KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR

KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR® HANDBOEK 2012 Leidraad voor het Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar 1 oktober 2012

Uitgave van: KVNW Overgoo 13 2266 JZ Leidschendam Postbus 262 2260 AG Leidschendam Telefoon: 070-7621060 E-mail: [email protected] Website: www.kvnw.nl / www.mijnkvnw.nl

Inhoudsopgave Deel I........................................................................................................................................................ 3 Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 1.

Waarom dit Keurmerk? ................................................................................................................... 4

2.

Voorwaarden Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar ................................................................ 6

DEEL II .................................................................................................................................................... 14 3.

Achtergrond KVNW Register Wijnhandelaar ................................................................................ 14 3.1.

Meerwaarde .......................................................................................................................... 14

3.2.

Samen voor kwaliteit ............................................................................................................. 15

3.3.

Aanleiding actualisatie 2012 ................................................................................................. 16

3.4.

Wat is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen?........................................................... 16

3.4.1. 4.

5.

MVO in de wijnsector .................................................................................................... 17

KVNW Register Wijnhandelaar®.................................................................................................... 18 4.1.

Uitgangspunten ..................................................................................................................... 18

4.2.

Licentie en certificaat ............................................................................................................ 19

4.3.

Vrijstellingen certificatieonderdelen ..................................................................................... 19

4.4.

Communicatie en publiciteit ................................................................................................. 20

Procedures..................................................................................................................................... 21 5.1.

Procedurestappen ................................................................................................................. 21

5.2.

Certificerende instantie ......................................................................................................... 23

5.3.

Duur en frequentie controleonderzoek ................................................................................ 23

5.4.

Kosten .................................................................................................................................... 23

5.5.

Aansprakelijkheid .................................................................................................................. 24

5.6.

Conflicten .............................................................................................................................. 24

Bijlage A

Controlelijst Hygiënecode KVNW Register Wijnhandelaar ............................................... 26

Bijlage B

Begrippenlijst ..................................................................................................................... 28

Bijlage C

Relevante links................................................................................................................... 31

Bijlage D

Website mijnkvnw.nl ......................................................................................................... 32

KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012

2

Deel I Voorwoord Werken in de wijnbranche is uitdagend. Als handelaar in wijn zult u deze stelling waarschijnlijk wel onderschrijven. De wereld om ons heen is in ontwikkeling en consumenten stellen andere en scherpere eisen. Als branchevereniging van 113 jaar oud gaat de KVNW uitdagingen niet uit te weg. Juist door eerlijk de dynamiek onder ogen te zien wil de KVNW continu blijven werken aan verbetering van kwaliteit en dienstverlening. Dit doen we ondermeer door het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar grondig te actualiseren. Het keurmerk “KVNW Register Wijnhandelaar” biedt leden van de KVNW sinds 2001 de mogelijkheid een beschermd en onderscheidend kwaliteitsmerk te voeren. Dit keurmerk geeft uzelf de zekerheid dat uw bedrijfsprocessen conform regelgeving zijn ingericht maar biedt vooral ook aan uw afnemers de garantie dat ze zaken doen met een betrouwbare en deskundige wijnhandelaar. Nadat in 2006 voor het laatst de voorwaarden zijn aangepast, is nu het moment aangebroken om het geheel te actualiseren. In de eerste plaats is dit gedaan door de meest recente versie van de Hygiënecode en Reclamecode te integreren in de voorwaarden. Maar er is het afgelopen decennium meer veranderd. Uit onderzoek dat Trendbox in 2011 deed voor de KVNW bleek dat 80% van de consumenten verwacht dat producten op een duurzame wijze geproduceerd worden. Deskundigen verwachten dat deze trend zeker zal doorzetten en ook de wijnbranche niet voorbij zal gaan. De KVNW wil zich proactief opstellen en haar leden optimaal faciliteren. Wij zijn ons bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die we als wijnhandelaren hebben en zetten ons actief in voor een duurzame ontwikkeling van de wijnbranche. Veel wijnhandelaren hebben, sommigen zelfs onbewust, al een begin gemaakt met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Omdat MVO een integraal onderdeel is geworden van kwaliteit wil de KVNW dit verder vormgeven en stimuleren. Niet door ‘iets aan MVO te doen’ maar door ‘MVO te zijn’ willen wij een positieve bijdrage leveren. Niet iedereen is gelijk, veel van u hebben een eigen specialiteit. Met deze diversiteit is rekening gehouden. Toch ben ik er van overtuigd dat vragen als ‘welke keuzes maakt u inzake het transporteren van uw wijn?’ of ‘op welke wijze hebt u rekening gehouden met de arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf van uw producent?’ nuttig zijn voor ons allemaal. KVNW Register Wijnhandelaar zijn is niet vrijblijvend. U onderscheidt zich van wijnhandelaren zonder dit keurmerk. Dit brengt, zoals we verwachten, niet alleen een groei aan bedrijfsactiviteiten met zich mee, maar geeft u ook een voorbeeldfunctie binnen de wijnbranche. Laten we ons inspannen om de komende jaren verder te groeien en ontwikkelen. Zo maken we onze bedrijven toekomstbestendig, garanderen we kwaliteit, staan we sterk wanneer er onverhoopt toch incidenten voordoen en blijven we genieten van ons vak.

KVNW P.F.L. van Houtert, voorzitter KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012

3

1.

Waarom dit Keurmerk?

Elke wijnhandelaar wil en moet zich kunnen onderscheiden. De veranderende weten regelgeving, toenemende verwachtingen en eisen van afnemers op het gebied van onder andere duurzaamheid en kwaliteit in het verlengde van zich kritisch opstellende consumenten spelen hierbij een belangrijke rol. Certificering door de Koninklijke Vereniging van Nederlandse Wijnhandelaren (KVNW) en het voeren van het daarbij behorende keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar leveren aan dit streven een belangrijke bijdrage. Het Handboek en de voorwaarden uit 2006 zijn, waar relevant, aangepast en geactualiseerd om zodoende onderscheidend te blijven en de KVNW Register Wijnhandelaren hierin te ondersteunen. Op deze manier blijft er aansluiting bij maatschappelijke ontwikkelingen, actualiteit en de veranderende weten regelgeving. In 2012 zijn daar aanpassingen bijgekomen welke resulteren in deze huidige geactualiseerde uitgave. In gezamenlijk overleg met de leden, het bestuur en experts is besloten om het kwaliteitsonderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en/of Duurzaam Ondernemen verder te integreren in het Handboek en de voorwaarden voor KVNW Register Wijnhandelaren. Dit houdt in dat enkele voorwaarden zijn herschreven, bijgewerkt en/of toegevoegd. De laatste versies van de Hygiënecode en Reclamecode zijn eveneens opgenomen. Om wijnhandelaren bij te staan wordt op de website www.mijnkvnw.nl aanvullende informatie gegeven. Hier kunnen leden bovendien alle relevante documenten downloaden en eigen gegevens ten aanzien van de registervoorwaarden bijhouden. Daarnaast zijn er op dit online platform instrumenten opgenomen om leden te helpen invulling te geven aan de voorwaarden voor het keurmerk. De voorwaarden waaraan een lid moet voldoen om het recht te verkrijgen de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” te mogen voeren betreffen: 1. Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid 2. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer 3. Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel 4. Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten 5. Inkoopvoorwaarden 6. Naleving en klachtenafhandeling 7. Transparantie en eerlijke communicatie 8. Privacy klant en consument 9. Milieu, afvalverwerking, energie en water 10. Transport en logistiek 11. Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen 12. Stakeholders en ketenbeheer Iedere wijnhandelaar die lid is van de KVNW wordt geacht “KVNW Register Wijnhandelaar” te worden.


4

Het mogen voeren van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar betekent dat de wijnhandelaar voldoet aan een aantal omschreven kwalitatieve voorwaarden met betrekking tot de bedrijfsvoering, zoals kwaliteit van aangekochte en geleverde wijnen, transport, milieu, inkoopvoorwaarden en voedselveiligheid. Dit is verwoord in de licentieovereenkomst die de KVNW individueel sluit met iedere Register Wijnhandelaar. De voorwaarden zijn in de eerste plaats gebaseerd op kwaliteitsnormen als HACCP, BRC, IFS en ISO 9001/22000 (zie bijlage ‘Begrippenlijst’). Daarnaast zijn er voorwaarden toegevoegd op MVO-gebied.


5

2.

Voorwaarden Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar

De voorwaarden waaraan een lid moet voldoen om het recht te verkrijgen de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” te mogen voeren betreffen de onderstaande punten.1 Tevens maken deze voorwaarden deel uit van de driejaarlijkse externe controle door de certificerende instantie. Op onderstaande onderwerpen zijn criteria en inspanningsverplichtingen opgenomen. Deze punten worden in dit hoofdstuk nader toegelicht. Onderwerpen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten Inkoopvoorwaarden Naleving en klachtenafhandeling Transparantie en eerlijke communicatie Privacy klant en consument Milieu, afvalverwerking, energie en water Transport en logistiek Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen Stakeholders en ketenbeheer

1

De voorwaarden van de licentieovereenkomst kunnen door het Bestuur van de KVNW worden herzien. Jaarlijks worden de ervaringen geëvalueerd en kunnen de voorwaarden, indien nodig, worden aangepast. De voorwaarden zijn in oktober 2012 bijgewerkt en geactualiseerd.


6

1. Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de veiligheid en gezondheid van klanten, werknemers en direct omwonenden door gebruik te maken van veilige faciliteiten, technologieën en werkwijzen en door voorbereid te zijn op calamiteiten. Met betrekking tot specifiek werknemers draagt een KVNW Register Wijnhandelaar zorg voor het welzijn door voorzieningen, verantwoorde arbeidsomstandigheden en mogelijkheden te bieden voor persoonlijke ontwikkeling. Een KVNW Register Wijnhandelaar heeft de beschikking over de ARBO catalogus Wijn en geeft hier uitvoering aan. De voorwaarden zijn: A. De onderneming heeft de beschikking over de ARBO catalogus Wijn B. Daaruit is de voor de eigen organisatie gekozen toepassing vastgelegd C. Uit interviews met medewerkers blijkt implementatie

2. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor het welzijn van haar werknemers door het bieden van werkgelegenheid en het nakomen van de contractuele verplichtingen. Voorts draagt een KVNW Register Wijnhandelaar zorg voor het welzijn van haar werknemers door goede sociale voorzieningen en het vastleggen van rechten en plichten tussen de werkgever en de werknemer in een arbeidsovereenkomst en eventuele voorwaarden, een functie en/of taakomschrijving en door het uitvoeren van beleidsmaatregelen gericht op gelijke kansen, elimineren van discriminatie en achterstelling van werknemers. Een KVNW Register Wijnhandelaar dient de CAO Drankenindustrie te volgen, tenzij de KVNW Register Wijnhandelaar onder een andere werkingsfeer en daaraan gekoppelde CAO opereert. KVNW Register Wijnhandelaren worden aangeraden te werken met functieomschrijvingen voor medewerkers en zij worden gestimuleerd te werken met functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. De voorwaarden zijn: A. De interne werkwijze getuigt van constructieve samenwerking / ontwikkeling B. De van toepassing zijnde CAO wordt nageleefd2 C. De sociale voorzieningen en samenwerkingsmodellen zijn vastgelegd per functie

2

Eventuele afwijkingen van de CAO (al dan niet met officiële dispensatie van de Vaste Commissie) worden door de auditor gerapporteerd maar vormen geen beletsel voor de certificering. KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012

7

3. Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel De KVNW Register Wijnhandelaar beschikt, of kan (intern) beschikken, over voldoende vakbekwaamheid, opleidingsplannen en wijnkennis. Hieraan is bijvoorbeeld voldaan wanneer de ondernemer of diens medewerkers beschikken over door de Stichting WijnExamens Nederland (SWEN) erkende diploma’s. Ook de opgedane praktijkervaring is van belang. Daarnaast kan de KVNW Register Wijnhandelaar aantonen dat medewerkers de mogelijkheid krijgen om passende opleidingen te volgen die aansluiten bij de competenties van die medewerkers. Een KVNW Register Wijnhandelaar kan dit aantonen door aan de hand van de opleidingsbudgetten die ingezet worden. Deze opleidingsbudgetten worden ingezet om enerzijds vakkennis bij te houden en anderzijds oog te hebben voor ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden voor personeel. De voorwaarden zijn: A. Binnen de onderneming is voldoende vakbekwaamheid met betrekking tot wijn aanwezig (bijvoorbeeld SWEN) B. Er zijn opleidingsplannen en –budgetten en het effect ervan wordt getoetst C. Binnen de onderneming is ten minste één persoon verantwoordelijk voor het deelnemen aan Education Permanente

4. Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten Naleving Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de gezondheid en veiligheid van afnemers van producten of diensten niet in gevaar worden gebracht. Een KVNW Register Wijnhandelaar heeft de Hygiënecode voor de Wijnsector van het Productschap Wijn aantoonbaar ter beschikking. De Hygiënecodes betreffen zes typen wijnhandelaren: 1. Agenturen 2. Flessenimporteurs: handelaren die wijn op fles inkopen en vervolgens de wijn in deze vorm op de Nederlandse markt brengen. 3. Bottelaars: handelaren die wijn in bulk inkopen om deze vervolgens in Nederland te bottelen. 4. Verwerkers: handelaren die wijn in Nederland verwerken tot gearomatiseerde wijn, waarbij diverse aroma’s en kruiden gebruikt worden. 5. Vruchtenwijnproducenten: ondernemingen die wijn uit andere vruchten dan druiven maken. 6. Wijnproducenten: commerciële producenten van Nederlandse wijn. De geproduceerde hoeveelheden hiervan zijn zeer beperkt. Deze groep valt buiten de reikwijdte van deze Hygiënecode. Voor deze groep is de Hygiënecode voor de Nederlandse Wijngaardeniers opgesteld. KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012

8

Traceerbaarheid Voor een toelichting op deze voorwaarde wordt primair verwezen naar het door de KVNW uitgegeven “Handboek Traceerbaarheid” in de wijnhandel. Een KVNW Register Wijnhandelaar zorgt voor voldoende traceerbaarheid van toelevering en aflevering van haar wijnen. Daarbij wordt de Meldwijzer van de NVWA gebruikt. De traceerbaarheidsvoorschriften is een eis uit de General Food Law. Uit de boekhouding moet blijken van wie wanneer welke wijn is ontvangen en aan wie deze waar, wanneer en op welke wijze is afgeleverd. Er dient in de hele keten traceerbaarheid te zijn van “glas tot druif” en vice versa op basis van de verantwoordelijkheid voor het eigen deel van de keten. De invoering van de voorschriften uit het Warenwetbesluit Hygiëne van Levensmiddelen kan in veel gevallen het beste door externe adviseurs worden begeleid. De KVNW kan behulpzaam zijn bij de keuze van een dergelijke instantie om te komen tot een snelle, efficiënte opzet. Analysecertificaat Dit criterium is opgenomen omdat het van wezenlijk belang is voor de kwaliteit van het product en de betreffende KVNW Register Wijnhandelaar. De beoordeling van de analyse vindt plaats door de werkwijze te verifiëren. Hierbij zal moeten worden gekeken of de analyses zijn gebaseerd op de in de wijnsector gebruikelijke analysemethoden. Dit zijn de officiële communautaire analysemethoden zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Bij het inschakelen van erkende laboratoria is dit geen probleem (bij voorkeur geaccrediteerde laboratoria volgens het certificaat ISO 17025). De voorwaarden zijn: A. De onderneming heeft de beschikking over de Hygiënecode voor de Wijnsector B. Intern wordt de naleving ervan getoetst en het resultaat vastgelegd (zie bijlage ‘Controlelijst Hygiënecode’) C. Uit de registraties en de praktijk blijkt aansluiting op het toepassingsgebied i. Verschillende deelchecklijsten per soort onderneming D. Uit de productboekhouding blijkt volledige traceerbaarheid door de keten op basis van de verantwoordelijkheid voor eigen deel van de keten E. In geval van recall wordt de Meldwijzer van de NVWA gebruikt F. De ondernemer verplicht zijn leverancier ervoor te zorgen dat de wijn aan alle wettelijke eisen voldoet. Bij voorkeur worden de inkoopvoorwaarden van de KVNW gebruikt. De door de KVNW beschikbaar gestelde Terms of Engagement gelden als absolute ondergrens. G. De gegevens van de Monitoring Pesticiden en Ochratoxine zijn beschikbaar en worden gebruikt bij inkoopactiviteiten en –beslissingen. H. Voor elke verhandelde wijn moet binnen afzienbare tijd een analysecertificaat overlegd kunnen worden. I. In geval van een nieuwe leverancier is in het contract vastgelegd dat de wijn moet voldoen aan wettelijke eisen van voedselveiligheid (SBM-1, Hygiënecode Wijn)


9

5. Inkoopvoorwaarden Een KVNW Register Wijnhandelaar dient bekend te zijn met de Inkoopvoorwaarden van de KVNW en past deze in principe toe, tenzij de KVNW Register Wijnhandelaar onder een andere werkingsfeer en daaraan gekoppelde inkoopvoorwaarden opereert. Bedrijven (bijvoorbeeld grootwinkelbedrijven) die reeds gebonden zijn aan een gelijkwaardig keurmerk en/of inkoopvoorwaarden hoeven geen gebruik te maken van de KVNWinkoopvoorwaarden. In de inkoopvoorwaarden zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van mensenrechten, internationale gedragsnormen en richtlijnen zoals van de International Labour Organization (ILO)en het tegengaan van kinderarbeid in de schakels van de wijnketen. Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt bovendien zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat gedwongen en verplichte arbeid wordt tegengegaan alsook het uitbannen van eventuele kinderarbeid. Een KVNW Register Wijnhandelaar spant zich in om in dialoog met leveranciers de inhoud en naleving van de inkoopvoorwaarden bespreekbaar te maken. De voorwaarden zijn: A. Bepalingen omtrent mensenrechten zijn in het inkooptraject aan de orde B. Internationale gedragsnormen (zoals gedwongen arbeid) worden door leveranciers gerespecteerd C. Bepalingen omtrent vermijden van kinderarbeid zijn in inkooptraject aan de orde D. Naleving van inkoopvoorwaarden is herkenbaar onderwerp van gesprek (minimaal gebruik van de KVNW beschikbaar gestelde Terms of Engagement)

6. Naleving en klachtenafhandeling Naleving Een KVNW Register Wijnhandelaar zal in geval van opgelegde sancties tengevolge van het niet naleven van de principes die zij onderschrijft toelichten wat de oorzaak was en welke corrigerende maatregelen worden genomen. Naleving en verbeterplannen hebben met name betrekking op de onderwerpen milieu, arbeidsomstandigheden, voedselveiligheid en consumenten- en/of klantenaangelegenheden. Klachten Een KVNW Register Wijnhandelaar kan aantonen op welke wijze hij klachten afhandelt. Afhankelijk van de grootte van de onderneming kan dit variëren van schriftelijk vastgelegde procedures tot mondelinge afspraken. Een adequate afhandeling van klachten is een procesdiagram conform de norm ISO 9001. Deze is zodanig vormgegeven dat uit klachten ook lering wordt getrokken en dat het geheel leidt tot corrigerende (en mogelijk preventieve) maatregelen. De werking van een dergelijk mechanisme dient aan de hand van praktijkvoorbeelden te worden getoetst.


10

De voorwaarden zijn: A. Bij geconstateerde afwijkingen of sancties op het gebied van milieueisen, arbeidsomstandigheden, voedselveiligheid en consumenten en/of klantenaangelegenheden volgen corrigerende maatregelen (met oorzaakonderzoek) B. De verpakking voor de wijn voldoet aan de eisen van de Richtlijn EG 1935/2004 C. Klachten worden vastgelegd en op basis van de aard van de klacht worden correcties doorgevoerd om de fout te herstellen, corrigerende maatregelen genomen op basis van oorzaakonderzoek in streven naar continue verbetering en klanttevredenheid. D. Uit een jaarlijks op te maken samenvatting kunnen preventieve maatregelen volgen

7. Transparantie en eerlijke communicatie Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat normen en vrijwillige gedragscodes op het gebied van transparantie, communicatie en marketing worden nageleefd. Een KVNW Register Wijnhandelaar is bekend met de meest recente Reclamecode voor Alcoholhoudende Dranken van STIVA ((Stichting Verantwoorde Alcoholconsumptie). In het verlengde hiervan verbindt een KVNW Register Wijnhandelaar zich aan de onderlinge afspraak in de wijnbranche dat geen uiting wordt gegeven aan de gezondheidsclaim van wijn alsook geen stimulering van alcohol gebruik onder de leeftijd van 18 jaar. Daarnaast verklaart het lid dat datgene wat er op het wijnetiket staat, waaronder herkomst van het product en inhoud, overeenkomt met de werkelijkheid. De voorwaarden zijn: A. De onderneming heeft beschikking over de actuele versie van de STIVA Reclamecode voor Alcoholhoudende Dranken en leeft die na in de juiste toepassing voor alle uitingen B. De ondernemer staat in voor de authenticiteit en kwaliteit van de wijn

8. Privacy klant en consument Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de privacy van klanten/consumenten niet wordt aangetast. Een KVNW Register Wijnhandelaar beschikt over een integriteitscode of een integriteitsbeleid waarin dit onderwerp is geïntegreerd. De voorwaarde is: A. De onderneming heeft een integriteitscode of ingevoerde beleidsverklaring ter bewaking en bescherming van de persoonlijke gegevens van klanten en consumenten


11

9. Milieu, afvalverwerking, energie en water Een KVNW Register Wijnhandelaar maakt haar grondstoffenverbruik inzichtelijk en neemt maatregelen om het gebruik van grondstoffen afkomstig uit recycle processen of afval te verhogen. Een KVNW Register Wijnhandelaar gaat verantwoord om met afval (bijvoorbeeld van verpakkingsmaterialen), energie en water. Een KVNW Register Wijnhandelaar wordt gevraagd voor het specifieke bedrijfstype inzicht te geven in resultaten op het gebied van uitstoot, afvalwater en afvalstoffen. De voorwaarden zijn: A. Het grondstoffenverbruik is inzichtelijk, gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten B. Het beleid is gericht op verhoging van gebruik van gerecyclede materialen C. Er is beleid geïmplementeerd met betrekking tot verbetering van resultaten op het gebied van uitstoot, afvalwater en afvalbeperking en verantwoorde afvoer D. In de keten wordt milieurelevante informatie verschaft over mogelijkheden van hergebruik en recycling

10. Transport en logistiek Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de effecten van transport en logistiek op milieu en ecosystemen zo veel mogelijk gereduceerd worden. De voorwaarden zijn: A. Beleid is ingevoerd tot beperking van effecten op ecosystemen en milieu B. Keuzes bij uitbesteden van transport en eigen transport zijn omschreven C. Keuzes voor vervoersmogelijkheden van medewerkers zijn omschreven

11. Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen KVNW Register Wijnhandelaren zouden hun organisatie- en besluitvormingsprocessen inzichtelijk moeten kunnen maken. KVNW Register Wijnhandelaren worden geacht transparant te zijn teneinde verantwoording af te kunnen leggen naar stakeholders. De voorwaarden zijn: A. De KVNW Register Wijnhandelaar heeft zijn administratieve en logistieke bedrijfsvoering voldoende vastgelegd B. De KVNW Register Wijnhandelaar heeft passende werkafspraken met de douane inzake accijnsverrekening, of is AEO (Authorized Economic Operator) gecertificeerd


12

12. Stakeholders en ketenbeheer Een van de algemene principes van MVO is het respecteren van de belangen van stakeholders. Stakeholders vormen het uitgangspunt voor beleid en vervullen een essentiële rol bij het bepalen van de verantwoordelijkheden van een organisatie. Het identificeren van stakeholders, het kennen van hun verwachtingen en het creëren van stakeholderbetrokkenheid spelen daarom een belangrijke rol in de voorwaarden voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar. De voorwaarden zijn: A. In handelscontacten wordt een duurzame relatie met leveranciers nagestreefd hetgeen ondermeer tot uiting komt in de prijs die voor producten betaald wordt B. Met leveranciers wordt overeengekomen op duurzame wijze te produceren C. Met ketenpartners is overeengekomen de nadelige effecten op de leefomgeving te beperken D. Er is een verantwoord plan voor het bezoeken van leveranciers E. Aan ketenpartners is bekend wie aanspreekbaar is voor welke onderwerpen


13

DEEL II 3.

Achtergrond KVNW Register Wijnhandelaar

Elke wijnhandelaar wil en moet zich kunnen onderscheiden. De veranderende weten regelgeving, toenemende verwachtingen en eisen van afnemers op het gebied van onder andere duurzaamheid en kwaliteit in het verlengde van zich kritisch opstellende consumenten spelen hierbij een belangrijke rol. Certificering door de Koninklijke Vereniging van Nederlandse Wijnhandelaren (KVNW) en het voeren van het daarbij behorende keurmerk leveren aan dit streven een belangrijke bijdrage. Naarmate de wijnmarkt groter wordt en grenzen vervagen, is onderscheidende waarde van toenemend belang. De individuele wijnhandelaar bevindt zich in een zeer competitieve markt, waarin de kritische consument eisen stelt wat betreft onder meer kwaliteit en duurzaamheid. De KVNWcertificering en het daarbij behorende keurmerk ondersteunt wijnhandelaren om aan de behoefte van de consumenten te voldoen en waar mogelijk te overtreffen. Ontwikkeling van onderscheidend vermogen is geen nieuw gegeven. Diverse branches en beroepsorganisaties kennen eigen certificeringen, gedragscodes en vermeldingen. Sinds 2001 heeft ook de KVNW een certificering die de leden de mogelijkheid geeft om een onderscheidend kwaliteitsmerk te voeren uit hoofde van hun geregistreerde lidmaatschap. De titel “KVNW Register Wijnhandelaar” is een beschermd en geregistreerd woord- en beeldmerk en biedt de titelhouder handvatten om zich kwalitatief te onderscheiden in de wijnhandel. KVNW Register Wijnhandelaren voldoen aan de voorwaarden die verderop in dit document worden omschreven. Eenmaal in de drie jaar vindt er een herkeuring plaats op basis van de in bijlage A opgestelde controlepunten.

3.1.

Meerwaarde

Het voeren van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” vertaalt zich direct in een betere concurrentiepositie ten opzichte van collega-importeurs die niet over dit recht beschikken. Deze betere positie vloeit voort uit de zekerheid voor derden dat de KVNW Register Wijnhandelaar voldoet aan omschreven kwaliteitsvoorwaarden. Dit is maar één van de voordelen. Er zijn nog vele andere directe en indirecte financiële en andere voordelen die tezamen leiden tot een betere en meer efficiënte en kwalitatief hoogwaardiger bedrijfsvoering. 

Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor de directie en aandeelhouders van de wijnhandelaar zelf de garantie dat wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften op het gebied van onder andere arbeidsomstandigheden, hygiëne, voedselveiligheid en marketing.


14



Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor afnemers van de importeur de garantie dat de principes en voorschriften van HACCP en traceerbaarheid worden nageleefd, een inkoopvoorwaarde die in toenemende mate door de afnemers van KVNW-leden wordt gesteld.



Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor leveranciers de garantie en het vertrouwen dat zij zaken doen met een gedegen en betrouwbare partner.



Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor controlerende overheidsinstanties zoals de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) een waardevolle bron van informatie en straalt vertrouwen uit. De beoordeling vindt immers plaats door een onafhankelijke en door een bij Raad van Accreditatie geregistreerde externe instelling.



Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar maakt het mogelijk de kwaliteit van de onderneming en de duurzame bedrijfsvoering nog duidelijker naar buiten zichtbaar te maken.



Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar kan een steun zijn bij kwesties inzake productaansprakelijkheid.



De lijst van KVNW Register Wijnhandelaren wordt gepubliceerd op het voor iedereen toegankelijke deel van de websites van de KVNW en het Productschap Wijn.



De vermelding van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” of het aanbrengen van het beeldmerk kan en mag op alle communicatiemiddelen van het bedrijf.

3.2.

Samen voor kwaliteit

Iedere wijnhandelaar die lid is van de KVNW wordt geacht “KVNW Register Wijnhandelaar” te worden. Slechts de kosten van externe controle op de naleving van de gestelde voorwaarden komen ten laste van de wijnhandelaar. De KVNW brengt geen extra kosten in rekening voor de certificering. Wettelijke HACCP voorschriften en traceerbaarheidsvoorschriften gelden voor alle wijnhandelaren. Alle wijnhandelaren moeten een HACCP stappenplan opstellen en uitvoeren. Daarin moet zijn vastgesteld welke specifieke beheersmaatregelen (SBM’s) en algemene beheersmaatregelen (ABM’s) relevant zijn en hoe deze moeten worden bewaakt. Daarnaast eisen de traceerbaarheidsvoorschriften ook de nodige maatregelen en gelden er op het gebied van arbeidsomstandigheden en – verhoudingen, als ook reclame en integriteit, wettelijke en maatschappelijke verplichtingen. Door een onafhankelijke externe partij wordt getoetst of er aan de gestelde voorwaarden is voldaan.


15

3.3.

Aanleiding actualisatie 2012

Om blijvend te kunnen onderscheiden en de KVNW Register Wijnhandelaren hierin te ondersteunen zijn het Handboek en de voorwaarden uit 2006, waar relevant, aangepast. Op deze manier blijft er aansluiting bij maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderende weten regelgeving. In 2012 zijn daar aanpassingen bijgekomen welke resulteren in deze huidige bijgewerkte en geactualiseerde uitgave. In gezamenlijk overleg met de leden, het bestuur en experts is besloten om het kwaliteitsonderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) verder te integreren in het Handboek en de voorwaarden voor registerleden. Dit houdt in dat enkele voorwaarden zijn herschreven, bijgewerkt en/of toegevoegd. De laatste versies van de Hygiënecode en Reclamecode zijn eveneens opgenomen. Om (register)wijnhandelaren bij te staan wordt op de website www.mijnkvnw.nl aanvullende informatie gegeven. Hier kunnen leden bovendien alle relevante documenten downloaden en eigen gegevens ten aanzien van de registervoorwaarden bijhouden. Daarnaast zijn er op dit online platform ook instrumenten opgenomen om leden te helpen invulling te geven aan de registervoorwaarden.

3.4.

Wat is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen?

Goed ondernemerschap draagt bij aan een betere maatschappij, waarin de factoren mens, milieu en maatschappij net zo centraal staan als het streven naar winst. De Sociaal-Economische Raad (SER) heeft de volgende definitie van MVO geformuleerd: “Het bewust richten van ondernemingsactiviteiten op waardecreatie op langere termijn in drie dimensies – people, planet, profit – en daarmee op de bijdrage aan de maatschappelijke welvaart op langere termijn [waarbij bedrijven] een relatie met de verschillende belanghebbenden onderhouden op basis van doorzichtigheid en dialoog, waarbij antwoord wordt gegeven op gerechtvaardigde vragen uit de maatschappij”. Deze definitie past goed bij de visie op kwaliteit binnen de KVNW. Het gaat in essentie om de gevolgen van bedrijfsactiviteiten voor: mensen binnen en buiten de onderneming (people), het leefmilieu (planet) en de productie en economische effecten van goederen en diensten (profit). MVO speelt bij alle kernprocessen van bedrijven een rol, van inkoop en productie tot personeelsbeleid, marketing en communicatie, ongeacht de omvang van het bedrijf. Waar mogelijk dienen de negatieve externe effecten van het eigen handelen beperkt te worden en de (mogelijke) positieve externe effecten versterkt. MVO gaat hierbij verder dan alleen het voldoen aan een minimale vorm van weten regelgeving (bijvoorbeeld de Hygiënecode en de Arbowetgeving Wijn). Het gaat er tevens om welke ‘additionele’ activiteiten worden ondernomen. Bovendien gaat MVO niet alleen over het nemen van verantwoordelijkheid, maar ook over het publiekelijk afleggen van verantwoording over de effecten van de bedrijfsvoering (transparantie). Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een maatschappelijk jaarverslag of via andere on- en offline kanalen. Het idee hierachter is dat bedrijven een mandaat van hun omgeving krijgen om te kunnen blijven opereren, de zogenoemde ‘license to operate’.


16

Van bedrijven wordt verwacht dat zij openheid van zaken geven en antwoord geven op vragen uit de samenleving.

3.4.1. MVO in de wijnsector Op het gebied van MVO hebben we ons als vereniging laten inspireren door de meest recente MVOrichtlijnen als ISO26000, MVO Prestatieladder, SA8000, OESO, IAO en GRI (zie bijlage B ‘Begrippenlijst’). Inspanningen rondom het terugdringen van de impact van de bedrijfsvoering op het milieu en op sociale waarden is integraal onderdeel van de kwaliteit van een wijnhandelaar. In dit Handboek is beschreven wat wij hier als KVNW onder verstaan. De KVNW Register Wijnhandelaar onderstreept de onderstaande principes. Een KVNW Register Wijnhandelaar:  legt rekenschap af over haar effecten op mens, milieu en maatschappij;  is transparant in haar besluiten, ketenpartners en activiteiten die een effect hebben op mens, milieu en maatschappij;  is eerlijk over de herkomst van haar geleverde producten alsook de inhoud;  gedraagt zich ethisch en respecteert de belangen van haar stakeholders;  respecteert reclamecodes waarin onder andere naar voren komt dat gezondheidsclaims rondom wijn niet in marketing benut worden;  respecteert de internationale gedragsnormen, waaronder mensenrechten. Een KVNW Register Wijnhandelaar volgt de MVO-visie van de KVNW en wordt gestimuleerd een eigen visie op MVO te formuleren en uit te voeren.


17

4.

KVNW Register Wijnhandelaar®

Het mogen voeren van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar betekent dat de wijnhandelaar voldoet aan een aantal omschreven kwalitatieve voorwaarden met betrekking tot de bedrijfsvoering. Zoals hierboven beschreven zijn de voorwaarden door experts zorgvuldig geselecteerd uit de algemeen aanvaarde normen en toegepast op de wijnsector. Het resultaat zijn twaalf voorwaarden die realistisch en haalbaar zijn voor de gehele wijnsector. Er zijn geen concessies gedaan op kwaliteitsaspecten maar er is wel voor gekozen het geheel overzichtelijk en toepasbaar te maken, zonder dat hier buitenproportionele kosten aan verbonden zijn. Aangezien de bedrijfsvoering van een onderneming vele aspecten kent, valt niet uit te sluiten dat in de toekomst andere (onderdelen van) voorwaarden zullen worden toegevoegd.

4.1.

Uitgangspunten

Een titel heeft alleen zin wanneer het voeren ervan een aantoonbare inhoudelijke betekenis heeft en er sprake is van wettelijke bescherming. Aan deze beide voorwaarden voldoet de titel “KVNW Register Wijnhandelaar”. De KVNW heeft een aantal uitgangspunten rondom het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar geformuleerd. Deze uitgangspunten worden in de komende paragrafen nader toegelicht. 

Alle leden van de KVNW komen in aanmerking voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar.



De voorwaarden waaraan moet worden voldaan zijn voor alle leden gelijk. Er is geen onderscheid tussen kleine (familie-)bedrijven, middelgrote ondernemingen of multinationals. Uiteraard bepaalt de aard van de activiteiten en het type wijnhandelaar wel de mate waarin bepaalde voorwaarden relevant zijn. Een bottelaar heeft bijvoorbeeld meer te maken met hygiënevoorwaarden dan een agentuur (zie Deel I, Hoofdstuk 2 ).



Bij het toekennen van het keurmerk is het voor de KVNW niet voldoende dat leden verklaren te voldoen aan de voorwaarden. Controle en toetsing vindt plaats door een geaccrediteerde instantie (geregistreerd door de Raad voor Accreditatie).



De geaccrediteerde externe instantie moet minstens elke drie jaar uitmaken of er door leden aan de voorwaarden wordt voldaan middels een formele audit.



Er zijn op onderdelen van de voorwaarden vrijstellingsmogelijkheden.


18

4.2.

Licentie en certificaat

De KVNW is als merkeigenaar de enige die aan derden toestemming kan verlenen om haar woord- en beeldmerk te gebruiken. De KVNW is de licentiegever en de onderneming die het merk gebruikt de licentienemer. Het resultaat van een licentieovereenkomst is dat de onderneming als “KVNW Register Wijnhandelaar” is gecertificeerd. Besloten is dat alleen leden van de KVNW titelvoerder kunnen zijn. In beginsel kunnen niet alleen de stemgerechtigde KVNW leden, maar ook de tot hun concernverband behorende niet-stemgerechtigde leden licentienemer worden. Kortom: alle ondernemingen die op de KVNW ledenlijst staan vermeld. Wel is voor iedere rechtspersoon een aparte licentieovereenkomst vereist en kan er niet worden volstaan met één overeenkomst voor alle rechtspersoonlijkheid bezittende ondernemingen die tot één concernverband behoren. Voor het verkrijgen van de titel is een goedkeuringsrapport vereist dat is afgegeven door een geaccrediteerde certificerende instantie. Op basis van dit rapport kan het lid een ‘certificaat van goedkeuring’ ontvangen en worden opgenomen in het KVNW register. Zowel de door de KVNW uit te geven titel “KVNW Register Wijnhandelaar” als het eventueel door de certificerende instantie aan de onderneming afgegeven document of certificaat heeft een geldigheid van drie kalenderjaren na het jaar waarin de eerste controle is uitgevoerd.

4.3.

Vrijstellingen certificatieonderdelen

Vrijstelling van voorwaarden, zoals benoemd in Bijlage A Controlelijst Hygiënecode, voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar kan worden verkregen indien het KVNW-lid reeds is gecertificeerd voor HACCP, BRC, IFS, ISO 22000 of FSSC 22000. Indien aanwezig kan ook een van de niveaucertificaten van de MVO Prestatieladder voor vrijstellingen zorgen. De reden voor deze vrijstellingen is het gegeven dat de eisen van de genoemde certificaten in meer of mindere mate zijn ingebed in de voorwaarden van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar. Een lid kan in eerste instantie zelfstandig de geldende wettelijke verplichtingen zoals HACCP-, ARBO-, STIVA- en traceerbaarheidsvoorschriften toepassen in zijn bedrijf zonder aanvullende externe controle en certificering. Dit is wettelijk voldoende maar biedt geen garantie voor hemzelf of derden aangezien de implementatie ervan niet extern is getoetst. Om voor de KVNW Register Wijnhandelaar titel in aanmerking te komen is het noodzakelijk om een externe certificatie-instelling de toepassing van de voorwaarden te laten toetsen. Daarna kan de ondernemer de licentieovereenkomst sluiten om de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” te voeren. Indien een lid in aanmerking wil komen voor bijvoorbeeld een officiële HACCP-, BRC-, IFS- of MVO Prestatieladder certificatie dan kunnen deze apart getoetst worden.


19

4.4.

Communicatie en publiciteit

De KVNW publiceert het register van de gecertificeerde leden op de eigen KVNW website. Dit is daarmee een openbare lijst van alle leden die het recht hebben om de titel te voeren. Aanvullingen of wijzigingen zullen direct bekend worden gemaakt, hetgeen ook van toepassing is in geval van beëindiging van een licentieovereenkomst. Door deze publicatie krijgt het voeren van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” steeds opnieuw aandacht. Behalve het voor derden toegankelijke gedeelte van de website van de KVNW wordt de lijst eveneens gepubliceerd op de website van het Productschap Wijn. Wat betreft de vorm en lay-out van de vermelding “KVNW Register Wijnhandelaar” is slechts het beeldmerk zoals die door de KVNW wordt verstrekt een verplicht gegeven. Voor andersoortige gedrukte of digitale vermeldingen staat de keuze van het lettertype, gebruik van kleuren en lay-out vrij aan de licentienemer. De vermelding van de titel of het aanbrengen van het beeldmerk kan op alle communicatiemiddelen worden toegepast.


20

5. Procedures 5.1.

Procedurestappen

In het kort ziet de procedure voor toekenning van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar er als volgt uit:

Stap 1 Een (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar bestudeert de documentatie van de KVNW en draagt zorg voor implementatie van de voorschriften en voorwaarden in diens organisatie zoals in dit handboek uiteengezet. De documentatie is beschikbaar via www.mijnkvnw.nl (zie Bijlage D).

Stap 2 Een (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar neemt contact op met de KVNW voor uitvoering van de controle tegen de voorwaarden van het keurmerk KNVW Register Wijnhandelaar. De controlerende instantie is DNV Business Assurance (www.dnvba.nl), een onafhankelijk en bij de Raad voor Accreditatie geregistreerd bureau. In overleg met DNV Business Assurance en de (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar wordt een datum voor uitvoering van de controle gemaakt. Om reiskosten tot een minimum te beperken zal altijd worden bezien of er meerdere bedrijven in dezelfde regio gecontroleerd kunnen worden. De controle is in drie onderdelen op te splitsen, te weten: A – Beoordeling van de documentatie Voor enkele voorwaarden moet een aantal zaken zijn vastgelegd (bijvoorbeeld een eenduidige procesbeschrijving en de daarbij behorende praktische HACCP interpretatie). B – Beoordeling van de toepassing van de voorwaarden in de praktijk Het bedrijf wordt aan de hand van recente voorbeelden in samenspraak met medewerkers beoordeeld. Er wordt nagegaan of de uitvoering overeenkomstig de voorwaarden is. Dit vindt onder meer plaats middels interviews en gezamenlijke beoordeling van praktijkvoorbeelden. C – Rapportage De auditor die namens DNV Business Assurance de controle uitvoert wordt geacht inzicht te geven in hetgeen is besproken en beoordeeld en op hoofdpunten weer te geven wat diens bevindingen zijn. De tijdens het onderzoek gehanteerde checklist en dit handboek zijn hierbij het uitgangspunt. Deze checklist wordt tijdens het onderzoek door de auditor ingevuld en geeft een beknopte kwalitatieve omschrijving van zijn bevindingen. Stap 3 DNV Business Assurance maakt in een rapportage per voorwaarde aantekeningen van de realisatie. De cijferwaardering bij de individuele vragen is als volgt:


21

1. Vereiste normelement is niet geïmplementeerd 2. Vereiste normelement is onvoldoende geïmplementeerd 3. Vereiste normelement is geïmplementeerd maar verbeteringen zijn mogelijk 4. Vereiste normelement is geïmplementeerd en diverse innovaties zijn geïmplementeerd 5. Vereiste normelement is op uitmuntende wijze ontwikkeld en geïmplementeerd (een dergelijke waardering wordt zelden gegeven omdat er altijd (op basis van creativiteit en vindingrijkheid) verbeteringen mogelijk zijn. Verklaring van de afwijkingen (NCN’s) Major afwijking: Een belangrijk onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd. De onderneming heeft 13 weken de tijd om deze afwijking op te lossen. Deze afwijking dient opgelost te zijn voordat certificaat kan worden uitgegeven. Minor afwijking: Een onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd. De onderneming heeft 13 weken de tijd om middels een acceptabel plan van aanpak aan te geven hoe deze afwijking zal worden opgelost. Dit plan van aanpak dient te worden overlegd aan de auditor voordat certificaat kan worden uitgegeven. Observatie: Een onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd echter de bewijslast hiervoor is tijdens de audit niet verkregen. Het wordt de organisatie sterk aanbevolen de observatie te onderzoeken en mogelijk en relevant verbeteringen aan te brengen. En observatie zal de uitgifte van het certificaat niet tegenhouden.

Stap 4 DNV Business Assurance zendt alle informatie naar de KVNW. De KVNW verzorgt als certificerende instantie de ondertekening van het certificaat door de betrokken partijen en draagt zorg voor de doorbelasting van de kosten. In overleg wordt er een moment gekozen waarop het certificaat zal worden overhandigd.

Stap 5 De KVNW plaatst de wijnhandelaar op haar website onder “Register KVNW Register Wijnhandelaren”.

Stap 6 De KVNW Register Wijnhandelaar mag hierna de titel voluit of het beeldmerk op al zijn publicaties gebruiken.

Stap 7 Ruim voor afloop van het contract – looptijd drie kalenderjaren – herinnert de KVNW de KVNW Register Wijnhandelaar aan de verplichting tot formele audit voor herkeuring. Bij beëindiging van de overeenkomst zorgt de KVNW voor de bevestiging en verwijdering uit het Register.


22

5.2.

Controlerende instantie

De controlerende instantie is DNV Business Assurance (www.dnvba.nl), een onafhankelijke en bij de Raad voor Accreditatie geregistreerd bureau. Voor het uitvoeren van de audits zal DNV Business Assurance auditoren inzetten die de volgende kwalificaties hebben:   

5.3.

Als Lead Auditor (IRCA opleiding) zijn opgeleid en praktische kennis hebben van voedselveiligheidssystemen; Over een basiskennis beschikken met betrekking tot arbeidsomstandigheden en duurzaamheid; en Kennis van de hygiënecode voor de wijnsector.

Duur en frequentie controleonderzoek

De controles worden uitgevoerd op basis van de volgende inschatting per bedrijfstype Type 1: Agenturen – geschatte duur onderzoek 1-2 uren Type 2: Importeurs – geschatte duur onderzoek 2-3 uren Type 3: Bottelaars – geschatte duur onderzoek 3-5 uren Type 4: Verwerkers/ vruchtenwijnproducenten – geschatte duur onderzoek 3-5 uren Voor het uitwerken van de rapportage (ter plaatse) worden 1 – 2 uren in rekening gebracht, afhankelijk van het type bedrijf. Ieder jaar worden de per type bedrijf de duur van de onderzoeken geëvalueerd. Het controleonderzoek dient eens in de drie jaar te worden uitgevoerd en loopt parallel met de looptijd van het licentiecontract tussen de KVNW en de KVNW Register Wijnhandelaar.

5.4.

Kosten

Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is opgezet ten behoeve van alle KVNW-leden. Het streven van de KVNW is ieder lid te begeleiden naar opname in het register. KVNW heeft de kosten van de opzet van het certificeringsysteem voor haar rekening genomen. Voor het sluiten van de licentieovereenkomst, publiciteit en administratie worden evenmin kosten aan de leden in rekening gebracht. De overeenkomst en het merkgebruik zijn gratis, hetgeen ook geldt voor het gebruik van het beeldmerk die de KVNW aan de gecertificeerden verstrekt. De kosten van het implementeren van expliciete voorschriften daarentegen komen ten laste van de onderneming. De kosten voor uitvoering van de driejaarlijkse externe verificatie van het keurmerk zijn voor rekening van de KVNW Register Wijnhandelaar.


23

Overzicht van de kosten voor KVNW Register Wijnhandelaren (onder voorbehoud van prijswijzigingen):

Tijdsinschatting / uur

Kosten/ €

Audit

Rapport

Min

Max

Agenturen

1-2

1-2

300

600

Importeurs

2-3

1-2

450

750

Bottelaars

3-5

1-2

750

1050

Verwerkers, Vruchtenwijnproducenten en Wijnproducenten

3-5

1-2

750

1050

De genoemde kosten zijn excl. BTW en excl. reiskosten van de auditor. De KVNW heeft besloten om alle bedrijven een subsidie te verstrekken van € 200 -, op de eerste controle tegen de voorwaarden uit dit Handboek. Doordat de afrekening van de controle geschiedt op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten (arbeidsuren) worden (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaren gestimuleerd zich voor te bereiden op het controlemoment. Hierbij moet worden opgemerkt dat, indien bottelaars, verwerkers, vruchtenwijnproducenten en wijnproducenten een geldig certificaat hebben tegen een norm als HACCP, ISO 22000, FSSC 22000, BRC GSF en BRC S&D, de controle aanzienlijk minder tijd in beslag neemt en de kosten van onderzoek gelijk zijn aan die van de categorie importeurs.

5.5.

Aansprakelijkheid

De KVNW Register Wijnhandelaar is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem verstrekte gegevens (overeenkomst) en voor het gebruik van de titel, het woord en beeldmerk. De KVNW Register Wijnhandelaar vrijwaart de KVNW voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de licentieovereenkomst of de toepassing ervan.

5.6.

Conflicten

Het kan voorkomen dat een lid geen voor het Keurmerk vereiste voorafgaande goedkeuring krijgt van de certificerende instantie. Voorts kan bij de latere periodieke controle of anderszins blijken dat een lid niet meer aan de voorwaarden voldoet. Dan mag de titel niet (meer) worden gebruikt. Wanneer de ondernemer het niet met de afwijzing of intrekking eens is kan deze beroep aantekenen bij het Bestuur van de KVNW. Het Bestuur zal dan vaststellen of er inderdaad niet of niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden.


24

Is er sprake van een “niet meer voldoen” dan kan het lid respijt krijgen om alsnog orde op zaken te stellen, zulks ter beoordeling in samenspraak met het Bestuur van de KVNW en de certificerende instantie. Er vindt dan omwille van een objectieve beoordeling wederom een controle plaats door dezelfde of een andere certificerende instantie.


25

Bijlage A Controlelijst Hygiënecode KVNW Register Wijnhandelaar (onderdeel van voorwaarde #4 keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar) Onderneming: ……………………………………. te …………………………………

Datum: …………………….

1. Is aantoonbaar met de bestaande leverancier afgesproken dat de wijn aan de eisen van voedselveiligheid moet voldoen (ABM-7)? Ja / Nee 2. Wordt voor een passende opslag en tijdige keuring gezorgd (ABM-15) en is daarbij ook de integriteit van de consumentenverpakking (AMB-8) meegenomen? Ja / Nee 3. Is met de leverancier aantoonbaar afgesproken dat de wijn aan de wettelijke eis van het maximaal toegestane gehalte aan sulfiet voldoet (SBM-4)? Ja / Nee 4. Is met de leverancier aantoonbaar afgesproken dat de etikettering van de wijn aan de eis van de wet met betrekking tot allergenen (sulfiet) voldoet (ABM-14)?

Ja / Nee

Aanvullende vragen voor de volgende toepassingsgebieden: Bottelaars, Verwerkers, Vruchtenwijnproducenten en Wijnproducenten. 5. Voldoet de inrichting aan eisen met betrekking tot schone ruimtes, opslagruimtes, vloeren en wanden, leidingwerk, watervoorziening, sanitaire voorzieningen, afzuiging, verlichting, toegang onbevoegden? (Algemene eis Hygiënecode)

Ja / Nee

6. Is er passende verzorging van afvalopslag in verband met afvalverwijdering en ongediertebestrijding? (Algemene eis Hygiënecode)

Ja / Nee

7. Zijn er goede afspraken voor persoonlijke hygiëne in praktijk gebracht?

Ja / Nee

8. Is er passende opleiding en training en communicatie in de organisatie?

Ja / Nee

9. Is er een passend schema van toepassing voor reiniging en desinfectie?

Ja / Nee

10. Is er een passende algemene beheersmaatregel tegen besmetting van het product?

Ja / Nee

11. Geschiedt aanlevering van bulkwijn in passende transportmiddelen? (ABM-6)

Ja / Nee

12. Is de algehele hygiëne van de installatie in orde? (ABM-1)

Ja / Nee

13. Wordt de installatie nagespoeld en gereinigd ter verwijdering van restanten van schoonmaak- en/of ontsmettingsmiddelen? (ABM-1)

Ja / Nee

14. Leidt het inkoopproces tot aantoonbaar veilige grondstoffen? (ABM-4)

Ja / Nee


26

15. Leidt het inkoopproces tot aantoonbaar veilige verpakkingsmaterialen? (ABM-5)

Ja / Nee

16. Leidt het proces rondom de ontvangst van goederen tot hygiënisch goede verpakkingsmaterialen? (ABM-9)

Ja / Nee

17. Worden bij bereiding gevoelige grondstoffen binnen de THT verwerkt? (ABM-10)

Ja / Nee

18. Worden flessen/verpakkingen bij het afvullen beoordeeld op schoon zijn? (ABM-12)

Ja / Nee

19. Wordt bij het afvullen aandacht gegeven aan afwezigheid van glassplinters? (ABM-13)

Ja / Nee


27

Bijlage B Begrippenlijst ABM Algemene beheersmaatregelen zijn acties of activiteiten die onderdeel zijn van het basisvoorwaarden programma van de HACCP. AEO Wijnhandelaren die deelnemen aan het internationale handelsverkeer, kunnen bij de douane de status van Authorized Economic Operator (AEO) aanvragen. De AEO-status geeft wijnhandelaren voordelen in het internationale handelsverkeer. BRC Het British Retail Consortium, BRC, is een Britse brancheorganisatie van detailhandelaren. Het BRC vertegenwoordigt zijn leden bij regeringen op lokaal, landelijk en Europees niveau. Het BRC heeft enkele standaarden opgesteld voor leveranciers van levensmiddelen, zoals BRC Food (voor voedselveiligheid) en BRC-IoP (voor producenten van verpakkingsmaterialen voor levensmiddelen). FSSC 22000 De FSSC 22000 standaard is de eerste wereldwijde standaard voor de voedingsmiddelenindustrie. De standaard is toepasbaar voor bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie die een gedegen en internationaal erkend voedselveiligheid managementsysteem willen opzetten en laten certificeren. De FSSC 22000 standaard is ontwikkeld door de Stichting Certificatie Voedselveiligheid (SCV). GRI Het Global Reporting Initiative (GRI) is een internationale organisatie die richtlijnen voor duurzaamheidsverslaglegging opstelt. In een duurzaamheidsverslag communiceert een organisatie publiekelijk over haar economische, milieu- en sociale prestaties. De missie van GRI is om duurzaamheidsverslaglegging voor alle organisaties – ongeacht omvang, sector of locatie – zo routinematig en vergelijkbaar te maken als financiële verslaggeving. HACCP HACCP, een afkorting voor Hazard Analysis and Critical Control Points (Gevarenanalyse en kritische beheersingspunten), is een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen. Bedrijven die zich bezighouden met de bereiding, verwerking, behandeling, verpakking, vervoer en distributie van levensmiddelen dienen volgens regelgeving van de Europese Unie alle aspecten van het voortbrengingsproces te identificeren en op gevaren te analyseren. Dit beheersingsproces zorgt er voor dat het productieproces van alle voedingsmiddelen gepaard gaat met zo weinig mogelijk risico op besmetting. Hygiënecode Wijn De Hygiënecode Wijn, de hygiënecode voor de wijnsector, heeft tot doel wijnhandelaren een handvat te bieden voor de productie van een hygiënisch product. De hygiënecode is in zijn geheel aangepast en door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport goedgekeurd op 17 mei 2011. Deze goedkeuring is op 23 juni 2011 in de Staatscourant gepubliceerd.


28

IFS De International Food Standard, IFS, is een standaard op het gebied van voedselveiligheid. De standaard is opgesteld door HDE, de Duitse brancheorganisatie van distributeurs van voedingsmiddelen ILO De ILO (International Labour Organization) of Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) is een gespecialiseerde organisatie van de Verenigde Naties die zich bezighoudt met arbeidsvraagstukken. ISO 9001 ISO 9001 is een certificeerbare norm voor kwaliteitsmanagement. ISO 22000 ISO 22000 is een standaard op het gebied van voedselveiligheid. ISO 22000 is toepasbaar op de gehele voedingsketen, inclusief toeleveranciers als koelhuizen, transportbedrijven, machinebouwers en producenten van verpakkingsmaterialen. ISO 26000 ISO 26000 is een internationale, niet certificeerbare richtlijn voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Deze richtlijn, of ‘guidance document’, geeft organisaties van alle grootte en type adviezen om MVO te implementeren. MVO Prestatieladder De MVO Prestatieladder is een certificatienorm voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Deze voorziet in de behoefte om vanuit maatschappelijke betrokkenheid duurzame ontwikkelingen concreet, objectief en aantoonbaar te kunnen maken. Het MVO managementsysteemcertificaat is een objectief bewijsmiddel dat een bedrijf of organisatie een managementsysteem heeft voor MVO, waarin stakeholdereisen en -verwachtingen gemanaged worden op resultaat. OESO De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) is een samenwerkingsverband van 34 landen om sociaal en economisch beleid te bespreken, bestuderen en coördineren. De aangesloten landen proberen gezamenlijke problemen op te lossen en trachten internationaal beleid af te stemmen. SA8000 SA8000 is een certificeerbare norm voor het tot stand brengen en garanderen van eerlijke en fatsoenlijke werkomstandigheden in de gehele productieketen. SBM Specifieke beheersmaatregelen zijn acties of activiteiten, vaak meetbare fysische of chemische parameters - zoals temperatuur, tijd, vochtigheid, pH, Aw, aanwezig chloor - en sensorische parameters zoals visueel voorkomen en samenstelling. Specifieke beheersmaatregelen zijn gerelateerd aan Kritische Beheersingspunten (CCP’s).


29

STIVA Nederlandse producenten en importeurs van bier, wijn en gedistilleerde dranken zijn verenigd in de Stichting Verantwoorde Alcoholconsumptie (STIVA). De STIVA levert een actieve bijdrage aan het bevorderen van een verantwoord alcoholgebruik en het terugdringen van alcoholmisbruik. Middels de Reclamecode voor Alcoholhoudende Dranken bevordert STIVA een maatschappelijk verantwoord marktgedrag. SWEN SWEN staat voor Stichting WijnExamens Nederland


30

Bijlage C Relevante links Algemeen http://www.kvnw.nl http://www.mijnkvnw.nl http://www. wijn.nl/

Voorwaarden keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar http://www.arbocatalogus.wijn.nl/ http://wijn.nl/site/sociaaleconomischeaangelegenheden/cao_voor_de_drankindustrie_en_de_groot handel_in_dranken.php www.swen.nl www.wijnacademie.nl http://www.kvnw.nl/ledenservice/folders_en_uitgaven.php http://stiva.nl/De_Reclamecode_voor_Alcoholhoudende_Dranken http://ec.europa.eu/agriculture/markets/wine/lists/index_nl.htm (lijst 10)

MVO http://www.mvonederland.nl


31

Bijlage D Website mijnkvnw.nl Een geactualiseerde versie van het Handboek voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is online beschikbaar via www.mijnkvnw.nl. Via deze site is onder andere informatie te vinden over het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar, de procedures tot toetreding en de voorwaarden. Daarnaast wordt achtergrondinformatie gegeven over MVO in de wijnsector en links naar diverse relevante en nuttige instrumenten. KVNW-leden krijgen via de eigen inloggegevens toegang tot een zelfanalyse waarmee bepaald kan worden in hoeverre leden in aanmerking komen om een aanvraag te doen voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar. De uiteindelijke score voor de zelfanalyse biedt geen garantie voor het behalen van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar, het geeft slechts een indicatie van de haalbaarheid op basis van de voorwaarden van het keurmerk. Uiteindelijk wordt het verkrijgen van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar bepaald na verificatie door een onafhankelijke auditor. Leden krijgen via www.mijnkvnw.nl bovendien toegang tot diverse instrumenten en links die leden kunnen helpen bij het invulling geven aan de voorwaarden van het keurmerk.


32

KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR

Recommend Documents