Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM 2012 Ringkasan Eksekutif

Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM

2012

Ringkasan Eksekutif Upaya yang dilakukan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada (FK UGM) untuk mempercepat pencapaian visi dan misi dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa salah satunya adalah melalui pengelolaan dan implementasi Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) FK UGM secara intensif dan beriringan dengan kegiatan rutin program studi. Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM tahun 2012 ini disusun sebagai bagian dari pelaporan atas pelaksanaan aktivitas dalam mencapai tujuan program, mengevaluasi capaian yang dihasilkan, mengevaluasi hambatan internal dan eksternal yang ditemukan, analisis faktor penunjang keberhasilan dan kendala yang dihadapi serta tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikannya pada tahun 2013. Adapun penjabaran mengenai pelaksanaan kegiatan disampaikan dalam 5 bab utama. Bagian pertama dari Laporan Akhir Tahun ini memaparkan mengenai kesesuaian pelaksanaan lima (5) aktivitas dalam PHK-PKPD FK UGM dengan visi, misi dan tujuan program studi dalam kerangka peningkatan kapasitas dan kualitas institusi, serta mempercepat pencapaian sasaran rencana strategis program studi. Dijabarkan rancangan global, sasaran pokok yang ingin dicapai, tahapan-tahapan pencapaian atau milestone dan hambatan serta kendala yang dirasakan dalam implementasi program tahun 2012 dari masing-masing aktivitas yaitu aktivitas Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME (Internasionalisasi) , aktivitas Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Penguatan Unggulan), aktivitas Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis (Penguatan Unggulan), aktivitas Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) serta aktivitas Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universits Jambi. Bagian dua memaparkan organisasi dan tata kelola dari implementasi program PHK-PKPD FK UGM. Adapun strukturnya terdiri atas penanggungjawab proyek, pimpinan proyek, direktur eksekutif, sekretaris eksekutif dan pelaksana aktivitas-aktivitas yang diawasi oleh tim monevin. Komponen dalam struktur tersebut bersinergi dalam melakukan koordinasi kegiatan dan aktivitas baik dengan stakeholder internal maupun eksternal, pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa, monitoring dan evaluasi internal termasuk kemitraan dengan Universitas Jambi dan Universitas Riau. Bagian ketiga memaparkan pencapaian masing-masing mengenai aktivitas di tahun 2012 dijabarkan dalam status capaian masing-masing indikator kinerja dari aktivitasaktivitas dengan analisis terhadap ketercapaian ataupun ketidaktercapaian dari setiap indikator. Berdasarkan analisa dari ketercapaian kegiatan maka secara fisik kemajuan kegiatan PHK-PKPD FK UGM hingga Desember 2012 diperhitungkan mencapai 75%, kontribusi terbesar berasal dari TA Internasional, Hibah Penelitian (Research grant) dan 1


2012

Hibah Penelitian Penunjukan yaitu masing-masing sebesar 100%. Sedangkan penyerapan dana atas sumber dari WB adalah sebesar 48,15 % dari total anggaran tahun 2012 atau sebesar Rp2.488.685.205,00 (Dua milyar empat ratus delapan puluh delapan juta enam ratus delapan puluh lima ribu dua ratus lima rupiah). Sedangkan untuk dana pendamping komitmen yang ditujukan bagi manajemen proyek dan monevin hingga akhir tahun 2012 terserap sebesar Rp747.302.500,00 atau sebesar 62.75% dari anggaran tahun 2012. Dan dana pendamping non-komitmen yang telah dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dan menginisiasi keberlanjutan program di masa kemudian terserap sebesar Rp478.097.000,00 (36.41%). Bagian keempat memaparkan mengenai rencana pencapaian indikator tahun 2013 dan rencana penyelesaian seluruh kegiatan 2012 yang belum diselesaikan hingga Desember 2012. Adapun bagian kelima memaparkan mengenai rencana implementasi kegiatan tahun 2013 berdasarkan evaluasi dan analisa terhadap kekuatan serta kelemahan dari pengelolaan masing-masing kegiatan. Penyesuaian dilakukan terhadap beberapa indikator antara aktivitas tanpa mengganggu indikator utama dan penjadwalan ulang pada beberapa kegiatan.

2


2012

BAB I Pendahuluan I.1. Visi dan Misi Program Studi Visi Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada (PSPD FK UGM) yang ditetapkan dengan mengacu pada Rencana Strategis FK UGM adalah Menjadi fakultas riset kelas dunia yang unggul, mandiri, bermartabat, dengan dijiwai Pancasila mengabdi kepada kepentingan dan kemakmuran bangsa melalui proses yang rasional, efisien, terintegrasi, berkesinambungan dengan penerapan prinsip tata kelola yang baik dengan didukung oleh sumber manusia yang profesional dan bertanggungjawab. Sedangkan misi PSPD FK UGM adalah (1) Menghasilkan lulusan yang bermoral tangguh, unggul, berkepribadian, berorientasi komunitas dan berjiwa Pancasila. (2) Menyelenggarakan pendidikan yang berkualitas dalam bidang kedokteran baik jalur akademik dan profesional mengacu pada standar nasional dan global. (3) Menyelenggarakan pendidikan berbasis riset Adapun tujuan PSPD FK UGM adalah (1) Menghasilkan lulusan yang bermoral tangguh, unggul, berkepribadian, berorientasi komunitas dan berjiwa Pancasila (2) Memiliki kepedulian dan mampu mendukung kebutuhan pemangku kepentingan dan komunitas (3) Mampu mengembangkan potensi dasar dan jiwa peneliti sebagai pembaharu untuk meningkatkan kesejahteraan komunitas melalui inovasi dalam bidang kedokteran dan kesehatan (4) Mampu berkomunikasi secara efektif (termasuk menggunakan teknologi komunikasi dan informasi) dengan seluruh pemangku kepentingan (5) Mampu menjadi dokter yang mawas diri, mengembangkan diri dan belajar seumur hidup sehingga mampu bersaing di era global (6) Mempunyai ketrampilan dalam bekerja sama dalam tim, kepemimpinan, manajerial dan kewirausahaan (7) Mempunyai budi pekerti luhur, iman dan taqwa yang kokoh (8) Memiliki karakter dokter UGM (9) Menyelenggarakan pendidikan yang berkualitas dan inovatif yang berkesinambungan berdasarkan hasil evaluasi program dalam bidang kedokteran baik jalur akademik dan profesional mengacu pada standar nasional dan global dengan bidang unggulan Tropical medicine, geriatri dan penyakit degeneratif, disaster (10) Menyelenggarakan pendidikan berbasis riset dalam rangka menumbuhkan jiwa peneliti dengan pendidikan berbasis bukti ilmiah (evidencebased medicine) bertema sentral “Healthy Life Style”.

3


2012

Agar visi, misi dan tujuan yang diemban dapat dilaksanakan dan dicapai maka telah disusun rencana strategis untuk jangka 4 tahun (2009 – 2013) yang diselaraskan dengan renstra FK UGM dan UGM sebagai lembaga induk. Dari 11 sasaran yang tercantum dalam Renstra FK UGM 2009-2013, aktivitas-aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan dalam PHK-PKPD FK UGM adalah untuk mempercepat tercapainya sasaran no 1 (terwujudnya pembelajaran berbasis riset); 2 (tercapainya peningkatan reputasi dan akreditasi nasional maupun internasional di bidang pendidikan, riset, dan pengabdian kepada masyarakat); 3 (tercapainya peningkatan jejaring kerjasama nasional dan internasional); 4 (tercapainya peran FK UGM yang selalu meningkat dalam penyelesaian masalah bangsa); 8 (tercapainya good governance dalam sistem manajemen); dan 9 (tercapainya peningkatan berkelanjutan kapasitas kerjasama dan pengembangan usaha). Percepatan pencapaian visi dan misi melalui PHK-PKPD secara khusus dilakukan dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa. I.2. Rancangan Global Program dan Sasaran Pokok Capaian Dengan menilik data diri (institusi) yang dianalisa dan telah dijabarkan dalam portofolio program studi maka aktivitas yang dilaksanakan melalui PKK-PKPD FK UGM mencakup 5 aktivitas. Adapun secara global aktivitas-aktivitas tersebut adalah: Aktivitas 1 berupa Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh Lembaga Internasional, ditujukan untuk menyempurnakan implementasi 9 area standar global World Federation of Medical Education (WFME) menuju kesesuaian Program Studi Pendidikan Dokter dengan standar WFME untuk mempersiapkan diri memperoleh pengakuan dari lembaga akreditasi bertaraf internasional. Aktivitas 2 berupa Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech), ditujukan untuk meningkatkan kualitas implementasi KBK dengan pemanfaatan perkembangan teknologi berbasis web dan biomedical engineering yang mendorong self directed learning sehingga dapat meningkatkan persentase kelulusan dan rata-rata nilai UKDI. Aktivitas 3 berupa Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis, ditujukan untuk mempercepat perkembangan penelitian dan pendidikan untuk peningkatan kepercayaan dunia internasional terhadap FK UGM (khususnya dalam bidang Kedokteran Tropis) yang ditunjukkan dengan adanya peningkatan jumlah publikasi dalam

4


2012

jurnal internasional, jumlah HaKI, jumlah penghargaan internasional, sertifikasi internasional, peringkat internasional, dan kerjasama penelitian internasional. Aktivitas 4 berupa Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR), ditujukan untuk peningkatan persentase mahasiswa kalangan potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi dan pemberdayaan masyarakat dalam usaha meningkatkan kesejahteraan dan kesehatan masyarakat. Aktivitas 5 berupa Kemitraan dengan FK Unri dan PSPD Unja, ditujukan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter di kedua institusi pendidikan dokter tersebut, sehingga standar kompetensi lulusan dan kapasitasnya menjadi lebih baik serta dapat berdampak terhadap peningkatan kredibilitas FK UGM dalam pengembangan pendidikan kedokteran dan penyelesaian masalah kesehatan nasional, serta penguatan pengakuan di tingkat internasional. Sebagai upaya untuk mewujudkan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan pada akhir tahun 2013, masing-masing aktivitas telah mengembangkan rancangan pelaksanaan aktivitas dalam satuan sub aktivitas yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan dengan target capaian tahunan (milestones). Berdasarkan kondisi dan perkembangan terkini dari setiap sub aktivitas, dilakukan beberapa penyesuaian terhadap target capaian untuk tahun 2013 sebagai berikut:

Sub-aktivitas

2011

2012

2013

Aktivitas 1. Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME Pengakuan Mutu PSPD FK UGM oleh WFME

Evaluasi diri dan penetapan kebijakan yang baru

Implementasi, monitoring dan perbaikan standar

Pengakuan mutu program studi pendidikan dokter oleh WFME

Aktivitas 2. Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada Penelitian pengembangan media ajar berbasis web

1. Perumusan konsep 1. Pilot Project 2: 1. Pilot Project 3: pengembangan media ajar Pengembangan media ajar Pengembangan media ajar berbasis web berbasis web untuk blok berbasis web untuk blok tahun kedua tahun ketiga dan keempat 2. Pilot project 1: Pengembangan media ajar 2. Diseminasi hasil penelitian 2. Peningkatan jumlah berbasis web untuk blok pengembangan media ajar diseminasi hasil penelitian tahun pertama berbasis web di tingkat pengembangan media ajar nasional dan atau berbasis web di tingkat internasional nasional dan atau internasional 3. Peningkatan keahlian sumber daya manusia 3. Penggunaan teknologi dalam penelitian mobile dalam pengembangan media ajar pengembangan media ajar berbasis web berbasis web

Penelitian pengembangan

1. Penyediaan teknologi plastinasi untuk

1. Penambahan rancangan manekin dan

1. Penambahan rancangan manekin dan

5


Sub-aktivitas

2011

2012

2012

2013

manekin

pengembangan manekin instrumentasi instrumentasi 2. Penguatan sumber daya 2. Pilot project 2: 2. Pilot project 3: manusia untuk pengembangan manekin pengembangan manekin pengembangan manekin dan instrumentasi dan instrumentasi berbasis plastinasi dan 3. Peningkatan kualitas 3. Peningkatan diseminasi sistem PSoC untuk sistem manajeman rumah hasil penelitian instrumentasi produksi dalam pengembangan manekin 3. Pengembangan rancangan pengembangan manekin dan instrumentasi di manekin dan dan instrumentasi tingkat nasional dan atau instrumentasi internasional 4. Diseminasi hasil penelitian 4. Pilot project 1: pengembangan manekin 4. Pengusulan HAKI untuk pengembangan manekin dan instrumentasi di hasil pengembangan dan instrumentasi tingkat nasional dan atau manekin dan atau internasional instrumentasi

Peningkatan akses mahasiswa dan dosen:

Pengembangan teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosen-mahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Peningkatan kualitas teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosenmahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Manajemen sistem informasi yang komprehensif untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosenmahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Peningkatan akses Rumah Sakit Jejaring:

Pengembangan teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosenmahasiswa, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik

Peningkatan kualitas teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosen-mahasiswa, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik

Manajemen sistem informasi yang komprehensif untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosen-mahasiswa, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik

Peningkatan kerjasama

1.

2.

Penyelenggaraaan 1. kerjasama dalam pengembangan media ajar berbasis web Penyelenggaraan 2. kerjasama untuk penyediaan teknologi dan pelaksanaan webinar

Peningkatan kerjasama dalam manajemen pengembangan media ajar berbasis web Peningkatan kerjasama dalam manajemen pengembangan manekin dan instrumentasi

Peningkatan kerjasama dalam penggunaan karya GAMAMedTech dengan pihak di luar FK UGM antara lain melalui DIES Fakultas atau universitas

Aktivitas 3. Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Pemantapan manajemen riset

Meningkatkan SDM melalui pelatihan tidak bergelar, pelatihan dan pendampingan penulisan proposal dan manuskrip internasional, serta peningkatan jumlah

Pelatihan dan pendampingan penulisan manuskrip internasional, serta peningkatan jumlah publikasi.

Pelatihan dan pendampingan penulisan manuskrip internasional (dosen pendidik dan pendidik klinis), peningkatan jumlah publikasi dan terciptanya produk layak

6


Sub-aktivitas

2011

2012

publikasi.

2012

2013 paten.

Pengembangan riset

Pengembangan diagnostik (early and clinical diagnostic) dan pemahaman patogenesis melalui kerjasama penelitian dan kemitraan dengan institusi dari dalam maupun luar negeri. Pelaksanaan tridharma PT dengan penyusunan modul, penelitian dan pengabdian masyarakat.


Pembuatan jurnal ilmiah

Pertemuan internal dan Menjalin kemitraan dan eksternal, menjalin kemitraan penerbitan rutin. dengan berbagai institusi, serta pengurusan perijinan.

Penerbitan rutin dan proses akreditasi.

Advokasi

---

Lobying dan pertemuan dengan para pemimpin pemangku kebijakan serta membangun kemitraan. Mensosialisasikan program pada masyarakat. internasional melalui kerjasama dengan instansi terkait, industri dan media massa luar negeri

Mengidentifikasi dan menyusun data riset.


Aktivitas 4. Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Kegiatan mahasiswa KKN di desa Hargotirto untuk pemecahan masalah Malaria, demam chikungunya, anemia, kecacingan dan ketaatan pengobatan TB paru

Persiapan tempat KKN desa Hargotirto Area 1, pembekalan 2 kelompok mahasiswa dan dosen (Angkatan 1.1 dan 1.2) , preconditioning masyarakat Area 1, program pemberdayaan rutin/mandiri(dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obatobatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1 pada akhir tahun 2011 dalam bentuk laporan.

Persiapan tempat KKN desa Hargotirto Area 2, pembekalan 2 kelompok mahasiswa dan dosen (Angkatan 2.1 dan 2.2) , preconditioning masyarakat Area 1 dan Area 2, program pemberdayaan rutin/mandiri (dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obat-obatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1 dan Area 2 pada akhir tahun 2012 dalam bentuk laporan

Persiapan tempat KKN desa Hargotirto Area 3, pembekalan 2 kelompok mahasiswa dan dosen (Angkatan 3.1 dan 3.2) , preconditioning masyarakat Area 1 Area 2, dan Area 3 program pemberdayaan rutin/mandiri (dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obatobatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1, Area 2 dan Area 3 pada akhir tahun 2013 dalam bentuk laporan.

Penjaringan dan Pemberian Beasiswa PHK-PKPD bagi mahasiswa Pendidikan Dokter FK UGM Kurang Mampu dari Pulau Sumba, NTT dan

Komunikasi dengan stake holder, pembuatan perangkat seleksi dan distribusi perangkat, yang dilanjutkan dengan seleksi dan survey Tim Khusus ke NTT dan Maluku Utara untuk:

Komunikasi dengan stake holder, distribusi perangkat seleksi, yang dilanjutkan dengan seleksi dan survey Tim Khusus ke NTT dan Maluku Utara untuk:

Komunikasi dengan stake holder, distribusi perangkat seleksi, yang dilanjutkan dengan seleksi dan survey Tim Khusus ke NTT dan Maluku Utara untuk:

Verifikasi data, in depth

Verifikasi data, in depth

7


Sub-aktivitas Ternate, Maluku Utara

2011 Verifikasi data, in depth interview dan survey langsung ke tempat tinggal calon. Kemudian akan diperoleh hasil seleksi 5(lima) mahasiswa Angkatan 1. Pembuatan sistem monitoring dan mencari sumber-sumber beasiswa lanjutan Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 1 yang diikuti proses belajar, pendampingan, monitoring, persiapan evaluasi tahun 1 Nota kesepakatan antara para mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun.

2012

2012

2013

interview dan survey langsung ke tempat tinggal calon. Kemudian akan diperoleh hasil seleksi 5(lima) mahasiswa Angkatan 2.

interview dan survey langsung ke tempat tinggal calon. Kemudian akan diperoleh hasil seleksi 5(lima) mahasiswa Angkatan 3.

Pembuatan sistem monitoring dan mencari sumber-sumber beasiswa lanjutan

Mencari sumber beasiswa lanjutan untuk Angkatan 2 dan 3 setelah Program PHKPKPD selesai

Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 2 yang diikuti proses belajar, pendampingan, monitoring, persiapan evaluasi tahun 2 Angkatan 1 dan tahun 1 Angkatan 2

Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 3 yang diikuti proses belajar, pendampingan, monitoring, persiapan evaluasi tahun 3 Angkatan 1; tahun 2 Angkatan 2; dan tahun 1 Angkatan 3

Nota kesepakatan antara para mahasiswa penerima beasiswa dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun.

Nota kesepakatan antara para mahasiswa penerima beasiswa dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun. Persiapan pengalihan keberlanjutan beasiswa Angkatan 1, 2, dan 3 ke sumber-sumber dana yang ada di Fakultas.

Research Grant Epidemiology of Health Status in Pulau Sumba NTT and Ternate, North Maluku

Pengembangan kerjasama dengan Pemda, Dinkes atau instansi terkait di NTT dan Maluku Utara dilanjutkan komunikasi mengenai kebutuhan penelitian epidemiologi di wilayah tersebut. Sosialisasi dan call for proposal. Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian sehingga diperoleh suatu laporan atas penelitian yang dipilih.

Sosialisasi dan call for proposal. Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian sehingga diperoleh suatu laporan atas penelitian yang dipilih.

Sosialisasi dan call for proposal. Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian sehingga diperoleh suatu laporan atas penelitian yang dipilih dan publikasinya

Aktivitas 5. Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi

Meletakkan landasan untuk dapat menjadi institusi pendidikan kedokteran

Implementasi, monitoring dan perbaikan program

Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Kedokteran Universitas Jambi memiliki

8


Sub-aktivitas

2011

Pendidikan Dokter Universitas Jambi

2012

2012

2013 kemampuan untuk menjadi institusi pendidikan kedokteran yang mandiri

I.3. Kesesuaian Implementasi Program Secara umum seluruh aktivitas yang direncanakan hingga bulan Desember 2012 dapat berjalan dengan baik. Keinginan Fakultas Kedokteran UGM khususnya Program Studi Pendidikan Dokter untuk mendapatkan pengakuan beberapa lembaga internasional terus diupayakan, antara lain pada pemenuhan dan penyempurnaan persyaratan akreditasi internasional dengan standar WFME (World Federation of Medical Education). ENQA (European Association for Quality Assurance in Higher Education) sebagai lembaga yang menerbitkan akreditasi/pengakuan internasional akan diundang untuk melakukan akreditasi Program Studi Pendidikan Dokter FK UGM pada tahun 2013. Partisipasi dari dosen dan mahasiswa yang didukung oleh tenaga kependidikan yang handal serta penyempurnaan tata kelola atau managemen institusi merupakan landasan menuju ketercapaian tujuan tersebut. Keterlibatan tim-tim akademik dan juga unit-unit pengelola rutin dalam pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM hingga tahun 2012 ini mempermudah proses pelaksanaan, karena ditangani oleh SDM yang kompeten dan berpengalaman di bidang tersebut. Hal ini juga menunjukkan bahwa upaya peningkatan kapasitas dan kualitas institusi melalui aktivitas-aktivitas dalam program PHK-PKPD FK UGM merupakan program yang integratif dan berkesinambungan serta sejalan dengan program kerja dan rencana operasional FK UGM. Komitmen institusi baik tingkat Universitas maupun Fakultas untuk membantu implementasi dan keberhasilan program PHK-PKPD FK UGM cukup besar antara lain melalui ketersediaan dana pendamping baik komitmen maupun non-komitmen yang cukup dan kemudahan mekanisme penurunan dana serta pelaporannya; ketersediaan fasilitas alat bantu dan ruang kerja, termasuk tenaga administrasi dan keuangan; keterlibatan pengurus fakultas secara langsung dalam struktur organisasi pelaksana dan pelaksanaan satuan-satuan kegiatan aktivitas; serta dukungan pimpinan universitas yang penuh terhadap kegiatan-kegiatan PHK-PKPD FK UGM baik yang bersifat pengembangan institusi maupun penguatan mitra (dalam hal ini Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi). Namun pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM hingga Desember 2012 ini tidak berarti tanpa hambatan dan kekurangan. Pengetatan anggaran penyelenggaraan

9


2012

Workshop/Lokakarya HPEQ di tingkat pusat/CPCU (Central Project Coordinating Unit) yang berdampak pada pembiayaan akomodasi hanya untuk 1 peserta dari setiap institusi/universitas dan tidak digantinya tiket perjalanan PP ke Jakarta oleh CPCU dirasakan sebagai salah satu faktor eksternal yang menghambat sosialisasi dan penyerapan informasi dari CPCU kepada PIU (Project Implementing Unit). Selain itu ketidakpastian atas peluncuran dana yang belum dapat terserap di tahun 2012 dikarenakan rencana penerapan metode BLU (Badan Layanan Umum) pada tahun 2013 kepada institusi yang memiliki status BHMN menyebabkan rancangan kegiatan kurang dapat dioptimalkan karena dibuat dalam waktu yang mendesak pada akhir tahun. Sedangkan faktor internal utama yang menghambat adalah pengelolaan PHK-PKPD belum berjalan optimal sesuai struktur organisasi yang ada. Hal tersebut menyebabkan jadwal pelaksanaan beberapa kegiatan mengalami penyesuaian atau berubah dari rancangan jadwal dalam Rencana Implementasi Program PHK-PKPD FK UGM 2012, sehingga perlu dilakukan restrukturisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas. Selain itu waktu pengumpulan laporan atas penyelenggaraan kegiatan (pelatihan/training, lokakarya, hibah penelitian, dan lain-lain) juga sering tidak tepat waktu, sehingga ketika site visit BPKP atau Reviewer/CPCU HPEQ, capaian dan penyerapan aktivitas terlihat tidak sesuai kenyataan karena ketidaktersediaan laporan beberapa kegiatan. Namun demikian, secara kuantitas, tidak terdapat pengurangan jumlah kegiatan dari yang direncanakan dengan jumlah kegiatan yang dipersiapkan pelaksanaannya ditahun 2012. Dengan semangat dan komitmen dari taskforce PHK-PKPD FK UGM untuk tetap mengawal target capaian kegiatan tahun 2012 dilakukan upaya percepatan dan pendampingan terhadap panitia pelaksana kegiatan sehingga keterlambatan pelaksanaan beberapa kegiatan tersebut diharapkan tidak mengganggu roadmap PHK-PKPD yang telah ditetapkan. Dan secara umum, hingga Desember 2012, pelaksanaan program masih berada dalam kerangka desain kegiatan PHK-PKPD FK UGM sebagaimana dirancang dalam Rencana Implementasi Program 2012.

10


2012

Bab II Pengelolaan Program dan Implementasi II.1. Organisasi Pelaksanaan Program Pelaksanaan proyek menyatu dengan struktur yang ada, sehingga pelaksanaan proyek bukan merupakan struktur yang terpisah dari struktur kepengurusan fakultas. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan ownership, sustainability dan integrasi dengan program kerja yang ada. Berikut adalah struktur organisasi pelaksanaan kegiatan Program PHK-PKPD di Fakultas Kedokteran UGM yang ditetapkan melalui SK Rektor No 524/P/SK/HT/2010 tertanggal 2 Agustus 2010.

Gambar 1. Struktur organisasi pelaksana kegiatan 11


2012

Adapun tugas dan kewenangan masing-masing unsur dalam struktur organisasi PHK-PKPD FK UGM adalah: Rektor UGM adalah Penanggung Jawab Program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap pelaksanaan Program PHK-PKPD. Selanjutnya operasional seluruh kegiatan dilaksanakan di bawah koordinasi Dekan Fakultas Kedokteran sebagai Pembuat Komitmen untuk Unit Pelaksana di tingkat fakultas, berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Dekan Fakultas Kedokteran UGM menunjuk Direktur Eksekutif Program. Dekan Fakultas Kedokteran UGM sebagai Pimpinan Proyek bertanggung jawab langsung kepada Penanggung Jawab Program (Rektor) dalam bentuk laporan tertulis penyelenggaraan kegiatan setiap tahun dan rapat koordinasi dengan pihak Rektorat minimal 6 bulan sekali. Pimpinan proyek mengadakan rapat koordinasi dengan Direktur Eksekutif, Sekretaris Eksekutif, dan semua Penanggungjawab minimal 3 bulan sekali. Direktur Eksekutif memimpin perencanaan sumber daya dan implementasi aktivitas serta monitoring pelaksanaan aktivitas. Mengkoordinasi pembuatan laporan keuangan setiap bulan untuk CPCU HPEQ. Memimpin pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. Melakukan monitoring dan evaluasi aspek sumber daya. Melaporkan kemajuan penyerapan sumber daya kepada pimpinan proyek setiap minggu pada Rapat Pimpinan Fakultas. Direktur Eksekutif bertanggungjawab kepada Pimpinan Proyek dan melaporkan perkembangan kemajuan proyek setiap minggu pada Rapat Pimpinan Fakultas. Memberikan informasi perkembangan proyek kepada civitas akademika setiap bulan sekali pada Rapat Kerja Fakultas. Wakil Direktur Eksekutif membantu direktur eksekutif dalam implementasi aktivitas, mengevaluasi pencapaian indikator utama dan indikator tambahan pada kelima aktivitas, berkoordinasi dengan Unit QA FK UGM untuk melaksanakan continuous monitoring and evaluation, serta membuat laporan tertulis tentang kemajuan proyek setiap 6 bulan untuk diserahkan kepada CPCU HPEQ. Sekretaris Eksekutif memimpin implementasi aktivitas sesuai dengan perencanaan, berkoordinasi dengan setiap Penanggung Jawab Aktivitas, Penanggungjawab Administrasi, Keuangan dan Pengadaan dalam implementasi aktivitas. Sekretaris Eksekutif memimpin pembuatan laporan berkala. Sekretaris Eksekutif bertanggungjawab kepada Direktur Eksekutif. Penanggungjawab Aktivitas memimpin pelaksanaan kegiatan dan logistik aktivitas yang terkait dan berkoordinasi dengan Penanggungjawab Admninistrasi, Keuangan dan Pengadaan. Menyerahkan laporan pelaksanaan kegiatan kepada Sekretaris Eksekutif setiap akhir kegiatan dan setiap akhir bulan.

12


2012

Penanggungjawab Administrasi, Keuangan dan Pengadaan bertanggungawab terhadap penyelenggaraan administrasi kegiatan, keuangan, SDM, dan pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD. Manager Pelaksana Proyek yang merupakan Koordinator Administrasi dan Keuangan bertanggungjawab untuk memimpin operasional harian proyek dan berkoordinasi dengan staf administrasi, staf keuangan dan staf pengadaan dalam penyelenggaraan kegiatan dalam setiap aktivitas yang telah ditetapkan. Mekanisme dan prosedur penyelenggaraan aktivitas dan kegiatan dijalankan sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku di fakultas. Tim Monevin adalah staf yang ditunjuk oleh Fakultas untuk melakukan proses monitoring dan evaluasi internal terhadap penyelenggaraan program PHK-PKPD dan bertanggungjawab kepada Pimpinan Proyek yang terdiri dari unsur perwakilan universitas, perwakilan unit Jaminan Mutu Fakultas Kedokteran UGM dan perwakilan dari staf yang pernah mengelola hibah. II. 2. Mekanisme Koordinasi Internal dan Eksternal Salah satu cara untuk melakukan monitoring dan evaluasi kemajuan pelaksanaan proyek adalah dilakukan rapat koordinasi bulanan secara rutin yang dipimpin oleh direktur eksekutif dan dihadiri juga oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM. Apabila ada permasalahan yang tidak dapat dipecahkan dalam rapat koordinasi taskforce serta memerlukan pengambilan keputusan pada tingkat pimpinan akan diteruskan ke Rapat Pimpinan Fakultas yang diselenggarakan seminggu sekali. Sedangkan forum pengambilan keputusan tertinggi untuk masalah kebijakan di tingkat Fakultas adalah Rapat Senat Fakultas yang dilaksanakan pada minggu keempat setiap bulan. Rapat koordinasi internal aktivitas dipimpin oleh masing-masing penanggungjawab aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan berkoordinasi dengan sekretariat PHK-PKPD FK UGM. Setiap minggu pada rapat pimpinan fakultas, setiap penanggungjawab aktivitas melaporkan kemajuan aktivitas. Setiap bulan dalam rapat koordinasi taskforce dipimpin oleh direktur eksekutif, penanggungjawab aktivitas melaporkan dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan serta berkoordinasi persiapan kegiatan bulan berikutnya. Ringkasan eksekutif atas hasil dalam rapat koordinasi taskforce akan dilaporkan kepada Rektor apabila Rektor selaku penanggung jawab proyek tidak dapat hadir dalam pertemuan tersebut. Aktivitas koordinasi, dokumentasi administrasi dan keuangan dipusatkan melalui Sekretariat PHK-PKPD FK UGM yang bertempat di Gedung KPTU FK UGM Lt.3 beralamat Jalan Farmako No.1, Sekip Utara Yogyakarta 55281 dan nomor telepon 0274-631186.

13


2012

II.3. Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi internal dilaksanakan oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor menggunakan manual prosedur dan instrumen yang sudah ada. Manual prosedur dan instrumen baru akan dikembangkan sesuai kebutuhan. Setiap Penanggungjawab Aktivitas bertanggungjawab untuk mengadakan monitoring dan evaluasi aktivitasnya menggunakan manual prosedur yang dikembangkan oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM. Laporan aktivitas per tiga bulan diserahkan ke melalui Sekretaris Eksekutif yang selanjutnya akan mengkompilasi dan diserahkan ke Direktur dan Wakil Direktur Eksekutif. Laporan aktivitas (termasuk rekomendasi) akan dibahas pada Rapat Kerja Fakultas setiap bulan, terutama untuk tindak lanjutnya.

Gambar 2. Alur Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Program Setiap Tahun II. 4. Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan Proses penyusunan anggaran untuk kegiatan PHK-PKPD FK UGM tahun 2012 menggunakan sistem blockgrant (sistem kontrak), yaitu antara CPCU HPEQ dengan PIU Universitas Gadjah Mada dengan nomor kontrak 02/HPEQ/K3/BHMN/2010 tertanggal 00 Oktober 2010. Penyusunan anggaran menggunakan model Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) yang disusun berdasarkan Rencana Implementasi Proyek (RIP) tahun 2012 Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada. 14


2012

Pencairan dana dilakukan oleh CPCU kepada Rektor melalui rekening yang telah ditetapkan. Selanjutnya Rektor melalui Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada berkoordinasi dengan Direktur Eksekutif melalui Manager Pelaksana Proyek dan Staf Pelaksana Urusan Keuangan PHK-PKPD untuk melakukan proses pemindahbukuan kepada rekening PHK-PKPD FK UGM. Dan selanjutnya setiap bulan dilakukan pelaporan keuangan kepada Rektor melalui Direktorat Keuangan UGM. Untuk mekanisme pencairan dana kegiatan disusun SOP untuk mengatur proses pengeluaran dana dan penyusunan Laporan Keuangan Internal dengan mengacu kepada peraturan yang ada. SOP tersebut digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan keuangan Program PHK-PKPD.

Gambar 3. Pola Manajemen Keuangan PHK-PKPD FK UGM

Adapun rancangan alur proses pengeluaran dana program adalah sebagai berikut: 1. Term of Reference (ToR) kegiatan yang telah mendapat persetujuan pelaksanaan oleh CPCU diajukan kepada Direktur Eksekutif dan Penanggung jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan melalui Manager Pelaksana Proyek untuk diverifikasi.

15


2012

2. Permohonan yang telah memenuhi persyaratan dan diberi tanda verifikasi berupa paraf oleh Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan dikembalikan kepada pemohon dan ditindaklanjuti sesuai disposisi. 3. Permohonan yang tidak/belum memenuhi persyaratan oleh Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan dikembalikan kepada pemohon dan ditindaklanjuti sesuai disposisi. 4. Permohonan yang telah disetujui diberi tanda verifikasi berupa tanda tangan atau disposisi pembebanan dana tersebut oleh Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan diteruskan ke Staf Keuangan Program. 5. Staf Keuangan program melakukan pencairan dana untuk selanjutnya diberikan kepada Penanggungjawab Aktivitas, Pelaksana Kegiatan atau Pemenang Hibah. 6. Penanggungjawab Aktivitas, Pelaksana Kegiatan atau Pemenang Hibah membuat laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan mekanisme pelaporan keuangan dan kontrak serta membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan. II. 5. Sistem Pengadaaan Barang dan Jasa FK UGM mengangkat staf fakultas yang ditugaskan sebagai Procurement Officer/Advicer (pejabat pengadaan) dengan SK Rektor yang melakukan koordinasi dengan CPCU untuk mendapatkan kejelasan sistem pengadaan barang dan jasa dalam program PHK-PKPD. Dalam pelaksanaan tugasnya procurement officer bertanggung jawab terhadap Penanggung jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan. Procurement Officer bekerja sama dengan PIC aktivitas membuat rencana pengadaan barang dan jasa pada setiap tahun anggaran yang akan dikonsolidasi bersama dengan CPCU sebelum disampaikan ke Bank Dunia untuk mendapatkan persetujuan sebelum pelaksanaan pengadaan. Prosedur pengisian rencana pengadaan barang dan jasa mengikuti format pengadaan barang dan jasa pada Project Managemen Manual (PMM). Panitia pengadaan di tingkat fakultas dibentuk berdasarkan SK (Surat Keputusan) Rektor. Procurement Officer diangkat sebagai anggota Panitia Pengadaan. Pengadaan barang dan jasa pada program ini akan mengacu pada Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services Edisi Oktober 2006. Pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia Pengadaan di tingkat fakultas. Agar barang atau jasa yang diadakan tepat sasaran, maka pengguna dan pihak yang menguasai secara teknis barang atau jasa yang akan diadakan akan dilibatkan dalam panitia pengadaan. Barang yang diadakan, terutama yang berupa peralatan dan instrumen, harus disertai jaminan berfungsi dengan baik. Pihak penyedia jasa

16


2012

pengadaan barang akan memberikan pelatihan kepada pengguna. Dalam pengadaan akan dipastikan pula bahwa peralatan yang diadakan tidak mengalami kekurangan aksesorsi maupun bagian penting lainnya untuk beroperasinya peralatan tersebut. II. 6. Mekanisme dan Rencana Pengelolaan Kerjasama dengan Institusi Mitra FK UGM menugaskan penanggungjawab untuk aktivitas kemitraan dengan Institusi mitra yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Riau (FK UNRI) dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PSPD UNJA), dengan tugas pokok: 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Memastikan bahwa tugas-tugas FK UGM terhadap institusi mitra terlaksana dengan baik melalui kegiatan persiapan, monitoring dan evaluasi. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan institusi mitra. Komunikasi dan koordinasi dilakukan dua arah melalui penanggungjawab program kemitraan FK UGM dengan masing-masing ketua pelaksana program di FK UNRI dan PSPD Unja Melakukan review ulang di setiap awal tahun anggaran terkait dengan rencana implementasi kegiatan kemitraan dan anggaran bersama institusi mitra Membantu institusi mitra dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi program Menilai kinerja institusi mitra dalam pelaksanaan PHK-PKPD Mengingatkan institusi mitra bila terjadi ketidaksesuaian antara rencana, prosedur dan panduan Melaporkan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD FK UGM bila ditemukan penyimpangan Adapun untuk koordinasi, monitoring dan evaluasi dilakukan melalui:

1. 2. 3. 4.

5.

E-mail dan mailing list. Laporan kegiatan. Laporan kemajuan program setiap 3 bulan. Laporan meliputi aspek program dan pencapaian indikator, administrasi dan keuangan, termasuk managemen pengelolaan project. Laporan akan direview dan diberikan feedback terkait pelaksanaan project. Laporan semester yang dilanjutkan dengan lokakarya dalam rangka koordinasi antara Reviewer/DPT, FK UGM dengan institusi mitra (FK UNRI dan FK UNJA).

Apabila ada permasalahan yang perlu diselesaikan segera, dilakukan pertemuan/koordinasi diluar jadwal yang ditetapkan. Biaya yang ditimbulkan atas kegiatan monitoring dan evaluasi kegiatan kemitraan bersumber dari komponen khusus

17


2012

kemitraan yang ada di institusi mitra. Langkah-langkah tersebut dilakukan sebagai upaya untuk membantu pencapaian target indikator kerja mitra. II. 7. Implementasi Struktur organisasi dan mekanisme pengelolaan proyek sebagaimana telah dijabarkan diatas sangat membantu pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM. Dari milestone proyek PHK-PKPD 2011-2013 maka tahun 2012 merupakan tahap kedua (II) yaitu tahap pemantapan. Untuk itu sebagian besar pelaksanaan kegiatan pada fase ini bersifat penguatan mekanisme pencapaian target dan capaian melalui koordinasi internal penanggungjawab aktivitas dan civitas akademica program studi pendidikan dokter maupun koordinasi eksternal dengan stakeholder dan khususnya CPCU HPEQ komponen 3. Koordinasi internal dilakukan dengan seluruh jajaran di FK UGM, baik tingkat tim/komite, unit kerja, bagian, bahkan pusat studi atau kolegium sebagai (1) proses pengintegrasian kegiatan dengan program rutin dapat berjalan lancar, (2) mempersiapkan infrastruktur yang mendukung program dan (3) diseminasi kegiatan secara terus-menerus. (4) jaminan keberlanjutan pelaksanaan program/kegiatan. Sedangkan koordinasi ekternal dengan CPCU HPEQ komponen 3 dilakukan secara intensif baik melalui pertemuan nasional yang dikoordinir oleh CPCU maupun informal melalui media komunikasi yang ada baik email, sms maupun telepon. Hal ini harus dilakukan mengingat pelaksanaan suatu pekerjaan sangat bergantung pada persetujuan CPCU dan standar operasional prosedur yang ditetapkan oleh CPCU. Pengembangan kapasitas program agar konsolidasi berjalan lancar secara umum dilakukan dengan: 1. Melakukan pertemuan koordinasi seluruh pelaksana (taskforce) secara rutin minimal setiap 3 bulan sekali. 2. Memfasilitasi pertemuan koordinasi masing-masing PIC aktivitas yang dilakukan sesuai kebutuhan dan kesepakatan. 3. Berkooordinasi dan berkomunikasi secara aktif dengan pimpinan universitas, fakultas, bagian, unit atau pusat studi dan tim atau komite terkait di PSPD FK UGM maupun CPCU HPEQ DIKTI baik secara formal maupun informal. 4. Berkonsultasi dan melaporkan progress pelaksanaan program kepada tim monevin sebagai upaya evaluasi yang berkesinambungan. Setiap aktivitas juga berupaya mengembangkan kapasitasnya sesuai dengan karakter, kebutuhan dan tujuan aktivitas. Adapun bentuk konsolidasi yang dilakukan adalah berupa:

18


2012

a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. Konsolidasi yang dilakukan dalam aktivitas 1 terkait latar belakang standar WFME yang dipergunakan sebagai acuan dan pedoman pencapaian pengakuan internasional terhadap program studi pendidikan dokter FK UGM. Konsolidasi awalnya dilakukan dengan sosialisasi standar WFME ke seluruh komponen yang terlibat, mulai dari stakeholder internal hingga eksternal. Standar WFME mensyaratkan koordinasi yang cukup baik antara berbagai komponen baik internal maupun eksternal kampus dalam berbagai aspeknya. Konsolidasi dilakukan mulai dari stakeholder internal yang meliputi jajaran pengurus Fakultas, dosen dan tenaga kependidikan, baik individu dosen maupun komponen pelaksana pendidikan yang terbentuk dalam berbagai komite dan tim (Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Perilaku Profesional, Tim Pengembangan Family Medicine, Tim Clinical Rotation, dll), mahasiswa melalui organisasi mahasiswa yang ada di kampus; serta stakeholder eksternal yang dinilai penting peranannya dalam pencapaian target pengakuan internasional tersebut, mulai dari Universitas (Rektorat, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat), pemerintah (Dinas Kesehatan), organisasi profesi (dalam hal ini Ikatan Dokter Indonesia), ikatan alumni (Kagama), lembaga swadaya masyarakat (PKBI, dll). Pihak-pihak stakeholder internal dan eksternal tersebut dilibatkan dalam proses evaluasi diri (dalam pengisian borang dan rapat-rapat penyusunan evaluasi diri) serta dalam berbagai kegiatan lokakarya dalam rangka pencapaian target spesifik dalam standar WFME yang memerlukan keterlibatan berbagai stakeholder terkait. Dalam kurun waktu tahun 2012 ini telah dilaksanakan berbagai kegiatan yang menghasilkan rekomendasi-rekomendasi penyempurnaan terhadap standar WFME. b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) Mengingat bahwa aktivitas ini mengembangkan biomedical engineering dan communication and information technology maka upaya konsolidasi dilakukan secara intensif dengan unit Production House FK UGM dan unit bengkel manekin selaku pengembang biomedical medical engineering serta unit IT FK UGM selaku pengembang teknologi informasi di PSPD FK UGM. Termasuk penguatan sumber daya manusia yang menguasai bidang tersebut di tingkat fakultas, seperti perekrutan animator dan pengelola IT. Konsolidasi dengan Fakultas dilakukan agar rancangan pengembangan unggulan teknologi pendidikan menjadi agenda unggulan dan program bersama.

19


2012

Konsolidasi juga dikembangkan dengan Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Koordinasi Blok, Bagian Pendidikan Kedokteran dan Unit Ketrampilan Medik selaku stakeholder internal dari program pengembangan unggulan teknologi pendidikan kedokteran ini. Kegiatan-kegiatan yang diprogramkan oleh aktivitas 2 mengharuskan adanya kontribusi dan pertisipasi aktif dari civitas academica. Termasuk diperlukannya regulasi atau kebijakan pendukung terhadap pemanfaatan teknologi dalam pendidikan. Konsolidasi juga dilakukan dengan stakeholder eksternal utamanya adalah dengan lembaga pengembang teknologi informasi pendidikan dan lembaga pengembang biomedical engineering.

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Konsolidasi yang dilakukan aktivitas 3 meliputi konsolidasi internal PIC aktivitas 3 yang dilakukan secara rutin setiap 1 atau 2 minggu sekali sesuai beban kegiatan yang ada. Pada pertemuan tersebut juga mengundang stakeholder dan kepanitiaan yang terkait dengan setiap kegiatan yang sedang dibahas berikut konsolidasi dengan pihak administrasi dan keuangan HPEQ FK UGM. Konsolidasi eksternal dibagi dalam 2, yaitu konsolidasi dengan pihak yang terkait dengan spesifik kegiatan (sesuai ToR) yang masih dalam lingkup UGM, dan konsolidasi dengan pihak yang terkait dengan spesifik kegiatan di luar UGM. Konsolidasi eksternal dengan pihak yang dalam lingkup FK contohnya pada kegiatan Pembuatan Jurnal Ilmiah Bidang Tropmed, kami mengundang stakeholder dari berbagai bagian misal perwakilan Bagian Ilmu Penyakit Dalam, Bagian Ilmu Kesehatan Anak, Bagian Kulit Kelamin, Bagian Parasitologi, Bagian Mikrobiologi, Bagian Patologi Klinik yang terkait dengan bidang Tropmed, dan pihak administrasi fakultas yang telah profesional dalam pembuatan jurnal, serta mengundang ahli/konsultan UGM yang mengetahui seluk beluk pembuatan jurnal. Sedangkan konsolidasi eksternal di luar UGM, kami berhubungan dengan calon reviewer dari berbagai institusi perguruan tinggi baik di dalam maupun di luar negeri dan bekerja sama dengan PETRI (Perhimpunan Peneliti Penyakit Tropik dan Infeksi Indonesia) serta berkoordinasi dengan para guru besar atau pakar Kedokteran Tropis khususnya Dengue yang ada di dunia. d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Konsolidasi program ISR terkait pemberian beasiswa dilakukan dengan pihak-pihak yang mengelola penerimaan mahasiswa khususnya Direktorat Administrasi dan Akademik dan Direktorat Kemahasiswaan di tingkat Universitas. Selain itu konsolidasi juga dilakukan dengan Pemda Ternate Provinsi Maluku Utara dan Pemda Kabupaten Sumba Provinsi Nusa

20


2012

Tenggara Timur selaku stakeholder dalam kegiatan ini yang dikemudian waktu dapat dikembangkan pada aktivitas Tridharma. e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UNRI dan PSPD UNJA Konsolidasi program kemitraan dilakukan dengan melakukan pertemuan triparteit ataupun bilateral antara FK UGM dengan institusi mitra sebelum, saat dan sesudah pelaksanaan program. Pertemuan dilakukan untuk membahas: (a) penyusunan dan penetapan MOU, MOA ataupun petunjuk teknis pelaksanaan program kemitraan, (b) pelaksanaan terkait sekuensial pelaksanaan kegiatan dan jadwal beserta narasumbernya, dan (c) monitoring dan evaluasi kegiatan di institusi mitra. Kesepakatan atas desain program dan kegiatan kemitraan selanjutnya disusun menjadi Buku Panduan Kegiatan Kemitraan tahun 2012 atau log book pelaksanaan aktivitas kemitraan yang berisi jadwal, TOR dan PIC kegiatan di institusi mitra. Buku ini merupakan media informasi yang diharapkan dapat memberikan gambaran secara utuh mengenai roadmap kemitraan bagi para tenaga ahli atau narasumber yang terlibat dalam kegiatan ini, mendampingi pertemuan koordinasi antara PIC aktivitas 5 (kemitraan) dengan pihak-pihak berkompeten yang ditunjuk dan berkenan menjadi tenaga ahli dan narasumber program kemitraan PHK-PKPD. Selain itu disusun juga SOP proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan kemitraan sebagai panduan pihak sekretariat pelaksana untuk membantu persiapan dan pengurusan administrasi terkait dengan pemberangkatan tenaga ahli atau narasumber ke institusi mitra. Rangkuman pelaksanaan program kemitraan pada tahun 2012 berdasarkan proses perencanaan awal dari masing-masing institusi mitra adalah sebagai berikut: Bentuk Kegiatan

FK UNRI

PSPD UNJA

Keterangan

Rencana

Realisasi

Rencana

Realisasi

Technical Assisstance

10

6

15

9

In House Training

8

8

2

2

Workshop/Lokakarya

5

2

6

3

21


Magang

10

5

5

5

Policy Study

1

0

0

0

100

61,8

100

67,8

Total (%)

2012

Adapun hambatan dan kendala yang dihadapi secara umum dalam proyek PHKPKPD FK UGM adalah sebagai berikut: 1. Terlambatnya proses evaluasi dan persetujuan TOR untuk kegiatan yang diusulkan. Pada tahun 2012 ini kami mengusulkan 52 kegiatan yang pembiayaannya sebagian bersumber dari PHK-PKPD. Pada bulan Agustus 2012 dari 52 (lima puluh dua) TOR yang telah kami kirim baru tereview 21 (dua puluh satu) TOR yang dapat disetujui dan dapat dilaksanakan. Pada awal November 2012 tereview 31 (tiga puluh satu) TOR dengan 13 (tiga belas) TOR bisa dilaksanakan dengan revisi. Hingga akhir November 2012 seluruh TOR kegiatan telah kami konsultasikan ulang dan secara informal telah dinyatakan dapat dilaksanakan. 2.

Pengetatan anggaran penyelenggaraan Workshop/Lokakarya HPEQ di tingkat pusat/CPCU (Central Project Coordinating Unit) yang berdampak pada pembiayaan akomodasi hanya untuk 1 peserta dari setiap institusi/universitas dan tidak digantinya tiket perjalanan PP ke Jakarta oleh CPCU dirasakan sebagai salah satu faktor eksternal yang menghambat sosialisasi dan penyerapan informasi dari CPCU kepada PIU (Project Implementing Unit).

3.

Ketidakpastian atas peluncuran dana yang belum dapat terserap di tahun 2012,

dikarenakan rencana penerapan metode BLU (Badan Layanan Umum) pada tahun 2013 kepada institusi yang memiliki status BHMN, menyebabkan beberapa rancangan kegiatan kurang dapat dioptimalkan karena dibuat dalam waktu yang mendesak pada akhir tahun 2012. 4.

Pengelolaan PHK-PKPD belum berjalan optimal sesuai struktur organisasi yang ada. Hal tersebut menyebabkan jadwal pelaksanaan beberapa kegiatan mengalami penyesuaian atau berubah dari rancangan jadwal dalam Rencana Implementasi Program PHK-PKPD FK UGM 2012, sehingga perlu dilakukan restrukturisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

5.

Waktu pengumpulan laporan atas penyelenggaraan kegiatan (pelatihan/training, lokakarya, hibah penelitian, dan lain-lain) juga sering tidak tepat waktu, sehingga

22


2012

ketika site visit BPKP atau Reviewer/CPCU HPEQ capaian dan penyerapan aktivitas terlihat tidak sesuai kenyataan karena ketidaktersediaan laporan beberapa kegiatan. Sedangkan hambatan dan kendala dari masing-masing aktivitas yang bersifat khusus dan sesuai dengan karakteristik dari aktivitas beserta kiat-kiat mengatasi permasalahan dan best practice yang diperoleh adalah: a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. 1.

Hasil dan rekomendasi dari kegiatan lokakarya yang merupakan bagian dari koordinasi dan konsolidasi kebijakan menuju penyempurnaan area-area dalam standar WFME telah dirumuskan. Sampai saat ini, pengesahan rumusan-rumusan tersebut untuk menjadi aturan yang yang berlaku masih memerlukan keputusan dari pihak yang berwenang (Senat, Dekanat, atau Ketua Program Studi).

2.

Policy Study yang semula terhambat pelaksanaannya sebagian besar sudah bisa berjalan. Sayangnya apabila ditinjau dari segi hasil, rekomendasi yang dihasilkan dari policy study tersebut tumpang tindih dengan proses yang telah dan sedang berjalan saat ini. Hal ini karena keterlambatan pelaksanaan policy study dalam aktivitas ini dimana aktivitas lain yang mungkin mirip sudah lebih dulu berjalan.

3.

Program –program terkait Sumber Daya Manusia (SDM) tetap terkendala aturan yang lebih tinggi (di tingkat Universitas dan ketentuan kepegawaian negara). Upaya-upaya yang dilakukan, misal dari sisi rekruitmen adalah dengan merekrut SDM tidak tetap (honorer), rekrutmen dosen luar biasa yang aturannya disesuaikan dengan kebutuhan FK UGM sendiri.

4.

Kegiatan-kegiatan yang telah terlaksana dengan baik dan lancar kurang diimbangi dengan pengumpulan laporan dari kegiatan tersebut tepat waktu sehingga secara administratif capaiannya kurang baik.

b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) 1. Pengembangan aktivitas 2 memerlukan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang kuat, khususnya terkait implementasi pemanfaatan web sebagai pendukung proses pendidikan kedokteran terutama pengembangan blok. Upaya penguatan terus dilakukan oleh fakultas dengan telah dibentuknya pengelola teknologi informasi dan penambahan bandwidth serta infrastruktur lainnya. Namun ternyata pada saat uji coba dengan seluruh mahasiswa tahun pertama masih ditemukan kendala-kendala baik yang

23


2012

sifatnya administratif maupun jaringan (internet network). Sehingga masih terus dilakukan penguatan dan modifikasi teknik. 2. Bidang biomedical engineering merupakan bidang yang memerlukan kolaborasi antara kedokteran, teknik dan komputer/informatika dan di FK UGM bidang ini merupakan bidang yang sedang akan berkembang sehingga diperlukan upaya sosialisasi yang luas. Dipilih mekanisme penunjukan sebagai metode dalam hibah penelitian ketrampilan medik merupakan usaha untuk menginisiasi partisipasi dan memilih model yang feasible dan manageable untuk dikembangkan. 3. Kultur pemanfaatan web dalam kegiatan pendidikan khususnya bagi staf pengajar masih perlu disosialisasikan lebih luas dan ditingkatkan partisipasinya. Perubahan media ajar berbasis kertas menjadi paperless perlu dibudayakan, termasuk ketrampilan dalam mengembangkan hal tersebut. c.

Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis

1.

Tema utama dari pengembangan kedokteran tropis diarahkan spesifik, yaitu Dengue. Hal ini menimbulkan konsekuensi bahwa cakupan atau target peserta kegiatan menjadi lebih sempit dan terbatas. Sehingga dilakukan sosialisasi kegiatan yang berulang-ulang dan upaya persuasif kepada para peneliti atau praktisi di bidang Dengue untuk bersedia berpartisipasi.

2.

Pengurusan persetujuan keberangkatan, persiapan administasi dan dokumen terkait kegiatan ke luar negeri misalnya visiting professor melalui CPCU relatif lama. Sehingga dilakukan upaya mandiri atau melalui Kantor Urusan Internasional UGM untuk dapat menyelesaikannya.

3.

Kegiatan bantuan seminar karena sedikit dan syarat yang ketat sehingga kurang diminati, akibatnya tahun ini belum tercapai sepenuhnya.

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) 1.

Target kegiatan beasiswa untuk Ternate dan Sumba sudah tercapai 100% sejak pertengahan tahun. Kendala yang dihadapi saat ini adalah pada tahap perencanaan untuk kegiatan tahun depan karena belum adanya pengumuman resmi dari Kemendikbud tentang SNMPTN yang akan diberlakukan untuk tahun ajaran 2013/2014. Hal ini utamanya adalah terkait dengan sistem /cara dan jalur-jalur penerimaan mahasiswa.

2.

Pada bulan November 2011 telah dilakukan pertemuan di Dikti untuk membahas model Institutional Social Responsibility yang diterapkan di masing-masing FK yang

24


2012

masuk dalam kegiatan HPEQ. Disimpulkan pada saat itu terdapat berbagai model ISR, sehingga CPCU mengirimkan form isian model ISR yang sudah kami kembalikan tetapi belum mendapat feed back dari CPCU. Hal ini membuat sedikit kebingungan akan kelanjutan program ISR- beasiswa ini. 3.

Belum adanya kepastian dari pihak Kemndikbud dan CPCU mengakibatkan keraguan dari kami untuk melakukan komunikasi dengan pemda Kota Ternate dan pemda Kabupaten Sumba untuk memulai kegiatan penjaringan siswa untuk tahun akademik 2013/2014

4.

Telah dilakukan monitoring kemajuan belajar mahasiswa penerima beasiswa dan didapatkan bahwa hanya 1 (satu) dari 8 (delapan) mahasiswa yang mendapatkan nilai kurang memuaskan. Hal yang menjadi kendala adalah mahasiswa belum belajar secara optimal, dibandingkan teman lainnya.

5.

SOP penerimaan mahasiswa untuk tahun akademik 2013/2014 belum bisa disusun karena menunggu rapat dengan Direktorat Administrasi Akademik dan pengumuman resmi Sistem Nasional Penerimaan Mahasiswa Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN)

6.

Belum maksimalnya kegiatan penjaringan sumber dana/penyandang dana dari pihak di luar fakultas, seperti PEMDA, institusi swasta dan pihak-pihak lainnya untuk meneruskan program beasiswa pasca program PHK-PKPD

7.

Untuk ISR aktivitas KKN belum banyak kemajuan di lapangan karena baru satu periode KKN di Kulonprogo, dan untuk KKN di NTT dan Maluku Utara belum dapat diterapkan karena melibatkan berbagai stakeholder dan komponen yang belum maksimal koordinasinya, antara lain mahasiswa peserta KKN harus berasal dari multi-fakultas, adanya proposal yang jelas, jadwal KKN, bentuk partisipasi PEMDA NTT dan Maluku Utara dalam hal pembiayaan, dan lain-lain.

8.

Pengusul proposal hibah penelitian Epidemiologi Status Kesehatan di NTT dan Maluku Utara tidak banyak dikarenakan jauhnya lokasi penelitian dan keterbatasan anggaran penelitian. Dikemudian waktu akan ditinjau kembali besaran dana untuk kegiatan ini.

e.

Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UNRI dan PSPD UNJA

Hambatan dan kendala yang dihadapi dalam kegiatan kemitraan berasal dari faktor internal dan eksternal. Hambatan dari faktor eksternal adalah: 1. Petunjuk atau SOP tentang pelaksanaan proyek yang berubah dan baru dapat disepakati pada pertengahan tahun proyek berjalan sangat menggangu dalam kelancaran implementasi aktivitas. 2. Keterlambatan hasil review ToR dari CPCU yang sangat mengganggu pada awal proses pelaksanaan proyek. Saat ini dirasa sudah lebih baik. 25


3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

2012

Kapasitas SDM untuk implementasi program yang terbatas. Aktivitas yang terlalu banyak memerlukan SDM dan waktu yang banyak, sehingga berbenturan dengan pelaksanaan kegiatan Tri Dharma. Untuk mengatasi hal ini diperlukan komitmen bersama dari banyak pihak termasuk Universitas dan kementrian PAN, karena proses pengadaan SDM sangat terkait dengan kebijakan di level yang lebih tinggi. Proses pencairan dana yang baru dapat dilakukan pada pertengahan tahun sangat menggangu dalam kelancaran implementasi aktivitas. Kesiapan TA dan Institusi mitra dalam teknis dan mekanisme pelaksanaan kegiatan. Kegiatan technical asisstance memerlukan waktu dan tenaga yang banyak sehingga perlu dibatasi jumlah TA yang direncanakan. Kecepatan TA/narasumber In-house training dalam membuat laporan tertulis. Mekanisme Monevin Kemitraan yang belum jelas. Peran tim monevin internal yang kurang optimal sehingga belum dapat menemukenali masalah/hambatan yang terjadi secara dini. Lebih lanjut, monevin internal tidak dapat mengupayakan solusi/intervensi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang dikenali.

Sedangkan hambatan dan kendala dari faktor internal adalah keterbatasan waktu tenaga ahli atau narasumber untuk melakukan kegiatan kemitraan.Sehingga perubahan jadwal kegiatan menyebabkan narasumber yang semula dijadwalkan dan bersedia tidak dapat memenuhi permintaan mitra. Untuk mengatasi hal tersebut dilakukan perubahan tenaga ahli atau narasumber yang kompeten dan dapat memenuhi jadwal tersebut atau menjadwalkan kembali kegiatan tersebut sesuai dengan waktu yang dimiliki narasumber dan institusi mitra.

26


2012

Bab III Hasil Yang Dicapai Pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM dari Januari hingga Desember 2012 merupakan tahap pemantapan menuju pencapaian indikator. Secara umum taskforce PHK-PKPD FK UGM telah berkoordinasi dan mempersiapkan implementasi kegiatan-kegiatan dengan baik. Beberapa kegiatan telah dilaksanakan dan berada pada tahap evaluasi, sedangkan kegiatan hibah dan insentif berada pada tahap pembuatan laporan dan diseminasi/publikasi. Beberapa hasil penelitian akan diseminarkan pada acara The 3rd Joint International Symposium pada bulan Juni 2013. III. 1. Status Indikator Kinerja Desember 2012 Status capaian indikator kinerja dengan analisis terhadap ketercapaian ataupun ketidaktercapaian dari setiap indikator akan kami jabarkan dalam masing-masing aktivitas. a.

Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME

Indikator

Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Baseline

Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang berlaku saat ini

Target akhir tahun 2012 Kebijakan pengembangan dan implementasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa Lokakarya perbaikan sistem asesmen setelah tersusunnya hasil penelitian asesmen

Capaian hingga 31 Desember 2012 Selesainya penelitian asesmen. Terselenggara lokakarya asesmen. Terumuskan rekomendasi sistem asesmen yang baru.

Analisis Ketercapaian/Ketidaktercapaian Proses penelitian asesemen berjalan baik meskipun di awal sempat terkendala adanya penolakan oleh beberapa pihak terkait penelitian validitas dan litian validitas dan reliabilitas soal asesmen. Tim peneliti cukup solid sehingga penelitian ini dapat selesai sesuai waktu yang diharapkan.

27


Indikator

Baseline

Validasi eksternal -belum adaterhadap penilaian hasil belajar mahasiswa

Target akhir tahun 2012 Kesiapan pihak eksternal untuk validasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa

Capaian hingga 31 Desember 2012

2012

Analisis Ketercapaian/Ketidaktercapaian

Sudah dilaksanakan validasi eksternal pada OSCE KBK tahun ke-3.

Kegiatan ini dilaksanakan oleh tim skills lab, dipimpin oleh koordinator asesmen. Kerjasama yang dilakukan bersama Dinkes terkait kebutuhan asesor eksternal berjalan dengan baik.

Telah diselenggarakan rapat-rapat antar komponen untuk penanganan student appeal, terumuskan SOP penanganan student appeal.

Kegiatan ini berjalan cukup panjang karena terkait perbaikan kebijakan, kebutuhan logistik dan persetujuan yang berwenang.

Rapat/pertemuan dengan eksternal stakeholder meninjau sistem asesmen Sistem penanganan Student appeal

Tim Bimbingan Implementasi sistem penanganan Konseling student appeal Pembuatan kotak saran-keluhan atau e-mail, penyusunan mekanisme koordinasi penanganan keluhan antar timkomite

Unit layanan kemahasiswaan sebagai perantara permasalahan mahasiswa. Sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Belum ada

Implementasi sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah Tindak lanjut persiapan SK, rekrutmen staf, dan persiapan sapras

Mulai berjalannya fungsi Layanan Kemahasiswaan dengan sistem penanganan mahasiswa bermasalah.

Unit layanan kemahasiswaan telah berfungsi dengan fokus utama menangani mahasiswa bermasalah, bekerja sama dengan Dosen Pembimbing Akademik. Terdapat wacana untuk menintegrasikan unit ini dengan unit layanan logistik mahasiswa.

28


Indikator

Baseline

Target akhir tahun 2012


2012


Peraturan akademik mengenai keterwakilan mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan

Belum ada representasi mahasiswa secara formal

Implementasi dan monitoring pelaksanaan keterwakilan mahasiswa

Telah dilaksanakan/ implementasi representasi mahasiswa di Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Koordinator Blok berdasar peraturan Kaprodi Dokter.

Keterwakilan mahasiswa dipilih sendiri oleh mahasiswa per angkatan untuk masing-masing tim dan komite. Perlu adanya monitoring lebih jauh bahwa nama-nama mahasiswa terpilih tersebut telah rutin dilibatkan dalam evaluasi program.

Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas (UGM)

Belum ada evaluasi pencapaian mahasiswa

Laporan evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2011

Sejauh ini telah mendapatkan skor SNMPTN sebagai baseline data

Kegiatan ini memiliki kendala dalam pelaksanannya yaitu perijinan mendapatkan skor SNMPTN yang tidak mudah didapatkan.

Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standar pengembangan WFME

Kebijakan rekruitmen SDM yang berlaku saat ini

Telah terselenggara lokakarya SDM dalam bidang Rekrutmen dan Pengembangan SDM, dan Dokdiknis dengan output berupa rekomendasirekomendasi terkait rekrutmen SDM

Kegiatan ini berjalan baik ini berjalan baik dan menghasilkan rekomendasirekomendasi yang harus diadvokasikan kepada pihak yang lebih berwenang dalam mengambil keputusan.

Rapat/pertemuan Fakultas dengan DAA Universitas untuk menyampaikan hasil analisis capaian mahasiswa 2011 dan rekomendasi sistem seleksi Implementasi Lokakarya SDM (rekrutmen staf, keseimbangan beban kerja, pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas

29


Indikator

Baseline

Keseimbangan jumlah, karakteristik,dan beban kerja dosen untuk mencapai tridarma perguruan tinggi

Belum ada sistem yang untuk memantau keseimbangan jumlah, karakteristik ,dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi

Target akhir tahun 2012 Tercapainya keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri dharma perguruan tinggi Lokakarya SDM (rekrutmen staf, keseimbangan beban kerja, pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas

Implementasi program pengembangan kompetensi staf pendidik

Sudah ada Implementasi usulan program pengembangan kompetensi staf pendidik

Sumber pembelajaran yang selalu up to date

Sumber pembelajaran

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luarnegeri

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri yang belum terkoordinasi

yang tersedia saat ini

Sumber pembelajaran baru pada semua bagian MoU program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan institusi pendidikan kedokteran di luar negeri

Capaian hingga 31 Desember 2012 Telah terselenggara lokakarya keseimbangan beban kerja dosen dengan hasil data pemetaan beban kerja dosen selama periode 2012, analisis dan rekomendasinya.

Telah berjalan 2 periode kursus online ESME yang diselenggarakan oleh AMEE dengan materi: Essential Skills in Medical Education dan Leadership Monitoring dan evaluasi penggunaan sumber ajar inovatif.

2012

Analisis Ketercapaian/Ketidaktercapaian Respon dari rekomendasi hasil lokakarya adalah perancangan software penhitungan dan pemerataan kapasitas beban kerja dosen.

Satu kegiatan pengembangan kompetensi dosen belum terlaksana karena kendala waktu dari penanggung jawab pelatihan, rencananya akan dilaksanakan Januari 2013

Sistem monitoring dan evaluasi masih harus dirumuskan supaya standar untuk semua bagian

Telah diajukan Kegiatan ini semula memiliki sasaran pada MoU dengan beberapa universitas di Eropa, namun Universitas Sydney setelah dianalisa lebih jauh ternyata dari dan Melbourne, beberapa universitas tersebut sudah Australia untuk memiliki MOU dengan UGM. Maka pendidikan S-1 disepakati untuk mencari institusi yang hingga S-3. belum memiliki MOU sama sekali dengan UGM yaitu Universitas Sydney dan Universitas Melbourne

-

30


Target akhir tahun 2012


2012


Indikator

Baseline

Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME

Evaluasi program pendidikan yang belum terintegrasi

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuaistandar pengembangan WFME

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang berlaku saat ini

Penguatan TUPOKSI, koordinasi dan kompetensi komponen sistem tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter

Disusun tim ISO Tim ISO Prodi pendidikan dokter Prodi dengan saat ini masih rutin melakukan salah satu pertemuan dengan semua elemen kegiatannya prodi untuk membakukan tupoksi perumusan masing-masing komponen dalam Tupoksi masing- tata kelola dan administrasi program masing komponen pendidikan. dalam tata kelola dan administrasi program pendidikan.

Perbaikan berkelanjutan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter

Evaluasiprog ram pendidikan dokter2009

Perbaikan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter

Lokakarya policy study baru akan dilaksanakan di tanggal 9 Januari 2013 karena keterlambatan selesainya policy study dengan lengkap.

b.

Dalam proses Kebijakan evaluasi program pendidikan pengambilan kebijakan yang terintegrasi

Rekomendasi hasil penelitian yang dilakukan oleh komite kurikulum adalah terintegrasinya evaluasi program pendidikan dokter FK UGM . Rekomendasi ini telah disampaikan dan diterima oleh pihak Dekanat dan Prodi. Saat ini sedang dalam proses pengambilan kebijakan.

Keterlambatan penyelesaian policy study secara lengkap dikarenakan adanya katerbatasn waktu dan SDM beberapa tim policy study.

Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech)

Indikator Kinerja

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar berbasis web

Base line

Target Akhir Tahun 2012

-

1


Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian

1

31


Buku pedoman kerja pengembangan penelitian ketrampilan klinik

-

1

1

Media ajar berbasis web yang dikembangkan GamaMedTech

0

2

4

Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech

16

2

4

Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional

0

4

3

2012

Ditentukan 4(empat) pemenang: 1. Metode Pembelajaran Interaktif Berbasis Web Materi Ilmu Penyakit Dalam Blok 3.3 Abdominal Complaint Topik Dispepsia Dan Sirosis Hati (Dr. Mohammad Robikhul Ikhsan, Mkes., Sp.PD). 2. Pemanfaatan e-learning pada Blok 4.2 sebagai media pembelajaran jarak jauh (Prof. dr. Laksono Trisnantoro, M.Sc., Ph.D.) 3. Media Ajar Interaktif Pencitraan Paru sebagai Pendukung Blok 3.2 (Chest Complaint)(dr. Lina Choridah, Sp.Rad.) 4. Pengembangan Tayangan Video PersiapanPraPraktikum: Dalam Rangka Meningkatkan Hasil Pembelajaran Kegiatan Praktikum pada Blok 3.6. (dr. Andreanyta Meliala, Ph.D., AIFM.) Ditentukan 4(empat) pemenang: 1. Pengembangan Manikin Injeksi Intravena yang dapat Terintegrasi dengan Pasien Simulasi (dr. Bambang Djarwoto, Sp.PD., KGH) 2. Pembuatan dan Pengembangan Manikin High Fidelity Sebagai Media Pembelajaran Ketrampilan Pemeriksaan Mata (dr. Angela Nurini Agni, Sp.M, M.\Kes) 3. Pembuatan Manikin untuk Ketrampilan Bidang Kedokteran Foreksik (dr. Yudha Nurhantari, Sp.F., Ph.D.) 4. Pembuatan Manikin Uterus untuk Pemasangan kondom Kateter dan Penjahitan B Lynch Pada Penanganan Perdarahan Pasca Salin (dr. Risanto Siswosudarmo, Sp.OG.(K).) 1. dr. Mohammad Adrian Hasdianda: development of a low cost basic life support manikin with prompt and feedback device for developing countries dalam Association for Medical Education in Europe Conference 2012, di Lyon Perancis 2.

dr. Rachmadya Nur Hidayah: Developing an affordable vital sign simulator for undergraduate clinical skills training dalam Association for Medical Education in Europe Conference 2012, di Lyon Perancis

3.

Dra. Raden Ajeng Yayi Suryo Prabandari, M.Si.,Ph.D: Some Free House Kampong as Learning Resources for Understanding About Community dalam SEARAME NCHPE 2012 Conference on Health Professions Education. PSG Institute of Medical Scientics & Research, Coimbatore, di Tamil Nadu, India

32


Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran

0

1

2

1.

2.

2012

dr. Widyandana, MHPE.,Ph.D.: Patients’ Appreciation of Pre-Clinical Student Performance in Primary Healthcare Centres in Indonesia dr. Ova Emilia, M.Med.,Sp.OG(K).,Ph.D: Measuring student’s approaches to learning in different clinical rotations

50%

70%

100%

Di semua blok ujian telah dilakukan dengan computer (Computer-Based Test) sehingga semua mahasiswa wajib mengakses e-learning ketika melakukan ujian blok

Persentase pengumpulan assessment mahasiswa melalui web

0

50%

100%

Penugasan di beberapa blok bersifat wajib sehingga semua mahasiswa diharuskan mengirimkan melalui elearning. Di semua blok ujian dilakukan dengan computer (ComputerBased Test)

Persentase umpan balik terhadap hasil assessment mahasiswa

0

40%

100%

Assessment di semua blok sudah menerapkan komputer (Computer-Based Test) termasuk mekanisme umpan baliknya sehingga mahasiswa mengetahui hasil assessmentnya secara langsung

Persentase pengisian evaluasi blok oleh mahasiswa

0

50%

57%

Evaluasi blok disediakan di sistem e-learning-nya tapi sifatnya tidak wajib.

Persentase tindak lanjut terhadap hasil evaluasi blok mahasiswa

0

40%

-

Persentase kepuasan mahasiswa terhadap teknologi berbasis web

0

60%

60%

2%

40%

85%

Persentase kepuasan dosen terhadap produk GamaMedTech berbasis web

0

40%

-

Saat ini penilaian kepuasan dosen terhadap produk GamaMedTech berbasis web dilakukan secara kualitatif melalui workshop GamaMedTech yang mengundang dosen dan pengelola blok. Pada prinsipnya dosen setuju tapi masih perlu ditingkatkan sosialisasinya termasuk meningkatkan kapasitas dosen agar bisa menggunakan sistem e-learning-nya

Jumlah RS jejaring dengan software terintegrasi untuk akademik, profesi & administratif yang menunjang pelaksanaan KBK

0

2

5

Saat ini RS Jejaring yang sudah terintegrasi dengan FK UGM adal 5 yaitu: RSUP Dr. Sardjito, RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, RS Akademik UGM, RSUD Banyumas, RSUD Cilacap.

Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

Jumlah dosen yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

Hasil evaluasi blok disampaikan kepada koordinator blok untuk dilakukan tindak lanjut. Apabila langsung terkait dengan sistem e-learning akan dilakukan tindak lanjut oleh pengelola e-learning. Selama ini belum ada mekanisme pendataan tindak lanjutnya akan tetapi setiap keluhan terutama terkait sistem berbasis web nya akan langsung di respon pengelola web

33


Jumlah Web-based Seminar (Webinar)

c.

0

4

6

2012

1. Adaptasi Bidang Kesehatan terhadap Perubahan Iklim (3 Maret 2012 ). 2. Seminar Penerapan Rekam Medis Elektronik Pada Praktek Dokter (10 Maret 2012). 3. Peningkatan Webinar/Telekonferensi Video conference Diskusi Pengelolaan Program Studi dengan Sydney Medical School, The University of Sydney (Selasa, 11 Desember 2012) 4. Information Technology Services for Medical Education at Taipei Medical University and Gadjah Mada University (Jumat , 9 November 2012) 5. Workshop on GIS and Remote Sensing for Tropical Disease (26 Desember 2012) 6. Kuliah Umum dengan topik : a. Geographical distribution, insecticide resistance and virus susceptibility of dengue vectors Prof. Minakawa (Nagasaki University) b. Application of GIS and Remote sensing in vector borne disease Prof. Ting-Wu Chuang (Taipei Medical University)

Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Base line (-2011)



Jumlah riset Kolaborasi internasional bidang kedokteran tropis

7

3 (7)

3 riset kolaborasi

Jumlah penerbitan jurnal ilmiah tropmed

0

Setahun terbit 3 edisi

3 edisi belum terbit

Jumlah paper international accepted bidang tropmed

8

4 (10)

4 paper

Jumlah Visitingprofessor dari luar

8

Indikator Kinerja

3

( 5 visiting prof 1


Terpilihnya 3 proposal riset dari 9 yang masuk (1 : 3) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Seleksi proposal dilaksanakan tanggal 21 Juni 2012. Pengumuman pemenang tanggal 14 Juli 2012. Tandatangan kontrak dan penyerahan dana 70% pada tanggal 29 Juni 2012. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada tanggal 6 November 2012 serta seminar hasil pada tanggal 20 Desember 2012. Laporan akhir dikumpulkan pada bulan Desember beserta manuskrip jurnal.Penyerahan sisa dana 30% pada tanggal 28 Desember 2012. 3 edisi target tahun ini belum bisa terbit karena kuantitas dan kualitas manuskrip yang masuk masih belum seperti yang diharapkan, dan lamanya proses reviewer. Terpilihnya 4 paper international yang mendapatkan dana (dari 15 paper yang masuk) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Pengumuman pemenang tanggal 5 Desember 2012. Penyerahan dana pada tanggal 28 Desember 2012 1. Luncuran tahun 2011: Clinical Decision Making (2-5 April 2012) dan Introduction to Clinical Research (9-

34


Indikator Kinerja

Base line (-2011)


negeri ke UGM bidang tropmed

Capaian hingga 31 Desember 2012 0 )


a. b. 2. a.

b. c. d.

e.

Jumlah Visitingprofessor dari UGM ke luar negeri bidang tropmed

1

3 (3)

2 staf dosen

2012

11 April 2012) Prof. Joseph Van De Ende dari ITM, Belgia Dr. Johan van Griensven dari ITM, Belgia Tahun 2012 : Steve John McDonald, MA dari Australasian Cochrane Centre School of Public Health and Preventive Medicine, Monash University, Melbourne, Australia 1). Fase 1 : Pendahuluan dan dasar penulisan systematic review tanggal 13 Januari 2012 2). Fase2 :Metode dan software penulisan systematic review tanggal 1 Februari 2012. 3). Fase3 :Penentuan judul artikel, penentuan team, input judul dan literature searching 13 Februari 2012. 4). Fase 4 : Review pertama manuskrip oleh Expert systematic review (Steve McDonald, DipIPH, MLIS dari the Australasian Cochrane Center ) tanggal 25 Juni - 29 Juni 2012 5). Fase5 :Review akhir manuskrip oleh expert systematic review tanggal 16 Desember 2012. Prof. Ting Wu Chuang dari Taipei Medical Univeristy, Taiwan pada tanggal 23-29 Desember 2012. Prof. Noboru Minakawa dari Universitas Nagasaki, Jepang padatanggal 26 – 30 Desember 2012 Prof. Jason K Wilbur, MD Associate Professor of Clinical Family Medicine, Roy J. & Lucille A. Carver College of Medicine, University of Iowa, Iowa City, Iowa

Prof. Graber FACEP dari University of Iowa, Carver College of Medicine

2 staf dosen yang telah berangkat: 1. Dr. Dra. Ning Rintiswati, M.Kes pada tanggal 4 November – 5 Desember 2012 di Universitas Groningen, Belanda 2. Dr. drh. Sitti Rahmah Umniyati, SU pada tanggal 17 November – 2 Desember di Universitas Nagasaki, Jepang. 1 kegiatan visiting professor diluncurkan pada tahun 2013 awal (4 – 8 Februari 2013), yaitu: dr. Mahardika ke Mahidol University, Bangkok,

35


2012

Base line (-2011)


Jumlah presentasi hasil penelitian ke luar negeri bidang tropmed

5

7 (11)

2 bantuan seminar dibiayai

Jumlah modul pembelajaran bidang tropmed per tahun

4

2 (4)

2 modul

Telah terwujud 2 modul pembelajaran dengan judul Leptosphira dan Neglected Infectious Disease .Tandatangan kontrak dan penyerahan 70% dana pada tanggal 28 Juni 2012. Proses review oleh reviewer telah dilakukan pada bulan September 2012. Penyerahan sisa dana 30% padatanggal 14 Desember 2012 dan 27 Desember 2012

Jumlah uji implementasi bidang tropmed per tahun

2

3 (4)

3 kegiatan

Sudah terlaksana pada tanggal 22 Desember 2012 dengan 3 judul : 1. Isolasi dan Identifikasi Bakteri Penyebab Pioderma di Desa Argomulyo Kecamatan Sedayu Kabupaten Bantul dan Pola Kepekaannya Terhadap Berbagai Antibiotika 2. Isolasi dan Identifikasi Bakteri Penyebab Pioderma di Desa Bangunjiwo Kecamatan Kasihan, Kabupaten Bantul dan Pola Kepekaannya terhadap Berbagai Antibiotika 3. Pemeriksaan Kualitas Air Minum secara Bakteriologis di Wilayah Dusun Ngentak, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Yogyakarta Penyerahan dana 70% pada tanggal 14 Desember 2012. Sisa dana 30% pada tanggal 28 Desember 2012.

Jumlah blok elektif bidang tropmed per tahun

1

2 modul blok baru akan diimple mentasi kan pada blok 4.3 (blok elektif) tahun ajaran 2012/2 013

Sudah disosialisasikan

Telah dilakukan sosialisasi modul Leptosphira dan Neglected Infectious Disease pada mahasiswa peserta blok elektif (blok 4.3) tahun ajaran 2012/2013. Tetapi kedua modul ini belum dapat terlaksana pada tahun ini, karena peminatnya kurang dari 20 mahasiswa (ketentuan pelaksanaan modul elektif adalah minimal diikuti 20 peserta).

Jumlah staf pendidikan non

0

-

-

Indikator Kinerja


Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian Thailand Terpilihnya 2 staf yang mendapatkan bantuan dana (dari 5 peserta yang masuk) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Pengumuman pemenang tanggal...... Penyerahan dana pada tanggal 28 Desember 2012.

36


Base line (-2011)



Aplikasi hasil penelitian dalam kebijakan pemerintah/masya rakat/industri tingkat dunia bidang tropmed

1

-

-

Jumlah hasil penelitian yang layak paten bidang tropmed pertahun

1

-

-

Pembentukan Pusat Dengue UGM

-

Terbent uk Pusat Dengue UGM

Inisiasi kegiatan berupa sarasehan dan workshop

Indikator Kinerja

2012


degree per tahun

d.

Kognisi internal sudah dilaksanakan dalam kegiatan sarasehan dengue Februari 2012 dan dilanjutkan pertemuan pada tanggal 31 Agustus 2012. telah terpilih ketua dan sekretaris klaster Dengue. Untuk kegiatan selanjutnya direncanakan diadakan International Joint Symposium pada tahun 2013

Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Target Akhir Tahun 2012


762 kasus (100 %)

70%

Tidak ditemukan kasus demam chikungunya

Persentase anak SD yang terdiagnosis menderita kecacingan selama kegiatan KKN

balita kecacingan tahun2005:12% dari seluruh anak SD

5%

Tidak dilakukan pengamatan

Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi menderita anemia dalam kegiatan KKN

499 kasus (100%)

70%

Tidak ditemukan kasus anemia pada anak sekolah

100% taat

Tidak ditemukan kasus baru dan penderita telah

Indikator Kinerja

Baseline

Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN

Jumlah penderita TB 2 kasus T B Paru paru yang taat baru pengobatan yang

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian Pada tahun 2012 tidak diketemukan lagi kejadian demam chikungunya. Hal ini karena peran serta masyarakat yang tinggi dalam menjaga lingkungannya Kecacingan telah menjadi program Puskesmas. Pemberian obat cacing kepada anak SD pada awal dan pertengahan tahun. Program dari Puskesmas dalam pembinaan anak SD telah dilakukan oleh Puskesmas. Mahasiswa KKN telah melakukan deteksi dini anemia

Penemuan kasus baru TB paru secara pasif tidak diketemukan di

37


Indikator Kinerja

Baseline


dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama periode kegiatan KKN Jumlah pengiriman kegiatan KKN tematik di desa Hargotirto per tahun

Capaian hingga 31 Desember 2012 menyelesaikan pengobatannya

2 kali (kegiatan K3M)

2 kali

1 kali

2012

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian Hargotirto

Pengiriman hanya 1 kali pada tahun 2012 karena jadwal KKN angkatan tahun 2007 jatuh pada bulan November sampai dengan Janurai 2013. Pada pengiriman KKN periode semester gasal 2012 ditekankan pada peningkatan akses warga miskin terhadap pelayanan kesehatan. Upaya yang dilakukan mahasiswa KKN adalah 1. Membantu Pelayanan kesehatan dan P3K di Puskesmas 2. Penyuluhan kesehatan (deteksi dini kanker payudara dan leher rahim, KB, Diare pada anak, hipertensi, kehamilan risiko tinggi, mialgia, penyakit kuku dan mulut. 3. Penyuluhan kesehataan gigi dan mulut di SD Sungapan I 4. Pembinaan kader sehat dengan materi Manajemen Terpadu Balita sakit (MTBS) 5. Pembentukan Dokter Kecil di Sd Sungapan I 6. Pembentukan UKS di SD Sungapan I 7. Pendampingan Ibu hamil (2 Ibu melahirkan dengan selamat) 8. Kunjungan ke rumah pasien 9. Pembinaan TPA di masjid 10. Pengajian 11. Penyuluhan di Sekolah /SD dan SMP (PHBS-cuci tangan, anemia, cacingan, kesehatan reproduksi,

38


Indikator Kinerja

Baseline



2012

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian keselamatan berkendara, dan narkoba, Pengenalan tanaman obat

Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan &Alumni untuk penjaringan beasiswa PBUTM khusus dan PBUB Mandiri

0 (ada tim khusus, SK belum dibuat)

100%

100%

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolah di FK UGM berupa MoU antara FKUGM,UMUGM dan Pemda NTT dan Maluku Utara

MoU PBUTM Regular FK UGM denganUM UGM

Sistem dan SOP siap (100%)

100%

Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupa Tes Potensi Akademik (TPA), tes psikologi, tesKesehatan dan pedoman wawancara mendalam untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa

Dokumentasi untuk UM UGM

1set dokumen tes TPA, psikologi, kesehatan dan pedoman wawancara dan survei siap (akan disiapkan)

0%

Jumlah mahasiswa tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB

10 siswa penerima beasiswa PBUTM/PBUB

5 baru dan 5 lama (10 siswa) penerima beasiswa

3

Terjadinya perubahan sistem penerimaan mahasiswa baru pada tingkat nasional, universitas dan fakultas maka pada tahun 2012 tidak bisa memenuhi target 5 mahasiswa

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa

0

3

0

Mahasiswa penerima masih semester awal

Terjadinya perubahan sistem penerimaan mahasiswa baru pada tingkat nasional maupun universitas maka pada tahun 2012 tidak ada perangkat tes TPA maupun psikologi

beasiswa sehingga

39


Indikator Kinerja

Baseline



PBUTM khusus yang diikutkan pada penelitian dosen

2012

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian belum bisa mengikuti penelitian di lapangan

Terbentuknya sistem(termasuk SOP) penyelenggaraan beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM melalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan di asrama UGM, dan pemberian uang bulanan.

0

Tersedia sistem seleksi/SOP (skema beasiswa, matrikulasi, penempatan mahasiswa)

100%

Terbentuknya sistem pembimbingan dan monitoring

0

Tersedia sistem bimbingan dan monitoring (kontrak FK UGM dengan mahasiswa)

0%

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun

Baseline IPK rata-rata mahasiswa Maluku: 2,5

5

3

Untuk mahasiswa penerima beasiswa pada tahun 2011, dari 5 mahasiswa baru 3 yang memenuhi target IP di atas 3. Sementara yang 2 masih dalam pembimbingan khusus. Untuk mahasiswa angkatan 2012 belum mempunyai IP karena baru mulai pendidikan

0

2

2

Laporan penelitian selesai tepat waktu, publikasi minimal dalam lingkup tingkat fakultas

Laporan kegiatan Research Grant epidemiology di NTT dan Maluku Utara

Belum diadakan workshop lebih lanjut

40


e.

2012


Indikator Kinerja

Pencapaian indikator kinerja institusi mitra

Base line

-

Target Akhir Tahun 2012 80% dari tahun 2

Capaian hingga 31 Desember 2012 64% dari tahun 2


Ketidaktercapaian beberapa indikator dikarenakan adanya beberapa hambatan yang dialami oleh kedua institusi terutama terkait ketersediaan SDM untuk menyelenggarakan kegiatan sehari-hari dan kegiatan proyek secara bersamasama. Indikator yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan terkait program kemitraan banyak yang dialihkan karena alasan yang sama. Keterlambatan pendanaan juga menyebabkan keterlambatan pelaksanaan kegiatan yang semestinya bisa diselenggarakan secara efektif 10 bulan menjadi hanya 5 bulan. Hal ini makin mempersulit manajemen SDM yang sangat terbatas untuk menyelesaikan tugas-tugas terkait.

III.2. Status Kemajuan Fisik Secara fisik kemajuan kegiatan PHK-PKPD FK UGM hingga akhir tahun 2012 berdasarkan analisa mempergunakan ketercapaian tahap kegiatan dan pembobotan kegiatan berdasarkan komponen biaya sebagaimana dijabarkan dalam formulir 3A dan 3B diperkirakan mencapai 75% (tujuh puluh lima persen). Sedangkan capaian kemajuan fisik dari masing-masing aktivitas berdasarkan analisa serupa adalah sebagai berikut: aktivitas 1 adalah sebesar 76%; aktivitas 2 sebesar 72%; aktivitas 3 sebesar 85%; capaian aktivitas 4 sebesar 100%; dan capaian aktivitas 5 dari sisi koordinasi, monitoring dan pendampingan teknis adalah sebesar 64%. Adapun status kemajuan fisik proyek PHK-PKPD FK UGM dilihat dari masingmasing komponen kegiatan hingga akhir tahun 2012 dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini. Secara lebih detail penjabaran dan penghitungan dan kemajuan fisik dapat dilihat dalam lampiran formulir 3. Tabel 1. Capaian Fisik berdasarkan komponen biaya pada Desember 2012 Komponen Equipment (EQ) Non-degree Training Dalam Negeri (DND)

RIP (Rupiah) 1,612,785,000 283,028,100

Capaian

Bobot

79%

0,3

Kontribusi Capaian 23%

43%

0,05

2%

41


Komponen Non-degree Training Luar Negeri (ONDT) Pengembangan Program (ProgDev) Tenaga Ahli Domestik (TA Domestik) Tenaga Ahli Internasional (TA Internasional) Hibah Penelitian (Research Grant) Hibah Penelitian Penunjukan (Research Grant Penunjukan) Komponen Khusus Total

RIP (Rupiah)

2012

Capaian

Bobot

Kontribusi Capaian

834,500,000

85%

0,15

12%

299,763,850

84%

0,05

4%

228,620,000

36%

0,04

1%

168,200,000 485,170,250

100% 100%

0,03 0,09

3% 9%

435,000,000 1,045,281,000 5,392,348,200

100% 71%

0,08 0,19 1

8% 13% 75%

III.3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Sumber dana proyek PHK-PKPD FK UGM adalah berasal dari CPCU HPEQ (World Bank IBRD Loan No. 7737-ID) dan Dana Institusi. Dana Institusi ini merupakan dana pendamping baik yang bersifat komitmen maupun non-komitmen. Sesuai Addendum Kontrak Tahun 2012 antara CPCU HPEQ dengan PIU UGM, jumlah anggaran tahun 2012 semula Rp4.009.065.000,00 menjadi Rp5.168.442.100,00 berasal dari dana proyek (World Bank). Dana Pendamping komitmen (institusi) semula Rp966.283.800,00 menjadi Rp1.190.882.750,00. Sedangkan dana pendamping non-komitmen (institusi) untuk mendukung program sebesar Rp1.313.086.000,00. Penambahan jumlah tersebut disebabkan adanya kegiatan-kegiatan luncuran dari 2011 ke 2012 dan kegiatan baru di 2012 yang berasal dari efesiensi dana 2011. Tahun 2012 PIU UGM berhasil menyerap dana WB sebesar 48,15 % dari total anggaran tahun 2012 atau sebesar Rp2.488.685.205,00 (Dua milyar empat ratus delapan puluh delapan juta enam ratus delapan puluh lima ribu dua ratus lima rupiah). Pencapaian penyerapan keuangan ini dipengaruhi oleh sebagian kegiatan yang diluncurkan di tahun 2013 dan adanya efisiensi dana dari beberapa kegiatan yang sudah selesai terlaksana. Beberapa kegiatan yang diluncurkan berasal dari komponen barang dan jasa, pekerjaan sipil, visiting professor dari dalam ke luar negeri, dan komponen khusus.

42


2012

Sedangkan untuk dana pendamping komitmen yang ditujukan bagi manajemen proyek dan monevin hingga akhir tahun 2012 terserap sebesar Rp747.302.500,00 atau sebesar 62.75% dari anggaran tahun 2012. Dan dana pendamping non-komitmen yang telah dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dan menginisiasi keberlanjutan program di masa kemudian terserap sebesar Rp478.097.000,00 (36.41%) Adapun penyerapan keuangan di tahun 2012 dari komponen kegiatan dibandingkan dengan keseluruhan anggaran tahun 2012 baik dana PHP-PKPD(WB) maupun pendamping dapat dilihat pada tabel 2. Secara lebih detail dapat dilihat pada lampiran Formulir 4. Tabel 2. Prosentase Penyerapan Keuangan per Komponen Kegiatan Desember 2012 dibandingkan anggaran 2012

Komponen Kegiatan

Pengadaan barang dan Jasa Pekerjaan Sipil Pengembangan Staf

Sasaran

1,576,334.000

Prestasi

236,119.700

275,385.000

Penyerapan PHK-PKPD (%)

14.98% 0.00%

1,069,219.150

660,230.730

61.75%

Hibah Pengajaran dan Penelitian

786,555.000

757,109.000

96.26%

Lokakarya dan Pengembangan Sistem

218,517.000

105,328.250

48.20%

Beasiswa

135,000.000

102,230.200

75.73%

1,107,431.950

627,667.325

56.68%

5,168,442.100

2,488,685.205

48.15%

Manajemen Program (DRK Komitmen)

1,190,882.750

747,302.500

62.75%

DRK Non-Komitmen

1,313,086.000

478,097.000

36.41%

2,503,968.750

1,225,399.500

48.94%

Komponen Khusus WB

DRK Pendamping (institusi)

43


2012

Status Ketersediaan Dana Dana PHK-PKPD Pada tanggal 4 Mei 2011 telah diterima di rekening UGM KU PHK-PKPD dari CPCU HPEQ sebesar Rp1.146.503.000,00 (Satu milyar seratus empat puluh enam juta lima ratus tiga ribu rupiah). Dari jumlah tersebut, hingga 31 Desember 2011 besar dana yang telah dipergunakan adalah sebesar Rp 1.133.628.900,00 (Satu milyar seratus tiga puluh tiga ribu enam ratus dua puluh delapan ribu sembilan ratus rupiah) Akhir tahun 2011 saldo di rekening dan kas sebesar Rp12.874.100,00 (Dua belas juta delapan ratus tujuh puluh empat ribu rupiah). Saldo ini menjadi saldo awal tahun anggaran 2012. Pada tanggal 4 Januari 2012 diterima dana termin I di rekening UGM KU PHK-PKPD untuk tahun anggaran 2012 sebesar Rp 1.146.503.200,00. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 2012 diterima dana termin II sebesar Rp 3.226.000.000,00. Sehingga di tahun 2012 total dana yang tersedia sebesar Rp 4.385.377.300,00 (Empat milyar tiga ratus delapan puluh lima juta tiga ratus tujuh puluh tujuh ribu tiga ratus rupiah). Dari total dana yang tersedia tersebut, penyerapan dana di tahun 2012 ini sebesar Rp2.488.685.205,00.

Dana Pendamping Pada 25 Januari 2011 dana pendamping yang diterima dari Fakultas sebesar Rp2.000.000.000,00 (Dua milyar rupiah). Dari dana yang tersedia tersebut, di tahun 2011 telah terpakai sebanyak Rp1.338.119.525,00. Sisa dana tahun 2011 telah dikembalikan lagi ke kas fakultas. Selanjutnya pada 16 Januari 2012 diterima dana pendamping termin pertama untuk tahun anggaran 2012 sebesar Rp1.000.000.000,00. (Satu milyar rupiah) dan termin kedua sebesar Rp382.926.600,00 (Tiga ratus delapan puluh dua juta sembilan ratus dua puluh enam ribu enam ratus rupiah) pada bulan januari 2013. Total pengeluaran dana pendamping tahun anggaran 2012 sebesar Rp1.225.399.500,00 (Satu milyar dua ratus dua puluh lima juta tiga ratus Sembilan puluh sembilan ribu lima ratus rupiah).

44


2012

III.4. Status Pengadaan Barang dan Jasa Pada tahun 2012 Procurement PHK PKPD FK UGM telah menyusun procurement plan yang telah di konsolidate dengan rincian procurement for good konsolidate sebanyak 8 paket dan procurement plan for selection consultant konsolidate sebanyak 8 paket. 1. Perkembangan proses Procurement for goods hingga 31 Desember 2012 adalah sebagai berikut: 31 Desember 2012


Paket Procurement

Procurement of Laboratory Equipments for Tropmed , ncb 1st prior

Target

Capaian

100%

100%

1.

2.

3. 4. 5. Procurement of Information Technology Equipment for Production House, shopping 1st prior.

100%

100%

1.

2.

3. 4. 5. 6. Procurement of Laboratory Equipment for Production House

100%

100%

1. 2.

Percepatan proses pengajuan permohonan NOL Proc. Plan konsolidate bersamaan dg Nol untuk Bidding Document. NOL Procplan dan NOL Bidding document dapat diterima secara bersamaan sehingga bisa dilaksanakan proses selanjutnya. Peran aktif CPCU dalam pendampingan penyusunan BER. Komunikasi intensif antara PHK PKPD UGM dengan CPCU dalam proses penerbitan NOL BER. Adanya keaktivan penyedia terpilih dalam pengurusan Jaminan Pelaksanaan. Percepatan proses pengajuan permohonan NOL Proc. Plan konsolidate bersamaan dg Nol untuk RFQ NOL Procplan dan NOL RFQ dapat diterima secara bersamaan sehingga bisa dilaksanakan proses selanjutnya. NOL BER diterima tanggal 10 Oktober 2012 oleh PHK PKPD UGM. Peran aktiv CPCU dalam pendampingan penyusunan BER Komunikasi intensif antara PHK PKPD UGM dengan CPCU dalam proses penerbitan NOL BER. Adanya keaktivan penyedia terpilih dalam pengurusan Jaminan Pelaksanaan. Poses terlaksana karena proses proc. of information technology for ph sudah terlaksana. Peran aktiv ahli substansi dalam memberikan masukan terkait Evaluasi Teknis terhadap penawaran yang masuk, sehingga BER dapat

45


Procurement of Information Technology Equipment and Audio Visual

100%

100%

Procurement of Renovation and furniture for Production House

100%

Dalam proses persiapan

Procurement of Books for Bioetik and Humaniora

100%

100%

Procurement of Equipment for ULM Office

100%

100%

Procurement of sumber ajar untuk RS. Pendidikan

100%


2012

disusun sesui Jadwal. 3. Penandatanganan kontrak dapat dilaksanakan sesuai jadwal. 1. Poses terlaksana karena proses proc. of information technology for ph sudah terlaksana. 2. Peran aktiv ahli substansi dalam memberikan masukan terkait Evaluasi Teknis terhadap penawaran yang masuk, sehingga BER dapat disusun sesui Jadwal. 3. Penandatanganan kontrak dapat dilaksanakan sesuai jadwal. 1. Menunggu proses penyusunan RAB /OE, gambar perencanaan dan perencanaan teknis yang sedang disusun oleh PIC yang ditargetkan akhir oktober namun selesai karena terhambat karena persiapan penganggaran BLU. 2. Hingga tanggal 31 Desember 2012 kegiatan penyusunana RAB/OE, gambar perencanaan dan perencanaan telah mencapai 95%. 1. Poses terlaksana karena proses proc. of information technology for ph sudah terlaksana. 2. Peran aktiv ahli substansi dalam memberikan masukan terkait Evaluasi Teknis terhadap penawaran yang masuk, sehingga BER dapat disusun sesui Jadwal. 3. Penandatanganan kontrak dapat dilaksanakan sesuai jadwal. 1. Poses terlaksana karena proses proc. of information technology for ph sudah terlaksana. 2. Peran aktiv ahli substansi dalam memberikan masukan terkait Evaluasi Teknis terhadap penawaran yang masuk, sehingga BER dapat disusun sesui Jadwal. 3. Penandatanganan kontrak dapat dilaksanakan sesuai jadwal. Diluncurkan penuh ke tahun 2013, karena masih dalam tahap penyusunan daftar kuantitas barang dan spesifikasi barang yang akan dibeli, dan saat ini masih dalam proses koordinasi dg RS. Jejaring. Hal ini bertujuan agar barangbarang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan rumah sakit jejaring dan dapat dimanfaatkan secara maksimal.

46


2012

2. Perkembangan proses Procurement for selection for consultant hingga 31 Desember 2012 adalah sebagai berikut: 31 Desember 2012 Paket Procurement


Target

Capaian

Seleksi konsultan Programmable System on Chip (PSoC) (Individual/Local Consultant)

100%

100%

Dilaksanakan th. 2011

Seleksi konsultan Penulisan Manuskrip Publikasi Internasional Bidang Kedokteran Tropis (Individual/International Consultant)

100%

100%

1. NOL proc plan diterima lebih awal 2. Persiapan-persiapan pelaksanaan telah direncanakan sejak akhir th. 2011

Seleksi konsultan Standarisasi WFME Bidang Akademik Prodi Pendidikan Dokter (Individual/International Consultant)

100%

100%


Seleksi konsultan Standarisasi WFME Bidang Manajemen Pendidikan Prodi Pendidikan Dokter (Individual/International Consultant)

100%

100%


Seleksi konsultan Software Integratif Gadjah Mada Medical e-Learning (Individual/Local Consultant)

100%

100%


Seleksi konsultan Software Integratif Gadjah Mada Medical e-Learning (Individual/Local Consultant)

100%


Seleksi konsultan bidang pengelolaan keuangan (Individual/Local Consultant)

100%


Seleksi konsultan bidang pengelolaan dan pengembangan IT (Individual/Local Consultant)

100%

Dalam prose persiapan

Terhambat karena pada tahun 2012 beberapa staff Unit IT yang menjadi TIM pendukung program GAMEL melaksankan magang, sehingga bila TA. dilaksanakan tahun 2012 sangat dimungkinkan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Sehingga di putuskan untuk diluncurkan ke tahun 2013. Menunggu proses persetujuan TOR

Menunggu proses persetujuan TOR

3. Hambatan kegiatan pengadaan barang dan jasa: Hambatan dan kendala yang ditemui serta kiat mengatasi masalah dalam pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut: a.

Adanya kendala teknis di CPCU dalam pengiriman Procurement Plan for Goods th. 2012 untuk proses pengajuan NOL WB adalah Procplan th. 2011 yang belum di konsolidasi, sehingga harus mengajukan kembali permohonan NOL Procplan 2012

47


b.

c. d.

e.

2012

konsolidate. Hal tersebut cukup menyita waktu dan proses procurement of goods tidak dapat segera dilaksanakan. Proses penyusunan RAB, Spesifikasi Teknis & gambar perencanaan untuk Procurement of Renovation and furniture for Production House hingga akhir tahun 2012 baru mencapai 95%. Sehingga proses procurement tidak memungkinkan untuk dilaksanakan pada tahun 2012. Procurement sumber ajar untuk RS. Pendidikan masih dalam tahap penyusunan daftar kuantitas barang dan spesifikasi barang yang akan dibeli, dan saat ini masih dalam proses koordinasi dengan RS. Jejaring. Adanya beberapa staff IT yang termasuk dalam tim pendukung TA Software Integratif Gadjah Mada Medical e-Learning yang melaksanakan magang di Taiwan dan Australia, sehingga proses seleksi TA ditunda hingga th. 2013 dengan pertimbangan efektivitas kegiatan dan pencapaian hasil kegiatan. TOR untuk kegiatan Seleksi konsultan bidang pengelolaan keuangan & Seleksi konsultan bidang pengelolaan dan pengembangan IT, masih dalam proses penyusunan secara lebih detail oleh PIC sehingga belum mendapatkan persetujuan dari CPCU.

4. Kiat mengatasi masalah dan rencana pengadaan barang dan jasa tahun 2013: PHK PKPD UGM pada tahun 2013 berencana untuk melaksanakan procurement dengan rincian : a. b. c.

Procurement of Goods : 3 paket dengan 2 paket luncuran dari tahun 2012 senilai Rp. 475.000.000,00 dan 1 paket tahun 2013 senilai Rp. 76.735.000,00 Procurement of Selection Consultant : 3 paket yang keseluruhan merupakan luncuran dari tahun 2012 senilai Rp. 140.000.000,00 Koordinasi lebih intensif dengan PIC aktivitas serta Perencana dalam proses persiapan procurement terutama untuk seleksi TA dan pekerjaan sipil. Sehingga diharapkan pada saat NOL Procurement Plan 2013 di terima oleh PHK PKPD UGM, proses procurement dapat segera di laksanakan.

48


2012

Bab IV Rencana Selanjutnya Kegiatan pada tahun kedua ini (2012) merupakan pemantapan pelaksanaan kegiatan yang telah diagendakan dalam lima aktivitas besar yang selanjutnya akan memperkuat capaian indikator tahun 2012 Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM khususnya dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa. Kegiatan pada semester kedua direncanakan untuk menyelesaikan seluruh kegiatan yang belum dilaksanakan pada semester pertama dan mempersiapkan kegiatan tahun selanjutnya. Secara umum kegiatan yang akan segera diselesaikan adalah penyelesaian pelaksanaan hibah baik pengajaran maupun penelitian, pengadaan alat laboratorium dan teknologi komunikasi, pengadaan jasa (tenaga ahli domestik dan internasional), insentif seminar internasional dan publikasi serta penyempurnaan standar program studi. Organisasi pelaksana dan mekanisme kerja dalam taskforce PHK-PKPD FK UGM akan terus dipertahankan sambil tetap melakukan monitoring dan evaluasi atas kinerja yang ada. Komunikasi dengan dengan unsur diluar elemen FK UGM akan terus ditingkatkan. Diseminasi informasi melalui media informasi Media Efkagama, website http://fk.ugm.ac.id/hpeq, rapat pimpinan dan rapat kerja fakultas serta leaflet atau poster akan terus dilakukan. Terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa telah diperoleh not objection letter (NOL) atas Procurement Plan for consultant dan RFQ for goods dari World Bank sehingga permasalahan yang menghambat pada tahun 2011 sudah dapat terselesaikan dan serapan pengadaan pada tahun 2012 mendekati 100%. Rencana pengadaan selanjutnya pada tahun 2013 adalah sebagai berikut: a. Procurement of Goods : 3 paket dengan 2 paket luncuran dari tahun 2012 senilai Rp. 475.000.000,00 dan 1 paket tahun 2013 senilai Rp. 76.735.000,00 b. Procurement of Selection Consultant : 3 paket yang keseluruhan merupakan luncuran dari tahun 2012 senilai Rp. 140.000.000,00 c. Koordinasi lebih intensif dalam proses persiapan procurement terutama untuk seleksi TA dan pekerjaan sipil. Sehingga diharapkan pada saat NOL Procurement Plan 2013 di terima oleh PHK PKPD UGM, proses procurement dapat segera di laksanakan.

49


2012

Koordinasi dengan CPCU akan terus dilakukan untuk mengejar beberapa urusan administrasi yang hingga akhir tahun 2012 belum selesai. Terkait dengan regulasi bahwa setiap kegiatan dan tahapan yang krusial harus mendapatkan persetujuan maka status dan daftar atas TOR kegiatan kami jabarkan dalam tabel 3. Tabel 3. Status dan daftar TOR kegiatan PHK-PKPD FK UGM (sumber dana PHK-PKPD) tahun 2012. Sub-kegiatan

Pengiriman I ke CPCU

Hasil Review I

Pengiriman Revisi TOR (II/III)

Hasil Review II

Aktifitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh Lembaga Internasional 1.

Magang komite asesmen ke institusi luar negeri

13 Sep 2012

Disetujui 2 Nov 2012

2.

Lokakarya penyusunan Tugas Pokok, Fungsi dan Manual Procedure Unit Layanan Mahasiswa (ULM) dalam rangka Penyelenggaraan Layanan Penanganan Student Appeal dan Deteksi Dini

20 Maret 2012

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012

3.

Pengembangan software (kinerja dosen dalam tridharma, database mahasiswa, tata kelola)

2 Mei 2012


4

Pengembangan kerjasama pendidikan untuk Rotasi Klinik dan Student Elective di Luar Negeri dalam rangka internasionalisasi dan credit transfer

Disetujui 13 Sep 2012


5

Riset/Policy Study evaluasi kurikulum

17 Okt 2012

6

Evaluasi diri/internal terhadap standar WFME

7

Magang pengelolaan administrasi keuangan ke institusi/FK yang sudah menjalankan BLU

Disetujui 2 Nov 2012 2 Nov 2012 (bisa dilaksanakan dng revisi TOR) Disetujui 13 Sep 2012

8

TA Bidang Tata Kelola

13 Sep 2012

Revisi tempat 14 Nov 2012




2 Nov 2012 (bisa dilaksanakan dng revisi TOR)

50


Sub-kegiatan


Hasil Review I

9

Peningkatan Kompetensi Staf dalam Tata Kelola Administrasi Pendidikan Melalui Kursus Manajerial dan Leadership

20 Maret 2012


10

Peningkatan Kompetensi Staf Pendidik dalam Pengembangan dan Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Melalui Kursus dan Pelatihan

20 Maret 2012


11

TOR Lokakarya SDM : Kebijakan Rekrutment dan Pengembangan Staf

2 Mei 2012

12

Lokakarya pembuatan kebijakan tentang evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar WFME

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui 2 Nov 2012

13

Workshop SDM dokter pendidik klinis

2 Mei 2012

Disetujui 6 Ags 2012

14

Lokakarya Pengembangan Asesmen

13 Sep 2012


15

Lokakarya Pembuatan kebijakan tentang tata kelola dan administrasi sesuai standar WFME

14 Juli 2011

16

Lokakarya Penyusunan Rencana Perbaikan Terhadap Defisiensi Program Berdasar Hasil Policy Study

14 Sep 2012


2012

Hasil Review II


Aktivitas 2: Pengembangan Bidang Unggulan (pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GAMAMedTech) 1

Workshop pengembangan gammamedtech

2

Kajian riset pengembangan media ajar berbasis web

3

Magang Pengembangan Media Ajar Audio visual

4

Magang Pengelolaan IT

5

Magang reverse engineering medical devices

4 April 2012


20 Maret 2012




29 Juli 2012



Disetujui 2 Nov 2012 Disetujui 2 Nov 2012

51


Sub-kegiatan

Pengiriman I ke CPCU 20 Maret 2012

Hasil Review I

6

Kajian research intrumentasi dan manekin

7

Pelatihan Peningkatan akses dan sofware integratif di rumah sakit jejaring

8

Web binar: Peningkatan telekonferensi internasional

9

Bantuan seminar internasional

1 Mei 2012

10

Bantuan publikasi internasional

1 Mei 2012

11

Seleksi Konsultan Software Integratif

13 Sep 2011

12

TA PSOC

18 Juni 2011

1

Seminar dan pembentukan expert dengue

2

Insentif: Publikasi Internasional bidang kedokteran tropis 2011

20 Maret 2012

3

Hibah pembuatan modul ajar

20 Maret 2012


4

Hibah: Penelitian kolaborasi internasional bid. Kedokteran tropis 2011

20 Maret 2012



2012

Hasil Review II

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 2 Nov 2012 (bisa dilaksanakan dng revisi TOR) Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 13 September 2011

Disetujui 18 Jun 2011 Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan (pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis (Center of Reaserch Excellence in Tropical Medicine) 2 Nov 2012 (bisa dilaksanakan dng revisi TOR) Disetujui tanggal 6 Agustus 2012

52


Sub-kegiatan


Hasil Review I

5

Visiting professor dari luar negeri ke FK UGM bidang kedokteran tropis 2011

17 Okt 2012


6

Pertukaran dosen (Visiting prof. fk ugm ke luar negeri bidang kedokteran tropis 2011)

17 Okt 2012


7

Insentif: Bantuan seminar ke luar negri bidang kedokteran tropis 2011

20 Maret 2012


8

Implementasi uji lapangan hasil reaserch kedokteran tropis tahun 2011

20 Maret 2012

9

Pembuatan jurnal berkala bidang kedokteran tropis

4 April 2012

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012

10

Non gelar

2 Mei 2012

11

TA Manuskrip

1 Mei 2012

12

Insentif implementasi hasil riset

20 Maret 2012

13

Insentif Publikasi Internasional Bidang Pendidikan

2 Mei 2012

14

In House Training Pelatihan dan Pendampingan Manuskrip Publikasi

3 April 2012

15

In House Training Clinical Research

3 April 2012


16

In House Training Systematica Review

3 April 2012



2012

Hasil Review II

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui tanggal 6 Agustus 2012

Aktivitas 4: Perluasan Akses ( Peningkatan Institutional Social Responsibility/ISR) 1

KKN tematik dan pemberdayaaan masyarakat dalam memecahkan masalah kesehatan

3 April 2012

2

Penjaringan dan pemberian beasiswa

20 Maret

Disetujui tanggal 6 Agustus 2012 Disetujui

53


Sub-kegiatan

3


Hasil Review I

PHK-PKPD bagi mahasiswa pendidikan dokter Fakultas Kedokteran UGM kurang mampu dari pulau sumba, NTT dan Ternate, maluku utara

2012

tanggal 6 Agustus 2012

Research Grant "Epidimiology of Health Status in NTT and North Maluku"

20 Maret 2012



2012

Hasil Review II

Sebagai kelanjutan dari program-program tahun 2012 dan keberlanjutan dari milesteps yang direncanakan, maka pada tahun 2013 akan dilaksanakan kegiatan sebagai berikut: a.

Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh Lembaga Internasional 1. Penilaian Mutu (Quality Assessment) situasi PSPD FK UGM menurut standar WFME oleh lembaga internasional 2. Uji Reliabilitas dan Validitas Metode Penilaian Hasil Belajar dan Pengaruhnya Terhadap Belajar Mahasiswa 3. Survey evaluasi sistem penilaian hasil belajar dan pengaruhnya terhadap belajar mahasiswa 4. Melakukan survey dan laporan hasil, survey untuk menentukan kebijakan sistem seleksi

b.

Aktivitas 2: Pengembangan Bidang Unggulan (Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GAMAMedTech) 1. 2. 3. 4.

Workshop pengembangan Gadjah Mada Medical Technology (GamaMedTech) Penelitian pengembangan media ajar berbasis WEB Penugasan (Block Grant) penelitian pembuatan manekin keterampilan medis Peningkatan akses dan pengembangan software integratif di rumah sakit jejaring Fakultas Kedokteran UGM 5. Peningkatan Webinar/Telekonferensi Internasional 6. Pengembangan kerjasama pemasaran produk 7. Bantuan seminar ke luar negeri

54


2012

8. Bantuan Publikasi Internasional 9. Insentif paten HAKI 10. Renovasi bengkel rumah produksi c.

Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan (pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis (Center of Reaserch Excellence in Tropical Medicine) 1. Insentif publikasi internasional bidang kedokteran tropis 2. Insentif hasil penelitian layak paten bidang kedokteran tropis 3. Hibah pembuatan modul ajar bidang kedokteran tropis 4. Hibah penelitian kolaborasi internasional bidang kedokteran tropis 5. Visiting professor dari FK UGM ke institusi luar negeri bidang kedokteran tropis 6. Insentif bantuan presentasi ke luar negeri bidang kedokteran tropis 7. Insentif implementasi hasil riset bidang kedokteran tropis 8. Pembuatan jurnal berkala bidang kedokteran tropis 9. Visiting professor dari institusi luar negeri ke FK UGM bidang kedokteran tropis 10. Advokasi dalam promosi kesehatan kedokteran tropis 11. Non degree systematic review

d. Aktivitas 4: Perluasan Akses ( Peningkatan Institutional Social Responsibility/ISR) 1. Pemberian beasiswa kepada mahasiswa dari kabupaten Sumba (NTT) dan Kota Ternate (Maluku) Tahun 2013 2. Research Grant Epidemology of Health Status in NTT and North Maluku 3. Pengiriman mahasiswa KKN tematik dalam memecahkan masalah kesehatan demam chikungunya, malaria, anemia dan kecacingan, kebutaan dan ketaatan pengobatan TB paru 4. Lokakarya pencarian sumber beasiswa untuk mahasiswa dari program PHKPKPD 5. Lokakarya persiapan matrikulasi dan pendampingan pendaftaran mahasiswa baru prodi S1 pendidikan dokter jalur undangan bagi mahasiswa dari kabupaten Sumba (NTT) dan Kota Ternate (Maluku) 6. Lokakarya persiapan penerimaan mahasiswa baru jalur undangan prodi S1 Pendidikan Dokter FK UGM TA 2013/2014 e.

Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UNRI dan PSPD UNJA TOR kegiatan tahun 2013 bergantung pada institusi mitra. Rencana kegiatan yang telah dibicarakan berupa technical assistance menyelesaikan beberapa topik yang telah dilakukan pada tahun sebelumnya, topik baru sebagai rangkuman ataupun

55


2012

penguatan institusi mitra, in house training sebagai upaya penguatan kapasitas dan kapabilitas institusi dan magang SDM institusi mitra ke FK UGM Adapun langkah-langkah yang disiapkan oleh penanggung jawab aktivitas untuk mencapai target indikator kinerja yang telah ditetapkan hingga Desember 2012 adalah sebagai berikut: a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME

Indikator Kinerja

Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Target Akhir Tahun 2012 Kebijakan Pengembanga dan implementasi sistem penilaian hasilbelajar mahasiswa Lokakarya perbaikan sistem asesmen setelah tersusunnya hasil penelitian asesmen

Validasi eksternal terhadap penilaian hasil belajar mahasiswa

Kesiapan pihak eksternal untuk validasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa

Capaian hingga 31 Desember2012 Selesainya penelitian asesmen. Terselenggara lokakarya asesmen. Terumuskan rekomendasi sistem asesmen yang baru.

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2013 Kebijakan pengembang an dan implementasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa berdasarkan rekomendasi yang telah diajukan

Sudah dilaksanakan validasi eksternal pada OSCE KBK tahun ke-3.

Terlaksananya validasi eksternal terhadap penilaian OSCE

Telah diselenggarakan rapat-rapat antar komponen untuk penanganan student appeal, terumuskan SOP penanganan student appeal.

Implementasi sistem penanganan student appeal

Rapat/pertemuan dengan eksternal stakeholder meninjau sistem asesmen Sistem penanganan student appeal

Implementasi Sistem penanganan student appeal Pembuatan kotak saran-keluhan atau e-mail, penyusunan

Unit layanan

56


Indikator Kinerja

Target Akhir Tahun 2012 mekanisme koordinasi penanganan keluhan antar tim-komite

Sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Implementasi sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Capaian hingga 31 Desember2012

2012

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2013

kemahasiswaan sebagai perantara permasalahan mahasiswa. Mulai berjalannya fungsi Layanan Kemahasiswaan dengan sistem penanganan mahasiswa bermasalah.

Implementasi sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Tindak lanjut persiapan SK, rekrutmen staf, dan persiapan sapras Peraturan akademik mengenai keterwakilan Mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan


Telah dilaksanakan/implement asi representasi mahasiswa di Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Koordinator Blok berdasar peraturan Kaprodi Dokter.


Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas (UGM)

Laporan\eval asi Pencapaian Mahasiswa angkatan 2011

Sejauh ini telah mendapatkan skor SNMPTN sebagai baseline data

Laporan evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2011

Telah terselenggara lokakarya SDM dalam bidang Rekrutmen dan Pengembangan SDM, dan Dokdiknis dengan output

Advokasi kebijakan berdasarkan rekomendasi yang telah disepakati

Rapat/pertemuan Fakultas dengan DAA Universitas untuk menyampaikan hasil analisis capaian mahasiswa 2011 dan rekomendasi sistem seleksi Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standar pengembangan WFME

Implementasi Lokakarya SDM (rekrutmen staf, keseimbangan beban kerja,

57


Indikator Kinerja




pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas

berupa rekomendasirekomendasi terkait rekrutmen SDM

Tercapainya Keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tridharma perguruan tinggi

Telah terselenggara lokakarya keseimbangan beban kerja dosen dengan hasil data pemetaan beban kerja dosen selama periode 2012, analisis dan rekomendasinya.

2012

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2013 dalam lokakarya

Uji coba software penhitungan dan pemerataan kapasitas beban kerja dosen

Lokakarya SDM (rekrutmen staf, keseimbangan beban kerja, pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas Implementasi program pengembangan kompetensi staf pendidik

Implementasi

Telah berjalan 2 periode kursus online ESME yang diselenggarakan oleh AMEE dengan materi: Essential Skills in Medical Education dan Leadership

Terlaksananya kegiatan pelatihan leadership bagi para kepala bagian

Sumber pembelajaran yang selalu up to date

Sumber pembelajaran baru pada semua bagian

Monitoring dan evaluasi penggunaan sumber ajar inovatif.

Pemanfaatan sumber pembelajaran baru, rencana monitoring dan rencana evaluasi

Telah diajukan MoU dengan Universitas Sydney dan Melbourne, Australia untuk pendidikan S-1 hingga S-3.

Tindak lanjut usulan MOU dengan University of Sydney dan Melbourne University

Dalam proses pengambilan kebijakan

Pelaksanaan evaluasi program pendidikan yang terintegrasi

Penguatan research-based learning

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri

MoU program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan institusi pendidikan kedokteran di

58



Indikator Kinerja


2012


luar negeri

Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME

Kebijakan evaluasi program pendidikan yang terintegrasi

Disusun tim ISO Prodi dengan salah satu kegiatannya perumusan Tupoksi masing-masing komponen dalam tata kelola dan administrasi program pendidikan.


Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuai standar pengembangan WFME


Lokakarya policy study baru akan dilaksanakan di tanggal 9 Januari 2013 karena keterlambatan selesainya policy study dengan lengkap.

Perbaikan terhadap defisiensi-defisiensi program pendidikan dokter

b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) Indikator Kinerja



Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April-2013

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar berbasis web

1

1

Perlu sosialisasi yang lebih intensif terkait dengan pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar berbasis web kepada seluruh citivas akademika FK

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian ketrampilan klinik

1

1

Perlu sosialisasi yang lebih intensif terkait dengan pedoman kerja pengembangan penelitian ketrampilan klinik kepada seluruh citivas akademika FK

Media ajar berbasis web yang dikembangkan GamaMedTech

2

3

Sosialisasi dan penerimaan proposal, pembentukan tim reviewer

59


2012

Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech

2

3

Sosialisasi dan penerimaan proposal, pembentukan tim reviewer Sosialisasi dan penerimaan proposal, pembentukan tim reviewer

Alat peraga/manekin produksi GamaMEdTech yang diusulkan untuk mendapat HAKI/Paten

0

2


Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional

4

5(1)


Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran

1

2(3)


Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

70%

85%.

Mempertahankan jumlah pengakses produk GamaMedTech berbasis web diatas 70%

Persentase pengumpulan assessment mahasiswa melalui web

50%

90%

Mempertahankan persentase pengumpulan assessment mahasiswa diatas 50%

Persentase umpan balik terhadap hasil assessment mahasiswa

40%

60%

Perlunya diskusi pengembangan metode evaluasi umpan balik yang terukur secara kuantitatif

Persentase pengisian evaluasi blok oleh mahasiswa

50%

97%

Meningkatkan sosialisasi pengisian evaluasi blok secara online

Persentase tindak lanjut terhadap hasil evaluasi blok mahasiswa

40%

60%


Persentase kepuasan mahasiswa terhadap teknologi berbasis web

60%

80%

Mempertahakan persentase kepuasan mahasiswa minimal sama dengan target sebelumnya

50%

Meningkatkan sosialisasi penggunakan produk GamaMedTech berbasis web untuk meningkatkan jumlah pengaksesnya

Jumlah dosen yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

40%

60


2012

Persentase kepuasan dosen terhadap produk GamaMedTech berbasis web

40%

60%

Jumlah RS jejaring dengan software terintegrasi untuk akademik, profesi & administrative yang menunjang pelaksanaan KBK

2

-

Sosialisasi pemanfaatan software terintegrasi di 5 RS Jejaring yang sudah tersambung dengan FK UGM

Jumlah Web-based Seminar (Webinar)

4

4

Sosialisasi dan pembentukan panitia


c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Target Akhir Tahun 2012



Jumlah riset kolaborasi internasional bidang kedokteran tropis

3 (7)

4 (10






4 (10)

7 (14)


Jumlah Visitingprofessor dari luar negeri ke UGM bidang tropmed

3 (10)

6 (13)

Sosialisasi dan identifikasi calon visiting professor


3 (3)

3 (6)

Sosialisasi dan identifikasi calon visiting professor

Jumlah presentasi hasil penelitian ke luar negeri bidang tropmed

7 (11)

10 (18)



2 (4)

2 (6)



3 (4)

5 (7)


Indikator Kinerja

Jumlah blok elektif

2 modul

2 modul blok

Menyelesaikan penerbitan 3 edisi di tahun 2012 dan mempersiapkan edisi untuk tahun 2013 (sosialisasi, pengumpulan naskah, proses reviewer)

Persiapan pembuatan modul tropmed

61


Indikator Kinerja bidang tropmed per tahun



blok baru akan diimplem entasikan pada blok 4.3 (blok elektif) tahun ajaran 2012/201 3

baru akan diimplement asikan pada blok 4.3 (blok elektif) tahun ajaran 2013/2014

2012


Jumlah staf pendidikan non degree per tahun

-

-

-

Aplikasi hasil penelitian dalam kebijakan pemerintah/masyarak at/industri tingkat dunia bidang tropmed

-

-

Identifikasi hasil penelitian yang dihadapan stakeholder

Jumlah hasil penelitian yang layak paten bidang tropmed pertahun

-

-

Identifikasi dan menyiapkan syarat-syarat pengurusan paten HAKI

LaunchingPu sat Dengue saat International Joint Symposium

Persiapan International Joint Symposium dengan pembentukan panitia dan sosialisasi


Terbentuk Pusat Dengue UGM

akan

dipresentasikan

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR)

Indikator Kinerja



Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April-2013 Untuk mencapai target akan dilakukan 1. Pengajuan tema KKN Hargotirto ke LPPM UGM berupa pemberdayaaan masyarakat untuk memerangi penyakit infeksi 2. Persiapan masyarakat 3. Kegiatan KKN berupa Program pemberdayaan rutin/mandiri (dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obat-obatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program 2013 dalam bentuk laporan.

Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN

70%

Tidak ditemukan kasus demam chikungunya

Persentase anak SD yangterdiagnosismen deritakecacingan selama kegiatan KKN

5%

Tidak dilakukan pengamatan

Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi

70%

Tidak ditemukan

62


Indikator Kinerja


menderita anemia dalam kegiatan KKN

Capaian hingga 31 Desember 2012 kasus anemia pada anak sekolah (0%)

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April-2013 4.

Jumlah penderita TB paru yang taat pengobatan yang dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama pperiode kegiatan KKN

100% taat

Tidak ditemukan kasus baru dan penderita telah menyelesaikan pengobatannya (0%)

Jumlah pengiriman kegiatan KKN tematik di desa Hargotirtoper tahun

2 kali

1 kali pengiriman

Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan &Alumni untuk penjaringanbeasiswa PBUTMkhusus dan PBUB Mandiri

100%

100%

100%

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolahdi FK UGM berupa MoU antara FKUGM,UMUGMdan PemdaNTTdan Maluku Utara

Sistem dan SOP siap (100%)

100%

100%

Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupa Tes Potensi Akademik (TPA), tes psikologi, tesKesehatan dan pedoman wawancaramendala m untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa

1 set dokumen tes TPA, psikologi, kesehatan dan pedoman wawancara dan survei siap (akan disiapkan)

0%

100%

Jumlah mahasiswa

5 baru dan 5

8

2012

Pengiriman akan dilakukan 2 kali dalam 1 tahun

Dari 8 menjadi 13 (lima tambahan di tahun 2013)

63


Indikator Kinerja


2012



3 karena baru bisa mengikutkan yang periode angkatan 2011

tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB

lama (10 siswa) penerima beasiswa

Jumlahmahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang diikutkan pada penelitian dosen

3

0

Terbentuknya sistem(termasuk SOP) penyelenggaraan beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM melalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan di asrama UGM, dan pemberian uang bulanan.

Tersedia sistem seleksi/SOP (skema beasiswa, matrikulasi, penempatan mahasiswa)

100%

100%

Terbentuknya sistem pembimbingan dan monitoring

Tersedia sistem bimbingan dan monitoring (kontrak FK UGM dengan mahasiswa)

0%

100%

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTMkhusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun

5

3

8

Laporan kegiatan Research Grant epidemiology di NTT dan Maluku Utara

2

2

Sosialisasi proposal research grant 2013

64


e.

2012


Indikator Kinerja

Pencapaian indikator kinerja institusi Mitra

Target Akhir Tahun 2012 80% dari tahun 2


64% dari tahun 2


20% total target indikator tahun 3 (Persiapan pelaksanaan kegiatan kemitraan HPEQ akan dimulai pada awal tahun 2013 dengan diadakan pertemuan triparteit sebagai upaya sinkronisasi dan penajaman TOR kegiatan kemitraan. Pada pertemuan ini juga akan dilakukan kesepakatan awal jadwal pelaksanaan kegiatan kemitraan selama satu tahun. Diharapkan jadwal ini dapat berjalan dengan baik selama tidak ada kendala sebagaimana pelaksanaan kegiatan pada 2 tahun sebelumnya. Target pencapaian pelaksanaan kegiatan kemitraan pada trisemester pertama adalah 30% dari total kegiatan

65


2012

Bab V Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas Pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM hingga akhir tahun kedua (2012) telah berjalan sesuai dengan rencana karena proses pencairan dana dan persetujuan TOR oleh CPCU berjalan lancar. Pada beberapa aktivitas terjadi keterlambatan pelaksanaan karena alasan teknis. Dengan pelaksanaan program dan kegiatan yang telah dicapai, diprediksikan bahwa secara umum capaian indikator kinerja yang telah ditentukan sejak awal hingga akhir program pada tahun 2012 dapat tercapai. Meskipun beberapa indikator kinerja akan dicapai lebih rendah atau lambat dari pada yang telah ditetapkan karena beberapa kegiatan akan diluncurkan ke tahun 2013. Namun perencanaan kegiatan sebagaimana telah disusun dalam Proposal Lengkap dan Rencana Implementasi Program 2012 PHKPKPD FK UGM tetap dilaksanakan sesuai rencana. Sejauh ini desain atas struktur organisasi pelaksana, mekanisme koordinasi dan implementasi proyek, dapat dilaksanakan dengan baik. Namun dengan adanya pergantian Pengurus Fakultas pada akhir tahun 2012 dan untuk mengoptimalkan kerja taskforce kemudian dilakukan penyesuaian struktur organisasi PHK-PKPD FK UGM. Sistem dan koordinasi yang dimiliki saat ini terus dilakukan penyesuaian minor untuk mampu mengatasi berbagai kendala dalam pelaksanaan. Koordinasi dan komunikasi yang sistematis dan intensif dengan pimpinan universitas, fakultas, program studi dan unit serta tim/komite terkait dipercaya akan mampu menjamin keberlanjutan program dan pemberdayaan sumber daya selama pelaksanaan PHK-PKPD. Analisa terhadap kekuatan dan kelemahan atas desain yang dikorelasikan dengan capaian indikator serta penyesuaian dan perubahan terhadap program tahun 2013 berdasarkan pengalaman implementasi pada tahun 2012 akan kami jabarkan berdasarkan aktivitas.

66


2012

a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. Indikator Kinerja Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Validasi eksternal terhadap penilaian hasil belajar mahasiswa

Sistem penanganan student tappeal

Sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Peraturan akademik mengenai keterwakilan Mahasiswap ada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas(UGM)

Kekuatan Sudah ada Komite Asesmen dan konsep regulasi yang direview secara periodik. Desain penelitian asesmen sudah disusun Hubungan kerja dengan pihak luar selama ini baik Sudah ada Tim Monitoring Pembelajaran. Rancangan Unit Layanan Mahasiswa sudah disusun Sudah ada Tim Monitoring Pembelajaran. Rancangan Unit Layanan Mahasiswa sudah disusun. Sudah ada kesepakatan bersama mengenai keterwakilan mahasiswa dalam pengambilan keputusan Sistem seleksi sudah ada dengan validitas yang baik

Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standar pengembangan WFME

Sudah ada sistem rekruitmen SDM dari Fakultas


Sudah ada LKD yang diisi secara mandiri oleh Dosen.

Implementasi program pengembangan kompetensi staf pendidik

Sudah ada programprogram yang sudah dijalankan

Sumber pembelajaran yang selalu

Proposal hibah sumber

Kelemahan Pelaksanaan penelitian asesmen terhambat availabilitas narasumber

Penyesuaian & perubahan terhadap program tahun 2013 Tidak ada perubahan target dan program

Konsep validasi eksternal merupakan konsep baru yang perlu sosialisasi terhadap pihak yang dilibatkan. Belum ada tenaga fulltimer dan peer-group dalam tim Monitoring

Tidak ada perubahan target dan program

Belum ada tenaga fulltimer dan peer-group dalam tim Monitoring


Belum ada rumusan operasional


Universitas belum memasukkan komponen non-akademik yang sangat penting dalam proses pendidikan dokter,dalam sistem seleksi Belum ada pemetaan dan proyeksi kebutuhan SDM. Baru beberapa Bagian yang memiliki pemetaan dan proyeksi kebutuhan SDM. LKD tidak cukup merepresentasikan aktivitas dosen. Konsep keseimbangan aktivitas tri dharma belum jelas. Belum ada mekanisme monitoring dan umpan balik terkait pengembangan karir Belum ada tim reviewer.




Target pencapaian diharapkan pada 2013.

Tidak ada perubahan target dan program Tidak ada perubahan

67


Kekuatan

Indikator Kinerja

Kelemahan

2012

Penyesuaian & perubahan terhadap program tahun 2013 target dan program

up to date

ajar sudah masuk

Penguatan research-based learning

Ada Tim Riset yang bertugas memetakan materi riset Kegiatan-kegiatan pertukaran mahasiswa dan dosen selama ini sudah terlaksana Sudah berjalan untuk tahap sarjana

Pengajuan proposal belum merata dari semua bagian Belum ada evaluasi mengenai pembelajaran riset di Prodi Dokter Belum ada koordinasi yang baik mengenai kegiatan pertukaran mahasiswa dan dosen Belum berjalan baik untuk tahap profesi

Sudah ada konsep dan usulan.

Belum ada rumusan operasional


Instrumen dan penyelenggara policy study sudah disiapkan

Miskomunikasi tentang anggaran penyelenggaraan.


Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuai standar pengembangan WFME Perbaikan berkelanjutan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter

Tidak ada perubahan target dan program Tidak ada perubahan target dan program Tidak ada perubahan target dan program

b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) Indikator Kinerja Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar berbasis web Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar manekin dan instrumentasi Media ajar berbasis web yang dikembangkan GamaMedTech

Kekuatan Draft sudah pernah tersusun sebelumnya.

Sudah ada bahan untuk penyusunannya

Gamel sudah pernah diterapkan sebelumnya.

Kelemahan Belum disosialisasikan secara luas dan dibahas oleh seluruh stakeholder (dosen, TKB, mahasiswa, tenaga kependidikan) Belum disosialisasikan secara luas dan dibahas oleh seluruh stakeholder (dosen, TKB, mahasiswa, tenaga kependidikan) Terbatasnya resources (tim teknis Gamel, dosen yang terlatih sebagai pengguna aktif Gamel serta admin Gamel dari segi content)

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2013 Perlunya peningkatan sosialiasi kepada seluruh stakeholder Perlunya peningkatan sosialiasi kepada seluruh stakeholder

Pemanfaatan Gamel pada beberapa blok di tahun 2012 menunjukkan peningkatan sehingga perlu ditindak lanjuti untuk dikembangkan pada tahun berikutnya agar bisa dimanfaatkan lebih banyak sivitas akademika dan RS Jejaring

68


Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech Alat peraga/manekin produksi GamaMEdTech yang diusulkan untuk mendapat HAKI/Paten Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web Persentase pengumpulan assessment mahasiswa melalui web Persentase umpan balik terhadap hasil assessment

2012

Adanya fasilitas yang memadai dari Unit Production House dan Skills Lab untuk mengembangkan instrumentasi baru

Kesulitan mendapatkan bahan dalam waktu yang singkat (pemesanan kadang butuh waktu yang lama)


Adanya unit dan fasilitas yang mendukung dan memadai untuk pengembangan prototype

Masih menunggu produk hasil penelitian alat peraga/manekin


Akses internasional cukup terbuka banyak kesempatan

Forum yang sesuai dengan penelitian teknologi pendidikan kedokteran tidak mesti ada setiap tahunnya

Penelitian terkait teknologi pendidikan kedokteran cukup diminati

Tidak mudahnya mempublikasi hasil penelitian ke jurnal internasional dengan impact factor yang tinggi

Memperluas cakupan aspek teknologinya tidak hanya terkait dengan IT tetapi juga teknologi pendidikan kedokteran secara umum Tidak ada perubahan target dan program

Sarana dan prasarana yang memadai untuk mengakses produk GamaMedTech berbasis web

Persiapan teknis yang kurang karena kurangnya staf teknis dari unit IT. Feedback yang minimal dari dosen. Persiapan teknis yang kurang karena kurangnya staf teknis dari unit IT. Feedback yang minimal dari dosen. Belum ada pelatihan secara luas serta monitoring pengggunaannya bagi para dosen.

Sarana dan prasarana yang memadai untuk mengakses produk GamaMedTech berbasis web Dosen muda mudah memahami dan sering mengakses Gamel sehingga merespon dengan cepat



Melakukan pelatihan intensif yang terjadwal kepada seluruh stakeholder terkait

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Kekuatan

Kelemahan

Jumlah riset kolaborasi internasional bidang kedokteran tropis

- SDM, fasilitas dan sistem yang ada FK UGM mendukung kegiatan ini. - Banyaknya kerjasama FK UGM dengan institusi dari luar negeri

- Waktu sosialisasi yang pendek. - Kesibukan staf dalam Tri Dharma PT.


- Potensi manuskrip dari staf dan mahasiswa S1, S2, PPDS dan S3 - Tersedianya SDM baik staf pendidikan dan staf kependidikan yang telah profesional dalam

- Kesibukan editor dan reviewer yang padat sehingga waktu untuk pembuatan jurnal berkurang. - Kemampuan menulis dalam

Indikator Kinerja

Penyesuaian&Perubahan terhadap program tahun 2013 Tidak ada perubahan target dan program


69


Indikator Kinerja

Kekuatan mengorganisasikan jurnal.

Kelemahan bahasa Inggris antar staf tidaksama. - Mahasiswa sudah kembali ke institusi masing-masing sehingga perlu waktu untuk menghubungi. - Jumlah pendaftar terbatas karena tema yang spesifiks ehingga tidak banyak yang terlibat. - Kesibukan para staf sehingga belum sempat mengirimkan manuskrip ke jurnal internasional. Waktu sosialisasi yang pendek dan padatnya jadwal professor dari luar negeri, sehingga perlu disosialisasikan dan dipersiapkan jauh-jauh hari sebelumnya. - Kesibukan staf. - Persiapan mepet sehingga waktu untuk matching jadwal tidak optimal.

2012

Penyesuaian&Perubahan terhadap program tahun 2013


Banyaknya jumlah penelitian staf FK UGM


Jumlah Visitingprofessor dari luar negeri ke UGM bidang tropmed

Banyaknya kerjasama FK UGM dengan institusi dari luar negeri


Tersedianya SDM yang mempunyai reputasi internasional

Jumlah presentasi hasil penelitian keluar negeri bidang tropmed

Banyaknya jumlah penelitian staf FK UGM

- Keterbatasan pendaftar saat ini karena tema yang spesifik sehingga tidak banyak yang terlibat, dan hanya peserta oral presentation saja yang didanai - Kegiatan seminar di luar negeri pada akhir 2012 terbatas



Adanya potensi SDM dan fasilitas di FK UGM sehingga memungkinkan pengembangan modul pembelajaran bidang tromped dilaksanakan

Tidak ada perubahan


Adanya hasil riset yang diaplikasikan di masyarakat, sehingga peran Fakultas Kedokteran UGM dalam penanggulangan penyakit infeksi lebih meningkat.

Modul-modul bidang Kedokteran Tropis sudah cukup banyak, sehingga perlu dicari topik atau judul yang lebih spesifik. Kesibukan staf dalam kegiatan yang lain, sehingga dapat terlaksana pada akhir tahun. Kegiatan pengabdian masyarakat cukup banyak, sehingga dapat dilaksanakan akhir tahun. Daerah sasaran terletak di wilayah rural, sehingga dana yang (Rp.5.000.000,-), banyak diserap untuk biaya transportasi. Belum semua masyarakat di daerah sasaran menyadari manfaat



Tidak ada perubahan

70


Indikator Kinerja

Kekuatan

Jumlah blok elektif bidang tropmed per tahun

Adanya potensi SDM dan fasilitas di FK UGM sehingga memungkinkan blok elektif bidang tromped dilaksanakan


Adanya banyak peneliti yang terlibat dalam penelitian Dengue. o Banyak dana penelitian yang didapat dari berbagai sumber. o Banyak penelitian Dengue baik di tingkat nasional dan Internasional.

Kelemahan implementasi hasil riset ini. Modul dapat dilaksanakan apabila dalam blok elektif diikuti oleh minimal 20 mahasiswa. Pada tahun 2012 modul ini dipilih oleh < 20 mahasiswa, sehingga tidak terlaksana. Promosi modul belum optimal, sehingga tidak semua mahasiswa mengetahui adanya modul. Para peneliti Dengue masih tersebar di berbagai Bagian dan belum semua terkoordinasi. Sudah ada Pusat Kedokteran Tropis, sehingga pendirian Pusat Dengue perlu dipertimbangkan lagi. Datadata penelitian terkait Dengue belum terintergrasi

2012

Penyesuaian&Perubahan terhadap program tahun 2013 Tidak ada perubahan

Pembentukan Klaster Penelitian Dengue

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Indikator Kinerja Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN Persentase jumlah anak sekolah dasar yang terdiagnosis menderita kecacingan selama kegiatan KKN Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi menderita anemia dalam kegiatan KKN

Kekuatan

Kelemahan

- KKN merupakan kegiatan akademik di FK UGM, baik melalui LPPM maupun K3M - Wilayah Hargotiro merupakan desa binaan SIKIP yang dalam implementasi kegiatannya bekerjasama dengan LPPM dan FK UGM

- Koordinasi dengan penyelenggara KKN/K3M tidak intensif. - Diseminasi indikator kinerja aktivitas 4 belum tersosialisasikan pada dosen pembimbing lapangan/fakultas dan pejabat wilayah setempat.

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2013 Demam chikungunya sudah tidak menjadi masalah lagi di Hargotirto, pengematan akan diganti terhadap malaria Penderita kecacingan sering tidak terdeteksi pada anak sekolah, maka perlu dilakukan program KKN deteksi dini anak sekolah dalam hal kecacingan dan anemia Mengingat jumlah penderit yang tidak ada, perlu dilakukan penyuluhan pencegahan

71


Jumlah penderita TB paru yang taat menjalani pengobatan yang dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama periode kegiatan KKN Jumlah pengiriman kegiatan KKN tematik di desa hargotirto per tahun Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan & Alumni untuk penjaringan beasiswa PBUTM khusus dan PBUB Mandiri

2012

Mengingat jumlah penderita yang tidak ada, perlu dilakukan penyuluhan pencegahan TB paru

- Semangat dari Tim Khusus yang terbentuk yang luar biasa tinggi sehingga dalam keadaan ketergesaan (mengingat waktu verifikasi dari pihak UGM sangat mepet) dan kesederhanaan (karena keterbatasan dana penunjang) tim bekerja dengan baik sekali - Semangat dari pihak Ternate dan Sumba yang tinggi sehingga memperlancar kegiatan. Bahkan tim khusus diterima secara khusus oleh pimpinan pemerintah daerah

-

-

-

-

-

Pada tahap awal direncanakan semua biaya pendidikan akan ditanggung HPEQ tetapi di tengah perjalanan berubah sehingga tim berkomunikasi dg pihak Ternate dan Sumba Pada saat tim bekerja terjadi perubahan kebijakan nasional tentang system penerimaan mahasiswa baru yang mempengaruhi sistem di universitas. Dan UGM belum memberi konfirmasi jalur penerimaan yang bisa digunakan untuk program ini Pihak luar menaruh harapan untuk seluruh biaya pendidikan ditanggung sehingga Tim harus melakukan dialog dengan pemda. Kurangnya biaya penunjang untuk tim melakukan survey dan verifikasi administrasi dan akademik di Ternate dan SUmba Dari internal belum adanya SOP dan kebijakan yang jelas tentang penerimaan jalur khusus seperti ini.

Pengiriman tergantung pada prioritas LPPM UGM. Pengumuman akan dilakukan sebanyak 2 kali namun jika jumlah peserta terbatas maka akan dikirimkan 1 kali Karena perubahan pejabat di lingkungan FK UGM maka ada kemungkinan terjadi perubahan nama dalam tim khusus

72


2012

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolah di FK UGM berupa MoU antara FK UGM, UM UGM dan Pemda NTT dan Maluku Utara

Tim di FK UGM cukup intens mengadakan komunikasi dan hampir di setiap tahap dilakukan evaluasi

---

Akan dimodidikasi sesuai system penerimaan mahasiswa baru yang akan berlaku di tahun akademik 2013/2014

Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupaTes Potensi Akademik (TPA), tes psikologi, tes Kesehatan dan pedoman wawancara mendalam untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa Jumlah mahasiswa tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB Terbentuk sistem (termasuk SOP) penyelenggaraan beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM malalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan mahasiswa di asrama UGM, pemberian uang bulanan. Terbentuk sistem pembimbingan dan monitoring

- Komunikasi yang cukup baik dengan Kepala Dinas Pendidikan Ternate dan Sumba sehingga saat pelaksanaan bisa berjalan lancar dan tidak ada protes hingga tahap pengumuman nama siswa penerima beasiswa - Tim khusus yang terdiri dari pihak FK UGM dan Direktorat Administrasi Akademik (DAA) cukup solid

---

Akan dimodidikasi sesuai sistem penerimaan mahasiswa baru yang akan berlaku di tahun akademik 2013/2014

- Jaringan FK UGM cukup luas - Tim penjaring bersemangat dan bersedia bekerja keras

Tidak mudah mencari mahasiswa berprestasi dan tidak mampu dengan motivasi/kemauan yang besar di wilayah NTT atau Maluku Utara


- Penyelenggaraan matrikulasi merupakan bagian dari SOP penerimaan mahasiswa skema khusus - Matrikulasi bukan pertama kami diselenggarakan

---


---

---

Akan dilaksanakan workshop bersama bagian akademik

73


Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun Laporan penelitian epidemiologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara

Laporan kegiatan KKN tematik FK UGM di NTT dan Maluku Utara

2012

- Disiapkan dosen pembimbing akademik khusus

- Kemampuan dasar akademik mahasiswa penerima beasiswa relatif lebih rendah dari kebanyakan mahasiswa baru yang diterima

Akan dilaksanakan workshop bersama bagian akademik

- Adanya Tim Riset dari FK UGM yang kuat dan peduli. - Adanya sistem milis di FK UGM. - Adanya kepedulian staff di lingkungan FK UGM dan di luar FK UGM yang bersedia menjadi reviewer - Tanggung jawab penerima hibah yang tinggi

- Keterlambatan Review TOR dari CPCU DIKTI - Proposal yang masuk belum memenuhi kuota. - Mendapat kritik dana kecil dan terbatas. - Penelitian di Sumba NTT terkendala datangnya musim hujan (pencarian nyamuk mengalami kesulitan)

Mengikutkan mahasiswa tahun ke-3, penerima beasiswa dari NTT dan Maluku Utara yang sudah memenuhi syarat mengambil karya tulis akhir (skripsi).

- Stakeholder PEMDA Maluku Utara (Ternate) dan NTT (Sumba) yang telah melakukan presentasi dan komitmen menjalin kerjasama

- Perubahan Peraturan akademik mengenai KKN untuk mahasiswa Kedokteran dari program KKM ke Program KKN Universitas - Belum optimal dalam berkoordinasi antara Tim HPEQ, Fakultas, dan Bagian KKN Universitas serta PEMDA dalam aspek pembiayaan, proposal, dan teknik pelaksanaandan evaluasi mahasiswa

Melakukan koordinasi dan pemantapan kerjasama dalam rangka terbentuknya SOP untuk pelaksanaan KKN tematik di NTT dan Maluku Utara

Sosialisasi proposal lebih awal dan intensif

e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UNRI dan PSPD UNJA Indikator Kinerja Pencapaian indikator kinerja institusi mitra

Kekuatan

Kelemahan

- Komitmen Fakultas untuk mengijinkan stafnya melakukan kegiatan kemitraan - Komitmen narasumber - Pembuatan MOU dan Petunjuk Teknis pelaksanaan kegiatan kemitraan - Adanya cadangan narasumber dengan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan mitra - Komitmen dana dari Fakultas sebagai dana koordinasi dan monev - Mitra dari FK UNRI yang proaktif untuk memfollow-up kegiatan dan kemudahan informasi melalui satu pintu

- Evaluasi TOR Kemitraan terlambat oleh CPCU DIKTI - Ketidakjelasan SOP dari pusat - Dana pendampingan/cadangan dari institusi yang terbatas - Kapasitas SDM untuk implementasi program terbatas - Karena persetujuan TOR terlambat banyak aktivitas yang tertunda pelaksanaannya - Ketersediaan waktu narasumber yang terbatas

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2013 Memastikan ketersediaan SDM baik dari mitra mauun FK UGM sendiri -

Penyesuaian TOR terhadap kondisi lapangan institusi mitra

74


Indikator Kinerja

Kekuatan

Kelemahan

2012

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2013

- Komitmen FK UNRI yang menyediakan dana pendamping - Ketersediaan fasilitas fisik untuk melaksanakan kegiatan - Walaupun jumlah SDM PSPD UNJA terbatas sejauh ini dapat melakukan kegiatan dengan baik

75

Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM 2012 Ringkasan Eksekutif

Recommend Documents