1
(Kwaliteits)borging
Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e lijn: Roeland van Woerkom 06-12509488
Themadag 27 november 2014
2
Inleiding en opzet sessie • (Kwaliteits)borging bij WSHD; • Urgentie 2011 toen HWBP een groot programma werd; • Continue ontwikkeltraject waar stap voor stap de projectorganisatie wordt geprofessionaliseerd; • Doorontwikkeling naar een integrale 1e , 2e en 3e lijn controle op de borging (three lines of defense); WSHD-organisatie
borging door CT
Projectafdeling
borging door afdeling HWBP2 Programma
borging door het Programma/project
• Opzet deelpresentaties: Historie, context, waar staan we nu en waar willen we naar toe
3
Borging: 1e lijnscontrole Borging binnen het project Michel Dubelaar, Manager projectbeheersing; • 2011: – Invoering IPM-rollenmodel en PRINCE2 systematiek
• 2012: – Advisering overheden UAV-GC contracten
• 2013 - heden: – Dijkversterkingsproject Eiland van Dordrecht
• 2015 – en verder: – Cluster dijkversterkingsprojecten met o.a. Eiland van Dordrecht
4
Productdecompositie:
5
Processen OG: Stap 1 VTW
• Contractbeheersplan – Inventarisatie risico’s – Opstellen en uitvoeren Toetsplan – Acceptatieplan documentbeoordelingen – Opstellen prestatieverklaring – VTW’s – Contractwijzigingen
Inboeken VTW
Register
Stap 2 Nee
VTW Volledig?
Brief ON
Ja VTW formulier Stap 3 Beoordelen VTW
Advies toetscoordinator Advies kostendeskundige
Stap 4 Nee
Afwijzingsbrief
Accoord
Ja
Register
Stap 5
Wijziging Baseline?
Baseline Wijzigingsprocedure
Stap 6 VTW Register Verzenden Registratiedossier
6
Proces- en systeemtoetsen: • • • • • •
Kwaliteitsmanagement in de vraagspecificatie Hanteren (kwaliteits)managementsysteem (ISO) Medewerking verlenen aan audits en toetsen OG Zelf plannen en uitvoeren interne audits Identificeren en registreren van afwijkingen Aanbieden documenten ter acceptatie en verificatie
7
Processen ON: Risico 1: Niet aantoonbaar voldoen aan eisen uit VSE; Risico 2: Werk voldoet niet aan de verwachtingen van opdrachtgever of andere stakeholders. Borging risico A-001 en A002 in “Verificatieproces”
Opstellen afwijking en herstellen zodat alsnog voldaan wordt aan de contracteis.
Opstellen VTW als afwijking niet herstelbaar is.
Valideren: bouwen we het juiste? Verifiëren en keuren van resultaat door eerstelijns verantwoordelijke na elke projectfase. Tweedelijns verificatie van elke eis door sleutel functionaris.
Eisenanalyse en afleiden van eisen. Valideren vraag van WSHD en stakeholders.
Gebruik van Relatics als database voor eisen, verificaties en bewijsdocumenten. Borgen eisen in werkpakketten.
Actueel houden eisendossier door eisenmanagement. Opstellen verificatieplannen.
Uitvoeren van werkzaamheden conform PMP en andere uitvoeringsplannen.
8
Contractbeheersing SCB
Contractbeheers plan OG
Risicoanalayse OG
• Kwaliteitsborging primair belegd bij de MPB • Onafhankelijke positie binnen het project? • Toetst de effectieve werking systeemgerichte contractbeheersing in het project • Project assurancerol conform PRINCE2.
9
Speelveld Risicomanagement
10
SCB + PRINCE2
11
Staat ZWART zand in ons Contract?
12
Risico ON of OG? Stap 1 Kwaliteits Doc’s ON
Proces analyse
Proces analyse
Expertise teamleden
Risicodossier ON Resultaten voorgaande toetsen
Stap 2 Risico-identificatie
Risicoscore tbv SCB planning
Proces analyse
Stap 3 Beleid toetsstrategie
Top-(gevolg) Risicoscore
Bepalen toetsmix Risicoscore
SCB omgeving
Stap 4 Projectplanning ON
SCB omgeving
Opstellen audit en toetsplanning Audit en toetsplanning
Stap 5 Vaststellen
13
Risico OG
14
Producttoets
15
Beslisboompje opzetten
16
Escaleren op kwaliteit
ISSUERAPPORT Project: Eiland van Dordrecht Issue: EvD2014012 Toepassen thermisch gereinigde grond
17
Resumé: kwaliteitskaders PRINCE2: • • • • • •
Projectplan, baseline, beleidskaders WSHD Overschrijden van toleranties Teamplannen IPM-rollen, Faseplan Issuerapport Financiën-risicobudget/subsidiebeschikking VTW OG naar HWBP
Systeemgerichte Contract Beheersing: • • • • • •
Contract : VSP + VSE Contractbeheersplan: processen Toets-strategie: systeem/proces/product Bevinding/tekortkoming/sanctie VTW ON naar OG Rondje Werk
18
Rondje Werk: blijven doen! Bij de Buitendijk is vandaag (1 oktober) het volgende geconstateerd:
Eis ID UE.2.GL.6
Versie
Status
Eistekst
Eis-initiator
2.0
Def
Het grondlichaam in combinatie met de dijkbekleding dient tijdens de uitvoering in het gesloten seizoen de hoogte te waarborgen op basis van de volgende randvoorwaarde:
WSHD
Bron (document) Verificatiemethode Toelichting
De waterkerende hoogte dient tenminste gelijk te zijn aan de oorspronkelijke waterkerende hoogte of de hoogte conform ontwerptekening. Veiligheid tijdens uitvoering en werken in het gesloten seizoen ON Deze eis dient in samenhang met eis
beschouwd te worden.
19
Borging: 2e lijnscontrole Borging op de afdeling PU (projecten en uitvoering Roland Vissers, adviseur professionalisering projecten; • 2012 : – Kwaliteit controle (challenge, extern/informeel)
• 2013 : – Sr. Systems engineer Eiland van Dordrecht
• 2013 : – Configuratiemanager HWBP-2
• 2014 - Heden : – Kwartiermaker Project Management Office PU
20
Context
[1/2]
Vanuit het HWBP-2 programma: • 5-7 projecten met soortgelijke scope & contractvorm • Lopen min of meer parallel • Constateringen 2012: – Planningsdruk leidt tot capaciteitsproblemen – Leereffecten en best-practices hebben geen thuisbasis; • Geïntegreerde contracten, IPM, Systems Engineering, SCB e.d.
– Het Wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden
• Koers vanaf 2013: – Discussie over onthechten of vervlechten HWBP-2 – Vervlechten onder voorwaarden: • Leren van het HWBP !
21
Context
[2/2]
Vanuit de Lijn (projectenafdeling ) : • Professionaliseringdoelstelling van de projectenafdeling van WSHD; • Betere beheersing primaire processen • Sturen op Synergie • Meer benutten van de Markt
• Standaardiseren van de werkwijze in de projecten is een randvoorwaarde ! (Prince2 en IPM) • Interne controles vanaf volgend jaar systeemgericht (3e lijn) door de afdeling C&T ingestoken, • Verbeteragenda van de WSHD: van actiegericht naar procesgericht
22
= Veranderproces !!!
Aanpak 1. 2. 3. 4. 5.
“Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn Vrijmaken van benodigde middelen en mensen Overhevelen van programma naar lijn Go-Life 2e lijns kwaliteitsborging door de lijn.
C&T Kwaliteitsborging binnen C&T van 2e naar 3e Lijns
Projectafdeling 2
5
3
4
Kwaliteitsborging binnen Projectafdeling (PMO!) 2e Lijns (eind-situatie)
Project
HWBP-2 Program
DVP
1
DVP
DVP
Kwaliteitsborging binnen Programma 2e Lijns (tijdelijke-situatie) Kwaliteitsborging binnen projecten 1e Lijns
23
Waar staan we nu ? – Afgerond
[1/3]
1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP; •
•
Standaardisatie van de objectenboom met basisspecificaties, templates, procesbeschrijvingen, contractdocumenten (BOK, Annexen, VSP e.d.) Resultaten: – –
Contractvoorbereiding: Aanbesteding:
Reductie in doorlooptijd en resources ca. 50%! Afname van vragen tijdens de tenders
24
Waar staan we nu ? – Afgerond
[2/3]
2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn 3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen
Plan
Bestuur
Organiseer
VOER UIT
25
Waar staan we nu ? – Actueel
[3/3]
4. Overhevelen van programma naar lijn Sturend Kader (= kapstok) Formaliseer Haal op ! Beheer (management & processen)
26
Schets van de eind situatie
80 % Kaders, Standaarden en hulpmiddelen Werkwijze beschrijvingen Hulp middelen
Contracten buffet
[1/2]
direct
bruikbaar
Richten op
Projecten
20 %
delta
Basis specificaties Tbv VSE Objecten database
Ervaringen Best-practices
Markt informatie
o.a. ontwikkelen, onderhouden van generieke producten/hulpmiddelen
2e lijns kwaliteitsborging !
Project Management Office
27
Schets van de eind situatie Project Management Office
[2/2]
28
Borging: 3e lijnscontrole Onafhankelijke Borging vanuit concerncontrol Roeland van Woerkom, Controller HWBP2-programma • 2011 : – HWBP2 als programma aangestuurd met een onafhankelijke programmacontroller
• 2013 : – Integratie van de borgingsactiviteiten van het programma in het organisatiebrede controleplan/verbeteragenda
• 2014 : – Borgingsrol uitgerold over niet HWBP2-projecten
• 2015 – en verder : – Controles beleggen in het project en bij de afdeling. CT zal afstand nemen en toetsen op werking systeem
29
Context • Onafhankelijke positie buiten het project en de lijn maar beweegt zich in het programma
• Beschikbare instrumenten IC controle en verbeteragenda • Linking pin met organisatiebrede belangen zoals risicomanagement en raakvlakken Duaal takenpakket: verantwoording achteraf vs advisering vooraf Daarnaast: Bewaken organisatie –en wettelijke kaders Onafhankelijke communicatie richting directie en bestuur Beheren organisatiebrede verbeteragenda
30
Aanpak: systeem Wettelijke kaders
Schematische weergave projectomgeving als basis te toetsen elementen
Eisen/normen
Subsidient
Eisen/normen
Organisatie
Standaarden Criteria
tie ala E sc
Input
Kwaliteit Project organisatie
Projectteam
Creatie Uitvoeren product/toets review/toets
Verwerken review/toets
Akkoord Output
Akkoord
• Risico gestuurde en random gekozen steekproeven op het systeem en processen
Kwaliteit Input
ine sel Ba
• Niet alleen financiële controles maar ook proces en soft controles
Kwaliteit besturing
Stuurgroep
• Verschillende gebieden vragen om andere controle instrumenten
Eind product
Kwaliteit Primair proces
Kwaliteit Output
31
Aanpak: auditplan De activiteiten worden jaarlijks in het auditplan vastgelegd en door het bestuur besloten. Beheer en controle daarop wordt door CT uitgevoerd
Formeel
A. Jaarrekening controle
C. Subsidie verantwoording
E. P&C cyclus F. IC controle
• Geheel van toetsen en audits moet borgen dat de middelen, processen en inhoud aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen • CT vooral betrokken bij formele toetsen met focus op proces en middelen en systeem •
Risicoprofiel kan vragen om op inhoud te gaan toetsen
B. Subsidietoets
D. Externe audits Focus op middelen en proces
G. Onderzoek Programmabureau
H. IKB opdrachtnemer
Intern
Extern I. Challenges
K. Product Kwaliteits Plan (PKP)
J. Audits samenwerkingsplan Control
L. Reviews Focus op inhoud M. Collegiale toets
Informeel
32
Aanpak : verbeteragenda
• Continue verbetering
Verbeteragenda Prestatie
PLAN
ACT 3e lijnscontrole
• Kennisoverdracht naar andere nietHWBP2 projecten; • Link met de afdelingen
Afdeling
CHECK
Programma / project
DO
• Verantwoordelijkheid laag in de organisatie beleggen
• Toewerken van controle naar vertrouwen Tijd
33
Schets van de eindsituatie Ontwikkelingen: • Verbeteragenda projectenorganisatie - minder bevindingen • Standaardisatie werkprocessen • Professionalisering projectmanagement instrumenten (IPM/Prince2) • Ontwikkeling competenties medewerkers • De controle van CT naar de afdeling
Gevolgen voor concern control: • Focus controles op 1e lijn naar 2e lijn • Focus van producttoetsen naar systeem –en procestoetsen • Focus van inhoud en regels naar gedrag en cultuur (bouwen aan vertrouwen) • Link tussen projectrisico’s en organisatierisico’s
