Lampiran 1 : Salah satu model pertumbuhan organisasi diperkenalkan oleh Greiner 1). Larry E. Greiner : “Evolution and Revolution as Organization Grow.” Harvard Business Review, 50 (July-August 1972). hal 37-46. Greiner mempelajari pertumbuhan organisasi untuk mengetahui titi-titik kritis yang akan dilalui dalam pertumbuhan tersebut. Ia juga menunjukkan bahwa organisasi akan mengalami kesulitan jika strukturnya tidak sesuai dengan tahap pertumbuhan tersebut. Greiner menamakan perioda sebelum dan sesudah setiap titik kritis tersebut sebagai tahapan pertumbuhan. Urutan tahapan pertumbuhan dan titik-titik kritis yang dilalui dalam pertumbuhan organisasi ditunjukkan dalam gambar dibawah ini.
BESAR
Krisis ???? Krisis birokrasi Pertumbuhan melalui kolaborasi (growth by collaboration)
Krisis pengawasan
UKURAN ORGANISASI
Pertumbuhan melalui koordinasi (Growth by Coordination) Krisis otonomi Pertumbuhan melalui pendelegasian (Growth by Delegation) Krisis kepemimpinan Pertumbuhan melalui pengarahan (Growth by Direction)
Pertumbuhan melalui kreativitas (Growty by Creativity)
KECIL
bayi
remaja
dewasa
UMUR ORGANISASI
1
Tahapan pertama : Pertumbuhan melalui Kreativitas (Growth by Creativity). Pada tahapan ini organisasi baru saja berdiri, perhatian terutama dipusatkan untuk menciptakan suatu produk tertentu dan juga kemampuan bertahan dalam menghadapi persaingan. Tahapan ini dinamakan pertumbuhan melalui kreativitas karena menemukan produk dan mengembangkan kemampuan bertahan sangat erat hubungannya dengan kreativitas pendiri organisasi. Oleh karena itu pula, pendiri organisasi umumnya adalah orang yang berjiwa wiraswasta (entrepreneur) yang mencurahkan perhatiannya pada kegiatan produksi dan pemasaran produk. Organisasi biasanya bersifat tidak formal dan juga tidak birokratis. Jam kerja dalam organisasi ini umumnya sangat panjang, dan pengawasan dilakukan secara pribadi oleh pemilik ataupun pimpinan organisasi. Tahap kritis pada tahapan ini disebut Krisis Kepemimpinan, sebagai akibat membesarnya ukuran organisasi. Pertambahan jumlah karyawan karena membesarnya membesarnya organisasi membawa persoalan baru bagi pemimpin organisasi. Pimpinan, yang semula hanya terbiasa menangani masalah produksi dan pemasaran, diharuskan menghadapi persoalanan manajemen karena ia terpaksa memimpin dan mengatur karyawan yang jumlahnya semakin besar. Organisasi memasuki masa kritis karena pemimpinnya umumnya berjiwa wiraswasta yang biasanya tertarik pada masalah produksi serta pemasaran, dan umumnya kurang tertarik dan kurang terlatih dalam kegiatan pengaturan karyawan. Agar organisasi mampu tumbuh lebih besar, diperlukan pimpinan yang manajer disertai dengan keahlian memadai dalam teknik-teknik pengaturan karyawan. Tahapan kedua : Pertumbuhan melalui Pengarahan (Growth by Direction). Jika krisis kepemimpinan telah berhasil dilampaui berarti bahwa organisasi telah memiliki pimpinan yang kuat dan mulai merumuskan arah maupun sasaran yang jelas. Organisasi mulai dipecah menjadi bagian-bagian dengan hirarki wewenang, penugasan dan pembagian kerja yang jelas. Sistem manajemen dan organisasi juga mulai lebih teratur. Komunikasi dalam organisasi mulai menjadi lebih formal dan birokrasi dalam organisasi mulai lebih jelas. Titik kritis pada tahapan ini disebut Krisis Otonomi. Hal ini terjadi karena bawahan mulai merasa dibatasi geraknya karena kepemimpinan yang kuat serta makin terasanya birokrasi dalam organisasi. Sementara itu, pemimpin ditingkat bawah mulai merasa berkuasa dibagian masing-masing, dan mulai juga menghendaki perhatian maupun kekuasaan yang lebih besar dari atasan. Krisis otonomi terjadi, jika pimpinan organisasi belum bersedia mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada pimpinan yang lebih rendah. Pimpinan tingkat bawah merasa tidak mendapat wewenang untuk melakukan pengambilan keputusan, dan tidak merasa puas. Perlu ditambahkan bahwa pimpinan ditingkat bawah ini, walaupun mempunyai keinginan untuk memperoleh wewenang yang lebih besar, belum tentu mampu mengambil keputusan dengan baik. Krisis otonomi ini bisa dilampaui jika pimpinan organisasi bersedia mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada bawahan dan mempersiapkan bawahannya yang tepat untuk itu, dan juga bawahan ini mulai terlatih untuk pengambilan keputusan secara baik. Tahap ketiga : Pertumbuhan melalui Pendelegasian (Growth by Delegation). Pada tahapan ini sebagian wewenang telah didelegasikan secara resmi kepada pimpinan tingkat bawah, dan mulai terasa adanya desentralisasi dalam organisasi. Wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar mulai diberikan kepada para pimpinan tingkat bawah (middle managers). Pimpinan tertinggi dalam organisasi mulai mengarahkan perhatiannya pada pemikiran yang bersifat strategis, sementara operasi sehari-hari dipercayakan kepada 2
pimpinan yang lebih rendah. Mulai digunakan sistem pengendalian internal serta sistem informasi dalam organisasi. Komunikasi pimpinan puncak kebawah menjadi lebih jarang, tetapi bersifat lebih formal. Dan dalam organisasi mulai muncul karyawan spesialis dengan tugas-tugas yang sangat khusus. Titik kritis pada tahapan ini adalah Krisis Pengawasan. Kondisi kritis ini terjadi karena pimpinan tingkat menengah maupun bawah telah mendapatkan cukup otonomi, yang berakibat bahwa organisasi dapat berkembang ke arah tak terkendali. Pimpinan organisasi perlu mengarahkan organisasi kesuatu arah tertentu, yaitu melalui penggunaan teknik-teknik koordinasi yang baru, untuk menyatukan arah perkembangan bagian-bagian organisasi. Koordinasi untuk menuju suatu arah tersebut dilaksanakan dengan teknik-teknik pengawasan yang selalu mengusahakan agar semua bagian berkembang tanpa menyalahi arah yang dikehendaki. Tahap keempat : Pertumbuhan melalui Koordinasi (Growth by Coordination). Jika tahapan sebelumnya telah terlewati, berarti organisasi telah mencapai tingkat koordinasi yang baik. Pada organisasi telah ada staf profesional atau spesialis yang menguasai program & proses & prosedur organisasi secara keseluruhan, sehingga dapat menggunakannya dan mengarahkan semua kegiatan bagian sesuai dengan rencana keseluruhan tersebut. Dibentuk organisasi menurut produk ataupun bentuk bentuk lainnya yang bisa memudahkan tercapainya koordinasi antar bagian. Juga biasa digunakan sistem imbalan yang dapat merangsang para karyawan agar bersedia mengarahkan kegiatannya untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Titik kritis pada tahapan ini adalah Krisis Birokrasi. Krisis ini terjadi karena program & prosedur organisasi secara keseluruhan seringkali membatasi gerak para pimpinan menengah. Organisasi menjadi terlalu birokratis, dan pengaruh pimpinan puncak dan serta stafnya terlalu kuat sehingga menghambat kegiatan para pimpinan menengah. Akibatnya, hambatan ini menyebabkan pimpinan menengah menjadi kurang inovatif. Organisasi menjadi kaku, tampak terlalu besar untuk bisa dikelola dengan baik hanya melalui aturan maupun program formal. Tahap kelima : Pertumbuhan melalui Kerjasama (Growth by Collaboration). Suasana baru akan tumbuh dalam organisasi yang telah melewati krisis birokrasi, yaitu munculnya semangat kerjasama/ kolaborasi. Pada tahapan ini, seluruh karyawan telah menyadari bahwa birokrasi yang berlebihan akan sangat menghambat kegiatan. Karena it, para karyawan telah terlatih dan juga terbiasa menghadapi serta serta menyelesaikan permasalahan tanpa terhambat oleh birokrasi, dan mencoba menyelesaikan perbedaan pendapat dengan cara yang tidak formal. Birokrasi terasa telah mencapai batas, sehingga jika dibuat lebih formal akan terasa menghambat. Karyawan akan menyadari pentingnya bekerja dalam organisasi tanpa membuat organsisasi itu lebih birokratis. Pengawasan formal menjadi tidak dibutuhkan karena muncul kontrol sosial yang membatasi gerak karyawan, menuju kearah yang lebih baik. Untuk mencapai kerjasama yang baik, dalam organisasi seringkali dibentuk team yang anggotanya diambil dari berbagai bagian ataupun fungsi-fungsi organisasi. Komunikasi ataupun hubungan formal lainnya seringkali digantikan dengan rapat koordinasi ataupun pembentukkan kelompok kerja, yang seluruhnya bertujuan untuk menyederhanakan koordinasi dalam organisasi. Tahapan perkembangan yang paling akhir ini seringkali memerlukan waktu yang cukup lama untuk tercapai. Selama pertumbuhan tersebut organisasi menjadi lebih formal dengan desentralisasi yang lebih tinggi. Titik kritis pada tahapan ini belum diketahui bentuknya. Hal ini mungkin terjadi karena organisasi pada 3
tahapan ini telah mempunyai mekanisme yang secara otomatis akan melakukan tindakan perbaikan jika titik kritis tersebut tercapai. Karena belum diketahui bentuknya, titik kritis pada tahapan ini dinyatakan dengan nama Krisis ?????
4
STATUS VS PERAN
PERAN High level mgr
Inovation & strategic 40-45%
40-45% 10%
30-50%
40-60%
improvement
Middle level mgr
10% Low level mgr
10-20%
90%
operational
STATUS
Kegiatan manajemen dapat dikelompokkan dalam 3 kategori: 1. Kegiatan operasional 2. Kegiatan pengembangan/perbaikan (improvement) 3. Kegiatan yang bersifat Inovasi & strategis Pada low level management, porsi waktu dan kegiatan terbanyak pada operational (90%) dan sumbangsih untuk improvement masih kecil (10%) Makin tinggi level jabatan dalam management, maka porsi operasional berkurang, porsi improvement dan Inovasi bertambah. Pada middle management operational menjadi (60-40%), improvement , inovation & strategic meningkat menjadi (40-60%) Pada high level management porsi operasional menjadi sangat rendah (10-20%) dan improvement dan inovasi strategis memperoleh porsi terbesar (90-80%).
5
