Kwaliteit en zekerheid voor kleinschalige woonvormen

Kwaliteit en zekerheid voor kleinschalige woonvormen Zicht op de klant, greep op de organisatie en ruimte om te ondernemen

Hoe het Improvement Model u en uw investeerder van dienst kunnen zijn In samenwerking met Mondria Advies

Inhoud 1. Inleiding 2. Novire 2.1 Onze missie 2.2 Onze missie in de praktijk 2.3 Kwaliteit geborgd 2.4 We gaan voor samenhang 2.5 Totaaloplossing 3. Van het werkveld, voor het werkveld: een brede netwerksamenwerking 3.1 Netwerkorganisatie 4. De uitdagingen voor de nieuwe ondernemer in kleinschalige woon- en zorgoplossingen 5. Een passende oplossing voor u: de aanpak 6. Het resultaat van de samenwerking

2

1. Inleiding U bent voornemens een kleinschalige woon- en zorgvoorziening te starten of u bent deze reeds gestart. U werkt, om uw initiatief te doen slagen, samen met een aantal andere partijen, waaronder een financier en waaronder Mondria Advies.

Maatschappelijk initiatief loont?! Een prachtig initiatief in deze tijd! Het heeft veel voordelen. Zo biedt u een zorg- en woonoplossing dat aansluit bij de wens van de burger, het biedt beschutting maar toch met een maximale eigen keuze voor de mensen die bij u wonen en van uw diensten gebruik maken. Uw concept is kleinschalig, vaak op unieke locaties gevestigd, ruimte om de klant in de meest brede zin van het woord te bedienen: het concept van de toekomst! Risico’s zijn er echter ook. De legitimatie vanuit de overheid naar een instelling met zorg én verblijf vervalt formeel wanneer het hedendaagse concept van wonen en zorg scheiden wordt toegepast. Informeel ligt dat echter veel genuanceerder. Het is niet zwart of wit: er zijn veel grijze gebieden. Daarom is het extra belangrijk om te weten vanuit welke rol u handelt en welke wet- en regelgeving en eisen wel of niet op uw organisatie van toepassing zijn. Hoe past u het wettelijk kader toe vanuit uw nieuwe ondernemingsvorm? Wanneer u dat goed weet, brengt u de risico’s terug voor uw klanten, uw onderneming, uzelf en uw financier. Uiteraard bent u zelf ondernemer. U heeft echter ook een maatschappelijke opdracht. Door goed te weten waar u in dat speelveld staat, dan weet u ook hoe deugdelijk uw organisatie is. Dát geeft rust. U kunt niet verrast worden door een Inspectie of een andere toezichthouder. U kunt niet verrast worden door veranderingen die op uw businesscase van toepassing zijn. U heeft greep op de organisatie en ruimte om te ondernemen!

Wij zijn graag uw kennispartner Novire is u hierbij graag van dienst. Wij zijn een onafhankelijk kenniscentrum en we bieden een totaaloplossing aan organisaties en professionals in het brede werkveld van zorg- en welzijn. In deze brochure leest u meer over de mogelijkheden. Eerst leest u wie Novire is, vervolgens lichten we onze oplossing toe. We bieden u kennis en zekerheidsstellingen aan over het speelveld waarin u opereert en uw positie binnen dat speelveld. Met onze totaaloplossing heeft u namelijk gegarandeerd zicht op uw klant. Ons vertrekpunt is namelijk altijd de klant en de maatschappelijke opdracht. Met onze oplossing bent u altijd op de hoogte van alle wet- en regelgeving, richtlijnen en wat verder op uw organisatie van toepassing is (op het ‘wat’). We reiken u instrumenten aan waarmee u dit kunt concretiseren in uw specifieke situatie (‘hoe’). U meet vervolgens uzelf zodat u kunt zien waar u staat. Tenslotte dragen we zorg voor een jaarlijkse onafhankelijke toetsing, zodat u en uw financier exact weten waar u staat en welke stappen u kunt nemen ter verbetering. Van ‘ist’ naar ‘soll’. Daarmee heeft u continue een kompas in handen. Dat geeft greep op de organisatie en ruimte om te ondernemen.

3

Onze oplossingen zijn volledig digitaal en altijd en overal beschikbaar (Software as a Service). Bovendien heeft het de mogelijkheid in zich tot uitbreiden tot een volledige dossiervoering, zowel in het klantproces als ten aanzien van het personeelsmanagement. Door in deze dossiers te werken, is uw methodische verantwoording van de zorg en de diensten die u aan uw klanten biedt geïntegreerd in het dagelijks werk en zo werkt u heel natuurlijk continue aan kwaliteitsverbetering en duurzaamheid van uw organisatie. Hoe het exact werkt, leest u in deze brochure. We hopen u zo een passende oplossing te bieden. Esther Nieuwenhuizen Evelien Verkade

4

2. Novire 2.1 Onze missie Novire is een kenniscentrum en strategisch adviesbureau. We zijn opgericht om een bijdrage te leveren aan klantgerichte – beter nog: mensgerichte – zorg- en dienstverlening. Momenteel werken veel organisaties nog systeemgericht. Novire streeft naar een Nederland waarin werkelijk klantgerichte zorg geleverd wordt. Dat betekent dat mensen - klanten en medewerkers - centraal staan, en organisatieprocessen volgen.

2.2 Onze missie in de praktijk Wij geven vorm en inhoud aan onze missie op drie verschillende manieren. De basis voor alle drie de methoden is het gedachtegoed van het Improvement Model. Dit model is relevant voor welzijns- en gezondheidszorg en aanverwante sectoren. 1. Novire heeft het Improvement Model ontwikkeld. Dit is zowel een denkmodel als een certificatieschema. Deze is vervolgens door de Raad voor Accreditatie getoetst en geaccepteerd. Hiermee is het Improvement Model officieel het nieuwste kwaliteitsmodel voor de zorg. Het model is op volledig nieuwe principes gestoeld en heeft zowel een proces- als productcertificering in zich; uniek in de certificatiewereld. 2. Novire ontwikkelt en beheert een instrumentarium (oplossingen en software), waarmee organisaties een strategische totaaloplossing in handen hebben. De oplossing richt zich op alle relevante thema’s die zorgorganisaties en belanghebbenden aangaan. Hiermee geven we organisaties zicht op de klant, greep op hun organisatie en ruimte om te ondernemen. Meer over de totaaloplossing in paragraaf 2.5. 3. Novire werkt samen met een netwerk van experts binnen de zorg en binnen het onderwijs, waarbij kennisdeling (onder andere in de vorm van e-learning) voorop staat. Novire acteert ‘van binnenuit het werkveld’ maar ook ‘van buitenaf reflecterend’, omdat problemen niet kunnen worden opgelost binnen de context waarin ze zijn ontstaan (Einstein). Een kritische, vernieuwende blik is en blijft nodig. Novire staat garant voor ‘180-graden-andersom’ denken. Op alle niveaus en in ieder detail. Van systeemgericht naar mensgericht.

2.3. Kwaliteit geborgd Novire heeft het beheer van het Improvement Model als nieuw landelijk certificatieschema uitbesteed aan de stichting Beheer Improvement Model. Na de acceptatie van het model door de Raad voor Accreditatie in 2013, is sinds 2015 ook de eerste Certificerende Instelling, TÜV Nederland QA BV, geaccrediteerd. Daarmee is het volledige accreditatietraject afgerond. Door deze acceptatie door de Raad van Accreditatie is de kwaliteit van het totale model gewaarborgd. Iedereen die met het Improvement Model en de oplossing van Novire wil gaan werken, wordt persoonlijk gecertificeerd volgens de normen waarlangs Novire zelf ook getoetst wordt. Registraties van de persoonlijke certificeringen liggen vast in een landelijk publiek toegankelijk register.

5

2.4. We gaan voor samenhang We geloven dat er een fundamentele omslag gemaakt moet worden. Dit gaat verder dan een oplossing op één organisatieonderdeel en om meer dan het hier en daar veranderen van een proces. Voor een omslag die ook op de lange termijn meerwaarde biedt voor mens, organisatie en maatschappij is samenhang van groot belang. Neem de klant als uitgangspunt en voer dit consequent door, op alle onderdelen. Zodat de mens overal het startpunt is; in het beleid, de strategie, de structuur, de processen, onder de medewerkers en bij het management en in de bedrijfsmiddelen. Een fundamentele omslag kan overigens prima met een klein onderdeel beginnen. Wanneer de doelstelling hetzelfde is – de omslag van systeemgericht naar klantgericht – dan zijn er verschillende wegen die naar Rome leiden. De ene organisatie begint bij haar klantproces, de ander bij een kwaliteitsmodel, een derde bij de bedrijfsmatige planning en control.

2.5. Totaaloplossing Juist omdat iedere organisatie uniek is en zijn eigen weg bewandelt, heeft Novire ervoor gekozen een totaaloplossing te ontwikkelen die zich te allen tijde aanpast aan de behoeften van een organisatie op dat moment. De oplossing voegt zich naar wat de organisatie nodig heeft, maar groeit ook heel gemakkelijk mee met nieuwe ontwikkelingen. Wanneer u als organisatie de stap wilt maken van systeemgericht naar klantgericht is onze totaaloplossing de ideale optie en een betrouwbare houvast.

Centraal binnen de oplossing staan de klantbelofte en de maatschappelijke belofte. Die twee zijn in alles het uitgangspunt. De oplossing strekt zich uit van micro-, tot meso- en macroniveau. Wanneer op microniveau – het niveau van de klant – de uitgangspunten duidelijk zijn, en ook de maatschappelijke opdracht is op macroniveau duidelijk, dan rest een zorgvuldige aansluiting van het mesoniveau hierop. De totaaloplossing kan in zijn geheel worden ingezet of op onderdelen.

6

3. Van het werkveld, voor het werkveld: een brede netwerksamenwerking Deze totaaloplossing geeft ons houvast. Op alle niveaus in de organisatie. In de afgelopen vijftien jaar hebben we kennis verzameld en geordend. Branche overstijgend en sector breed. We hebben de ervaringen in de praktijk omgezet naar praktische oplossingen en software voor het werkveld. Daar is werkendeweg de totaaloplossing uit ontstaan. Centraal staan de klantbelofte en de maatschappelijke belofte. Die twee zijn in alles het uitgangspunt. De oplossing strekt zich uit van micro-, tot meso- en macroniveau. Wanneer op microniveau – het niveau van de Burger – de uitgangspunten duidelijk zijn, en ook de maatschappelijke opdracht aan een organisatie is op macroniveau duidelijk, dan rest een zorgvuldige aansluiting van het mesoniveau hierop. Door middel van ervaringen in het werkveld, ijking aan bestaande literatuur en onze dagelijkse reflecties op onze bevindingen leiden tot nieuwe toepassingen. Deze toepassingen worden weer in het werkveld ingezet. Dat evalueren we met elkaar en daarop reflecteren we zodat we tot nieuwe ervaringen en nieuwe en verbeterde toepassingen komen. Het is een continue, doorlopende cirkel van groei en ontwikkeling.

3.1. Netwerkorganisatie We dragen dit niet alleen. Een heel breed netwerk van betrokkenen draagt dit samen met Novire. We zijn een netwerkorganisatie en we delen kennis. Daar hebben we een kloppende werkwijze voor ontwikkeld. Wanneer je aan dit netwerk wilt deelnemen, dan kan dat. Er zijn verschillende mogelijkheden.

7

4. De uitdagingen voor de nieuwe ondernemer in kleinschalige woonen zorgoplossingen Er liggen in deze tijd hele mooie kansen voor u als zorgondernemer met een nieuw kleinschalig woonconcept. In de inleiding benoemden we al dat een kleinschalige zorg- en woonoplossing aansluit bij de wens van de burger, het biedt beschutting maar toch met een maximale eigen keuze voor de mensen die bij u wonen en van uw diensten gebruik maken. U heeft veel meer de gelegenheid om de klant als vertrekpunt te nemen en het systeem te laten volgen dan traditionele zorginstellingen. Bovendien hanteert u ok het bekostigingsmodel van de toekomst, waarbij wonen, zorg en diensteverlening onderscheiden zijn. Kortom, u biedt het concept van de toekomst: kleinschalig, vaak op unieke locaties gevestigd, ruimte om de klant in de meest brede zin van het woord te bedienen.

Maar er zijn ook belangrijke aandachtspunten. -

Het is niet vanzelfsprekend dat u op de hoogte bent en blijft van alle wetten en regels die op uw organisatie van toepassing zijn. Op de zorg zelf zijn alleen al 25 (!) wetten van toepassing. Laat staan alle beleidsregels, richtlijnen, normeringen van toezichthouders die daar nog bij opgeteld kunnen worden.

-

Het is niet vanzelfsprekend dat u op de hoogte bent van de verschuivingen tussen het publieke en private domein die momenteel gaande zijn en de effecten daarvan op uw businesscase en organisatiemodel;

-

Wanneer u al van alle wetten en regels op de hoogte bent, dan is het zo’n grote veelheid, dat ordenen niet vanzelfsprekend is. U loopt het risico te ‘verdrinken’ in de veelheid. Door de juiste ordening aan te brengen, bezien van de klant en de maatschappelijke opdracht, ontstaat er lucht en ruimte. De regels zijn namelijk dan gewoon onderdeel van een normaal methodisch zorg- en dienstverleningsproces.

-

U heeft veel petten op als zorgondernemer in een kleinschalige woonvoorziening; hoe zorgt u voor de juiste functiescheiding?

-

Hoe draagt u er zorg voor dat u zorgvuldig blijft handelen naar uw klanten? Hoe zorgt u ervoor dat onbedoeld er geen oneigenlijke bemoeienis of afhankelijkheid ontstaat tussen u en uw klanten? Of tussen uw medewerkers en uw klanten? Dat zou namelijk heel jammer zijn, omdat dat uw unieke concept zou kunnen uithollen.

-

Hoe verhoudt u zich tot alle wijzigingen die er momenteel in de zorg gaande zijn? Hoe weet u wat wel en niet op uw zorgconcept van toepassing is? Hoe zorgt u ervoor dat u een adequaat antwoord heeft op vragen van bijvoorbeeld de Inspectie, het Zorgkantoor of de Zorgverzekeraar?

-

Hoe zorgt u dat u de uitkomsten en resultaten – en dus de meerwaarde – van uw zorgconcept zichtbaar kunt maken?

-

Hoe zorgt u ervoor dat u de risico’s tijdig onderkent en tijdig passende beheersmaatregelen neemt? In het belang van uw onderneming, uw financier, uw klanten en uzelf?

Op al deze punten hebben we voor u een passend en pasklaar antwoord. We bieden u een gids en een kompas. Ons kompas wijst altijd naar de klantopdracht en de maatschappelijke opdracht. Dor middel van de kleuren rood, oranje en groen laat het (online) kompas u zien of u nog steeds op de goede weg bent, of dat bijsturing noodzakelijk is. Ons kompas houdt rekening met alle eisen die vandaag gelden en die morgen zullen gaan gelden. Zo weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet.

8

5. Een passende oplossing voor u: de aanpak Om u een gids en een kompas te bieden in deze tijd en in uw situatie bieden we u het volgende aan: 1. U ontvangt kennis en services via een online leeromgeving en een online werkomgeving.



De leeromgeving

De werkomgeving

Op een laagdrempelige en toegankelijke manier krijgt u inzicht in alle eisen die gesteld worden aan u als zorgondernemer, maar leert u deze vooral om toe te passen in uw organisatie. Geen lange theorie, maar vooral praktische toepassingen over de rol van uw klant, de burger, de eisen die de maatschappij stelt, de noodzaak tot het betrekken en stimuleren van netwerken, de effecten daarvan op alle onderdelen in uw organisatie én de werkwijzen en vaardigheden van uw medewerkers, de zorgprofessionals. Van breed naar smal. Van abstract naar heel concreet.

2. U heeft de beschikking tot de servicedesk waar u uw vragen kunt stellen. We zijn u graag van dienst in uw specifieke situatie. 3. U ontvangt wizards waarmee u uzelf kunt toetsen op klant-, medewerker- en organisatieniveau (selfassessments). U upload de onderbouwingen in deze wizards zodat voor de auditoren navolgbaar is hoe u tot uw afwegingen bent gekomen. U kunt de wizards geheel zelf invullen, maar u kunt delen ook door uw medewerkers laten invullen. Het is net wat u wenst. Door de leeromgeving te doorlopen, leert u hoe u de wizards dient te gebruiken. 4.

Het self-assessment leidt tot een Improvement Dashboard. In één

oogopslag is duidelijk op welke van de 7 aandachtsgebieden de kansen en de risico’s liggen.

9

4. Het self-assessment leidt tot een Improvement Dashboard. In één oogopslag is duidelijk op welke van de 7 aandachtsgebieden de kansen en de risico’s liggen.

5. Eénmaal per jaar (en bij een score lager dan 50% twee maal per jaar) toetsen auditoren van Novire uw self-assessment. Volgens een vast programma en landelijk gevalideerde auditmethode komen we tot een eindscore en een adviesrapportage. Voor de audit dient u het self-assessment te hebben ingevuld. Op basis van het digitale self-assessment bereiden we de audit voor. Gedurende een dagdeel doen we bij u op locatie onderzoek en daarna stellen we de conclusies en de aanbevelingen op. 6. Desgewenst zijn we bij u op locatie aanwezig om de uitkomsten aan u, uw financier en Mondria Advies toe te lichten. 7. We informeren u over ontwikkelingen en nieuwe aandachtspunten, zodat u zich daarop kunt oriënteren en ook kunt voorbereiden in aanloop naar het eerst volgende onderzoek. Op basis van de ontwikkelingen in de markt, in de wetgeving en in de normen van het Improvement Model zorgen voor een continue doorontwikkeling van de totaaloplossing, zodat u er zeker van bent altijd de meest actuele informatie in handen te hebben. Met recht een zorg minder en een hele rust!

Kennismakingsbezoek

We bezoeken u op uw locatie en we maken nader persoonlijk kennis. Wanneer u met ons in zee wenst te gaan, maken we voor u de overeenkomsten op die bij de dienstverlening en bij de software-as-a-service horen. U neemt na deze kennismaking uw besluit.

Afstemming en inrichting Na ontvangst van de overeenkomsten stemmen we met u uw gewenste inrichting en toepassing af. We doen dit op basis van de informatie die we van u vanuit de kennismaking hebben ontvangen en verder telefonisch in overleg met u. In overleg bepalen we het aantal gewenste accounts, de rollen van uw medewerkers en de gewenste in te zetten functies (wel of geen gebruik van het Elektronisch Clientendossier en/of Personeelsinformatiesysteem). Op ieder moment kunnen accounts en functionaliteiten worden op- of afgeschaald. Leeromgeving

U ontvangt voor uzelf en voor uw medewerkers, zoals afgesproken, een account voor de digitale leeromgeving. Zo kunnen u en uw medewerkers kennis nemen van alle onderdelen die in de toetsing aan de orde komen. U krijgt middels de

10

opleiding alle informatie en instrumenten aangereikt om toe te passen in uw organisatie. Werkomgeving

U ontvangt voor uzelf en voor uw medewerkers, zoals afgesproken, ook accounts voor de digitale leeromgeving.

Introductiebijeenkomst

We bezoeken uw organisatie en lichten de leer- en werkomgeving toe. U kunt ook uw medewerkers bij deze uitleg betrekken.

Self-assessment

U doorloopt het programma in de leeromgeving en doet voorbeelden op in de werkomgeving. U kunt eventueel formats uit de kennisbank gebruiken en deze zo op maat maken voor uw eigen organisatie. Daarna start u met het invullen van de wizards in de werkomgeving. Voor vragen kunt u altijd terecht bij de servicedesk van Novire.

Onderzoek

Wanneer u de wizards in het self-assessment heeft gevuld, start Novire met haar onderzoek. We doen vooronderzoek op basis van de ingevulde wizards en de geuploade bewijslast. Vervolgens bezoeken we u op locatie en doen een dagdeel onderzoek. De onderzoeken worden altijd door persoonlijk gecertificeerde auditoren uitgevoerd.

Uitkomsten en

We maken de uitkomsten van het onderzoek op en stellen een eindscore vast.

adviesrapportages

Vervolgens formuleren we adviezen in een adviesrapportage.

Continue ontwikkeling

Uiteraard denken we in de adviezen met u mee aan de hand van formats, voorbeelden en oplossingen. U kunt hiervan gebruik maken, maar snijdt deze zelf toe op uw organisatie. Zo werken we met elkaar continue door aan verbetering.

De kosten voor deze totaaloplossing bedragen € 2.795,- per jaar, exclusief BTW. Hiervoor ontvangt u tot maximaal vijf accounts op de leer- en werkomgeving. Extra account kunnen beschikbaar gesteld worden. Hiervoor gelden de reguliere prijzen die op onze website vermeld staan onder www.novire.nl/tarieven. Van toepassing is dan het pakket ‘Organisatie Basis’. Voor de reiskosten naar uw locatie rekenen we € 70,- per uur. Voor de beveiliging van de persoonsgegevens dient u gebruik te maken van een token. De kosten voor deze token bedragen € 22,50 per stuk. Per persoon die werkt in de werkomgeving dient één token aangeschaft te worden.

Aanvulling mogelijk: Elektronisch Clientendossier en Personeelsinformatiesysteem Een aanvulling op dit aanbod is zeer eenvoudig te realiseren. Wanneer u ook uw volledige dossiervoering in onze oplossing, de Qsuite, wilt opnemen, bent u ervan zeker gesteld dat u in uw reguliere zorg- en dienstverleningsproces volgens de nieuwste principes – en volledig methodisch – werkt. Er is ook een mogelijkheid om de indicatiestelling voor wijkverpleging te onderbouwen (op basis van de Omaha methode).

11

U kunt onze dienstverlening gemakkelijk uitbreiden, al vanaf € 65,- per maand tot vijf gebruikers. De Qsuite is namelijk ook een compleet Elektronisch en Methodisch Clientendossier (ECD) én een volledig PersoneelsInformatieSysteem (PIS). Het unieke aan deze oplossing is, is het uit veel onderdelen bestaat die als legosteentjes voor u op maat in elkaar geplaatst kunnen worden. Onderdelen wel of niet gebruiken? Bij bepaalde rollen en medewerkers of klanten wel? Bij anderen niet? Alles is mogelijk. U heeft de kwaliteit van ‘maatwerk’ tegen de prijs van een standaardoplossing in een handomdraai in huis.

12

7. Het resultaat van de samenwerking Met onze samenwerking bent u verbonden met een (online) kennisplatform. Van Novire mag u verwachten dat zij de allerlaatste ontwikkelingen volgt en de wet- en regelgeving steeds integreert in de toetsing. Ook hebben we veel ervaring met kwaliteitsvereisten en de standaarden die verzekeraars (vanuit de ZVW of WLZ), gemeenten (WMO) en Inspectie (IGZ) aanhangen. U ontvangt support en service via onze servicedesk. U deelt kennis en maakt gebruik van kennis over de nieuwste ontwikkelingen in de zorg en de eisen waaraan uw organisatie moet voldoen. U deelt deze kennis ook met uw medewerkers, zodat u zeker weet dat uw hele team is toegerust en blijft toegerust. U heeft alle eisen die aan u gesteld worden in één overzicht – in een toegankelijke wizard – in huis. Zo wordt u nooit verrast. Deze eisen gaan niet alleen over kwaliteit, maar ook over de continuïteit van uw bedrijfsvoering. Alleen met een goede continuïteit kunt namelijk ook kwaliteit en duurzaamheid bieden aan uw klanten en uw investeerders. Als vertrekpunt nemen we altijd de klant en de maatschappelijke opdracht die aan u gesteld is. Zowel naar de klant als naar de maatschappij is het uitgangspunt dat u meerwaarde biedt en dat u de resultaten en uitkomsten zichtbaar maakt. In alle veranderingen in de zorg die momenteel gaande zijn – en die zeker nog gaan komen – zijn deze beide uitgangspunten bakens van rust. In de meerwaarde voor de klant én de meerwaarde voor de maatschappij ligt uw bestaansrecht namelijk besloten. Voor nu en in de toekomst: dat is duurzaamheid! Zo beheerst u uw duurzaam uw risico’s en benut u tegelijkertijd maximaal de kansen die er zijn in deze tijd en in de toekomst: maximale rust en zekerheid zijn gegarandeerd voor uw klanten, voor uw financiers en voor u als ondernemer. We zijn hierbij graag uw kennispartner!

13

Marktstraat 44a 3925 JS Scherpenzeel T: +31 (0) 33 277 99 77 F: +31 (0) 33 277 99 70 novire.nl [email protected] 14