KURZ: PRO OJEKTOVÝ MA ANAGEMENT V OBLASTI VZ ZDĚLÁVÁNÍ PROJEKTOVÝ MANAGEMENT TÝMOVÁ PRÁCE A PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTU

KURZ: PRO OJEKTOVÝ MA ANAGEMENT V OBLASTI VZZDĚLÁVÁNÍ

Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR

PROJEKTOVÝ MANAGEMENT V OBLASTI VZDĚLÁVÁNÍ TÝMOVÁ PRÁCE A PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTU V rámci projektu p j Vzdělávání vedoucích pracovníků středních škol Zlínského kraje v projektovém řízení CZ.1.07/1.3.09/02.0015

Dr. Dan Marek Ing. Tomáš Kantor Velké Karlovice září 2010

OBSAH


PROJEKTOVÝ TÝM Základní informace Znaky dobrého týmu Skl db týmu Skladba tý Manažer projektu Asistent projektu Finanční manažer TÝMOVÁ PRÁCE Základní informace Výhody K Komunikace ik v tý týmu Kompetence a odpovědnost Kontinuita

2

PROJEKTOVÝ TÝM: základní informace


Projektový tým je hlavním výkonným článkem projektu. projektu Řízení lidských zdrojů je jednou z nejdůležitějších částí projektového managementu. managementu Pro každý projekt musí být ustaven konkrétní vybraný projektový tým. Projektový tým = skupina osob, které se realizačně podílejí na splnění cílů p projektu a p po dobu p projektu podléhají p j j p j řízení projektového manažera, a to v rozsahu přiděleného času nebo určité pracovní kapacity a v rámci přidělených oprávnění a odpovědností. Slovo tým ý ve staroangličtině g znamená „„spřežení, p ,p potah“.

Ustavení organizační struktury projektu = jeden z prvních úkolů plánovací fáze projektu projektu.

3


PROJEKTOVÝ TÝM: základní informace

Budování projektového týmu má zcela zásadní význam pro úspěch každého projektu. Před faktickým začátkem samotného projektu hovoříme o tzv. tzv strategickém řízení, kam spadá příprava projektu, definice cílů a nástrojů, navázání partnerských vztahů apod. Po schválení projektu potom začíná tzv. tzv operativní řízení. řízení Náklady na řízení projektu musí být rovněž součástí plánu nákladů; ětši ř d t jí částku čá tk pohybující h b jí í se mezii 8 – 13 % celkových lk ý h většinou představují nákladů.

4


PROJEKTOVÝ TÝM: znaky dobrého týmu

Tým lidí, kteří spolupracují, dokáže víc než stejní jedinci pracující jednotlivě (tzv. synergický efekt). Členové týmu ý si zřetelně uvědomujíj důvod existence této speciální p skupiny lidí a své místo uvnitř týmu. Členové týmu jasně komunikují mezi sebou i s ostatními lidmi ve fi ě či instituci. firmě i i i Tým jako celek vytváří pozitivní postoje a přesvědčení. Tým má stanovenou hierarchii, která je akceptována členy týmu. Týmoví ý manažeři p povzbuzují j p pozitivní rysy y y týmu ý a dovedou odvracet destruktivní vlivy.

5

PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu


Velmi důležitá je skladba projektového týmu. U projektů financovaných ze strukturálních fondů se nepředpokládá, že všechny úkony spojené s řízením projektu bude provádět jedna osoba. Minimálně se doporučuje rozdělení rolí na finanční a věcné řízení projektu. Velikost V lik t a organizační i č í struktura t kt ří řízení í projektu j kt závisí á i í na jeho j h rozsahu. Pro obsazení jednotlivých rolí projektového týmu bývají rozhodující následujících skutečnosti: odbornost vzhledem k požadovanému výkonu; dostupnost v čase vzhledem k harmonogramu projektu; náklady na výkon činnosti podle popisu vzhledem k rozpočtu.

6


PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu

Nejčastěji je projektový tým tvořen: projektovým manažerem; asistentem projektového manažera; fi finančním č í manažerem; ž příslušným počtem vedoucích týmů (počet závisí na rozsahu projektu). K rolím v rámci projektu mohou dále patřit např. projektový výzkumník, projektový administrátor, projektový koordinátor, projektový školitel,, p projektový j ý metodik apod. p Složení týmu by mělo být vyvážené.

7


PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu – manažer projektu

Manažer projektu je hlavním řídícím článkem projektu, centrálním bodem vztahů všech účastníků p projektu j a zájmových j ý skupin p uvnitř i vně projektu Role projektového manažera = úspěšně naplnit cíl projektu, projektu tedy: řídit lidi zapojené do realizace projektu; řídit a monitorovat procesy; zastupovat projekt navenek; zajišťovat nezbytné zdroje; definovat role; delegovat úkoly; odstraňovat komunikační bariéry; motivovat; spoluvytvářet l t ář t projekt j kt se svým ý týmem; tý respektovat časové limity a rozvržení zdrojů v projektu; řídit neshody a konfliktní situace (identifikovat různé typy neshod, být schopen předvídat možné problémy); vyjednávat a rozhodovat.

8



Potenciální náplň práce: řízení projektu dle schváleného harmonogramu; zajištění realizace jednotlivých aktivit projektu; zajištění výstupů projektu; ekonomika k ik (k (kontrola t l plnění l ě í rozpočtu, čt sladění l dě í s rozpočtem čt města, ě t hlídání hlídá í přímých a nepřímých nákladů, objednávky, kontace faktur, drobné nákupy); komunikace s implementačními orgány regionální politiky EU v ČR; zpráva o zahájení projektu, projektu monitorovací zprávy, zprávy závěrečná zprávy (etapové zprávy); žádosti o platbu; zajištění publicity projektu; zajištění propagačních předmětů; spolupráce s vedením města, informování představitelů města o průběhu, aktivitách a výstupech projektu; komunikace s partnery (českými i zahraničními); realizace výběrových řízení; příprava smluv o partnerství partnerství, smluv s dodavateli;

9



Možné profesní zaměření, které lze v praxi zúročit: ekonom ((faktury, y, účetnictví,, vyúčtování y projektu); p j ); psycholog (facilitace, řízení týmu); právník (výběrová řízení, příprava smluv); informatik (prezentace); publicista, jazykovědec (tiskové zprávy); písařka (zápisy); personalista (výběr spolupracovníků); kreativec (příprava projektu, soutěže pro školy či veřejnost, tvorba loga); dle zaměření projektu – od zemědělce přes sociálního pracovníka po učitele. Pozor! Projektoví manažeři jsou vystaveni velkým nárokům na koordinaci práce v týmu, komunikaci, motivaci pracovníků k co nejvyšším výkonům a zvládání kritických ý a konfliktních situací. Manažer projektu však není jediným účastníkem projektu, který disponuje autoritou a odpovědností– jednotlivci na nižších stupních organizační struktury projektu mohou získat dílčí autoritu a odpovědnost vzhledem ke konkrétnímu úkolu na základě delegování.

10

PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu – asistent projektu

Potenciální náplň práce: KURZ: PRO OJEKTOVÝ MA ANAGEMENT V OBLASTI VZZDĚLÁVÁNÍ

administrativa ((tvorba a kontrola výkazů ý práce,, zápisů p p z jjednání,, p příprava p materiálů,, archivace smluv, účetních dokladů, dokladů o publicitě a zápisů, kontrola cestovních příkazů apod.);

ekonomika (kontrola plnění rozpočtu, sladění např. s rozpočtem města, hlídání přímých a nepřímých nákladů, nákladů objednávky, objednávky kontace faktur, faktur drobné nákupy apod.). apod )

Spolupracuje s projektovým manažerem na: kkontrole t l dodržování d dž á íh harmonogramu projektu; j kt zajištění realizace aktivit a výstupů projektu; přípravě podkladů pro monitorovací zprávy; zajištění publicity; komunikaci se členy projektového týmu, partnery, dodavateli.

Možné profesní zaměření: ekonom; informatik; sekretářka; jiné - dle zaměření projektu.

11

PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu – finanční manažer


Potenciální náplň práce: vedení účetnictví projektu; p j ; fakturace, likvidace faktur; vedení přehledu čerpání rozpočtu; evidence nákladů na služební cesty; evidence mzdových nákladů; finanční část žádosti o platbu; archivace originálů účetních dokladů (10 let od ukončení projektu); evidence pohybů na účtu projektu, správa účtu; spolupráce s auditorem. S projektovým manažerem zodpovídá za správné čerpání rozpočtu projektu, za řádné vyúčtování nákladů i výnosů projektu, za případné změny rozpočtu projektu (podstatné i nepodstatné).

12

PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov


Management projektu v předinvestiční fázi Pracovní skupina pro přípravu projektu je tvořena zástupci žadatele o projekt a partnerů projektu. Úkolem skupiny je vypracování žádosti projektu a příprava povinných příloh. Zajišťuje součinnost a spolupráci s dodavateli při přípravě studie proveditelnosti, řeší plán zajištění finančních prostředků pro realizaci projektu. Řeší potřebné administrativní úkony a zajišťuje komunikaci s Úřadem regionální rady v Olomouckém kraji během hodnocení projektu.. projektu

13



Management projektu v investiční fázi Radu projektu tvoří zástupci žadatele (Střední škola gastronomie a služeb, Přerov, Šírava 7) a partnerů projektu (Statutární město Přerov, Hospodářská komora okres Přerov). Rada je zodpovědná za úspěšnou realizaci plánovaných výstupů projektu. Zajišťuje řešení otázek, které není možné vyřešit na úrovni manažera projektu nebo projektového týmu. Rozhoduje o klíčových organizačních a ekonomických otázkách projektu. projektu Je zodpovědná za zajištění finančních zdrojů pro spolufinancování projektu dle pravidel Regionálního operačního programu NUTS II Střední Morava (ROP). Je zodpovědná za schvalování realizačních strategií, implementačních plánů, rozsahu a hlavních milníků projektu. Řeší strategické otázky související s projektem. Jmenuje manažera projektu a projektový tým. Má nejvyšší rozhodovací pravomoci a zodpovědnost za projekt. projekt

Vedoucí projektu je zodpovědný za řízení a vedení projektového týmu. týmu Koordinuje partnery a pracovní skupiny zainteresované na projektu. Vede koordinační schůzky v rámci projektu. Vytváří a naplňuje detailní plán projektu. Řídí naplňování výsledků projektu v souladu s plánem a rozpočtem projektu. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu. Poskytuje pravidelné zprávy radě projektu. Organizuje evaluaci projektu a zajišťuje jeho publicitu. publicitu Vypracovává pravidelné zprávy a komunikuje s relevantními orgány ROP. ROP

14

PROJEKTOVÝ TÝM: příklad


Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Členové p projektového j týmu ý pposkytují y j funkční expertízu p ppři realizaci pprojektu. j Pracujíj na dílčích úkolech v součinnosti s vedoucím projektu a technickým vedoucím projektu. Zajišťují nezbytné podklady pro kontrolu plnění jednotlivých výstupů projektu. Zúčastňují se pravidelných koordinačních schůzek a aktivně přispívají k řešení případných odchylek od plánu projektu. Spolupodílejí se na publicitě projektu v rámci svých organizací.

15



Management projektu ve fázi provozní a řízení lidských zdrojů Rada projektu je i v této fázi nadále zodpovědná za schvalování realizačních strategií, implementačních plánů, rozsahu a hlavních milníků projektu. Řeší strategické otázky související s projektem. Zajišťuje komunikaci s dalšími klíčovými členy svých institucí. Je zodpovědná za řízení a vedení projektového týmu. Jeden z jejich členů koordinuje partnery zainteresované na projektu. projektu Vede koordinační schůzky v rámci projektu. projektu Vytváří a naplňuje detailní plán projektu v provozní fázi. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu.

16

PROJEKTOVÝ TÝM: příklad


Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Vedoucí projektu je i v této fázi nadále zodpovědný za řízení a vedení projektového týmu. Koordinuje partnery a pracovní skupiny zainteresované na projektu. Vede koordinační schůzky v rámci projektu. Vytváří a naplňuje detailní plán projektu. Řídí Ř naplňování výsledkůů projektu v souladu s plánem a rozpočtem projektu. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu. Poskytuje pravidelné zprávy radě projektu. Spoluorganizuje a řídí školící aktivity v projektu. Organizuje evaluaci projektu a zajišťuje jeho publicitu. Vypracovává pravidelné zprávy a komunikuje s relevantními orgány ROP.

Členové p projektového j týmu ý i v této fázi pposkytují y j funkční expertízu p ppři realizaci pprojektu. j Zajišťují j j nezbytné y ppodkladyy pro kontrolu plnění jednotlivých výstupů projektu. Zúčastňují se pravidelných koordinačních schůzek a aktivně přispívají k řešení případných odchylek od plánu projektu. Nadále se spolupodílejí na publicitě projektu v rámci svých organizací.

17

TÝMOVÁ PRÁCE: základní informace


Týmová práce je charakteristická pro projektové řízení. Týmová práce = souhra, součinnost jednotlivců. Složk týmu Složky tým působí jako celek a plní společný cíl. cíl Vzájemná závislost, kdy si členové týmu potřebují pomáhat, aby splnili zadaný úkol. Vícedimenzionální charakter týmové práce; skupinové podvědomí. Vzájemná součinnost a inspirace ovlivňováním a respektováním.

daná

komunikací komunikací,

vzájemným

Vysoce výkonné týmy dosahují dobrých výsledků především díky velice dobré organizovanosti. Týmový práce není pro většinu lidí přirozená, musí se jí učit a na práci v týmu si zvykat.

18

TÝMOVÁ PRÁCE: výhody


Tým ví víc (víc hlav, víc rozumu). Při práci v týmu dochází ke spojení znalostí jednotlivých členů týmu, k jejich vzájemné inspiraci a sdílení zkušeností.

Tým podněcuje. podněcuje Je-li řešení na mrtvém bode, existuje vetší pravděpodobnost, že některý z členů týmu přijde s myšlenkou, která zprostředkuje nový úhel pohledu. Vzájemná inspirace ke kreativnímu řešení. řešení

Tým vyrovnává. N k vystupuje j jako j k jeden j d bj k - musíí stále ál hledat hl d jednotné j d é Navenek subjekt řešení. Budování shody vylučuje extrémní hodnoty, postoje a názory. Katalyzátor osobních emocí v krizových situacích a udržování rovnováhy.

Úspora času i peněz a znatelné zlepšení kvality. Synergický efekt.

19


TÝMOVÁ PRÁCE: komunikace v týmu

Klíčem k úspěchu je efektivní týmová komunikace (interní i externí), externí) jejímž základem je oboustranný a otevřený tok informací. Pravidla komunikace je nutno nastavit na začátku projektu, projektu a to zejména v oblasti: otevřených ý komunikačních časů a klidu na p práci ((např. p nastavení volné komunikace od 10:00 do 15:00, jinak pouze po předchozí dohodě, v rámci plánovaného jednání nebo v situacích ohrožení); dohody o pravidlech používání emailu (o rozhodování, co a jak tímto kanálem posílat a co řešit osobně nebo telefonem); rozumných komunikačních pravidel.

20


TÝMOVÁ PRÁCE: kompetence a odpovědnost

Každý člen projektového týmu musí znát popis své práce, práce za kterou v projektu odpovídá, a své kompetence. Každému členovi projektového týmu musí být jasné zadání práce a kvalita, ve které musí být práce vykonána. Je-li práce zadávána jiným dodavatelům, někdo z projektového týmu nese odpovědnost za monitorování práce vykonané dodavatelem.

21


TÝMOVÁ PRÁCE: kontinuita

Realizace projektu je proces, pro nějž je podstatné udržování kontinuity. Častou obměnou osob odpovědných za realizaci projektu se zvyšuje riziko chyb způsobených nedostatečným přenosem informací. Mnoho času se ztrácí přebíráním funkce a uvedením do problému. problému → V projektovém řízení plánovaném např. na dva roky je každý měsíc zdržení znát.

22


Doporučená literatura

COBB, Anthony T.: Leading Project Teams: an Introduction to the Basics of Project Management and Project Team Leadership. Sage Publications 2006. DAVIS, Barbee: 97 klíčových znalostí projektového manažera: zkušenosti expertů z praxe. Computer Press 2010. HALÍK, Jiří: Vedení a řízení lidských zdrojů. Grada Publishing 2008. HAYES Nicky: Psychologie týmové práce. HAYES, práce Portál 2005. 2005 HORVÁTHOVÁ, Petra: Týmy a týmová spolupráce. Aspi 2008. KOLAJOVÁ, Lenka: Týmová spolupráce -- jak efektivně vést tým pro dosažení nejlepších výsledků. Grada Publishing 2006. LEWIS, James P.: Fundamentals of Project Management. Amacon 2007. LEWIS, James P.: Team-Based Project Management. Beard Books 2004. LOCK,, Dennis: Project Management. Gower Publishing j g g Limited 2007. MAREK, Dan – KANTOR, Tomáš: Příprava a řízení projektů strukturálních fondů Evropské unie. Barrister & Principal 2009. NEWTON, Richard: Úspěšný projektový manažer. Grada Publishing 2008. PARKER, Glenn M.: Team Players and Teamwork: New Strategies for the Competitive Enterprise. Jossey Bass 2008. PLAMÍNEK, Jiří: Týmová spolupráce a hodnocení lidí. Grada Publishing 2009. ŘEZÁČ Jaromír: Moderní management: manažer pro 21. ŘEZÁČ, 21 století. století Computer Press 2009.

23

KURZ: PRO OJEKTOVÝ MA ANAGEMENT V OBLASTI VZ ZDĚLÁVÁNÍ PROJEKTOVÝ MANAGEMENT TÝMOVÁ PRÁCE A PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTU

Recommend Documents