LAMPIRAN
FORM 1 – DIAGNOSA INFRASTRUKTUR
Pertanyaan Apakah perusahaan mempunyai LAN/WAN? Berapa besar bandwidth dari jaringan tersebut? Apakah terdapat kemampuan untuk mengakses jaringan dari luar? Apakah terdapat fasilitas akses dial-up ke dalam jaringan? Kalau tidak, apakah koneksifitas melalui ISP dibolehkan? Apakah mempergunakan intranet ? Apakah mempergunakan extranet ? Apakah mempergunakan video conferencing ? Apakah mempergunakan decision support system ? Apakah mempergunakan satu standar platfrom komputasi, seperti Windows atau Mac? Apakah mempergunakan GroupWare atau platfrom kolaborasi seperti Lotus Notes? Apakah mempergunakan aplikasi kolaborasi mobile ? Atau, apakah ada karyawan yang mempergunakannya?
Ya/Tidak Ya Ya Ya
Perusahaan Keterangan 100MB/s. Tetapi tidak dibuka.
Tidak
-
Tidak Tidak Tidak Tidak Ya
Kedepan mungkin ada. WinXP.
Tidak
-
Ya
Hanya sebatas penggunaan email. Email tersebut bisa juga diakses dari luar kantor. Tidak semua karyawan memiliki email.
Apakah mempergunakan database skill ?
Ya
Apakah mempergunakan aplikasi pengelolaan dokumen? Alasan penggunaan? Apakah mempergunakan aplikasi untuk menelusuri perkembangan suatu proyek? Apakah kepemilikan aplikasi melalui lisensi?
Ya
Hanya menggunakan MsExcel saja. Hanya menggunakan MsOffice saja. -
158
Tidak Ya
-
FORM 2 – PENGELOLAAN PENGETAHUAN DAN PENGARUH TEKNOLOGI: YANG MANA YANG SUDAH DITERAPKAN? Apa yang ada di dalam pikiran Anda mengenai Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)? Jawaban: Perusahaan menganggap hal tersebut sebagai sesuatu yang penting dalam meningkatkan daya saing perusahaan, hanya saja persiapan ke arah tersebut belum dipersiapkan. Secara individu telah terjadi proses e-learning (internet sebagai sumber pengetahuan dalam proses pembelajaran), hanya saja kebijakan untuk mengarahkan proses tersebut belum ada.
OBJEK PENGETAHUAN Menemukan pengetahuan
PENGARUH TEKNOLOGI Database pengetahuan di firma konsultan; alat pencarian dan pengambilan yang bisa memindai baik sumber pengetahuan formal dan informal; buku daftar skill karyawan.
APA SAJA YANG SUDAH ADA? Manajemen Risiko, Pedoman Standar Akuntansi & Keuangan (PSAK), daftar skill karyawan (terkumpul di bagian SDM).
Menciptakan pengetahuan baru
Melakukan proses pengambilan keputusan kolaboratif; alat DSS; database Notes; kumpulan keputusan. Alat publikasi; alat penyempurnaan informasi; teknologi pengiriman; grup diskusi yang spesifik.
Pengambilan keputusan dalam tim audit/konsultan dilakukan langsung oleh person in charge (PIC) tim tersebut. Penyatuan pengetahun dilakukan secara tatap muka atau dengan bantuan email. Dan hal tersebut disertai dengan etiket untuk tidak membocorkan data klien.
Menyatukan pengetahuan
Menerapkan pengetahuan
Alat pencarian, pengambilan, dan penyimpan Dilakukan secara manual oleh tim yang untuk membantu pengorganisasian dan bersangkutan. pengklasifikasian pengetahuan formal dan informal.
Menggunakan kembali Daftar pengetahuan dukungan pelanggan; Pengetahuan tersebut ada di dalam komputer dan memperbaiki database firma konsultan; database proyek masing-masing individu. Sehingga yang tahu pengetahuan lampau dan komunitas untuk hal-hal praktis. hanya orang tersebut dan atasannya saja.
159
FORM 3 – DIAGNOSA STRATEGI AWAL Pertanyaan Seberapa tinggi Anda menilai ketergantungan perusahaan Anda terhadap pola data terdahulu terhadap pengambilan keputusan di masa depan?
Keterangan Data lampau hanya berperan dalam melihat pola kerja saja, bukan sebagai pendekatan yang sama. Biasanya data tersebut dipergunakan dalam rangkaian perencanaan korporat, bukan untuk klien.
1
2
Nilai 3
4
5
Di mana posisi perusahaan Anda dalam hal kepemilikan pengetahuan dasar yang diperlukan di dalam industri jika dibandingkan dengan pemain lain di dalam industri?
1
2
3
4
5
Perusahaan lebih kuat di dalam bidang perbankan.
Di mana posisi perusahaan Anda dalam hal kepemilikan pengetahuan ekstra (advanced knowledge ) yang diperlukan di dalam industri jika dibandingkan dengan pemain lain di dalam industri?
1
2
3
4
5
Perusahaan berani di perbandingkan dengan 3 besar perusahaan konsultan (yang merupakan bagian dari perusahaan akuntan publik juga).
Di mana posisi perusahaan Anda dalam hal kepemilikan pengetahuan inovatif yang diperlukan di dalam industri jika dibandingkan dengan pemain lain di dalam industri? Apakah pengetahuan ini akan memampukan perusahaan untuk mengubah aturan permainan dan berko
1
2
3
4
5
Inovasi jasa membuat perusahaan lebih unggul dalam hal manajemen risiko.
Keterangan: 1 (satu) sebagai nilai paling rendah, dan 5 (lima) sebagai nilai tertinggi.
160
FORM 4 – PETA PENGETAHUAN PERUSAHAAN ANDA DAN KOMPETITOR
Perusahaan menganggap perusahaan audit/konsultan lima besar Indonesia sebagai pesaing dalam bisnis. Secara umum, perusahaan dapat dianggap sebagai capable competitor. Jika dilihat dari skill, maka perusahaan sangat mampu di bidang perbankan, dengan spesialisasi aktifitas manajemen risiko dan due diligence.
161
FORM 5 – EVALUASI STRATEGI PROYEK, KONTEKS ORGANISASI, HAMBATAN TEKNOLOGI, KONSIDERASI FINANSIAL, DAN TUJUAN JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG
Pertanyaan
Jawaban
STRATEGI Berapa lama jangka waktu suatu proyek harus diselesaikan?
Apakah perusahaan meningkatkan pengetahuan rekanan kerja dalam posisi kompetitifnya?
Dapatkah diidentifkasikan perubahan dalam konteks keuntungan kompetisi yang akan/telah dinikmati perusahaan? Ketika ini terjadi, apakah perusahaan mampu mempergunakannya untuk kepentingan kompetitif perusahaan? Apakah manajemen perusahaan memahami keunggulan jasa yang ditawarkan dibandingkan dengan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan lain?
Bergantung dari permintaan sponsor, misalnya Bank Indonesia memberikan suatu batasan proyek selama 1 bulan saja untuk proyek audit manajemen risiko perbankan. Rata-rata proyek memakan waktu 1 bulan saja. Hal yang sangat menyita waktu adalah fase persiapan supporting data. Tentu. Jumlah hasil temuan di lapangan akan sangat bergantung dari pengetahuan tim dalam mengidentifikasikan suatu hal aneh dalam metode/kebijakan/prosedur perusahaan klien. Ya. Jika perusahaan mampu memberikan suatu rekomendasi perbaikan dan berjalan dengan baik, maka image perusahaan akan menjadi lebih baik pula.
Perusahaan sadar akan keunggulannya dalam bidang perbankan, untuk itu perusahaan dengan komitmen tinggi untuk terus memperdalam bidang ini. Perbankan merupakan bidang yang terus menerus berkembang di Indonesia.
KONTEKS ASSURANCE Di manakah letak terbaik tim manajemen pengetahuan di dalam struktur organisasi?
Perusahaan menganggap manajemen atas harus memimpin tim ini.
Apakah karyawan memahami kemampuan inti kompetisi perusahaan? Apakah mereka diarahkan untuk pemahaman itu? Apakah mereka diberikan waktu untuk hal itu? Seberapa besar komitmen yang diperoleh tim tersebut dari manajemen senior dan pengguna? Jika kecil, apa yang harus dilakukan?
Ya. Ini terlihat dengan rutinnya perusahaan melakukan pelatihan terhadap para staffnya, mulai dari level paling atas, sampai dengan level paling bawah. Terkadang pada masa tertentu jika dirasa perlu, maka pelatihan akan langsung dilakukan. Manajemen sangat berkomitmen untuk melaksanakan suatu penugasan, dan hal itu akan tercermin dari tim yang bertugas dilapangan.
Hambatan budaya apa yang mungkin dihadapi? Apakah budaya yang ada dapat mendukung penerapan sistem manajemen pengetahuan? Jika tidak, kira-kira perubahan budaya seperti apa yang diharapkan? Siapa yang memegang otoritas perubahan? Apakah mereka mau melakukannya?
Budaya yang telah berkembang adalah budaya yang kondusif, termasuk untuk berbagi pengetahuan satu sama lain, baik dari pihak senior maupun dari pihak junior. Proses diskusi biasanya dilakukan secara langsung di dalam berbagai situasi formal dan informal.
162
Pertanyaan Apakah ada firma lain yang melakukan proyek yang sama? Apa yang kita ketahui tentang mereka? Apakah bisa membajak mereka untuk masuk ke dalam perusahaan Anda untuk mendukung pengetahuan perusahaan?
Jawaban Banyak yang terjun dalam proyek yang digeluti oleh perusahaan. Aktifitas bajak-membajak merupakan hal yang lumrah, terutama klien membajak staff yang terlibat di dalam proyek terhadap klien tersebut.
HAMBATAN TEKNOLOGI Apa batasan teknis dalam konteks platform aplikasi, kondisi perusahaan, standar jaringan, dll?
Secara umum tidak ada yang berarti, hanya harus diperhatikan faktor keamanan data dan akses.
KONSIDERANSI FINANSIAL Apa hambatan finansial internal?
Biaya yang dikeluarkan minimal harus sebanding dengan keutungan yang diperoleh.
Apa batasan pendanaan?
-
Bukti apa yang diharapkan dilihat oleh manajemen senior dalam menerapkan manajemen pengetahuan?
Biaya yang dikeluarkan minimal harus sebanding dengan keutungan yang diperoleh.
Dampak apa yang bisa segera terlihat? Paling tidak, bagimana nilai dari proyek ini dapat ditunjukkan dan diuji?
Masih belum bisa diidentifikasikan.
Apakah perusahaan memahami manfaat dan kompetisi yang berhubungan dengan keuntungan yang dimiliki oleh aset pengetahuan perusahaan di masa depan?
Perusahaan memahami hal tersebut, hal itu terlihat dengan kebijakan untuk merekrut staff yang sudah jadi (memiliki pengalaman yang minimal cukup).
TUJUAN JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG Apa tujuan jangka panjang perusahaan? Apa tujuan jangka pendek performance perusahaan?
-
163
FORM 6 – DARI 24 HAL EVALUASI Pertanyaan Dari segi apa saja, di dalam proses bisnis, di mana manajemen pengetahuan dapat berperan? Apakah perusahaan telalu fokus terhadap produk dan jasa yang diberikan daripada proses yang diperlukan untuk menghasilkannya? Hal apa yang dapat membuat manajemen senior yakin terhadap nilai pengelolaan pengetahuan dalam prosesproses di atas? Hal apa yang dapat membuat karyawan yakin terhadap nilai pengelolaan pengetahuan dalam prosesproses di atas? Dalam hal apa keuntungan manajemen pengetahuan jangka pendek dapat didemonstrasikan? Dalam konteks apa keuntungan manajemen pengetahuan jangka panjang dapat didemonstrasikan?
164
Jawaban Perbankan utamanya (Audit, konsultansi, manajemen risiko, dan due diligence ). Perusahaan melihat keduanya penting, proses/prosedur menentukan kualitas akhir suatu jasa. Masih belum diketahui, karena apa saja yang bisa ditawarkan oleh sistem manajemen pengetahuan masih belum dipahami dengan menyeluruh. -
-
FORM 7 – ORGANISASI AWAL, PROSES, BUDAYA, DAN DIAGNOSA KETERGATUNGAN INFRASTRUKTUR PENGETAHUAN Pertanyaan
Jawaban
KESELURUHAN Apakah perusahaan bersifat knowledge intensive?
Tentu, tingkat jasa yang ditawarkan cukup banyak, sehingga menuntut pengetahuan yang dalam dan variatif pula.
Apakah perusahaan termasuk information intensive?
Tentu.
Pengetahuan jenis apa yang sangat penting untuk menjaga tingkat kompetitif perusahaan?
Manajemen risiko.
Jika diurutkan, bagaimana susunan pengetahuan tersebut?
Akunting -> Audit -> Analisa Finansial -> Bidang usaha masing-masing klien -> manajemen risiko -> Regulasi.
Apakah perusahaan telah mengidentifikasikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang dan tujuan korporat?
Sudah.
Jika manajemen pengetahuan tidak dapat diterapkan di dalam perusahaan, kira-kira apa yang menjadi alasannya?
Hanya dari faktor teknis saja: IT, pelaksanaan, dan sosialisasi.
Apakah Anda memposisikan aset intellectual property sebagai dasar dalam memberikan keunggulan kompetitif?
Tentu, karena perusahaan bergerak di bidang jasa.
ORGANISASI Keuntungan apa yang dapat diperoleh perusahaan jika dia mengorganisasikan dan mempergunakan kembali skill dan pengalaman yang ada?
Kemampuan perusahaan dalam mengerjakan sesuatu dengan lebih efisiensi, kritis, dan inovatif.
Apakah komposisi tim proyek ditentukan agar tercipta gabungan kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek tersebut? Bagaimana karakter struktur dan organisasi perusahaan?
Ya, dan bergantung dari tipe proyeknya.
Apakah otoritas tersentralisasi atau terdesentralisasi?
Otoritas ada di dalam diri PIC masing-masing tim.
Apakah suatu disiplin fungsi berdasarkan tim atau tugas?
Keduanya saling mendukung.
Apakah kinerja finansial yang menjadi tolak ukur tunggal?
Tidak, perkembangan pengetahuan juga penting.
Apakah gaya manajemen perusahaan bersifat proaktif atau reaktif?
Sangat proaktif.
165
Organisasi bersifat flat dan team based.
Pertanyaan
Jawaban
INTELEKTUAL DAN BUDAYA Apakah mungkin untuk menggunakan pengetahuan, skill, kompetensi, dan praktik-praktik terbaik di dalam perusahaan dengan cara yang lebih baik dari pada yang telah dilakukan saat ini?
Harus.
Apakah Anda setuju jika dikatakan bahwa unit bisnis di dalam perusahaan Anda memiliki kebebasan yang lebih untuk bertindak dan bertanggung jawab terhadap apa yang telah dilakukan? Apakah perusahaan Anda bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi yang ada di sekitar manusia, proses, dan infrastruktur teknologi?
Ya.
Penekanan apa yang diberikan kepada hal-hal tersebut?
Pengetahuan menjadi hal utama dan IT sebagai pilar pendukung.
Budaya seperti apa yang dimiliki perusahaan? Apakah ada budaya berbagi?
Budaya berbagi sudah melembaga, walaupun hanya berupa lisan dan melalui email saja.
Apakah budaya perusahaan menggambarkan persaingan internal? Dapatkah pengetahuan dari anggota tim menghasilkan suatu sinergi?
Tidak.
Ketika perusahaan menghadapi masalah baru, dapatkah Anda mengidentifkasikannya dengan cepat dan memobilisasi orang yang dapat menyelesaikannya?
Ya.
Penghargaan apa yang diberikan kepada performance tim dan perorangan?
Sejauh ini hanya dalam bentuk bonus tahunan dan promosi.
Apakah karyawan Anda berwenang untuk menciptakan nilai tambahan di dalam proses? Apakah hal itu akan diperhitungkan di dalam hal kompensasi?
Harus.
Apakah Anda menilai bahwa keuntungan kompetitif perusahaan bergantung dari aset manusianya?
Ya.
Apakah pola pikir yang bersifat out-of-the-box dibolehkan? Apakah berpikir yang bersifat out-of-the-box dihargai?
Ya.
Ya.
Dapat.
Ya.
Apakah perusahaan mendukung sosialisasi antarkelompok pengetahuan yang berbeda?
Ya.
Apakah perusahaan mempergunakan media diskusi profesional?
Hanya sebatas email saja.
166
Pertanyaan
Jawaban
INFRASTRUKTUR Apakah perusahaan memiliki jaringan komunikasi data?
Hanya sebatas email saja.
Apakah perusahaan memiliki database pengetahuan?
Tidak ada.
Apakah perusahaan mendukung komunikasi jarak jauh? Mobile clients?
Tidak.
Apakah perusahaan memiliki intranet?
Tidak.
Kalau begitu, menurut Anda seberapa besar peran IT dan peran Managemen Pengetahuan bagi perusahaan? Dan dalam bentuk apa saja mereka dapat berperan? Jawaban:
Peran yang diharapkan adalah untuk membantu proses analisa finansial, analisa risiko sebagai bagian dari manajemen risiko, dll. Sebagai alat komunikasi, baik internal maupun eksternal. Sebagai fasilitas untuk pencarian peraturan dan artikel; sehingga tim dapat terus mengikuti perkembangan peraturan dan pasar dengan baik.
167
FORM 8 – APAKAH PERUSAHAAN LEBIH SESUAI DENGAN STRATEGI MANAJEMEN PENGETAHUAN KODIFIKASI ATAUKAH DENGAN PERSONALISASI Kodifikasi Menyediakan jasa yang berkualitas, andal, cepat, dan murah.
Bobot
Pertanyaan Di dalam bisnis tipe apa perusahaan Anda berada?
Dokumen lama dipergunakan untuk menghasilkan dokumen baru. Adanya kesadaran bahwa untuk memberikan sesuatu yang baru kepada pelanggan Anda harus memulai dari dasar.
Seberapa banyak material lama (data proyek, dokumen yang ada, proyek yang tersimpan) dipergunakan sebagai bagian dari proyek yang baru?
Kompetisi berdasarkan harga.
Model pemberiaan harga yang bagaimana yang dipergunakan terhadap produk dan jasa perusahaan?
Margin keuntungan yang sangat kecil; penghasilan seluruhnya harus dimaksimalkan untuk meningkatkan keuntungan bersih.
Margin keuntungan yang diasanya diperoleh oleh perusahaan?
Bobot X
X
X
Personifikasi Menyediakan jasa dan produk yang kreatif, rigorous, dan tertentu. Setiap masalah memiliki peluang untuk menjadi masalah yang unik. Walaupun pembelajaran kumulatif disertakan, tapi solusi yang sangat kreatif sangat dibutuhkan.
Pemberiaan harga berdasarkan keahlian; harga yang tinggi tidak menjadi hambatan dalam bisnis Anda; kompetisi berdasarkan harga tidak terlalu menonjol.
Margin keuntungan yang sangat besar. X
Bagimana dengan industri? IT adalah alat yang utama; tujuannya adalah untuk menghubungkan pekerja yang tersebar di dalam perusahaan dengan pengetahuan yang terkodifikasi (seperti laporan, dokumen, kode, dll) dalam bentuk yang bisa dipergunakan kembali.
Bagaimana Anda bisa menjelaskan peran dari IT di dalam proses bisnis perusahaan? X
168
Penyimpanan dan pengambilan data bukan merupakan aplikasi penting; IT dianggap sebagai pemicu yang sangat hebat untuk komunikasi; aplikasi seperti email dan konferensi video dianggap sebagai aplikasi yang paling berguna; percakapan, sosialisasi, dan pertukaran pengetahuan tacit dianggap sebagai peran utama dari IT.
Kodifikasi Karyawan dihargai untuk menggunakan dan berkontribusi terhadap database seperti database diskusi Notes.
Bobot
Pertanyaan Bagaimana bentuk dari struktur penghargaan tersebut?
Karyawan mengacu kepada database dokumen atau praktek terbaik yang menyimpan, mendistribusikan, dan mengumpulkan pengetahuan yang terkodifikasi.
Bagaimana pengetahuan dipertukarkan dan dialirkan?
Skala ekonomi ada dalam penggunaan kembali pengetahuan dan pengalaman yang ada dengan efektif serta mengaplikasikannya untuk menyelesaikan masalah baru dan menyelesaikan proyek baru. Tim yang besar; kebanyakan terdiri dari karyawan level junior dengan sedikit manajer proyek yang memimpin mereka.
Di manakah letaka perusahaan dalam hal skala ekonomi?
Andersen Consulting, The Gartner Group, Delpgi Consulting, ZDNET, Delta Airlines, dan Oracle.
Seperti perusahaan jasa apakah perusahaan Anda meyerupai?
Bobot
X
X
X
Bagaimanakah struktur tim secara umum?
TOTAL BOBOT
Ekonomi ada pada jumlah total dari keahlian yang ada di dalam perusahaan; ahli di berbagai area spesialisasi diaggap sangat berharga.
X
Karyawan junior tidak dalam jumlah yang proporsional dalam keanggotaan tim.
X
Boston Consulting Group, McKinsey and Company, Brand Corporation.
X
169
Personifikasi Karyawan dihargai untuk membagikan pengetahuan mereka secara langsung dengan kolega dan untuk membantu kolega di tempat lain atau kantor lain terhadap masalah mereka. Pengetahuan dialirkan melalui orang-per-orang; jaringan internal dipergunakan untuk sarana membagikan pengetahuan tacit, pemikiranpemikiran, pengalaman, dan intuisi.
FORM 9 – 5 SUMBER KEUNTUNGAN KOMPETITIF PERUSAHAAN Sumber Sumber pengetahuan/keuntungan kompetitif 1 Sumber pengetahuan/keuntungan kompetitif 2 Sumber pengetahuan/keuntungan kompetitif 3 Sumber pengetahuan/keuntungan kompetitif 4
Sumber pengetahuan/keuntungan kompetitif 5
Keterangan Sumber daya manusia sudah jadi, sehingga relatif kaya akan pengalaman dan pengetahuan. Rekanan dari Bapepam dan Bank Indonesia. Memiliki database peraturan dan berita-berita surat kabar maupun majalah, walaupun masih dilakukan secara manual. Merupakan bagian dari kantor akuntan publik yang berpengalaman dalam aktifitas audit di bidang perbankan, properti, asuransi, sekuritas, dll dengan klien yang mayoritas adalah klien besar dan merupakan perusahaan publik. Memiliki perpustakan sendiri dengan +/- 200 judul buku.
170
FORM 10 – ANALISA SUMBER PENGETAHUAN
Deskripsi Apakah tingkat kepemilikan dari sumber pengetahuan meningkat? Atau, malah menurun? Bagaimana caranya kita memastikan kalau tingkat kepemilikan akan terus bertambah? Apakah kita mempergunakan sumber pengetahuan ini dengan baik? Apakah semua karyawan mengetahui nilai dari sumber daya ini? Seberapa lama ketahanan pengetahuan ini? Apakah akan menurun seiring pertambahan waktu? Seberapa mudah pesaing meniru sumber daya ini?
Apakah kompetisi akan memupuk pertumbuhan pengetahuan ini tanpa menirunya? Apakah pengetahuan yang dimiliki bisa hilang begitu saja dari perusahaan? Bagaimana sumber pengetahuan itu akan berubah seiring perjalan waktu? Apakah perusahaan akan membutuhkannya setelah beberapa tahun?
171
Ya
Tidak
x x Kemampuan anggota tim dalam melakukan tugas dilapangan. x x Selama tidak terjadi perubahan peraturan. x Sulit, kecuali jika terjadi pembajakan, karena pengetahuan masih melekat di dalam individu. x x x x
FORM 11 – PENGURUTAN KARAKTERISTIK PENGETAHUAN PROSES KERJA PADA SETIAP TAHAPAN DAN DAMPAK DARI PENGETAHUAN Perusahaan Anda 3 3
Karakteristik yang akan Dievaluasi
1 2 3 4 5 6 7 8 Berdasarkan keahlian Berdasarkan prosedur Semua Penyelesai Belajar dan masalah perbaikan Tacit Tertulis dan lisan Dalam database dan software
Kecenderungan Proses Peran individu Lokasi pengetahuan
3
4
Posisi Pengetahuan
Kecenderungan penyelesaian masalah
Trial and error
Metode ilmiah
Table lookup
Kecenderungan tipe organisasi
Organik
Mekanistik
Pembelajar
Peran otomatisasi
Tidak ada
Tinggi
Kemudahan transfer
Rendah
Tinggi
Variasi jasa
Tinggi
Kendali mutu
Penyeleksian
1 1 6 1 1
172
Rendah Kendali dengan proses statistik
Tinggi Feed forward
FORM 12 – TAHAP PEMAHAMAN PROSES DUE DILIGENCE YANG DIIMPLEMENTASIKAN DI PT. XYZ:
No 1
Pertanyaan
Jawaban
Apakah yang menjadi latar belakang
Ketika suatu perusahaan akan dijual;
due diligence?
Ketika suatu perusahaan ingin merubah struktur permodalannya (penambahan modal); atau
2
Deskripsi dari proyek due diligence?
Ketika akan terjadi akuisisi/merger
Proyek due diligence yang ada pada konsultansi keuangan adalah suatu kegiatan proses penganalisaan untuk tujuan investasi, takeover atau partnership usaha. Tugas yang dilakukan adalah memeriksa segala kegiatan aspek usaha: kondisi keuangan perusahaan termasuk ketertiban pencatatan dan arsip dokumen, investigasi kepatuhan terhadap perundang-undangan berikut permasalahannya. Mengidentifikasikan hutang piutang dengan pihak ketiga, segala kontrak perjanjian dengan pihak ketiga, hutang pajak, pelanggaran hukum, konflik yang diakibatkan penjualan saham yang tidak wajar (misalnya insider trading), serta pengaduan masyarakat termasuk aspek-aspek yang perlu dilaporkan dalam pelaporan due diligence.
3
Aspek bisnis apa saja yang akan
Bisa dilihat pada No.2.
diaudit? 4
Waktu yang ditargetkan oleh sponsor
Dengan melihat pada kompleksitas permasalahan dan tergantung kepada ketersediaan
untuk melakukan due diligence?
data/informasi yang diperlukan. Paling cepat enam minggu aktifitas due diligence dapat
173
No
Pertanyaan
Jawaban diselesaikan.
5
6
Keahlian apa saja yang dibutuhkan
Finansial audit
untuk menyelesaikan proses audit
Audit Sistem Informasi (apabila perusahaan auditee tersebut sudah terkomputerisasi)
tersebut?
Ahli dalam perpajakan.
Pemahaman terhadap hukum.
Jumlah personel yang dibutuhkan
Tergantung besarnya usaha dan waktu yang dipersyaratkan oleh sponsor.
untuk menyelesaikan penugasan? 7
Apakah suatu anggota tim due
Bisa saja, asalkan waktunya mencukupi.
diligence, dalam waktu yang bersamaan, juga/bisa terlibat dalam tim untuk proyek yang lain? 8
Jika terjadi suatu anggota terlibat
Perlu adanya pembagian waktu kerja pada anggota tim yang bersangkutan.
dalam tim lain, maka bagaimana proses kolaborasi dilakukan? 9
Apakah pernah terjadi pergantian
Pernah. Proses transfer pengetahuan pada umumnya dilakukan sambil berjalannya proses
anggota tim? Jika ya, bagaimana cara
audit, learning-by-doing.
mentransfer knowledge kepada personel pengganti tersebut?
174
No 10
Pertanyaan Sebutkan dan jelaskan langkah-
Jawaban Audit Finansial
langkah dalam menyelesaikan proses
Menganalisa laporan finansial selama satu tahun.
audit untuk masing-masing aspek
Memeriksa neraca dari sumber data/informasi.
bisnis.
Membandingkannya dengan laporan finansial perusahaan. Apabila tidak seimbang, maka dibuat laporan penyesuaian.
Audit Sistem Informasi
Menganalisa kelayakan sistem informasi dan membandingkan dengan praktekpraktek terbaik dari usaha sejenis.
Laporan penyimpangan serta risiko yang ditimbulkan berikut rekomendasinya.
Aspek bisnis lainnya
Menganalisa kepatuhan hukum, pajak, dan perjanjian usaha lainnya.
Membandingkan dengan ketentuan atau isi perjanjian itu sendiri.
Menyusun laporan penyimpangan serta resiko yang ditimbulkan berikut rekomendasinya.
Mempersiapkan laporan dari kesimpulan audit dari segala aspek usaha berikut rekomendasi yang kemudian dipresentasikan kepada pihak sponsor dalam beberapa alternatif.
175
No 11
Pertanyaan
Jawaban
Dari masing-masing langkah dalam pertanyaan 10: a. Input untuk masing-masing subproses. Dari mana saja dan
Struktur Organisasi;
Prosedur standar operasi (Standard Operating Prosedur - SOP) dan kebijakan usaha
dalam bentuk apa saja?
lainnya;
Laporan finansial, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy;
Detil transaksi, diutamakan softcopy;
Akte pendirian perusahaan;
Perjanjian dengan pihak ketiga lainnya dan Service Level Agreement - SLA piranti lunak;
b. Output dari masing-masing
Laporan internal audit;
Lihat jawaban No. 10.
subproses. Ke mana saja dan dalam bentuk apa saja? c. Apakah menggunakan kertas kerja
Ya.
utuk menghasilkan output tersebut? Seperti apa contoh
Yang paling umum adalah dokumen permintaan data yang bersisi informasi: No., Uraian,
templatenya?
Original/Copy, Tanggal Terima, dan Keterangan.
176
No
Pertanyaan
Jawaban Contoh lain untuk template ini diambil dari salah satu aktifitas due diligence pada contoh kasus, yaitu aktifitas review penyelesaian klaim. Kertas kerja untuk aktifitas review penyelesaian klaim tersebut terdiri dari informasi personel yang melakukan review dan tanggal reviewnya, lalu manajer yang melakukan persetujuan terhadap hasil review dan tanggal persetujuannya. Selain itu terdapat pula informasi tujuan review, prosedur review, dan kesimpulan terhadap hasil review. Hasil review dimasukkan ke dalam suatu tabel yang dengan format: No., Jenis Asuransi, Cabang, Tertanggung, Total Sum Insurred berdasarkan Polis, jangka Waktu Pertanggungan, Premi, Total Klaim yang Dibayar, Attributes Tested, dan Keterangan.
Berikutnya template untuk pelaporan temuan-temuan (hal-hal yang dianggap janggal) di lapangan: Jenis Aktifitas, Area Kerja, Rincian Temuan, dan Tanggapan Manajemen. d. Keahlian yang dibutuhkan dari bidang apa saja?
e. Jumlah personel yang terlibat dalam subproses tersebut. f. Penerima dari output tersebut?
Akutansi dan audit
Audit sistem informasi dan penggunaan CAAT
Keahlian dalam mengolah MSOffice
Tergantung pada kompleksitas usaha. Biasanya aktifitas due diligence memerlukan enam sampai dengan delapan personel. Pihak sponsor dan ditandatangani oleh Signing Partner.
177
No
Pertanyaan g. Media penyampaian output kepada
Jawaban Dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
pihak berikutnya dari subproses selanjutnya. h. Jika terjadi suatu isu/masalah
Partner, person incharge (PIC), dan staf yang melakukan due diligence.
dalam subproses tersebut, dengan siapakah pertama kali hal tersebut didiskusikan? Berikutnya dengan siapa lagi? Lalu dengan siapa lagi?
i. Media diskusi apa saja yang biasa
Media yang dipakai berupa meeting dan email.
dan bisa digunakan dalam poin “h”? j. Isu/masalah dan hasil diskusi
12
Penyimpanan ke dalam arsip (yang dikemas ke dalam ordner) dan softcopy (compact disk -
disimpan dalam bentuk apa?
CD).
Jika ada perubahan dalam isi dan/atau
Ya.
urutan proses dalam proses audit terhadap suatu aspek bisnis, maka apakah perubahan tersebut dikomunikasikan kepada tim dan
178
No
Pertanyaan
Jawaban
didokumentasikan? 13
14
Apakah data auditee boleh dibawa
Tergantung kesepakatan dengan auditee. Kalaupun dibolehkan untuk dibawa, penggunaan
keluar dari lokasi audit?
hanya sebatas keperluan tugas audit tersebut
Apakah diperlukan suatu progress
Ya, dan kalau bisa dilakukan mingguan.
report terhadap jalannya proyek? 15
Bagaimana biasanya cara yang
Laporan dari progress report.
dilakukan untuk memperoleh status suatu proyek? 16
Rata-rata secepat apa status suatu
Tergantung kesepakatan. Paling cepat setengah waktu yang disetujui.
proyek dapat diketahui jika diinginkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan? 17
Melalui media apa saja progress report Email, telepon, atau secara langsung. tersebut dikomunikasikan dengan pihak yang meminta status proyek tersebut?
18
19
Bagaimana hasil audit dari masing-
Konsolidasi akan dikoordinasikan oleh PIC. Biasanya proses yang dilakukan adalah
masing aspek bisnis dikonsolidasikan?
dengan menggelar meeting. Setiap staff yang terlibat akan hadir dalam meeting tersebut.
Apakah nomor 18 memerlukan suatu
Biasanya didiskusikan di dalam meeting.
179
No
Pertanyaan media diskusi? Bagaimanakah hasil
Jawaban PIC akan membuat progress report konsolidasi
diskusi didokumentasikan? 20
Bagaimana laporan final hasil due
Diarsipkan di dalam ordner dan softcopy.
diligence didokumentasikan? 21
Media apa saja yang biasa/bisa
Melalui media presentasi, dengan menjelaskan poin-poin penting yang ada dalam laporan
dipergunakan dalam menyampaikan
final sebelum laporan final diserahkan kepada pihak sponsor.
hasil akhir due diligence kepada sponsor?
***
180
