LAMPIRAN-LAMPIRAN. Rencana Penerimaan Piutang Dagang Mingguan. Daftar Piutang yang dihapuskan dan Internal Office Memo

LAMPIRAN-LAMPIRAN L1

Metode Pengumpulan Data

L2

Proses Tinjauan Pelanggan

L3

Form Penawaran Harga

L4

Purchase Order

L5

Surat Jalan

L6

Invoice

L7

Faktur Pajak

L8

Voucher Penerimaan

L9

Rencana Penerimaan Piutang Dagang Mingguan

L10

List dan Aging Piutang Perusahaan

L11

Daftar Piutang yang dihapuskan dan Internal Office Memo

L12

BNI Coorporate iBanking – Historical Statements

L2

Lampiran 1 (L1) Metode Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data pada perusahaan terdapat beberapa metode yang digunakan yaitu metode obervasi langsung ke perusahaan dan metode wawancara. Metode observasi adalah metode yang melakukan pengamatan secara langsung kegiatan prosedur yang dilakukan oleh perusahaan, sedangkan metode wawancara adalah metode yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh pihak-pihak yang terkait dengan pengendalian intern pada proses penjualan kredit dan piutang usaha. Daftar pertanyaan atas pengendalian intern berdasarkan komponen COSO atas proses penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Mitra Sejati Beribu, telah kami lakukan pada tanggal 7 Mei 2012. Berdasarkan daftar pertanyaan tersebut, hasil jawaban yang diperoleh adalah sebagai berikut: No.

1

2

Daftar Pertanyaan

Jawaban yang Diperoleh

Nama Penjawab Pertanyaan

Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Bagaimana hubungan Para atasan memiliki hubungan Noviar yang terjalin antara para yang baik dengan para Direktur Utama karyawan dengan para karyawannya. Perusahaan kerap atasan di perusahaan? kali melakukan gathering, pengajian dan berbagai pertemuan untuk mempererat hubungan antara atasan dengan karawan mereka. Apakah perusahaan Perusahaan telah memiliki Noviar memiliki struktur sturuktur organisasi yang tertullis Direktur Utama organisasi yang jelas dan dan relatif sudah mempunyai memadai? pembagian tugas dan tanggung jawab dan cukup.

L3

3

Apakah terjadi pembagian wewenang dan tanggung jawab yang memadai oleh perusahaan?

Pada top level pembagian wewenang dan tanggung jawab sudah berjalan dan dibuat secara tertulis, akan tetapi pada level yang lain seperti pada bagian supervisor kebawah (lower level) pembagian wewenang dan tanggung jawab masih di tangani oleh atasannya.

Noviar Direktur Utama

4

Apakah setiap aturan pada perusahaan dibuat secara tertulis dan di distribusikan secara merata kepada karyawan?

Pada beberapa aturan seperti aturan mengenai #ISPM 15 sudah dibuat secara tertulis, akan tetapi pada aturan yang lainnya yang tidak diatur oleh #ISPM 15 aturan beli dibuat secara tertulis seperti pada prosedur retur penjualan yang dikembalikan oleh pelanggan.


5

Sejauh mana para karyawan di dorong untuk melakukan pekerjaan secara jujur dan tidak melanggar hukum dan etika?

Perusahaan selalu berusaha menciptakan lingkungan yang nyaman kepada para karyawan, perusahaan juga selalu mendorong karyawan agar selalu memiliki norma dan selalu mematuhi aturan yang berlaku.


Selain dengan cara mengkomunikasikan hal tersebut secara langsung kepada karyawan perusahaan juga secara berkala mengadakan pengajian dan bimbingan rohani dengan tujuan agar para karyawan dapat bekerja secara jujur dan tidak melanggar hukum dan etika. 6

Apakah direktur, komisaris dan anggota manajemen puncak telah memberikan contoh yang baik pada karyawannya terkait dengan integritas dan nilai etika?

Direktur, komisaris dan anggota manajemen puncak selalu berusaha memberikan contoh yang baik kepada para karyawannya agar tercipta integritas dan nilai etika yang baik diperusahaan secara keseluruhan.


L4

7

Apakah gaji dan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan telah sesuai dengan jenis pekerjaan dan tanggung jawab yang dibebankan kepada karyawan?

Pada beberapa karyawan inti perusahaan telah memberikan kompensasi yang cukup memadai dan sesuai, akan tetapi pada lower level (helper) perusahaan masih memberikan kompensasi berdasarkan UMK (Upah Minimum Kabupaten) yang berlaku.

Ade Buntaran Direktur Operasional

8

Apakah karyawan puas dengan gaji kompensasi diberikan perusahaan?

Menurut perusahaan: Karena rata-rata masa kerja karyawan sudah diatas 2 tahun maka perusahaan menilai tingkat kepuasan gaji karyawan sudah relatih memadai.


telah dan yang oleh

Menurut karyawan: Apabila ada perusahaan lain yang menawarkan gaji yang lebih besar karyawan bersedia untuk pindah ke perusahaan lain tersebut.

9

Bagaimana proses perekrutan karyawan yang dilakukan perusahaan dan apakah ada pertimbangan dan keahlian khusus yang diperlukan dalam proses perekrutan tersebut?

Pada proses perekrutan karyawan di perusahaan untuk bagian inti perusahaan pengrekrutannya dilakukan dengan cara memasang iklan di media massa, akan tetapi pada level supervisor dan helper perusahaan menggunakan jasa perusahaan pengerah tenaga kerja. Untuk pertimbangan khusus seperti pada pada lowongan pekerjaan bagian penjualan perusahaan mengkhususkan orang yang memiliki latar pendidikan minimal S1 lulusan jurusan apapun, dapat menggunakan komputer dan internet dan dapat berbahasa inggris.

Yusuf Supir (Bagian Pengiriman Barang)

Sadimin HRD (Personalia)

L5

10

11

11

12

Apakah terdapat kegiatan pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, dan tindakan perbaikan yang dilakukan perusahaan?

Untuk karyawan produksi sesuai dengan ketentuan #ISPM 15 maka secara berkala akan dilakukan pelatihan terutama terhadap manager mutu dan manager teknik akan tetapi pada bagian lain seperti bagian penjualan, keuangan, dan akuntansi perusahaan belum melakukan pelatihan khusus secara berkala. Untuk evaluasi perusahaan setiap tahun melakukan peninjauan atas gaji, kemampuan karyawan dan aktivitas-aktivitas diperusahaan. Untuk tindakan perbaikan perusahaan memberlakukan reward and punishment kepada karyawan dan melakukan rapat tahunan untuk melakukan perbaikan apabila ada kekurangan yang terjadi pada aktivitas diperusahaan. Apakah terdapat sanksi Terhadap karyawan yang kepada karyawan yang melakukan kesalahan atau melakukan kesalahan? pelanggaran terhadap aturan perusahaan yang telah ditetapkan maka perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan sesuai dengan tingkat kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Penaksiran Resiko (Risk Assessment) Apakah para karyawan Perusahaan pada proses telah ditempatkan sesuai perekrutan karyawannya dengan kemampuan dan berprinsip pada kemampuan keahlian yang karyawan pada bidang yang dimilikinya? dikuasainya. Apakah terdapat Tentu saja terjadi persaingan antar persaingan antara karyawan timbul karena adanya karyawan di dalam keinginan untuk mendapatkan perusahaan? reward dari perusahaan terlebih karena secara berkala perusahaan juga melakukan mutasi, promosi dan demosi pada karyawan.





L6

13

Bagaimana penaganan atas karyawan baru yang dilakukan oleh perusahaan?

Pada akhir tahap proses perekrutan karyawan perusahaan melakukan masa percobaan 3 bulan lalu setelah masa percobaan tersebut perusahaan melakukan evaluasi apakah karyawan tersebut memadai untuk ditempatkan diposisi tersebut dan apabila tidak maka perusahaan melakukan pemutusan atau pemberhentian kepada karyawan tersebut.


14

Apakah perusahaan telah melakukan pencegahan atas tindakan kecurangan yang mungkin terjadi diperusahaan?

Perusahaan telah melakukan pencegahan dari kecurangan yang mungkin terjadi secara dini dengan membuat peraturanperaturan kepada karyawannya.


15

Apakah perusahaan telah menggunakan sistem terkomputerisasi khusus dalam menjalankan kegiatannya? Bagimana pengamanannya?

Perusahaan menggunakan program microsoft office dan selain menggunakan proses tersebut perusahaan juga menggunakan aplikasi MYOB terhadap persediaan barang baku dan akuntansi keuangan perusahaan. Perusahaan juga memfasilitasi aplikasi tersebut dengan menggunakan password


16

Apakah karyawan Rata-rata karyawan yang memahami dengan baik menggunakan aplikasi tersebut sistem terkomputerisasi relatif sudah terlatih dengan baik. tersebut?

17

18

Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Apakah terdapat fungsi Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit didalam kredit khusus, kegiatan kredit pada perusahaan? penjualan dilakukan oleh bagian penjualan. Apakah fungsi penjualan Tidak, fungsi kredit dan fungsi terpisah dengan fungsi penjualan tidak terpisah karena kredit? perusahaan tidak melakukan penyeleksian dalam memberikan piutang.


Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi

L7

19

Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit?

20

Apakah akuntansi terpisah dari fungsi kas?

21

Apakah suatu transaksi dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi?

22

Apakah penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman? Apakah persetujuan Ya, persetujuan pemberian kredit pemberian kredit di di otorisasi terlebih dahulu oleh otorisasi terlebih dahulu direktur oleh direktur?

23

24

25

26

Apakah pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman? Apakah penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan direktur?

Ya, fungsi penjualan dan kredit merupakan bagian dari departemen penjualan sedangkan fungsi akuntansi dibawah departemen keuangan dan administrasi. Ya, walaupun bagian akuntansi dan bagian keuangan terdapat dibawah satu departemen namun fungsi dan wewenangnya dipisahkan berdasarkan struktur organisasi yang ada. Ya, pada transaksi penjualan dilakuakn oleh beberapa departemen seperti departemen penjualan dan departemen keuangan dan administrasi. Ya, penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

Ya, pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

Ya, walaupun pada perusahaan penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan manajer penjualan, tetapi proses otorisasinya tetap berada ditangan direktur. Apakah terjadinya Tidak, perusahaan tidak memiliki piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan yang khusus fungsi penagihan? dikarenakan tugas untuk melakukan penaghihan berada ditangan bagian keuangan.

Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi

Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi

Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi

Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi

L8

27

Apakah pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumendokumen pendukung yang lengkap?

Ya, setiap pencatatan oleh bagian akuntansi harus melampirkan PO, surat jalan, invoice, dan faktur pajak.


28

Apakah pencatatan ke Ya, pencatatan ke dalam catatan dalam catatan akuntansi akuntansi harus dilakukan oleh harus dilakukan oleh bagian akuntansi. karyawan yang diberi wewenang untuk itu?


29

Apakah perusahaan Tidak ada, perusahaan tidak melakukan seleksi dalam memiliki seleksi khusus untuk pemberian kredit? pelanggan yang ingin melakukan pembelian secara kredit dengan perusahaan.


30

Apakah perusahaan Tidak, perusahaan tidak memiliki memiliki kredit limit? kredit limit dikarenakan perusahaan mengejar omzet dan keuntungan untuk perusahaannya.

31

Apakah karyawan pernah Ya, karyawan pernah salah dalam salah dalam melakukan melakukan pencatatan pesanan pencatatan pesanan pelanggan. pelanggan?

32

Apakah perusahaan memberikan persyaratan kredit yang jelas dan memadai kepada pelanggan? Apakah sebelum dikirim barang selalu diperiksa terlebih dahulu?

Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi

33

34

Ya, semua syarat pengiriman dan pembayaran tekah tercantum dalam PO.

Ya, perusahaan memiliki petugas quality control yang sesuai dengan standard #ISPM 15.

Apakah pelanggan Ya, tetapi bukan dikarenakan pernah salah menerima pesanan yang salah tetapi karena barang pesanan? mutu yang diterima tidak sesuai dengan harapan mereka.

L9

35

Apakah terdapat retur Ya, retur penjualan terjadi karena penjualan pada kegiatan adanya klaim mutu terhadap penjualan perusahaan? produk yang dikirim oleh perusahaan, namun untuk aturan ini perusahaan belum membuat aturannya secara tertulis


36

Bagaimana perusahaan piutangnya?

cara Perusahaan melakukan penagihan menagih terhadap piutang yang telah jatuh tempo yang terdapat pada list piutang yang dikeluarkan setiap awal bulan. Penagihan dilakukan oleh bagian keuangan dengan cara menelpon pelanggan apabila tidak digubris maka perusahaan akan mengirimkan surat secara tertulis baik melalui email dan fax dan apabila masih tidak digubris juga maka bagian penjualan dan keuangan akan mendatangi pelanggan tersebut.


37

Apakah pelanggan selalu Ada yang tidak dan ada yang iya, membayar piutang secara pada perusahaan multinasional tepat waktu? mereka telah melakukan penjadwalan pembayaran pada tanggal-tanggal tertentu sedangkan pada perusahaan yang masih sederhana masih sering melakukan pembayaran yang terlambat.


38

Apa yang dilakukan oleh perusahaan apabila pelanggan tidak membayar tepat pada waktunya? Apa yang perusahaan lakukan apabila terjadi piutang tidak tertagih?

Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi Nova Herlan Kailani Manajer keuangan dan Akuntansi

39

Perusahaan melakukan penyetopan pengiriman barang terhadap pesanan yang masih ada.

Perusahaan melakukan upaya penagihan dengan cara mendatangi perusahaan tersebut tetapi apabila upaya tersebut terus tidak berhasil maka perusahaan akan melakukan penghapusan langsung terhadap piutang tersebut .

L10

40

Bagaimana cara pembayaran atas piutang usaha perusahaan dilakukan?

41

Apakah terdapat Ya, bagian keuangan melakukan konfirmasi atas komunikasi dengan bagian pembayaran piutang? keuangan pelanggan untuk memastikan kalau kapan piutang akan dibayar dan apabila telah dibayar pelanggan akan melakukan konfirmasi kepada bagian keuangan kalau piutangnya telah dibayar.

42

Apakah setiap Ya, setiap pembayaran piutang pembayaran piutang yang masuk langsung dicatat oleh yang masuk langsung bagian akuntansi perusahaan. dicatat oleh perusahaan?

43

Apakah direktur secara rutin memeriksa laporan atas pemasukan dari piutang usaha perusahaan?

44

45

46

47

Perusahaan menerima pembayaran atas piutang dengan cara menerima transfer bank dari pelanggan.

Ya, setiap hari direktur selalu memeriksa laporan atas pemasukan dari piutang usaha perusahaan yang akan digunakan untuk operasioanl perusahaan.



Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Apakah perusahaan Ya, perusahaan memiliki laporan Amrizal memiliki laporan keuangan bulanan bahkan Wakil keuangan bulanan? perusahaan juga memiliki laporan Manajemen keuangan harian. Apakah perusahaan Ya, perusahaan melakukan Nova Herlan melakukan pencatatan pencatatan umur piutang yang Kailani umur piutang? diterbitkan setiap awal bulan oleh Manajer bagian keuangan. keuangan dan Akuntansi Apakah setiap aturan dan Ya, setiap dua minggu sekali Amrizal perintah didalam perusahaan melakukan rapat Wakil perusahaan telah koordinasi antar departemen Manajemen dikomunikasikan dengan didalam perusahaan dengan baik? nggota direksi. Apakah karyawan boleh Ya, karyawan dapat menyampaikan menyampaikan aspirasinya kepada aspirasinya kepada para para atasannya. atasannya?

Amrizal Wakil Manajemen

L11

48

49

50

51

52

Apakah setiap informasi, Ya, setiap informasi, dokumen dokumen dan catatan dan catatan yang digunakan oleh yang digunakan oleh perusahaan relatif dapat secara perusahaan dapat secara andal mendukung kegiatan andal mendukung penyusunan laporan perusahaan. kegiatan penyusunan laporan perusahaan? Pemantauan (Monitoring) Apakah ada pemeriksaan Tidak, laporan keuangan secara rutin atas laporan perusahaan belum diperiksa oleh keuangan peruasahaan? kantor akuntan publik. Apakah perusahaan Tidak, saat ini audit dilakukan memilih auditor internal oleh auditor internal belum dan eksternal? menggunakan auditor eksternal. Apakah setiap bagian Ya, setiap akhir bulan petugas yang saling berhubungan bagian terkait melakukan melakukan review atas rekonsiliasi atas pencatatan yang hasil pekerjaan bagian dilakukan oleh departemen lain? masing-masing. Apakah atasan berperan Ya, atasan berperan aktif atas aktif atas setiap kegiatan setiap kegiatan yang dilakukan yang dilakukan perusahaan. perusahaan?

Amrizal Wakil Manajemen

Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama Ade Buntaran Direktur Operasional


L12

Lampiran 2 (L2) Proses Tinjauan Pelanggan yang Dilakukan Oleh PT. Mitra Sejati Beribu

L13

L14

L15

L16

Lampiran 3 (L3)

L17

Lampiran 4 (L4)

L18

Lampiran 5 (L5)

L19

Lampiran 6 (L6)

L20

Lampiran 7 (L7)

L21

Lampiran 8 (L8)

L22

Lampiran 9 (L9)

L23

Lampiran 10 (L10)

L24

Lampiran 11 (L11)

L25

L26

Lampiran 12 (L12)

LAMPIRAN-LAMPIRAN. Rencana Penerimaan Piutang Dagang Mingguan. Daftar Piutang yang dihapuskan dan Internal Office Memo

Recommend Documents