Kwik-Fit verwerkt 500.000 facturen per jaar met Microsoft Dynamics AX
Een star UNIX systeem vereiste dat data van de ene applicatie in de andere werd overgetypt. Met Microsoft Dynamics AX is een volledig geïntegreerde omgeving gerealiseerd, waarin Kwik-Fit slagvaardig kan functioneren.
Inleiding Kwik-Fit is met 2.300 servicepunten de grootste autoserviceketen van Europa. Nederland telt momenteel 180 Kwik-Fit filialen en dit aantal groeit nog steeds. Alle activiteiten worden aangestuurd vanuit het Centraal Kantoor in Harderwijk. Hier besloot men het oude financiële UNIX-systeem te vervangen. De keus viel op Microsoft Axapta, het tegenwoordige Microsoft Dynamics AX.
Het bedrijf Kwik-Fit bestaat ruim 30 jaar en is begonnen als een vooruitstrevend 'fastfit' concept in Schotland. Het bedrijf is nu de grootste autoserviceketen van Europa met 11.000 medewerkers die jaarlijks ruim 8 miljoen klanten van dienst zijn. In sommige landen is het bedrijf onder een andere naam bekend, zoals Pitstop (Duitsland) of Speedy (Frankrijk). Alle activiteiten in de Nederlandse servicepunten met in totaal 1.500 medewerkers worden aangestuurd vanuit het Centraal Kantoor in Harderwijk. De Kwik-Fit Nederland groep bestaat uit de werkmaatshcappijen Kwik-Fit Nederland (retail) en USN/Centuri Nederland (wholesale). Beide hebben een eigen POS (Point of Sale) en backoffice systeem. Het Kwik-Fit onderdeel gebruikt een maatwerkapplicatie uit het Verenigd Koninkrijk, terwijl USN werkt met Microsoft Dynamics NAV. Daarnaast draaien er nog diverse andere applicaties op de ruim 40 servers in Harderwijk.
De situatie
Paul Traas is financieel manager bij Kwik-Fit en al 12 jaar bij het bedrijf in dienst. Hij vertelt over de oorspronkelijke situatie en de overstap naar Microsoft Dynamics AX: "Wij werkten met Triathlon, een financieel pakket onder UNIX. Dat pakket was al behoorlijk oud en absoluut niet flexibel. Zo konden de gegevens niet worden geëxporteerd naar andere applicaties, waardoor wij vrijwel alles op papier afdrukten en veel moesten overtypen. In eerste instantie hadden we de Microsoft ERP-oplossing niet in het vizier. Wij zochten namelijk alleen een goed administratief pakket, zoals Exact en AFAS. Exact leek aan alle basiseisen te voldoen, maar in de praktijk zouden daarnaast nog diverse aanvullende applicaties nodig zijn. Een all-round ERP totaalpakket zou voor ons veel idealer zijn en beter passen bij onze doelstelling om het totale aantal verschillende applicaties te verminderen en zoveel mogelijk gebruik te maken van standaard software."
De uitdaging Kwik-Fit was aanvankelijk niet overtuigd van de kwaliteiten van Microsofts ERP-oplossing. Daarom werd besloten de implementatie in eerste instantie te beperken tot de financieeladministratieve afwikkeling. De automatiseringspartner, die het project op zich zou nemen, diende het aan te nemen op basis van fixed price. Ook wilde Kwik-Fit niet volledig afhankelijk zijn van deze automatiseerder. De financiële mensen van Kwik-Fit schreven daarom zelf de eisen waaraan het pakket zou moeten voldoen. Tenslotte wilde Kwik-Fit zoveel mogelijk standaardfunctionaliteit en zo min mogelijk maatwerk.
De keuze Nadat de Kwik-Fit organisatie zich verdiept had in de mogelijkheden van Microsoft Dynamics AX, raakte men er meer en meer van overtuigd dat het een flexibel en gebruiksvriendelijk pakket is. Het werd daarom als een 'goede fit' voor de organisatie beoordeeld. Vervolgens ging het erom een goede partner te vinden. Omdat bekend was dat Microsoft Gold Certified Partner HSO bij branchegenoten al meerdere succesvolle Axapta implementaties had gedaan, werd deze organisatie uitgenodigd. Dat bleek een goede keuze. De heer Traas: "HSO beschikt over uitstekende, professionele mensen die precies begrijpen wat wij willen. Wel hebben wij zelf de scope vastgelegd. Ons financiële team schreef de specificaties en werd ook nauw betrokken bij de implementatie.
Hierdoor waren wij steeds optimaal op de hoogte van de loop van het proces en werd een stukje betrokkenheid bij onze eigen medewerkers gekweekt."
Snelle implementatie Met HSO werd afgesproken dat de implementatie van het systeem na de jaarafsluiting van 2005 zou beginnen. Hoewel „zo min mogelijk maatwerk‟ een eis was kon men er niet omheen, dat binnen Dynamics AX toch een aantal interfaces moest worden ontwikkeld, om de nieuwe omgeving te laten communiceren met de andere systemen, die bij Kwik-Fit in gebruik waren. Met deze voorbereiding werd reeds in november begonnen, waarna de daadwerkelijke implementatie al in de eerste weken van januari 2006 kon beginnen. De heer Traas: "Je hoort wel dat andere organisaties een nieuw systeem eerst testen met proefdata. Bij ons hoefde dat niet. Doordat de interfaces naar maar liefst 14 andere systemen al klaar waren konden wij direct met onze eigen gegevens werken. Onze mensen zijn 'on the job' getraind terwijl zij ook bij de implementatie betrokken waren: zij wisten dus precies wat hen te wachten stond. In maart was het nieuwe systeem volledig operationeel. En het mooiste is: de organisatie heeft er geen dag last van gehad." Om de soms complexe processen te begrijpen was het noodzakelijk dat de automatiseringspartner niet alleen IT-kennis in huis had. "Ik moet zeggen dat HSO veel kennis heeft van zowel Microsoft Dynamics AX als financiële processen. Daardoor was men een goede sparring partner en begrepen wij elkaar perfect", aldus de heer Traas.
"HSO en Kwik-Fit hebben Microsoft Axapta in negen weken draaiend gekregen. Terugkijkend hadden wij het zelfs in twee weken kunnen klaarspelen!" Paul Traas, financieel manager bij Kwik-Fit
De voordelen Een minpunt van het oude systeem was dat gegevens alleen van het scherm gelezen of afgedrukt konden worden. "Onze printers hebben het nu een stuk rustiger gekregen," meldt de heer Traas gekscherend. "Vooral het verder uitwerken van cijfermateriaal in Excel is voor
ons waardevol. Wij kunnen nu heel eenvoudig gegevens vanuit Dynamics AX naar bijvoorbeeld Excel halen en andersom." Een ander voordeel van het nieuwe systeem is de hoge snelheid en betrouwbaarheid. "Wij voeren vrijwel geen gegevens in, maar importeren dagelijks data uit andere systemen. Ook de maandafsluitingen gaan nu zo snel dat wij er nauwelijks op hoeven te wachten: zo'n 100.000 records zijn binnen een half uur verwerkt. De administratie van alle 180 servicepunten, de Kwit-Fit organisaties onderling en de eigen groothandel verloopt uitstekend. Ook de betrouwbaarheid van onze Microsoft Dynamics AX omgeving heeft zich al ruimschoots bewezen, want op jaarbasis draaien we hier zo'n 500.000 facturen en het systeem is nog geen dag down geweest." Naarmate het vertrouwen in Microsoft Dynamics AX groeit, begint Kwik-Fit steeds meer mogelijkheden van het pakket te benutten. "Een aardige case is onze Belgische vestiging", vertelt de heer Traas. "Deze draaide nog op Exact voor DOS. Wij hebben besloten de hele administratie in ons Dynamics AX systeem onder te brengen. Maar dan wel aangepast voor de Belgische organisatie, dus met hun eigen regels, met Belgische BTW percentages enzovoort. Je merkt dan hoe flexibel Dynamics AX is, want onze collega's in Gent kunnen het systeem nu gewoon op hun eigen kantoor gebruiken, terwijl zij via een DSL verbinding met onze servers verbonden zijn."
"Hoewel wij dat niet verwacht hadden, besparen wij met Microsoft Dynamics AX nu 1 fte." Paul Traas, financieel manager bij Kwik-Fit.
Slagvaardig Met Dynamics AX is ook de flexibiliteit van de organisatie zelf toegenomen. De heer Traas: “Zo heeft Kwik-Fit recentelijk de Kwik-Fit webshop geïntroduceerd. Hier is een stukje maatwerk gebouwd wat via webservices zeer goed aansluit op Microsoft Dynamics AX. De koppeling loopt geheel automatisch en vergt geen investering in FTE. Dit bewijst hoe goed Microsoft Dynamics AX zich leent als basis voor alle geplande Marketing en Sales ontwikkelingen die Kwik-Fit heeft.”
Daarbij hoeft zelden de hulp van een automatiseerder te worden ingeroepen. De heer Traas: "Een enkele keer bellen we met de helpdesk van HSO, maar het werkt allemaal zo gemakkelijk, dat wij als financiële afdeling heel veel zelf voor elkaar krijgen, zelfs zonder tussenkomst van onze ICT afdeling.”
De toekomst Nu men heeft ervaren hoe flexibel Microsoft Dynamics AX is denkt de Kwik-Fit organisatie binnenkort diverse oude systemen te kunnen uitfaseren. Zo zal het bestaande ERP systeem van het Kwik-Fit bedrijfsonderdeel worden vervangen. "De fundering hiervoor is gelegd, nu de administratieve processen in Dynamics AX zijn ondergebracht. Het is een logische stap om ook de andere processen naar dit platform te migreren," aldus de heer Traas.
Eisen
Totale ERP-omgeving
Volledige integratie
Zo min mogelijk maatwerk
Zo min mogelijk afhankelijk zijn van leverancier
Voordelen
Eenvoudige koppeling met ander systemen
Flexibiliteit staat uitbreiding toe
Hoog gebruiksgemak en hoge betrouwbaarheid
Snel inspelen op marktsituaties
Verlichting taken ICT afdeling
Besparing van 1 fte
Producten
Microsoft Dynamics AX – www.microsoft.nl/ax
Links
Kwik-Fit - www.kwik-fit.nl
HSO - www.hsombs.com
