melalui usaha perjalanan, maka usaha perjalanan akan mengeuarkan Travel Voucher untuk diserahkan kepada petugas kantor depan hotel pada saat konsuen check-in di hotel commit to user yang di inginkan (MuljadiA.J, 2009:147)

9 digilib.uns.ac.id


Hotel merupakan bagian yang integral dari usaha pariwisata dan dapat dikatakan sebagai usaha akomodasi yang dikomersialkan dengan menyediakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut: 1. .Kamar tamu, 2. Makanan dan minuman, 3. Pelayanan-pelayanan lain,seperti : a. Fasilitas rekreasi, b. Fasilitas olahraga, c. Fasilitas laundry, d. Penyewaan ruang, dan lain-lain. Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang memperguanakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial (SK Menteri Parpostel No.KM37/PW.304/MPPT-86). Fasilitas standar yang terdapat pada masing-masing jenis kamar yang umumnya sebagai berikut : Kamar mandi privat (bath room); Tempat tidur (jumlah dan ukurannya sesuai dengan jenis kamar); Mini bar; Lemari pakaian (cupboard); Telepon; Radio dan televisi;

commit to user


10 digilib.uns.ac.id

Meja rias/tulis (dressing table); Rak untuk menyimapan koper (luggage rack); Asbak, korek api, handuk, dan alat tulis(stationeries). Jenis kamar menurut fasilitas yang tersedia adalah berbeda dari suatu hotel dengan hotel yang lain. Hal tersebut terjadi karena harga kamar selalu dikaitkan dengan kelengkapan fasilitas kamar. Makin lengkap fasilitas kamarnya, makin mahal pula harganya. Dari contoh jenis-jenis kamar menurut fasilitas yang tersedia tersebut, kamar standar adalah yang termurah harganya (MuljadiA.J, 2009:149). Jenis kamar lain sebagai berikut : Standart room Superior room Moderate room Suite room Executive suite room Penthouse

5. Definisi MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exibition) Pada saat ini, mash banyak orang yang mengetahui apa itu MICE. Bagi sebagian orang, istilah MICE masih menjadi sebuah kata yang asing dan membingungkan, tetapi bagi merekan yang sudah berkecimpung dalam dunia commit to user



pariwisata sudah tidak asing lagi, karena MICE adalah salah satu bagian dalam kegiatan pariwisata. MICE sebenarnya adalah kepajangan dari Meeting, Incentive, Convention, dan Exibition. MICE merupakan salah satu segmen pasar wisata yang saat ini berkembang pesat sejak tahun 1980-an da pada dekade berikutnya mulai dikenal secara internasional. Mengapa segmen pasara yang satu ini berkembang? Sebenarnya hal itu terjadi karena adanya perkembangan pertemuan-pertemuan yang membahas masalah bersama, misalnya rapat, seminar, lokakarya, dan konferensi atau konvensi baik berskala nasional maupun internasioanl. Umumnya, kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh institusi pemerintah, perusahaan, asosiasi., contohnya rakerda, rakernas, konferensi-konferensi internasional seperti WTO, APEC, ILO, PATA, IATA,, dan lain-lain(MuljadiA.J, 2009:165-166). Kegiatan yang berbentuk pertemuan-pertemuan tersebut diselenggarakan di suatu tempat di Negara dan daerah tertentu. Kegiatan ini akan menimbulkan terjadinya pergerakan manusia (peserta) ke tempat tujuan pertemuan tersebut. Hal ini akan menimbulkan terjadinya mobilitas manusia ke satu titik tujuan yang berasal dari berbagai daerah atau berbagai Negara yang jumlahnya tidak sedikit bahkan ribuan, seperti contohnya PATA (Pacific Asia Travel Association), yang pernah berkali-kali diselenggarakan di Indonesia, yaitu di Jakarta dan Bali. Kegiatan Konferensi yang diselenggarakan dan di ikuti oleh banyak orang/ peserta biasanya disertai dengan penyelenggaraan pameran (exhibition) produkproduk yang berkaian dengan konferensi. Pameran tidak hanya dihadiri oleh commit to user



peserta konferensi saja, tetapi juga masyarakat umum yang mempunyai minat untuk produk-produk pameran (pameran lat otomotif, elektronik, buku atau tentang kesehatan). Perusahaan-perusahaan dibeberapa Negara maju mempunyai kebiasaan memeberi perangsang (incentive) bagi kalangan pimpinan dan karyawannya agar tetap meningkatkan mutu kenerja dan produktifitas perusahaan. Perangsang tersebut berbentuk dukungan pembiayaan perjalanan wisata pada musim liburan. Perjalanan ini disebut insentif, serta tidak jarang hal ini dikaitkan dengan kunjungan konferensi dan pameran (MuljadiA.J, 2009:166) Jadi kesimpulanya MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan incentive, dan pameran dalam industri pariwisata ( Pendit S. Nyoman. 1999 ) 6. Definisi Meeting Pakcage Meeting package merupakan merupakan kalimat yang terdiri dari dua suku kata yaitu meeting dan package yang setiap kata memiliki definisi masingmasing. Maka dapat disimpulkan bahwa meeting package adalah komposisi beberapa produk yang disususun menjadi satu kesatuan oleh pihak hotel untuk mendukung kebutuhan tamu bisnis. Produk tersebut berupa ruang meeting, perlengkapan meeting, kamar, food and beverage, dan produk lainnya disesuaikan dengan kebutuhan tamu.

F. Metode Penelitian commit Dalam penelitian ini delakukan dengan : to user



1. Sumber Data a. Data primer Hasil penelitian didapatkan dengan cara wawancara langsung dengan pimpinan, karyawan

Hotel

Melia Purosani Yogyakarta

guna

melengkapi laporan ini.

b. Data Sekunder Data yang didapatkan dari data-data berupa buku panduan dari kantor yang sudah tersedia , buku, brosur, maupun artikel yang terdapat pada internet. 2. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data-data digunakan beberapa cara dalam pengumpulan data, cara tersebut sebagai berikut : a. Metode Observasi Melakukan pengamatan secara langsung di Hotel Melia Purosani untuk mengetahui informasi tentang latar belakang Hotel tersebut. Observasi yang digunakan adalah observasi partisipasi penuh yang berarti penelitian yang langsung ikut mengambil bagian aktifitas kegiatan penjualan meeting package. b. Metode Wawancara Bagian terpenting dalam setiap penelitian yang dilakukan, tanpa melakukan wawancara penelitian akan kurang informasi, karena ada commit to user data-data yang harus didapatkan ketika melakukan wawancara dengan



informan. Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan langsung dengan pihak-pihak terkait yang lebih mengetahui lebih jauh tentang hal yang diteliti. Wawancara dilakukan dengan piminan yaitu Manager Sales&Marketing Hotel Melia Purosani serta wawancara dengan group sales lainnya guna mendapatkan informasi yang lebih dengan terjun langsung ke lapangan.

c. Studi Pustaka Data yang diperoleh dengan mencari informasi dan data dengan menggunakan bantuan berbagai macam media berupa buku-buku di perpustakaan Lab Tour yang ada di Fakultas Satra dan Senu Rupa, dokumen yang dimiliki perusahaan, internet guna mendapatkan informasi secara lengkap untuk menunjang penulisan laporan.

G. Sistematika Penulisan Penulisan laporan tugas akhir ini disusun empat bab, secara garis besar diuraikan sebagai berikut : Bab I

: Pendahuluan yang berisi tentang uraian Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Kajian Pustaka, Metode Penelitian, dan Sistematika Penelitian.

Bab II

: Gambaran Umum tentang potensi Yogyakarta di bidang MICE dan Hotel Melia Purosani beserta fasilitas yang dimiliki, struktur commit to user



organisasi dan bagian yang menangani Meeting Package yang ada di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Bab III

: Pembahasan yang menjawab rumusan masalah yaitu tentang strategi penjualan, kendala-kendala yang dihadapi serta cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam penjualan meeting package.

commit to user



BAB II GAMBARAN UMUM POTENSI YOGYAKARTA DAN HOTEL MELIA PUROSANI DI BIDANG MICE

A. Potensi Yogyakarta Di Bidang MICE Yogyakarta memiliki potensi dan berpeluang menjadi kota tujuan wisata MICE (meeting, incentive, convention, and exhibition), karena memiliki fasilitas yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan itu. Berdasarkan data di kantor Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), sampai sekarang tercatat di daerah ini terdapat 33 hotel berbintang, dan 835 hotel melati, disamping sejumlah gedung pertemuan yang bisa mendukung Yogyakarta sebagai tujuan wisata MICE (www.matarama.co.id : diakses pada 5 Januari 2013). Hotel berbintang yang ada di Yogyakarta juga sudah banyak yang memiliki Ballroom yang mampu menampung banyak peserta. Selain itu banyak hotel berbintang di Yogyakarta yang telah menyediakan paket-paket meeting sesuai dengan kebutuhan. Maka tidak heran jika sekarang banyak kegiatan MICE yang banyak diselenggarakan di kota Yogyakarta terutama para peserta yang dari luar kota Yogyakarta. Yogyakarta memiliki banyak hotel berbintang lima yang memiliki fasilitas untuk menunjang kegiatan MICE dengan kelebihan masing-masing. Hotel Hyatt memiliki

konsep resort dan memiliki lapangan golf sendiri, hotel commit to user

16



Sheraton memilik kelebihan yaitu dekat dengan bandar udara dan terletak di jalan utama Yogyakarta-Solo, hotel Phoenix dengan interior yang indah dan letaknya juga berada di pusat kota, dan hotel Melia Purosani Yogyakarta yang memiliki kelebihan terletak di pusat kota yang dekat ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro dan Keraton. Dari beberapa hotel diatas, hotel Melia Purosani merupakan hotel dengan letak yang paling strategis. Karena bagi perusahaan yang terletak di luar kota Yogyakarta tentunya lebih memilih hotel yang dekan dengan ikon kota Yogyakarta yaitu Malioboro. Yaitu tujuannya adalah pada saat menyelenggarakan event jika peserta memiliki waktu luang mereka dapat berjalan-jalan ke Maliboro tanpa harus menghabiskan waktu yang lama dalam perjalanan. Karena Malioboro dari Hotel Melia Purosani hanya memakan waktu 10 dengan berjalan kaki atau 5 menit dengan menggunakan becak. Selain hotel berbintang, banyaknya objek wisata yang terdapat di Yogyakarta juga sangat mendukung kegiatan MICE. Karena kegiatan MICE juga tidak jauh dari kegiatan wisata. Biasanya para peserta juga memilih hotel yang dekat dengan objek wisata. Jadi tidak heran hotel-hotel yang letaknya strategis dan terletak didekat objek wisata akan menjadi tujuan utama untuk mengadakan meeting atau MICE. Hotel Melia Purosani juga memiliki letak yang sangat strategis dan cocok untuk menyelenggarakan kegiatan MICE. Selain letaknya yang strategis yaitu dipusat kota. Hotel Melia Purosani juga dekat dengan objek wisata yang menjadi ikon kota Yogyakarta yaitu malioboro dan kraton Yogyakarta. Hotel Melia commit to user Purosani juga menawarkan beberapa pilihan meeting package dan beberapa sales



executive yang telah berpengalaman dalam menghandle suatu even, beberapa ruangan meeting dan Ballroom yang sangat luas, maka tidak heran jika Hotel Melia Purosani juga menjadi pilihan utama untuk menyelenggarakan kegiatan MICE.

B. Hotel Melia Purosani

1. Sejarah Singkat

`

Hotel Melia Purosani adalah hotel pertama di Yogyakarta yang memiliki

klasifikasi sebagai hotel berbintang lima. Melia Purosani dibangun oleh pemilik pabrik besi Purosani, sehingga untuk mengingat nama perusahaan, nama Purosani digunakan sebagai bagian dari nama hotel. Melia Purosani termasuk hotel degan tipe Business City Hotel, karena hotel ini berlokasi di pusat kota dan memiliki fasilitas untuk mendukung kebutuhan bisnis para tamu. Dengan jumlah kamar sebanyak 280, maka Melia Purosani di klasifikasikan sebagai hotel bintang lima, dengan total jumlah kamar antara 200300 kamar.

Pembangunan hotel dimulai pada tahun 1992 dan mulai beroperasi

pada tanggal 29 juli 1994 (soft opening). Setelah pembangunan semua fasilitas hotel selesai secara keseluruhan, pihak managemen menyelenggarakan grand opening pada 7 april 1995 dan diresikan oleh Bapak Joop Ave, selaku Meteri Kepariwisataan dan Telekomunikasi karena managemen hotel bekerjasama commit to user dengan Melia Hotel International, maka posisi General Manager diduduki oleh



orang asing. General Manager pertama dijabati oleh Mr.Escobar Antonio Moreno dari Spanyol hingga tahun 1996. Melia Hotel International merupakan nama baru perusahaan, yang sebelumnya bernama Sol Melia Group-Spanyol. Keputusan perubahan ini di ambil pada 28 april 2011 dan di umumkan pada 6 juni 2011 bekerjasama dengan Melia Hotels Internationa Group. PT Purosani Sri Persada memilik kewajiban membayar royalti kepada Melia Hotels Interernational Group setiap satu tahun sekali. Melia Hotels International Group di Asia Pasifik : 1. Grand Melia Jakarta 2. Melia Bali di Nusa Dua Bali 3. Melia Benoa di Benoa Bali 4. Melia Kuala Lumpur di Malaysia 5. Melia Hanoi di Vietnam 6. Melia Sanghai di China

2. Profil Hotel Melia Purosani a. Informasi Data Hotel Nama Hotel

: Hotel Melia Purosani

Alamat

:

Jl.

Suryotomo

No.31,

Yogyakarta

Indonesia RT 07, RW 16, Ngupasan, Gondoaman commit to user

55122,



Gambar 1

: Peta Lokasi Hotel Melia Purosani

Sumber

: meliajogja.com Nomor Telepon

: 0274-589521-589523

Nomor Fax

: 0274-588070/71/73

Alamat Email

: [email protected]

Website

: meliajogja.com

Klasifikasi

: Hotel bintang 5

Jumlah kamar

: 280 kamar

b. Perusahaan Pemilik dan Management Comapany Perusahaan

: PT. Purosani Sri Persada

Alamat

: Jl.D.I. Panjaitan No.40, Jakarta

Nomor Telapon

: 021-8561414

Direktur Managemen : Mr. Tan Beng Liem commit to user



c.

Management Company

: Melia Hotels International

Alamat Kantor Pusat

: Palma de Mallorca, Spanyol

Data Bangunan Jumlah lantai

: 7 lantai

Luas Bangunan

: 18.932m2

Zonasi Bangunan

: Zona A, Zona Tower, Zona B

d. Batas Bangunan Barat

: Jl. Kampung Ketandan Wetan

Timur

: Jl. Suryotomo Kampung Ledok Ngebraman

Utara

: Jl. Suryotomo Kampung Suryataman

Selatan

: Pasar Beringharjo

3. Fasilitas Hotel Melia Purosani Sebagai hotel dengan klasifikasi bintang lima tentunya Melia Purosani dilengkapi fasilitas yang mewah dan sesuai standar yang diterapkan baik oleh MHI (Melia Hotels International) maupun oleh peraturan pemerintah. Fasilitas tersebut antara lain : 1. Rooms : 280 rooms a. Deluxe Room (202 rooms) Jumlah kamar tipe Deluxe Room di Hotel Melia Purosani ada 202 kamar. Fasilitas yang ditawarkan kamar tipe ini antara lain sofa, TV 55 channels, coffee & tea maker, safetodeposit commit user box, egslipper, mini bar, bath



tub, hair dryer, king zise bed 2 m x 2 m or for twin bed 120 cm x 200 cm, refrigerator, central air conditioner, bathroom aminites, electronic door lock, writing table and telephone. Keuntungan yang didapat oleh tamu yaitu welcome drink, makan pagi di El Patio Restaurant, gratis 10 menit pijat, gratis dalam penggunaan kolam renang, gratis fitness, gratis sauna, gratis internaet akses selama 30 menit setia hariya.

Gambar 2 Sumber

: Deluxe Room Hotel Melia Purosani : Melia CD Hotel

b. Grand Room (34 rooms, 3 rooms with balcony) Jumlah kamar tipe Grand Room di Hotel Melia Purosani ada 34 kamar, 31 kamar kamar tanpa balcony dan 3 kamar dengan balcony. Fasilitas yang ditawarkan kamar tipe ini anatra lain sama dengan tipe Deluxe tetapi kelebihannya yaitu ukuran kamar yang lebih luas daripada Deluxe Room dan memiliki ruang tamu kecil. Keuntungan yang didapat oleh yaitu welcome drink, makan pagi di El Patio Restaurant, gratis 10 menit pijat, gratis dalam penggunaan kolam renang, gratis fitness, gratis commit to user sauna, gratis internaet akses selama 30 menit setia hariya.



Gambar

: Grand Room with balcony Hotel Melia Purosani

Sumber

: Melia CD Hotel

c. The Level Room (34 rooms) Kamar dengan tipe The Level berlokasi di lantai 6 atau biasa disebut Execitive Floor. Fasilitas yang diperoleh adalah LCD TV 32” dengan 56 channel, hair dryer, king bed 2m x 2m or for twin bed 120 cm x 200 cm, shoe shin kit, slepper, kimono, tea/coffee maker, mini bar, refrigerator, air conditioning system, bathroom amenities, electronic door lock, writing desk, and telephone. Khusus di executive floor, kamar mandi di setia kamar, shower dan bathub dipisah. Keuntungan yang didapat oleh tamu yaitu welcome drink, makan pagi disediakan di The Level Lounge El Patio Restaurant atau di yang berada di lobby, disediakan minuman the dan kopi dari jam 5 sore sampai jam 7 malam, commit to userakses internet gratis di The Level



Lounge, pelayanan check in dan check out dapat dilayani di The Level Lounge tanpa harus turun ke reception yang ada di lobby, mendapatkan pilihan majalah yang disediakan untuk para tamu yang menginap di lantai ini.

Gambar 4

: The Level Room Hotel Melia Purosani

Sumber

: Melia CD Hotel

d. Duplex Suite Room (5 rooms) Kamar tipe Duplex Suite berjumlah 5 kamar dan berlokasi di lantai 6. Fasilitas yang diberikan sama dengan tipe The Level. Kelebihan lain yang diberikan yaitu two leve suite, 1st level is a living room and 2nd level is the bed room with special design. Keuntungan yang diperoleh tamu yaitu welcome drink, makan pagi disediakan di The Level Lounge El Patio commit to user Restaurant atau di yang berada di lobby, disediakan minuman the dan kopi



dari jam 5 sore sampai jam 7 malam, akses internet gratis di The Level Lounge, pelayanan check in dan check out dapat dilayani di The Level Lounge tanpa harus turun ke reception yang ada di lobby, mendapatkan pilihan majalah yang disediakan untuk para tamu yang menginap di lantai ini.

Gambar 5

: Duplex Suite Room Hotel Melia Purosan

Sumber

: Melia CD Hotel

e. Executive Suite Room (4 rooms) Jumlah kamar tipe Executive Suite ada 4 kamar dengan kelebihan yaitu ruang tamu yang luas yang terpisah dari area duduk, area makan, dan writing desk. Kemudian kamar tipe ini memilik connecting to the twin room. Untuk fasilitas dan guest benefits, sama dengan kamar tipe The Level.

commit to user



Gambar 6

: Executive Suite Bedroom Hotel Melia Purosani

Sumber

: Melia CD Hotel

Gambar 7

: Executive Suite Living Room Hotel Melia

Purosani

Sumber

: Melia CD Hotel

f. Presidential Suite Room (1 room) Kamar tipe President Suite hanya ada satu di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Kelebihan kamar ini yaitu two level of suite rooms, memiliki dua kamar tidur, kamar tidur utama dilengkapi dengan Jacuzzi dan privat sauna, perpustakaan kecil di area kerja, area makan lengkap dengan pantry, ruang tamu utama dilengkapi dengan audio visual, dan separated wardrobe room. Fasilitas lain dan benefits sama dengan kamar The Level. commit to user



Gambar 8

:Presidential Suite Bedroom Hotel Melia Purosani

Sumber

: Melia CD Hotel

Gambar 9

: Presidential Suite Living Room Hotel Melia

Purosani Sumber

: Melia CD Hotel

C. Banqueting and Convention Services and Facilities Dengan tipe business city hotel, Hotel Melia Purosani memiliki fasilitas Banqueting and Convention Services and facilities yang memadai. Melia memiliki 5 meeting room dan ballroom. Kelima meeting room tersebut meliputi : commit to user



1. Yudhistira

Gambar 10

:Yudhistira meeting room

Sumber

: Melia CD hotel

Yudhistira meeting room memiliki pintu penghubung dengan Business Centre. Dengan luas 64 m², lebar ruangan 12 m, panjang ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Yudhistira meeting room juga memiliki Set Up ruangan kapasitas sebagai berikut : 1. Cock Tail 100 orang 2. Round Table 48 orang

commit to user



3. Theatre 80 orang

4. Broad Room 40 orang 5. Class Room 40 orang 6. U – Shape 35 orang

2. Bima

Gambar11

: Bima meeting room

Sumber

: Melia CD Hotel

Bima meeting room memiliki luas 43 m², dengan panjang ruangan 8.1 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a. Cock Tail

commit to user



50 orang b. Round Table 30 orang c. Theatre 40 orang d. Broad Room 20 orang e. Class Room 22 orang f. U – Shape 18 orang

3. Nakula & Sadewa

Gambar 12

: Nakula & Sadewa Meeting Room

Sumber

: Melia CD Hotel commit to user



Gambar 13

: Nakula & Sadewa meeting room

Sumber

: Melia CD Hotel

Nakula & Sadewa meeting room adalah ruang meeting yang dapat dipisah atau satu ruangan yang bisa dijadikan 2 ruangan. Nakula & Sadewa meeting room memiliki luas ruangan 111 m², dengan panjang ruangan 20.6 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m.Nakula & Sadewa meeting room juga memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a. Cock Tail 130 orang b. Round Table 60 orang c. Theatre 100 orang d. Broad Room commit to user 40 orang



e. Class Room 50 orang f. U – Shape 45 orang Jika ruang meeting tersebut dipisah akan menjadi 2 ruangan, yaitu Nakula meeting room dan Sadewa meeting room. Sedangkan Nakula meeting room memiliki luas 44 m²,dengan panjang ruangan 8.3 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta Nakula meeting room sendiri memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a. Cock Tail 50 orang b. Round Table 30 orang c. Theatre 40 orang d. Broad Room 20 orang e. Class Room 22 orang f. U – Shape 18 orang commit to user



Dan ruangan yang satunya adalah Sadewa meeting room yang memiliki luas 66 m², dengan panjang ruangan 12.3 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Serta Sadewa meeting room juga memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a. Cock Tail 100 orang b. Round Table 48 orang c. Theatre 80 orang d.

Broad Room 40 orang

e.

Class Room 40 orang

f.

U – Shape 35 orang

4. Arjuna

commit to user



Gambar 14

: Arjuna meeting room

Sumber

: Melia CD Hotel

Arjuna meeting room memiliki luas ruangan 43 m², dengan panjang ruangan 8.1 m, lebar ruangan 5.4 m, dan tinggi ruangan 2.3 m. Ajuna meeting room juga memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a.

Cock Tail 50 orang

b. Round Table 30 orang c. Theatre 40 orang d. Broad Room 20 orang e. Class Room 22 orang

commit to user



f. U – Shape 18 orang 5. Amarta Ballroom

Gambar 15

: Amarta Ballroom

Sumber

: Melia CD Hotel

Gambar 16

: Amarta prefunction

Sumber

: Melia CD Hotel

Amarta Ballroom adalah ruang meeting yang paling luas dan memiliki kapasitas peserta paling banyak. Amarta Ballroom juga memiliki Prefunction yang sangat luas dan

dapat digunakan sebagai tempat

commit to user pameran (exhibition) Ruangan ini dapat dijadikan dua ruangan menurut



kapasitas peserta. Amarta Ballroom memiliki luas 412 m², dengan panjang ruangan 25m, lebar ruangan 16,5, dan tinggi ruangan 6.1 m. Jika Amarta Ballroom dijadikan dua ruangan maka luas ruangan adalah setengah dari ruangan tersebut. Amarta Ballroom memiliki Set Up ruangan dan kapasitas sebagai berikut : a. Cock Tail 650 orang b. Round Table 300 orang c. Theatre 550 orang d. Broad Room 100 orang e. Class Room 270 orang f. U – Shape 220 orang

2. THE LEVEL Executive Floor

commit to user



Gambar 17

: Executive Lounge di The Level 6th Floor

Sumber

: Melia CD Hotel

Lantai ini berlokasi di lantai 6 Hotel Melia Purosani. Lantai ini juga disebut Executive Floor, karena lantai ini memiliki Lounge sendiri yang mempunyai beberapa fungsi yang tidak dimiliki oleh lantai dibawahnya. Fasilitas yang didapat jika menginap di lantai ini adalah makan pagi di The Level Lounge,yang berada dilantai 6 tanpa harus turun ke restaurant, disediakan minuman kopi dan teh mulai jam 5 sore sampai jam 7 malam, gratis akses internet di The Level Lounge dan disediakan beberapa pilihan majalah untuk tamu yang menginap di lantai ini. Lantai ini juga memiliki beberapa tipe kamar, yaitu The Level Room (34 kamar), Duplex Suite Room (5 kamar), Executive Suite Room ( 4 kamar), Presidential Suite Room (1 kamar). Semua tipe kamar yang tersebut diatas bisa mendapatkan fasilitas yang sama di Executive Lounge. Kegunaan lantai ini sangat berpengaruh untuk suatu meeting, biasanya untuk membedakan peserta VIP dan VVI commit to user



4. Busissiness Centre

Gambar 18

: Business Centre Hotel Melia Purosani

Sumber

: Meli CD Hotel

Business Centre sangat membantu tamu yang ingin tetep menjalankan pekerjaanya meskipiun sedang ada meeting di luar kota. Di business centre dapat membantu tamu dalam pengiriman surat, faxsimile, membutuhkan jasa guide, pengiriman barang, pemesanan tiket, fotocopy, printing, ataupun kebutuhan tamu lainnya. Peranan Business Centre sangat penting dalam kegiatan MICE di Hotel, karena jika peserta meeting tidak mambawa mesin fotocopy ataupun printing mereka tetap bisa menggandakan file mereka melalui business centre. Tetapi tetap akan dikenakan charge atau tambahan biaya .

5. 24 hour room service commit to user



Dengan adanya 24 hour room service, maka tamu tidak perlu khawatir jika mendadak lapar. Karena room service akan melayani pemesanan makanan dan minuman seama 24 jam. Tersedianya 24 hour room service juga sangat penting dalam kegiatan MICE, karena saat peserta meeting sampai malam dan mendadak lapar mereka pasti capek kalau harus keluar mencari makanan, dengan adanya room service mereka tidak perlu binggung membeli makanan di luar. Dan cukup dengan menghubungi room service hotel maka pesanan makanan dan minuman siap diantar ke kamar hotel. 6. Shopping Arcade Shopping Arcade ini terletak disebelah Reception. Disini juga terdapat beberapa outlate yang menyedikan beberapa barang – barang khas Yogyakarta, seperti baju batik, tas, sepatu, perhiasan. Semua barang tersebut adalah dapat dijadikan sebagai oleh-oleh karena semua barang tersebut mempunyai sentuhan batik. Tetapi semua barang yang dijual di shopping arcade harganya lebih mahal dbandingkan jika tamu membeli diluar, karena untuk biasa sewa tempat yang harganya juga tidak murah. Fungsi Shopping Arcade dalam kegiatan MICE adalah sangat penting, apalagi peserta meeting yang sangat sibuk dan tidak ada waktu untuk keluar membeli oleh-oleh mereka cukup membeli di shopping arcade tanpa harus keluar hotel. commit to user 7. Coffee Shop (El Patio)



Gambar 19

: El Patio terrace

Sumber

: Melia CD Hotel

El Patio Coffee Shop ini letaknya dekat dengan swimming pool, sehingga cocok untuk peserta meeting yang ingin relax sejenak untuk sekedar minum kopi atau rapat kecil untuk membicarakan tentang meeting yang akan atau sudah dijalankan. Dengan pemandangan yang hijau karena banyak tumbuhan yang terdapat disekitarnya sehingga membuat tamu sangat betah untuk berada di El Patio Coffee Shop ini. 8. Kids Club

commit to user



Gambar 20

: Kids Club

Sumber

: Melia CD Hotel

Peserta meeting biasanya juga banyak yang membawa keluarga, maka disini fungsi kids club adalah dapat digunakan untuk anak-anak yang sedang menunggu orangtuanya yang sedang menjalankan meeting agar tidak jenuh mereka dapat menggunakan waktunya untuk bermain-main disini.

9. Spa, Beauty Treatment, sauna (YHI Wellness) commit to user



Gambar 21

: YHI Wellness Service

Sumber

: Melia CD Hotel

Peserta meeting juga biasanya merasakan lelah setelah seharian meeting, maka disini YHI Wellness Service sangat berperan penting dalam kegiatan MICE yaitu para peserta dapat menghilangkan rasa lelahnya dengan pijat (spa) atau sauna disini. Tetapi biasanya untuk tamu VIP atau VVIP juga akan mendapatkan fasilitas ini.

` 10. Swimming Pool

commit to user



Gambar 22

: Swimming Pool

Sumber

: Melia CD Hotel

Di Hotel Melia Purosani juga terdapat kolam renang yang sangat berbeda dengan yang lain, karena di sekitar kolam renang terdapat banyak tumbuhan yang hidup subur dan ada beberapa tumbuhan langka serta terdapat beberapa hewan yang sengaja dipelihara disekitar kolam renang. Sehingga tamu bisa senantiasa menyatu dengan alam dan berenang di alam yang bebas. Kolam renang ini juga berpengaruh dalam kegiatan MICE, karena semakin banyak atau komplit fasilitas yang dimiliki oleh sebuah hotel, maka akan memperbanyak minat peserta yang ingin mengadakan kegiatan MICE hotel tersebut. Selain itu juga bisa sebagai tempat untuk mengisi waktu luang para

peserta yang sudah selesai mengadakan

meeting.

11. Fitnes Centre

commit to user

kegiatan



Gambar 23 : Fitness Centre Sumber

: Melia CD Hotel

Selain itu juga terdapat fasilitas fitness centre yang dapat digunakan para tamu untuk berolahraga.

D . STRUKTUR ORGANISASI

commit to user



Tugas dan wewenang dan tanggung jawab masing-masing jababatan adalah sebagai berikut : a. Jabatan : General Manager 1) Mengepalai atau memimpin Hotel 2) Mengawasi, mengontrol dan mengkoordinir seluruh kegiatan yang dibawahi secara langsung 3) Mengawasi terlaksanakannya semua kebijakan yang sudah ditetapkan oleh kantor pusat baik yang bersifat umum maupun commit to user yang berkaitan langsung dengan perwakilan.



b. Jabatan : Director of Sales & Marketing 1) Mengetahui dan memberi persetujuan dalam menentukan harga sebelum Group Contract dibuat 2) Bertanggung jawab atas kinerja dan kerjasama dengan Group Sales dalam penjualan meeting package 3) Mengawasi dan mengkoordinir kerjaan yang sudah maupun yang akan dijalankan oleh Group Sales 4) Mengatur strategi yang akan dijalankan oleh seluruh Group Sales c. Jabatan : Sales Manager 1) Mengkoordinir pekerjaan dari Sales Executive 2) Memantau pekerjaan dari Group Executive setiap harinya 3) Mengawasi dan mengontrol kegiatan yang dibawahi secara langsung, seperti menentukan harga, dan tugas Sales Manager juga harus koordinasi dengan Director of Sales & Marketing d. Jabatan : Group Sales Executive 1) Sales Call dan Telesales ke semua perusahaan yang sudah mempunyai contract maupun yang belum mempunyai contract dengan hotel. 2) Mempersiapkan semua kebutuhan group yang di hendle yang sedang mengadakan kegiatan MICE di hotel 3) Membuat group contract commit to user



4) Membuat BEO (Banquet Event Order) dimana group Sales Executive bekerjasama dengan F&B Departement dan Executive Cheef dalam menentukan makanan selama kegiatan MICE berlansung Yang bertanggung jawab atas semua penjualan meeting package adalah Sales & Marketing Departement terutama adalah Group Sales Executive dan dibantu oleh Manager of Sales. Jumlah dari Sales Executive adalah 3 orang dan 1 Manager of Sales.

commit to user



BAB III STRATEGI, KENDALA & CARA MENGATASI PERMASALAHAN DALAM PENJUALAN MEETING PACKAGE DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA

A. Strategi Penjualan Meeting Package 1. Kelebihan meeting package di Hotel Melia Purosani

Kelebihan meeting package yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani dibandingkan dengan hotel-hotel lain yang ada di Yogyakarta adalah : a. Ruang & tata ruang ( set up ) Ruang meeting yang dimilki oleh Hotel Melia Purosani lebih banyak dibandingkan dengan hotel lain yang ada di Yogyakarta. Pemilihan ruang meeting biasanya disesuaikan dengan jumlah peserta meeting dan set up yang digunakan. Kelebihan yang lain adalah semua ruang meeting yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani bisa menggunakan semua set up yang disediakan oleh hotel. Jadi customer tidak perlu khawatir dalam pemilihan ruangan ( wawancara dengan Dyah Meyta selaku sales executive pada tanggal 19 Febuari 2013). b. Harga Harga yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani adalah harga yang masih bisa ditawar. Jadi biasanya untuk harga jika sedang banyak permintaan maka harga commit akan akan lebih mahal. Sedangkan pada saat to user

48



permintaan meeting package sedikit maka Hotel Melia juga akan menurunkan harga paket meeting tersebut ( wawancara dengan Amanda Anindita selaku sales executive pada tanggal 20 Febuari 2013 ). c. Pelayanan Segi pelayanan yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani juga sangat baik. Seperti dalam follow up banquet teamnya sangat cepat, maksudnya adalah jika sudah ada permintaan untuk kegiatan meeting maka disini sales executive akan lebih aktif dalam menghubungi customer untuk meminta penjelasan lengkap tentang apa saja yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan meeting. Hotel Melia Purosani juga mempunyai perbedaan dalam pelayanan, karena Hotel Melia Purosani berusaha menyamakan persepsi dan keinginan tamu untuk berjalannya acara mereka ( wawancara dengan Amanda Anindita selaku sales executive pada tanggal 20 Febuari 2013).

2. Cara Sales & Marketing Dalam Menangani Penjualan Meeting Package Strategi atau cara yang dilakukan dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga banyak memiliki kesamaan. Karena strategi penjualan yang dijalankan juga sesuai dengan ilmu penjualan yang sudah ada. Tetapi untuk pelayanan, Hotel Melia Purosani lebih aktif dibandingkan dengan hotel-hotel lainnya yang ada di Yogyakarta. Bagian yang menangani langsung penjualan meting package Hotel Melia commit to user Purosani adalah semua Group Sales Executive.Promosi yang dilakukan oleh



Group Sales Executive adalah melalui Personal Selling. Ada 2 cara yang dilakukan oleh Group Sales Executive dalam Personal Selling yaitu dengan Sales Call dan Telesales. ( hasil wawancara dengan Manager of

Sales

Rani

Febriana,SE. pada tanggal 20 agustus 2012). Sedangkan Personal Selling adalah interaksi antar individu, saling bertemu untuk memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain ( Swata Basu, 2005 ) Dalam Personal Celling, ada beberapa tahapan sebelum melakukan penjualan, yaitu : a.

Persiapan sebelum penjualan

b. Penentuan lokasi pembeli potensial c. Pendekatan pendahuluan d. Melakukan penjualan e. Pelayanan sesudah penjualan Tahapan-tahapan penjualan diatas juga diterapkan dalam strategi penjualan meeting package Hotel Melia Purosani. Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan melalui media telepo.Baik untuk melakukan penawaran produk, dealing harga, maupun menjaga hubungan antara perusahaan dengan customer. Dalam melakukan penawaran melalui media telepon (telesales), sales person harus mampu menjelaskan produk sejelas mungkin kepada customer, commit to user sehingga mereka mudah memahami produk yang ditawarkan.Dalam hal ini yang



paling penting saat telesales adalah intonasi suara yang harus dijaga agar tidak terjadi kesalah pahaman antara sales person dengan customer. Semua kegiatan diatas adalah pengalaman saya sendiri selama melakukan job training di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Jadi semua strategi penjualan meeting package yang akan saya jelaskan pada halaman berikutnya adalah sesuai dengan pengalaman dan ilmu yang saya dapatkan selama job training. Cara kerja Group Sales Executive dalam melakukan penjualan meeting package dibagi menjadi 3 tahap, yaitu : 1. Tahap Penawaran Dalam tahap penawaran ini, terdapat dua cara yaitu melalui sales call dan telesales.

a) Sales Call Sales Call adalah proses penawaran dimana group sales executive mengunjungi perusahaan, baik yang sudah pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani maupun yang belum pernah. Tujuan group sales mengunjungi

perusahaan

–

perusahaan

adalah untuk

melakukan

penawaran meeting package.Sasaran panjualan meeting package ini adalah perusahaan swasta, institusi pemerintah dan institusi pendidikan. commit to user



Bagi perusahaan yang belum pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani, maka tugas sales person adalah mengenalkan Hotel Melia Purosani secara umum dan produk – produk yang dimilki termasuk meeting package. Bagi perusahaan yang sudah pernah atau bahkan sering melakukan kegiatan di Hotel Melia Purosani, sales call ini dilakukan dengan tujuan untuk mengingatkan perusahaan tersebut mengenai produk meeting package dan menawarkan apabila perusahaan tersebut memiliki event lagi agar diselenggarakan di Hotel Melia Purosani. Selain untuk meningkatkan mengingatkan mengenai Melia Purosani, sales call juga digunakan sebagai media untuk menjaga hubungan antara Melia Purosani dengan perusahaan tersebut misalnya, apabila perusahaan tersebut merayakan ulang tahun, maka tugas dari group sales executive adalah mengirim cake ataupun datang langsung keperusahaan tersebut dengan Public Relation Manager. Selain itu, apabila Melia Purosani mengadakan acara, maka dari beberapa perusahaan yang sering mengadakan event di Melia Purosani juga akan mendapatkan undangan untuk datang dan bergabung di acara tersebut. Sebelum melakukan sales call, persiapan yang harus dilakukan oleh sales person adalah mempersiapan sales kit atau hotel brosur. Sales kit ini terdiri dari : (1) Hotel Brosur

commit to user



Berisi tentang gambaran secara umum Hotel Melia Purosani beserta fasilitas yang ditawarkan. (2) Fact sheet Berisi mengenai informasi ruang meeting yang dimilki hotel Melia Purosani. Mulai dari macam-macam ruang meeting yang ada di Melia Purosani, ukuran ruang meeting, hingga kapasitas dan set up ruangannya. (3) YHI Brosur Berisi mengenai paket spa maupun perawatan tubuh lainnya yang ditawarkan oleh YHI Wellness. (4) Melia CD Hotel Melia CD Hotel merupakan bentuk ringkas dari hotel brosur, karena CD ini berisi tentang informasi mengenai Hotel Melia Purosani disertai video dengan durasi 60 detik, dan foto-foto fasilitas hotel yang sangat lengkap. Sales kit digunakan sebagai media untuk memperkenalkan produk dan memberikan gambaran kepada pelanggan tentang Hotel Melia Purosani. Selain mempersiapkan sales kit, hal yang paling penting adalah daftar nama perusahaan yang akan dikunjungi hari itu. Untuk melakukan commit to user



sales call biasanya sales person akan membuat janji terlebih dahulu dengan orang yang akan ditemui oleh perusahaan tersebut sehingga penawaran akan ditujukan tepat pada sasaranya. Kelebihan dari sales call ini adalah terjadinya pertemuan langsung antara pihak perusahaan dengan puhak Hotel Melia Purosani sehingga apabila ada hal yang kurang jelas dapat dibahas secara langsung. Dengan adanya pertemuan secara langsung ,aka sales person dapat mengetahui seperti apa orang yang ditemui dan dapat lebih leluasa untuk berbicara. Kelemahan dari sales call sendiri adaah memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Sales person harus menempuh perjalanan untuk mencapai perusahaan yang akan dituju, hal ini juga akan menggunakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Selain itu juga penggunaan mobil hotel yang harus mengeluarkan uang untuk pengguanaan bahan bakar. Sales call ini juga akan dibantu oleh cabang melia yang ada di kota lain. Maka jika ada perusahaan yang dari luar Yogyakarta yang ingin mengadakan acara di Hotel Melia akan dikunjungi oleh group sales cabang kota lainnya yang berada lebih dekat dengan perusahaan tersebut. b) Telesales Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan oleh sales person dengan cara melalui telepon, jadi sales person tidak bertemu lansung dengan pelanggan yang akan diberi penawaran meeting package. commit to user



Persiapan yang dilakukan dalam telesales tidak jauh dengan sales call. Perbedaannya yaitu dalam telesales tidak perlu memepersiapkan sales kit karena penawaran akan dilakukan hanya melalui telepon. Yang diperlukan yaitu hanya daftar nama perusahaan atau orang yang akan diajak bicara melalui telepon yang akan diberi penawaran meeting package. Hal lain yang harus diperhatikan yaitu sales person harus menguasai pengetahuan produk-produk lain yang dimiliki Hotel Melia Purosani . Kelebihan dari strategi telesales adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya karena sales person tidak perlu melakukan perjalanan menuju perusahaan yang akan diberi penawaran. Cukup dengan membuka daftar perusahaan yang akan ditelepon hari itu dan penawaran akan berlangsung. Kelemahannya adalah sales person tidak dapat bertemu langsung dengan pelanggan dan tidak dapat mengetahui seperti apa orang yang berbicara dengannya di telepon. Selain itu juga akan memakan biaya besar untuk membayar tagihan telepon. Dan yang perlu diperhatikan saat telesales dalah intonasi suara yang haru dijaga. Karena melalui telesales pelanggan akan mengetahui bagaimana pelayanan Hotel Melia Purosani. 2. Tahap Penjualan Tahap penjualan disini merupakan tahap dimana customer, bisa commit to user perusahaan atau institusi pemerintahan, menginginkan untuk membeli



meeting package.custemer yang akan mengadakan pertemuan di Hotel Melia Purosani akan menelpon terlebih dahulu untuk mempersiapkan permintaan mereka seperti tanggal event diselenggarakan, jumlah peserta, ruangan yang akan diinginkan, set up ruangan dan package meeting yang akan digunakan. Selain itu mereka juga akan menanyakan masalah harga. Sebelum memutuskan untuk membeli biasanya mereka meminta sales executive untuk meminta dikirim penawaran melalui e-mail maupun fax. Setelah proposal penawaran disetujui oleh customer, maka langkah selanjutnya yaitu membuat Group Contract. Namun, terkadang ada customer yang ingin melihat dulu secara langsung Hotel Melia Purosani, maka customer tersebut akan membuat janji dengan group sales executive untuk melakukan inspeksi. Inspeksi ini dilakukan dengan tujuan memastikan kondisi hotel dalam keadaan baik dan untuk fasilitas- fasilitas lain yang ditawarkan oleh hotel. Dalam kegiatan inspeksi, sales executive akan mengajak customer untuk melihat kelima meeting room dan ballroom, kemudian restaurant-restaurant yang dimiliki Hotel Melia Purosani, dan kemudian jenis kamar beserta fasilitas-fasilitas yang dimiliki. Setelah melakukan inspeksi kemudian mereka meminta untuk dibuatkan Group Contract. Tidak semua customer ingin melakukan inspeksi, biasanya yang melakukan inspeksi adalah perusahaan yang belum pernah mengadakan event di Melia Purosani. Dan yang paling sering mengadakan inspeksi adalah instasi pemerintah yang akan mengadakan event atau event yang berskala Internasional.

commit to user



Group Contact ini digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pihak hotel dan customer. Isi dari Group Contract meliputi permintaan customer mengenai jumlah kamar, jenis kamar dam meeting package yang akan digunakan, dan permintaan lainnya, kemudian mngenai situasi dan kondisi apabila terjadi perpanjangan penggunaan meeting room atau apabila terjadi pembatalan, dan mengenai peraturan pembayaran.

3. Tahap Setelah Penjualan Tahapan ini merupakan tahapan yang terakhir dari penjualan meeting package. Pada tahap ini sales executive akan dibantu oleh banquet staff yang sedang melakukan pertemuan. Dalam hal ini banquet staff hanya mengawasi jalannya acara dan membantu customer apabila meminta fasilitas tambahan seperti koneksi internet. Sebelum acara dimulai banquet staff akan menata meeting room yang akan digunakan, menata set up meja yang diinginkan customer, dan menata meja buffet untuk coffee break. Banquet staff akan berjaga disekitar meeting room dan area yang digunakan untuk coffee break dengan tujuan apabila customer membutuhkan bantuan mereka siap membantu dan melayani pada saat coffee break. Setelah acara berlangsung, sales executive akan menemui customer untuk menanyakan kesan mereka selama mengadakan acara di Melia Purosani. commit to user Selain itu executive sales juga membantu dalam urusan pembayaran.



Pelayanan setelah penjualan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kesan customer terhadap produk dan pelayanan Hotel Melia Purosani. Disini executive sales harus bisa mengatasi keluhan customer dan menyakinkan agar customer mau kembali lagi mengadakan event di Hotel Melia Purosani. Hal ini juga untuk menjalin hubungan yang baik dengan customer.

B. Produk Meeting Package Di Hotel Melia Purosani

1. Macam-Macam Produk Meeting Package serta Harganya Meeting package di HOTEL Melia Purosani ada beberapa jenis yaitu Half Day Meeting, Full Day Meeting, Full Board Meeting, dan Half Day/Full Day + Dinner. Setiap paket memiliki harga dan komposisi sebagai berikut : Macam-Macam Produk Meeting Package Hotel Melia Purosani :

Servive

Price Per Person

Full day Meeting (2x Coffee Break Rp. 290.000,nett/pax + Lunch)

Half Day Meeting (1x Coffee

Rp. 260.000,nett/pax

Break + Lunch) Full Day Meeting + Dinner Full Board Meeting Package

Rp. 400.000,nett/pax Double Ocupancy : Rp 700.000,commit to user



nett/pax Single Ocupancy : Rp 1.200.000,nett/pax Additonal Coffee Break


Buffet Dinner


Chinese Set Menu Dinner


International Buffet Dinner


Sumber : Sales & Marketing Departement Harga yang ditawarkan disetiap paket sudah termasuk pajak 21%, room rental, dan perlengkapan standart meeting antara lain : 1. Standart soundsystem & microphone 2. Pen & note pad 3. Reception table/Hospitality desk 4. Flip Chart 5. White board 6. Aqua bottle & candy Kelengkapan tambahan juga disediakan oleh hotel seperti LCD, welcome banner, backdrop, airport transferin/out, dan electone tetapi klien akan dikenai biaya tambahan.

commit to user



Audio Equipment and Miscellaneous : Audiovisual Equipment

Prices per unit per day

Electone 1 Singer & 1 Player

Rp 3.000.000,-nett

Electone 2 Singer & 1 Player

Rp 4.000.000,-nett

Backdrop

Rp 3.500.000,-nett/event

LCD/ in Focus

Rp 1.500.000,-nett

Welcome/ Indoor Benner

Rp 500.000,-

Airport transfer in/out by avanza

Rp 90.000,-nett/car/way

Airport transfer in/out by innova

Rp 110.000,-nett/car/way

Sumber : Sales & Marketing Departement 2. Customer yang Menggunakan Jasa Meeting Package Hotel Melia Purosani Penggunaan jasa meeting package Hotel Melia Purosani datang dari berbagai kalangan mulai dari perusahaan swasta, BUMN, institusi pemerintah, Tour and Travel, hingga institusi pendidikan. Berikut adaah pengguna jasa meeting package Hotel Melia Purosani bulan Januari-April 2012 :

commit to user



Customers

January

Febuary

March

April

BUMN

4

8

2

4

Perusahaan

13

11

12

10

3

1

1

1

0

4

4

3

Tour & Travel

3

3

0

0

Total

23

28

19

18

Swasta Institusi Pendidikan Institusi Pemerintah

Sumber : Sales & Marketing Departement Dari tabel diatas, dapat dilihat bahwa pengguna meeting package Hotel Melia Purosani mayoritas oleh perusahaan swasta, karena perusahaan yang saat ini masih banyak mengadakan meeting dan Exibition. Sedangkan pengguna dari institusi pemerintah, mereka lebih sering mengadakan pada akhir tahun karena biasa untuk menghabiskan dana anggaran dan membicarakan program

selanjutnya. Sedangkan

institusi pendidikan biasanya yang menggunakan jasa meeting hanyalah commit to user



dari dalam wilayah Yogyakarta, karena untuk institusi pendidikan biasanya mengadakan dalam kota masing-masing.

C. KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENJUALAN MEETING PACKAGE DAN CARA MENGATASINYA Dalam penjualan meeting package juga ada kendala-kendala yang menghambat dalam berjalannya penjualan. Adapun beberapa kendala yang dihadap yaitu : 1.

Kendala Yang Dihadapi Dalam Penjualan Meeting Package a. Kendala Internal Kendala internal ini adalah kendala yang terjadi dari dalam hotel. Adapun beberapa kendala internal tersebut adalah sebagai berikut : 1) Terbatasnya jumlah group sales yang menangani meeting package di Hotel Melia Purosani, yaitu hanya terdapat 2 sales executive dan 1 banquet sales. 2) Banyak permintaan meeting pada saat weekend jadi sekalian untuk waktu liburan. Maka dari itu terkadang untuk kamar tidak available meskipun untuk ruang meeting masih available tetapi tetap saja meeting tidak bisa dilaksankan di Hotel Melia Purosani dan akan pindah ke Hotel lain. commit to user



b. Kendala Eksternal Kendala eksternal adalah kendala yang terjadi karena adanya hal-hal dari luar yang menghambat dalam penjualan meeting package. Adapun kendala eksternal adalah sebagai berikut : 1) Adanya beberapa competitor yang mereka lebih banyak bergerak karena memiliki sales staff yang jumlahnya lebih banyak. 2) Bertambahnya hotel – hotel baru di Yogyakarta seperti Hotel Jambu Luwuk yang letaknya sangat dekat dengan Hotel Melia Purosani dan Hotel Ambarukmo yang letaknya sangat strategis yaitu di jalan utama Solo-Yogyakarta. Maka dari itu untuk perusahaan biasanya ingin mengadakan meeting di hotel baru agar bisa digunakan perbandingan.

2. Cara Mengatasi Kedala Yang Dihadapi Dalam Penjualan Meeting Package Beberapa kendala yang terjadi di atas juga ada cara mengatasi kendala tersebut. Cara mengatasi kendala-kendala internal maupun eksternal tersebut adalah sebagai berikut : a. Untuk terbatasnya sales staff di Hotel Melia Purosani, biasanya untuk meeting atau event MICE yang berskala bersar akan dibantu dan di handle oleh manager of sales. commit to user



b. Perusahaan yang menginginkan meeting pada weekend dan tidak available kamar hotel, biasnya sales executive akan memberikan alternatif untuk tetap mengadakan acara di melia tetapi untuk penginapan akan dialihkan ke hotel lain dan jika acara tersebut dilaksanakan makan dari pihak hotel akan menjemput para peserta meeting dengan mobil hotel dan tidak dikenakan biaya. c. Untuk mengatasi persaingan antara competitor maka biasanya hotel akan selalu update data-data event atau meeting apa saja yang terjadi di hotel lain. Dari data tersebut maka sales excutive Hotel Melia akan mengadakan sales call atau telesales ke perusahaan yang mengadakan meeting di hotel lain dengan tujuan agar acara meeting selanjutnya dapat dilaksanakan di Hotel Melia Purosani. d. Dengan adanya beberapa hotel baru yang terdapat di Yogyakarta maka para sales executive harus lebih giat dalam penjualan yaitu dengan cara lebih sering telesales agar hubungan dengan peruahaan tersebut tetap terjalin dan selain itu agar para customer tetap tidak pindah ke hotel lain.

commit to user



BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Yogyakarta sangat perpotensi dalam menyelenggarakan kegiatan MICE. Karena sudah banyak kegiatan-kegiatan MICE yang sudah diselenggarakan di Yogyakarta. Selain itu juga sudah banyak hotel-hotel berbintang yang sudan menyediakan beberapa pilihan paket-paket meeting. Selain itu juga semakin bertambahnya hotel-hotel baru yang letaknya sangat strategis terutama dekat objek-objek wisata tertentu. Hal ini sangat menarik para customer terutama dari luar kota Yogyakarta, karena tujuan mereka untuk mengadakan kegiatan meeting juga bisa sambil berwisata. Hotel Melia Purosani Yogyakarta adalah salah satu hotel yang mempunyai banyak potensi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Karena selain letaknya yang sangat strategis, Hotel Melia Purosani juga menyediakan paket-paket meeting, yaitu Full Day Meeting, Half Day Meeting, Full Day Meeting + dinner, dan Full Board Meeting. Strategi yang dijalankan oleh sales executive Hotel Melia Purosani ada 2, yaitu salescall dan telesales. Salescall adalah proses penawaran yang dilakukan oleh sales executive dengan cara mengunjungi perusahaan yang akan diberi penawaran. Sedangkan telesales adalah strategi penawaran yang dilakukan dengan media telepon dengan cara menelpon perusahaan yang akan commit to user

65



diberikan penawaran. Serta ada 3 tahap yang dilakukan dalam cara kerjanya, yaitu tahap penawaran, tahap penjualan, dan tahap setelah penjualan. Serta dalam penjualan meeting package Hotel Melia Purosani juga mempunyai beberapa kendala. Kendala yang dihadapi adalah kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang terjadi di dalam lingkup hotel. Sedangkan kendala eksternal adalah kendala yang terjadi karena hal-hal dari luar hotel. Cara mengatasi kendala internal adalah dibantu oleh manager of sales untuk acara berskala besar, selain itu untuk group sales harus bekerja sama dengan hotel lain jika ada kekurangan kamar untuk peserta meeting. Untuk kendala eksternal cara mengatasinya adalah group sales harus lebih giat untuk update hotel competitor untuk mengetahui event apa saja yang sedang diselenggarakan disana, degan tujuan agar sales executive dapat melakukan penawaran ke perusahaan yang sedang melaksanakan acara di hotel lain agar mau mengadakan di Hotel Melia Purosani

B. Saran Berdasarkan pengamatan langsung dan penelitian selama menjalani masa tarinning di Hotel Melia Purosani, terdapat beberapa saran antara lain: 1. Cara-cara yang dilakukan oleh sales executive Hotel Melia Purosani dalam menjual meeting package termasuk cara yang baik tetapi dengan cara sales call tentunya jumlah staff yang menangani commit to user penjualan meeting package ada baiknya ditambah. Jumlah executive



sales saat ini ada 3 dengan menambah staff maka pembagian pekerjaan dapat dilakukan secara merata misalnya bagian sales call, bagian telesales, dan bagian yang mengerjakan administrasi penjualan meeting package dapat dilakukan secara focus pada bagianya sendirisendiri. 2. Sebaiknya ditambahkan variasi jenis peket seperti weeding package atau table manner package. Hal ini karena beberapa kali menemui permintaan akan paket penikahan dan Hotel Melia Purosani belum memiliki variasi paket pernikahan. 3. Mempertahankan kualitas produk dan pelayanan jasa meeting package harus selalu dilakukan oleh Hotel Melia Purosani. Mulai dari kualitas ruang meeting hingga kualitas pelayanan, baik hoteh executive sales maupun oleh banquet staff. Hal ini bertujuan agar customer terus mendapat kualitas produk yang prima dan tidak mengalami kekecewaan sehingga mereka mau kembali lagi untuk menggunakan jasa meeting pakage Hotel Melia Purosani.

commit to user

LAPORAN TUGAS AKHIR FAKULTAS SASTRA DAN SENI RUPA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

Recommend Documents