Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM 2011 Ringkasan Eksekutif

Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM

2011

Ringkasan Eksekutif Upaya yang dilakukan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada (FK UGM) untuk mempercepat pencapaian visi dan misi dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa salah satunya adalah melalui pengelolaan dan implementasi Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) FK UGM secara intensif dan beriringan dengan kegiatan rutin program studi. Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM tahun 2011 ini disusun sebagai bagian dari pelaporan atas pelaksanaan aktivitas dalam mencapai tujuan program, mengevaluasi capaian yang dihasilkan, mengevaluasi hambatan internal dan eksternal yang ditemukan, analisis faktor penunjang keberhasilan dan kendala yang dihadapi serta tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikannya pada tahun 2012. Adapun penjabaran mengenai pelaksanaan kegiatan disampaikan dalam 5 bab utama. Bagian pertama dari Laporan Akhir Tahun ini memaparkan mengenai kesesuaian pelaksanaan lima (5) aktivitas dalam PHK-PKPD FK UGM dengan visi, misi dan tujuan program studi dalam kerangka peningkatan kapasitas dan kualitas institusi serta mempercepat pencapaian sasaran rencana strategis program studi. Dijabarkan rancangan global, sasaran pokok yang ingin dicapai, tahapan-tahapan pencapaian atau milestone dan hambatan serta kendala yang dirasakan dalam implementasi program tahun 2011 dari masing-masing aktivitas yaitu aktivitas Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME (Internasionalisasi) , aktivitas Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Penguatan Unggulan), aktivitas Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis (Penguatan Unggulan), aktivitas Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) serta aktivitas Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universits Jambi. Bagian dua memaparkan organisasi dan tata kelola dari implementasi program PHK-PKPD FK UGM. Adapun strukturnya terdiri atas penanggungjawab proyek, pimpinan proyek, direktur eksekutif, sekretaris eksekutif dan pelaksana aktivitas-aktivitas yang diawasi oleh tim monevin. Komponen dalam struktur tersebut bersinergi dalam melakukan koordinasi kegiatan dan aktivitas baik dengan stakeholder internal maupun eksternal, pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa, monitoring dan evaluasi internal termasuk kemitraan dengan Universitas Jambi dan Universitas Riau. Bagian ketiga memaparkan pencapaian masing-masing mengenai aktivitas di tahun 2011 yang dijabarkan dalam status capaian masing-masing indikator kinerja dari aktivitasaktivitas disertai dengan analisis terhadap ketercapaian ataupun ketidaktercapaian dari setiap indikator. Berdasarkan analisa dari ketercapaian kegiatan maka secara fisik kemajuan kegiatan PHK-PKPD FK UGM hingga Desember 2011 diperhitungkan mencapai 76% dari 23% pada Juli 2011, kontribusi terbesar berasal dari komponen khusus yaitu sebesar 66%. Sedangkan penyerapan dana atas sumber dari PHK-PKPD adalah sebesar

1


2011

Rp1.133.628.900,00 atau terserap sebesar 49.44% dari total alokasi anggaran tahun 2011. Untuk dana pendamping komitmen telah terserap sebesar Rp741.685.050,00 atau 76,76% dari total alokasi anggaran tahun 2011. Adapun anggaran dana pendamping nonkomitmen yang dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dan menginisiasi keberlanjutan program di masa kemudian sebesar Rp596.434.475,00 Bagian keempat memaparkan mengenai rencana pencapaian indikator tahun 2012 dan rencana penyelesaian seluruh kegiatan 2011 yang belum diselesaikan hingga Desember 2011. Adapun bagian kelima memaparkan mengenai rencana implementasi kegiatan tahun 2012 berdasarkan evaluasi dan analisa terhadap kekuatan serta kelemahan dari pengelolaan masing-masing kegiatan. Penyesuaian dilakukan terhadap beberapa indikator antara aktivitas tanpa mengganggu indikator utama dan penjadwalan ulang pada beberapa kegiatan.

2


2011

BAB I Pendahuluan I.1. Visi dan Misi Program Studi Visi Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada (PSPD FK UGM) yang ditetapkan dengan mengacu pada Rencana Strategis FK UGM adalah menjadi Program Studi Pedidikan Dokter kelas dunia yang unggul, mandiri, bermartabat dan dengan dijiwai Pancasila mengabdi kepada kepentingan dan kemakmuran bangsa dengan menerapkan prinsip tata kelola yang baik untuk mencapai kesejahteraan. Sedangkan misi PSPD FK UGM adalah (1) meningkatkan kegiatan tridarma pada Program Studi Pendidikan Dokter yang berkelas dunia berlandaskan kearifan lokal, (2) mengembangkan dan memperkuat manajemen Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas yang mandiri dan mempunyai tata kelola yang baik, dan (3) meningkatkan kesejahteraan segenap sivitas akademika yang bercirikan profesionalitas. Adapun tujuan PSPD FK UGM adalah (1) menjadi program studi pendidikan dokter yang berkelas dunia berlandaskan kearifan lokal, (2) menjadi program studi pendidikan dokter yang mandiri dan bertata kelola baik, (3) menjadi program studi pendidikan dokter yang mengedepankan kesejahteraan melalui profesionalitas. Agar visi, misi dan tujuan yang diemban dapat dilaksanakan dan dicapai maka telah disusun rencana strategis untuk jangka 4 tahun (2009 – 2013) yang diselaraskan dengan renstra FK UGM dan UGM sebagai lembaga induk. Dari 11 sasaran yang tercantum dalam Renstra FK UGM 2009-2013, aktivitas-aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan dalam PHK-PKPD FK UGM adalah untuk mempercepat tercapainya sasaran no 1 (terwujudnya pembelajaran berbasis riset); 2 (tercapainya peningkatan reputasi dan akreditasi nasional maupun internasional di bidang pendidikan, riset, dan pengabdian kepada masyarakat); 3 (tercapainya peningkatan jejaring kerjasama nasional dan internasional); 4 (tercapainya peran FK UGM yang selalu meningkat dalam penyelesaian masalah bangsa); 8 (tercapainya good governance dalam sistem manajemen); dan 9 (tercapainya peningkatan berkelanjutan kapasitas kerjasama dan pengembangan usaha). Percepatan pencapaian visi dan misi melalui PHK-PKPD secara khusus dilakukan dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa.

3


2011

I.2. Rancangan Global Program dan Sasaran Pokok Capaian Dengan menilik data diri (institusi) yang dianalisa dan telah dijabarkan dalam portofolio program studi maka aktivitas yang dilaksanakan melalui PKK-PKPD FK UGM mencakup 5 aktivitas. Adapun secara global aktivitas-aktivitas tersebut adalah: Aktivitas 1 berupa Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh Lembaga Internasional, ditujukan untuk menyempurnakan implementasi 9 area standar global World Federation of Medical Education (WFME) menuju kesesuaian Program Studi Pendidikan Dokter dengan standar WFME sehingga mendapatkan pengakuan internasional. Aktivitas 2 berupa Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech), ditujukan untuk meningkatkan kualitas implementasi KBK dengan pemanfaatan perkembangan teknologi berbasis web dan biomedical engineering yang mendorong self directed learning sehingga dapat meningkatkan persentase kelulusan dan rata-rata nilai UKDI. Aktivitas 3 berupa Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis, ditujukan untuk mempercepat perkembangan penelitian dan pendidikan untuk peningkatan kepercayaan dunia internasional terhadap FK UGM (khususnya dalam bidang Kedokteran Tropis) yang ditunjukkan dengan adanya peningkatan jumlah publikasi dalam jurnal internasional, jumlah HaKI, jumlah penghargaan internasional, sertifikasi internasional, peringkat internasional, dan kerjasama penelitian internasional. Aktivitas 4 berupa Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR), ditujukan untuk peningkatan persentase mahasiswa kalangan potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi dan pemberdayaan masyarakat dalam usaha meningkatkan kesejahteraan dan kesehatan masyarakat. Aktivitas 5 berupa Kemitraan dengan FK Unri dan PSPD Unja, ditujukan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter di kedua institusi pendidikan dokter tersebut, sehingga standar kompetensi lulusan dan kapasitasnya menjadi lebih baik serta dapat berdampak terhadap peningkatan kredibilitas FK UGM dalam pengembangan pendidikan kedokteran dan penyelesaian masalah kesehatan nasional, serta penguatan pengakuan di tingkat internasional. Sebagai upaya untuk mewujudkan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan pada akhir tahun 2013, masing-masing aktivitas telah mengembangkan rancangan pelaksanaan aktivitas dalam satuan sub aktivitas yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan dengan target capaian tahunan (milestones):

4


Sub-aktivitas

2011

2012

2011

2013

Aktivitas 1. Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME Pengakuan Mutu PSPD FK UGM oleh WFME

Evaluasi diri dan penetapan kebijakan yang baru

Implementasi, monitoring dan perbaikan standar

Pengakuan mutu program studi pendidikan dokter oleh WFME

Aktivitas 2. Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada Penelitian pengembangan media ajar berbasis web

1. Perumusan konsep 1. Pilot Project 2: 1. Pilot Project 3: pengembangan media ajar Pengembangan media ajar Pengembangan media ajar berbasis web berbasis web untuk blok berbasis web untuk blok tahun kedua tahun ketiga dan keempat 2. Pilot project 1: Pengembangan media ajar 2. Diseminasi hasil penelitian 2. Peningkatan jumlah berbasis web untuk blok pengembangan media ajar diseminasi hasil penelitian tahun pertama berbasis web di tingkat pengembangan media ajar nasional dan atau berbasis web di tingkat internasional nasional dan atau internasional 3. Peningkatan keahlian sumber daya manusia 3. Penggunaan teknologi dalam penelitian mobile dalam pengembangan media ajar pengembangan media ajar berbasis web berbasis web

Penelitian pengembangan manekin

1. Penyediaan teknologi plastinasi untuk pengembangan manekin 2. Penguatan sumber daya manusia untuk pengembangan manekin berbasis plastinasi dan sistem PSoC untuk instrumentasi 3. Pengembangan rancangan manekin dan instrumentasi 4. Pilot project 1: pengembangan manekin dan instrumentasi

1. Penambahan rancangan manekin dan instrumentasi 2. Pilot project 2: pengembangan manekin dan instrumentasi 3. Peningkatan kualitas sistem manajeman rumah produksi dalam pengembangan manekin dan instrumentasi 4. Diseminasi hasil penelitian pengembangan manekin dan instrumentasi di tingkat nasional dan atau internasional

1. Penambahan rancangan manekin dan instrumentasi 2. Pilot project 3: pengembangan manekin dan instrumentasi 3. Peningkatan diseminasi hasil penelitian pengembangan manekin dan instrumentasi di tingkat nasional dan atau internasional 4. Pengusulan HAKI untuk hasil pengembangan manekin dan atau instrumentasi

Peningkatan akses mahasiswa dan dosen:

Pengembangan teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosen-mahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Peningkatan kualitas teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosenmahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Manajemen sistem informasi yang komprehensif untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa berbasis web, interaksi dosenmahasiswa dalam penyelenggaraan blok, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan berbasis web

Peningkatan akses Rumah Sakit Jejaring:

Pengembangan teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosenmahasiswa, dan pengembangan sistem

Peningkatan kualitas teknologi informasi (software dan hardware) untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosen-mahasiswa, dan pengembangan sistem

Manajemen sistem informasi yang komprehensif untuk mendukung pembelajaran mandiri mahasiswa, interaksi dosen-mahasiswa, dan pengembangan sistem jaminan mutu pendidikan

5


Sub-aktivitas

2011 jaminan mutu pendidikan berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik

Peningkatan kerjasama

1.

2.

2012 jaminan mutu pendidikan berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik

Penyelenggaraaan 1. kerjasama dalam pengembangan media ajar berbasis web Penyelenggaraan 2. kerjasama untuk penyediaan teknologi dan pelaksanaan webinar

Peningkatan kerjasama dalam manajemen pengembangan media ajar berbasis web Peningkatan kerjasama dalam manajemen pengembangan manekin dan instrumentasi

2011

2013 berbasis web di rumah jejaring dalam pelaksanaan pendidikan klinik Peningkatan kerjasama dalam penggunaan karya GAMAMedTech dengan pihak di luar FK UGM

Aktivitas 3. Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Pemantapan manajemen riset

Meningkatkan SDM melalui pelatihan tidak bergelar, pelatihan dan pendampingan penulisan proposal dan manuskrip internasional, serta peningkatan jumlah publikasi.

Pelatihan dan pendampingan penulisan manuskrip internasional, serta peningkatan jumlah publikasi.

Pelatihan dan pendampingan penulisan manuskrip internasional, peningkatan jumlah publikasi dan terciptanya produk layak paten.

Pengembangan riset

Pengembangan diagnostik (early and clinical diagnostic) dan pemahaman patogenesis melalui kerjasama penelitian dan kemitraan dengan institusi dari dalam maupun luar negeri. Pelaksanaan tridharma PT dengan penyusunan modul, penelitian dan pengabdian masyarakat.



Pembuatan jurnal ilmiah

Pertemuan internal dan Menjalin kemitraan dan eksternal, menjalin kemitraan penerbitan rutin. dengan berbagai institusi, serta pengurusan perijinan.

Penerbitan rutin dan proses akreditasi.

Advokasi

---

Lobying dan pertemuan dengan para pemimpin pemangku kebijakan serta membangun kemitraan. Mensosialisasikan program pada masyarakat. internasional melalui kerjasama dengan instansi terkait, industri dan media massa luar negeri

Mengidentifikasi dan menyusun data riset.

Aktivitas 4. Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Kegiatan mahasiswa KKN di desa Hargotirto untuk pemecahan masalah Malaria, demam chikungunya,

Persiapan tempat KKN desa Hargotirto Area 1, pembekalan 2 kelompok mahasiswa dan dosen (Angkatan 1.1 dan 1.2) , preconditioning masyarakat



6


2011

Sub-aktivitas

2011

2012

2013

anemia, kecacingan dan ketaatan pengobatan TB paru

Area 1, program pemberdayaan rutin/mandiri(dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obatobatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1 pada akhir tahun 2011 dalam bentuk laporan.

Area 1 dan Area 2, program pemberdayaan rutin/mandiri (dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obat-obatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1 dan Area 2 pada akhir tahun 2012 dalam bentuk laporan

Area 1 Area 2, dan Area 3 program pemberdayaan rutin/mandiri (dokter kecil, juru jentik, PHBS, pemberdayaan tanaman obatobatan, arisan dasawisma dan posyandu), dilanjutkan dengan monitoring dan evaluasi program di Area 1, Area 2 dan Area 3 pada akhir tahun 2013 dalam bentuk laporan.

Penjaringan dan Pemberian Beasiswa PHK-PKPD bagi mahasiswa Pendidikan Dokter FK UGM Kurang Mampu dari Pulau Sumba, NTT dan Ternate, Maluku Utara

Komunikasi dengan stake holder, pembuatan perangkat seleksi dan distribusi perangkat, yang dilanjutkan dengan seleksi dan survey Tim Khusus ke NTT dan Maluku Utara untuk:

Komunikasi dengan stake holder dan sosialisasi mengenai mekanisme penerimaan mahasiswa baru melalui SNMPTN undangan bagi SMA/MTS/SMK baik negri maupun swasta di NTT dan Maluku Utara.

Komunikasi dengan stake Komunikasi dengan stake holder dan sosialisasi mengenai mekanisme penerimaan mahasiswa baru melalui SNMPTN undangan bagi SMA/MTS/SMK baik negri maupun swasta di NTT dan Maluku Utara.

Verifikasi data, in depth interview dan survey langsung ke tempat tinggal calon. Kemudian akan diperoleh hasil seleksi 5(lima) mahasiswa Angkatan 1. Pembuatan sistem monitoring dan mencari sumber-sumber beasiswa lanjutan Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 1 yang diikuti proses belajar, pendampingan, monitoring, persiapan evaluasi tahun 1

Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 2 yang diikuti proses belajar dan pendampingan. Monitoring dan evaluasi penerima beasiswa tahun 2 Angkatan 1 dan tahun 1 Angkatan 2

Monitoring dan evaluasi penerima beasiswa tahun 3 Angkatan 1, tahun 2 Nota kesepakatan antara para Angkatan 2 dan tahun 1 angkatan 3. mahasiswa penerima beasiswa dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun.

Nota kesepakatan antara para mahasiswa penerima beasiswa dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun

Sosialisasi dan call for proposal.

Sosialisasi dan call for proposal.

Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian sehingga diperoleh suatu laporan atas penelitian yang dipilih.

Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian sehingga diperoleh suatu laporan atas penelitian yang dipilih.

Nota kesepakatan antara para mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus dengan Fakultas, apabila lulus akan ditugaskan kembali ke daerah asal minimal 2 tahun. Research Grand Epidemiology of Health Status in Pulau Sumba NTT and Ternate, North Maluku

Pengembangan kerjasama dengan Pemda, Dinkes atau instansi terkait di NTT dan Maluku Utara dilanjutkan komunikasi mengenai kebutuhan penelitian epidemiologi di wilayah tersebut.

Praconditioning FK UGM melalui program Matrikulasi Angkatan 2 yang diikuti proses belajar dan pendampingan.

Sosialisasi dan call for proposal. Penetapan pemenang dan pelaksanaan penelitian.

7


Sub-aktivitas

2011

2012

2011

2013

Aktivitas 5. Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi Kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi

Meletakkan landasan untuk dapat menjadi institusi pendidikan kedokteran

Implementasi, monitoring dan perbaikan program

Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Kedokteran Universitas Jambi memiliki kemampuan untuk menjadi institusi pendidikan kedokteran yang mandiri

I.3. Kesesuaian Implementasi Program Secara umum seluruh aktivitas yang direncanakan hingga bulan Desember 2011 dapat berjalan dengan baik. Keinginan Fakultas Kedokteran UGM khususnya Program Studi Pendidikan Dokter untuk mendapatkan pengakuan internasional telah dimulai. Partisipasi dari dosen dan mahasiswa yang didukung oleh tenaga kependidikan yang handal serta penyempurnaan tata kelola atau managemen institusi merupakan landasan menuju ketercapaian tujuan tersebut. Keterlibatan tim-tim akademik dan juga unit-unit pengelola rutin dalam pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM hingga akhir tahun 2011 ini mempermudah proses pelaksanaan, karena ditangani oleh SDM yang kompeten dan berpengalaman di bidang tersebut. Hal ini juga menunjukkan bahwa upaya peningkatan kapasitas dan kualitas institusi melalui aktivitas-aktivitas dalam program PHK-PKPD FK UGM merupakan program yang integratif dan berkesinambungan serta sejalan dengan program kerja dan rencana operasional FK UGM. Komitmen institusi baik tingkat Universitas maupun Fakultas untuk membantu implementasi dan keberhasilan program PHK-PKPD FK UGM cukup besar antara lain melalui ketersediaan dana pendamping baik komitmen maupun non-komitmen yang cukup dan kemudahan mekanisme penurunan dana serta pelaporannya; ketersediaan fasilitas alat bantu dan ruang kerja, termasuk tenaga administrasi dan keuangan; keterlibatan pengurus fakultas secara langsung dalam struktur organisasi pelaksana dan pelaksanaan satuan-satuan kegiatan aktivitas; serta dukungan pimpinan universitas yang luas terhadap kegiatan-kegiatan PHK-PKPD FK UGM baik yang bersifat pengembangan institusi maupun penguatan mitra (dalam hal ini Fakultas Kedokteran Universitas Riau dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi). Namun pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM hingga Desember 2011 ini tidak berarti tanpa hambatan dan kekurangan. Mundurnya peluncuran dana hibah yang baru diterima institusi pada awal bulan Mei 2011 dan kebijakan HPEQ Komponen 3 bahwa setiap

8


2011

kegiatan yang akan dilaksanakan oleh setiap Universitas selaku Project Implementing Unit haruslah mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Central Project Coordinating Unit Health Professional Education Quality Improvement (CPCU HPEQ) selaku pengelola di tingkat pusat (Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi) dirasakan sebagai faktor eksternal utama yang menghambat implementasi PHK-PKPD FK UGM khususnya pada tahap awal pelaksanaan program. Sedangkan faktor internal utama yang menghambat adalah kesiapan dan kesesuaian dokumen kegiatan dengan standard operational procedure (SOP) yang ditetapkan CPCU yang belum final atau fix; dan sulitnya memperoleh waktu para tenaga ahli luar negri atau professor dari institusi luar negri untuk dapat membagi ilmunya di UGM. Hal-hal tersebut menyebabkan jadwal pelaksanaan beberapa kegiatan mengalami penyesuaian atau berubah dari rancangan jadwal dalam Rencana Implementasi Program PHK-PKPD FK UGM 2011 sehingga proses pengadaan barang dan beberapa kegiatan diluncurkan ke tahun 2012. Dengan komitmen dari taskforce PHK-PKPD FK UGM untuk tetap mengawal target capaian kegiatan tahun 2011 dilakukan upaya percepatan agar kegiatan dapat terlaksana dan tidak mengganggu roadmap PHK-PKPD yang telah ditetapkan. Meskipun beberapa kegiatan tertunda pelaksanaannya, namun hingga Desember 2011 secara umum pelaksanaan program masih berada dalam koridor milestep dan desain kegiatan PHKPKPD FK UGM sebagaimana dirancang dalam Rencana Implementasi Program 2011.

9


2011

Bab II Pengelolaan Program dan Implementasi II.1. Organisasi Pelaksanaan Program Pelaksanaan proyek menyatu dengan struktur yang ada, sehingga pelaksanaan proyek bukan merupakan struktur yang terpisah dari struktur kepengurusan fakultas. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan ownership, sustainability dan integrasi dengan program kerja yang ada. Berikut adalah struktur organisasi pelaksanaan kegiatan Program PHK-PKPD di Fakultas Kedokteran UGM yang ditetapkan melalui SK Rektor No 524/P/SK/HT/2010 tertanggal 2 Agustus 2010.

Gambar 1. Struktur organisasi pelaksana kegiatan

10


2011

Adapun tugas dan kewenangan masing-masing unsur dalam struktur organisasi PHK-PKPD FK UGM adalah: Rektor UGM adalah Penanggung Jawab Program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap pelaksanaan Program PHK-PKPD. Selanjutnya operasional seluruh kegiatan dilaksanakan di bawah koordinasi Dekan Fakultas Kedokteran sebagai Pembuat Komitmen untuk Unit Pelaksana di tingkat fakultas, berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Dekan Fakultas Kedokteran UGM menunjuk Direktur Eksekutif Program. Dekan Fakultas Kedokteran UGM sebagai Pimpinan Proyek bertanggung jawab langsung kepada Penanggung Jawab Program (Rektor) dalam bentuk laporan tertulis penyelenggaraan kegiatan setiap tahun dan rapat koordinasi dengan pihak Rektorat minimal 6 bulan sekali. Pimpinan proyek mengadakan rapat koordinasi dengan Direktur Eksekutif, Sekretaris Eksekutif, dan semua Penanggungjawab minimal 3 bulan sekali. Direktur Eksekutif memimpin perencanaan sumber daya dan implementasi aktivitas serta monitoring pelaksanaan aktivitas. Mengkoordinasi pembuatan laporan keuangan setiap bulan untuk CPCU HPEQ. Memimpin pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. Melakukan monitoring dan evaluasi aspek sumber daya. Melaporkan kemajuan penyerapan sumber daya kepada pimpinan proyek setiap minggu pada Rapat Pimpinan Fakultas. Direktur Eksekutif bertanggungjawab kepada Pimpinan Proyek dan melaporkan perkembangan kemajuan proyek setiap minggu pada Rapat Pimpinan Fakultas. Memberikan informasi perkembangan proyek kepada civitas akademika setiap bulan sekali pada Rapat Kerja Fakultas. Wakil Direktur Eksekutif membantu direktur eksekutif dalam implementasi aktivitas, mengevaluasi pencapaian indikator utama dan indikator tambahan pada kelima aktivitas, berkoordinasi dengan Unit QA FK UGM untuk melaksanakan continuous monitoring and evaluation, serta membuat laporan tertulis tentang kemajuan proyek setiap 6 bulan untuk diserahkan kepada CPCU HPEQ. Sekretaris Eksekutif memimpin implementasi aktivitas sesuai dengan perencanaan, berkoordinasi dengan setiap Penanggung Jawab Aktivitas, Penanggungjawab Administrasi, Keuangan dan Pengadaan dalam implementasi aktivitas. Sekretaris Eksekutif memimpin pembuatan laporan berkala. Sekretaris Eksekutif bertanggungjawab kepada Direktur Eksekutif. Penanggungjawab Aktivitas memimpin pelaksanaan kegiatan dan logistik aktivitas yang terkait dan berkoordinasi dengan Penanggungjawab Admninistrasi, Keuangan dan Pengadaan. Menyerahkan laporan pelaksanaan kegiatan kepada Sekretaris Eksekutif setiap akhir kegiatan dan setiap akhir bulan.

11


2011

Penanggungjawab Administrasi, Keuangan dan Pengadaan bertanggungawab terhadap penyelenggaraan administrasi kegiatan, keuangan, SDM, dan pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD. Manager Pelaksana Proyek yang merupakan Koordinator Administrasi dan Keuangan bertanggungjawab untuk memimpin operasional harian proyek dan berkoordinasi dengan staf administrasi, staf keuangan dan staf pengadaan dalam penyelenggaraan kegiatan dalam setiap aktivitas yang telah ditetapkan. Mekanisme dan prosedur penyelenggaraan aktivitas dan kegiatan dijalankan sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku di fakultas. Tim Monevin adalah staf yang ditunjuk oleh Fakultas untuk melakukan proses monitoring dan evaluasi internal terhadap penyelenggaraan program PHK-PKPD dan bertanggungjawab kepada Pimpinan Proyek yang terdiri dari unsur perwakilan universitas, perwakilan unit Jaminan Mutu Fakultas Kedokteran UGM dan perwakilan dari staf yang pernah mengelola hibah. II. 2. Mekanisme Koordinasi Internal dan Eksternal Salah satu cara untuk melakukan monitoring dan evaluasi kemajuan pelaksanaan proyek adalah dilakukan rapat koordinasi bulanan secara rutin yang dipimpin oleh direktur eksekutif dan dihadiri juga oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM. Apabila ada permasalahan yang tidak dapat dipecahkan dalam rapat koordinasi taskforce serta memerlukan pengambilan keputusan pada tingkat pimpinan akan diteruskan ke Rapat Pimpinan Fakultas yang diselenggarakan seminggu sekali. Sedangkan forum pengambilan keputusan tertinggi untuk masalah kebijakan di tingkat Fakultas adalah Rapat Senat Fakultas yang dilaksanakan pada minggu keempat setiap bulan. Rapat koordinasi internal aktivitas dipimpin oleh masing-masing penanggungjawab aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan berkoordinasi dengan sekretariat PHK-PKPD FK UGM. Setiap minggu pada rapat pimpinan fakultas, setiap penanggungjawab aktivitas melaporkan kemajuan aktivitas. Setiap bulan dalam rapat koordinasi taskforce dipimpin oleh direktur eksekutif, penanggungjawab aktivitas melaporkan dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan serta berkoordinasi persiapan kegiatan bulan berikutnya. Ringkasan eksekutif atas hasil dalam rapat koordinasi taskforce akan dilaporkan kepada Rektor apabila Rektor selaku penanggung jawab proyek tidak dapat hadir dalam pertemuan tersebut. Aktivitas koordinasi, dokumentasi administrasi dan keuangan dipusatkan melalui Sekretariat PHK-PKPD FK UGM yang bertempat di Gedung KPTU FK UGM Lt.3 beralamat Jalan Farmako No.1, Sekip Utara Yogyakarta 55281 dan nomor telepon 0274-631186.

12


2011

II.3. Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi internal dilaksanakan oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor menggunakan manual prosedur dan instrumen yang sudah ada. Manual prosedur dan instrumen baru akan dikembangkan sesuai kebutuhan. Setiap Penanggungjawab Aktivitas bertanggungjawab untuk mengadakan monitoring dan evaluasi aktivitasnya menggunakan manual prosedur yang dikembangkan oleh Tim Monevin PHK-PKPD FK UGM. Laporan aktivitas per tiga bulan diserahkan ke melalui Sekretaris Eksekutif yang selanjutnya akan mengkompilasi dan diserahkan ke Direktur dan Wakil Direktur Eksekutif. Laporan aktivitas (termasuk rekomendasi) akan dibahas pada Rapat Kerja Fakultas setiap bulan, terutama untuk tindak lanjutnya.

Gambar 2. Alur Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Program Setiap Tahun

II. 4. Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan Proses penyusunan anggaran untuk kegiatan PHK-PKPD FK UGM tahun 2011 menggunakan sistem blockgrant (sistem kontrak), yaitu antara CPCU HPEQ dengan PIU Universitas Gadjah Mada dengan nomor kontrak 02/HPEQ/K3/BHMN/2010 tertanggal 00 Oktober 2010. Penyusunan anggaran menggunakan model Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) yang disusun berdasarkan Project Implementation Plan (PIP) tahun 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada.

13


2011

Pencairan dana dilakukan oleh CPCU kepada Rektor melalui rekening yang telah ditetapkan. Selanjutnya Rektor melalui Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada berkoordinasi dengan Direktur Eksekutif melalui Manager Pelaksana Proyek dan Staf Pelaksana Urusan Keuangan PHK-PKPD untuk melakukan proses pemindahbukuan kepada rekening PHK-PKPD FK UGM. Dan selanjutnya setiap bulan dilakukan pelaporan keuangan kepada Rektor melalui Direktorat Keuangan UGM. Untuk mekanisme pencairan dana kegiatan disusun SOP untuk mengatur proses pengeluaran dana dan penyusunan Laporan Keuangan Internal dengan mengacu kepada peraturan yang ada. SOP tersebut digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan keuangan Program PHK-PKPD.

Gambar 3. Pola Manajemen Keuangan PHK-PKPD FK UGM

Adapun rancangan alur proses pengeluaran dana program adalah sebagai berikut: 1. Term of Reference (ToR) kegiatan yang telah mendapat persetujuan pelaksanaan oleh CPCU diajukan kepada Direktur Eksekutif melalui Manager Pelaksana Proyek untuk diverifikasi. 2. ToR dan rencana anggaran kegiatan yang telah disetujui oleh Direktur Eksektif diteruskan kepada Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan untuk diverifikasi. 14


2011

3. Permohonan yang telah memenuhi persyaratan dan diberi tanda verifikasi berupa paraf oleh Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan dikembalikan kepada pemohon dan ditindaklanjuti sesuai disposisi. 4. Permohonan yang tidak/belum memenuhi persyaratan oleh Penanggung Jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan dikembalikan kepada pemohon dan ditindaklanjuti sesuai disposisi. 5. Permohonan yang telah disetujui diberi tanda verifikasi berupa tanda tangan atau disposisi pembebanan dana tersebut oleh Direktur Eksekutif program diteruskan ke Staf Keuangan Program. 6. Staf Keuangan program melakukan pencairan dana untuk selanjutnya diberikan kepada Penanggungjawab Aktivitas, Pelaksana Kegiatan atau Pemenang Hibah. 7. Penanggungjawab Aktivitas, Pelaksana Kegiatan atau Pemenang Hibah membuat laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan mekanisme pelaporan keuangan dan kontrak serta membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.

II. 5. Sistem Pengadaaan Barang dan Jasa FK UGM mengangkat staf fakultas dan staf universitas yang ditugaskan sebagai Procurement Officer/Advicer (pejabat pengadaan) dengan SK Dekan untuk melakukan koordinasi dengan CPCU dalam rangka mendapatkan kejelasan sistem pengadaan barang dan jasa serta melaksanakan procurement sesuai dengan regulasi yang berlaku dalam program PHK-PKPD. Dalam pelaksanaan tugasnya procurement officer bertanggung jawab terhadap Penanggung jawab Administrasi Keuangan dan Pengadaan. Procurement Officer membuat rencana pengadaan barang dan jasa pada setiap tahun anggaran yang akan dikonsolidasi bersama dengan CPCU sebelum disampaikan ke Bank Dunia untuk mendapatkan persetujuan sebelum pelaksanaan pengadaan. Prosedur pengisian rencana pengadaan barang dan jasa mengikuti format pengadaan barang dan jasa pada Project Managemen Manual (PMM). Panitia pengadaan di tingkat fakultas dibentuk berdasarkan SK (Surat Keputusan) Dekan. Procurement Officer diangkat sebagai anggota Panitia Pengadaan. Pengadaan barang dan jasa pada program ini akan mengacu pada Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services Edisi Oktober 2006. Pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia Pengadaan di tingkat fakultas. Agar barang atau jasa yang diadakan tepat sasaran, maka pengguna dan pihak yang menguasai secara teknis barang atau jasa yang akan diadakan akan dilibatkan dalam panitia pengadaan. Barang yang diadakan, terutama yang berupa peralatan dan instrumen, harus disertai jaminan berfungsi dengan baik. Pihak penyedia jasa pengadaan barang akan memberikan pelatihan kepada pengguna. Dalam pengadaan

15


2011

akan dipastikan pula bahwa peralatan yang diadakan tidak mengalami kekurangan asesori maupun bagian penting lainnya untuk beroperasinya peralatan tersebut. Adapun mekanisme dan rancangan kerja dari tim pengadaan barang adalah sebagai berikut: 1.

2. 3.

4.

5.

6.

7.

Procurement plan disusun berdasarkan jumlah paket procurement dan memperhitungkan waktu sesuai dengan Guidline World Bank. Procurement plan yang telah disusun di ajukan ke CPCU untuk proses pengajuan persetujuan (NOL) dari World Bank. Panitia Pengadaan Barang/Jasa menyusun HPS dan meminta persetujuan PPK untuk dasar pelaksanaan procurement Barang/Jasa RFQ atau Bidding Document disusun sesuai dengan Standard Bidding dalam Guidline Procurement World Bank dan setelah NOL WB untuk procurement telah diterima oleh PHK PKPD FK UGM. Draft RFQ atau Bidding Document yang telah disusun diajukan CPCU untuk mendapatkan persetujuan (NOL) WB untuk paket procurement dengan metode review 1st prior. Untuk paket procurement dengan metode review post mendapatkan persetujuan dari CPCU atau PPK. Setelah RFQ atau Bidding Document disetujui oleh WB atau PPK, Panitia dapat mengumumkan paket procurement melalui media massa atau mengundang penyedia barang/jasa yang memiliki bidang yang sesuai dengan paket pekerjaan. Dan berdasarkan iklan atau undangan yang telah diterbitkan Panitia menerima pendaftaran dan Dokumen Penawaran dari penyedia barang/jasa. Dokumen pengadaan yang telah masuk di buka dihadapan penyedia barang/jasa dalam Rapat Pembukaan Dokumen Penawaran dan acara tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran dan Hasil Pembukaan Penawaran yang kemudian ditanda tangani oleh Panitia Pengadaaan dan wakil dari Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk untuk mewakili. Evaluasi Dokumen Penawaran dilakukan terhadap seluruh penawaran yang telah masuk. Evaluasi yang dilakukan meliputi evaluasi administrasi, evaluasi teknis dan evaluasi kualifikasi dengan menggunakan skor/atau pembobotan tidak hanya berdasarkan harga penawaran terendah. Evaluasi dokumen penawarand dituangkan dalam Berita Acara Hasil Pelelangan/Pengadaan yang dilampiri dengan Hasil Evaluasi Penawaran. Panitia Pengadaan akan melakukan Klarifikasi terhadap penyedia barang/jasa yang lolos evaluasi namun ada hal yang dragukan oleh panitia. Panita juga akan melakukan Pembuktian Kualifikasi terhadap penyedia jasa yang lolos evaluasi hinggas sampai instansi terkait bilamana diperlukan. Panitia Pengadaan Barang/Jasa melaporkan Hasil Evaluasi Penawaran kepada CPCU untuk proses persetujuan (NOL) World Bank untuk paket procurement dengan

16


8.

9. 10.

11.

12.

13.

14.

2011

metode review 1st prior atau persetujuan dari PPK untuk paket pengadaan dengan metode review post dan memberikan tembusan ke CPCU. Panitia Pengadaan Barang/Jasa menerima persetujuan/NOL WB untuk paket procurement dengan metode review 1st prior atau persetujuan dari PPK untuk paket procurement dengan metode review post yang dituangkan dalam Penetapan Pemenang Lelang/Pengadaan. Panitia akan mengumumkan pemenang paket procurement melalui media massa/papan pengumuman FK UGM. Panitia akan meminta penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang untuk menyerahkan jaminan pelaksanaan yang dikeluarkan oleh bank umum atau asuransi/surety bond sebesar 5 % dari nilai penawaran untuk penawaran dengna hasil evaluasi diatas 80% dan 5% dari nilai HPS untuk penawaran dengan hasil evaluasi di bawah 80%. Panitia akan membantu menyusun draft Kontrak dan kemudian akan mengajukannya ke CPCU untuk proses persetujuan/NOL World Bank untuk paket procurement dengan metode review 1st prior atau persetujuan dari PPK untuk paket procurement dengan metode review post. Panitia pengadaan barang/jasa akan melakukan revisi (bila mana disyaratkan) atas draft kontrak yang telah di setujui dan memfasilitasi penandatanganan kontrak antara WB/PPK dengan Penyedia Barang/Jasa. Panitia Pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap kuantitas, spesifikasi teknis, dokumen pendukung barang/jasa yang telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa serta layanan tambahan yang disyaratkan. Dan dituangkan dalam berita acara pemeriksaan barang/jasa Panitia Pemeriksa akan membantu menyusun draft Berita Acara Serah Terima dan akan mengajukannya ke CPCU untuk proses persetujuan/NOL World Bank untuk paket procurement dengan metode review 1st prior atau persetujuan dari PPK untuk paket procurement dengan metode review post. Dan panitia pemeriksa memfasilitasi penandatanganan Berita Acara Serah Terima antara WB/PPK dengan Penyedia Barang/Jasa.

II. 6. Mekanisme dan Rencana Pengelolaan Kerjasama dengan Institusi Mitra FK UGM menugaskan penanggungjawab untuk aktivitas kemitraan dengan Institusi mitra yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Riau (FK UR) dan Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PSPD UNJA), dengan tugas pokok: 1. Memastikan bahwa tugas-tugas FK UGM terhadap institusi mitra terlaksana dengan baik melalui kegiatan persiapan, monitoring dan evaluasi.

17


2.

3. 4. 5. 6. 7.

1. 2. 3. 4.

5.

2011

Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan institusi mitra. Komunikasi dan koordinasi dilakukan dua arah melalui penanggungjawab program kemitraan FK UGM dengan masing-masing ketua pelaksana program di FK UR dan PSPD Unja Melakukan review ulang di setiap awal tahun anggaran terkait dengan rencana implementasi kegiatan kemitraan dan anggaran bersama institusi mitra Membantu institusi mitra dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi program Menilai kinerja institusi mitra dalam pelaksanaan PHK-PKPD Mengingatkan institusi mitra bila terjadi ketidaksesuaian antara rencana, prosedur dan panduan Melaporkan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD FK UGM bila ditemukan penyimpangan Adapun untuk koordinasi, monitoring dan evaluasi dilakukan melalui: E-mail dan mailing list. Laporan kegiatan. Laporan kemajuan program setiap 3 bulan. Laporan meliputi aspek program dan pencapaian indikator, administrasi dan keuangan, termasuk managemen pengelolaan project. Laporan akan direview dan diberikan feedback terkait pelaksanaan project. Laporan semester yang dilanjutkan dengan lokakarya dalam rangka koordinasi antara Reviewer/DPT, FK UGM dengan institusi mitra (FK UNRI dan FK UNJA).

Apabila ada permasalahan yang perlu diselesaikan segera, dilakukan pertemuan/koordinasi diluar jadwal yang ditetapkan. Biaya yang ditimbulkan atas kegiatan monitoring dan evaluasi kegiatan kemitraan bersumber dari komponen khusus kemitraan yang ada di institusi mitra. Langkah-langkah tersebut dilakukan sebagai upaya untuk membantu pencapaian target indikator kerja mitra. II. 7. Implementasi Struktur organisasi dan mekanisme pengelolaan proyek sebagaimana telah dijabarkan diatas menjadi motor penggerak dan SOP dalam pengelolaan PHK-PKPD di FK UGM. Dari roadmap PHK-PKPD 2011-2013 maka tahun 2011 merupakan landasan bagi pelaksanaan di tahun-tahun berikutnya. Keberhasilan di tahun 2011 akan mengakselerasi pelaksanaan tahun berikutnya. Di tahun pertama ini, taskforce PHK-PKPD FK UGM berusaha mempelajari sistem adminitrasi dan keuangan yang dipergunakan oleh CPCU mengingat DIKTI memegang peranan penting sebagai wasit yang memutuskan suatu kegatan/program dapat dilaksanakan atau tidak. Untuk itu koordinasi dan komunikasi

18


2011

menjadi kunci keberhasilan dalam pelaksanaan kegiatan di tahun 2011 ini. Koordinasi diupayakan terjadi 2 arah baik koordinasi internal antara task force dan civitas akademica program studi pendidikan dokter maupun koordinasi eksternal dengan stakeholder termasuk CPCU HPEQ komponen 3. Koordinasi internal dilakukan dengan seluruh jajaran di FK UGM, baik tingkat tim/komite, unit kerja, bagian, bahkan pusat studi atau kolegium agar (1) proses pengintegrasian kegiatan dengan program rutin dapat berjalan lancar, (2) koordinasi dan diseminasi kegiatan secara terus-menerus. Koordinasi dengan mitra tidak hanya sebatas antara PIC kemitraan dengan PIU mitra, namun melibatkan seluruh staf yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan kemitraan. Sedangkan koordinasi ekternal dengan CPCU HPEQ komponen 3 dilakukan secara intensif baik melalui pertemuan yang dikoordinir oleh CPCU maupun informal melalui media komunikasi yang ada baik email, sms maupun telepon. Hal ini harus dilakukan mengingat pelaksanaan suatu pekerjaan sangat bergantung pada persetujuan CPCU dan standar operasional prosedur yang ditetapkan oleh CPCU. Pengembangan kapasitas program agar konsolidasi berjalan lancar secara umum dilakukan dengan: 1. Melakukan pertemuan koordinasi seluruh pelaksana (taskforce) secara rutin minimal setiap bulan sekali yang dilaksanakan setiap hari rabu minggu pertama atau kedua pukul 13.00-16.00 2. Memfasilitasi pertemuan koordinasi masing-masing penanggung jawab aktivitas yang dilakukan setiap minggu sekali sesuai dengan kesepakatan 3. Berkooordinasi dan berkomunikasi secara aktif dengan pimpinan universitas, fakultas, bagian, unit atau pusat studi dan tim atau komite terkait di PSPD FK UGM maupun CPCU HPEQ DIKTI baik secara formal maupun informal 4. Berkonsultasi kepada tim monevin sebagai upaya evaluasi yang berkesinambungan Setiap aktivitas juga berupaya mengembangkan kapasitasnya sesuai dengan karakter, kebutuhan dan tujuan aktivitas tanpa meninggalkan visi dan misi program dan institusi. Adapun bentuk konsolidasi yang dilakukan adalah berupa: a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. Konsolidasi yang dilakukan dalam aktivitas 1 terkait latar belakang standar WFME yang dipergunakan sebagai acuan dan pedoman pencapaian pengakuan internasional terhadap program studi pendidikan dokter FK UGM. Konsolidasi awalnya dilakukan dengan sosialisasi standar WFME ke seluruh komponen yang terlibat, mulai dari stakeholder internal hingga eksternal. Standar WFME mensyaratkan koordinasi yang cukup baik antara berbagai komponen baik internal maupun eksternal kampus dalam berbagai aspeknya. Konsolidasi dilakukan mulai dari stakeholder internal yang meliputi jajaran

19


2011

pengurus Fakultas, dosen dan tenaga kependidikan, baik individu dosen maupun komponen pelaksana pendidikan yang terbentuk dalam berbagai komite dan tim (Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Perilaku Profesional, Tim Pengembangan Family Medicine, Tim Clinical Rotation, dll), mahasiswa melalui organisasi mahasiswa yang ada di kampus; serta stakeholder eksternal yang dinilai penting peranannya dalam pencapaian target pengakuan internasional tersebut, mulai dari Universitas (Rektorat, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat), pemerintah (Dinas Kesehatan), organisasi profesi (dalam hal ini Ikatan Dokter Indonesia), ikatan alumni (Kagama), lembaga swadaya masyarakat (PKBI, dll). Pihak-pihak stakeholder internal dan eksternal tersebut dilibatkan dalam proses evaluasi diri (dalam pengisian borang dan rapat-rapat penyusunan evaluasi diri) serta dalam berbagai kegiatan lokakarya dalam rangka pencapaian target spesifik dalam standar WFME yang memerlukan keterlibatan berbagai stakeholder terkait. Dalam kegiatan visitasi awal dari Liaison Committee on Medical Education (LCME) awal Desember 2011 yang lalu juga dilakukan konsolidasi berbagai pihak dalam rangka mempersiapkan data dan sebagai narasumber dalam kegiatan pertemuan dengan visitor LCME tersebut. b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) 1. Mengingat bahwa aktivitas ini mengembangkan biomedical engineering dan communication and information technology maka upaya konsolidasi dilakukan secara intens dengan unit Production House FK UGM dan unit bengkel manekin selaku pengembang biomedical medical engineering serta unit IT FK UGM selaku pengembang teknologi informasi di PSPD FK UGM. Termasuk penguatan sumber daya manusia yang menguasai bidang tersebut di tingkat fakultas, seperti perekrutan animator dan pengelola IT. Koonsolidasi dengan Fakultas dilakukan agar rancangan pengembangan unggulan teknologi pendidikan menjadi agenda unggulan dan program bersama. 2. Konsolidasi juga dikembangkan dengan Komite Kurikulum, Komite Asesmen, Tim Koordinasi Blok, Bagian Pendidikan Kedokteran dan Unit Ketrampilan Medik selaku stakeholder internal dari program pengembangan unggulan teknologi pendidikan kedokteran ini. Kegiatan-kegiatan yang diprogramkan oleh aktivitas 2 mengharuskan adanya kontribusi dan pertisipasi aktif dari civitas akademika. Termasuk diperlukannya regulasi atau kebijakan pendukung terhadap pemanfaatan teknologi dalam pendidikan. 3. Konsolidasi juga dilakukan dengan stakeholder eksternal utamanya adalah dengan lembaga pengembang teknologi informasi pendidikan dan lembaga pengembang biomedical engineering.

20


2011

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Konsolidasi yang dilakukan aktivitas 3 meliputi konsolidasi internal PIC aktivitas 3 yang dilakukan secara rutin setiap 1 atau 2 minggu sekali sesuai beban kegiatan yang ada. Pada pertemuan tersebut juga mengundang stakeholder dan kepanitiaan yang terkait dengan setiap kegiatan yang sedang dibahas berikut konsolidasi dengan pihak administrasi dan keuangan HPEQ FK UGM. Konsolidasi eksternal dibagi dalam 2, yaitu konsolidasi dengan pihak yang terkait dengan spesifik kegiatan (sesuai ToR) yang masih dalam lingkup UGM, dan konsolidasi dengan pihak yang terkait dengan spesifik kegiatan di luar UGM. Konsolidasi eksternal dengan pihak yang dalam lingkup FK contohnya pada kegiatan Pembuatan jurnal ilmiah bidang Tropmed, kami mengundang stakeholder misal perwakilan Bagian Ilmu Penyakit Dalam, Bagian Ilmu Kesehatan Anak, Bagian Kulit Kelamin, Bagian Parasitologi, Bagian Mikrobiologi, Bagian Patologi Klinik yang terkait dengan bidang Tropmed, dan pihak administrasi fakultas yang telah profesional dalam pembuatan jurnal, serta mengundang ahli/konsultan UGM yang mengetahui seluk beluk pembuatan jurnal. Sedangkan konsolidasi eksternal di luar UGM, kami berhubungan dengan calon reviewer dari berbagai institusi perguruan tinggi baik di dalam maupun di luar negeri dan bekerja sama dengan PETRI (Perhimpunan Peneliti Penyakit Tropik dan Infeksi Indonesia) serta berkoordinasi dengan para guru besar atau pakar Kedokteran Tropis khususnya Dengue yang ada di Dunia. d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Konsolidasi program ISR terkait pemberian beasiswa dilakukan dengan pihakpihak yang mengelola penerimaan mahasiswa khususnya Direktorat Administrasi dan Akademik dan Direktorat Kemahasiswaan di tingkat Universitas. Selain itu konsolidasi juga dilakukan dengan Pemda Ternate Provinsi Maluku Utara dan Pemda Kabupaten Sumba Provinsi Nusa Tenggara Timur selaku stakeholder dalam kegiatan ini yang dikemudian waktu dapat dikembangkan pada aktivitas Tridharma. e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UR dan PSPD UNJA Konsolidasi program kemitraan dilakukan dengan melakukan pertemuan triparteit ataupun bilateral antara FK UGM dengan institusi mitra sebelum, saat dan sesudah pelaksanaan program. Pertemuan dilakukan untuk membahas: (a) penyusunan dan penetapan MOU, MOA ataupun petunjuk teknis pelaksanaan program kemitraan, (b) pelaksanaan terkait sekuensial pelaksanaan kegiatan dan jadwal beserta narasumbernya, dan (c) monitoring dan evaluasi kegiatan di institusi mitra. Kesepakatan atas desain program dan kegiatan kemitraan selanjutnya disusun menjadi Buku Panduan Kegiatan Kemitraan tahun 2011 atau log book pelaksanaan

21


2011

aktivitas kemitraan yang berisi jadwal, TOR dan PIC kegiatan di institusi mitra. Buku ini merupakan media informasi yang diharapkan dapat memberikan gambaran secara utuh mengenai roadmap kemitraan bagi para tenaga ahli atau narasumber yang terlibat dalam kegiatan ini, mendampingi pertemuan koordinasi antara PIC aktivitas 5 (kemitraan) dengan pihak-pihak berkompeten yang ditunjuk dan berkenan menjadi tenaga ahli dan narasumber program kemitraan PHK-PKPD. Selain itu disusun juga SOP proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan kemitraan sebagai panduan pihak sekretariat pelaksana untuk membantu persiapan dan pengurusan administrasi terkait dengan pemberangkatan tenaga ahli atau narasumber ke institusi mitra. Rangkuman pelaksanaan program kemitraan pada tahun 2011 berdasarkan proses perencanaan awal dari masing-masing institusi mitra adalah sebagai berikut:

Bentuk Kegiatan Technical Assisstance In House Training Workshop/Lokakarya Magang Policy Study Total (%)

FK UNRI Rencana Realisasi 14 10 10 6 5 5 11 8 0 0 40 29

PSPD UNJA Rencana Realisasi 9 5 4 4 4 3 0 0 5 5 22 17

Ket

Adapun hambatan dan kendala yang dihadapi secara umum dalam proyek PHKPKPD 2011 adalah sebagai berikut: 1. Lambatnya respon CPCU terhadap dokumen administrasi yang dikirimkan oleh PIU, terlebih lagi mengingat bahwa tahapan dalam suatu kegiatan dipengaruhi oleh ‘restu’ atau persetujuan dari CPCU. 2. Terbengkalainya proses evaluasi dan persetujuan TOR untuk kegiatan yang diusulkan. Pada tahun 2011 ini kami mengusulkan 24 kegiatan yang pembiayaannya sebagian bersumber dari PHK-PKPD. Hingga akhir tahun 2011 seluruh TOR telah kami konsultasikan kepada CPCU, dan secara informal semua TOR telah mendapat persetujuan untuk dapat dilaksanakan. Namun masih ada 5 TOR yang belum mendapat legalitas melalui surat formal yaitu: Lokakarya Pengembangan Metode Asesmen, Tenaga Ahli Persiapan Rekognisi Internasional, Peningkatan Telekonferensi/Webinar Internasional, Pendidikan Non Gelar Kedokteran Tropis, dan Visiting Profesor dari Luar Negeri ke FK UGM. Hingga bulan Desember telah kami kirimkan surat konfirmasi kepada CPCU terkait dengan hal tersebut.

22


2011

3. Panduan dan SOP implementasi PHP-PKPD berubah-ubah dan berbeda dengan kebijakan yang ditetapkan pada tahap penyusunan Rencana Implementasi Program. Hal ini menyebabkan ketidakefisiensian persiapan kegiatan, ketidakjelasan keputusan, dan perlu dilakukan penyesuaian berulang-ulang yang memerlukan persetujuan CPCU atas perubahan tersebut. Sedangkan hambatan dan kendala dari masing-masing aktivitas yang bersifat khusus dan sesuai dengan kharakteristik dari aktivitas beserta kiat-kiat mengatasi permasalahan dan best practice yang diperoleh adalah: a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. 1. Liaison Committee on Medical Education (LCME) sebagai lembaga akreditasi untuk institusi pendidikan kedokteran di Amerika Serikat dan Kanada hanya dapat memberikan status akreditasi bagi institusi pendidikan kedokteran di Amerika Serikat dan Kanada, tetapi tidak untuk institusi pendidikan di luar wilayah tersebut. Sehingga pada akhirnya yang akan diharapkan diperoleh dari LCME bukan status akreditasi, tetapi umpan balik untuk peningkatan kualitas berdasar standar WFME. Laporan sementara hasil visitasi menyatakan di Program Studi Pendidikan Dokter UGM, secara desain dinilai sangat baik tetapi perlu diikuti peningkatan dari sisi implementasi. 2. Hibah sumber ajar inovatif telah terlaksana, hanya saja belum seluruhnya selesai dan mengumpulkan laporan. Telah dilakukan monitoring dari reviewer untuk memantau perkembangan pelaksanaan hibah tersebut serta pembimbingan untuk menyusun laporan. 3. Hasil dan rekomendasi dari kegiatan lokakarya yang merupakan bagian dari koordinasi dan konsolidasi kebijakan menuju penyempurnaan area-area dalam standar WFME telah dirumuskan. Selanjutnya, pengesahan rumusan-rumusan tersebut untuk menjadi aturan yang yang berlaku memerlukan keputusan dari pihak lain yang berwenang (Senat, Dekanat, atau Ketua Program Studi). 4. Policy Study sangat terhambat pelaksanaannya dilatarbelakangi keterbatasan dari segi pelaksana dikarenakan menumpuknya kegiatan di akhir tahun program terkait keterlambatan approval TOR kegiatan-kegiatan aktivitas 1 yang lain. 5. Program terkait research-based learning terhambat dikarenakan Tim Riset yang telah terbentuk belum dapat berfungsi optimal. Tugas pemetaan konten riset dalam kurikulum dilaksanakan dan dipantau oleh Komite Kurikulum. 6. Program –program terkait Sumber Daya Manusia (SDM) terkendala aturan yang lebih tinggi (di tingkat Universitas dan ketentuan kepegawaian negara). Upaya-

23


2011

upaya yang dilakukan, misal dari sisi rekruitmen adalah dengan merekrut SDM tidak tetap (honorer), rekrutmen dosen luar biasa, dll. b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) 1. Pengembangan aktivitas 2 memerlukan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang kuat, khususnya terkait implementasi pemanfaatan web sebagai pendukung proses pendidikan kedokteran terutama pengembangan blok. Upaya penguatan terus dilakukan oleh fakultas dengan telah dibentuknya pengelola teknologi informasi dan penambahan bandwith serta infrastruktur lainnya. Namun ternyata pada saat uji coba dengan seluruh mahasiswa tahun pertama masih ditemukan kendala-kendala baik yang sifatnya administratif maupun jaringan (internet network). Sehingga masih terus dilakukan penguatan dan modifikasi teknik. 2. Bidang biomedical engineering merupakan bidang yang memerlukan kolaborasi antara kedokteran, teknik dan komputer/informatika dan di FK UGM bidang ini merupakan bidang yang sedang akan berkembang sehingga diperlukan upaya sosialisasi yang luas. Dipilih mekanisme penunjukan sebagai metode dalam hibah penelitian ketrampilan medik merupakan usaha untuk menginisiasi partisipasi dan memilih model yang feasibel dan managebel untuk dikembangkan. 3. Kultur pemanfaatan web dalam kegiatan pendidikan khususnya bagi staf pengajar masih perlu disosialisasikan lebih luas dan ditingkatkan partisipasinya. Perubahan media ajar berbasis kertas menjadi paperless perlu dibudayakan, termasuk ketrampilan dalam mengembangkan hal tersebut. c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis 1. Tema utama dari pengembangan kedokteran tropis diarahkan spesifik, yaitu Dengue. Hal ini menimbulkan konsekuensi bahwa cakupan atau target peserta kegiatan menjadi lebih sempit dan terbatas. Sehingga dilakukan sosialisasi kegiatan yang berulang-ulang dan upaya persuasif kepada para peneliti atau praktisi di bidang Dengue untuk bersedia berpartisipasi. 2. Pengurusan persetujuan keberangkatan, persiapan administasi dan dokumen terkait kegiatan ke luar negeri baik magang (non degree training) maupun visiting professor melalui CPCU relatif lama. Sehingga dilakukan upaya mandiri atau melalui Kantor Urusan Internasional UGM untuk dapat menyelesaikannya. 3. Panduan untuk komponen khusus dalam SOP tidak mencakup beberapa kegiatan yang diusulkan oleh aktivitas 3, yaitu uji lapangan hasil riset, visiting professor dari FK UGM ke luar negeri dan sebaliknya serta pembuatan jurnal internasional. Untuk

24


dilakukan koordinasi dan konsultasi dengan mempersiapkan dana pendamping tambahan.

CPCU

secara

intensif

2011

dan

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) 1. Target kegiatan beasiswa untuk Ternate dan Sumba sudah tercapai 100% sejak pertengahan tahun. Kendala yang dihadapi saat ini adalah pada tahap perencanaan untuk kegiatan tahun depan karena belum adanya pengumuman resmi dari Kemendikbud tentang SNMPTN yang akan diberlakukan untuk tahun ajaran 2012/2013. Hal ini utamanya adalah terkait dengan system / cara dan jalur-jalur penerimaan mahasiswa. 2. Pada bulan November telah dilakukan pertemuan di Dikti untuk membahas model Institutional Social Responsibility yang diterapkan di masing-masing FK yang masuk dalam kegiatan HPEQ. Disimpulkan pada saat itu terdapat berbagai model ISR, sehingga CPCU mengirimkan form isian model ISR yang sudah kami kembalikan tetapi belum mendapat feed back dari CPCU. Hal ini membuat sedikit kebingungan akan kelanjutan program ISR- beasiswa ini. 3. Belum adanya kepastian dari pihak Kemndikbud dan CPCU mengakibatkan keraguan dari kami untuk melakukan komunikasi dengan pemda Kota Ternate dan pemba Kabupaten Sumba untuk memulai kegiatan penjaringan siswa untuk tahun akademik 2012/2013 4. Telah dilakukan monitoring kemajuan belajar mahasiswa penerima beasiswa dan didapatkan bahwa hanya 1 dari 5 mahasiswa tersebut yang mendapatkan nilai kurang memuaskan. Hal yang menjadi kendala adalah mahasiswa belum belajar secara optimal, dibandingkan teman lainnya. 5. SOP penerimaan mahasiswa untuk tahun akademik 2012/2013 belum bisa disusun karena menunggu rapat dengan Direktorat Administrasi Akademik dan pengumuman resmi sistem nasional penerimaan mahasiswa perguruan tinggi negeri (SNMPTN) 6. Untuk ISR aktivitas KKN belum banyak kemajuan karena belum pastinya sistem KKN yang diberlakukan di FK-UGM 7. Pengusul proposal hibah penelitian Epidemiologi Status Kesehatan di NTT dan Maluku Utara tidak banyak dikarenakan jauhnya lokasi penelitian dan keterbatasan anggaran penelitian. Dikemudian waktu akan ditinjau kembali besaran dana untuk kegiatan ini.

25


2011

e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UR dan PSPD UNJA Hambatan dan kendala yang dihadapi dalam kegiatan kemitraan berasal dari faktor internal dan eksternal. Hambatan dari faktor eksternal adalah: 1. Tertundanya proses pelaksanaan kegiatan kemitraan yang telah disepakati dan direncanakan antara FK UGM dengan institusi mitra untuk dilaksanakan selama tahun 2011 dikarenakan keterlambatan persetujuan TOR pihak mitra oleh CPCU. Hal ini menyebabkan jadwal kemitraan yang telah disepakati dan disosialisasikan kepada para calon tenaga ahli dan narasumber harus diubah dan disesuaikan kembali. 2. Perbedaan persepsi pendanaan honor narasumber in house training. Perlu kejelasan interpretasi antar reviewer karena terdapat perbedaan interpretasi reviewer UNRI dan UNJA. SOP sudah jelas mengatur permasalahan ini, tetapi dalam kenyataan tetap terjadi perbedaan interpretasi antar reviewer. Hal ini dapat menyebabkan perbedaan panjang pelaksanaan kegiatan antara perencanaan dan implementasi terutama di UNRI. Pada akhirnya hal ini akan berakibat pada output maupun outcome kegiatan yang diinginkan dan berakibat tidak tercapainya indikator terutama dari segi kuantitas dan kualitas. 3. Terlambatnya mekanisme pencairan dana proyek oleh institusi mitra dan terbatasnya atau tidak adanya dana talangan dari mitra sehingga kegiatan kemitraan sempat terhenti hingga dana proyek cair. 4. Terbatasnya sumber daya manusia dari pihak mitra juga dirasakan menjadi kendala dalam menyelenggarakan kegiatan kemitraan. Sehingga kegiatan kemitraan harus diselesaikan satu demi satu dikarenakan menunggu ketersediaan sumber daya manusia untuk menyelesaikan kegiatan kemitraan sebelumnya. 5. Kurangnya kejelasan aturan dalam proses review TOR dan procurement yang berlaku secara berkesinambungan antara pihak CPCU dengan PIU. Dan Tidak adanya catatan atau dokumentasi tertulis atas saran dan perubahan sehingga dapat diketahui oleh pihak mitra. 6. Komunikasi pelaksanaan aktivitas antara FK UGM dan PSPD UNJA sering menjadi lama karena komunikasi PSPD UNJA tidak satu pintu seperti di UNRI. Sedangkan hambatan dan kendala dari faktor internal adalah keterbatasan waktu tenaga ahli atau narasumber untuk melakukan kegiatan kemitraan. Sehingga perubahan jadwal kegiatan menyebabkan narasumber yang semula dijadwalkan dan bersedia tidak dapat memenuhi permintaan mitra. Untuk mengatasi hal tersebut dilakukan perubahan tenaga ahli atau narasumber yang kompeten dan dapat memenuhi jadwal tersebut atau menjadwalkan kembali kegiatan tersebut sesuai dengan waktu yang dimiliki narasumber dan institusi mitra. 26


2011

Bab III Hasil Yang Dicapai Pelaksanaan PHK-PKPD FK UGM dari Januari hingga Desember 2011 merupakan tahap persiapan menuju pemantapan implementasi. Secara umum taskforce PHK-PKPD FK UGM telah berkoordinasi dan mempersiapkan implementasi kegiatan-kegiatan dengan baik.. III. 1. Status Indikator Kinerja Desember 2011 Status capaian indikator kinerja dengan analisis terhadap ketercapaian ataupun ketidaktercapaian dari setiap indikator akan kami jabarkan dalam masing-masing aktivitas. a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME.

Indikator

Baseline

Target 2011

Capaian hingga 31 Desember 2011

Analisis Ketercapaian/ Ketidaktercapaian

Rencana Pencapaian 2012

Doku men

Terumuskannya visi, misi dan renstra program studi pendidikan dokter yang sesuai dengan kriteria WFME

Visi, misi dan renstra 2009

Visi, misi dan renstra sesuai standar pengemb angan WFME

Sudah tersusun konsep dan masukanmasukan/usulan misi dan tujuan dari stakeholder, sudah dirumuskan, namun belum ditetapkan

Sudah dilakukan diskusi antara Dekanat dengan Senat menghasilkan rumusan visi-misitujuan; penetapan visi, misi, dan tujuan merupakan wewenang Senat.

Tidak ada rencana kegiatan terkait visi-misi-tujuan pada 2012

Rumusan visi-misitujuan

Keluarnya kebijakan tata pengembanga n program pendidikan sesuai standar WFME

Kebijakan tata pengemb angan program pendidika n yang berlaku saat ini

Kebijakan tata pengembang an program pendidikan sesuai standar pengembang an WFME

Sudah ada Rencana Strategis FK UGM yang berlaku hingga 2012

Perlu ditindaklanjuti dengan penyusunan Rencana Strategis untuk Prodi Dokter yang lebih spesifik sebagai bagian integral renstra FK UGM.

Meninjau kembali Rencana Strategis FK UGM, dan khususnya Rencana Strategis Prodi Dokter yang disesuaikan dengan standar WFME

Renstra

27


Indikator Terbentuknya sistem pengembangan program pendidikan yang sesuai standar WFME

Pengembangan Pusat Bioetika dan Humaniora menjadi Bagian Bioetika dan Humaniora

Baseline

Target 2011



2011


Doku men

Sistem pengemb angan program pendidika n yang berlaku saat ini

Sistem pengembang an program pendidikan sesuai standar pengembang an WFME

Sudah terbentuk tim dan komite yang melaksanakan tugas-tugas pengembangan (Komite Kurikulum, Asesmen, Professional Behavior, dll)

Belum semua tim dan komite memiliki aturan operasional. Perlu ditindaklanjuti dengan penyusunan aturan yang operasional mengenai hal-hal khusus yang disepakati dalam tata pengembangan program pendidikan. Persetujuan dan pengesahan oleh Dekanat.

Penyusunan aturan operasional pada tim dan komite yang belum memiliki.

Renstra

Pusat Bioetika dan Humaniora dengan 1 staf dan dibantu 3 staf dari bagian lain

Penguatan peran pusat bioetika dan humaniora dalam pengemban gan pendidikan

Saat ini proposal pendirian Bagian Bioetik sudah didiskusikan dalam Rapat Senat September 2011 dan keputusannya mengarahkan Bioetika dan Humaniora menjadi sub-bagian di Bagian Pendidikan Kedokteran. Pada Desember 2011, sudah ada pertemuan antara Fakultas, Bioetika dan Humaniora dan BPK. Fakultas menghormati keputusan Senat dan mendukung persiapan Bioetika dan Humaniora dgn sementara menjadi sub-bagian BPK. Sejauh ini staf Pusat Bioetika dan Humaniora (4 orang ditambah 3 staf dari bagian lain) terlibat dalam berbagai kegiatan melalui task force Professional Behavior (penilaian perilaku professional, materi kurikulum pendidikan dokter, penelitian dan pengabdian masyarakat)

Terkait pengembangan Bagian Bioetik harus melalui proses yang cukup kompleks dan lama mulai dari tingkat Fakultas hingga tingkat Universitas.

Memfasilitasi pertemuanpertemuan untuk upaya melengkapi syarat pendirian Bagian Bioetika dan Humaniora, advokasi ke Universitas.

Notulen Rapat Senat September 2011

28


Indikator Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Baseline Sistem penilaian hasil belajar mahasisw a yang berlaku saat ini

Validasi eksternal -belum adaterhadap penilaian hasil belajar mahasiswa

Target 2011



2011


Doku men

Kebijakan pengemban gan dan implementa si sistem penilaian hasil belajar mahasiswa

Sedang diselenggarakan penelitian asesmen sebagai dasar evaluasi sistem asesmen, ditargetkan selesai Februari 2012.

Mulainya penelitian asesmen mundur, tim baru terbentuk Oktober 2011. Area yang diteliti cukup luas sehingga memerlukan waktu dan sumber daya yang cukup banyak.

Lokakarya perbaikan sistem asesmen setelah tersusunnya hasil penelitian asesmen.

Hasil penelit ian asesm en

MOU dengan IDI wilayah, Dinkes, dan FK lain untuk validasi eksternal sistem penilaian hasil belajar

Validasi eksternal dari aspek konten sudah ada dalam bentuk UKDI yang diselenggarakan oleh KBUKDI. Validasi eksternal untuk asesmen selama proses pendidikan belum terselenggara

Perlu dipertimbangkan konsep validasi eksternal dari aspek construct dan lain-lain, lebih lanjut perlu diselenggarakan lokakarya untuk membicarakan konsep rincinya. Tidak perlu bentuk MoU untuk pelakasanaan validasi eksternal, cukup dalam bentuk pertemuan/rapat dengan eksternal stakeholder.

Rapat/pertemu an dengan eksternal stakeholder meninjau sistem asesmen.

Notulen Rapat dengan Dinkes

29


Target 2011


2011



Doku men

Indikator

Baseline

Sistem penanganan student appeal

Tim Bimbingan Konseling

Sistem penanganan student appeal sesuai standar pengemban gan WFME

Saat ini sudah ada penanganan khusus untuk mahasiswa yang bermasalah dari sisi asesmen (misalnya ketidakcocokan kunci, dll).

Perlu koordinasi antar komponen dalam hal penanganan student appeal ini, misalnya Dosen Pembimbing Akademik, bagian Akademik, tim Professional behavior, dll.yang hal ini masih terkendala. Ada rencana pengembangan Unit Pelayanan Mahasiswa yang dikelola oleh Psikolog Klinis bukan staf pengajar dan dengan adanya peergroup. Sistem admisi mahasiswa diatur Universitas (kecuali untuk jalur seleksi yang diselenggarakan oleh Fakultas), dan dinyatakan hasil seleksi bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.

Pembuatan kotak sarankeluhan atau email, penyusunan mekanisme koordinasi penanganan keluhan antar tim-komite

Rumusan Peratura n Akademi k

Sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasalah

Belum ada

Sistem deteksi dini mahasiswa yang berpotensi bermasala h

Sudah dikonsep suatu “unit” untuk melaksanakan deteksi dini dan pelayanan terhadap mahasiswa yang bermasalah (alternatif di bawah International Office of Student Service atau unit tersendiri). Rancangan “unit” tersebut sudah ada.

Perlu koordinasi antar komponen dalam hal penanganan student appeal ini, misalnya Dosen Pembimbing Akademik, bagian Akademik, tim Professional behavior, dll.yang hal ini masih terkendala.

Tindak lanjut persiapan surat keputusan, rekrutmen staf, dan persiapan sarpras.

Rumusan Peraturan Akademik

Peraturan akademik mengenai keterwakilan mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan

Belum ada representasi mahasiswa secara formal

Peraturan akademik resmi representasi mahasiswa

Sudah ada rumusan dan ketentuan yang mengatur.

Sudah diatur rincian mengenai kriteria mahasiswa, mekanisme, dll yang perlu dikoordinasikan lebih lanjut.

Implementasi dan monitoring pelaksanaan keterwakilan mahasiswa

Rumusan Peraturan Akademik

30


Indikator



2011


Doku men Analisis data nilai hasil seleksi dengan nilai capaian mahasis wa angkatan 2010

Baseline

Target 2011

Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas (UGM)

Belum ada evaluasi pencapaian mahasiswa

Laporan evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2010

Belum ada evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2010. Permohonan hasil seleksi sudah dikirim, belum direspon.

Perlu analisis mengenai hasil seleksi dengan capaian mahasiswa angkatan 2010.

Rapat/pertemu an Fakultas dengan DAA Universitas untuk menyampaikan hasil analisis capaian mahasiswa 2010 dan rekomendasi sistem seleksi

Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standar pengemban gan WFME

Kebijakan rekruitme n SDM yang berlaku saat ini

Kebijakan rekruitmen SDM yang sesuai standar pengemba ngan WFME

Sejauh ini masih menggunakan kebijakan rekruitmen SDM yang berlaku saat ini. Kebijakan tersebut dinilai masih relevan dengan situasi Program Studi Pendidikan Dokter.

Perlu dibuat mapping staff dan estimasi kebutuhan hingga 25 tahun mendatang

Lokakarya SDM Buku Aturan (rekrutmen staf, SDM keseimbangan beban kerja, pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas

Keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi

Belum ada sistem yang untuk memantau keseimbang an jumlah, karakteristi k, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi

Kebijakan keseimbang an jumlah, karakteristi k, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi

Selama ini sejauh pemetaan manual (Lembar Kerja Dosen, dll), saat ini sedang dirancang software untuk perhitungan kapasitas kerja dosen.

Selama ini sejauh pemetaan manual (Lembar Kerja Dosen, dll), karena dianggap mudah digunakan, tetapi kemudian pemetaan manual ini terkendala karena tergantung keaktifan dosen mengisi. Belum terdapat Tupoksi rinci untuk masingmasing dosen.

Lokakarya SDM (rekrutmen staf, keseimbangan beban kerja, pengembangan staf) antara Fakultas dengan SDM Universitas

Implementasi program pengembangan kompetensi staf pendidik

Sudah ada usulan program pengembang an kompetensi staf pendidik

Kebijakan program pengemb angan kompeten si staf pendidik

Sudah ada rumusannya.

belum dilakukan pengesahan dan sosialisasi kebijakan.

Buku Aturan SDM

Buku Aturan SDM

31


Indikator

Baseline

Target 2011



2011


Doku men

Sumber pembelajaran yang selalu up to date

Sumber pembelajara n yang tersedia saat ini

Kebijakan sistem pembar uan sumber pembela jaran

Sudah ditawarkan hibah sumber ajar inovatif pada bulan Juli 2011 , sudah terkumpul 16 proposal, namun belum merata antar bagian. Belum dilakukan review atas proposal tsb.

Belum meratanya dosen bagian yang mengajukan proposal sumber ajar dikarenakan hal ini sangat tergantung individu dosen. Belum terbentuk tim reviewer.

Hasil survey sumber ajar, hasil/lapora n hibah sumber ajar inovatif

Penguatan research-based learning

Researchbased learning yang belum selaras dengan kurikulum

Implementa si muatan researchbased learning yang selaras dengan kurikulum

Ada pemetaan konten riset dalam kurikulum, namun belum ditinjau kesesuaian dan kecukupannya dalam kurikulum

Belum dilakukan evaluasi oleh tim riset.

Notulensi rapat tim riset

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri yang belum terkoordina si

Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME

Evaluasi program pendidikan yang belum terintegrasi

Evaluasi program pendidikan yang terintegrasi

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuai standar pengembangan WFME

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang berlaku saat ini

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter sesuai standar pengemban gan WFME

MoU

-

Telah dilakukan evaluasi Perlu dilakukan evaluasi program secara menyeluruh program yang lebih pada pada program S1 rotasi klinik yang lebih menyeluruh

Sudah terusun konsepkonsep pengelolaan administasi, keuangan, dan SDM. Rumusan yang lebih rinci belum disusun.

Perlu rapat khusus penyusun kebijakan untuk diusulkan ke Dekan dan Senat

Dokumen QA

Memfasilitasi Notulen pertemuanLokakarya pertemuan untuk Tata Kelola upaya melengkapi syarat pendirian Bagian Bioetika dan Humaniora, advokasi ke Universitas.

32


Indikator Perbaikan berkelanjutan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter

Baseline

Target 2011

Evaluasi program pendidikan dokter 2009

Hasil policy study program pendidikan dokter 2011



2011


Doku men

Telah disusun rencana policy TOR belum disetujui study, instrumen sudah oleh CPCU tersedia. Pelakasanaan belum

Hasil Policy Study

b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech)

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar berbasis web

-

Target Akhir Tahun 2011 1

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian ketrampilan klinik

-

1

Data sudah ada dan kesepakatan mengenai mekanisme kerja telah disepakati.

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian ketrampilan klinik

-

1

1

Media ajar berbasis web yang dikembangkan GamaMedTech

0

2

1

Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech

16

2

1

Indikator Kinerja

Base line


Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian

1

Pedoman penerapan Gamel telah disusun pada sebuah workshop yang diselenggarakan di awal tahun 2011. Dalam perjalanannya, pedoman ini bisa direvisi dan disempurnakan. Draft buku pedoman kerja telah tersusun dan masih diperlukan penyempurnaan. Ada keterlambatan implementasi pengembangan penelitian ketrampilan klinik, sehingga proses evaluasi atas draft tersebut masih berlangsung. Pedoman untuk pengembangan media ajar keterampilan klinik disusun dalam sebuah workshop yang telah diselenggarakan di awal tahun 2011. Dalam perjalanannya, pedoman ini bisa direvisi dan disempurnakan. Penyusunan dan pengembangan proposal media ajar berbasis web berjalan lambat, karena memerlukan koordinasi dan kerjasasama yang terus-menerus anatara tim blok, tim IT, dan animator. Selain itu kemampuan pengembangan web dan kultur pemanfaatan web di lingkungan para pengajar masih kurang (belum terbiasa), sehingga pengembangan media ajar berbasis web baru terlaksana untuk blok 1.1, sedangkan untuk Blok 1.6 akan diluncurkan tahun 2012. Proses pemesanan material untuk membuat alat peraga berjalan lambat sehingga waktu penyelesaian penelitian menjadi mundur dari jadwal yang ditetapkan. Untuk itu alat

33


Indikator Kinerja

Base line

Target Akhir Tahun 2011

Alat peraga/manekin produksi GamaMEdTech yang diusulkan untuk mendapat HAKI/Paten

0

Persiapan

Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional

0

2

Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

0

2

50%

60%

Persentase pengumpulan assessment mahasiswa melalui web

0

30%

Persentase umpan balik terhadap hasil assessment

0

20%

Presentase pengisian evaluasi blok oleh mahasiswa

0

30%


Persiapan melalui kegiatan hibah penelitian media ajar berbasis web dan penelitian ketrampilan klinik. Telah diperoleh beberapa bahan/materi presentasi dari uji coba terhadap media ajar berbasis web dari blok 1.2 Hasil penelitian belum diperoleh sehingga belum dapat disusun Total jumlah akses dalam 1 blok (rata-rata akses per mahasiswa): - Angkatan 2011: 1459 (3.5x) - Angkatan 2010: 635 (1.6x) - Angkatan 2009: 491 (1.3x) Total jumlah pengumpulan assessment dalam 1 blok (rata-rata pengumpulan per mahasiswa): - Angkatan 2011: 1569 (3.8x) - Angkatan 2010: 1530 (3.9x) - Angkatan 2009: 1331 (3.4x) Total jumlah umpan balik dalam 1 blok (rata-rata umpan balik per mahasiswa): - Angkatan 2011: 588 (1.4x) - Angkatan 2010: 1089 (2.8x) - Angkatan 2009: 45 Total : 1113

2011

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian peraga berupa jaket vital sign akan diluncurkan tahun 2012, sedangkan alat peraga berupa manekin RJP berhasil diselesaikan. Pembuatan alat peraga didukung oleh adanya system PSoC yang telah dikembangkan. Hasil penelitian di tahun pertama dari aktivitas 2 akan dikembangkan dan diharapkan mengakselerasi staf pengajar lain untuk berpartisipasi di bidang ini sehingga dapat diusulkan untuk mendapatkan HAKI/Paten. Bahan/materi yang telah ada belum ditulis dalam bentuk artikel.

Belum terlaksana karena hasil penelitian belum diperoleh sehingga belum dapat disusun. Analisa dapat dilakukan dengan melihat data di log Gamel, prosentasi akses dan keaktifan mahasiswa termasuk pengumpulan penugasan, serta partisapasi dosen dalam memberikan umpan balik terhadap penugasan melalui web.

34


Indikator Kinerja Presentase tindak lanjut terhadap hasil evaluasi blok mahsiswa Presentase kepuasan mahasiswa terhadap teknologi berbasis web Jumlah dosen yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web Presentase kepuasan dosen terhadap produk GamaMedTech berbasis web

Base line 0

Target Akhir Tahun 2011 20%


2011


Tidak ada data

0

40%

Tidak ada adata

2%

30%

Total : 66

0

30%

Tidak ada data

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis

Base line



Jumlah riset kolaborasi internasional bidang kedokteran tropis

5

2 (5)

2

Terpilihnya 2 proposal riset dari 6 (1:3) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Seleksi proposal dilaksanakan tanggal 20 Juni 2011. Pengumuman pemenang 13 Juli 2011. Tanda tangan kontrak dan penyerahan 70% dana direncanakan pada September minggu-2. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada bulan November. Laporan akhir dikumpulkan pada bulan Desember beserta manuskrip naskah publikasi.

Jumlah penerbitan jurnal ilmiah tropmed

0

Persiapa n

Draft jurnal pertama siap terbit, 2 draf jurnal dalam proses editing

Workshop Penerbitan jurnal ilmiah kedokteran tropis tanggal 31 Maret 2011. Sampai saat ini telah terkumpul 19 makalah dalam bahasa Indonesia. Desain sampul, editor dalam dan luar negeri sudah ditentukan. Izin ISSN sudah ada. Draft jurnal pertama telah siap terbit dalam bahasa Indonesia, dan 2 draf jurnal dalam proses editing dan translate.

Jumlah paper international accepted bidang tropmed

8

2 (8)

2

Terpilihnya 2 paper international yang mendapatkan dana (dari 7 paper yang masuk) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Judul paper tersebut adalah: 1. High caseload of childhood tuberculosis in hospitals on Java Island, Indonesia: a cross sectional study (BMC Public Health) oleh Trisasi, L., dkk. 2. Isolation of viable Helicobacter pylorii in the tonsillar tissues of chronic tonsillitis patients (J. Infect Dev. Ctries) oleh Tri Wibawa, dkk. Pengumuman pemenang tanggal 30 Desember 2011. Penyerahan dana pada tanggal 20 Desember 2011.

Indikator Kinerja


35


Base line



Jumlah Visiting- professor dari luar negeri ke UGM bidang tropmed

8

2 (8)

Persiapan 2 staf

Jumlah Visiting- professor dari UGM ke luar negeri bidang tropmed

1

2 (1)

Persiapan 2 staf

Indikator Kinerja

Jumlah presentasi hasil penelitian ke luar negeri bidang tropmed

5

3 (8)

2

Jumlah modul pembelajaran bidang tropmed per tahun

0

2 (baru)

2

Jumlah pengabdian masyarakat bidang tropmed per tahun

2

2 (2)

2

Jumlah blok elektif bidang tropmed per tahun

2

1 (baru)

1

Jumlah staf non degree per tahun

2011

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian Direncanakan 2 staf akan datang ke FK UGM yaitu : 1. Prof.Gubler (DUKE-NUS Singapura) pada tanggal 10-16 Oktober 2011. 2. Prof.Jeremy Farrar (OUCRU-Vietnam) pada bulan November 2011 Tetapi karena hambatan dari pihak Professor yang diundang oleh FK UGM, kedatangan kedua Profesor tersebut ditunda sampai awal tahun 2012. Dua staf telah melakukan kegiatan, yaitu: 1. Prof.Juffrie ke Institut voor Tropische Antwerpen (ITM), Belgia, tanggal 3 – 21 September 2011. 2. Assc Prof.Tri Baskoro ke Universite Montpellier 2 France, Prancis, tanggal 24 Oktober – 15 November 2011. Pada tanggal 30 November 2011 telah diadakan pertemuan membahas hasil dan tindak lanjut dari kegiatan visiting professor. Terpilihnya 2 staf yang mendapatkan bantuan dana (dari 6 peserta yang masuk) setelah melalui proses review oleh reviewer yang sudah memperoleh SK Dekan. Pengumuman pemenang tanggal 30 Desember 2011. Telah terwujud 2 modul pembelajaran dengan judul Transfusion Trasnmissible Infections (TTIs) dan TB-HIV module. Tanda tangan kontrak dan penyerahan 70% dana pada September minggu-2. Proses review oleh reviewer telah dilakukan pada bulan Oktober 2011. Kegiatan telah dilaksanakan pada tanggal 26 November s/d 29 Desember di Dusun Menguri dan Crangah Kel. Hargotirto, Kec. Kokap, Kulon Progo dan Penyerahan dana 70% pada tanggal Laporan akhir dikumpulkan pada bulan Desember 2011. Telah dilakukan sosialisasi modul Transfusion Trasnmissible Infections (TTIs) dan TB-HIV pada mahasiswa peserta blok elektif (blok 4.3) tahun ajaran 2011/2012 pada pertengahan November 2011. Tetapi karena peserta yang mendaftar kurang dari 20 mahasiswa, maka pelaksanaan modul ini batal. Dan modul ini tetap akan ditawarkan pada tahun-tahun mendatang. Ketentuan pelaksanaan modul elektif adalah minimal diikuti 20 peserta, mahasiswa yang memilih modul Blood Transfusion kurang dari 20 meskipun pada tahun sebelumnya dipilih >20 mhs, sehingga pada tahun ini tidak dapat dilaksanakan. Modul HIV Related Tuberculosis dipilih oleh 44 mahasiswa program reguler sehingga dapat dilaksanakan Peserta non degree yang sudah berangkat yaitu 1. dr.Ida Safitri ke Vietnam (20 Mei – 3 Juni 2011) dengan topik Clinical Management in Dengue. 2. dr. Umi Solekhah Intansari, M.Kes., Sp.PK-K ke DUKE-NUS Singapura (5 September – 16 September 2011) 3. Farid Abdullah ke DUKE-NUS Singapura (5 September – 16 September 2011) 4. dr.Ludhang Pradipta Rizki, M.Biotech ke Nagasaki Jepang

36


Indikator Kinerja

Base line



2011

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian (10 September – 1 Oktober 2011) 5. dr. Hera Nirwati, M.Kes ke Murdoch Children Research Institute Melbourne Australia (14 January – 31 Maret 2011) mundur dari rencana awal dikarenakan permasalahan visa

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Target Akhir Tahun 2011



762 kasus (100 %)

80%

0 kasus

Persentase anak SD yang terdiagnosis menderita kecacingan selama kegiatan KKN

balita kecacingan tahun 2005: 12% dari seluruh anak SD

8%

Terdeteksi 1 kasus

Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi menderita anemia dalam kegiatan KKN

499 kasus (100%)

90%

Terdeteksi 1 kasus

Kegiatan keterlibatan mahasiswa dalam rangka pemberdayaan masyarakat di desa Hargotirto, Kabupaten Kulon Progo baru terlaksana 1 kali. Namun program yang diprioritaskan dalam kegiatan tersebut tidak terkait indikator kinerja yang ditetapkan karena pada saat tersebut di wilayah Hargotirto sedang terjadi kejadian luar biasa Leptospirosis yang lebih memerlukan penanganan lebih lanjut dan segera.

Jumlah penderita TB paru yang taat pengobatan yang dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama pperiode kegiatan KKN

2 kasus TB Paru baru

100% taat

Seluruh penderita telah dinyatakan sembuh belum dijumpai

Jumlah pengiriman kegiatan KKN tematik di desa Hargotirto per tahun

2 kali (kegiatan K3M)

2 kali

Pengiriman 1 kali dengan pola K3M (Pengiriman berikutnya pada Januari 2012)

Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan & Alumni untuk penjaringan beasiswa PBUTM khusus dan PBUB Mandiri

0 (ada tim khusus, SK belum dibuat)

100%

100% (dibentuk tim khusus penjaringan beasiswa sebanyak 8 orang (untuk penjaringan di Sumba Timur dan Sumba Barat Daya (NTT) dan Ternate (Maluku Utara)

Indikator Kinerja

Baseline

Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN

SK belum dibuat untuk Tim Khusus penjaringan beasiswa di Sumba (NTT) dan Ternate (Maluku Utara) tersebut.

37


Indikator Kinerja

Baseline



2011


Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolah di FK UGM berupa MoU antara FK UGM, UM UGM dan Pemda NTT dan Maluku Utara

MoU PBUTM Regular FK UGM dengan UM UGM

3 (8)

Sistem dan SOP siap (100%) MoU dengan pemda dalam proses

Sistem penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari Sumba (NTT) dan Ternate (Maluku Utara) tahun 2011 mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh pihak DAA (Direktorat Administrasi Akademik) yaitu jalur PBUPD (Penelusuran Bibit Unggul Pembangunan Daerah) yang melibatkan peran serta PEMDA setempat untuk ikut menanggung sebagian biaya pendidikan (dalam hal ini adalah sharing biaya SPMA). MoU dengan PEMDA setempat masih dalam proses MoU dengan DAA UGM masih dalam proses

Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupa Tes Potensi Akademik (TPA), tes psikologi, tes Kesehatan dan pedoman wawancara mendalam untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa

Dokumen tes untuk UM UGM

1 set dokumen tes TPA, psikologi, kesehatan dan pedoman wawancara dan survei siap (akan disiapkan)

Dokumen tes siap

Tersedianya daftar perangkat seleksi. Bukti fisik perangkat seleksi tes TPA telah dibagikan secara langsung kepada peserta tes karena kerahasiaanya. Bukti fisik perangkat seleksi Psikotes dan wawancara disimpan oleh panitia seleksi Foto-foto pelaksanaan seleksi mahasiswa di Sumba Timur, Sumba Barat Daya dan Ternate tersedia.

Jumlah mahasiswa tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB

10 siswa penerima beasiswa PBUTM/PBUB

5 siswa penerima beasiswa PBUTM khusus (NTT&Maluk u)

5 siswa penerima beasiswa telah diterima melalui jalur PBUPD dari NTT dan Maluku thn ajaran 2011/2012

2 mahasiswa penerima beasiswa dari Kota Ternate (Maluku Utara): Habib Huud Fadlan – asal SMAN 4 Ternate dan Wawan Indriawan – asal SMAN 5 Kota Ternate

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang diikutkan pada penelitian dosen

0

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penyelenggaraan

0

2

Tersedia sistem seleksi/SOP

0

Sistem seleksi siap. Matrikulasi

2 mahasiswa penerima beasiswa dari Sumba Barat Daya (NTT): Irene Ambu Jeli – asal SMAN 1 Kodi, Sumba Barat Daya dan Eugenia Natalia Bato – asal SMAK St. Thomas Aquinas, Sumba Barat Daya 1 mahasiswa penerima beasiswa dari Sumba Timur (NTT): Afliyana Anggreni Runga – asal SMAN 2 Waingapu, Sumba Timur Belum ada penelitian yang akan dilaksanakan dan akan mencari sistem keterlibatan penerima beasiswa dalam penelitian bekerja sama dengan PIC aktivitas 3 (Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran tropis) Kontrak sedang dibuat antara mahasiswa penerima beasiswa dengan FK UGM yang meliputi persyaratan pemberian beasiswa,

38


Indikator Kinerja

Baseline

beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM melalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan di asrama UGM, dan pemberian uang bulanan.



(skema beasiswa, matrikulasi, penempatan mahasiswa)

terselenggara 40%

nominal besaran beasiswa full scholarship dan penempatan di asrama mahasiswa pada tahun pertama proses pendidikan. Program Matrikulasi sedang berjalan (8 Agustus s/d 07 September 2011) yang meliputi materi: Pengantar Akademik dan kemahasiswaan, IT/CAL, Perpustakaan, Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, Ilmu Fisiologi, Biokimia, Anatomi dan Histologi (basic medical science)

Tersedia sistem bimbingan dan monitoring

10%

Sistem pembimbingan, monitoring sedang dirancang.

Dari nilai yang sudah ada, semua mahasiswa mencapai IPK di atas 2,5

Ada keterlambatan pengeluaran nilai dari fakultas sehingga belum semua nilai bisa diakses

Laporan kemajuan riset di Maluku Utara: 90%

Kegiatan penelitian telah dilaksanakan, bulan November-Desember 2011, monitoring dan evaluasi laporan kemajuan telah dilaksanakan;

Terbentuknya sistem pembimbingan dan monitoring

0

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun

Baseline IPK rata-rata mahasiswa Maluku: 2,5

5

0

Tersedia, Maluku utara: Cerebral palsy

Laporan kegiatan Research Grant epidemiology di NTT dan Maluku Utara


2011

NTT : 70%

Format penelitian adalah hibah dalam rangka survey epidemologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara terkait pencapaian MDGs 4,5 dan 6 yang diberikan kepada dosen/staf pendidik Prodi Dokter.

NTT: filariasis

e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UR dan PSPD UNJA

Indikator Kinerja

Pencapaian indikator kinerja institusi mitra

Base line

-

Target Akhir Tahun 2011 70% dari indikato r kinerja tahun 1

Capaian hingga 31 Desember 2011 73% kegiatan tahun 1


Kerjasama dengan FK UNRI 40 kegiatan, kegiatan yang direncanakan hingga Bulan Juli 2011 sebanyak 40 kegiatan, kegiatan yang terealisasi 29 kegiatan (72,5%). Kerjasama dengan FK UNJA 22 kegiatan, kegiatan yang direncanakan hingga bulan Juli 2011 sebanyak 17 kegiatan (77%). Target capaian indikator tengah tahun 2011 adalah sebesar 73% kegiatan tahun 1.

39


2011

III.2. Status Kemajuan Fisik Secara fisik kemajuan kegiatan PHK-PKPD FK UGM hingga akhir tahun 2011 berdasarkan analisa mempergunakan ketercapaian tahap kegiatan dan pembobotan kegiatan berdasarkan komponen biaya sebagaimana dijabarkan dalam formulir 3A dan 3B diperkirakan mencapai 76% (tujuh puluh enam prosen). Adapun status kemajuan fisik proyek PHK-PKPD FK UGM dilihat dari masingmasing komponen kegiatan hingga akhir tahun 2011 dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini. Secara lebih detail penjabaran dan penghitungan dan kemajuan fisik dapat dilihat dalam lampiran formulir 3. Tabel 1. Capaian Fisik berdasarkan komponen biaya pada Desember 2011 RIP (Rupiah)

Capaian

Bobot

Kontribusi Capaian

331,600,000

12%

0.14

2%

52,461,000

25%

0.02

1%

Non-degree Training Luar Negeri (ONDT)

168,000,000

95%

0.07

7%

Pengembangan Program (ProgDev)

158,350,000

57%

0.07

4%

Tenaga Ahli Domestik (TA Domestik)

113,070,000

41%

0.05

2%

Tenaga Ahli Internasional (TA Internasional)

422,700,000

57%

0.18

10%

Hibah Pengajaran (TeachGrand)

366,000,000

75%

0.15

11%

Hibah Penelitian (ResearchGrand)

349,900,000

76%

0.15

11%

Hibah Penelitian Penunjukan (ResearchGrand Penunjukan)

448,200,000

76%

0.19

14%

Komponen Khusus

647,555,000

66%

0.21

14%

Total

3,057,836,000

1

76%

Komponen Equipment (EQ) Non-degree Training Dalam Negeri (DND)

40


2011

Tabel 2. Status kegiatan PHK-PKPD FK UGM (sumber dana PHK-PKPD) tahun 2011. Sub-kegiatan

Status TOR

Status Kegiatan

Aktifitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh Lembaga Internasional 1.

Hibah Pembuatan Sumber-sumber Ajar Yang Inovatif

Dapat dilaksanakan (8/8/2011)

Terlaksana (tercapai 75%)

2.

Lokakarya Perumusan Kebijakan Tentang Pengembangan Program Pendidikan yang sesuai Standar WFME



3.

Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. Lokakarya Pengembangan Metode Assessment FK UGM

Dalam Progres (uji validitas dan reliabilitas instrumen)

Diluncurkan April 2012

4

Lokakarya pembuatan kebijakan tentang tata kelola dan administrasi sesuai standar WFME



5

Lokakarya penyusunan rencana perbaikan terhadap defisiensi program berdasar hasil policy study


Diluncurkan April 2012

6

Technical Assistance Persiapan Penilaian Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME Tahun 2011

Dikirim 14/7/2011


Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada 1

Workshop Pengembangan Gadjah Mada Medical Technologi (Gamamedtech)


Terlaksana (85%)

2

Kajian Penelitian Pengembangan Media Ajar Berbasis Web


Terlaksana (65%)

3

Magang Pengembangan Pencetak Master dan Pengisi Master Material Resin serta Silikon pada Pembuatan Manekin dan Tiruan Organ


Diluncurkan 2012 (25%)

4

Tenaga Ahli Pengembangan Skills Dan Sumber Belajar Unit Rumah Produksi Berbasis PsOC Development


Terlaksana (97%)

5

Hibah Penelitian Pengembangan Media Ajar Untuk Keterampilan Klinik


Terlaksana (90%)

6

Peningkatan Telekonferensi (webinar) Internasional

Dikirim 14 Juli 2011


7

Technical Assisstant (TA) Pengembangan Software Integratif (Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi)



8

Pelatihan Peningkatan Akses dan Software Integratif di RS Jejaring



41


2011

Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis 1

Pendidikan Non Gelar Bidang Kedokteran Tropis

Dikirim 28-Mar

Terlaksana (95%)

2

Tenaga Ahli Penulisan Manuskrip Pubblikasi Bidang Kedokteran Tropis



3

Insentif Publikasi Internasional Bidang Kedokteran Tropis

Dapat dilaksanakan (13 Juni 2011)

Terlaksana (85%)

4

Hibah Penelitian Kolaborasi Internasional Bidang Kedokteran Tropis


Terlaksana (90%)

5

Visiting Professor dari Luar Negeri ke FK UGM Bidang Kedokteran Tropis

Dikirimkan 3/8/2011


6

Pertukaran Dosen (Visiting Professor) FK UGM ke Luar Negeri Bidang Kedokteran Tropis


Terlaksana (100%)

7

Bantuan Seminar ke Luar Negeri Bidang Kedokteran Tropis


Terlaksana (90%)

8

Implementasi Uji Lapangan Hasil Riset Bidang Kedokteran Tropis


Terlaksana (100%)

9

Pembuatan dan Pengembangan Jurnal Bidang Kedokteran Tropis


Terlaksana (68%)

Aktivitas 4: Institusional Social Responsibility 1

Workshop Pengembangan Matrikulasi Bagi Calon Penerima Beasiswa PBUTM Khusus dari Sumba dan Ternate


Terlaksana (100%)

2

Pemberian Beasiswa PBUTM khusus bagi 5 calon mahasiswa dari Sumba dan Ternate dan Program Matrikulasi


Terlaksana (94%)

3

Research Grant Epidemology of Health Status in NTT and North Maluku


Terlaksana (80%)

III.3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Sumber dana proyek PHK-PKPD FK UGM adalah berasal dari dana PHK-PKPD dan dana masyarakat yang merupakan dana pendamping baik yang bersifat komitmen maupun non-komitmen. Secara keseluruhan total anggaran kegiatan yang diusulkan pada tahun anggaran 2011 adalah sebesar Rp4.924.387.300,00. Dari jumlah tersebut sebesar Rp2.293.005.500,00 (dua milyar dua ratus Sembilan puluh tiga juta lima ribu lima ratus rupiah) bersumber dari dana proyek PHK-PKPD dan 2.631.381,800 (dua milyar enam ratus tiga puluh satu juta tiga ratus delapan puluh satu ribu delapan ratus rupiah) . Dengan demikian jumlah dana pendamping adalah sebesar 53% dari total anggaran kegiatan.

42


2011

Pada tanggal 4 Mei 2011 telah diterima dana PHK-PKPD Termin I sebesar Rp1.146.503.000,00 (satu milyar seratus empat puluh enam juta lima ratus tiga ribu rupiah) dari CPCU HPEQ yang besarnya merupakan 50% dari total usulan anggaran tahun 2011. Dari jumlah tersebut hingga Juli 2011 besar dana yang telah dipergunakan adalah sebesar Rp38.696.450,00 (tiga puluh delapan juta enam ratus sembilan puluh enam ribu empat ratus lima puluh rupiah) atau sebesar 3,38% dari dana yang tersedia. Hal ini dikarenakan pemanfaatan sebagian besar dana adalah diperuntukkan kegiatan hibah penelitian atau pengajaran dan pengadaan tenaga ahli domestic maupun internasional yang belum terlaksana. Semester Kedua penyerapan dana Agustus-Desember 2011 mencapai Rp. 1.094.932.450,00 atau 95.50% dari dana yang tersedia. Dengan demikian total penyerapan dana PHK-PKPD pada tahun 2011 sebesar Rp 1.133.628.900,00 (satu milyar seratus tiga puluh tiga juta enam ratus dua puluh delapan ribu sembilan ratus rupiah), sekitar 98.87% dari dana yang tersedia dan 49.44 % dari total alokasi anggaran PHK-PKPD tahun 2011. Dana PHK-PKPD Termin II diterima tanggal 27 Desember 2011 sebesar Rp 1.146.503.200,00 (satu milyar seratus empat puluh enam juta lima ratus tiga ribu dua ratus rupiah). Jumlah tersebut akan digunakan untuk membiayai kegiatan tahun 2011 yang diluncurkan sampai bulan maret 2012. Penggunaan dana pendamping hingga akhir Desember 2011 sebesar Rp1.338.119.525,00 (Satu milyar tiga ratus tiga puluh delapan juta seratus sembilan belas ribu lima ratus dua puluh lima ribu rupiah). Jumlah tersebut terdiri dari pengeluaran dana pendamping komitmen sebesar Rp 741.685.050,00 atau 76,76% dari alokasi anggaran tahun 2011 dan dana pendamping non-komitmen yang dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dan menginisiasi keberlanjutan program di masa kemudian telah dipergunakan sebesar Rp 596.434.475,00. Adapun penyerapan keuangan hingga akhir Tahun 2011 dari komponen kegiatan dibandingkan dengan keseluruhan anggaran tahun 2011 baik dana PHP-PKPD maupun pendamping non komitmen dapat dilihat pada tabel 2. Secara lebih detail dapat dilihat pada lampiran Formulir 4.

43


2011

Tabel 3. Prosentase Penyerapan Keuangan per Komponen Kegiatan Desember 2011 dibandingkan anggaran 2011 Komponen Kegiatan

Penyerapan PHK-PKPD (%)

Penyerapan Total (%)

Pengadaan Barang dan Jasa (Komponen Biaya 1)

21,57%

21,67%

Pengembangan Staf (Komponen Biaya 3)

47,80%

38,53%

Hibah Pengajaran dan Penelitian (Komponen Biaya 4)

83,05%

66,75%

Lokakarya dan Pengembangan Sistem (komponen Biaya 5)

26,11%

37,84%

Beasiswa (Komponen Biaya 6)

35,71%

68,46%

Komponen Khusus (Komponen Biaya 7)

65,17%

46,11%

Manajemen Program/Komitmen (Komponen Biaya 8) TOTAL

76,76% 49,44%

50,19%

III.4. Status Pengadaan Barang dan Jasa Pada tahun 2011 tim procurement PHK PKPD FK UGM telah menyusun, menyerahkan procurement plan for good dan procurement plan for selection consultant pada akhir Desember 2011 dan mendapatkan NOL WB tertanggal 4 January 2011, tim procurement PHK PKPD FK UGM menerima copy surat tersebut tanggal 6 April 2011. Pada tanggal 07 April 2011 tim procurement PHK PKPD FK UGM menyerahkan revisi procuremen plan, draft RFQ for good and consultant. A. Procurement for Goods Dalam perkembangannya barang-barang dalam procurement of laboratory equipment for tropical medicine and Production House terutama laboratory equipment for Production House ternyata tidak tersedia lagi di pasaran. Sehingga pada bulan Mei tim PHK PKPD berkonsultasi dengan Procurement CPCU mengenai kemungkinan penggantian barang, yang kemudian disarankan untuk mengajukan usulan peninjauan paket procurement. Dan pada tanggal 31 Mei 2011 tim procurement PHK PKPD FK UGM

44


2011

mengirimkan usulan perubahan paket procurement dan procurement plan yang telah disesuaikan, sehingga paket procurement PHK PKPD FK UGM menjadi 3 paket pangadaan. Pada tanggal 30 Juni 2011 tim procurement PHK PKPD FK UGM menerima NOL World Bank tertanggal 1 Juni untuk draf RFQ tanggal 07 April 2011. Sehingga PHK PKPD FK UGM belum bisa melaksanakan proses procurement karena berdasarkan informasi dari CPCU NOL tersebut adalah untuk paket procurement for goods yang lama. Karena adanya usulan perubahan paket pengadaan maka NOL yang telah di terima oleh tim procurement PHK PKPD FK UGM menjadi tidak berlaku dan harus mengajukan ulang procurement plan. Pada tanggal 14 Juli 2011 PHK PKPD Fakultas Kedokteran UGM menerima NOL World Bank tertanggal 28 Juni 2011 untuk Procurement Plan atas perubahan paket procurement of laboratory equipment for Production House yang diajukan 31 Mei 2011. Menindaklanjuti rekomendasi World Bank dalam NOL tertanggal 28 Juni 2011, maka tim procurement PHK PKPD FK UGM pada tanggal 25 Juli 2011 mengirimkan revisi procurement plan dan RFQ procurement of laboratory equipment for Tropical Medicine . Pada tanggal 13 September 2011 NOL RFQ procurement of laboratory equipment for Tropical Medicine diterima oleh Tim PHK PKPD FK UGM, dan ditindaklanjuti dengan mengundang para calon penyedia barang pada tanggal 26 September 2011, dan penjelasan pekerjaan di laksanakan pada tanggal 27 September 2011. Pada tanggal 03 Oktober 2011 Tim procurement PHK PKPD menerima 3 surat penawaran dari 3 penyedia barang sehingga dianggap sah dan selanjutnya dilakukan pembukaan penawaran pada jam 10.00 WIB. Namun dari ke 3 (tiga) penawaran yang masuk nilai penawaran seluruhnya diatas HPS/Pagu anggaran yang telah ditetapkan sehingga panitia pengadaan menyatakan bahwa pengadaan di nyatakan GAGAL yang kemudian hasil pembukaan di kirimkan ke CPCU untuk mendapatkan NOL dari WB yang hingga 31 desember belum turun. Dari hal tersebut diatas Tim procurement melakukan rapat evaluasi terhadap Pagu Anggaran/HPS dan melakukan survey harga terhadap alat laboratorium untuk Tropmed. Dan diperoleh kesimpulan bahwa terjadi kenaikan harga barang yang cukup signifikan di pasaran dan anggaran yang tersedia tidak mencukupi untuk dilakukannya pengadaan barang tersebut. Pada 31 Desember 2011 Tim procurement mempersiapkan RFQ untuk paket procurement of Information Technology Equipment for Production House dan Procurement of Laboratory Equipment for Production House dengan metode post review. Untuk paket procurement of Information Technology Equipment for Production House pada item barang alat webinar diganti dengan server Webinar dikarenakan alat webinar sudah discontinued/tidak diproduksi lagi, selain menambhakan item barang server SSO dan server Multimedia yang sebelumnya belum tercantum dalam Daftar Kuantitas barang yang telah diserahkan ke Tim Procurement CPCU, namun telah tercantum di proposal kegiatan &

45


2011

RKAKL. Penggantian dan penambahan item barang pada paket ini tidak merubah Anggaran yang telah disetujui. B. Procurement for Consultants Berdasarkan konsultasi Tim PHK PKPD FK UGM dengan CPCU Bidang Keuangan maupun Procurement bulan Juli 2011 maka Visiting Profesor Comunity Dengue Control diusulkan untuk dikeluarkan dari Procurement Plan of Selection Consultant karena dari sisi administrasi procurement dan keuangan visiting profesor bukan procurement karena visiting profesor sudah menunjuk pada keahlian tertentu sehingga tidak diperlukan adanya seleksi. Terkait dengan hal tersebut pada tanggal 3 Agustus 2011 tim procurement PHK PKPD FK UGM mengirimkan usulan pengeluaran Visiting Profesor Community Dengue Control dari Procurement Plan of Selection Consultant. NOL WB untuk pengeluaran Visiting Profesor Community Dengue Control dari Procurement Plan of Selection Consultant & NOL WB untuk procurement plan of Selection Consultant diterima pada tanggal 13 September 2011. Tim procurement PHK PKPD FK UGM menindaklanjuti dengan menyiapkan proses seleksi konsultan untuk paket -paket berikut ini : 1.

Seleksi konsultan Programmable System on Chip (PSoC) Tanggal kontrak 18 November 2011 dan selesai tanggal 16 Desember 2011 Seleksi konsultan Standarisasi WFME Bidang Akademik Prodi Pendidikan Dokter, Tanggal Kontrak 22 Nopember 2011 dan selesai pada tanggal 15 Desember 2011. Seleksi konsultan Standarisasi WFME Bidang Manajemen Pendidikan Prodi Pendidikan Dokter, Tanggal Kontrak 22 Nopember 2011 dan selesai pada tanggal 15 Desember 2011. Seleksi konsultan Software Integratif Gadjah Mada Medical e-Learning, Tanggal Kontrak 27 Desember 2011

2. 3.

4.

Indikator Kinerja

Baseline

31 Desember 2011 Target

Capaian

Procurement Plan

0

2

2

HPS

0

8

5

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian 1. NOL procurrement plan untuk paket Selection Konsultan telah diterima pada tgl. . 1. NOL RFQ procurement of laboratory equipment for Tropical Medicine status 1st prior sdh diterima. 2. NOL WB untuk pengeluaran paket Visiting Profesor Community Dengue Control dari WB sudah diterima

46


2011

31 Desember 2011 Indikator Kinerja

Baseline

RFQ atau Invitation Leter for Selection Individual Consultantt

Target

Capaian

0

8

5

Penjelasan Pekerjaan

0

8

5

Pembukaan Penawaran dan Dokumen Penawaran Barang/Jasa Evaluasi Penawaran

0

8

5

0

8

5

Penetapan Pemenang

0

8

4

Pengumuman Pemenang Surat Perjanjian Kerja/Kontrak Pemeriksaan Barang/Jasa Serah Terima Barang

0

8

4

0

8

4

0

8

3

0

8

3

Analisis ketercapaian/ketidaktercapaian 1. NOL RFQ procurement of laboratory equipment for Tropical Medicine status 1st prior sdh diterima 2. NOL WB untuk pengeluaran paket Visiting Profesor Community Dengue Control dari WB sudah diterima 1. NOL RFQ procurement of laboratory equipment for Tropical Medicine status 1st prior sdh diterima 2. NOL WB untuk pengeluaran paket Visiting Profesor Community Dengue Control dari WB sudah diterima Jumlah penawaran dari Calon Penyedia Barang maupun Calon Tenaga Ahli telah memenuhi standart yaitu minimal 3 penawaran/proposal. 1. Tidak dilakukan karena seluruh surat penawaran alat laboratorium untuk Tropmed diatas HPS. 2. Proposal teknis yang masuk dari seluruh calon TA. Lengkap. Negosiasi Harga/Biaya Konsultasi telah di sepakati antara Pihak 1 & Pihak 2 Negosiasi Harga/Biaya Konsultasi telah di sepakati antara Pihak 1 & Pihak 2 Negosiasi Harga/Biaya Konsultasi telah di sepakati antara Pihak 1 & Pihak 2 Konsultasi telah selesai di laksanakan dan laporan pelaksanaan program telah di terima. Konsultasi telah selesai di laksanakan dan laporan pelaksanaan program telah di terima.

47


2011

Bab IV Rencana Selanjutnya Kegiatan pada tahun pertama merupakan pondasi bagi pelaksanaan kegiatan yang telah diagendakan dalam lima aktivitas besar yang selanjutnya akan memperkuat capaian Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM khususnya dalam rangka menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter, meningkatkan reputasi internasional dan mewujudkan tanggung jawab sosial institusi pada pemecahan masalah bangsa. Organisasi pelaksana dan mekanisme kerja dalam taskforce PHK-PKPD FK UGM perlu dipertahankan sambil tetap melakukan monitoring dan evaluasi atas kinerja yang ada. Komunikasi dengan dengan unsur diluar elemen FK UGM akan terus ditingkatkan. Diseminasi informasi dan sosialisasi kegiatan 2012 terus dilakukan melalui media informasi Media Efkagama, website http://fk.ugm.ac.id/hpeq, rapat pimpinan dan rapat kerja fakultas serta leaflet atau poster akan terus dilakukan. Adapun untuk pengadaan barang dan jasa proses terus berjalan dan diupayakan agar pengadaan barang khususnya dapat terselesaikan pada bulan April 2012. Satuan kegiatan pengadaan barang dan jasa ditahun 2012 adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Permohonan penggabungan procurement of laboratory equipment for tropical medicine th. 2011 dng procurement of laboratory equipment for tropical medicine Procurement of Information Technology Equipment for Production House Procurement of Laboratory Equipment for Production House Seleksi konsultan Penulisan Manuskrip Publikasi International bidang Kedokteran Tropis Procurement of Information Technology Equipment and Audio Visual Procurement of renovation and furniture for Production House Procurement of Laboratory Equipments for Tropmed Procurement of Books for Bioetik and Humaniora Procurement of Equipment for ULM Office Procurement of sumber ajar untuk RS. Pendidikan Seleksi konsultan Software Integratif Manajemen Pendidikan (Individual/Local Consultant) Seleksi konsultan pengembangan sofware tri darma dosen dan data base mahasiswa Seleksi konsultan bidang tata kelola

48


2011

Adapun sebagai kelanjutan dari program-program tahun 2011 dan keberlanjutan dari milestep yang telah direncanakan, maka pada tahun 2012 akan dilaksanakan kegiatan sebagai berikut: No Judul Kegiatan Aktivitas 1: Penyempurnaan konsep dan implementasi kegiatan dalam memenuhi standar WFME Area 2: Educational Programme 1 Penguatan staf Pusat Bioetik dan Humaniora dalam bentuk bantuan pengadaan sumber ajar dan pendukung lain yang perlu diperkuat internasional. Area 3: Assessment of Student 2 Implementasi sistem penilaian hasil belajar yang baru 3 Monitoring dan evaluasi implementasi sistem penilaian hasil belajar yang baru 4 Persiapan validasi eksternal 5 Pelaksanaan validasi eksternal 6 Penguatan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi komite asesmen dengan magang komite asesmen di institusi pendidikan Luar Negeri Area 4: Student A. Implementasi Penanganan student appeal dan deteksi dini mahasiswa berpotensi masalah : 7 Penyelenggaraan layanan penanganan student appeal dan deteksi dini mahasiswa berpotensi masalah melalui penguatan peran Unit Layanan Mahasiswa (ULM): a. Lokakarya penyusunan manual procedure ULM b. Pengadaan sarana dan prasarana pendukung ULM c. Pembuatan software database profil dan track record mahasiswa B. Keterwakilan mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan: 8 Implementasi keterwakilan mahasiswa dalam proses pendidikan 9 Monitoring dan evaluasi keterwakilan mahasiswa dalam proses pendidikan melalui survey dilanjutkan lokakarya. C. Survey Evaluasi terhadap hasil seleksi dikaitkan dengan student achievement 10 Survey evaluasi keterkaitan hasil seleksi dengan student achievement 11 Tindak lanjut hasil survey evaluasi keterkaitan hasil seleksi dengan student achievement dan pelaporan hasil survey Area 5: Academic Staff/Faculty A. Implementasi kebijakan rekrutmen SDM sesuai standar WFME 12 Implementasi rekruitmen SDM sesuai standar WFME B. Implementasi kebijakan keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi 13 Implementasi keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi 14 Pengembangan software untuk menilai kinerja dosen dalam Tri Darma C. Implementasi program pengembangan staf pendidik: 15 Implementasi program pengembangan profesionalisme tenaga pendidik 16 Lokakarya monitoring dan evaluasi SDM : rekrutmen, keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi dan program pengembangan kompetensi tenaga pendidik Area 6: Educational Resources 17 Monitoring dan evaluasi hibah sumber ajar inovatif dengan survey dilanjutkan lokakarya 18 Pengadaan sumber belajar untuk 5 RS Pendidikan Utama : buku/AVA/manekin skills lab 19 Pengembangan kerjasama pendidikan untuk Rotasi Klinik dan Student Elective di Luar Negeri dalam rangka internasionalisasi dan credit transfer

49


2011

No Judul Kegiatan Area 7: Programme Evaluation 20 Lokakarya pembuatan kebijakan tentang evaluasi program pendidikan dokter sesuai standar WFME 21 Riset/policy study evaluasi kurikulum 22 E va l ua si di ri terhadap kesesuaian dengan standard WFME Area 8: Governance and Administration 23 Implementasi kebijakan tata kelola dan administrasi sesuai Good Governance dengan mengembangkan sistem dokumen sesuai ISO 9001:2008, pengadaan software tata kelola administrasi dan keuangan, magang pengelolaan administrasi dan keuangan ke institusi yang sudah menjalankan BLU, mendatangkan tenaga ahli di bidang tata kelola dan mengirimkan staf dalam kursus leadership dan managerial. Area 9 : Continuous Renewal 24 Lokakarya penyusunan rencana perbaikan terhadap defisiensi dalam Policy Study 25 Implementasi rumusan perbaikan terhadap defisiensi dalam policy study dalam rangka continuous renewal

Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada Penelitian pengembangan media ajar berbasis web 26 Workshop 27 Kajian riset pengembangan media ajar berbasis web 28 Magang pengembangan audiovisual 29 Magang pengelolaan teknologi dan informasi 30 Pengadaan fasilitas pendukung pengembangan audiovisual Penelitian pengembangan manekin dan instrumentasi 31 Renovasi minor dan pengadaan mebeler Bengkel Manekin 32 Magang pengembangan reverse engineering medical devices 33 Kajian Riset Instrumentasi dan Manekin Peningkatan akses mahasiswa dan dosen: 34 Pengadaan software integrative 35 Pengadaan fasilitas pendukung kapasitas bandwith Peningkatan akses Rumah Sakit Jejaring: 36 Pelatihan Peningkatan Akses dan Software Integratif di RS Jejaring Peningkatan kerjasama 37 Webinar 38 Bantuan Seminar Internasional 39 Bantuan Publikasi Internasional

Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Pemantapan manajemen riset 40 Pelatihan dan Pendampingan Penulisan Manuskrip Publikasi 41 Insentif Publikasi Internasional 42 Seminar dan Pembentukan Pusat Dengue UGM Pengembangan riset 43 Hibah Pembuatan Modul Ajar 44 Hibah Penelitian Kolaborasi Internasional 45 Visiting Professor dari Luar Negeri ke FK UGM 46 Visiting Professor FK UGM ke Luar Negeri 47 Insentif Bantuan Presentasi Ke Luar Negeri 48 Hibah Pengabdian Masyarakat Pembuatan jurnal ilmiah 49 Pembuatan Jurnal Berkala Bidang Kedokteran Tropis

50


No

2011

Judul Kegiatan

Aktivitas 4: Institusional Social Responsibility 50 51 52

Kegiatan mahasiswa dalam rangka KKN tematik di desa Hargotirto Penjaringan dan Pemberian Beasiswa PHK-PKPD bagi mahasiswa Pendidikan Dokter FK UGM Kurang Mampu dari Pulau Sumba, NTT dan Ternate, Maluku Utara Research Grand Epidemiology of Health Status in Pulau Sumba NTT and Ternate, North Maluku

Terkait dengan kegiatan PHK-PKPD FK UGM tahun 2012 maka ada 10 kegiatan yang direncanakan untuk dilaksanakan pada tahun 2011 tertunda dikarenakan beberapa penjelasan dan situasi setelah usaha dan upaya dari taskforce PHK-PKPD FK UGM. Adapun kegiatan tersebut adalah: 1.

Lokakarya Pengembangan Metode Assessment FK UGM

2.

Lokakarya Penyusunan Perbaikan terhadap Defisiensi Program Studi (Berdasarkan Hasil Policy Study

3.

Pengadaan Smart Material (resin dan silikon)

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Pengadaan Alat Webinar dan IT Tenaga Ahli Pengembangan Software Integratif Pelatihan Peningkatan Akses dan Software Integratif di Rumah Sakit Jejaring Peningkatan Webinar (Telekonferensi) Internasional Tenaga Ahli Penulisan Manuskrip Publikasi Penyelenggaraan Pengadaan Dry ice Visiting Professor dari Luar Negeri ke FK UGM bidang Kedokteran Tropis

Adapun langkah-langkah yang disiapkan oleh penanggung jawab aktivitas untuk mencapai target indikator kinerja yang telah ditetapkan hingga April 2012 berdasarkan tahapan yang telah dicapai pada akhir Desember 2011 adalah sebagai berikut: a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME. Indikator Kinerja


Capaian hingga 31 Desember2011

Terumuskannya visi, misi dan renstra program studi pendidikan dokter yang sesuai dengan kriteria WFME

Visi, misi dan renstra sesuai standar pengembangan WFME

Sudah tersusun konsep dan masukan-masukan/ usulan misi dan tujuan dari stakeholder, namun belum dirumuskan dan belum ditetapkan

Keluarnya kebijakan tata pengembangan program pendidikan sesuai standar WFME

Kebijakan tata pengembangan program pendidikan sesuai standar

Konsep dan usulan sudah disepakati, masih perlu perumusan tata pengembangan program pendidikan secara

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 Lokakarya menghasilkan rumusan usulan; penetapan visi, misi, dan tujuan merupakan wewenang Senat. Usulan tersebut kemudian akan dilaporkan ke Dekan untuk diteruskan ke Senat. Rapat penyusunan aturan operasional mengenai hal-hal khusus yang disepakati dalam tata pengembangan program pendidikan.

51


Indikator Kinerja



2011

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 Perlu persetujuan Senat dan pengesahan Dekan.

pengembangan WFME

formal.

Terbentuknya sistem pengembangan program pendidikan yang sesuai standar WFME

Sistem pengembangan program pendidikan sesuai standar pengembangan WFME

Konsep sudah disepakati, rumusan tata pengembangan program pendidikan sesuai standar WFME belum difinalisasi

Rapat penyusunan aturan yang operasional mengenai hal-hal khusus yang disepakati dalam tata pengembangan program pendidikan. Kemudian hasilnya diajukan ke Dekan.

Penguatan Pusat Bioetika dan Humaniora

Penguatan peran pusat bioetika dan humaniora dalam pengembangan pendidikan

Saat ini sudah tersusun proposal pendirian Bagian Bioetik yang disampaikan ke Rapat Koordinasi Fakultas. Sejauh ini Pusat Bioetik dan Humaniora terlibat dalam berbagai kegiatan melalui task force Professional Behavior (penilaian perilaku professional, materi kurikulum pendidikan dokter, penelitian dan pengabdian masyarakat).

Memonitor secara aktif proses pengusulan Bagian Bioetik

Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Kebijakan pengembangan dan implementasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa

Sejauh ini sudah ada kebijakan pengembangan dan implementasi sistem penilaian hasil belajar mahasiswa.

Survey validitas dan reliabilitas asesmen

Validasi eksternal terhadap penilaian hasil belajar mahasiswa

MOU dengan IDI wilayah, Dinkes, dan FK lain untuk validasi eksternal sistem penilaian hasil belajar

Validasi eksternal dari aspek konten sudah ada dalam bentuk UKDI yang diselenggarakan oleh KBUKDI

Lokakarya dengan validator eksternal (IDI, Dinkes, FK lain) tentang konsep dan mekanisme validasi eksternal terhadap penilaian hasil belajar


Sistem penanganan student appeal sesuai standar pengembangan WFME

Saat ini sudah ada penanganan khusus untuk mahasiswa yang bermasalah dari sisi asesmen (misalnya ketidakcocokan kunci, dll). Untuk student appeal lain belum diatur mekanisme yang rinci.

Realisasi rencana pembentukan Unit Pelayanan Mahasiswa (dalam rangka penanganan student appeal). Advokasi ke Wakil Dekan Akademik. Terbitnya SK UPM.



Konsep sudah ada, belum ada ketentuan yang rinci.

Merumuskan Tupoksi UPM, termasuk di dalamnya tugas deteksi dini mahasiswa berpotensi masalah

Peraturan akademik mengenai keterwakilan mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan

Peraturan akademik resmi representasi mahasiswa

Disetujui konsep keterwakilan mahasiswa dalam pendidikan. Rumusan dan ketentuan yang mengatur belum ada.

Rapat penyusunan organisasi Prodi, susunan organisasi Prodi kemudian diajukan ke Senat untuk mendapat pengesahan.

Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas (UGM)

Laporan evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2010

Belum ada evaluasi pencapaian mahasiswa angkatan 2010.

Rapat pembentukan tim evaluasi pencapaian mahasiswa angakatan 2010.

52


2011

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 Penyusunan pemetaan dan estimasi kebutuhan staf hingga 25 tahun mendatang oleh Task Force SDM Fakultas



Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standar pengembangan WFME

Kebijakan rekruitmen SDM yang sesuai standar pengembangan WFME

Sejauh ini masih menggunakan kebijakan rekruitmen SDM yang berlaku saat ini. Kebijakan tersebut dinilai masih relevan dengan situasi PSPD


Kebijakan keseimbangan jumlah, karakteristik, dan beban kerja dosen untuk mencapai tri darma perguruan tinggi

Selama ini sejauh pemetaan manual (Lembar Kerja Dosen, dll), saat ini sedang dirancang software untuk perhitungan kapasitas kerja dosen.

Perumusan definisi keseimbangan jumlah, karakteristik dan beban kerja serta Tupoksi dosen oleh Task Force SDM Fakultas.

Implementasi program pengembangan kompetensi staf pendidik

Kebijakan program pengembangan kompetensi staf pendidik

Sudah ada rumusannya.

Pengesahan rumusan program pengembangan staf pendidik terkait pengembangan karir staf


Kebijakan sistem pembaruan sumber pembelajaran

Sudah ditawarkan hibah sumber ajar inovatif pada bulan Juli 2011 , sudah terkumpul 16 proposal, namun belum merata antar bagian. Belum dilakukan review atas proposal tsb.

Pembentukan tim reviewer. Perpanjangan tenggat waktu pengumpulan proposal hibah.


Implementasi muatan researchbased learning yang selaras dengan kurikulum

Ada pemetaan konten riset dalam kurikulum, namun belum ditinjau kesesuaian dan kecukupannya dalam kurikulum

Rapat dengan tim riset untuk koordinasi evaluasi research-based learning

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri

-

-

Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri akan diselenggarakan pada tahun 2012.

Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME

Evaluasi program pendidikan yang terintegrasi

Telah dilakukan evaluasi program secara menyeluruh pada program S1

Rapat koordinasi dengan Tim Rotasi Klinik dan Tim Penjaminan Mutu untuk penyelenggaraan evaluasi program.

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuai standar pengembangan WFME

Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter sesuai standar pengembangan WFME

Sudah terusun konsep-konsep pengelolaan administasi, keuangan, dan SDM. Rumusan yang lebih rinci belum disusun.

Rapat penyusunan kebijakan untuk diusulkan ke Dekan dan Senat

Perbaikan berkelanjutan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter

Hasil policy study program pendidikan dokter 2011

Telah disusun rencana policy study, instrumen sudah tersedia. Pelaksanaan belum

Memonitor progres review TOR oleh CPCU

Indikator Kinerja

53


2011

b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech) Target Akhir Tahun 2011



1

1

Perbaikan atau penyempurnaan pedoman.

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar manekin dan instrumentasi

1

1

Perbaikan atau penyempurnaan pedoman


2

1(Blok 1.1)

Evaluasi implementasi blok 1.6 dan penerapan pada blok 1.1. Penguatan tim Gamel dan koordinasi dengan TKB, akademik, Unit IT untuk implementasi Gamel.

Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech

2

1 (manekin RJP)

Pengembangan manekin vital sign diselesaikan hingga Maret 2012.

Persiapan

Persiapan

Persiapan melalui kegiatan hibah penelitian media ajar berbasis web dan penelitian keterampilan klinik.

Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional

2

Persiapan

Telah diperoleh beberapa bahan/materi presentasi dari uji coba terhadap media ajar berbasis web dari blok 1.1. Hasil evaluasi blok 1.1 diiolah oleh tim kemudian disubmit ke jurnal atau presentasi internasional

Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran

2

Hasil penelitian belum diperoleh sehingga belum dapat disusun

Sampai akhir tahun, perlu dipersiapkan dulu tim yang akan menganalisis hasil evaluasi dan persiapan disubmit. Tim juga akan mencari jurnal serta konferensi internasional yang memungkinkan untuk submisi manuskrip.

Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

60%


30%

Uji coba terhadap blok 1.1 sudah dilakukan, analisa terhadap data-data tersebut sedang dilakukan.

Indikator Kinerja

Alat peraga/manekin produksi GamaMEdTech yang diusulkan untuk mendapat HAKI/Paten


Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012

Menghitung akses di log.

20%

54


2011

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis

Indikator Kinerja




2 (5)


Persiapan

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April-2012

2

Presentasi Seminar hasail oleh CPCU

Draft jurnal pertama siap terbit dan 2 draft jurnal dalam proses

Menerbitkan 2 jurnal


2 (8)

2

---

Jumlah Visiting- professor dari luar negeri ke UGM bidang tropmed

2 (8)

Persiapan 2 staf

Persiapan pelaksanaan : 1.Jadwal kegiatan selama kunjungan. 2.Staf yang dipersiapkan mendampingi beliau. 3.Akomodasi

Jumlah Visiting- professor dari UGM ke luar negeri bidang tropmed

2 (1)

2 staf

---


3 (8)

2

---


2 (baru)

2

---

Jumlah uji implementasi lapangan hasil penelitian bidang tropmed per tahun

2 (baru)

2

---

Jumlah blok elektif bidang tropmed per tahun

1 (baru)

1

---

5

4

Direncanakan akan berangkat peserta non degree sebanyak 1 staf yaitu: dr. Hera Nirwati, M.Kes ke Murdoch Children Research Institute Melbourne Australia (14 January – 31 Maret 2011) mundur dari rencana awal dikarenakan permasalahan visa

Jumlah staf non degree per tahun

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR)

Indikator Kinerja Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN

Target Akhir Tahun 2011 80%

Capaian hingga 31 Desember 2011 0 kasus

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 -

Melakukan koordinasi dengan tim KKN untuk lebih menfokuskan kegiatan mahasiswa pada indikator yang ditetapkan.

55


Indikator Kinerja


Capaian hingga 31 Desember 2011 Terdeteksi 1 kasus

Persentase jumlah anak sekolah dasar yang terdiagnosis menderita kecacingan selama kegiatan KKN

8%

Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi menderita anemia dalam kegiatan KKN

90%

Jumlah penderita TB paru yang taat menjalani pengobatan yang dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama periode kegiatan KKN

100% taat

Seluruh penderita telah dinyatakan sembuh belum dijumpai

Jumlah pengiriman Kegiatan KKN tematik di desa hargotirto per tahun Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan & Alumni untuk penjaringan beasiswa PBUTM khusus dan PBUB Mandiri

2 kali

1 kali dengan pola K3M

100%

100%. Telah dibentuk tim khusus penjaringan beasiswa sebanyak 8 orang (untuk penjaringan di Sumba Timur dan Sumba Barat Daya (NTT) dan Ternate (Maluku Utara) Sistem dan SOP Siap (100%)

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolah di FK UGM berupa MoU antara FK UGM, UM UGM dan Pemda NTT dan Maluku Utara Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupa Tes Potensi Akademik (TPA), tes psikologi, tes Kesehatan dan pedoman wawancara mendalam untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa Jumlah mahasiswa tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB

3 (8)

1 set dokumen tes TPA, psikologi, kesehatan dan pedoman wawancara dan survei siap - 5 siswa penerima beasiswa PBUTM khusus

Terdeteksi 1 kasus

2011

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 -

-

-

-

Membuat roadmap terkait indikator kinerja dan rancangan program untuk kegiatan KKN mahasiswa khususnya di wilayah Hargotirto agar supaya terjadi kesinambungan antar kelompok KKN yang diberangkatkan. Apabila sesuai jadwal akademik tidak ada Tim KKN yang berangkat, maka akan dibentuk tim pengabdian masyarakat yang terdiri atas dosen dan mahasiswa untuk mengawal pengembangan wilayah Hargotirto.

Telah terlaksana dan akan dilanjutkan dengan implementasi monitoring akademik bekerjasama dengan bagian akademik. Untuk penjaringan beasiswa tahun 2012 akan tetap dilaksanakan oleh tim yang telah terbentuk dan menggunakan dokumen seleksi yang telah ada bekerjasama dengan DAA dan Tim penjaringan beasiswa.

Dokumen tes siap

5 siswa penerima beasiswa jalur PBUPD dari NTT dan

Akan dilakukan penjaringan beasiswa 2012 mulai bulan Oktober 2011 dengan menggunakan SOP yang telah disusun. Dan dilakukan penyesuaian skema penerimaan beasiswa sesuai dengan standar penerimaan mahasiswa baru yang

56



Indikator Kinerja

(NTT&Maluk u)

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penyelenggaraan beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM malalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan mahasiswa di asrama UGM, pemberian uang bulanan. Terbentuknya sistem pembimbingan dan monitoring

Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun

Laporan penelitian epidemiologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara

Tersedia sistem seleksi/SOP (skema beasiswa, matrikulasi, penempata n mahasiswa) Tersedia sistem pembimbin gan dan monitoring 5

Tersedia

Capaian hingga 31 Desember 2011 Maluku thn ajaran 2011/2012 Sistem seleksi siap.

2011

Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga April 2012 berlaku untuk tahun ajaran 2012.

Mengimplementasikan ditetapkan.

sistem

yang

telah

Matrikulasi terselenggara 100%

100%

Mengimplementasikan sistem yang telah dibuat.

Belum ada data, masih pertengahan tahun. Proses belajar belajar dimulai September 2011 Laporan kemajuan riset di Maluku Utara: 90%

Melakukan pembimbingan dan monitoring kemajuan belajar mahasiswa penerima beasiswa.

NTT : 70%

Kegiatan penelitian telah dilaksanakan, bulan November-Desember 2011, monitoring dan evaluasi laporan kemajuan telah dilaksanakan; Format penelitian adalah hibah dalam rangka survey epidemologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara terkait pencapaian MDGs 4,5 dan 6 yang diberikan kepada dosen/staf pendidik Prodi Dokter.

e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UR dan PSPD UNJA Akhir Tahun 2011 Indikator Kinerja Pencapaian indikator kinerja institusi mitra

Target

Capaian

70% dari indicator kinerja tahun 1

30% kegiatan tahun 1

Rencana pencapaian targetindicator kinerja antara hingga April 2012 Rencana pencapaian tahun 2012 adalah 75% kegiatan. Untuk mendukung pencapaian tersebut telah dilakukan pertemuan konsolidasi kemitraan 2012 tgl 22 Desember 2011 di UGM (lihat notulen terlampir) yang berisi: 1. Menelaah satu persatu rencana kegiatan 2012 dan menyepakati format kegiatan 2. Mendiskusikan antisipasi hambatan yang mungkin muncul, seperti lambatnya review TOR, mundurnya permulaan program, keterlambatan pencairan dana, dll.

57


Akhir Tahun 2011

Rencana pencapaian targetindicator kinerja antara hingga April 2012

Indikator Kinerja Target

2011

Capaian 3.

Kesepakatan pembuatan log book untuk memonitor perubahan yang terjadi setelah suatu kegiatan dilaksanakan 4. Rencana pelaksanaan pertemuan forum triparteit di UGM pada bulan Februari dengan mengundang Rektor dan atau dekan UNRI dan UNJA, direktur eksekutif dan PIC agar kegiatan kemitraan HPEQ di UNRI dan UNJA terintegrasi dengan kegiatan UNRI dan UNJA untuk mencapai visi dan misi UNRI dan UNJA 5. Pengiriman TOR aktivitas kemitraan 2012 dari pihak UNRI dan UNJA ke UGM paling lambat minggu ke-2 Januari 2012 sebagai salah satu materi penyusunan panduan kegiatan kemitraan 2012. Selain hal-hal tersebut diatas, dilakukan pula koordinasi kedalam yang terkait dengan: 1. Identifikasi narasumber yang kompeten dan relevan dari UGM. 2. Diseminasi kegiatan kemitraan 2012 kepada seluruh narasumber UGM.

58


2011

Bab V Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas

Dengan melihat pelaksanaan program dan kegiatan yang telah dicapai, diprediksikan bahwa secara umum capaian indikator kinerja yang telah ditentukan sejak awal hingga akhir program pada tahun 2011 dapat tercapai. Meskipun beberapa indikator kinerja akan dicapai lebih rendah atau lambat dari pada yang telah ditetapkan karena beberapa kegiatan akan diluncurkan ke tahun 2012. Namun perencanaan kegiatan sebagaimana telah disusun dalam Proposal Lengkap dan Rencana Implementasi Program 2011 PHK-PKPD FK UGM tetap akan dilaksanakan sesuai rencana. Sejauh ini desain atas struktur organisasi pelaksana, mekanisme koordinasi dan implementasi proyek, mekanisme kemitraan dapat dilaksanakan dengan baik. Konflik dan permasalahan yang dihadapi dalam taskforce bersifat minor dan tidak memerlukan perubahan atas desain dan mekanisme kerja dalam organisasi pelaksana. Sistem dan koordinasi yang dimiliki saat ini terus dilakukan penyesuaian minor untuk mampu mengatasi berbagai kendala dalam pelaksanaan. Koordinasi dan komunikasi yang sistematis dan intensif dengan pimpinan universitas, fakultas, program studi dan unit serta tim/komite terkait dipercaya akan mampu menjamin keberlanjutan program dan pemberdayaan sumber daya selama pelaksanaan PHK-PKPD. Analisa terhadap kekuatan dan kelemahan atas desain yang dikorelasikan dengan capaian indikator serta penyesuaian dan perubahan terhadap program tahun 2012 berdasarkan pengalaman implementasi pada tahun 2011 akan kami jabarkan berdasarkan aktivitas. a. Aktivitas 1: Pengakuan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter oleh WFME.

Indikator Kinerja Terumuskannya visi, misi dan renstra program studi pendidikan dokter yang sesuai dengan kriteria WFME Keluarnya kebijakan tata pengembangan program pendidikan sesuai standar WFME

Sudah ada rumusan

Menunggu penetapan Senat

Penyesuaian & perubahan terhadap program tahun 2012 Tidak ada perubahan target dan program

Sudah ada rumusan

Belum ada rumusan operasional

Tidak ada perubahan target dan program

Kekuatan

Kelemahan

59


Indikator Kinerja Terbentuknya sistem pengembangan program pendidikan yang sesuai standar WFME Penguatan Pusat Bioetika dan Humaniora

Sistem penilaian hasil belajar mahasiswa yang selalu diperbarui

Validasi eksternal terhadap penilaian hasil belajar mahasiswa



Peraturan akademik mengenai keterwakilan mahasiswa pada pengambilan keputusan yang terkait dengan kepentingan pendidikan Usulan perbaikan sistem seleksi mahasiswa ke universitas (UGM)

Kekuatan

Kelemahan

2011

Penyesuaian & perubahan terhadap program tahun 2012 Tidak ada perubahan target dan program

Sudah ada rumusan


Kebutuhan dan aktivitas Pusat Bioetik dan Humaniora cukup signifikan Sudah ada Komite Asesmen dan konsep regulasi yang direview secara periodik. Desain penelitian asesmen sudah disusun Hubungan kerja dengan pihak luar selama ini baik

Proses pembentukan Bagian merupakan kewenangan pihak lain (Senat Universitas) Pelaksanaan penelitian asesmen terhambat availabilitas narasumber


Konsep validasi eksternal merupakan konsep baru yang perlu sosialisasi terhadap pihak yang dilibatkan. Belum ada tenaga fulltimer dan peer-group dalam tim Monitoring


Belum ada tenaga fulltimer dan peer-group dalam tim Monitoring




Universitas belum memasukkan komponen non-akademik yang sangat penting dalam proses pendidikan dokter,dalam sistem seleksi Belum ada pemetaan dan proyeksi kebutuhan SDM. Baru beberapa Bagian yang memiliki pemetaan dan proyeksi kebutuhan SDM. LKD tidak cukup merepresentasikan aktivitas dosen. Konsep keseimbangan aktivitas tri dharma belum jelas. Belum ada mekanisme monitoring dan umpan


Sudah ada Tim Monitoring Pembelajaran. Rancangan Unit Layanan Mahasiswa sudah disusun Sudah ada Tim Monitoring Pembelajaran. Rancangan Unit Layanan Mahasiswa sudah disusun. Sudah ada kesepakatan bersama mengenai keterwakilan mahasiswa dalam pengambilan keputusan Sistem seleksi sudah ada dengan validitas yang baik

Kebijakan rekruitmen SDM sesuai standarpengembangan WFME

Sudah ada sistem rekruitmen SDM dari Fakultas


Sudah ada LKD yang diisi secara mandiri oleh Dosen.

Implementasi program pengembangan kompetensi staf

Sudah ada programprogram yang sudah




Target pencapaian diharapkan pada 2013.


60


Indikator Kinerja

Kekuatan

Kelemahan

2011

Penyesuaian & perubahan terhadap program tahun 2012

pendidik

dijalankan


Proposal hibah sumber ajar sudah masuk


Ada Tim Riset yang bertugas memetakan materi riset Kegiatan-kegiatan pertukaran mahasiswa dan dosen selama ini sudah terlaksana Sudah berjalan untuk tahap sarjana

balik terkait pengembangan karir Belum ada tim reviewer. Pengajuan proposal belum merata dari semua bagian Belum ada evaluasi mengenai pembelajaran riset di Prodi Dokter Belum ada koordinasi yang baik mengenai kegiatan pertukaran mahasiswa dan dosen Belum berjalan baik untuk tahap profesi

Sudah ada konsep dan usulan.



Instrumen dan penyelenggara policy study sudah disiapkan

Miskomunikasi tentang anggaran penyelenggaraan.


Program pertukaran mahasiswa dan dosen dengan fakultas kedokteran luar negeri Kebijakan evaluasi program pendidikan dokter sesuai dengan standar pengembangan WFME Kebijakan tentang tata kelola dan administrasi program pendidikan dokter yang sesuai standar pengembangan WFME Perbaikan berkelanjutan terhadap defisiensidefisiensi program pendidikan dokter


Tidak ada perubahan target dan program Tidak ada perubahan target dan program


b. Aktivitas 2: Pengembangan Unggulan Teknologi Pendidikan Kedokteran Gadjah Mada (Gadjah Mada Medical Education Technology/GamaMEdTech)

Indikator Kinerja

Kekuatan


Draft sudah pernah tersusun sebelumnya.

Buku pedoman kerja pengembangan penelitian media ajar manekin dan instrumentasi

Sudah ada bahan untuk penyusunannya


Gamel sudah pernah diterapkan sebelumnya.

Penelitian alat peraga/manekin dan instrumentasi yang dikembangkan GamaMedTech Alat peraga/manekin produksi GamaMEdTech

Adanya fasilitas yang memadai dari Unit Production House dan Skills Lab untuk mengembangkan instrumentasi baru Adanya unit dan fasilitas yang mendukung dan

Kelemahan Belum disosialisasikan secara luas dan dibahas oleh seluruh stakeholder (dosen, TKB, mahasiswa, tenaga kependidikan) Belum disosialisasikan secara luas dan dibahas oleh seluruh stakeholder (dosen, TKB, mahasiswa, tenaga kependidikan) Terbatasnya resources (tim teknis Gamel, dosen yang terlatih sebagai pengguna aktif Gamel serta admin Gamel dari segi content) Kesulitan mendapatkan bahan dalam waktu yang singkat (pemesanan kadang butuh waktu yang lama) Masih menunggu produk hasil penelitian alat peraga/manekin

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 Buku pedoman yang sudah jadi akan disosialisasikan

Buku pedoman yang sudah jadi akan disosialisasikan

Tidak ada perubahan

Satu penelitian alat peraga/manekin yang sedianya selesai pada tahun 2011 akan diselesaikan di tahun 2012 Tidak ada perubahan

61


Indikator Kinerja

Kekuatan

yang diusulkan untuk mendapat HAKI/Paten Presentasi hasil penelitian teknologi (pendidikan) kedokteran di tingkat internasional Manuskrip submitted terkait teknologi (pendidikan) kedokteran Jumlah mahasiswa yang mengakses produk GamaMedTech berbasis web

memadai untuk pengembangan prototype Akses internasional cukup terbuka banyak kesempatan


Sarana dan prasarana yang memadai untuk mengakses produk GamaMedTech berbasisweb


Dosen muda mudah memahami dan sering mengakses Gamel sehingga merespon dengan cepat

---

Sarana dan prasarana yang memadai untuk mengakses produk GamaMedTech berbasisweb

2011

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012

Kelemahan

Belum pernah dibahas/didiskusikan sama sekali

Tidak ada perubahan

Belum pernah dibahas/didiskusikan sama sekali Persiapan teknis yang kurang karena kurangnya staf teknis dari unit IT. Feedback yang minimal dari dosen. Persiapan teknis yang kurang karena kurangnya staf teknis dari unit IT. Feedback yang minimal dari dosen. Belum ada pelatihan secara luas serta monitoring pengggunaannya bagi para dosen.

Tidak ada perubahan

Tidak ada perubahan

Tidak ada perubahan

Tidak ada perubahan

c. Aktivitas 3: Pengembangan Pusat Unggulan Internasional Kedokteran Tropis Indikator Kinerja

Kekuatan

Kelemahan


- SDM, fasilitas dan sistem yang ada FK UGM mendukung kegiatan ini. - Banyaknya kerjasama FK UGM dengan institusi dari luar negeri

- Waktu sosialisasi yang pendek. - Kesibukan staf dalam Tri Dharma PT


- Potensi manuskrip dari staf dan mahasiswa S1, S2, PPDS dan S3 - Tersedianya SDM baik staf pendidikan dan staf kependidikan yang telah professional dalam mengorganisasikan jurnal.


Banyaknya jumlah penelitian staf FK UGM

- Kesibukan editor dan reviewer yang padat sehingga waktu untuk pembuatan jurnal berkurang . - Kemampuan menulis dalam bahasa Inggris antar staf tidak sama. - Mahasiswa sudah kembali ke institusi masing-masing sehingga perlu waktu untuk menghubungi. - Jumlah pendaftar terbatas karena tema yang spesifik sehingga tidak banyak yang terlibat. - Kesibukan para staf

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 Kegiatan ini tetap dilaksanakan tahun 2012 dengan jumlah proposal yang diterima ditambah -

Kegiatan tetap dilaksanakan Menjalin dan meningkatkan kemitraan

- Dilakukan sosialisasi seawal mungkin. - Akan disinergikan dengan pelaksanaan TA Penulisan Manuskrip

62


Indikator Kinerja

Kekuatan

Jumlah Visitingprofessor dari luar negeri ke UGM bidang tropmed

Banyaknya kerjasama FK UGM dengan institusi dari luar negeri

Jumlah Visitingprofessor dari UGM ke luar negeri bidang tropmed

Tersedianya SDM yang mempunyai reputasi internasional


Banyaknya jumlah penelitian staf FK UGM


Adanya potensi SDM dan fasilitas di FK UGM sehingga memungkinkan pengemban modul pembelajaran bidang tropmed dilaksanakan

Jumlah pengabdian masyarakat bidang tropmed per tahun Jumlah blok elektif bidang tropmed per tahun

Banyaknya jumlah pengabdian dan daerah binaan Adanya potensi SDM dan fasilitas di FK UGM sehingga memungkinkan blok elektif bidang tropmed dilaksanakan

Kelemahan sehingga belum sempat mengirimkan manuskrip ke jurnal internasional. Waktu sosialisasi yang pendek dan padatnya jadwal professor dari luar negeri, sehingga perlu disosialisakan jauh-jauh hari sebelumnya - Kesibukan professor - Persiapan mepet sehingga waktu untuk matching jadwal tidak optimal - Keterbatasan pendaftar saat ini karena tema yang spesifik sehingga tidak banyak yang terlibat, dan hanya peserta oral presentation saja yang didanai - Kegiatan seminar di luar negeri pada akhir 2011 terbatas ---

Kesibukan staf sehingga pelaksanaan mundur dari jadwal 1 modul (blood transfusion) tidak dapat dilaksanakan karena jumlah mahasiswa pemilih kurang dari kuota

2011


Kegiatan terus dilaksanakan Komunikasi dengan kandidat sudah dimulai tahun 2011 Kegiatan terus dilaksanakan dengan sosialisasi seawal mungkin

-

Sosialisasi sejak awal Sosialisasi Seminar di LN sejak awal

-

Kegiatan tetap dilaksanakan - Sudah dilakukan identifikasi modul untuk tahun 2012 Kegiatan tetap dilaksanakan dan persiapan dilakukan seawal mungkin ---

d. Aktivitas 4: Peningkatan Institutional Social Responsibility (ISR) Indikator Kinerja

Kekuatan

Jumlah kasus chikungunya yang terdeteksi di desa Hargotirto selama program KKN Persentase jumlah anak sekolah dasar yang terdiagnosis menderita kecacingan selama kegiatan KKN Jumlah anak sekolah dasar yang terdeteksi menderita anemia dalam kegiatan KKN

- KKN merupakan kegiatan akademik di FK UGM, baik melalui LPPM maupun K3M - Wilayah Hargotiro merupakan desa binaan SIKIP yang dalam implementasi kegiatannya bekerjasama dengan LPPM dan FK UGM

Kelemahan - Koordinasi dengan penyelenggara KKN/K3M tidak intensif. - Diseminasi indikator kinerja aktivitas 4 belum tersosialisasikan pada dosen pembimbing lapangan/fakultas dan pejabat wilayah setempat.

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 Kegiatan tetap dilaksanakan sesuai rencanakan. Perlu dilakukan perubahan indikator kinerja menjadi indikator yang lebih umum dan tidak spesifik pada kasus tertentu yang dapat berubah.

63


Indikator Kinerja Jumlah penderita TB paru yang taat menjalani pengobatan yang dibuktikan dengan lengkapnya kartu minum obat selama periode kegiatan KKN Jumlah pengiriman kegiatan KKN tematik di desa hargotirto per tahun Terbentuknya Tim Khusus di bawah Manajer Bidang Kemahasiswaan & Alumni untuk penjaringan beasiswa PBUTM khusus dan PBUB Mandiri

Kekuatan

- Semangat dari Tim Khusus yang terbentuk yang luar biasa tinggi sehingga dalam keadaan ketergesaan (mengingat waktu verifikasi dari pihak UGM sangat mepet) dan kesederhanaan (karena keterbatasan dana penunjang) tim bekerja dengan baik sekali - Semangat dari pihak Ternate dan Sumba yang tinggi sehingga memperlancar kegiatan. Bahkan tim khusus diterima secara khusus oleh pimpinan pemerintah daerah

Kelemahan

-

-

-

-

-

Terbentuknya sistem (termasuk SOP) penjaringan siswa SLTA/SMU/MA dari NTT dan Maluku Utara yang berminat sekolah di FK UGM berupa MoU antara FK UGM, UM UGM dan Pemda NTT dan Maluku Utara

Tim di FK UGM cukup intens mengadakan komunikasi dan hampir di setiap tahap dilakukan evaluasi

---

Pada tahap awal direncanakan semua biaya pendidikan akan ditanggung HPEQ tetapi di tengah perjalanan berubah sehingga tim berkomunikasi dg pihak Ternate dan Sumba Pada saat tim bekerja terjadi perubahan kebijakan nasional tentang system penerimaan mahasiswa baru yang mempengaruhi sistem di universitas. Dan UGM belum memberi konfirmasi jalur penerimaan yang bisa digunakan untuk program ini Pihak luar menaruh harapan untuk seluruh biaya pendidikan ditanggung sehingga Tim harus melakukan dialog dengan pemda. Kurangnya biaya penunjang untuk tim melakukan survey dan verifikasi administrasi dan akademik di Ternate dan SUmba Dari internal belum adanya SOP dan kebijakan yang jelas tentang penerimaan jalur khusus seperti ini.

2011


Tidak ada perubahan

Akan mengikuti sistem yang diberlakukan oleh Direktorat Administrasi Akademik (DAA) UGM

64


Indikator Kinerja Tersedianya 1 set dokumen seleksi mahasiswa berupa Tes Kesehatan dan pedoman wawancara mendalam untuk siswa dan orang tua siswa, dan pedoman survei kunjungan ke rumah siswa

Jumlah mahasiswa tidak mampu dan berprestasi yang menerima beasiswa melalui skema PBUTM khusus dan PBUB Terbentuk sistem (termasuk SOP) penyelenggaraan beasiswa bagi siswa yang sudah terseleksi masuk FK UGM malalui skema beasiswa PHK-PKPD yang meliputi kuliah matrikulasi, penempatan mahasiswa di asrama UGM, pemberian uang bulanan. Terbentuk sistem pembimbingan dan monitoring Jumlah mahasiswa penerima beasiswa PBUTM khusus yang memenuhi persyaratan IPK minimum (>3,00) pertahun

Laporan penelitian epidemiologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara

Kekuatan

Kelemahan

- Komunikasi yang cukup --Potensi baik Akademik dengan Kepala (TPA), Dinastes psikologi, tes Pendidikan Ternate dan Sumba sehingga saat pelaksanaan bisa berjalan lancar dan tidak ada protes hingga tahap pengumuman nama siswa penerima beasiswa - Tim khusus yang terdiri dari pihak FK UGM dan Direktorat Administrasi Akademik (DAA) cukup solid - Jaringan FK UGM cukup Tidak mudah mencari luas mahasiswa berprestasi dan - Tim penjaring tidak mampu dengan bersemangat dan bersedia motivasi/kemauan yang bekerja keras besar di wilayah NTT atau Maluku Utara - Penyelenggaraan --matrikulasi merupakan bagian dari SOP penerimaan mahasiswa skema khusus - Matrikulasi bukan pertama kami diselenggarakan

2011

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 Akan mengikuti sistem yang diberlakukan oleh Direktorat Administrasi Akademik (DAA) UGM

Akan mengikuti sistem yang diberlakuakn oleh Direktorat Administrasi Akademik (DAA) UGM

Tidak ada perubahan

---

---

Tidak ada perubahan

- Disiapkan dosen pembimbing akademik khusus

- Kemampuan dasar akademik mahasiswa penerima beasiswa relatif lebih rendah dari kebanyakan mahasiswa baru yang diterima - Keterlambatan Review TOR dari CPCU DIKTI - Proposal yang masuk belum memenuhi kuota. - Mendapat kritik  dana kecil dan terbatas. - Penelitian di Sumba NTT terkendala datangnya musim hujan (pencarian nyamuk mengalami kesulitan)

Tidak ada perubahan

- Adanya Tim Riset dari FK UGM yang kuat dan peduli. - Adanya sistem milis di FK UGM. - Adanya kepedulian staff di lingkungan FK UGM dan di luar FK UGM yang bersedia menjadi reviewer - Tanggung jawab penerima hibah yang tinggi

Kegiatan penelitian telah dilaksanakan, bulan November-Desember 2011, monitoring dan evaluasi laporan kemajuan telah dilaksanakan; Format penelitian adalah hibah dalam rangka survey epidemologi status kesehatan di NTT dan Maluku Utara terkait pencapaian MDGs 4,5 dan 6 yang diberikan kepada dosen/staf pendidik Prodi Dokter.

65


2011


Indikator Kinerja

Kekuatan

Kelemahan

Laporan kegiatan KKN tematik FK UGM di NTT dan Maluku Utara

- Adanya Tim Riset dari FK UGM yang kuat dan peduli. - Adanya sistem milis di FK UGM. - Adanya kepedulian staff di lingkungan FK UGM dan di luar FK UGM yang bersedia menjadi reviewer

- Keterlambatan Review TOR dari CPCU DIKTI - Proposal yang masuk belum memenuhi kuota. - Mendapat kritik  dana terbatas.

e. Aktivitas 5: Kemitraan dengan FK UR dan PSPD UNJA Indikator Kinerja Pencapaian indikator kinerja institusi mitra

f.

Kekuatan

Kelemahan

- Komitmen Fakultas untuk mengijinkan stafnya melakukan kegiatan kemitraan - Komitmen narasumber - Pembuatan MOU dan Petunjuk Teknis pelaksanaan kegiatan kemitraan - Adanya cadangan narasumber dengan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan mitra - Komitmen dana dari Fakultas sebagai dana koordinasi dan monev - Mitra dari FK UNRI yang proaktif untuk memfollow-up kegiatan dan kemudahan informasi melalui satu pintu - Komitmen FK UNRI yang menyediakan dana pendamping - Ketersediaan fasilitas fisik untuk melaksanakan kegiatan - Walaupun jumlah SDM PSPD UNJA terbatas sejauh ini dapat melakukan kegiatan dengan baik

- Evaluasi TOR Kemitraan terlambat oleh CPCU DIKTI - Ketidakjelasan SOP dari pusat - Dana pendampingan/cadangan dari institusi yang terbatas - Kapasitas SDM untuk implementasi program terbatas - Karena persetujuan TOR terlambat banyak aktivitas yang tertunda pelaksanaannya - Ketersediaan waktu narasumber yang terbatas

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 - Antisipasi perubahan jadwal kegiatan sesuai dengan jadwal penurunan anggaran oleh CPCU - Pendampingan penganggaran mitra - Pendampingan pembuatan detil acara - Penyusunan kegiatan disesuaikan dengan beban kerja SDM yang tersedia

Status Pengadaan Barang dan Jasa Indikator Kinerja

Permohonan penggabungan procurement of laboratory equipment for tropical medicine th. 2011 dng procurement of laboratory

Kekuatan -

Ketersediaan barang di pasaran mudah di dapat.

Kelemahan -

Anggaran yang tersedia tidak mencukupi, karena proses penyusunan dilaksanakan pad th. Awal th. 2010 dan tidak memperhitungkan

Penyesuaian & Perubahan terhadap program tahun 2012 Permohonan penggabungan th. 2011 dng procurement of laboratory equipment for tropical medicine

66


Indikator Kinerja

Kekuatan

Kelemahan

equipment for tropical medicine Procurement of Information Technology Equipment for Production House

2011


kenaikan harga&biaya pengiriman - Ketersediaan barang di pasaran mudah di dapat.

Kurangnya kesesuaian antara proposal dan daftar spesifikasi teknis dlam proposal 1 item barang yang sudah discontinued (alat webinar)

Menambahkan item barang yang ada dalam dalam proposal namun spesifikasinya tidak ada dalam paket, dan mengganti barang yang alat webinar dengan Server Webinar untuk mendukung program yang sudah ada.

-

Penggagungan dengan paket alat tropmed 2011.

Mengajukan proses pengusulan penggabungan sesegera mungkin ke WB

Seleksi konsultan Penulisan Manuskrip Publikasi International bidang Kedokteran Tropis

-

Waktu pelaksanaan yang terbatas

Mengoptimalkan waktu pelaksanaan

Procurement of Information Technology Equipment for Networks Hospital

-

Sinkronisasi denga n proposal kegiatan aktivitas

Procurement of Laboratory Equipments for Tropmed

-

Penggagungan dengan paket alat tropmed 2011.

-

-

Procurement of Laboratory Equipment for Production House

- Barang ada di pasaran

Procurement of Laboratory Equipments for Production House

Mengajukan proses pengusulan penggabungan sesegera mungkin ke WB - Kegiatan tetap dilaksanakan

Seleksi konsultan Software Integratif Manajemen Pendidikan (Individual/Local Consultant)

Adanya TA. Yang mempunyai keahlian dalam bidang Software Integratif Manajemen Pendidikan

- Kegiatan tetap dilaksanakan

Seleksi konsultan pengembangan sofware tri darma dosen dan data base mahasiswa

Adanya TA. Yang mempunyai keahlian dalam bidang pengembangan sofware tri darma dosen dan data base mahasiswa


Seleksi konsultan bidang tata kelola

Adanya TA. Yang mempunyai keahlian dalam bidang tata kelola


67

Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD FK UGM 2011 Ringkasan Eksekutif

Recommend Documents