LAMPIRAN I Penelitian ini mencakup wawancara sebagai teknik pengambilan data, guna mendapatkan data yang akurat. Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini: 1.
Mencakup proses life cycle arsip statis yang terdiri dari: a. Akuisisi b. Deskripsi c. Pemeliharaan d. Perawatan e. Penggunaan(Pelayanan) f. Temu Kembali g. Evaluasi
Universitas Sumatera Utara
Lampiran II Hasil Wawancara
2.1 Wawancara dengan Informan I Hari/Tanggal : Kamis 17 Februari 2011 Waktu
: 8:30 WIB
Lokasi
: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Keterangan P : Penulis I1 : Informan 1 (Arsiparis) P
: Assalamualaikum Pak !
I1
: Wa’alaikumsalam, silahkan masuk dek !
P
: O, iya pak,
I1
: Silahkan duduk
P
: Terima kasih Pak! Saya mohon ma’af
kalau saya ada mengganggu
(dikarenakan Informan sedang terburu-buru). Langsung aja ya pak dimulai wawancaranya, mohon bantuannya pak untuk membantu penelitian saya ini. I1
: Ooo gak apa-apa dek, kami dari arsiparis siap membantu penelitian adek.
P
: Kalau gitu kita mulai saja wawancaranya pak (P dan I1 mengambil lembar yang berisi pertanyaan wawancara). Begini pak, untuk pertanyaan nomor satu, ada berapa jumlah arsiparis yang bekerja di perpustakaan ini?
I1
: Untuk jumlah arsiparis yang ada disini semuanya berjumlah dua orang
P
: Kok sedikit sekali pak, apa semua kegiatan dari pengelolaan arsip statis ini bisa di kerjakan dengan dua orang saja?
I1
: Oo maksud adek dari keseluruhan perpustakaan? Kalau untuk keseluruhan kami semua berjumlah enam orang dimana untuk bagian pengolahan sendiri hanya berjumlah 2 orang saja
Universitas Sumatera Utara
P
: Trus yang lain dimana Pak?
I1
: Untuk arsiparis yang lain berada di Perpustakaan di dekat Bulog sana.
P
: Jadi kalau begitu di kantor yang ini hanya bagian pengolahan dan penyimpanan saja ya pak? Dari kesemua arsiparis yang ada apa latar belakang pendidikannya semua ?
I1
: Ya, di kantor ini hanya bagian unit pengolahan, pengadaan dan penyimpanan aja, selebihnya untuk bagian pelayanan dan pelestarian ada di perpustakaan di dekat Bulog sana. Kalau arsiparis yang ada semua dari latar belakang pendidikan kearsipan yang kesemuanya berasal dari luar daerah.
P
: Lanjut ya pak ke pertanyaan selanjutnya, bagaimana proses pengadaan arsip statis nya?
I1
: Dalam proses kegiatan pengadaan kami biasanya menerima arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti tokoh masyarakat, pejabat dan ada juga dari lembaga pemerintah.
P
: Masyarakat umum pun ada ya pak? Kalau untuk lembaga pemerintah, lembaga mana aja yang menyerahkan arsip nya? Dan biasanya jenis arsip apa saja yang mereka serahkan?
I1
: Selama ini arsip statis yang masuk ke perpustakaan ini dalam bentuk dokumen tercetak, surat-surat pengangkatan jabatan, auto-biografi, foto maupun peta. Sedangkan lembaga yang menyerahkan berdasarkan UndangUndang No. 7 Tahun 1971 kan udah disebutkan bahwa semuanya wajib menyerahkan arsip yang ada ke lembaga kearsipan daerah dan selain itu juga dari Keputusan Gubernur No.6 Thn. 2005 tentang Tata Kearsipan Daerah Provinsi Jambi . Tapi saat ini kami sedang gencar-gencar nya untuk mencari arsip-arsip yang dimiliki oleh masyarakat umum.
P
: Kalau dari arsiparis sendiri nggak ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis yang ada dari lembaga pemerintah? Dan apa nggak ada pak arsip elektronik yang diserahkan dan disimpan?
I1
: Kalau untuk proses meminta arsip dari lembaga pemerintahan yang ada udah kami lakukan bahkan kami juga gak ragu-ragu untuk menagihnya, karena kesadaran untuk menyerahkan sendiri langsung ke lembaga kearsipan itu belum ada, bayangkan dek pernah waktu itu kami menerima
Universitas Sumatera Utara
arsip yang datang ke perpus ini dalam keadaan berserakan dan di bungkus didalam karung, bukan main untuk mengolahnya, bahkan kami juga pernah nemukan sandal yang gak ada pasangannya dalam tumpukan arsip tadi itu. Tapi karena arsiparis yang ada udah terbiasa jadi kejadian yang tadi itu udah dianggap biasa. Selain itu penyerahan arsip statis tersebut dilakukan apabila gudang penyimpanan mereka udah penuh kalau nggak, ya nggak bakalan akan diserahkan kecuali diminta. Hmm.. untuk arsip elektronik juga ada seperti video rekaman biasanya film-film dokumenter, rekaman video kegiatan lembaga. P
: Pertanyaan selanjutnya pak, kriteria apa aja yang digunakan dalam proses pengadaan arsip statis?
I1
: Kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip ada macam-macam, seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua, trus pokok permasalahan. Trus setelah proses penilaian tersebut dicatat pada kartu deskripsi, yang didalamnya sekurang-kurangnya terdapat keterangan jenis arsip, keaslian arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat dan semua dinilai oleh suatu tim.
P
: Kalau menurut lembaga penciptanya ada juga pak?
I1
: Ya itu juga bisa, karena kita juga mengacu ke arsip nasional
P
: Contohnya gimana itu pak?
I1
: Hmm contohnya ya, contohnya biasanya kami melihat arsip itu layak atau disimpan kan tadi dari isinya, seperti surat keputusan, trus perencanaan dari suatu pembangunan
P
: Blue Print maksudnya pak?
I1
: Iya, contohnya seperti waktu jembatan Sungai Batanghari rusak dan trus harus diperbaiki, kan seharusnya untuk perbaikannya harus melihat rancangan awal pembangunannya, jadi kalau ingin diperbaiki, dinas PU yang menanganinya tau harus dimulai dari mana.
P
: Untuk pertanyaan selanjutnya pak, gimana proses kegiatan perawatannya?
I1
: Untuk yang sekarang sudah ada bidangnya sendiri namanya bidang perawatan dan pelestarian arsip tapi biasanya kalau ada arsip yang baru datang kan langsung dipilah-pilah, nah kalau ada nanti terdapat klip,
Universitas Sumatera Utara
penjepit kertas, dan yang lainnya biasanya langsung dibuang dan kemudian dimasukkan dalam suatu amplop yang diamplopnya itu dibuatkan keterangannya, dan dimasukkan ke dalam box trus di susun kedalam rak. Selain itu untuk ruangannya sendiri pun dijaga kebersihannya, seperti kita gak boleh bawa makanan, karena dapat mendatangkan hama perusak. Dan Alhamdulillah sekarang udah ada kegiatan fumigasi. P
: Ruangannya ber-AC pak?
I1
: Kalau untuk sekarang belum ada, namun udah menggunakan kipas angin penyedot ruangan, dan udah ada ruangannya khusus, sedangakan untuk ruangan perbaikan arsip yang rusak belum ada khusus disediakan.
P
: Bagaimana dengan kegiatan pemeliharaanya?
I1
: Sebetulnya sama dengan perawatan, tapi kan seperti manusia juga sebelum sakit harus dipelihara kesehatannya supaya gak sakit, arsip juga gitu, kalau yang pernah bapak lakukan itu seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya terjaga, namun untuk lebih jelasnya adek bisa menjumpai Pak Thamrin yang ada di perpustakaan pusatnya.
P
: Jadi terpisah ya pak?
I1
: Ya, karena diperpustakaan yang disini hanya terdapat layanan pengadaan dan penyimpanan aja. Karena kalau bapak yang menjawab nanti takutnya jawabannya kurang mendetail.
P
: Untuk layanan pengguna bagaimana pak?
I1
: Sebetulnya yang harus jawab arsiparis yang bertugas dibidangnya, namun karena disini juga menyediakan layanan pengguna ya bapak bisa juga jawab. Si peminjam dan arsip yang akan digunakan apakah ada hubungannya atau bisa dibilang kepentingan dari si pengguna itu atau apakah ada sangkut pautnya si pengguna dengan arsip yang akan digunakan. Tapi kalau untuk masyarakat umum biasanya menggunakan arsip itu untuk menyelesaikan masalah seperti sengketa tanah, kasus perbatasan wilayah
P
: Untuk jenis pelayananya apakah menggunakan sistem layanan yang bagaimana?
I1
: Kalau kita disini memakai sistem agak tertutup
P
: Semi tertutup maksudnya pak?
Universitas Sumatera Utara
I1
: Ya ya, bisa dikatakan begitu, karena gak seperti pada buku yang bisa sesuka pengguna bisa ambil, seperti waktu pameran kita melarang para pengunjung ataupun wartawan dapat mengakses arsip atau memfoto arsip yang ditampilkan. Tapi karena ada arsiparis khusus pelayanan ada, coba adek wawancara dan jumpain dia. Dan juga biasanya sebelum pengunjung bisa mengakses arsip harus ada izin dari kepala BPAD atau kepala bagian, akan ditanya arsip apa yang akan di pinjam, untuk urusan apa dan berasal dari mana si peminjam ini.
P
: Ooo ya pak bisa, nanti saya kesana. Mengenai temu kembali arsip statis yang ada, apakah ada sistem temu baliknya?
I1
: Kalau disini ada karena arsip disini udah diklasifikasikan dalam beberapa kategori seperti yang bapak bilang tadi. Jadi untuk temu kembalinya seperti pada saat ada yang ingin menggunakan arsip disini pengguna tidak langsung dapat mengambil begitu saja arsipnya, petugas akan memperlihatkan semacam buku yang didalamnya telah terdaftar semua koleksi arsip yang ada, dimana dalam buku tersebut telah terdapat nomor klasifikasi dari masing-masing arsip dan lokasinya dimana. Dan kemudian petugas nanti akan mendampingi pengguna untuk menemukan arsip yang dimaksud, tapi nggak semua arsip bisa seperti itu, ada nanti arsip-arsip tertentu yang nggak bisa sembarang dilihat oleh pengunjung
P
: Untuk ruangan pengunjung ada ya pak?
I1
: Hmm, sebetulnya belum ada, namun dulu biasanya pengunjung akan disuruh menunggu dan menggunakan arsip di ruang tatausaha aja tapi sekarang udah ada ruangannya
P
: Pertanyaan terakhir pak, disitus internet nya saya liat banyak arsip statis yang masih belum tertata, sekitar 5 karung gitu pak, jadi itu gimana ceritanya?
I1
: Soal itu, begini sebenarnya, zaman sekarang masih banyak orang yang belum mengerti apa itu arsip, bahkan kan orang sering menyepelekan arsip itu seperti apalah arsip itu hanya barang-barang yang gak da guna, jelek dan juga sering dibilang sampah. Jangan kan arsip nya lembaga yang menangani arsip aja bahkan orang gak ada yang tau, yang lebih parahnya lagi antara
Universitas Sumatera Utara
pegawai dan pegawai yang kantornya berdekatan dan sering bertemu tidak tahu apa bidang pekerjaan dia. Itulah masalahnya sekarang, orang menyatakan arsip itu penting kalau nanti udah dibutuhkan untuk keadaan tertentu. P
: Hahah, bahaya itu pak.
I1
: Ya emang begitulah keadaannya, jadi mengenai tumpukan yang 5 karung tadi karena belum ada kesadaran dan kepedulian juga dari masyarakat dan lembaga juga seperti yang bapak ceritakan tadi. Tapi sekarang udah berkurang kok hanya tinggal beberapa arsip lagi, karena kami pun gak mau juga melihat ada barang-barang yang tertumpuk di ruangan kami ini.
2.2 Wawancara dengan Informan II Hari/Tanggal : Kamis 17 Februari 2011 Waktu
: 11.05 WIB
Lokasi
: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Keterangan P : Penulis I2 : Informan 2 (Arsiparis) P : Assalamualikum Pak! Saya mohon waktu Bapak untuk saya wawancarai mengenai sistem pengolahan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini Pak! I2 : Wa’alaikumsalam, iya silahkan mulai wawancaranya P : Pertanyaan pertama saya yaitu mengenai bagaimana proses pengadaan arsip statis disini Pak? I2 : Arsip statis yang kami terima biasanya diperoleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi Jambi ini. P : Bisa saya tahu lembaga pemerintahan apa saja ya Pak?
Universitas Sumatera Utara
I2 : Ya misalnya dari kantor walikota, kantor gubernur, kantor samsat dan lainnya. Bahkan dari Rumah Sakit Umum Daerah pun ada. Dan mereka itu rata-rata memberi arsip statis dalam bentuk tercetak. P : Oh begitu ya Pak! Kalau dalam proses penerimaan arsip statis tersebut, apakah pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini ada semacam kriteria atau ketentuan khusus Pak? I2 : Oh tentu saja ada, kriteria yang sering kami gunakan iu antara lain dari nilai arsip itu sendiri, bentuk fisiknya maksud saya apakah arsip statis tersebut masih dalam bentuk dokumen atau sudah di salin dalam bentuk digital, hal ini diperlukan untuk proses penyusunannya nanti, jadi proses penyusunan arsipnya sudah langsung dimulai dari awal penerimaan arsip itu sendiri. P : Oh jadi kriteria yang bapak sebutkan tadi juga berlaku pada proses penyusunannya Pak? I2 : Iya benar sekali, kriteria lain nya adalah menurut lembaga asal arsip tersebut dan tahun pembuatan arsip. Sebenarnya ada yang lain, nanti adek bisa lihat di buku pedomanmya nanti. P : Iya Pak, terimakasih. Selanjutnya saya ingin menanyakan tentang proses perawatan. Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini bagaimana prosedur perawatannya ya Pak? I2 : Oh kalau untuk perawatan itu bukan bidang saya, sekarang sudah ada bidang khusus perawatan. P : Oh jadi sudah bidangnya sendiri begitu ya Pak! Jadi Bapak hanya menangani bidang pengadaan arsip statis saja begitu Pak? I2 : Disini, bidang perawatan dan pelestarian itu tersendiri. Ruang lingkup kerja saya hanya pada bidang pengadaan dan penyimpanannya aja. P : Baiklah Pak, saya akan menanyakan pertanyaan yang sesuai dengan bidang Bapak. Menurut Bapak tadi, di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini terdapat bidang tersendiri yang memisahkan ruang lingkup kerja antara bidang pengadaan dan penyimpanan serta bidang perawatan dan pemeliharaan. Jadi bagaimana dengan pelayanan penggunanya Pak? I2 : Disini juga menyediakan pelayanan pengguna. Semuanya harus mengikuti prosedur, pertama-tama terlebih dahulu saya akan menanyakan untuk
Universitas Sumatera Utara
kepentingan apa si peminjam meminjam arsip statis tresebut? Atas hubungan apa si peminjam meminjam arsip statis? Apakah ada hubungan dengan instansi atau lembaga atau per-orangan sekalipun yang menjadi pencipta arsip. P : Jadi sebelum meminjam si peminjam harus melakukan sesi tanya jawab atau mengisi formulir khusus yang disediakan Pak? I2 : Untuk itu khusunya lebih baik saudara tanya langsung ke bagian pelayanan pengguna langsung. Secara umum di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini menggunakan sistem semi tertutup. P
: Baiklah Pak, terimakasih. Pertanyaan terkair saya yaitu mengenai sistem temu balik di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ini. Bapak kan bekerja pada bagian pengadaan dan penyimpanan, jadi apakah ada sistem temu balik arsip statisnya Pak?
I2
: Disini untuk sistem temu baliknya Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi sudah mengklasifikasikan arsip statis dalam beberapa bagian. Seperti yang saya sebutkan tadi pelayanan pengguna kami menggunakan semi tertutup, jadi pengguna tidak bisa bebas mengambil dan meminjam arsip statis yang diinginkan. Maka hanya arsiparislah yang mengetahui tentang klasifikasi arsip statis untuk mempermudah proses temu kembali. Atau pengguna bisa ikut langsung mencari namun harus didampingi oleh arsiparis.
P
: OK terimakasih banyak yah Pak atas kesediaan waktu dan informasi yang sudah Bapak berikan. Saya sangat terbantu Pak! Sekali lagi terimakasih ya Pak!
I2
: Oh sama-sama, jika masih ada yang ragu adek bisa menghubungi saya kembali. Kami arsiparis pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi siap membantu adek.
Universitas Sumatera Utara
2. 3 Wawancara dengan Informan III Hari/Tanggal
: Jum’at/17 Februari 2011
Waktu
: 8:00 WIB
Lokasi
: Bagian Pemeliharaan dan Perawatan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Keterangan P : Penulis I3 : Informan 3 (Arsiparis) P
: Selamat Pagi Pak?
I3
: Pagi juga dek
P
: Gini pak saya ingin meneliti disini, kira-kira ada waktu gak bapak?
I3
: Ooo, adek yang kemaren itu, penelitian apa ya kira-kira? Kalau peenelitian nya sekarang ada waktu bapak, tapi lebih enaknya ke kantor bapak saja lah kalau gitu!
P
: Ya pak, begini pak saya kan sedang nulis skripsi saya, jadi topik penelitian saya sekarang ini tentang manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi Lembaga Pemerintahan Daerah Provinsi Jambi. Trus untuk meneliti ini saya melakukan wawancara ke arsiparis untuk mengumpulkan datanya.
I3
: Sini coba bapak liat dulu! Jadi bapak yang sekarang diwawancarai. Sebelumnya adek udah wawancara siapa aja? Seharusnya kalau ini judul skripsi nya bapak orang terakhir yang adek wawancara.
P
: Ini pak (sambil menyerahkan proposal skripsi) udah pak, kemaren saya udah wawancara Pak Suroso yang di gedung perpustakaan di belakang kantor gubernur, jadi sekarang arsiparis di bagian pameliharaan yang ingin saya wawancarai
I3
: Jadi udah ya sama Pak Suroso, jadi apa pertanyaan untuk bapak?
P
: Yang pertama Pak berapa jumlah arsiparis yang ada Pak? Trus latar belakang pendidikannya?
I3
: Hmmm, agak susah juga ya untuk menjawabnya, tapi kalau seingat bapak yang betul betul arsiparis ada 2 orang, dan selebihnya ya bapak kira
Universitas Sumatera Utara
mungkin tamatan SMA aja, ya itu juga lah kendala kita. Satu orang berada disini namun sekarang udah mengundurkan diri, satu lagi disana, jadi sekarang tinggal satu orang ajalah, haha P
: Jadi tinggal satu orang pak! Susah juga ya. Jadi untuk bagian pemeliharaannya bagaimana itu pak? Dan untuk jumlah keseluruhan arsiparisnya berapa semua?
I3
: Alhamdulillah sampe sekarang pekerjaan kami selesai semua karena para staf yang ada telah terbiasa dengan jumlah arsip yang harus ditangani mulai dari pengadaan hingga pemeliharaan dan penyimpanan. Jumlah pastinya ya, tunggu bapak hitung dulu ya, hmm, kira kira ada 13 orang lah semuanya termasuk para staf bawahannya.
P
: Saya pikir hanya 1 orang itu aja pak, gawat lah kalau hanya 1 orang.untuk proses pemeliharaannya gimana pak, prosedur khususnya apa ada?
I3
: Ya gak mungkin juga lah dek hahah, untuk pemeliharaanya sendiri belum ada prosedur khusus nya, emang sih seharusnya ada dalam panduannya, namun kayaknya dana juga yang berbicara, karena kita kan juga harus butuh ruangan khusus, peralatan khusus juga, sedangkan kami disini belum selengkap yang ada di buku pedoman. Tapi kegiatan pelestariannya ada itu dilakukan sekitar 3 bulan dalam 1 tahun ya namanya juga mencegah jangan sampai lah ada yang rusak biar nggak ada hama yang menggangu.
P
: Apa gak ada Pak untuk pemakaian zat kimia atau yang lainnya
I3
: Ada kalau itu, kemaren baru aja dilaksanakan fumigasi, bentuk obatnya seperti tablet nanti itu diletak di ruangan yang mau di bersihkan, kemudian ditutup dan dibiarkan selama 2 hari. Selain itu ada juga kapur barus, namun itukan hanya pencegahan jangka pendek, kalau untuk jangka panjang, ya itu lah penggunaan fumigasi
P
: Petugasnya apa gak pakek masker atau baju pengaman pak? Trus kalau untuk pencelupan ke zat kimia
I3
: Ya adalah dek, karena obatnya itu sangat beracun jangankan manusia cicak, nyamuk sama lipas aja bisa mati kalau dibiarkan aja sebentar dalam ruangan yang ada obatnya itu. Untuk pencelupan ke zat kimia ada itu pun gara-gara ada bantuan dari pusat, ya masalah dana juga karena untuk alatnya itu kita
Universitas Sumatera Utara
harus beli 1M itu pun gak ada yang jual nya disini, bayangkan lah itu, tapi bapak sempat ikut serta juga kemaren dalam pelaksanaanya, selain itu kita juga ada memakai semacam kertas seperti tisu untuk melindungi arsip, tau adek harga tisu itu 7 juta untuk 1 roll nya itupun harus di pesan ke Jepang sana, nanti kalau adek gak percaya bisa liat sendiri. Tapi kalau untuk baju khusus belum ada dek, tapi kedepannya itu akan kami sediakan. P
: Wow, mahal juga ya pak, untuk ruangannya gimana pak?
I3
: Sama belum ada juga ruangan khusus tapi Alhamdulillah semua kegiatan dari pemeliharaan dan perawatan ini bisalah dilaksanakan, selama ini kami hanya memakai ruangan biasa dan juga ruangan pengolahan
P
: Apa gak ada pemakaian AC untuk ruangan penyimpanan pak?
I3
: Sama dek belum ada pemakaian AC untuk ruangan penyimpanannya, kemaren udah kami usulkan tapi ya sampai sekarang belum ada juga. Kami pun mau bilang apa yang penting udah kami usulkan.
P
: Bagaimana dengan arsip yang rusak, bagaimana perawatannya pak?
I3
: Alhamdulillah, sampai sekarang belum ada yang rusak!
P
: Serius pak?
I3
: Kalau adek gak percaya bisa liat sendiri nanti, mudah-mudahan tidak ada yang rusak, karena sejak awal penanganannya udah benar jadi hanya tinggal pemeliharaannya aja, kalau adek gak percaya ada disana arsip tahun 1950an masih bagus kondisinya. Tapi melihat kepentingan dari arsip juga, kalau memang bernilai tinggi maka akan dikirim lagi ke Jakarta.
P
: Pertanyaan terakhir pak. Gini pak kemaren kan saya liat ada 5 karung arsip statis yang tertumpuk disini, itu bagaimana pak?
I3
: Jadi yang adek liat itu sebenarnya bukan arsip yang belum tertangani, arsip yang 5 karung itu masih belum jelas nasibnya karena proyeknya sendiri belum jalan juga
P
: Jadi itu arsip sebuah proyek?
I3
: Iya, kami pun belum diizinkan kan untuk mengolahnya jadi ya begitu lah kira-kira. Diluar daripada arsip yang 5 karung hasil dari proyek pemerintah itu semuanya udah gak ada lagi. Jadi ya begitulah dek bukannya gak mau ngurusnya tapi belum ada izin.
Universitas Sumatera Utara
2.4 Wawancara dengan Informan IV Hari/Tanggal
: Senin/21 Februari 2011
Waktu
: 9:00 WIB
Lokasi
: Bagian Pelayanan Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Keterangan P : Penulis I4 : Informan 4 (Arsiparis) P
: Assalamualaikum Pak!
I4
: Wa’alaikumsalam, ada apa ya?
P
: Ma’af pak kalau saya mengganngu, saya Fadli mahasiswa USU, saya ingin meneliti disini, ini dengan Pak Buhasrul kan?
I4
: Iya saya Pak Buhasrul, adek mau neliti disini? Udah dapat izinnya?
P
: Udah pak, ini dia (sambil menyerahkan surat izin penelitian)
I4
: Apa yang mau adek teliti? Untuk tujuan apa dek?
P
: Saya mau neliti bagaimana manajemen arsip statis di BPAD Provinsi Jambi ini pak. Untuk skripsi saya pak. Jadi dalam neliti ini saya mau wawancarai para arsiparisnya pak, dua hari yang lalu saya udah wawancara arsiparis yang lain.
I4
: Jadi adek mau wawancarai saya juga ya?
P
: Iya pak, kira-kira bapak ada waktu nggak?
I4
: Sekarang ya, bisa, jadi apa yang mau adek tanyakan dulu?
P
: Gini pak, dari kemaren saya belum dapat jawaban yang jelas mengenai berapa jumlah arsiparisnya pak, berapa ya jumlah keseluruhannya?
I4
: Berapa ya, tunggu bapak ingat dulu, kalau bapak nggak salah semuanya yang betul-betul arsiparis ada 4 tapi untuk keseluruhan ditambah dengan para stafnya ada 13 orang semua.
P
: Itu udah semuanya pak? Soal latar belakang pendidikannya darimana aja?
I4
: Iyalah dek, itulah 4 orang yang bapak sebutkan tadi emang arsiparis tapi untuk selebihnya cuma tamatan SLTA aja. 4 orang itu aja udah berkurang
Universitas Sumatera Utara
sekarang, karena 2 orang udah pensiun sedangkan 1 lagi udah pindah tugas, ya itulah tinggal 1 sekarang. P
: Yah udah berkurang aja itu pak?
I4
: Iya dek lantaran ada pekerjaan yang lebih menjanjikan kita mau bilang apa lagi gak mungkin lah kita tahan-tahan juga.
P
: Iya juga ya Pak. Mengenai layanannya bagaimana pak?
I4
: Tentang arsip statis ya, kalau kita sama aja dengan layanan yang ada diperpustakaan kayak kita pinjam buku, tapi yang bikin beda gak sembarangan orang bisa masuk dan mengambil arsip yang ada.
P
: Maksud bapak sistem layanannya semi tertutup?
I4
: Ya bisa dibilang begitu, karena kan arsip ini ada juga yang bersifat rahasia jadi gak sembarangan orang bisa melihat, jadi ada juga yang harus melalui izin dari kepala perpustakaannya. Karena kan ujung tombak dari arsip ini kan sama kayak perpustakaan semua ada di layanan, jadi kalau gak ada layanan ya nggak ada juga perpustakaan sama layanan arsip ini, gitu kan?
P
: Iya lah pak, mengenai arsip-arsip yang sering digunakan arsip-arsip yang bagaimana Pak?
I4
: Kalau mengenai jenisnya, biasanya tentang sejarah Provinsi Jambi, kebudayaannya, adat-istiadat trus masalah persengketaan atau hukum lah kalau bisa dibilang.
P
: Itukan pak jenis arsip tercetak, apa gak ada arsip yang berbentuk elektronik kayak video, atau mungkin ada juga foto?
I4
: Itu ada juga, semua lengkap disini, bahkan kami ada juga mobil layanan arsip keliling nya, jadi nanti ada kunjungan-kunjungan juga ke kabupatenkabupaten untuk ngenalkan layanan arsip sama koleksi arsip, trus ada juga tu nanti pemutaran-pemutaran video atau film, ya film-film dokumenter biasanya.
P
: Ada juga ya pak layanan yang kayak gitu, untuk ruangan nya sendiri udah ada pak?
I4
: Semua lengkap disini dek Fadli, kalau ini kan cuma ruangan kantor aja, adek udah liat kan gedung arsip yang ada disana? Kan semua lengkap, jadi
Universitas Sumatera Utara
disana ada ruangan penyimpanan, layanan, trus pengolahan dan perawatan juga ada. P
: Katanya dulu digabung sama ruangan TU pak?
I4
: Nggak dek, sekarang udah ada ruangan khususnya sendiri, ruang pengolahan, ruangan penyimpanannya juga udah ada ruangannya tapi untuk ruangan pelestarian masih nyatu dengan ruangan pengolahan
P
: Pertanyaan selanjutnya pak, ada prosedur khusus gak untuk yang mau gunakan arsip statis?
I4
: Kita disini dek kalau ada yang mau pakai biasanya harus ada surat izinnya, biasanya dari kepala perpustakaan atau gubernur kalau emang arsip yang akan diliat begitu penting, nah jadi kan disurat itu juga nanti ketahuan untuk apa dan arsip apa yang akan diliat, nanti misalkan ada persetujuan dari kepala perpustakaan atau mungkin gubernur akan kami kasih liat tapi tentu dengan pengawalan juga, karena arsip ini kan cuma 1 jadi untuk gantinya ya nggak ada lah
P
: Biasanya untuk keperluan apa orang itu gunakan arsipnya pak?
I4
: Biasanya untuk neliti sama kayak adek juga, tapi yang paling sering itu untuk pembuktian atau sengketa lah, kayak sengketa lahan, perbatasan.
P
: Selanjutnya pak kalau diperpustakaan kan ada OPAC untuk cari buku, kalau di arsip ada gak?
I4
: Ya sama, nanti misalkan ada yang pinjam, pengguna gak langsung mencari, nanti para arsiparisnya ngasih buku semacam petunjuk supaya orang yang mau pakai tau
P
: Semacam buku klasifikasi pak?
I4
: Ya buku klasifikasi, kan nanti ada tu penomoran untuk bidang-bidangnya
P
: Ada ya pak. Pak saya liat di situs web perpustakaan kan ada disebutkan 5 karung arsip dalam keadaan belum tertata, itu kok bisa ya pak?
I4
: Itu betul, karena kemaren ada proyek yang belum selesai jadi arsipnya masih tertahan dan belum dapat izin untuk mengolahnya, trus ada juga arsip-arsip penerimaan CPNS, tapi sekrang udah gak ada lagi, udah kami susun semua kok, coba lah nanti adek liat di gedung yang sana, pasti udah gak ada lagi
P
: Gitu ya pak, semuanya pak?
Universitas Sumatera Utara
I4
: Ya semuanya, liat lah nanti
P
: Untuk evaluasi kerja arsiparisnya ada pak?
I4
: Tentulah ada lah dek, dimana-mana setiap kegiatan kan ada evaluasi juga hasil, semuanya kan ada penilaian, berapa pencapaian hasil kerja, berapa yang udah dilaksanakan, berapa juga yang belum dilaksanakan, semua nya pasti ada dek, dari ANRI pun ada itu.
Universitas Sumatera Utara
