154
LAMPIRAN
155
156
157 Lampiran 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian No.
Nama Singkatan Unit
Nama Kepanjangan Unit Kerja
Kerja 1.
Sekretariat Badan
:
Sekretariat Badan Penelitian Pengembangan Pertanian
2.
Puslitbangtan
:
Pusat Penelitian Tanaman Pangan
3.
BB Padi
:
Balai Besar Penelitian Tanaman Padi
4.
Balitkabi
:
Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian
5.
Balit Sereal
:
Balai Penelitian Tanaman Serealia
6.
Lolit Tungro
:
Loka Penelitian Penyakit Tungro
7.
Puslitbanghorti
:
Pusat Penelitian dan Tanaman Hortikultura
8.
Balitsa
:
Balai Penelitian Tanaman Sayuran
9.
Balitbu Tropika
:
Balai Penelitian Tanaman Buah Tropika
10.
Balithi
:
Balai Penelitian Tanaman Hias
11.
Balit Jestro
:
Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropika
12.
Puslitbangbun
:
Pusat Penelitian dan Tanaman Perkebunan
13.
Balittro
:
Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik
14.
Balittas
:
Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat
15.
Balitka
:
Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain
16.
Balittri
:
Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri
17.
Puslitbangnak
:
Pusat Penelitian Peternakan
18.
Bbalitvet
:
Balai Besar Penelitian Veteriner
19.
Balitnak
:
Balai Penelitian Ternak
20.
Lolit Sapi
:
Loka Penelitian Sapi Potong
21.
Lolit Kambing
:
Loka Penelitian Kambing Potong
22.
BBSDL
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan
dan
dan
dan
Pengembangan
Pengembangan
Pengembangan
Pengembangan
158 No.
Nama Singkatan Unit
Nama Kepanjangan Unit Kerja
Kerja Sumberdaya Lahan Pertanian 23.
Balittra
:
Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa
24.
Balittanah
:
Balai Penelitian Tanah
25.
Balitklimat
:
Balai Penelitian Agroklimat dan Hidrologi
26.
Balingtan
:
Balai Penelitian Lingkungan Pertanian
27.
BB Pengkajian
:
Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
28.
BPTP
:
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian
29.
BBP Mektan
:
Balai Besar Pertanian
30.
BB Biogen
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik Pertanian
31.
BB Pascapanen
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pasca Panen Pertanian
32.
PSEKP
:
33.
PUSTAKA
:
Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
34.
LRPI
:
Lembaga Riset Perkebunan Indonesia
35.
Puslit Karet
:
Pusat Penelitian Karet
36.
Puslit Kopi dan Kakao
:
Pusat Penelitian Kopi dan Kakao
37.
Puslit Teh dan Kina
:
Pusat Penelitian Teh dan Kina
38.
Puslit Gula
:
Pusat Penelitian Gula
39.
Puslit Kelapa Sawit
:
Pusat Penelitian Kelapa Sawit
40.
Balai PATP
:
Balai Pengelola Alih Teknologi
Pengembangan
Mekanisasi
159 Lampiran 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan pegawai terkait) No 1.
2.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi Dr. Haryono, M.Sc. 16 Juni Sekretaris Badan Litbang Jakarta (narasumber 1) 2010 Pertanian Hasil Wawancara : • SIMPEG yang ada saat ini belum berjalan dengan baik karena ada dua faktor yang mempengaruhi yaitu : Faktor eksternal Pengembang SIMPEG (Pusdatin Deptan tidak memahami betul sistem informasi yang ada di Badan Litbang Pertanian. Faktor internal Badan Litbang Pertanian sebagai user tidak mempunyai waktu banyak untuk memberikan input ke pihak pengembang. • Agar SIMPEG di Badan Litbang Pertanian berjalan dengan baik, maka harus ada kebijakan dari Deptan untuk memberi kewenangan penuh ke Badan Litbang Pertanian dalam mengembangkan sistem informasi sendiri. • Dalam mengembangkan sistem harus mengikuti apa yang diinginkan oleh pengguna. Tidak dikembangkan oleh keinginan pengembang seendiri • Salah satu tehnik dalam pengembangan sistem yaitu dengan System Development Life Cycle (SDLC) • Salah satu point dalam good governance adalah paperless, namun untuk penerapan di instansi pemerintah (PNS) belum dapat diterapkan karena struktur organisasi yang berhierarki dan birokrasi yang panjang akan menyulitkan implementasi paperless. Yang perlu diperhatikan dalam pengembangkan sistem adalah dalam melakukan penentuan data dan analisis data serta sistem yang dibutuhkan oleh pengguna. Drs. Djoko Purnomo, MPS. 18 Juni Kepala Bagian Jakarta (narasumber 2) 2010 Kepegawaian Hasil Wawancara : • Dalam menganalisis data dan sistem, harus melihat output dan input apa yang diinginkan oleh pengguna • Seharusnya pengembangan sistem lebih diarahkan terhadap pelayanan prima terutama bagi peneliti yang menjadi core dari Badan Litbang Pertanian. • Sistem yang akan dikembangkan diharapkan dapat membuat output yang lebih informatif dan dapat disajikan dalam bentuk softcopy (excel atau word) • Diharapkan sistem yang akan dikembangkan dapat lebih realtime atau uptodate, lebih memudahkan UPT dan Unit Kerja (UK) untuk dapat memperbaiki data, dan akan lebih efektif dan efisien. • Permasalah yang dihadapi adalah : Dalam SIMPEG yang berjalan saat ini output tidak dapat dalam bentuk softcopy (excel atau word) sehingga apabila pimpinan meminta softcopy laporan SIMPEG tidak dapat terpenuhi. Selain itu adanya pemutakhiran data yang tidak maksimal. Sering terjadi pegawai yang sudah pensiun/meninggal namun datanya belum diperbaiki, karena menunggu proses SK pensiun/meninggal selesai. Kebijakan dalam entri data tergantung pada selesainya SK. Jika naik pangkat periode April, data belum dapat dientri sebelum SK selesai. Sedangkan proses
160 No 3.
4.
5.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi SK sampai selesai memakan waktu cukup lama. Ir. Hardono, M.Sc. 28 April Kepala Bagian Tata Usaha Bogor 2010 Puslitbang Tanaman Pangan Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat diperlukan karena data SIMPEG digunakan untuk menyusun renstra, laporan tahunan, dan melihat status SDM saat ini, yang lalu dan yang akan datang • Proses usulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian dilakukan secara berjenjang oleh UPT yang kemudian disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan dalam proses ini rata-rata memakan waktu 2 – 3 bulan • Pengembangan SIMPEG ke arah web (online) sangat baik dan diperlukan, namun harus memperhatikan keamanan data SIMPEG. • Proses pengiriman surat dan berkas secara elektronik (paperless) sudah pernah mendengar, namun belum dilaksanakan. Hal ini disebabkan masih banyak pegawai yang belum menguasai teknologi informasi. Jika paperless ini ingin tercapai maka harus ada suatu pemaksaan terhadap semua instansi di Badan Litbang Pertanian. • Kebutuhan data pegawai dalam SIMPEG harus cash and carry artinya jika user memerlukan suatu informasi, maka SIMPEG harus dapat memenuhinya pada saat itu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Ir. Etty Herawati, MS. 27 April Kepala Bagian Tata Usaha Bogor 2010 Puslitbang Perkebunan Hasil Wawancara : • SIMPEG masih dibutuhkan karena SIMPEG digunakan untuk memudahkan dalam menentukan kebijakan • Proses usulan administrasi kepegawaian secara umum dilakukan berjenjang dari UPT ke UK yang kemudian disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Namun untuk usulan KP fungsional, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang melakukan pengusulannya adalah pejabat fungsional yang bersangkutan karena mereka yang mengetahui kapan bisa naik pangkat dengan melihat nilai angka kreditnya. Begitu juga dalam menyiapkan berkas usulan sebagian dilakukan oleh pejabat fungsional yang bersangkutan. • Waktu yang diperlukan dalam proses usulan administrasi kepegawaian rata-rata 1 bulan • Pengembangan SIMPEG online berbasis web sangat bagus, namun perlu didukung dengan tenaga yang handal. Selain itu dengan adanya sistem online ini perlu diperhatikan hierarki organisasi di Badan Litbang Pertanian jangan sampai menghilangkan salah satu fungsi organisasi. Drs. Anang Sumarna 19 Mei Kepala Sub Bagian Bogor 2010 Kepegawaian & Rumah Tangga Puslitbang Perkebunan Hasil Wawancara : • Pengusulan KP, pembebasan sementara fungsional, aktif bekerja kembali dilakukan dari pengelola kepegawaian menginformasikan ke pejabat fungsional. Kemudian pejabat fungsional melengkapi sebagian berkas usulan yang belum ada di pengelola kepegawaian.
161 No
6.
7.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi • Proses pembebasan sementara untuk semua fungsional mempunyai aturan yang sama yaitu 5 + 1, artinya jika sudah 5 tahun terhitung dari SK jabatan terakhir tidak dapat memenuhi angka kredit maka sudah dapat dibebaskan jabatan fungsionalnya. Kemudian diberi kesempatan 1 tahun untuk memenuhi angka kredit, jika tidak dapat memenuhinya maka diberhentikan dari jabatan fungsional. • Proses pembuatan SK fungsional untuk Peneliti Muda ke bawah hanya sampai ke Biro Organisasi & Kepegawaian Deptan, sedangkan untuk Peneliti Madya ke atas prosesnya sampai ke BKN • Proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian secara online diperlukan, karena selama ini dilakukan secara manual yaitu melalui telpon dan mendatangi langsung instansi terkait. • Proses usulan administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 3 minggu. • Komputer yang tersedia di kepegawaian 4 unit komputer pentium 4 dan 1 laptop. Dari 4 komputer, 1 komputer khusus buat SIMPEG. Kemudian di kepegawaian sudah terhubung internet dimana selama ini informasi kepegawaian sudah diupload ke internet dengan menggunakan Excel. Nurul Ilman, SE. 20 Mei Kepala Sub Bagian Bogor Kepegawaian & Rumah 2010 Tangga Puslitbang Peternakan Hasil Wawancara : • Proses monitoring yang dilakukan saat ini secara manual yaitu dengan mendatangi langsung ke instanisi terkait dan telepon. Namun untuk mendata usulan administrasi kepegawaian sudah dilakukan dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan menggunakan Microsoft Access. • Proses pengusulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh UPT yang selanjutnya disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. • Untuk mengetahui pejabat fungsional akan naik pangkat dapat dilihat dari penilaian angka kredit (PAK) terakhir. • Pengembangan SIMPEG dengan dilakukannya proses usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online sangat bagus dan mendukung, karena akan membantu pengelola kepegawaian dan pegawai untuk mengetahui status berkas usulan sudah sampai dimana. Oleh sebab itu dapat dianalisa rata-rata penyelesaian SK dan di tingkat mana yang prosesnya lama. Namun demikian perlu dipertimbangkan aspek fungsionalitas dari UK (eselon II) karena bisa jadi berkas dari UPT langsung dikirim ke Badan Litbang Pertanian sehingga fungsi UK tidak ada lagi. • Sarana komputer sudah cukup memadai dengan 4 buah komputer. 3 diantaranya jenis pentium 4 dan 1 pentium 3. selain itu di kepegawaian sudah terhubung dengan internet. Bekti Subagja, M.Si. 12 Mei Kepala Sub Bagian Bogor 2010 Kepegawaian & Rumah Tangga BBP2TP Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting karena dapat mengeluarkan laporan-laporan yang diinginkan oleh pengguna • Kondisi SIMPEG sekarang belum optimal karena masih banyak kebutuhan
162 No
8.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi pengguna yang belum terpenuhi. • SIMPEG belum dapat mengakomodir kebutuhan data dan informasi secara online. Oleh sebab itu Badan Litbang harus menganggap hal itu adalah penting. • Kebijakan paperless sudah dimulai secara bertahap dengan menggunakan email dan fax. Untuk meningkatkan penggunakan paperless ini harus ada pengarahan secara hierarki dari Badan Litbang sampai ke UPT. • SIMPEG online sangat penting dan perlu karena akan memudahkan dan mempercepat pengguna dalam pengiriman surat serta berkas usulan. Disamping itu juga akan lebih hemat/ekonomis. Oleh sebab itu harus ada implementasinya (tidak hanya wacana) • Proses usulan dan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 2 – 3 minggu. Sedangkan pengiriman usulan dan berkas dari UK ke Badan Litbang memakan waktu 3 hari – 1 minggu. Namun secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) sampai selesai memakan waktu 2 – 3 bulan. • Untuk kelancaran proses kepegawaian perlu adanya komitmen dari pihak manajemen tingkat atas sampai yang terendah untuk tidak memandang sebelah mata terhadap proses administrasi kepegawaian. Selain itu juga harus ada persamaan persepsi antara pihak manajemen dengan tingkat operasional. • Dalam pengiriman berkas secara online perlu diperhatikan keabsahan berkas karena selama ini berkas harus ada legalisasinya dengan tanda tangan dan stempel kepala instansi. Oleh sebab itu saat ini masih diperlukan fisik berkas secara manual disamping dilakukan secara elektronik. Agussalim Simanjuntak, SPt. 30 April Kepala Sub Bagian Tata Riau 2010 Usaha BPTP Riau Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting dan sudah cukup bagus, namun masih banyak yang harus disempurnakan. Karena keluaran yang ada tidak semua sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga jika ada permintaan data yang tidak terdapat dalam SIMPEG harus dilakukan dengan manual. • Proses usulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT. Pengelola kepegawaian memberikan informasi ke yang bersangkutan untuk proses administrasinya. Kemudian pengelola kepegawaian UPT dan yang bersangkutan saling melengkapi berkas usulan. Berkas yang belum ada di pengelola kepegawaian dilengkapi oleh yang bersangkutan. • Proses untuk usulan dan melengkapi berkas memakan waktu 2 minggu yang kemudian dikirim melalui jasa pengiriman atau jika mendesak langsung diantar ke UK (eselon II). • Secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian sampai selesai memakan waktu 2 – 4 bulan. • Kebijakan paperless belum ada, namun fasilitas yang mendukung sudah cukup tersedia seperti komputer, jaringan, scanner, dan internet sudah ada. • Selama ini proses monitoring usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dengan menggunakan telepon atau mendatangi langsung instansi yang terkait. Sehingga untuk mempermudah pengelola kepegawaian perlu adanya sistem yang dapat memonitor usulan administrasi secara otomatis yaitu dengan sistem online berbasis web. • Proses usulan dan pengiriman berkas secara online sangat baik dan mendukung kegiatan tersebut. Namun perlu diperhatikan juga keamanan datanya karena
163 No
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi data pegawai ada yang bersifat rahasia. Selain itu juga akan lebih ekonomis, tidak mengeluarkan biaya pengiriman, transportasi, dsb. Kemudian karena sampai saat ini proses kelengkapan berkas masih menggunakan sistem legalisasi dari pimpinan instansi, apakah sistem online ini akan melegalkan semua berkas?maka perlu dipertimbangkan juga legalitasnya. Sehingga jika perlu proses usulan dan kelengkapan berkas secara fisik atau manual tetap dilakukan disamping proses secara online dan elektronik.
164 Lampiran 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I)
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi
:
Tanggal
:
Jabatan
:
165 Latar Belakang Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web. Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) Program Studi Ilmu Komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar. Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia.
Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan.
Kuesioner I. Arsitektur Proses Bisnis 1. Dalam memproses usulan Kenaikan Pangkat (KP) pilihan, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan KP 2. Dalam memproses usulan pembebasan sementara fungsional, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Pembebasan Sementara 3. Dalam memproses usulan aktif bekerja kembali (ABK), apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan ABK 4. Dalam memproses usulan Tugas Belajar, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Tugas Belajar
166 Jika jawaban no 1, 2, 3, atau 4 Tidak atau belum pernah memproses , lanjutkan ke pertanyaan nomor 8. 5. Jika jawaban no. 1 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Jika jawaban no. 2 dan 3 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Jika jawaban no. 4 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Jika yang mengusulkan dari instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian), bagaimana pengelola kepegawaian dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan (pejabat fungsional) akan naik pangkat? Dilihat dari Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir Dilihat dari penetapan SK KP terakhir Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………………. 10. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 16 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 11. Dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 12. Bagaimana Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan akan dibebaskan sementara?
167 Dilihat secara otomatis dari aplikasi SIMPEG Dilihat dari PAK terakhir secara manual Lainnya, sebutkan……………………………………………………………………….. 13. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 14. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 15. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari Lainnya. Sebutkan …………………………………………………………… 16. Berapa lama keseluruhan proses usulan KP dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 17. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai sendiri (Bapak/Ibu yang bersangkutan) Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 18. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………….. 19. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
168 20. Secara keseluruhan, berapa lama proses usulan tugas belajar dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar )? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 21. Kepada siapa proses-proses usulan tersebut (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) disampaikan? Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 22. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Pejabat fungsional/pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 23. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman Diantar langsung oleh pegawai yang bersangkutan Diantar sendiri oleh instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 24. Berapa lama berkas usulan tersebut sampai ke instansi yang meminta berkas usulan? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 25. Apakah di instansi Bapak/Ibu melakukan verifikasi berkas usulan? Ya Tidak 26. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? Pegawai yang bersangkutan Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 27. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail aplikasi SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 28. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan?
169 Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 29. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 30. Berapa lama keseluruhan proses usulan pembebasan sementara dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 31. Berapa lama keseluruhan proses usulan aktif bekerja kembali dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 32. Selama ini apakah instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) selalu mengikuti proses perkembangan status berkas usulan yang diusulkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 33. Jika Ya, bagaimana instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait. Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 34. Jika Tidak, apa yang dilakukan instansi Bapak/Ibu? Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
II. Arsitektur Sistem Informasi 1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan?
170 Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, lanjutkan ke pertanyaan no. 5. 4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan …………………………………………………………… 5. Dalam memenuhi kebutuhan manajemen yang berkaitan dengan SDM, apakah data yang digunakan selalu bersumber dari SIMPEG? Ya Tidak Tidak Tahu 6. Untuk mengolah data SDM yang dibutuhkan, apakah selalu menggunakan fasilitas SIMPEG? Ya Tidak Kombinasi Tidak Tahu Kalau Tidak, apa alasannya ………………………………………….…………… Kalau Kombinasi, jelaskan ……………………………………………………… 7. Data apa yang sering dibutuhkan oleh pimpinan dan stakeholder yang lain? Kenaikan Pangkat Pegawai Tenaga Fungsional Semua data yang ada di SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dalam proses KP pilihan (fungsional), data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Dalam proses pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Dalam proses tugas belajar, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
171 11. Apabila ada permintaan data pegawai, namun output data tersebut tidak terdapat dalam SIMPEG, apa yang Bapak/Ibu lakukan? Membuat secara manual dengan menggunakan Excel/Word Mencoba dengan aplikasi database dan pemrograman yang lain Tidak dibuat Lainnya,…………………………………………………………………. 12. Aplikasi SIMPEG yang ada saat ini, apakah sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Bapak/Ibu? (termasuk output/keluaran SIMPEG) Ya Tidak Kalau Tidak, apa alasannya ……………………………………………………… 13. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 15. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: a. b. c. d. e. 14. Apabila pertanyaan no. 13, jawabannya Ya, bahasa pemrograman apa yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi tersebut? MS Access Visual FoxPro Visual Basic PHP Java Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………. Jelaskan alasan pemilihan bahasa pemrograman tersebut ……………………………. 15. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini? Online (web) Portable (Windows) / stand alone Lainnya, Sebutkan ………………………………………………………………... Jelaskan alasannya …………………………………………………………………….. 16. Untuk melihat siapa yang akan naik pangkat pilihan (fungsional), apakah ada output/keluaran dari SIMPEG yang dapat digunakan untuk proses KP pilihan secara otomatis? Ya Tidak 17. Jika jawaban no 16 Tidak, bagaimana cara mengusulkan KP pilihan (fungsional)? Instansi Bapak/Ibu mendata secara manual pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat KP. Yang bersangkutan melaporkan ke instansi untuk dapat diproses usul KP. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………….
172 18. Dalam memilih pegawai yang akan tugas belajar, apakah sudah dilakukan melalui SIMPEG? Ya Tidak 19. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus aktif bekerja kembali? Ya Tidak 20. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus dibebaskan sementara? Ya Tidak 21. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak 22. Jika Tidak, apakah perlu dikembangkan sistem informasi untuk memonitor berkas usulan administrasi kepegawaian? Ya Tidak Jika Ya, jelaskan alasannya …………………………………………………………… 23. Informasi apa yang Bapak/Ibu butuhkan dalam SIMPEG? (jawaban boleh lebih dari 1) Monitoring status berkas usulan Daftar Riwayat Hidup Profil pegawai Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………….. 24. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke no. 26. 25. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum 26. Apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya …………………………………………………………………….
III. Arsitektur Teknologi 1. Dalam mengelola kepegawaian di intansi Bapak/Ibu, berapa jumlah perangkat komputer yang tersedia? 1 komputer 2 komputer 3 komputer Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………….. 2. Apakah ada komputer yang khusus digunakan untuk kegiatan SIMPEG? Ya Tidak 3. Apa spesifikasi komputer di pengelola kepegawaian instansi Bapak/Ibu?
173 Processor Pentium 3, memory 64 MB, hardisk 1 GB, monitor SVGA Processor Pentium 4, memory 256 MB, hardisk 40 GB, monitor SVGA Processor Core 2 Duo, memory 1 GB, hardisk 160 GB, monitor SVGA Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………….. 4. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak 5. Jenis akses internet apa yang digunakan di instansi Bapak/Ibu? ADSL (Telkom) Dial up (Telkomnet instan) Langganan dengan ISP (Internet Service Provider) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya …………………………………………………… 8. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 11. Situs web yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu adalah Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
174 12. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan ……………………………………………………… 13. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN) Ya Tidak 14. Apakah di instansi Bapak/Ibu mengelola server? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan …………………………………………………………………… 15. Untuk web dan email server, bagaimana pengelolaannya? Dikelola sendiri Hosting ISP. Sebutkan dimana ………………………………………………… Lainnya. Sebutkan dimana …………………………………………………… 16. Platform server yang digunakan adalah : Windows Linux (open source) Campuran Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
-
TERIMA KASIH -
175
untuk Peneliti
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi
:
Tanggal
:
Jabatan
:
176 Latar Belakang Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web. Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) program studi ilmu komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar. Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia. Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan. Kuesioner Arsitektur Proses Bisnis 1. Dalam proses usulan KP pilihan/fungsional, siapa yang menginformasikan ke Bapak/Ibu bahwa Bapak/Ibu akan naik pangkat? Bapak/Ibu sudah tahu dengan sendirinya Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 2. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 3. Apakah Bapak/Ibu mengetahui persyaratan untuk KP pilihan/fungsional? Ya Tidak 4. Persyaratan apa yang perlu disiapkan untuk proses KP pilihan/fungsional Bapak/Ibu? (jawaban boleh lebih dari 1) Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir
177 Foto copy sah daftar penilaian prestasi kerja/DP3 dalam 2 (dua) tahun terakhir Asli penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy keputusan pengangkatan CPNS Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 5. Untuk memenuhi beberapa persyaratan tersebut, siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 6. Jika yang menyiapkan berkas dari Bapak/Ibu, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan KP fungsional? (Jika yang menyiapkan berkas dari instansi, langsung ke pertanyaan no. 7) 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Apakah Bapak/Ibu pernah memproses pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke pertanyaan no 13. 8. Jika Ya, dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 9. Siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Jika yang menyiapkan berkas adalah Bapak/Ibu sendiri, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 11. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 12. Berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari
178 Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 13. Sebagai pejabat fungsional, Bapak/Ibu harus mengetahui semua aturan yang terkait. Dalam usulan proses pembebasan sementara, persyaratan apa yang harus dipenuhi? (jawaban boleh lebih dari 1) Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll.) Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 14. Apa yang menyebabkan Bapak/Ibu dibebaskan sementara dari jabatan fungsional? (jawaban boleh lebih dari 1) Tidak memenuhi angka kredit yang telah ditetapkan Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan Diangkat sebagai pejabat struktural (pejabat negara) Dijatuhi hukuman disiplin PNS tingkat sedang dan berat Cuti di luar tanggungan negara Ditugaskan secara penuh diluar jabatan peneliti atau diluar satuan organisasi penelitian dan pengembangan Lainnya, sebutkan………………………………………………………………… 15. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, persyaratan apa yang harus dilengkapi oleh Bapak/Ibu? Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll penyebab dibebaskan sementara) Foto copy ijazah legalisir asli/basah bila yang bersangkutan tuga belajar Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 16. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 17. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………… 18. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar?
179 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 19. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 20. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman Diantar oleh pengelola kepegawaian Diantar sendiri oleh Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 21. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke Bapak/Ibu? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 22. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 23. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 24. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 25. Selama ini apakah Bapak/Ibu selalu mengikuti proses perkembangan (monitoring) status berkas usulan? Ya Tidak 26. Jika Ya, bagaimana Bapak/Ibu dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke instansi Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait. Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. sebutkan ……………………………………………………………… 27. Jika Tidak, apa yang dilakukan oleh Bapak/Ibu?
180 Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 28. Apakah perlu adanya suatu sistem yang dapat memonitor berkas usulan kepegawaian Bapak/Ibu secara otomatis/elektronik? Ya Tidak Sebutkan alasannya ………………………………………………………………… Arsitektur Sistem Informasi 1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan? Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, langsung ke no. 5. 4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan …………………………………………………………… 5. Informasi apa saja yang sering dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam hal kepegawaian? (jawaban boleh lebih dari 1) Kenaikan Pangkat Pegawai Jabatan Fungsional Training pegawai Status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu Daftar riwayat hidup Semua data yang ada di kepegawaian Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Apakah data-data di kepegawaian sangat membantu Bapak/Ibu dalam kelancaran proses-proses fungsional Bapak/Ibu? Ya Tidak 7. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 7. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: f. g. h. i. 8. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini?
181 Online (web) Portable (Windows) Lainnya, Sebutkan ……………………………………………………………… Jelaskan alasannya ………………………………………………………………… 9. Apakah Bapak/Ibu memerlukan fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Ya, jelaskan alasannya ………………………………………………………… 10. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak 11. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum 12. Jika Tidak/belum, apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya …………………………………………………………………. 13. Apa manfaatnya jika pengiriman berkas usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara elektronik? Proses administrasi akan lebih cepat Terhindar dari kehilangan berkas Tidak ada manfaatnya Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………. Arsitektur Teknologi 1. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak 2. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………... 3. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya …………………………………………………… 4. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 5. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja
182 Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Situs web apa yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu? Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan ………………………………………………………… 9. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN)? Ya Tidak 10. Apakah di ruangan Bapak/Ibu sudah terhubung dengan LAN? Ya Tidak
-
TERIMA KASIH -
183 Lampiran 4
Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi
PROSES BISNIS KENAIKAN PANGKAT No. 1
2
Uraian Apakah pernah melakukan KP fungsional Jika Ya, siapa yang menginformasikan KP
Jawaban
Jml
%
124
83,78
25
16,89
51
34,46
75
50,68
Ya Tidak
: :
Peneliti/Ybs Instansi Lainnya Website LIPI
: : :
1
0,68
3
Siapa yang mengusulkan
Peneliti/Ybs Instansi Lainnya
: : :
45 78
30,41 52,70
4
Apakah mengetahui persyaratan KP
Ya Tidak
: :
129 15
87,16 10,14
5
Jika Ya, apa syarat2nya
copy SK Jabfung copy SK KP copy DP3 2 th PAK Asli copy CPNS DRH Lainnya SK Bebas Semntr KGB Srt Pengantar DP3 Karya tulis Ijazah KARPEG Riwayat Pekerjan Rekomendasi atsn NIP baru Karis PAK Inpassing Copy PAK
: : : : : :
121 123 122 117 100 86
81,76 83,11 82,43 79,05 67,57 58,11
: : : : : : : : : : : :
1 4 4 2 3 5 8 1 3 3 1 3 1
0,68 2,70 2,70 1,35 2,03 3,38 5,41 0,68 2,03 2,03 0,68 2,03 0,68
Peneliti/Ybs Instansi Sebagian dr ybs Lainnya
: : : :
68
45,95
14 65
9,46 43,92
6
Siapa yang menyiapkan usulan berkas KP
184 No. 7
8
9
Uraian Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari Ybs)
Kelengkapan berkas disampaikan kepada
yang mengirim berkas ke UK yang menaunginya
10
Berkas dikirim melalui
11
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
12 13
Apakah ybs mengikuti proses monitoring usulan KP fungsional Jika Ya, cara memonitornya
14
Jika Tidak, yang dilakukan Ybs
15
Apakah perlu sistem monitoring usulan KP Alasan Ya
Jawaban 1-7 hari
Jml
%
: 72
48,65
8-14 hari 15-21 ari 22-30 hari lainnya > 1 bln 3 hari 90 hari (3 bln)
: : :
37 16 11
25,00 10,81 7,43
: : :
3 1 2
2,03 0,68 1,35
instansi ybs instansi lain lainnya
: : :
119
80,41
24
16,22
Ybs Instansi Lainnya
: : :
52
35,14
96
65,54
Jasa pengiriman Diantar pengelola diantar ybs 1-3 hari
: : : :
109 43 17
73,65 29,05 11,49
91
61,49
42 4 0
28,38 2,70 0,00
1 4 1
0,68 2,70 0,68
151
84,83
24
13,48
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya 1 hari Tidak tahu Tidak pernah mntr
: : : : : : :
Ya Tidak
: :
Manual datang ke instansi secara elektronik Lainnya Telp. sms
: : : : : :
109 24 25
61,24 13,48 14,04
13 1
8,78 0,68
Menunggu hasil Membiarkan saja
: :
25 6
14,04 3,37
168
94,38
3 37
1,69 20,79
Ya Tidak Proses lebih cepat
: : :
185 No.
16
Uraian
Jika Ya, apakah fisik berkas perlu dikirim Alasan Ya :
Alasan Tidak :
Jawaban
Jml
Mudah memonitor Mempercepat info dpt diakses lngsg Lebih hemat akan fokus ke job mengingatkan ybs meningkatkan fungsi kepeg terhindar hilang berkas efektif Praktis & efisien mengetahui kekurangan berkas SIMPEG akan lebih baik
: : : : : :
Ya Tidak Melengkapi kurang berkas brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Dpt mengthui brks Mengatasi gangguan elektronik Buat arsip/backup Sbg. Pembanding (cross check) Terhindar dr hilang Sbg persyaratan sbg bukti sah data lebih akurat Berkas msh sbg syarat dok sdh ada di inst dok. Sdh ada di file Hemat biaya Jk simpeg bagus Perkamb TI sdh maju Legalitas cukp di UPT memudahkan monitoring Memperjelas instansi pengusul lebih cepat agar tdk keliru Yg dikirim softcopy saja
: :
%
53 8 5 1 1 1
29,78 4,49 2,81 0,56 0,56 0,56
1
0,56
2 3 4
1,12 1,69 2,25
1
0,56
1
0,56
141
79,21
20
11,24
:
4
2,25
: :
25 7
14,04 3,93
: :
2 15
1,12 8,43
: : : : : : : : : : : : :
2 5 1 17 1 2 3 1 2 1 1 1 1
1,12 2,81 0,56 9,55 0,56 1,12 1,69 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56
1
0,56
1 1 1
0,56 0,56 0,56
: : : : :
: : : :
186 No. 17
Uraian Waktu keseluruhan dalam proses KP fungsional
Jawaban 1-2 bulan
Jml :
%
4
2,25
9-10 bulan 11-12 bulan
: : : : :
17 31 15 10 59
9,55 17,42 8,43 5,62 33,15
Lainnya 12-24 bulan > 1 th 20 bulan 15 bulan 24 bulan/2 tahun 6-12 bulan 12 - 18 bulan Tdk ada batas wkt Tidak tentu Tidak tahu
: : : : : : : : : :
3 20 1 1 7 1 1 2 2 1
1,69 11,24 0,56 0,56 3,93 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan
PROSES BISNIS PEMBEBASAN SEMENTARA No. 1
Uraian Apakah pernah memproses PS
2
3
4
5
Ya Tidak
: :
Jml 74 73
Jk Ya, apa yang menyebabkab PS
AK TB pejabat negara hukuman cuti DLTN tgs diluar penel
: : : : : :
25 46 3 0 0 0
16,89 31,08 2,03 0 0 0
Siapa yang menginfokan ke ybs
Ybs Instansi Lainnya Ybs & instansi
: :
13 59
8,78 39,86
:
2
1,35
: :
6 64
4,05 43,24
:
1
0,68
: : :
19 38 16
12,84 25,68 10,81
:
1
0,68
Siapa yang mengusulkan PS
Siapa yang menyiapkan berkas
Jawaban
Ybs Instansi Lainnya unit eselon II Ybs Instansi Sebagian dr ybs Lainnya unit eselon II
% 50 49,32
187 No. 6
Uraian Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas
Jawaban
Jml
%
1-7 hari
:
29
19,59
8-14 hari 15-21 hari 22-30 hari
: : :
11 1 2
7,43 0,68 1,35
7
berkas dari ybs disampaikan kepada
instansi instani lain
: :
34 15
22,97 10,14
8
Apa persyaratan PS
copy SK Jabfung copy SK KP copy PAK akhir copy surat PS DRH Lainnya SK Tgs belajar
: : : : : : :
57 50 54 52 17
38,51 33,78 36,49 35,14 11,49
4
2,70
: :
6 65
4,05 43,92
9
Yang mengirim berkas ke UK di atasnya
Ybs instansi Lainnya unit eselon II
:
1
0,68
10
Berkas dikirim melalui
Jasa pengiriman diantar petugas diantar sendiri Lainnya Tidak tahu
: : :
53 18 2
35,81 12,16 1,35
:
1
0,68
1-3 hari
:
35
23,65
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya 2 bulan > 1 bulan Tidak tahu
: : :
14 4 4
9,46 2,70 2,70
: : :
2 1 6
1,35 0,68 4,05
11
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
12
Apakah ybs mengikuti proses monitoring
Ya Tidak
: :
57 45
32,02 25,28
13
Jk Ya, bgm cara memonitornya
manual datang ke Tujuan elektronik
: : :
48 6 4
26,97 3,37 2,25
14
Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs
Menunggu hsl membiarkan
: :
37 12
20,79 6,74
15
Apa perlu ada sistem monitoring
Ya Tidak Proses cepat & lcr Cepat infor
: : : :
94 2 17 5
52,81 1,12 9,55 2,81
Alasan Ya :
188 No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
Mudah monitor Mudah proses terhindar hilng bks Lebih transparan Mengingatkan ybs Agar tdk ada TGR Sbg arsip Proses dpt dilakukan mandiri
: : : : : : :
25 4 1 1 2 2 1
14,04 2,25 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56
:
1
0,56
Sdh tahu prosesya
:
1
0,56
Ya Tidak Sbg cros check brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Sbg arsip dok bukti fisik loyalitas d UPT Memudah proses Sbg informasi Proses manual hrs ada dikirm softcopy saja Dok sdh d instsi Hemat kertas Berkas tdk bnyk Jk Simpeg bagus Otomatis Proses lama Cukup di UPT
: : :
72 17 1
40,45 9,55 0,56
: : : : : : : : : : : : : : :
22 4 12 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1
12,36 2,25 6,74 0,56 0,56 0,56 0,56 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56 1,12 0,56
1-2 bulan
:
10
5,62
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya > 1 tahun > 4 tahun > 6 bulan Tdk ada batas wkt Tdk tahu
: : : : : :
21 33 7 2 16
11,80 18,54 3,93 1,12 8,99
3 1 1 2 3
1,69 0,56 0,56 1,12 1,69
Alasan Tidak : 16
Apakah berkas fisik masih diperlukan Alasan Ya :
Alasan Tidak :
17
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Pembebasan Sementara
189 PROSES BISNIS AKTIF BEKERJA KEMBALI No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
1
Apakah pernah usul ABK
Ya Tidak
: :
83 63
56,08 42,57
2
Jika Ya, siapa yang mengusulkan
Ybs Instansi
: :
23 64
15,54 43,24
3
Persyaratan ABK
copy SK Jabfung copy SK KP terakhir copy PAK terakhir copy surat sebab PS copy iajzah Lainnya SK Pembebasan Smntr DRH
: : : : :
65 65 60 75 71
43,92 43,92 40,54 50,68 47,97
: :
1 1
0,68 0,68
Ybs Instansi sebagian dari ybs
: : :
35 24 27
23,65 16,22 18,24
1-7 hari
:
49
33,11
8-14 hari 15-21 hari 22-30 hari Lainnya 1 tahun
: : : : :
21 5 1
14,19 3,38 0,68
3
2,03
instansi UK eselon di atasnya instansi lain
: : :
62 22 1
41,89 14,86 0,68
Ybs
:
15
10,14
instansi
:
69
46,62
Jasa pengiriman diantar petugas diantar ybs Lainnya Tidak tahu
: : : : :
64 17 2
43,24 11,49 1,35
1
0,68
1-3 hari
:
43
29,05
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya Kurang jelas Tidak dimonitor Tidak tahu
: : :
18 10 2
12,16 6,76 1,35
: : :
1 1 5
0,68 0,68 3,38
4
Siapa yang menyiapkan berkas ABK
5
Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari ybs)
6
berkas dari ybs disampaikan kepada
7
Yang mengirim berkas ke UK eselon diatasya
8
9
Berkas dikirim melalui
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
190 No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
10
Apakah ikut monitoring usulan ABK
Ya Tidak
: :
85 28
47,75 15,73
11
Jk Ya, cara memonitornya
manual dtg di lokasi terkait elektronik Lainnya Telp.
: : :
68 10 7
38,20 5,62 3,93
:
7
3,93
12
Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs
Menunggu hasil membiarkan saja
: :
24 8
13,48 4,49
13
Apa perlu ada sistem monitoring berkas
Ya Tidak Proses cepat & lancar Informasi cepat Memudahkan proses Dapat memonitor brks Lebih praktis & efisien Dpt diakses dmana saja Aman dan nyaman SIMPEG lebih baik
: : : : : : : : :
103 4 25 10 17 8 3 2 1 1
57,87 2,25 14,04 5,62 9,55 4,49 1,69 1,12 0,56 0,56
Ya Tidak Utk cross check brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Antisipasi gangguan elktr Memudahkan monitorng Backup data/arsip Bukti fisik (otentik) sbg kelengkapan KPN Instansi lain perlu berkas Dok. Sdh ada di instnsi Legalitas cukup di UPT Berkas tidak banyak Tidak praktis dikirm softcopy saja
: : :
85 15 2
47,75 8,43 1,12
: : : : : : : : : : :
18 2 1 9 9 1 1 2 2 1 1 1
10,11 1,12 0,56 5,06 5,06 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56 0,56 0,56
1-2 bulan
:
5
2,81
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bual 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya
: : : : :
26 30 7 3 28
14,61 16,85 3,93 1,69 15,73
Alasannya Ya:
14
Apa fisik berkas perlu dikirim Alasannya Ya:
Alasan Tidak :
15
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses ABK
191 No.
Uraian
Jawaban 24 bulan >2 tahun > 1 tahun Tidak ada batas waktu Tidak tahu
Jml : : : : :
1 1 5 2 2
% 0,56 0,56 2,81 1,12 1,12
PROSES BISNIS TUGAS BELAJAR No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
1
Apakah pernah tugas belajar
Ya Tidak
: :
95 52
64,19 35,14
2
Jika Ya, siapa yang mengusulkan
Ybs instansi Lainnya Proyek kerjasama
: :
7 89
4,73 60,14
:
1
0,68
sesuai persyaratan urut pegawai yg tua sesuai dg pimpinan Lainnya Ada permintaan Tergantung dana yg ada
: : : : : :
87 9 9
58,78 6,08 6,08
1 1
0,68 0,68
3
Bgm instansi mengusulkan TB
4
Apakah mengetahui persyaratan TB
Ya Tidak
: :
88 9
59,46 6,08
5
Jk Ya, apa persyaratannya
PNS 2 th copy ijazah & transkrip copy SK PNS DRH Lainnya Rekomendasi IPK TOEFL Summary proposal Usia English competency SK fungsional Persetujuan
: : : :
76 86 82 71
51,35 58,11 55,41 47,97
: : : : : : : :
9 3 1 1 1 1 1 1
6,08 2,03 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68
Ybs Instansi Lainnya Ybs & Instansi
: : : :
69 21
46,62 14,19
8
5,41
1-7 hari 8-14 hari 15-21 hari
: : :
44 25 6
29,73 16,89 4,05
6
7
Siapa yg menyiapkan berkas usulan TB
Waktu untuk melengkapi berkas
192 No.
Uraian
8
yang mengirim berkas ke eselon lebih tinggi
9
Berkas dikirim melalui
10
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
Jawaban
Jml
%
22-30 hari Lainnya > 1 bulan
: : :
4
2,70
1
0,68
Ybs
:
19
12,84
Instansi
:
79
53,38
Jasa pengiriman diantar petugas diantar sendiri ybs Lainnya Tidak tahu
: : : : :
75 18 5
50,68 12,16 3,38
1
0,68
1-3 hari
:
45
30,41
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari > 2 minggu 1 - 2 bulan 1 bulan > 1 bulan Tidak dmonitor Tidak tahu
: : : : : : : : :
32 2 7 1 1 1 1 1 4
21,62 1,35 4,73 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 2,70
11
Apakah ikut memonitor berkas
Ya Tidak
: :
89 35
50,00 19,66
12
Jk Ya, bgm cara memonitornya
manual dtg k lokasi terkait elektronik Lainnya Telpon e-mail
: : :
73 9 5
41,01 5,06 2,81
: :
4 1
2,25 0,56
13
Jk Tidak, apa yang dilakukan ybs
Menunggu hasil Membiarkan saja
: :
28 12
15,73 6,74
14
Apakah perlu sistem monitoring berkas
Ya Tidak Mempercepat proses Memudahkan monitorng Mempercepat informasi Mempermudah proses Lebih transparan Murah dan cepat Lebih pasti & yakin Lebih praktis & cepat utk mempersiapkan diri
: : : : : : : : : : :
114 5 16 27 12 4 3 2 2 2 1
64,04 2,81 8,99 15,17 6,74 2,25 1,69 1,12 1,12 1,12 0,56
Alasannya Ya:
193 No.
Uraian
15
Apakah berkas fisik masih perlu dikirim Alasan Ya :
Alasan Tidak :
16
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Tugas Belajar
Jawaban
Jml
Ya Tidak Untuk cross check brks hrs dlegalisir untuk keabsahan Sbg cadangan berkas Untuk arsip/backup Antisipasi gangguan elktr Sbg bukti fisik Proses msh mensyaratkan berkas Berkas sudah sampai atau belum Dok sdh ada di instansi Hemat kertas Jk simpeg bagus, tdk pe rlu Lebih mudah Legalitas cukup di UPT yang dikirim softcopy saja
%
: : :
99 12 4
55,62 6,74 2,25
: : : : :
15 3 10 1 11
8,43 1,69 5,62 0,56 6,18
:
1
0,56
3
1,69
: : : : : :
1 1 1 1 1 1
0,56 0,56 0,56 0,56 0,56 0,56
1-2 bulan
:
21
11,80
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya > 1 tahun Tidak tahu Tidak jelas Tdk ada batas waktu > 3 bulan > 2 tahun 1 - 2 tahun Tidak ingat
: : : : :
31 18 10 5 23
17,42 10,11 5,62 2,81 12,92
: : : : : : : :
4 1 1 2 1 1 1 1
2,25 0,56 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56
ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI No.
Uraian
1
Apakah pernah melihat SIMPEG
2
Apakah pernah mengoperasikan SIMPEG
Jawaban
Jml
%
Ya Tidak Tidak tahu SIMPEG Ya
: : : :
60 77 6 6
40,54 52,03 4,05 4,05
Tidak
:
133
89,86
194 No.
Uraian
3
Apakah sudah menerapkan SIMPEG
4
Penilaian terhadap SIMPEG
5
Informasi apa yang dibutuhkan dalam kepegawaian
6
7
Apakah data di kepeg membantu
Apakah ada sistem lain selain SIMPEG
Sistem yang ada :
Jawaban
Jml
%
Tidak tahu SIMPEG Ya Tidak Tidak tahu Sangat Baik Cukup Baik Kurang Baik Tidak tahu KP pegawai
: : : : : : : : :
4 111 2 31 9 63 8 5 132
2,70 75,00 1,35 20,95 6,08 42,57 5,41 3,38 89,19
Jabfung Training (TB) Monitoring usulan DRH Lainnya Tawaran penelitian Berkala Pensiun Mutasi Proses PAK DP3 Aturan Kepeg. Terbaru Ya
: : : : : : : : : : : : :
137 89 101 51 0 1 2 1 1 1 3 1 133
92,57 60,14 68,24 34,46
Tidak Tidak Tahu Ya
: : :
5 6 50
3,38 4,05 33,78
Tidak Tidak Tahu SIMONEV SIMPROG SIMFAS SIMKEU SAI SIMAK RKA-KL Kendaraan Barang Kebun Percobaan Perjln dinas SPM UAW Rancang Bngun Induk Global Perpustakaan
: : : : : : : : : : : : : : :
14 77 19 26 3 18 5 5 2 1 1 1 1 1 2
9,46 52,03 12,84 17,57 2,03 12,16 3,38 3,38 1,35 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 1,35
: :
1 1
0,68 0,68
0,68 1,35 0,68 0,68 0,68 2,03 0,68 89,86
195 No.
8
Uraian
Model aplikasi SIMPEG yg diinginkan
Alasan Online:
Alasan Stand alone : 9
Apakah perlu sistem monitoring Alasan Ya :
10
Alasan Tidak : Apakah ada kebijakan paperless
11
Jk Ya, sudah silakukan
12
Jk Tidak, apakah perlu paperless Alasan Ya :
Jawaban Info Teknologi Online stand alone Lainnya Dpt memonitor lgsng Dpt diakses dimana sj Mdhkan & percpt proses Mempercepat informasi Sdh terhubung internet Lebih akurat Praktis, simpel, cepat selalu uptodate tidak tahu Internet sring mati Mudah dicopy Ya Tidak Mudah memonitor Mempercepat informasi Mempercepat proses Lebih transparan Berkas mudh didapat Internet sudah ada d ktr Memudahkan admnistrsi Labih praktis Supaya tahu prosesnya Memperlancar proses utk memotivasi kinerja Mengetahui karir 7 peluang Berkas diterima yg berwenang Berkas tdk tercecer Efisien Fasilitas terbatas Ya Tidak Tidak tahu Ya Tidak Tidak tahu Ya Tidak Hemat & cepat sampai Mempercepat proses
Jml
%
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
1 130 15
0,68 87,84 10,14
10 36 6 6 1 1 3 1 3 1 1 130 8 39 17 6 3 4 1 2 1 3 1 1
6,76 24,32 4,05 4,05 0,68 0,68 2,03 0,68 2,03 0,68 0,68 87,84 5,41 26,35 11,49 4,05 2,03 2,70 0,68 1,35 0,68 2,03 0,68 0,68
:
1
0,68
: : : : : : : : : : : : : :
1 1 2 1 39 95 1 19 18 1 116 10 9 26
0,68 0,68 1,35 0,68 26,35 64,19 0,68 12,84 12,16 0,68 78,38 6,76 6,08 17,57
196 No.
Uraian
Alasan Tidak : 13
14
Manfaat kirim berkas elektronik
Apakah masih perlu fisik berkas Alasan Ya :
Jawaban Mempermudah proses Efektif & efisien Mudah memperoleh data Praktis dan murah Terhindar hilang berkas Yakin bhw berkas sdh dikirim Mengetahui tahapan proses Dapat memonitor Tepat waktu Lebih baik Praktis & tidak boros berkas Lebih fleksibel waktu Krn berkas msh tetap dikirim Sulit dilacak proses cepat terhindar hilang bks tidak ada manfaat Lainnya Dpt diakses dimana saja Dpt langsung memonitor Lebih efisien Lebih transparan Hemat biaya Ya Tidak Untuk cross check Dok perlu dttd asli pimpinan untuk keabsahan Sbg backup berkas/arsip Terhindar kehilangan berkas Menghindari pemalsuan dok Mempercepat & mdh proses Menghindari gangguan elektr Mnghindar kesalahan simpan Mngetahui/memonitor berkas
Jml
%
: : : : :
9 6 1 2 1
6,08 4,05 0,68 1,35 0,68
:
1
0,68
: : : :
2 1 1 1
1,35 0,68 0,68 0,68
: :
1 1
0,68 0,68
: : : : :
1 1 127 99 1
0,68 0,68 85,81 66,89 0,68
: : : : : : : :
2 1 2 1 2 102 38 6
1,35 0,68 1,35 0,68 1,35 68,92 25,68 4,05
: :
16 19
10,81 12,84
:
2
1,35
:
2
1,35
:
3
2,03
:
5
3,38
:
1
0,68
:
1
0,68
197 No.
Uraian
Jawaban Bukti fisik (otentik) Supaya jelas lebih aman Tdk semua berkas dikirim online Mudah dilacak Proses lambat Legalitas cukup di UPT Tdk semua dok dpt elektronik Tidak efisien Tidak praktis Hemat biaya Mahal & menyampah Berkas sering hilang
Alasan Tidak :
Jml
%
: : :
11 1 1
7,43 0,68 0,68
: : :
1 1 1 2
0,68 0,68 0,68 1,35
: : : : : :
1 5 3 1 1 1
0,68 3,38 2,03 0,68 0,68 0,68
ARSITEKTUR TEKNOLOGI No.
Uraian
1
Kesediaan internet di instansi
2
Penggunaan internet untuk apa
3
Apakah ybs punya email
4
Berapa kali menggunakan email
5
Apakah pernah browsing
6
Waktu penggunaan browsing
Jawaban Ya Tidak Tidak Tahu Email Searching Browsing Sharing data Lainnya Chating Kerjasama penel. Ya Tidak Almat email yg ada Setiap hari 2 x seminggu Jika ada perlu Lainnya Klo internet conect 3 x seminggu Ya Tidak Tidak Tahu Setiap hari 2 x seminggu Jika ada perlu
Jml
%
: : : : : : :
148 0 0 140 114 122 88
100
94,59 77,03 82,43 59,46
: : : : : : : :
1 1 117 28 79 50 10 61
0,68 0,68 79,05 18,92 53,38 33,78 6,76 41,22
: : : : : : : :
1 1 124 21 0 33 12 76
0,68 0,68 83,78 14,19 22,30 8,11 51,35
198 No.
Uraian
7
Browser yang digunakan
8
Apakah pernah membuka situs web
9
Situs yang sering digunakan
10
Tempat mengakses internet
Jawaban Lainnya 3 kali seminggu IE Firefox Opera Chrome Ya Tidak Tidak Tahu Badan Litbang Yahoo Google lainnya LIPI APCC Bioversity Cogent Deptan BPS Pustaka Pemda FAO Universitas Hotmail detik.com AAEJ PSEKP BPTP Sulut Stanford hariankomentar ipb.ac.id e-journal unimeet Lembaga penel LN journal LN IOBC OIC Kompas Jurnal penelitian pert. Ruangan sendiri Perpustakaan Lab Komputer lainnya Warnet
Jml
%
: : : : : : : : : : : :
1 79 87 13 5 136 9 0 95 93 118
0,68 53,38 58,78 8,78 3,38 91,89 6,08
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
3 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 103 60 7
2,03 0,68 0,68 0,68 0,68 1,35 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 69,59 40,54 4,73
:
1
0,68
64,19 62,84 79,73
199 No.
Uraian
11
Apakah ada jaringan LAN
12
Apakah di ruangan ybs terhubung dengan LAN
13
Jenis LAN
Jawaban di ruangan lain di rumah ruang pertemuan dimana saja Ya Tidak Ya Tidak Tidak tahu LAN kabel cat 5 LAN kabel cat 6 LAN wireless lainnya Tidak tahu
Jml
%
: : : : : : : : : : : :
3 10 1 1 117 25 83 56
2,03 6,76 0,68 0,68 79,05 16,89 56,08 37,84
28 12 56
18,92 8,11 37,84
:
4
2,70
200 Lampiran 5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian
201
202
203 Lampiran 6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30% LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
( Pengujian dan Evaluasi Hasil )
Nama Instansi
:
Lokasi
:
Tanggal
:
Jenis Kelamin
:
Usia
:
Jabatan
:
204
Latar Belakang Pada tahap sebelumnya, penulis telah membuat dan mendistribusikan kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK), dan tugas belajar dengan menggunakan metode the open groups architecture framework (TOGAF). Hasil dari kuesioner tersebut telah diolah dan menghasilkan analisis dan rancangan pengembangan prototipe Simpeg online berbasis web serta implementasi rancangan sistem tersebut. Implementasi rancangan sistem tersebut berbentuk prototipe aplikasi Simpeg Online. Menindaklanjuti hasil penelitian ini, penulis ingin melakukan pengujian dan evaluasi hasil penelitian terhadap sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini. Pengujian dilakukan terhadap fungsional sistem, percepatan layanan informasi, dan hasil analisis serta rancangan sistem. Kuesioner ini dilakukan untuk melihat kemampuan prototipe aplikasi yang dibuat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pengguna. Selain itu juga untuk mendapatkan keandalan analisis dan rancangan sistem yang dibuat dengan metode TOGAF.
Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner ini dilakukan dengan memberikan tanda contreng (√) pada tempat yang telah disediakan.
Kuesioner Beri tanda (√) pada bagian yang Bapak/Ibu isi I.
Pengujian Fungsional Sistem Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan)………………… 2 Administrator (Pengelola Kepegawaian)……………………………… 3
II.
Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi (untuk semua pengguna) Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional…………………... 5 Proses Pembebasan Sementara………………………………………... 7 Proses Aktif Bekerja Kembali………………………………………… 9 Proses Tugas Belajar………………………………………………….. 10
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem (untuk semua pengguna)……………………………………………….... 12
205
I. Pengujian Fungsional Sistem A. Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan Unit Kerja) 1. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai pengguna umum pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak 2. Bagi pengguna umum (pejabat fungsional dan pimpinan), apakah dapat melihat biodata Bapak/Ibu (dengan cara meng-click) menu biodata? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul …………… 3. Jika Ya, apakah Bapak/Ibu dapat merubah data-data tertentu diantaranya unit kerja, bidang pakar dan komoditas? Ya Tidak 4. Apakah Bapak/Ibu dapat menyimpan perubahan pada menu biodata (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak 5. Apakah Bapak/Ibu dapat melihat usulan pribadi pegawai untuk masingmasing proses usulan (Kenaikan Pangkat, Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, Aktif Bekerja Kembali)? Ya Tidak 6. Pada menu utama terdapat menu ganti password. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pergantian password? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada menu dimaksud … 7. Jika Ya, apakah pergantian password tersebut dapat disimpan (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak 8. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Logout (dengan cara meng-click) tomobol Logout pada menu utama? Ya Tidak B. Administrator (Pengelola Kepegawaian) 9. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai administrator pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak
206 10. Apakah Bapak/Ibu dapat memilih menu-menu utama pada prototipe Simpeg online (Menu Kenaikan Pangkat, Menu Tugas Belajar, Menu Pembebasan Sementara, Menu Aktif Bekerja Kembali, dan Menu Data Pegawai)? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan menu utama yang tidak dapat dijalankan……………… 11. Jika Ya, dalam menu utama Data Pegawai terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada sub menu ini……… 12. Jika Ya dapat melakukan penambahan data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penyimpanan data pegawai yang telah diinput (dengan cara mengclick) tombol simpan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat penyimpanan data pegawai ………. 13. Apakah fungsi Kembali pada penambahan data dapat dijalankan? Ya Tidak 14. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi update dan hapus data usulan? Ya Tidak 15. Dalam setiap menu utama (kecuali menu utama Data Pegawai) terdapat sub menu, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pemilihan sub menu (dengan cara meng-click) Usulan Pegawai, Berkas Pegawai, Verifikasi Berkas, dan Monitoring Berkas? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan sub menu yang tidak dapat dijalankan………………… 16. Pada sub menu usulan pegawai, terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data usulan pegawai? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat penambahan data usulan pegawai ………………… 17. Apakah fungsi Simpan dan Kembali pada tambah data usulan di setiap menu utama dapat dijalankan? Ya Tidak 18. Kemudian pada sub menu usulan pegawai, tersedia juga form untuk pencarian pegawai, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pencarian pegawai pada setiap menu utama? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data usulan pegawai …………………
207 19. Pada sub menu usulan pegawai juga tersedia fasilitas untuk mengunduh data usulan dalam bentuk excel pada setiap menu utama, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi tersebut? Ya Tidak 20. Apakah fungsi ubah dan hapus pada sub menu usulan pegawai dapat dijalankan? Ya Tidak 21. Setiap menu utama terdapat sub menu berkas pegawai. Pada sub menu berkas pegawai terdapat fungsi untuk mengunggah (upload) berkas atau dokumen. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan unggah dokumen tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat mengunggah berkas ………………… 22. Selain fungsi unggah, terdapat juga fungsi untuk mengunduh (download) berkas atau dokumen (dalam bentuk file pdf atau jpeg). Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi unduh tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat mengunduh berkas ………………… 23. Sub menu verifikasi berkas, menyediakan fungsi untuk pencarian data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data ………………… 24. Apakah Bapak/Ibu dapat menjalankan fungsi Verifikasi Berkas (dengan cara meng-click) tombol verifikasi? Ya Tidak 25. Apakah fungsi Kembali pada sub menu verifikasi berkas dapat dijalankan ? Ya Tidak 26. Pada sub menu Monitoring Berkas, terdapat fungsi Pencarian Data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak 27. Apakah fungsi Monitoring dapat dijalankan (dengan cara meng-click) tombol monitoring? Ya Tidak 28. Apakah fungsi Simpan dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak
208 29. Apakah fungsi Kembali dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak 30. Dalam setiap halaman, terdapat fungsi Logout, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi Logout? Ya Tidak
II. Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi A. Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional 1. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan naik pangkat? Ya Tidak 2. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 3. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan KP fungsional. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan pengelola kepegawaian untuk membuat usulan KP fungsional? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 4. Dengan menggunakan aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan KP fungsional ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 5. Apakah pengelola kepegawaian masih melakukan verifikasi berkas usulan KP fungsional?
209 Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 7. 6. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan KP fungsional? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 7. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan KP fungsional, apakah pengelola kepegawaian perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan KP tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 8. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 9. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan KP fungsional dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 2 bulan 3 – 4 bulan 5 – 6 bulan 7 – 8 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
B. Proses Pembebasan Sementara 10. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan pembebasan sementara? Ya Tidak 11. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari
210 Lainnya, sebutkan ……………………. 12. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan pembebasan sementara. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan pembebasan sementara? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 13. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan pembebasan sementara ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 14. Apakah administrator masih tetap melakukan verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 16. 15. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 16. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan pembebasan sementara, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan pembebasan sementara tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 17. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas pembebasan sementara tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 18. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan pembebasan sementara dapat selesai? (sejak proses
211 pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
C. Proses Aktif Bekerja Kembali (ABK) 19. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan aktif bekerja kembali (ABK)? Ya Tidak 20. Setelah adanya aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan ABK (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 21. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan ABK. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan ABK? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 22. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan ABK ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 23. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan ABK? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 25. 24. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan ABK? 1 – 3 hari
212 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 25. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan ABK, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan ABK tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 26. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas ABK tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 27. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan ABK dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) ABK)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
D. Proses Tugas Belajar 28. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan tugas belajar? Ya Tidak 29. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan tugas belajar (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 30. Apabila berkas usulan tugas belajar sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan tugas belajar. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan tugas belajar?
213 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 31. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan tugas belajar ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 32. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan tugas belajar? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 34. 33. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan tugas belajar? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 34. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan tugas belajar, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan tugas belajar tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 35. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas tugas belajar tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 36. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan tugas belajar dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
214
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem 1. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini secara umum dapat digunakan oleh pengguna (pengguna umum dan pengelola kepegawaian)? Ya Tidak 2. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah sarana dan prasarana yang mendukung aplikasi tersebut tersedia di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 3. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini diperlukan oleh Bapak/Ibu? Ya Tidak 4. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini sudah memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu dalam mempermudah proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar)? Ya Tidak 5. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus pada setiap proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) selanjutnya? Ya Tidak 6. Apabila ada perubahan persyaratan untuk administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar), apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini masih dapat digunakan? Ya Tidak 7. Apabila dalam prototipe aplikasi Simpeg online ini terdapat kekurangan dan perlu adanya penambahan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, apakah untuk proses penyempurnaannya tergantung pada vendor (pengembang sistem) tertentu? Ya Tidak 8. Apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer yang terdapat pada instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 9. Apakah sistem dan prototipe aplikasi ini dapat memberikan gambaran tentang kualitas pejabat fungsional dalam mencapai tujuan organisasi Bapak/Ibu? Ya Tidak 10. Menurut Bapak/Ibu, apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Tanda Tangan Responden (……………………) == TERIMA KASIH ==
